aturcara kontrak dan ukur binaan c2006
TRANSCRIPT
ATURCARA KONTRAK DAN UKUR BINAAN C2006/UNIT 5/1 5.1 TAKRIF TAWARAN DAN SEBUT HARGA
5.1.1 Takrif Tawaran
Tawaran adalah satu kenyataan yang dikeluarkan bagi mempelawa suatu pihak
untuk melaksanakan suatu kerja samada kerja pembinaan atau pembekalan
disamping mendapat persetujuan daripada pihak berkenaan.
Tender di keluarka oleh pemaju manakala penerima tender adalah kontraktor atau
pemborong.
5.1.2 Takrif Sebut Harga
Sebut harga merupakan proses memanggil dan memilih kontraktor yang
berkelayakan membuat dan meyiapkan kerja-kerja yang bernilai antara
RM 0001 hingga RM 50 000.Sebut harga diamalkan bagi memenuhi kerja segera,
kerja undi dan kerja inden.Kerja-kerja melalui sebut harga diberikan kepada
kontraktor Bumi putra sahaja.
5.1.2.1 Kerja – kerja segera
Kerja yang perlu dibuat dengan segera, biasanya kontraktor yang dipilih
adalah kontraktor yang sudah diketahui kebolehan dan kemampuannya
membuat kerja. Contoh – contoh kerja yang terlibat seperti membaiki
kerosakan saluran paip atau membaiki atap bocor dan membaiki tandas
awam.
5.1.2.2 Kerja – kerja Undi
Kerja undi biasanya berdasarkan jadual kadar harga. Kerja – kerja terlibat
adalah kerja – kerja penyenggaraan biasa dan penyenggaraan bangunan
kerajaan. Penyertaan kerja undi dibuat seminggu oleh Jabatan Kerja Raya
atau badan – badan kerajaan yang lain. Melalui cara ini kerja yang
dilakukan oleh kontraktor tetap harganya.
5.1.2.2 Kerja – kerja Inden
Kerja jenis ini merupakan kerja yang diberitahu kepada kontraktor setelah
mereka mengemukakan sebut harga masing – masing. Hanya kontraktor
yang berjaya dikehendaki melaksanakan kerja tersebut. Antara kerja –
kerja yang terlibat adalah kerja ubah suai ruang pejabat, membersih
bangunan dan mengecat bangunan.
5.2 JENIS – JENIS TAWARAN
Bagi kerja – kerja yang melebihi nilai RM 50 000.00, pemanggilan dan pemilihan
kontraktor dilakukan melalui tawaran. Umumnya ada beberapa jenis tawaran yang
biasa diamalkan di negara kita. Di antara jenis – jenis tawaran tersebut adalah :
a. Tawaran terbuka
b. Tawaran terhad
c. Tawaran terpilih
d. Tawaran pra kelayakan
e. Tawaran perundingan
5.2.1 Tawaran Terbuka
Tawaran terbuka merupakan tawaran yang biasa diamalkan oleh pihak
kerajaan dan badan-badan berkanun. Tawaran jenis dibuka kepada semua
kontraktor yang memenuhi syarat yang ditetapkan.Bilangan penender
adalah tidak terhad. Tawaran ini digunakan bagi mendapatkan harga
tawaran yang baik kerana bilangan kontraktor yang memasuki tawaran ini
adalah ramai. Lebih ramai kontraktor yang memasuki tawaran maka lebih
banyak rangkaian harga yang diperolehi oleh majikan. Ini membolehkan
majikan membuat pemilihan yang tepat berdasarkan harga yang sesuai dan
munasabah.
Pihak majikan akan mengeluarkan iklan tawaran melalui akhbar –akhbar
tempatan atau mempamerkan di papan kenyataan di pejabat majikan
Kebaikan Tawaran Terbuka
1. Membuka peluang kepada kontraktor baru dan tidak mempunyai
banyak pengalaman.
2. Pihak majikan dapat memilih harga yang terendah dari bilangan
kontraktor yang ramai.
