43

BAB 3

ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM

3.1. Tentang PT. Kinosentra Industrindo

3.1.1. Sejarah PT. Kinosentra Industrindo

PT. Kinosentra Industrindo adalah sebuah perusahaan Manufaktur produk-

produk makanan ringan dan minuman.

PT. Kinosentra Industrindo merupakan bagian dari Kino Group. PT. Duta

Lestari Sentratama yang didirikan oleh Bapak Harry Sanusi pada tahun 1991,

merupakan cikal bakal Kino Group, berawal dari hanya 7 unit kendaraan yang

mendistribusikan makanan ringan dan minuman di wilayah Jabodetabek. Perusahaan ini

sekarang mengoperasikan ratusan unit kendaraan yang hanya mendistribusikan seluruh

produk Kino Group ke seluruh wilayah Indonesia. Nama Kino sendiri merupakan

singkatan yang tediri dari dua kata, yaitu Kreatif dan Inovatif.

Pada tahun 1997, Kino mulai berpindah ke industri manufaktur dengan

mendirikan PT. Kinosentra Industrindo yang memproduksi soft-candy. PT Kinosentra

Industrindo dengan sangat cepat meraih pasar, dan menjadi salah satu dari lima pemain

besar yang menguasai pasar soft-candy di Indonesia. Kini PT. Kinosentra Industrindo

tidak hanya memproduksi soft-candy saja tetapi juga memproduksi minuman sebuk, dan

makanan ringan lainnya.

Pada tahun 1999, Kino Group mendirikan PT. Kinocare Era Kosmetindo yang

bermain di pasar kosmetik dan perawatan tubuh, dengan pertama kali meluncurkan

produk pembersih wajah yang beranama Ovale. Dalam waktu 4 tahun PT. Kinocare Era

44

Kosmetindo memproduksi lebih dari 10 macam produk perawatan kulit, cologne,

feminime hygiene, dan produk perawatan rumah.

Diawal tahun 2003, Kino Group mendirikan PT. Kinoaid Indonesia yang

bermain di pasaran minuman cair dan farmasi.

Seluruh produk dari Kino Group didesain dan diproduksi dengan memenuhi

standard internasional. Produk-produk dari Kino Group tidak hanya tersebar di wilayah

Indonesia saja, tetapi sudah tersebar di 23 negara di 5 benua.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Bagian

Struktur organisasi perusahaan merupakan hal terpenting pada suatu perusahaan

didalam menjalin hubungan kerjasama dengan pihak luar seperti pelanggan dan mitra,

dengan mempelajari struktur organisasi, maka dapat diperoleh gambaran mengenai

bagian-bagian yang ada didalam perusahaan, beserta uraian tugas dan tanggung jawab

masing-masing divisi pada perusahaan tersebut. Dengan struktur organisasi juga kita

dapat menentukan batasan-batasan masing-masing divisi didalam mengerjakan

tugasnya.

Struktur bagian juga merupakan bagian penting pada suatu bagian dalam

hubungannya dengan bagian lainnya sehingga dapat diketahui uraian tugas dari masing

fungsi pada bagian tersebut. Bagian yang berkaitan dengan proses Customer

Relationship Management adalah bagian Sales & Marketing sebagai pusat interaksi

antara perusahaan dengan pelanggan.

Dengan adanya struktur organisasi dan bagian dapat memberikan kemudahan

bagi kita untuk melihat bagaimana mengakses data dan oleh siapa saja data tersebut

dapat diakses, juga memberikan batasan dan view yang berbeda bagi setiap orang dan

45

divisi yang ada. Untuk menetapkan wewenang dan tanggung jawab serta hubungan

antara satu unit organisasi dengan unit organisasi yang lain, maka timbul beberapa jenis

struktur organisasi diantaranya:

1. Struktur organisasi garis.

Dalam struktur organisasi garis, kekuasaan dan tanggung jawab pada setiap tingkat

pimpinan mengalir dari yang paling atas sampai yang terbawah, dimana setiap

atasan mempunyai sejumlah bawahan yang masing-masing memberi

pertanggungjawaban akan pelaksanaan tugasnya kepada atasannya. Jadi dengan

kata lain seorang bawahan hanya mempunyai dan bertanggung jawab kepada

seorang atasan saja.

