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ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS
CONJUNTO RESIDENCIAL PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE ETAPA 1
Acta No. 7
Fecha: 10 de abril de 2016.
Hora: 9:00 AM
Lugar: Calle 77b #129-70 Área de Sótano 2.
Convocada por el Administrador y Representante Legal de la Copropiedad, señor WILLIAM BUENO HERNANDEZ y el CONSEJO DE ADMINISTRACION, en concordancia y fundamento legal de los Artículos 39 y 51 de la ley 675 de 2001.
La Convocatoria, fue realizada y entregada el 18 de Noviembre de 2015, publicada en la página del conjunto www.parquecentraloccidente2.com, en los ascensores, en las entradas de cada torre, en las entradas del conjunto y enviada por email masivo, así mismo entregada en cada uno de los casilleros de cada apartamento.
Siendo las 9:00 am se da inicio a la asamblea con la siguiente asistencia:
Propietarios Apoderados No Asistentes
TORRE 1 19,49 8,07 5,04
TORRE 2 19,70 7,59 5,96
TORRE 3 19,98 7,68 4,04
0,00
5,00
10,00
15,00
20,00
25,00
CO
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Asistencia Asamblea Ordinaria 10 de Abril de 2016
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El señor Administrador William Bueno Hernández da la bienvenida e inicia la
asamblea con un quórum de 52% y procede a dar lectura al orden del día.
LECTURA DEL ORDEN DEL DÍA
1. Llamado a lista y verificación del quórum.
2. Lectura y aprobación del orden del día.
3. Aprobación del Reglamento de la Asamblea.
4. Elección de Presidente y Secretario de la Asamblea.
5. Nombramiento de la comisión verificadora redactora del Acta de la
Asamblea.
6. Informe de Administración, Consejo y Revisor Fiscal.
7. Presentación y aprobación de Estados Financieros a 31 de diciembre de
2015.
8. Presentación de la ejecución presupuestal vigencia 2015.
9. Presentación y aprobación del proyecto de presupuesto de funcionamiento
para el año 2016.
10. Presentación y aprobación proyectos de inversión.
11. Elección y Nombramiento Consejo de Administración para la vigencia de
Abril de 2016 a marzo de 2017.
12. Nombramiento Comité de Convivencia.
13. Nombramiento Comité recepción áreas comunes.
14. Presentación de propuestas y nombramiento de Revisor Fiscal.
No Asistentes16%
Propietarios60%
Apoderados24%
Asistencia Asamblea Ordinaria 10 de Abril de 2016
No Asistentes
Propietarios
Apoderados
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15. Propuestas por parte de los residentes para ser consideradas en la
Asamblea.
16. Proposiciones y varios.
DESARROLLO DE LA ASAMBLEA
1. VERIFICACIÓN DEL QUORUM.
Hay un 52% de quórum.
2. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA.
Se da la lectura del Orden del día con los puntos expuestos en la
convocatoria.
Interviene el señor Jairo Rivera torre 3 apto 705 Hay que darle debate al
punto 16, aquí también debería estar presente el consejo de administración
y no solo el administrador.
José Andrés Rodríguez Torre 2 Apto 103, soy el presidente del consejo, el
consejo está en la puerta ayudando al administrador. El orden del día está
planteado. A lo que nos referimos con el punto 16 es que debemos hacer
proposiciones que nos afecten a todos como comunidad no a uno en
particular.
Apto 1004 torre 1. Soy conocedor del régimen de propiedad horizontal y mi
preocupación es que en este momento se está desarrollando una reunión
formal en un sitio donde no hay las condiciones necesarias como lo es el
sótano.
¿Estamos de acuerdo con el orden del día?
SE APRUEBA POR UNANIMIDAD.
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3. LECTURA Y APROBACIÓN DEL REGLAMENTO DE LA ASAMBLEA.
REGLAMENTO INTERNO
ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA DE COPROPIETARIOS
El Administrador en uso de sus facultades, Por medio del cual se adopta, el
reglamento interno para Asamblea General Extraordinaria de Copropietarios del
Conjunto Residencial Ciudadela Parque Central de Occidente a realizarse el día
10 de Abril de 2016, establece:
1. Definir mediante el presente reglamento la forma en que se conducirá la sesión
de la Asamblea General de Copropietarios.
2. Una vez verificado el quórum, de acuerdo a las mayorías simples o calificadas
aplicables a la reunión, de la verificación, de la no representación de
copropietarios por parte de miembros del Consejo de Administración. El
Administrador instalará la Asamblea.
3. La Asamblea se desarrollará con un mínimo de asistencia del cincuenta por
ciento (50%) más uno de los coeficientes de copropiedad que integran el
conjunto.
4. Una vez constituido el quórum, éste no se entenderá desintegrado por el retiro
de alguno o algunos de los asistentes.
5. Por regla general las decisiones de la Asamblea, salvo en aquellos casos en
que la ley, el régimen de Propiedad Horizontal o el Reglamento de Propiedad
Horizontal, exija una mayoría especial, las decisiones se tomarán por la
mayoría simple de los derechos presentados en la reunión. Se exceptúan las
decisiones relacionadas con reformas al Reglamento de Propiedad Horizontal
tales como: fijación de expensas extraordinarias, afectación de destinación de
bienes comunes, adquisición de inmuebles, disolución y liquidación que
requieran mayoría calificada, la cual corresponde a decisiones tomadas por lo
menos con 70% de los coeficientes que representan el conjunto.
6. Se elegirá de la Asamblea al Presidente y Secretario mediante postulación
directa de los Copropietarios.
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7. El Presidente será el director de la reunión de la Asamblea, hará cumplir el
orden del día, concederá el uso de la palabra en el orden que sea solicitada,
someterá a decisión de la Asamblea los temas que lo requieran y las
proposiciones presentadas.