3. tawaran ini sesuai untuk pembinaan yang mudah dan tidak
memerlukan pengalaman serta kelayakan khusus.
Keburukan Tawaran terbuka
1. Proses perlaksanaan tawaran ini mengambil masa yang lama dan
tidak sesuai untuk projek yang perlu disiapkan dengan segera.
2. Pemilihan harga tawaran yang terlalu rendah adalah berisiko tinggi
kerana kemungkinan kontraktor akan menghasilkan mutu binaan
yang rendah disebabkan penggunaan bahan yang tidak bermutu untuk
mendapatkan keuntungan.
3. Tawaran ini tidak menggalakkan kontraktor menggunakan peralatan
moden dan teknik baru kerana kos penggunaanya adalah tinggi.
4. Kesulitan dalam pemilihan kontraktor yang layak serta berlaku
pembaziran dalam proses penyediaan dan pemilihan.
5.2.2 Tawaran Terhad
Tawaran ini hanya terhad kepada kontraktor – kontraktor yang tertentu
sahaja. Biasanya dikhaskan kepada kontaktor bumiputra sahaja. Hanya
bumiputra yang memenuhi syarat – syarat yang ditentukan boleh
menyertai tawaran dan bilangannya adalah terhad. Ini merupakan langkah
kerajaan dalam DEB untuk memeberi sekurang-kurangnya 30% daripada
jumlah kontrak tahunan kepada bumiputra.
Biasanya diiklankan melalui akhbar tempatan atau dipamerkan di papan
kenyataan tawaran di pejabat majikan.
Kebaikan Tawaran Terhad
1. Memberi peluang kepada kontraktor bumiputra untuk
menceburkan diri dalam industri binaan tanpa persaingan dari
kontraktor bukan bumiputra..
2. Dapat melaksanakan kehendak kerajaan bagi menggalakkan 30%
bumiputra menceburi bidang pembinaan.
3. Masa memproses dokumen tawaran dapat dikurangkan.
Keburukan Tawaran Terhad
1. Hanya terhad kepada segolongan kontraktor sahaja.
2. Harga yang ditawarkan menjadi tinggi disebabkan kurangnya
persaingan.
5.2.3 Tawaran Terpilih
Merupakan tawaran yang dikemukakan kepada kontraktor yang dipilih
oleh majikan. Pertandingan dalam merebut tawaran berlaku diantara
kontraktor yang terpilih sahaja. Tawaran ini dilaksanakan berdasarkan
keperluan –keperluan yang berikut :
Projek –projek khas yang memerlukan kepakaran tertentu.
Projek yang perlu disiapkan segera dimana hanya kontraktor yang
berkemampuan sahaja dibenarkan menyertai tawaran.
Pihak majikan akan mendapatkan senarai kontraktor yang layak dan
mempelawa mereka memasuki tawaran. Pemilihan kontyraktor
berdasarkan organisasi, kemampuan, pengalaman serta jumlah projek
yang sedang dilaksanakan. Surat akan dihantar kepada kontraktor yang
dipilih untuk menyertai tawaran tersebut. Didalam surat tawaran itu
dinyatakan perihal yang berkaitan projek dan tawaran.
Kebaikan Tawaran Terpilih
1. Majikan akan memperolehi hasil binaan yang berkualiti kerana
kontraktor yang dipilih terdiri daripada kontraktor yang mahir
dan mempunyai rekod yang baik.
2. Masa yang diambil untuk membuat analisis tawaran adalah singkat
kerana semua keperluan tawaran disediakan mengikut bilangan
kontraktor yang disenaraikan.
3. Pemilihan kontraktor yang mahir dapat dilakukan dengan cepat
kerana semua kontraktor yang memasuki tawaran mempunyai
keistimewaan dari segi kerja.
4. Pemilihan harga yang terendah adalah wajar .
Keburukan Tawaran Terpilih
1. Harga tawaran menjadi tinggi disebabkan kurang persaingan serta
kontraktor yang bertanding terdiri darpada mereka yang mahir dan
berpengalaman.
