asjaajamise alused
DESCRIPTION
Asjaajamise alused. Sissejuhatus. Sissejuhatus ainesse:. Dokumendihaldust ja arhiivindust Eestis koordineerib Riigikantselei – Vabariigi Valitsuse juures olev valitsusasutus. Aastatel 2000 – 2002 mindi valitsusasutuste vahelises asjaajamises üle elektroonilisele dokumendihaldusele . - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
![Page 1: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/1.jpg)
Asjaajamise alused
Sissejuhatus
![Page 2: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/2.jpg)
3
Sissejuhatus ainesse:
• Dokumendihaldust ja arhiivindust Eestis koordineerib Riigikantselei – Vabariigi Valitsuse juures olev valitsusasutus.
• Aastatel 2000 – 2002 mindi valitsusasutuste vahelises asjaajamises üle elektroonilisele dokumendihaldusele.
• See õnnestub vaid siis, kui organisatsiooni asjaajamine on eelnevalt korrastatud, piisavalt reguleeritud ja vastab organisatsiooni vajadustele.
![Page 3: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/3.jpg)
4
Sissejuhatus ainesse:
• Kaasaegses organisatsioonis on vajalik dokumentide haldamine läbi kogu elukäigu, sõltumata dokumendi kandjast või vormingust.
• See tähendab dokumentide:1.elektroonilist registreerimist,
menetlemist, kooskõlastamist ja kooskõlastamise andmete edastamist koos dokumendiga
![Page 4: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/4.jpg)
5
Sissejuhatus ainesse:
2. allkirjastamist või autentimist (tuvastamist) elektroonilises keskkonnas
3. liigitamist erinevate tunnuste alusel4. otsimist liigituste või märksõnade järgi5. avalikustamist (avaliku teabe seaduse
täitmiseks)6. vahetamist organisatsioonide vahel7. arhiveerimist
![Page 5: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/5.jpg)
6
Sissejuhatus ainesse:
8.haldamist erinevaid õigusi omavate töötajate poolt (dokumendi koostamine, muutmine, ligipääs, kooskõlastamine, autentimine, allkirjastamine).
• Et digitaaldokument on mõistetav ainult riist- ja tarkvara abil, on nende omadused väga olulised.
• Süsteem peab efektiivselt kontrollima organisatsiooni inforessursse.
![Page 6: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/6.jpg)
7
Sissejuhatus ainesse:
• Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele on tulemuslik, kui ühendatakse:– asjaajamise hea tava– infotehnoloogilised lahendused– kvaliteedijuhtimise põhimõtted
• Selle eesmärgi elluviimiseks on eestindatud rahvusvaheline standard ISO 15489.
![Page 7: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/7.jpg)
8
Sissejuhatus ainesse:
INFORMATSIOON + DOKUMENTATSIOON = DOKUMENDIHALDUS
• Standard aitab ümber kujundada töökorraldust, mille tulemuseks on, et dokumendihaldus muutub tehnilisest tööst sisuliseks infotööks, teabe haldamiseks.
• Eraettevõtetes kehtestatakse tavaliselt vähem regulatsioone kui riigiasutustes.
![Page 8: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/8.jpg)
9
Sissejuhatus ainesse:
• Ettevõtte dokumendihaldus on eelkõige seotud:– oma õiguste kaitsega– klienditeenindusega– kvaliteetse teenuse osutamisega
• Ettevõtte dokumendihaldust mõjutavad järgmised standardid:– EVS-EN ISO 9001:2001
kvaliteedijuhtimissüsteemid
– EVS-ISO 15489:2004 dokumendihaldus
![Page 9: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/9.jpg)
10
Sissejuhatus ainesse:
• Standardid täiendavad teineteist.• Dokumendihalduse protsesse saab
kontrollida kvaliteediohje meetoditega.
• Ettevõttel on vaja järgida mõlemat standardit.
![Page 10: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/10.jpg)
11
Sissejuhatus ainesse:
• Iga organisatsioon vajab tegutsemiseks informatsiooni ja jäädvustab seda oma tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentides.
• Dokumendid on organisatsiooni mälu.• Info peab säilima ettenähtud aja jooksul
ja olema kättesaadav ja kasutatav.• Seda on võimalik tagada
hästikorraldatud dokumendisüsteemi abil.
![Page 11: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/11.jpg)
12
Põhimõisted:
• Dokument lad. k. documentum – tõendus, tõestus, asitõend.
• Inglise k. tähistatakse dokumenti sõnadega:– document – jäädvustatud
informatsioon (teave)– record – dokument, mis on loodud
või saadud asutuse või isiku poolt vastavalt seadusandlikest aktidest tulenevatele õigustele ja kohustustele või on seotud vastastikuste tehingutega.
