ayapo.ucoz.ru · web viewТема 6. Техника личной работы. Среда...

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечениеСреда работы пользователя М.В.Лукина

Тема 6. Техника личной работы

Среда работы пользователя

Работа пользователя с программными продуктами должна по возможности быть

комфортной и осуществляться в соответствующей программно-технической среде (тип

процессора, объем оперативной и внешней памяти, платформа сетевой и локальной

операционной системы и др.)[4].

Для работы пользователя большое значение имеет пользовательский интерфейс

(вид, размер и местоположение основного экрана, функции обработки, доступные через

систему меню, панели инструментов и т.п.). Как правило, интерфейс прикладных

программных продуктов строится по типу графического, ориентированного на среду

Windows (или Macintosh) интерфейса с развитыми элементами управления: командные

кнопки, выпадающие меню, переключатели и т.п.

Программные продукты должны гарантировать надежную и безопасную работу, как

для компьютера, так и для информационной системы пользователя (сохранность

устройств компьютера, программного обеспечения, хранимых данных). В значительной

степени это достигается наличием в составе программного продукта контекстно-

зависимой помощи и обучающих систем, демоверсий, раскрывающих функциональные

возможности и технологию работы программного продукта, специальных программных

решений по обеспечению сохранности программ и данных, антивирусной защиты и др.

Прикладные программные продукты автоматизируют деятельность специалистов

(экономистов, менеджеров, бухгалтеров, агентов и т.д.) предметных областей.

Сформировалась тенденция на создание автоматизированных рабочих мест

пользователя — АРМ, полностью поддерживающих всю профессиональную

деятельность конечного пользователя в компьютерной среде. Сюда могут быть

включены и основные и дополнительные функции, связанные с профессиональной

деятельностью, таких, как подготовка корреспонденции с помощью текстового редактора,

организация вычислений средствами электронной таблицы, использование электронной

почты для рассылки корреспонденции, а также по обслуживанию базы данных -

копирование, восстановление, архивирование, экспорт/импорт данных; В состав АРМ

могут входить и средства конфигурирования программно-технического комплекса,

которые перенастраивают АРМ с учетом технических характеристик средств

вычислительной техники, состава основных и вспомогательных функций обработки.

Современные программные продукты включают специальный программный модуль или

1

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечениеСреда работы пользователя М.В.Лукина команды в составе главного меню для настройки среды и оптимизации работы

программных продуктов.

При установке программного продукта — инсталляции — делается глобальное

конфигурирование, которое означает:

■ задание места для размещения программного продукта на магнитном диске;

■ выбор функциональных возможностей (программных компонентов, модулей)

для установки на компьютере;

■ настройку структуры базы данных (состава файлов, структуры записей);

■ настройку операционной и технической среды функционирования

программного продукта.

Такая настройка выполняется, как правило, квалифицированным программистом,

и изменение условий установки потребует реинсталляции программного продукта.

Для повышения эффективности работы конечного пользователя

предусматриваются средства оперативного конфигурирования, включающие:

■ изменение пароля доступа к программному продукту;

■ активизацию/деактивизацию функций обработки (изменение функций

главного меню);

■ параметрическую настройку команд меню;

■ настройку экранных форм;

■ настройку выходных форм печати;

■ задание форматов базы данных (длина и тип полей);

■ определение места хранения базы данных на магнитном диске;

■ изменение параметров печати (тип принтера, параметры печатной

страницы) и др.

Возможности средств настройки среды определяют гибкость программного

продукта.

Тенденция развития прикладных программных продуктов состоит также в создании

инструментальных средств конечного пользователя. Инструментальные средства

подобного типа предназначены для совершенствования функций обработки, создания

новых приложений силами конечного пользователя.

Так, например, для пакетов бухгалтерского учета предлагается набор

инструментальных средств следующего вида:

■ генератор экранных форм, позволяющий создавать новые и изменять существующие

экранные формы (расположение на экране реквизитов, соответствующих полям базы

данных, использование текста подсказок, запуск процедур обработки, цветовое

2

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечениеСреда работы пользователя М.В.Лукина оформление и др.);

■ язык запросов как средство поиска и фильтрации записей базы данных, выборки

машинных документов, вычислений над данными базы данных;

■ макропрограммирование — клавишные и языковые макрокоманды (макросы),

предназначенные для автоматизации рутинных операций обработки;

■ генератор отчетов, обеспечивающий вывод запросной информации, формирование

итогов различных уровней и др.

Определилась тенденция массового использования конечными пользователями

интегрированных пакетов, ориентированных в первую очередь на возможности

стандартных программных средств (текстовый редактор, электронная таблица, база

данных, презентации, графика, коммуникации). В составе интегрированных пакетов

имеется мощный арсенал инструментальных средств (макропрограммирование, языки

программирования, программы-дополнения и т.п.), предназначенных для создания, как

конечными пользователями, так и профессиональными программистами прикладных

программных продуктов. Таким образом, среда интегрированного пакета — это в

определенном смысле АРМ, обеспечивающий мощными и гибкими средствами работу

конечного пользователя [4].

ППП Microsoft Office можно с полным основанием считать интегрированным, так

как его характеризуют:

■ стандартизация выполнения основных операций обработки (общность

пунктов главного меню, приемов и технологий выполнения операций создания,

сохранения, печати, поиска документов, файлов);

■ единство принципов конфигурирования и настройки программ;

■ конвертирование форматов хранимых данных;

■ замена главного меню на меню приложения объектов при их

редактировании.

Каждый программный компонент интегрированного пакета Microsoft Office

обеспечивает удобный инструментарий настройки среды работы конечного

пользователя.

Что делает популярным программу? Признание большинства пользователей? Нет

- признание большинства разработчиков!

Сторонние разработчики многочисленных программ - опора и надежда любой

монополии в мире программного обеспечения. Подобно тому, как Windows заняла

доминирующее положение на рынке именно благодаря значительно большему

ассортименту программ, написанных под эту ОС, так и MS Office сохраняет значительный

3

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечениеСреда работы пользователя М.В.Лукина отрыв в сравнении с любыми другими офисными пакетами благодаря наличию

продвинутого инструментария разработчика. Как следствие - множество написанных

сторонними компаниями и частными лицами программ.

Повторяя во многом путь Windows, этот пакет программ приносит компании около

$10,6 млрд. ежегодного дохода.

4

Тема 6. Техника личной работы Организация работы с электронными таблицами Н.И.Белов

Работа с текстовой информацией.Девизом Microsoft и по сей день является слоган «Мы устанавливаем стандарты!».

Поставленная цель, безусловно, достигнута — на компьютерах 80%

пользователей установлена операционная система Windows, большинство

пользователей отдают предпочтение браузеру Internet Explorer, почтовой программе

Outlook, офисным приложениям Microsoft Office.

Интерфейс, предложенный Microsoft стал интерфейсом de facto и разработчики

прикладного программного обеспечения стараются следовать нормам, прописанным в

официальном руководстве «для разработчиков и дизайнеров пользовательского

интерфейса» — бунт против стандартов в этом случае совершенно бессмысленное

занятие.

Мы рассмотрим основные приложения для личной работы, разработанные фирмой

Microsoft, и, в заключение, предоставим краткую информацию об альтернативных

офисных приложениях других разработчиков

Программа Блокнот.Блокнот – это текстовый редактор, входящий в набор стандартных приложений

операционной системы Windows. Его можно использовать для создания и просмотра

простых текстовых документов. Программа запускается командой

ПускПрограммыСтандартныеБлокнот. Пример её рабочего окна показан на

рис.81.

Рис. 81. Окно программы Блокнот.

На примере программы Блокнот мы познакомимся с некоторыми приёмами

создания, редактирования и сохранения документов, типичных для приложений Windows.

5


Ввод текста с помощью клавиатуры. Текст вводят с помощью алфавитно-

цифровых клавиш. Для ввода прописных букв используют клавишу Shift. Для ввода

последовательности прописных букв можно использовать клавишу Caps Lock.

Для включения режима автоматического перетекания текста в рамках окна

используют команду ФорматПеренос по словам. Для явного перехода на следующую

строку используется клавиша Enter.Выбор шрифта. Редактор Блокнот предоставляет возможность выбрать только

один шрифт для форматирования документа. Для выбора шрифта используется команда

ФорматШрифт, которое открывает диалоговое окно, показанное на рисунке 82.

Рис. 82. Выбор шрифта в программе Блокнот.

В списке Шрифт можно выбрать один из установленных на компьютере.

В списке Начертание можно задать начертание для выбранного шрифта: обычное

(прямое светлое), курсив (наклонное), полужирное, полужирный курсив.

В списке Размер выбирают размер шрифта. Размеры шрифта измеряются в

пунктах. Пункт – это типографская единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,353 мм).

Сохранение созданного документа. Для сохранения созданного документа

применяют команду ФайлСохранить или ФайлСохранить как. При этом

открывается диалоговое окно, показанное на рисунке 83.

6


Рис. 83 Сохранение файла

В этом окне выбирают папку, в которую будет сохраняться файл, и дают ему имя.

Редактирование документа. Под редактированием понимают изменение уже

существующих документов. С помощью команды ФайлОткрыть загружают документ

(открывается стандартное диалоговое окно открытия документа, показанное на Рис.84.).

Рис.84. Открытие документа.

Текстовый процессор WordPad.Текстовые процессоры, как и тестовые редакторы, предназначены для создания,

редактирования и просмотра текстовых документов. Под форматированием понимают

оформление документов с помощью нескольких шрифтов, использованием методов

выравнивания текста, встраиванием в текстовый документ объектов, созданных в других

приложениях (например, рисунков, диаграмм и т.п.).

Текстовый процессор WordPad также входит в набор стандартных приложений

операционной системы Windows. Он практически является «облегченной» версией

полнофункционального текстового процессора Word. WordPad запускается командой

7

Тема 6. Техника личной работы Организация работы с электронными таблицами Н.И.БеловПускПрограммыСтандартныеWordPad. Рабочее окно процессора представлено

на рис. 85.

Рис. 85. Окно текстового процессора WordPad.

Основные приёмы форматирования документов в текстовых процессорах мы

рассмотрим далее на примере текстового процессора Microsoft Word.

Текстовый процессор Microsoft Word.Основные методы и приёмы работы в среде текстового процессора мы

рассмотрим на примере Microsoft Office Word 2003 (в дальнейшем Word), который

является одним из компонентов Microsoft Office System.

Word запускается командой ПускПрограммыMicrosoft OfficeMicrosoft Office Word 2003.

Рабочее окно текстового процессора Microsoft Office Word 2003 представлено на

рисунке 86.

8


Рис. 86. Рабочее окно текстового процессора Microsoft Office Word 2003.

К базовым приёмам работы с текстами в текстовом процессоре Word относятся

следующие:

o создание документа;

o ввод текста;

o просмотр документа;

o редактирование текста;

o форматирование текста;

o сохранение документа;

o проверка правописания;

o рецензирование текста;

o создание и вставка различных объектов (графических, табличных и т.п.);

o печать документа.

Создание документа.В текстовом процессоре Word используется несколько методов создания нового

документа:

o новый документ;

o на основе существующего документа;

o на основе готового шаблона.

9


Также в Microsoft Office Word 2003 существует возможность создания XML-

документа, Веб-страницы, Сообщения электронной почты (см. рис. 86).

Создание нового документа.Для создания нового документа выполняют следующие действия.

Вариант 1:o выполняют команду ПускСоздать документ Office

o в открывшемся окне (Рис. 87) выбирают требуемый тип документа.

o в результате получают пустой документ, с настройками по умолчанию.

Вариант 2 (из среды Word):o выполняют команду ФайлСоздать;

o в открывшемся окне в Области Задач выбирают опцию Новый документ

(см. рис. 86), в результате получают пустой документ, с настройками по умолчанию.

Рис. 87. Выбор типа нового документа.

Создание документа на основе существующего документа.

Для создания документа на основе существующего выполняют следующие

действия.

Вариант 1:o открывают готовый документ (команда ФайлОткрыть);

10


o сохраняют его под новым именем (команда ФайлСохранить как);

o выделяют в нём всё содержимое (команда ПравкаВыделить все);

o удаляют выделенное содержимое клавишей Delete;

o в результате получают пустой документ, сохраняющий все настройки,

принятые для исходного документа.

Вариант 2:o выполняют команду ФайлСоздать;

o в открывшемся окне в Области Задач выбирают опцию Из имеющегося

документа (Error: Reference source not found. 86);

o выделяют в нём всё содержимое (команда ПравкаВыделить все);

o удаляют выделенное содержимое клавишей Delete;

o в результате получают пустой документ, сохраняющий все настройки,

принятые для исходного документа.

Примечание: при первой попытке сохранения будет сгенерировано новое имя

файла на основе предыдущего имени.

Создание документа на основе готового шаблона.Для создания документа на основе готового шаблона выполняют следующие

действия:

o выполняют команду ФайлСоздать;

o в открывшемся окне в Области Задач выбирают опцию Шаблоны На моем

компьютере (Error: Reference source not found 86);

o в открывшемся окне (Error: Reference source not found87) выбирают

требуемый шаблон;

o в результате получают пустой документ, с соответствующими

настройками.

Примечание: также имеется возможность использовать опции: Шаблоны на узле Office Online.

Ввод текста.Ввод текста, применение регистровых клавиш, переключение языковых

раскладок клавиатуры осуществляются стандартными методами операционной системы

Windows. В этом разделе мы рассмотрим специфические особенности текстового

процессора Word, позволяющие автоматизировать ввод текста.

11


Расширенный буфер обмена.При создании документа путём копирования фрагментов готовых текстов удобно

пользоваться расширенным буфером обмена. Расширенный буфер обмена может

хранить до 24 объектов. Для использования буфера обмена можно воспользоваться

командой Правка Буфер обмена Office. При этом откроется Область задач в режиме

Буфер обмена (Рис. 88). Область задач позволяет вставить любой из имеющихся

элементов, а также скомпоновать их в единый объект и вставить все сразу.

Рис. 88. Буфер обмена.

Автотекст.Для хранения и быстрой вставки текста, рисунков и прочих часто используемых

элементов используется автотекст. Вместе с Microsoft Word поставляется обширный

список встроенных элементов автотекста, таких как приветствие и прощание для писем.

Кроме того, можно создавать собственные элементы автотекста.

Для вставки элемента автотекста можно использовать автозаполнение. При вводе

в документ первых нескольких букв из названия элемента отображается всплывающая

подсказка, при появлении которой можно вставить или игнорировать соответствующий

элемент.

Если для отправки сообщений электронной почты используется Microsoft Outlook, а

в качестве редактора сообщений электронной почты по умолчанию— Microsoft Word, для

12

Тема 6. Техника личной работы Организация работы с электронными таблицами Н.И.Беловвставки имени получателя, которому недавно были отправлены сообщения электронной

почты, достаточно ввести в документ первые несколько знаков его имени.

Элемент автотекста также можно вставить, выбрав его в списке элементов на

панели инструментов Автотекст, в меню Автотекст (выберите в меню Вставка команду

Автотекст) или с помощью вкладки Автотекст диалогового окна Автозамена (выберите

в меню Вставка команду Автотекст, а затем— команду Автотекст Рис. 89).

Элементы классифицированы по категориям, таким как Прощание или

Приветствие, как на панели инструментов Автотекст, так и в меню Автотекст.

Элементы, созданные пользователем, обычно отображаются в категории

Обычный. Вновь созданный элемент автотекста автоматически связывается со стилем

абзаца того текста или рисунка, который послужил основой данного элемента. В

зависимости от этого стиля новый элемент автотекста включается в одну из категорий.

Рис. 89. Автотекст.

Например, если заявление из примера, приведенного выше, оформлено стилем

«Обычный», то соответствующий элемент связывается с данным стилем и отображается

в категории Обычный.

13


Автозамена.Для автоматического обнаружения и исправления опечаток, орфографических

ошибок и неправильного использования прописных и строчных букв можно использовать

средство «Автозамена».

Например, при вводе слова эфект с последующим пробелом средство

«Автозамена» исправляет введенный текст на «эффект».

Кроме того, автозамену можно использовать для быстрой вставки знаков, которые

включены во встроенный список автозамены. Например, для вставки знака © введите (c).Если встроенный список исправлений не содержит необходимой записи, то ее

можно добавить вручную. Для этого откроем окно Автозамена (СервисПараметры автозамены) и добавим запись (Рисунок 90).

Рис.90. Автозамена.

Ввод специальных и произвольных символов.Символы и специальные знаки, отсутствующие на клавиатуре, можно, тем не

менее, вывести на экран и распечатать. Например, можно вставлять символы, такие

14

Тема 6. Техника личной работы Организация работы с электронными таблицами Н.И.Беловкак ™ и © , специальные знаки, такие как длинное тире (—), многоточие (…) или

неразрывный пробел (Рис.91).

Рис.91. Вставка специальных символов

Вставка символов производится с помощью диалогового окна Символ (ВставкаСимвол) или сочетаний клавиш. Функция Автозамена позволяет также

автоматически заменять текст символами при вводе.

Типы доступных для вставки знаков определяются имеющимися шрифтами.

Некоторые шрифты, например, могут включать простые дроби ⅜, символы

национальных алфавитов (Ä, ش), и обозначения национальных валют (₤, ₣). Встроенный

шрифт Symbol включает стрелки, маркеры и знаки, используемые в науке. Имеются

также дополнительные шрифты, например Wingdings, содержащие декоративные знаки.

Недавно использованный символ можно быстро вставить снова, выбрав его в

списке Ранее использованные обозначения диалогового окна Символ (Рис.92).

Размер окна Символ можно менять, делая доступными большее или меньшее число

символов.

15


Рис.92. Вставка символов.

Использование Тезауруса.

Тезаурус представляет собой словарь смысловых синонимов. Для выделенного

слова тезаурус можно вызывать через пункт Синонимы контекстного меню, либо

используя команду СервисЯыкТезаурус (Рис.93).

Рис.93. Тезаурус.

16


Проверка правописания.По умолчанию Microsoft Word проверяет орфографию и грамматику автоматически

при вводе текста, выделяя возможные орфографические ошибки красной волнистой

линией, а возможные грамматические ошибки— зеленой волнистой линией.

Также можно проверить орфографию и грамматику сразу во всем тексте.

Просмотр документа.Для удобства работы в Microsoft Word можно выбирать различные режимы

просмотра документов в зависимости от выполняемых задач.

Примечание. Для всех документов, просматриваемых с помощью Microsoft Word,

нельзя задать режим просмотра, установленный по умолчанию, поскольку параметр

просмотра хранится с каждым отдельным документом как свойство документа.

Можно сохранить документ в том режиме просмотра, в котором его затем

требуется открыть. Документы, полученные от других пользователей, будут

открыты в том режиме просмотра, в котором они были сохранены.

Режимы макетов. Режимы макетов используются при работе над документом.

Разметка страницы.В режиме разметки страницы текст, рисунки и другие элементы отображаются так

же, как после вывода страницы на печать.

Этот режим используется для редактирования колонтитулов, настройки полей, а

также для работы со столбцами и графическими объектами. При использовании этого

режима для ввода и редактирования текста можно сэкономить место на экране, скрыв

пустое пространство в верхней и нижней части страницы.

Чтобы перейти в режим разметки, выберите в меню Вид команду Разметка страницы.

Веб-документ.Режим веб-документа удобен для создания веб-страниц или документов,

предназначенных для просмотра на экране.

В этом режиме веб-документа отображается фон, перенос текста выполняется по

размерам окна, а рисунки занимают те же позиции, что и в окне веб-обозревателя.

Чтобы перейти в режим веб-документа, выберите в меню Вид команду Веб-документ.

17


Обычный. Обычный режим предназначен для ввода, редактирования и форматирования

текста. В обычном режиме форматирование текста отображается полностью, а разметка

страницы—в упрощенном виде, что ускоряет ввод и редактирование текста.

В обычном режиме границы страниц, колонтитулы фон, графические объекты и

рисунки, для которых не определен стиль обтекания в тексте, не отображаются.

Чтобы перейти в обычный режим, выберите в меню Вид команду Обычный.

Структура.Режим структуры позволяет видеть структуру документа, а также перемещать,

копировать и реорганизовывать текст посредством перетаскивания заголовков.

В режиме структуры можно свернуть документ, оставив основные заголовки, или

развернуть его, отобразив все заголовки и основной текст.

Кроме того, в режиме структуры удобно работать с главными документами.

Использование главных документов упрощает создание и обновление больших

документов, таких как отчеты, состоящие из нескольких разделов, или книги, состоящие

из нескольких глав. Границы страниц, колонтитулы, рисунки и фон в режиме структуры не

отображаются.

Чтобы перейти в режим структуры, выберите в меню Вид команду Структура.

Режимы просмотра. Режимы просмотра используются для чтения документа и перемещения в нем.

Режим чтения.Режим чтения предназначен для чтения документов с наименьшим напряжением

для глаз и оптимизированными для чтения инструментами.

Режим чтения разработан для улучшения условий чтения документа на экране. В

этом режиме Microsoft Word не отображает отвлекающие элементы экрана, например

лишние панели инструментов. Microsoft Word оптимизирует удобочитаемость документа,

используя параметры разрешения экрана компьютера.

В режиме чтения можно использовать Схему документа или эскизы для

перемещения в различные разделы документа. Также можно использовать область

задач для выполнения связанных с чтением действий, например для перевода слова.

Чтобы отредактировать документ, щелкните мышью там, где требуется внести

изменения. Редактирование можно выполнить, не выходя из режима чтения.

В режиме чтения документ отображается не в том виде, в котором он будет

выведен на печать. Текст может быть большего размера, также могут не совпадать

разрывы страниц.

18


Чтобы переключиться в режим чтения, выберите в меню Вид команду Режим чтения.

Эскизы.Эскизы представляют собой маленькие изображения всех страниц документа. Они

отображаются в отдельной области. Эскизы позволяют получить визуальное

представление о содержимом каждой страницы. Перейти к странице можно щелкнув ее

эскиз.

Эскизы доступны в обычном режиме, в режиме структуры и в режиме чтения. Их

нельзя использовать в режиме веб-документа или совместно со схемой документа.

Схема документа.Схема документа представляет собой отдельную область, в которой отображается

список заголовков документа. Схема документа позволяет быстро перемещаться по

документу, отслеживая текущее местонахождение в нем.

При выборе заголовка в области схемы документа Microsoft Word переходит к

соответствующему заголовку в документе, отображает его в верхней части экрана и

выделяет заголовок в области схемы документа. Область схемы документа можно

отобразить или скрыть в любой момент.

Чтобы перейти в режим схемы документа, выберите в меню Вид команду Схема документа.

Просмотр используется для отображения внешнего вида документа в форме

публикации.

Предварительный просмотр веб-страницы.Предварительный просмотр веб-страницы позволяет увидеть, как документ будет

отображаться в веб-обозревателе. Если веб-обозреватель еще не запущен, Microsoft

Word запускает его автоматически. Вернуться в документ Microsoft Word можно в любое

время.

Чтобы перейти в режим предварительного просмотра веб-страницы, выберите

команду Предварительный просмотр веб-страницы в меню Файл.

Предварительный просмотр.Режим предварительного просмотра удобно использовать для просмотра

нескольких страниц документа в уменьшенном виде.

В этом режиме можно просматривать разрывы страниц и подложку, а также

изменять содержимое или форматирование документа до его вывода на печать.

Чтобы перейти в режим предварительного просмотра, выберите в меню Файл команду Предварительный просмотр.

19


Форматирование текста.Поля страницы Поля страницы представляют собой пустое пространство возле краев страниц. Как

правило, текст и графические элементы вставляются в область печати, ограничиваемую

полями страницы. Но некоторые элементы, например верхние и нижние колонтитулы и

номера страниц, можно разместить на полях.

Примечание. На странице можно отображать поля. В меню Сервис перейдите

на вкладку Вид, а затем в группе Параметры режима разметки и веб-документа установите флажок Границы текста. Границы текста отображаются в режиме

разметки и в режиме веб-документа.

В Microsoft Word существует несколько способов задать параметры страницы

(Рис.94):

o Использование размеров полей, заданных по умолчанию, и определение

собственных размеров полей.

o Выделение дополнительного пространства страницы под переплет. Для

этого используется поле переплета, которое можно установить у левого или верхнего

края страницы. Поле переплета гарантирует сохранность текста при брошюровке

документа.

o Задание параметров полей для четных и нечетных страниц. Для задания

параметров четных и нечетных страниц в документах с двусторонней печатью, например,

книг или журналов, используются зеркальные поля. В данном случае поля левой

страницы являются зеркальным отражением полей правой страницы (т.е. для страниц

устанавливаются одинаковые внутренние и внешние поля).

o Оформление буклета. В диалоговом окне Параметры страницы выберите

пункт Брошюра. Этот тип задания параметров страницы позволяет печатать меню,

приглашения, программы мероприятий и другие типы документов, оформляемые в виде

брошюры (буклета). Определив документ как брошюру, с ним можно работать, как с

любым другим документом.

20


Рис.94. Параметры страницы.

Нумерация страниц В Microsoft Word можно нумеровать страницы двумя способами. При каждом

способе нумерации номера страниц отображаются в колонтитулах в верхней и нижней

части страницы.

Вариант 1.1. В меню Вставка выберите команду Номера страниц.

2. В поле Положение укажите расположение номеров страниц (внизу или

вверху страницы).

3. В поле Выравнивание укажите вид выравнивания (по левому краю, по

правому краю, по центру, внутри или снаружи страницы).

4. Если на первой странице номер не нужен, снимите флажок Номер на первой странице.

5. Выберите другие нужные параметры.

Вариант 2.

1. В меню Вид выберите команду Колонтитулы.

2. Чтобы разместить номера страниц внизу страницы, нажмите кнопку

Верхний/нижний колонтитул на панели инструментов Колонтитулы (Рис. 95195).

21


3. На панели инструментов Колонтитулы нажмите кнопку Номер страницы .


Рис. 951. Панель инструментов Колонтитулы.

Разбиение на страницы По умолчанию вставка разрывов страницы в Microsoft Word производится

автоматически при заполнении страницы текстом или рисунками. В случае

необходимости можно вставить разрыв страницы вручную там, где это требуется. Это

дает возможность, например, начинать каждую главу или раздел документа с новой

страницы (команда ВставкаРазрыв) ( Рис.96).

Рис.96. Вставка разрыва страницы.

Разбиение на разделы.Для изменения разметки документа на одной странице или на разных страницах можно

использовать разделы.

22

Тема 6. Техника личной работы Организация работы с электронными таблицами Н.И.БеловЧтобы разбить документ на несколько разделов, вставьте разрывы разделов, а затем

задайте формат для каждого из разделов. Например, отформатируйте первый

раздел как один столбец для введения отчета, а следующий раздел — как два

столбца для основного текста отчета.

Типы разрывов разделовСуществует четыре типа разрывов разделов (Рис. 97297):

o со следующей страницы;

o на текущей странице;

o с чётной страницы;

o с нечётной страницы.

Рис. 972. Вставка разрыва раздела.

Параметры форматирования разделов.Для изменения доступны следующие параметры (Рис. 98398, Рис.99, Рис.100):

o Поля

o Размер и ориентация бумаги

o Источник бумаги для принтера

o Границы страницы

o Вертикальное выравнивание

o Колонтитулы

o Колонки

o Нумерация страниц

o Нумерация строк

o Сноски

23


Рис. 983. Параметры страницы 1.

Примечание. Разрыв раздела определяет форматирование предшествующего текста.

Например, при удалении разрыва раздела предшествующий текст становится частью

следующего раздела и принимает соответствующее форматирование. Последний знак

абзаца в документе определяет форматирование последнего раздела в документе (или всего

документа, если документ не разбит на несколько разделов).

Рис.99. Параметры страницы 2.

24


Рис.100. Параметры страницы 3.

Таблицы.Таблица состоит из строк и столбцов ячеек, которые могут содержать текст и

рисунки. Таблицы часто используются для организации и представления данных.

Таблицы также можно использовать для разметки страницы, создания текста,

рисунков и вложненных таблиц на веб-странице.

Компоненты страницы.Полезно знать, как называются разные части таблицы.

Столбец Строка Ячейка

Некоторые компоненты таблицы можно увидеть, только нажав на кнопку Непечатаемые знаки на панели инструментов Стандартная.

Маркер перемещения таблицы Знак конца строки Маркер изменения размера таблицы Знак конца ячейки

25


Способы работы с таблицей.o Быстрое изменение формата таблицы с помощью команды Автоформат

таблицы.

o Использование и модификация встроенных стилей таблиц, предлагаемых

Microsoft Word, создание собственных стилей.

o Перемещение и копирование таблицы, изменение размера таблицы.

o Корректировка таблиц, занимающих несколько страниц, для обеспечения

правильного отображения данных.

o Изменение ширины столбцов (фиксированная ширина, подгонка ширины по

содержимому).

o Изменение направления текста.

o Вставка интервала между ячейками таблицы, изменение полей ячейки.

o Добавление вложенных таблиц и создание разметки страницы.

o Сортировка содержимого таблицы.

СпискиДля создания списка маркеры (знак, помещаемый перед текстом для привлечения

внимания) или номера либо добавляются к существующим строкам текста вручную, либо

это осуществляется автоматически при вводе текста документа.

Списки бывают маркированными (Рис.), нумерованными (Рис. 1024102),

многоуровневыми (Рис.103).

Рис.101. Список маркированный.

26


Рис. 1024. Список Нумерованный.

Рис.103. Список многоуровневый.

Примечание. Формат маркеров, предлагаемый по умолчанию, можно изменять или

создавать новый с помощью вкладки Список стилей (Рис.104).

27


Рис.104. Список. Список стилей.

Подготовка текста для брошюры или журнала Разместить текст или цепочку связанных надписей в журнале, брошюре или

объявлении можно с помощью газетных колонок и связанных надписей (контейнер для

текста или графики, расположение и размеры которого можно изменять).

Создание колонок.Текст в газетных колонках непрерывно перетекает из нижней части одной колонки

в верхнюю часть следующей колонки (Рис.).

Рис.105. Перетекание текста по колонкам.

Можно задать число газетных колонок, промежутки между ними и вставить

вертикальные разделители между колонками. Можно также добавить заголовок в виде

полосы, ширина которой равняется ширине страницы.

Создание связанных надписей.Предположим, что для брошюры или журнала необходимо создать цепочку

связанных надписей, начинающуюся со страницы 1, с продолжением на странице 4. Для

этого нужно разместить текст в надписях и затем создать связи надписей, чтобы текст

перетекал из одной надписи в другую в заданном порядке. В приведенном примере

надпись на странице 1 связана с надписью на странице 4 (Рис.106).

28


Рис.106. Создание связанных надписей.

При добавлении строк в связанную надпись текст автоматически перетекает в

следующую надпись. При удалении строк из надписи в нее перетекает текст из

следующей надписи. Несколько записей можно связать в цепочку. Документ может

содержать несколько составных цепочек надписей. При этом связанные надписи должны

находиться в одном документе. Связи не обязательно должны быть расставлены в

прямом направлении.

Вместо прямоугольных или квадратных контейнеров надписей в цепочке можно

использовать различные фигуры: круги, полосы, фигуры блок-схем и другие автофигуры.

После того как будут созданы связанные надписи и вставлен текст, можно изменить

форму контейнера для цепочки.

Создание параллельных колонок текста на нескольких страницах.Использование связанных надписей позволяет заставить текст колонки 1

переходить в колонку 1 на следующей странице. Текст, расположенный рядом с первым

в колонке 2, может перетекать в колонку 2 на следующей странице параллельно колонке

1. Этот способ полезен, если нужно сопоставить два сходных текста, например текст на

английском языке можно расположить слева, а на немецком — справа. В приведенном

примере текст на английском и немецком языках располагается параллельно в двух

колонках на нескольких страницах (Рис.107).