2. Kemungkinan berlaku pakatan harga di antara kontraktor untuk
meletakkan harga penutup yang sama.
3. Disebabkan keupayaan organisasi kontraktor sentiasa berubah, maka
terdapat risiko dalam mengambil dan memilih kontraktor yang mutu
kerjanya sedang menurun.
5.2.4 Tawaran Pra Kelayakan
Tawaran dibuka hanya kepada kontraktor yang dipilih melalui proses pra
kelayakan. Sesuai untuk projek yang tertentu dan khas yang memerlukan
kepakaran yang tinggi dan bertaraf antarabangsa.
Majikan akan mengiklankan notis tawaran pra kelayakan di akhbar
tempatan bagi mengetahui kelayakan kontraktor yang ingin menyertai
tawaran tersebut. Kontraktor yang ingin menyertai tawaran ini perlu
mengisi borang khas yang mengandungi
maklumat-maklumat tentang kewangan, pengurusan serta pengalaman
kontraktor dan dikembalikan kepada pemaju.
Majikan akan mengkaji maklumat-maklumat yang diberikan dan akan
membuat pemilihan kontraktor yang layak menyertai tawaran. Kehendak
asas dalam pem ilihan agak ketat di mana pengalaman, kemahiran,
kepakaran kerja, modal pusingan yang besar dan penggunaan teknik-teknit
moden adalah antara syarat-syarat kelayakan yang diperlukan.
Kebaikan Tawaran Pra Kelayakan
1. Mutu pembinaan yang dihasilkan adalah tinggi melalui
penggunaan teknologi yang tinggi dan pengalaman kontraktor.
2. Hanya kontraktor yang mempunyai pengurusan dan pengalaman
yang baik serta modal yang cukup layak menyertai tawaran ini
3. Menjimatkan masa, tenaga dan kos dari segi menyedia dan
menyemak dokumen tawaran kerana bilangan kontraktor yang
tidak ramai.
4. Projek dijamin akan siap pada tempoh yang ditetapkan.
Keburukan tawaran Pra Kelayakan
1. Tawaran ini hanya layak kepada kontraktor yang mempunyai
kepakaran sahaja.
2. kos pembinaan kana menjadi lebih tinggi disebabkan penggunaan
teknologi terkini yang jarang dimiliki oleh kontraktor yang lain.
3. Hanya sesuai untuk projek-projek yang besar dan tidak sesuai untuk
projek yang kecil.
5.2.5 Tawaran Perundingan
Tawaran ini dijalankan atas sebab-sebab tertentu selalunya atas arahan
pihak-pihak tertentu. Tawaran jenis ini tidak diiklankan. Ianya
dilaksanakan dengan pihak majikan menghantar surat kepada kontraktor
yang dipilih untuk membuat perbincangan mengenai projek yang akan
dilaksanakan. Antara perkara-perkara yang dibincangkan adalah aspek-
aspek rekabentuk,anggaran kos, jadual kadar harga, pengurusan dan
keuntungan. Pada keseluruhannya tawaran perundingan dilaksanakan
sebelum penyediaan lukisan dan senarai bahan.
Tawaran ini dipraktikkan atas sebab-sebab berikut :
Projek yang memerlukan penyiapan segera
Projek yang memerlukan kepakaran kerja.
Projek yang berterusan dan berfasa-fasa.
Pembiayaan projek dibuat oleh kontraktor
Projek yang mempunyai bidang kerja yang sama..
Kebaikan tawaran perundingan :
1. Perbelanjaan membiayai tawaran ini adalah rendah.
2. Kontraktor boleh memberi nasihat dan memberikan cadangan dan
nasihat kepada arkitek/jurutera diperingkat awal reka bentuk projek.
3. Majikan dapat menganggar kos-kos yang terlibat dengan lebih tepat
dan cepat berdasarkan kadar harga yang diketahui sebelumnya iaitu
bagi projek yang mempunyai bidang yang sama.
