aspetti della scrittura nella pubblica amministrazione dott.ssa ilaria comar facolta di lettere e...
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Aspetti della scrittura Aspetti della scrittura nella Pubblica Amministrazione nella Pubblica Amministrazione
Dott.ssa Ilaria ComarDott.ssa Ilaria Comar
FACOLTA’ DI LETTERE E FILOSOFIA
MASTER IN COMUNICAZIONE PUBBLICA E POLITICA
Analisi di un documento amministrativo originale.
Esercizi di riformulazione.
Confronto e discussione
Il primo dovere del comunicatore pubblico:
scrivere chiaro
Il secondo dovere del comunicatore pubblico:
scrivere efficace
Lei non ha presentato i documenti...
Si informa che la S. V. non ha provveduto a presentare i documenti...
È possibile controllare quanto ho scritto nel registro delle chiamate dell'ufficio.
Di quanto suesposto è possibile effettuare un riscontro nel registro delle chiamate dell'ufficio.
Vi invitiamo, se non lo avete già fatto, a inviare all'ufficio Protocollo entro il prossimo 23 giugno quanto di seguito richiesto: …
Si invitano le SS.LL., qualora non abbiano già provveduto, a far pervenire all’ufficio in epigrafe, al fine di dare corso ai successivi adempimenti amministrativi, entro e non oltre il 23 giugno p.v., quanto di seguito richiesto:
In tutta la zona indicata, come in tutto il centro di Paperopoli, gli impianti sono vecchi e inadatti alle nuove esigenze della città.
Tutta la zona indicata, così come tutta la parte centrale dell'abitato di Paperopoli, presenta le stesse problematiche dovute alla vetustà degli impianti che non rispondono alle attuali esigenze.
TIPOLOGIA DEI TESTI (Sabatini)
TESTI MOLTO VINCOLANTI
a) scientifici
b) tecnici
c) giuridici
TESTI MEDIAMENTE VINCOLANTI
TESTI POCO VINCOLANTI
a) divulgativi
b) espositivi
c) informativi
d) genericamente informativi
a) letterari in prosa
b) letterari in poesia
QUESTIONI DI METODO
Aspetti di superficie della testualità coesione
Aspetti di logica profonda del testo coerenza
COMUNE DI SERVIZIO U.O. Prot. n. data
Sig.ra Maria Neri Via Verdi 1
Cap Città OGGETTO: Riduzione due occupanti – comunicazioni. A seguito di verifica anagrafica da cui è emerso che Bianchi Elena, intestataria della tassa rifiuti urbani per l’immobile di Via Verdi 1 piano 5 interno 5 mq 80, dove usufruisce della riduzione due occupanti dal 1997, è deceduta in data 8/7/1999, poiché la S.V. risulta ivi residente dal 31/12/1999 ed il Suo nucleo familiare è composto da n. 3 persone già dal 14/9/1999 (Neri Giovanni, Neri Maria e Neri Mario), La invitiamo a mettersi urgentemente in contatto con l’Ufficio scrivente, entro un mese dal ricevimento della presente, per regolarizzare tale posizione, cessando la tassa a nome Bianchi Elena ed iscrivendosi conseguentemente, ai sensi della Legge xy.Ricordandole che gli orari di ricevimento al pubblico sono il lunedì e il mercoledì dalle ore 8,30 alle ore 12,30 e il giovedì pomeriggio dalle ore 15 alle ore 17, Le porgiamo distinti saluti.
Il Funzionario U.O.
Mario Rossi
LA COMUNICAZIONE (Jakobson)
Destinatario Mittente
Canale
Codice
Messaggio
Contesto
COMUNE DI SERVIZIO U.O. Prot. n. data
Sig.ra Maria Neri Via Verdi 1
Cap Città OGGETTO: Riduzione due occupanti – comunicazioni. A seguito di verifica anagrafica da cui è emerso che Bianchi Elena, intestataria della tassa rifiuti
urbani per l’immobile di Via Verdi 1 piano 5 interno 5 mq 80, dove usufruisce della riduzione due occupanti dal 1997, è deceduta in data 8/7/1999, poiché la S.V. risulta ivi residente dal 31/12/1999 ed il Suo nucleo familiare è composto da n. 3 persone già dal 14/9/1999 (Neri Giovanni, Neri Maria e Neri Mario), La invitiamo a mettersi urgentemente in contatto con l’Ufficio scrivente, entro un mese dal ricevimento della presente, per regolarizzare tale posizione, cessando la tassa a nome Bianchi Elena ed iscrivendosi conseguentemente, ai sensi della Legge xy.