Рис.107. Создание параллельных колонок текста на нескольких страницах.

В отличие от этого метода, при использовании команды Колонки в меню Формат текст будет переходить из колонки 1 в колонку 2 на текущей странице.

Сортировка.Существует возможность сортировки текста, чисел и данных по возрастанию (от

«А» до «Я», от 0 до 9, от более ранних дат к более поздним) или по убыванию (от «Я» до

«А», от 9 до 0, от более поздних дат к более ранним).

29


Сортировка данных в таблицахПри сортировке текста в таблице можно сортировать как один столбец, так и

таблицу целиком.

Кроме того, можно выполнить сортировку по нескольким словам или полям в

одном столбце таблицы. Например, если столбец содержит имена и фамилии, то можно

сортировать его по имени или по фамилии, аналогично тому, как если бы имена и

фамилии были в списке, а не в таблице.

Правила порядка сортировкиТекст.В Microsoft Word первыми идут элементы, начинающиеся со знаков пунктуации или

специальных знаков (например, !, #, $, % и &). Далее располагаются элементы,

начинающиеся с цифр; в самом конце располагаются элементы, начинающиеся с букв.

Необходимо помнить, что даты и числа в этом случае интерпретируются как текст.

Например, «Элемент 12» будет расположен выше по списку, чем «Элемент 2».

Числа.При сортировке по числам все знаки, кроме цифр, игнорируются. При этом цифры

могут находиться в любом месте абзаца.

Даты.В Microsoft Word допустимыми разделителями компонентов даты считаются

дефис, косая черта (/), запятая и точка. Допустимым разделителем компонентов времени

является двоеточие (:). Все неопределенные элементы помещаются в начало или в

конец списка (в зависимости от выбранного порядка сортировки).

Языки.В Microsoft Word сортировка осуществляется в соответствии с порядком

сортировки для определенного языка. В некоторых языках можно выбрать один из

нескольких порядков сортировки.

Значения полей.Сортировка значений полей в Microsoft Word выполняется в соответствии с

выбранными параметрами сортировки. Если в двух элементах поля (например фамилии)

целиком совпадают, выполняется сравнение следующих полей (например имен).

Создание оглавления.Оглавление представляет собой список заголовков документа. Оно используется

для просмотра тем, обсуждаемых в документе.

Можно создать оглавление с помощью встроенных в Microsoft Word форматов

стилей заголовков (В Microsoft Word определены девять различных встроенных стилей

30

Тема 6. Техника личной работы Организация работы с электронными таблицами Н.И.Беловзаголовков: «Заголовок 1» — «Заголовок 9») и стилей уровней структуры (Формат

абзаца, применяемый для присвоения абзацам документа иерархических уровней

(«Уровень 1» — «Уровень 9»). Это позволяет работать с документом в режимах

структуры и схемы документа.). Если необходимо использовать собственный формат

заголовков, то можно применить пользовательский стиль заголовков.

После того как указаны заголовки, которые следует включить в оглавление, можно

выбрать вид оглавления, после чего собрать оглавление (Рис. 1085108). Microsoft Word

найдет все необходимые заголовки, отсортирует их по уровню заголовка, добавит

соответствующие номера страниц и отобразит оглавление в документе.

Рис. 1085. Оглавление.

Способы просмотра оглавления.При отображении документа в режиме разметки оглавление содержит как номера

страниц, так и заголовки. При переходе в режим веб-документа заголовки отображаются

в виде гиперссылок, поэтому с помощью таких заголовков можно непосредственно

перейти к необходимой теме. При просмотре документа в Microsoft Word существует

возможность быстрого перемещения по документу.

31

Тема 6. Техника личной работы Организация работы с электронными таблицами Н.И.БеловСоздание предметного указателя.

Предметный указатель содержит список терминов и тем, обсуждаемых в

документе, с указанием страниц, на которых они упоминаются. Для создания

предметного указателя необходимо пометить в документе элементы предметного

указателя (При пометке текста как элемента предметного указателя в документ

добавляется поле XE, оформленное как скрытый текст) (Рис.109, Рис. 1106110), а затем

выполнить сборку предметного указателя (Рис. 111).

Рис.109. Создание элемента предметного указателя 1.

Рис. 1106. Создание элемента предметного указателя 2.

32


Рис. 111. Сборка предметного указателя.

Предметный указатель можно создать для следующих элементов:

o отдельных слов, фраз или символов;

o разделов, которые располагаются на нескольких страницах;

o ссылок на другие элементы, например «Транспортные средства, см.

Велосипеды».

Создание списка иллюстраций.Чтобы создать список иллюстраций, укажите названия рисунков, которые

требуется включить в список. При построении списка иллюстраций Microsoft Word

выполняет поиск названий, сортирует их по номерам и отображает список иллюстраций в

документе.

Название — это нумерованная надпись (например, «Рисунок 1»), которую

добавляют к таблице, рисунку, формуле и любому другому элементу.

Microsoft Word может автоматически добавлять названия при вставке в документ

таблиц, рисунков и прочих элементов. Если элементы уже добавлены в документ, то

названия можно добавить вручную.

Можно изменить название надписи и формат нумерации для различных типов

элементов например, «Таблица II» и «Формула 1-А». Кроме того, можно изменить

надписи для одного или нескольких названий например, изменить «Таблица 6» на

«Рисунок 6». Можно создать новое название надписи, например «Фотография». При

добавлении, удалении или перемещении названий можно одновременно обновить все

номера названий.

33


Использование названий, созданных с помощью команды НазваниеДобавление названий в автоматическом режиме.1. В меню Вставка выберите команду Ссылка, а затем — команду Название.

2. Нажмите кнопку Автоназвание (Рис.112).

3. В списке Добавлять название при вставке объекта установите флажки

рядом с теми объектами, при вставке которых необходимо добавить название (Рис. 113).


5. Вставьте в документ элемент, к которому следует добавить название.

Microsoft Word автоматически добавит соответствующее название. Чтобы добавить

необязательное описание, поместите курсор после названия и введите нужный текст.

Рис.112. Вставка названия.

Рис. 113. Автоназвание.

Добавление названий вручную к существующим таблицам, рисункам, формулам и другим элементам

1. Выделите элемент, к которому следует добавить название.

2. В меню Вставка выберите команду Ссылка, а затем — команду Название.

34


3. В списке Постоянная часть выберите элемент, для которого требуется

вставить название.


5. Щелкните в документе место вставки списка иллюстраций.

6. В меню Вставка последовательно выберите команды Ссылка и

Оглавление и указатели, а затем откройте вкладку Список иллюстраций.

7. В списке Название выберите тип названий, которые требуется включить в

список иллюстраций.

8. Выполните одно из следующих действий.

o Чтобы воспользоваться одним из готовых решений, выберите нужный

вариант в поле Форматы.

o Чтобы создать список иллюстраций нестандартного формата, выберите

соответствующие параметры разметки.

9. Задайте любые другие параметры списка иллюстраций.

Использование пользовательских стилейПри сборке списка иллюстраций можно указать стили, в том числе

пользовательские, которыми в документе оформлены названия, подлежащие включению

в список иллюстраций. Для всех названий необходимо использовать один и тот же стиль,

причем его не следует применять ни к каким другим элементам текста.

1. Щелкните в документе место вставки списка иллюстраций.

2. В меню Вставка последовательно выберите команды Ссылка и

Оглавление и указатели, а затем откройте вкладку Список иллюстраций (Рис.114).

3. Нажмите кнопку Параметры.

4. Установите флажок Стиль, выберите стиль, используемый для оформления

названий, а затем нажмите кнопку ОК (Рис.115).

5. Чтобы воспользоваться одним из готовых решений, выберите нужный

вариант в поле Форматы.

6. Задайте любые другие параметры списка иллюстраций.

35


Рис.114. Список иллюстраций.

Рис.115. Список иллюстраций. Выбор стиля.

Примечание. При добавлении, удалении, перемещении или изменении заголовков

или другого текста в документе необходимо обновить список иллюстраций.

Например, при изменении заголовка и перемещении его на другую страницу следует

убедиться, что в список иллюстраций включен измененный заголовок и номер

страницы. Для обновления списка иллюстраций щелкните слева от него и нажмите

клавишу F9.

Перекрестные ссылки. Перекрестная ссылка — это ссылка на элемент, который находится в другой части

документа, например, «См. Рис 1.». Можно создать перекрестные ссылки на заголовки,

сноски, закладки, названия и нумерованные абзацы (команда

ВставкаСсылкаПерекрестная ссылка Рис.116).

36


Рис. 1167. Вставка перекрёстной ссылки.

После создания перекрестной ссылки можно изменить элемент, на который

осуществляется ссылка. Например, можно изменить объект ссылки с номера страницы

на номер абзаца.

Добавление закладки.Закладка — это элемент документа, которому присвоено уникальное имя. Это имя

можно использовать для последующих ссылок. Например, можно использовать закладку

для определения текста, который необходимо проверить позже. Чтобы в следующий раз

не искать данный текст во всем документе, можно перейти к нему с помощью

диалогового окна Закладка.

1. Выделите элемент, которому следует назначить закладку, или щелкните в

документе место для ее вставки.

2. В меню Вставка выберите команду Закладка.

3. В поле Имя закладки введите или выберите нужное имя.

Имя закладки должно начинаться с буквы; в нем могут использоваться цифры,

но не должно быть пробелов. Если требуется разделить слова в имени закладки,

пользуйтесь знаком подчеркивания, например «Первый_заголовок».

4. Нажмите кнопку Добавить.

Сноски и концевые сноски.Сноски используются в документе для пояснений, комментариев и ссылок на другие

документы. При этом для подробных комментариев лучше использовать обычные, а для ссылок

на источники — концевые сноски.

37


Знаки обычной и концевой сноски

Разделитель

Текст обычной сноски

Текст концевой сноски

Сноска состоит из двух связанных частей: знака сноски и текста сноски.

Ограничения на длину и оформление текста сносок отсутствуют. Допускается

также изменение разделителя сносок — линии, отделяющей текст документа от текста

сноски.

В Microsoft Word производится автоматическая нумерация сносок: сквозная по

всему документу или отдельно для каждого раздела. После ввода первой сноски в

разделе последующие оформляются и нумеруются автоматически.

Просмотр и печать сносокЧтобы увидеть сноски при просмотре печатного документа на экране, задержите

указатель над знаком сноски в документе. Текст сноски появится над знаком сноски. При

печати документа обычные сноски располагаются в указанных для них местах: либо в

конце каждой страницы, либо сразу под текстом. В печатном документе концевые сноски

также занимают указанные места: либо в конце документа, либо в конце каждого

раздела.

Сноски на веб-страницеПри представлении документа как веб-страницы сноски автоматически заменяются

на гиперссылки, причем обычные сноски переносятся в конец веб-страницы. Если

документ содержит также концевые сноски, они помещаются непосредственно за

обычными. При этом в документ вставляются разделители, отделяющие основной текст

от сносок и обычные сноски от концевых. В обозревателе измененные разделители

сносок отображаются как короткие горизонтальные линии.

Применение форматирования.Чтобы придать документам согласованный вид, можно применить

форматирование.

При работе с документом Microsoft Word отслеживает или сохраняет сведения о

форматировании в области задач Стили и форматирование. Можно применить

форматирование к другому тексту, выделив его и щелкнув описание форматирования в

области задач (Рис.117).

38


Рис.117. Сведения о форматировании отображаются в области задач.

Например, при форматировании цитат в документе синим наклонным шрифтом

размером 11 пт. это форматирование будет отображено в области задач. Чтобы

повторно применить форматирование к новому тексту, выделите его и щелкните

описание форматирования в области задач.

Выделение текста с одинаковым форматированиемМожно определить, где и как часто применялось данное форматирование, и

быстро изменить его. Текст с одинаковым форматированием будет выделен

автоматически, что позволит изменить форматирование за одно действие.

Повторное использование форматирования в других документах

Если необходимо часто использовать данное форматирование в других

документах, его можно добавить в шаблон (Файл или файлы, содержащие структуру и

инструменты для создания таких элементов законченных файлов как стиль и макет

страницы). В этом случае оно станет доступно во всех документах, которые создаются на

основе данного шаблона. Кроме того, форматированию можно присвоить необходимое

название, например Заголовок состояния.

Использование области задачВ области задач Стили и форматирование расположены сведения о

форматировании данного документа. Если в поле Показать выбрать вариант Доступное форматирование, то можно просмотреть форматирование, которое использовалось в

данном документе, а также любые созданные стили (Набор параметров

39

Тема 6. Техника личной работы Организация работы с электронными таблицами Н.И.Беловформатирования, таких как шрифт, размер шрифта и отступы абзацев, которые хранятся

вместе под общим именем. Когда применяется стиль, все содержащиеся в этом стиле

инструкции форматирования применяются одновременно) и некоторые встроенные

стили заголовков. Кроме того, можно просмотреть все стили в области задач или указать

новое представление.

Выравнивание текста и интервалы.На расположение текста влияют различные факторы. Поля (Пустое пространство

на странице за пределами области печати) определяют расстояние от края страницы для

всего текста на странице, а отступы абзаца и выравнивание определяют расположение

абзацев между полями. Кроме того, можно определить интервал между строками и

абзацами.

Расположение и выравнивание текста.Поля определяют общую ширину основной текстовой области, то есть расстояние

между текстом и краем страницы.

Отступ определяет расстояние между абзацем и левым или правым полем.

Существует возможность увеличить или уменьшить отступ одного абзаца или группы

абзацев. Кроме того, отступ может быть отрицательным (такой отступ называется также

выступом). В этом случае абзац выступает за край текста в сторону левого поля.

Создание выступа позволяет задать отступ для всех строк абзаца, за исключением

первой.

Выравнивание по горизонтали определяет внешний вид и ориентацию краев

абзаца и может выполняться по левому краю, по правому краю, по центру или по ширине

(Изменение интервалов по горизонтали таким образом, чтобы текст был выровнен как по

левому, так и по правому краю). Например, в большинстве случаев абзац выравнивается

по левому краю, при этом левый край абзаца сдвигается влево до левого поля.

Выравнивание по вертикали определяет положение абзаца относительно верхнего

и нижнего полей. Такое выравнивание применяется при создании титульных листов,

когда текст необходимо расположить точно вверху, внизу или в середине страницы или

вертикально расположить абзацы равномерно по высоте страницы.

Интервалы между строками или абзацамиМеждустрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками

текста в абзаце. По умолчанию используется одинарный интервал, то есть интервал,

несколько превышающий максимальный размер шрифта в данной строке.

Параметры интервалов между абзацами определяют интервалы перед абзацем и

после него.

40


Если в строке содержатся высокие текстовые знаки, графика или формулы, то

междустрочный интервал автоматически увеличивается. Чтобы интервал между всеми

строками был одинаковым, в группе «Интервал» выберите параметр «Точно», а затем в

поле «Значение» введите достаточно большой междустрочный интервал. Если

некоторые знаки или рисунки по-прежнему выводятся не полностью, необходимо

увеличить интервал в поле «Значение». Типы интервала приведены в таблице 6.

Типы интервала

Таблица 6Одинарный Определяется наибольшим размером шрифта в данной

строке, к которому добавляется величина, зависящая от используемого шрифта.

Полуторный Превышает одинарный междустрочный интервал в полтора раза.

Двойной Превышает одинарный междустрочный интервал в два раза.

Минимум Соответствует минимальному междустрочному интервалу, который может быть установлен для шрифтов и рисунков наибольшего размера.

Точно Фиксированный междустрочный интервал.

Множитель Междустрочный интервал, увеличивающийся или уменьшающийся в соответствии с определенным множителем. Например, установка множителя 1,2 увеличит междустрочный интервал на 20 процентов.

Форматирование текста с помощью стилей. Стилем называется набор параметров форматирования, который применяется к

тексту, таблицам и спискам, чтобы быстро изменить их внешний вид. Стили позволяют

одним действием применить сразу всю группу атрибутов форматирования.

Например, вместо форматирования названия в три приема, когда сначала

задается размер 16 пунктов, затем шрифт Arial и, наконец, выравнивание по центру, то

же самое можно сделать одновременно, применив стиль заголовка.

Ниже приведены типы стилей, которые можно создать и применить.

o Стиль абзаца полностью определяет его внешний вид, то есть

выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы, он может

также включать форматирование знаков.

o Стиль знака задает форматирование выделенного фрагмента текста внутри

абзаца, определяя такие параметры текста, как шрифт и размер, а также полужирное и

курсивное начертание.

o Стиль таблицы задает вид границ, заливку, выравнивание текста и шрифты.

41


o Стиль списка применяет одинаковое выравнивание, знаки нумерации или

маркеры и шрифты ко всем спискам.

С помощью области задач Стили и форматирование можно создавать,

просматривать и применять стили. Форматирование, применяемое непосредственно к

тексту, также хранится в данной области.

Использование в тексте различных стилейДля изменения стиля текста к нему можно применить существующий стиль,

называемый также встроенным стилем. Если стиль с необходимыми параметрами

отсутствует, создайте новый стиль, а затем примените его.

Изменение стиляЕсли требуется быстро изменить внешний вид текста, отформатированного с

помощью одного из стилей, достаточно переопределить этот стиль. Предположим, что

при форматировании все заголовки в документе были выровнены по левому краю и

использовали полужирный шрифт Arial Narrow размером 14 пунктов, а затем возникла

необходимость изменить это форматирование, задав выравнивание по центру и шрифт

Arial Narrow размером 16 пунктов. Для этого не требуется заново форматировать каждый

заголовок — достаточно изменить свойства стиля.

Следует учитывать, что в случае изменения в документе какого-либо элемента

форматирования базового стиля (Стиль, на котором основаны другие стили документа.)

в этом документе будут соответствующим образом изменены также все стили,

основанные на базовом стиле.

Существует также возможность автоматического обновления стилей, когда

Microsoft Word отслеживает изменение форматирования текста, в котором содержится

некоторый стиль, а затем обновляет данный стиль и соответствующим образом изменяет

формат всех элементов текста, оформленных этим стилем. Автоматическое обновление

стилей рекомендуется выполнять опытным пользователям, которые уже работали со

стилями.

Просмотр и применение других стилей из библиотеки стилейДля просмотра вида документа при применении к нему стилей из другого шаблона

(Файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов

законченных файлов как стиль и макет страницы) можно использовать библиотеку

стилей. При необходимости стили можно применять непосредственно из данной

библиотеки. Кроме того, можно просмотреть образцы документов, к которым применены

стили из выбранного шаблона, или список стилей, имеющихся в шаблоне.

42


Автореферирование документов.Автореферат содержит основные положения документа. Наилучшие результаты

автореферирование дает при работе с документами, имеющими четкую структуру,

например с отчетами, статьями и научными публикациями.

Автореферат определяет основные положения документа и присваивает

определенный балл каждому предложению. Наивысший балл имеют те предложения,

которые содержат наиболее часто используемые в данном документе слова. Можно

задать процент предложений, имеющих наивысший балл, для включения их в реферат.

Можно выбрать, выделять ли основные положения документа, вставлять ли

краткий обзор в верхнюю часть документа, создать ли новый документ и разместить в

нем реферат или скрыть все, кроме реферата.

Если выбран режим выделения основных положений документа или скрытия всего

текста, кроме реферата, то можно переключаться между отображением только основных

положений документа (при этом основной текст скрыт) и режимом выделения основных

положений в документе. Во время чтения документа можно изменять степень его

детализации.

Реферирование текста на другом языкеАвтореферат составляется на языке, который использовался при установке

Microsoft Word или Microsoft Office. Если документ написан на языке, отличном от того,

который установлен по умолчанию, то для создания автореферата используется язык, на

котором создан документ.

Если документ содержит текст на разных языках, то автореферат будет составлен

на языке, который наиболее часто используется в данном документе. Microsoft Word

может выполнить попытку автоматически установить файлы, необходимые для создания

реферата.

Сохранение документа.В Microsoft Word существует несколько способов сохранения документов. Можно

сохранить активный документ, над которым ведется работа, независимо от того,

является ли он новым или существовал ранее. Можно сохранить сразу все открытые

документы. Кроме того, можно сохранить копию активного документа под другим именем

или в другом месте.

Если текст или форматирование документа требуется повторно использовать в

других создаваемых документах, можно сохранить этот документ в качестве

шаблона Microsoft Word.

43


Если документы используются совместно с пользователями, у которых

установлены предыдущие версии Microsoft Word, и требуется, чтобы документы

сохраняли свой внешний вид в предыдущих версиях, можно отключить средства, которые

не поддерживаются предыдущими версиями.

Сохранение документов в других форматах файловЕсли с документами работают пользователи, использующие приложения или

версии Microsoft Word с другими форматами файлов, можно сохранять документы в этих

форматах файлов. Например, можно открыть документ, созданный в Word 6.0, внести в

него соответствующие изменения в Office Word 2003, а затем сохранить этот документ в

формате, доступном в Word 6.0.

Сохранение документов для использования в Интернете или интрасетиЕсли Microsof Word используется при создании веб-страниц для просмотра в веб-

обозревателе, можно сохранять документы в формате веб-страницы, а затем

публиковать их на веб-сервере. Также можно сохранять документы на узле FTP в

Интернете или в интрасети компании.

Сохранение документов в формате файлов XMLСохранение документов в формате файлов XML делает их доступными для

программ, распознающих XML, а не только для программ Microsoft Office. Это означает

возможность одновременного использования отдельного источника содержания

несколькими способами. Например, данный источник можно преобразовать как в

документ Word, который отформатирован для печати, так и в обрабатываемые данные.

Рецензирование текста.Запись исправлений и примечаний.Для облегчения просмотра документов в сети Microsoft Word предоставляет

пользователю возможность сделать и просмотреть записи исправлений и примечания в

документе. Для сохранения разметки документа некоторые пометки

исправлений элементов отображаются в тексте, а другие — в выносках, которые

выводятся в поле.

Записи исправленияЕсли средство записи исправлений включено, то каждый вставленный или

удаленный элемент и изменение форматирования, сделанные рецензентом,

записываются. При просмотре исправлений их можно принять или отклонить.

ПримечанияПри просмотре примечаний необходимо удалить их из документа.

44


Знаки примечаний

Выноски примечаний

Печать документа с пометкамиПо умолчанию при печати документов с пометками Microsoft Word выбирает

масштаб и ориентацию страницы, которые наиболее точно соответствуют печатаемому

документу. Кроме того, можно напечатать только список всех пометок в документе.

Отображение записей исправлений и примечаний.Существует возможность просмотреть все помеченные исправления в документе

или ограничить количество исправлений, отображаемых на экране. Например, для

скрытия изменений форматирования и примечаний (чтобы отображались только

вставленные или удаленные элементы) можно использовать меню Показать (Рис.118).

Также можно отобразить только изменения и примечания, внесенные определенным

рецензентом.

Рис.118. Меню Показать.

Примечание. При скрытии типа пометок исправлений в меню Показать пометки

будут автоматически отображаться каждый раз при открытии документа до тех

пор, пока не будет снят флажок показывать скрытую разметку при открытии и сохранении на вкладке Безопасность диалогового окна Параметры (меню

Сервис). При этом пометка остается в документе и может быть отображена при

помощи выбора соответствующего типа пометок в меню Показать.

Для выбора способа пометки внесенных изменений используйте кнопку

Отобразить для проверки на панели инструментов Рецензирование.

Таким образом можно просмотреть документ с изменениями до принятия или

отклонения этих изменений.

Параметры отображения для проверки представлены в таблице 7.

Параметры отображения Таблица 7

45

Тема 6. Техника личной работы Организация работы с электронными таблицами Н.И.БеловИсходный Отображение исходного неизмененного

документа, если все сделанные изменения отклонены.

Измененный Отображение исходного документа, если все сделанные изменения приняты.

Исправления в исходном документе

Отображение вставленного текста и изменений форматирования в выносках. При этом удаленный текст отображается на данной строке.

Исправления в измененном документе

Отображение удаленного текста в выносках. При этом вставленный текст и изменения форматирования отображаются на данной строке.

Отображение пометок на веб-странице.При сохранении документа как веб-страницы Microsoft Word сохраняет имеющиеся

записанные исправления и примечания.

Способ отображения записи исправлений и примечаний определяется конкретным

обозревателем. В Microsoft Internet Explorer 4.0 или более поздних версиях измененный

текст выделяется цветом, подчеркиванием или зачеркиванием, а примечания

оформляются как динамические всплывающие подсказки (Автоматически появляющиеся

на экране примечания, содержащие сведения о кнопке панели инструментов или

исправлении, текст комментария или сноску.). В более ранних версиях примечания

отображались как сноски под основной веб-страницей.

Создание и вставка различных объектов (графических, табличных и т.п.).РисункиДвумя основными типами изображений, используемых в документах Microsoft Word

являются графические объекты и рисунки. Графические объекты включают автофигуры,

схемы, кривые, линии и объекты WordArt. Эти объекты являются частью документа

Microsoft Word. Для изменения этих объектов, а также цветов, заливок, границ и других

параметров служит панель инструментов Рисование.

Рисунки являются изображениями, созданными из другого файла. Они включают

точечные рисунки1, сканированные изображения и фотографии, а также картинки. Для

изменения рисунков служат панель инструментов Настройка изображения и некоторые

кнопки панели инструментов Рисование. В некоторых случаях для использования кнопок

панели инструментов Рисование необходимо предварительно разгруппировать рисунок

и преобразовать его в графический объект.1 Рисунок, образованный набором точек, аналогично представлению фигур и линий закрашенными

квадратиками на листе миллиметровки. При сохранении в виде файла точечные рисунки обычно имеют

расширение .bmp

46


ПолотноПри вставке графического объекта в Microsoft Word вокруг него отображается

полотно. С помощью него можно упорядочивать рисунки в документе.

При вставке рисунка полотно не отображается вокруг него автоматически. Однако,

рисунок можно разместить на полотне.

С помощью полотна можно расположить части рисунка вместе, что является

необходимым, если рисунок состоит из нескольких фигур.

Кроме того, полотно содержит границу, которая отделяет рисунок от остальной

части документа. По умолчанию граница и фон полотна не отображены, однако к полотну

можно применять форматирование, как к любому графическому объекту.

По умолчанию, Microsoft Word располагает полотно в документе при вставке

графического объекта (кроме объекта WordArt). Полотно автоматически размещается в

тексте документа.

СхемыС помощью панели инструментов Рисование можно добавлять диаграммы

различных типов, в том числе: циклические2, целевые3, радиальные4, диаграммы Венна5

и пирамидальные6 диаграммы (Рис.119).

Рис.119. Типы диаграмм.

При добавлении или изменении диаграммы она ограничивается непечатаемой

границей с маркерами управления размерами. С помощью команд изменения размера 2 Диаграмма, используемая для иллюстрации процессов, имеющих непрерывный цикл

3 Диаграмма, используемая для отображения шагов, ведущих к намеченной цели

4 Диаграмма, используемая для отображения связей элементов с основным элементом

5 Диаграмма, используемая для отображения областей перекрывания элементов

6 Диаграмма, используемая для отображения базисно-надстроечных связей

47

Тема 6. Техника личной работы Организация работы с электронными таблицами Н.И.Беловдиаграммы, можно увеличить полотно для удобства работы или убрать лишнее

пространство, придвинув границу ближе к диаграмме.

Для форматирования диаграмм целиком используются готовые стили. Части

диаграмм форматируются так же, как фигуры — посредством добавления цвета и текста,

изменения толщины и типа линии, добавления заливки, текстуры и фона. Для

добавления элементов или сегментов, а также для их перемещения на передний или

задний план служит панель инструментов Диаграмма, выводимая вместе с диаграммой.

Блок-схемыБлок-схемы (или блок-диаграммы) создаются с помощью сочетания автофигур на

панели инструментов Рисование, включая фигуры и соединители блок-схем.

Организационные диаграммыС помощью средства построения диаграмм на панели инструментов Рисование

можно создать организационную диаграмму, иллюстрирующую иерархические

отношения, например между руководителями отделов и сотрудниками в организации.

При добавлении или изменении организационной диаграммы вокруг нее

отображается пространство для рисования, ограниченное непечатаемой границей с

маркерами управления размерами. С помощью команд изменения размера

организационной диаграммы, можно увеличить область рисунка для удобства работы

или убрать лишнее пространство, придвинув границу ближе к диаграмме.

Для форматирования организационной диаграммы целиком используются готовые

стили. Части диаграммы форматируются так же, как фигуры — посредством добавления

цвета и текста, изменения толщины и типа линии, добавления заливки, текстуры и фона.

Для добавления фигур— таких как руководитель и подчиненные (помощник или

сотрудник)—или изменения параметров расположения ветвей используется панель

инструментов Организационная диаграмма, выводимая вместе с диаграммой.

Создание и печать документов на бланке Область задач Слияние используется для создания документов на бланке.

1. В меню Сервис выберите команду Письма и рассылки, а затем— команду

Слияние.

2. В группе Выбор типа документа выберите параметр Письма (Рис. 8120).

48


Рис. 120. Выбор типа документа

Выберите ссылку Далее. Открытие документа (Рис. 121

.

Рис.121. Выбор документа.

3. Щелкните ссылку Далее. Выбор получателей (Рис.122).

49


Рис.122. Выбор получателей.

4. Щелкните ссылку Далее. Создание письма (Рис.123).

Если это еще не сделано, введите в основном документе текст, который должен

отображаться в каждом документе на бланке. Вставьте поля слияния, где необходимо

объединить имена, адреса и прочие сведения из источника данных. Щелкните в

основном документе место вставки поля.

Вставьте любые из следующих элементов:

o Блок адресов с именем, почтовым адресом и прочими сведениями

o Строка приветствия

o Прочие поля данных

o Почтовая марка

50


Рис.123. Создание письма.

Знаки поля слияния («« »») невозможно ввести или вставить с помощью команды

Символ из меню Вставка. Необходимо использовать область задач Слияние.

При необходимости можно изменить формат объединенных данных.

Чтобы форматировать объединенные данные, необходимо форматировать поля

слияния в основном документе. Не следует форматировать данные в источнике данных,

поскольку форматирование не сохраняется при слиянии данных в документе.

В основном документе выберите поле, содержащее сведения,которые требуется

форматировать, включая знаки поля слияния («« »»). В меню Формат выберите команду

Шрифт, а затем укажите нужные параметры.

5. Просмотр писем (см. рис. 124).

51


Рис.124. Просмотр писем

6. Завершение слияния (см. рис. 125)

Рис. 1258. Завершение слияния.

Печать непосредственно из области задач Слияние

52


1. На шаге 6 области задач Слияние (Завершение слияния) щелкните ссылку

Печать.

2. В диалоговом окне Составные печатные документы выполните одно из

следующих действий, а затем нажмите кнопку OK.

o Чтобы напечатать все документы, выберите параметр все.

o Чтобы напечатать только документы, отображенные в соответствующем

окне, выберите параметр текущую запись.

o Чтобы напечатать диапазон документов, выберите параметр с, а затем

введите номера записей в поля с и по.

3. В диалоговом окне Печать выберите необходимые параметры.

Сохранение писем, полученных в результате слияния, для последующего использования

Если письма, полученные в результате слияния, требуется изменить или

сохранить для последующего использования, можно объединить их в один документ.

1. Щелкните ссылку Изменить часть писем.

