9

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori –teori Dasar / Umum

2.1.1 Pengertian Sistem Informasi

Pengertian sistem informasi menurut Potter (2001,p17) adalah komponen

yang berhubungan yang saling bekerja sama untuk mengumpulkan,

memproduksi, menyimpan, dan menyebarkan informasi yang mendukung

koordinasi pembuat keputusan, penanganan analisa dan penggambaran di dalam

suatu organisasi.

Menurut O’Brien dan Marakas (2006, p6), sebuah sistem informasi bisa

merupakan kombinasi dari orang-orang, hardware, software, jaringan

komunikasi, dan sumber-sumber data yang disimpan, diperoleh, dirubah dan

dihilangkan di dalam suatu organisasi. Orang-orang yang sudah bergantung pada

sistem informasi untuk berkomunikasi dengan orang lain, dengan menggunakan

berbagai macam hardware, software, jaringan, dan sumber-sumber data.

Menurut Laudon (2004, p8), sistem informasi adalah suatu komponen

yang saling berhubugan yang bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses,

menyimpan, dan menghilangkan informasi untuk mendukung pengambilan

keputusan, koordinasi, pengontrolan, analisis dan visulaisasi dalam suatu

perusahaan.

10

Menurut Connolly dan Begg (2005, p282) Sistem informasi adalah

sumber daya yang memungkinkan pengumpulan, pengaturan, pengendalian dan

penyebaran informasi ke seluruh organisasi.

Contoh sistem informasi seperti sistem informasi keuangan, sistem

informasi manajemen, system informasi akuntansi, system informasi manufaktur,

dsb.

Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan kerangka

kerja yang terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, prosedur, orang dan data

yang berinteraksi satu sama lain untuk menghasilkan informasi yang berguna

bagi pemakainya.

2.1.2 Analisa dan Perancangan Sistem Informasi

2.1.2.1 Pengertiaan Analisa Sistem

Menurut Mulyadi (2001,p41), analisa sistem adalah

mengidentifikasikan informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk

melaksanakan pekerjaannya. Masalah yang sering dihadapi oleh analisis

sistem pada tahap ini adalah membedakan apa yang diminta, dengan apa

yang diiginkan dan dengan apa yang diperlukan oleh pemakai informasi.

Menurut McLeod (2001,p190), analisis sistem adalah penelitian

atas sistem yang telah ada dengan tujuan merancang sistem yang baru

atau diperbarui.

11

2.1.2.2 Pengertian Perancangan Sistem Informasi

Menurut Mulyadi (1992, p51), Perancangan sistem adalah proses

penerjamahan kebutuhan pemakai informasi untuk dipertimbangkan.

Menurut Cushing (1992, p384), Perancangan sistem adalah proses

penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk mengembangkan suatu sistem

baru.

Dari pengertian – pengertian diatas disimpulkan bahwa pengertian dari

perancangan sistem informasi adalah suatu proses mempersiapkan

informasi yang terinci untuk mencapai tujuan sistem dengan

meningkatkan kelebihan dari sistem yang berjalan dan mengurangi

kekurangan yang ada.

Langkah – langkah dan sasaran perancangan sistem informasi

adalah :

i. Evaluasi atas alternatif perancangan sistem.

ii. Penyiapan spesifikasi perancangan yang berorientasi pada

pemakai tertentu

iii. Pengajuan rancangan kepada manajemen puncak

Aspek –aspek dalam perancangan sistem, yaitu :

1. Rancangan Masukan (Input)

Digunakan dalam proses data pada tahap analisa sistem. Rancangan

meliputi pembuatan format pembuatan seluruh bukti transaksi.

2. Rancangan Prosedur

12

Meliputi seluruh subsistem yang ada di dalam sistem informasi yang

dapat dibuat dengan dua gambar yang berbeda. Gambar pertama

berupa flowchart (langkah–langkah berkaitan dengan pelaksanaan

dengan prosedur dalam suatu subsistem). Gambar kedua berupa

langkah–langkah pemrosesan data dalam bagian pengolahan data

elektronik.