Keburukan Tawaran perundingan :
1. harga tawaran menjadi tinggi disebabkan tiada persaingan.
2. Hanya kontraktor tertentu sahaja yang akan terpilih.
3. Disebabkan harga tawaran yang terlalu tinggi, pengawalan terhadap
pembaziran bahan dan masa tidak begitu baik.
4. berlaku penyelewengan diperingkat perancangan menyebabkan
kerugian kepada pihak majikan.
5.3 KANDUNGAN DOKUMEN TAWARAN
Dokumen tawaran terbahagi kepada dua jenis :
5.3.1 Dokumen tawaran bagi kontrak berdasarkan senarai kuantiti
Biasa digunakan untuk projek-projek yang besar
Penyediaan memerlukan masa yang agak panjang
Dapat menyediakan satu asas yang lebih saksama untuk penilaian
kerja yang telah dilaksanakan bagi tujuan bayaran kemajuan dan
perubahan kerja
5.3.2 Dokumen tawaran bagi kontrak berdasarkan lukisan dan spesifikasi.
Di gunakan bagi projek yang perlu disiapkan dengan segera di
mana Jurukur Bahan tidak sempat untuk menyediakan Senarai
Kuantiti.
Sesuai untuk projek yang rendah dan sederhana kosnya.
Kontraktor perlu memasukkan harga bagi keseluruhan kerja secara
pukal sahaja ( Lump Sum )
Berdasarkan Senarai Kuantiti Berdasarkan Lukisan dan Spesifikasi
1. Surat mempelawa tawaran
2. Borang tawaran
3. Arahan kepada penender
4. Senarai kerja pendahuluan,
keterangan bahan dan mutu kerja
5. Senarai senmakan mengemukakan
tawaran
6. Spesifikasi
7. Borang maklumat latar belakang
kontraktor
8. Senarai Kuantiti
9. Lampiran
10. Lukisan
1. Surat mempelawa tawaran
2. Borang tawaran
3. Arahan kepada penender
4. Senarai kerja pendahuluan,
keterangan bahan dan mutu kerja
5. Senarai semakan mengemukakan
tawaran
6. Spesifikasi
7. Borang maklumat latar belakang
kontraktor
8. Ringkasan tawaran
9. Jadual kadar harga
10. Lampiran
11. Lukisan
Jadual 9.1 : Kandungan Dokumen Tawaran
5.4 KEGUNAAN DOKUMEN MEJA TAWARAN
Dokumen ini hampir sama dengan dengan dokumen tawaran tetapi biasanya lebih
lengkap dari dokumen tawaran yang dijual kepada kontraktor. Disediakan
sebelum sesuatu tawaran dipanggil atau diiklankan.
Dokumen meja tawaran diletakkan didalam bilik khas atau di atas meja khas di
pejabat majikan seperti di pejabat Pengarah JKR Negeri atau Daerah.
Dokumen tawaran digunakan untuk membolehkan kontraktor mendapat gambaran
yang jelas mengenai projek serta menyemak perkara-perkara
yang terkandung didalam tawaran yang hendak disertainya serta menghargakan
tawaran. Biasanya ia dipamerkan bermula dari iklan tawaran dikeluarkan
sehingga tarikh tutup tawaran.
5.5 TAKRIF IKLAN TAWARAN
Merupakan satu kenyataan yang dikeluarkan oleh pihak pemaju untuk
mempelawa kontraktor-kontraktor memasuki tawaran bagi projek yang
dicadangkan. Iklan
tawaran disediakan bagi memaklumkan kepada kontraktor yang berminat tentang
butir-butir penting sesuatu tawaran.
5.6 CIRI – CIRI IKLAN TAWARAN
Iklan tawaran hendaklah menarik dan mempunyai maklumat yang lengkap
mengenai projek supaya ramai kontraktor yang berkelayakan akan menyertai
tawaran tersebut.
Iklan tawaran hendaklah diiklan didalam akhbar tempatan ataupun ditampal di
papan kenyataan tawaran di pejabat majikan.
