bab 2 pengadaan perbekalan

Bab 2. Pengadaan Perbekalan 101010

10

PENGADAANPENGADAANPENGADAAN

PENGADAAN

PERBEKALANPERBEKALANPERBEKALAN

PERBEKALAN

Pengadaan perbekalan merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen

perbekalan. Fungsi ini pada hakikatnya me rupakan serangkaian kegiatan untuk

menyediakan perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan

spesifikasi, jumlah maupun tempat, dengan harga dan sumber yang dapat

dipertanggungjawabkan. Serangkaian kegiatan pengadaan perbekalan dari kegiatan

perencanaan dan penentuan kebutuhan sampai dengan penerimaan perbekalan. Setiap

tahap dan langkah kegiatan pengadaan perbekalan tersebut harus mendapat perhatian

secara proporsional guna mendukung kinerja setiap unit kerja maupun mendukung

efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

Dalam kegiatan pengadaan perbekalan terdapat berbagai macam alternatif maupun

sistem yang dapat ditempuh. Di sisi lain, ada berbagai macam pertimbangan yang harus

diperhatikan untuk menentukan dan menetapkan pilihan atas cara dan sistem yang

hendak dilaksanakan. Di samping itu, terdapat beberapa pertimbangan yang harus

diperhatikan untuk menentukan dan menetapkan tindakan dalam rangka pengadaan

perbekalan.

Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian merupakan cara yang paling sering

dilakukan oleh suatu organisasi pada umumnya. Sehubungan dengan hal itu, uraian dan

bahasan mengenai pengadaan perbekalan dengan cara pembelian mendapat porsi yang

relatif besar dalam bab ini.

A.A.A.

A.

Cara-CaraCara-CaraCara-Cara

Cara-Cara

PengadaanPengadaanPengadaan

Pengadaan

PerbekalanPerbekalanPerbekalan

Perbekalan

Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan perbekalan. Beberapa alternatif cara

pengadaan perbekalan tersebut adalah sebagai berikut

1.1.1.

1.

MembeliMembeliMembeli

Membeli

Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan

organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk

222

2


11

mendapatkan sejumlah perbekalan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.

Setelah transaksi jual-beli ini selesai, barang/perbekalan yang telah dibeli menjadi

hak rnilik organi sasi. Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian ini

merupakan cara yang dominan dilakukan oleh organisasi. '

2.2.2.

2.

MeminjamMeminjamMeminjam

Meminjam

Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari

pihak lain dengan tanpa memberikan kontra prestasi (imbalan) dalam bentuk apa

pun. Pemenuhan kebutuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk

memenuhi ke butuhan perbekalan yang sifatnya sementara dan harus

memper timbangkan citra baik suatu organisasi.

3.3.3.

3.

MenyewaMenyewaMenyewa

Menyewa

Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari

pihak lain dengan memberikan kontraprestasi (imbalan) sesuai kesepakatan kedua

belah pihak. Pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara ini hendaknya

dilakukan apabila kebutuhan perbekalan bersifat sementara dan temporer.

4.4.4.

4.

MembuatMembuatMembuat

Membuat

SendiriSendiriSendiri

Sendiri

Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan

membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu.

Pemilihan cara ini harus memper hatikan tingkat efektivitas dan efisiensinya apabila

dibanding kan dengan cara pengadaan perbekalan yang lain.

5.5.5.

5.

MenukarkanMenukarkanMenukarkan

Menukarkan

Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan

menukarkan perbekalan yang dimiliki dengan perbekalan yang dibutuhkan

organisasi dari pihak lain. Pemilihan cara peng adaan perbekalan ini harus

mempertimbangkan adanya saling meng untungkan di antara kedua belah pihak,

dan perbekalan yang ditukar kan harus merupakan perbekalan yang sifatnya

berlebihan atau perbekalan yang dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna

maupun ber nilai guna lagi.

6.6.6.

6.

SubstitusiSubstitusiSubstitusi

Substitusi

Substitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara

mengganti material lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu

kebutuhan tertentu.


12

7.7.7.

7.

Pemberian/HadiahPemberian/HadiahPemberian/Hadiah

Pemberian/Hadiah

Pemberian (hadiah) merupakan cara pemenuhan kebutuhan dengan

menggunakan perbekalan yang merupakan pemberian/hadiah dari pihak lain.

8.8.8.

8.

Perbaikan/RekondisiPerbaikan/RekondisiPerbaikan/Rekondisi

Perbaikan/Rekondisi

Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan

perbaiki perbekalan yang telah mengalami ke rusakan, baik dengan perbaikan satu

unit perbekalan maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik di antara

instrumen perbekalan yang rusak sehingga instrumen-instrumen yang baik

tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit perbekalan, dat pada

akhirnya satu atau beberapa unit perbekalan tersebut dapat d:. operasikan, dan

kebutuhan perbekalan dapat dipenuhi.

Di antara beberapa alternatif itu tentunya tidak dapat kita kata kan bahwa ada

satu cara yang paling efektif dan efisien, tetapi pe milihan suatu alternatif pengadaan

perbekalan di antara beberapa alternatif tersebut sangat tergantung dari sifat

kepentingan dan kebutuhan, kondisi organisasional, maupun pertimbangan citra baik

organisasi. Sebagai contoh, apabila kebutuhan perbekalan sifatnya sementara dan

tidak selalu digunakan, akan lebih tepat cara peng adaan perbekalan yang dilakukan

adalah dengan menyewa, bukan dengan cara membeli karena setelah kegiatan

selesai, barang ter sebut tidak digunakan lagi. Dengan demikian, apabila dilakukan

dengan cara membeli tentunya merupakan tindakan pemborosan. Penentuan cara

pengadaan perbekalan, juga harus mempertimbang kan kondisi organisasional.

Sehubungan dengan hal ini, dapat di ambil contoh, apabila kondisi keuangan suatu

organisasi untuk se mentara tidak memungkinkan, cara pemenuhan kebutuhan

perbekalan dapat dilakukan dengan cara meminjam misalnya, sehingga pemenuhan

kebutuhan perbekalan tidak harus dengan cara pembelian. Namun demikian, suatu

organisasi dalam pengadaan perbekalan pun harus tetap mempertimbangkan citra

baik organisasi, dalam arti suatu organisasi jangan sampai memperoleh "cap" sebagai

organi sasi yang "tukang pinjam barang" karena terlalu seringnya me minjam barang

pada instansi atau unit kerja lain.


13

B.B.B.

B.

SistemSistemSistem

Sistem


Pengadaan


Perbekalan

Ada beberapa alternatif bagi suatu organisasi untuk memilih dan menentukan

sistem pengadaan perbekalan. Sistem pengadaan perbekalan tersebut meliputi sistem

sentralisasi, sistem desentrali sasi dan sistem campuran.

1.1.1.

1.

SistemSistemSistem

Sistem

SentralisasiSentralisasiSentralisasi

Sentralisasi

Yang dimaksud dengan sistem sentralisasi dalam pengadaan logistic yaitu

cara pengadaan perbekalan di mana kewenangan dalam pengadaan perbekalan

bagi seluruh unit kerja dalam organisasi di berikan pada satu unit kerja tertentu

sehingga segala macam peng adaan perbekalan dalam organisasi hanya dilayani

oleh satu unit kerja/bagian tertentu tersebut.

Pengadaan perbekalan dengan menggunakan sistem sentralisasi memiliki

kelebihan dan kekurangan. Beberapa kelebihan peng gunaan sistem sentralisasi

tersebut adalah sebagai berikut:

a. dapat mengurangi harga per satuan karena biasanya dengan menerapkan

sistem sentralisasi ini pengadaan/pembelian di lakukan dalam partai besar

sehingga organisasi/perusahaan (sebagai pembeli) diberikan potongan oleh

penjual (pemasok);

b. dapat mereduksi (mengurangi) biaya tambahan (overhead cost) sehingga akan

mendukung efisiensi;

c. dapat mendukung program standardisasi dan sistem pertukaran logistic antar

bagianmu

Adapun kekurangan-kekurangan dari penggunaan sistem sentralisasi ini adalah

sebagai berikut.

a. Kebutuhan yang mendesak dari suatu unit tertentu dimungkin kan tidak cepat

dilayani dan dipenuhi karena bagian pem belian masih menunggu daftar

kebutuhan perbekalan dari unit -unit kerja yang lain ataupun karena prosedur

pengajuan mau pun distribusi penyampaian perbekalan yang berliku-

liku/birokratis sehingga tentunya akan dapat mempengaruhi tingkat efektifitas

dan efisiensi kerja unit unit kerja dan organisasi secara keseluruhan.


14

b. Pemenuhan permintaan kebutuhan perbekalan pada unit unit kerja sebagai

pengguna (user) dimungkinkan tidak sesuai dengan kebutuhan, terutama

berkaitan dengan spesifikasi barangnya maupun waktunya, karena bagian

perbekalan khususnya bagian pengadaan perbekalan tidak mengetahui persis

kebutuhan masing-masing unit kerja.

2.2.2.

2.

SistemSistemSistem

Sistem

DesentralisasiDesentralisasiDesentralisasi

Desentralisasi

Sistem desentralisasi, yakni sistem pengadaan perbekalan, di mana

kewenangan pengadaan perbekalan diserahkan pada masing-masing unit kerja.

Dengan sistem desentralisasi ini pun memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan.

Beberapa kelebihan dari penggunaan sistem desentralisasi ini yaitu sebagai

berikut:

a. kebutuhan atas perbekalan dari masing-masing unit kerja akan cepat dapat

dipenuhi sesuai dengan kebutuhan;

b. menjamin ketepatan pembelian perbekalan karena masing-masing unit kerja

mengetahui persis akan spesifikasi kebutuhan perbekalan nya.

