bab 3 analisis sistem yang sedang berjalan …thesis.binus.ac.id/asli/bab3/2007-2-00422-mnsi_bab...

52

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT Istana Kebayoran Raya Motor didirikan pada tanggal 6 Mei 1982 dengan akte

pendirian oleh Notaris R. Muh. Hendarmawan, S.H., dengan No.SIUP: 127/75/09-

04/PB/II/1991/2. Perusahaan ini didirikan oleh Bp. Ang Kang Hoo, Bp. Somardi

Tjandra, dan Bp. Suhendra Gomaidy dengan nama Honda Fatmawati yang beralamat di

R.S. Fatmawati No. 21 Kebayoran Baru – Jakarta 12410. Honda Fatmawati telah

membuktikan performanya sebagai pusat penjualan dan pelayanan purna jual kendaraan

yang berkualitas. Hal ini dapat dibuktikan melalui demikian besarnya penjualan unit

kendaraan dan peningkatan pelayanan purna jual dari divisi suku cadang, body repair,

serta divisi general repair melalui pengembangan program keanggotaan bengkel.

Keberhasilan PT. Istana Kebayoran Raya Motor melalui Honda Fatmawati tidak

berhenti sampai disini saja. Pada tanggal 28 Juli 1994 PT. Istana Kebayoran Raya Motor

mendirikan sebuah dealer Honda baru yang terletak di Pondok Indah dengan nama

Honda Pondok Indah yang berlokasi di Jl. Sultan Iskandar Muda Kav 8, Arteri Pondok

Indah Kostrad, Jakarta 12240.

Kini setelah 24 tahun berdiri, jumlah unit kendaraan Honda yang terjual di

Indonesia telah mencapai angka yang semakin fantastis. Melihat hal ini mereka berusaha

untuk meningkatkan performa penjualan dan pelayanan menjadi lebih baik lagi, seperti

perluasan lahan dari 5.000 m2 menjadi 7.920 m2, penggantian dan penambahan fasilitas

53

dengan peralatan yang lebih canggih, peningkatan sumber daya manusia dalam kualitas

maupun kuantitas, dan manajemen perusahaan yang lebih kokoh, solid, dan dinamis.

Dengan kata lain, Honda Fatmawati adalah pusat penjualan, perawatan, dan

perbaikan mobil Honda yang terbesar dan terlengkap dalam upayanya memberikan

performa yang terbaik untuk para pelanggannya.

PT. Istana Kebayoran Raya Motor telah mencapai prestasi yang luar biasa dalam

perjalanannya selama 24 tahun dan para pemilik dari perusahaan ini adalah Bp. Ang

Kang Hoo, Bp. Somardi Tjandra, dan Ibu Yanty Gomaidy. Sedangkan untuk manajemen

perusahaan, Honda Fatmawati dikelola oleh Tim Manajemen yang kokoh, solid,

dinamis, dan efisien yang terdiri dari : Bp. Somardi Tjandra (Komisaris Utama), Bp.

Muljadi Tanandjaja (Direktur Utama), Ibu Ang Hoey Lee (Direktur Keuangan), Bp.

Winata Harjanto (Direktur Penjualan), dan Bp. Iman S. Tjandra (General Manager)

Manajemen PT. Istana Kebayoran Raya Motor menjalankan visi dan misi

perusahaan dengan filosofi bahwa kepuasan pelanggan adalah yang terpenting bagi

perusahaan.

Motor penggerak utama Honda Fatmawati terdiri dari manajemen dan karyawan

yang tersebar diberbagai divisi, antara lain divisi penjualan, divisi general repair, divisi

body repair, serta divisi suku cadang.

Tim Manajemen dan karyawan Honda Fatmawati yang semula terdiri dari 30

karyawan , kini telah berkembang menjadi 147 karyawan. Peningkatan jumlah karyawan

dalam perusahaan tentunya juga diimbangi dengan peningkatan kesejahteraan karyawan

sesuai dengan falsafah perusahaan bahwa sumber daya manusia merupakan asset

berharga perusahaan.

54

Untuk mencapai kinerja terbaik, karyawan diberi kesempatan mengikuti program

pendidikan dan pelatihan. Selain itu perusahaan juga memberi dorongan motivasi kerja

serta memberlakukan etos kerja yang tinggi.

Jaminan kesejahteraan diwujudkan dalam bentuk gaji serta fasilitas lainnya

seperti ruang makan yang menyajikan makanan yang higienis dan bergizi, loker

penyimpanan, ruang istirahat karyawan, fasilitas ruang kerja yang nyaman, perumahan,

fasilitas transportasi, fasilitas ibadah, jaminan kesehatan dan kesejahteraan karyawan.

Bahkan Honda Fatmawati kini telah memiliki koperasi terbesar diantara pusat servis

Honda di Indonesia yang telah mengkontribusikan 43 rumah tinggal dan 32 sepeda

motor bagi para karyawannya.

Honda Fatmawati selalu mengacu kepada keseimbangan antara karyawan dan

perusahaan. Bagi mereka karyawan adalah aset bagi perusahaan, sehingga sebagai

timbal baliknya mereka sangat mencintai perusahaannya. Hal ini dapat dibuktikan

dengan banyaknya karyawan Honda Fatmawati yang telah bekerja lebih dari 15 tahun,

bahkan mencapai 23 tahun.

Ruang pamer Honda Fatmawati adalah pintu gerbang divisi penjualan yang

memiliki jam kerja lebih lama, yakni dari pukul 08.00 pagi hingga 21.00 malam. Dengan

luas sebesar 700m2 , ruang pamer Honda Fatmawati dapat menampung 10 unit

kendaraan display. Sistem penjualan yang terkomputerisasi diterapkan guna memberikan

pelayanan yang lebih baik kepada para pelanggan. Pembelian kendaraan dapat dilakukan

dengan cara yang fleksible, yakni tunai, kredit atau tukar tambah.

Pada periode tertentu mereka juga memberikan potongan atau hadiah langsung

kepada para pelanggannya. Selain itu, mereka juga menyediakan layanan purna jual

seperti kartu keanggotaan bengkel yang dapat dimiliki oleh setiap pelanggan. Dengan

55

kartu tersebut pelanggan dapat menikmati berbagai kemudahan dan pelayanan khusus

serta menikmati diskon dalam perawatan kendaraannya.

Untuk kepuasan pelanggan, pusat pelayanan Honda Fatmawati beroperasi dari

pukul 08.00 pagi hingga 21.00 malam. Kunci kualitas pelayanan adalah memadukan

keterampilan para mekanik profesional yang handal dan terlatih dengan peralatan

canggih guna memberikan pelayanan yang cepat dan akurat.

Fasilitas pelayanan dilengkapi dengan bengkel general repair dengan 20 stall

seluas 1.000 m2, body repair dengan 32 stall seluas 1.300 m2, ruang penyimpanan suku

cadang sekitar 3.500 macam barang seluas 450 m2 yang persediaannya dikontrol secara

computerized, sehingga kapasitas bengkel Honda dapat melayani perawatan dan

perbaikan hingga 3.000 kendaraan per bulan.

Selain itu, mereka fasilitas canggih yang menjamin kendaraan pelanggan

mendapatkan perawatan terbaik, misal : bengkel body repair yang dilengkapi dengan

alat pelurus body dan sistem pencampuran cat modern serta pengecatan sistem oven

untuk menjadikan kendaraan seperti baru kembali. Bagi para pemilik kendaraan lama,

mereka juga menyediakan paket perawatan hemat untuk meremajakan kendaraan-

kendaraan lama.

Fasilitas perawatan kendaraan mereka dilengkapi dengan peralatan lengkap dan

canggih seperti 4 single post lift, 18 two-post lift, 2 scissor lift, computerized and full

optical wheel alignment, computerized wheel balancer, car benchand measuring system,

2 painting and dry booth, kendaraan derek yang siap beroperasi 24 jam, ruang

penyimpanan kendaraan baru dengan daya tampung 70 unit kendaraan dan peralatan

lainnya yang sesuai dengan standar Honda.

56

Disamping itu, mereka juga menempatkan customer relations officer di divisi

penjualan dan divisi after sales untuk menjembatani kebutuhan para pelanggan sehingga

dapat memberikan pelayanan yang lebih baik.

Selain itu, Honda Fatmawati juga dilengkapi fasilitas penunjang lainnya seperti

area parkir yang mampu menampung 100 unit kendaraan pelanggan, executive lounge,

ruang tunggu yang nyaman, mushola, kantin keamanan, dan kids corner sebagai tempat

bermain anak-anak.

57

3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas dan Wewenang

3.1.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan

Berikut ini adalah gambar struktur organisasi PT Istana Kebayoran Raya Motor.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Istana Kebayoran Raya Motor Sumber: PT Istana Kebayoran Raya Motor tahun 2006

58

3.1.2.2 Uraian Tugas dan Wewenang

Berikut ini adalah uraian tugas dan wewenang masing – masing bagian yang

terdapat dalam struktur organisasi pada PT Istana Kebayoran Raya Motor.