5.7 MAKLUMAT –MAKLUMAT DAN SYARAT-SYARAT DI DALAM
IKLAN TAWARAN
Maklumat penting yang perlu ada dalam satu-satu iklan tawaran adalah :
Logo dan nama majikan
Tajuk kerja
Jenis tawaran
Kelas kontraktor yang dipelawa
Kepala dan sub kepala
Bayaran dokumen tawaran
Tempat mengambil Dokumen tawaran
Tempat dan masa dokumen tawaran dikembalikan
Tarikh lawatan tapak, masa serta tempat perjumpaannya
Pejabat dimana TTD boleh diperiksa
Masa dan tarikh memeriksa TTD
Tarikh tutup tawaran
5.8 JANGKA MASA PROSES PENGIKLANAN TAWARAN
Biasanya tempoh iklan tawaran disiarkan diakhbar – akhbar tempatan atau
melalui notis yang ditampalkan di papan kenyataan tawaran majikan adalah dua
minggu sebelum tarikh lawatan tapak.
Kenyataan tawaran hendaklah dihantar kepada pihak akhbar sekurang – kurangya
dua minggu sebelum tarikh diiklankan.
5.9 BORANG – BORANG PIAWAI SEMASA MENENDER
Secara amnya borang – borang yang biasa digunakan semasa proses menender
adalah :
5.9.1 Borang Perlantikan Jurukur Bahan
Borang ini adalah pengesahan diantara Pemaju dengan Jurukur Bahan
untuk menjalankan kerja –kerja pengurusan yang berkaitan dengan kerja
Jurukur Bahan dalam sesuatu projek.
5.9.2 Borang Jaminan Keselamatan
Merupakan surat jaminan yang dikeluarkan oleh bank atau institusi
kewangan tertentu tentang kedudukan kewangan kontraktor supaya
pihak perunding dan pemaju yakin dengan kemampuan kontraktor tersebut
untuk mengendalikan sesuatu projek.
5.9.3 Borang Kontrak
Borang perjanjian antara kontraktor dan pemaju untuk menjalankan
sesuatu projek. Ia mengandungi syarat –syarat perjanjian dan kontrak yang
perlu diikuti oleh kedua-dua pihak. Borang kontrak yang biasa digunakan
adalah sama ada borng kontrak setara JKR atau borang kontrak setara
PAM.
5.9.4 Borang Pra Kelayakan Kontraktor
Borang ini digunakan oleh kontraktor – kontraktor yang ingin memasuki
tawaran Pra Kelayakan. Bertujuan untuk menilai sesebuah organisasi
kontraktor bagi menjalankan sesuatu projek. Penilaian dibuat berdasarkan
kepada bilangan kaki tangan , bilangan jentera yang digunakan dan
pengalaman mengenadalikan projek – projek yang lepas.
5.9.5 Borang Kontraktor Kecil dan Pembekal Bahan
Kegunaannya adalan untuk melantik sesebuah organisasi sebagai
kontraktor kecil atau pembekal bahan di dalam sesuatu projek.
5.9.6 Borang ringkasan syarikat penender yang terlibat
Borang ini digunakan untuk menyenaraikan mengenai kemampuan dari
segi kewangan, modal , loji, kakitangan dan pengalaman setiap penender
yang terlibat.
5.9.7 Borang Projek Semasa untuk Penender
Borang ini memberi penjelasan mengenai projek – projek yang sedang
dilaksanakan oleh penender
5.9.8 Borang Kesilapan Penender
Borang ini digunakan untuk mencatatkan segala kesilapan yang dilakukan
oleh penender semasa mengemukakan tawaran. Kesilapan setiap unsure
didalam senarai kuantiti atau dokumen tawaran akan direkodkan untuk di
buat pembetulan.
5.9.9 Borang keputusan tender
Merupakan borang terakhir dimana jurukur bahan akan mengesyorkan
kontraktor yang layak kepada pihak pemaju dan perunding yang lain.