3. Rancangan Keluaran (Output)

Output berupa laporan–laporan yang dibutuhkan oleh pihak

manajemen perusahaan atau pihak intern perusahaan sebagai bahan

pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

2.1.3 Object Oriented Analysis Design

Object-Oriented Analysis and Design (OOAD) adalah metode untuk

menganalisa dan merancang sistem dengan pendekatan berorientasi object

menurut Mathiassen (2000,p135). OOAD menjelaskan hubungan sebuah

masalah utama dan solusi logis dari pandangan sebuah object menurut Larman

(1996, p6).

Object diartikan sebagai suatu entitas yang memiliki identitas, state, dan

behavior menurut Mathiassen (2000,p4). Pada analisa, identitas sebuah object

menjelaskan bagaimana seorang user membedakannya dari object lain, dan

behavior object digambarkan melalui event yang dilakukannya. Sedangkan pada

perancangan, identitas sebuah object digambarkan dengan cara bagaimana object

lain mengenalinya sehingga dapat diakses, dan behavior object digambarkan

13

dengan operation yang dapat dilakukan object tersebut yang dapat

mempengaruhi object lain dalam sistem.

2.1.3.1 Notasi Unifed Modelling Language (UML)

Menurut Booch, Rumbaugh dan Jacobson (1998,p3), Unified

Modelling Language (UML) adalah bahas pemodelan umum yang

digunakan untuk melakukan spesifikasi, visualisasi, konstruksi, dan

dokumentasi artifak dari software system. UML bukanlah sebuah standar

proses pengembangan dalam metode pengembangan sistem tertentu,

namun pada umumnya UML dipakai dalam memodelkan sistem yang

dibangun berbasiskan object.

• Class Diagram

Menurut Mathiassen, class sebagai kumpulan object–object yang

memiliki struktur, sifat–sifat dan atribut yang sama. Object sebagai entitas

yang memiliki identitas, sifat dan berada pada suatu keadaan tertentu.

Atribut adalah sebuah sifat dari suatu kelas yang menjelaskan kelas tersebut.

Terdapat dua struktur object oriented yaitu :

A. Class Structure

- Generalization

Generalization adalah sebuah superclass atau (general class)

yang mendeskripsikan property umum dari subclass –

subclass (specialized classes).

- Cluster

14

Cluster adalah sebuah gabungan dari class–class yang saling

berhubungan. Hubungan class yang berbeda cluster

selalu menggunakan association structure.

B. Object Structure

- Aggregation

Aggregation adalah sebuah object superior atau yang terdiri dari

beberapa inferior object (the parts). Aggregation structure

mendefenisikan hubungan antara dua object atau lebih.

- Association

Association adalah hubungan yang memiliki arti diantara

beberapa object.

Gambar 2.1 Contoh UML Class Diagram

(Sumber :Thomas A.Pender, 2002, p131)

15

• Object Diagram

Object diagram adalah sebuah class diagram yang berisikan object–

object dan hubungan – hubungannya digunakan untuk mnjelaskan object–

object secara terperinci.

Object Diagram digambarkan hubungan antar elemen dalam model,

tapi dengan memakai object-nya.

• Deployment Diagram

Deployment diagram menjelaskan tentang konfigurasi sistem di

dalam form processors dan object–object yang dihubungkan dengan

processors.

Deployment diagram menggambarkan sumber fisik dalam sistem,

termasuk node, komponen dan koneksi (model implememtasi sistem yang

statistik). Dalam hal ini meliputi topologi hardware yang dipakai sistem.

• Sequence Diagram

Sequence diagram merupakan diagram yang menggambarkan pola

hubungan dimana sekumpulan object saling mempengaruhi menurut urutan

waktu. Sebuah object berinteraksi dengan object lain melalui pengiriman

pesan (messages).

16

Sequence diagram digunakan untuk menunjukkan urutan – urutan

operasi dari sistem yang melibatkan object–object yang berhubungan dan

mengilustrasikan sebuah use case.

Sequence Diagram digambarkan dalam sebuah chart dua dimensi

yang terdiri dari sumbu vertikal yang menunjukkan kerangka dari time

(waktu) dan sumbu horizontal menunjukkan sekumpulan dari object – object

yang saling berinteraksi.