Ricordandole che gli orari di ricevimento al pubblico sono il lunedì e il mercoledì dalle ore 8,30 alle ore 12,30 e il giovedì pomeriggio dalle ore 15 alle ore 17, Le porgiamo distinti saluti.
Il Funzionario U.O.
Mario Rossi
GESTIONE DELL’AUTORE
Notevole incoerenza:
Comune di….. – Servizio ……- U.O. prima persona plurale: invitiamo, porgiamo l’Ufficio scrivente Mario Rossi
GESTIONE DELL’AUTORE
La invitiamo a mettersi urgentemente in contatto con l’Ufficio scrivente
Monte dei Paschi di Siena
La dipendenza presso la quale è aperto il suo conto è a disposizione per ogni ulteriore informazione e chiarimento.
INPS
Gli uffici dell'Inps sono a sua disposizione per qualsiasi informazione o chiarimento.
Comune di …
Per qualsiasi informazione contattare l’Ufficio xy…
AUTORE
interruttore della comunicazione
modi di presentarsi dell’AUTORE
modo diretto: io sottoscritto
modo indiretto: l’IMPERSONALE
modo diretto: pronome io + verbo alla prima persona
modo diretto: nome + verbo alla terza persona
COMUNE DI …Provincia di …Settore …
OGGETTO: Domanda per rilevatore.
Informo che il Comune dovrà avvalersi, nel corso del corrente anno, di rilevatori per i censimenti della popolazione, delle abitazioni e dell’industria che si terranno ad Ottobre.Nella scelta dei rilevatori deve essere data la precedenza al personale dipendente di ruolo che avrà dato la propria disponibilità nel termine stabilito.I compiti di rilevatore dovranno essere svolti al di fuori dell’orario di lavoro.Gli interessati potranno inoltrare domanda.Informazioni più dettagliate saranno fornite dal Dott.Verdi.
Luogo e dataIL VICE – SEGRETARIO
Mario Rossi
GESTIONE DELL’AUTORE
MOVIMENTO PER LA VITA E CENTRO DI AIUTO ALLA VITA DI ….DOMANDA DI AMMISSIONE
Io sottoscritto/a _________________________________________Nato/a a ____________________ il _______________________Residente in ________________ Via _______________________
PREMESSO
a) di essere a conoscenza di finalità e mezzi di Cotesta Associazione del cui statuto ho preso visione, e di condividerli;b) di essere disposto ad impegnarmi in favore degli scopi perseguiti dal Sodalizio ed a contribuire economicamente alle spese di esso nella misura della quota associativa annua;
CHIEDOdi essere ammesso come socio ordinario all'associazione.
Data firma
GESTIONE DELL’AUTORE
COMUNE DIProvincia di
Settore
BANDO PER L’ASSUNZIONE A TEMPO DETERMINATO ……………………….IL DIRIGENTE DEL PRIMO SETTORE, RAG. MARIO ROSSI----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------RENDE NOTOche----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
luogo e dataIL DIRIGENTE
(Rag. Mario Rossi)
GESTIONE DELL’AUTORE
Si fa riferimento alla nota in oggetto con la quale codesta Amministrazione chiede precisazioni circa l'erogazione dei buoni pasto al personale a tempo parziale verticale.
Si ribadisce comunque il principio che all'applicazione delle clausole contrattuali ed alla interpretazione delle medesime devono direttamente provvedere le singole Amministrazioni, in virtù dell'autonoma responsabilità gestionale di cui alle norme del dlgs. n.29/93.
Per opportuna conoscenza e norma si trasmette la nota xyz del …….. con la quale sono stati formulati chiarimenti in ordine alla questione specificata in oggetto.