5.10 PROSES PENUTUPAN TAWARAN
Penutupan tawaran bermaksud tarikh tutup tawaran seperti yang dinyatakan
didalan iklan tawaran. Apabila tarikh tawaran ditutup, dokumen tawaran yang
telah lengkap diisi akan dimasukkan kedalam peti tawaran yang telah disediakan.
Peti tawaran tersebut akan ditutup dan disimpan di dalam bilik
jurutera.Jawatankuasa Pembukaan Tawaran kemudian akan bersidang untuk
membuka peti tawaran itu.
5.11 KEGUNAAN PETI TAWARAN
Peti tawaran digunakan untuk memasukkan dokumen tawaran yang telah dihantar
oleh pihak kontraktor. Merupakan sebuah bekas/peti berkunci yang ditandakan
dengan no. projek, nama projek, tarikh dan masa tawaran dibuka serta tarikh
penyerahan terakhir.
Setelah tarikh tutup tawaran peti tawaran akan dikunci dan disimpan didalam bilik
jurutera.Peti tawaran akan dibuka setetelah Ahli Jawatankuasa Pembukaan
Tawaran bersidang.
5.12 PROSES PEMBUKAAN TAWARAN DAN TUGAS JAWATAN KUASA
PEMBUKAAN TAWARAN
Sebagaimana yang telah diterangkan proses pembukaan peti tawaran akan
dilakukan oleh Ahli Jawatankuasa Pembukaan Tawaran. Ahli jawatankuasa ini
biasanya terdiri daripada tiga orang pegawai yang telah dilantik oleh pihak
majikan. Setiap dokumen tawarn yang dihantar akan direkodkan nombor siri
berdasarkan kepada jumlah dokumen tawaran tersebut.
Contohnya 1/10, 2/10, 3/10, 4/10 …9/10 dan 10/10 sekiranya ada 10 orang
penender yang menyertai tawaran. No siri ini akan disenaraikan dalam borang
khas bersama – sama dengan harga tawaran yang telah ikemukakan. Borang ini
dikenali sebagai Borang Jadual Tawaran.
Borang Jadual Tawaran akan diserahkan kepada satu jawatankuasa yang lain
untuk membuat penilaian atau analisis tender. Jawatankuasa ini mesti terdiri tidak
kurang dari dua orang samada Jurukur Bahan atau Pegawai Teknikal dalam
bidang kerja yang berkaitan.
ANALISIS TAWARAN
Penilaian keatas tender – tender kerja di jalankan dalam dua peringkat iaitu
Penilaian Peringkat Pertama dan Penilaian Peringkat Kedua.
5.12.1 Penilaian Peringkat Pertama
Penilaian peringkat pertama keatas tender terendah sehingga beberapa
tender dalam lingkungan harga yang munasabah untuk memenuhi pra
syarat yang berikut :
1. Kesempurnaan Tender
Tender – tender mesti lengkap dan bebas dari segala ecacatan dari
segi undang – undang dan kontrak yang munasabah untuk
menentukan kelayakan mengikut amalan biasa.
2. Kedudukan Kewangan yang Memuaskan
Petender mengemukakan bukti atau pegawai penilai berpuas hati
bahawa petender mempunyai kedudukan kewangan yang
memuaskan untuk melaksanakan projek yang ditender.
3. Prestasi Kerja Semasa yang Memuaskan
Petender yang tidak mempunyai projek atau ditakrifkan sebagai ‘
sakit’ atau yang mendapat laporan buruk daripada pegawai
penyelia projek atau mengahadapi tindakan penamatan
pengambilan kerjanya adalah tidak memuaskan prestasi kerjanya.
Tender yang tidak memenuhi mana – mana pra syarat di atas adalah gagal
Penilaian Awal dan tidaka layak diberi pertimbangan seterusnya.
5.12.2 Penilaian Peringkat Kedua
Penilaian peringkat kedua hanya dibuat keatas beberapa tender yang lulus
penilaian peringkat pertama bermula dengan tender terendah mengikut
turutan harga tender menaik.