1. Board of Directors

Board of Directors memegang kekuasaan tertinggi di perusahaan. Adapun tugas

dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:

a. Membawahi President Director dan mempunyai wewenang untuk melakukan

pengawasan terhadap seluruh kegiatan perusahaan.

b. Mengevaluasi, menyetujui, dan memberikan saran – saran terhadap kebijakan

perusahaan.

c. Mengangkat Director serta mengawasi segala aktivitas Director dalam

menjalankan perusahaan.

d. Memberikan pertimbangan terhadap rencana yang disusun oleh Director.

e. Menerima laporan pertanggungjawaban dari President Director mengenai

aktivitas perusahaan.

2. President Director

Tugas dan tanggung jawabnya :

a. Bertanggung jawab kepada Board of Directors.

b. Menetapkan dasar – dasar kebijakan perusahaan dengan dibantu Director.

c. Merumuskan visi dan misi perusahaan dan mengajukannya kepada Board of

Directors.

d. Membuat perencanaan strategis jangka panjang yang akan dijalankan

perusahaan sesuai dengan visi dan misi yang ada.

e. Menerima laporan-laporan dan pertanggungjawaban dari setiap departemen.

59

f. Mengawasi operasi perusahaan melalui laporan – laporan yang diterima

maupun pengawasan secara langsung.

g. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Board of Directors secara

berkala.

3. Operational Director


a. Bertanggung jawab kepada President Director

b. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan operasional perusahaan dan

memberikan laporan pertanggungjawaban kepada President Director

4. Sales Director



b. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran dan penjualan yang

meliputi pengawasan rencana dan target serta melakukan analisis terhadap

hasil kegiatan.

c. Membuat strategi pemasaran dan penjualan.

d. Menyusun dan mengawasi anggaran biaya promosi dan penjualan.

e. Mengamati perkembangan pasar.

5. Finance Director



b. Bertanggung jawab atas seluruh bagian keuangan dan mengawasi seluruh

kegiatan yang berhubungan dengan keuangan perusahaan, serta

mengamankan seluruh harta perusahaan.

60

c. Menyusun kebijakan prosedur dan program kerja dibidang administrasi

keuangan dan akuntansi dan mengawasi pelaksanaanya.

6. General Manager


a. Bertanggung jawab kepada Operational Director

b. Mengkoordinasikan dan mengawasi setiap kegiatan operasional perusahaan

agar sesuai dengan kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan

c. Mengadakan rapat rutin dengan manajer setiap divisi untuk mengambil

keputusan mengenai langkah – langkah pengembangan dan perbaikan.

d. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Operational Director

7. Sales Manager


a. Bertanggung jawab kepada Sales Director

b. Melaksanakan strategi pemasaran dan penjualan yang telah ditetapkan oleh

Sales Director

c. Menentukan target penjualan

d. Mengawasi dan bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan promosi dan

penjualan.

8. Finance Manager


a. Bertanggung jawab kepada Finance Director

b. Mengawasi penggunaan aktiva perusahaan khususnya kas

c. Bertanggung jawab terhadap segala sesuatu yang berhubungan dengan

pencatatan akuntansi

61

d. Bertanggung jawab untuk pembayaran gaji kepada karyawan.

9. Business Development ( Data Analysis)


a. Menghitung upah mekanik, Ass. Service Advisor, Service Advisor, insentif

unit mobil masuk dan insentif Sparepart, Insentif Derek di Honda Fatmawati

dan Honda Pondok Indah

b. Analisa jumlah member Honda Fatmawati dan Honda Pondok Indah

c. Input sisa pemakaian bahan Body & Paint di Honda Fatmawati

d. Cek Stok Opname karyawan Body & Paint dengan bahan yang digunakan

oleh staff

e. Hitung insentif karyawan Body & Paint Honda Fatmawati dan Honda

Pondok Indah

f. Buat analisa data dan Gross Margin Honda Fatmawati dan Honda Pondok

Indah

10. Business Development (QC. General Repair)


• Monitoring yang meliputi:

a. Mobil masuk

b. Mobil yang selesai dikerjakan dan tidak selesai

c. Mobil-mobil yang terlalu lama di parkirkan setelah selesai dikerjakan

ataupun tidak selesai

d. Mobil-mobil repair berat

e. Mobil-mobil claim pengulangan kerja

f. Surat-surat komplain customer bengkel dan meresponnya

62

11. Business Development (QC. B/P)


a. Mengambil data untuk laporan bulanan meliputi :

i. Jumlah mobil keluar

ii. Jumlah pengulangan kerja

iii. Komplain kendaraan

b. Mengamati dan mencoba memperbaiki prosedur-prosedur kerja pada body

repair

12. Human Resource Department & General Affair

Bagian Human Resource Department & General Affair dikerjakan oleh satu

orang, dimana orang tersebut juga bertanggung jawab dalam hal penggajian.

Berikut ini dijabarkan pembagian tugas secara spesifik, antara lain:

a. Human Resource Department


• Mengatur dan menyelesaikan hak- hak pegawai

• Membuat surat pengangkatan dan pemberhentian pegawai serta

membuat surat referensi kerja

• Merekrut karyawan baru

• Memasang iklan lowongan pekerjaan

b. General Affair


• Perawatan gedung

• Service Telepon

63

• Service dan perawatan AC

• Membawahi bagian Umum dan Satpam

• Mengontrol cleaning service

c. Payroll


• Membuat kartu absensi dan menjaga atau mengawasi absensi

pegawai

• Membuat daftar gaji karyawan staff dan menghitung lemburan

karyawan

• Menghitung potongan Jamsostek karyawan

• Membagikan upah mekanik kepada masing – masing kepala divisi

13. Service Advisor B/P


a. Menerima keluhan dari customer dan mencatatnya pada working order

b. Mendiagnosa kendaraan bersama customer dan memberikan penjelasan

diagnosa ke customer

c. Membuat estimasi pekerjaan, waktu dan biaya

d. Melayani surveyor asuransi

e. Menyiapkan berkas claim

f. Menjual kartu member

64

14. Assisten Service Advisor B/P


Membantu Service Advisor dalam melaksanakan tugasnya

15. Technician Body & Paint

Terdiri dari 4 bagian dengan pembagian tugas masing – masing sebagai berikut :

a. Ketok B/P

Mengembalikan kondisi kendaran yang rusak keposisi semula, assembling

dan disassembling sampai kendaraan siap untuk di dempul

b. Dempul B/P

Melanjutkan pekerjaan mekanik ketok, untuk menghaluskan hasil

pengetokan hingga ke posisi semula hingga siap untuk dilakukan proses

pengecatan

c. Mixing B/P

Memformulasikan warna cat hingga sesuai warna aslinya

d. Cat B/P

Menyemprotkan hasil formulasi warna ke panel kendaraan yang selesai

dilakukan pendempulan

16. PDI B/P


a. Memeriksa hasil pengerjaan dan merapikan kendaraan yang siap untuk

diambil

b. Memutuskan apakah kendaraan layak untuk diserahkan atau diperbaiki

kembali

65

17. Service Advisor General Repair


a. Menerima keluhan dari customer dan mencatatnya pada working order

b. Mendiagnosa kendaraan bersama customer dan memberikan penjelasan

diagnosa ke customer

c. Memberikan informasi kepada customer tentang lamanya pekerjaan dan

estimasi biaya

d. Menjual kartu member

18. Assisten Service Advisor General Repair


a. Terima order dari SA

b. Membuat faktur

c. Input data mobil masuk ke komputer

d. Mengisi buku service

e. Membuat estimasi customer

19. Technician General Repair


a. Melaksanakan pekerjaan dengan baik yang ditugaskan oleh Service Advisor

b. Melaksanakan penggantian spareparts sesuai dengan apa yang di butuhkan

dengan persetujuan Service Advisor

c. Memberitahukan kepada Service Advisor bahwa kendaraan telah selesai di

perbaiki

20. Customer Relation Officer General Repair ( CRO )


66

a. Menangani komplain pelanggan secara langsung dan lewat telepon

b. Melakukan follow up dengan cara menghubungi customer perhari

c. Kontrol harian dan memfollow up komplain dealer

d. Konfirmasi ke bagian sparepart untuk mengontrol pemesanan barang-barang

klaim garansi dan konfirmasi ke bagian tool room untuk pengiriman barang-

barang bekas garansi (HPM garansi)

e. Input mobil perhari ke dalam komputer (incoming car)

21. Staff Sparepart

a. Staff Sparepart pelayanan ke General Repair & Body Paint


• Pengadaan suku cadang keperluan Bengkel dan Body Repair

• Pengadaan suku cadang Non-Honda untuk keperluan Body Repair

dan Estimasi

• Pelayanan loket suku cadang keperluan Bengkel dan Body Repair

• Membuat laporan berapa pemakaian sparepart baik dari Bengkel

maupun dari body repair

• Menginput pemakaian sparepart dari bengkel dan body repair,Body

shop dan part shop

b. Staff Sparepart pengiriman barang


Antar Pesanan suku cadang ke Body Shop dan Part Shop

c. Staff Sparepart pengambilan barang


67

Mengambil barang ke HPM

d. Staff Sparepart Accessories


Pengadaan Accessories Honda, pelayanan kebutuhan showroom.

e. Staff Sparepart Gudang


• Bertanggung jawab terhadap semua spare part

• Mengatur keluar masuknya barang

• Melakukan stok opname

• Mengatur jumlah persediaan barang di gudang

• Melakukan pemantauan atas pemesanan ulang persediaan dan

melaporkannya kepada staff sparepart pembelian

f. Staff Sparepart pembelian


Melakukan order pembelian barang kepada supplier

g. Staff Sparepart penjualan


• Melayani pembelian barang dari pelanggan perusahaan.