Adapun kekurangan-kekurangan dari sistem desentralisasi ini meliputi:

a. Ada kecenderungan masing-masing unit kerja untuk me miliki perbekalan

(barang-barang) baru, padahal perbekalan yang ada masih berdaya guna

sehingga hal ini akan menimbulkan tertumpuknya barang-barang yang tidak

diperlukan di beberapa bagian.

b. Terdapatnya bermacam-macam perbekalan yang berbeda-beda bentuknya,

ukuran, dan tipenya sehingga hal ini jelas tidak mendukung program

standardisasi dan normalisasi, sekaligus tidak mendukung kemungkinan

pertukaran perbekalan antarbagian/ unit kerja dalam suatu organisasi.

c. Biaya per satuan barang relatif lebih besar, karena pembelian dengan sistem

ini tentunya dalam partai yang lebih kecil bila dibandingkan apabila

menggunakan sistem sentralisasi se hingga otomatis jumlah potongan yang

diberikan penjual juga relatif lebih kecil.

d. Biaya tambahan (overhead cost) relatif lebih besar bila dibandingkan apabila

menggunakan sistem sentralisasi.


15

3.3.3.

3.

SistemSistemSistem

Sistem

CampuranCampuranCampuran

Campuran

Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan perbekalan

dengan mengkombinasikan antara sistem sentralisasi dan de sentralisasi.

Pertimbangan penggunaan sistem campuran ini selain menjamin ketepatan dalam

pemenuhan kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja, khususnya kebutuhan

perbekalan yang sifatnya spe sifik sesuai dengan tugas operasional unit kerja

tersebut, juga untuk mendukung program standardisasi dan normalisasi organisasi.

Dengan demikian, apabila perbekalan dibutuhkan oleh seluruh unit atau beberapa

unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem sentralisasi, sedangkan

apabila kebutuhan perbekalan ber sifat khusus untuk suatu unit kerja, pengadaan

perbekalan dilakukan dengan sistem desentralisasi.

Beberapa hal yang dapat dijadikan acuan untuk menetapkan sistem

pengadaan perbekalan yang akan diterapkan oleh suatu organisasi dari beberapa

alternatif sistem pengadaan perbekalan tersebut selain berdasarkan keterkaitan

jenis perbekalan dengan kebutuhan perbekalan unit-unit kerja, juga dapat bertolak

dari pertimbangan ukuran organisasi, profesionalitas (kompetensi dan sikap mental)

pegawai, dan kompleksitas dan tingkat beban kerja unit-unit kerja.

C.C.C.

C.

PerencanaanPerencanaanPerencanaan

Perencanaan


Pengadaan

dandandan

dan

PenentuanPenentuanPenentuan

Penentuan

KebutuhanKebutuhanKebutuhan

Kebutuhan

Perencanaan pengadaan perbekalan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian,

perhitungan dalam upaya untuk mengadakan kebutuhan berkaitan dengan penentuan

kebutuhan, cara-cara pengadaan/prosedur pengadaan, maupun aturan-aturan yang

harus diperhatikan dan dipatuhi dalam pelaksanaan peng adaan perbekalan.

Sebagaimana kegiatan perencanaan pada umumnya, dalam perencanaan perbekalan

pun senantiasa merujuk pada pertanyaan what (apa), why (mengapa), when (kapan),

where (di mana), who (siapa), dan how (bagaimana). Sehubungan dengan hal itu,

dalam perencanaan perbekalan harus senantiasa dikembangkan dan diperhatikan

beberapa pertanyaan berikut ini:

1. Barang apa yang akan diadakan?

2. Mengapa barang tersebut diadakan?

3. Kapan barang tersebut akan dibutuhkan?

4. Kapan barang tersebut akan diadakan?


16

5. Di mana barang tersebut akan diperoleh?

6. Siapa yang akan menggunakan barang tersebut?

7. Siapa yang akan mengadakan barang tersebut?

8. Berapa banyak barang yang akan diadakan?

9. Berapa harga barang-barang yang akan diadakan?

10. Bagaimana cara pengadaan barangnya?

11.Bagaimana prosedur pengadaan barang tersebut?

12. Bagaimana aturan-aturan pengadaan barang tersebut?

Dengan bantuan beberapa pertanyaan tersebut akan dapat di peroleh berbagai

pemikiran akan jenis dan spesifikasi barang yang akan diadakan, alasan-alasan yang

kuat atas pengadaan barang, waktu pengadaan barang, sumber/tempat barang akan

diperoleh, pihak-pihak yang bertanggung jawab dan berwenang dalam peng adaan

barang, jumlah barang, harga barang, cara pengadaan barang, prosedur pengadaan

barang, dan aturan-aturan yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan pengadaan barang.

Dengan berbagai macam pemikiran dan pertimbangan, akhir nya dapat

ditentukan dan ditetapkan beberapa dan berbagai macam kebutuhan perbekalan.

Penentuan dan penetapan kebutuhan perbekalan adalah kegiatan perumusan daftar

nama-nama barang yang pasti akan diadakan oleh suatu organisasi dalam periode

waktu tertentu. Daftar nama-nama barang tersebut biasa disebut dengan istilah Daftar

Nominasi Barang. Penyusunan dan perumusan Daftar Nominasi Barang ini harus

melibatkan beberapa pihak yang kompeten, antara lain pimpinan puncak, penanggung

jawab keuangan (misalnya manajer keuangan), dan penanggung jawab dalam

operasionalisasi perbekalan, pengawasan perbekalan, dan pelaksanaan pengadaan

perbekalan (misalnya kepala bagian perbekalan dan atau kepala bagian rumah

tangga). Daftar Nominasi Barang inilah yang dijadikan pedoman bagi pimpinan puncak,

penanggung jawab keuangan, dan penanggung jawab pengadaan perbekalan untuk

menyetujui maupun melaksanakan kegiatan operasional pengadaan perbekalan.

Dalam Daftar Nominasi Barang ini selain memuat gambar an informasi mengenai

nama dan spesifikasi barang serta jumlah barang yang akan diadakan, juga harus

memuat gambaran informasi mengenai harga per satuan dan harga total guna

memperhitungkan anggaran yang yang dibutuhkan.


17

Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan perbekalan, ada

beberapa faktor yang harus senantiasa diperhatikan dan dipertimbangkan, yaitu

sebagai berikut.

1.1.1.

1.

FaktorFaktorFaktor

Faktor

FungsionalFungsionalFungsional

Fungsional

Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbang kan bahwa

dengan keberadaan perbekalan tersebut akan memper lancar proses pelaksanaan

pekerjaan dan akan mempengaruhi hasil kerja (output) baik berkaitan dengan

kuantitas maupun kualitas output sesuai dengan fungsi jenis perbekalan tersebut.

2.2.2.

2.

FaktorFaktorFaktor

Faktor

BiayaBiayaBiaya

Biaya

dandandan

dan

ManfaatManfaatManfaat

Manfaat

Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbang kan bahwa

dengan sejumlah pengeluaran biaya tertentu, organisasi haruslah paling tidak

memperoleh manfaat yang sepadan dengan sejumlah biaya yang telah dikeluarkan

tersebut. Sehubungan dengan hal ini, tidak boleh mengabaikan kualitas barang

yang dibutuh kan, sumber barang yang harus dapat dipertanggungjawabkan, dan

jangka waktu atau umur pemakaian barang yang paling menguntungkan.

3.3.3.

3.

FaktorFaktorFaktor

Faktor

AnggaranAnggaranAnggaran

Anggaran

Dalam pengadaan perbekalan harus senantiasa mempertimbangkan ketersediaan

anggaran dalam organisasi. Dengan memperhatikan faktor ini maka akan dapat

disusun skala prioritas kebutuhan perbekalan maupun berbagai macam alternatif

jenis dan spesifikasi barang maupun cara-cara pengadaan perbekalan dengan

tidak meninggalkan pertimbangan efektivitas dan efisiensi.

4.4.4.

4.

FaktorFaktorFaktor

Faktor

KeamananKeamananKeamanan

Keamanan

dandandan

dan

KewibawaanKewibawaanKewibawaan

Kewibawaan

(Prestise)(Prestise)(Prestise)

(Prestise)

Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan pejabat

pemakai perbekalan tersebut untuk mendukung dan menjamin keamanan sesuatu

yang berkaitan dengan jabatannya dan kewibawaan, baik bagi pejabat yang

bersangkutan maupun bagi lembaga, baik dilihat dari publik internal maupun publik

ekstern organisasi.

5.5.5.

5.

FaktorFaktorFaktor

Faktor

StandardisasiStandardisasiStandardisasi

Standardisasi

dandandan

dan

NormalisasiNormalisasiNormalisasi

Normalisasi

Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan adanya

standardisasi dan normalisasi yang ditetapkan organisasi. Standardisasi

merupakan pembakuan mengenai jenis, ukuran dan mutu suatu perlengkapan

(perbekalan). Sementara normalisasi merupakan pembuatan ukuran-ukuran yang

normal berdasar standar yang telah ditetapkan.


18

Penetapan kebutuhan perbekalan merupakan bagian kegiatan pengadaan

perbekalan yang cukup krusial dan strategis karena kegiatan ini sangat menentukan

tingkat efektivitas kerja setiap unit kerja sekaligus tingkat efisiensi organisasi secara

keseluruhan. Hal ini disebabkan apabila terjadi kesalahan dalam penentuan kebutuhan

akan mempengaruhi kuantitas maupun kualitas hasil kerja suatu unit kerja. Di samping

itu, kesalahan dalam penentuan kebutuhan merupakan tindakan pemborosan. Hal ini

bisa dimengerti karena perbekalan yang sebenarnya bukan merupakan kebutuhan

atau pun belum seharusnya diadakan, kemudian diadakan, dan sebalik nya perbekalan

yang sebenarnya sifatnya mutlak diadakan, justru tidak diadakan.

Secara prosedural, nama-nama barang yang tercakup dalam daftar nama-nama

barang yang akan diseleksi berasal dari usulan dan permintaan unit unit kerja.

Sehubungan dengan hal ini, unit -unit kerja dalam suatu organisasi sebatas berwenang

untuk meng ajukan usulan dan permintaan barang sesuai dengan kebutuhan nya

kepada unit atau petugas yang telah ditetapkan. Usulan dan permintaan barang yang

diajukan unit-unit kerja tentu merupa kan hasil dari proses penentuan kebutuhan

perbekalan oleh masing -iasing unit kerja.