Con la presente si invita quindi l'Amministrazione Comunale a rivedere il bando escludendo il limite massimo di scelta a 5 categorie. Certi della Vostra disponibilità e collaborazione, fiduciosi nel volere accogliere benevolmente la nostra richiesta, ringraziando anticipatamente si inviano i nostri migliori saluti.
FORMA PASSIVA
SOGGETTO LOGICO
SOGGETTO GRAMMATICALE
Ci sono casi in cui è meglio usare
la forma passiva
quando per cortesia si vuole attenuare un giudizio negativo
Malgrado i ripetuti solleciti, l’ufficio non ha rispettato i tempi previsti per la presentazione del progetto
Malgrado i ripetuti solleciti, i tempi previsti per la presentazione del progetto non sono stati rispettati (dall’ufficio)
quando il soggetto logico è meno importante dell’azione
(Il portone verrà chiuso alle 18)
COERENZA nella gestione dell’AUTORE
INDISPENSABILE
forma diretta (io)
SCALA DI
PERSONALIZZAZIONE
DELLA COMUNICAZIONE
antropomorfizzazione
(questo ufficio)
forma impersonale (si)
La rappresentanza organica
“Le persone fisiche titolari degli uffici o organi non vengono in considerazione quali soggetti giuridici diversi ed estranei all’ente ma, nell’esercizio delle loro funzioni, diventano parte integrante di esso, configurandosi come elementi strutturali dell’organizzazione dell’ente”.
FORMA IMPERSONALE FORMA PASSIVA+
SI COMUNICA CHE IL DOCUMENTO DOVRA’ ESSERE CONSEGNATO...
SI COMUNICA CHE IL DOCUMENTO
Le comunico Le comunicoCHE LEI deve consegnare il documentoCHE LEI deve consegnare il documento
FORMA ATTIVA FORMA ATTIVA+
COMUNE DI SERVIZIO U.O. Prot. n. data
Sig.ra Maria Neri Via Verdi 1
Cap Città OGGETTO: Riduzione due occupanti – comunicazioni. A seguito di verifica anagrafica da cui è emerso che Bianchi Elena, intestataria della tassa rifiuti
urbani per l’immobile di Via Verdi 1 piano 5 interno 5 mq 80, dove usufruisce della riduzione due occupanti dal 1997, è deceduta in data 8/7/1999, poiché la S.V. risulta ivi residente dal 31/12/1999 ed il Suo nucleo familiare è composto da n. 3 persone già dal 14/9/1999 (Neri Giovanni, Neri Maria e Neri Mario), La invitiamo a mettersi urgentemente in contatto con l’Ufficio scrivente, entro un mese dal ricevimento della presente, per regolarizzare tale posizione, cessando la tassa a nome Bianchi Elena ed iscrivendosi conseguentemente, ai sensi della Legge xy.
Ricordandole che gli orari di ricevimento al pubblico sono il lunedì e il mercoledì dalle ore 8,30 alle ore 12,30 e il giovedì pomeriggio dalle ore 15 alle ore 17, Le porgiamo distinti saluti.
Il Funzionario U.O.
Mario Rossi
GESTIONE DEL DESTINATARIO
Incoerente l’uso del Lei: c’è scarto tra ricordandole e La invitiamo, Le porgiamo Mancanza di una formula di esordio (Gentile signora / Gentile signora Rossi) Uso del SV Scarto fra SV e Suo e fra Suo e lei
GESTIONE DEL DESTINATARIO
DESTINATARIO
dimensione sociale
della comunicazione
parti strutturali della lettera relative al DESTINATARIO
INDIRIZZO INTERNO
FORMULA DI CHIUSURA
FORMULA DI ESORDIO
tu
lei
Lei
S.V.
