asiakaspalvelu soittaa aina takaisin sivu 6 tyÖ on … · haasteita. sitähän tämä on. itsensä...

ECOM ASIAKASLEHTI NRO. 2

LOKA

KUU

201

3

ASIAKASPALVELU soittaa aina takaisin SIVU 6

TYÖ ON tehty vasta, kun se on

LASKUTETTU Sivu 8

HUOVINEN:Pöytä ei enää täyty laskuttamattomista töistä SIVU 10

3 ECOM LOKAKUU 2013

Lehden tuotanto:Serus Media OyLaukaantie 440320 Jyväskyläwww.serus.fi

Julkaisija:Ecom OyHämeenkatu 26 B20700 Turkuwww.ecom.fi

Paino: Saarijärven Offset Oylokakuu 2013

Kannen kuva: Timo Mäkipää

Sisällys

4 PÄÄKIRJOITUS

6–7ASIAKASPALVELU Tyhmiä kysymyksiä ei ole

8 TEEMALaskutus kuntoon ja rahat tilille

10ASIAKKAAT Huovinen pääsi eroon muistilappuläjästä

12ASIAKKAAT Ruotsalainen tekee asiat kerralla valmiiksi

14TUOTTEET Ecom Monipankki helpottaa pankkirutiineja

5 ECOM LOKAKUU 20134 ECOM LOKAKUU 2013

Pääkirjoitus

Kehittyminen edellyttää päätöksissä pysymistäNiille yrityksille, joilla laskutus toi-mii, on lähes kaikki laskutukseen liittyvä itsestään selvää. Ja niissä yrityksissä, joissa laskutus ei toimi, se estää muuten hyvää yritystä ke-hittymästä valioluokkaiseksi. Yhtä kaikki, laskutusprosessia on usein vaikea nähdä yhdeksi yritystoimin-nan suurimmista haasteista. Me ecomilaiset olemme saaneet seura-ta monen yrityksen kehitystä erin-omaisiksi yrityksiksi. On aina suuri kunnia olla mukana, kun yritys löy-

tää ilon esimerkiksi laskuttamisesta. Sekin on yksi askel, jonka kautta yri-tys kehittyy ottamaan vastaan uusia haasteita. Sitähän tämä on. Itsensä ja yrityksen haastamista kehittymään aina vain paremmaksi.

Kun laskutus tehdään oikein, se kestää alle yhden minuutin. Lasku-tus on vain laskun tulostamista. Las-kutus on lopputulos ja kaikki siihen liittyvä työ on tehty etukäteen val-miiksi. Kysymys on kaikkein eniten toimintatavoista. Jotta toimintata-poja voi kehittää, pitää tehdä pää-töksiä – ja pysyä niissä.

Laskutusta mietittäessä tärkeitä asioita ovat myyntihinnan muodos-tus, alennuskäytäntöjen automa-tisointi ja laskutusajankohta. Kun nämä asiat saattaa kuntoon, ovat laskutukseen liittyvät asiat jo pit-källä. Sillä ei vielä päästä minuutin kestävään laskuttamiseen. Se on kuitenkin alku.

Minuutin kestävä laskutus tar-koittaa myös muiden portaiden läpikäyntiä ja opiskelua: lähetteiden käyttöä, ostolaskujen hyödyntä-mistä omassa laskutuksessa ja vielä asentajien käyttöön tarjottavien

kenttätyökalujen hyödyntämistä. Nyt kuitenkin keskitytään laskutuk-seen ja sen parempaan hyödyntä-miseen. Tämä on oltava kunnossa, jotta meillä on mahdollisuus tehdä laskuttamisesta iloinen asia.

Jarmo KähkönenEcom Oy

Laskutuksen näkökulmasta

Ohjelmistontoimittajana me olemme aina pyr-kineet ymmärtämään yrityksen toimintaa ja arkea mah-dollisimman hyvin. Tämä ohjelmistotoimittajan rooli on eräänlainen aitiopaikka, josta näkee hyvinkin erilaisia yrityksiä ja erilaisia toimintamalleja. Ja kun erilaisia yri-tyksiä on nähnyt tarpeeksi monia, osaa jo aika suurella todennäköisyydellä sanoa mitkä ovat niitä tärkeitä asioi-ta, joita yrityksen tulisi hallita menestyäkseen.

Suhteellisen pitkän matkan kulkeneena tiedän myös, ettei se auta ketään, että me tiedämme. Pitäisi löytää keinot siihen, että sama tieto kiinnostaisi myös yrityksen omistajia ja sen työntekijöitä. Pitäisi moti-voida. Pitäisi osata avata keskustelu asioista, jotka ovat usein aika herkkiäkin. Uskon, että monen yrityksen vauhti olisi erilainen, jos me voisimme auttaa sitä rat-kaisemaan edes yhden kipupisteistä, joita matkan var-rella on jäänyt hiertämään. Kokemuksesta voin myös sanoa, että se on erittäin palkitsevaa työtä meille kai-kille. Tässä asiakaslehdessä keskitytään yhteen olen-naisimmista teemoista, jossa melkein jokaisella olisi petrattavaa - niidenkin, joilla se on kunnossa, on syytä tarkistaa, että se myös pysyy kunnossa.

