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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE TULA-TEPEJI
“ACTUALIZACIÓN DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS”
PROYECTO PROFESIONAL QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE: INGENIERA EN DESARROLLO DE NEGOCIOS Y
GESTION EMPRESARIAL
PRESENTA: VERÓNICA FLORES SANTIAGO
ASESOR INDUSTRIAL ASESOR ACADÉMICO
LIC. JAVIER ROJAS TORRES LIC. ANGÉLICA NÚÑEZ MARTÍNEZ
ACTUALIZACIÓN DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD CDG
DEDICATORIA
Hoy que he llegado al final de camino para alcanzar una de mis preciadas metas,
les dedico este triunfo:
• A mis Padres: quienes con dedicación y espero, me guiaron por caminos de
bien, apoyándome en todo momento para alcanzar lo que me he propuesto, y
hoy me place sentirlos parte de este triunfo.
• A mis hermanos: quienes han compartido los malos y buenos momentos de la
vida conmigo; y no escatimaron esfuerzos para ayudarme y nunca me faltó de
ellos una palabra de aliento y consejo.
• A mis compañeros y amigos: Quienes me impulsan todos los días a seguir
adelante para ser mejor, y alentándome a mi crecimiento personal y
profesional.
ACTUALIZACIÓN DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD CDG
AGRADECIMIENTOS
En la culminación de mi carrera, me ha tocado vencer muchos obstáculos, en los
cuales he necesitado el apoyo de muchas personas, y en esta oportunidad quiero
agradecer a:
Toda mi familia, porque me brindaron comprensión, consejos y toda la ayuda
posible para alcanzar mis objetivos.
Mi Asesor Académico: Angélica Núñez Martínez, quien me tendió su mano y
brindó ayuda para guiarme académicamente.
A mi Asesor Industrial, Lic. Javier Rojas y Lic. Jesús Milán quienes me brindaron
ayuda en el desenvolvimiento de esta investigación.
A la Universidad Tecnología Tula-Tepeji y sus profesores; quienes se dedicaron
a compartir sus conocimientos conmigo, para hoy sentirme orgullosa de lo que estoy
alcanzando.
Y a todas aquellas personas, que de alguna u otra forma prestaron su colaboración
y ayudaron para llevar esta investigación adelante.
¡A todos ustedes, muchas gracias!
ACTUALIZACIÓN DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD CDG
ÍNDICE
RESUMEN ...................................................................................................... 1
INTRODUCCIÓN ............................................................................................ 3
ANTECEDENTES ........................................................................................... 5
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................. 7
JUSTIFICACIÓN ............................................................................................. 9
OBJETIVO GENERAL .................................................................................. 10
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ..................................................................... 10
CAPÍTULO I MARCOTEÓRICO .................................................................. 12
CAPÍTULO II SUPUESTOS .......................................................................... 22
CAPÍTULO III PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................................................. 24
CAPÍTULO IV EVALUACIÓN, ANÁLISIS DE RESULTADOS, PRODUCTO Y/O IMPACTO .............................................................................................. 30
CAPÍTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .......................... 34
ANEXOS ....................................................................................................... 36
GLOSARIO ................................................................................................... 37
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................. 40
ACTUALIZACIÓN DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD CDG
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RESUMEN
Los Manuales de Procedimientos son instrumentos de vital importancia para las
organizaciones de hoy en especial a las áreas que conforman a éstas, ya que ellos
contienen una serie de directrices, pautas y lineamientos para guiar el curso de
acción en el desenvolvimiento de las actividades dentro de las mismas. Estos
manuales se diseñan de acuerdo a la naturaleza, tamaño y actividades de las
organizaciones. Es por eso que la presente investigación tuvo como objetivo
general la actualización de los manuales Procedimientos para el departamento de
Contabilidad CDG; el proceso investigativo se llevó a cabo mediante los métodos de
observación directa, la inducción y el método analítico. Una vez analizada la
información, los resultados obtenidos arrojaron que el departamento antes
mencionado no cuenta con una programación para la actualización de sus
manuales.
Cada área del departamento de Contabilidad CDG está encaminada a la
consecución de metas, por lo que es importante el empleo de los manuales como
herramientas para obtener el control deseado de los procedimientos, y que las
actividades se cumplan de acuerdo a lineamientos, sin perder la sintonía o
concordancia con las demás funciones dentro de la entidad por lo que fue necesario
realizar la actualización a los manuales de procedimientos.
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ABSTRACT
Procedures Manuals are vital instruments for today's organizations in particular to
areas which shape them, since they contain a set of guidelines, standards and
guidelines to guide the course of action in the development of activities within
thereof. These manuals are designed according to the nature, size and activities of
the organizations. That is why this research was to update the General Procedures
Manual Accounting department CDG, the research process was conducted by direct
observation methods, induction and the analytical method. After analyzing the data,
the results showed that the aforementioned department does not have a schedule
for updating their manuals.
Each area of CDG Accounting department is aimed at the achievement of goals, so
it is important to use the manuals as tools to obtain the desired control procedures,
and compliance activities according to guidelines, without losing the harmony or
agreement with other functions within the entity so it was necessary to upgrade to
the procedures manuals.
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INTRODUCCIÓN
En la actualidad, el funcionamiento de la organización se basa en la administración
de los procesos, por lo que es necesario hacer referencia a la unidad que se
encarga de esas funciones que en este caso es el área de Administración CDG
(Centro de Distribución General) en específico en el departamento de Contabilidad.
En la administración de los procesos, los manuales de procedimientos establecen
los lineamientos integrales actualizados y simplificados para dar seguimiento a la
satisfacción de necesidades de las áreas involucradas.
Dichos manuales repercuten en aspectos tales como calidad de los servicios de
entrega de mercancía a clientes de la empresa, trabajo en equipo; el mejor
aprovechamiento de los recursos; la satisfacción de los usuarios y de los
prestadores de servicios, además de facilitar la adecuada incorporación del personal
de nuevo ingreso.