Elemen dari sebuah sequence diagram yaitu object (active object)

dan message (pesan). Object adalah sebuah object yang memiliki suatu

peran dalam sebuah sistem yang dapat berupa sebuah object instance atau

actor. Nama dari objek ini ditulis dengan menggunakan garis bawah seperti

misalnya nama object. Dan object digunakan untuk menggambarkan

komunikasi diantara active object dalam sebuah sequence diagram

17

Gambar 2.2 Contoh Sequence Diagram

(Sumber :Thomas A.Pender, 2002, p183)

• Statechart Diagram

Menurut Mathiassen (2000,p90), statechart diagram adalah deskripsi

mengenai event trace sebagai serangkaian urutan kejadian yang melibatkan

object yang spesifik.

• Use case Detail Specification

Menurut John W.Satzinger (2005,p220) Use case description

mengidentifikasikan berbagai proses yang dilakukan user dan system baru

18

harus dapat mendukung nyam tapi pengembangan system yang hati-hati,

membutuhkan user untuk lebih banyak level detail untuk mendeskripsikan.

Brief description digunakan untuk use case yang paling simple,

terlebih ketika digunakan untuk system yang dikembangkan adalah kecil.

Intermediate description digunkan untuk menjelaskan yang termasuk

dimana arus aktifitas internal untuk use case. Jika terdapat beberapa

scenario, maka setiap alur dari aktivitas dijelaskan secara individual, kecuali

kondisi yang dapat didokumentasikan, jika dibutuhkan.

Fully Developed description adalah bentuk metode paling formal

untuk mendokumentasikan use case. Mengambil sedikit banyak pekerjaan

untuk menentukan semua komponen pada level ini. Satu dari kesulitan dari

pengembangan software memiliki kebutuhan untuk mengerti kebutuhan

pengguna, tetapi jika anda membuat pengembangan use case description

anda dapat meningkatkan keuntungan dari mengerti proses bisnis, dan cara

bagaimana system harus mendukung nya.

19

• Navigation Diagram

Merupakan bagian yang special dari statechart yang fokus pada

keseluruhan yang dinamis dari user interface. Navigation diagram berisi

hubungan layer–layer user interface melalui fungsi–fungsi yang

disediakan.

• Component Diagram

Menurut Mathiassen (2000, p189), component adalah kumpulan

dari bagian–bagian program yang membentuk keseluruhan dan memiliki

tanggung jawab masing–masing.

Component diagram merupakan gambaran aspek fisik sistem

berbasis objek dengan menunjukkan hubungan dan ketergantugan dalam

serangkaian komponen. Menggambarkan komponen fisik software

termasuk source code, run time(binary) code, executable file, table,

library dan dokumen. Meliputi komponen, interface, dependency,

generalization, association, realization, notes, constraint, packages,

subsistem dari sebuah model. Diagram ini digunakan untuk memodelkan

implementasi sistem yng sifatnya statis sehingga dapat mendukung untuk

mengatur konfigurasi dari bagian sistem.

20

2.1.3.2 UML-Based Web Engineering (UWE) Diagram

Menurut Rossi, dan Pastor (2008,p159), dalam bukunya berjudul

Web Engineering modeling and implementing web applications, dimana

pendekatan UWE menyediakan domain notasi tertentu, proses

pengembangan model-driven, dan dukungan alat untuk rekayasa aplikasi

Web. Karakteristik UWE adalah fakta yang akan pendekatan yang

didasarkan pada standar yang tidak terbatas pada penggunaan "lingua

franca" UML tetapi juga menggunakan XMI sebagai format pertukaran

model, Depkeu untuk meta-modeling, model-driven prinsip MDA

pendekatan, transformasi model bahasa QVT, danXML.

Alasan utama untuk menggunakan mekanisme ekstensi dari UML

bukannya teknik pemodelan berpemilik adalah penerimaan dari UML

dalam pengembangan sistem perangkat lunak, fleksibilitas untuk definisi

bahasa domain Web tertentu pemodelan: profil UML apa yang disebut,

dan dukungan luas pemodelan visual dengan alat UML.

UWE menggunakan "murni" notasi UML dan diagram UML jenis sebisa

mungkin untuk analisis dan desain aplikasi Web, yaitu tanpa ekstensi dari

jenis apa pun.Untuk fitur spesifik Web, seperti node dan link dari struktur

hypertext, profil UWE termasuk stereotip, nilai-nilai tag dan kendala

yang ditetapkan untuk elemen pemodelan. Perpanjangan UWE meliputi

navigasi, presentasi, proses bisnis dan aspek adaptasi. Notasi UWE

didefinisikan sebagai perpanjangan "ringan" dari UML.