8. Es función del secretario dar lectura al orden del día, al reglamento y a los
diversos documentos que solicite la presidencia, tomar nota y grabar el
desarrollo de la sesión y elaborar el acta de la Asamblea.
9. Cada propietario podrá intervenir en la Asamblea hasta dos (2) veces sobre un
mismo asunto y durante un lapso no mayor de dos minutos (2). Si hubiere lugar
una interpelación, el Copropietario en uso de la palabra la concederá a su
discreción.
Siendo la Asamblea General de Copropietarios el órgano máximo de decisión
del Conjunto, las intervenciones de los asistentes estarán enmarcadas dentro
de los siguientes parámetros:
Los temas propuestos a tratar en la Asamblea deberán ser aportes y
decisiones que afecten a toda la Comunidad. No problemas de tipo
personal o particular, ya que en esta Asamblea se nombran los órganos de
dirección como son: el Comité de Convivencia y el Comité de recepción de
Áreas Comunes. El Consejo de Administración integrado por 3 miembros
principales y 4 suplentes, es el representante de la Asamblea General
"Puente" entre esta y el Administrador, por lo que su principal función es
vigilar que se cumplan los preceptos de la misma y las políticas de la
Copropiedad dentro de las limitaciones a que haya lugar. El Comité de
Convivencia tiene como función atender las controversias en el día a día
que se presenten en el Conjunto. Sus miembros son elegidos en esta
Asamblea General de Copropietarios hasta la próxima asamblea General
de Copropietarios y está integrado por un número impar.
Los temas correspondientes a quejas o reclamos deben ser encaminadas a
la administración, ya que la Asamblea no es escenario para esto.
Una vez el presidente de la Asamblea determine la apertura del debate
sobre el tema a tratar, la intervención de los asistentes estará limitada por el
tema específico a desarrollar y dirigida a aporte de nuevas ideas que
permitan la suficiente ilustración del tema, sin incurrir en la repetición de
aspectos mencionados en previas intervenciones.
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Una vez el presidente de la asamblea anuncie la finalización del debate
sobre el tema tratado y determine la suspensión de las intervenciones, leerá
ante la asamblea, por su cuenta o a través del secretario, de manera clara y
concisa el texto de la propuesta para ser sometida a votación.
El presidente cuando lo considere necesario someterá a votación la moción
de suficiente ilustración sobre un tema y en caso de ser aprobada se
procederá a la votación. Las decisiones no serán objeto de discusión
posterior.
10. Para esta asamblea el voto será válido de acuerdo a las unidades
representadas. De otra parte si un bien privado es propiedad de varias
personas, los interesados deberán nombrar su representante.
11. Los miembros de los órganos de Administración: administrador y empleados de
la copropiedad no podrán representar en la Asamblea derechos distintos a los
propios, mientras estén en ejercicio de sus cargos.
12. Postulación de los miembros del Comité de Convivencia y Comité de
Recepción de áreas comunes: Durante el desarrollo de la Asamblea se
presentarán a la secretaría las postulaciones de los candidatos, entre la
instalación y el momento en que se pretenda evacuar el punto de elecciones.
En el momento de la elección se verificarán las postulaciones si cumplen los
requisitos definidos para tal fin.
13. Si en el desarrollo de un tema particular, la discusión se prolonga el Presidente
podrá convocar una junta de delegados en número de tres (3) para la
deliberación. Estos delegados serán elegidos por postulación individual y voto
mayoritario y deberá retirarse de la Asamblea para la discusión en área
independiente.
14. En principio se determina que la discusión de una Junta no se prolongue más
de 30 minutos, al cabo de los cuales informará a la Asamblea en pleno de sus
conclusiones.
15. La Asamblea se da por terminada por la expresa manifestación del Presidente
una vez concluido el orden del día o por decisión de la mayoría que aplaza la
discusión de algún tema para otra Asamblea extraordinaria o prolongación de
la misma.
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Apartamento 1203, torre 1, creo que siempre se debe elegir el presidente y la
secretaria para empezar bien la asamblea.
El administrador Aclara que la asamblea se está realizando de acuerdo al orden
del día.
El administrador Pregunta están de acuerdo con el reglamento Interno de la
Asamblea.
APROBADO POR UNANIMIDAD.
4. ELECCIÓN DE PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA ASAMBLEA
ORDINARIA.
Quien se postula para ser presidente de la asamblea:
Jairo Rivera torre 3 apto 705.
APROBADO POR UNANIMIDAD.
El señor Jairo Rivera Acepta el cargo.
En funciones de secretario lo hará el administrador.
El Señor Administrador Acepta el Cargo.
5. NOMBRAMIENTO COMISIÓN VERIFICADORA DEL ACTA.
Deben ser tres personas.
Recibimos postulaciones de quienes quieren pertenecer.
Se postulan las siguientes personas:
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Germán Delgado Torre 1, apto 1102
Jorge Vega torre 3, apto 706.
Luis Eduardo Delgado
Interviene el señor Jairo Rivera torre 3 apto 705, William, es que me preguntan si
es conveniente que se nombre al representante de Ar dentro del Comisión
Verificadora del Acta.
Administrador: Ella es representante con poder Ar Construcciones también es
propietario y están pagando administración y tiene los mismos derechos,
adicionalmente lo veo ventajoso porque ellos son abogados.
Simplemente la función de la comisión es verificar que el acta tenga todos los
elementos correspondientes se diga la verdad, sin embargo ustedes como
copropietarios pueden leerla e impugnar las decisiones.
6. PRESENTACIÓN DEL INFORME DE ADMINISTRACIÓN.
Hay alguna objeción al informe del consejo de administración pasado?
