bab 3 analisis sistem akuntansi pembelian dan …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2008-2-00059-aksi bab...
TRANSCRIPT
BAB 3
ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN DAN
UTANG PADA FELINDO JAYA
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Perusahaan Perorangan Felindo Jaya didirikan pada tahun 1997, dengan
Surat Ijin Usaha Perdagangan No.0111/10-04/PK/111/1997. Felindo Jaya
bergerak di bidang penjualan paku dan kawat potongan. Felindo Jaya pertama
kali berlokasi di Jembatan Besi, Jakarta Barat. Pada awalnya Felindo Jaya
menempati sebuah ruko yang masih berstatus sewaan dari pihak lain. Pada
tahun-tahun awal, pelanggan masih sedikit, bahkan pelanggan yang berada di
luar kota masih belum ada. Saat itu bila ada pelanggan yang memesan dalam
jumlah besar, Felindo Jaya masih belum dapat memenuhi permintaan tersebut.
Pada tahun 2003, Felindo Jaya sudah mulai berkembang. Sejak saat itu
pelanggan yang membeli barang tidak hanya sebatas dari wilayah DKI Jakarta
saja, melainkan banyak pelanggan yang berasal dari luar kota. Selanjutnya
Felindo Jaya membeli tempat usaha baru yang berlokasi di Jakarta Utara, yang
tepatnya terletak di Jembatan Tiga. Namun sampai saat ini, Felindo Jaya masih
belum dapat memenuhi pesanan dari luar pulau Jawa.
64
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi dalam suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik,
lancar, efektif dan efisien bila terdapat pembagian tugas, pelimpahan
wewenang dan tanggung jawab setiap bagian secara jelas yang digambarkan
dalam struktur organisasi. Dengan adanya struktur organisasi, hubungan antara
yang memimpin dan yang dipimpin berjalan menurut suatu sistem yang dianut
oleh perusahaan, yaitu apakah pimpinan perusahaan langsung berhubungan
dengan bawahannya atau melalui perantara dalam suatu hierarki organisasi.
Struktur organisasi Felindo Jaya saat ini dapat dilihat pada gambar 3.1 di
bawah ini.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Felindo Jaya
(Felindo Jaya, 2007)
3.1.3 Wewenang dan Tanggung Jawab
Wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang ada
dalam Felindo Jaya adalah sebagai berikut:
Direktur
Divisi Pembelian
Divisi Gudang
Divisi Penjualan
Divisi Administrasi
Bagian Akuntansi
Bagian Finance
Bagian Pemesanan
Bagian Penyediaan
Bagian Penyimpanan
Bagian Pengeluaran
Account Recievable
Account Payable
Kasir
Petty Cash
Jurnal
65
1. Direktur
a. Menetapkan pengambilan keputusan.
b. Mengawasi dan menerima laporan pertanggungjawaban dari
setiap bagian.
c. Mengangkat dan memberhentikan karyawan.
d. Menetapkan strategi dan kebijakan perusahaan.
2. Divisi Pembelian
a. Bagian Pemesanan
• Melaksanakan pembelian persediaan.
• Memilih para pemasok yang dapat dipercaya untuk
kebutuhan persediaan barang. Harus diperhatikan segi
kualitas dan harga barang dari pemasok tersebut.
• Mengatur pembelian dan bernegosiasi dengan pemasok.
b. Bagian Penyediaan
• Membuat anggaran persediaan barang yang disetujui
direktur.
• Menentukan jenis barang yang harus dibeli sesuai
dengan persetujuan direktur.
3. Divisi Gudang
a. Bagian Penyimpanan
• Membuat surat permohonan untuk pengadaan barang.
• Menangani dan mencatat persediaan barang.
66
• Bertanggung jawab dalam memelihara kondisi fisik
barang.
• Menerima persediaan barang dari pemasok.
• Melakukan retur atas barang rusak kepada pemasok.
b. Bagian Pengeluaran
• Mengirimkan barang kepada pembeli.