2. В диалоговом окне Составные новые документы выполните одно из

следующих действий, а затем нажмите кнопку OK.

o Чтобы объединить все документы, выберите параметр все.

o Чтобы объединить только документы, отображенные в соответствующем

окне, выберите параметр текущую запись.

o Чтобы объединить диапазон документов, выберите параметр с, а затем

введите номера записей в поля с и по.

Будет открыт отдельный новый документ, содержащий все указанные письма.

Затем можно сохранить этот документ для последующего использования, как обычный

документ.

Печать документа.

Чтобы напечатать активный документ, нажмите кнопку Печать на панели

инструментов Стандартная.

Ниже приведены некоторые дополнительные способы просмотра и печати

документа.

Предварительный просмотр документаНа панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Предварительный

просмотр . Чтобы выйти из режима предварительного просмотра и вернуться в

предыдущий режим, нажмите кнопку Закрыть.

53


Печать диапазона страницo В меню Файл выберите команду Печать.

o В поле Страницы укажите часть документа, которую требуется напечатать.

При выборе параметра Номера необходимо также указать номера и диапазоны

страниц, которые требуется напечатать.

Примечание. Кроме того, можно напечатать выделенный фрагмент документа. В

меню Файл выберите команду Печать, а затем — параметр Выделенный фрагмент.

Печать только четных или нечетных страницo В меню Файл выберите команду Печать.

o В списке Вывести на печать выберите значение Нечетные страницы или

Четные страницы.

Печать заданных страниц и разделовСуществует возможность печати заданных страниц, одного или нескольких

разделов, а также диапазона страниц из одного или нескольких разделов.

o В меню Файл выберите команду Печать.

o В группе Страницы выберите параметр Номера.

o В поле Номера введите дополнительные указания для выполнения печати

одного из следующих вариантов (см. таблица 8):

Варианты ввода номеров страниц

Таблица 8

Несколько страниц вразбивку

Введите номера страниц, разделяя их запятыми. Если требуется ввести диапазон страниц, соедините дефисом номера первой и последней страниц диапазона.

Пример: чтобы напечатать страницы 2, 4, 5, 6 и 8, введите 2,4-6,8

Диапазон страниц в пределах одного раздела

Введите p номер страницы s номер раздела. Пример: чтобы напечатать с 5 по 7 страницы из раздела 3, введите p5s3-p7s3

Целый раздел Введите s номер раздела. Пример: введите s3

Несколько разделов вразбивку

Введите номера разделов, разделяя их запятыми. Пример: введите s3,s5

Диапазон страниц в нескольких разделах подряд

Введите диапазон страниц вместе с номерами разделов, соединив дефисом первую и последнюю страницы диапазона.

Пример: введите p2s2-p3s5

54


Печать черновикаВ черновом режиме не печатается форматирование и большая часть графических

объектов, которые замедляют скорость печати. Некоторые принтеры не поддерживают

эту возможность.

o В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем— вкладку Печать.

o В группе Режим установите флажок Черновой.

Печать страниц документа в обратном порядкеСтраницы документа могут быть напечатаны в обратном порядке, т. е. первой

будет напечатана последняя страница. Не используйте этот режим при печати

конвертов.

o В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем— вкладку Печать.

o В группе Режим установите флажок В обратном порядке.

Печать нескольких страниц на одном листе бумагиЧтобы просмотреть, как будут согласовываться несколько страниц

многостраничного документа, можно напечатать весь документ на одном листе бумаги.

Для этого страницы уменьшаются до соответствующих размеров и группируются на

одном листе.


o В группе Масштаб выберите нужный параметр в списке Число страниц на

листе.

Например, чтобы напечатать четырехстраничный документ на одном листе,

выберите параметр 4 страницы.

Печать в файлПечать документа в файл дает возможность распечатать документ на любом

принтере. Например, если необходимо напечатать документ с использованием

профессионального печатного оборудования, то можно напечатать документ в файл, а

затем выполнить печать на принтере, который обеспечивает высокое разрешение.

Примечание. При печати в файл необходимо предварительно выбрать

принтер, например PostScript, на котором, в конечном счете, будет напечатан файл.


o В списке Имя укажите принтер, на котором предполагается напечатать

документ.

o Установите флажок Печать в файл и нажмите кнопку OK.

o В диалоговом окне Печать в файл в поле Имя файла введите имя файла.

55


При печати в файл сохраняются разбиение на строки, разбиение на страницы и

данные об используемых шрифтах.

Печать нескольких копийo В меню Файл выберите команду Печать.

o В поле Число копий введите нужное число копий.

Примечание. Чтобы начинать печать первой страницы следующей копии

после завершения печати первую копии документа, установите флажок Разобрать по копиям. Если предпочтительнее сначала напечатать все копии первой страницы,

а затем все копии каждой из последующих страниц, снимите этот флажок.

Печать нескольких документов одновременно

o На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Открыть .

o Откройте папку, содержащую документы, которые требуется напечатать.

o Выделите документы, которые требуется напечатать.

o Нажмите кнопку Сервис и выберите команду Печать.

56

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Работа с электронными таблицами Н.И.Белов

Microsoft Excel.Microsoft Excel – это приложение, предназначенное для создания электронных

таблиц. С помощью Excel можно составлять различные таблицы, оформлять документы,

отчёты, программировать вычисления, строить на основе числовых данных диаграммы и

графики.

Excel запускается командой ПускПрограммыMicrosoft OfficeMicrosoft Office Excel 2003. Рабочее окно программы Excel представлено на Рис. 9126.

Рис. 9. Рабочее окно программы Excel.

Основные элементы интерфейса программы Excel.

В Excel файлы называются рабочими книгами. Каждая рабочая книга состоит из

нескольких рабочих листов. Листы включают столбцы и строки. Элемент, расположенный

на пересечении строки и столбца, называется ячейкой. Каждая ячейка имеет свой адрес,

состоящий из имени столбца и номера строки, на пересечении которых она находится.

Создание книги Создание новой пустой книгиВ меню Файл выберите команду Создать, а затем на панели Создание книги

области задач выберите вариант Чистая книга (Рис.127).

57


Рис. 127. Создание книги Excel.

Создание книги на основе используемого по умолчанию шаблона

Нажмите на стандартной панели инструментов кнопку Создать .

Создание книги на основе другого шаблона1. В меню Файл выберите команду Создать.

2. В области задач Создать книгу щелкните ссылку На моем компьютере

(Рис.127).

3. В диалоговом окне Шаблоны перейдите на вкладку Решения со списком

специальных шаблонов, а затем дважды щелкните шаблон, чтобы создать книгу на его

основе (Рис.128).

4. Щелкните ссылку Шаблоны на узле Office Online, чтобы получить доступ к

другим шаблонам книг (Рис.127), если вы подключены к Интернет, то вы получите доступ

к узлу Microsoft Office Online (Рис.129).

58


Рис.128. Создание книги на основе другого шаблона.

Рис.129. Шаблоны на узле Office Online.

Открытие файла.1. В приложении Microsoft Office откройте меню Файл и выберите команду

Открыть.

2. В списке Папка выберите диск, папку или ресурс Интернета, содержащие

файл, который требуется открыть.

3. В списке папок найдите и откройте папку, содержащую нужный файл.

4. Выделите файл, а затем нажмите кнопку Открыть.

Открытие файла в качестве копии1. В приложении Microsoft Office откройте меню Файл и выберите команду

Открыть.

59





4. Выделите файл, копию которого требуется открыть. Щелкните стрелку

рядом с кнопкой Открыть, а затем выберите команду Открыть как копию.

Примечание. При открытии файла в качестве копии в папке, содержащей

исходный файл, создается новая копия этого файла.

Открытие файла только для чтения1. В приложении Microsoft Office откройте меню Файл и выберите команду

Открыть.




4. Выделите файл, копию которого требуется открыть. Щелкните стрелку

рядом с кнопкой Открыть, а затем выберите команду Открыть для чтения.

Сохранение файла В меню Файл выберите команду Сохранить.

Примечание. При первом сохранении файла необходимо задать для него имя.

Сохранение копии файла1. В меню Файл выберите команду Сохранить как.

2. В поле Имя файла введите новое имя для файла.

3. Нажмите кнопку Сохранить.

Сохранение файла в другом формате1. В меню Файл выберите команду Сохранить как.

2. В поле Имя файла введите новое имя для файла.

3. Раскройте список Тип файла, а затем выберите формат, в котором

требуется сохранить файл.

4. Нажмите кнопку Сохранить.

Автоматическое сохранение файлов во время работы1. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку

Сохранение.

2. Установите флажок автосохранение каждые…

3. В поле минут укажите нужный интервал сохранения файлов. Чем чаще

сохраняются файлы, тем больше данных можно восстановить в случае падения

напряжения или подобной аварии во время работы над файлом.

60


Примечание. Использование автосохранения не избавляет от необходимости

сохранять открытый файл обычным способом. Если открытый файл восстановления

не сохранить, он удаляется с потерей всех несохраненных изменений. При сохранении

файл восстановления заменяет собой исходный файл (если не было задано новое имя

файла).

Печать.Просмотр листа перед началом печатиMicrosoft Excel позволяет просмотреть листы и настроить их внешний вид перед

печатью следующими способами (см. таблица 9):

Настройка внешнего вида листов ExcelТаблица 9

Обычный режим Используется по умолчанию. Наилучший режим для просмотра на экране и работы.

Предварительный просмотр

Показывает печатную страницу и позволяет настраивать столбцы и поля. Вид страниц в окне предварительного просмотра зависит от доступных шрифтов, разрешения принтера и количества доступных цветов

Режим разметки страницы

Показывает распределение данных по страницам и позволяет настраивать область печати и разрывы страниц.

Примечания: По мере выполнения настроек, влияющих на параметры печати

листа, можно переключаться из одного режима в другой для просмотра изменений

перед отправкой данных на печать.

Подготовка к печатиMicrosoft Excel предоставляет множество необязательных параметров,

позволяющих настроить конечный внешний вид напечатанной страницы. Для того чтобы

проверить все, что может повлиять на результаты печати, выполните следующие

действия.

Изменение формата и макета.Можно установить ориентацию печатаемого листа как книжную или альбомную

(Рис.130).

61


Рис.130. Параметры страницы. Страница.

Примечание. Переключитесь на альбомную ориентацию, если необходимо

напечатать больше столбцов, чем помещается на странице с книжной

ориентацией. Если использование альбомной ориентации нежелательно, измените

макет распечатываемого листа для размещения данных на имеющемся месте или

подгоните поля (Рис.131).

Размещение данных на странице. Печатаемое изображение можно разместить

на странице, уменьшая или увеличивая его. Другие изменения макета печатаемого листа

включают установку размера бумаги, размещение данных по центру страницы при

печати, управление нумерацией страниц. Эти изменения влияют только на внешний вид

листа при печати и не сказываются на отображении листа на экране.

62


Рис. 131. Параметры страницы. Поля.

Печать части данных. Чтобы напечатать выбранные части данных на листе,

можно указать печатаемые области. Для этого требуется выделить диапазон ячеек и

выполнить команду ФайлОбласть печатиЗадать.

Добавление колонтитулов

Чтобы поместить числа или другой текст сверху или снизу данных листа на каждой

странице, можно добавить верхний и нижний колонтитулы на печатаемый лист. Верхний

колонтитул печатается наверху каждой страницы, нижний колонтитул печатается внизу

каждой страницы. Можно использовать встроенные колонтитулы или создать

собственные колонтитулы (Рис.132).

Рис.132. Параметры страницы. Колонтитулы.

Верхний и нижний колонтитулы отделены от данных на листе и появляются только при

печати или предварительном просмотре. Кроме колонтитулов на каждой странице

63


можно выводить и данные с листа, чтобы использовать их как заголовки при

печати (Рис.133).

Рис.133. Параметры страницы. Лист.

Предварительный просмотр и настройка полейЧтобы просмотреть каждую страницу в том виде, в каком она будет напечатана,

нажмите кнопку Предварительный просмотр . В режиме предварительного

просмотра можно посмотреть колонтитулы и заголовки, выводимые на каждой странице.

В режиме предварительного просмотра можно изменить ширину полей и столбцов,

перетаскивая маркеры изменения размера. Нажмите кнопку Поля для отображения

маркеров (Рис.134).

Рис.134. Предварительный просмотр. Поля.

Изменение размера отдельных столбцов и строк. Переместите линии сетки в

областях номеров строк и букв столбцов.

64


Подбор размера столбца

Подбор размера строки

Сетки, порядок страниц и другие параметры. В режиме предварительного

просмотра можно изменить способ печати листа. Используя кнопку Лист, можно

включить или выключить вывод линий сетки, переключиться в режим печати черновика и

изменить порядок печати страниц (Рис.133).

Проверка разрывов страницРазметка страниц показывает, где на листе появляются разрывы страниц и какая область

листа будет напечатана. Установленные пользователем разрывы страниц обозначаются

сплошными синими линиями, а автоматически установленные Microsoft Excel— пунктирными.

Разрывы страниц, установленные автоматически

Разрывы страниц, установленные вручную

Принудительные разрывы страниц. Чтобы закончить страницу в определенном

месте и начать новую страницу, можно установить дополнительный разрыв страницы.

Ускорение печатиПечать в черновом режиме. Печать листа Microsoft Excel можно ускорить,

временно изменив качество печати. Если известно разрешение принтера, качество

печати для принтера может быть изменено. Если разрешение (или качество) принтера

неизвестно, можно распечатать документ в режиме черновика. Скорость печати

увеличится, но не будет отображено форматирование текста и большинство рисунков.

Печать в черно-белом режиме. На черно-белых принтерах цвета отображаются

в виде оттенков серого. Сократить время печати листа Microsoft Excel, содержащего

цветовое оформление, можно путем печати цветов в черно-белом режиме. При печати

листа Microsoft Excel с использованием только черного и белого цветов цветные текст и

рамки выводятся черными, а не в виде оттенков серого. Microsoft Excel выводит фон

ячеек и автофигур белым и печатает другие рисунки и диаграммы оттенками серого

цвета.

Печать без линий сетки. Если не печатать линии сетки, то большие листы

печатаются быстрее.

65


Печать с масштабированием по ширине листа или по количеству страницЕсли лист Microsoft Excel не умещается на требуемом числе печатных страниц,

допускается изменение масштаба, чтобы печатная копия документа занимала больше

или меньше страниц, чем при нормальном размере. Возможно также задание числа

страниц, на которых будет распечатан документ (Рис.130).

Работа с книгами и листамиФорматирование листовВставка номеров страниц в листы.1. Щелкните лист, в который необходимо вставить номера страниц.

Совет. Чтобы вставить номера страниц сразу в несколько листов, щелкните

вкладку первого листа, затем щелкайте вкладки других листов, удерживая нажатой

клавишу CTRL.

2. В меню Вид выберите команду Колонтитулы.

3. Нажмите кнопку Создать верхний колонтитул или Создать нижний

колонтитул.

4. Чтобы указать, где должен отображаться номер страницы, установите

флажок Слева, В центре или Справа.

5. Нажмите кнопку «Номер страницы» , а затем нажмите кнопку ОК.

В диалоговом окне Параметры страницы появится эскиз с изображением

верхнего или нижнего колонтитула.

Совет. Чтобы начать нумерацию страниц с номера, отличного от единицы,

перейдите на вкладку Страница диалогового окна Параметры страницы и введите

номер в поле Номер первой страницы.

Присваивание имен ячейкам рабочей книги.Для ссылки на ячейки в столбцах и строках можно использовать заголовки этих

столбцов и строк листа. Также для представления ячеек, диапазонов ячеек, формул или

констант можно создавать имена. Заголовки можно использовать в формулах,

содержащих ссылки на данные на том же листе; для представления группы ячеек,

находящейся на другом листе, этой группе следует присвоить имя.

Для обращения к одной и той же ячейке или диапазону ячеек на нескольких листах

можно создавать трехмерные ссылки.

Использование подписей в качестве ссылокЭтот параметр должен быть установлен при первом открытии книги, или придется

заново вводить формулы, использующие подписи.

66


1. В меню Сервис выберите пункт Параметры и перейдите на вкладку

Вычисления.

2. В группе Параметры книги установите флажок допускать названия

диапазонов (Рис.135).

3. Чтобы заново ввести формулу, использующую подпись, перед установкой

этого параметра, выберите ячейку, содержащую формулу, нажмите F2, а затем —

ENTER.

Рис.135. Использование подписей в качестве ссылок.

Присваивание имени ячейке или группе ячеек

1. Выделите ячейку, диапазон ячеек или несмежный диапазон, которому требуется

присвоить имя.

2. Щелкните поле Имя, расположенное у левого края строки формул .

3. Введите имя для назначения этим ячейкам (Рис.136).

4. Нажмите клавишу ENTER.

67


Рис.136. Присваивание имени ячейке или группе ячеек.

Преобразование существующих заголовков строк и столбцов в имена1. Выделите область, в которой следует присвоить имена строкам или

столбцам. Выделенная область должна содержать строку или столбец заголовков.

2. Выберите команду Имя в меню Вставка , а затем— команду Создать.

3. Установите флажки В строке выше, В столбце слева , В строке ниже или

В столбце справа в группе флажков По тексту, чтобы указать расположение

заголовков, из которых следует создать имена (Рис. 13710137).

Рис. 13710. Создание имён.

Примечание. Созданное таким образом имя ссылается только на ячейки,

содержащие значения, и не включает в себя существующих заголовков строк и

столбцов.

Указание заголовков. Если при создании формул выделяются ячейки

диапазонов, имеющих заголовки, то вместо ссылок на ячейки Microsoft Excel может

вставлять в формулы соответствующие заголовки. Использование заголовков делает

формулу более наглядной. Задать диапазоны, содержащие заголовки строк и столбцов

68

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Работа с электронными таблицами Н.И.Беловлиста, можно с помощью диалогового окна Заголовки диапазонов (меню Вставка ,

подменю Имя, команда Заголовки диапазонов).

Присваивание ячейкам имени в нескольких листах при помощи трехмерной ссылки

Это также называется трехмерной ссылкой.

1. В меню Вставка укажите на пункт Имя и выберите команду Присвоить.

2. Введите имя в диалоговом окне Присвоить имя.

3. Если в поле Формула содержится ссылка, выделите ссылку вместе со

знаком равенства (=) и нажмите клавишу BACKSPACE.

4. Введите знак равенства (=) в поле Формула .

5. Выберите ярлычок первого листа, на который нужно сослаться.

6. Удерживая нажатой клавишу SHIFT, выберите ярлычок последнего листа, на

который необходимо сослаться.

7. Выделите ячейку или диапазон ячеек, на которые необходимо сослаться.

Просмотр книг и листов.Книга Microsoft Excel представляет собой файл, содержащий один или несколько

листов, которые можно использовать для размещения разнообразных сведений и

установления между ними необходимых связей. Можно вводить и изменять данные

одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из

нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с

соответствующими данными или на отдельный лист диаграммы.

Можно переместиться с одного листа на другой, выбрав внизу окна книги

соответствующую вкладку. Чтобы облегчить поиск нужных вкладок, их можно пометить

разными цветами (Рис.138). Вкладка активного листа подчеркивается выбранным

цветом, вкладки неактивных листов закрашиваются полностью.

Рис.138. Пометка листов книги разными цветами.

Одновременный просмотр различных частей листаРазделение листа на части. Для того чтобы независимо просматривать и

прокручивать различные части листа, можно разделить лист по горизонтали и по

вертикали на отдельные области. Разделение листа на области позволяет

просматривать различные части одного и того же листа друг рядом с другом и полезно,

например, при необходимости вставки данных из одной области большого листа в

69

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Работа с электронными таблицами Н.И.Беловдругую. В следующем примере можно просматривать в верхней области строки по

различным городам, в то время как в нижних областях будут отображаться итоги за

февраль (Рис.139).

Рис.139. Разделение листа на части.

Две правых области прокручиваются одновременно, как и две нижние области

Отображение заголовков или данных. Для того чтобы заголовки строк и

столбцов или другие данные оставались видимыми при прокрутке листа, можно

закрепить верхние строки и/или левые столбцы (Рис.140). Закрепленные строки и

столбцы не прокручиваются, оставаясь видимыми при перемещении по остальной части

листа.

Рис.140. Отображение заголовков или данных.

Заголовки в первой строке остаются закрепленными при вертикальной прокрутке

остальной части листа. Одновременно разделить лист и закрепить части листа

невозможно

Примечание.При печати листа заголовки разделенных или закрепленных

областей не печатаются на каждой странице автоматически. Необходимо указать

заголовки, которые требуется выводить на печать.

Создание пользовательских представленийПараметры отображения и настройки печати можно сохранять в качестве

пользовательского представления, чтобы использовать их при необходимости.

Например, имеется лист, содержащий данные о четырех регионах, в которых

осуществляются продажи. Можно настроить вид данных каждого региона и сохранить

70

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Работа с электронными таблицами Н.И.Беловего. При открытии листа его можно отобразить в соответствии с созданным

представлением.

Что может быть сохранено в представлениях. Хранимые установки включают:

параметры вывода на экран, размеры и расположение окна на экране, разбиение окон и

закрепление областей, активный лист и ячейки, выделенные во время создания

представления. Можно также, по желанию, сохранять скрытые строки, скрытые столбцы,

установки фильтров и параметры печати.

Представление включает всю книгу целиком. Если лист скрыт до создания

представления, то Microsoft Excel скрывает этот лист при переключении в данное

представление.

Скрытие книги или ее частиКогда скрывается часть книги, данные убираются из представления, но не

удаляются из книги. Если книга сохранена и закрыта, скрытые данные остаются

скрытыми при следующем открытии книги. Скрытые части книги на печать не выводятся.

Для предотвращения просмотра скрытых листов, столбцов или строк книга или лист

могут быть защищены паролем.

Скрытие книг и листов. Книги и листы можно скрыть для уменьшения числа окон

и листов и предотвращения нежелательных изменений.

Скрытие строк и столбцов. Можно также скрыть выделенные строки или

столбцы, которые не используются или которые не должны быть видны другим

пользователям.

Скрытие элементов окна. Чтобы использовать максимальную площадь экрана

для отображения данных на листе, большинство элементов окна может быть скрыто. Эти

элементы окна включают панель задач Microsoft Windows, заголовок окна Microsoft Excel,

панели инструментов, строку формул и строку состояния. Эти элементы остаются

скрытыми, пока книга открыта; после закрытия книги и ее повторного открытия эти

элементы снова отображаются.

Снятие разделения окна и закрепления областей.Чтобы восстановить окно, которое было разделено на две области, установите

указатель на полосу разделения областей и дважды нажмите кнопку мыши.

Чтобы снять закрепление областей, выберите команду Снять закрепление областей в меню Окно.

Одновременный просмотр нескольких листов или книг.1. Откройте книгу, которую нужно просмотреть.

71


Чтобы вывести одновременно несколько листов текущей книги, выберите

команду Новое в меню Окно. Перейдите к новому окну и выберите лист, который

нужно просмотреть. Таким же образом выведите на экран все необходимые листы.

2. В меню Окно выберите команду Расположить.

3. В группе Расположить выберите требуемый параметр.

Чтобы отобразить только те листы, которые находятся в текущей книге,

установите флажок Только окна текущей книги.

Одновременный просмотр двух частей листа путем разделения или закрепления областей.

Разделение областей1. Наведите указатель на вешку (Рис.141), расположенную в верхней части

вертикальной полосы прокрутки или в правой части горизонтальной полосы прокрутки.

Рис.141. Вешка разбивки.

2. Когда указатель примет вид двунаправленной стрелки , перетащите его вниз или

влево.

Закрепление областейЗакрепление областей позволяет выбрать данные, которые остаются видимыми при

прокрутке листа. Например, можно закрепить заголовки строки и столбца, чтобы не

терять их из виду (Рис.142).

Рис.142. Закрепление областей.

1. Чтобы закрепить область, выполните одно из следующих действий Область Действие

Верхняя горизонтальная выделите строку, под которой требуется разбить лист

Левая вертикальная выделите столбец, слева от которого требуется разбить лист

Обе области выделите ячейку, расположенную слева и выше того места, где требуется разбить лист

2. В меню Окно выберите команду Закрепить области.

72


Работа с даннымиВвод данных в ячейки листа Ввод чисел, текста, даты или времени суток1. Щелкните ячейку, в которую необходимо ввести данные.

2. Наберите данные и нажмите клавишу ENTER или клавишу табуляции.

Числа и текст.1. Введите данные в ячейку в первом столбце и нажмите клавишу табуляции для

перемещения в соседнюю ячейку.

2. После ввода данных в первую строку нажмите клавишу ENTER, чтобы перейти на

начало следующей.

3. Если ячейка, расположенная в начале следующей строки не становится активной,

выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Правка . В группе

Параметры установите флажок Переход к другой ячейке после ввода , а затем из

списка в направлении выберите значение Вниз.

Дата.При вводе даты используйте точку или дефис в качестве разделителя, например

09.05.2002 или Янв-2002. Чтобы ввести текущую дату, нажмите клавиши CTRL+; (точка с

запятой).

Время суток.Для отображения времени суток в 12-часовом формате введите букву a или p,

отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 p. В противном случае время

будет интерпретировано на основе 24-часового формата. Чтобы ввести текущее время,

нажмите клавиши CTRL+SHIFT+: (двоеточие).

Ввод одного и того же значения в несколько ячеек одновременно1. Выделите ячейки, в которые необходимо ввести данные. Они не обязательно

должны быть смежными.

2. Введите данные и нажмите клавиши CTRL+ENTER.

Ввод и изменение одного и того же значения на нескольких листахЕсли выбрана группа рабочих листов, то изменения в одном из них применяются ко

всем выделенным листам. Данные могут быть изменены.

1. Выберите листы, на которые необходимо ввести данные.

2. Укажите ячейку или выделите диапазон ячеек, в которые необходимо ввести

данные.

3. Введите или измените данные в первой выделенной ячейке.

4. Нажмите клавишу ENTER или клавишу табуляции.

73


Автоматическое заполнение повторяющихся записей в столбцеЕсли несколько первых знаков, вводимых в ячейку, совпадают с знаками записи,

ранее введенной в этом столбце, то недостающая часть набора будет произведена

автоматически. В Microsoft Excel автоматический ввод производится только для тех

записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью

состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно.

Для подтверждения предлагаемого варианта, нажмите клавишу ENTER.

Законченная запись по формату полностью совпадает с существующей записью,

включая знаки верхнего и нижнего регистра.

Для замены автоматически введенных знаков продолжите ввод самостоятельно.

Для удаления автоматически введенных знаков нажмите клавишу BACKSPACE.

Чтобы выбрать значение из списка записей, которые уже имеются в столбце,

нажмите правую кнопку мыши, а затем выберите в контекстном меню команду

Выбрать из списка.

Заполнение серии ячеек числами, датами либо другими элементами1. Выделите первую из заполняемых ячеек.

2. Введите начальное значение для ряда значений.

3. Выделите ячейку или ячейки, содержащие начальные значения.

4. Перетащите маркер заполнения через заполняемые ячейки.

Чтобы задать тип ряда значений, перетащите маркер заполнения правой кнопкой

мыши, а затем выберите соответствующую команду в контекстном меню.

Например, если начальное значение — дата «янв-2002», то для получения ряда «фев-

2002», «мар-2002» и т. д. выберите команду Заполнить по месяцам, а для получения

ряда «янв-2003», «янв-2004» и т. д. выберите команду Заполнить по годам.

Для того чтобы управлять созданием ряда вручную или использовать для

заполнения ряда значений клавиатуру, используйте команду контекстного меню —

Прогрессия.

Редактирование данных.Редактирование ячеек непосредственно или в строке формул.1. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Правка.

2. Чтобы разрешить редактирование и ввод данных в ячейки, установите флажок

Правка прямо в ячейке.

Чтобы разрешить редактирование и ввод данных только в строке формул,

снимите этот флажок.

Очистка форматирования или содержимого ячеек.

74


При очистке ячеек удаляется ее содержимое (формулы и данные), форматы (включая

числовые, условные форматы и границы) и примечания, но пустые ячейки остаются на

листе. При удалении ячеек выбором в меню Правка команды Удалить ячейки удаляются

с листа, а соседние ячейки сдвигаются и занимают их место.

1. Выделите ячейки, строки или столбцы, форматирование или содержимое которых

требуется очистить.

2. В меню Правка установите указатель мыши на команду Очистить, а затем

выберите команду Форматы или Содержимое.

Форматы и содержимое можно удалить, выбрав команду Все. При этом также будут

удалены все примечания к ячейкам и условия проверки данных.

При нажатии клавиш DEL и BACKSPACE на цифровой клавиатуре Microsoft Excel

удаляет содержимое ячейки, оставляя без изменения ее формат и примечания.

При очистке ячейки ей присваивается значение 0 (ноль), и такое же значение

получает ссылающаяся на эту ячейку формула.

Удаление ячеек, строк и столбцов.1. Выделите ячейки, строки или столбцы, которые следует удалить.

2. В меню Правка выберите команду Удалить.

3. При удалении диапазона ячеек выберите в диалоговом окне Удаление ячеек вариант ячейки, со сдвигом влево, ячейки, со сдвигом вверх, строку или столбец.

Примечание: В Microsoft Excel формулы, содержащие абсолютные ссылки на

перемещенные ячейки, обновляются с учетом их нового расположения. Формула,

которая ссылается на удаленную ячейку, возвращает значение ошибки #ССЫЛКА!.

Изменение содержимого ячейки.1. Дважды щелкните ячейку, содержимое которой необходимо изменить.

2. Измените содержимое ячейки.

3. Чтобы ввести или отменить изменения, нажмите клавишу ENTER или ESC.

Вставка пустых ячеек, строк и столбцов Выполните одно из следующих действий:

75

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Работа с электронными таблицами Н.И.БеловВставка новых пустых ячеек

Выделите диапазон ячеек, в который требуется вставить новые пустые ячейки. При этом необходимо, чтобы количество выделенных ячеек соответствовало количеству добавляемых ячеек.

Вставка одной строки

Щелкните ячейку в строке, над которой следует вставить новую строку. Например, если щелкнуть ячейку в строке 5, то над ней будет вставлена новая строка.

Вставка нескольких строк

Выделите строки, над которыми следует вставить новые строки. Количество выделенных и вставляемых строк должно совпадать.

Вставка одного столбца

Щелкните ячейку в столбце, слева от которого следует поместить новый столбец. Например, если щелкнуть ячейку в столбце B, то слева от него будет вставлен новый столбец.

Вставка нескольких столбцов

Выделите столбцы, справа от которых следует вставить новые столбцы. Количество выделенных и вставляемых столбцов должно совпадать.

4. В меню Вставка выберите команду Ячейки, Строки, или Столбцы.

5. При перемещении или копировании диапазона ячеек, не являющегося строкой или

столбцом, выберите в диалоговом окне Вставка скопированных ячеек направление

сдвига имеющихся ячеек.

Списки.Списки Microsoft Excel предоставляют средства, упрощающие управление и анализ

групп связанных данных на листе Excel. Если объявить некоторый диапазон ячеек

списком, то данными этого списка можно управлять и анализировать независимо от

данных, не вошедших в список. Например, используя только данные из списка, можно

фильтровать столбцы, добавлять строки итоговых значений и создавать отчет сводной

таблицы.

На листе можно задать несколько списков, что позволяет гибко делить данные на

отдельные хорошо управляемые наборы.

Примечание. В общей книге создать список нельзя. Чтобы создать список в книге,

нужно запретить к ней общий доступ.

Списки Excel упрощают совместное использование данных несколькими

пользователями за счет интеграции с Microsoft Windows SharePoint Services. Если

пользователь обладает веб-адресом и разрешениями разработчика на узле SharePoint,

он может задать общий доступ к своему списку и разрешить другим лицам

просматривать, редактировать и обновлять список. Потом список Excel можно соединить

со списком на узле SharePoint за счет синхронизации вносимых изменений с узлом

SharePoint. Это позволит другим лицам видеть обновленные данные.