Los Manuales de Procedimientos son una de las mejores herramientas
administrativas modernas, pues permiten a cualquier empresa u organización
normalizar su operación.
Se han determinado políticas y procedimientos, que ayudan a ser más fácil la tarea
de organizar y administrar todos los recursos con el fin de mantener estas políticas
ordenadas y de hacer más fácil su consulta; asimismo, se han actualizado los
Manuales de Procedimientos del área antes mencionada.
El presente proyecto está compuesto por cinco apartados. El primero incluye una
descripción de la utilidad de los manuales de procedimientos así como sus
beneficios; el segundo contiene posibles soluciones al planteamiento del problema;
el tercero describe como se analizó el problema y como se resolvió; el cuarto
describe si el proyecto es factible o no; y por último, en el quinto apartado se
presenta recomendaciones y sugerencias para mantener actualizado el Manual.
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El propósito central del proyecto es actualizar los manuales de procedimientos del
departamento de Contabilidad CDG; este instrumento permitirá al personal de las
áreas correspondientes (Atención a clientes, Contabilidad y Recepción) tener un
conocimiento claro y preciso de sus tareas, obligaciones y responsabilidades,
permitiéndole así a las diferentes dichas áreas , el desarrollo de los procedimientos
de manera factible, así mismo cumplir con el objetivo de mejorar la eficiencia y
productividad de cada una de sus áreas.
NOTA: La información de los procedimientos del Área Administrativa CDG es de uso
confidencial, es por ello que en este proyecto, se omite dicha información.
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ANTECEDENTES
La historia de Truper es la de una compañía ejemplar, una empresa líder en su
ramo que fabrica, importa, exporta y distribuye herramientas y productos para todos
los sectores del mercado ferretero. Es, también, un fragmento de la historia de
Jilotepec: su florecimiento como parque industrial y del moderno desarrollo del
municipio; pero sobre todo es la historia de una empresa familiar comprometida con
el trabajo.
La relación de la familia Truper con las herramientas comenzó hace más de cien
años en un pequeño pueblo en Rusia en donde el abuelo del fundador tenía una
ferretería. En 1923, tras la revolución rusa, la familia se traslada a la Ciudad de
México para buscar una mejor vida. Ahí empezaron a vender herramientas en la
calle de Palma; después abrieron y cerraron diversos negocios relacionados en
ramo ferretero hasta que finalmente, en 1962, decidieron concentrarse en la
fabricación de herramientas. Así nació Herramientas Nacionales, la empresa que
posteriormente se convertiría en Truper, la cual consistía en un pequeño taller en el
que diez obreros fabricaban cinceles, barretas, prensas de carpintero, sargentos y
martillos fundidos con marca Herna.
Cinco décadas más tarde es la empresa líder en Latinoamérica en la manufactura,
la distribución y la comercialización de herramientas y productos para todos los
segmentos de la industria ferretera.
Este afán le ha valido a la empresa un sólido prestigio refrendado a través de los
años, gracias a un trabajo serio y constante.
Hoy la marca Truper es la más reconocida y usada del mercado ferretero en nuestro
país. Durante el año 2012 los productos llegaron a rincones en lo que nunca antes
se habían visto. Países como Alemania, Suiza, los Emiratos Árabes, Estado Unidos,
Irak, Letonia, Lituania y Rusia ahora comercializan productos de marcas elaboradas
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por Truper. Con ello crece la empresa para abarcar a un total de 40 países, además
de México.
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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Un Manual de Procedimientos es un instrumento vital para las organizaciones de
hoy, a través de ellos se pueden registrar y transmitir, sin distorsiones, una serie de
información básica para el mejor funcionamiento de cada una de las unidades
administrativas de una empresa. La información transmitida a través del manual
permite conducir al recurso humano a la consecución de los objetivos planteados y
a desarrollar sus funciones sin conflictos.
El Manual Procedimientos, es de gran importancia, ya que permite programar las
actividades de acuerdo a una serie de pasos lógicos y secuenciales, para controlar
los actos dentro de cualquier departamento de la organización. Al mismo tiempo,
permite uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo, facilita los
trabajos de control interno y vigilancia del mismo, realizar las funciones de auditoría,
concientizar a los empleados y a sus supervisores a que el trabajo debe realizarse
adecuadamente; reduciendo por ende, los costos al aumentar la eficiencia
organizacional. La utilidad de éstos es múltiple y facilitan el quehacer cotidiano
Con respecto a la información expuesta anteriormente, se detecta que el área de
oportunidad que presenta el departamento de contabilidad CDG es el tener dicho
manual no actualizado y como consecuencia que éste no cumpla con uno de los
objetivos principales, el cual es auxiliar en el desempeño de los colaboradores ya
que es de vital importancia que el departamento cuente con un capital humano
capacitado a fin de llevar a cabo sus labores con eficiencia y/o calidad, ya que hoy
en día el capital humano es un activo muy importante de la empresa por el costo
que conlleva las capacitaciones del personal de las organizaciones que permita la
realización del trabajador en el desempeño de su puesto y el desarrollo de sus
habilidades y potenciales a fin de hacerlo más satisfactorio y contribuir de esta
manera, a los propósitos de organización.
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Es importante que dichos manuales sean manipulados por los colaboradores del
departamento de contabilidad de CDG llegando así a cumplir con las funciones y
responsabilidades del departamento minimizando cualquier duda en los
procedimientos del departamento.
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JUSTIFICACIÓN Este proyecto es diseñado con el propósito de actualizar el manual del área de
contabilidad de CDG en la empresa Truper S.A de C.V.