![Page 12: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/12.jpg)
13
Põhimõisted:
• Teabe jäädvustamine dokumentides tagab selle taasesitatavuse ja võimaldab teavet ühesugusena edasi anda paljudele inimestele läbi aja ning ruumi.
• Dokument ei ole seotud tema kandjaga, sest peamine dokumendi puhul on teave.
• Oluline on see, et nii teabe kui teabekandja sisu, vorm ja struktuur tagaksid isiku või asutuse tegevuse või faktide tõestamise.
![Page 13: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/13.jpg)
14
Põhimõisted:
• DOKUMENT (ingl. k. document) – mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille vorm, sisu ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.(Arhiiviseadus §4 p1)
![Page 14: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/14.jpg)
15
Põhimõisted:
• Kuigi pidevalt suureneb elektrooniliste dokumentide hulk, on suurem osa dokumentidest siiski paberil.
• Dokument luuakse elektroonselt, kuid edasiseks kasutamiseks ja säilitamiseks trükitakse see enamasti paberile.
![Page 15: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/15.jpg)
16
Põhimõisted:
• Paberkandjal dokumentide eelised:– paberil olevat informatsiooni on
mugav lugeda, selleks pole vaja kasutada spetsiaalset tarkvara
– dokumente on lihtne allkirjastada, pole vaja kasutada tehnilisi vahendeid
![Page 16: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/16.jpg)
17
Põhimõisted:
• Paberkandjal dokumentide piirangud:– toimikutest ülesotsimine võtab palju
aega, eriti kui puudub kindel dokumendisüsteem
– paberdokumenti saab kasutada üks inimene korraga
– saatmine posti teel on aeganõudev– paberdokumendid säilivad hästi ja
kaua– säilitamine nõuab palju ruumi
![Page 17: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/17.jpg)
18
Põhimõisted:
• Paberdokumentide loomine ja haldamine tugineb õigusaktide nõuetele ja aegade jooksul väljakujunenud tavadele.
• Digitaalsete dokumentide loomise ja haldamise regulatsioon on alles kujunemas.
• Eriti palju probleeme oli e-kirjavahetuse haldamisega.
![Page 18: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/18.jpg)
19
Põhimõisted:
• Dokumentide väärtust hinnatakse 2 peamise kriteeriumi alusel:
1. tõestusväärtus on dokumendi võime kajastada funktsioonide täitmist või tehingute läbiviimist
2. teabeväärtus on dokumendis sisalduvad andmed sündmuste, isikute jms kohta.
![Page 19: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/19.jpg)
20
Põhimõisted:
• DOKUMENDID (ingl. k. records) – organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alalhoitud informatsioon.(Standard EVS-ISO 15489:2004)
![Page 20: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/20.jpg)
21
Põhimõisted:
• Praktiliselt kogu dokumentatsioon luuakse digitaalselt.
• Kuni digitaalallkirja kasutuselevõtmiseni on neil dokumentidel üksnes teabeväärtus.
• Digitaalallkirja lisamisega saavad dokumendid ka tõestusväärtuse.
![Page 21: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/21.jpg)
22
Põhimõisted:
• Dokumendi elementDokumendi element on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu.
• Dokumendi vormingDokumendi vorming määrab viisi, kuidas dokumendi elemendid on organiseeritud st paigutatud paberil või esitatud faili siseselt.
![Page 22: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/22.jpg)
23
Põhimõisted:
• Dokumendi elukäikDokumendi elukäik kujutab toiminguid dokumendiga alates dokumendi loomisest või saamisest kuni eraldamiseni dokumendisüsteemist (st hävitamiseni või arhiiviasutusse andmiseni).
• Iga etapi raames teostatakse teatud funktsionaalseid tegevusi.
![Page 23: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/23.jpg)
24
Dokumendi elukäik (paberdokument):
1. planeerimine – eelneb loomisele, tuleb vastata küsimusele – kas seda infot on vaja korduvaks kasutamiseks jäädvustada?