21

Analisis dan Desain Model dalam model UWE Analisa terhadap

aplikasi Web kebutuhan fungsional telah ditetapkan oleh use case

workflow model data (isi) persyaratan yang ditentukan oleh model

domain Desain model model aspek informasi struktur aplikasi web

hypertext konten dan fungsi navigasi model skema navigasi

layout presentasi model fungsi model proses adaptivity model Sevilla -

Gambar 2.3 Use Case UWE Diagram

(Sumber : Rossi Gustavo et al ,2008, p165)

22

Pemodelan Navigasi bertujuan untuk mewakili node dan link dari

struktur hypertext untuk merancang jalur navigasi untuk menghindari

disorientasi dan Hasil overload kognitif: model navigasi diwakili oleh

class diagram pemodelan UML menggunakan elemen tertentu untuk

konsep Web Pemodelan elemen elemen dasar metodologi akses lain

untuk notasi sendiri hypertext unsur-unsur yang berbeda jenis diagram:

diagram UML state diagram atau memiliki jenis

Navigasi Elemen Dasar Navigasi Elemen yang digunakan untuk

model struktur hypertext kelas navigasi inti menentukan node hiperteks

dikunjungi oleh pengguna melalui browsing (terkait dengan kelas isi) link

navigasi menentukan hyperlink yang digunakan untuk mengakses objek

navigasi target dari sumber Stereotip navigasi obyek elemen navigasi

dasar «navigasi kelas» «navigasi link»

23

Gambar 2.4 Navigation Diagram UWE

(Sumber : Rossi Gustavo et al ,2008, p171)

2.1.6 Internet

Menurut Williams and Stacey (2005,p6), Internet adalah jaringan

komputer seluruh dunia yang menghubungkan ratusan dari jutaan jaringan yang

lebih kecil. Jaringan ini menghubungkan entitas edukasional, komersil, nonprofit,

militer dan juga individu.

2.1.7 WWW (World Wide Web)

Menurut Connolly dan Begg (2005,p998). World Wide Web (WWW)

merupakan sistem berbasis hypermedia yang menyediakan cara penelurusan

24

informasi pada Internet dalam cara yang tidak berurutan menggunakan hyperlink.

Informasi pada Web ditampilkan pada halaman web, yang muncul sebagai

kumpulan teks, grafik, gambar, suara dan video. Sebagai tambahan, sebuah

halaman web dapat terdapat hyperlink ke halaman web lain, yang memungkinkan

pengguna untuk berselancar dalam cara yang tidak berurutan

2.1.8 Client / Server

Menurut Williams dan Stacy (2005, p11) Server atau server jaringan

adalah komputer pusat yang menyimpan kumpulan data (database) dan program

untuk menghubungkan atau memberikan layanan kepada PC, workstation dan

peralatan lainnya yang disebut client.

2.1.9 HTTP

Menurut Connolly dan Begg (2005,p999) HyperText Transfer Protocol

(HTTP) menentukan bagaimana client dan server berkomunikasi. HTTP

berdasarkan pada paradigm request-response

Sebuah transaksi HTTP terdiri dari tahap-tahap berikut:

1. Connection: client menetapkan koneksi dengan web server.

2. Request: client mengirimkan pesan permintaan dengan web server.

3. Response: web server mengirimkan respons kepada client.

4. Close: koneksi ditutup oleh web server

25

2.1.10 URL (Uniform Resource Locator)

Menurut Connolly dan Begg (2005,p1002-1003) Uniform Resource

Locators (URL) merupakan string dari karakter alfanumerik yang

menggambarkan lokasi atau alamat dari sumber pada Internet dan bagaimana

sumber tersebut diakses. Sintaks dari URL cukup sederhana dan terdiri dari tiga

bagian dasar: protokol yang digunakan untuk koneksi, nama host dan nama path

pada host dimana sumber dapat ditemukan. Sebagai tambahan, URL secara

opsional dapat menentukan port yang mana yang harus dilalui koneksi (default

adalah 80 untuk HTTP) dan query string, yang merupakan salah satu cara utama

untuk mengirimkan data dari client ke server.