Vamos a presentar los principales puntos.
Mi nombre es Miriam Fonseca de la torre 1, apto 1502. Respecto a los informes yo
quería decir que no todos los tenemos, sería muy bueno para la próxima vez que
nos hicieran llegar físicamente los informes. RESPUESTA: (Administrador) En
asambleas pasadas, se tocó ese tema. Por tema de costos, de papel y de medio
ambiente y la experiencia que hemos tenido es que después de una asamblea
esas cartillas van a la basura, se ha invertido para que a todos les llegue la
información por correo. La próxima vez si quiere se puede acercar a la
administración y yo le regalo una impresión con mucho gusto.
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Básicamente les voy a explicar que tanto hay en nuestro conjunto para que se
haga un panorama, así que los voy a contextualizar.
Actualmente contamos con 640 apartamentos contando con la torre 4, de 54 o
49 m2 los primeros pisos, tenemos 462 vehículos, 80000m2 para administrar
640 parqueaderos y depósitos, 58 motos registradas, no sabemos cuántos
niños ni adultos porque tenemos una cultura de no llenar la actualización de
datos. En el conjunto nos falta el sentido de pertenencia, compromiso,
convivencia y respeto, no puedo decir que todos los propietarios. Hay mayor
problema con los arrendatarios e inquilinos. No tenemos sentido de
pertenencia porque dañamos los ascensores, botamos basura. Cosas como
esas son las que me molestan porque me gusta tener las cosas que hago
perfectas, de pronto algún otro propietario con el que haya tenido roces. No me
gusta cuando me dicen que soy un inepto, y que pena pero el inepto es usted
señor propietario por no cuidar las cosas de su conjunto, yo solo soy un
personaje transitorio. Miren a quien le arriendan.
El respeto por favor, ya por lo menos la asistente me duro un año, antes
duraban solo unos meses porque no se aguantaban la falta de respeto.
Entonces por favor, antes de pensar en ustedes, piense en la otra persona. Les
voy a dar una estadística de las personas sancionadas y se darán cuenta que
los problemas aquí son la música, las mascotas y la falta de respeto.
En áreas privadas tenemos 4 torres cada una con 160 apartamentos, cada
torre tiene 20 pisos, una plataforma con 103 parqueaderos, sótano 1 con 266
parqueaderos y 297 depósitos. Sótano 2, 271 parqueaderos y 343 depósitos.
En áreas comunes tenemos las esenciales que son las escaleras de
emergencia con 184 puertas cortafuego 184 brazos de auto cierre y 176
lámparas de emergencia.
Servidumbre en los pasillos y el foso del ascensor.
Cuarto de máquinas en la azotea, ingresos a las torres y servicios públicos
básicos con emergencia sanitaria, donde algunas torres tuvieron problemas y
se rompió el tubo y se quedaron sin agua.
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Dos cuartos de bombeo con motobombas, tanques de suministros, sistema de
válvulas, reguladoras de presión, cajas de inspección en el alcantarillado que
están al interior del conjunto. El año pasado para agosto tuvimos una
emergencia sanitaria ya que se taparon y el agua se devolvía, se taparon
porque había pañales, cabello, cepillos, adicionalmente hay una persona de la
torre 1 que bota los pañales al vacío de las cocinas.
También hay personas que fuman y botan los cigarrillos al vacío de la cocina,
vuelvo y repito todo es sentido de pertenencia, es a la señora del aseo a la que
le toca recoger eso.
Tenemos 41 cajas de distribución de aguas lluvia y de aguas negras.
En energía tenemos tableros de distribución, cuartos técnicos. Aunque hay
mantenimiento por parte de codensa también por parte nuestra.
En las torres hay 468 con lámparas que cambiamos a iluminación LED donde a
largo plazo se ve el ahorro en energía, tenemos vándalos dándole codazos a
los censores para dañarlos, se hacen daño a ustedes mismos. Repito es
sentido de pertenencia.
Tenemos la iluminación externa que en realidad es muy oscuro, es decir que
hay que hablar con la constructora para que nos solucionen.
Esta el tema de los generadores de potencia, representado en dos plantas
eléctricas, que también requiere un mantenimiento cada 6 meses.
Tenemos diesel, gas natural donde hay válvulas, reguladores y cajas técnicas.
El sistema de comunicaciones por todo el tema de Telmex, Une y diferentes
proveedores de televisión, citofonia donde pudimos conseguir un técnico
especializado para no perder la garantía.
En la parte de ingreso tenemos los peatonales, donde hay un tema de control
de acceso donde no todos tiene la tarjeta de ingreso, seamos conscientes que
es un sistema de seguridad, de todo del conjunto tenemos un nivel de
seguridad 7 con gente de antinarcóticos y de la sijin es decir que nos toca
restringir el ingreso de personas a nuestro conjunto. En acceso vehicular
también van a quedar con tarjeta.
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Faltan 128 personas en actualizar datos, es obligación de ustedes, mantener a
la administración con datos actualizados sobre ustedes para poder enviarles la
información. Este año implementamos un sistema de control donde ingresara
toda la información para evitar problemas en la administración de accidentes.
El año pasado hicimos validación de cartera y nos dimos cuenta que había una
cultura donde no todos los vecinos eran muy honestos.
En las áreas de goce hay un parque infantil, gimnasio, bbq y parqueaderos de
visitantes, que tenemos en plataforma 10 en sótano uno 26 y en sótano 2, 28.
En este momento no tenemos parqueadero de visitantes porque no me han
hecho una entrega formal. Nos tiene que entregar 64 parqueaderos donde 2
son para minusválidos.