• Mengirimkan kembali barang rusak yang akan diretur
kepada pemasok.
• Menjaga barang yang dikirim dengan kondisi baik dan
tiba tepat waktu.
4. Divisi Penjualan
a. Melayani pelanggan yang melakukan order baik melalui
telepon, fax, maupun yang datang langsung ke perusahaan.
b. Memproses order dari pelanggan lebih lanjut.
c. Menjalin dan membina hubungan yang baik dengan pelanggan.
d. Mengkonfirmasikan ke bagian gudang, apakah barang dapat
dipenuhi.
5. Divisi Administrasi
a. Bagian Akuntansi
• Account Payable
o Mencatat utang perusahaan
o Membuat laporan utang.
67
• Account Receivable
o Mencatat piutang perusahaan.
o Membuat laporan piutang.
• Jurnal
o Membuat jurnal umum dan jurnal khusus atas
setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan.
o Menyiapkan laporan keuangan perusahaan.
b. Bagian Finnance
• Kasir
o Melaksanakan kegiatan penerimaan dan
pengeluaran kas.
o Melakukan pembayaran gaji terhadap semua
karyawan.
o Melakukan pembayaran untuk pembelian
persediaan.
o Menerima pembayaran dari pelanggan.
• Petty Cash
o Melakukan pencatatan terhadap setiap
penerimaan dan pengeluaran kas kecil yang
terjadi dalam perusahaan.
o Membuat anggaran atas penggunaan kas kecil.
68
3.1.4 Visi dan Misi Perusahaan
3.1.4.1 Visi Perusahaan
Felindo Jaya dalam menjalankan kegiatan perusahaan mempunyai visi
menjadi sebuah perusahaan dagang yang dapat bersaing dan menjadi yang
terdepan di pasar bisnis dengan perusahaan sejenis lainnya.
3.1.4.2 Misi Perusahaan
Berdasarkan visi di atas, maka untuk mencapai visi tersebut Felindo Jaya
mempunyai misi sebagai berikut:
1. Meningkatkan pelayanan yang terbaik kepada konsumen.
2. Meningkatkan penjualan sesuai dengan target.
3. Meningkatkan kualitas produk seperti pemilihan produk yang
berkualitas dan harga yang berkompetitif.
3.1.5 Gambaran Umum Operasional Pembelian dan Pencatatan Utang
Dalam operasional pembelian Felindo Jaya, mereka menetapkan tingkat
persediaan minimal untuk melakukan pemesanan kembali kepada pemasok.
Pembelian dilakukan oleh bagian pembelian karena adanya permintaan dari
bagian gudang karena persediaan yang ada di gudang tidak mencukupi order
pemesanan dari konsumen.
Pembelian dilakukan paling banyak dengan cara kredit, dengan jangka
waktu pembayaran 15 sampai dengan 30 hari. Apabila pembelian dilakukan
dengan pemasok yang telah sering bertransaksi dengan perusahaan, biasanya
perusahaan mendapat potongan pembelian.
69
Apabila barang yang diterima perusahaan dalam kondisi rusak atau tidak
sesuai dengan pesanan, maka perusahaan dapat melakukan retur kepada
pemasok yang bersangkutan. Retur pembelian dapat dilakukan langsung pada
hari yang sama, atau selambat-lambatnya 7 hari setelah barang diterima dari
pemasok.
3.2 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan
3.2.1 Prosedur Pembelian
Berikut ini adalah prosedur yang dilakukan di dalam perusahaan pada saat
melakukan kegiatan pembelian:
1. Apabila persediaan di gudang telah mencapai titik pemesanan kembali
atau persediaan digudang tidak mencukupi permintaan pelanggan,
bagian penyimpanan membuat Surat Permintaan Pembelian dua
rangkap. Rangkap pertama diberikan ke bagian pemesanan dan rangkap
kedua disimpan sebagai arsip.