Untuk mendukung efektivitas dan efisiensi kerja organisasi, hendaknya

pengajuan usulan dan permintaan pengadaan/pembelian barang, khususnya untuk

barang-barang nonrutin dilakukan secara periodik dengan menyesuaikan jadwal

penyusunan anggaran tahunan organisasi. Setelah seluruh kebutuhan perbekalan dari

unit unit kerja terkumpul sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan, pihak-pihak yang

kompeten dalam pengambilan keputusan pengadaan perbekalan akan memulai

proses penyusunan daftar nominasi barang.

Secara teknis ada beberapa tahap dalam penentuan kebutuhan perbekalan,

khususnya untuk kebutuhan perbekalan nonrutin. Beberapa tahap dalam penentuan

kebutuhan perbekalan tersebut adalah sebagai berikut :

1. menyusun seluruh nama-nama barang (perbekalan) yang di butuhkan dengan

selalu mempertimbangkan relevansi usul an perbekalan dengan fungsi unit kerja

tertentu yang mengusulkan, pertimbangan biaya dan manfaat, maupun

kepentingan dan tujuan organisasi secara keseluruhan;

2. menyusun daftar nama-nama kebutuhan perbekalan tersebut ber dasarkan skala

prioritas : mutlak-penting-perlu


19

- Mutlak, dalam arti bahwa pemenuhan kebutuhan perbekalan tersebut sifatnya

sangat mendesak dan harus ada.

- Penting, dalam arti pemenuhan kebutuhan perbekalan tersebut sifatnya

mendesak.

- Perlu, dalam arti pemenuhan kebutuhan perbekalan tersebut sifat nya kurang

mendesak.

Perlu dicatat bahwa ukuran skala prioritas (mutlak, penting, dan perlu) ini sifatnya

relatif dan dinamis sejalan dengan per kembangan, kondisi finansial, dan kebijakan

organisasi.

3. Menetapkan perbekalan yang pasti akan diadakan yang dituang kan dalam Daftar

Nominasi Barang (daftar nama-nama barang yang pasti akan diadakan setelah

diurutkan berdasarkan skala prioritas).

Karena dalam penentuan kebutuhan perbekalan yang dituangkan dalam daftar

nominasi barang harus memuat gambaran informasi harga per satuan barang dan

sekaligus juga harus mempertimbangkan anggaran yang ada, pihak-pihak yang terlibat

dalam penentuan dan penetapan kebutuhan perbekalan harus memiliki gambaran dan

informasi atas harga barang-barang kebutuhan. Untuk memperoleh informasi harga

barang-barang tersebut bisa dilakukan melalui surat penawaran yang masuk dari

pemasok (sup plier), atau meminta informasi harga atas produk dari beberapa

pemasok yang menyediakan barang-barang yang kita butuhkan, atau survei/observasi

langsung di pasar (toko atau pemasok yang menyediakan barang-barang sesuai

dengan yang kita butuhkan) maupun dapat memanfaatkan jasa dan fasilitas internet.

Di samping itu, untuk memperoleh harga yang layak harus dilakukan per bandingan

harga minimal dari tiga pemasok.

Walaupun kebutuhan perbekalan dalam periode waktu tertentu telah disusun

dalam daftar nominasi barang, tidak menutup kemungkinan suatu organisasi

melakukan pengadaan perbekalan di luar nama-nama barang yang telah tertuang

dalam daftar nominasi barang tersebut. Hal tersebut bisa dilakukan sepanjang

didasarkan atas pertimbangan produktivitas unit kerja maupun produktivitas organisasi

secara keseluruhan. Sebagai contoh kon kret, pada suatu saat peralatan yang bersifat

vital untuk menjalan kan aktivitas pokok suatu unit kerja/organisasi mengalami

kerusakan atau hilang. Dalam kondisi seperti ini tentu pengadaan perbekalan

merupakan pilihan yang tidak bisa ditawar lagi. Adapun pro sedur pengadaan barang


20

yang demikian harus mengetahui dan mendapat persetujuan dari penanggung jawab

keuangan mau pun pimpinan puncak sebagaimana prosedur pengadaan perbekalan

melalui penyusunan daftar nominasi barang.

D.D.D.

D.


Pengadaan


Perbekalan

dengandengandengan

dengan

CaraCaraCara

Cara

PembelianPembelianPembelian

Pembelian

Secara empiris, di antara beberapa alternatif cara pengadaan perbekalan, cara

pengadaan perbekalan dengan pembelian merupakan yang dominan dilakukan oleh

setiap organisasi. Oleh karena itu pengadaan perbekalan dengan cara pembelian ini

akan dibahas secara lebih terperinci dan mendetail.

1.1.1.

1.

Tujuan/OrientasiTujuan/OrientasiTujuan/Orientasi

Tujuan/Orientasi


Pembelian

Pada tahap perencanaan, pelaksanaan, maupun evaluasi pem belian

perbekalan, setiap organisasi hendaknya senantiasa memper hatikan dan

berpedoman pada tujuan dan atau orientasi pembelian itu sendiri. Adapun

tujuan/orientasi pembelian tersebut adalah untuk mendapatkan

perbekalan/material yang tepat, baik tepat mutu, tepat jumlah, tepat waktu, tepat

sumber, tepat harga, tepat lokasi, dan tepat peraturan.

a. Tepat Mutu

Mutu (quality) yang tepat dalam arti ada kecocokan guna (suitability). Mutu

yang terbaik dari suatu barang ialah bila barang yang dibeli dengan biaya

terendah dapat memenuhi kebutuhan sebagaimana maksud barang tersebut

dibeli. Dengan demikian pembelian barang hendaknya sesuai dengan

spesifikasi dan standar yang telah ditetapkan.

b. Tepat jumlah

Tepat jumlah (quality) dalam arti pembelian barang hendaknya dalam jumlah

yang cukup untuk memenuhi kebutuhan (tidak kurang dan tidak berlebihan).

c. Tepat waktu

Tepat waktu dalam arti, barang sudah tersedia pada saat di butuhkan.

d. Tepat sumber

Tepat sumber dalam arti, barang/material diperoleh dari sumber yang

memenuhi persyaratan, antara lain sumber legal, punya kemampuan keuangan

yang dapat diandalkan, punya keahli an dalam bidangnya, terpercaya (terjamin


21

penyerahan barang sesuai dengan spesifikasi/standar dan waktu yang telah

di tetapkan), sanggup memberikan after sales service (bila di perlukan).

e. Tepat harga

Tepat harga dalam arti, harga dalam pembelian adalah harga yang wajar

sesuai dengan situasi dan kondisi pasar pada waktu itu, yang diperoleh dari

riset pasar dan analisis biaya dan harga.

f. Tepat tempat/lokasi

Tepat tempat/lokasi dalam anti, barang dikirim ke tempat yang sesuai dengan

permintaan user atau pemesan.

g. Tepat peraturan

Tepat peraturan dalam arti pembelian dilaksanakan dengan mengikuti

peraturan yang diberlakukan, baik oleh pemerintah maupun perusahaan.

Beberapa orientasi pembelian tersebut selain dijadikan pedoman dalam

melaksanakan pembelian, juga dapat dijadikan sarana untuk mengevaluasi atas

pelaksanaan pembelian maupun tindakan pem belian berikutnya.

2.2.2.

2.

SiklusSiklusSiklus

Siklus


Pembelian

dandandan

dan

PengelolaanPengelolaanPengelolaan

Pengelolaan

AdministrasiAdministrasiAdministrasi

Administrasi

Pengelolaan administratif dalam pengadaan perbekalan pada dasar nya

merupakan perwujudan sekaligus konsekuensi dari tata kerja, prosedur kerja, dan

sistem kerja yang dibangun dan dilembagakan oleh suatu organisasi. Sehubungan

dengan hal itu, pengelolaan administratif dalam pengadaan perbekalan merupakan

suatu implementasi dari serangkaian aktivitas yang harus dilakukan oleh suatu unit

kerja atau pejabat tertentu menurut rangkaian urutan kerja secara teratur dan

relatif permanen (tetap) di dalam pengadaan perbekalan.

Dengan demikian, pengelolaan administratif dalam pengadaan perbekalan

tidak bisa dilepaskan dari serangkaian kegiatan pengadaan perbekalan itu sendiri.

Karena pengadaan perbekalan yang dilakukan oleh sebagian besar organisasi

dominan dilakukan dengan cara pembelian, uraian dan pembahasan berikut lebih

mengacu dan menekankan pengelolaan administratif pengadaan perbekalan

dengan cara pembelian.

Pengelolaan administratif pengadaan perbekalan dengan cara pembelian

tentu juga tidak bisa dilepaskan dari serangkaian kegiatan pengadaan perbekalan


22

dengan cara pembelian itu sendiri. Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian

dilakukan melalui serangkaian kegiatan, dan serangkaian kegiatan pembelian

tersebut biasa di sebut dengan istilah siklus pembelian.

Serangkaian proses dalam kegiatan pembelian perbekalan akan ditentukan

oleh penetapan pilihan dari beberapa alternatif pilihan dalam cara pembelian oleh

suatu organisasi. Secara luas, pembelian dapat dibedakan atas pembelian tanpa

pesanan dan pembelian dengan melakukan pemesanan. Pembelian dengan tanpa

melakukan pemesanan berarti organisasi/perusahaan melakukan pembelian

langsung, yakni pembelian yang dilakukan oleh pegawai sendiri yang telah ditunjuk

secara langsung datang ke supplier tertentu untuk melakukan transaksi pembelian

sejumlah barang. Cara pembelian seperti ini sering pula disebut dengan pembelian

swakelola karena cara pembelian ini direncanakan, dikerjakan, dan diawasi sendiri

oleh organisasi/perusahaan. Sementara pem belian dengan pemesanan, bisa

dilakukan dengan penunjukan langsung ataupun pemilihan. Yang dimaksud

dengan penunjuk an langsung adalah pembelian dengan cara melakukan

pemesanan barang dengan menunjuk langsung kepada 1 (satu) penyedia barang

(supplier) tertentu. Sementara yang dimaksud pembelian melalui pemilihan adalah

sebelum melakukan purchasing order, organisasi/perusahaan melakukan

pemilihan terhadap beberapa supplier de ngan cara organisasi/perusahaan

(sebagai pembeli) menerima surat penawaran barang secara formal dari beberapa

supplier, dan setelah terjadi kesesuaian, baik ditinjau dari sisi teknis maupun harga

de ngan salah satu supplier di antara sejumlah supplier, organisasi/ perusahaan

akan melakukan purchasing order kepada supplier yang dipilih tersebut. Penting

dicatat bahwa tidak berarti dengan pembelian langsung ataupun penunjukan

langsung, organisasi sebagai pembeli tidak perlu melakukan pemilihan terhadap

bebe rapa supplier, tetapi dalam pembelian langsung maupun penunjukan

organisasi/perusahaan pun harus senantiasa membandingkan di antara beberapa

supplier, dan kemudian organisasi mernilih salah satu supplier yang dipandang

paling menguntungkan guna me menuhi kebutuhan perbekalan organisasi.