• Pengadaan barang untuk keperluan penjualan

22. Information Technology Staff


a. Maintenance operational sistem komputer (software dan hardware)

68

b. Sebagai pusat informasi, penelitian dan pengembangan system management

informasi.

c. Media support / Tim Pembantu dalam hal kelangsungan operasional divisi

lain khususnya di bidang informasi teknologi.

23. Sales Supervisor


a. Membina dan memimpin sales force, mengelola tim dan memberikan

pelatihan dengan timnya

b. Sebagai problem solver bagi timnya, memberi solusi atau memecahkan

kendala yang dialami oleh timnya atau salesman

c. Sebagai motivator terhadap timnya

d. Sebagai penanggung jawab untuk kegiatan pameran, membuat surat

pemberitahuan ke main dealer, mengawasi pameran selama berlangsung,

membuat laporan pameran kepada intern dan main dealer

e. Melakukan evaluasi kinerja salesman per bulan. Evaluasi ini akan dijadikan

bahan pertimbangan keputusan perusahaan untuk salesman tersebut per 3

bulan

f. Membuat rencana kerja bulanan baik pameran, test drive, grup persentasi dan

target timnya sesuai dengan tipe.

24. Sales Executive


a. Mencari dan menawarkan produk kepada customer

b. Membina hubungan yang baik dengan customer

69

25. Counter Coordinator


a. Membina dan memimpin sales counter, me-manage tim dan memberikan

pelatihan dengan timnya

b. Sebagai problem solver bagi timnya, memberi solusi atau memecahkan

kendala yang dialami oleh timnya atau sales counter

c. Sebagai motivator terhadap timnya

d. Sebagai penanggung jawab untuk kegiatan pameran, membuat surat

pemberitahuan ke main dealer , mengawasi pameran selama berlangsung,

membuat laporan pameran kepada intern dan main dealer

e. Melakukan evaluasi kinerja sales counter per bulan. Evaluasi ini akan

dijadikan bahan pertimbangan keputusan perusahaan untuk sales counter

tersebut per 3 bulan

f. Membuat rencana kerja bulanan baik pameran, test drive, grup persentasi dan

target timnya sesuai dengan tipe

26. Sales Counter


a. Menerima tamu yang datang di showroom

b. Mengangkat telepon yang masuk di sales counter

c. Menjelaskan produk yang ditawarkan kepada customer termasuk accessories,

asuransi, service, dll

27. Sales Admin


70

a. Pengaturan formulir SPK: pendataan SPK keluar sampai dengan

pengambilan SPK yang kemudian di input di computer sesuai dengan nomor

urut SPK

b. Membuat data penjualan setelah SPK lengkap (DP, Tanda tangan Sales

Manager, KTP, nama untuk faktur, perhitungan kredit) atas persetujuan Sales

Manager

c. Melakukan proses stock matching sesuai dengan daftar SPK yang telah di

input dengan daftar stock kendaraaan

d. Memaintain booking list, untuk SPK yang masih belum ada stock

e. Menerima bukti serah terima kendaraan dari customer

28. CRO Showroom


a. Follow up customer dan membuat laporannya

b. Menanggani komplain/ masukan data customer

c. Membuat grafik/laporan quesioner customer

d. Mengirim Birthday card untuk customer

e. Memasukkan data SPK

f. Membantu membuat laporan Sales Manager

29. Accounting


a. Print out penjualan dan laporan penjualan ke bengkel

b. Membuat rekap penjualan mobil dan laporan pajak

c. Menghitung HPP , stock mobil, submatrial

d. Periksa hutang mobil

71

e. Periksa piutang dan discount mobil dan bengkel

f. Membuat jurnal memorial

g. Periksa Input GL, kas, bank

h. Input bukti penerimaan dan pengeluaran yang berhubungan dengan penjualan

dan pembelian mobil

i. Menerima kwitansi uang muka dan pelunasan penjualan mobil

j. Menerima, input dokumen pembelian mobil

k. Membuat bukti penerimaan dan pengeluaran kas kecil dan faktur pajak

3.2 Analisis Porter

Dalam pendekatan Porter akan dinilai potensi keunggulan kompetitiff

perusahaan dalam industri yang telah digelutinya. Adapun 5 (lima) kekuatan persaingan

dalam industri yang akan dilihat dalam analisa Porter ini adalah ancaman masuknya

pendatang baru, ancaman produk atau jasa subtitusi, kekuatan tawar menawar dari

pembeli dan persaingan dari perusahaan sejenis dalam industri tersebut.

Dapat dilihat bahwa kekuatan persaingan dalam suatu industri tidak terbatas dari

pesaing yang dapat dilihat saja, melainkan kekuatan tawar menawar pembeli dan

pemasok juga produk pengganti juga harus dipandang sebagai pesaing yang dapat

mengancam keberadaan perusahaan dalam industri ini. Kelima kekuatan persaingan ini

dapat dilihat pada gambar 3.2 dibawah ini, berikut penjelasannya yang disesuaikan

dengan dengan topik pembahasan, yaitu mengenai persediaan suku cadang.

72

Gambar 3.2 Analisis Lima Kekuatan Porter PT. Istana Kebayoran Raya Motor

3.2.1 Ancaman Pendatang Baru (Threat of New Entrant)

Tidak banyaknya pendatang baru yang bergerak di industri yang sama, membuat

posisi perusahaan cukup aman dengan suku cadang yang dijualnya. Untuk masuk ke

dalam area bisnis ini tidaklah mudah, terdapat beberapa ketentuan serta peraturan dari

PT. Honda Prospect Motor selaku Agen Tunggal Pemegang Merk (ATPM) atau

principal yang mewajibkan perusahaan tersebut mempunyai bagian-bagian seperti

showroom mobil Honda, bengkel resmi dengan mekanik yang telah mendapatkan

Produk Pengganti

tidak ada produk pengganti

Pemasok

- PT. Honda Prospect Motor

- PT Sikkens - PT Topindo

Atlas Asia - PT. Naviri

Anugerah

Pelanggan - City Motor - Sakti Motor - Jaya Speed Motor - Maestro Speed

Motor

Pendatang Baru - PT. Honda Arista

Depok

Pesaing Sejenis - PT. Imora Motor - PT. Inti Karya Megah - PT. Mitrausaha Gentaniaga - PT. Gading Prima Autoland

73

training dari PT. Honda Prospect Motor, gudang persediaan suku cadang yang memadai

dan dapat menampung segala macam suku cadang mobil Honda sehingga dapat

memaksimalkan kinerja bengkel. Contoh pesaing barunya adalah : PT. Honda Arista

Depok yang baru didirikan dan merupakan satu-satunya bengkel resmi Honda di Depok.

PT. Istana Kebayoran Raya Motor mempunyai pangsa pasar sendiri dalam penjualan

suku cadang, selain untuk keperluan perbaikan bengkel dan keperluan cabang, sehingga

dengan adanya pesaing baru, tidak terlalu banyak mempengaruhi posisi perusahaan akan

persediaan suku cadang saat ini.

3.2.2 Ancaman Produk Pengganti (Threat of Substitute Product)

Sampai saat ini belum ditemukan ancaman produk pengganti untuk suku cadang

mobil Honda, karena suku cadang yang jenisnya sangat bervariasi dan juga semua suku

cadang tersebut sudah baku digunakan untuk sebuah kendaraan mobil Honda, sehingga

posisi perusahaan akan ancaman produk pengganti cukup aman.

3.2.3 Kekuatan Daya Tawar Pemasok (The Bargaining Power of Suppliers)

Pemasok utama dari PT. Istana Kebayoran Raya Motor adalah PT. Honda

Prospect Motor selaku Agen Tunggal Pemegang Merk (ATPM). Hampir semua jenis

suku cadang mobil Honda didatangkan dari PT. Honda Prospect Motor. Untuk keperluan

oli mesin, PT. Honda Prospect Motor mendatangkannya dari PT. Topindo Atlas Asia,

selaku distributor tunggal oli Top One, sedangkan untuk keperluan Body Repair PT.

Istana Kebayoran Raya Motor mendatangkan suku cadang seperti cat dari PT. Sikkens.

Untuk keperluan suku cadang yang tidak terlalu besar, seperti busi dan lain-lain, bisa

didatangkan dari perusahaan lain selain PT. Honda Prospect Motor. Contoh perusahaan

tersebut adalah PT. Naviri Anugerah sebagai pemasok busi NGK. Dengan terbatasnya

pemasok suku cadang di PT. Istana Kebayoran Raya Motor dapat dikatakan bahwa

74

posisi perusahaan terhadap pemasok di sini agak lemah atau dengan kata lain kekuatan

daya tawar pemasok sangat tinggi, karena jika PT. Honda Prospect Motor sebagai

distributor terbesar suku cadang tersebut, dan PT. Topindo Atlas Asia sebagai distributor

oli mesin melakukan penghentian distribusi barang yang diminta, akan mengakibatkan

penghentian operasional perusahaan bagian bengkel dan bagian bengkel di cabang.