2. Struktur organisasi garis dan staff.

Struktur organisasi ini hampir serupa dengan struktur organisasi garis, dimana satu

bawahan mempunyai satu atasan. Pada jenis struktur organisasi ini ada

penggunaan staff ahli dalam tugas spesialisasi yang ada dalam perusahaan. Tugas

dari unit staff ahli ini hanya sebagai penasihat dan tidak dapat memerintah seorang

bawahan.

3. Struktur organisasi fungsional.

Dalam struktur organisasi fungsional, masing-masing manager merupakan seorang

spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan atau pekerja mempunyai beberapa

pimpinan. Manager memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan fungsi-fungsi

yang menjadi tanggung jawabnya. Jadi bentuk struktur organisasi seperti ini lebih

menekankan pada pembagian fungsi.

46

PT. Kinosentra Industrindo menggunakan struktur organisasi fungsional. Pada

gambar berikut akan terlihat struktur organisasi dan bagian Sales & Marketing yang ada

pada PT. Kinosentra Industrindo.

Gambar 3.1. Struktur Organisasi

47

3.1.3. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab bagian-bagian yang terkait

dalam penulisan makalah ini, adalah:

Sales Manager

• Menganalisa dan merancang strategi penjualan secara keseluruhan.

• Melakukan kontrol kerja tim sales secara keseluruhan.

• Bertanggung jawab kepada Managing Director.

Area Sales Manager

• Melakukan koordinasi dan kontrol kerja tim sales sesuai area/wilayah yang telah

ditentukan.

• Menganalisa dan merancang strategi penjualan di area/wilayah yang telah

ditentukan

• Bertanggung jawab kepada Sales Manager.

Sales

• Berusaha mencapai target penjualan yang telah ditentukan sesuai dengan area

masing-masing.

• Membina hubungan yang baik dengan pelanggan.

• Menjual produk kepada pelanggan.

• Menginformasikan Jenis Produk dan jumlah barang yang tersedia.

• Bertanggung jawab atas pesanan MPO dari pelanggan.

• Bertanggung jawab kepada Area Sales Manager.

48

Marketing General Manager

• Melakukan kontrol dan melakukan koordinasi dengan manager-manager

dibawahnya.

• Membuat kebijakan yang berhubungan dengan pemasaran.

• Membantu Managing Director dalam menyusun konsep & kerja pemasaran baik

jangka panjang maupun pendek.

• Menentukan harga jual hasil produksi dengan memperhatikan kalkulasi harga

pokok dan saran-saran dari bagian Sales, Finance & Accounting dan disetujui oleh

Managing Director.

• Membuat laporan secara berkala untuk pimpinan perusahaan yang menyangkut

perkembangan kegiatan usaha serta kemungkinan pembukaan market share baru.

• Bertanggung jawab kepada Managing Director.

Product Manager

• Melakukan analisis pasar terhadap produk yang akan dikembangkan.

• Membuat konsep pemasaran & pengembangan produk.

• Mempelajari Customer Behaviour terhadap suatu produk yang nantinya akan

menentukan arah pengembangan produk baru dengan memperhatikan saran dan

masukan dari Sales Marketing Support Manager.

• Melakukan koordinasi dan kontrol tim Product Development.

• Bertanggung jawab kepada Marketing General Manager.

49

Product Development Staff

• Membantu Product Manager dalam melakukan analisis pasar terhadap produk

yang akan dikembangkan.

• Melakukan riset pemasaran terhadap produk yang akan dikembangkan.

• Memberikan ide terhadap pengembangan produk baru dengan memperhatikan

saran dan masukan dari bagian Research & Development.