Tämänkertaisen Ecom-lehden pääteemana on las-kutus. Se on haastava teema, Räsäsen portaiden ensim-

mäinen taso.

Pääkirjoitus

”Kun laskutus tehdään oikein, se kestää alle yhden minuutin.”

LASKUTUS MYYNTIRESKONTRAECOM MONIPANKKI ECOM TILIT

ECOM WEBITARVIKETARJOUS

LVISNETECOM MONIPANKKI ECOM TILIT

LVISNET

ECOM MONIPANKKI ECOMTILIT

LÄHETTEET

OSTOLASKUT

OSTAMINEN

PALKAT

PROJEKTI

1

3

5

0

2

4

6

Räsäsen Portaat antavat keikkatyötä tekevälle yritykselle kehityssuunnitelman kohti tehokkaampaa arkea. Vasta kun porras on oikeasti tukeva, voidaan seuraavalle tasolle ponnistaa ilman sortumisen vaaraa.

RÄSÄSEN PORTAAT

Kuva

: Ter

o Ta

kalo

-Esk

ola


Ecomin uutiset Ecomin uutiset

Asiakaspalvelu soittaa aina takaisin

Teksti: Iikka Hackman / Kuva: Timo Mäkipää Jorma Häll jäi eläkkeelle

Teksti: Jarmo Kähkönen / Kuva: Kaverinen

”Ecomin päässä homma varmaan vaatii hermoja, kun meillä näitä ky-symyksiä riittää”, Mika Huovinen Pirkanmaalla toimivasta Eristys & Ilmastointi Huovinen Oy:stä nau-rahtaa Ecomin asiakaspalveluun viitaten.

Huoli asiakaspalvelun hyvin-voinnista on yleinen, ymmärrettävä – ja turha. Moni asiakas jättää soit-

yritetään neuvoa kiinnittämään huomiota omiin prosesseihinsa ja kehittämään niitä.

”Aika monta vuotta meillä meni siihen, että alettiin ymmärtää miten meidän asiakkaat toimivat ja mitkä ovat heidän kipupisteet. Aika yhte-neväisiä haasteita monilla on ja nyt me osataan jo kertoa heille mitkä voisivat olla ne seuraavat askelet niin ohjelmiston käytössä kuin proses-seissa”, Kähkönen kertoo.

Perään soitetaanPuhelimeen Ecomin asiakaspalve-lussa ei aina vastata. Ruuhka-aikoi-na kaikkien puhelujen hoitaminen ei ole mahdollista, sen sijaan asiak-kaalle soitetaan aina mahdollisim-man pian takaisin.

”Meillä ei lähdetä siitä kuinka moneen puheluun ehditään vastaa-maan. Yksi puhelu voi kestää tun-

nin ja toinen minuutin. Tarkoitus on saada kunkin asiakkaan ongelma kerralla hoidettua ja pyrkiä sitten pitämään soittoa odottavien lista mahdollisimman lyhyenä”, Kähkö-nen sanoo.

”Ollaan ajateltu, että se vapaut-taa asiakkaan energiaa, kun hänen ei tarvitse jonottaa puhelimessa tai soi-tella ja kokeilla milloin pääsee läpi.”

Ainakin toisaalla tässä lehdessä esiteltävän Eristys & Ilmastointi Huovinen Oy:n henkilökunnassa Ecomin näkemystä asiakaspalve-lusta pidetään toimivana.

”Ei ole ollut moitteen sijaa. Kun ennen Webin hankkimista kerroimme mikä meidän pulma oli, he osasivat heti kertoa millä työkaluilla se saa-taisiin korjattua. Semmoinen kuva on tullut, että siellä aika hyvin tiedetään minkälaisia meidän hommat on”, Mika Huovinen sanoo.

tamatta, kun oma ongelma tuntuu mitättömältä tai samaa asiaa on kysytty jo aikaisemmin. Todellisuu-dessa liian pieniä tai liian usein tois-tuvia kysymyksiä ei ole.

”Jos asia ei kysymisen jälkeen selviä, pitää soittaa uudestaan. Tois-tuvat kysymykset ovat meille merkki siitä, että asia on hankala ja sitä osaa järjestelmästä pitää kehittää hel-

pommaksi”, Jarmo Kähkönen Eco-milta sanoo.

”On aika harvinaista, että saman päivän aikana kahdesti kysyttäisiin samaa asiaa. Soittamista ei kannata pelätä, meillä kaikki toivoisivat, että nekin asiakkaat soittaisivat, joista ei yleensä kuulla mitään. Olisi mukava kuulla miten heillä menee”, Tomi Ojala Ecomin asiakaspalvelusta jatkaa.

Apuna arjessa Ecomin ajatusmaailmaan kuuluu, ettei asiakaspalvelu ole vain asiak-kaalle tarjottavassa palvelussa ha-vaittujen ongelmien korjaamista tai uusien palvelujen myymistä. Tavoit-teena on auttaa asiakasta tekemään asiat paremmin.

”Se on koko talon juttu, että nor-maalin auttamisen lisäksi halutaan pönkittää asiakkaan toimintaa ja kertoa mikä olisi se seuraava askel, joka kannattaa ottaa. Tietenkin tämä riippuu aina tilanteesta eikä näitä tyrkytetä, se on semmoista luontevaa jutustelua työn lomassa”, Ojala sanoo.

