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CONSELHO DELIBERATIVO DO CLUBE NIPO-BRASILEIRO/DF – BIÊNIO 2018/2020
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ATA DE REUNIÃO
07 DEZ 2018
No dia 07 (sete) de dezembro de 2018, em conformidade com o Art. 50 e item XVII do Art. 48 do
Estatuto, foram convocados para reunião os membros do Conselho Deliberativo, do Conselho Fiscal
e da atual Diretoria Executiva, para reunirem-se na sede do Clube/Inakayá, às 16:00h, com o objetivo
de deliberar os assuntos a seguir, conforme pauta, fundamentos e objetivos antecipadamente enviados
no ato convocatório.
1) Prestação de Contas 2017 da Diretoria:
Em virtude da ausência dos membros da Diretoria Executiva e dos membros do Conselho Fiscal não
foi possível a apresentação e apreciação do Relatório de Prestação de contas 2017 conforme
originariamente pautado. Também com a ausência do Conselho Fiscal não foi possível saber se foi
recebida para ser examinada.
2) Prestação de Contas 2018 da Diretoria:
Foi acatada a proposta do Grupo de Trabalho de revisão das rubricas da planilha financeira que, para
facilitar para a Diretoria, consistirá na manutenção da aceitação dos relatórios Consolidado e
Gerencial, extraídos das planilhas financeiras mensais de 2018, como sendo os demonstrativos de
receitas e despesas trimestrais e anuais.
A sugestão de informações (Anexo I) para constar no relatório de administração do Clube, que
servirão de base para avaliação da efetividade e validade das atividades terceirizadas no Clube e não
somente sob enfoque financeiro.
3) Pendências sobre cheques não compensados de R$ 300,10 e de cheques extraviados em
janeiro de 2016 de R$ 1.290,00:
Foram dois casos com cheques: um extravio no montante de R$ 1.290,00 e um não compensado de
R$ 300,10. (Anexo IV).
O Conselho Deliberativo não havia sido comunicado formalmente sobre a conveniência e
oportunidade de reconhecimento de tais cheques como prejuízo.
Na falta dos membros da Diretoria Executiva na reunião, não foi possível conhecer os detalhes e as
circunstâncias das ocorrências, mas fica nítida uma grave falta de controle de quem recebeu e
manuseou os cheques.
Fica autorizada a baixa. Torna obrigatório, caso ainda não tenham sido tomadas providências, a
implantação de controles sobre cheques contendo informações mínimas sobre nome de quem
entregou o cheque, nome do emissor (se não o mesmo), banco, agência, nº conta e valor.
4) Rubricas dos lançamentos da planilha financeira a partir de 2019:
O Grupo de Trabalho criado para avaliar as rubricas utilizadas na planilha financeira apresentou
proposta (Anexos II e III) para substituir as atuais a partir de janeiro de 2019.
O trabalho consistiu na verificação dos lançamentos nas planilhas financeiras mensais de 2017 e 2018
já finalizados, esclarecimentos junto à Secretaria de lançamentos que suscitaram dúvidas e elaboração
de uma proposta preliminar de rubricas que tornassem mais analíticos os lançamentos.
A proposta foi encaminhada para manifestação da Dinâmica, empresa que elabora os balancetes do
Clube há muitos anos, para instrumentalizar os participantes para a reunião solicitada. Após exame
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prévio do profissional contador e contato telefônico não foi necessária a realização de reunião pois a
Dinâmica se manifestou em resposta ao e-mail de encaminhamento: “Após análise, informamos que
as nomenclaturas/rubricas que pretendem utilizar para o melhor aperfeiçoamento e/ou entendimento
do Conselho são satisfatórias e atendem contabilmente, uma vez que ficará mais clara a prestação
de contas”.
Assim, foi apreciada a proposta e aprovado o seguinte:
a) uso das novas rubricas de lançamentos de receitas e despesas a partir de 2019, conforme Anexos
II e III;
b) retorno da numeração dos documentos lançados na planilha, que existiu até 2017;
c) adaptação, pelo Sr. Roberto Ozú, da planilha financeira com as novas rubricas e campo para
inserção da numeração do documento;
d) alteração do nome do relatório Gerencial para Demonstrativo de Receitas e Despesas Anual e
Consolidado para Demonstrativo de Receitas e Despesas Trimestral;
e) zelar para que a descrição do lançamento seja objetiva e suficiente quanto a sua natureza, tipo,
beneficiado, finalidade etc.
f) acesso do Conselho Fiscal à documentação e planilha financeira tão logo esta última esteja
finalizada, para verificação da assertividade dos lançamentos, como apoio à Diretoria de Finanças,
inclusive quanto à descrição do documento.