El principal beneficio que el proyecto proporciona al departamento de contabilidad
CDG es que se actualice el manual de procedimientos ya que sirve como una guía
en el adiestramiento al nuevo personal además de servir como fuente de
información sobre el trabajo a ejecutar, llegando así a hacer efectivo los objetivos,
las políticas y los procedimientos de dicho manual.
En este sentido, la actualización del manual servirá de apoyo al personal
aumentando la certeza de que los procesos administrativos son ejecutados como se
ha documentado en dicho manual por lo que se prevé que se cambie la efectividad
con la que se realiza la capacitación del nuevo personal en dicho departamento.
El manual representa una guía práctica que se utiliza como herramienta para dar a
conocer los procedimientos en el departamento, ya que contiene información
ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas,
políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad
para lograr una eficiente administración.
Es importante resolver esta área de oportunidad detectada en el departamento ya
que con la actualización del manual se minimiza cualquier duda en los
procedimientos, coadyuvando así al cumplimiento de los objetivos de dicho
departamento.
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OBJETIVO GENERAL
Actualizar los manuales de procedimientos del área de contabilidad, CDG en la
empresa Truper, sirviendo de apoyo al personal de dicho departamento, para
orientar y ayudar a conocer los procedimientos de estas áreas, coadyuvando de
esta forma al logro de los objetivos institucionales mediante el incremento de la
calidad, eficiencia y eficacia de los mismos, durante la estancia del personal en
dicho departamento.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Revisión del manual actual de contabilidad CDG.
• Identificar los cambios a realizar en el manual para su actualización.
• Presentar procedimientos que ayuden a lograr una buena administración.
• Minimizar el periodo de obsolescencia del manual de procedimientos de
contabilidad CDG.
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CAPÍTULO I MARCOTEÓRICO
Para clasificar y juzgar hechos actuales y posteriores, hay que conocer los
antecedentes históricos, como se ha observado a lo largo de la historia de ciertos
hechos en lo político, social, medicina, economía, arquitectura, y en cualquier otra
ciencia del saber; los cuales han servido de aportes al conocimiento y punto de
apoyo a otras investigaciones, para así refutar o aseverar principios y teorías
actuales.
A lo largo de la historia, se observa cambios de las primeras civilizaciones, las
cuales tenían que organizarse para experimentar cambios en su cultura, política,
economía, agrupación civil, etc. De aquí se ve el esfuerzo conjunto para trabajar la
tierra y criar sus animales, y mientras pasaba el tiempo las necesidades del hombre
eran más crecientes y menos insatisfechas, lo que significó saltos acelerados por
buscar mejores formas de organización. El hombre empieza a ingeniar instrumentos
que les ayudara a realizar tareas, significara menos esfuerzo para él y mayor
producción en lo que hacía. Con los años y los muchos esfuerzos e ingenio del
hombre, se produce la Revolución Industria, lo cual dio origen a muchas de las
actividades que hoy conocemos y han sido mejorada con el tiempo para una mayor
producción y satisfacción de necesidades globales.
“Fue durante la Segunda Guerra Mundial cuando se desarrolló la técnica,
aunque antes existían algunas publicaciones en las que proporcionaba
información e instrucciones a los empleados sobre algunas fases de las
operaciones de la empresa. La escasez y urgencia de personal adiestrado
durante la guerra hizo necesario preparar manuales más detallados. Podría
decirse que cada hombre que trabajaba en las oficinas o servicios del ejército
tenía un manual. Estos resolvían problemas de adiestramiento, especialmente a
larga distancia, y de supervisión”1
1 (Franklin, 2002)
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La Revolución Industrial, significó una serie de proceso de evolución que
condujeron a la sociedad desde una economía agrícola tradicional hasta otra
caracterizada por procesos de producción mecanizados; aplicando grandes
cantidades de capital, trabajo y tecnología, para aumentar su producción y ganar
una economía de escala. Con esto nace, también la figura del manual, la cual sirvió
en gran medida a orientar a los operadores de estas máquinas innovadoras, a
operarlas; y más aún en las empresas que emergieron. Con este instrumento, las
empresas podían describir, de forma escrita, paso a paso la forma de operar las
máquinas y cómo los trabajadores tenían que realizar sus funciones. Esto
contribuyó a que estas empresas controlaran los errores dentro de las operaciones,
los costos de adiestramiento de nuevo personal, despilfarro de recursos, la materia
prima y otros materiales y servicios.
Hoy en día, los manuales son herramientas de gran importancia para las empresas,
ya que gracias a su flexibilidad les permiten asumir los cambios en el mundo
empresarial; y les permiten, más fácilmente, lograr cada una de sus metas trazadas,
porque hace su valioso aporte a la dirección, organización, control.
Por otra parte, Francisco Gómez en una de sus obras, Sistemas de Contabilidad,
resalta:
“En definitiva, el Sistema de Contabilidad habrá de diseñarse para que sirva a la
Gerencia, para DIRIGIR, CONTROLAR y CONOCER en detalle las operaciones y
actividades que se realicen en la empresa; al igual que garantiza la conservación de
los Activos y maximización de las ganancias. No se concibe hoy día empresa
alguna, sin un buen Sistema de Contabilidad acorde con el campo de sus
actividades” 2
2 (Gomez, 1997)
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Manual.
“Es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/ o
instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una
empresa, que se consideran necesarias para la mejor ejecución del trabajo”3
La gran competitividad a la que están expuestas las empresas de hoy, exige que se
apliquen verdaderos sistemas dentro de ellas. Los Sistemas requieren, para dar
buenos resultados en las empresas, cuidadosos controles, y más en la parte
Contable. Un verdadero Sistema de Contabilidad arroja, en cada cierre económico,
resultados de la situación financiera de las empresas; los cuales son de gran ayuda
a la gerencia, porque proporcionan información confiable para tomar decisiones.