Kriteria – kriteria berikut digunakan bagi menentukan tender yang paling
menguntungkan untuk dipertimbangkan.
a. Harga Tender
Harga tender yang dikemukakan oleh pentender – pentender
akan dibandingkan dengan Anggaran jabatan. Anggaran
Jabatan hendaklah terlebih dahulu dipastikan
kemunasabahannya.
b. Pengalaman
Penilaian dari aspek pengalaman hanya perlu dibuat ke atas
pentender yang harga tendernya sangat rendah. Untuk
melayakkan sesuatu tender yang sangat rendah atau rendah
dipertimbangkan, pentender mestilah sekurang kurangnya dua
projek yang serupa dengan projek yang ditender dengan
cemerlangya dalam tempoh lima tahun yang lepas.
c. Prestasi Kerja Semasa
Kerja semasa ialah projek yang belum disahkan siap pada
tarikh tutup tender. Prestasi kerja semasa pentender akan
dikategorikan seperti berikut :
Cemerlang - peratus kemajuan sebenar
melebihi jadual.
Memuaskan - Peratus kemajuan sebenar
sama atau terkebelakang dari
jadual kurang dari 30%.
Penilaian prestasi kerja semasa hendaklah berdasarkan laporan
daripada Pegawai Penguasa atau Jurutera yang menyelia projek
tersebut.
d. Kakitangan Teknikal
Faktor ini dinilaikan berasaskan bilangan kakitangan teknikal
pentender berbanding dengan bilangan AnggaranKeperluan
Minimum (AKM) kakitangan teknikal untuk menjalankan
projek yang ditender dengan memuaskan.
e. Loji, Kuari dan Kilang
Sekiranya kakitangan teknikal kurang daripada yang ditetapkan
oleh AKM tetapi pentender didapati mempunyai kuari, kilang
dan sebagainya atau terdapat factor – factor lain yang boleh
menyokong harga tendernya maka factor – factor tersebut
bolehlah diambil kira.
Kesemua analisis dan penilaian akan dimasukkan kedalam laporan tender untuk
dikemukakan kepada Lembaga Tender untuk dibuat pertimbangan . Kemudian
Lembaga Tawaran akan membuat pemilihan dan keputusan kontraktor yang berjaya
untuk melaksanakan projek tersebut.
5.13 LAPORAN TAWARAN
Laporan tawaran yang telah disediakan hendaklah mengandungi perkara – perkara
berikut bagi memudahkan pihak Lembaga Tawaran membuat pemilihan kontraktor
yang layak ;
a. Ringkasan skop kerja yang akan dilaksanakan seperti nama projek,
penentuan dan sebagainya.
b. Menerangkan cara mempelawa tender untuk projek tersebut dan
menerangkan bila tender tersebut dibuka dan ditutup dan tempoh laku
tender tersebut tamat.
c. Menyenaraikan petender – petender termasuk harga tender serta masa
penyiapan kerja mengikut harga tender yang terendah dahulu.
d. Mengkaji tentang kesilapan yang berlaku didalam tender serta
menyenaraikan kesilapan petender. Didalam senarai tersebut harga
tawaran terkini hendaklah dicatatkan termasuk kesilapan yang berlaku
sekiranya ada.
e. Mengemukakan anggaran jabatan serta perbezaan dengan anggaran setiap
Petender.
f. Latar belakang kontraktor seperti nama syarikat,kelas kontraktor serta
senarai projek yang telah dan sedang dilaksanakan.
g. Cadangan dan sokongan kepada lembaga tawaran untuk menyetujui terima
kontraktor yang layak setelah perkara-perkara diatas dianalisis dan dikaji.