Untuk itu sangat diperlukan dibuatnya regulasi persediaan barang antara pemasok dan

perusahaan agar persediaan suku cadang tersebut tidak terhambat

3.2.4 Kekuatan Daya Tawar Pembeli (The Bargaining Power of Buyers)

Pembeli di sini yang dimaksud adalah semua pemakai suku cadang dari PT.

Istana Kebayoran Raya Motor selain untuk kebutuhan internal perusahaan (bengkel

cabang maupun pusat). Para pembeli suku cadang tersebut adalah City Motor, Jaya

Speed Motor, Maestro Speed Motor, dan Sakti Motor. Sebagai pemasok suku cadang

mobil Honda, PT. Istana Kebayoran Raya Motor tidak mempunyai posisi yang kuat di

bagian ini atau dengan kata lain kekuatan daya tawar pembeli cukup tinggi, karena

banyaknya dealer Honda lain yang menyediakan suku cadang dengan harga yang

kompetitif, sehingga sebagai pembeli mereka dapat memilih pemasok suku cadang

mereka yang dinilai paling baik. Yang membuat para pembeli memprioritaskan PT.

Istana Kebayoran Raya Motor sebagai pemasok suku cadang mereka antara lain adalah

jarak antara pembeli dan PT. Istana Kebayoran Raya Motor yang berdekatan di bilangan

Jakarta Timur, ketersediaan suku cadang yang diminta serta ketepatan waktu dalam

mengantar suku cadang tersebut yang diberikan oleh PT. Istana Kebayoran Raya Motor.

75

3.2.5 Persaingan Antara Perusahaan Sejenis (Rivalry Among Existing Firms)

Banyaknya perusahaan yang bergerak di bidang ini, membuat perusahaan

membagi pangsa pasarnya dalam penjualan suku cadang. Perusahaan yang merupakan

pesaing utama PT. Istana Kebayoran Raya Motor dalam menjual suku cadang mobil

Honda adalah PT. Imora Motor (Honda Jakarta Center), PT. Auto Daya Keisindo

(Honda Tendean), PT. Gading Prima Autoland (Honda Autoland), PT. Mitrausaha

Gentaniaga (Honda Mugen). Persaingan antara perusahaan sejenis untuk suku cadang

sangat besar, sehingga kadang pelanggan dari perusahaan beralih ke perusahaan lain,

karena tidak tersedianya barang/suku cadang yang diminta.

3.3 Analisis EOQ

Dalam aktivitas operasionalnya, Istana Kebayoran Raya menggunakan berbagai

macam spare part mobil Honda yang digunakan untuk bagian general repair & body

paint, bagian penjualan, dan pendistribusian ke bagian cabang yang kebutuhan per

harinya bervariasi. Sedangkan dalam pengadaan spare part untuk menunjang kegiatan

operasionalnya, perusahaan melakukan pembelian spare part / barang yang dilakukan

satu bulan sekali dengan jumlah yang dibeli berdasarkan prediksi dari manajer spare

part dengan mempertimbangkan kebutuhan bulan lalu dan tingkat stok di gudang.

Jika dilakukan suatu analisa atas kebijakan tersebut, dapat ditemukan adanya

kelemahan, yaitu perusahaan melakukan proses order spare part kepada supplier

berdasarkan prediksi dari manajer spare part dengan mempertimbangkan kebutuhan

bulan lalu dan tingkat stock di gudang, sedangkan tingkat kebutuhan dari perusahaan

kurang lebih konstan per bulannya tergantung jenis spare part yang bersangkutan.

76

Berdasarkan hasil perkiraan ramalan pesanan spare part, maka dapat ditentukan

besarnya jumlah pembelian spare part yang ekonomis dengan menggunakan rumus

(formula approach ) Economic Order Quantity (EOQ) sebagai berikut :

Berdasarkan peramalan dan asumsi, didapatkan :

• D adalah permintaan tahunan barang persediaan, dalam unit

• S adalah biaya pemasangan atau pemesanan untuk setiap pesanan

• H adalah biaya penahanan atau penyimpanan per unit per tahun

• N adalah jumlah pemesanan yang diinginkan

• T adalah jumlah waktu antar-pemesanan yang diinginkan

Economic Order Quantity (EOQ) = 2DS

H

N = D

EOQ

T = jumlah hari kerja

N

Dari rumus EOQ di atas, dapat diketahui bahwa besarnya pembelian yang

ekonomis adalah sejumlah unit tertentu, sehingga perhitungan sample barang untuk

menentukan EOQ adalah sebagai berikut :

77

Data barang yang akan diuji sebagai sample adalah sebagai berikut:

Tabel 3.1 Data sampel spare part (Sumber : PT. Istana Kebayoran Raya Motor, 2006)

Nama Barang Saringan Oli (Oil Filter)

Harga Barang Rp. 26.400,-

Permintaan per tahun 12.700 unit

Biaya pemesanan (1 % dari harga) Rp. 264,-

Biaya penyimpanan per unit per

tahun(0.5% dari harga)

Rp. 132,-

Permintaan max/hari 50 unit

Permintaan rata-rata/hari 42 unit

Waktu tenggang ( Lead time ) 3 hari

Jumlah hari kerja per tahun 300 hari

Permintaan harian ( permintaan per tahun /

jumlah hari kerja )

42 unit

EOQ = 2DS

H

= (2) (12700) (264)

(132)

= 50800

= 225,38 ≈ 225 unit

78

N = D

EOQ

= 12700

225

= 56,44 ≈ 56 pesanan per tahun

T = jumlah hari kerja

N

= 300

56

= 5,3 ≈ 5 hari kerja setelah pemesanan sebelumnya

Dari perhitungan EOQ, jumlah pemesanan yang diinginkan serta jumlah waktu

antar pemesanan yang diinginkan berdasarkan data sampel barang dari tabel 3.1, dapat

diketahui hasil sebagai berikut :

• Jumlah optimal barang per pemesanan (EOQ) = 225 unit

• Jumlah pemesanan yang diinginkan = 56 pesanan per tahun

• Jumlah waktu antar pemesanan yang diinginkan = 5 hari kerja setelah

pemesanan sebelumnya

79

3.4 Analisis Safety Stock dan Reorder Point

Persediaan pengaman diperlukan untuk menjaga kemungkinan kekurangan spare

part, akibat permintaan akan spare part lebih besar daripada perkiraan semula ataupun

karena keterlambatan datangnya spare part yang dipesan.

PT. Istana Kebayoran Raya Motor tidak pernah menyediakan secara khusus

persediaan pengaman, karena tidak adanya persediaan pengaman, maka untuk

menangani masalah kekurangan spare part tersebut perusahaan harus melakukan

pemesanan ekstra. Dengan adanya pemesanan ekstra tersebut, perusahaan juga harus

mengeluarkan biaya ekstra untuk pemesanan.

Dari masalah tersebut di atas, usulan perbaikan untuk perusahaan adalah

diadakannya persediaan pengaman. Untuk menghindari terjadinya kekurangan spare

part pada saat tertentu maupun pada saat tenggang waktu (lead time) dalam proses

pemesanan berikutnya, diperlukan adanya persediaan pengaman. Pada saat menentukan

besarnya persediaan pengaman, terlebih dahulu harus diperhatikan frekuensi pemesanan

yang telah ditentukan pada saat penghitungan jumlah pesanan yang ekonomis dengan

menggunakan metode (Economic Order Quantity).

Untuk menentukan besarnya persediaan pengaman dapat dilakukan dengan

menggunakan perhitungan sebagai berikut :

Persediaan pengaman (ss) = (penggunaan max/hari – penggunaan rata-rata/hari) x waktu

tenggang (L)

80

Dari perhitungan safety stock di atas, dapat diketahui besarnya persediaan

pengaman, sehingga hasil perhitungan persediaan pengaman dari data sampel barang

berdasarkan tabel 3.1 adalah sebagai berikut :

ss = (50-42) x 3

= 8 x 3

= 24 unit

Perusahaan kadang kala terlambat dalam melakukan pemesanan kembali,

sehingga perusahaan sering mengalami kekurangan persediaan. Untuk menghindari

kemungkinan tersebut, perusahaan harus merencanakan saat untuk melakukan

pemesanan berikutnya secara tepat. Usulan dalam penetapan reorder point adalah

sebagai berikut :

ROP = d x L + ss

d = Permintaan harian

L = Lead time pemesanan atau jumlah hari kerja yang diperlukan untuk

mengirimkan pesanan

ss = Persediaan pengaman (safety stock)

81

Dari data sampel barang berdasarkan tabel 3.1 dapat dilakukan perhitungan

sebagai berikut :

ROP = (42 x 3) + 24

= 150 unit

Berdasarkan perhitungan reorder point di atas, dapat diketahui bahwa barang

harus dipesan kembali pada saat persediaan di gudang sejumlah 150 unit.

Gambar 3.3 Siklus Pemesanan Persediaan

3 hari

29

150

24

EOQ = 225 unit

82

3.5 Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan

Adapun prosedur pengelolaan persediaan yang diterapkan di Bagian Gudang PT.