Kolmehenkisessä asiakaspalve-lutiimissä on yhteensä noin parin-kymmenen vuoden kokemus Eco-min asiakkaista. Kerätty tieto siirtyy talon sisällä, eikä jokaisen uuden ihmisen tarvitse opetella asioita alusta. Se on tärkeää, kun asiakasta

Jorma häll siirtyi virallisesti eläkkeelle toimitusjohtajan toi-mestaan Suomen LVIS-Tietoverkko Oy:ssä, joka tunnetaan paremmin nimellä LVISNet. Me Ecomissa tun-nemme Jorman talotekniikka-alan taustavaikuttajana ja sähköisen kau-pan kehittäjänä.

Viimeiset parikymmentä vuotta Jorma on puurtanut saadakseen mah-dollisimmat hyvät sähköisen kaupan-käynnin edellytykset talotekniikka-

alalle. Meille ohjelmistotoimittajille se on näkynyt siten, että sanomaku-vaukset ovat nyt kaikkien alan tär-keimpien toimijoiden kesken yhteiset

ja yhdessä sovitut. Suomeksi sanot-tuna olemme voineet luottaa yhtei-siin sanomiin, jotka pelaavat yhteen kaikkien merkittävien LVIS-alan tuk-kuliikkeiden kanssa. Kun sanoma-kuvaukset aiemmin sovittiin tapaus-kohtaisesti, oli työmäärä nykyiseen verrattuna moninkertainen.

Meille IT-alan ihmisille hyöty voidaan laskea tuhansissa työtun-neissa. Talotekniikka-alan yrityk-set taas ovat saaneet luotettavan ja edullisen sähköisten sanomien välityspalvelun. Esimerkiksi ylivoi-maisesti suurin osa LVIS-alan säh-köisistä ostolaskuista kulkee LVIS-Net-palvelun kautta.

Kiitos Jorma tekemästäsi työstä koko talotekniikka-alan puolesta.

LVISNet jatkaa nyt Taina Liima-taisen vetämänä kohti tulevia haas-teita.


Suurin osa yrittäjistä hoitaa las-kutuksensa hyvin. Kentälle jää kui-tenkin vuosittain miljoonia laskut-tamattomia euroja. Se on iso raha ja siksi iso huoli.

Miten tehty työ saadaan muu-tettua rahaksi? Ensinnäkin: työ on tehty vasta sitten, kun se on lasku-tettu. Palkinto saadaan, kun asiakas on laskunsa maksanut. Laskuttami-nen ei ole yleensä osaamisesta kiinni vaan pikemminkin keskittymisestä.

Usein kuulee sanottavan, että laskuttamiseen liittyvät haasteet ovat pienempien yritysten murhe. Se pitää usein paikkansa, vaan ei ole koko totuus. Laskuttaminen voi olla haasteellista myös isommissa yrityksissä aina pörssikokoluokan yrityksiin asti.

Olennaisimmat laskutukseen liit-tyvät osa-alueet ovat myyntihinnat,

Teema Teema

Tiesitkö tämän Ecomin laskutusohjelmasta?

1. Käänteinen ALV%-kirjanpitotili voidaan asettaa laskulle ja myös asiakkaalle oletustiliksi.

2. Ecomin sähköinen laskutus on kätevä sekä laskun lähettäjälle että sen vastaanottajalle.

3. Sähköisen laskun mukana voi myös lähettää liitteitä.

4. Laskurivin värit kertovat miten hyvä kate rivillä olevalla tuotteella on. Hintatiedot-painike kertoo tuotteen katteen.

5. Välisumma on kätevä tapa erottaa tuotteet ja työt laskulla esimer-kiksi kotitalousvähennystä varten.

6. Suodattava tuotehaku on erinomainen tapa hakea tuotteita.

7. Asiakkaan laskutusosoitteelle on oma osionsa asiakastiedoissa ja toimitusosoite tulee lähetteelle.

8. Rivin lisäys olemassa olevien rivien väliin on mahdollista Ctrl+ins painikkeella. Uudessa versiossa sille tulee myös oma painik-keensa.

9. Tuotenumeron voi poistaa laskun tulostuksessa.

10. Pankkiohjelmasta saa suoraan tiedot siitä, ketkä asiakkaista ovat maksaneet laskunsa.

11. Kirjanpitäjälle ei tulisi viedä jokaisesta laskusta omaa kopiotaan, vaan ainoastaan päiväkirja-ajon tuottamat raportit. Se vähentää työtä ja sen tulisi myös vähentää kirjanpitokustannuksia.

alennuskäytännöt ja laskutusajan-kohta. Niiden on oltava kunnossa. Kaikki muu, mikä hidastaa tai moni-mutkaistaa laskutusta, tulisi karsia pois. Tämä ei ole taidetta, vaan raakaa työtä, joka kuuluu päivittäiseen rutii-niin. Laskutusprosessi kertoo missä tuloksentekokunnossa yritys on.

