AUDIT PENGURUSAN PEMANTAUAN KEHADIRAN STAF

Hasil Pemerhatian Dan Cadangan Tindakan

Oleh : Bahagian Audit Dalam21 Disember 2017

PERATURAN YANG BERKAITAN

Surat Pekeliling Am Bil.1

Tahun 2004,

Penggunaan Sistem

Perakam Waktu

Elektronik di Agensi-

Agensi Kerajaan yang

dibaca bersama

Pekeliling Am Bil 11

tahun 1981 (Penggunaan

Kad Perakam Waktu).

Pekeliling Pendaftar Bil

1 Tahun 2005

Pengendalian &

Pengurusan kes-kes

ketidakhadiran

Surat Pekeliling Pejabat

Pendaftar UPM/PEND-

3.10 Bertarikh 3 Jul

2007 Merakam

Kehadiran ke Pejabat

Surat Pejabat

Pendaftar Bertarikh 15

Dis 2011

Panduan Mengurus

Staf Tidak Hadir

Bertugas Tanpa Cuti @

terlebih dahulu

mendapat kebenaran

Pekeliling Perkhidmatan

UPM Bil 1 Tahun 2012,

Pengendalian Dan

Pengurusan Kes-Kes

Ketidakhadiran Bertugas

Pegawai UPM.

Kit Panduan

Mengguruskan Staf

Tidak Hadir Bertugas

Tanpa Cuti Atau Tanpa

Terlebih Dahulu

Mendapat KebenaranKemaskini tahun 2013

Peraturan 21 (1), Jadual

Kedua, Peraturan 26,

Akta Badan Berkanun

(Tatatertib dan Surcaj)

2000 , Akta 605.

36 SAMPEL PTJ YANG DIPILIH

1 Bahagian Hal Ehwal Pelajar

2 Bahagian Kaunseling UPM

3 Bahagian Kemasukan Dan Bahagian Urus Tadbir Akademik

4 Bahagian Keselamatan Universiti

5 Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi

6 Fakulti Bioteknologi Dan Sains Biomolekul

7 Fakulti Ekologi Manusia

8 Fakulti Ekonomi & Pengurusan

9 Fakulti Kejuruteraan

10 Fakulti Pengajian Alam sekitar

11 Fakulti Pengajian Pendidikan

12 Fakulti Perhutanan

13 Fakulti Pertanian

14 Fakulti Perubatan Dan Sains Kesihatan

15 Fakulti Perubatan Veterinar

16 Fakulti Rekabentuk & Senibina

17 Fakulti Sains

18 Fakulti Sains & Teknologi Makanan

19 Fakulti Sains Komputer & Teknologi Maklumat

20 Kolej Kesepuluh

21 Pejabat Bursar

22 Pejabat Naib Canselor

23 Pejabat Pembangunan Dan Pengurusan Aset

24 Pejabat Pendaftar

25 Pejabat Pengurusan Keselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan

26 Pejabat Strategi Korporat & Komunikasi (CosComm)

27 Penerbit

28 Perpustakaan Abdul Samad

29Pusat Kebudayaan Dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz

Shah

30 Pusat Kesihatan

31 Pusat Pemajuan Kompetensi Bahasa

32 Pusat Pembangunan Maklumat & Komunikasi

33 Pusat Sukan

34 Pusat Transformasi Komuniti Universiti (UCTC)

35 Sekolah Pengajian Siswazah

36 Taman Pertanian Universiti

Bilangan PTJ Staf Pelaksana

Staf Pengurusan dan

Profesional Bukan

Akademik

Staf Pengurusan dan

Profesional Akademik

36 168 59 75

HASIL SEMAKAN KE ATAS 302 SAMPEL STAF

BIL RINGKASAN PEMERHATIAN PTJ STAF HARI

1

PTJ tidak memantau dengan teratur menyebabkan tidak dapat memberi

justifikasi terus mengenai ketidakhadiran staf semasa semakan di PTJ

dilakukan.

32 196 4,524

2

Staf didapati tidak hadir bertugas tanpa cuti / tanpa mendapat

kebenaran terlebih dahulu/ tanpa sebab yang munasabah dan boleh

diambil tindakan mengikut perkara 26 Akta 605.

28 140 4,425

3Staf yang lewat hadir ke pejabat tanpa justifikasi dan boleh diambil

tindakan tatatertib mengikut para 2.5 pekeliling 1981.32 87 6,424

4

PTJ membuat semakan dan mengambil tindakan melucut hak

emolumen ke atas staf yang didapati tidak hadir tanpa cuti/justifikasi

selepas laporan awal diedarkan oleh Audit Dalam.