Sintaks URL: <protocol>://<host>[:<port>]/absolute_path[?arguments]

2.1.11 Web Application

Web Application memanfaatkan teknologi-teknologi khusus untuk

membuat tampilan web yang lebih dinamis dan memungkinkan user dari sistem

untuk mempengaruhi logika bisnis pada server. Perbedaan antara web site

dengan web application adalah bergantung pada kemampuan user untuk

mempengaruhi status dari logika bisnis pada server. Dengan kata lain, jika di

dalam server tidak terdapat logika bisnis, sistem ini tidak dapat disebut sebagai

web application. Untuk sistem-sistem dimana web server atau application server

yang menggunakan web server untuk memperoleh input user, memungkinkan

logika bisnis diubah melalui web browser dan sistem ini dikenal sebagai web

application. User web application tidak hanya sekedar meminta informasi

26

navigasional tetapi juga memasukkan berbagai input data seperti teks sederhana,

seleksi check box, atau bahkan informasi biner dan informasi file. Arsitektur

sebuah web site bersifat straightforward. Komponen yang dimilikinya seperti

sebuah web server, koneksi jaringan dan client browser. Web application

menambahkan application server sebagai komponennya. Application server ini

memungkinkan sistem untuk dapat mengatur status dan logika bisnis.

2.1.12 Web Server

Web Server dapat berarti satu dari dua hal berikut:

1. Komputer yang bertugas untuk menerima HTTP request dari klien

yang dikenal sebagai web browser dan melayani mereka dengan HTTP

response dengan konten data opsional yang biasanya adalah halaman web

seperti dokumen HTML dan objek yang terhubung.

2. Program komputer yang menyediakan fungsionalitas seperti yang

digambarkan pada hal pertama.

27

2.1.12 Teori klasifikasi masalah

James Wetherbe mengembangkan sebuah kerangka yang berguna

mengklasifikasikan masalah. Beliau menyebutnya PIECES (2004,p86) yang tiap

hurufnya adalah kategori tersendiri. Kategori itu adalah

P : Performance

Kebutuhan untuk mengkoreksi atau memperbaiki performance / performa

I : Information

Kebutuhan untuk mengkoreksi atau memperbaiki information / informasi (dan data)

E: Economics

Kebutuhan untuk mengkoreksi atau memperbaiki economis / ekonomi, mengendalikan

biaya, atau meningkatkan keuntungan

C: Control

Kebutuhan untuk mengkoreksi atau memperbaiki control / kontrol atau keamanan

E: Efficiency

Kebutuhan untuk mengkoreksi atau memperbaiki efficiency / efisiensi orang dan proses

S: Service

Kebutuhan untuk mengkoreksi atau memperbaiki service / layanan ke pelanggan,

pemasok , rekan kerja, karayawan dan lain-lain

Problem :

Situasi tidak diinginkan yang menghalangi organisasi utnuk mencapai misi, visi, tujuan

dan / atau sasaran

Opportunity :

Kesempatan untuk memperbaiki organisasi bahkan saat problem teridentifikasi tidak ada

Directive :

28

Persyaratan / permintaan baru yang diberikan oleh manajemen, pemerintah, atau

beberapa pengaruh luar

Gambar 2.5 PIECES Framework

(Sumber : Jeffrey L. Whittemn,et all, 2004, p87)

29

2.2 Teori–teori Khusus

2.2.1 Teori Sistem Informasi Persediaan

2.2.1.1 Pengertian Persediaan

Menurut Schroeder (2000,p304), persediaan adalah bahan atau

barang yang berada di gudang, baik berupa bahan jadi atau bahan baku

yang dimana digunakan untuk melakukan produksi dan juga untuk

memenuhi permintaan pelanggan.

Menurut Mulyadi (2001,p553), dalam perusahaan manufaktur,

persediaan terdiri dari persediaan produk jadi, persediaan produk dalam

proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan

bahan habis pakai pabrik, persediaan suku cadang.

2.2.1.2 Pengertian Sistem Persediaan

Sistem persediaan adalah suatu sistem yang digunakan untuk

mengontrol dan mengatur barang atau jumlah stok yang ada dalam suatu

perusahaan.

2.2.1.3 Jenis – jenis Persediaan

Menurut Handoko (1999, p334-335), ada 5 jenis persediaan yaitu :

1. Persediaan Barang Mentah (Raw Material)

Persediaan barang mentah adalah persediaan barang–

barang berwujud, seperti baja, kayu, dan komponen lainnya yang

digunakan dalam produksi selanjutnya.

