BAB I PENDAHULUAN1.a. Pengertian dan Definisi1.b. Pengertian Manajemen Kearsipan, Administrasi Kearsipan dan Kearsipan (Filing)1.c. Jenis-Jenis Arsip1.d. Ruang Lingkup Kegiatan Arsip1.e. ARSIP dan Sistem Informasi Manajemen

BAB II PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP2.a. Perencanaan Sistem Kearsipan2.b. Peranan, Fungsi, dan Tujuan Kearsipan2.c. Syarat-Syarat Kearsipan2.d. Masalah-Masalah Dalam Kearsipan

BAB III AZAS PENGORGANISASIAN ARSIP3.a. Azas Sentralisasi (Pemusatan)3.b. Azas Desentralisasi (Pemencaran)3.c. Azas Kombinasi Sentralisasi dengan Desentralisasi

BAB IV ISTILAH - ISTILAH KEARSIPAN

BAB V MENGINDEKS DAN MENGABJAD5.a. Peraturan Mengindeks5.b. Praktek Mengindeks dan mengabjad

BAB VI PROSEDUR KEARSIPAN 6.a Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian

BAB VII PERALATAN DAN PERLENGKAPAN7.a. Kriteria Pemilihan Peralatan7.b. Tipe Peralatan Penyimpanan

BAB VIII PENGAWASAN PEMAKAIAN ARSIP8.a. Peminjaman8.b. Pelayanan8.c. Efektivitas Pengawasan Arsip

BAB IX PEMINDAHAN DAN PEMUSNAHAN9.a. Penilaian Arsip9.b. Jadwal Retensi9.c. Pemindahan Arsip9.d. Pemusnahan Arsip9.e. Mikrofilm

BAB X KOMPUTERISASI ARSIP10.a. Kebutuhan Akan Komputerisasi Arsip10.b. Media Untuk Memasukkan Data10.c. Unit Pengolahan Pusat10.d. Keluaran10.e. Bahasa Komputer10.f. Komputer Mini10.g. Komputer “On-Line”10.h. Komputer Personal atau Personal Computer (PC)10.i. Arsip Otentik

BAB XI SISTEM PENYIMPANAN11.a. Sistem Kronologis (Chronological Filing System)11.b. Sistem Abjad (Alphabhetical Filing System)11.c. Sistem Nomor (Numeric Filing System)11.d. Sistem Geografis (Geographical Filing System)11.e. Sistem Subjek (Subject Filing System)

BAB I PENDAHULUAN

Arsip merupakan otak pengingat dan salah satu sumber data dalam kantor. Oleh karena itu, timbullah motto arsip, “People Forget But Record Remember”, dimana artinya ialah “Manusia Bisa Lupa Tetapi Catatn Tetap Ingat”.

Arsip didefinisikan sebagai setiap catatn atau warkat tertulis, tercetak, maupun diketik dalam bentuk huruf, angka, dan gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas ataupun pada computer.

Arsip berasal dari bahasa Belanda, “Archief” dan bahasa Inggris, “Archieve”. Tetapi yang umum digunsksn di Indoneesia adalah “Archieve”, “File”, dan “Record”. Namun Penggunaan bahasa ketiganya berbeda.

Istilah Record dan Archieve disebut dengan istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut Archief. Sehingga istilah Record Management sama dengan tata kearsipan dan sama dengan manajemen kearsipan.

Gambar Pembagian ArsipAktif

1. Arsip Dinamis (Record/Dokumen)

ARSIP Pasif

2. Arsip Statis ( Archieve)

Arsip adalah setiap catatn (record/warkat) yang tertulis, tercetak, ataupun ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide film-strip, mikro film), media computer (pita, tape, piringan, rekaman, disket), kertas potokopi, dan media computer (disket, pita magnetik), dsb.

Definisi Arsip menurut para ahli :

Menurut Drs. The Liang Gie

Arsip adalah suatu kumpulan warkat-warkat, catatan-catatan, yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaandan apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu yang relative singkat, yaitu maksimal 2 menit.

Menurut UU Kearsipan No. 7 / 1971 :1. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga

dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

2. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

2 Jenis Arsip Ditinjau Dari Sudut Hukum Perundang-Undangan, yaitu :1. Arsip Otentik, yaitu bukti yang sah di pengadilan dimana tanda tangan asli tidak bias

diganggu gugat siapapun.Contoh : Akte nikah, Akte lahir, dsb.

2. Arsip In Otentik (tidak otentik), yaitu : arsip yang tidak asli atau kopian.

Pengertian Manajemen Kearsipan, Administrasi Kearsipan, dan Kearsipan (Filing)

Manajemen Kearsipan, adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi peralatan, pegendalian, dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan. Jadi, setiap pekerjaan yang meliputi siklus kehidupan warkat atau arsip merupakan kearsipan.

Administrasi Kearsipan, adalah penyelenggara administrasi atau penatalaksana kearsipan yang memperlancar lalu lintas surat-menyurat yang keluar maupun masuk. Hal tersebut menyimpulkan bahwa segala aktivitas yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau dokumen disebut administrasi kearsipan. Apa saja yang berhubungan dengan arsip dinamakan administrasi kearsipan atau sering disebut dengan istilah kearsipan (filing).

Kearsipan (filing) mempunyai beberapa definisi, antara lain : Kearsipan ialah kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip baik

arsip dinamis maupun arsip statis. Kearsipan merupakan tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan

dan prosedur yang berlaku yang meliputi penyimpanan, unsur penempatan, dan unsur penemuan kembali.

Kearsipan adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan atau warkat-warkat secara sistematis sehingga warkat tersebut dapat dicari atau diketahui tempatnya setiap kali diperlukan.

Kesimpulan dari Kearsipan (Filing) ialah suatu proses kegiatan pengaturan arsip dengan mempergunakan system tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat sewaktu diperlukan.