De la zona bbq que a ustedes les ofrecieron, en las azoteas, yo los quiero
sentar en una realidad donde no es posible, porque no tenemos licencia de
construcción, esta zona no está catalogada como zona de goce. No sé cómo
vamos a proceder de ahora en adelante porque tengo entendido que a ustedes
les prometieron otra cosa cuando les vendieron.
En cuestiones de gestión de la administración, va a ser reducido el tema
porque ustedes han visto la gestión de la administración, se implementó una
página en donde encontraran mi informe, se estandarizo el tema de las tarjetas
de recaudo para facilitar el pago, se adquirió un software para gestión
administrativa se contrató una plataforma para enviar los mensajes de texto, la
implementación del sistema audiovisual en los ascensores, se mejoró el
sistema de acceso con las tarjetas, se hizo el cambio a lámparas LED, se
embellecieron áreas comunes, tapetes en los ascensores, cámaras de
vigilancia, proyecto que se implementó desde el año pasado. Se logró negociar
con la compañía de vigilancia para que los propietarios asumieran el otro 30%.
Tenemos de a 5 cámaras por piso, en total son 316 más las 32 que ya
teníamos y se va a ampliar en estos sótanos y plataformas. Con esto se va otro
espacio que vale la pena aclarar y que tenemos un cuarto de control, hay una
persona mirando las 24 horas.
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Pusimos en marcha un parqueadero de motos, se instalaron reflectores, se
cambiaron las puertas de acceso a las torres, mantenimiento del ingreso de las
torres, se elaboró un manual de convivencia, se hizo depuración de cartera,
activación de los pagos virtuales, reduciendo gasto en cheques, se activó los
protocolos de seguridad dual, se hizo la apertura de un CDT con fondo de
imprevistos. Hemos hecho una gestión de cartera ya que siempre ha sido muy
alta y del 2013 al 2015 se redujo sustancialmente, en procesos pre jurídicos
hay 35 apartamentos y ya se han recuperado 10’000.000. a la fecha y el resto
de personas se han acercado a hacer acuerdos de pago.
Las cuotas de administración: La administración y el consejo hizo un estudio
basado en las quejas que hemos tenido por tener una cuota muy alta,
comparando con otros conjuntos donde estamos dentro de las cuotas más
bajas, el promedio esta en 2500 pesos y nosotros estamos en 2.400 pesos , si
lo multiplican por los metros de su apartamento, le va a dar la cuota.
Apto 2002, hay que sacar de ese estudio a conjuntos que aún no tienen todo
habitado, si recordamos cuando llegamos el costo era casi el 70% de lo que
estamos pagando hoy, eso depende de las unidades habitadas que hay.
RESPUESTA (Administrador): Todas las unidades que están acá, ya están
habitadas. Tengo muy bien la información de todos los conjuntos donde tienen
todos los aspectos parecido a nosotros
Los retos de este año están en mejorar la convivencia, incrementar la
participación de los propietarios en los comités, mejorar la educación del
propietario frente a miembros del aseo y demás servicios.
Presidente: alguna inquietud sobre el informe?
Torre 3, 501, hemos hablado del reciclaje, no sé si se ha avanzado al
respecto.
Torre 2 1801, el tema de reciclaje, empieza desde casa.
Torre 2 apto 903, usted señor administrador tiene las herramientas para
poderle exigir a la constructora en temas de iluminación, es una claridad.
RESPUESTA: si se hará con el comité de áreas comunes.
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Torre 2, 201, respecto al jardín quería reiterar si se podría presentar un
proyecto al jardín botánico, el jardín es lo que le da vida al conjunto, para
que se pueda embellecer el jardín al igual que el parque.
Torre 1 apto 907, creo que en mi piso solo hay tres cámaras. Repuesta: no,
son 5 cámaras, una en la escalera de emergencia derecha, una en la
izquierda, una en cada lateral de los apartamentos y otra en el eje central.
Torre 2, 907 quisiera saber cuál es el método para la contratación de las
puertas de acceso a los interiores. REPUESTA: Se realiza determinando el
costo de mantenimiento y la calidad. El costo es más o menos de 200.000
mensuales lo que da 2’400.000. Las nuevas puertas costaron 1’800.000.
Me salía más económico eso. Se solicitan tres cotizaciones, utilizamos la
del medio y la de mejor calidad. No se hace contratación con propietarios ni
residentes.
Apartamento 1301 de la 2, cual es la formalidad que se ha tenido con la
constructora con respecto a la zona del bbq, las escaleras de emergencia
no han sido entregadas de la manera adecuada, la recomendación es que
estemos atentos porque nos ofrecen una cosa pero nos entregan otra.
Administrador: precisamente por eso estamos invitando a la gente a que
participe en el comité de áreas comunes, requiero apoyo por parte de
ustedes, digamos el área para bbq no tiene ninguna adecuación para poder
construirla. Si hubo un engaño de parte del área de venta porque ningún
acta dice que tiene zona bbq. Vamos a crear un espacio en la página para
que cada una de esas inquietudes de los copropietarios queden ahí. Por
esto necesitamos que sea un comité activo y comprometido.
