Kelompok Kerja dan Komunikasi Dalam Organisasi

● Kelompok Kerja

◦ DefinisiKelompok yang disusun oleh organisasi dengan tujuan untuk menjalankan berbagai pekerjaan

yang terkait dengan pencapaian tujuan organisasi.

◦ Karakteristik :▪ merupakan kumpulan yang beranggotakan orang-orang yang berbeda▪ adanya interaksi di antara kumpulan orang tersebut▪ adanya tujuan bersama yang ingin dicapai

1. Kelompok Kerja FormalAdalah kelompok kerja yang disebut atau disusun secara resmi oleh manajer di mana

kelompok kerja tersebut diberikan tugas dan pekerjaan yang terkait dengan pencapaian tujuan organisasi. Macam-macam kelompok kerja formal :a. Kelompok Kerja Langsung

Merupakan kelompok kerja yang disusun oleh manajer dan beranggotakan beberapa orang bawahan yang berada di bagian di mana manajer tersebut ditugaskan.

b. KepanitiaanAdalah kelompok kerja yang disusun oleh manajer dan beranggotakan beberapa orang

yang bias berasal dari bagian yang sama.c. Kelompok Kerja Temporal / Khusus

Adalah Kelompok kerja yang disusun untuk kepentingan-kepentingan khusus yang bersifat sementara.

2. Kelompok Kerja InformalAdalah kelompok kerja disusun atau tersusun dengan sendirinya ketika beberapa anggota dari organisasi yang kegiatan biasanya tidak terkait langsung dengan rencana-rencana rutin dari organisasi.4 Tujuan Dibentuknya kelompok kerja informal.▪ Untuk memelihara dan memperkuat perilaku positif dari para anggota.▪ Untuk menciptakan dan memelihara interaksi sesame anggota.▪ Untuk membantu para anggota agar dapat saling berkomunikasi dan berinteraksi dalam bentuk

informal dan fleksibel.▪ Untuk membantu manajer dalam menyelesaikan persoalan-persoalan yang mungkin dalam

kondisi formal tidak dapat diselesaikan.

◦ Tahapan Dalam Pembentukan dan Interaksi Tim Kerja

Menurut BW Tuckman yang dikutip dari Stoner, Freeman dan Gilbert :

1. Pembentukan (forming)2. Penguatan (storming)3. Penyesuaian (norming)4. Perwujudan (performing)5. Penilaian (adjourning)

◦ Solidaritas dan Integritas Dalam Kelompok Kerja (Cohesiveness)

Solidaritas dan integirtas dalam kelompok kerja adalah tingkat kekompakan dan rasa memiliki, serta pandangan positif para anggota kelompok terhadap kelompok mereka sendiri. Solidaritas dan integritas dalam kelompok kerja akan menentukan sampai sejauh mana kelompok kerja dapat menjalankan fungsinya dalam pencapaian tujuan. Tiga cara untuk mewujudkan tingkat solidaritas dan integritas yang tinggi :

1. Memperkenalkan kompetisi atau persaingan antarkelompok kerja dalam pengertian positif.2. Meningkatkan tingkat interaksi antarnaggota dalam kelompok kerja.3. Mengangkat isu bersama berupa tujuan atau target-target yang harus dicapai bersama.

● Mewujudkan Kelompok Kerja Efektif

Hal-hal yang harus diperhatikan agar kelompok kerja dapat berjalan secara lebih efektif adalah sebagai berikut :

▪ Tujuan dari pembentukan kelompok kerja hendaknya benar-benar jelas sehingga para anggota dapat mengenali secara jelas apa yang menjadi tujuan dari kelompok.

▪ Peran serta pembagian kerja dari setiap anggota kelompok kerja perlu juga diperjelas. Artinya, struktur tugas atau pekerjaannya perlu disusun secara jelas.

▪ Jumlah anggota yang optimal dalam seuah kelompok kerja perlu ditentukan.

▪ Pemimpin dari kelompok kerja perlu juga ditentukan atas dasar kapabilitasnya di kelompok kerja tersebut.

