auditoria por procesos
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Objetivos
Actualizar auditores en la metodología de planeación, ejecuciónverificación y control de las Auditorías Internas de Calidad orientadas a los procesos.Desarrollar habilidades para la preparación de documentos de auditoría y la aplicación de las técnicas de la auditoría interna de calidad orientadas a los procesos.Duración
8 horas
AUDITORÍAS POR PROCESOSAUDITORÍAS POR PROCESOS
Contenido
El proceso de auditoría interna de calidad en la organización y su interrelación con los diferentes procesos de la organización.Metodología de planeación, ejecución verificación y control de las Auditorías Internas de Calidad .Preparación de documentos de auditoría orientados a la evaluación de procesos.Técnicas de conducción de la auditoría orientada a los procesos
Requisito• Formación en ISO
9001:2000• Formación como
Auditor en ISO 9001:1994
Dirigido a:
Auditores con formación en técnicas de auditoría basada en NTC-ISO 10011-1 y conocimientos en ISO 9001:2000, que deseen actualizarse para identificar las técnicas de auditorías orientadas a los procesos.
ISO 9000:2000
Normas AplicadasNTC – ISO 190011
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PROCESOS DE EVALUACIÓN
AUDITORÍAPRODUCTO
AUDITORÍAPROCESO
AUDITORÍASISTEMA
REVISIÓNDIRECCIÓN
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AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD: UNA HERRAMIENTA DE GESTIÓN
AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD
ALTA DIRECCIÓN
EFICAZ Y EFICIENTEFORTALEZAS Y
DEBILIDADES
SGC
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PROGRAMA DE AUDITORÍAGESTIÓN
ESTABLECIMIENTO
IMPLEMENTACIÓN
SEGUIMIENTO YREVISIÓN
MEJORAMIENTOCOMPETENCIA
AUDITORES
ACTIVIDADESAUDITORÍA
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COMPETENCIA AUDITORESCOMPETENCIA AUDITORES
EDUCACIÓN EXPERIENCIADE TRABAJO
ENTRENAMIENTOEN AUDITORÍAS
EXPERIENCIAEN AUDITORÍAS
ATRIBUTOS PERSONALES
CONOCIMIENTOSGENÉRICOS Y REGLASCALIDAD AMBIENTAL
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ETAPAS GENERALES DE LA AUDITORÍA
PREPARACIÓN
SEGUIMIENTO AL PROCESO
ACTIVIDADES POSTERIORES
AUDITORÍA DE CAMPO
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ETAPAS DE LA AUDITORÍA
INICIO DE LA AUDITORÍA
• Designar al auditor líder
• Definir los objetivos, alcance y criterios
• Determinar la viabilidad
• Seleccionar el equipo auditor
• Establecer contacto con auditado
P
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ETAPAS DE LA AUDITORÍAREVISION DE LA DOCUMENTACIÓN
• Revisar documentos pertinentes
• Determinar adecuación con respecto a criterios de auditoría
PREPARACION DE LA AUDITORÍA DE CAMPO
• Preparar Plan de Auditoría
• Asignar trabajo al equipo auditor
• Preparar documentos de trabajo
P
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ETAPAS DE LA AUDITORÍAREALIZACION DE LA AUDITORÍA DE CAMPO
• Realizar Reunión de apertura
• Definir los canales de comunicación
• Definir papel y responsabilidades de los guías y observadores
• Recopilar y verificar la información
• Generar los hallazgos de auditoría
• Preparar las conclusiones de la auditoría
• Realizar la Reunión de cierre
H
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ETAPAS DE LA AUDITORÍA
PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN
DEL INFORME DE LA AUDITORÍA
• Preparación Informe
• Aprobación y distribución informe de auditoría
• FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA
• REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA
A
V
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• Verificar la adecuación de la documentación o información.
• Conocer la configuración del SGC.
Adecuación: Suficiencia para satisfacer una necesidad.
Requisitos: DEBES.
1. OBJETIVOS:
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2. METODOLOGÍA DE ANÁLISIS
8.5.28.5.38.5.1
.
.
.
.
.
8.2.38.4
8.2.2.....
7.2.17.2.27.2.3
.
.
.
.
5.4.16.1
.
.
.
.
.
ACTUARVERIFICARHACERPLANEAR
PROCESO: GESTIÓN COMERCIAL
Cada requisito se audita TOTAL o PARCIALMENTE como corresponda
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1. Fortalezas2. Debilidades3. Observaciones
3. INFORME DE LA REVISIÓN
De carácter general respecto a la configuración y administración de cada proceso.