7. INFORME DEL REVISOR FISCAL.
Buenos días, señores asamblea general de copropietarios, respetados
asambleístas, en mi condición de revisor fiscal he revisado la situación financiera a
31 de diciembre 2015 y el estado de resultados de ingresos y egresos por el
periodo de 1 de enero a 31 de diciembre de 2015 con las notas necesarias para
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entendimiento del as cifras. Loe estados financieros con responsabilidad de la
administración quien los preparó conforme al decreto 2420 del 14 de diciembre de
2015, decreto único reglamentario de las normas financieras y aseguramiento de
información, así como las directrices de las orientaciones profesionales y técnicas
del consejo técnico de la contaduría pública de la propiedad horizontal junto con el
manual de políticas contables adoptadas por el consejo de administración de col
conjunto. Una de mis funciones como revisor fiscal es revisar los estados
financieros y dar mi opinión de acuerdo con mi auditoria. Los estados financieros
de 2014 fueron dictaminados por otro profesional, realice mi trabajo de acuerdo
con las normas de auditoría, incluyendo una base selectiva y relación con estados
financieros, así como la evaluación por lo cual considero que la auditoria
representa una base fuerte para expresar mi opinión. Es pertinente señalar que las
normas de contabilidad aceptados en Colombia con el decreto 2649 que se venían
aplicando tenían vigencia hasta el 31 de diciembre de 2014, ya que, a partir del 1
de enero de 2015, fueron cambiadas a normas NIF, realizando ajustes necesarios.
En mi opinión los estados financieros presentados representan razonablemente la
situación financiera del conjunto al 31 de diciembre de 2015, además en mi
concepto la administración ha llevado la contabilidad de acuerdo a las normas y se
justan al reglamento de propiedad horizontal, a la ley y a las decisiones de la
asamblea, el conjunto ha adecuado las normas de control interno, en relación con
lo ordenado manifiesto que la administración ha cumplido con administrar el
software, verifique que no hay ningún contrato laboral vigente a terceros, se ha
cumplido con la retención en la fuente en el pago de servicios. No conozco
ninguna demanda sobre el conjunto, en el curso del año informe sobre los
principales cometarios emitiendo las observaciones con el propósito de que fueran
comentados en las reuniones del consejo. Cordialmente Francisco Aponte.
APROBADOS LOS INFORMES POR UNANIMIDAD.
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8. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS AL
31 DE DICIEMBRE DE 2015.
Presidente: Como ustedes ya leyeron el informe, ¿entonces pregunto si hay
alguna objeción?
Administrador: Quiero comentarles que el señor contador, en este momento
está pasando por algo bastante fuerte en quebrantos de salud y no pudo
asistir el día de hoy así que yo presentare el informe por él, por este motivo
de salud, la copropiedad lo está apoyando, espero que entiendan la
situación y la asimilen como tal.
Nosotros nos acogimos a las normas NIF, hay polémicas, pero se emitió el
boletín 15 donde dice que las copropiedades deben acogerse a las NIF,
este proceso se hizo a través de contadores especializados y veremos el
resultado. En el balance general vemos un activo de 172’000.000 en el
2014 y en el 2015 234’000.000. Estos están distribuidos en efectivo,
deudores y gastos. En efectivo al 31 de diciembre tenemos 44.7 millones de
pesos en nuestras dos cuentas porque tenemos una pare el funcionamiento
normal de la copropiedad y otra que es una cuenta de ahorros donde
tenemos el fondo de imprevistos, deudores por 148’000.000. Gastos por
anticipados están constituidos por las pólizas de áreas comunes y el equipo
que es una sala que adquirimos el año pasado por 2’300.000.
En el pasivo tenemos deudas por pagar de 57’000.000. Donde pagamos
mes vencido a todos los proveedores, servicios públicos, vigilancia,
administración. Retención en la fuente por pagar, teníamos 600.000.
Otros pasivos que corresponden apersonas que han pagado por anticipado
las cuotas de administración.
Patrimonio y reservas de fondos de improvistos.
Tenemos un excedente de balance de 51’000.000, representados en el
fondo de imprevistos más los deudores, los que son juiciosos pagando la
administración están solventando a los que no.
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Este año, la administración llamo a cada propietario a hacer acuerdo de
pago para recuperación de cartera, hay personas que están en esto que
son un 27% en cartera el otro porcentaje se fue a cobro pre jurídico.
Ha sido difícil hacer el presupuesto porque nuestro presupuesto ha sido
muy variable, tenemos otros ingresos por 1’400.000, representados en
sanciones y alquiler de parqueadero de motos.
Gastos por servicios en 434.000.000, representado en vigilancia, aseo
servicios públicos, administración.
Mantenimientos por 97’000.000.
Adecuaciones e instalaciones que fue la cuota extraordinaria.
Seguros y pólizas hasta 31 de diciembre por 35’000.000. Donde aún hay un
robro de 20’000.000 por pagar, el corte de este seguro es el 1 de abril de
cada año. Apenas ingresa una torre se pide la póliza para cada torre, cada
torre tiene su seguro.
Honorarios 17’400.000.
Financieros y otros no operacionales son 6’900.000 que es el tema de lo
que hay que pagar por recaudo a los bancos.
En publicidad y pagina web son 5’900.000 que son adecuaciones y
mantenimiento.
Gastos de asamblea 3’700.000.
Elementos de aseo y cafetería.
Eventos sociales 2’600.000.
Útiles y papelería 1’700.000.
Otros operacionales por 900.000.
Depreciaciones por 400.000.
Programa de contabilidad y cartera por 1’700.000.
Los ingresos se incrementaron por el ingreso de la torre 3, la seguridad se
incrementó por el cambio de año y por ingreso de otra unidad de vigilancia,
aseo también por la torre 3 eléctricos se incrementaron por lámparas LED y
ascensores de la torre, ascensores se incrementaron por la torre 3 y gastos
varios básicamente fue por ingreso de torre 3 en papelería.
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Manuel Ayala 2002 torre 2, veo que los gatos de mantenimiento de
aumentaron en un 200%, por qué? RESPUESTA: Se aumentaron por que
ingresaron más motobombas y tanques, a los tanques de torre 1 y 2 toco
aplicar revestimiento anti bacterial porque estamos teniendo crecimiento de
áreas, el tanque estaba roto y toco mandarlo reparar, también por las
reparaciones que se hicieron en torre 1 y 2.