2. Bagian pemesanan menerima Surat Permintaan Pembelian rangkap
pertama dan mencari pemasok berdasarkan katalog pemasok.
Kemudian membuat Surat Order Pembelian tiga rangkap, rangkap
pertama diberikan kepada pemasok, rangkap kedua diberikan kepada
bagian penyimpanan dan rangkap ketiga disimpan sebagai arsip.
3. Bagian penyimpanan kemudian mengarsipkan Surat Order Pembelian
rangkap kedua, yang diterima dari bagian pemesanan.
70
3.2.2 Prosedur Penerimaan Barang dan Pencatatan Utang
Berikut ini adalah prosedur yang dilakukan di dalam perusahaan pada saat
melakukan kegiatan penerimaan barang:
1. Bagian penyimpanan menerima kiriman barang yang dipesan dari
pemasok disertai dengan surat pengantar yang dikeluarkan pemasok.
2. Bagian penyimpanan membandingkan Surat Order Pembelian rangkap
kedua dengan surat pengantar, kemudian memeriksa secara fisik
kiriman barang yang diterimanya dengan yang tercantum di dalam surat
pengantar.
3. Jika surat pengantar dan barang dengan Surat Order Pembelian rangkap
kedua tidak sesuai, maka akan dilakukan konfirmasi ulang kepada
pemasok.
4. Jika surat pengantar dan barang dengan Surat Order Pembelian rangkap
kedua ternyata sesuai, kemudian bagian penyimpanan mencatatkan
barang yang diterima ke dalam kartu gudang.
5. Bagian penyimpanan juga membuat Laporan Penerimaan Barang
berdasarkan barang yang diterima, yang dibuat dalam tiga rangkap,
rangkap pertama diberikan kepada bagian jurnal, rangkap kedua
diberikan kepada bagian utang dan rangkap ketiga disimpan sebagai
arsip di bagian penyimpanan sendiri beserta Surat Order Pembelian
rangkap kedua dan surat pengantar .
6. Bagian pemesanan menerima faktur dari pemasok dan akan
memeriksanya dengan Surat Order Pembelian rangkap ketiga.
71
7. Jika faktur dengan Surat Order Pembelian rangkap ketiga tidak sesuai,
akan dilakukan konfirmasi ulang kepada pemasok.
8. Jika faktur dengan Surat Order Pembelian rangkap ketiga sesuai, maka
Surat Order Pembelian rangkap ketiga akan diarsip, dan Faktur akan
diserahkan ke bagian jurnal.
9. Selanjutnya bagian jurnal akan membandingkan harga yang tertera pada
faktur dari pemasok dan Laporan Penerimaan Barang rangkap pertama,
apabila tidak sesuai, maka akan dilakukan konfirmasi ke bagian
pemesanan. Apabila telah sesuai maka bagian jurnal akan mencatatnya
dalam jurnal pembelian. Selanjutnya, faktur dari pemasok akan di
serahkan ke bagian utang serta Laporan Penerimaan Barang rangkap
pertama disimpan sebagai arsip.
10. Selanjutnya bagian utang berdasarkan faktur dan Laporan Penerimaan
Barang rangkap kedua akan mencatat ke dalam buku utang. Faktur dari
pemasok serta Laporan Penerimaan Barang rangkap kedua disimpan
sebagai arsip sampai pembayaran dilakukan.
3.2.3 Prosedur Retur Pembelian
Berikut ini adalah prosedur yang dilakukan di dalam perusahaan pada saat
melakukan kegiatan retur pembelian:
1. Apabila terdapat barang yang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan,
maka berdasarkan Surat Order Pembelian rangkap kedua dan Laporan
Penerimaan Barang rangkap ketiga, bagian penyimpanan akan
membuat Surat Retur Barang sebanyak lima rangkap, rangkap pertama
72
dan kedua untuk diberikan kepada bagian pengeluaran, rangkap ketiga
untuk bagian jurnal, rangkap keempat untuk bagian utang, dan rangkap
kelima digunakan untuk mengurangi stok dalam kartu gudang,
kemudian disimpan sebagai arsip di bagian penyimpanan.