▪ Seluruh sumber daya yang diperlukan hendaknya tersedia, terdistribusi secara merata sesuai dengan struktur tugas yang telah ditentukan.

▪ Norma-norma perlu disepakati sebelum pekerjaan dilakukan, yaitu sesaat setelah kelompok kerja baru terbentuk atau tersusun.

▪ Jadwal kerja perlu disusun secara spesifik dan disusun bersama seluruh anggota kelompok kerja agar rasa memiliki dan tanggung jawab dari seluruh anggota dapat diandalkan.

▪ Perlu diadakan momentum-momentum formal maupun informal untuk lebih memperkuat solidaritas dan integritas sesame anggota.

▪ Fokuskan setiap kejadian pada kinerja kelompok kerja, bukan pada personality dari para anggota.

● Manajemen Konflik Dalam Kelompok Kerja

Secara garis besar konflik dalam suatu organisasi dapat terjadi dalam berbagai keadaan, di antaranya :

1. Konflik antarbawahan di bagian yang sama2. Konflik antara bawahan dan pimpinan di bagian yang sama3. Konflik antarbawahan di bagian yang berbeda4. Konflik antara pimpinan dan bawahan di bagian yang berbeda5. Konflik antar pimpinan dari bagian yang berbeda6. Dll

◦ Beberapa dampak konflik terhadap organisasi, antara lain :

▪ Konflik dapat menyebabkan kelompok kerja lemah dan berbagai pekerjaan dalam organsisasi atau perusahaan akan terbengkalai.

▪ Konflik bisa menjurus pada persoalan personal antarindividu dalam organsisasi.

▪ Konflik memiliki dampak positif ketika manajer atau pimpinan dapat mengelola konflik menjadi persaingan sehat antarindividu, sehingga kinerja organsisasi justru mungkin dapat ditingkatkan.

▪ Konflik menyebabkan berbagai hal yang tidak terkait langsung dengan tujuan organisasi muncul, sehingga sangat mungkin untuk terjadinya pemborosan waktu, uang, serta berbagai sumber daya lainnya.

◦ Sumber Konflik

▪ Faktor KomunikasiFaktor komunikasi dapat menjadi penyebab konflik ketika para anggota dalam sebuah

organsisasi maupun antar organisasi tidak dapat atau tidak mau untuk saling mengerti dan saling memahami dalam berbagai hal dalam organisasi.

▪ Faktor Struktur Tugas dan Struktur OrgansisasiStruktur tugas dapat menyebabkan konflik ketika sebagian anggota tidak bisa memahami

pekerjaan mereka dari struktur tugas yang ada, aatau juga terjadi ketidaksesuaian dalam hal pembagian kerja, maupun prosedur kerja yang tidak dipahami.

▪ Faktor PersonalFaktor personal dapat menjadi sumber konflik dalam organisasi ketika individu-individu

dalam organsisasi tidak dapat saling memahami satu sama lain, sehingga terjadi berbagai persoalan yang dapat mendorong terciptanya konflik antarindividu, baik dai dalam satu bagian tertentu maupun antarbagian tertentu dalam organisasi.

▪ Faktor LingkunganFaktor Lingkungan dapat menjadi sumber konflik ketika lingkungan di mana setiap individu

bekerja tidak mendukung terwujudnya suasana kerja yang kondusif bagi efektivitas pekerjaan yang dilakukan oleh setiap orang maupun setiap kelompok kerja.

● Pendekatan dalam Manajemen Konflik

1. Stimulasi Konflik

Stimulasi konflik pada dasarnya adalah upaya yang dilakukan oleh manajer terhadap konflik yang terjadi dengan jalan memberikan umpan-umpan stimulant yang menyebabkan pihak-pihak yang terlibat konflik mengarahkan konfliknya kepada sesuatu yang bersifat positif bagi dirinya dan organisasi. Program yang dijalankan dalam stimulasi konflik :

a. Peningkatan persaingan antarindividu dan kelompokb. Pelibatan pihak eksternal ke dalam bagian di mana konflik terjadic. Perubahan aturan main atau prosedur yang ada