30

2. Persediaan Komponen–komponen Rakitan (Purchases

Component)

Persediaan komponen–komponen rakitan adalah

persediaan barang yang terdiri dari komponen–komponen yang

diperoleh dari perusahaan lain, dimana secara langsung dapat

dirakit menjadi suatu produk.

3. Persediaan Bahan Pembantu atau Penolong (Supplies)

Persediaan bahan pembantu atau penolong adalah

persediaan barang–barang yang diperlukan dalam proses

produksi, tetapi tidak menrupakan bagian atau komponen barang

jadi.

4. Persediaan Barang Dalam Proses (Work in Process)

Persediaan barang dalam proses adalah persediaan

barang–barang yang merupakan keluaran dari tiap–tiap bagian

dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu

bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang

jadi.

5. Persediaan Barang Jadi (Finished Goods)

Persediaan barang jadi adalah barang–barang yang telah

selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual

atau dikirim ke pelanggan.

31

2.2.1.4 Manajemen Persediaan

Menurut Richardus Eko Indrajit(2003, p4), manajemen persediaan

adalah kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan

pengawasan penentuan kebutuhan material sedemikian rupa sehingga

disatu pihak kebutuhan operasi dapat dipenuhi pada waktunya dan di lain

pihak investasi persediaan material dapat ditekan secara maksimal.

Usaha yang perlu dilakukan untuk mencapai efisiensi dan

efektifitas optimal dalam menyediaan material dalam manajemen

persediaan adalah sebagai berikut :

1. Menjamin terpenuhinya kebutuhan operasi;

2. Membatasi nilai seluruh investasi;

3. Membatasi jenis dan jumlah material;

4. Memanfaatkan seoptimal mungkin material yang ada;

2.2.2 Teori Sistem Informasi Pembelian

Menurut Mulyadi (2001,p299), system pembelian digunakan dalam

perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.

Transaksi pembelian digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan import.

Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri sedangkan

pembelian import adalah pembelian dari pemasok luar negeri.

2.2.3 Teori Procurement

Menurut Kalakota dan Robinson (2004, p56) Procurement mengacu pada

semua aktivitas yang melibatkan mendapatkan barang-barang dari pemasok, hal

32

ini meliputi pembelian dan juga kegiatan logistik ke dalam seperti transportasi,

barang masuk, dan penyimpanan di gudang sebelum barang tersebut digunakan

Menurut Turban(2009,p234) berpendapat bahwa procurement

management adalah koordinasi semua aktivitas-aktivitas yang berhubungan

dengan pembelian barang-barang dan jasa yang dibutuhkan untuk melengkapi

misi organisasi.

Menurut Donald (2004,p40) procurement menyangkut informasi untuk

melengkapi persiapan purchase order, modifikasi dan pencarian pemasok secara

keseluruhan. E-procurement merupakan intergrasi dan manajemen elektronik

terhadap semua aktivitas pengadaan termasuk permintaan pembeli, pemberian

hak, pemesanan, pengiriman dan pembayaran antara pembeli dan pemasok

(Chaffey, 2004).

2.2.4 Manajemen Pengadaan

Menurut Pujawan (2005,p9) fungsi pengadaan mencakup kegiatan-

kegiatan antara lain memilih supplier, mengevaluasi kinerja supplier, melakukan

pembelian bahan baku dan komponen, memonitor supply risk, membina dan

memelihara hubungan dengan supplier.

Menurut Pujawan (2005, p139-141) Tugas-tugas yang dilakukan bagian

pengadaan mencakup:

1. Merancang hubungan yang tepat dengan supplier. Hubungan dengan

supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan

transaksional jangka pendek. Model hubungan mana yang tepat

tentunya tergantung pada banyak hal, termasuk diantaranya kritis

33

tidaknya barang yang dibeli dari supplier yang bersangkutan dan

besar tidaknya nilai pembelian.

2. Memilih supplier. Kegiatan memilih supplier bisa memakan waktu

dan sumber daya yang tidak sedikit apabila supplier yang dimaksud

adalah supplier kunci. Kesulitan akan lebih tinggi kalau

suppliersupplier yang akan dipilih berada di mancanegara (global

suppliers).