2. Selanjutnya Surat Retur Barang rangkap pertama beserta barang akan
dikirim kembali kepada pemasok oleh bagian pengeluaran. Sedangkan
Surat Retur Barang rangkap kedua akan dimintakan otorisasinya ke
pemasok yang kemudian di arsip oleh bagian pengeluaran.
3. Selanjutnya bagian jurnal berdasarkan Surat Retur Barang rangkap
kedua akan mencatat ke jurnal umum.
4. Selanjutnya bagian utang berdasarkan Surat Retur Barang rangkap
ketiga, akan mencatat ke buku utang atas jumlah utang yang dikurangi.
3.2.4 Prosedur Pembayaran Utang dan Pengeluaran Kas
Berikut ini adalah prosedur yang dilakukan di dalam perusahaan pada saat
melakukan kegiatan pembayaran utang dan pengeluaran kas:
1. Bagian utang pada saat utang jatuh tempo, berdasarkan faktur, Laporan
Penerimaan Barang rangkap kedua, dan Surat Retur Barang rangkap ke
empat akan membuat Bukti Pengeluaran Kas sebanyak 3 rangkap.
2. Bukti Pengeluaran Kas rangkap pertama beserta faktur, Laporan
Penerimaan Barang rangkap kedua, dan Surat Retur Barang rangkap ke
empat akan di serahkan ke kasir. Bukti Pengeluaran Kas rangkap kedua
akan diserahkan ke bagian jurnal, sedangkan Bukti Pengeluaran Kas
rangkap ketiga akan disimpan sebagai arsip.
73
3. Berdasarkan Bukti Pengeluaran Kas rangkap pertama beserta faktur,
Laporan Penerimaan Barang rangkap kedua, dan Surat Retur Barang
rangkap ke empat, kasir akan menyiapkan cek dan meminta otorisasi ke
direktur. Setelah itu cek dikirim ke pemasok. Bukti Pengeluaran Kas
rangkap pertama di arsip. Faktur di cap lunas, lalu diserahkan ke
bagian jurnal dan Laporan Penerimaan Barang rangkap kedua beserta
Surat Retur Barang rangkap ke empat diserahkan kembali kepada
bagian utang.
4. Bagian jurnal berdasarkan Bukti Pengeluaran Kas rangkap kedua dan
faktur yang telah di cap lunas akan mencatat ke jurnal pengeluaran kas.
Bukti Pengeluaran Kas rangkap kedua kemudian diarsip. Faktur
diserahkan kembali ke bagian utang.
5. Bagian utang berdasarkan Bukti Pengeluaran Kas rangkap ketiga dan
faktur yang telah di cap lunas, akan mencatatnya ke dalam buku utang.
Kemudian mengarsipkan Laporan Penerimaan Barang rangkap kedua,
Surat Retur Barang rangkap ke empat, Bukti Pengeluaran Kas rangkap
ketiga dan faktur.
3.3 Diagram Alir Sistem yang Sedang Berjalan
Dalam flow chart berikut ini akan digambarkan bagaimana alir dokumen
yang terjadi pada sistem pembelian dan utang yang sedang berjalan serta bagian-
bagian apa saja yang terlibat di dalamnya.
Representasi diagram alir prosedur pembelian dapat dilihat pada gambar 3.2.
Representasi diagram alir prosedur penerimaan barang dan pencatatan utang
74
dapat dilihat pada gambar 3.3. dan 3.4. Representasi prosedur retur pembelian
dapat dilihat pada gambar 3.5. Representasi prosedur pembayaran utang dan
pengeluaran kas dapat dilihat pada gambar 3.6.
