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La administración de proyectos de tecnologías de la información
ATENEO“Debate entre pares”
Departamento Pedagógico de SistemasFacultad de Ciencias Económicas de laUniversidad de Buenos Aires
Lic. Ernesto Chinkes [email protected]
17 de octubre de 2007, Buenos Aires
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TemarioProcesos y actividades de la administración de
proyectos de TI
Los conocimientos necesarios para administrar un proyecto. El papel de los métodos y herramientas.
Factores críticos para el éxito en la administración de proyectos
Debate
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Qué un proyectos de TI ?
Conjunto de tareas que se realizan para lograr un objetivo
Entregables: alcance y calidad.
Tiempo.
Costo.
TIRecursos
Riesgos
Proyecto
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Ciclo de vida de un proyectoSelección
Planificación
Implementación
Control
Evaluación
Terminación
t
Ver ciclo del PMBOK
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Qué es la administración de proyectos de TI ?
Administración del proyecto•Planificar•Controlar•Gestionar acciones y cambios•Negociar, decidir y coordinar.
Conjunto de tareas que se realizan para lograr un objetivo
Entregables: alcance y calidad.
Tiempo.
Costo.
TIRecursos
Riesgos
Proyecto
comunicación
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Importancia de la administración de proyectos
La administración de proyectos es la administración del cambio.
El cambio es el elemento que permite la supervivencia de las organizaciones:
a) elegir los proyectos correctos, b) luego administrarlos correctamente.
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Los conocimientos necesarios para la administración de un
proyecto de TI
METODOS / TECNICAS Y HERRAMIENTAS
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Los métodos, técnicas y las herramientas
Método: modo ordenado de proceder para llegar a un resultado. Método científico: Conjunto de pasos fijados de antemano por una disciplina con el fin de alcanzar conocimientos válidos mediante instrumentos confiables (un conjunto de pasos que trata de protegernos de la subjetividad en el conocimiento).
Técnica: es un procedimiento práctico sobre cómo llevar a cabo una actividad. Puede basarse en un método o no. Incluye las herramientas que proporcionan elementos para realizar dichas tareas.
Objetivo:•Intenta obtener resultados de calidad predecible•Se busca realizar muchas de las actividades de la administración de proyectos en forma más ordenada y eficiente.
• Permiten formalizar planes de: tareas, costos, tiempos, alcance, calidad, recursos, riesgos.
• Permite no perder el rumbo para ejercer el control• Contar con información para tomar decisiones de cambios.
Objetivo:•Intenta obtener resultados de calidad predecible•Se busca realizar muchas de las actividades de la administración de proyectos en forma más ordenada y eficiente.
• Permiten formalizar planes de: tareas, costos, tiempos, alcance, calidad, recursos, riesgos.
• Permite no perder el rumbo para ejercer el control• Contar con información para tomar decisiones de cambios.
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El PMI• El Project Management Institute es una institución fundada en
1969 en EEUU por y para profesionales de Dirección de Proyectos. Actualmente declara tener más de 200.000 miembros en el mundo.
• Objetivos: – Establecer estándares de Dirección de Proyectos.– Administrar la certificación de profesionales (PMP – Project
Management Professional – CAPM – Certified Associate in PM) • Sede central en Pensilvania (EEUU) y representaciones
denominadas "Capítulos" en distintas ciudades y países. En la actualidad tiene 240 Capítulos establecidos distribuidos en 67 países. El capítulo de Buenos Aires fue creado en 1996.
• PMBOK (2000 y Tercera Edición -2004). Más de 1.700.000 ejemplares en circulación.
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El PMBOKGrupos procesos de un proyecto:
– Iniciación– Planificación– Ejecución– Control– Cierre
9 áreas de conocimiento– Gestión de Calidad– Gestión de Costos– Gestión de la Comunicación– Gestión de las Compras/Contrataciones– Gestión de los Recursos Humanos– Gestión de los Riesgos– Gestión del Alcance– Gestión del Tiempo– Integración de los Procesos
Cada área tiene procesos: 44 (3era edición - 2004) distribuidos en los 5 grupos de procesos y las 9 áreas.Para cada proceso se analizan:• Entradas• Salidas • Herramientas / Técnicas
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Procesos de Iniciación
Procesos de Planificación
Procesos de Control
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Conexiones entre grupos de procesos en una fase.
Fuente: PMBOK Guide
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Grupo de Procesos de Planificación
PMBOK 2004
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Correspondencia de los Procesos de Dirección de Proyectos a los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos y a las Áreas de Conocimiento
PMBOK 2004
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Conocimientos necesarios para administrar proyectos de TI
Conocimiento en los procesos, métodos y técnicas/herramientas de administración de proyectos.
Conocimientos en TI (tecnologías y metodologías asociadas).
Conocimiento, capacidades y habilidades de liderazgo, motivación, negociación, manejo político y comunicación.
Conocimientos organizacionales y de su administración.–Conocer sobre la problemática a resolver.–Conocer sobre el contexto en el cual hay que actuar.
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Administrar el cambio
“No hay nada más difícil de manejar, más arriesgado de conducir, o de éxito más incierto, que la introducción de un nuevo orden de cosas; porque el innovador tiene por enemigosa aquellos a quienes iba bien en las condiciones anteriores, y encuentra defensores poco entusiastas en aquellos a quienes podrá ir bien en la nueva situación”.
Maquiavelo (1513), “El príncipe”
Ayuda escritorio
Se resuelve con técnicas y herramientas ?
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Factores críticos para el “éxito” en la
administración de proyectos de TI
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Éxito o fracaso en la administración de proyectos
Como se mide ?