3. Memilih dan mengimplementasikan teknologi yang cocok. Kegiatan

pengadaan selalu membutuhkan bantuan teknologi. Teknologi yang

lebih tradisional dan lumrah digunakan adalah telepon dan fax.

Dengan munculnya Internet, teknologi pengadaan mengalami

perkembangan yang sangat dramatis.

4. Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier. Bagian

pengadaan harus memiliki data lengkap tentang item-item yang

dibutuhkan maupun data tentang supplier-supplier mereka.

5. Melakukan proses pembelian. Ini adalah pekerjaan yang paling rutin

dilakukan oleh bagian pengadaan. Proses pembelian bisa dilakukan

dengan beberapa cara, misalnya pembelian rutin dan pembelian

dengan melalui tender atau lelang.

6. Mengevaluasi kinerja supplier. Penilaian kinerja supplier juga

pekerjaan yang sangat penting dilakukan untuk menciptakan daya

saing yang berkelanjutan. Kinerja supplier bisa digunakan sebagai

dasar untuk menentukan volume pembelian maupun untuk

menentukan peringkat supplier.

34

2.2.5 Teori E-Procurement

2.2.5.1 Definisi E-Procurement

Menurut Davila, Tony, Mahendra Gupta, dan Richard Palmer

(2002,p202) dalam “Moving Procurement Systems to The Internet”

menyebutkan e-procurement adalah Teknologi yang dirancang untuk

memfasilitasi pengadaan barang melalui internet, Manajemen seluruh

aktivitas pengadaan secara elektronik. Aspek-aspek fungsi pengadaan

yang didukung oleh bermacam-macam bentuk komunikasi secara

elektronik.

Menurut Kalakota, Ravi dan Robinson (2001), e-procurement

merupakan proses pengadaan barang atau lelang dengan memanfaatkan

teknologi informasi dalam bentuk website.

Menurut Kalakota, Ravi dan Robinson (2001,p315) manfaat e-

procurement dibagi menjadi 2 kategori yaitu : efisien dan efektif.

Efisiensi eprocurement mencakup biaya yang rendah, mempercepat

waktu dalam proses procurement, mengontrol proses pembelian dengan

lebih baik, menyajikan laporan informasi, dan pengintegrasian fungsi-

fungsi procurement sebagai kunci pada sistem back-office. Sedangkan

efektivitas eprocurement yaitu meningkatkan kontrol pada rantai nilai,

pengelolaan data penting yang baik, dan meningkatkan kualitas

pengambilan keputusan dalam proses pembelian pada organisasi.

35

2.2.5.2 Keuntungan E-Procurement

Keuntungan menggunakan e-procurement adalah sebagai berikut :

a) Menyederhanakan proses procurement

b) Meningkatkan komunikasi

c) Mempererat hubungan dengan pihak supplier

d) Mengurangi biaya transaksi karena mengurangi penggunaan

telepon atau fax atau dokumen dokumen yang menggunakan

kertas

e) Mengurangi waktu pemesanan barang

f) Menyediakan laporan untuk evaluasi

g) Meningkatkan kepuasan user

2.2.5.3 Langkah-langkah proses e-procurement

Menurut Elena Vitkauskate (2008,p290), langkah-langkah dari

masing-masing proses yang dideskripsikan dengan detail , yaitu :

1. Jadwal pengiriman, dimana project management perusahaan

membutuhkan produk atau jasa yang disiapkan dalam list produk,

atau jasa yang dibutuhkan untuk implementasi project

2. Memilih Supplier, berdasarkan dengan list dari produk atau jasa,

investor memilih supplier yang tersedia, ide kunci dari scenario

inovatif pengembangan dan efektifitas dan rasional supplier

dimana terdapat partisipan dalam jumlah besar supplier.Hal

tersebut akan dikomparasi dengan apa yang dipelajari. Langkah

36

ini di masukkan kedalam pemesanan yang ditambahkan

pengetahuan teknologi ke dalam proses ini.