76


При создании списка Excel процесс распознавания и изменения содержимого списка можно

упростить за счет средств списка и визуальных элементов, разработанных для улучшения этих

средств.

К каждому столбцу списка по умолчанию применяется Автофильтр, кнопки которого расположены в строке заголовков, что позволяет быстро фильтровать и сортировать данные.

Темно синяя рамка вокруг списка четко выделяет интервал ячеек, составляющий список.

Строка со звездочкой (*) называется строкой вставки. Ввод данных в это строку приводит к автоматическому добавлению данных в список и расширению рамки вокруг списка.

В список можно добавить строку итогов (Строка итогов. Особая строка в списке, в которой можно выбирать статистическую функцию для обработки числовых данных.). При щелчке мышью по ячейке в строке итогов появляется раскрывающийся список обобщенных функций.

Изменить размер списка можно с помощью перемещения метки изменения размера, находящейся в нижнем углу рамки списка.

Преимущества списковo Сортировка и фильтрация списков. Списки можно сортировать по

возрастанию, по убыванию или в в заданном пользователем порядке. Можно также

фильтровать списки, чтобы отображать только данные, соответствующие указанному

критерию.

o Обеспечение целостности данных. Для списков, не соединенных со

списками SharePoint, можно использовать встроенные в Excel средства проверки данных.

Например, в определенном столбце списка можно разрешить использовать только числа

или даты. К спискам, соединенным со списками SharePoint, автоматически применяются

средства проверки списков служб Windows SharePoint Services. Например, при

публикации или соединении списка с сервером, на котором запущены службы Windows

SharePoint Services, или при редактировании в программе Excel существующего списка

SharePoint правила типов данных применяются для каждого столбца списка, чтобы

проверить, что каждый столбец содержит только один тип данных.

o Форматирование объектов списка. Ячейки списка можно форматировать

точно так же, как и ячейки листа.

o Совместимость со списками Windows SharePoint Services. При

публикации списка на узле SharePoint происходит создание пользовательского списка

SharePoint. Если соединить список во время публикации или во время экспорта

77

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Работа с электронными таблицами Н.И.Беловсуществующего списка SharePoint, можно редактировать список в автономном режиме и

синхронизировать внесенные изменения со списком SharePoint позднее.

Создание списка.1. Выделите диапазон данных, из которых необходимо создать список.

Примечание. Можно также выбрать диапазон ячеек, которые будут заданы в

качестве списка, используя диалоговое окно Создание списка.

2. В меню Данные выберите пункт Список, а затем команду Создать список.

3. Если у выбранных данных есть заголовки, установите флажок Список с заголовками и нажмите кнопку OK (Рис.143).

Рис.143. Расположение данных списка.

Выбранный диапазон данных выделяется индикатором списка, а на панели

инструментов Список становится доступной большая часть общих функциональных

возможностей, связанных со списком.

Примечание Чтобы отобразить панель инструментов Список, в меню Вид выберите Панели инструментов и щелкните Список.

После создания списка он будет выделен синей границей. Кроме того, в каждый

столбец списка автоматически добавляется раскрывающийся автофильтр, а вниз списка

помещается строка ввода. Если при помощи кнопки Переключить строку итогов

панели инструментов Список будет добавлена строка итогов, то она будет отображаться

под строкой ввода (Рис.144).

78


Рис.144. Создание списка.

При выборе ячейки, строки или столбца вне списка он становится неактивным.

Неактивный список окружен синей границей, и для него не отображаются строка ввода и

раскрывающиеся автофильтры.

Примечание. Чтобы граница списка не отображалась, в меню Список выберите

Скрывать границы неактивных списков.

Добавление и удаление строк и столбцов списка.Добавлять и удалять строки и столбцы существующего списка можно несколькими

способами. Однако, если список связан со списком Microsoft Windows SharePoint Services,

в нем нельзя добавлять или удалять столбцы, а можно только добавлять и удалять

строки.

Использование границы списка для изменения размера списка

Щелкните и перетащите правый нижний угол границы списка, чтобы добавить или

удалить столбцы или строки. Нельзя добавлять и столбцы, и строки одновременно. Если

добавленные столбцы или строки содержат данные, эти данные будут добавлены в

список.

Использование команды Изменить размер списка меню Список

1. Выполните команду ДанныеСписокИзменить размер списка (Рис.145).2. В диалоговом окне Изменение размера списка нажмите кнопку OK.

3. Выделите ячейку в списке.

4. На листе выделите диапазон, который требуется добавить в список или

удалить из него.

79


o Подписи столбцов должны остаться в той же строке, где они раньше

находились, а получившийся список должен содержать по крайней мере часть исходного

списка.

o Если выделены ячейки, содержащие данные, эти данные останутся в

ячейках при их добавлении к списку.

5. На панели инструментов Список нажмите кнопку Список и выберите в меню

команду Изменить размер списка.

Рис.145. Изменение размера списка.

Использование команд Вставить и Удалить меню Список.

1. Щелкните ячейку в списке, где нужно добавить или удалить строку или столбец.

2. На панели инструментов Список нажмите кнопку Список и выберите в меню команду

Вставить, а затем — команду Строка или Столбец. Для удаления строки или

столбца на панели инструментов Список нажмите кнопку Список, выберите в

меню команду Удалить, а затем — команду Строка или Столбец.

Добавление строки с помощью строки вставки.

Введите значение в одну из ячеек строки вставки для быстрого добавления данных. Эта

строка будет автоматически добавлена в конец списка, а следующая строка станет

строкой вставки.

Добавление строки или столбца с помощью авторасширения.

При вводе данных в пустую строку или столбец, примыкающую к списку, список

автоматически расширится и новая строка или столбец будет добавлена в список.

o Чтобы отключить авторасширение, в диалоговом окне «Автозамена» перейдите на

вкладку Автоформат при вводе и снимите флажок Включать в список новые строки и столбцы. Чтобы открыть это диалоговое окно, выберите в меню Сервис команду Параметры автозамены.

o Список не будет автоматически расширяться при вводе данных в строку под

списком, если отображается строка итогов.

80

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Работа с электронными таблицами Н.И.БеловКопирование и перемещение данныхПеремещение и копирование ячеек.1. Выделите ячейки, которые нужно переместить или скопировать.

Чтобы выделить Выполните следующееТекст в ячейке Если режим редактирования в ячейке включен, выберите ячейку,

дважды щелкните ее и выделите текст в ячейке. Если режим редактирования в ячейке выключен, выберите ячейку и выделите текст в строке формул.

Отдельную ячейку Щелкните ячейку или перейдите к ней, используя клавиши со стрелками.

Диапазон ячеек Протащите указатель из одного угла диапазона в другой.Большой диапазон ячеек Щелкните первую ячейку диапазона, а затем, удерживая нажатой

клавишу SHIFT, щелкните последнюю ячейку диапазона. Для перемещения к последней ячейке можно использовать полосы прокрутки.

Все ячейки листа Нажмите кнопку Выделить все.

Несмежные ячейки или диапазоны ячеек

Выделите первую ячейку или первый диапазон ячеек, а затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, последовательно выделите остальные ячейки или диапазоны.

Всю строку или весь столбец Щелкните заголовок строки или столбца.

Смежные строки или столбцы Протащите указатель по заголовкам строк или столбцов. Либо выделите первую строку или первый столбец, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, выделите последнюю строку или последний столбец.

Несмежные строки или столбцы Выделите первую строку или первый столбец, а затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, последовательно выделите остальные строки или столбцы.

Большее или меньшее количество ячеек по сравнению с текущим выделенным диапазоном

Удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните последнюю ячейку, которую необходимо включить в новый диапазон. Прямоугольная область между активной ячейкой и указанной ячейкой образует новый диапазон.

Отмена выделения ячеек Щелкните любую ячейку на листе.2. Выполните одно из следующих действий.

Переместите ячейки. Нажмите на стандартной панели инструментов (Панель

инструментов. Строка с кнопками и другими элементами управления, служащими для

выполнения команд. Чтобы вызвать панель инструментов, в меню Сервис выберите

команду Настройка , а затем выберите вкладку Панели инструментов .) ) кнопку

Вырезать и выделите ячейку в левом верхнем углу области вставки (Область

81

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Работа с электронными таблицами Н.И.Беловвставки. Конечная область, в которую из буфера обмена Microsoft Office вставляются

скопированные или вырезанные данные.).

Скопируйте ячейки. Нажмите кнопку Копировать , а затем выделите левую

верхнюю ячейку области вставки.

Переместите или скопируйте выделенный диапазон на другой лист. Нажмите

кнопку Вырезать или Копировать , откройте другой лист и выделите левую

верхнюю ячейку в области вставки.

Переместите или скопируйте ячейки в другую книгу. Нажмите кнопку Вырезать

или Копировать , переключитесь в окно другой книги и выделите левую верхнюю

ячейку в области вставки. Нажмите стрелку рядом с кнопкой Вставить и выберите

требуемый вариант из списка.

Примечание. При перемещении ячеек данные в области вставки будут заменены

новыми данными.

Вставка скопированных или перемещенных ячеек между существующими ячейками

1. Выделите ячейки, содержащие данные, которые нужно скопировать или

переместить.

2. Чтобы переместить или скопировать выделенные ячейки, нажмите на

стандартной панели инструментов кнопку Вырезать или Скопировать .

3. Выделите ячейку в левом верхнем углу области вставки.

4. В меню Вставка выберите Вырезанные ячейки или Скопированные ячейки.

5. При перемещении или копировании диапазона ячеек, не являющегося строкой или

столбцом, выберите в диалоговом окне Вставка скопированных ячеек направление

сдвига имеющихся ячеек.

Копирование только видимых ячеекЕсли некоторые ячейки, строки или столбцы на листе не отображаются, можно

скопировать как все, так и только отображаемые ячейки. Например, можно скопировать

только отображаемые итоговые данные на структурированном листе.

1. Выделите ячейки, которые нужно скопировать.

2. В меню Правка выберите команду Перейти.

3. Нажмите кнопку Выделить.

4. Выберите параметр только видимые ячейки и нажмите кнопку OK.

5. Нажмите кнопку Копировать на стандартной панели инструментов.

6. Выделите ячейку в верхнем левом углу области вставки.

82


7. Нажмите кнопку Вставить .

o Поскольку копируемые данные последовательно вставляются в строки и столбцы,

может возникнуть необходимость просмотреть все скрытые строки и столбцы области

вставки.

o Если нажать стрелку рядом с кнопкой Вставить , можно выбрать один из

нескольких вариантов для применения к выделенным ячейкам.

o При копировании и вставке скрытых или отфильтрованных данных в другом

приложении или окне Microsoft Excel будут скопированы только отображаемые ячейки.

Перемещение и копирование данных из ячеекПеремещение или копирование содержимого ячеек1. Дважды щелкните ячейку, содержимое которой нужно переместить или

скопировать.

2. В ячейке выделите знаки, которые нужно скопировать или переместить.

3. Чтобы переместить или скопировать выделение, нажмите на стандартной панели

инструментов кнопку Вырезать или Скопировать .

4. Выберите в ячейке место, в которое необходимо вставить эти знаки или дважды

щелкните другую ячейку, чтобы переместить или скопировать данные в нее.

5. Нажмите кнопку Вставить .

6. Нажмите клавишу ENTER.

Примечание. После двойного щелчка ячейки или нажатия клавиши F2 (для перехода

в режим редактирования ячейки), курсор передвигается только в пределах этой

ячейке. Чтобы перейти в другую ячейку, предварительно нажмите клавишу ENTER

для завершения изменения текущей ячейки.

Копирование значений ячеекДанные шаги позволяют преобразовать формулы в ячейке в вычисленные значения

без потери форматирования.




4. Нажмите стрелку справа от кнопки Вставить , а затем выберите вариант

значения.

Копирование форматирования ячеекДанные шаги позволяют скопировать только форматирование ячейки, такое как цвет

шрифта или заливки, но не содержимое ячеек.

83





4. Нажмите стрелку справа от кнопки Вставить и выберите команду Специальная вставка .

5. Выберите вариант форматы.

Копирование формул1. Выделите ячейку, содержащую формулу, которую требуется скопировать.


3. Выделите ячейку, в которую требуется вставить скопированную формулу.

4. Нажмите стрелку справа от кнопки Вставить , а затем выберите вариант

формулы.

Примечание. Чтобы убрать движущуюся границу после завершения копирования,

нажмите клавишу ESC.

Перемещение строк или столбцов 1. Выделите строку или столбец, который требуется переместить.

Чтобы выделить Выполните следующееТекст в ячейке Если режим редактирования в ячейке включен, выберите ячейку,

дважды щелкните ее и выделите текст в ячейке. Если режим редактирования в ячейке выключен, выберите ячейку и выделите текст в строке формул.

Отдельную ячейку Щелкните ячейку или перейдите к ней, используя клавиши со стрелками.

Диапазон ячеек Протащите указатель из одного угла диапазона в другой.Большой диапазон ячеек Щелкните первую ячейку диапазона, а затем, удерживая нажатой

клавишу SHIFT, щелкните последнюю ячейку диапазона. Для перемещения к последней ячейке можно использовать полосы прокрутки.

Все ячейки листа Нажмите кнопку Выделить все.

Несмежные ячейки или диапазоны ячеек

Выделите первую ячейку или первый диапазон ячеек, а затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, последовательно выделите остальные ячейки или диапазоны.

Всю строку или весь столбец Щелкните заголовок строки или столбца.

Смежные строки или столбцы Протащите указатель по заголовкам строк или столбцов. Либо выделите первую строку или первый столбец, а затем, удерживая

84


нажатой клавишу SHIFT, выделите последнюю строку или последний столбец.

Несмежные строки или столбцы Выделите первую строку или первый столбец, а затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, последовательно выделите остальные строки или столбцы.

Большее или меньшее количество ячеек по сравнению с текущим выделенным диапазоном

Удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните последнюю ячейку, которую необходимо включить в новый диапазон. Прямоугольная область между активной ячейкой и указанной ячейкой образует новый диапазон.

Отмена выделения ячеек Щелкните любую ячейку на листе.

Можно переместить несколько смежных строк или столбцов.

2. Нажмите кнопку Вырезать .

3. Выделите строку или столбец снизу или справа от которого требуется

поместить выделенные ячейки.

4. В меню Вставка выберите команду Вырезанные ячейки.

Отбор и сортировка данныхФильтрация Фильтр — это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с

ними в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие

условиям (Ограничение, заданное для отбора записей, включаемых в результирующий

набор записей запроса или фильтра.), заданным для столбца. В Microsoft Excel доступны

две команды для фильтрации списков:

o Автофильтр, включая фильтр по выделенному, для простых условий

отбора;

o Расширенный фильтр для более сложных условий отбора.

В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При

фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Строки, отобранные при фильтрации в Microsoft Excel, можно редактировать,

форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя

порядок строк и не перемещая их.

АвтофильтрПри использовании команды Автофильтр справа от названий столбцов в

фильтруемом списке появляются кнопки со стрелками .

85


Нефильтрованный список

Фильтрованный список

Microsoft Excel обозначает отфильтрованные элементы голубым цветом

Пользовательский автофильтр используется для вывода строк, содержащих то или

иное значение. Пользовательский Автофильтр также можно использовать для вывода

строк, отвечающих несколькими условиям для столбца, например строк, содержащих

значения из конкретного диапазона (в частности, по Белову).

Расширенный фильтр

С помощью команды Расширенный фильтр можно фильтровать список так же,

как и с помощью команды Автофильтр, но при этом не отображаются раскрывающиеся

списки для столбцов. Вместо этого в отдельном диапазоне условий над списком

вводятся условия, в соответствии с которыми требуется произвести фильтрацию.

Диапазон условий позволяет произвести фильтрацию при более сложных условиях

отбора.

Фильтрование списка.Фильтры могут быть использованы только для одного списка на листе.

1. Выберите ячейку в списке, который требуется отфильтровать.

2. В меню Данные укажите на пункт Фильтр, а затем выберите команду

Автофильтр.

Отбор по наименьшему или наибольшему значению.

1. В столбце, содержащем числа, нажмите кнопку со стрелкой и выберите

вариант (Первые 10...). 2. В среднем поле выберите вариант наибольших или наименьших.

3. В поле слева введите количество.

4. В поле справа выберите вариант элементов списка.

Отбор строк списка, содержащих определенный текст.


вариант (Условие...).

86


2. В поле слева выберите вариант равно, не равно, содержит или не содержит.

3. В поле справа введите искомый текст.

4. Чтобы найти текстовые строки, содержащие несколько последовательностей

определенных знаков, используйте подстановочные знаки.

Следующие подстановочные знаки можно использовать в условиях сравнения в фильтрах,

а также при поиске и замене.

Подстановочные знаки Чтобы найти? (знак вопроса) Один любой знак* (звездочка) Любое количество символов~ (тильда), за которой следует ?, * или ~ Вопросительный знак, звездочку или тильду.

5. Чтобы добавить дополнительное условие, выберите вариант И или ИЛИ и повторите

предыдущий шаг.

Отбор пустых ячеек или ячеек со значениями.

В столбце, содержащем числа, нажмите кнопку со стрелкой и выберите вариант

(Пустые) или (Непустые). Примечание. Условия Пустые и Непустые доступны, только если в столбце

содержатся пустые ячейки.

Отбор чисел, которые больше или меньше указанного значения.


вариант (Условие...). 2. В поле слева выберите условие больше, меньше, больше или равно или

меньше или равно.

3. В поле справа введите значение.

4. Чтобы добавить дополнительное условие, выберите вариант И или ИЛИ и

повторите предыдущий шаг.

Отбор чисел, которые равны или не равны указанному значению.


вариант (Условие...). 2. В поле слева выберите вариант равно или не равно.

3. В поле справа введите значение.



Отбор текстовых строк по их началу или концу

87



вариант (Условие...). 2. В поле слева выберите вариант начинается с, не начинается с,

заканчивается на или не заканчивается на .

3. В поле справа введите искомый текст.

4. Чтобы найти текстовые строки, содержащие несколько последовательностей

определенных знаков, используйте подстановочные знаки.



Отбор наибольших или наименьших чисел в процентном соотношении.


вариант (Первые 10...). 2. В среднем поле выберите вариант наибольших или наименьших.

3. В поле слева введите количество.

4. В поле справа выберите вариант % от количества элементов.

Если данные уже отфильтрованы по одному из столбцов, при использовании

фильтра для другого столбца будут предложены только те значения, которые видны

в отфильтрованном списке.

При нажатии кнопки со стрелкой в списке отображается только первая 1000

уникальных записей.

Отбор строк с помощью расширенного фильтра.

1. Вставьте не менее трех пустых строк над диапазоном, который будет

использован как диапазон условий. Диапазон условий должен включать заголовки

столбцов. Убедитесь, что между значениями условий и этим диапазоном имеется по

крайней мере одна пустая строка.

2. Введите в строки под заголовками столбцов требуемые критерии отбора.

Форматирование листов и данных.Используйте эти возможности форматирования для эффективного отображения

данных.

Форматирование текста и отдельных знаков. Чтобы по-особенному выделить

текст, можно отформатировать весь текст в ячейке или отдельные знаки. Выделите

знаки, которые нужно отформатировать, и нажмите кнопку на панели инструментов

Форматирование.

88


Вращение текста и границ. Данные в столбце занимают, как правило, гораздо

меньше места, чем нужно для подписи столбца. Чтобы не создавать неоправданно

широкие столбцы или использовать сокращенные обозначения в подписях столбцов,

можно повернуть текст и наложить границы, которые будут повернуты на тот же угол, что

и текст.

Добавление границ, цветов и узоров. Для разделения различных типов

информации на листе можно обвести границы ячеек, затенить фон ячейки или затенить

ячейки цветным узором.

Числовые форматыВ Microsoft Excel можно изменить формат числа, включая дату и время, без

изменения формата других чисел. Применяемый числовой формат не влияет на

значение в ячейке которое Microsoft Excel будет использовать при вычислениях.

Общий числовой форматОбщий числовой формат используется по умолчанию. В большинстве случаев

числа, имеющие общий формат, отображаются только способом, которым они были

введены. Однако, если ширины ячейки недостаточно для отображения всего числа,

общий числовой формат округляет число или использует экспоненциальное

представление для больших чисел.

Встроенные числовые форматыMicrosoft Excel содержит множество встроенных числовых форматов. Чтобы

просмотреть их список, выберите команду Ячейки в меню Формат и перейдите на

вкладку Число. Категория Дополнительный формат включает в себя почтовые

индексы и телефонные номера. Параметры каждой категории можно посмотреть справа

от списка Категории. Форматы объединены в категории: «Денежный», «Дата», «Время»,

«Дробный», «Текстовый» и «Экспоненциальный».

Форматирование ячеек и списковПрименение автоформата к диапазону или списку. Для форматирования

целого списка или другого диапазона ячеек, содержащего различные элементы —

например заголовки столбцов или строк, общие итоги и подробные данные —

применяется автоформат. При этом для разных элементов диапазона или списка

используются отдельные форматы.

Создание и применение стиля. Чтобы применить за один шаг несколько

параметров форматирования и обеспечить согласованность форматов ячеек, к ячейкам

следует применить стиль. В Microsoft Excel имеются стили, которые можно использовать

для присвоения числам денежного формата, процентного формата или формата с

89

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Работа с электронными таблицами Н.И.Беловразделителями. Можно создать собственные стили, применяемые для задания типа и

размера шрифта, присвоения ячейкам числовых форматов, создания границ и заливки,

для защиты ячеек от изменений. Если данные находятся в структуре, можно применять

стили в соответствии с уровнями структуры.

Копирование параметров форматирования одних ячеек или диапазонов в другие. Если некоторые ячейки на листе уже отформатированы с применением

необходимых параметров, то с помощью кнопки Формат по образцу можно скопировать

параметры форматирования в другие ячейки.

Автоматическое расширение форматов. Если данная функция включена, при

добавлении строк в конец отформатированного диапазона форматирование

автоматически распространяется на эти строки. Автоматическое форматирование можно

включить или отключить.

Форматирование ячеек по заданным условиямМожно контролировать результат формулы или другие значения, применяя

условные форматы. Например, текст в ячейке можно окрасить в зеленый цвет, если

объем продаж превосходит прогноз, и красным — если продажи упали.

Изменение условий. Если значение ячейки изменилось и больше не

удовлетворяет заданному условию, Microsoft Excel удаляет форматирование из ячейки,

но сохраняет условие, так что форматирование будет снова автоматически применено,

если значение ячейки удовлетворит условию.

Общие книги. В общей книге работают условные форматы, примененные до

открытия доступа к книге. Однако невозможно изменить условные форматы или

применить новые, пока книга является общей.

Отчеты сводных таблиц. Попытка применить условные форматы к ячейкам

отчета сводной таблицы может привести к непредсказуемым результатам.

Формулы в качестве критерия форматированияЗначения выделенных ячеек можно сравнивать с константой или с результатами

вычислений по формуле. Чтобы определить условие форматирования при оценке

данных в ячейках, не входящих в выделенный диапазон, или при проверке нескольких

критериев, можно использовать логическую формулу.

Использование значения ячейки в качестве условия. Чтобы при выбранном

параметре значение сравнить значения выделенных ячеек с результатом формулы,

формула должна начинаться со знака равенства (=).

Использование формулы в качестве условия. Если был выбран параметр

формула, то указанная формула должна принимать значения ИСТИНА (1) или ЛОЖЬ (0).

90

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Работа с электронными таблицами Н.И.БеловФормула должна начинаться со знака равенства (=). Вычисления по данной формуле

могут производиться только на активном листе. Чтобы оценить данные на другом листе

или в другой книге, на активном листе необходимо указать имя для данных на другом

листе или в другой книге либо ввести ссылку на эти данные в ячейке активного листа, а

затем сослаться на указанную ячейку или имя в формуле. Например, чтобы оценить

данные, содержащиеся в ячейке A5 на Листе1 книги Fiscal Year.xls, в ячейку активного

листа введите следующую ссылку, включая знак равенства (=): =[Fiscal Year.xls]ЛИСТ1!

$A$5.

При помощи формулы можно также оценивать критерии, не основанные на данных

листа. Например, формула =ДЕНЬНЕД("12.5.99")=1 принимает значение ИСТИНА, если

дата 12 мая 1999 г. является воскресеньем. Значение ячейки никак не влияет на

истинность условия только в том случае, если в формуле нет специальных ссылок на

форматируемые выделенные ячейки. Если же формула ссылается на выделенные

ячейки, то в нее необходимо ввести ссылки на ячейки.

Использование ссылок на ячейки в качестве условия. Ссылки на

ячейки можно ввести в формулу, выделив ячейки непосредственно на листе. Выделение

ячеек на листе вставляет абсолютные ссылки. Если необходимо, чтобы ссылки для

каждой ячейки в выделенном диапазоне были согласованы, используйте относительные

ссылки.

Использование дат. Даты и время рассматриваются как числа. Например, при

сравнении содержимого ячейки с датой 7 января 2001 дата будет представлена в виде

числа 36898.

Проверка условного формата перед его применением. Убедиться в

правильности ссылок в формуле можно, применив сначала условный формат к одной из

ячеек в диапазоне. А затем, выделив весь диапазон, в меню Формат выберите команду

Условное форматирование и нажмите кнопку OK. Примененный к первой ячейке

условный формат будет использован на всем диапазоне, а формула для каждой ячейки

будет настроена правильно.

Формулы.Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления

на странице. Формула начинается со знака равенства (=). Ниже приведен пример

формулы, умножающей 2 на 3 и прибавляющей к результату 5.

=5+2*3

Формула также может включать следующие элементы: функции, ссылки,

операторы и константы.

91


Функции — заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по

заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке. Эти функции

позволяют выполнять как простые, так и сложные вычисления..

Ввод формул. Диалоговое окно Мастер функций облегчает ввод функций при

создании формул, содержащих функции. При вводе функции в формулу диалоговое окно

Мастер функций отображает имя функции, все ее аргументы, описание функции и

каждого аргумента, текущий результат функции и всей формулы.

Вложенные функции.В некоторых случаях может потребоваться использование функции как одного из

аргументов другой функции.

Допустимые типы вычисляемых значений. Вложенная функция, используемая

в качестве аргумента, должна вычислять соответствующий этому аргументу тип данных.

Например, если аргумент должен быть логическим, то есть иметь значение либо

ИСТИНА, либо ЛОЖЬ, то вложенная функция в результате вычислений тоже должна

давать логическое значение либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ. Иначе появится сообщение об

ошибке «#ЗНАЧ!».

Ограничение количества уровней вложения функций. В формулах можно

использовать до семи уровней вложения функций. Когда функция Б является аргументом

функции А, функция Б находится на втором уровне вложенности. Например, функции

СРЗНАЧ и СУММ считаются функциями второго уровня, потому что обе они являются

аргументами функции ЕСЛИ. Функция, вложенная в качестве аргумента в функцию

СРЗНАЧ, будет функцией третьего уровня и так далее.

Ссылки в формулахСсылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа и передает в Microsoft Excel

сведения о расположении значений или данных, которые требуется использовать в

формуле. При помощи ссылок можно использовать в одной формуле данные,

находящиеся в разных частях листа, а также использовать в нескольких формулах

значение одной ячейки. Кроме того, можно задавать ссылки на ячейки других листов той

же книги и на другие книги. Ссылки на ячейки других книг называются связями.

Стиль ссылок A1По умолчанию Microsoft Excel использует стиль ссылок A1, определяющий столбцы

буквами (от A до IV, всего не более 256 столбцов), а строки номерами (от 1 до 65536). Эти буквы

и номера называются заголовками строк и столбцов. Для ссылки на ячейку введите букву столбца,

а следом номер строки. Например, ссылка B2 указывает на ячейку, расположенную на

пересечении столбца B и строки 2.

92

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Работа с электронными таблицами Н.И.БеловЯчейка или диапазон ИспользованиеЯчейку в столбце A и строке 10 A10Диапазон ячеек: столбец А, строки 10-20. A10:A20Диапазон ячеек: строка 15, столбцы B-E. B15:E15Все ячейки в строке 5. 5:5Все ячейки в строках с 5 по 10. 5:10Все ячейки в столбце H. H:HВсе ячейки в столбцах с H по J. H:JДиапазон ячеек: столбцы А-E, строки 10-20. A10:E20

Различия между относительными и абсолютными ссылкамиОтносительные ссылки. Относительная ссылка в формуле, например A1,

основана на относительной позиции ячейки, содержащей формулу, и ячейку, на которую

указывает ссылка. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, изменяется и

ссылка. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов ссылка автоматически

корректируется. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки.

Например, при копировании относительной ссылки из ячейки B2 в ячейку B3, она

автоматически изменяется с =A1 на =A2.

Абсолютные ссылки. Абсолютная ссылка ячейки в формуле, например $A$1,

всегда ссылается на ячейку, расположенную в определенном месте. При изменении

позиции ячейки, содержащей формулу, абсолютная ссылка не изменяется. При

копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов абсолютная ссылка не

корректируется. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки,

и для использования абсолютных ссылок надо выбрать соответствующий параметр.

Например, при копировании абсолютной ссылки из ячейки B2 в ячейку B3, она остается

прежней =$A$1.

Смешанные ссылки. Смешанная ссылка содержит либо абсолютный столбец и

относительную строку, либо абсолютную строку и относительный столбец. Абсолютная

ссылка столбцов приобретает вид $A1, $B1 и т. д. Абсолютная ссылка строки

приобретает вид A$1, B$1 и т. д. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу,

относительная ссылка изменяется, а абсолютная ссылка не изменяется. При

копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов относительная ссылка

автоматически корректируется, а абсолютная ссылка не корректируется. Например, при

копировании смешанной ссылки из ячейки A2 в ячейку B3, она изменяется с =A$1 на

=B$1.

Стиль трехмерных ссылокТрехмерные ссылки используются при необходимости анализа данных из одной и

той же ячейки или диапазона ячеек на нескольких листах одной книги. Трехмерная

93

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Работа с электронными таблицами Н.И.Беловссылка включает в себя ссылку на ячейку или диапазон, перед которой ставятся имена

листов. Microsoft Excel использует все листы, хранящиеся между начальным и конечным

именами, указанными в ссылке. Например, формула =СУММ(Лист2:Лист13!B5)

суммирует все значения, содержащиеся в ячейке B5 на всех листах в диапазоне от Лист2

до Лист13 включительно.

Трехмерные ссылки могут быть использованы для создания ссылок на ячейки на

других листах, определения имен и создания формул с использованием следующих

функций: СУММ, СРЗНАЧ, СРЗНАЧА, СЧЁТ, СЧЁТЗ, МАКС, МАКСА, МИН, МИНА,

ПРОИЗВЕД, СТАНДОТКЛОН, СТАНДОТКЛОНА, СТАНДОТКЛОНП, СТАНДОТКЛОНПА,

ДИСП, ДИСПА, ДИСПР и ДИСПРА.

Трехмерные ссылки нельзя использовать в формулах массива (Формула,

выполняющая несколько вычислений над одним или несколькими наборами значений, а

затем возвращающая один или несколько результатов. Формулы массива заключены в

фигурные скобки { } и вводятся нажатием клавиш CTRL+SHIFT+ВВОД.) .