2. Pengendalian Konflik

Selain memberikan stimulasi kepada pihak-pihak yang terlibat konflik, pendekatan lain yang bisa digunakan adalah pengendalian konflik. Pengendalian konflik ini dilakukan untuk memastikan bahwa konflik dapat senantiasa dihindari dan kalaupun terjadi dengan segera bisa disesuaikan kembali. Program yang dijalankan dalam pengendalian konflik :

a. Perluasan penggunaan sumber daya organisasib. Peningkatan koordinasi dalam organisasic. Penentuan tujuan bersama yang dapat mempertemukan berbagai pihak yang terlibatd. Mempertemukan perilaku dan kebiasaan kerja dari para pegawai

3. Penyelesaian dan Penghilangan Konflik

Dua pendekatan di atas merupakan sebagian upaya untuk menjadikan konflik sesuatu yang dapat diterima secara alamiah, namun tetap harus diwaspadai agar konflik yang terjadi dapat diarahkan kepada pencapaian kinerja organisasi yang lebih baik. Program yang dijalankan dalam penyelesaian dan penghilangan konflik :

a. Penghindaran konflik dengan jalan penghindaran sumber-sumber konflikb. Intervensi terhadap pihak-pihak yang terlibat konflik untuk melakukan kompromic. Mengakomodasi keinginan pihak-pihak yang terlibat konflik dalam suatu forum penyelesaian

konflik

● Peran Komunikasi Dalam Manajemen Organisasi

Stoner, Freeman, dan Gilbert mendefinisikan komunikasi sebagai “the process by which people attempt to share meaning via transmission of symbolic messages”. Koumikasi adalah proses di mana seseorang berusaha untuk memberikan pengertian atau pesan kepada orang lain melalui pesan simbolis. Elemen penting dalam komunikasi :

a. Komunikasi melibatkan orang-orang, sehingga komunikasi yang efektif terkait dengan bagaimana orang-orang dapat berinteraksi satu sama lain secara lebih efektif.

b. Komunikasi berarti terjadinya berbagai informasi atau pemberian informasi maupun pengertian, sehingga agar pemberian informasi maupun pengertian ini dapat terjadi, maka pihak-pihak yang berkomunikasi perlu menyadari dan mengerti berbagai istilah atau pengertian yang digunakan.

c. Komunikasi melibatkan symbol-simbol, yang berarti komunikasi dapat berupa bahasa tubuh, suara, huruf, angka, dan lain-lain sebagai bentuk simbolis dari komunikasi yang dilakukan.

● Bentuk-bentuk Komunikasi dalam Organsisasi

Komunikasi Interpersonal

Komunikasi interpersonal adalah komunikasi yang dilakukan antara seseorang dengan orang lain dalam sebuah organisasi. Terdapat dua bentuk komunikasi yang biasa dilakukan dalam komunikasi interpersonal, yaitu :

a. Komunikasi lisanAdalah komunikasi yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain melalui penggunaan mulut atau lisan di mana orang lain dapat langsung menerima pesan tersebut dengan berbagai factor yang memengaruhinya, baik dari segi situasi lingkungan kerja, emosi antara pihgak yang berkomunikasi, serta berbagai hal yang terkait ketika komunikasi lisan tersebut dilakukan.

b. Komunikasi tertulisAdalah komunikasi yang dilakukan seseorang kepada orang lain melalui mediator berupa sesuatu yang dapat menyampaikan pesan pengirim kepada penerima pesan sehingga maksud dari pesan dapat dengan mudah diterima.

◦ Faktor-faktor yang mempengaruhi pola komunikasi dalam struktur organsisai :

Jalur formal dari komunikasi. Adalah penggunaan legitimasi formal dalam organisasi untuk melakukan komunikasi dalam organisasi.

Otoritas dari hierarki organisasi. Perbedaan tingkatan-tingkatan manajemen dalam organisasi akan menentukan pola komunikasi yang dibangun.

Spesialisasi jabawan. Adanya spesialisasi jabatan yang menghasilkan beberapa departemen atau bagian yang berebda dalam organisasi dapat menyebabkan pola komunikasi yang dibangun juga berbeda.