COERENZA nella gestione del DESTINATARIO
INDISPENSABILE
FLESSIBILITÀ RELAZIONALE
CONCETTO CHIAVE
VOCABOLARIO FONDAMENTALE
IL LESSICO ITALIANO
VOCABOLARIO DI BASE
VOCABOLARIO COMUNE
LINGUAGGI SPECIALI
1. Il letto è in disordine. Ma sono stanco e a vederlo mi fa venire sonno lo stesso
2. Ad onta del suo disordine, il giaciglio mi spira sonno al solo vederlo a causa dell’affaticamento
3. Un’aura ipnotica promana comunque dal talamo verso di me nell’atto solo della percezione ottica catalizzata dall’astenia
T. De Mauro, Guida all’uso delle parole, Editori Riuniti, Roma 1991 (11a), pp. 149-183
FLESSIBILITÀ LESSICALE
CONCETTO CHIAVE
COMUNE DI SERVIZIO U.O. Prot. n. data
Sig.ra Maria Neri Via Verdi 1
Cap Città OGGETTO: Riduzione due occupanti – comunicazioni. A seguito di verifica anagrafica da cui è emerso che Bianchi Elena, intestataria della tassa rifiuti
urbani per l’immobile di Via Verdi 1 piano 5 interno 5 mq 80, dove usufruisce della riduzione due occupanti dal 1997, è deceduta in data 8/7/1999, poiché la S.V. risulta ivi residente dal 31/12/1999 ed il Suo nucleo familiare è composto da n. 3 persone già dal 14/9/1999 (Neri Giovanni, Neri Maria e Neri Mario), La invitiamo a mettersi urgentemente in contatto con l’Ufficio scrivente, entro un mese dal ricevimento della presente, per regolarizzare tale posizione, cessando la tassa a nome Bianchi Elena ed iscrivendosi conseguentemente, ai sensi della Legge xy.
Ricordandole che gli orari di ricevimento al pubblico sono il lunedì e il mercoledì dalle ore 8,30 alle ore 12,30 e il giovedì pomeriggio dalle ore 15 alle ore 17, Le porgiamo distinti saluti.
Il Funzionario U.O.
Mario Rossi
LESSICO
entro e non oltre dieci giorni dal ricevimento della presente
l’ammontare del salario il salario ammonta
a presentazione del rendiconto
per presentare il rendiconto
la non assoggettabilità del tributo
il tributo non è assoggettabile
LA NOMINALIZZAZIONE
La prevenzione del fenomeno del randagismo poggia inequivocabilmente le proprie basi sulla corretta attuazione di tutte quelle che sono le
operazioni di iscrizione obbligatoria all’anagrafe canina e delle relative operazioni di identificazione per ogni singolo cane
(tatuaggio).
La prevenzione del fenomeno del randagismo poggia inequivocabilmente le proprie basi sulla corretta attuazione di tutte quelle che sono le
operazioni di iscrizione obbligatoria all’anagrafe canina e delle relative operazioni di identificazione per ogni singolo cane
(tatuaggio).
TRATTI DELL’ITALIANO BUROCRATICO
Termini arcaici, forme colte, latinismi, espressioni latine
Neologismi e forestierismi
Eufemismi
Espressioni ridondanti
Doppie negazioni
A seguito di verifica anagrafica da cui è emerso che Bianchi Elena, intestataria della tassa rifiuti urbani per l’immobile di Via Verdi 1 piano 5 interno
5 mq 80, dove usufruisce della riduzione due occupanti dal 1997, è deceduta in data 8/7/1999, poiché la S.V. risulta ivi residente dal 31/12/1999 ed il Suo nucleo familiare è composto da n. 3 persone già dal 14/9/1999 (Neri
Giovanni, Neri Maria e Neri Mario), La invitiamo a mettersi urgentemente in contatto con l’Ufficio scrivente, entro un
mese dal ricevimento della presente, per regolarizzare tale posizione, cessando la tassa a nome Bianchi Elenaed iscrivendosi conseguentemente, ai sensi della Legge xy.Ricordandole che gli orari di ricevimento al pubblico sono il lunedì e il mercoledì dalle ore 8,30
alle ore 12,30 e il giovedì pomeriggio dalle ore 15 alle ore 17, Le porgiamo distinti saluti.