Seuraavaan on koottu laskutuk-sesta muutama asia, joiden sujuvuus jokaisen kannattaisi omalla koh-dallaan tarkistaa. Tarkennettakoon vielä, että nyt keskitytään suoraan laskuttamiseen liittyviin haastei-siin. Ennen laskuttamista tehtävät toimenpiteet käsitellään myöhem-missä Ecom-asiakaslehdissä.

TuotehinnastotTuotehinnastojen tulisi olla ajan tasalla sekä myyntihintojen että omien ostoehtojen osalta. Myynti-

hintojen osalta on huolehdittava, että katetta on tarpeeksi. Jos käytät-te toimittajan hintaa oman myyn-tihintanne muodostamiseen, niin varmistakaa, että valitun toimitta-jan hinnat ovat tarpeeksi ylhäällä. Ne toimittajat, jotka hinnoittelevat omat myyntihintansa liian lähelle ostohintaa, ovat teidän kannaltan-ne suuri riski. Vuositasolla voi huo-maamatta hävitä isoja rahoja, kun myy liian alhaisella hinnalla. Jos käytössänne on useamman toimit-tajan hintoja, suosittelen kalleim-man hinnan käyttöä.

Tarkennan vielä, että nimen-omaan liian alhaisia lähtöhintoja pitää varoa. Itse tarviketoimituk-seen liittyvän logistiikan ja palve-lun toimittajat osaavat varmasti hyvin.

AlennuskäytännötAlennuskäytännöt tulee miettiä en-nalta kuntoon ja niitä tulee noudat-taa. Parasta olisi, että ne tulisivat au-tomaattisesti ohjelmasta etukäteen annettujen ehtojen mukaisesti.

Erinomainen väline tähän on Ecomin katepohjainen alennuskäy-täntö. Esimerkiksi ”perusasiakas”, ”vakioasiakas” ja ”hyvä asiakas” ovat toimivia perusalennusryhmiä, joita kannattaa käyttää. Niiden lisäksi voi halutessaan tehdä vaikka ”tinkaa-jan” ja ”sukulaisen” erikseen.

Kun tuotehinnat ja alennuskäy-tännöt ovat kunnossa, parantuu las-kuttamisen laatu ja siihen käytettävä aika lyhenee huomattavasti. Lisäksi päästään eroon turhasta käsityöstä, kuten asiakkaan aiempien laskujen selaamisesta ja jatkuvasta tuotehin-tojen rukkaamisesta.

Pienenä vinkkinä vielä niille, jotka haluavat välttää nettikauppo-jen hintavertailun: tarvikenumeron poistaminen tulostettavalta laskulta on mahdollista Ecomissa.

LaskutusajankohtaAsiakkaat ovat tärkeitä, mutta ei oman yrityksen hoito voi jäädä hei-dän takiaan retuperälle. Sivusta seuraajaa harmittaa välillä katsella, kuinka parhaiten asiakasta palve-leva porukka unohtaa oman hyvin-vointinsa. Suurin synti on tehdä liian pitkiä työpäiviä, joiden jälkeen las-kuttaminenkaan ei jaksa innostaa. Se on kokovartalopeiliin katsomisen paikka. Kuka sieltä kurkistaa takai-sin? Onko hänellä vielä silmissä pil-kettä? Vai näkyykö peilistä pitkään palvellut kenkäpari?

Laskutukselle on oltava oma aikansa päivittäisissä rutiineissa. Laskutuksesta tulisi voida nauttia, silloin asiat ovat hyvin. Silloin arki sujuu ja se tekee työstämme teke-

misen arvoisen – käytämmehän me suurimman osan hereillä viettämäs-tämme ajasta työntekoon.

Laskutettavan materiaalin sisältöYksi suurimmista laskuttamista vai-keuttavista tekijöistä on laskutetta-van materiaalin kerääminen. Tässä haaste ei ole niinkään laskuttajal-la vaan työntekijällä ja sitä kautta työnjohdolla. Minkälaisia paperilap-puja ja lankunpätkiä sallitaan työ-maalta tulevan laskutukseen? Entä kuinka tarkkoja piirrosmerkkejä ja miten vivahteikasta slangia aineis-tossa halutaan käyttää laskuttajan viihdyttämiseksi?

Vakavasti ottaen tämä aihe on tarkemmassa syynissä seuraavassa Ecom-asiakaslehdessä.

Kaikkia edellä käsiteltyjä aiheita on käsitelty hyvinkin kattavasti Räsäsen portaat -kirjassa. Kirjassa tarkastellaan yrittäjien prosesseja, ei niinkään laskutusohjelman käyt-töä. Tämä siksi, että kunkin yrityk-sen omat tavat vaikuttavat kaikkein eniten siihen, miten hyvin se lasku-tukseen liittyvistä haasteista selviää. Kirjan voi tilata suoraan Ecomilta tai nettikirjakaupoista kirjoittamalla Googleen hakusanaksi ”Räsäsen portaat”.

LaskutusEnsimmäinen askel ylemmäs

Teksti: Jarmo Kähkönen / Kuva: Fotolia


Case Huovinen Asiakastarina

Mika huovinen kyllästyi viime keväänä monelle yrittäjälle tuttuun ongelmaan: muistilappujen tulvaan. Valkeakoskella toimivan Eristys & Ilmastointi Huovinen Oy:n pöydille oli muodostunut keikkatöiden las-kutukseen liittyvien lappujen keko, jota purettiin ajan kanssa parin vii-kon välein.