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PLAN DE LA AUDITORÍA POR PROCESOS
Secuencia de las actividades en campo:1. Reunión de apertura2. Estructura del sistema de gestión de la calidad3. Despliegue estratégico4. Procesos de la cadena de valor5. Procesos de verificación6. Procesos de acciones y toma de decisiones7. Reunión de cierre
Auditor líder
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LISTA DE VERIFICACIÓN POR PROCESOS CON ENFOQUE DE
EFICACIA
Responsable: Equipo Auditor
Derechos reservados –ICONTEC- 20
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AVHP
PLANIFICACIÓN ORGANIZACIONAL
LISTA DE VERIFICACIÓNPROCESO
A
V
H
PGESTIÓN DEL RECURSO HUMANO
A
V
H
P
COMPRAS
A
V
H
PAUDITORÍAS INTERNAS
Derechos reservados –ICONTEC- 21
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PREGUNTA
ESPECÍFICA
PREGUNTA DE
ENTREVISTA
PREGUNTAS
AUXILIARES
CÓMO LO PLANIFICA ?
CÓMO LO IMPLEMENTA ?
CÓMO LO MIDE ?
DESCRIBA EL PROCESO DE.... ?
CÓMO DEFINIO LOS CONTROLES PARA..?
MUÉSTREME EL ACTA DE DIVULGACIÓN
EN DONDE SE DEMUESTRA LA REALIZACIÓN DE ...
PERMÍTAME LOS REGISTROS DE ...
CÓMO LO HA MEJORADO?
CÓMO FUNCIONA EL PROCESO DE
....?
ESTRUCTURA DE LAS PREGUNTAS
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AUDITORÍA DE CAMPO
Responsable: Auditor Líder y Equipo Auditor
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REGISTROS
OBSERVACIÓN
ESTADÍSTICAS (DATOS)
EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO
MEDICIÓN
CONDICIONES DE OPERACIÓN
CONDICIONES DE ENSAYO
CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO
EJEMPLOS DE EVIDENCIASRECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
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MP-22I-V1
PREGUNTAR
ESCUCHAROBSERVAR
ANALIZAR
RETROALIMENTARREGISTRAR
SECUENCIAPROCESO DE ENTREVISTAPROCESO DE ENTREVISTA
EVALUAR
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MP-22I-V1
HALLAZGO DE LA AUDITORÍA
Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría. Recopilado frente a los criterios de la auditoría.
evidenciaevidencia criteriocriterio
hallazgohallazgo
++ --
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TALLER 1
OBJETIVO
Identificar auditorías como proceso dentro de la organización y su enfoque de gestión a través del programa de auditorías.
METODOLOGÍA
• Leer el capítulo 5 de la norma NTC-ISO 19011• Identificar su aplicación y enfoque por procesos• Presentar según instrucciones del docente
MP-22I-TALLERES-V1 4
TALLER 2
OBJETIVO
Determinar los requisitos a evaluar en algunos de los procesos del sistema de gestión de la calidad.
METODOLOGÍA
• Analizar los procesos presentados y su alcance de acuerdo con los objetivos.
• Identificar los requisitos a evaluar en cada proceso siguiendo la metodología presentada.
• Presentar según instrucciones del docente
MP-22I-TALLERES-V1 5
TALLER 2
Evaluar la eficacia e implementación del sistema de gestión de la calidad en los procesos de la organización.
AUDITORÍAS INTERNAS
Suministrar materiales, insumos y servicios que cumplan con los requisitos de la organización
COMPRAS
Garantizar la competencia del recurso humano vinculado directamente a la organización y promover un ambiente de trabajo apropiado para los empleados y los productos.
GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO
Establecer los lineamientos y estrategias organizacionales que permitan enfocarse al cliente y optimizar los resultados.
PLANIFICACIÓN ORGANIZACIONAL
OBJETIVOPROCESO
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ACTUARVERIFICARHACERPLANEARPROCESO: PLANIFICACIÓN ORGANIZACIONAL
Cada requisito se audita TOTAL o PARCIALMENTE como corresponda
MP-22I-TALLERES-V1 7
ACTUARVERIFICARHACERPLANEARPROCESO: GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO
Cada requisito se audita TOTAL o PARCIALMENTE como corresponda
MP-22I-TALLERES-V1 8
ACTUARVERIFICARHACERPLANEARPROCESO: COMPRAS
Cada requisito se audita TOTAL o PARCIALMENTE como corresponda
MP-22I-TALLERES-V1 9
ACTUARVERIFICARHACERPLANEARPROCESO: AUDITORÍAS INTERNAS
Cada requisito se audita TOTAL o PARCIALMENTE como corresponda
MP-22I-TALLERES-V1 10
OBJETIVO
Adquirir habilidades para elaborar los documentos correspondientes a la preparación de la auditoría.
METODOLOGÍA
• Revisar documentación• Preparar preguntas (PHVA) basadas en los
requisitos y la documentación suministrada
TALLER 3
MP-22I-TALLERES-V1 11
PROCEDIMIENTOS
No aplica
INDICADORES
•Cuadro de Mando Integral
COMUNICACIÓN
•Reuniones del Comité de Gerencia
OBJETIVO: Establecer los lineamientos y estrategias organizacionales que permitan enfocarse al cliente yoptimizar los resultados.