5) Atuação e relatório do Conselho Fiscal de 2018:
Tendo em visita a ausência dos membros do Conselho Fiscal, a explanação sobre as atividades e
atuação no presente ano ficou prejudicada.
Fica registrado que o Conselho Deliberativo deverá elaborar e entregar relatório anual, para que fique
documentada, inclusive para consulta e informação aos futuros conselheiros fiscais. Fica sugerido
que a entrega seja feita na próxima reunião do Conselho Deliberativo, oportunidade em que poderão
ser acrescidos detalhes que forem solicitados pelos presentes.
6) Proposta orçamentária para o exercício de 2019 (Anexo V):
Foi encaminhada, por meio de e-mail, em 1º de dezembro, pelo Diretor de Finanças, uma proposta
sintetizada de orçamento para 2019, em planilha eletrônica. Em valores totais, consta uma previsão
de R$ 838.000,00 de receitas e de despesas de igual montante, já incluído previsão de investimento
de R$ 27.000,00.
Examinando o relatório Consolidado de 8 meses da planilha financeira de 2018, elaborado pela
Diretoria, verificamos R$ 663.291,87 de receitas e R$ 602.582,14, que representam uma média
mensal de, respectivamente, R$ 82.911,48 e R$ 75.322,77. Ao projetar esse valor para 12 meses,
obtemos resultado de R$ 958.307,81 (descontada a arrecadação de R$ 36.630,00 de Taxa Extra) de
receitas e R$ 903.878,21 de despesas.
É uma análise preliminar, mas mesmo que a arrecadação projetada para 2019 diminua 10% (de R$
958.307,81 para R$ 862.477,02) em relação a 2018, será suficiente para fazer frente às despesas
previstas de R$ 838.000,00.
Dessa forma, ao tempo em que acatamos a proposta orçamentaria, o Conselho concluiu que, para a
Diretoria honrar as despesas estimadas do Clube para o próximo ano, é suficiente a manutenção dos
procedimentos de arrecadação adotados atualmente, pela administração.
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7) Assuntos correlatos à pauta ou emergenciais surgidos para apreciação:
7.1) Contratos do Clube
Foi realizada uma avaliação prévia dos contratos atuais do clube, chegando-se à conclusão que os
mesmos merecem uma análise conjunta, principalmente quanto aos dois tipos básicos e mais
frequentes: uso de instalação para aula e aluguel com cessão do espaço para o contratado.
Os contratos foram firmados ao longo do tempo, sendo que o mais antigo é um de 1998 sobre aulas
de tênis e o mais recente deste ano. É inegável que todos devem ter uma revisão criteriosa quando da
renovação, mas, antes, é recomendável avaliar e comparar os aspectos de cada contrato com os
demais, elaborando padrões/modelos para dispositivos contratuais similares. O grupo de trabalho
constituído no Conselho Deliberativo, que fez a avaliação preliminar, dará suporte ao trabalho
necessário para uniformizar os contratos., inclusive propondo dispositivos obrigatórios e comuns a
todos.
Convocados presentes à reunião: Conselho Deliberativo: Agostinho Shibata, Jorge Katsumi
Niyama, Jakson Keiji Yoshida, Julio Haruitsi Ikuno, Marcos Ken-Iti Yamada, Roberto Mamoru
Fugimoto, Sérgio Kazuo Iwano e Uthant Martins. Todos os presentes assinaram a Lista de Presença.
Convocados ausentes: Conselho Deliberativo: Flávio Kobayashi (compromisso na escola filho),
Kerley Shiro Horikawa (no trabalho) e Marcelo Hiroaki Yoshida; Conselho Fiscal: Anderson
Barbosa (em viagem), Sussumu Yamada (no trabalho) e Wilson Shoji Okawachi (no trabalho) e
Diretoria Executiva: Flávio Hideo Mikami (em viagem), Inácio Satoshi Takeuti, Nelson Itiro Miura
e Washington Takeo Shinohara (em viagem).
Nada mais havendo a tratar, o sr. Roberto Fugimoto deu por encerrada a reunião desejando um bom
regresso aos lares e eu, Julio Haruitsi Ikuno, secretário eleito do Conselho Deliberativo lavrei a
presente ata que foi lida e aprovada pelos membros do Conselho Deliberativo presentes à reunião.
Julio Haruitsi Ikuno Roberto Mamoru Fugimoto
Secretário - biênio 2018/2020 Presidente - biênio 2018/2020
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