”Ruvettiin pohtimaan, että eikö tähän jotain helpompaa keinoa ole. Soitettiin Ecomin asiakaspalveluun, että meillä on tämmöisiä ongelmia. Heiltä tuli heti vastaus, että kyllä meillä teille työkalut siihen on”, Huo-vinen muistelee.

Ecom Webi otettiin kolmelle asentajalle koekäyttöön kesäkuussa. Pian koko yritys seurasi perässä. Jo lyhyessä ajassa toimintaan on tullut reilusti selkeyttä. Rahaakin säästyy.

”Tärkein hyöty on siitä lippula-pun määrästä eroon pääseminen. Kun työt on pieninä murusina maa-ilmalla, sitä lappua oikeasti riittää. Mutta esimerkiksi minun konttori-tunneista on jäänyt valtaosa pois, on päässyt itse olemaan kentällä. Jo siitä tulee säästöä. Tarkemmin varmaan tulee tavaratkin laskutettua”, Huovi-nen miettii.

Laskutusväli lyheniKäytännössä Webin käyttöönotto on muuttanut Huovinen Oy:n keik-katöiden koko kirjaamiskäytännöt. Firman töistä noin puolet on keik-kaa, joten vaikutus kokonaisuuteen on merkittävä.

”Nyt jos työmaallakin tulee uusi tilaus, asentaja kirjaa sen saman tien Webiin. Työt ja tarvikkeet tulevat kaikki heti merkityksi järjestelmään. Se on tosi hyvä juttu meille”, Huovi-nen sanoo.

Seurauksena laskut lähtevät huomattavasti aiempaa nopeammin

ja raha ei makaa käsin kirjattuina lappuina työpöydällä.

”Ennen tuli istuttua kerran vii-kossa tai parissa konttorin pöydän ääreen selvittelemään lippulappuja. Opettelu tämän kanssa ei ole ihan vielä kokonaan loppunut, mutta las-kutusväli on lyhentynyt jo nyt todella paljon.”

”Jos tavaralomake on hyvin täy-tetty, minun työ on vain tarkista-mista. Koko hommaan menee ehkä kymmenen minuuttia, eikä keikkoja jää pöydälle makaamaan. Nykyään tämä on monta kertaa aiempaa nopeampaa hommaa.”

PerheyritysEristys & Ilmastointi Huovinen Oy on perinteikäs perheyritys, jonka historia kantaa vuoteen 1969 asti. Firman ovat aikanaan perustaneet Mika Huovisen vanhemmat, jotka edelleen ovat mukana yrityksessä niin osakkaina kuin päivittäistoi-minnassa. Päävastuu on nykyään Mikalla ja hänen veljellään Jorilla. Kaikkiaan yritys työllistää kahdek-san henkeä.

”Äiti hoitelee konttoria, vaikka-kaan ei kokopäiväisesti. Muut ollaan maailmalla kaikki. Pyrin tekemään mahdollisimman paljon töitä itse-kin, mutta miesmäärän kasvaessa on kerennyt itse vähän vähemmän asen-telemaan”, Huovinen sanoo.

Työn kuormittavuus on pystytty perheyrityksessä pitämään järke-vällä tasolla.

”Ollaan pyritty normaalin mittai-seen työpäivään. Välillä tietysti jou-tuu venymään, mutta ei niin että siitä taakkaa tulisi.”

”Meillä on hyvä porukka hom-missa, ollut samaa miehistöä jo pit-kään. Joustoa löytyy tarvittaessa. Pyritään tekemään hommat huolella

ja palvelemaan mahdollisimman hyvin ja nopeasti.”

Huovisen mielestä juuri palve-lun joustavuus on alalla kaikkein tärkeintä.

”Välillä tulee kiirehommia ja sil-loin paikalle pitää saada kavereita heti. Siinä ei auta selitellä.”

ERISTYS & ILMASTOINTI HUOVINEN OY

■ Liikevaihto: n. 600 000 €

■ Henkilölukumäärä: 8

■ Toimialue: Häme ja Pirkanmaa

■ Toimiala: Putki- ja laite-eristykset, ilmastoin-tiasennukset ja raken-nuspeltityöt

■ Toimitusjohtaja: Mika Huovinen

■ Perustamisvuosi: 1969

Ecom 8Webi 9Serveri -Ecom Monipankki 8Asiakaspalvelu 9Koulutuspalvelut 9

Ecom Tilit -

Fiilispuntari Mikan arvosanat Ecomin

tuotteille ja palveluille

asteikolla 1–10, jossa 1 on

huono ja 10 erinomainen.

Eristys & Ilmastointi Huovinen Oy:n toimisto ei enää täyty laskuttamista odottavista töistä.

HuovinenTeksti: Iikka Hackman / Kuva: Pekka Keskinen

Eristys & Ilmastointi Huovinen Oy ja Mika Huovinen ovat olleet Ecomin asiakkaana jo 1990-luvun lopulta saakka. Kesän alusta Valkeakoskella on opeteltu Ecom Webin käyttöä.