Reforzando la idea anterior, el autor Meigs expresa lo siguiente
“El producto final de la información financiera es la decisión, ampliada en último
término por el uso de la información contable, bien sea que la tomen los
propietarios, la gerencia, los acreedores, los cuerpos reguladores gubernamentales,
los sindicatos, u otros grupos que tengan interés en el desempeño financiero de una
empresa”. 4
Se ha destacado consecutivamente, la importancia de los manuales de Normas y
Procedimientos, en el ramo administrativo y en el contable, para las organizaciones
de hoy. Son estos manuales los que permiten dirigir los esfuerzos del personal a la
consecución de las metas de las empresas o instituciones, porque orientan, paso a
paso el qué y cómo realizar las actividades. Unido a este concepto, hoy día, se
maneja la eficiencia del Esquema Organizativo de las empresas o instituciones; los
cuales permiten vitalizar como están estructuradas las funciones, los tipos de
3 (Krauss, 1990)
4 (Meigs, 2000)
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sistemas y controles internos que deben aplicarse para el adecuado desempeño de
las actividades y lograr la maximización de las organizaciones.
Cuando las entidades están bien estructuradas, tomando en cuenta las verdaderas
y necesarias líneas de mando, la creación de departamentos suficientes y
adaptados a las necesidades de la organización, delegación de autoridad, personal
consciente, calificado y entrenado, lineamientos internos equilibrados; puede decirse
entonces, que está apta para enfrentar las diversas circunstancias que puedan
presentarse y a la desenfrenada competencia. Esta misma estructura, permitirá
crear documentos o instructivos capaces de guiar a su personal al qué y cómo hacer
cotidiano, sin ningún tipo de distorsiones; porque éstos estarán adaptados a las
necesidades, a la cantidad de funciones propias de las organizaciones y a la
consecución de las metas fijadas. Si las organizaciones no están estructuradas,
será muy difícil crear manuales o instructivos que sirvan de guía al personal, porque
este no sabrá lo elemental, que es: a quién recurrir para la solución de los
problemas, quiénes serán sus superiores inmediatos, quiénes lo supervisan o,
sencillamente, de quiénes podrán recibir órdenes.
En primer lugar, es conveniente hacer una revisión bibliográfica por los conceptos
de Estructura Organizacional, para así sustentar la aseveración anterior. En sí,
nadie ha visto una Estructura Organizacional, sólo podemos ver las evidencias de
ella. Por eso, se necesita inferir en lo que es una Estructura Organizacional y sus
efectos dentro de las organizaciones de hoy. A continuación se presenta, como
parte del estudio, la visión de algunos autores al respecto.
La Estructura de una organización es el patrón formal en que están agrupados las
personas y los trabajos. “La estructura, por lo general, se ilustra con un
organigrama.” 5
Esta Estructura permite ver las funciones, deberes y responsabilidades de cada
componente social de las organizaciones. Es de gran importancia porque a través
de ella se delega autoridad, establecen responsabilidades y se determinan las
diferentes posiciones en la línea jerárquica. Gracias a tal estructura se puede
estudiar a una organización en cuanto a su formalismo, complejidad y
5 (James, 2003)
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centralización. La Estructura Organizacional contribuye, en gran manera, a alcanzar
la efectividad organizacional.
Por otro lado, se debe decidir sobre la distribución de la autoridad entre los trabajos
y los distintos departamentos. Con esto se le dará cierto derecho a los trabajadores
o grupos para que tomen decisiones sin buscar la aprobación del jefe superior. Aquí
resaltamos que no todos los trabajos pueden exigir obediencia o tienen autoridad en
una organización, sólo obedecen instrucciones y responden a ellas.
Es notorio, que las estructuras organizacionales varían de una empresa a otra;
gracias a las diversas elecciones que hacen los diseñadores de tales estructuras.
Hay que resaltar que estas estructuras permiten una visión a los agentes internos y
externos de la cantidad de sistema y la eficiencia del control que debe existir para el
desarrollo de las actividades y lograr las metas fijadas. A continuación se presenta
al Control interno como un factor vital de gran importancia para las organizaciones
de negocios, y que debe estar presente no sólo en las grandes empresas, sino
también en las pequeñas entidades; para así lograr el éxito organizacional.
“El Control Interno es un proceso, efectuado por la Junta Directiva de la entidad, la
gerencia y demás personal, diseñado para proporcionar seguridad razonable
relacionada con el logro de objetivos en las siguientes categorías: (1) Confiabilidad
en la presentación de informes financieros, (2) Efectividad y eficiencia de las
operaciones, y (3) Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicable”.6
Si se resaltan tres aspectos importantes del concepto anterior, se puede decir que el
Control interno es un proceso porque representa un medio para llegar a un fin y que
no sólo la alta gerencia es responsable de llevarla a cabo, sino también todo el
personal que trabaja en la empresa; ayudada por las políticas internas y las formas
para el control. En segundo lugar, resalta la seguridad razonable, ya que el control
interno no asegura una seguridad absoluta de que se logren todos los objetivos
planteados, dependerán de ciertos aspectos.
6 (Besley, 2001)
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Por último, el concepto es muy claro cuando expresa el logro de los objetivos en el
área de: presentación de informes financieros, operatividad y cumplimiento de las
disposiciones legales. Esto incluye la confianza de la gerencia en delegar autoridad
en las diversas funciones como: compra de insumos, venta de bienes y servicios,
competitividad de su personal en la solución de problemas, registro de la
información, producción, etc. Se logran los objetivos dispuestos por la gerencia,
razonablemente, cuando todas las actividades de la organización están vinculadas
entre sí, y se aprovechan los recursos disponibles para alcanzar la eficiencia,
eficacia y maximización de la misma.
Los Manuales de Procedimientos.