Трехмерные ссылки нельзя использовать вместе с оператором пересечения

(пробел), а также в формулах, использующих неявное пересечение (Ссылка на

диапазон ячеек вместо одной ячейки, из которого в расчете выбирается одна

соответствующая ячейка. Например, если в ячейке C10 содержится формула

=B5:B15*5, на 5 будет умножено значение из ячейки B10, потому что ячейки B10 и C10

находятся в одной строке.).

Изменения в трехмерных ссылках при перемещении, копировании, вставке или удалении листов

Нижеследующие примеры поясняют, какие изменения происходят в трехмерных

ссылках при перемещении, копировании, вставке и удалении листов, на которые такие

ссылки указывают. Предположим, что используется формула " =СУММ(Лист2:Лист6!

A2:A5)", суммирующая содержимое ячеек с A2 по A5 с лист2 по лист6 включительно.

Вставка или копирование. Если между листом 2 и листом 6 книги вставить новые

листы, Microsoft Excel добавит в сумму содержимое ячеек с A2 по A5 на новых листах.

Удаление. Если между листом 2 и листом 6 книги удалить листы, Microsoft Excel

исключит из суммы содержимое ячеек удаленных листов.

Перемещение.Если переместить листы, находящиеся между листом 2 и листом 6

книги, и разместить их таким образом, что они будут расположены перед листом 2 или

после листа 6, Microsoft Excel исключит из суммы содержимое ячеек перемещенных

листов.

94


Перемещение граничного листа. Если переместить лист 2 или лист 6 в новое

место книги, Microsoft Excel включит в сумму содержимое ячеек листов, находящихся

между листом 2 и листом 6 включительно.

Удаление граничного листа. Если удалить лист 2 или лист 6, Microsoft Excel

включит в сумму содержимое ячеек листов, находившихся между ними.

Стиль ссылок R1C1Также можно использовать стиль ссылок, в котором нумеруются как строки, так и

столбцы. Стиль ссылок R1C1 полезен при вычислении положения столбцов и строк в макросах. В

стиле ссылок R1C1 Microsoft Excel указывает положение ячейки буквой «R», за которой идет

номер строки, и буквой «C», за которой идет номер столбца.

Ссылка ЗначениеR[-2]C Относительная ссылка на ячейку, расположенную на две строки выше и в том

же столбцеR[2]C[2] Относительная ссылка на ячейку, расположенную на две строки ниже и на два

столбца правееR2C2 Абсолютная ссылка на ячейку, расположенную во второй строке и во втором

столбцеR[-1] Относительная ссылка на строку, расположенную выше текущей ячейкиR Абсолютная ссылка на текущую строку

При записи макроса Microsoft Excel записывает некоторые команды с

использованием стиля ссылок R1C1. Например, если записывается такая команда как

нажатие кнопки Автосумма для вставки формулы, суммирующей диапазон ячеек,

Microsoft Excel использует при записи формулы стиль ссылок R1C1, а не A1.

Чтобы включить или выключить стиль ссылок R1C1

1. Выберите пункт Параметры в меню Сервис и перейдите на вкладку Общие.

2. В меню Сервис установите или снимите флажок Стиль ссылок R1C1.

Имена в формулахДля ссылки на ячейки в столбцах и строках можно использовать заголовки этих

столбцов и строк листа. Также для представления ячеек, диапазонов ячеек, формул или

констант можно создавать имена. Заголовки можно использовать в формулах,

содержащих ссылки на данные на том же листе; для представления группы ячеек,

находящейся на другом листе, этой группе следует присвоить имя.

Использование определенных имен для представления ячеек, констант или формул

Определенное имя в формуле облегчает понимание назначения формулы.

Например, формулу =СУММА(Продано_в_первом_квартале) легче опознать чем

=СУММ(C20:C30).

95


Имена можно использовать в любом листе книге. Например, если имя «Контракты»

ссылается на группу ячеек «A20:A30» первого листа рабочей книги, то это имя можно

применить на любом другом листе той же рабочей книги для ссылки на эту группу.

Имя можно присвоить формуле или постоянному значению (константе). Например,

имя «ПроцентнаяСтавка», которому присвоено значение 6,2 процента, можно

использовать в любом месте для вычисления процентов.

Также можно ссылаться на определенное имя в другой книге, или определить имя,

ссылающееся на ячейку в другой книге. Например, формула =СУММА(Продажи.xls!

Контакты) ссылается на диапазон «Контракты» в книге «Продажи».

Примечание. По умолчанию имена являются абсолютными ссылками.

Рекомендации по присвоению именДопустимые знаки. Первый знак в имени должен быть буквой или знаком

подчеркивания. Остальные знаки имени могут быть: буквами, числами, точками и

знаками подчеркивания.

Ссылки на ячейки как имена . Имена не могут иметь такой же вид, как и ссылки

на ячейки, например Z$100 или R1C1.

Использование нескольких слов. В имени может быть больше одного слова, но

пробелы недопустимы. В качестве разделителей слов могут быть использованы знаки

подчеркивания и точки— например: Налог_на_продажи или Первый.Квартал.

Число знаков, которое можно использовать. Имя может содержать до 255 знаков.

Примечание.Если имя диапазона содержит больше 253 знаков, оно не может быть

выбрано из поля Имя.

Учет регистра в именах. Имя может состоять из строчных и прописных букв, но

Microsoft Excel их не различает. Например, если создано имя «Продажа», а затем в той

же книге создано другое имя «ПРОДАЖА», то второе имя заменит первое.

Использование существующих заголовков строк и столбцов в качестве именПри создании формулы, ссылающейся на данные из листа, можно использовать

заголовки строк и столбцов для указания данных. Например, для подсчета общей суммы

для столбца «Изделие» используется формула =СУММА(Изделие) (Рис.146).

Рис.146. Использование заголовков

96


Если нужно сослаться на количество «Изделия 3» в Восточном филиале (значение

которого равно 110,00), можно использовать формулу =Изделие3 Восток. Пробел в

формуле между «Изделие 3» и «Восток»— это оператор пересечения диапазонов. Этот

оператор предписывает Microsoft Excel вернуть значение из ячейки, находящейся на

пересечении строки, помеченной «Восток», и столбца, помеченного «Изделие 3».

Примечание. По умолчанию Microsoft Excel не распознает заголовки в формулах.

Чтобы использовать заголовки в формулах, выберите команду Параметры в меню

Сервис. На вкладке Вычисления в группе Параметры книги установите флажок

Допускать названия диапазонов (Рис.147).

Рис.147. Флажок «Допускать названия диапазонов».

Многоуровневые заголовки. Если на листе используются заголовки столбцов и

строк, эти заголовки можно использовать при создании формул, ссылающихся на данные

листа. Если лист содержит многоуровневые заголовки столбцов — в которых за

заголовком в одной ячейке ниже следуют один или более заголовков — можно

использовать эти заголовки в формулах, ссылающихся на данные листа. Например, если

в ячейке E5 находится заголовок «Запад», а в ячейке E6 — заголовок «Проект», то

формула =СУММ(Запад;Проект) возвращает общее значение для столбца «Запад

Проект».

Порядок заголовков. При использовании ссылок на данные с помощью

многоуровневых заголовков вы ссылаетесь на данные в порядке, в котором

отображаются заголовки, сверху вниз. Если заголовок «Запад» находится в ячейке F5, а

заголовок «Фактически» — в ячейке F6, то можно для обращения к фактическим

объемам продаж для запада использовать в формуле ссылку «Запад;Фактически».

97

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Работа с электронными таблицами Н.И.БеловНапример, чтобы вычислить среднее значение фактических объемов продаж для запада,

следует использовать формулу =СРЗНАЧ(Запад;Фактически).

Использование дат в качестве заголовков. Если с помощью диалогового окна

Заголовки диапазонов создаются заголовки, содержащие год или дату, то при вводе

формулы Microsoft Excel определяет дату как заголовок путем заключения ее в

одинарные кавычки. Например, пусть лист содержит два заголовка «2007» и «2008»,

определенных в диалоговом окне Заголовки диапазонов. При вводе формулы

=СУММ(2008) год автоматически заключается в кавычки: =СУММ('1997').

Операторы в формулах.Операторами обозначаются операции, которые следует выполнить над

операндами формулы. В Microsoft Excel включено четыре вида операторов:

арифметические, текстовые, операторы сравнения и операторы ссылок.

Типы операторов.Арифметические операторы. Служат для выполнения арифметических операций,

таких как сложение, вычитание, умножение. Операции выполняются над числами. Используются

следующие арифметические операторы.

Арифметический оператор Значение (пример)+ (знак плюс) Сложение (3+3)– (знак минус) Вычитание (3–1)

Отрицание (–1)* (звездочка) Умножение (3*3)/ (косая черта) Деление (3/3)% (знак процента) Процент (20%)^ (крышка) Возведение в степень (3^2)

Операторы сравнения. Используются для сравнения двух значений. Результатом

сравнения является логическое значение: либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ.

Оператор сравнения Значение (пример)= (знак равенства) Равно (A1=B1)> (знак больше) Больше (A1>B1)< (знак меньше) Меньше (A1<B1)>= (знак больше или равно) Больше или равно (A1>=B1)<= (знак меньше или равно) Меньше или равно (A1<=B1)<> (знак не равно) Не равно (A1<>B1)

98


Текстовый оператор конкатенации. Амперсанд (&) используется для объединения

нескольких текстовых строк в одну строку.

Текстовый оператор

Значение (пример)

& (амперсанд) Объединение последовательностей знаков в одну последовательность ("Северный"&"ветер")

Оператор ссылки. Для описания ссылок на диапазоны ячеек используются следующие операторы.Оператор ссылки

Значение (пример)

: (двоеточие) Ставится между ссылками на первую и последнюю ячейки диапазона. Такое сочетание является ссылкой на диапазон (B5:B15)

; (точка с запятой)

Оператор объединения. Объединяет несколько ссылок в одну ссылку (СУММ(B5:B15;D5:D15))

(пробел) Оператор пересечения множеств, служит для ссылки на общие ячейки двух диапазонов (B7:D7 C6:C8)

Порядок выполнения действий в формулах.Формулы вычисляют значения в определенном порядке. Формула в Microsoft Excel

всегда начинается со знака равенства (=). Знак равенства свидетельствует о том, что

последующие знаки составляют формулу. Элементы, следующие за знаком равенства,

являются операндами, разделяемыми операторами вычислений. Формула вычисляется

слева направо, в соответствии с определенным порядком для каждого оператора в

формуле.

Приоритет оператораЕсли в одной формуле используется несколько операторов, Microsoft Excel

выполняет операции в порядке, показанном в следующей таблице. Если формула

содержит операторы с одинаковым приоритетом— например операторы деления и

умножения— они выполняются слева направо.

Оператор Описание: (двоеточие) (один пробел), (запятая)

Операторы ссылок.

– Знак «минус»% Процент^ Возведение в степень

99

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Работа с электронными таблицами Н.И.Белов* и / Умножение и деление+ и – Сложение и вычитание& Объединение двух текстовых строк в одну= < > <= >= <> Сравнение

Использование круглых скобокДля того чтобы изменить порядок выполнения, заключите часть формулы, которая

должна выполняться первой, в скобки. Например, результатом следующей формулы

будет число 11, поскольку Microsoft Excel выполняет умножение до сложения. В данной

формуле число 2 умножается на 3, а затем к результату добавляется число 5.

=5+2*3

Если же с помощью скобок изменить синтаксис, Microsoft Excel сложит 5 и 2, а

затем умножит результат на 3; результатом этих действий будет число 21.

=5+2*3

В приведенном ниже примере скобки вокруг первой части формулы определяют

следующий порядок вычислений: определяется значение B4+25, затем полученный

результат делится на сумму значений в ячейках D5, E5 и F5.

=(B4+25)/СУММ(D5:F5)

Константы в формулах.Константа представляет собой готовое (не вычисляемое) значение. Например,

дата 09.10.2008, число 210 и текст «Прибыль за квартал» являются константами.

Выражение и его значение константами не являются. Если в формуле в ячейке не

содержится ссылок на другие ячейки (например, формула имеет вид =30+70+110),

значение в такой ячейке изменяется только после изменения формулы вручную.

Связывание с другой книгой или программой.Связь, ссылающуюся на другую книгу, иногда называют внешней ссылкой. Связь

также может ссылаться на другое приложение, в этом случае ее называют удаленной

ссылкой. Поскольку данные в другой книге или другом приложении могут изменяться и

более не соответствовать данным в пользовательской книге, существуют параметры для

контроля обновления связей.

Связывание особенно полезно, если не целесообразно хранить большие модели и

системы расчетов в одной книге.

Слияние данных нескольких книг. С помощью связывания книг отдельных

пользователей или коллективов распределенные данные можно интегрировать в одну

итоговую книгу. Исходные книги по-прежнему могут изменяться независимо от итоговой

книги.

100


Создание различных представлений одних и тех же данных. Все данные и

формулы можно ввести в одну книгу или несколько книг и затем создать книгу отчетов,

содержащую ссылки только на требуемые данные.

Последовательная разработка больших и сложных моделей обработки данных. Если разделить сложную модель обработки данных на последовательность

взаимосвязанных книг, можно работать с отдельными частями модели без открытия всех

составляющих модель книг. При работе с небольшими книгами легче вносить изменения,

открывать и сохранять файлы, выполнять пересчет листов; при этом размер памяти,

запрашиваемой у компьютера для выполнения указанных действий, может быть

незначительным.

Формулы со ссылками на другую книгу отображаются двумя способами, в

зависимости от состояния исходной книги— той, что предоставляет данные для

формулы— открыта она или закрыта.

Когда она открыта, ссылка включает имя книги в квадратных скобках, за которым

следует имя листа, восклицательный знак (!) и адреса ячеек, влияющих на формулу.

Например, приведенная ниже формула добавляет ячейки C10:C25 из книги, которая

называется Budget.xls.

=СУММ([Budget.xls]Годовой!C10:C25)

Примечание. Если имя листа или книги содержит знаки, не являющиеся

буквами, необходимо заключить имя (или путь) в апострофы.

Формулы, связанные с определенным именем в другой книге, используют имя

книги, за которым следует восклицательный знак (!) и имя. Например, приведенная ниже

формула добавляет ячейки в диапазон «Продажи» из книги, которая называется

Budget.xls.

=СУММ(Budget!Продажи)

Диаграммы.Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают

выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных. Например,

вместо анализа нескольких столбцов чисел на листе можно, взглянув на диаграмму,

узнать, падают или растут объемы продаж по кварталам или как действительные объемы

продаж соотносятся с планируемыми (Рис.).

101


Рис.148. Диаграмма.

Создание диаграмм.Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве

внедренного объекта на лист с данными. Кроме того, диаграмму можно опубликовать на

веб-странице. Чтобы создать диаграмму, необходимо сначала ввести для нее данные на

листе. После этого, выделив эти данные, следует воспользоваться мастером диаграмм

для пошагового создания диаграммы, при котором выбираются ее тип и различные

параметры. Или используйте для создания основной диаграммы панель инструментов

Диаграмма , которую впоследствии можно будет изменить.

Данные листа

Диаграмма, созданная по данным листа

Отчет сводной диаграммы представляет собой интерактивную сводку данных в

формате диаграммы. Его создание отличается от обычных диаграмм Microsoft Excel.

После создания отчета сводной диаграммы можно просматривать разные уровни

детализации и изменять макет диаграммы, перетаскивая ее поля и элементы.

Представление данных на диаграммеДиаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется

автоматически при изменении данных.

102


Маркер данных

Основная линия

Имена категорий

Имена рядов диаграммы данных

Маркер данных. Каждый маркер соответствует одному значению данных листа.

Маркеры данных одного цвета представляют один ряд данных.

Основные линии. Microsoft Excel создает значения на оси из данных рабочего

листа. Основные линии обозначают основные интервалы на оси. На диаграмме можно

отобразить и промежуточные линии, обозначающие интервалы внутри основных

интервалов.

Имена категорий. Excel использует заголовки столбцов или строк данных в

качестве имен рядов данных.

Имена рядов данных диаграммы. Excel использует заголовки столбцов или строк

данных в качестве имен рядов данных. Имена рядов отображаются в легенде

диаграммы.

Внедренные диаграммы и листы диаграммДиаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве

внедренного объекта на лист с данными. Независимо от способа размещения диаграмма

является связанной с исходными данными на листе, то есть при обновлении данных

обновляется и созданная на их основе диаграмма.

Внедренные диаграммы. Внедренная диаграмма рассматривается как

графический объект и сохраняется в качестве части листа, на котором она создана.

Внедренные диаграммы следует использовать в случаях, когда требуется отобразить

или напечатать одну или несколько диаграмм вместе с данными листа.

Листы диаграмм. Лист диаграммы — это отдельный лист в книге, имеющий

собственное имя. Листы диаграмм следует использовать в случаях, когда требуется

просмотреть или изменить большие или сложные диаграммы отдельно от данных, или

когда требуется сохранить пространство экрана для работы с листом.

103


Отчеты сводных таблиц.Отчет сводной таблицы представляет собой интерактивную таблицу, с помощью

которой можно быстро объединять и сравнивать большие объемы данных. Можно

менять местами строки и столбцы для получения различных итогов по исходным данным,

а также показывать подробные данные по нужным областям.

Отчет сводной таблицы используется в случаях, когда требуется

проанализировать связанные итоги, особенно для сравнения нескольких фактов по

каждому числу из длинного списка обобщаемых чисел. Благодаря интерактивности

отчета сводной таблицы, можно изменять представление данных для просмотра

дополнительных подробностей или вычисления других итогов, таких как количество или

среднее значение.

В отчете сводной таблицы каждый столбец или поле исходных данных становится

полем сводной таблицы, в котором подводятся итоги нескольких строк.

Создать отчет сводной таблицы можно с помощью мастера сводных таблиц и

диаграмм. Этот мастер позволяет выбрать исходные данные на листе или во внешней

базе данных. Затем он создает на листе область отчета и предлагает список доступных

полей. При перетаскивании полей из окна списка в структурированные области

выполняются подведение итогов и автоматическое вычисление и построение отчета.

Если для получения внешних данных для отчета используются средства

подключения к данным Microsoft Office, возможен возврат данных прямо в отчет

сводной таблицы без запуска мастера сводных таблиц и диаграмм. Подключение к

данным Microsoft Office является лучшим способом получения внешних данных для

отчетов, если перед созданием отчета не требуется объединять данные из

нескольких таблиц во внешней базе данных или отбирать определенные записи, а

также для получения данных из баз данных OLAP.

После создания отчета сводной таблицы можно изменить его разметку, формат, а

также развернуть его для отображения большего объема исходных данных.

Отчеты сводных диаграмм Отчет сводной диаграммы позволяет отображать данные в графическом

представлении в отчете сводной таблицы. Макет и данные, отображаемые в отчете

сводной диаграммы, можно изменять таким же образом, как и в отчете сводной таблицы.

Кроме таких элементов обычных диаграмм Microsoft Excel как ряд, значение, маркеры

данных и оси, отчеты сводных диаграмм имеют специализированные элементы.

104


Поле страницы

Поле данных

Поле ряда

Элементы

Поле категории

Поле страницы. Это поле используется для фильтрации данных по конкретному

элементу.

Поле данных. Поле из текущего источника данных, который предоставляет

значения для сравнения или изменения.

Поле ряда. Поле, которому присваивается ориентация ряда в отчете сводной

диаграммы. Элементы в поле содержат отдельные ряды данных.

Элемент. Элемент представляет уникальные значения в поле и появляется в

раскрывающихся списках в полях страницы, категории и рядов.

Поле категории. Поле из источника данных, которому присваивается ориентация

категории в отчете сводной диаграммы. Поле категории содержит отдельные категории,

для которых занесены точки данных.

Представление данных в отчете сводной диаграммы.Отчет сводной диаграммы всегда имеет связанный с ним отчет сводной таблицы.

Оба типа отчетов имеют соответствующие друг другу поля. Изменение положения поля в

одном отчете вызывает изменение положения соответствующего поля в другом отчете.

При создании диаграммы из отчета сводной таблицы макет отчета сводной

диаграммы, то есть положение его полей, первоначально определяется макетом отчета

сводной таблицы. Если отчет сводной диаграммы создается первым, макет диаграммы

формируется перетаскиванием полей из окна Список полей сводной диаграммы в

соответствующие области размещения на листе диаграммы. Microsoft Excel

автоматически создает связанный отчет сводной таблицы, который использует

соответствующий макет.

105


Различия между отчетами сводных диаграмм и неинтерактивными диаграммами.

При использовании обычных диаграмм создается по одной диаграмме на каждое

представление данных. С помощью отчетов сводных таблиц можно создать одну

единственную диаграмму и просматривать данные разными способами, изменяя макет

отчета или отображаемые сведения.

Большинство операций аналогичны операциям отчета сводной диаграммы. Однако

существует и ряд отличий.

Тип диаграммы. Стандартный тип для обычной диаграммы — это

сгруппированная гистограмма, которая сравнивает данные по категориям. Тип отчета

сводной диаграммы по умолчанию — это гистограмма с накоплением, которая оценивает

вклад каждой величины в итог внутри категории. Отчет сводной диаграммы может быть

изменен на любой тип, кроме точечной, биржевой и пузырьковой диаграммы.

Положение диаграммы. Обычные диаграммы по умолчанию встраиваются в лист.

Сводные диаграммы по умолчанию создаются на листах диаграмм. После создания

отчета сводной диаграммы его можно переместить на лист.

Создание диаграммы. Для создания обычной диаграммы в Microsoft Excel

используется мастер диаграмм. Для создания отчета сводной диаграммы можно

воспользоваться мастером диаграмм. Если уже имеется отчет сводной таблицы,

служащий исходными данными для отчета сводной диаграммы можно воспользоваться

мастером сводных таблиц и сводных диаграмм.

Исходные данные. Обычные диаграммы связаны непосредственно с ячейками

листа. Сводные диаграммы могут быть основаны на нескольких различных типах данных,

включая: списки Microsoft Excel, базы данных, данные, находящиеся в нескольких

диапазонах консолидации, и внешние источники (базы данных Microsoft Access и базы

данных OLAP.

Элементы диаграммы. Отчет сводной диаграммы содержит те же элементы, что

и обычная диаграмма, но также содержит поля и объекты, которые могут быть

добавлены, повернуты или удалены для отображения разных представлений данных.

Категории, серии и данные в обычных диаграммах стали соответственно полями

категорий, полями рядов и полями данных в отчете сводной диаграммы. Отчет сводной

диаграммы также включает поля страниц. Каждое из этих полей содержит объекты,

которые в обычной диаграмме отображаются как названия категорий или названия рядов

в легендах. Кнопки полей и контуры области могут быть скрыты при печати или

размещении в Интернете.

106


Форматирование. Некоторые параметры форматирования теряются после

изменения макета или обновления отчета сводной диаграммы. Эти параметры

форматирования включают линии тренда и, изменения подписей значений и изменения

рядов данных. Обычные диаграммы не теряют эти параметры после применения

форматирования.

Перемещение элементов и изменение их размеров. В отчете сводной

диаграммы невозможно переместить или изменить размер области построения, легенды,

заголовков осей и диаграмм, однако можно выбрать одну из нескольких установленных

позиций для легенды и изменить размер шрифта заголовков. В обычных диаграммах

можно перемещать все эти элементы и изменять их размер.

Создание отчета сводной диаграммыИсходная точка — отчет сводной таблицы. Убедитесь, что в отчете сводной

таблицы имеется хотя бы одно поле строк, которое станет полем категории в отчете

сводной диаграммы, и поле столбца, которое станет полем ряда. Если отчет сводной

таблицы структурирован, переместите хотя бы одно поле на область столбца перед

началом создания диаграммы.

Исходная точка — пометка. В мастере сводных таблиц и диаграмм указывается

тип исходных данных, которые требуется использовать, и устанавливаются параметры

использования данных. После чего отчет сводной диаграммы располагается аналогично

отчету сводной таблицы. Если книга не содержит отчета сводной таблицы, то при

создании отчета сводной диаграммы Microsoft Excel создает также отчет сводной

таблицы. При изменении отчета сводной диаграммы изменяется связанный отчет

сводной таблицы и наоборот.

Настройка отчета. Затем с помощью мастера диаграмм и команд меню

Диаграмма можно изменить тип диаграммы и другие параметры, такие как заголовки,

расположение легенды, подписи данных, расположение диаграммы и т. п.

Использование полей страниц. Использование полей страниц является удобным

способом обобщения и выделения подмножества данных без необходимости изменения

сведений о рядах и категориях. Например, чтобы во время презентации показать

продажи за все годы, следует в поле страницы «Год» выбрать пункт (Все). Выбирая

затем определенные годы, можно сфокусироваться на информации по отдельным годам.

Каждая страница диаграммы имеет одну и ту же категорию и ряд макета для разных лет,

поэтому данные для каждого года легко сравнимы. Кроме того, позволяя единовременно

получать только одну страницу из большого набора данных, поля страниц экономят

память при использовании в диаграмме внешних источников данных.

107

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Презентационное программное обеспечение Г.Г.Мольков

Презентационное программное обеспечениеСовременные средства мультимедиа позволяют организовать представление

информации с помощью презентации.

Презентация – это набор слайдов, объединенных возможностью перехода от

одного слайда к другому и хранящихся в общем файле. Термин «слайд» используется

для обозначения единицы визуальных материалов презентации вне зависимости от того,

будет ли эта страница демонстрироваться на экране дисплея, распечатываться на

принтере или выводиться на 35-миллиметровую фотопленку.

Слайд – логически автономная информационная структура, содержащая

различные объекты, которые представляются на общем экране монитора, листе бумаги

или на листе цветной пленки в виде единой композиции.

В составе слайда могут присутствовать следующие объекты: заголовок и

подзаголовок, графические изображения (рисунки), таблицы, диаграммы,

организационные диаграммы, тексты, звуки, маркированные списки, фон, колонтитул,

номер слайда, дата, различные внешние объекты.

Презентации могут быть использованы в маркетинговых и торговых целях, когда

необходимо представить обзор новых товаров и услуг для клиентов, провести

сравнительный анализ продукции различных производителей. С помощью презентации

акционерные общества доводят до акционеров и потенциальных инвесторов

информацию о фирме, ее деятельности и планах с целью дальнейшего сотрудничества.

Широкое распространение в настоящее время нашло применение презентаций в

учебном процессе. Они позволяют преподавателю в удобной и наглядной форме

представить учебный материал.

По способу представления материала можно выделить следующие випы

презентаций:

линейные;

сценические;

интерактивные;

непрерывные.

Линейные презентации строятся по схеме: «начало» - «продолжение» -

«завершение». Такие презентации используются для демонстрации нового товара,

услуги или в обучении.

Сценические презентации содержат слайды, которые снабжены анимационными

объектами, видеоматериалами, звукозаписью и спецэффектами.

108


Интерактивные презентации выполняются под руководством пользователя, т.е.

нужный объект находится нажатием клавиши или подведением курсора. Таким образом,

презентация может быть представлена с различной степенью детализации и позволяет

адаптировать информацию для аудитории с разной степенью подготовленности.

Непрерывные презентации представляют собой рекламный ролик, т.е.

полностью завершенный информационный продукт, демонстрируемый на различного

рода экспозициях.

В процессе создания презентации можно выделить три этапа:

1. Планирование презентации.

2. Создание презентации.

3. Проведение презентации

В настоящее время существует множество программ для создания и проведения

мультимедийных презентаций в среде Windows, например PowerPoint, Action, Аnimation

Works Interactive, Compel, Multimedia ToolBook. Все перечисленные программы позволяют

создавать презентации с элементами анимации, звуковым сопровождением,

возможностью взаимодействия с пользователем.

PowerPointСреди всех приложений Office программа PowerPoint заслуженно считается самой

простой. PowerPoint позволяет объединить внутри одной презентации текст, графики,

числовые данные и диаграммы, созданные другими приложениями Office (например Word

или Excel). Можно редактировать любой объект, не выходя из PowerPoint, при этом будут

доступны все инструментальные средства породившего этот объект приложения –

источника. С помощью PowerPoint текстовая и числовая информация легко

превращается в профессионально выполненные слайды и диаграммы, предназначенные

для демонстрации перед аудиторией. После завершения работы над презентацией

можно напечатать полученные слайды на бумаге, вывести их на фотопленку, добавить к

слайдам заметки докладчика, а также подготовить диапозитивы, называемые в обиходе

прозрачками, для демонстрации их на экране с помощью проекционного аппарата типа

«Overhead» Изначально она разрабатывалась как программа создания слайдовых

презентаций (слайд-шоу) для больших аудиторий. Однако в настоящее время ее

используют и для создания презентаций в Web. Отличительной особенностью

PowerPoint 2002 является область задач Дизайн слайда, позволяющая эффективно

управлять шаблонами презентации, цветовыми схемами и анимационными эффектами.

Процесс создания презентации в Microsoft PowerPoint состоит из таких действий

как выбор общего оформления, добавления новых слайдов и их содержимого, выбор

109

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Презентационное программное обеспечение Г.Г.Мольковразметки слайдов, изменение при необходимости оформления слайдов, изменение

цветовой схемы, применение различных шаблонов, оформление и создание таких

эффектов, как эффекты анимации при демонстрации слайдов.

При создании презентации можно воспользоваться:

пустыми слайдами;

слайдами уже имеющейся презентации, внеся изменения в оформление и

содержимое исходной презентации;

шаблонами, содержащими основные элементы оформления, шрифты и

цветовую схему;

шаблонами с предлагаемым содержимым, включающего предлагаемый

текст для слайдов, с использованием мастера автосодержимого с последующими

изменениями.

Структура окна PowerPoint (см. рис. 149) аналогична структуре любого окна

Windows-приложения. В PowerPoint слайды размещаются в правой области окна

программы, а подписи к слайдам (содержание презентации) приводятся – в левой его

части.

Рис. 149 Структура окна PowerPoint

110


Для удобства работы над презентациями существует несколько режимов работы:

обычный;

режим структуры;

режим слайда;

режим сортировщика слайдов;

режим показа слайдов.

Обычный режим предназначен для работы над всеми аспектами отдельного

слайда презентации. При открытии обычного режима на экране отображаются три

области: структуры, слайда и заметок.

Режим структуры используется для построения структуры окончательного

варианта показа слайдов. При работе в режиме структуры заголовки слайдов и текст в

них отображаются в определенной последовательности, напоминающей оглавление в

книге. В данном режиме область структуры занимает большую часть окна, в области

слайда отображается каждый слайд с учетом форматирования, а в области заметок

располагаются заметки докладчика.

Режим слайда позволяет работать с одним отдельно взятым слайдом.

Режим сортировщика слайдов предназначен для одновременного показа на экране

всех слайдов, что упрощает процедуру редактирования порядка просмотра слайдов, их

удаление, перемещение, добавление. В данном режиме, возможно, просматривать

анимацию на нескольких слайдах, выделив требуемые слайды и выбрав команду

Просмотр анимации.

Режим показа слайдов предназначается для просмотра промежуточных этапов

работы и готовой презентации. В этом режиме можно увидеть и услышать включенные в

презентацию звуковые и визуальные эффекты.

Несмотря на то, насколько тщательно спланирована презентация, в нее по ходу

работы можно вносить любые изменения и коррективы, например, переместить или

добавить еще один слайд. В некоторых презентациях присутствует информация, которую

нужно скрыть (дополнительные слайды). Скрытие слайда осуществляется в режиме

сортировщика путем выделения нужно слайда и использования кнопки Скрыть слайд на

панели инструментов Сортировщик сладов. Воспроизведение такого слайда возможно

только по желанию докладчика.