Istana Kebayoran Raya Motor adalah sebagai berikut :

1. Staff Sparepart pelayanan ke General Repair & Body Paint PT. Istana

Kebayoran Raya Motor akan memberikan surat permintaan barang (SPB)

kepada staff spare part bagian gudang

2. Berdasarkan bukti permintaan barang tersebut, staff spare part bagian

gudang membuat Bukti Barang Keluar ( spare part ) sebanyak 3 ( tiga )

rangkap, yang didistribusikan kepada :

a. Rangkap ke-1 didistribusikan kepada bagian general repair & body paint

atau bengkel lain yang bersangkutan beserta spare part yang diminta

b. Rangkap ke-2 didistribusikan kepada Bagian Accounting

c. Rangkap ke-3 disimpan oleh staff spare part bagian gudang sebagai arsip

3. Staff spare part bagian gudang mengentri data barang keluar ke dalam sistem

informasi persediaan PT. Istana Kebayoran Raya Motor.

4. Prosedur permintaan barang melalui Surat Permintaan Barang (SPB) juga

dilakukan oleh staff sparepart cabang dan staff sparepart penjualan yang

ditujukan kepada staff sparepart gudang.

5. Prosedur permohonan pembelian barang dilakukan oleh staff gudang kepada

bagian pembelian dengan memberikan Surat Permohonan Pembelian Barang

(SPPB) agar dilakukan pemesanan kepada pihak supplier.

6. Staff sparepart gudang dapat melihat sisa stok di gudang, dan menurut

perkiraan staff sparepart gudang pesanan dilakukan setiap bulan sesuai

dengan kebutuhan

83

Kebijakan yang telah ditetapkan dan diterapkan pada PT. Istana Kebayoran Raya

Motor dalam pengelolaan persediaan bahan baku adalah sebagai berikut :

1. Izin masuk gudang hanya dibatasi kepada karyawan Bagian Gudang.

2. Setiap pembelian dan pemakaian spare part akan dicatat ke dalam bukti

barang masuk dan bukti barang keluar.

3. Permintaan spare part / barang dilakukan oleh bagian terkait dengan bagian

gudang dengan menggunakan Surat Permintaan Barang (SPB)

4. Permohonan pembelian spare part / barang dilakukan oleh bagian gudang

dengan bagian pembelian dengan menggunakan Surat Permohonan

Pembelian Barang (SPPB) .

5. Stok opname dilakukan dua kali dalam setahun.

84

3.6 Rich Picture Sistem yang Berjalan

Staff Spare Part Bagian Gudang

Suppli ers

Inventory

$ $ $

S taff Spare Part Bagian Pembeli an

Accounting

Dist ribusi

Information Systems

entri data

mengirim

menyi mpanbarang

mencetak

Manajer Spare Part

mengambilbarang

data tahunan

mencetak

LaporanTahunan

mengirim

Staff Spare Part Pelayanan ke General Repair & Body Paint

Manajer Umum

mencetak

Surat Permohonan Pembelian Barang

mencetak

mengirim

Copy Surat Jalan

Rencana Pembeliandan Daftar Kebutuhan

per Bulan

mengi rim

Bengkel

spare part kebutuhan bengkel

mencetak

Surat Permintaan Barang

mengirim

Bukti Barang Keluar rangkap 1

mencetak

mencetak

Bukti Barang KeluarRangkap 2

mengirim

mengirim surat jalan dan barang

mengirim barang

$ $$

S taff Spare PartBagian Penjualan

mengi rim

mengirim barangmengirim

mencetak

pembeli

copy surat jalan

surat jalan dan PO rangkap 2

mengirim barang

spare part yang dipesan pembelibeserta surat jalan

Receiving

mengirim

mengirim barang

mencetak

inventory cabang

Gambar 3.4 Rich Picture Sistem yang Berjalan

85

3.7 Permasalahan yang Dihadapi

Dari hasil survei dan wawancara yang telah dilakukan, terdapat beberapa

permasalahan dengan masih diterapkannya sistem secara manual, yaitu :

1. Prediksi yang salah dari manajer spare part atas pemesanan barang normal

yang dilakukan tiap bulan, sehingga sering terjadi kekosongan barang atau

penumpukan barang di gudang dan sulitnya menentukan waktu pemesanan

ulang ke bagian pembelian agar ordernya diteruskan kepada supplier.

2. Adanya kesulitan dalam melakukan permintaan barang yang dilakukan oleh

bagian-bagian yang bersangkutan kepada bagian gudang, karena surat

permintaan barang (SPB) masih bersifat manual, serta bagian yang

bersangkutan dalam membuat surat permintaan barang (SPB) tidak dapat

melihat jumlah stok barang / spare part pada saat real time.Akibatnya

banyak permintaan barang yang diterima oleh bagian gudang, tetapi quantity

stock nya tidak mencukupi untuk memenuhi permintaan tersebut.

3.8 Pemecahan Masalah

Untuk mengatasi permasalahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan akan

ditawarkan suatu pemecahan masalah dengan menggunakan metode EOQ yang akan

memperbarui sistem.

Sistem informasi yang akan dirancang memiliki kemampuan sebagai berikut :

1. Manajer spare part dapat melakukan proses perhitungan dalam menentukan

kuantitas barang yang akan dibeli dengan menggunakan metode EOQ, sehingga

pemesanan persediaan barang dapat dideteksi agar pemesanan barang dapat

dilakukan secara optimal (tidak kekurangan maupun tidak kelebihan stok).

86

Apabila persediaan yang telah dikeluarkan telah melebihi batas dari reorder point,

reminder akan bekerja di dalam sistem tersebut. Setelah pihak gudang mengakses

reminder tersebut, maka sistem akan menampilkan daftar barang-barang yang

mencapai titik ROP. Selain itu, adanya suatu fasilitas bagi staff bagian gudang untuk

memasukkan data untuk setiap barang yang masuk dan keluar, sehingga

memudahkan dan mempercepat proses dalam mencari informasi pada saat

dibutuhkan

2. Surat Permintaan Barang (SPB) maupun Surat Permohonan Pembelian Barang

(SPPB) dapat dibuat di dalam sistem tanpa harus dikerjakan secara manual. Bagian

yang bersangkutan dapat melakukan permintaan barang kepada bagian gudang tanpa

harus melakukan konfirmasi ketersediaan barang terlebih dahulu, dan bagian gudang

dapat mengajukan permohonan pembelian barang kepada bagian pembelian melalui

SPPB agar proses dilakukan lebih cepat dan akurat. Selain itu bukti barang masuk

dan bukti barang keluar,serta catatan barang rusak / hilang juga dapat dikerjakan di

dalam sistem, yang hasilnya akan tercetak di dalam laporan.

3.9 System Definition yang Diusulkan

System Definition yang diusulkan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor

dimulai pada saat manajer mendaftarkan barang. Pada saat mendaftarkan barang

tersebut, manajer spare part akan memasukkan identitas-identitas barang serta

melakukan perhitungan ROP dan EOQ. Apabila terjadi peningkatan atau penurunan

tingkat permintaan, maka manajer pembelian dapat merubah identitas barang dengan

melakukan perhitungan ROP dan EOQ sesuai dengan keadaan yang dihadapi.

87

Terdapat suatu reminder yang aktif di pihak gudang pada saat terdapat barang

yang mencapai Reorder Point ( ROP ). Setelah staff bagian gudang mengaksesnya, maka

sistem akan menampilkan barang-barang yang mencapai ROP. Kemudian staff bagian

gudang diminta untuk membuat Surat Permohonan Pembelian Barang ( SPPB ) yang

akan diberikan kepada pihak pembelian

Supplier akan mengirimkan barang yang dipesan oleh staff spare part bagian

pembelian. Saat bagian gudang menerima barang dari supplier, maka pihak gudang akan

memeriksa kuantitas serta kondisi fisik barang dan mencocokkan barang yang diterima

tersebut dengan surat jalan. Jika pada akhirnya ada barang yang di-retur karena rusak

Pada saat pengantaran, maka bagian gudang tidak akan membuat catatan barang masuk

untuk barang tersebut. Bagian gudang bertanggung jawab untuk menyimpan dan

mengatur letak pada rak-rak barang ( spare part ) agar sesuai dengan prinsip FIFO.

Untuk memenuhi kebutuhan setiap bulannya, staff gudang cabang mengirimkan

Surat Permintaan Barang ( SPB ) kepada staff gudang pusat. Pihak gudang pusat akan

mengecek SPB yang dikirimkan pihak cabang tersebut dari sistem. Setelah itu staff

gudang pusat akan membuat catatan barang keluar sesuai SPB yang diterima dan

memberikan catatan barang keluar tersebut dan barang kepada staff gudang bagian

cabang.

Dalam menunjang kebutuhan perbengkelan, staff pelayanan ke General Repair &

BP dapat mengajukan penggunaan spare part ke bagian gudang dengan mengirimkan

Surat Permintaan Barang ( SPB ) kepada bagian gudang pusat. Pihak gudang pusat akan

mengecek SPB yang dikirimkan pihak general repair tersebut dari sistem. Kemudian

staff bagian gudang akan membuat catatan barang keluar sesuai SPB yang diterima dan

88

memberikan catatan barang keluar tersebut dan barang kepada staff pelayanan ke

General Repair & BP.