SINTASSI
ASPETTI SINTATTICI TIPICI DEI TESTI BUROCRATICI
nominalizzazione
uso diffuso delle forme nominali del verbo
lunghezza dei periodi
incisi
doppie negazioni
ESEMPI TRATTI DA SENTENZE
“è davvero di scarsa se non carente credibilità l’asserito affidamento in custodia di un così prezioso carico a persona non nota”
sentenza della Corte d’Appello di Milano (Mortara Garavelli, Le parole e la giustizia, 2001)
“L’art. 5 c. p., nella parte in cui non esclude dalla inescusabilità dell’ignoranza della legge penale l’ignoranza inevitabile, è costituzionalmente illegittimo”
sentenza della Corte costituzionale sulla “ignoranza della legge penale” (sentenza del 24-3-1998, n. 364), in Mortara Garavelli, Le parole e la giustizia, 2001
COESIONE
coerenza
intenzionalità
accettabilità
informatività
intertestualità
situazionalità
CONDIZIONI DI TESTUALITA’
(Beaugrande – Dressler)
coesione
COERENZA
intenzionalità
accettabilità
informatività
intertestualità
situazionalità
CONDIZIONI DI TESTUALITA’
(Beaugrande – Dressler)
LE TIPOLOGIE TESTUALI
espositivo-informativo
regolativo
descrittivo
argomentativo
narrativo
taglio obiettivotaglio obiettivo
dati, notizie, conoscenzedati, notizie, conoscenze
Testo informativo
contestocontesto
taglio obiettivotaglio obiettivo
direttive, prescrizioni, istruzionidirettive, prescrizioni, istruzioni
Testo regolativo
destinatariodestinatario
ASIMMETRIA DELLE CONOSCENZE
INFORMAZIONE AZIONE
La vera difficoltà nella semplificazione dei testi, in genere, e in quelli della pubblica amministrazione, in particolare, consiste dunque nell’avere ben chiara e saper rendere evidente la relazione che esiste tra parole e fatti, tra i fatti cui rinvia il testo e l’asimmetria tra le conoscenze di chi scrive e quelle di chi legge il testo.
Piemontese
separare blocco informativo e blocco separare blocco informativo e blocco regolativoregolativo
esplicitare il contenuto regolativoesplicitare il contenuto regolativo
Testo informativo-regolativoTesto informativo-regolativo
GERARCHIA DELLE INFORMAZIONI
A seguito di verifica anagrafica da cui è emerso che Bianchi Elena, intestataria della tassa rifiuti urbani per l’immobile di Via Verdi 1 piano 5 interno 5 mq 80, dove usufruisce della riduzione due occupanti dal 1997, è deceduta in data 8/7/1999, poiché la S.V. risulta ivi residente dal 31/12/1999 ed il Suo nucleo familiare è composto da n. 3 persone già dal 14/9/1999 (Neri Giovanni, Neri Maria e Neri Mario), La invitiamo a mettersi urgentemente in contatto con l’Ufficio scrivente, entro un mese dal ricevimento della presente, per regolarizzare tale posizione, cessando la tassa a nome Bianchi Elena ed iscrivendosi conseguentemente, ai sensi della Legge xy. Ricordandole che gli orari di ricevimento al pubblico sono il lunedì e il mercoledì dalle ore 8,30 alle ore 12,30 e il giovedì pomeriggio dalle ore 15 alle ore 17, Le porgiamo distinti saluti.
par. 1: informativo – regolativo una verifica anagrafica ha dimostrato che l’intestataria della tassa
rifiuti urbani per l’immobile XY è morta; questa signora godeva di una riduzione perché il suo nucleo
familiare era composto di due persone; la nuova inquilina continua a godere della riduzione anche se il
suo nucleo familiare è di tre persone; la nuova inquilina deve regolarizzare la sua posizione, cioè deve
cessare la tassa a nome della defunta e intestarsi la tassa rifiuti urbani
par. 2: informativoorario di sportello + formula di saluto
GERARCHIA DELLE INFORMAZIONI
GERARCHIA DELL’INFORMAZIONE
distribuirle ordinatamente in uno spazio di scrittura
accorpare le informazioni di contenuto omogeneo
evidenziare l’informazione principale
esplicitare ed evidenziare la prescrizione principale
Proposta di riscrittura
Gentile signora,
risulta che lei non è in regola con l’iscrizione alla tassa sui rifiuti urbani per l’appartamento di Via Verdi dove è attualmente residente. (informazione principale).