• Melakukan uji coba pasar terhadap produk baru.

• Menjawab, memperhatikan dan menanggapi keluhan dan saran yang masuk terkait

dengan produk yang sudah dipasarkan (Keluhan/saran yang menyangkut produk

secara mendetail akan di forward oleh bagian Sales Marketing Support ke bagian

Product Development).

• Memberikan presentasi dan panel ke masyarakat mengenai produk baru yang akan

dipasarkan.

• Bertanggung jawab kepada Product Manager.

National Key Account Manager

• Membuat konsep penjualan produk di pasar luar negeri & modern market.

• Menganalisis penjualan produk di pasar luar negeri & modern market.

• Melakukan koordinasi dengan Sales Manager untuk menentukan target penjualan

produk di pasar luar negeri & modern market.

• Bertanggung jawab kepada Marketing General Manager.

50

Admin Key Account Manager

• Membantu fungsi administrasi penjualan.

• Melakukan kontrol dan koordinasi dengan tim Key Account.

• Bertanggung jawab kepada National Account Manager.

Key Account Staff

• Melakukan pencatatan atau administrasi penjualan.

• Bertanggung jawab kepada Admin Key Account Manager.

Sales Marketing Support Manager

• Membuat konsep untuk peningkatan kualitas layanan kepada pelanggan.

• Menganalisa dan melakukan rekapitulasi terhadap keluhan, dan saran-saran dari

pelanggan.

• Bekoordinasi dengan Product Manager dalam melakukan analisis Customer

Behaviour berdasarkan data dari keluhan, kritik serta saran dari pelanggan.

• Bertanggung jawab kepada Marketing General Manager.

Sales Marketing Support Supervisor

• Melakukan koordinasi dan kontrol terhadap tim Sales Marketing Support.

• Membantu Sales Marketing Support Manager dalam membuat konsep untuk

meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan.

• Bertanggung jawab kepada Sales Marketing Support Manager.

51

Sales Marketing Support Staff

• Menerima, mencatat dan menjawab keluhan, saran dan kritik dari pelanggan

• Melakukan input MPO (Mainly Purchasing Order).

• Melakukan forward terhadap keluhan, saran dan kritik yang detail ke bagian yang

terkait.

• Bertanggung jawab kepada Sales Marketing Support Supervisor.

Promotional Manager

• Membuat konsep promosi dan peluncuran produk.

• Membuat konsep dari pack atau kemasan produk.

• Membuat konsep untuk iklan pada media cetak atau elektronik.

• Mengorganisir event-event promosi.

• Melakukan kontrol dan koordinasi tim promosi.

• Bertanggung jawab kepada Marketing General Manager.

Promotional Staff

Promotional Staff ini biasanya terdiri dari Sales Promotion Girl, Sales Promotion

Boy dan Promotional Organizer.

• SPG/SPB melakukan promosi dari produk-produk Kino

• Promotional Organizer mengatur, mengawasi jalannya event promosi.

• Bertanggung jawab kepada Promotional Manager

52

3.2. Gambaran Sistem

3.2.1. Diagram Aliran Data Bagian Sales & Marketing

Melalui hasil pefamatan yang telah dilakukan di PT. Kinosentra Industrindo,

maka dapat digambarkan bentuk diagram aliran data, seperti yang terlihat pada gambar

3.2 dan gambar 3.3

Gambar 3.2. Diagram Konteks

53

Gambar 3.3. Diagram Nol

54

3.2.2. Prosedur Sistem di Dalam Sistem

Prosedur sistem yang sedang berjalan pada bagian Sales & Marketing adalah

sebagai berikut:

• Bagian Sales

o Sales membuat janji dengan pelanggan/calon pelanggan untuk

menawarkan produk-produk Kino.

o Jika pelanggan/calon pelanggan setuju, maka sales akan berangkat

menuju tempat pelanggan/calon pelanggan.

o Jika pelanggan/calon pelanggan tertarik dengan produk kino, maka

pelanggan/calon pelanggan akan meminta penawaran harga/Quotation

untuk produk-produk Kino.

o Sales melakukan pengecekan stok barang dan melakukan pengecekan

harga.

o Jika barang tersedia, maka sales membuat penawaran harga ke

pelanggan.

o Jika penawaran harga disetujui oleh pelanggan, maka pelanggan akan

mengajukan surat pesanan pembelian, dan sales akan memberitahukan

bagian sales marketing support untuk dilakukan input MPO.