75
Gambar 3.2 Diagram alir dokumen prosedur pembelian sistem berjalan
76
Gambar 3.3 Diagram alir dokumen prosedur penerimaan barang dan pencatatan utang
sistem berjalan
77
Gambar 3.4 Diagram alir dokumen prosedur penerimaan barang dan pencatatan
utang sistem berjalan (lanjutan)
78
Gambar 3.5 Diagram alir dokumen prosedur retur pembelian sistem berjalan
79
Gambar 3.6 Diagram alir dokumen prosedur pembayaran utang dan pengeluaran kas
3.4 Rich Picture Sistem yang Sedang Berjalan
Gambar rich picture pada sistem pembelian dan utang yang sedang berjalan
dapat dilihat Pada gambar 3.7 berikut ini.
80
Gambar 3.7 Rich picture pada sistem berjalan
81
3.5 Control Matrix Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan
Control Goal of the Purchasing Business Process
Control Goals of the Operations Process
Control Goals of the Information Process Recommended Control Plans
Ensure effectiveness of
Operations
Ensure efficient employment of
resources (people, computers)
Ensure security of
resources (inventory,
purchase order master data)
For purchase
requisition inputs, ensure:
For purchase order
master data, ensure:
For receipt report
inputs, ensure:
For account
payable master data,
ensure:
A
B
C
D
IV
IC
IA
UC
UA
IV
IC
IA
UC
UA
Present Controls P-1: Adanya pengarsipan dokumen di masing-masing bagian yang membuat dokumen tersebut
P-1 P-1 P-1 P-1 P-1 P-1 P-1 P-1 P-1 P-1 P-1 P-1
P-2: Adanya crosscheck katalog untuk pembuatan SOP oleh bagian pemesanan
P-2 P-2 P-2 P-2 P-2
P-3: Adanya crosscheck antara SOP dengan surat pengantar
P-3 P-3 P-3 P-3
P-4: Pembuatan LPB P-4 P-4 P-4 P-4 P-4 P-4 P-4
P-5: Adanya crosschek faktur dengan SOP
P-5 P-5 P-5 P-5 P-5
P-6: Adanya crosscheck LPB dengan faktur
P-6 P-6 P-6 P-6 P-6
P-7: Adanya pembuatan SRB P-7 P-7 P-7
P-8: Pembuatan BPK dan pencatatan utang berdasarkan LPB, SRB dan Faktur
P-8 P-8 P-8
Missing Controls
M-1: Bagian pembelian tidak membuat SPPH
M-1 M-1
82
M-2: Tidak ada bagian penerimaan barang
M-2 M-2 M-2 M-2 M-2
M-3: Pencatatan utang, dan jurnal tidak berdasarkan SOP
M-3 M-3 M-3 M-3 M-3 M-3 M-3 M-3 M-3
M-4: Tidak ada crosscheck antara SOP, LPB, dan faktur
M-4 M-4 M-4 M-4 M-4 M-4 M-4 M-4 M-4 M-4
M-5: Pembuatan BPK, tidak berdasarkan SOP
M-5 M-5 M-5 M-5
M-6: Tidak memadainya laporan
M-6 M-6
M-7: Tidak tersedia informasi keterlambatan pemasok
M-7 M-7
M-8: Tidak tersedianya informasi mengenai utang yang sudah jatuh tempo diskon
M-8 M-8 M-8 M-8
Keterangan: Effectiveness goals: A = Respon yang cepat dan tepat terhadap pengadaan barang di gudang. B = Pastikan bahwa barang yang tepat, diterima dalam jumlah yang sesuai dengan kondisi yang dapat diterima. C = Pembayaran utang yang tepat waktu ke pemasok. D = Laporan yang akurat baik laporan pembelian ataupun laporan utang. IV = Input Validity IC = Input Completeness IA = Input Accuracy UC = Update Completeness UA = Update Accuracy
Tabel 3.1 Control Matrix
83
3.6 Hasil Evaluasi Permasalahan dan Rekomendasi Perbaikan Sistem yang
sedang Berjalan
Dari hasil evaluasi terhadap proses-proses, prosedur-prosedur, serta struktur
organisasi yang telah tergambarkan di dalam diagram aliran dokumen, rich
picture maupun gambar struktur organisasi ditemukan beberapa permasalahan
yang terjadi di dalam sistem pembelian dan persediaan yang sedang berjalan saat
ini, yaitu :