“El manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de las
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos ó más de ellas” 7
La empresa en el momento de implementar un sistema de control interno, debe
elaborar un manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las actividades
y responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de los objetivos
organizacionales. Estos Manuales de procedimientos incluyen los puestos o
unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y
participación. Suelen contener una serie de información y ejemplos de formularios,
autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipos de oficina a utilizar y
cualquier otro dato que pueda auxiliar en el correcto desarrollo de las actividades.
Puede decirse que la utilidad del manual de procedimientos es múltiple, ya que es
un instrumento que permite conocer el funcionamiento interno por lo que respeta a
la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de
su ejecución. Además, auxilian en la capacitación y adiestramiento del personal
para ejercer en los distintos puestos, ya que describen en forma detallada las
7 (Gomez, 1997)
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actividades por unidad jerárquica. Un procedimiento será eficiente en tanto logre el
objetivo para el cual fue planeado.
Entre los objetivos que se pueden describir para la cual se crean estos manuales de
procedimientos, según el mismo autor, son los siguientes:
• Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo
de la institución, los puestos o unidades administrativas que intervienen,
precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar
para la realización de las actividades institucionales agregadas en
procedimientos.
• Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria.
• Determinar de forma sencilla las responsabilidades por causa de fallas o
errores.
• Facilitar las labores de Auditoria, la evaluación del control interno y su
vigilancia.
• Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles qué deben hacer y
cómo deben hacerlo.
• Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicaciones.
• Constituir una base para el posterior análisis del trabajo y el mejoramiento de
los sistemas, procedimientos y métodos administrativos y contables. 8
8 (Rodriguez Valencia, 1997)
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Definición de los Procedimientos y sus características más importantes.
“Un Procedimiento es como una sucesión cronológica y secuencial de operaciones
concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad en función de la
realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado
de aplicación”. 9
De lo anterior se infiere que, la característica sobresaliente del Manual de
Procedimientos la constituye el hecho de que es un documento escrito, a diferencia
del Procedimiento en sí que está representado por la acción material. Es así como
el autor indica que “Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente
un método estándar para ejecutar algún trabajo”. 10
Los manuales de procedimientos ofrecen una serie de ventajas que nos reflejan la
importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna
manera le restan importancia.
Ventajas de un manual de procesos. Logra y mantiene un sólido plan de organización.
Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del
plan general, de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
Facilita el estudio de los problemas de organización.
Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y
compensación del personal clave.
Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de
la organización.
Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los
diversos niveles.
9 (Rodríguez Valencia, 1999)
10 (Lazaro, 1990)
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La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la
evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada
quien.
Sirve como una guía en el adiestramiento del nuevo personal.
Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos.
Desventajas de un manual de procesos.
Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar
un manual de procedimientos que describa asuntos que son conocidos por
todos sus integrantes.
Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar
un manual y conservarlo al día.
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y
rigidez.
Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de
las operaciones.
El costo de producción y actualización puede ser alto.
Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los
informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.
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CAPÍTULO II
SUPUESTOS TECNICOS
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CAPÍTULO II SUPUESTOS
Dado que el manual se elabora en un tiempo determinado, con información de los
procedimientos de departamento de contabilidad CDG en la empresa Truper S.A de
C.V. y debido a los constantes cambios que presenta el departamento antes
mencionado, este puede quedar obsoleto, sino se le da el mantenimiento necesario.
Por lo tanto se debe estar revisando y actualizando constantemente para que su
vida útil pueda ser mayor siendo este una herramienta efectiva para dicho
departamento.
Por tanto, el manual ayudará a definir el ámbito laboral de cada persona, sus
responsabilidades y autoridad, y con ello evitará, por ejemplo, situaciones conocidas
como “a mí no me toca”, o bien los conflictos ocasionados por la toma de alguna
decisión de dos personas que aseguran que es “su responsabilidad”; además de ser
un documento que proporciona el fácil aprendizaje y orientación precisa que
requiere la acción humana en la unidad administrativa antes mencionada pues el
manual es una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos
de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le
han encomendado.
El mantener el manual de procedimientos actualizado en el departamento de
contabilidad CDG, es una buena herramienta, además de a la apoyar a entrenar o
capacitar al personal nuevo tiene otras ventajas como:
a) Disminuir la improvisación y los errores. b) Contribuir a precisar las funciones y responsabilidades de los miembros de la organización. c) Ser documentos de consulta. d) Vincular la realidad con los procesos documentos. e) Emprender acciones de mejora.
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CAPÍTULO III PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PLANTEAMIENTO DEL
PROBLEMA
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CAPÍTULO III PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PLANTEAMIENTO
DEL PROBLEMA Ya que el departamento de contabilidad CDG no cuenta con un manual de
procedimientos actualizado que permita facilitar la compresión de los
procedimientos al nuevo personal, se propone en esta sección actualizar el manual
para que sirva de guía.
La existencia de un manual no actualizado causa que el grado de uniformidad en el
cumplimiento de procedimientos sea bajo.
Prever la forma de actualizar el manual resulta muy importante para garantizar su
vigencia.
El proceso investigativo de este trabajo resultó de la combinación de tres métodos a
emplear, que son: La Observación, que brindó una clara visión de la situación
objeto de estudio, ya que se pueden advertir los hechos que se presentan de
manera espontánea, y consignarlos por escrito. La Inducción, porque se partió de
la búsqueda de información extraída de aquellas situaciones observadas para
analizarlas y llevarlas al plano teórico general; y por último el Método Analítico, que
engloba a partir de pequeños puntos efectos o sub-problemas, el análisis general
del problema.