• Bagian Sales Marketing Support

o Customer memberikan saran atau kritik, melalui email, telepon, fax, atau

formulir saran & kritik.

o Sales Marketing Support menerima dan mencatat saran/kritik tersebut.

55

o Jika berbentuk saran, maka akan di teruskan ke bagian yang terkait.

o Jika berbentuk kritik, maka sales marketing support akan memberikan

respon terhadap kritik tersebut, jika jawaban dari Sales Marketing

Support tidak cukup, maka kritik tersebut akan diteruskan ke bagian yang

terkait.

o Sales memberikan surat pesanan barang dari pelanggan ke bagian Sales

Sarketing Support.

o Sales Marketing Support akan memasukkan data pesanan (MPO) sesuai

dengan surat pesanan barang/pemberitahuan dari sales.

o Setelah itu MPO akan dikirmkan ke bagian Admin Key Account untuk

diarsip-kan.

o Jika pelanggan tersebut merupakan pelanggan baru, maka Sales

Marketing Support akan memasukkan data pelanggan.

o Jika pelanggan tersebut merupakan pelanggan lama, maka Sales

Marketing Support akan melakukan pengecekan terhadap kelayakan

pelanggan.

o Setelah disetujui, maka MPO tersebut dikirimkan ke bagian keuangan

untuk diproses lebih lanjut.

• Bagian Product Development

o Bagian Product Development memberikan ide pengembangan produk

baru.

56

o Setelah konsep pengembangan produk baru dibuat, maka konsep tersebut

dikirimkan ke bagian Research & Development untuk dilakukan

penelitian lebih lanjut.

o Ketika bagian Research & Development sudah menyelesaikan penelitian,

maka dikeluarkan prototype dari produk tersebut, dan prototype produk

tersebut diberikan ke bagian Product Development.

o Bagian Product Development akan mengajukan ujicoba terhadap

prototype produk tersebut ke masyarakat dengan membuat surat

permohonan uji coba produk, dan surat tersebut dikirimkan ke Marketing

General Manager

o Setelah surat permohonan uji coba disetujui maka copy surat permohonan

rencana uji coba yang sudah di tandatangani akan dikirimkan ke bagian

keuangan.

o Setelah bagian keuangan mengeluarkan dana anggaran maka bagian

Product Development segera melakukan uji coba prototype produk

tersebut.

o Setelah selesai melakukan uji coba prototype produk ke masyarakat,

maka bagian Product Development akan membuat summary feedback uji

coba produk, setelah itu formulir ini dikirimkan ke Marketing General

Manager.

o Ketika produk tersebut sudah siap untuk diproduksi maka bagian Product

Development akan membuat surat permohonan produksi, dan surat

tersebut akan dikirmkan ke bagian keuangan lalu ke pimpinan

perusahaan.

57

o Setelah surat tersebut disetujui maka, surat tersebut dikirimkan ke bagian

produksi untuk diproses lebih lanjut.

o Bagian Product Development menerima saran atau kritik yang tidak

terjawab mengenai produk dari bagian Sales Marketing Support.

o Bagian Product Development memberikan respon terhadap saran atau

kritik yang diterima.