KUOPIO

TAMPERE

HELSINKI

OULU

ROVANIEMI

TURKU

VALKEAKOSKI


Asiakastarina Asiakastarina

pitää huolta omasta yrityksestään ja omista asiakassuhteista”, Ruotsalai-nen muistuttaa.

Toimiston puolella hänen tär-kein työkalunsa on Ecom. Ruotsalai-nen on ollut tyytyväinen ohjelmaan.

”Sen avulla pystyn hoitamaan kolmen henkilön työt itse. Se on yri-tyksen taloudenhoidon tukipilari. Kun hoitaa yksin 15 kaveria ja noin kahden miljoonan euron liikevaihtoa, on tärkeää saada myös itselle sellai-set työkalut, että homma hoituu.”

PT-Sähkötekniikka Oy on vuonna 2005 perustettu yritys, joka on erikoistunut sähköurakointiin ja

-suunnitteluun. Sen pääasiallinen toiminta-alue on Uusimaa ja paino-pisteenä julkisen sektorin, liikeyri-tysten ja teollisuuden palveleminen.

Uudellamaalla sähköalallakin riittää tarjontaa. Ruotsalaisen suh-tautuminen kilpailuun ja samalla alalla toimiviin yrityksiin on kadeh-dittavan mutkaton.

”Minulla ei ole kilpailijoita, vaan he ovat kollegoita.”

”Kyllä tällä alalla riittää töitä, kun hoitaa työnsä hyvin. Ei se siitä kinaa-malla parane. Kun antaa jotain toi-selle, voi saada takaisin jotain uutta ja hyödyllistä, josta voi oppia taas

lisää. Ei tässäkään työssä ole mitään oikotietä onneen. Jos otat työn liian halvalla, teet sen liian halvalla ja jos-sain vaiheessa se juoksu vain loppuu”, Jarmo toteaa äänellä, jossa on pitkän kokemuksen tuomaa varmuutta.

Koko aika lisää oppiaTulevaisuuden haasteiden tunnis-taminen ja niihin varautuminen on tärkeä osa työtä – se antaa yri-tykselle mahdollisuuden kasvuun. Ruotsalainen tiedostaa tämän. Siksi PT Sähkötekniikka Oy on palkan-nut konttoristin, jonka tehtävänä on yrityksen päivittäisten rutiinien hoitaminen. Rekrytoinnin ansiosta Ruotsalaiselle jää enemmän aikaa yrityksen johtamiseen, työnjohdolli-siin tehtäviin sekä asiakaskontaktei-hin keskittymiseen.

”Nykyään jaan työpäiväni kol-meen osaan: työnjohtotehtäviin ken-tällä, sähkösuunnitteluun ja talouden hoitoon Ecomilla. Työpäivät ovat noin 12 tunnin mittaisia ja työ on mieluisaa”, hän sanoo.

Ruotsalainen painottaa, että kyseessä on nimenomaan oma valinta.

”Vähemmälläkin voisi mennä. Haluan kuitenkin oppia koko ajan lisää ja yritän kehittää käyttämiäni järjestelmiä niin, että niistä saisi par-haan hyödyn irti. Kun tuntee käyttä-mänsä ohjelman tarpeeksi hyvin, voi tiettyjä osioita antaa myös muiden tehtäväksi. Itselle jää sen jälkeen vain nopea tarkistaminen ja hyväk-syntä sekä varamiehen rooli tarvit-taessa.”

Tehokasta ja tarkkaaEcomia Jarmo Ruotsalainen on käyt-tänyt jo vuodesta 1995. Tällä hetkel-lä hän käyttää sen lisäksi Ecom We-biä ja tilitoimistona Ecom Tilit Oy:tä. Ruotsalaiselle kokonaisuus mahdol-listaa tehokkaan ja tarkan talouden hallinnan.

PT-Sähköteniikan työnteki-jät ottavat itse vastaan osan töistä Ecom Webiin, josta sekä tarvikkeet että työt saadaan nopeasti siirrettyä laskutukseen, projektiin ja palkan-laskentaan.

”Ecom Webi on vähentänyt todella paljon konttorissa tehtävän työn määrää. Esimerkiksi palkanlas-kenta on äärimmäisen helppoa, kun

Hyvän työn tekeminen ei ole sa-latiedettä. Helsingissä päämajaa pi-tävän PT-Sähkötekniikka Oy:n Jarmo Ruotsalainen korostaa, että kaikessa on lopulta kysymys parista asiasta: oikeisiin asioihin keskittymisestä ja oikeista työvälineistä.

”Kun itse pyrkii jatkuvasti teke-mään laadukasta työtä, on olen-naista että jokainen työntekijäkin pystyy keskittymään huolella omaan työpanokseensa. Työkalujen pitää olla myös laadukkaita, sillä asiat on hyvä tehdä niin, että ne saadaan kerralla valmiiksi. Pitkässä juok-sussa se on kuitenkin se ainut tapa

PT-SähkötekniikkaTeksti: Jarmo Kähkönen / Kuvat: Tero Takalo-Eskola

PT-SÄHKÖTEKNIIKKA ■ Liikevaihto: n. 2 M€

■ Henkilölukumäärä: 15

■ Toimialue: Pääkaupunkiseutu

■ Toimiala: Sähkö

■ Perustamisvuosi: 2005

Fiilispuntari Jarmon arvosanat Ecomin

tuotteille ja palveluille

asteikolla 1-10, jossa 1 on

huono ja 10 erinomainen. Jarmo Ruotsalainen ei tee eroa työmaan ja konttorin välille: kummallakin osastolla on työkalujen oltava kunnossa.

tapahtumat tulevat sinne valmiiksi”, Ruotsalainen kiittelee.