5.14 TUGAS DAN KUASA AHLI LEMBAGA TAWARAN
Tugas dan kuasa ahli lembaga tawaran bergantung kepada peringkat – peringkat
lembaga tersebut. Peringkat – peringkat lembaga tawaran terdiri daripada ;
1. Lembaga Tawaran Peringkat Persekutuan
Ianya diwakili oleh ketua pengarah Jabatan Kerja Raya, Perbendaharaan,
Kementerian Kerja RayaUnit Perancang Ekonomi / Negeri / UPEN atau
mana-mana badan/unit yang berkenaan.
Tawaran – tawaran ini adalah khas untuk kerja – kerja peringkat
persekutuan sahaja. Lembaga ini berkuasa mengesahkan tawaran yang
melebihi RM 250,000.00.
2. Lembaga Tawaran Peringkat Negeri
Lembaga ini diwakili oleh setiausaha kerajaan negeri /SUK, Pegawai
Kewangan negeri, Pengarah JKR dan sebagainya. Lembaga ini berkuasa
memperakui tawaran yang dibiayai oleh kerajaan negeri sahaja.
3. Lembaga Tawaran Peringkat Daerah
Lembaga ini diwakili oleh setiausaha kerajaan, pegawai kewangan yang
mana ia merupakan ahli jawatankuasa sebut harga dan berkuasa
memperakui tawaran kecil yang tidak melebihi RM 10,000.00 sahaja.
5.15 PENGANUGERAHAN TAWARAN
Penganugerahan tawaran bermaksud tawaran diberikan kepada kontraktor, iaitu
tawaran yang dikemukakan oleh kontraktor diakui dan majikan membuat
penerimaan terhadap tawaran kontraktor.
Majikan akan mengeluarkan Surat penerimaan tawaran kepada kontraktor yang
dipilih, maka kontraktor berkenaan tidak boleh menarik diri. Kontraktor boleh
disaman sekiranya menolak tawaran tersebut. Ini kerana sebaik sahaja kontraktor
menerima surat penerimaan tawaran ikatan kontrak terjalin antara pihak majikan
dan kontraktor.
Surat penerimaan tawaran boleh dibuat pada dua peringkat :
a. Surat Niat ( Letter of Intent )
Iaitu surat kepada kontraktor yang kandungannya meliputi hasrat untuk
menerima tawaran kontraktor tersebut tertakluk kepada syarat-syarat dan
keperluan kerajaan yang mesti dipatuhi oleh kontraktor. Surat ini tidak
mengikat Kerajaan kepada satu perjanjian bahawa satu kontrak telah
wujud.
b. Surat Setuju terima ( Letter of Acceptance )
Iaitu surat pengesahan tawaran berasaskan kepada syarat yang telah dyang
berkaitan dengan kontrak tersebut. Surat ini merupakan dokumen
perundangan yang sah dan sebahagian daripada kontrak. Surat ini
dikeluarkan kepada kontraktor yang berjaya apabila semua perkara telah
diselesaikan dan rundingan lanjut tidak diperlukan.
5.16 PENOLAKAN TAWARAN
Antara sebab-sebab mengapa sesuatu tawaran tidak diterima ialah :
a. Harga tawaran yang terlalu tinggi
b. Harga tawaran yang telalu rendah. Jika kerja tersebut diberikan
kemungkinan kerja tidak dapat disiapkan.
c. Kerja – kerja yang sedang dilaksanakan oleh kontraktor tersebut terlalu
banyak dan melebihi had kewangan pendaftaran.
d. Rekod kerja terdahulu tidak mememuaskan
e. Tidak mematuhi mana-mana syarat-syarat tawaran.
f. Butir-butir tawaran tidak diisi dengan betul
g. Tidak cukup peruntukan kewangan bagi satu-satu projek.
5.17 TAWARAN SEMULA
Tawaran perlu dipanggil semula apabila perkara-perkara berikut berlaku :
a. harga yang ditawarkan adalah teralu rendah atau terlalu tinggi.
b. Terdapat kesilapan di dalam dokumen tawaran, mungkin dari segi
pengiraan ataupun dalam butiran lukisan.
c. Tiada peruntukan ataupun tidak mencukupi untuk membiayai projek.