• Bagian Promotional

o Bagian promosi membuat rencana untuk promosi produk.

o Setelah rencana promosi tersebut sudah siap maka bagian promosi akan

membuat surat permohonan iklan/promosi, dan surat tersebut dikirimkan

ke Marketing General Manager.

o Setelah disetujui, maka surat tersebut dikirimkan ke bagian keuangan.

o Jika promosi berbentuk iklan maka bagian promosi akan menghubungi

agen periklanan, media cetak, atau media elektronik.

o Jika promosi tersebut berbentuk event, pameran, dsb diluar iklan maka

bagian promosi akan membayar tenaga spg/spb tambahan.

o Setelah masa promosi berakhir maka bagian promosi akan membuat

berita acara lapangan mengenai promosi yang dilakukan sesuai dengan

format yang ditentukan, berita acara lapangan ini akan dikirimkan ke

Marketing General Manager.

58

• Bagian Admin Key Account

Surat-surat permohonan yang telah dibuat akan diarsipkan oleh bagian Admin

Key Account.

3.3. Analisis Kebutuhan Informasi

Melalui hasil wawancara dan survey kami di bagian Sales & Marketing PT.

Kinosentra Industrindo, maka dapat diketahui kebutuhan data/informasi yang

diinginkan.

3.3.1. Mempelajari Dokumen

Sebagai dasar dari penelitian ini, maka penulis mempelajari dokumen-dokumen

yang terkait dengan proses kegiatan bagian Sales & Marketing di PT. Kinosentra

Industrindo, dan didapat dokumen-dokumen seperti berikut :

• Mainly Purchasing Order

Merupakan purchase order dari pelanggan.

• Formulir Saran & Kritik

Merupakan formulir untuk saran dan kritik

• Permohonan Uji Coba Produk

Merupakan formulir permohonan untuk uji coba produk

• Permohonan Produksi

Merupakan formulir permohonan produksi produk baru yang dihasilkan

• Permohonan Iklan/Promosi

Merupakan formulir permohonan mengadakan promosi

59

• Berita Acara Lapangan Promosi

Laporan kegiatan promosi

3.3.2. Laporan Yang Diperlukan

Laporan-laporan tambahan yang dibutuhkan oleh PT. Kinosentra Industrindo

terkait dengan proses kegiatan Sales & Marketing adalah :

• Laporan kritik/keluhan berdasarkan pelanggan.

• Laporan kegiatan promosi.

• Laporan kegiatan proyek pengembangan produk.

• Laporan master pelanggan/account.

• Laporan prospek yang didapatkan dari promosi.

• Laporan kegiatan bagian sales & marketing dengan pelanggan.

• Laporan peluang terjadinya transaksi penjualan bedasarkan promosi.

• Laporan kontrak valid/invalid.

3.3.3. Identifikasi Entity Dasar

Dari hasil observasi penulis, maka dapat di identifikasikan entity dasar sebagai

berikut:

Tabel 3.1 Identifikasi Entity Dasar

Entity Keterangan

Employees Karyawan yang bekerja pada PT. Kinosentra

Industrindo

60

Company Perusahaan/Account pada PT. Kinosentra

Industrindo

Campaign Kegiatan promosi yang dilakukan

Cases Kritik atau keluhan yang diberikan oleh

pelanggan

Leads Prospek pelanggan PT. Kinosentra Industrindo

Project Proyek pengembangan produk baru

Opportunities Peluang yang didapatkan

ActivitiesTask Kegiatan/aktifitas yang berhubungan dengan

pelanggan

SalesContract Kontrak yang terdapat di PT. kinosentra

Industrindo.

3.3.4. Sudut Pandang Pengguna

Melalui hasil wawancara kami pada PT. Kinosentra Industrindo, maka dapat

ditentukan Sudut Pandang Mayoritas Pengguna pada tabel 3.2.