1. Tidak tersedianya database pemasok.
Permasalahan: Tidak adanya database pemasok menggambarkan bahwa
perusahaan tidak melakukan kerjasama dengan para pemasok. Selama ini,
perusahaan dalam memilih pemasok hanya dengan melihat dari katalog
pemasok yang dimiliki. Hal ini mengakibatkan jalinan kerjasama antara
perusahaan dengan pemasok tidak dekat atau bahkan tidak saling kenal,
sehingga barang yang akan di beli kurang baik, harganya mahal, serta
waktu pengiriman yang relatif lama.
Dengan tidak adanya database pemasok, perusahaan juga tidak dapat
membuat dokumen permintaan penawaran harga kepada pemasok
sehingga tidak ditemukan bukti formal bahwa harga pembelian maupun
pemasok yang dipilih lebih menguntungkan perusahaan.
Rekomendasi perbaikan: Seharusnya perusahaan melakukan jalinan
kerjasama dengan pemasok terpilih berupa ikatan kontrak kerja dan
memasukkan data dari pemasok tersebut ke dalam satu database.
Sehingga pemasok yang tersedia hanya pemasok yang dinilai cukup baik
84
kinerjanya. Lalu setelah itu, bagian pembelian juga harus membuat surat
permintaan penawaran harga kepada para pemasok sehingga akan
didapatkan harga yang lebih kompetitif. Dengan adanya permintaan
penawaran harga harus secara formal perusahaan mendapatkan komitmen
yang pasti untuk melakukan pemesanan dengan para pemasok.
2. Tidak adanya pemisahan fungsi antara bagian penerimaan barang
dengan bagian penyimpanan dalam struktur organisasi untuk
menerima barang yang dibeli dari pemasok.
Permasalahan: Setiap pengiriman pembelian barang dari pemasok hanya
diterima oleh bagian penyimpanan saja, sehingga akan ditakutkan
terjadinya kolusi akibat antara pihak yang menandatangani dengan yang
menerima hanya satu pihak saja.
Rekomendasi perbaikan: Sebaiknya bagian penyimpanan bersama
dengan bagian penerimaan barang, menerima pengiriman barang dan
mengevaluasi baik dari segi kualitas maupun kuantitas barang yang
datang, ini terkait dengan prinsip pengendalian internal bahwa fungsi
operasi, pencatatan, dan penyimpanan harus terpisah.
3. Bagian jurnal dan utang tidak menerima Surat Order Pembelian
dari bagian pemesanan.
Permasalahan: Bagian jurnal dan bagian utang hanya menerima
Laporan Penerimaan Barang dari bagian penyimpanan dan faktur dari
pemasok tetapi bagian jurnal dan bagian utang tidak menerima Surat
Order Pembelian dari bagian pemesanan, maka dapat mengakibatkan
adanya peluang penyelewengan dari bagian pemesanan dan bagian
85
penyimpanan dengan pemasok. Surat Order Pembelian merupakan
dokumen pendukung yang penting dalam pencatatan ke dalam jurnal
pembelian dan buku utang, untuk mendukung pencatatan akuntansi yang
valid.
Rekomendasi perbaikan: Sebaiknya bagian jurnal dan bagian utang
menerima Surat Order Pembelian dari bagian pemesanan agar sistem
pengendalian internal berjalan baik dan menghindari adanya peluang
untuk menyelewengkan aktiva perusahaan.
4. Bagian Pemesanan tidak menerima Laporan Penerimaan Barang
dari Bagian Penyimpanan.