¿Con respecto a la deuda de AR construcciones con la administración
como va ese tema? RESPUESTA: La negociación que se habló con
ustedes estamos en un momento donde ellos tienen que revisar la cuenta
porque ellos argumentan que han pagado administración y que se supone
que con esto ellos están cubriendo este valor de la reclamación que el
conjunto está haciendo. La idea es que ellos primero paguen y luego se les
devuelve el dinero al que tienen derecho en la devolución. En este
momento estamos la espera de que ellos revisen documentación.
Presidente: ¿Se aprueban los estados financieros?
APROBADO POR UNANIMIDAD.
9. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO
PARA FUNCIONAMIENTO DEL AÑO 2016.
Revisor fiscal: la cuota de administración, es consecuencia de los gastos que
tengamos, entonces hay que preguntarse cuanto se incrementan los gastos y
cuáles son, ustedes deben pensar en cambiar el sitio de la asamblea, pero eso
vale dinero y hay que incluirlo en el presupuesto.
Administrador: como saben el año pasado, nuestro presupuesto estuvo un poquito
corto y luego pasado, hasta más o menos julio estuvimos colgados, cuando entro
torre 3 tuvimos un alivio, el año pasado pagamos deudas, ya tenemos paz y
salvos y a este año no queremos elevar la cuota más de 3.000 pesos.
En gastos de administración esta: la administración en 3.100.000, una asistente
operativa, y dos asistentes de administración por dos torres, se incluyó también
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una auditoría externa, dos veces al año, revisoría fiscal, contabilidad (agregar
estados financieros), tenemos 5 vigilantes, uno de monitoreo que es un poco más
costoso, todero y mantenimiento preventivo.
Servicios públicos, ha aumentado por el tema de que llegan más residentes,
energía eléctrica por 7’200.000, teléfono, internet y celulares. (agregar estados
financieros).
Mantenimiento por áreas comunes (agregar estados financieros).
Ascensores, estos tienen un desgaste normal, torre uno está próximo al
cambio y la cotización salió en casi 45’000.000. por ascensor. Entonces a
mi modo de ver nos toca empezar a provisionar, vale la pena también
aclara que en los últimos 10 meses hemos tenido muchos daños en los
ascensores.
La propuesta es que deberíamos provisionar en 1’000.000 mensual. Don
Francisco, ¿si se puede hacer esta provisión? Respuesta: no, no se puede
porque esto es un presupuesto de gastos y por el fondo de imprevistos
tampoco porque es un ahorro para cuando haya un imprevisto, algo que no
esperamos. Deberíamos crear es como un fondo, o acudir a la cuota
extraordinaria.
Torre2 1607, en este caso estamos hablando de una provisión, yt se dice
que no se puede, yo considero que si se puede llevar al fondo de improviso
porque la ley dice que debe ser un mínimo del 1%, pero nosotros podemos
tener un máximo. RESPUETA: El fondo es mínimo del 1%, si lo
incrementamos, no deja de ser fondo de improviso y la ley es clara,
entonces creemos otro fondo para mantenimiento.
Administrador: sigamos, eléctricos, tomas, ascensores y lámparas, tenemos
previsto un valor de 140.000 mensuales. Ayer cuando ingresé a uno de los
cuartos, me di cuenta que se habían robado el interruptor de la luz.
Entonces son cuestiones de cultura la verdad.
Cerrajería y candados, puertas de emergencia por 5’8080.000.
mantenimiento de las lámparas de emergencia (agregar estados
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financieros), lámparas que también se están robando, señalización de
áreas internas por 210.000. queremos poner policías en los parqueaderos,
la recarga de extintores, pintura de la entrada de a las torres, pintura de
cerramiento externo, lavado de tanques, revestimiento de tanques,
fumigación de todo el conjunto, pintura de recepción, administración y
baños (agregar estados financieros). En este caso nos representa el 6.89%
del presupuesto.
Mantenimiento de maquinaria y equipos, mantenimiento preventivo de
plantas, citofonia mantenimiento de sistema al control de acceso,
reparaciones locativas, equipos de cómputo, impresoras y cámaras
(agregar estados financieros).
Gastos diversos: combustible para las dos plantas, útiles de papelería, tres
escritorios, tres sillas, un archivador, tres computadores, 2 Tablet para que
e enlacen a la plataforma de propiedad horizontal, la idea es que el vigilante
tome fotografías de lo necesario y esto llegue a la administración y la
administración informe.
El año pasado estuvimos reventados con el tema de correos porque por
todo pasaban derechos de petición y desgaste de administración se eleva
jurídicamente.
Página web y mantenimiento, transportes y diligencias, publicidad de
información (agregar estados financieros).
Gastos de asamblea, día de la familia y novenas, en octubre gastos para
los niños, iluminación (agregar estados financieros).
Seguro de áreas comunes incluyendo torre 3 y 4 está por 7’000.000. En
total esta por 93439000, gastos bancarios y códigos de barras.
Fondo de imprevistos.
Con este presupuesto, la cuota de administración queda en 141.917
incluyendo la torre 4, sin incluirla queda en 164783 los primeros meses
hasta que ingrese la torre 4 donde se os bajaría a 119.000. Así que no la
bajaríamos y la subiríamos por 1.900 pesos. Normalmente subiríamos el
IPC, pero en este presupuesto no está incluido sistema de gestión de
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riesgo, ni invertir en iluminación, ni basuras. Si pedimos completo la cuota
se nos estaría subiendo a 170.000 promedio. Faltan incluir los proyectos de
las cámaras de plataforma y sótanos, tocaría convocar una asamblea para
la torre 4 para la instalación de las cámaras.