”Ja kun projektinseuranta on jat-kuvasti ajan tasalla, voi siinä tapah-tuviin muutoksiin reagoida välit-tömästi. On tärkeää, että projektia seuratessa näkee heti kokonaiskuvan ja kaikki siihen liittyvät tapahtumat ja pääsee tarvittaessa heti kiinni pie-niinkiin yksityiskohtiin.”

KUOPIO

TAMPERE

HELSINKI

OULU

ROVANIEMI

TURKU

Ecom 8Webi 9Serveri 9Ecom Monipankki 10Asiakaspalvelu 8Koulutuspalvelut 8

Ecom Tilit 9

Se, mikä palveli ennen, ei välttämättä palvele enää. Nykyaikaiset työkalut ovat hyvä perusta hyvälle työlle.


Ecom monipankki on pankkiohjelma, joka siirtää tiedostoja laskutusohjelman ja pankin välillä. Se poistaa käsityötä sekä omien myyntilaskujen kirjaamisessa että ostolaskujen ja palkkojen maksamisessa. Virheitä ei syn-ny ja käyttö on nopeaa! Ecom Monipankki toimii kaikkien yleisimpien suomalaisten pankkien kanssa.

Suoritusten kirjaus pankin viitemaksuluettelostaLaskujen suoritusten seuranta on oleellinen osa hyvää las-kutusta. Muistutukset on helppo lähettää ja kirjanpitäjän työ helpottuu, kun käytössä on aina ajantasainen tieto saa-tavista. Suoritusten kirjaus käy helpoiten, kun hyödynne-tään pankista saatavaa viitemaksuluetteloa. Se on luettelo kaikista viitenumerollisista suorituksista, jotka ovat tul-leet tilille sitten edellisen tarkistuksen. Tästä luettelosta Ecomin laskutus osaa kirjata suoritukset oikeille laskuille.

Ecom MonipankkiEcom tuotteet Ecom tuotteet

Ostolaskujen maksaminen suoraan EcomistaPankkiohjelmaa kannattaa hyödyntää myös Ecomin osto-laskuohjelman kanssa. Ostolaskut saapuvat Ecomiin joko sähköisinä laskuina tai viivakoodista luettuna. Tämän jäl-keen pankkiin voidaan siirtää vaikka kaikki maksamatto-mat ostolaskut, ja pankki maksaa jokaisen laskun oikeana eräpäivänä.

Ota pankkiohjelma käyttöön suoraan EcomistaEcom Monipankki on helppo ottaa käyttöön suoraan Ecomista. Käyttöönottoapuri asentaa pankkiohjelman ja avustaa laittamaan kerralla oikeat asetukset niin Ecomiin kuin Ecom Monipankkiin. Muista ennen käyttöönottoa tehdä palvelusopimus pankkisi kanssa ja pyytää Web Ser-vices -tunnukset.

Pankkirutiinit yhdellä klikkauksella

Viitemaksuluettelon haku käy helpoiten pankkioh-jelmalla. Ecom Monipankki osaa hakea yhdellä klikkauk-sella kaikkien tilien viitemaksuluettelot, jonka jälkeen ne ajetaan Ecomin laskutukseen. Ecomin valikosta viitemak-suajo löytyy polusta Ohjelmat / Laskutus ja myyntires-kontra / Viitemaksuajo.

Laskujen maksaminen

Ecom

Ecom Monipankki

Ostolasku (paperinen tai sähköinen)

Pankki maksaa maksut eräpäivänä

Pankki

Maksuun poiminta

Maksuluettelo

Palkka-aineisto

Ecom Palkanlaskenta

Tehokas myyntisaatavien seuranta

Ecom

Ecom Monipankki

Viitenumerollinen suoritus

Pankki

Asiakas

Viitetapahtumalista(konekielinen tapahtumaluettelo)

Viitemaksuajo

KOULUTUS- JA TAPAHTUMAKALENTERI

Yrityskohtainen koulutus

Yritykselle räätälöity Ecom-koulutus on erinomainen tapa tehostaa yrityksen toimintaa. Yhdessä koulutta-jan kanssa voidaan ohjelman lisäksi tarkastella yrityksen toimintamalleja. Lisäksi yrityskohtaisella koulu-tuksella saadaan tehokkaasti sama oppi isommallekin joukolle työntekijöitä yhdellä kertaa.

Yrityskohtainen koulutus suunnitellaan aina asiakkaan tarpeiden mukaan. Aiheena voi olla yksittäinen ohjelman osa tai vaikka laajempi kokonaisuus kuten keikkatöiden hallinta. Koulutus voidaan järjestää asiakkaan tiloissa tai Ecomin tiloissa Turussa.