Penetapan pilihan akan cara pembelian perbekalan akan menentu kan

panjang pendeknya proses kegiatan dan jenis kegiatan yang akan dilakukan.

Penetapan pilihan atas beberapa alternatif pengadaan perbekalan akan ditentukan

oleh peraturan organisasi yang telah ditetapkan yang mengatur batas-batas kapan


23

pembelian langsung bisa dilakukan, penunjukan langsung dan pemilihan harus

dilaku kan. Biasanya aturan-aturan tersebut didasarkan pada nilai rupiah barang

yang akan diadakan, misalnya harga pembelian di bawah Rp 5.000.000,00 bisa

dilakukan dengan cara pembelian langsung, Rp 5.000.000,00 - Rp 25.000.000,00

dengan penunjukan langsung, dan di atas Rp 25.000.000,00 dengan pemilihan.

Pembelian dengan melakukan pemesanan, baik melalui pe nunjukan

langsung maupun pemilihan harus melewati prosedur yang relatif lebih panjang

dibandingkan dengan cara pembelian langsung. Pembelian langsung biasanya

dilakukan untuk pembelian barang-barang yang sifatnya relatif kecil, baik ditinjau

dari sisi kuan titas maupun nilai barang, dan atau pembelian terhadap barang habis

pakai maupun barang tahan lama yang bersifat mendadak. Pem belian langsung

akan melalui beberapa tahapan kegiatan mulai dari proses penerimaan dan

penelitian Daftar Permintaan Pem belian, survei/observasi/riset pasar dan atau

langsung ke pemasok yang telah dipercaya, transaksi pembelian, pembayaran

sampai dengan penerimaan barang.

Adapun serangkaian kegiatan pembelian dengan melakukan pemesanan

akan melalui beberapa tahapan yang harus dilalui, dan beberapa tahapan kegiatan

tersebut dapat dijelaskan dan diuraikan secara terperinci sebagai berikut.

1.1.1.

1.

MenerimaMenerimaMenerima

Menerima

DaftarDaftarDaftar

Daftar

PermintaanPermintaanPermintaan

Permintaan


Pembelian

secara empiris dari beberapa institusi, Daftar Permintaan Pem belian

sering disebut dengan istilah Bon Permintaan Barang atau Surat Permintaan

Pengadaan Barang atau Surat Permintaan Pembelian atau Bon Gudang.

Daftar Permintaan Pembelian ini diisi dan diajukan oleh setiap unit kerja dalam

organisasi kepada unit kerja tertentu ataupun pejabat tertentu yang diberi tugas

dan wewenang untuk melakukan pengelolaan pengadaan perbekalan,

khususnya untuk

memenuhi kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja dalam suatu organisasi.

Berkaitan dengan unit kerja ataupun pejabat yang ditunjuk memenuhi

kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja dalam organisasi tersebut

ditentukan oleh struktur organisasi yang di bangun dan ditetapkan, dan secara

empirik bagian ini antara lain disebut dengan numenklatur, seperti Bagian

Perbekalan, Bagian Perbekalan, Bagian Gudang, Bagian Tata Usaha, Bagian


24

Adminis trasi, Bagian Administrasi Umum, Bagian Umum, Sekretariat, dan

semcamnya.

Guna mendukung efisiensi dalam pengadaan perbekalan hendak nya

pengajuan Daftar Permintaan Pembelian dilakukan secara periodik menurut

jangka waktu tertentu. Pengajuan Daftar Per mintaan Pembelian untuk barang-

barang nonrutin dan atau barang -barang yang sifatnya tahan lama, seperti

perabot, peralatan, dan perlengkapan kantor dapat dilakukan setahun sekali

yang di sesuaikan jadwal penyusunan anggaran tahunan organisasi. Daftar ini

berguna untuk menyusun Anggaran Tahunan Pem belian Barang. Sementara

pengajuan Daftar Permintaan Pembeli an untuk barang kebutuhan yang

sifatnya rutin dan atau habis pakai dapat dijadwalkan dan dilakukan seminggu

sekali. Pen jadwalan pengajuan usulan dan permintaan kebutuhan barang

secara periodik dimaksudkan untuk mendukung efektivitas dan efisiensi unit-

unit kerja maupun unit pengelola perbekalan, baik yang melakukan

perencanaan perbekalan, pelaksanaan pengadaan perbekalan, maupun yang

melakukan pendistribusian perbekalan. Di samping itu, penjadwalan pengajuan

usulan dan permintaan perbekalan tersebut dimaksudkan untuk mendukung

pembinaan pe gawai dan unit kerja menuju pegawai dan unit kerja yang

mampu melakukan segala tugas maupun aktivitasnya secara terarah dan

terencana.

Lembar surat permintaan barang dengan berbagai macam sebutannya

sebagaimana disebutkan di atas, secara empirik sering sekaligus digunakan

sebagai surat penyerahan barang. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan

efisiensi karena unit perbekalan/ gudang tidak perlu membuat dan mengisi

kembali sejumlah item barang sesuai dengan permintaan unit kerja ke dalam

Surat Pe nyerahan Barang. Adapun bentuk dan isi Surat Permintaan

Pengadaan Barang dapat dilihat pada contoh formulir 2.1.1 dan 2.1.2 berikut

ini.


25

IDENTITAS ORGANISASI

SURATSURATSURAT

SURAT

PERMINTAANPERMINTAANPERMINTAAN

PERMINTAAN

BARANGBARANGBARANG

BARANG

No. SPB :Tanggal :

Unit/bagian :

Menyetujui, Penerima Yang MemintaKabag. Perbekalan/Ka. Gudang Ka. Biro/Bag./Subbag...

……………………………….. ………………………. ………………………………

Contoh Formulir 2.1.1. Surat Permintaan Barang

No. Nama dan Spesifikasi Barang Jumlah Satuan Yang Disetujui


26

UNIVERSITAS GADJAH GAMAFakultasFakultasFakultas

Fakultas

IlmuIlmuIlmu

Ilmu

SosialSosialSosial

Sosial

dandandan

dan

IlmuIlmuIlmu

Ilmu

PolitikPolitikPolitik

Politik

Jalam Mpu Tantular 59 Yogyakarta Telepon (0274) 575741 Faksimile (0274) 585858

No. BG : 06Tanggal : 25 Juni 2008

BONBONBON

BON

GUDANGGUDANGGUDANG

GUDANG

Unit/bagian : Tata Warkat

Menyetujui, Penerima Yang MemintaKabag. Logistik Ka. Bag. Tatta Warkat

Umar Bakri Trieman Krisna Wiranti

Contoh Formulir 2.1.2 Surat Permintaan Barang dalam Bentuk Bon Gudang

2.2.2.

2.

MenelitiMenelitiMeneliti

Meneliti

DaftarDaftarDaftar

Daftar

PermintaanPermintaanPermintaan

Permintaan


Pembelian

Setelah Daftar Permintaan Pembelian diterima oleh unit kerja atau

pejabat tertentu yang telah diserahi kewajiban dan wewenang meneliti serta

mengambil keputusan atas permintaan barang dari unit-unit kerja maka

Daftar Permintaan Pembelian ini dikoreksi dan kemudian diambil keputusan

untuk dikabulkan atau tidak dikabulkan permintaan barang tersebut. Khusus

untuk permintaan barang non rutin dari unit unit kerja, pemeriksaan dan

pengabulan permintaan kebutuhan perbekalan didasarkan pada daftar

nominasi barang. Sementara permintaan barang-barang yang bersifat rutin

mendasar kan pada kegiatan operasional masing-masing unit kerja maupun

laporan pemakaian barang. Dengan demikian, apabila permintaan barang

dari unit kerja menyimpang dari daftar nominasi barang atau anggaran

pembelian yang telah ditetapkan maupun menyimpang dari kegiatan

operasional unit kerja dan meragukan kebenaran laporan pemakaian barang,

No. Nama dan Spesifikasi Barang Jumlah Satuan Yang Disetujui

1. Tinta Printer: Canon BC 02 2 Buah ACC: 1 buah2. Brief Ordner GoBi 8402F 7 Buah ACC3. Risograph Ink: RISO 569A 2 Bungkus ACC4.5.

…


27

Kepala Bagian Perbekalan atau penanggung jawab dalam pengadaan

perbekalan dapat mengambil keputusan untuk tidak menyetujui permintaan

pengadaan perbekalan tersebut atau melakukan penelitian dan pengecekan

terhadap usulan permintaan kebutuhan perbekalan maupun laporan

pemakaian barang, sebelum mengambil keputusan dan tindakan menyetujui

atau tidak menyetujui permintaan kebutuhan perbekalan tersebut. Dengan

demikian, Kepala Bagian Perbekalan atau penanggung jawab dalam

pengadaan perbekalan memiliki posisi yang strategis dan krusial dalam

upaya pengawasan pengendalian pengadaan perbekalan.

Guna mendukung efektivitas pengendalian perbekalan dalam

arganisasi, hendaknya pengajuan Daftar Permintaan Pembelian khususnya

untuk barang-barang kebutuhan rutin dan atau habis pakai dilampiri Laporan

Pemakaian Barang sehingga bagian atau pejabat yang diberi tugas dan

wewenang dalam pengelolaan perbekalan, sekaligus dapat melakukan

pengendalian terhadap penggunaan/pemakaian barang. Adapun bentuk dan

isi Laporan Pemakaian Barang dapat dilihat pada contoh formulir 2.2.1 dan

2.2.2 berikut ini.