Dalam menunjang kebutuhan penjualan spare part, bagian penjualan akan

mengajukan permohonan barang ke pihak gudang. Pihak penjualan akan mengirimkan

Surat Permintaan Barang ( SPB ) kepada pihak gudang untuk keperluan penjualan

barang. Pihak gudang pusat akan mengecek SPB yang dikirimkan pihak bagian

penjualan tersebut dari sistem. Kemudian staff bagian gudang akan membuat catatan

barang keluar sesuai SPB yang diterima dan memberikan catatan barang keluar tersebut

dan barang kepada staff bagian penjualan.

Stok opname akan dilakukan setahun sekali oleh pihak gudang masing-masing

area. Pihak gudang pusat akan melakukan stok opname pada inventory di pusat, Apabila

terjadi ketimpangan antara jumlah barang di gudang dengan stock yang ada saat ini,

barang yang hilang tersebut akan dibuatkan catatan barang hilang oleh staff spare part

bagian gudang.Jika terdapat barang yang tidak layak pakai lagi, maka bagian gudang

akan membuatkan catatan barang rusak untuk barang tersebut. Hasil dari stok opname

tersebut akan diinput ke dalam sistem berupa catatan barang rusak dan catatan barang

hilang dan diberikan kepada manajer spare part untuk disertakan dalam laporan tahunan

ke manajer umum.

Manajer spare part akan mengecek sistem secara terus-menerus untuk memantau

keadaan persediaan dan mencetak laporan dari sistem untuk diberikan kepada manajer

umum dalam evaluasi akhir tahun.

89

3.10 Rich Picture Sistem yang Diusulkan

Gambar 3.5 Rich Picture Sistem yang Diusulkan

3.11 FACTOR Criteria

Suatu sistem yang terkomputerisasi yang dapat mendukung kegiatan operasional

Persediaan khususnya pemesanan barang, penerimaan persediaan, pengeluaran barang,

dan pengendalian stok. Sistem ini akan menangani masalah persediaan di gudang.

Sistem terutama harus dapat menghasilkan informasi yang cepat dan tepat dari data-data

90

yang di-input sehingga dapat membantu pihak yang membutuhkan. Sistem ini akan

diimplementasikan pada 1 buah server yang terhubung dalam intranet dan digunakan

oleh user sistem – 1 (satu) orang manajer, 3(tiga) orang staff bagian gudang pusat, serta

2(dua) orang staff bagian pembelian, serta 3(tiga) orang staff gudang cabang, serta 5

(lima) orang staff bagian penjualan. Sistem ini juga membutuhkan printer untuk

mencetak berbagai surat dan laporan yang dibutuhkan.

91

Tabel 3.2 FACTOR Criteria

Functionality Mendukung kegiatan operasional Persediaan Barang sehari–hari

khususnya pemesanan barang, penerimaan persediaan, pengeluaran

barang, pengawasan mutu, retur barang, dan pengendalian stok

Application

Domain

Seorang manajer yang bertanggung jawab dalam segala aktivitas yang

berkaitan dengan system, yaitu pemesanan barang, penerimaan barang,

pengeluaran barang, pengawasan mutu dan pengendalian stok

Conditions Sistem dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk

menangani aktivitas menentukan jumlah pesanan, menentukan waktu

antar pesanan, permintaan barang, penerimaan barang, pengeluaran

barang, dan pengendalian stok

Technology 1 buah server yang terhubung dalam intranet

Objects Barang, catatan barang, SPPB, SPB, bukti barang masuk, bukti barang

keluar

Responsibility Menghasilkan suatu informasi yang cepat dan tepat bagi pihak yang

membutuhkan serta dapat mengatasi permasalahan-permasalahan yang

timbul pada aktivitas menentukan jumlah pesanan, menentukan waktu

antar pesanan, permintaan barang, penerimaan barang, pengeluaran

barang, dan pengendalian stok

92

3.12 Problem Domain

Sistem mempunyai sasaran dan tujuan untuk mengelola informasi tentang

aktivitas persediaan barang yaitu penentuan pesanan optimum, penentuan waktu

pesanan, penerimaan dan pengeluaran barang, serta pengendalian stok. Pengelolaan

persediaan bertanggung jawab untuk :

• Memenuhi kebutuhan barang dari cabang sesuai permintaan

• Keperluan bengkel PT. Istana Kebayoran Raya Motor (General Repair dan

Body and Paint )

• Memenuhi kebutuhan bagian penjualan spare part PT. Istana Kebayoran

Raya Motor

3.13 Application Domain

Sistem harus dapat membantu user sistem – Manajer Spare part, dan staff bagian

gudang, serta staff pembelian – untuk mengelola informasi –informasi yang berkaitan

dengan persediaan barang di gudang. Staff bagian gudang bertanggung jawab untuk

mengelola persediaan di gudang, memenuhi kebutuhan spare part dari cabang, bengkel,

dan penjualan, menjaga kuantitas persediaan, serta menginput dan mengelola data-data

persediaan, tanpa dapat merubah data tersebut. Sistem ini dapat menghasilkan dokumen

dan laporan yang dibutuhkan. Sistem juga dilengkapi dengan fasilitas pencarian

informasi yang berkaitan dengan persediaan dan fasilitas reminder system. Adanya

tampilan menu memudahkan user sistem dalam menggunakan sistem ini.

93

3.14 Problem Domain Analysis

3.14.1. Cluster

Karyawan

Bag.Gudang Bagian_Penjualan Bagian_General_Repair_&_BP

Gambar 3.6 Cluster karyawan

Catatan_barang

Item_catatan_barang

11..*

Bukti_Barang_Masuk

Item_Bukti_barang_masuk

11..*

Surat_Permohonan_pembelian_barang

11

Item_SPPB

<<Cluster>>Dokumen

+Membuat()

-KdSPB-T anggal SPB-KdKaryawan-Status

Surat_Permintaan_Barang

+Membuat()+Mencetak()

-Kdbuktikeluar-tglbukti keluar-Status

Bukti_barang_keluar

11

-KdSPB-KdBarang-Q tyOrder

Item_SPB

1 1

Gambar 3.7 Cluster Dokumen

94

<<cluster>>barang

Barang

Gambar 3.8 Cluster Barang

3.14.2 Structures

Gambar 3.9 Structure Sistem pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor

95

3.14.3 Classes

Beberapa class candidate di atas yang akan menjadi class akan dijelaskan berikut

ini :

1. Bagian Gudang

Class Bagian Gudang merupakan sekumpulan karyawan yang bekerja di cabang

manapun, dimana merupakan bagian yang mengatur stok persediaan barang, barang

masuk dan barang keluar.

Atributnya : KdKaryawan, NamaKaryawan, Bagian, Alamat, Tempat_Lahir,

Tanggal_Lahir, Password.

2. Bagian Penjualan

Class Bagian Penjualan merupakan sekumpulan karyawan yang bekerja di bagian

ini, dimana merupakan bagian yang membuat SPB untuk permintaan barang.



3. Bagian General Repair

Class Bagian General Repair merupakan sekumpulan karyawan yang bekerja di

bagian ini, dimana merupakan bagian yang membuat SPB untuk permintaan barang

yang dibutuhkan oleh bengkel.



4. SPPB

Class SPPB merupakan sekumpulan surat permohonan pembelian barang yang

dikeluarkan oleh bagian gudang kepada bagaian pembelian untuk memesan barang

dalam pemenuhan stok sesuai reminder ROP.

96

Atributnya : NoSPPB, TanggalSPPB, NamaKaryawan, Status.

5. Item SPPB

Class Item SPPB merupakan sekumpulan item dari SPPB.

Atributnya : NoSPPB, KdBarang, QtyOrder.

6. SPB

Class SPB merupakan sekumpulan surat permintaan barang yang dikeluarkan oleh

bagian gudang cabang, bagian penjualan dan bagian general repair kepada bagaian

gudang untuk memnuhi permintaan barang yang mereka butuhkan.

Atributnya : NoSPB, TanggalSPB, NamaKaryawan, Status.

7. Item SPB

Class Item SPB merupakan sekumpulan item dari SPB

Atributnya : NoSPPB, KdBarang, QtyOrder.

8. Catatan barang

Class catatan barang merupakan sekumpulan barang yanr rusak atau hilang. Catatan

ini dibuat secara berkala.

Atributnya : NoCatatan, TanggalCatatan, NamaKaryawan.

9. Item Catatan Barang

Class item catatan barang merupakan sekumpulan item catatan barang yang rusak

dan hilang.

Atributnya : NoCatatan, KdBarang, Qty, Status.

10. Bukti barang masuk

Class bukti barang masuk adalah sekumpulan bukti barang yang akan masuk untuk

penambahan persediaan. Dimana ini adalah bukti barang yang dibuat oleh bagian

gudang jika telah meneriman barang yang diantar oleh supplier

97

Atributnya : KdBuktiMasuk, TanggalBuktiMasuk, KdKaryawan.

11. Item bukti barang masuk

Class item catatan barang merupakan sekumpulan item catatan barang yang rusak

dan hilang

Atributnya : KdBuktiMasuk, KdBarang, QtyOrder

12. Bukti barang keluar

Class bukti brang keluar merupakan sekumpulan bukti barang keluar. Dimana bukti

ini dibuat bersdasarkan permintaan barang yang telah diterima oleh bagian gudang.