Permasalahan: Tidak diserahkannya Laporan Penerimaan Barang ke
bagian pemesanan, yang seharusnya dilakukan oleh bagian penerimaan
yang saat ini masih dirangkap oleh bagian penyimpanan, maka faktur dari
pemasok tidak dapat dicocokkan dengan penerimaan barang yang aktual.
Rekomendasi perbaikan: Sebaiknya, bagian pemesanan mencocokkan
antara catatan yang ada di Surat Order Pembelian, Faktur, dan Laporan
Penerimaan Barang, baru setelah itu faktur diserahkan ke bagian jurnal
untuk dicatat ke dalam jurnal pembelian. Hal ini untuk memastikan
bahwa barang yang diterima dengan jurnal pembelian yang di catat
adalah sesuai.
86
5. Bukti Pengeluaran Kas harus di buat berdasarkan dokumen Surat
Order Pembelian, faktur, Laporan Penerimaan Barang, dan Surat
Retur Barang.
Permasalahan: Tidak tersedianya Surat Order Pembelian dalam
pembuatan Bukti Pengeluaran Kas, akan membuka peluang terjadinya
pengeluaran kas yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Bukti
Pengeluaran Kas bisa saja dibuat atas dasar faktur, Laporan Penerimaan
Barang, dan Surat Retur Barang yang berbeda dengan Surat Order
Pembelian.
Rekomendasi perbaikan: Sebaiknya bagian utang mengarsipkan
Laporan Penerimaan Barang, Surat Retur Barang dan faktur beserta Surat
Order Pembelian. Pada saat jatuh tempo, bagian utang akan membuat
Bukti Pengeluaran Kas dengan menggunakan keempat jenis dokumen
tersebut. Surat Order Pembelian penting untuk mendukung validitas
pengeluaran kas
6. Tidak memadainya jenis laporan yang diterima oleh direktur.
Permasalahan: Saat ini, laporan yang diterima oleh direktur hanyalah
laporan utang dan laporan jumlah persediaan yang tersedia di gudang.
Sedangkan saat ini laporan pembelian belum tersedia di perusahaan.
Rekomendasi perbaikan: Laporan pembelian sangat penting untuk
memberikan informasi mengenai aktifitas pembelian yang dilakukan
perusahaan. Dengan tersedianya laporan pembelian, direktur akan dapat
mengambil keputusan berkenaan dengan pembelian secara lebih cepat,
mudah dan lebih baik.
87
7. Tidak adanya layar reminder keterlambatan pemasok.
Permasalahan: Tidak adanya informasi mengenai keterlambatan
pengiriman barang dari pemasok akan mengakibatkan barang belum
tersedia ketika dibutuhkan oleh perusahaan, sehingga permintaan dari
pelanggan tidak dapat dipenuhi tepat pada waktunya.
Rekomendasi perbaikan: Sebaiknya di dalam sistem tesedia informasi
mengenai keterlambatan pemasok yang dapat diakses oleh bagian
pemesanan, sehingga bagian pemesanan dapat melakukan konfirmasi
ulang kepada pemasok, dan proses pemesanan barang dapat berjalan
dengan tepat waktu.
8. Tidak adanya informasi mengenai utang yang sudah jatuh tempo
diskon dalam mendukung pembuatan Bukti Pengeluaran Kas.
Permasalahan: Tidak adanya informasi mengenai utang yang sudah
jatuh tempo diskon, menyebabkan pembayaran utang melebihi batas
waktu periode diskon, sehingga memungkinkan perusahaan kehilangan
kesempatan untuk mendapatkan diskon.
Rekomendasi perbaikan: Sebaiknya layar pembuatan Bukti
Pengeluaran Kas muncul pop-up secara otomatis dengan data utang yang
sudah mencapai batas periode diskon. Hal ini memungkinkan perusahaan
untuk memperoleh diskon di setiap transaksi pembelian yang dilakukan.