DUEÑO: Gerente General
• Mapa de procesos
• Política de Calidad
• Objetivos de Calidad
• Indicadores de Gestión
TODOS LOS
PROCE-SOS
Definir estrategias
Analizar la información
ENTRADAS
• Propósito de la empresa (Misión y Visión)
• Análisis del entorno• Informes sectoriales• Requisitos Legales• Requisitos del
cliente- Requisitos de
producto- Requisitos de las
partes interesadas
Realizar despliegue
a la organiza-
ción
Establecer procesos
y directrices de calidad
SALIDAS CLIENTES
PLANIFICACIÓN ORGANIZACIONAL
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Página ___ de ___LISTA DE VERIFICACIÓN
FECHA:PLANIFICACIÓN ORGANIZACIONALPROCESO
PLAN No.
COMENTARIOSEVIDENCIAREGISTROS
A
V
H
P
PREGUNTAS
RESPONSABLES:OBSERVACIONES
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PROCEDIMIENTOS
Procedimiento de selección de personalProcedimiento de capacitación
Procedimiento de evaluación del desempeño
INDICADORES
• Cumplimiento del programa decapacitación
•Eficacia del entrenamiento
COMUNICACIÓN
•Convocatorias•Carteleras informativas
•Memorandos
OBJETIVO: Garantizar la competencia del recurso humano vinculado directamente a la organización y
promover un ambiente de trabajo apropiado para los empleados y los productos.DUEÑO: Jefe de personal
Recurso humano competente y comprometido con la calidad
TODOS LOS PROCESOS
Realizar inducciónSeleccionar
ENTRADAS
- Perfiles de cargos- Requisiciones de
personal - Planificación
estratégica de la organización
Evaluar desempeñoCapacitar
SALIDAS CLIENTES
GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO
MP-22I-TALLERES-V1 14
Página ___ de ___LISTA DE VERIFICACIÓN
FECHA:GESTIÓN DEL RECURSO HUMANOPROCESO
PLAN No.
COMENTARIOSEVIDENCIAREGISTROS
A
V
H
P
PREGUNTAS
RESPONSABLES:OBSERVACIONES
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PROCEDIMIENTOS
Procedimiento de Selección de proveedoresProcedimiento de Compras
Procedimiento de Evaluación y Reevaluación de ProveedoresProcedimiento de Inspección de Materiales, Insumos y Servicios
INDICADORES
•Cumplimiento en compras
COMUNICACIÓN
•Notificaciones por correo electrónico
OBJETIVO : Suministrar materiales, insumos y servicios que cumplan con los requisitos de la organización
DUEÑO: Gerente Administrativo
• materiales• Insumos• Servicios• Cumpliendo
requsisitos de la organización
TODOS LOS PROCESOScompra
Selección y evaluación
ENTRADAS
- Nuevos productos- Requisiciones de
materiales- Requisiciones de
insumos- Requisiciones de
servicios
reevaluaciónRecepción
e inspección
SALIDAS CLIENTES
COMPRAS
MP-22I-TALLERES-V1 16
Página ___ de ___LISTA DE VERIFICACIÓN
FECHA:COMPRASPROCESO
PLAN No.
COMENTARIOSEVIDENCIAREGISTROS
A
V
H
P
PREGUNTAS
RESPONSABLES:OBSERVACIONES
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PROCEDIMIENTOS
Procedimiento de Auditorias InternasProcedimiento de Acciones Correctivas
INDICADORES
• Eficacia en la implementación de acciones
COMUNICACIÓN
• Correo electrónico
OBJETIVO: Evaluar la eficacia e implementación del sistema de gestión de la calidad en los procesos
de la organización.
DUEÑO: Representante de la dirección
-mejoramiento de la eficacia del
SGCPlanificación
organizacional
Planificar y ejecutar
auditoriasProgramar
ENTRADAS
- Indicadores de desempeño de los procesos
- Programa de implementación del SGC
- Resultados de auditorias previas
Hacer seguimiento
de las acciones
Tomar acciones
para mejorar
SGC
SALIDAS CLIENTES
AUDITORIAS INTERNAS
MP-22I-TALLERES-V1 18
Página ___ de ___LISTA DE VERIFICACIÓN
FECHA:AUDITORÍAS INTERNASPROCESO
PLAN No.
COMENTARIOSEVIDENCIAREGISTROS
A
V
H
P
PREGUNTAS
RESPONSABLES:OBSERVACIONES
MP-22I-TALLERES-V1 19
TALLER 4
OBJETIVO
Evaluar la metodología de entrevista aplicando ciclo PHVA y el manejo de situaciones
METODOLOGÍA
• Ver video• Analizar según instrucciones del docente.