Презентация, созданная с помощью PowerPoint, может содержать специальные

эффекты, например анимации. Анимацией называется звуковое и визуальное

оформление, которое добавляется к тексту, рисунку. Однако необходимо помнить, что

111

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Презентационное программное обеспечение Г.Г.Мольковпри оформлении презентации очень важна умеренность, поэтому использование

анимации не должно отвлекать слушателей от основного доклада.

В PowerPoint существует несколько путей доведения презентации до слушателей:

презентация на экране, презентация в Интернете, бумажные распечатки, «прозрачки»,

35-мм слайды, выдачи и структуры.

Для перенесения презентации на портативные компьютеры или на дискеты можно

использовать упаковщик PowerPoint Viewer, который сжимает презентацию со всеми

мультимедийными файлами.

112

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Пакеты обработки графической и видео информации Г.Г.Мольков

1.2. Пакеты обработки графической и видео информации Графический редактор — это программа, предназначенная для автоматизации

процессов построения на экране дисплея графических изображений. Она предоставляет

возможности рисования линий, кривых, раскраски областей экрана, создания надписей

различными шрифтами и т.д. Некоторые редакторы позволяют получать изображения

трёхмерных объектов, их сечений, разворотов, каркасных моделей и т.п. К наиболее

распространенным пакетам обработки графической и видео информации относятся:

Paint, CorelDraw, Adobe, Gimp, Akvis, Visio, 3DMax, Micromedia Directo.

Прежде чем перейти к обзору основных графических редакторов необходимо

ознакомиться с технологиями создания цифровых изображений, связанных с

компьютерным дизайном и вёрсткой. Данные технологии делятся на два больших

класса: растровые (точечные) и векторные (объектные). Векторные изображения состоят из контуров или параметрических кривых

третьего порядка, называемых кривыми Бизье. В графических редакторах, которые

работают с векторной графикой, кривые Бизье представлены в виде визуально

ощутимых контуров.

Способ представления растровых изображений коренным образом отличается от

векторного представления. Растровые изображения состоят из сетки точек, которая и

носит название растр. В них возможны любые переходы цвета, в отличие от векторных,

где цвет фигуры описывается при помощи формул. В основе восприятия человеком

растровой графики лежит простой обман зрения. В силу того, что точки растра очень

мелкие, глаз не воспринимает их по отдельности, он видит уже всю картину в целом.

Например, если посмотреть на экран монитора или телевизора то можно заметить, что

изображение состоит из мелких точек, так называемых пикселов, от английского

выражения picture element (элемент изображения). Пиксел характеризуется

прямоугольной формой и размерами, определяющими пространственное разрешение

изображения.

Большинство мониторов IBM-совместимых компьютеров могут отображать

640х480, 800х600 и 1024х768 пикселов по горизонтали и вертикали соответственно.

Профессиональные мониторы отображают и большее количество пикселов.

Чтобы представить себе, сколько места на экране монитора займет изображение

известного размера, надо знать, сколько пикселов монитора приходится на единицу

длины. Такая величина называется разрешением и измеряется в пикселах на дюйм (pixel

per inch, ppi). Чаще всего разрешение мониторов в режиме 800х600 пикселов равно 72

ppi, а в режиме 1024х768 — 96 ppi. Например, изображение размером 100х50 пикселов

113

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Пакеты обработки графической и видео информации Г.Г.Мольковзаймет на экране примерно 25х13 мм (100 пикселов/96 ppi = 1,04 дюйма; 50 пикселов/96

ppi = 0,52 дюйма; 1 дюйм = 25,4 мм). Для простоты расчета можно само изображение

описывать парой характеристик размер/разрешение (например, нашем случае, размер

изображения равен 25х13 мм, а разрешение 96 ppi). Более того, в файлах изображений

величина разрешения обязательно сохраняется и используется программами верстки и

подготовки иллюстраций. Размещенные в них точечные изображения сохраняют свое

разрешение и отображаются с соответствующим размером.

Растровые изображения отличаются:

по используемой в них цветовой модели:

по количеству цветов или цветовых каналов;

по наличию слоев;

по количеству ступеней прозрачности

Источником растровых изображений является техника, которая может

оцифровывать аналоговые изображения или получать их прямо в цифровой форме,

например цифровые фотоаппараты и цифровые видеокамеры, а также сканеры и

устройства для преобразования аналогового сигнала в цифровой (платы видеозахвата).

К несомненным достоинствам растровой графики можно отнести реалистичность

передаваемого изображения благодаря передаче в цифровую форму всех мельчайших

фрагментов реального изображения. Однако это влечет за собой и основной недостаток

растровых изображений – большой размер созданного файла.

Как правило, файлы для хранения растровых графических изображений логически

состоят из двух частей: заголовка и области данных. В заголовке указаны данные о

формате файла, изображения по горизонтали, по вертикали: количество цветов, палитра

и т.д. В области данных закладываются цвета пикселов.

В настоящее время наиболее распространенные следующие форматы файлов.

1. Формат bmp (bit map) — битовая карта. Формат распространен в Windows

(Paint). В этом формате файл состоит из двух частей.

заголовок, в котором указывается разрешение изображения и

количество бит, которыми кодируется цвет пикселя.

область данных (битовая карта) в которой хранятся в виде

последовательности бит цвета пикселов изображений.

2. Формат .pcx. Формат .pcx использует простейший способ сжатия

изображений, позволяющий выполнять быструю перезапись изображения из файла в

видеопамять и обратно. Данный формат использует в своей работе многие графические

114

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Пакеты обработки графической и видео информации Г.Г.Мольковредакторы, в частности Paint. Вместе с форматом .tif формат .pcx является одним из

наиболее распространённых форматов, которые используют сканеры.

В заголовке файлов этого формата указывается информация о версии

формата .pcx, информация о том— используется сжатие информации или нет,

информация о цветах изображения, размерах изображения, разрешения сканера,

разрешение дисплея.

Для сжатия в файле изображения формата .рcx используется метод группового

кодирования, в котором группа повторяющихся байт заменяется двумя байтовыми:

байтом повторителем и повторяющимся байтом.

Байт повторитель имеет уникальный код и содержит в себе число повторяющихся

байт.

3. Формат .GIF в настоящее время используется при размещении

графической информации в гипертекстовых документах Internet.

4. Формат .TIF (Tiff - Tag Image File Format). Основной областью применения

данного формата является настольная издательская деятельность и связанные с ней

приложения. Этот формат имеет множество атрибутов, позволяющих точно описать

сложение изображения. Часто этот формат используется, для хранения отсканированных

изображений.

Форматы .GIF и .TIF в основном используют lzw сжатие. Название этого алгоритма

произошло от фамилии его разработчиков Lampel, Ziv и Welch.

5. Формат .Jpg - использует специальный алгоритм сжатия изображения,

позволяющее сжать изображение до требуемого размера и качества. При этом качество

изображения теряется. Формат распространен для размещения графической

информации в гипертекстовых документах Internet.

Все графические программы умеют работать с изображениями, превышающими

размер монитора. Для того чтобы показать такое изображение целиком, они производят

масштабирование. При этом несколько точек изображения передаются одним пикселом

монитора. Разумеется, цвета точек изображения при масштабировании усредняются, и

деталировка изображения снижается. Такую ситуацию можно определить как избыточное

разрешение изображения, поскольку оно содержит при таком размере слишком много

точек на единицу длины. Масштабирование может производиться и для увеличения

изображений. При этом одна точка изображения отображается несколькими пикселами

монитора, которым присваивается одинаковый цвет. При достаточно сильном

увеличении изображение напоминает мозаику. Такая ситуация вызвана недостаточным

115

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Пакеты обработки графической и видео информации Г.Г.Мольковразрешением изображения. Эта особенность растровых изображений заставляет очень

внимательно относиться к их размерам при сканировании и обработке.

Большинство редакторов позволяют обрабатывать изображения, полученные с

помощью сканеров, а также выводить картинки в таком виде, чтобы они могли быть

включены в документ, подготовленный с помощью текстового редактора.

В настоящее время наметилась тенденция к объединению двух способов создания

графических изображений, ведь объектная графика вносит легкость редактирования,

компактность и гибкость, а точечная — автоматизированный ввод, эффектность и

реалистичность

Рассмотрим некоторые из графических редакторов.

Графический редактор PaintPaint – простой однооконный графический редактор, предназначенный для

создания и редактирования растровых графических изображений в основном формате

Windows (BMP) и форматах Интернета (.GIF и .JPEG). Он приемлем для создания

простейших графических иллюстраций, в основном схем, диаграмм и графиков, которые

можно встраивать в текстовые документы. С помощью графического редактора Paint

можно создавать рекламу, буклеты, объявления, приглашения, поздравления и другие

материалы. К основным возможностям Paint относятся:

проведение прямых и кривых линий различной толщины и цвета;

использование кистей различной формы, ширины и цвета;

построение различных фигур - прямоугольников, многоугольников, овалов,

эллипсов - закрашенных и не закрашенных;

помещение текста на рисунок;

использование

преобразований - поворотов, отражений, растяжений и наклона.

В распоряжении пользователя имеются различные средства и инструменты для

“художественного” творчества – палитра цветов, кисть, аэрозольный баллончик, ластики

для стирания, “карандаши” для рисования геометрических фигур (линий,

прямоугольников, эллипсов, многоугольников). Редактор позволяет вводить тексты, а

богатый набор шрифтов из комплекта Windows дает возможность выполнять на

картинках эффектные надписи. Имеются и “ножницы” для вырезания фрагментов

картинки, которые затем можно переместить, скопировать, уменьшить, увеличить,

развернуть и т.д. Окно графического редактора Paint имеет стандартный вид. (рис. 150).

116


Рис. 150. Окно графического редактора Paint

Графический редактор Paint, в первую очередь, ориентирован на процесс

“рисования” изображения и комбинирования готовых фрагментов, а не на обработку

(“доводку”) готовых изображений, таких как отсканированные фотографии.

В меню редактора входят команды “Файл”, “Правка”, “Вид”, “Рисунок”,

“Параметры” и “?”. В палитру инструментов входят кнопки “Выделение произвольной

области” и “Выделение”, “Ластик” и “Заливка”, “Выбор цветов” и “Масштаб”, “Карандаш” и

“Кисть”, “Распылитель” и “Надпись”, “Линия” и “Кривая”, “Прямоугольник” и

“Многоугольник”, “Эллипс” и “Скругленный прямоугольник” (по порядку сверху вниз). В

левом нижнем углу расположена Панель цветов. При некоторых операциях с рисунком на

экране временно появляются и другие Панели. Управлять работой в Paint можно

посредством меню и панели инструментов. Существуют команды, вызываемые или

только через меню, или только через панель инструментов

Для того чтобы рисовать, закрашивать, менять цвет, делать надписи, стирать и т.д.

в Paint необходимо выбрать нужный инструмент. Для этого используется палитра

инструментов. Необходимо щелкнуть на кнопке с нужным инструментом. После этого

выбранная кнопка будет находиться в нажатом состоянии. Курсор мыши также изменит

свою форму. Перемещение курсора по рабочей области при нажатой левой кнопке мыши

приводит к использованию инструмента и изменению рисунка. При отжатой кнопке мыши

происходит простое перемещение курсора без изменения рисунка.

По завершению редактирования изображения и работы над ним изображение

можно отправить по электронной почте друзьям, деловым партнерам или любому

другому пользователю.

117


Графический редактор GimpGimp (The GNU Image Manipulation Program) - мощный редактор растровой

графики. Поддерживает форматы GIF, JPEG, PNG, PNM, XPM, TIFF, TGA, MPEG, PS,

PDF, PCX, BMP и т.д. Он является наиболее распространенным редактором в Linux, хотя

в настоящее время Gimp переведен и на платформу Windows. Изначально GIMP

позиционировался как UNIX-ориентированная альтернатива известному графическому

пакету Adobe Photoshop.

При помощи Gimp'a можно из нескольких снимков, полученных в разных

спектральных полосах (чаще всего в B, V и R - синий, зеленый и красный фильтры),

сформировать один цветной, который и разместить потом для всеобщего обозрения в

Интернете или каком-либо журнале. Он очень удобен для Web-дизайна. С его помощью

очень удобно редактировать фотографические и иные изображения. Также можно

нарисовать простую картинку, но лучше использовать для этого графический планшет.

Gimp имеет инструменты для работы со слоями, с текстом, цветокоррекцией,

градиентной заливкой, трансформацией и выделением. Gimp состоит из четырех

отдельных окон, которые переключаются клавишей Alt+Tab:

окно инструментов выбора цвета и меню;

окно выбора и создания кисти;

окно управления слоями каналов и контуром;

окно непосредственно изображения.

При первом запуске производится начальная настройка программы. Далее

появляется основная панель

инструментов, в верхней части

которой расположено меню.

Выбрав в меню File команды New

или Open, можно создать новое

изображение или загрузить его с

диска. Палитра инструментов

имеет наглядные изображения и

всплывающие подсказки.

118


Дистрибутив занимает 12,5 Mb. При инсталляции, в зависимости от выбранных

компонентов, не более 20-26 Mb. При загрузке расходуется 16-18 Mb оперативной

памяти.

Графический редактор Adobe PhotoshopAdobe Photoshop (АР)- многооконный графический редактор позволяет создавать

и редактировать сложные рисунки, а также обрабатывать графические изображения

(фотографии). Программа Photoshop использует разнообразные цветовые режимы для

отображения, печати и хранения изображений. Содержит множество фильтров для

обработки фотографий (изменение яркости, контрастности, использование

спецэффектов и т.д.). Adobe Photoshop позволяет работать с палитрой, калибровать,

сканировать, импортировать и экспортировать документы в различных форматах,

выделять области, контуры, рисовать/редактировать, выбирать цвета, слои, каналы и

маски и т.д.. Программа Adobe Photoshop может работать с любым сканером при

условии, что для него будет установлен совместимый дополнительный модуль. Рабочая

область программы Adobe Photoshop включает в себя меню команд в верхней части

экрана, окно документа и набор инструментов и палитр, позволяющих редактировать

изображения и создавать такие элементы, как маски, слои и каналы. Кроме того,

установив модули дополнений (plug-ins), предназначенные для расширения

функциональных возможностей Adobe Photoshop, например, можно добавить в меню

новые команды и фильтры.

Для загрузки изображений в программу Adobe Photoshop используются три

основных метода: импорт графических документов (файлов); сканирование фотографий,

слайдов или изобразительных оригиналов; снятие видеоизображений. Photoshop 4.0

использует схему, которая называется кэшированием изображений и предназначена для

повышения скорости перерисовки на экране изображений с высоким разрешением. Чем

больше задано уровней кэширования, тем быстрее будет выполняться перерисовка

экрана, хотя при этом будет использоваться больше дискового пространства и

оперативной памяти

Adobe Creaive Suite CE - набор инструментов, о котором мечтает каждый

дизайнер, и самое значительное обновление программных продуктов со времени

основания фирмы Adobe. Adobe Creative Suite CE - это не только новое оформление, но

и наиболее передовые издательские технологии, обеспечивающие наивысшую

производительность и предсказуемые результаты.

Программы Adobe с индексом CE (Central Europe) специально адаптированы для

работы с восточно-европейскими языками, в том числе с русским (например, программа

119

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Пакеты обработки графической и видео информации Г.Г.МольковInDesign содержит алгоритм переносов для русского языка). Также в пакет Adobe Creative

Suite CE включен новый продукт Version Cue . Adobe Photoshop Album 2.0 - удобная и полезная программа для просмотра

изображений и создания цифровых фотоальбомов. С помощью Photoshop Album

значительно упрощается поиск и сортировка фотоснимков. Средствами программы

можно исправить большинство типичных недостатков цифровых фотоснимков, а

улучшенные изображения легко превратить в разнообразные открытки, буклеты и

календари. Предусмотрена функция показа слайдшоу, а так же набор инструментов,

облегчающих пересылку снимков друзьям – причем не только на обычный компьютер, но

и, например, на сотовый телефон, ручной компьютер.

Графический редактор AKVISAKVIS Chameleon- используется для создания коллажей, переноса объектов или

фрагментов с одного изображения на другое и для маскировки дефектов изображения

при помощи соседних участков этого же изображения. AKVIS Chameleon автоматически

сгладит границы и подберет цветовую гамму вставленного объекта или фрагмента к

цветовой гамме основного изображения.. AKVIS Retoucher - программа для удаления

царапин, пятен, "пыли" с поверхности изображений. Одним "кликом" мыши можно

избавиться от любых царапин на фотографии, удалить ненужные надписи и

нежелательные предметы. Текстура фона восстанавливается, программа как бы

"дорисовывает" ее после удаления объекта.

Графический редактор QuickPicQuickPic - растровый графический спрайтовый редактор принципиальных

электрических схем или любых других картинок в формате .bmp, .gif, .jpg. Запись

результатов на диск осуществляется не только в .bmp- формате, но и в формате .GIF

Редактор спрайтовый, т.е. специализирован для создания рисунков из готовых кусочков-

спрайтов - картинок (в формате .bmp, .gif, .jpg, .ico, .cur) с радиоэлементами. Программа

предназначена для быстрого, простого и удобного рисования картинки из готовых

спрайтов, имеет возможность для создания\редактирования новых спрайтов, а

количество шагов 'Undo' (отмены последнего действия) ограничено только свободным

местом на диске.

Программа обладает также возможностью увеличения изображения в 2, 4, 8 раз,

содержит различные единицы измерения: пиксели, миллиметры, дюймы; измерительные

линейки (как в MS Word). После создания графического объекта имеется возможность

сохранения его в .BMP и .GIF-формате, просмотра перед печатью и вывода картинки на

печать.

120


Графический редактор CorelDRAWCorelDRAW - популярный пакет для создания и обработки векторных

изображений. Существует несколько разнообразных пакетов данного графического

редактора. Например, в состав комплекта CorelDRAW! 6.0 входят программы обработки

растровых и фотоизображений Photo-Paint 6.0, модуль CorelDream 3D для создания и

обработки трехмерных моделей и изображений и приложений для проведения бизнес - и

мультимедиа-презентаций CorelPresents. CorelDRAW! 6.0 функционирует под Windows

NT и Windows 95. Создавая новую версию, Corel учла многочисленные пожелания

пользователей прежних версий пакета. В пакете имеются утилиты Corel ORC-Trace (для

оптического распознавания символов), CorelDEPTH (для создания трехмерных логотипов

и текста) и Corel Map (для нанесения информации на географические карты). Продукт

поддерживает длинные имена файлов, использует всплывающие подсказки,

поддерживает коммуникации MAPI/TAPI и отрисовку изображения с точностью до 0.1

микрона.

Пакет Corel DESIGNER 10 – это мощный набор инструментов, упрощающих

процесс создания и редактирования технических графических изображений. Объединяя

ведущие технологии, используемые в пакетах Micrografx Designer и CorelDRAW, Corel

DESIGNER 10 является идеальным инструментом для создания технических

иллюстраций с большим количеством мелких деталей и требующих буквального

соблюдения размеров элементов изображения. Превосходная совместимость пакета с

другими приложениями, точность и быстродействие позволят достичь невиданных

результатов в процессе создания технических рисунков. С помощью данного пакета

можно создавать собственную графику или использовать созданные ранее растровые

изображения или чертежи в формате .CAD. В том и в другом случае, мощные

инструменты пакета Corel DESIGNER 10 позволяют выполнять работу на высочайшем

профессиональном уровне.

Corel KPT Collection - это пакет, в котором компания Corel объединила

возможности KPT 5, KPT 6 и KPT effects в набор инструментария, дающий дизайнерам

беспрецедентный уровень креативности (креатив – это творческая составляющая

коммуникативного процесса). Пакет включает в себя следующие возможности:

KPT Fluid - преобразование изображений, с помощью эффектов

"растекания" позволяющий обратить изображение в "жидкую форму" и управлять его

объемом и формой;

KPT FraxFlame II - создание "кристаллических" изображений;

KPT Gel - 3D-инструмент для добавления световых эффектов;

121


KPT Goo - создание анимационных эффектов;

KPT Ink Dropper - позволит добавить эффекты от водяных капель до

завитков дыма;

KPT Lightning - для добавления изображений самых невероятных молний с

возможностью контроля пути, точек начала и окончания, вида, количества разветвлений.

CorelDRAW Graphics Suite 12 предлагает интеллектуальные инструменты для

работы с графикой, которые помогут дизайнерам выполнять свою работу вдвое быстрее,

а профессионалы в области компьютерной графики и бизнес-пользователи с помощью

нового инструмента смогут гораздо быстрее завершать работу над проектами и,

соответственно, обслуживать большее количество клиентов. Пакет CorelDRAW Graphics

Suite 12 расширяет возможности предыдущих версий продукта, завоевавших

популярность во всем мире, и предоставляет дизайнерам удобные и мощные

инструменты, которые помогают добиться желаемых результатов в кратчайшие сроки.

Пакет CorelDRAW Graphics Suite 12 объединяет необычайно мощные

функциональные возможности трех интегрированных графических приложений, а также

содержит целый набор полезных инструментов и утилит.

Графический редактор VisioПрограммный продукт Visio заслуженно завоевал популярность у широкого круга

пользователей в государственных, коммерческих и научных организациях. Он относится

к одному из средств визуальной поддержки повседневной работы административных и

технических сотрудников и обладает удобным инструментарием для построения бизнес-

диаграмм. С помощью данного продукта возможно производить:

описание структуры организации и используемых в ней инженерных и

вычислительных систем;

анализ функционирования систем;

эффективное планирование и управление разработками.

В отличие от Excel, который автоматически формирует диаграммы и графики на

основе численных табличных данных или математических зависимостей, Visio дает

возможность изображения разнородных объектов с указанием взаимосвязей между

ними. При этом пользователь, применяя как ручные, так и автоматические методы

рисования по некоторым исходным данным, получает изображения в заданном стиле или

стандарте. Наиболее полный вариант программного продукта Visio - Enterprise включает

средства не только визуального представления данных, но также моделирования

программ. В данном случае используются практически все распространенные типы

122

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Пакеты обработки графической и видео информации Г.Г.Мольковдиаграмм, описываемые с помощью Unified Modeling Language (UML) версии 1.2. При

этом поддерживаются языки программирования C++, Visual Basic и Java.

С помощью пакета Visio 2000 Professional специалисты информационных отделов

и разработчики предметной области (ПО) могут построить схемы компьютерных сетей,

диаграмм баз данных, структурной схемы программ и карт Web-сайтов. Причем, при

документировании компьютерных сетей разработчик имеет возможность получить ее

полное описание в виде текстового файла или таблицы Excel.

Рассмотрим некоторые возможности данного приложения Microsoft, опираясь на

функциональность издания Microsoft Visio 2000 Professiaonal.

В верхней части окна Visio 2000 Professiaonal (см. рис. 151) находится строка меню,

под ней 11 встроенных панелей инструментов. Настройка интерфейса выполняется с

помощью окна Customize.

Рис. 151. Окно графического редактора Visio 2000 Professiaonal

Основную часть экрана занимают два окна: окно с зеленным фоном называется

Stencils (трафарет) и окно Drawing (рисунок). Для построения графических объектов с

помощью готовых элементов (masters) используется окно Stencils. Оно содержит около

пятидесяти готовых Stencil-файлов, расположенных в соответствующем окне в виде

123

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Пакеты обработки графической и видео информации Г.Г.Мольковвкладок. При перетаскивании master из окна Stencils в окно рисования создается его

экземпляр, который называется shape (очертание). Master кроме графического

изображения обладает дополнительным набором свойств (графическое оформление,

текст, иконка, гиперссылки и пр.). Пользователь может редактировать существующие

master-компоненты или создавать собственные наборы. Набор, загруженных Stencils, и

физическое расположение этого окна фиксируется в Workspace (рабочее пространство).

Команда записи Workspace выполняется горячими клавишами Alt+F12.

Структура рисунка со всеми используемыми компонентами и параметрами

представляется в окне Drawing Explorer. Файл с рисунком называется Drawing-файл, он

представляет собой связанный набор графических элементов с соответствующими

стилями и свойствами. Для создания нового файла может использоваться не только

Stencils, но и Template (шаблон).

Набор готовых файлов Stencils и Templates, хранится в подкаталоге SOLUTIONS\.

Большинство Solutions представлены парой файлов с одинаковыми именами (например,

File.VSS и File.VST).Один VST-файл может содержать как несколько Stencils, так и ни

одного. Именно поэтому Solutions часто используется как синоним Templates. Так, в

справочной системе есть описание около 50 готовых решений, для которых имеются

примеры в виде VSD-файлов, записанные в подкаталоге SAMPLES\. Открыть примеры

можно командой File|New|Browse Sample Drawings.

Для удобства работы все Solutions (решения) разбиты на несколько предметно-

ориентированных категорий, представленных в диалоговом окне Choose Drawing Type.

Пользователь может подготовить собственные решения (Solutions), на основе трафарета

или шаблона и записать их в один из подкаталогов (или создать собственный) в каталоге

SOLUTIONS\.

При построении простых диаграмм и схем пользователь может применять два

основные приема: рисовать "с нуля" или автоматически формировать изображение на

основе некоторых данных. Применение готовых шаблонов очень удобно при рисовании

блок-схем. Для этого необходимо просто перетащить мышью необходимые графические

объекты из окна Stencils на рисунок, вставить в них нужный текст и соединить объекты с

помощью элемента Dynamic Connector. При этом с помощью кнопки Connector Tool (на

стандартной панели) можно установить режим автоматического связывания объектов.

Кроме набора обычных свойств (текст, оформление, цвет и пр.) каждому объекту может

быть приписана одна или несколько гиперссылок.

124


Для создания компьютерных сетей предлагается шесть готовых шаблонов: Active

Directory, Basic Network, LPAD Directory, Logical Network, Novell Directory и Visio Network

Equipment Sampler.

При моделировании баз данных разработчик может формировать описание

непосредственно в среде пакета или импортировать данные из существующих БД.

С помощью шаблона Internet Diagram|Web Site Map можно создать карту Web-

сайта. При этом программа проанализирует корректность всех ссылок и пометит красным

крестом неверные адреса. Для проектирования Web-узлов можно использовать шаблон

Conceptual Web Site.

Для получения представления о возможностях моделирования приложения, можно

загрузить готовый пример, используя нескольких типов диаграмм, каждая из которых

помещена на отдельной вкладке.

После установки Visio на компьютер в средствах разработки, в частности в Visual

Basic, автоматически прописываются ссылки на пакет. С помощью команды Reverse

Engineer UML Model можно автоматически сформировать описание текущего

приложения, которое будет отображаться в виде иерархического дерева в окне UML

Navigator (включая описания внутренних переменных процедуры).

125

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Технологии распознавания и программы синтеза речи Г.Г.Мольков

Технологии распознавания речи и программы синтеза речиИстория развития технологии распознавания речи уходит в далекое прошлое.

Первую систему акустических резонаторов, издававших гласные звуки при помощи

вибрирующих язычков, построил в конце XVIII века сотрудник Петербургского

университета Кратценштейн. В то же время Вольфганг фон Кемпелен, разработал более

сложную модель генерации связной речи, в роли резонаторов речевого тракта которой

выступала гибкая трубка из кожи, управляемая оператором. Модель имела также

отверстия для имитации носовых полостей и ручки управления свистками, создававшими

фрикативные звуки. Оператор одной рукой приводил в движение меха, управлял

"носовыми" отверстиями и плунжером язычка, имитируя работу легких и

артикуляционных органов, а другой манипулировал кожаной трубкой, меняя "голосовой"

тракт.

Следующий этап развития методов распознавания речи связан с появлением

звукового кино в 30-е годы прошлого столетия. Ученый Е. А. Шолпо рисовал в крупном

масштабе рассчитанные им звуковые волны, фотографировал их кадр за кадром и

проигрывал готовую пленку через кинопроектор.

Несколько позже ученый Мурзин разработал способ распознавания речи, в основе

которого лежал метод синтеза речи с помощью ряда Фурье. Сумма элементарных

спектральных составляющих, в музыкальной акустике получили название "чистые тона".

Банк "чистых тонов" Мурзин сконструировал в виде покрытого фотоэмульсией

стеклянного диска, очень похожего на современный компакт-диск. С помощью

специального станка на него концентрическими кольцами были записаны 144

фотооптические звуковые дорожки "чистых тонов".

Особый интерес представляет разработанная в 1937 году механическая модель

речевого тракта, получившая название - говорящее устройство Риша. В данной модели

были воспроизведены артикуляторные органы человека: губы, зубы, твердое небо,

мягкое небо, язык и глотка. Для управления конфигурацией голосового тракта

применялись похожие на трубы духового оркестра клавиши. Опытный оператор

управления клавишами мог извлекать вполне разборчивую речь.

Первой электрической и одновременно последней аналоговой моделью речевого

тракта стал прибор водер, разработанный Дадли, Ришем и Уоткинсом. Водер управлялся

от ручной клавиатуры и синтезировал сигналы с заданным спектром. Десять

параллельно соединенных полосовых фильтров составляли блок управления

резонансами.

126


С развитием электротехники и телефонной связи интерес к синтезу речи возрос.

Изобретенный Дадли полосной вокодер (вокодер – это система телефонной связи, в

которой передаются сигналы не речевые, а специального кода, представляющие собой

речь в закодированном виде) открыл целую эпоху не только в синтезе речи, но и в

технике связи, так как помимо синтезатора он содержал еще и анализатор речи - блок

полосовых фильтров, измерявших роль соответствующих спектральных компонентов. В

основном этот прибор использовался военными. Модернизация вокодеров шла как по

пути повышения естественности речи, так и по пути сокращения количества

передаваемых сигналов. Появились корреляционные и форматные вокодеры. Способ

передачи речи по корреляционному вокодеру состоит в следующем: по линии связи

передается функция корреляции, получаемая быстрым измерением мгновенного спектра

речи в дискретных точках, а в синтезаторе на приемном конце по ней восстанавливается

мгновенный спектр речи. А в форматном вокодере информация передается не обо всем

мгновенном спектре, а только о резонансных максимумах и минимумах - частотах

полюсов и нулей передаточной функции речевого тракта, а также частота ОТ и решение

тон-шум. Подобные системы давали разборчивость речи почти 100% для гласных звуков

и около 70% для согласных при частотной полосе передачи примерно 300 Гц.

Главным фактором, ускорившим развитие программ распознавания речи, было

совершенствование компьютеров. С их появлением вокодерные синтезаторы стали

подключать к выходу ЭВМ. Затем их стали выпускать в виде небольших периферийных

устройств, плат или чипов, содержащих целые словари готовых слов естественной речи.

Периферийные записывающие устройства (ПЗУ) нашли свое применение в

информационных системах и автоматических переводчиках. В настоящее время синтез

речи перешел преимущественно в область программных решений, хотя еще встречаются

смешанные продукты для профессионалов. Метод распознавания речи используемый на

современном этапе развития данной проблемы заключается в следующем (см. рис. 152):

Формально процесс распознавания речи можно описать так: аналоговый сигнал,

генерируемый микрофоном, оцифровывается, и далее в речи выделяются фонемы

(элементарные фрагменты, из которых состоят все произносимые слова). Затем

определяется, какое слово, какому сочетанию фонем соответствует, и строится

соответствующий словарь.

127


Рис. 152.Схема метода распознавания речи

Безусловно, программы для распознавания речи, требуют большой

вычислительной мощности и значительных объемов памяти компьютера. Однако главная

трудность при реализации данного метода на практике состоит в следующем. Во-первых,

человек обычно не делает паузы между словами, а при слитном произнесении к задаче

распознавания прибавляется еще и задача выделения слов (особенно односложных) из

потока речи, что заведомо более сложно. Поэтому при произнесении слов важно, чтобы

человек произносил слова по одному, делая достаточно продолжительные паузы или,

чтобы каждое следующее слово произносилось после звукового сигнала. Но в этом

случае встает проблема различия голосов, диалектов, дикций и прочих индивидуальные

особенности говорящих.