Tabel 3.2 Pengguna Basis Data

Data Access Director Manager Staff Maintain x x Query x x

Employees

Report x x Maintain x Query x

Company

Report x x Maintain x Query x

Campaign

Report x x

61

Maintain x Query x

Cases

Report x x Maintain x Query x

Leads

Report x x Maintain x Query x

Project

Report x x Maintain x Query x

Opportunities

Report x x Maintain x Query x

ActivitiesTask

Report x x Maintain x Query x x

SalesContract

Report x x Maintain x Query x

Solution

Report x x Maintain x x Query x x

Calls

Report x x Maintain x x Query x x

Meetings

Report x x Maintain x x Query x

Contact

Report x x Maintain x Query x

PreProduction

Report x x Maintain x x Query x x

Documents

Report x x Maintain x x Query x x x

CampaignReport

Report x x

62

Tabel 3.3 Refrensi Silang Pengguna Basis Data

Data Director Manager Staff Employees x x x

Company x x x

Campaign x x x

Cases x x x

Leads x x x

Project x x x

Opportunities x x x

ActivitiesTask x x x

SalesContract x x x

Solution x x x

Calls x x x

Meetings x x x

Contact x x x

PreProduction x x x

Documents x x x

CampaignReport x x x

Pada Tabel 3.3 berisi hasil refrensi silang sehingga menghasilkan tabel akses pengguna

terhadap entity.

Tabel 3.4 Hasil Refrensi Silang Pengguna Basis Data

Data User Employees x

Company x

Campaign x

Cases x

63

Leads x

Project x

Opportunities x

ActivitiesTask x

SalesContract x

Solution x

Calls x

Meetings x

Contact x

PreProduction x

Documents x

CampaignReport x

Tabel 3.4 Berdasarkan tabel referensi silang maka di dapat kesamaan kebutuhan antara

beberapa kelompok pengguna sehingga dapat di satukan menjadi satu sudut pandang

pengguna (user view).

3.3.5. Kebutuhan Transaksi

Berdasarkan Observasi yang dilakukan penulis, maka transaksi yang dibutuhkan

adalah:

a. List data perusahaan pelanggan.

b. List data Contact pelanggan.

c. List data Leads (prospek) per employee.

d. List panggilan telepon per employee.

e. List pertemuan dengan pelanggan per employee.

f. List keluhan/saran dari pelanggan.

64

g. List solusi yang diberikan atas keluhan pelanggan.

h. List promosi.

i. List berita acara lapangan promosi.

j. List peluang transaksi per pelanggan.

k. List proyek pengembangan produk.

l. List kegiatan marketing per employee.

m. List kontrak penjualan

n. List dokumen-dokumen.

o. List permohonan produksi produk baru.

p. List leads yang didapatkan dari promosi.

q. List keluhan per pelanggan.

3.4. Analisis Permasalahan

Permasalahan utama yang di hadapai PT. Kinosentra Industrindo adalah integritas

Data. Selain itu permasalahan lainnya adalah:

• Penanganan keluhan pelanggan yang lambat atau bahkan tidak ada tanggapan

dari bagian yang bersangkutan.

• Terjadinya proses kegiatan marketing terhadap calon pelanggan atau pelanggan

yang berulang.

• Terjadinya bottleneck dalam kegiatan marketing.

• Masalah dalam pengaksesan informasi, dimana pelanggan seringkali menemui

hambatan, terutama di waktu high season dimana kebutuhan sangat banyak dari

pelanggan dan staf di PT. Kinosentra Industrindo terbatas.

65

• Terjadinya ketidakakuratan dalam pembuatan laporan.

• Proses pencatatan yang sulit terhadap keluhan pelanggan dan kegiatan marketing

lainnya, karena masih dilakukan secara manual.

3.5. Usulan Pemecahan Masalah

Akan dirancang satu sistem basis data baru untuk perusahaan, dimana sistem basis

data ini terintegrasi sehingga memudahkan pengaksesan informasi. Serta memudahkan

dalam melakukan management terhadap aktifitas marketing.

Selain itu setiap cabang dapat menggunakan basis data yang sama sehingga

transaksi yang dilakukan oleh cabang dapat diketahui oleh pusat.