Atributnya : KdBuktiKeluar, TanggalBuktiKeluar, KdKaryawan.

13. Barang

Class Barang merupakan sekumpulan barang yang ada.

Atributnya : KdBarang, NmBarang, JnsMobil, TahunMobil, Harga, Discount,

PembeliaanTerakhir, QuantityStock, ROP, EOQ

3.14.4 Events

Tabel 3.3 Event Table

Event Membuat Mencetak mengupdate Mendata Class Bag Penjualan * Bag General Repair & BP * Bag Gudang * * * Catatan Barang + Item Catatan Barang + Barang * + SPB + Item SPB + Bukti Barang masuk + Item Bukti Barang Masuk + Bukti Barang Keluar + + SPPB + + Item SPPB + +

98

3.14.5 Behaviour

1. Bagian Gudang

-KdKaryawan-NamaKaryawan-Bagian-Alamatkaryawan-Tempatlahir-Tanggal lagir-Password

Bagian Gudang

[Masuk Kerja]Active

/ Membuat / Mendata

/ Mencetak

[Pulang_Kerja]

Gambar 3.10 Class dan State Chart Bgn_Gudang

2. Bagian Penjualan


Bagian Penjualan

[terima pesanan]aktif

/ mencetak

/ membuat

Gambar 3.11 Class dan State Chart Bgn_Penjualan

99

3. Bagian General Repair


Bagian General Repair

[terima pesanan]aktif

/ mencetak

/ membuat

Gambar 3.12 Class dan State Chart Bgn_General_Repair

4. SPPB

-Kd_SPPB-Tgl_SPPB-KdKaryawan-statut

Surat_Permohonan_pembel ian_barang

[Reminder_ROP] /Available

/ MembuatActive

/ Mencetak

Gambar 3.13 Class dan State Chart SPPB

100

5. Item SPPB

-KdSPPB-KdBarang-QtyOreder

I tem_SPPB

[Reminder_ROP] /Available

/ MembuatActive

/ Mencetak

Gambar 3.14 Class dan State Chart Item_SPPB

6. SPB

-KdSPB-Tanggal SPB-KdKaryawan-Status

Surat_Permintaan_Barang

/ Membuataktif

/ Mencetak

Gambar 3.15 Class dan State Chart SPB

7. Item SPB

-KdSPB-KdBarang-QtyOrder

Item_SPB

/ Membuataktif

/ Mencetak

Gambar 3.16 Class dan State Chart Item SPB

101

8. Catatan barang

-KdCatatan-Tanggal catatan-KdKaryawan

Catatan_barang

aktif/ Membuat

Gambar 3.17 Class dan State Chart Catatan_barang

9. Item Catatan Barang

-KdCatatan-KdBarang-Qty-Status

Item_catatan_barang

aktif/ Membuat

Gambar 3.18 Class dan State Chart Item_Catatan_Barang

10. bukti barang masuk

-KdbuktiMasuk-Tanggalbuktimasuk-KdKaryawan

Bukti_Barang_Masuk

[Barang_datang]Available

/ MembuatActive

Gambar 3.19 Class dan State Chart Bukti_barang_masuk

102

11. Item bukti barang masuk

-Kdbuktimasuk-Kdbarang-Qtyorder

Item_Bukti_barang_masuk

[Barang_datang]Available

/ MembuatActive

Gambar 3.20 Class dan State Chart Item_bukti_barang_masuk

12. Bukti barang keluar.

`

-Kdbuktikeluar-tglbukti keluar-Status

Bukti_barang_keluar

[barang_tersedia]Available

/ MembuatActive

/ Mencetak

Gambar 3.21 Class dan State Chart Bukti_barang_Keluar

13. Barang

-KdBarang-NmBarang-JnsMobil-TahunMobil-Harga-QuantityStock-ROP-EOQ

Barang

/ Mendataavailable

/ Update

[Barang Habis]

Gambar 3.22 Class dan State Chart Barang

103

3.15 Application Domain Analysis

3.15.1 Usage

3.15.1.1 Overview

Tabel 3.4 Actor Table

Actor

UseCase

Bgn

_Pen

jual

an

Bgn

_Gen

eral

Rep

air

Bgn

_Gud

ang_

cbg

Bgn

_Gud

ang_

Pus

at

Mendata_Brg X Membuat SPB X X X Membuat SPPB X Membuat_Bukti_Brg_Masuk X Membuat_Bukti_Brg_Keluar X Membuat_Catatan_Brg X Membuat Laporan X

104

3.15.1.2 Actors

Tabel 3.5 Definisi dari actor bagian penjualan

Bgn_Penjualan

Purpose Merupakan seseorang yang membuat SPB ke

bagian gudang sesuai dengan barang-barang

yang ia butuhkan untuk dijual.

Characterization Seseorang yang telah berpengalaman di bidang

ini. Misalnya, seseorang yang mengenal sistem

yang berjalan di perusahaan ini, serta

merupakan orang yang berpengalaman dan

mampu mengoperasikan PC dengan baik.

105

Tabel 3.6 Definisi dari actor bagian General Repair

Bgn_ General_Repair


bagian gudang sesuai dengan barang-barang

yang ia butuhkan dalam perbengkelan

Characterization Seseorang yang telah berpengalaman di bidang

ini. Misalnya, seseorang yang mengenal sistem

yang berjalan di perusahaan ini, serta merupakan

orang yang berpengalaman dan mampu

mengoperasikan PC dengan baik.

106

Tabel 3.7 Definisi dari actor bagian Gudang Cabang

Bgn_Gudang_Cabang


bagian gudang pusat sesuai dengan barang-

barang yang ia butuhkan dalam pemenuhan

stock barang pada gudang cabang

Characterization Seseorang yang telah berpengalaman di

bidang ini. Misalnya, seseorang yang

mengenal sistem yang berjalan di perusahaan

ini, serta merupakan orang yang

berpengalaman dan mampu mengoperasikan

PC dengan baik.

107

Tabel 3.8 Definisi dari actor bagian Gudang Pusat

Bgn_Gudang_Pusat

Purpose Merupakan seseorang yang berperan aktif

membuat SPPB untuk pemenuhan stock

barang, pembuatan bukti barang masuk dan

bukti barang keluar, sampai pembuatan

catatan barang rusak dan hilang serta

pembuatan laporan.

Characterization Seseorang yang telah berpengalaman di

bidang ini. Misalnya, seseorang yang

mengenal sistem yang berjalan di perusahaan

ini, serta merupakan orang yang

berpengalaman dan mampu mengoperasikan

PC dengan baik.

108

System Informasi PersediaanPT. Istana Kebayoran Raya Motor

Membuat_SPB

bag.Penjualan

Bag.Pelayanan ke General R epair & Body Paint

Bag.Gudang cabang

Membuat_SPPB

Bag.Gudang Pusat

Membuat_bukti_barang_masuk

Membuat_bukti_barang_keluar

Membuat_catatan_barang

Membuat_Laporan

update_barang

<<i nclude>>

<<include>>

< <include>>

Mendata_barang

Gambar 3.23 Usecase PT Istana Kebayoran Raya Motor

Penjelasan Use Case

1. Mendata Barang

Apabila ada barang baru maka bagian gudang akan menginput data barang untuk

dimasukkan dalam database barang.

Object : Bagian gudang dan barang

Function : Create, add, edit, delete

109

2. Membuat SPB

Bagian gudang cabang, bagian general repair dan bagian penjualan akan menginput

Surat Permintaan Barang apabila membutuhkan barang.

Object : Bagian gudang pusat, barang, SPB, bagian penjualan, bagian general

repair, bagian gudang cabang.

Function : Create, update, delete

3. Membuat SPPB

Bagian gudang pusat akan membuat Surat Permintaan Pembelian Barang, apabila

bagian gudang menerima reminder ROP

Object : Bagian gudang pusat, SPPB, brang

Function : Create, edit, delete, update

4. Membuat Bukti Barang Masuk

Bagian gudang pusat akan membuat Bukti Barang Masuk apabila bagian gudang

pusat menerima barang. Kemudian stok barang akan terupdate.

Obj : Bagian gudang pusat, barang, bukti barang masuk

function : Create, update, delete, edit

5. Membuat Bukti Barang Keluar

Bagian gudang cabang akan membuat bukti barang keluar berdasarkan SPB yang di

terima baik dari bagian gudang cabang, bagian penjualan dan bagian general dan

repair. Barang akan otomatis ter-update.

Object : Bagian gudang pusat, bagian gudang cabang, bagian penjualan, bagian

general repair, bukti barang keluar, barang

Function : Create, update

110

7. Membuat Catatan Barang

Bagian gudang pusat akan membuat catatan barang secara berkala untuk mendata

barang-barang yang hilang dan rusak. Dimana data tersebut akan secara otomatis

mengupdate stok barang dan catatan ini sebagai laporan barang yang rusak dan

hilang.

Object : Catatan Barang, Bagian gudang,

Function : Create

8. Membuat Laporan

Setiap bulannya bagian gudang akan membuat laporan barang masuk dan barang

keluar.