Deve dunque mettersi in contatto con questo ufficio / con il personale di questo ufficio per cessare la tassa a nome della precedente intestataria, la signora Elena Bianchi, e intestare a suo nome la tassa sui rifiuti urbani (ai sensi della Legge xy). (parte regolativa)
Per far questo ha tempo un mese da quando riceve la comunicazione. Può rivolgersi al personale dell’ufficio in via XY, il lunedì e il mercoledì dalle ore 8,30 alle ore 12,30 e il giovedì pomeriggio dalle ore 15 alle ore 17. (altre informazioni)
Distinti saluti.
Si comunica che il Consiglio di Facoltà di … nella seduta del 21/02/00 ha convalidato l’ammissione al primo anno. Pertanto si invia in allegato il bollettino di CCP relativo alla seconda rata dell’anno accademico 1999/00 di L. 460.000 scadente il 30/03/00.
Si ricorda infine che in Via Napoli n. 6 presso l’Ufficio libretti potrà ritirare il libretto universitario e la tessera magnetica.
Distinti saluti
Il Responsabile del Procedimento
TESTO CHE VUOLE INFORMARE E REGOLARETESTO CHE VUOLE INFORMARE E REGOLARE
Gentile studente/studentessa (meglio: nome e cognome),
il Consiglio di Facoltà di … ha convalidato l’ammissione al primo anno nella seduta del 21/02/00.
Deve/dovrà quindi pagare la seconda rata dell’anno accademico 1999/00 utilizzando il bollettino di conto corrente postale allegato.
La rata è di L. 460.000 e la scadenza è il 30/03/00.
Potrà ritirare il libretto universitario e la tessera magnetica all’ufficio libretti in Via Napoli n. 6 dal lunedì al venerdì dalle 10 alle 12; il martedì e il giovedì l’ufficio è aperto anche nel pomeriggio dalle 15 alle 17.
Distinti saluti
Il Responsabile del Procedimento
TESTO CHE VUOLE INFORMARE E REGOLARETESTO CHE VUOLE INFORMARE E REGOLARE
OGGETTO: Riduzione due occupanti – comunicazioni.
OGGETTO
Abilità di sintesi
Prospettiva del destinatario
OGGETTO: TEMA DI BASE
SEZIONE INFORMATIVA
SEZIONE REGOLATIVA
La veste grafica dell’oggetto:
in una riga a sé, sotto l’indirizzo interno, dopo la scritta oggetto
senza il punto alla fine del periodo
con la lettera iniziale maiuscola
• non è scritto in prospettiva del destinatario
• non esplicita la sezione informativa e quella regolativa del testo
OGGETTO
Proposta 1:
Richiesta di regolarizzare l’iscrizione alla tassa sui rifiuti solidi urbani
Oggetto originale:
RIDUZIONE DUE OCCUPANTI – COMUNICAZIONI.
Proposta 2:
Tassa sui rifiuti solidi urbani - Richiesta di regolarizzare l’iscrizione
LA COMUNICAZIONE (Jakobson)
Destinatario Mittente
Canale
Codice
Messaggio
Contesto
Difetti della scrittura professionale burocratica
difetti di organizzazione logica dei testi
difetti di prolissità a tutti i livelli di suddivisone del
testo
Dal punto di vista dell’organizzazione del testo
mettere in rilievo l’informazione principale
riunire le informazioni dello stesso tipo
esplicitare le parti di testo di contenuto regolativo
Dal punto di vista lessicale sintattico
di fronte alla fissità delle formule, delle parole oscure, dei
tecnicismi impropri: ampliare il bagaglio lessicale da usare
aggiungendovi termini concreti, semanticamente pregnanti
di fronte alla preferenza costantemente accordata alle
espressioni più lunghe: privilegiare sempre le forme brevi e
appropriate, tagliare tutto il superfluo e l’inutile (ripetizioni, incisi
ecc.)
Aspetti della scrittura Aspetti della scrittura nella Pubblica Amministrazione nella Pubblica Amministrazione
Dott.ssa Ilaria ComarDott.ssa Ilaria Comar
FACOLTA’ DI LETTERE E FILOSOFIA
MASTER IN COMUNICAZIONE PUBBLICA E POLITICA