IDENTITASIDENTITASIDENTITAS

IDENTITAS

ORGANISASIORGANISASIORGANISASI

ORGANISASI

LAPORANLAPORANLAPORAN

LAPORAN

PEMAKAIANPEMAKAIANPEMAKAIAN

PEMAKAIAN

BARANGBARANGBARANG

BARANG

Periode : ………………..

No. LPB :Tanggal :

Unit/Bagian :

Mengetahui Manajer/Kabag./Kasubag.........Manajer/Kabag./Kasubag.... (nama unit pemakai/pelapor)(atasan langsung pelapor)

……………………………… ………………………………

No. KodeBarang

Nama dan SpesifikasiBarang

JumlahAwal

Periode

JumlahPemakaian

JumlahAkhir

Periode

Keterangan


28

Contoh Formulir 2.2.1. Laporan Pemakaian Barang

RS PANTI WALUYOJI. Gejayan 65 - 67 YogyakartaTelp. (0274) 565767, 124123 Fax. (0274) 567333

No. LPB : 03Tanggal : 25/06/08

LAPORANLAPORANLAPORAN

LAPORAN

PEMAKAIANPEMAKAIANPEMAKAIAN

PEMAKAIAN

BARANGBARANGBARANG

BARANG

Periode: Bulan Mei Juni 2008

UNIT/BAGIAN: PersonaliaPersonaliaPersonalia

Personalia

Mengetahui Kabag. PersonaliaManajer Umum

Serafim Noven T., SH, M.Psi. Pergiwati, S.E.

Contoh Formulir 2.2.2. Laporan Pemakaian Barang

3.3.3.

3.

MemilihMemilihMemilih

Memilih

PemasokPemasokPemasok

Pemasok

(Supplier)(Supplier)(Supplier)

(Supplier)

Setelah ditetapkan perbekalan yang pasti akan diadakan oleh pejabat

yang berwenang, langkah berikutnya organisasi melalui pejabat yang telah

ditunjuk mencari dan memilih penjual atau pemasok atau supplier yang tepat.

Biasanya yang melakukan penelitian atas pesanan pembelian maupun

pemilihan serta penentuan pe masok adalah unit pembelian atau petugas

yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas pembelian. Adapun kriteria penjual

atau pe masok yang tepat adalah sebagai berikut:

No. KodeBarang Nama dan Spesifikasi Barang

JmlAwal

Periode

Jml.Pemakaian

JmlAkhir

PeriodeKeterangan

1. 05 01 Computer Form : GehaTop Cut 38 S, ukuran9.5"x11"

5 Rim 4 Rim 1 Rim -

2. 0601 Tinta Printer Canon BJCartridge BC 03

1 Buah 1 Buah 0 Rim -

3. 07 02 Folder: Gung Yu 15 Buah 10 Buah 5 Buah -

4. 08 01 Kertas HVS Folio 80 Gr.:Sinar Dunia

2 Rim 2 Rim 0 Rim -


29

(a) pemasok yang menyediakan perbekalan sesuai dengan ke butuhan

organisasi, baik berkaitan dengan jenis maupun spesifikasinya

(b) pemasok yang legal

(c) pemasok yang dapat dipercaya

(d) pemasok yang dapat memberikan harga yang paling layak (harga paling

murah di antara harga yang ditawarkan oleh pemasok yang lain, dengan

jenis, tipe, merek ataupun spe sifikasi serta kualitas barang yang sama)

(e) pemasok yang secara spesial relatif dekat dengan organisasi/perusahaan.

Hal ini penting diperhitungkan karena selain akan mengurangi overhead

cost, juga akan mem permudah maupun mempercepat proses pelayanan

purnajual oleh pihak supplier, misalnya pelayanan servis apabila barang

mengalami kerusakan selaina barang yang dibeli masih dalam masa

jaminan.

Sehubungan dengan kegiatan pemilihan dan penetapan supplier ini,

setiap organisasi harus senantiasa memperhatikan bahkan akan lebih baik

memiliki beberapa arsip atas surat perkenalan perusahaan dan surat

penawaran dari supplier yang masuk, maupun menjalin relasi khususnya

dengan pemasok-pemasok barang yang biasa digunakan/dipakai organisasi.

Di samping itu, untuk mem peroleh supplier yang tepat, bila memungkinkan

juga bisa dilaku kan dengan melakukan observasi atau survei langsung ke

pasar dengan cara melakukan perbandingan di antara beberapa supplier

yang ada.

Dalam rangka pemilihan supplier yang tepat, suatu organisasi di

samping harus senantiasa melakukan perbandingan di antara supplier, juga

penting untuk selalu mengingat bahwa harus meng hindari kepercayaan

seratus persen secara terus-menerus pada satu pemasok sehingga

organisasi tidak pernah melakukan perbanding an dan mengikuti

perkembangan jenis barang maupun harga yang diberikan penjual maupun

pemasok yang lain.

4.4.4.

4.

MemasukkanMemasukkanMemasukkan

Memasukkan

PesananPesananPesanan

Pesanan

(Order)(Order)(Order)

(Order)


30

Setelah organisasi menetapkan pemasok, langkah berikutnya adalah

memasukkan pesanan (order). Untuk memasukkan order atau melakukan

pemesanan barang dapat dilakukan dengan cara bertelepon, mengirim

faksimile, mengirim surat pesanan, atau datang langsung ke supplier dengan

atau tanpa mengajukan surat pesanan. Apa pun cara yang ditempuh dalam

memasukkan order harus jelas barang yang dipesan, baik berkaitan dengan

jenis, merek, tipe atau spesifikasi yang lain, jumlah, cara pembayaran, cara

pe nyerahan barang, konsekuensi-konsekuensi atas ketidaksesuaian dengan

pesanan, dan kesepakatan lain antara pemesan dengan pe masok, antara

lain pemberian potongan harga oleh pemasok kepada pembeli/pemesan,

penanggung pajak, dan biaya yang lain.

Sehubungan dengan hal-hal di atas kiranya penting diketahui beberapa

macam mengenai cara pembayaran/waktu pembayaran, potongan harga,

dan penyerahan barang.

4.1.4.1.4.1.

4.1.

CaraCaraCara

Cara

Pembayaran/WaktuPembayaran/WaktuPembayaran/Waktu

Pembayaran/Waktu

PembayaranPembayaranPembayaran

Pembayaran

a. Bayar muka, yakni pembayaran harga sebelum barang di terima

atau sebelum barang ada.

b. Bayar tunai (cash), yakni pembayaran harga barang secara tunai

bersama dengan surat pesanan.

c. Bayar belakang, yakni pembayaran yang dilakukan beberapa lama

setelah barang diterima.

d. CAC (Cash and Carry), yakni harga barang dibayar lebih dahulu

sebelum dibawa, atau uang diterima lebih dahulu baru barang

dikirimkan kepada pembeli.

e. COD (Cash on Delivery), yakni pembayaran dilakukan pada waktu

barang diserahkan kepada pembeli

f. Remburs, yakni pembeli harus membayar harga barang yang dibeli

kepada pengangkut barang (perusahaan pengangkut an) pada

waktu barang diserahkan.

g. Pada waktu dokumen tiba, yakni pembayaran dilaksanakan ketika

dokumen barang yang dibeli tiba (di bank).


31

4.2.4.2.4.2.

4.2.

PotonganPotonganPotongan

Potongan

HargaHargaHarga

Harga

a. Potongan tunai, yakni potongan harga yang diberikan kepada

pembeli yang membayar tunai (pembelian dalam jumlah besar).

b. Korting atau discount, yakni potongan harga yang diberikan kepada

pembeli yang membeli barang dalam jumlah besar.

c. Rabat, yakni potongan yang diberikan kepada agen dan toko- toko

yang membeli barang untuk dijual lagi dengan harga jual yang

ditentukan oleh penjual pertama.

d. Refaksi, yakni potongan harga dari penjual karena adanya

kesalahan mutu pada barang yang dikirimkan.

4.3.4.3.4.3.

4.3.

PenyerahanPenyerahanPenyerahan

Penyerahan

BarangBarangBarang

Barang

a. Loko gudang, yakni barang diserahkan oleh penjual kepada pembeli

sebelum dibungkus atau belum ditimbang (pem beli harus

menanggung ongkos pengepakan, penimbangan, dan lain-lain).

b. Eks gudang, yakni penjual menyerahkan barang yang dibeli dari

gudang dan ongkos pengepakan, penimbangan, dan lain-lain

ditanggung oleh pembeli.

c. Frangko stasiun, yakni ongkos untuk mengangkut barang dari

gudang sampai tiba di stasiun kereta api ditanggung oleh penjual.

d. Frangko gudang pembeli, yakni semua ongkos termasuk ongkos

pengangkutan sampai barang tiba di gudang pembeli ditanggung

penjual.

e. F.O.B. (Free on Board), yakni penjual menanggung semua ongkos

sampai barang dimuat di atas kapal, sedangkan ongkos

pengangkutan selanjutnya ditanggung oleh pembeli.

f. C & F (Cost and Freight), yakni semua ongkos termasuk biaya

pengangkutan barang dengan kapal ditanggung oleh penjual.


32

g. C.I.F (Cost Insurance and Freight), yakni semua ongkos yang

dikeluarkan untuk barang yang dibeli termasuk asuransi dan biaya

pengangkutan dengan kapal ditanggung oleh pen jual.

h. F.O.R. (Free on Rail), yakni semua ongkos hingga barang yang

dibeli dimuat ke dalam gerbong kereta api ditanggung oleh penjual.

i. F.O.S. (Free on Station), yakni penjual menanggung semua ongkos

mengangkut barang tiba di stasiun, sedangkan ongkos untuk

mengangkut barang ke dalam gerbong kereta api dan ongkos

angkut ditanggung oleh pembeli.

j. F.A.S. (Free Alongside Ship), yakni penyerahan barang kepada

pembeli sampai di sisi kapal, sedangkan semua ongkos sampai

barang dimuat ke dalam kapal menjadi tanggungan pembeli.

k. F.O.S. (Free Overside Ship), yakni biaya pemindahan barang dari

kapal ke motor boat sudah termasuk dalam harga barang.

l. C.I.F.I.C.(Cost Insurance and Freight Inclusive Commision), yakni

semua ongkos tambahan kapal, komisi, termasuk premi asuransi

ditanggung oleh penjual.