La propuesta es dejar la cuota como esta en este momento, o aumentar los
1.900 pesos. La idea es no afectar mucho su bolsillo porque el aumento dl
IPC subiría mucho.
Torre 3 501, si se incluye el rubro de los ascensores, cuanto sube la cuota.
Respuesta: subiría más o menos como 1.400 pesos, es decir que la cuota
subiría como 3.500 pesos.
Yo creo que podemos aumentar la cuota 5000 pesos.
Revisor fiscal: eso no se puede hacer, porque no puede haber excedentes,
la diferencia de excedente tiene que ser cero.
El resumen es, se aprueba este presupuesto, y se va a colocar dentro del
rubro de los ascensores un porcentaje que se va a incluir dentro e la cuota
de administración que será una provisión.
Nosotros estamos recuperando una cartera, no sé si se pueda descontar de
ahí.
RESPUESTA: Torre 1 607, estamos pensando en asumir cuotas, yo estoy
colgado en esta cuota. Vamos a recibir una plata de deudas, plata que
podemos utilizar para eso. Pensemos en todos, no todos podemos pagar
más de lo que ya pagamos.
Quienes no están de acuerdo con este presupuesto.
APROBADO POR UNANIMIDAD.
No podemos contar con el tema de la cartera, habría que hacer una
asamblea extraordinaria.
Torre 1 1707, antes de aprobar, para mi hay un ítem que es el de vigilancia,
no veo la necesidad de tener tantos vigilantes si ya implementamos las
cámaras. RESPUESTA: el estudio de vigilancia daba para 8 guardas, así
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tuviéramos cámaras, pero yo no me puedo hacer responsable de una
seguridad donde no se me dan los elementos.
Torre 3, 407, ahorita con la incorporación de torre 4 habrá un aumento de
caja. Que contabilidad se está dando con los bancos. RESPUESTA: El cdt
es por darle una fluidez al dinero y no tenerlo quieto, pero eso no se puede
invertir porque debemos tenerlo listo para hacerlo efectivo en cualquier
momento.
Torre2 apto 602, cual es el arreglo que se hará en las zonas verdes. Quiero
saber si eso está incluido?
RESPUESTA: si, eso está dentro de la parte de jardinería.
Presidente: están de acuerdo con aprobar el proyecto de administración?
APROBADO POR UNANIMIDAD.
10. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN.
Administrador: para lo que se dejó montado en la página, solo contestaron dos
temas, el de la jardinería y el de embellecer la recepción, en la administración
tenemos 10 proyectos. Cámaras para sótanos, iluminación de sótanos. El dinero
de eso está saliendo del rubro de energía.
Jardinería exterior, estuco en los primeros pisos, para alisar la entrada, el
sistema de control de acceso de torres y sótanos.
Recepción de áreas comunes, tenemos dos cotizaciones que está entre 65
y 70 millones de peso, sistema de gestión de riesgo porque tenemos plazo
hasta el 1 de enero de 2017, y manejo y recolección de basuras y sistema
de gestión de riesgos.
Cámaras en sótanos y recepción de áreas comunes, estamos hablando de
75’000.000. que toca invertir en cámaras, incluyendo torre 4.
Presidente: hay alguna pregunta? NO HAY PREGUNTAS
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11. ELECCIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN VIGENCIA ABRIL 2016
Y MARZO 2017.
Deben haber 5 principales y 5 suplentes.
Nos reunimos mínimo una vez al mes.
Deben asistir a las reuniones, para escuchar estados financieros,
problemas de convivencia, gestión del administrador.
Se requiere compromiso.
Consejo de administración vigente:
Andrés Rodríguez. Torre 2 Apto 103
Ivonne Morales Torre 2, Apto 1807.
Henry Márquez. Torre 2 Apto 2001
Julieth Villarraga Torre 2 Apto 106.
Lida Marcela Plazas, Torre 2 apto 406.
Ricardo Bolivar, Torre 2, apto 1801.
Melquisedec Marroquín Torre 2 Apto 1107
Liliana Romero Torre 2 Apto 704
Jairo Alberto Murcia Torre 2 Apt 407
Germán Delgado Torre 1, apto 1102
¿Siguen ustedes en el consejo?
Yo postulo al señor presidente de la asamblea. RESPUESTA: gracias, pero
este año no me queda tiempo así que no puedo.
¿De los miembros del consejo quienes continúan?
Andrés Rodríguez. Torre 2 Apto 103
Ivonne Morales Torre 2, Apto 1807.
Henry Márquez. Torre 2 Apto 2001
Julieth Villarraga Torre 2 Apto 106.
Ricardo Bolivar, Torre 2, apto 1801.
Melquisedec Marroquín Torre 2 Apto 1107.
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Pregunta Torre 2, 1607. Quiero hacer aclaración de que debo tres cuotas de
administración, pero puedo pagarlos antes de que acabe este mes. RESPUESTA
(Revisor Fiscal): si en el reglamento dice que debe estar al día, no se puede. Si la
asamblea lo apoya, primero deben cambiar el reglamento.
Torre 3 1903. Esmeralda Pérez.
Torre 3 304, Elizabeth Lugo.
Torre 2, 1107 Melquesider Marroquín pero represento a mi
vecino que me dio poder que es un miembro del consejo
anterior.
Julián Rodríguez torre 3 apto 1604.
Ricardo Bolívar Torre 2, apto 1801
Yuri Ruiz 1605 torre 1
Andrés Rodríguez torre 2 , 103
Henry Márquez torre 2, 2001
Ivonne Morales torre 2, 1807
Julieth Villarraga apto 106 torre 2.