i. Pencarian dalam database internal, berupa white

list dan black list di dalam database perusahaan

a. White list yaitu data yang disimpan

perusahaan dalam bentuk list, yang

direkomendasikan karena

kepercayaan terhadap perusahaan

supplier tersebut (Supplier

terpercaya), yang berisi informasi

berharga dari pekerjaan

sebelumnya, dan informasi dari

aktivitas supplier, tipe produk, dan

lain-lain

b. Black list yaitu data yang disimpan

perusahaan dalam bentuk list, yang

tidak direkomendasikan karena

kepercayaan perusahaan terhadap

perusahaan supplier tersebut, dari

informasi aktivititas atau pekerjaan

sebelumnya, dan lain-lain.

ii. Pencarian eksternal dengan menuggu supplier yang

masuk.

iii. Penyiapan list final dari supplier berpotensi

37

3. Persiapan, dan mengirim permintaan quotation berisi list, produk

atau jasa, syarat pembayaran dan pengiriman, deadline quotation,

dan informasi yang terindikasi. Setelah mengirim, maka

menunggu jawaban.

4. Analisa quotation, dan pemilihan supplier, jika penawaran telah

didapatkan, maka dilakukan analisa, dan keputusan, dari

keputusan akhir supplier untuk memproses nya, yang dipecah

menjadi tugas-tugas kecil, seperti

i. Mendapatkan penawaran

ii. Pemilihan berdasarkan rating atau ranking.

iii. Memilih 1 yang sesuai dengan criteria

5. Negosiasi dan order, setelah itu, dilakukan negosiasi dengan

supplier yang terpilih, dan penempatan order atau pemesanan,

order atau pemesanan merepresentasikan semua kondisi (biaya,

jumlah, harga, pembayaran, pengiriman, dan kondisi lainnya)

6. Penyampaian keseluruhan dari pengiriman, sebelum bill dikirim

ke kantor, atau gudang, harus dicek, yang dilakukan adalah

seesuai rencana (mengecek sertifikasi kualitas, kuantitas,dan

waktu pengiriman)

38

Gambar 2.6 Schematic Proses Procurement

( Sumber : Elena vitkauskaite, 2008, p290)

2.2.5.4 Urutan proses Procurement

Menurut Neef (2001,p29) , menyatakan bahwa urutan dari proses

procurement yaitu

1. Pemilihan Barang

2. Proses Rekuisisi (Requisition)

3. Menunggu Persetujuan

4. Membuat Purchase Order

2.2.5.5 Fokus Strategi Penerapan e-procurement

Fokus strategi dari penerapan e-procurement menurut Neef

(2001,p43), yaitu

1. Meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pekerja dengan

mengeliminasi proses manual, proses berbasiskan kertas, dan

menyediakan self service procurement

2. Mengeliminasi pembeli maverick

3. Mendapatkan data yang akurat dan berarti dari total pengeluaran

oleh supplier, dan tipe pembelian.

39

4. Menggunakan performa supplier, memilih supplier yang lebih

baik untuk strategi.

5. Memindahkan banyak transaksi yang memungkinkan kepada

pekerja garis depan tanpa menghilangkan peraturan bisnis.

6. Mengintegrasikan proses dan system, secara internal dan juga

dengan supplier

2.2.6 Teori Evaluasi Supplier

Menurut Vitkauskaite, ett all (2008,p290)Berdasarkan mode e-vision dari

jurnal e-procurement perspective in construction sector SMEs oleh Elena

Vitkauskaite, Rimantas Gatautis, Menurut Davila, Tony, Mahendra Gupta, dan

Richard Palmer , Kemungkinan criteria ranking supplier adalah

1. Harga ( Rasio harga)

2. Kemampuan (Performance) dimana terdiri dari produk, layanan, intinya

yang berhubungan harus sama dengan pemesanan

3. Kualitas dimana berupa penghargaan, pengalaman yang baik dari proyek

sebelumnya

4. Pengalaman dari kolaborasi sebelumnya

5. Pengiriman di dalam batas waktu

6. Lokasi geografis

7. Kompetensi (kualitas, dan kepercayaan) dari supplier

40

2.2.7 Teori 5 kebenaran kepentingan dari e-procurement

Menurut Chaffey and P.R Smith (2005,p80) mengutip Baily,et al (1994)

menyatakan bahwa di dalam e-procurement memiliki 5 kepentingan,

dimana :

1. Pada Tempat yang tepat

2. Pengiriman yang tepat waktu

3. Kualitas yang tepat

4. Kuantitas yang tepat

5. Dari Sumber yang tepat