2. loomine või saamine – eeldab selle arvestamist, kui kaua tuleb dokumenti säilitada, sellest lähtuvalt otsustada nõudmised vormingule, milles dokument luua
3. töötlemine – dokument liigub organisatsioonis, vajadusel seda täiendatakse ja muudetakse
4. indekseerimine – dokumendile unikaalse registreerimisnumbri andmine
![Page 24: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/24.jpg)
25
Dokumendi elukäik:
5. liigitamine – kõik dokumendid liigitatakse sarjadesse vastavalt organisatsioonis kinnitatud dokumentide loetelule
6. säilitustähtaja määramine – dokumentide liigitamisel vastavalt organisatsiooni dokumentide loetelule saavad dokumendid säilitustähtaja ja sarjakuuluvuse
![Page 25: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/25.jpg)
26
Dokumendi elukäik:
7. kasutamine – juurdepääsu tagamine dokumentidele ja dokumendi terviklikkuse, autentsuse ja usaldusväärsuse säilimise kontroll (kasutamise käigus võib dokument muutuda või täieneda, mida tuleb olenevalt olukorrast kas vältida või toimunud muudatused registreerida ja jäädvustada)
![Page 26: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/26.jpg)
27
Dokumendi elukäik:
8. hävitamine – dokumendid, mille säilitamise tähtaeg on möödunud ja kasutusvajadus lõppenud, hävitatakse kohe
9. säilitamine – dokumendid, mida enam igapäevaselt ei ole vaja (st nad ei ole enam aktiivses kasutuses), eraldatakse säilitamiseks organisatsiooni arhiivi
![Page 27: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/27.jpg)
28
Dokumendi elukäik:
• Arhiveerimisel tuleb kontrollida– dokumentide kirjeldamist (et leida
nad arhiivist vajadusel üles)– dokumentide kasutatavuse
tagamist (digitaalsed dokumendid ja tehnoloogia vananemine)
– juurdepääsu ja dokumentide turvalisust
![Page 28: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/28.jpg)
29
Dokumendi elukäik:
• Alatise säilitustähtajaga arhiiviväärtusega dokumendid antakse teatud aja möödudes üle avalikke arhivaale (arhiividokumente) koguvale arhiiviasutusele.
• Eraettevõtted võivad anda eraarhiivi.• Eelnev jutt käis paberdokumentide
kohta, digitaalsete dokumentide korral võivad eelnevalt kirjeldatud tegevused toimuda juba loomise hetkel.
![Page 29: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/29.jpg)
30
Dokumendi elutsüklid:
• aktiivne – asjaajamisperiood, aktiivne kasutus
• poolaktiivne – maksimaalselt 2 aastat• passiivne – hoiul organisatsiooni
arhiivihoidlas kuni üleandmiseni arhiiviasutusele
• DOKUMENDI ELUKÄIGUST NÄHTUB, ET ASJAAJAMINE JA ARHIIVINDUS ON ÜHE TERVIKLIKU PROTSESSI TEINETEISEGA LAHUTAMATULT SEOTUD OSAD.
![Page 30: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/30.jpg)
31
Dokument:
• Dokumendi omadused:– autentsus (ehtsus)– usaldatavus– terviklikkus– kasutatavus
• Dokumendiga seotud isikud on selle autor, adressaat, koostaja, kasutaja, dokumendisüsteemi haldur jt
![Page 31: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/31.jpg)
32
Dokument:
• Dokumendi metaandmed on dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis (andmed dokumendi registreerimise ja haldamise ajaloo kohta).
• Mõisteid asjaajamine ja dokumendihaldus kasutatakse paralleelselt.
![Page 32: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/32.jpg)
33
Põhimõisted:
• ASJAAJAMINE – dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi.(Arhiiviseadus §2)
![Page 33: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/33.jpg)
34
Põhimõisted:
• DOKUMENDIHALDUS – halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sealhulgas organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega.(Standard EVS-ISO 15489:2004)
![Page 34: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/34.jpg)
35
Põhimõisted:
• Dokumendihaldus on dokumendi kontrollitud haldamine läbi terve tema elukäigu.
• Asjaajamise korraldusest sõltub juhtimise efektiivsus.
• Asjaajamise eesmärk on toetada organisatsiooni eesmärkide saavutamist – hoolitseda efektiivse töökorralduse ja info kiire kättesaadavuse eest.
• Asjaajamise eesmärk saavutatakse organisatsiooni dokumendisüsteemi abil.
![Page 35: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/35.jpg)
36
Infotehnoloogia osa:
• IT kiire areng on loonud soodsa keskkonna elektroonilise dokumendihalduse rakendamisele. Info liigub kiiremini, on parem ülevaade tegevustest, protsessidest.
• Elektrooniline dokumendihaldus on kindlate käitumisreeglite ja eesmärkidega keskkond.
![Page 36: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/36.jpg)
37
Elektroonilise dokumendihalduse eesmärgid:
• kiirus• ülevaatlikkus• lihtsus• mugavus• VAJALIK TÖÖGRUPP = ASJAAJAMIS- JA
ARHIIVISPETSIALISTID + IT-SPETSIALIST + TIPPJUHT
![Page 37: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/37.jpg)
38
Põhimõisted:
• DOKUMENDISÜSTEEM (records system) – infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs(EVS-ISO 15489:2004 )
• Dokumendisüsteemi moodustavad:– dokumendid– dokumendihalduse toimingud– elektrooniline
dokumendihaldussüsteem– süsteemi kasutajad
![Page 38: Asjaajamise alused](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081416/5681500f550346895dbdf242/html5/thumbnails/38.jpg)
•Järgmine teema on:
- asjaajamise õiguslik keskkond