4 8 100

Pemerhatian

Ke atas 302

Sampel Staf

Staf didapati tiada

isu ketidakhadiran

PTJ tiada isu

ketidakhadiran

Staf didapati mempunyai hari

yang tidak hadir tanpa dokumen

sokongan dan penjelasan

semasa semakan kerana PTJ

tidak membuat pemantauan

4 106

196• 56 staf mempunyai justifikasi ketidakhadiran dan

disahkan oleh Ketua Jabatan/ disokong oleh

dokumen;

• 8 orang staf (daripada status selesai) telah

dikenakan tindakan lucut emolumen dengan

jumlah hari ketidakhadiran 100hari.

• 140 staf dengan jumlah keseluruhan hari yang

tidak hadir 4,425 hari tanpa penjelasan yang

munasabah/ dokumen sokongan.

Peraturan 26 (Bahagian III Ketidakhadiran Tanpa

Cuti ) Akta 605 :- (1)

Jika seseorang pegawai didapati bersalah kerana

tidak hadir untuk bertugas tanpa cuti atau terlebih

dahulu mendapat kebenaran atau tanpa sebab yang

munasabah, dia tidak berhak kepada apa-apa

emolumen bagi tempoh ketidakhadirannya dan

segala emolumen sedemikian hendaklah disifatkan

telah terlucut hak walaupun Jawatankuasa Tatatertib

yang berkenaan tidak mengarahkan pelucuthakan

itu. (3) Pelucuthakan emolumen oleh subperaturan

(1) bukanlah suatu hukuman tatertib.

PELUCUTHAKAN EMOLUMEN

2

1KEPUTUSAN MESYUARAT JAWATANKUASA

PENGURUSAN UNIVERSITI 622 & 623

3

Universiti akan melaksanakan

Mengeluarkan teguran

melalui pekeliling kepada

semua warga UPM.

Menyediakan dan

mengemaskini polisi

melibatkan kehadiran &

ketidakhadiran staf

Semua pegawai perlu

merakam kehadiran melalui

system perakam waktu serta

memberi kenyataan

sebagaimana yang

diperlukan sekiranya terdapat

perkara yang tidak

membenarkan pegawai

berbuat demikian

Bahagian Audit Dalam

membuat susulan ke atas

tindakan yang telah diambil

oleh PTJ dan melaporkan

hasil semakan di mesyuarat

pertama tahun 2018.

Bersetuju Laporan Statistik

Kehadiran (tidak termasuk 302

staf yang telah dipilih sebagai

sampel) ke semua PTJ untuk

semakan dan memberi

maklumbalas hasil semakan dan

tindakan yang akan diambil

selewat-lewatnya pada 31

Januari 2018

Memandang serius hasil

pengauditan yang dibentangkan dan

bersetuju ianya perlu diambil

tindakan pembetulan dengan

segera. Jawatankuasa juga

mengkaitkan hasil pemerhatian

dengan kes-kes tatatertib yang telah

dibawa ke Jawatankausa Tatatertib

yang mana tempoh mengetahui

ketidakhadiran staf adalah lewat.

2

1KEPUTUSAN MESYUARAT

JAWATANKUASA AUDIT

PADA

24 NOV 2017

3

HASIL PERBINCANGAN

DENGAN YBHG DATIN

PADUKA NAIB CANSELOR

PADA 19 DISEMBER 2017

YBhg. Datin Paduka Naib Canselor Bersetuju Supaya PTJ Memberi

Maklumbalas Segera Selewat-lewatnya Pada 3 Januari 2018 Untuk

Dibentangkan Di Mesyuarat Pegawai Kanan.

LAPORAN STATISTIK KEHADIRAN BULANAN

KAEDAH SEMAKAN

Telah berpindah PTJ Nov 2016

Meletak Jawatan Tahun 2000

Tamat Kontrak Sept 2015

Pelajar PraktikalMeletak Jawatan Tahun 2004

Meletak Jawatan Tahun 2012

Telah berpindah PTJ Tahun 2015

Staf Audit Dalam Bertukar ke

Fakulti Sains & Maklumat Boleh di

akses di PTJ tersebut

KEHADIRAN LEWAT

Tatacara Pemantauan Kelewatan Staf dan Tindakan Mengikut para

2.5 SPA Bil 11/1981

Bil Catatan merahTindakan yang perlu diambil

Tukar warna kad Amaran/penjelasan

13 kali dalam bulan yang sama Bulan seterusnya ditukar ke

kad hijau

Staf diminta memberi penjelasan dan

diberikan amaran

2

2 kali merah dalam bulan

berikutnya Kekal warna hijau

Staf diminta memberi penjelasan dan

diberikan amaran

3

2 kali merah dalam bulan

berikutnya Tukar ke merah Staf diminta memberi penjelasan

41 kali merah di atas kad

merah

Tindakan tatatertib mengikut

Akta 605 -

TINDAKAN KEHADIRAN LEWAT

JUMLAH HARI KELEWATAN/BULAN

Terima Kasih | Thank You

Q & A