Para apoyar la preferencia de las técnicas particulares de la investigación, es
conveniente conocer qué son cada una de ellas, de acuerdo a descripciones de
otros autores. Carlos Méndez, define a la Observación, en primer lugar como: “El
Proceso mediante al cual se perciben deliberadamente ciertos rasgos existentes en
la realidad por medio de un esquema conceptual previo y con base en ciertos
propósitos definidos generalmente por una conjetura que se quiere investigar”.11
11 (Mendez, 1992)
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Seguidamente, el mismo autor define a la Inducción como: “Es una forma de
raciocinio o argumentación. Por tal razón conlleva un análisis ordenado, coherente y
lógico del problema de investigación tomando como referencia premisas
verdaderas. Tales argumentaciones se sustentan en la generalización de
propiedades comunes a casos ya observados. Este tipo de conocimiento inductivo
puede llegar a establecer leyes generales de comportamiento de los fenómenos a
partir del análisis de hechos empíricos.
También se pronuncia este autor definiendo el Método Analítico como: “Un conjunto
de pasos que permiten el análisis y la síntesis del conocimiento, y que a través de
su utilización permite al investigador conocer la realidad. En si, el análisis inicia su
proceso de conocimiento por la identificación de cada una de las partes que
caracterizan una realidad, de esta forma podrá establecer las relaciones causa-
efecto entre los elementos que componen su objeto de investigación. Por otro lado,
la síntesis implica que a partir de la interpretación de los elementos que identifican
su objeto puedan relacionarse con el conjunto en la función que desempeña cada
uno de ellos con referencia al problema de investigación”. Después de analizar los procedimientos del departamento de contabilidad CDG y
realizar una comparación se procede a realizar la actualización del manual de
procedimientos del departamento de Contabilidad CDG en de la empresa Truper
S.A. de C.V.
De la calidad del análisis de los procesos dependerá el éxito del diseño o mejora de
los mismos. Para llevar a cabo el análisis de un proceso se pueden utilizar
diferentes herramientas entre las cuales destacan:
1. El Mapa General de Procesos PEPSU 2. Algoritmo de macroprocesos 3. Flujograma de actividades 4. Técnica del libreto
1. El Mapa General de Procesos (PEPSU).
El Mapa General de Procesos (PEPSU) es producto del diagnóstico y del análisis de
la unidad administrativa, en donde se identifica con claridad, el producto final de
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trabajo, el proceso respectivo como punto de partida para la integración del
procedimiento correspondiente.
Es una imagen sencilla de cómo opera el proceso de relación con sus proveedores
(P); entradas, (E); proceso, (P); salidas, (S) y usuarios, (U), definidos más adelante.
• Proveedores. Son entidades o personas que proporcionan las entradas,
tales como: materiales, información y otros insumos. Pueden ser uno o
varios proveedores en un proceso, ya sean internos o externos.
• Entradas. Son los materiales, información y otros insumos necesarios para
operar los procesos, en donde invariablemente las entradas deben ser
medibles, con la finalidad de establecer si satisfacen los requerimientos del
proceso y pueden ser una o varias entradas.
• Proceso. Es el conjunto de sistemas y procedimientos, materiales,
máquinas, personas, ambiente laboral y mediciones empleadas para
producir bienes o servicios. Es donde se convierten las entradas en salidas.
• Salidas. Son los bienes o servicios resultantes de un proceso; por lo tanto,
deben ser medibles a fin de identificar si satisfacen las necesidades de los
usuarios. Hay procesos que tienen una salida para cada usuario y otros que
tienen una salida que está orientada a varios usuarios.
• Usuarios. Son las personas o entidades que se benefician con las salidas.
2. Algoritmo de macro-procesos
Las funciones globales de la unidad administrativa reciben el nombre de macro-
procesos, para tener una visión adecuada de todas las funciones y las secciones en
donde es necesario dividir el trabajo entre las personas se ha ideado en el
departamento este algoritmo de macro-procesos que sirve como un croquis de ruta
para la definición de las actividades de toda la entidad, marca en las columnas las
áreas operativas y sus funciones más importantes, y en los renglones o filas a los
responsables de su ejecución.
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3. Flujo-grama de actividades.
El flujo-grama es una representación gráfica de lo que se va a hacer, definiendo el
qué, quién, cuándo, dónde y para qué se va a hacer. Expresa además las distintas
operaciones de que se compone un procedimiento o parte de él, estableciendo
formatos, hechos, situaciones, movimientos, etc.
4. Técnica de libreto.
Consiste en presentar en forma secuencial la descripción de actividades: "quién
hace qué; cómo lo hace; cuándo lo hace y dónde lo hace".
Como título lleva el nombre completo del procedimiento. Se divide en tres columnas:
Secuencia de etapas, actividad y responsable.
Con esto se pretende beneficie a colaboradores del mismo departamento ya que a
través de los procedimientos actualizados se busca la máxima eficiencia que se ha
de expresar en rapidez y fácil control abarcando las áreas de Contabilidad,
Atención a clientes y recepción.
Cabe recordar que incumbe a las autoridades superiores de dichos departamentos,
dentro de sus responsabilidades de dirección, el establecimiento y mantenimiento
de un adecuado sistema de control interno, que procure:
• Que sean alcanzadas las políticas, objetivos y metas establecidos por el
organismo;
• La producción y emisión de información, administrativa y operativa para uso
interno y externo, y que la misma sea confiable, oportuna e íntegra.
• La vigilancia de cumplimiento de políticas planes, procedimientos, leyes,
normas, contratos y demás disposiciones que puedan tener un impacto
significativo en las operaciones e informes.
• La vigilancia de los sistemas, programas y operaciones, a efectos de
determinar resultados mutuamente relacionados con las metas y objetivos
establecidos por la organización.
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En apoyo a estas responsabilidades se propone el uso de indicadores ya que estos
son variables susceptibles de ser observadas y medidas las cuales constituyen un
apoyo fundamental para efectuar el monitoreo de los procesos y la evaluación de
estos, a su vez pueden ser el apoyo para realizar investigaciones en servicios
Por lo que se puede decir que los manuales de procedimientos que conforman el
área administrativa de CDG son documentos eminentemente dinámicos que deben
estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades
cambiantes de toda empresa moderna; no deben ser inflexibles e inhibir la
capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse
constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia
del departamento, a fin de emprender acciones que contribuyan a la mejora de los
procedimientos en departamento de Contabilidad CDG.