Hinnasto

Koulutus asiakkaan tiloissa ½ päivä 500 € / koko päivä 800 €Koulutus Ecomin tiloissa 80 €/hEtäkoulutus etäyhteysohjelman avulla 80 €/h(Suositellaan 1-2 henkilölle kerrallaan)Matkakustannukset 40 €/h 0,56 €/km päiväraha 45 € yöpymiskorvaus 100 €Kaikki hinnat alv. 0%

Ecom-kurssit

Ecom tarjoaa koulutusta kaikille avoimilla kursseilla sekä Ecomin koulutustiloissa Turussa että ympäri Suomea Osallistumismaksu 195 €/hlö sis. lounaan ja taukokahvit. Ilmoittautuminen [email protected].

Kaikki hinnat alv. 0%

Katso koulutuskalenteri osoitteessa http://www.ecom.fi/koulutus

04.09. klo 9-1618.09. klo 9-1602.10. klo 9-1615.10. klo 9-1616.10. klo 9-1614.-15.11.21.-22.11.11.12. klo 9-16

Sähköalan tarjouslaskenta, TurkuLVI-alan tarjouslaskenta, TurkuPalkanlaskenta, TurkuKeikkatöiden hallinta, TurkuProjektiseuranta, TurkuSÄHKÖ 2013, Helsingin messukeskusSähköurakoitsijapäivät, HämeenlinnaKeikkatöiden hallinta, Turku

KurssiKurssiKurssiKurssiKurssiMessutMessutKurssi

www.ecom.�/koulutus


Yrityskohtainen koulutus

Yritykselle räätälöity Ecom-koulutus on erinomainen tapa tehostaa yrityksen toimintaa. Yhdessä koulutta-jan kanssa voidaan ohjelman lisäksi tarkastella yrityksen toimintamalleja. Lisäksi yrityskohtaisella koulu-tuksella saadaan tehokkaasti sama oppi isommallekin joukolle työntekijöitä yhdellä kertaa.

Yrityskohtainen koulutus suunnitellaan aina asiakkaan tarpeiden mukaan. Aiheena voi olla yksittäinen ohjelman osa tai vaikka laajempi kokonaisuus kuten keikkatöiden hallinta. Koulutus voidaan järjestää asiakkaan tiloissa tai Ecomin tiloissa Turussa.

Hinnasto

Koulutus asiakkaan tiloissa ½ päivä 500 € / koko päivä 800 €Koulutus Ecomin tiloissa 80 €/hEtäkoulutus etäyhteysohjelman avulla 80 €/h(Suositellaan 1-2 henkilölle kerrallaan)Matkakustannukset 40 €/h 0,56 €/km päiväraha 45 € yöpymiskorvaus 100 €Kaikki hinnat alv. 0%

Ecom-kurssit

Ecom tarjoaa koulutusta kaikille avoimilla kursseilla sekä Ecomin koulutustiloissa Turussa että ympäri Suomea Osallistumismaksu 195 €/hlö sis. lounaan ja taukokahvit. Ilmoittautuminen [email protected].

Kaikki hinnat alv. 0%

Katso koulutuskalenteri osoitteessa http://www.ecom.fi/koulutus

04.09. klo 9-1618.09. klo 9-1602.10. klo 9-1615.10. klo 9-1616.10. klo 9-1614.-15.11.21.-22.11.11.12. klo 9-16

Sähköalan tarjouslaskenta, TurkuLVI-alan tarjouslaskenta, TurkuPalkanlaskenta, TurkuKeikkatöiden hallinta, TurkuProjektiseuranta, TurkuSÄHKÖ 2013, Helsingin messukeskusSähköurakoitsijapäivät, HämeenlinnaKeikkatöiden hallinta, Turku

KurssiKurssiKurssiKurssiKurssiMessutMessutKurssi

www.ecom.�/koulutus

KurssiMessut

Messut

Kurssi

KurssiKurssiKurssiKurssiKurssiKurssiKurssi

20.11. Ecom-kurssi: Palkanlaskenta13.–15.11. SÄHKÖ2013 -messut, Helsingin messukeskus11.12. Ecom-kurssi: Keikkatöiden hallinta

5.–7.2. Sähkö, Tele, Valo ja AV -messut, Jyväskylä12.2. Ecom-kurssi: Laskutus, Turku13.2. Ecom-kurssi: Lähetteet ja keikkatöiden hallinta, Turku4.3. Ecom-kurssi: Ecom Webi, Turku20.3. Ecom-kurssi: Projektiseuranta, Turku2.4. Ecom-kurssi: Sähköalan tarjouslaskenta, Turku3.4. Ecom-kurssi: LVI-alan tarjouslaskenta, Turku6.5. Ecom-kurssi: Palkanlaskenta, Turku

Tammikuu Päivitä palkanlaskennan vuoden 2014 prosentit. UudetprosentitjulkaistaanEcominnettisivullawww.ecom.fi

Tammikuu Päivitä tukkureiden alennusluettelot

Tammikuu Vakuutusyhtiöiden vuosi-ilmoitukset

Tammikuu Työnantajan vuosi-ilmoitus (31.1. mennessä)

2013

2014


MUISTA NÄMÄ

asiakaspalvelu soittaa aina takaisin sivu 6 tyÖ on … · haasteita. sitähän tämä on. itsensä...

Documents