Presidente: Una vez postulados se pregunta quienes no están de acuerdo con el
nombramiento de este nuevo consejo, no hay ninguna objeción.
APROBADO POR UNANIMIDAD.
12. ELECCIÓN DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA.
Mínimo tres personas.
¿Quiénes se postulan?
Se reúnen para eventos, sanciones y demás.
Postulaciones:
Presidente de la asamblea. Jairo Rivera torre 3, 705.
Claudia Ivonne torre 2 ,1807.
Cristina sierra torre 2, 901.
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Gabriel, Torre 2, 1607.
13. ELECCIÓN DEL COMITÉ DE RECEPCIÓN DE ÁREAS COMUNES.
Cinco personas por favor.
Andrés Cuellar, torre 3 806.
Alex Arévalo torre 3 1502.
Juan Camilo Buitrago torre 1 904.
Manuel Ayala torre 2 2002
Ricardo Bolívar, Torre 2, apto 1801.
14. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS Y ELECCIÓN DE REVISOR FISCAL.
Trajeron dos propuestas, una e de un residente y la otra nos dijo que ya no tenía
tiempo y la de don francisco.
La hoja de vida del señor, es bastante buena, es el papa de una residente del
conjunto, o seguimos con Don Francisco.
Jairo Emilio Zambrano, tengo experiencia en el sector financiero, soy revisor fiscal
de propiedad horizontal, actualmente me acerco aquí a ofrecer mis servicios
porque mi hija acabo de comprar un bien en la torre 2 apto 1303, y tengo la opción
de venir a vivir acá a torre 3, tengo mucho conocimiento, diplomado en normas
NIF. Lo que vi en la reunión, es que hay que velar por el conjunto, porque esto es
de ustedes.
Francisco Aponte soy contador público de la universidad central, especialización
en revisoría fiscal, diplomado en normas NIF, mi experiencia es de más de 36
años en el sector financiero. Tengo experiencia en propiedad horizontal. Me
agradaría seguir siendo su revisor fiscal.
Presidente: Levanten la mano por Jairo Emilio Zambrano: 47
25
Levanten la mano por Francisco Aponte: 89 votos.
Revisor fiscal: acepto el cargo de revisor fiscal, muchas gracias.
El señor Jairo Emilio Zambrano queda como suplente.
Torre 1, 708, hay que poner correctivo a las situaciones, la mayoría se fueron, ya
no queda ni la mitad. No es justo que nosotros nos quedemos.
Administrador: Quiero exhortar a la comunidad a que por favor en los depósitos
coloquen la chapa de seguridad.
15. PROPUESTAS POR PARTE DE LOS RESIDENTES PARA SER
CONSIDERADAS EN LA ASAMBLEA.
Hubo una proposición de lo que enviaron a la página que fue la del parque de
los niños y jardinería.
El tema de la jardinería ya se resolvió.
Es lo de la implementación de delegados, como se va a financiar lo de las
áreas comunes, lo del valor de la administración, quisiera que subiéramos el
1.4%. RESPUESTA: El comité de áreas comunes tendrá que reunirse con la
asamblea para eso, para la cuota de administración, sacando por coeficiente
es como se saca la cuota y ya está dentro del presupuesto.
16. PROPOSICIONES Y VARIOS
La adecuación del parqueadero de motos en los parqueaderos de visitantes,
podemos continuar como estamos ahora o ustedes como asamblea me dicen
que paremos el tema? Se pueden parquear dos motos por parqueadero, hay
personas que utilizan el parqueadero como depósito. Queremos obtener la
aprobación de ustedes para tener parqueadero de motos, porque igual ellos
están pagando parqueadero.
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A mí me parece que los parqueaderos de visitantes no se usan todos los días,
y si nos da un ingreso adicional pues fabuloso.
Yo pago parqueadero por dos motos, es un ingreso que tiene el conjunto y no
creo que dos o tres parqueaderos de visitantes hagan mucha falta.
Revisor: Quiero que quede claro que el presupuesto es de gastos y de
ingresos ya quedo aprobado.
Revisor: ya no hay quórum para votar, es mi obligación decirles porque pueden
impugnar la decisión.
Administrador: al comienzo se leyó el reglamento y se aprobó, con todas las
personas que estaban, se firmó una asistencia y las personas que tienen moto
se van a ver afectadas, porque no podemos aprobar porque no hay quórum
calificado. ¿Mi pregunta es cómo procedemos?
Presidente: una propuesta seria que nosotros no permitamos más motos sino
las que están.
Tenemos mucha cantidad de motos, que infortunadamente no tienen
parqueadero entonces hay que ser equitativos. Aprobemos seguir utilizando los
parqueaderos como están con el quórum que hay.
Presidente: ¿Los parqueaderos de motos quedan como están, sin ampliar? se
están utilizando 12 parqueaderos de visitantes de 64, tenemos 116 solicitudes
y solo tenemos 64 parqueaderos en uso.
Votemos este punto y salimos del tema, los que se fueron es porque no les
importa.
¿Quien no está de acuerdo?
Torre 2, 703.
Torre 2, 901.
Torre 2, 903.
APROBADO POR UNANIMIDAD.
Las visitas están restringidas después de las 9 de la noche porque el conjunto
tendría que hacerse responsable de lo que le pase al vehículo, no se cobra la
estadía porque eso cambiaría el uso de los parqueaderos. Es un tema de tratar
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dentro del consejo de administración para no tener inconvenientes. Yo me voy a
ceñir lo que dice el manual de convivencia que dice que es hasta las 9, se levantó
en diciembre por las festividades, pero hasta ahí.
Presidente: Se da por terminada la asamblea siendo las 2:31pm.
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Presidente Secretario Jairo Rivera William Bueno Hernández