Apabila suatu organisasi dalam melakukan pemesanan barang

menggunakan dan menyampaikan Surat Pesanan Barang atau Order

Pembelian atau Purchase Order maka contoh formulir Surat Pesanan Barang

atau Order Pembelian tersebut dapat dilihat pada contoh formulir 2.3.1, 2.3.2,

dan 2.3.3 berikut ini.


33


No. OPTanggal

Kepada:………………………………..……………………………….………………………………...

ORDERORDERORDER

ORDER

PEMBELIANPEMBELIANPEMBELIAN

PEMBELIAN

Tanggal Terima :Cara Pembayaran :Penyerahan Barang :

Manajer................... Kabag …………….. /Kasie...(Pejabat Verifikator) (Pejabat Penanggung Jawab) (Pejabat Pelaksana)

…………………………. ………………………………… …………………………

Contoh Formulir 2.3.1. Order Pembelian

No. Nama dan Spesifikasi Barang Jumlah Satuan Keterangan


34

PT PURA PROFITA PUTRAJalan Gajayana 56-58 YogyakartaTelp. (031) 555777, 124321 Fax. (031) 567331

No.OP : 04Tanggal : 3/06/2008

ADVANTAGEADVANTAGEADVANTAGE

ADVANTAGE

COMCOMCOM

COM

JI. Palang Merah 35YOGYAKARTA

ORDERORDERORDER

ORDER


PEMBELIAN

Tanggal Terima : 4 Juli 2008Cara Pembayaran : COD (cash on delivery)Penyerahan Barang : Franco Gudang Pembeli

Manajer Keuangan Ka. Bag Perbekalan Ka. Sie Pembelian

Pradana Laksi Lundi Panca Andalas

Contoh Formulir 2.3.2. Order Pembelian (Tanpa Kalkulasi Harga)

No.No.No.

No.

NamaNamaNama

Nama

dandandan

dan

SpesifikasiSpesifikasiSpesifikasi

Spesifikasi

BarangBarangBarang

Barang

JumlahJumlahJumlah

Jumlah

SatuanSatuanSatuan

Satuan

KeteranganKeteranganKeterangan

Keterangan

1. Printer HP Laser Jet 5P 2 Buah -

2. Kertas Printer : HVS Kualitas Super,Ukuran 9.5 11 Produksi Trisakti

1515 Box -

4. Tinta Printer : Canon BJ Cartridge BJ 02 5 Buah ---

-

5. Tinta Printer Canon BJ Cartridge BJ 03 5 Buah ---

-


35

PT PURA PROFITA PUTRAJalan Gajayana 56-58 YogyakartaTelp. (031) 555777, 124321 Fax. (031) 567331

No.OP : 04Tanggal : 3/06/2008

ADVANTAGEADVANTAGEADVANTAGE

ADVANTAGE

COMCOMCOM

COM

JI. Palang Merah 35YOGYAKARTA

ORDERORDERORDER

ORDER


PEMBELIAN

Tanggal Terima : 4 Juli 2008Cara Pembayaran : COD (cash on delivery)Penyerahan Barang : Franco Gudang Pembeli

Manajer Keuangan Ka. Bag Perbekalan Ka. Sie Pembelian

Pradana Laksi Lundi Panca Andalas

Contoh Formulir 2.3.3 Order Pembelian (Dengan Kalkufasi Harga)

5.5.5.

5.

Menyimak/MemantauMenyimak/MemantauMenyimak/Memantau

Menyimak/Memantau


Pesanan

Menyimak order merupakan kegiatan pemantauan terhadap pesanan.Hal ini untuk menjamin ketepatan waktu datangnya pesan an di sampinguntuk melakukan tindakan-tindakan antisipatif karena ketidaktepatandatangnya pesanan, baik pesanan datang terlambat maupun datang lebih

No. Nama dan Spesifikasi Barang Jumlah SatuanHarga per

Satuan(Rp)

Jumlah(Rp)

1. Printer: HP Laser Jet 5P 2 Buah 12.500.000 25.000.0002. Kertas Printer: HVS Kualitas Super,

Ukuran 9.5”x11”, Produksi Trisakti5 Box 80.000 400.000

3. Tinta Printer: Canon BJ 02 5 Buah 210.000 1.050.0004. Tinta Printer: Canon BJ 03 5 Buah 200.000 1.000.000

Total 1 : 27.450.000Discount : 10% 2.745.000Total 2 : 24.705.000PPN : -Biaya Lain-lain( kirim, meterai, ...............................................................) -Total Pembayaran 24.705.000


36

awal dari waktu yang telah disepakati kedua beIah pihak. Penyimakan orderini dapat dilakukan dengan melakukan komunikasi dengan supplier melaluitelepon ataupun memanfaatkan jasa teknologi informasi yang lain (faksimileataupun e-mail).

Dalam rangka pemantauan pesanan, unit pembelian atau petugas yangbertanggung jawab dalam pembelian dapat dibantu dengan membuat BukuPengecekan Pesanan. Buku ini berfungsi untuk me ngetahui dan mengecekpemesanan barang atas permintaan bagian gudang atau unit-unit kerja,sehingga dapat diketahui sejauh mana pesanan barang tersebut diprosesmaupun ditindaklanjuti. Bentuk tindak lanjut pemesanan barang bisa berupapemesanan ulang atau

pembatalan pemesanan karena terjadi sesuatu hal. Apabila dalamsuatu organisasi telah memiliki beberapa gudang, maka buku pengecekanpesanan dibuat per gudang untuk mempermudah dan mempercepatpengecekan pesanan barang.

Adapun kolom-kolom yang penting dalam buku pengecekan pesanandapat dilihat pada contoh formulir 2.4 berikut ini.

BUKUBUKUBUKU

BUKU

PENGECEKANPENGECEKANPENGECEKAN

PENGECEKAN

PESANANPESANANPESANAN

PESANAN

Contoh Formulir 2.4. Buku/Lembar Pengecekan Pesanan

Pengisian beberapa kolom dalam buku pengecekan pesanan dapatdijelaskan sebagai berikut.- Kolom nama dan spesifikasi barang harus ditulis sesuai dengan yang ada

pada surat pesanan.- Kolom nomor pesanan harus diisi sesuai dengan yang tertera pada surat

pesanan.- Kolom tanggal pesanan harus diisi sesuai dengan yang tertera pada surat

pesanan.- Kolom metode dan tanggal pengecekan ditulis sesuai dengan metode

pengecekan (misalnya telepon, kirim faksimile, e-mail, sms) dan tanggalpengecekan.

- Kolom Hasil Pengecekan diisi sesuai dengan informasi dari supplier ataspesanan, misalnya sudah dikirim, baru dipersiapkan, baru dipak, akandikirim tanggal tertentu, menunggu barang tiba, dan sebagainya.

No. Nama dan SpesifikasiBarang

NomorPesanan

TanggalPesanan

Metode danTanggal

Pengecekan

KeteranganHasil

Pengecekan

TanggalTerimaBarang

NomorKode

TerimaBarang

1.2.3.4.5.6.

...


37

- Kolom tanggal terima barang diisi sesuai dengan tanggal pe nerimaanbarang dari supplier.

- Kolom nomor kode bukti terima barang diisi sesuai dengan nomor kodebukti terima barang yang ada pada formulir bukti terima barang. Setiapbukti penerimaan barang harus diberi nomor kode bukti penerimaanbarang, yang dapat berupa nota, tanda terima, surat pengantar, suratterima barang, dan semacam nya guna mempermudah dan mempercepatbukti penerimaan barang. Adapun teknik pembuatan nomor danpemberian nomor, pada prinsipnya sama dengan pembuatan nomor danpemberian nomor kode pesanan barang. Prinsip yang senantiasadipegang adalah simpel, mempermudah pengecekan, dan mempercepatpenemuan dokumen.

6.6.6.

6.

MenerimaMenerimaMenerima

Menerima


Pesanan

Menerima barang yang telah dipesan merupakan tindakan ter akhirdalam kegiatan transaksi. Beberapa hal yang harus diperhati kan dalamkegiatan penerimaan barang ini, yakni Bagian Pembelian atau pihak-pihakyang bertanggung jawab dalam pengadaan perbekalan (misalnya melibatkanbagian pembelian, pimpinan unit perbekalan, bagian gudang, bagiankeuangan atau panitia pengadaan perbekalan, atau bahkan unit pemakai)harus memeriksa secara saksama atas barang yang telah dikirim pemasok.

Dalam pemeriksaan barang ada dua langkah kegiatan pokok yangharus dilakukan.a. Pemeriksaan dokumen. Kegiatan ini dilakukan dengan cara mencocokkan

antara Order Pembelian dengan Surat Pengantar Barang atauTandaTerima Barang atau Berita Acara Penyerahan Barang atau buktiterima barang yang lain.

b. Pemeriksaan fisik barang. Kegiatan ini dilakukan setelah terjadikesesuaian antara dokumen order pembelian dengan bukti penerimaanbarang, dengan cara mencocokkan antara dokumen dokumen tersebutdengan barang yang telah dikirim, baik ber kaitan dengan jenis, tipe,merek, ataupun spesifikasi barang yang lain, jumlah, maupun kondisibarang.

Apabila pesanan barang sudah sesuai dengan order pem belian,organisasi sebagai pembeli melalui pejabat yang telah ditunjukmenerima/menandatangani beberapa berkas dari supplier rang biasanyaberupa:a. Bukti tanda terima barang. Bukti tanda terima barang ini dapat berupa

Surat Pengantar Barang, Tanda Terima Barang, Berita Acara PenyerahanBarang, Berita Acara Serah Terima Barang.

b. Berkas penagihan. Berkas penagihan dapat berupa faktur, nota, ataukuitansi.