В настоящее время существует два существенно различающихся режима работы:

с настройкой на голос определенного человека и без такой настройки.

Размеры словаря при работе с настройкой на голос (speaker-dependent) могут

достигать нескольких (и даже многих) тысяч слов при слитном произнесении. Рассмотрим

процедуру настройки на голос (см. рис. 153).

2. Программа анализирует звук (отличает низкочастотные гласные от высокочастотных

согласных)

1. Произносимые слова захватываются микрофоном и обрабатываются звуковой картой

3. Результат анализа гласных и согласных сравнивается с фонемами (частями слов),

группами фонем и словами, чтобы подобрать наиболее точный эквивалент.

4. Программа анализирует контекст для подбора следующего слова

128


Специалисты утверждают, что речь человека столь же индивидуальна, как

отпечатки пальцев, поэтому речь человека можно использовать для построения

различных охранных систем. В этом случае система настраивается на голос человека

(или на голоса некоторого числа людей), которые при входе в систему называют кодовое

слово, и компьютер реагирует только на эти голоса.

При втором способе распознавания речи (без настройки на голос) гарантируется,

что система распознает любое включенное в словарь слово, кем бы оно ни было

произнесено. Словари, в таких программах насчитывают небольшое количество слов

(обычно не более двух десятков) и существуют для относительно небольшого числа

языков (примерно тридцати). Создание словаря для распознавания речи без настройки

на голос процесс дорогой и трудоемкий.

Рис. 153. Процедура настройки на голос

Например, для распознавания десяти-двадцати слов необходимо опросить

несколько сотен или

даже тысяч носителей языка, выделять некие общие элементы их речи, а затем

вывести усредненные значения. Хотя словарь без настройки на голос пользователя

требует раздельного произнесения слов, этого оказывается вполне достаточно для

некоторых приложений.

Существующие системы распознавания речи можно классифицировать по разным

признакам.

По назначению:

командные системы,

системы диктовки текста.

По потребительским качествам:

Чтение текста человеком

Распознавание текста компьютером

Сверка человеком текста и исправление ошибок

Повторное чтение исправленного текста до положительного результата

Компьютер распознает речь данного человека

129


диктороориентированные (тренируемые на конкретного диктора),

дикторонезависимые (рискую предложить термин "омнивойс"),

распознающие отдельные слова,

распознающие слитную речь.

По механизмам функционирования:

простейшие (корреляционные) детекторы,

экспертные системы с различным способом формирования и обработки

базы знаний,

вероятностно-сетевые модели принятия решения, в том числе

нейронные сети.

В настоящее время на рынке представлено множество коммерческих систем

распознавания речи:

Voice Type Dictation, Voice Pilot и ViaVoice от IBM;

Dragon Dictate и Naturally Speaking от Dragon Systems;

Voice Assist от Creative Technology;

Listen for Windows от Verbex и многие другие.

Проведем сравнительный анализ существующих программ по распознаванию

речи.

Программный комплекс "Горыныч" (разработчик: VoiceLock, соразработчик:

российская фирма White Computers) - первая русскоязычная система автоматического

распознавания речи. Словарь программы содержит 10 тысяч слов. С помощью данной

программы можно вводить текст с голоса на русском и английском языке. Скорость

голосового набора текстов зависит от производительности компьютера и может

достигать 500-700 печатных знаков в минуту, что значительно превышает скорость

"слепого" метода печатания. При этом система "Горыныч" осуществляет автоматический

контроль правописания: в текстах, введенных с ее помощью. Во время работы можно

пользоваться клавиатурой и мышкой. Система позволяет работать с несколькими

библиотеками произношений - их количество может достигать восьми на одном рабочем

месте. При диктовке слова необходимо произносить отдельно, делая небольшие паузы.

Слово произносится без учета его грамматического написания. Неверное распознанное

слово может быть исправлено либо с помощью клавиатуры, либо путем выбора нужного

слова из списка предложенных вариантов.

Системные требования: Microsoft Windows 95/98/NT. Свободное пространство на

жестком диске - минимум 25 Мб. Процессор - не ниже 133 МГц. Оперативная память - не

130

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Технологии распознавания и программы синтеза речи Г.Г.Мольковменее 16 Мб (для Windows NT - 32Мб). Звуковые карты среднего и высшего (например,

16-ти разрядная звуковая карта, имеющая микрофонный вход).

Программа распознавания русской речи - "Комбат" московской фирмы "Вайт

Груп" - русифицированная версия программы Dragon Dictate. Представляет собой

программу ввода текстов с помощью микрофона в компьютер. "Комбат" позволяет

настраиваться на очень широкий диапазон голосов: от детского или женского до

мужского.

Система облегчает работу с компьютером слабовидящим людям и инвалидам с

травмами рук, так как позволяет управлять практически всей операционной системой

компьютера с помощью голоса. Скорость вводимого текста составляет от 350 до 600

знаков в минуту, в зависимости от производительности компьютера, при этом

сохраняется возможность пользования, как мышкой, так и клавиатурой. Слова

необходимо произносить очень четко, медленно и с небольшими паузами (степень

распознавания текста 30 %).

Программа при инсталляции в зависимости от оперативной системы загружает

либо 16-ти разрядные, либо 32-х разрядные драйвера. Для установки и эксплуатации

системы необходим привод CD-ROM и электретный микрофон, который в меньшей

степени (по сравнению с динамическим) реагирует на посторонние внешние шумы.

Компания "Сакрамент" разработала собственные модули распознавания

отдельных слов и речевых команд, которые могут быть использованы в любом из

приложений для решения самого широкого спектра задач, в том числе и для работы с

белорусским и украинским языками. Разработанный модуль раздельного распознавания

слов позволяет вводить цифры от 0 до 9 и 20 основных команд, присущих стандартному

MS Windows Calculator. Модуль распознавания изолированных слов имеет словарь на

300 слов, точность составляет 95-98%, его можно внедрять в различные приложения.

Программный комплекс Philips FreeSpeech, разработан компанией . Он дает

возможность диктовать текст в любой программе для Windows, где есть ввод текста, а

также позволяет управлять перемещениями по меню и окнам на Рабочем столе. Словарь

содержит 64 тысячи слов. Однако данный программный комплекс не распознает русского

языка. В отличие от других пакетов, FreeSpeech требует ручного переключения между

диктовкой, управлением, диктовкой по буквам и режимом "сна". Соответствующие

команды можно подавать голосом, но скорость и качество распознавания невелики.

Системные требования: Pentium MMX-166, память 32 Мбайт, 64 Мбайт на жестком диске,

16-разрядная звуковая плата.

131

http://www.sakrament.com/index.htm


Dragon NaturallySpeaking Preferred, разработанный компанией Dragon один из

лучших программных пакетов. Он обладает высокой степенью распознавания речи (62

тысячи слов) и прост в использовании. С Dragon можно работать двумя способами: во-

первых, пакет позволяет диктовать в своем текстовом окне (получившийся документ

затем вставляется в нужную программу), во-вторых, он содержит встроенные утилиты,

обеспечивающие ввод непосредственно в окне текстового процессора, почтовой

программы, электронной таблицы. В качестве недостатка данной программы можно

отметить неудобный ввод чисел, посредственное управление экраном и отсутствие

распознавания текста на русском языке. Системные требования: Pentium-133, память 32

Мбайт, 60 Мбайт на жестком диске, 16-разрядная звуковая плата.

Программный комплекс Voice Xpress Professiona, разработанный компанией

Lernout & Hauspie Данная система хорошо интегрируется с компонентами Microsoft

Office,обладает хорошим распознаванием чисел, но уступает программе Dragon в

качестве распознавания слов и команд. Также качество распознавания текста

неравномерное, команды управления и форматирования иногда воспринимаются

неправильно, а паузы необходимо делать перед командой и после нее. С другой

стороны пакет обладает лучшей из всех рассмотренных системой исправления ошибок.

Системные требования: Pentium MMX-166, память 48 Мбайт, 130 Мбайт на жестком

диске, 16-разрядная звуковая плата.

IBM VOICETYPE simply speaking gold, разработанная компанией IBM, была

использована в качестве основы при разработке голосового интерфейса операционной

системы OS/2, она обеспечивает надежное функционирование даже в условиях высокой

шумности, что является ее несомненным достоинством. IBM VOICETYPE интегрируется

во множество различных приложений, в первую очередь - в Microsoft Word. На практике в

Microsoft Word инициализируется модуль и инструментальная панель DICTATION,

позволяющая сразу же после установки переходить к вводу текста на английском языке.

Система хорошо справляется со стенографированием, распознает речь с сильным

акцентом. Установочная версия IBM VOICETYPE содержит достаточно небольшой набор

системных управляющих команд, но пользователь может настроить собственные

голосовые режимы. Недостатком системы является наличие у IBM VOICETYPE режима,

при котором программа автоматически набирает текстом все то, что не хранится в

качестве голосового аналога системной команд, и если пользователь использовал

созвучные выражения, скорее всего распознавание будет неправильным. Второй

достаточно серьезной проблемой IBM VOICETYPE является встроенный модуль

самообучения: если программа решит, что правильно распознала слово или выражение,

132

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Технологии распознавания и программы синтеза речи Г.Г.Мольковв смысле текстового эквивалента, но не уловила до конца вашей индивидуальной

тонкости произношения, то она может "попросить" пользователя повторить слово пару

раз и перезапишет совершенно исправный фрагмент, но при плохом произношении

слово может быть записано неверно.

Game Commander - программа для управления компьютером с помощью

голосовых команд, имеет удобный интерфейс, работает с Windows-приложениями, есть

модуль глобальных команд и отдельный модуль для каждого приложения. В качестве

недостатка можно назвать отсутствие функции работы с мышью и распознавания на

русском языке , однако с помощью трейнинга GameCommander начинает подчиняться

командам на любом языке.

Труффальдино - программа голосового управления домашним или офисным

оборудованием, используется для голосового управления: телевизором, домофоном,

видео-магнитофоном, аудио-системами, кондиционером, микроволновой печью,

освещением, телефоном и другим оборудованием. Распознает несколько десятков

команд на любом языке. Очень полезна для людей с ограниченными физическими

возможностями. Системные требования: конфигурация ПК Pentium 200 или выше, RAM

16 Mб, HDD > 2Гб, Windows не ниже 95/98, Стандартная звуковая карта типа

SoundBlaster, микрофон, дополнительное устройство контроля за оборудованием

(например, Infra-Red X-tender).

Редакторы Web страниц Microsoft Front Page представляет собой полнофункциональное средство

создания эффективно работающих Web –узлов, а так же детального и гибкого

управления ими. Это приложение предоставляет широкие возможности импорта,

редактирования и форматирования HTML файлов. Доступ ко всем этим функциям

осуществляется с помощью удобного интерфейса, хорошо знакомого пользователям

пакета Microsoft Office.

Web-сайт (Web-узел) - это набор связанных между собой близких по смыслу Web-

страниц и файлов. В FrontPage имеется возможность создавать и редактировать Web-

страницы на 26 языках. Сайты обычно посвящены какой-то определённой теме и

содержат информацию, относящуюся к частному лицу или компании. При помощи Front

Page можно создавать сайт непосредственно в файловой системе компьютера, а после

подготовки, опубликовать его на сервере.

FrontPage содержит множество функций, сведенных вместе в одном рабочем

пространстве. Рабочее пространство FrontPage делится на несколько экранных

областей: слева находится панель режимов, а справа от нее – список папок. С помощью

133

http://www.stc.rus.net/rus/order/price.html#products/truffaldino.html

http://www.gamecommander.com/products/gc2.html

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Технологии распознавания и программы синтеза речи Г.Г.Мольковпанели режимов можно простым нажатием соответствующей кнопки перейти от одного

режима отображения Web-страницы к другому. Существует несколько режимов работы в

FrontPage.

1. Режим Folders используется для работы с отдельными файлами и папками. Он

позволяет удалять перемещать и переименовывать файлы и папки, также просматривать

структуру файлов Web-узла.

Front Page может работать с графическими файлами различных форматов: *.BMP;

*.TIF; *.WMF (метафайлы WINDOWS); *.RAS (Sun Raster); *.EPS (инкапсулированный

Postscript); *.PCX (Paintbrush); *.TGA (Targa) конвертируя их в форматы публикаций *.GIF

и *.JPG. По умолчанию Front Page импортированные форматы сохраняет в формате GIF.

2. Режим Page предназначен для создания и редактирования отдельных страниц.

Данный режим позволяет вставлять изображения, таблицы, гиперссылки, а также

оформлять страницы с помощью различных стилей и макетов. Функция «Ярлыки

страниц» позволяет упростить одновременное редактирование нескольких страниц.

Переключение с одной страницы на другую осуществляется посредством ярлыков и

производится одним щелчком мыши.

Для редактирования страниц применяются три режима: Normal (Обычный), HTML и

Preview (предварительный просмотр). Работа в режиме Normal позволяет нам видеть

страницу, так как она представлена на экране монитора. В режиме HTML производится

редактирование кода HTML-страницы. Режим Preview позволяет видеть страницу в том

виде, в котором она действительно будет выглядеть в Web-браузере (Internet Explorer.)

Создать сайт во Front Page можно тремя способами: при помощи мастера

(wizards), шаблона (templates) или на основе готовых файлов. Шаблоны представляют

собой встроенные страницы, содержащие необходимое форматирование для создания и

настройки создаваемых страниц. Мастера и шаблоны позволяют создавать сайты

различных типов.

При открытии в данном режиме Web-узла на экране появится новая пустая

страница. Можно начать работу с чистой страницы, а можно использовать для работы

один из готовых шаблонов. Для этого необходимо выбрать File - New - Page. В окне

вкладки Web Sites (Web-сайты) вы видите несколько вариантов создания сайта:

Мастер Discussion web- сайты предназначаются для ведения обсуждений.

Мастер Import Web-сайт создаётся на основе готовых файлов.

Мастер Corporate Presence-для создания сайта компании.

На вкладке Frames Pages (страницы фреймов) перечислены шаблоны фреймовых

схем. Фреймы – это многостраничные схемы, где окно браузера делится на несколько

134

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Технологии распознавания и программы синтеза речи Г.Г.Мольковподстраниц. В диалоговом окне New на вкладке Style Sheets приведены шаблоны

каскадных таблиц стилей.

Создать материал для Web-узла можно путем импортирования его из другого

источника, причем импортировать можно не только отдельный файл, но и целую папку и

даже Web-узел. Для этого необходимо вывести на экран диалоговое окно Import и

выбрать File –Import. Импортируемые файлы или папки можно изменять путем нажатия

кнопки Modify.

В настоящее время появилась возможность публикации одной страницы, что

позволяет более гибко публиковать нужную информацию. Для этого необходимо

щелкнуть правой кнопкой мыши по выбранной странице (или выбрать несколько страниц,

удерживая нажатой клавишу CTRL) в списке папок, а затем выбрать команду Publish

Selected Files (Опубликовать выбранные файлы).

FrontPage предоставляет возможности форматирования таблиц:

автоформатирование, автозаполнение и разделение. Функция Table Autoformat

(Автоформат таблицы) позволяет быстро создать на сайте таблицу профессионального

качества. Для того чтобы применить данную функцию, щелкните мышью по любой

таблице, редактируемой в приложении FrontPage, а затем выберите команду

TablegTableAutoformat и выбрать нужный стиль, который автоматически определяет тип

границ, тени и цвета, используемые при форматировании таблицы. Функция

автоматического заполнения таблицы позволяет скопировать один и тот же элемент в

несколько ячеек. Для этого нужно выделить строку и выполнить команду TablegFillgRight

(Заполнить вправо). Аналогично можно заполнить ячейки, расположенные снизу,

использовав команду TablegFillgDown (Заполнить вниз). Функция разделения таблицы

позволяет в любом месте разделить одну таблицу на две.

3. Режим Reports дает возможность получить полный набор табулированных

отчетов о состоянии Web-узла. Например, узнать количество страниц на Web -узле; его

общий размер; недавно добавленные, измененные или старые страницы, нуждающиеся

в обновлении; файлы к которым нет ссылок в пределах узла; нарушенные ссылки на

другие страницы в текущем и других узлах; незавершенные страницы с назначенными

авторами и статусом отображения каждой страницы и др. Таким образом, с помощью

этого режима можно отследить проблемные области и исправить их, используя

соответствующую панель инструментов.

4. Режим Navigation определяет параметры перемещения пользователей по Web-

узлу и показывает структуру Web-узла. С помощью данного режима можно поменять

расположение страниц в Web-узле, перетащив страницу из папки и переместив ее в

135

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Технологии распознавания и программы синтеза речи Г.Г.Мольковнужное место; удалить страницу из Web-узла или добавить внешнюю связь к структуре.

При изменении заголовка страницы с помощью режима Navigation, он автоматически

будет отображен на странице, без необходимости дальнейшего редактирования.

5. Режим Hyperlinks (гиперссылки) дает возможность просмотра связей между

страницами Web-узла. Гиперссылка - это текст или изображение на Web-странице, при

щелчке на котором происходит переход к другой Web-странице или сайту. Front Page

имеет несколько вариантов создания гиперссылок. Например, разместить все

гиперссылки на одной главной странице или создать навигационную панель(navigation

bar), которая автоматически создаёт и отображает гиперссылки на страницы вашего

сайта.. навигационная панель легка в использовании, она имеет некоторые недостатки:

1. Навигационная панель содержит только определённые ссылки, которые вы

можете только настроить и не более.

2. Панель навигации не будут работать до тех пор, пока вы не создадите

структуру сайта.

Также можно создать и интерактивную карту (image map), представляющую собой

рисунок с активными участками (hotspots), являющимися ссылками, на которых

пользователь с помощью щёлчка мыши, переходит к нужной странице.

Просмотр связей между страницами Web-узла выполняется в диалоговом окне

Create Hyperlink. Связи представлены в виде стрелок, поэтому оборванная стрелка

обозначает нарушенную связь. Чтобы исправить нарушенную связь необходимо перейти

в режим Broken- Hyperlink, щелкнуть правой клавишей мыши на нарушенной ссылке и

выбрать Edit-Hyperlink. Все нарушенные ссылки будут автоматически исправлены.

В режиме Hyperlinks по умолчанию будут показаны не заголовки страниц, а имена

их файлов. Это легко исправить, воспользовавшись одной из команд контекстного меню.

Так, с помощью команды Show Page Titles вместо имен файлов будут показаны заголовки

страниц, а, используя команду Hyperlinks to Pictures, можно отобразить гиперссылки на

графические файлы. Команда Repeated Hyperlinks позволяет отобразить повторяющие

гиперссылки, то есть все связи страницы с одним и тем же файлом. Для отображения

ссылки на закладки внутри одной страницы используют команду Hyperlinks Inside Page.

Лучшие закладки – это заголовки разделов. Чтобы создать закладку, следует

открыть страницу и выделить текст, на который требуется установить ссылку. Имя

закладки вводится в диалоговом окне Bookmark, путем выбора Insert-Bookmark (вставка-

закладка). С помощью данного диалогового окна можно также осуществлять удаление

закладки. Чтобы создать одновременно и закладку и гиперссылку, необходимо щелкнуть

правой кнопкой мыши на выделенном тексте будущей закладки и, удерживая ее нажатой,

136

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечение Технологии распознавания и программы синтеза речи Г.Г.Мольковперетащить текст в место, где должна находится гиперссылка. После этого выберите в

контекстном меню Link Here (создать ссылку). FrontPage автоматически создаст закладку

и вставит на нее гиперссылку, в которой используется текст закладки.

В FrontPage имеется возможность создания пользовательских панелей ссылок для

связи Web-страниц как в пределах сайта, так и вне его. Панели создаются очень быстро,

имеется большой выбор формы и стилей кнопок. Панели ссылок вставляются в

произвольном месте страницы или размещаются на общих границах для перехода между

страницами сайта Для того чтобы вставить панели необходимо выбрать команду

InsertgWeb ComponentgLink Bars и тип ссылок.

Во FrontPage существует также возможность соединяться с другими Web-узлами и

FTP-серверами, для этого нужно знать URL соответствующего файла. При создании в

Web-документе ссылки на файл в Интернете, необходимо выделить текст будущей

ссылки и щелкнуть на кнопке Hyperlink, затем в диалоговом окне Create Hyperlink ввести

полный URL или щелкнуть на кнопке обзора ресурсов, если URL неизвестен. В этом

случае FrontPage автоматически запустит Web-браузер, с помощью которого указывается

необходимый файл, и введет URL в соответствующее поле автоматически.

FrontPage является мощным инструментом для корпоративного использования,

позволяя легко организовывать дискуссионные клубы, онлайновые опросы и списки,

редактируемые из браузера. С помощью служб SharePoint Team Services можно быстро

настроить сайт группы в Интранете, на котором участники группы могут сохранять, искать

и совместно использовать данные, документы и Web-страницы.

С помощью служб SharePoint Team Services можно вставить форум, благодаря

которому участники группы и посетители сайта могут принимать участие в обсуждениях.

Пользователи могут создавать новые данные для библиотеки документов, сортировать и

фильтровать списки документов, а также обновлять или включать новую информацию,

используя любой браузер четвертого поколения и выше.

Также на страницу можно добавить интерактивный опрос. Посетители могут

отвечать на вопросы при помощи браузера и просматривать результаты опроса на

автоматически генерируемых диаграммах. Добавление опроса задается командой

FilegNewgSurvey (ФайлgСоздатьgОпрос).

В приложение FrontPage включены функции для электронной коммерции,

помогающие небольшим организациям превратить сайт из места размещения

информации о продукции и услугах — в центр продаж.

137

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечениеПрограммы управления проектами и органайзеры М.В.Лукина

Технологии стратегического корпоративного планированияНеобходимым элементом управления производственно – хозяйственной

деятельностью предприятия в условиях рыночной экономики является планирование –

процесс разработки и принятия решений, направленного на достижение целей с

максимальной эффективностью процесса. Наиболее значимым является стратегическое

планирование, предполагающее не только планирование будущих изменений, но и

возможных последствий от принятых в настоящем решений.

В стратегическом планировании реализуется современная концепция,

направленная на построение плановой модели, сочетающей организационно –

технологические и интеллектуально – социальные процессы.

Стратегическое планирование использует общие методологические подходы к

планированию (реактивизм, инактивизм, преактивизм, интерактивизм), но при этом

вносит в них коррективы, обусловленные специфической функцией планирования

(системный подход, саморазвивающаяся интерактивная схема планирования, концепция

самообучающейся адаптивной системы планирования).

Реактивизм - ориентация на на прошлое.

Инактивизм – ориентация на настоящее.

Преактивизм – ориентация на будущее.

Интерактивизм – ориентация на взаимодействие.

Методология планирования основана на «проектировании» желаемого будущего и

поиск путей его построения. Для создания оптимального плана развития применяется

«оптимизационный» подход. Оптимизационный подход ориентируется не на

минимизацию усилий, а на поиск оптимальных (наилучших, наиболее соответствующих

определенным условиям и задачам) решений.

С позиций современных теорий научного менеджмента процесс планирования и

управления проектами может быть рассмотрен на различных уровнях:

- во-первых, с точки зрения стратегического планирования фирмой (как

самостоятельным экономическим субъектом), в рамках которой реализуется

проект. Под стратегическим понимается такое управление, которое

ориентировано на перспективу, сосредоточено на выработке глобальных

целей и направлений развития и, как правило, имеет горизонт планирования

в несколько лет;

во-вторых, с точки зрения оперативного управления, т.е. управления,

ориентированного на обеспечение устойчивого функционирования фирмы,

138


создание потенциала для ее развития, обычно во временном интервале от

месяца до года;

в-третьих, с точки зрения текущего управления, основу которого составляет

сбор и анализ информации об отклонениях управляемого процесса от

запланированного состояния и последующая выработка и реализация

решений по устранению (минимизации) нежелательных отклонений.

Программные продукты стратегического и оперативного планирования и управления проектами

Для менеджера любого ранга имеет большое значение умение ориентироваться

среди множества существующих информационных систем. Оно дает возможность не

только сэкономить время при выборе системы в качестве базовой технологии поддержки

принятия управленческого решения, но и создать реальную основу для эффективной

работы с программными продуктами, обладающими всеми необходимыми функциями.

Современные управленческие системы построены как с применением

аналитических инструментов, так и на основе базовых информационных технологий.

Тесная интеграция компьютерных технологий интеллектуальной поддержки с

разнообразными управленческими решениями позволила описать классы решаемых

технологиями задач.

Выделяют управленческие информационные системы восьми типов:

анализ финансового состояния предприятия или кредитного учреждения,

выполняемый по внешним публичным данным (баланс, отчет о прибылях и

убытках и т.д.). Системы – Audit Expert (Про-Инвест-Консалтинг), Аль- финансы

(Альт), Аналитик, АФСП, АДП (ИНЭК) и другие.

инвестиционный анализ – для комплексной оценки эффективности

инвестиционных проектов и принятия решения об их финансировании. Системы

– Project Expert (Про-Инвест-Консалтинг), Альт-Инвест (Альт) и др.

подготовка бизнес-планов, учитывающих вариации схем производства, сбыта и

финансирования, проводящих комплексный анализ маркетинговой ситуации,

чувствительности проекта по основным параметрам. Системы - Project Expert

(Про-Инвест-Консалтинг), Альт-Инвест (Альт) и др.

маркетинговый анализ, позволяющий оценить положение компании на рынке,

провести сравнительный анализ ее сбытовой деятельности с конкурентами,

сформировать оптимальную структуру сбыта, определить доходность

139


различных сегментов рынка и товаров, долю рынка компании, темпы роста и

другое. Системы – Marketing Expert (Про-Инвест-Консалтинг), Касатка и другие.

управление проектами – применяется для разработки расписания исполнения

проекта; определение критического пути и резервов времени исполнения

операций проекта; оценки потребности проекта в финансировании, материалах

и оборудовании; анализа рисков и планирования расписания с учетом рисков и

т.д. Системы – MS Project (Microsoft)? Open Plan (Welcom Software Technology) и

др.

бюджетирование, обеспечивающее планирование, учет и анализ по центрам

финансовой ответственности, бизнесам, продуктам в разрезе активов и

пассивов, доходов и расходов, расчет финансового результата. Системы –

Hiperion Pillar, Comshare MPC, Контур Корпорация, Бюджет (Intersoft Lab) и др.

финансовое управление, включающее помимо задач бюджетирования задачи

финансового планирования, управленческого учета, трансфертного управления

ресурсами, АВС анализ бизнесов, анализ активов, пассивов, рисков. Системы –

Oracle Financial Services Applications (Oracle), Контур Корпорация, Финансовое

управление (Intersoft Lab) и др.

прогнозирование деятельности предприятия, включающее

специализированные универсальные системы прикладного прогнозирования,

системы долгосрочного прогнозирования. К ним можно отнести системы

Forecast Expert (Про-Инвест-Консалтинг), Альт- Прогноз (Альт) и др.

Технологии автоматизации аналитических исследований

Современные аналитические системы строятся с учетом появления новых

технологий, с учетом подготовленности среднестатистического сотрудника организации

к восприятию аналитической информации.

Среди технологий используемых для аналитических исследований нужно отметить

нижеследующие, которые подробно описаны в теме 5, посвященной организации

информации.

Средства построения информационных хранилищ и витрин данных: средства

создания Хранилищ данных, средства извлечения, преобразования и загрузки данных,

готовые предметно- ориентированные хранилища данных. Средства создания Хранилищ

данных обычно входят в состав реляционных или многомерных СУБД Microsoft, Oracle,

IBM и Sybase, где после описания структур хранения данных специальными утилитами

140

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечениеПрограммы управления проектами и органайзеры М.В.Лукинавыполняется их генерация. Средства извлечения, преобразования и загрузки данных

(ETL – Extraction, Transformation, Loading) обеспечивают процессы переноса данных из

одного приложения или системы в другие. Примером может служить Ascential DataStage

компании Ascential Software. Готовые предметно – ориентированные хранилища данных

уже содержат в себе механизмы построения хранилищ и витрин данных, но они

ориентированны только на одну область применения[31].

OLAP – продукты, различаемые:

по способу хранения данных: ROLAP –Relation OLAP, где исходные данные

хранятся в плоских локальных таблицах или в реляционных БД. Преобразование в

многомерные кубы происходит по запросу OLAP – средства; MOLAP –Multidimensional

OLAP, где исходные и многомерные данные хранятся в многомерной БД или

многомерном кубе; HOLAP – Hybrid OLAP, где исходные данные остаются в реляционной

базе, а агрегаты данных размещаются в многомерной.

по месту размещения OLAP – машины: OLAP – серверы , которые

выполняют вычисления и хранение агрегатных данных, а клиентское приложение

получает результаты запросов к многомерным кубам; OLAP – клиенты , у которых

построение многомерного куба и OLAP – вычисления выполняются на клиентском

компьютере. OLAP – клиенты поддерживают три способа хранения ROLAP, MOLAP и

HOLAP.

Инструменты Data Mining, которые являются составной частью процесса поиска

полезных знаний в разрозненных данных. Data Mining — процесс анализа баз данных,

направленный на поиск новой полезной информации. Обнаружение новых знаний или

ранее неизвестных отношений между переменными можно использовать для повышения

маркетинговой эффективности проводимых исследований. Интеллектуальный анализ

данных - "добывание данных" - процесс выявления тенденций, трендов, взаимных

корреляций данных, находящихся в хранилище с использованием средств

искусственного интеллекта или статистического анализа. Технология Data Mining

возникла буквально в последние годы и сейчас находится на пике своего развития.

Основная цель Data Mining - обнаружить скрытые зависимости и тенденции, незаметные

на первый взгляд, и обратить внимание менеджера на них. Дословно эти слова означают

«добыча, раскопки, извлечение данных». Добываются эти данные из баз данных (БД), где

они как бы свалены в кучу. Добываются они для поддержки принятия решений

менеджеров.

141


Примеры применения добычи знаний?

Пример из области финансов: "Кто из ваших заказчиков имеет наибольшую

предрасположенность отозваться на предложение вашей новой Золотой кредитной

карты?".

В телекоммуникации: "Кто из заказчиков наиболее вероятно перейдет к

конкурентам в условиях кризиса?".

В дистрибуции: "Через какой канал и кому следует предлагать эти продукты?".

В розничной торговле: "Какие продукты следует продвигать со скидками, чтобы это

привело к росту продаж наиболее прибыльных линеек?";

Кто наши наиболее выгодные покупатели, какова потенциальная прибыль от них и

каков риск их истощения?".

Замечание: первые два примера относятся к области простых прогнозов, которые

составляют около 75% сегодняшнего применения data mining (так называемое predictive

modeling - предсказание модели).

Таким образом, средства этого типа позволяют не только анализировать данные,

но и представить данные таким образом, чтобы явно наблюдались тенденции и

зависимости.

Методы, используемые в инструментах «добычи данных

Фильтрация – отделение полезной информации от искажающего ее шума за

счет: сглаживания, очистки, редактирования аномальных значений, устранения

незначащих факторов, понижения размерности информации (Применение

фильтрации относится к первичной обработке и позволяет повысить качество

исходных данных и точность результатов анализа);

Дерево решений – оно позволяет представить правила в иерархической

структуре, где каждому объекту соответствует единственный узел, дающий

решение (это может быть логическая конструкция «если…то» (применяется при

решении задач поиска оптимальных решений на основе описанной модели

поведения);

Ассоциативные правила позволяют находить закономерности между

связанными событиями. Например, если произошло событие А, то произойдет и

событие Б с вероятностью С. Впервые эта задача была предложена для

нахождения типичных шаблонов покупок, совершаемых в супермаркетах,

поэтому ее еще называют анализом рыночной корзины (market basket analysis)

142


Нейронные сети, построенные по аналогии с группами взаимодействующих

нервных клеток человека, применяются: для восстановления пропусков в

данных, прогнозирования, поиска закономерностей

Технологии анализа финансового состояния предприятия

Основой организации финансов предприятий является наличие финансовых

ресурсов в размерах, достаточных для осуществления производственной и

коммерческой деятельности.