1. Percepción general 2. Costo 3. plazo 4. Metas técnicas (a. percepción contra especificaciones iniciales, b.
contra otros proyectos de la organización, c. comparado con los problemas encontrados en el proyecto.
Fuente: Might y Fisher (1985).
Objetivas
Subjetivasrelacionadas con las expectativas
Otras medidas subjetivas: • calidad ? • Objetivos organizacionales? Corto o largo plazo?
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El recupero de la inversión
ROI, TIR, VAN
Flujo de egresos Flujo de ingresos
OJOProyectos con bajo
recupero pero necesarios para
proyectos con alto recupero
-Estimados (Previo)-Reales (Posterior)
DIFICIL Ingresos duros (reducción de costos, retención de clientes, nuevos clientes, etc.)
Ingresos blandos (satisfacción de clientes, empleados con mayor autonomía, etc. )
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El éxito en función de las necesidades
El resultado del proyecto debe satisfacer las necesidades del cliente: Si no trae beneficios a la organización el
proyecto no es viable.
Necesidades de la organizaciónVs.
las necesidades individuales
Los que hacen que el proyecto evolucione, los que lo aprueban, los destinatarios, etc. son los individuos.
La clave es la alineación de ambos
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El juego de las limitaciones
Recursos
TiempoAlcancey calidad
Contexto Organizacional
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Apostar por el tiempo• Tiempo vs Alcance: El tiempo con mayor peso relativo
- “Independencia parcial”:a) Intentar cumplir el alcance pactado en el tiempo
acordado.b) si el plazo acordado se extiende de un porcentaje (ej.
10 %) acordar con el cliente un acortamiento del alcance.
c) acordar con el cliente un plazo para completar el alcance no acordado.
Es mejor el 70 % de algo, que el 100 % de nada.Es mejor el 70 % de algo, que el 100 % de nada.
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Manejo político ?
Falta de autoridad formal sobre los recursos que debe manejar
El Administrador del proyecto debe tener la capacidad y habilidad política para:
• Relacionarse con aquellas personas que tienen el poder para conseguir y administrar los recursos que necesita (incluido los recursos humanos).
• Entender la red de poder en la organización, y saber como es la interdependencia del proyecto con el mismo.
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Las comunicaciones
Deben entenderse como conversaciones. No son un menor intercambio de mensajes entre emisor y receptor.
El Administrador de proyectos se comunica constantemente con:
• El equipo.• El cliente• Los superiores, directivos y/o patrocinadores.• Los colaboradores externos (proveedores, etc.).• Colaterales (pares de otros proyectos ó áreas).
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Diversidad de participantes. La clave: la comunicación
Dirección del proyecto
Equipo de trabajo
Equipo extendido
Administrador del proyecto
Superiores, autoridades, directivos, patrocinadores
Analistas funcionalesLíder funcional Líder técnico
Programadores
DBA
Administrador de red
Clientes: usuarios internos y externos
Colaterales: Directores de otros proyectos, gerentes de otras áreas
Colaboradores externos: Proveedores de hardware, software,especialistas internos ocasionales, etc.
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Las conversaciones
• El hablar y escuchar no se restringe a los mensajes sonoros: se habla con acciones, planes de acción, con la distribución de cargos y funciones, etc.
• En un proyecto todo lo que se hace se da por que existió una conversación previa. Existen acciones por que se realizaron:• Peticiones,• Promesas,• Afirmaciones,
• Declaraciones, etc.• Existe un escuchar profundo, donde actúa el trasfondo.
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El trasfondo
El trasfondo abre o cierra posibilidades en el escuchar y en el hablar.
• Trasfondo compartido:Puede entenderse como la cultura organizacional o una subcultura grupal.
• Trasfondo personal de quien habla o escucha:Conformada por compromisos personales tomados, posibilidades futuras, la red de ayuda, juicios y evaluaciones de terceros y propias, y sus emociones.
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Fracaso en la administración de proyectosCausas ?
1. No se comprende que es éxito o fracaso en un proyecto. 2. Se confunde el conocimiento en administración de proyectos,
con el manejo de las herramientas y técnicas de administración de proyectos: No lo dirigen las personas con capacidades y habilidades adecuadas.
3. Problemas de comunicación.4. No existen adecuados mecanismos de planificación y control
(control de gestión – persistencia sostenida y equilibrada).5. Poca capacidad de adecuar los cambios que suceden
durante el proyecto en forma ordenada (administración de cambios).
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El Debate? Cuál es la importancia de las técnicas y herramientas en el éxito de un
proyecto ?. Qué pasaría si un proyecto lo administramos sin aplicarlas ?. Cuantas herramientas son necesarias ?.
? Cuál es la relevancia de la certificación del PMI ?.
? Hacen falta conocimientos en Tecnología de la Información para administrar un proyecto de TI ?. Cuál es el orden de prioridades en los conocimientos necesarios para su administración ?.
? Qué es éxito y fracaso en un proyecto de TI ?. Cómo se mide ? Es serio medir el Recupero de la inversión de un proyecto de TI ?.
? Cuáles son los factores críticos de éxito en la administración de proyectos de TI ?. El resultado del proyecto debe satisfacer lasnecesidades del cliente organización o del cliente individuo ?
? El administrador del proyecto debe ser un técnico o un político ? Cuánto influye en el éxito de un proyecto la forma de comunicarse con los participantes (stakholders) ?
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La administración de proyectos de tecnologías de la información
ATENEO“Debate entre pares”
Departamento Pedagógico de SistemasFacultad de Ciencias Económicas de laUniversidad de Buenos Aires
Lic. Ernesto Chinkes [email protected]
17 de octubre de 2007, Buenos Aires