Karena beberapa berkas ini sangat penting sifatnya, baik secaraadministratif maupun yuridis, pihak-pihak yang menerima maupunmenandatangani beberapa berkas tersebut harus hati hati dan teliti. Adapun


38

beberapa contoh berkas tersebut dapat dilihat pada contoh formulir 2.5 - 2.6berikut ini.

TOKOTOKOTOKO

TOKO

SAMPOERNASAMPOERNASAMPOERNA

SAMPOERNA

Jalan Mangkubuml 35 Yogyakarta Kepada:Telepon (0274) 453765, 453766 Yth. Kabag. Perbekalan Wisma Gloria

Jalan Mgr Soegijapranata 14 Yogyakarta

SURATSURATSURAT

SURAT

PENGANTARPENGANTARPENGANTAR

PENGANTAR

No. OS/PM/S/IV/2008

Yogyakarta, 3 Juli 2008

Yang Menerima Hormat kami,

Ira Kaesopia Purl Antari, S.E.. M. M.Manajer Penjualan

Contoh Formulir 2.5. Surat Pengantar Barang

No. Nama dan Spesifikasi Barang Jumlah Satuan Keterangan

1. VCD Player: Merk Wanda, TipePAL/NTSC

6 Buah -

2. Tape Recorder: Merk Polytron, ModelPSC-35T

8 Buah -

3. Kompor Gas: Merk Covina, TipeUltima U-125 Ext.

5 Buah -

4. Bola Lampu: Merk Philips, JenisClear, 40W

10 Buah -

5.6.

...


39

TOKOTOKOTOKO

TOKO


SAMPOERNA



SURATSURATSURAT

SURAT

PENGANTARPENGANTARPENGANTAR

PENGANTAR

No. OS/PM/S/IV/2008

Barang-barang tersebut telah kami terima dengan baik.


Yang Menerima Hormat kami,

Ira Kaesopia Purl Antari, S.E.. M. M.Manajer Penjualan

Contoh Formulir 2.6. Surat Pengantar Barang

No. Nama dan Spesifikasi Barang Jumlah

Hargaper

Satuan(Rp.)

Potongan Jumlah(Rp.)


6 450.000 - 2.700.000

2. Tape Recorder: Merk Polytron,Model PSC-35T

8 850.000 - 6.800.000


5 450.000 - 2.250.000


10 2.500 - 25.000

5.6.

...

Jumlah

TagihanTerbilang: Sebelas juta tujuh ratus tujuh puluh lima ribu rupiah

11.775.000


40

ULTRA CITRAMEDIAJalan KH. Hasyim Ashari 35B Yogyakarta 10130

Telepon (0274) 565676 Faksimile (0274) 676767 E-mail: [email protected]

TANDATANDATANDA

TANDA

TERIMATERIMATERIMA

TERIMA

Kepada : ASMI Dharma PertiwiAlamat : Jalan Pancawati 68 YogyakartaTelepon : (0274) 454545, 232323, Faksimile (0274) 565656

Tanggal terima: ……………………….

Ultra Citramedia Penerima Keterangan:

Nama: Nama:

……………………. …………………….

Contoh Formulir 2.7. Tanda Terima


1. Printer: Canon BJC-2110 10 (sepuluh) unit2. Monitor: GTC, Advantage 40 (empat puluh buah3. CPU: Wearns 40 (empat puluh) buah4. VCD Player: National Type 550 SP 5 (lima) unit5. Tape Recorder: Polytron, PSC 314A 10 (sepuluh) unit6.7.

…

mailto:[email protected]


41


BERITA ACARA PENYERAHAN BARANGNomor: ......................

I. Yang bertanda tangan di bawah ini:

1. Nama : ..........................................Jabatan : ..........................................Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk .... yang disebut PIHAK PERTAMA

2. Nama : ..........................................Jabatan : ..........................................Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk .... yang disebut PIHAK KEDUA

II. Pada hari ini .......... tanggal ............ PIHAK PERTAMA telah menerima penyerahanbarang-barang sebagaimana tersebut dalam dafta terlampir dari PIHAK KEDUAdalam keadaan baik dan lengkap sesuai dengan surat perjanjian/nota pesanannomor ………. Tanggal ………….

Yogyakarta, ………………

Pihak yang menyerahkan Pihak yang menerimaPihak Kedua Pihak Pertama

……………… ………………

Contoh Formulir 2.8. Berita Acara Penyerahan Barang


42

TOKOTOKOTOKO

TOKO


SAMPOERNA



FAKTURFAKTURFAKTUR

FAKTUR

No. 50/S/VI/2008

Untuk pembelian barang-barang di bawah ini:

Terbilang: Sebelas juta tujuh ratus tujuh puluh lima ribu rupiah

S.E. & O


Putri Antari, S.E., M.M.Manajer Penjualan

Contoh Formulir 2.9. Faktur

Faktur/invoice merupakan surat perhitungan harga barang yang dijualberdasarkan jenis dan jumlahnya.


Harga perSatuan(Rp.)

Jumlah(Rp.)


6 buah 450.000 2.700.000


8 buah 850.000 6.800.000


5 buah 450.000 2.250.000


10 buah 2.500 25.000

Jumlah 11.775.000Potongan -Total Dibayar 11.775.000


43

TOKOTOKOTOKO

TOKO


SAMPOERNA



FAKTURFAKTURFAKTUR

FAKTUR

No. O5/PM/S/IV/2008


Penerima

PERHATIANFaktur asli merupakan kuitansiPembayaran dengan cheque, giro bilyet, dll.baru dianggap lunas setelah diuangkan.Barang yang sudah dibeli tidak dapat dikembalikan

Purl Antari, S.E.. M. M.Manajer Penjualan

Contoh Formulir 2.10. Faktur

NO. PESANAN TGL. PESANAN KODE PELANGGAN NPWP TGL. JATUH TEMPO01/PS/WG/08 25/6/2008 P025 01.143.065 1/7/2008


Hargaper

Satuan(Rp.)

Potongan Jumlah(Rp.)


6 450.000 - 2.700.000


8 850.000 - 6.800.000


5 450.000 - 2.250.000


10 2.500 - 25.000

5.6.

...

Jumlah

TagihanTerbilang: Sebelas juta tujuh ratus tujuh puluh lima ribu rupiah

11.775.000


44

IDENTITAS SUPPLIER ...................., .................., 20...

Kepada Yth. ........................................................................................................................................................

Nota nomor: ..........................

PERHATIANBarang yang sudah dibelitidak dapat dikembalikan

Contoh Formulir 2.11. Nota

Nota merupakan bentuk sederhana dari faktur

Identitas Organisasi No :……………………

Telah diterima dari : ...........................................................................

Uang sebanyak : ......................................................................................................................................................

Guna membayar : .................................................................................................................................................................................................................................

……………………....Terbilang …………………….............................

Banyaknya Nama Barang Harga Jumlah

Tanda Terima S.E. & O Jumlah Rp.


45

…………………….............................

……………………....

Contoh Formulir 2.12 Kuitansi

Apabila suatu organisasi melakukan pembelian barang yang relatif

banyak jumlahnya dan mahal harganya, Bagian Pem belian atau Panitia

Pengadaan Perbekalan/Panitia Pembelian Perbekalan perlu dan penting

membuat Berita Acara Pemeriksaan Barang. Berita Acara Pemeriksaan

Barang penting diadakan sebagai bukti formal dan sah, baik secara

administratif maupun yuridis bahwa barang yang diserahterimakan telah

diperiksa. Adapun contoh formulir Berita Acara Pemeriksaan Barang dapat

dilihat pada contoh formulir 2.13.1 berikut ini.


46

BERITABERITABERITA

BERITA

ACARAACARAACARA

ACARA

PEMERIKSAANPEMERIKSAANPEMERIKSAAN

PEMERIKSAAN

BARANGBARANGBARANG

BARANG

Nomor : ……..

Pada hari ini .......... tanggal .............. bulan ............... , tahun ................Kami yang bertanda tangan di bawah ini :

1. ............................... sebagai Ketua2. ............................... sebagai Sekretaris3. ............................... sebagai Anggota4. ............................... sebagai Anggota5. ............................... sebagai Anggota

Bertindak selaku panitia pemeriksaan barang yang dibentuk dengan Surat KeputusanNo. ........... tanggal ...................... telah mengadakan pemeriksaan barang-barangyang dikirim olehNama Perusahaan : ..............................................Alamat Perusahaan : ..............................................

Berdasarkan Surat Kirim/Faktur No. ............. tanggal ............. dengan disaksikan oleh:1. ..................................... sebagai petugas perusahaan yang bersangkutan.Kami berpendapat bahwa barang-barang tersebut dalam keadaan ..............................(jenis, jumlah barang beserta keadaannya masing-masing, periksa daftar terlampir).

Demikian Berita Acara ini dibuat dalam rangkap ......... ..... untuk dapat dipergunakanseperlunya.

Dibuat di: .......................................Tanggal : .......................................

Panitia Pemeriksa Barang

1. .................................. sebagai Ketua ............................. (tanda tangan)2. .................................. sebagai Sekretaris .............................3. .................................. sebagai Anggota .............................4. .................................. sebagai Anggota .............................5. .................................. sebagai Anggota .............................

Disaksikan :

.................................. petugas Perusahaan ..................................

Mengetahui:

.................................. .


47

Contoh Formulir 2.13.1. Berita Acara Pemeriksaan Barang

LAMPIRANLAMPIRANLAMPIRAN

LAMPIRAN

BERITABERITABERITA

BERITA

ACARAACARAACARA

ACARA

PEMERIKSAANPEMERIKSAANPEMERIKSAAN

PEMERIKSAAN

BARANGBARANGBARANG

BARANG

Tanggal ................................

Panitia Pemeriksaan Barang

Sekretaris, Ketua,

.................................... ....................................

Contoh Formulir 2.13.2 Lampiran Berita Acara Pemeriksaan Barang

Penting diperhatikan pula, apabila suatu organisasi melaku kan pembelian

barang khususnya barang-barang elektronik, unit pembelian atau petugas yang

bertanggung jawab dalam pembelian barang selain menerima bukti

penerimaan barang dan berkas tagihan, juga harus menerima lembar petunjuk

penggunaan barang (ope rating instruction) dan Kartu Jaminan atau Kartu

Garansi dari sup plier.