Kepemilikan akan informasi. Mereka yang berada dlam suatu bagian umumnya lebih mengetahui dan menguasai berbagain informasi yang terkait dengan bagiannya, dibandingkan mereka yang berasal dari bagian lain.

Komunikasi Informal

Adalah komunikasi yang dilakukan antara berbagai pihak maupun berbagai bagian dalam organisasi yang tidak secara kaku mengikuti tingkatan-tingkatan manajemen dalam sebuah organisasi. Secara garis besar, Griffin menerangkan bahwa setidaknya ada 3 bentuk komunikasi informal dalam organisasi, yaitu :

1. Komunikasi Berdasarkan Informasi Yang Tidak Resmi2. Peninjauan Langsung3. Komunikasi Nonverbal

● Membangun Komunikasi yang Efektif Dalam Organisasi

Langkah-langkah yang sebaiknya dilakukan dalam mengelola komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut :

Meminimalkan Hambatan Komunikasi.Hambatan-hambatan dalam komunikasi adalah sebagai berikut :

a. Hambatan Individualo Kesalahpahaman dalam memahami pesan

o Kredibilitas individu

o Keterbatasan dalam berkomunikasi

o Kemampuan mendengarkan yang rendah

o Penilaian awal terhadap subjek tertentu

b. Hambatan Organisasionalo Semantik

o Perbedaan tingkatan manajemen

o Persepsi yang berbeda antarbagian

o Kelebihan beban kerja

o Hambatan-hambatan lain

Meningkatkan Kefektifan Dalam BerkomunikasiUpaya-upaya Peningkatan Efektivitas Dalam Berkomunikasi adalah sebagai berikut :

a. Upaya yang bersifat Individualo Peningkatan Kemampuan mendengarkan

o Dorongan untuk berkomunikasi dua arah

o Peningkatan kesadaran dan kemampuan dalam memahami pesan dan informasi

o Pemeliharaan kredibilitas individu

o Peningkatan pemahaman terhadap orang lain

b. Upaya yang bersifat Organisasionalo Tindak lanjut dari setiap komunikasi yang dilakukan

o Pengaturan pola komunikasi yang semestinya dilakukan dalam organisasi

o Peningkatan kesadaran dan penggunaan berbagai media dalam berkomunikasi

Sistem Informasi Formal

Adalah berbagai jenis sistem yang telah dibuat untuk membantu proses komunikasi yang dilakukan dalam sebuah organisasi, khusunya dalam organisasi bisnis, baik antarpersonal dalam organisasi, antarbagian dalam organisasi, maupun dengan pihak-pihak lain di luar organisasi. 6 jenis sistem informasi formal yang digunakan dalam kegiatan bisnis :

1. Sistem Pemrosesan Transaksi adalah sistem yang dibangun untuk menjalankan berbagai transaksi dalam bisnis yang bersifat rutin.

2. Sistem Informasi Manajemen adalah sistem yang melakukan pengumpulan dan pengelolaan data yang sifatnya lebih komprehensif, melakukan integrasi informasi dari berbagai bagian dalam organisasi untuk kemudian menyedian informasi tersebut bagi pihak yang membutuhkan.

3. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan adalah sistem yang melakukan secara otomatis berbagai informasi yang dibutuhkan ketika manajer memerlukan informasi bagi pengambilan keputusan tertentu.

4. Sistem Informasi Eksekutif adalah sistem khusus yang dibangun utnuk mendukung keperluan para manajer di tingkat puncak, baik untuk keperluan pengambilan keputusan maupun untuk mendukung kegiatan-kegiatan mereka.

5. Sistem Jaringan Internal merupakan sistem yang dibuat untuk mendukung berjalannya sistem informasi manajemen dengan menghubungkan berbagai bagian dalam organisasi melalui sebuah jaringan yang dihubungkan antara satu komputer dengan computer lainnya di seluruh bagian organisasi yang dibutuhkan.

6. Sistem Pintar adalah sistem yang secara khusus dibuat untuk mempresentasikan berbagai informasi yang diperlukan sebagai referensi atau rujukan bagi pihak-pihak tertentu.