La medición permite al departamento evaluar la capacidad del procedimiento para
alcanzar los resultados planificados. En este sentido, es necesario establecer en el
procedimiento indicadores que, entre otros aspectos, permitan medir el tiempo de
respuesta, el tiempo de reacción ante cambios inesperados, la eficiencia y eficacia
del personal, la asignación y reducción de costos, la productividad y la satisfacción
del usuario. Asimismo, es necesario establecer técnicas estadísticas y registros que
proporcionen evidencias del cumplimiento de las acciones de medición.
NOTA: La información de los procedimientos del Área Administrativa CDG es de uso
confidencial, es por ello que en este proyecto, se omite dicha información.
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CAPÍTULO IV EVALUACIÓN, ANÁLISIS DE RESULTADOS, PRODUCTO
Y/O IMPACTO
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CAPÍTULO IV. EVALUACIÓN, ANÁLISIS DE RESULTADOS,
PRODUCTO Y/O IMPACTO
En la actualidad es común que los departamentos que conforman una empresa
grande o internacional como lo es Truper S.A de C.V. tengan manuales de
procedimientos ya que se ha vuelto una necesidad el contar con éstos y controlar la
información.
Como se ha visto a lo largo de esta obra, el manual de procedimientos es muy
importante para las empresas y las unidades que las conforman pero su
actualización e implementación es aún más importante ya que con ello se fortalece
un departamento de contabilidad CDG productivo.
Con respecto a la información antes descrita, es importante mencionar que el capital
humano se ha hecho un activo muy importante para las empresas como el único
recurso económico significativo y es importante mantener una relación positiva de
capital de trabajo ya que con ayuda de éste se podrá llegar a las metas y objetivos
del departamento de contabilidad CDG.
Se identificó que una de las fortalezas de departamento radica en el capital humano
que esta posee, al contar con personal capacitado, con experiencia, responsables, y
que se apropian de las actividades propias de sus cargos.
En el departamento se muestra, una estructura en la cual se presentan bien
definidas las actividades, responsabilidades y niveles de mando, por lo que no
genera problemas o dificultades para el departamento. Hay que resaltar que estas
estructuras permiten una visión a los agentes internos y la eficiencia del control que
debe existir para el desarrollo de las actividades y lograr las metas fijadas. Es por
ello que el departamento cuenta con manuales de procedimientos, en cual incluyen
todas las actividades y responsabilidades de los funcionarios, también contienen
una serie de información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos
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necesarios, diagrama de flujo, que pueda auxiliar en el correcto desarrollo de las
actividades.
Por otro lado, se detectó que el departamento cuenta con una debilidad la cual es
que los manuales de procedimientos de algunas áreas como son: Atención a
clientes, Contabilidad CDG y recepción no están actualizados, generando algunas
problemáticas como las que se mencionan a continuación.
• La consulta de los manuales provoca confusión ya que algunos de estos
carecen de nuevas políticas o lineamentos.
• Los colaboradores no consultan los manuales por estar obsoletos.
• Se invierte más tiempo en la capacitación al personal de nuevo ingreso.
De acuerdo con lo anterior se propone realizar la actualización de dichos manuales
ya que estos muestran la situación actual del departamento.
El costo de confección y mantenimiento de manuales es generalmente fácil de
determinar: los asesores encargados de la confección determinan sus honorarios, a
los cuales se les debe agregar el tiempo que destinan los propios funcionarios de
línea de la organización a la confección del manual. Pero los beneficios no siempre
son fácilmente identificables.
Los costos son tangibles y asociables al manual ya que su confección cuesta
determinada cantidad de dinero. Pero los beneficios no son un monto determinado
y tangible, sino que están representados por un menor costo asociado al desarrollo
de una actividad, una mayor ganancia por la prestación de un mejor servicio, un
ahorro potencial, o la no realización de una pérdida. Estos elementos no son
fácilmente medibles, y además, se asocian tanto a la existencia del manual en sí
mismo como a toda la labor previa de racionalización.
Es difícil determinar todos los beneficios concretos que tiene el departamento de
Contabilidad CDG por el uso de manuales, y más difícil aún es cuantificar (en
términos de ahorro de tiempo o materiales) ese beneficio. Sin embargo, algunos
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beneficios que tendrá el área de Administración de CDG (Centro de Distribución
General) son:
• Ahorrar tiempo en capacitación
• Lograr que el personal conozca nuevas políticas y normatividades acerca de
las actividades que realiza.
• Garantizar la eficiencia del nuevo personal con el señalamiento de lo que
debe hacer y cómo debe hacerlo.
• Constituir una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los
procesos, procedimientos y métodos.
• Facilitar el aprendizaje y capacitación.
• Constituir el acervo de información histórica para análisis posteriores, que
permita el mejoramiento permanente de los procesos.
• Manuales actualizados en las revisiones por Auditorias.
Por tanto, la actualización del manual de procedimientos es un objetivo constante
debido a la dinámica del contenido de cada uno de los elementos que conforman el
manual de procedimientos, tanto de los aspectos normativos como de los aspectos
técnicos y tecnológicos.
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CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
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CAPÍTULO V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Manejar la información dentro del departamento y para las empresas se ha vuelto
hoy en día cada vez más importante. Se ha convertido en un recurso organizacional
necesario y estratégico para la toma de decisiones, es por esto que se plasma en
cada una de las actividades tanto de los funcionarios, como de los procesos y
procedimientos que existe en el departamento de Contabilidad, de manera que se
incremente la productividad y eficiencia del mismo al conocer el desarrollo, manejo y
aplicación.
Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con
el proceso, para su apropiación, uso y operación. También deben cumplir con la
función para la cual fueron creados; y se debe evaluar su aplicación, permitiendo así
posibles cambios o ajustes.
Revisión. Dentro de todo el texto se ha estado haciendo mucho hincapié en este
apartado, ya que sin una buena revisión o actualización el manual de
procedimientos queda obsoleto, por lo que se recomienda que se revise
periódicamente, o al menos cada año después de su implementación ya que estos
son documentos dinámicos.
El objetivo de estas revisiones es que la información descrita en los manuales
pueda adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa
moderna como lo es TRUPER, así mismo al departamento de Contabilidad CDG.
Es de vital importancia realizar vigilancia y seguimiento continuo a todos los
procesos involucrados para el desarrollo, manejo y función de ser del departamento,
de manera que con la actualización de los manuales se brinde una herramienta
diferenciadora que incremente la productividad de la organización y sea una
fortaleza con la que cuente la empresa para que más adelante pueda convertirse en
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una oportunidad que le permita al departamento de Contabilidad CDG implementar
más estrategias y desarrollar un plan de acción.
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ANEXOS
1. MAPA DE PROCESOS
RELACIONES
PROVEDORES
ENTRADAS
METODOS
PROCESO
SALIDADS
USUARIOS
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GLOSARIO Actividad: Grupo de operaciones afines ejecutadas por una misma persona o una
misma unidad administrativa, como parte de una función determinada.
Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los
requisitos.
Capital humano: se define como el conjunto de recurso intangible y capacidades
de carácter estratégico que posee o controla una organización. Se puede señalar
que engloba un conjunto de activos inmateriales, invisible o intangibles, fuera del
balance, que permiten funcionar a la empresa, creando valor para la misma
(adaptado de L.A. Rivas Tovar, 2002).
CDG: Centro de Distribución General.
Control: Es la medición de los resultados actuales y pasados, en relación con los
esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular
nuevos planes.
Diagrama de Flujo: Representación en forma gráfica de la secuencia lógica que
siguen las actividades de un determinado procedimiento, mostrando las unidades
administrativas que intervienen en el desarrollo del mismo. Mediante símbolos
convencionales se presenta la secuencia de cada una de las actividades por las que
atraviesa una forma en sus diferentes tantos, y a través de los diversos puestos y/o
unidades administrativas desde que se origina hasta que se archiva.
Documento: Información y su medio de soporte.
Eficacia: Capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y
objetivos establecidos.
Eficiencia: Es la optimización de los recursos con que se cuenta para alcanzar un
objetivo predeterminado.
Flete: Precio pagado por el transporte de mercancías, tanto terrestre como marítimo
o aéreo. Es el precio que cobra el transportista al usuario por la prestación del
servicio de transporte.
Función: Conjunto de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar
los objetivos de la institución, de cuyo ejercicio generalmente es responsable un
órgano o unidad administrativa; se definen a partir de las disposiciones jurídico-
administrativas.
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Guía: Documento que contienen la metodología, las instrucciones y la información
esencial para dirigir u orientar la elaboración de diversos tipos de documentos
técnico-administrativos.
Instructivo: Documento o escrito que contiene un conjunto de indicaciones y
especificaciones a que debe sujetarse la realización de una actividad o trabajo.
Manual: Documento administrativo de fácil manejo que se utiliza para brindar, en
forma ordenada y sistemática, información de diversa índole para la operación de
una organización.
Mapa de procesos: Es la representación gráfica de uno o más procesos que
contribuyen de forma significativa al logro de un resultado. El resultado puede ser un
servicio o un producto. El servicio o producto puede ser para uso interno de otra
unidad dentro de la organización, o externo, para uso o disfrute de la ciudadanía.
Marco jurídico: Bases jurídicas a las que deben ceñirse las áreas de la CFE en el
ejercicio de sus funciones, pueden ser leyes, decretos, acuerdos, reglamentos y
otros ordenamientos o normas emitidas por las autoridades competentes.
Mecanismos de control: Son los instrumentos administrativos (formatos, registros,
controles, etc.) mediante los cuales se supervisan y controlan las actividades
relevantes descritas dentro de los procedimientos, así como los responsables de su
realización, supervisión y autorización, para asegurar y vigilar su cumplimiento y el
apego a las disposiciones aplicables.
Metodología: Disposición lógica de los pasos tendentes a conocer y resolver
problemas administrativos por medio de un análisis ordenado.
Norma: Regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas,
actividades, etc. Generalmente conlleva una estructura de sanciones para quienes
no la observen.
Objetivo: Es el fin que se pretende alcanzar hacia el cual se orientarán todas las
acciones de la organización.
Política: Criterio de acción que es elegido como guía en el proceso de toma de
decisiones en el ámbito.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso
Un procedimiento puede estar documentado o no, en el caso de que si esté
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documentado, es frecuente que se utilice el término “procedimiento escrito o
documentado”. El documento que contiene un procedimiento, puede denominarse
“documento de procedimiento”, equiparable a manual de procedimientos. Es una
serie de actividades relacionadas que forman la secuencia cronológica y la forma
establecida de ejecutar el trabajo dentro de un ámbito predeterminado de
aplicaciones.
Producto: Resultado de un proceso.
Puesto: Unidad de trabajo específica e impersonal, constituida por un conjunto de
operaciones que deban realizarse y aptitudes que debe reunir su titular u ocupante,
en determinadas condiciones de trabajo.
Simbología: Conjunto de símbolos convencionales empleados para la
representación gráfica de una actividad y/o concepto.
Sistema: Conjunto de elementos interdependiente e interactuantes, cuyas
relaciones entre sí, o entre sus atributos, determinan un todo unitario que realiza un
efecto, una función o un objetivo. Sistema de gestión: Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización
con respecto a la calidad.
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BIBLIOGRAFÍA
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