Secara empiris, tidak selamanya proses penerimaan barang ber jalan

sebagaimana mestinya karena terjadi ketidaksesuaian barang yang diterima

dengan order pembelian yang dilakukan ataupun terjadi penyimpangan dari

kesepakatan kedua belah pihak. Se hubungan dengan hal ini, apabila barang

yang dikirim pemasok ada yang tidak sesuai dengan pesanan dan tidak sesuai

dengan kesepakatan kedua belah pihak, organisasi/perusahaan sebagai pihak

pembeli harus membuat Informasi Klaim sekaligus ber fungsi sebagai Surat

Klaim (Surat Penuntutan), dan kemudian disampaikan kepada pemasok

bersama dengan kegiatan pengem balian barang apabila barang dikirim oleh

pemasok sendiri atau oleh perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman

NoUrut

NamaBarang Kode Spesifikasi

Barang Jumlah Harga perSatuan Keterangan


48

barang. Adapun yang menanggung biaya pengembalian barang (retur) adalah

pemasok atau perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman barang.

Sehubungan dengan hal ini, pihak pembeli tidak perlu menandatangani bukti

terima barang dan berkas penagihan atau apabila menandatangani berkas

penagihan, perlu memberi dan atau membuat catatan khusus yang dituangkan

dalam lembar atau surat klaim atas kekurangan pesanan barang dan harus

diketahui oleh pihak supplier atau perusahaan jasa peng angkutan dan

pengiriman barang dengan cara menandatangani lembar/surat klaim tersebut.

Adapun bentuk dan isi Informasi Klaim dapat dilihat pada contoh formulir 2.14

WISMAWISMAWISMA

WISMA

GLORIAGLORIAGLORIA

GLORIA

JI. Mgr. Soegijopranata 18Yogyakarta

No. IK : 07Tanggal : 3 Juli 2008

Kepada:TokoTokoToko

Toko

"SAMPOERNA""SAMPOERNA""SAMPOERNA"

"SAMPOERNA"

JI. Mangkubumi 35 Yogyakarta

INFORMASIINFORMASIINFORMASI

INFORMASI

KLAIMKLAIMKLAIM

KLAIM

Dengan ini kami berikan data Klaim untuk barang/material yang te lah dikirimdengan No. OP: Ot/PS/VYG/03, tanggal 25 Juni 2003, dan No. Faktur05/PM1S/IV/2003 sebagai berikut :

Untuk itu kami memerlukan: ( ) Perbaikan (repair( x ) Penggantian( x ) Melengkapi kekurangan( ) Lainnnya: ....................

Supplier/Pengirim Kabag. Perbekalan Kasubbag. Pembelian

Palupi Bambang Pitono Hendarto

No. Nama dan Spesifikasi Barang Jumlah Satuan Keterangan1. VCD Player: merk Wanda, type

PAL/NTSC1 box rusak

2. Kompor Gas: Regulator 2 buah kurang


49

Contoh Formulir 2.14 Informasi Klaim dan Penuntutan

Setelah seluruh proses penerimaan barang dinilai sudah beres dengan

diterima dan ditandatangani berkas tanda terima dan berkas penagihan oleh

pembeli, proses berikutnya adalah kegiatan pem bayaran dari organisasi

sebagai pembeli kepada pemasok, apa bila dalam pembelian tersebut telah

disepakati dengan mengguna kan cara COD (cash on delivery = pembayaran

dilakukan pada waktu barang diserahkan kepada pembeli). Adapun

prosedurnya, pe masok meminta pada bagian keuangan atau bendahara atau

kassa atau pejabat yang telah ditunjuk untuk melakukan pembayaran. Secara

struktural, pihak yang melakukan pembayaran harus ter pisah dengan

unit/pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksana an pembelian. Hal ini

penting dilakukan guna menghindari pe nyelewengan tanggung jawab dan

wewenang. Pembayaran atas tagihan dari supplier bisa dilakukan oleh bagian

keuangan atau bendahara atau kasir secara tunai, mengeluarkan cek, maupun

melalui bank dengan cara pemindahbukuan (over booking), kliring (clearing),

inkaso (collection), kiriman uang (fund transfer), terbitan bank draft (bank draft),

kartu kredit (credit card), dan sebagainya. Apa pun cara pembayaran yang

ditempuh, bendahara/kasir harus menyimpan dan mengarsip bukti-bukti atas

pengeluaran kas, antara lain dalam bentuk nota, kuitansi, slip setoran (deposit

slip), mau pun rekening koran. Contoh cek dan slip setoran dapat dilihat pada

contoh formulir 2.15 dan 2.16 berikut ini.

Setelah transaksi jual beli antara supplier sebagai penjual dan

organisasi/perusahaan sebagai pembeli selesai, Bagian Pem belian harus

mencatat seluruh pembelian ke dalam Buku Pe nerimaan Barang (contoh

formulir 2.17).

BUKUBUKUBUKU

BUKU

PENERIMAANPENERIMAANPENERIMAAN

PENERIMAAN

BARANGBARANGBARANG

BARANG

No.Urut

Tgl.Terima

Nama danAlamat

Suppliier

BuktiPenerimaan Nama dan

SpesifikasiBarang

JumlahHarga

Ket.

Tgl. Nomor Satuan Jumlah


50

Contoh Formulir 2.17 Buku Penerimaan Barang

Langkah berikutnya adalah barang disimpan atau diserah kan ke unit

gudang, dan akhirnya barang didistribusikan kepada unit-unit kerja yang

membutuhkan dan telah melakukan permintaan barang. Sehubungan dengan

pemenuhan kebutuhan perbekalan bagi setiap unit kerja, bagian/unit kerja

organisasi yang bertugas dan berwenang melakukan kegiatan distribusi

perbekalan harus membuat dan mengisi bukti penyerahan barang yang dapat

berupa Surat Penyerahan Barang ataupun Bon Gudang (lembar usulan dan

permintaan barang yang sekaligus dijadikan bukti penyerahan barang). Bukti

penyerahan barang ini penting bagi penanggung jawab distribusi perbekalan

karena sebagai alat bukti telah menyerahkan sejumlah perbekalan dengan

nama, jenis, dan spe sifikasi tertentu pada unit kerja tertentu. Dengan demikian,

surat ini dapat dijadikan alat pertanggungjawaban bagi pejabat atau petugas

tertentu yang diberi tugas dan wewenang dalam pen distribusian perbekalan.

Sehubungan dengan kegiatan penyerahan barang tersebut akan dibahas lebih

mendetail pada bab pendistri busian barang.

Dengan mencermati serangkaian kegiatan dalam pembelian perbekalan

di atas, secara empiris dan kasuistis tidak selalu setiap tahap dalam

serangkaian proses pembelian perbekalan tersebut perlu dilalui dan dilakukan.

Tentu hal ini dilakukan dengan lebih mengedepan kan pertimbangan efektivitas

dan efisiensi unit kerja maupun organi sasi. Sebagai contoh kasus, pada suatu

saat unit kesekretariatan mengalami kesulitan, bahkan mengalami kemacetan

dalam men jalankan aktivitasnya karena kehabisan tinta mesin fotokopi yang

disebabkan unit ini harus melakukan penggandaan berkas yang relatif banyak

jumlahnya dan bersifat mendadak dan mendesak. Dengan demikian, kegiatan

tersebut merupakan kegiatan di luar kegiatan rutin dan di luar rencana yang

telah ditetapkan. Ketika Bagian Kesekretariatan mengajukan permintaan

pembelian, Kepala Bagian Perbekalan dan Kepala Bagian Keuangan se bagai


51

pengambil keputusan disetujui dan tidaknya permintaan pembelian, beserta

staf pelaksanaan pembelian kebetulan tidak berada di tempat, Bagian

Kesekretariatan ini bisa membeli sendiri barang tersebut ke supplier tertentu.

Dengan situasi dan kondisi tersebut, jelas secara formal administratif proses

pembelian perbekalan tersebut tidak melewati tahap pengajuan permintaan

pem belian, meneliti daftar permintaan pembelian, maupun tahap pemantauan

pesanan. Hal ini bisa dilakukan demi terselesaikan nya pekerjaan Bagian

Kesekretariatan tersebut. Namun demikian, secara formal administratif Bagian

Kesekretariatan tersebut harus tetap melakukan pertanggungjawaban atas

pembelian perbekalan tersebut, yakni dengan cara melakukan pembukuan

pengadaan perbekalan dan pemakaian perbekalan tersebut, serta

melaporkannya kepada Kepala Bagian Perbekalan, maupun menyerahkan

bukti pem belian kepada Bagian Perbekalan maupun Bagian Keuangan.

Dengan mencermati beberapa contoh formulir yang harus ada pada setiap

langkah kegiatan pengadaan perbekalan di atas, beberapa pihak yang terlibat dalam

pengadaan perbekalan tersebut sifatnya relatif, artinya ditentukan oleh sistem kerja

yang dirancang dan dibangun oleh suatu organisasi. Dengan demikian, pihak pihak

yang terlibat dalam setiap langkah kegiatan pengadaan perbekalan tidak menutup

kemungkinan antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain akan berbeda.

Perbedaan ini biasanya sangat dipengaruhi oleh pertimbangan-pertimbangan

efektivitas dan efisiensi struktur organisasi yang dibangun.

Penting ditegaskan pula bahwa untuk kepentingan perencanaan perbekalan

dan pengendalian perbekalan, maupun pertanggungjawaban bagi Kepala Bagian

Pembelian dan atau Kepala Bagian Perbekalan, secara periodik baik pada setiap akhir

periode perbekalan maupun akhir tahun, Kepala Bagian Pembelian dan atau Kepala

Bagian Perbekalan harus membuat dan bertanggung jawab atas Laporan Pembelian.

Laporan Pembelian ini mendasarkan catatan Pem belian yang tertuang dalam Buku

Penerimaan Barang.

bab 2 pengadaan perbekalan

Documents