Современные информационные технологии предъявляют повышенные требования

к качеству и полноте финансовой информации [31]. Согласно исследованиям – это

следующие:

информация должна находиться в нужном месте;

информация должна поступать в нужное время;

информация должна поступать в нужном объеме;

информация должна находиться в нужном виде, т.е. должны быть

вычислены необходимые показатели;

информация должна быть сопоставима, т.е. должны применяться единые

классификаторы и должен использоваться одинаковый набор реквизитов

для расчета;

должна существовать единая версия корпоративной правды, т.е.

используется единая версия информации;

должны поддерживаться изменения, происходящие в бизнесе предприятия.

Финансовый и управленческий учет различаются по целям учета и субъектам,

использующим собранную информацию.

Финансовый учет регистрирует, классифицирует, анализирует, суммирует и

сообщает результаты работы всем заинтересованным сторонам.

Управленческий учет выполняет две функции: помогает руководителям в

планировании и осуществлении контроля. Среди приоритетных задач автоматизации

управленческого учета на предприятии можно отметить следующие:

бюджетирование доходов и расходов;

управление активами и пассивами;

работа с клиентской базой, т.е. изучение истории взаимоотношений с клиентами;

управление персоналом;

внутренний аудит и контроль.

143


В соответствии с базовыми принципами коммерческой и производственной сферы

создаются пакеты прикладных программ для автоматизации различных аспектов

финансово – хозяйственной деятельности предприятий.

Программные продукты автоматизации финансово – хозяйственной деятельности предприятий.

Программный продукт «АЛЬ – Финансы» фирмы «Альт» позволяет провести

всесторонний анализ финансового состояния предприятия на момент исследования,

определить точки возникновения финансовых диспропорций и возможности по

улучшению параметров важнейших финансовых показателей. В программе

анализируется структура баланса, чистый оборотный капитал и структура затрат,

показатели прибыльности, ликвидности, финансовой устойчивости, оборачиваемости,

рентабельности и эффективности труда.

Одним из первых бухгалтерских пакетов,, нашедших широкое применение,

является программа «Финансы без проблем» фирмы Hackers Design. Начальная версия

программы, вышедшая в 1991 году, работала в MS DOS и предусматривала

автоматизированный учет хозяйственных операций с составлением важнейших форм

отчетности, а также некоторые элементы анализа хозяйственной деятельности.

К данному классу программ можно отнести : «Турбо-бухгалтер» фирмы «ДИЦ»,

«Бухгалтерия малого предприятия» фирмы «Инфософт»,»1С:Бухгалтерия» фирмы «1С»

и т.д.

Для предприятий с большим объемом хозяйственных операций требуются более

серьезные возможности учета: складской учет, контроль за выполнением договоров, учет

банковских операций, отслеживание взаимоотношений с дебиторами и кредиторами,

учет валютных операций и т.д. К системам, реализующим подобный набор функций

можно отнести: «Инфо-бухгалтер Проф.» фирмы «Информатик», «1С:Бухгалтерия»

версии Проф.2.0., Профессиональная сетевая 2.0., Профессиональная сетевая 6.0. для

Windows фирмы «1С», «Парус» версий 4.01 и сетевая корпорации

«Парус»,»Суперменеджер» версий 6.0. и 6.0 (сетевая) для MS DOS и .т.д.

Программный продукт «Суперменеджер» предназначен для полной автоматизации

бухгалтерского, складского и торгового учета на предприятии любой формы

собственности и различных видов деятельности. Он может работать сразу в трех ОС –

MS DOS, Windows и Macintosh и благодаря этому допускает объединение в сеть

компьютеров типа IBM и Macintosh.

144


Программный продукт «Audit Expert» является эффективным инструментом

комплексного анализа финансового состояния и результатов деятельности предприятий.

[31].

Приведение финансовой отчетности к международному стандарту позволяет

«Audit Expert» преобразовывать данные финансовой отчетности предприятий за разные

годы в аналитические таблицы, соответствующие требованиям Международных

стандартов бухгалтерского учета. Такой подход делает результаты анализа понятными

как для российских, так и для иностранных экспертов.

Стандартизованные аналитические таблицы, полученные при помощи «Audit

Expert», позволят провести детальный анализ предыдущей деятельности и текущего

состояния предприятия.

В общей сложности более 70 рассчитываемых параметров помогут оценить все

стороны финансового состояния предприятия. И этот список легко может быть дополнен

неограниченным количеством финансовых показателей и таблиц, создаваемых

пользователем.

Технологии инвестиционного анализа

Программные продукты «Альт–Инвест» и «Аль-Инвест-Прим» фирмы «Альт»

предназначены для проведения экспресс-оценки коммерческой привлекательности

инвестиционных проектов, не требующих дополнительной проработки исходной

информации. Программы позволяют произвести отбор проекта из большого потока

коммерческих предложений, оценить коммерческую привлекательность проекта, выбрать

направление его дальнейшей проработки.

Рассматриваемый инвестиционный проект может быть подвергнут анализу на

чувствительность к изменениям исходных параметров расчета.

По мнению разработчиков программ, наиболее подвержены риску непредвиденные

колебания следующих показателей:

объем производства продукции (в натуральном выражении);

выручка от реализации продукции (в денежном выражении);

операционные затраты;

инвестиционные затраты;

ставка сравнения.

Для анализа чувствительности задается отклонение параметра от исходного

значения в большую или меньшую сторону в процентах. Между минимальным и

145

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечениеПрограммы управления проектами и органайзеры М.В.Лукинамаксимальным значениями установлено семь аналитических точек. Изменяя разницу

между соседними точками, можно варьировать диапазон анализа.

Программные продукты по управлению проектамиПрограммные продукты стратегического корпоративного планирования

предоставляют возможность не только следовать общепринятой и самой

распространенной установке стратегического планирования – формирование целей

будущего предприятия и выбор конкретных мер для достижения этих целей, но и

создавать и детализировать сценарии достижения установленных целей, т.е. выбирать

наиболее оптимальные варианты (альтернативы) развития предприятия.

Практически каждый хозяйственный проект достаточно сложен, так что разбивка

его на этапы и его внутренние связи должны быть зафиксированы на бумаге.

Разработанный план представляет своего рода модель, позволяющую связать данные

плана с другими факторами и служащую основанием для оценки реализации плана и

управления работой.

В течение первой половины нашего столетия в качестве таких моделей

использовались линейные диаграммы. Для того, чтобы можно было отследить

множество важных деталей, к линейным диаграммам были добавлены узловые события.

Линейные диаграммы просты при построении, но они не характеризуют взаимосвязи

между различными операциями.

В 1956 г. специалисты фирмы «Дюпон» попытались использовать ЭВМ для

составления плана-графика строительства. В результате был создан рациональный и

простой метод описания проекта с использованием ЭВМ. В дальнейшем он получил

название метода критического пути (СРМ).

В целях управления реализацией проекта, состоящего из 60 тысяч операций, ВМС

США был создан специальный метод планирования работ на основании оптимальной

логической схемы процесса, названный методом анализа и оценки программ (PERT).

Этот метод позволял руководству проекта точно знать, что требуется делать в данный

момент времени и кто именно должен это делать, а также вероятность своевременного

завершения отдельных операций.

Еще одним методом управления является метод анализа и графической оценки

(GERT), который используется в том случае, когда для завершения проекта не

обязательно выполнение всех операций.

146


Одновременно с внедрением в сферу управленческой деятельности

вычислительной техники, методов исследования операций, СРМ и PERT определенные

успехи были достигнуты и в другой области.

Был развит новый подход к решению сложных технических проблем, а именно,

системный подход, который рассматривался как серия логически взаимосвязанных

шагов, с помощью которых можно использовать многочисленные средства управления

проектными разработками для достижения оптимального результата.

Первые системы позволяли представить проект в виде сети, рассчитать ранние и

поздние даты начала и окончания работ проекта, отобразить работы на временной оси в

виде диаграммы. Позже в системы были добавлены возможности ресурсного и

стоимостного планирования, средства контроля за ходом выполнения работ.

Современные системы управления проектами обеспечивают основной набор

функциональных возможностей, которые включают:

средства проектирования структуры работ проекта;

средства планирования по методу критического пути;

средства планирования ресурсов;

стоимостной анализ;

средства контроля за ходом выполнения проекта;

средства создания отчетов, графиков и диаграмм.

Наряду с этими функциями наиболее распространенные пакеты по управлению

проектами могут выполнять дополнительные функции:

анализ рисков;

учет рабочего времени исполнителей;

расчет расписания при ограниченных ресурсах;

интегрировать системы управления проектами в корпоративные управленческие

системы;

настройка универсальных пакетов на специфику конкретной области.

Наиболее известные пакеты по управлению проектами смотри в Таблице 10.

Таблица 10

Наиболее известные программные пакеты по управлению проектами

Artemis Project View Artemis Internatinal

Open Plan Professional Welcom Software Technology

Primavera Project Planner Primavera Systems, Ins

Open Plan Desktop Welcom Software Technology

MS Project Microsoft

147


Project Scheduler Scitor Corp.

CA-SuperProject Computer Associates Ins.

Sure Trak Project Manager Primavera Systems, Ins

Time Line Time Line Solutions Corp.

AutoPLAN II Digital Tools

Project Workbench PMW ABT Corporation

SAS/OR SAS Institute Ins.

Infinium Infinium Software Ins.

PLATINUM Process Continuum Platinum Technology Ins.

MacProject Pro Claris Ins.

Plan Vien Plan Vien Ins.

Программное обеспечение для управления проектами разделяется на

профессиональные системы и системы массового пользователя.

Профессиональные пакеты представляют собой гибкие средства реализации

функций планирования и контроля, но они требуют значительных финансовых вложений,

больших затрат времени на подготовку и анализ данных, высокой квалификации

пользователей.

Основными характеристиками пакетов массового пользователя являются более

низкая стоимость, простота использования и скорость получения результата.

В последние годы в средства управления проектами интегрированы возможности

коммуникации (электронная почта и Интернет).

Приобретение того или иного программного обеспечения не решает всех проблем

эффективного управления проектами. Для этого необходимо создание информационной

интегрированной системы управления проектами. Без создания формализованной

системы руководитель проекта и его участники будут сталкиваться с проблемами,

связанными с конфликтами целей, приоритетов, сроков и отчетности, а автоматизация

рутинных функций сбора и обработки информации оставит менеджерам больше времени

для анализа и принятия решений, реализации творческих подходов к управлению

проектами.

Интегрированная автоматизированная информационная система управления

проектами имеет как минимум три уровня управления:

- уровень стратегического управления;

148


- уровень текущего управления;

- уровень исполнения.

На уровне стратегического управления решаются вопросы, связанные с

утверждением целей, приоритетов и финансирования проектов, контролем достижения

узловых, промежуточных и конечных результатов по этим проектам. На данном уровне

управление портфелем проектов осуществляет высшее звено руководства организации,

поэтому здесь требуются простые в использовании средства сбора и представления

информации.

На уровне текущего управления выполняется детальное планирование комплекса

работ, ресурсов и контроль проекта по времени и стоимости. На этом уровне необходимо

использование мощных, гибких аналитических и управленческих средств временного,

ресурсного, финансового планирования и контроля, современные средства сбора,

передачи данных и составления отчетов.

На уровне исполнения проекта осуществляется прием информации с уровня

текущего управления проектом и из функциональных подразделений, а также

собираются и передаются фактические данные о выполнении проекта (реализуется

обратная связь). На этом уровне для команды исполнителей необходимы простые и

удобные в использовании средства ввода и передачи данных.

В настоящее время все основные производители программного обеспечения для

управления проектами представлены в России. Одна из фирм, профессионально

работающих в области управления проектами – «Консалтинг ПРИМ». Она представляет

на Российском рынке американскую компанию Primavera Systems, которая является

лидером среди разработчиков таких пакетов, а также компании RBSI, Primaplan и Intec,

которые в основном решают вопросы автоматизации дополнительных функций

управления проектом.

Программный продукт Primavera

Очень многие компании в нашей стране, в том числе и строительные, начинали

свой путь к внедрению систем управления проектами с продукта Time Line (разработчик -

Time Line Solutions). Этот пакет начал продаваться еще в начале девяностых. Были

локализованы две версии - 5.0 для DOS и 1.0 для Windows. Отличная функциональность

и при этом простота использования, сделали его весьма распространенным пакетом.

Очень хорошей, по тем временам, была возможность создание вычисляемых

пользовательских полей. В дистрибутив пакета входит генератор отчетов Crystal Report.

149


В 1995 году, уже под лейблом Symantec, была выпущена версия 6.5 для Windows.

Недостатком этой версии можно считать не очень хорошо реализованный принцип

WYSIWYG. На этом развитие пакета, к сожалению, остановилось. Локализированной

версии выпущено не было. По сведениям компании, занимавшейся продвижением Time

Line на российском рынке, продажи его прекращены около 2 лет назад.

SureTrak Project Manager, являясь, младшим продуктом в семействе Primavera,

позиционируется как продукт начального уровня для управления несложными проектами

в небольших компаниях. Он умеет читать формат .трх и сохранять в нем проектные

данные. Интерфейс - вполне стандартный. Очень хорошо реализован принцип WYSIWYG

и масштабирование временной оси при отображении диаграммы Ганта. Пакет совместим

с MAPI-совместимыми системами электронной почты (умеет отправлять с помощью них

данные проектов). Встроенный wizard "Быстрый старт" проектов помогает создать

систему кодов для типовых проектов (правда до её четвертого шага доходить весьма

нудно и незачем).

В российском варианте поставки русскоязычный интерфейс, система помощи и

руководство пользователя. Из особенностей можно отметить удобную функцию "луч"

(Progress Spotlight). При выделении на временной оси (диаграмме Ганта) временного

промежутка, в таблице работ выделяются цветом операции, выполнение которых

запланировано в этот временной интервал. SureTrak имеет как собственный формат

данных, так и без каких либо дополнительных настроек "понимает" формат РЗ. В

настоящее время представлен версией за № 2.0.

Сейчас профессиональные системы управления проектами в своей

функциональности уже заметно отличаются. Это уже не отдельные программы, а

комплексы, в состав которых входят различные утилиты и модули, предназначенные для

решения специфических задач.

Программные продукты Primavera предназначены для создания

автоматизированных систем управления проектами (СУП) и представлены во всех

основных сегментах рынка. СУП на базе продуктов Primavera является гибкой

информационной системой. Сочетание различных приложений, работающих на единой

базе данных и с единой системой прав доступа, позволяет оптимально распределить

функции между всеми участниками. Подобная СУП обладает такими необходимыми для

корпоративных систем свойствами, как масштабируемость и надежность. Увеличение

масштабов системы не порождает принципиальных проблем, поскольку они решаются

путем замены аппаратуры сервера и практически не затрагивают прикладную часть

информационной системы. Система способна непрерывно поддерживать

150

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечениеПрограммы управления проектами и органайзеры М.В.Лукинаодновременную работу большого числа пользователей при пиковых рабочих нагрузках,

обеспечивая целостность и защиту данных.

Основной продукт в составе Primavera Enterprise — Primavera Project Planner for the

Enterprise (РЗе). Он обеспечивает функции планирования работ и составления бюджета

проекта, анализа и координации хода работ. РЗе позволяет формировать общую картину

всех, нескольких или одного конкретного проекта, проводить укрупненный анализ по

выбранным категориям, статьям затрат и структуре работ, контролировать сроки и

отслеживать фактические результаты.

Архитектура СУП Primavera Enterprise (см. рис. 154) разработана для поддержания

и хранения больших объемов стандартной и дополнительной информации по проектам и

ресурсам. Она включает:

• Две базы данных на Oracle или MS SQL Server. (База данных проектов, база

данных методологий);

• Три windows-приложения. (Project Manager, Methodology Manager, Portfolio

(потрфель) Analyst)

• Два ролевых web-приложения, разработанных по Java 2 технологии

(Progress Reporter, Primavision)

• Два web-сервера для поддержки Progress Reporter и Primavision

• Один ODBC интерфейс для доступа к базе данных (Primavera Enterprise

SDK)

• Одна NT/2000 служба (Служба задач)

Рис. 154. Общая архитектура комплексов ПО Primavera Enterprise и Primavera

Expedition

151


Для пользователей, которым требуются только отдельные функции Primavera

Enterprise или Primavera Expedition, предназначены Web-приложения, основанные на

Internet/intranet-технологии: Primavision, Progress Reporter и Expedition Analyzer. Для

пользователей, которым нужна только информация по проектам, поддерживается

автоматически формируемый и динамически обновляемый Web-сайт проекта.

Использование специализированных Web-приложений позволяет минимизировать

состав программно-технических средств на клиентском рабочем месте. В частности, это

упрощает настройку, сопровождение системы, снижает затраты на внедрение и

эксплуатацию, делает прикладные программные средства доступными с любого рабочего

места. Такой подход обеспечивает работу системы с тысячами пользователей (причем

многие из них могут работать за удаленными терминалами). В таблице приведена

типовая схема использования программных средств Primavera на рабочих местах

основных участников проектов.

Ключевая роль СУП на предприятии состоит не в том или не только в том, чтобы

собирать и передавать данные по состоянию процессов. Известно, что только 5%

проектов выполняются в срок и в рамках бюджета. Значительное большинство

отклоняется от графика и требует постоянного внимания со стороны руководителей.

Поэтому любые средства «интеллектуализации» процессов принятия решений в

управлении проектами существенно повышают эффективность автоматизированных

систем.

Традиционно Primavera Enterprise позволяет строить графики и обеспечивает их

контроль. Как корпоративная система она фиксирует бюджеты проектов, планы

финансирования и поступления средств для реализации проектов, обеспечивает

коммуникации между многочисленными участниками. Важно, что Primavera вступает в

игру всякий раз, когда с ее помощью проводится многовариантный анализ данных по

проекту, готовятся специализированные отчеты, с помощью «глобальных замен»

перенастраивается весь проект в соответствии с изменившимися требованиями и т. д.

Если в организации одновременно ведется большое количество проектов,

Primavera Enterprise и Primavera Expedition предоставляют широкие возможности по

формированию и обзору сводной информации и анализу работ как по одному, так и по

нескольким проектам (при этом их можно группировать по множеству критериев: уровням

готовности, местам проведения, рискам и т. п.).

Primavera Expedition определяет наиболее приоритетные для каждого

пользователя задачи и требующие обработки документы, контролирует графики

152

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечениеПрограммы управления проектами и органайзеры М.В.Лукинарассмотрения и согласования проектных материалов, фиксирует отклонения и сообщает

о них ответственным лицам, отслеживает объемы и стоимость поставок.

На рабочем месте руководителя система может быть настроена на формирование

оперативных предупреждений, возникающих в случае превышения сроков, объемов или

стоимости работ, а также нарушения ряда других важнейших показателей. При этом с

помощью Primavera Expedition руководитель может быстро перейти к исходному

документу, связанному с выявленным отклонением, и найти ответственного.

Проект можно просматривать с различных точек зрения — как с помощью средств

подготовки отчетов Primavera Enterprise, так и с помощью собственных средств Primavera

Expedition, позволяющих создать итоговый отчет на основании справок конкретных

исполнителей. Primavera Expedition способна дать менеджерам ответы на вопросы: «У

кого на согласовании находится определенный материал?», «Утвержден ли такой-то

документ?», «Кому направлены замечания?», «Подготовлены ли нужные

спецификации?» и т. п.

Доступ к проектным данным возможен из браузера с помощью модуля Primavera

Expedition Express или с мобильных устройств типа Palm с помощью модуля Primavera

Expedition Mobile, например, когда инженеру на строительной площадке требуется ввести

информацию о поступивших материалах и согласовать определенные действия с

руководством.

Каждая организация может использовать набор функциональных модулей:

• РЗе для планирования и контроля,

• Primavision для инициации и анализа реализации проектов,

• Progress Reporter для ввода информации о фактически выполненных

объемах работ и отработанном времени,

• Primavera Expedition для сопровождения договоров и контроля обязательств,

например по подрядным договорам,

• Expedition Mobile для сбора информации о факте выполнения поставок и

другой информации по договорам,

• Primavera Expedition Express для работы с удаленных рабочих мест.

Программный продукт «Project Expert»

«Project Expert» позволяет пользователям, не имеющим специальной подготовки в

области финансового анализа, в короткий срок решить следующие задачи:

153


Детально описать и спроектировать деятельность любого предприятия с

учетом изменений параметров внешней среды

Разработать план развития предприятия или реализации инвестиционного

проекта, стратегию маркетинга и стратегию производства

Определить схему финансирования предприятия

Апробировать различные сценарии развития производства, варьируя значения

факторов

Подготовить финансовые отчеты

Провести всесторонний анализ проекта (предприятия), в том числе анализ

общей эффективности с помощью 3 десятков автоматически исчисляемых

показателей

Программный продукт состоит из двух логических частей:

построения модели

анализа проекта.

«Project Expert» позволяет пользователям, не имеющим специальной подготовки в

области финансового анализа, решить следующие задачи:

детально описать и спроектировать деятельность любого предприятия с

учетом изменений параметров внешней среды (инфляция, налоги, курсы

валют и т.д.);

разработать план развития предприятия или реализации инвестиционного

проекта, рациональную стратегию маркетинга и производства;

определить схему финансирования проекта;

апробировать различные сценарии, варьируя значения различных

влияющих факторов;

подготовить различные финансовые отчеты и бизнес- план инвестиционного

проекта;

провести всесторонний анализ деятельности предприятия.

В первой части вводятся все исходные данные, вторая часть предоставляет

возможности анализа исследуемого проекта.

Анализ проекта включает модули «Оценка бизнеса», «Анализ изменений»,

«Анализ чувствительности проекта», мастера «Изменение валюты», а также приложение

«What if (что… если) анализ».

В модуле «Оценка бизнеса» можно осуществлять расчеты стоимости компании на

основе построенного прогноза денежных потоков с учетом ставок дисконтирования,

определить стоимость компании в последующие периоды. Также можно оценить

154

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечениеПрограммы управления проектами и органайзеры М.В.Лукиналиквидность акций компании на рынке. Здесь же предоставляется возможность

полученные результаты изобразить в виде диаграмм, графиков и таблиц.

В модуле «Анализ изменений» на базе сравнения относительных и абсолютных

показателей изменений проекта проводится мониторинг влияния изменений исходных

данных на итоговые результаты работы.

В модуле «Анализ чувствительности» проводится определение влияния изменений

исходных данных на момент возникновения и величину минимального остатка денежных

средств на расчетном счету, а также степень влияния отклонения исходных данных на

любой важный для пользователя показатель.

В мастере «Изменение валюты» оцениваются последствия влияния динамики

экономической конъюнктуры на цены закупаемых материалов. Приложение «What if

анализ» позволяет сравнить набор вариантов одного проекта при различных

характеристиках рынка и экономического состояния государства. Например, для одного

проекта можно проанализировать несколько вариантов объема продаж, задержки

платежей или динами цен.

Специальный модуль обмена «Project Expert» позволяет импортировать и

экспортировать информацию в Word, Excel и другие Windows – приложения. «Project

Expert» также поддерживает связь с наиболее известными системами планирования и

управления: MS Project, Primavera, Project Planner и Sure Truck. Причем данные

импортируются и экспортируются в формате сетевого графика GANTT, с описание

этапов их взаимосвязей и т.д.

ОрганайзерыГоворя о технике работы личной работы пользователя нельзя не упомянуть об

органайзерах - специальных средствах, помогающих каждому специалисту лучше

организовать свою работу. Существуют органайзеры в бумажном виде, в которые

включена записная книжка, ежедневник, специально приспособленное отделение для

визитных карточек и т.д. В настоящее время разработано множество компьютерных

программ, которые собой заменяют бумажные органайзеры.

Это специальные компьютерные программы, которые обеспечивают поддержку

всех необходимых для работы каждого специалиста функций.

Электронный вариант органайзера вобрал в себя все возможности своего

бумажного родственника в более удобном виде, что позволяет работать с ним быстрее и

проще. Его интуитивный интерфейс объединил в наглядной и удобной древовидной

155

Тема 6. Техника личной работы Офисное программное обеспечениеПрограммы управления проектами и органайзеры М.В.Лукинаформе, настраиваемой под конкретные нужды, все ваши заметки, праздники, памятные

даты, списки задач, встречи, ссылки, контакты, пароли и пр.

Ваши данные с легкостью могут быть защищены паролем и спрятаны от чужих

глаз. И теперь уж вы точно не пропустите ни одного праздника или дня рождения,

сможете легко отслеживать ежедневные задачи, будете предупреждены о

приближающихся встречах и делах.

Кроме того, подобно обычной записной книжке, заметки, дополненные Word-

подобными средствами редактирования, прекрасно подходят для хранения

разнообразной информации, такой как записки, рецепты, цитаты, таблицы, Web-адреса,

картинки и даже целые страницы из Интернет.

Возможности программы включают гибкую сортировку и фильтрацию, html печать,

автоматический набор телефонного номера, интеграцию с клиентом электронной почты и

Web-браузером. В поставке программы уже есть все самые распространенные

праздники, и вы всегда можете добавить свои собственные даты.

Для большего удобства предусмотрена возможность запуска программы в виде

приятной иконки рядом с системными часами Windows.

C-Organizer –C-Organizer - это красивый и удобный персональный информационный менеджер.

Эта программа поможет Вам организовать и спланировать Вашу работу и личную жизнь.

Это планировщик, адресная книга, менеджер паролей и закладок, записная книжка,

объединенные в одну мощную и удобную программу. Красивый и тщательно

продуманный интерфейс программы делает работу с приложением легкой и приятной.

Встроенный планировщик позволяет создавать списки дел на день, что значительно

облегчает распределение нагрузки и отслеживание выполнения ежедневных задач.

Гибкая настройка повторения задач делает планирование легким и удобным.

Встроенная система оповещения всегда вовремя напомнит Вам о сроках

выполнения задач и днях рождения. Есть возможность защиты базы данных паролем для

ограничения доступа к Вашей персональной информации.

Адресная книга программы имеет возможность хранения фотографий и

настраиваемую структуру базы данных. Вы можете самостоятельно добавить в структуру

записи необходимые Вам реквизиты. Заметки в C-Organizer поддерживают RTF формат,

вставку картинок, таблиц, гиперссылок на страницы в Интернет, внешние файлы и любые

записи в базе данных. Таким образом, Вы можете создавать документы, подобные

документам MS Word.

156


Начиная с версии 3.1, C-Organizer поддерживает шаблоны печати. Теперь

возможно печатать отчеты, используя предустановленные шаблоны C-Organizer. Также в

новой версии, возможно РЕДАКТИРОВАТЬ отчет перед печатью, сохранять отчет в RTF

или HTML файл. Кроме того, C-Organizer имеет гибкую систему сортировки, возможность

импорта и экспорта записей, автоматически интегрируется с почтовым клиентом и WEB

браузером, установленным на Вашем компьютере.

Анорт Органайзер - Электронный секретарь в сети Интернет.Очень трудно, практически невозможно запомнить ежедневно, порою ежеминутно

пополняемые и без того огромные объемы информации: планы работы, встречи, адреса,

телефонные номера, дни рождения родных, друзей и знакомых, платежи, которые

необходимо сделать сегодня, завтра, через месяц и т.д. и т.п. Сотни неотложных дел

необходимо выполнить во-время, от этого зависит Ваше благополучие и достаток.

Анорт Органайзер никогда и ничего не забудет, всегда напомнит о важных

событиях и сохранит Вашу информацию так долго, как Вы того пожелаете. Его не

возможно потерять или позабыть дома на рояле. Анорт Органайзер круглосуточно будет

при Вас, в любой точке планеты, везде, где есть выход в Интернет. Вам нужно только

помнить логин и пароль для работы с этим уникальным сервисом Анорт.

Анорт Органайзер для всех.Если Вы Участник любой программы Анорт, впечатайте в поля формы для доступа

свои логин и пароль, затем нажмите на кнопку "Вход". Если у Вас еще нет доступа к

сервисам Анорт, необходимо заполнить Регистрационную Форму.

Разделы Анорт Органайзера.

Сегодня - записи всех текущих дел, которые необходимо сделать сегодня.

Дневник - поможет планировать Ваше время на будущее и не забыть, что

было сделано в прошлом.

Контакты - записная книга с сортировкой записей, в которой можно создать

группы и категории людей.

Список МЛМ - список потенциальных клиентов и сотрудников,

синхронизация с разделом Контакты.

Заметки - сервис для быстрых записей на долгую память, деление на группы

и сортировка.

Ссылки - сервис сохранит адреса всех избранных вебсайтов и отдельных

страниц в Интернете.

157

http://member.anort.com/signup.htm

http://anort.com/

http://anort.com/

http://org.anort.com/

http://org.anort.com/


Green Leaf Software

Компактный и надежный продукт для записи и хранения ценных заметок,

выполняет функции записной книжки, ежедневника, органайзера, личных "желтых

страниц" Размер: 1.4 Мb, стоимость:- бесплатно, автор: Green Leaf Software, язык:

русский

Далее приведены несколько примеров органайзеров, предлагающихся в

Интернете бесплатно.

JoyJotter 1.0

Адресная книга, фонотека, видеотека, библиотека, фотоархив. Личный дневник,

встречи, письма, вечеринки, матчи спортивной команды, расписание занятий.

Кулинарная книга, подбор рецептов исходя из имеющихся продуктов, компоновка двух

фильмов на кассету, секс-статистика, мастер поздравлений и др.

Размер: 4660Kb, стоимость: бесплатно, автор: MIBO, язык: русский

Media Calculator 1.0

Программа-справочник для отделов маркетинга и рекламы. Обладатель этого

программного продукта имеет возможность составить буквально в течение нескольких

минут подробный медиа-план рекламной кампании в прессе. Полная версия программы

содержит регулярно обновляемую информацию о более чем 400 газет и журналов

Украины.

Размер: 2.76 MB, стоимость: бесплатно, автор: РА, язык: русский

Notebook for Windows Персональная Информационная Система. записная книжка, дни рождения,

справочник организаций, долговая книга, ежедневник, список городов, краев и областей с

телефонными кодами, краткие заметки, стикеры, база данных CD. Гибкие настройки на

пользователя.

Размер: 3,018 Мб, стоимость: бесплатно, автор: Александр Ивановский, язык:

русский

158

http://search.centre.ru/cgi-bin/dcc/jump.cgi?ID=768





OrgPanel 1.0

Программа - аналог панели MS Office с дополнительными функциями. Содержит

дневник, записную книжку, утилиту для вычисления биоритмов. Позволяет распределять

ярлыки по темам.

Размер: 703 Кб, стоимость: бесплатно, автор: П.Манаенков, язык: русский

Каталогизатор Макрос для MS Word'97, состоящий из двух компонентов - Каталогизатора и

Каталога картинок, которые позволяют вставлять в документ каталог из гиперссылок на

файлы директории, а также создавать html-документ, содержащий изображения из

определенной директории.

Размер: 28 Кб, стоимость: бесплатно, автор: А.Орлов, язык русский.

159



ayapo.ucoz.ru · web viewТема 6. Техника личной работы. Среда...

Documents