Object : Bukti barang keluar, bukti barang masuk, bagian gudang

Function : Create

111

3.15.2 Sequence Diagram

1. Pendataan Barang

Bgn_Gudang_Pusat

Create() Window_Pendataan_Barang

entry Kd_Barang()

entry_data_barang()

Click_Save()

update()

Barang

close()

Hitung()

Click_Hitung ROP dan EOQ()

Gambar 3.24 Sequence Pendataan Barang

112

2. Pembuatan SPB

Bgn_Gudang_Cabang

Window_Pembuatan_SPBCreate()

Click_save()

Window_DetailCreate()

Click_menambah_barang()

Window_tambah_barang

Create() Lis t_barang

Get_data()

Return()

Barang

Get_data()

Return()

ent ry_Qty_barang()

Sim pan()

Update()

S PB

Close()

Update_Qty()

Cek_Barang()

Menambah_SPB_baru()

Create()

Gambar 3.25 Sequence Pembuatan SPB oleh Bagian Gudang Cabang

113

Bgn_Gudang_Penjualan

Window_Pembuatan_SPBCreate()

Click_save()




Create() List_barang

Get_data()

Return()

Barang

Get_data()

Return()

entry_Qty_barang()

Simpan()

Update()

SPB

Close()

Update_Qty()

Cek_Barang()

Menambah_SPB_baru()

Create()

Gambar 3.26 Sequence Pembuatan SPB oleh Bagian Penjualan

114

Bgn_General_Repair

Wi ndow_P embuatan_S PBCreat e()

Click_save()




Creat e() Lis t_barang

Get_data()

Ret urn()

Barang

Get _data()

Return()

ent ry_Qty_barang()

Simpan()

Updat e()

SPB

Close()

Updat e_Qty()

Cek_Barang()

Menambah_S PB_baru()

Creat e()

Gambar 3.27 Sequence Pembuatan SPB oleh Bagian General Repair

115

3. Pembuatan SPPB

Bgn_Gudang_Pusat

W indow_Pembuatan_SPPBCreate()

entry_kd_SPPB()

Cl ick_li hat_detai l_brg()


Click_Tambah_brg()

create() Wi ndow_tambah_barang


Get_data()

Return()

Barang

Get_data()

Return()

entry_Qty_barang()

Simpan()

Update()

SPPB

Close()

Gambar 3.28 Sequence Pembuatan SPPB

116

4. Pembuatan Bukti Barang Masuk

Bgn_Gudang_Pusat

Window_Bukti_Barang_MasukCreate()

entry_B uk ti_Brg_Masuk()

Clic k_lihat_det ail_brg()


Cl ick_Lihat_detail()

Create() Window_tambah_barang


Get_data()

Return()

B arang

Get_data()

Return()

ent ry_Qty_barang()

Simpan()

Update()

B uk ti_Barang_Masuk

Close()

Update()

Gambar 3.29 Sequence Pembuatan Bukti Barang Masuk

117

5. Pembuatan Bukti Barang Keluar

Bgn_ Gudang_Pusat

Windo w_ Approve_SPBCreate()

SPB

Wind ow_Bukti_Barang_Kelua rCre ate()

Cl ick_App rove()

Cli ck_Bukti_Barang_Keluar()

Bukti _Bara ng_Keluarupdate_Status()

Close()

Save()

Ge t_data()

Return()

Cetak()

Create() Doc_Bukti _Barang _Ke luar

Cetak()

Close()

Close()

Gambar 3.30 Sequence Pembuatan Bukti Barang Keluar

118

6. Pembuatan Catatan Barang

Bgn_Gudang_Pusat

Window_Cata tanCreate()

en try_kd_SPPB()

cl ick_l ihat_detail_brg()

Window_Detai lCreate()

Click_Lihat_detai l()

C lick_ tam bah_Barang()



Get_data()

Return()

Barang

Get_data()

Return()

entry_data()

Simpan()

Update()

Catatan Barang

cetak()

create() doc_cata tan _brg

cetak()

C lose()

Close()

Gambar 3.31 Sequence Pembuatan Catatan Barang

119

7. Pembuatan Laporan

Bgn_Gudang

Window_Laporancreate()

entry data( )

get()

return( )

get()

return()

Bukti_Barang_masuk

Bukti_Barang_Keluar

create()

cetak()

Doc_Laporan

Cetak()

Close()

Close( )

Gambar 3.32 Sequence Pembuatan Laporan

120

3.15.3 Function

Tabel 3.9 Complete Function List

No Functions Type Complexity 1 Pendataan Barang Update Complex

Create Update Simple

Hitung EOQ Compute Complex

Hitung ROP Compute Complex

Update Update Simple

Save Update Simple

2 Pembuatan SPB Update Medium


Update barang Update Simple

Save Update Simple

3 Pembuatan SPPB Update Medium


Update Update Simple

Save Update Simple

4 Pembuatan Bukti Barang Masuk Update Medium


Save Update Simple

5 Pembuatan Bukti Barang Keluar Update Medium


Save Update Simple

6 Pembuatan Catatan Barang Update Medium


Update barang Update Simple

Save Update Simple

7 pembuatan laporan Update Medium

Create laporan penjualan Update Simple

Save Update Simple

121

3.15.4 Interface

3.15.4.1 Dialogue Style

Tabel 3.10 User Interface windows and printouts

Windows Printouts

Form Login

Form Home

Form Ubah Password

Form Data Barang

Form Menambah Barang

Form Ubah Barang

Form Lihat Barang

Form Karyawan

Form Menambah Karyawan

Form Ubah Karyawan

Form Lihat Karyawan

Form SPPB

Form Menambah SPPB

Form Detil SPPB

Form Menambah Detil SPPB

Form Approve SPPB

Form Detil Approve SPPB

Form SPB

Forn Menambah SPB

Form Detil SPB

Form Menambah Detil SPB

Form Approve SPB

Form Approve Detil SPB

Form Bukti Barang Masuk

Form Menambah Bukti Barang

122

Masuk

Form Detil Bukti Barang Masuk

Form Menambah Detil Bukti Barang

Masuk

Form Bukti Barang Keluar

Form Detil Bukti Barang Keluar

Form Catatan Barang

Form Menambah Catatan Barang

Form Detil Catatan Barang

Form Menambah Detil Catatan

Barang

Form Cetak Laporan Laporan Bukti Barang Masuk, Laporan Bukti

Barang Keluar, Laporan Catatan Barang

Rusak/Hilang

123

Click_loginText

Log in

Text

Ubah D ata Karyawan

TextL ihat Karyawan

Text

Dat a Karyawan

Text

Menambah SPBH eader

Text

SPB

Text

Detil SPB

Text

Menambah SPB Detil

Text

H ome

Text

Menambah DataKaryawan

Text

Menambah Barang

Text

Menambah Bukti BarangMasuk Header

Text

D ata Barang

Text

Ubah Barang

Text

Lihat D ata Barang

Click_Loginclick_data_barang

click_Ubahclick_menambah_data_ba

rang

Click_menabahdata_Karyawan

Lihat_Data_BarangLihat_Karyawan

Click_ubah_Karyawan

Text

Bukti Barang Masuk Detil

Text

Det ail SPPB

Text

Menambah SPPB header

Text

Manambah SPPB Deta il

Text

Bukt i Barang Masuk

Text

Menambah Bukti BarangMasuk

Click_SPB

Menambah SPB Baru

Lihat detail SPB

Lihat detail SP B

Text

SPPB

TextD etil Apprrove SPPB

TextApprove SPPB

Text

Detil bukti barang keluar

Text

Buk ti Barang Keluar

TextApprove SPB

Text

Detil Approve SPB

Text

Laporan Buk ti BarangKeluar

Karyawan

Click SPPB

Menambah detilSPPB

Lihat detil S PPB

Menambah S PPBBaru

Text

Menambah Cat atanBarang H eader

TextC atat an Barang Detil

TextCat atan Barang

Text

Cetak LaporanCetak _Laporan

cetak Laporan BuktiBarang Keluar

Text

Manambah Cat atanbarang Det il

Click_logout

Menambah detil SPB

Text

Ubah Pas sword

Text

Laporan Buk ti BarangMasuk

Text

Laporan Cat atanBarang

Lihat detil SPPB

Click ApproveSPB

Lihat Detil SPPByang akandiapprove

Lihat Detil SPByang akandiapprove

Lihat detil BuktiBarang Keluar

Click BuktiBarangKeluar

ClickAppr ove SPB

Click UbahP assword

Click BuktiBarangMasuk Click

CatatanBarang

Menambah BuktiBarang Masuk

Lihat detil BuktiBarang Masuk

Lihat detil BuktiBarang Masuk

Menambah DetilBukti Barang

Masuk

MenambahCatatan Barang

Bar u

Lihat CatatanBarang Detil

Lihat CatatanBarang Detil

Menambah DetilCatatan Barang

cetak Laporan CatatanBarang Rus ak / Hilang

cetak Laporan BuktiBarang Masuk

Gambar 3.33 Navigation Diagram

124

3.15.4.2 Overview

Gambar 3.34 Form Login

Gambar 3.35 Form Home

125

Gambar 3.36 Form Ubah Password

Gambar 3.37 Form Data Barang

126

Gambar 3.38 Form Menambah Data Barang Baru

Gambar 3.39 Form Mengubah Data Barang

127

Gambar 3.40 Form Lihat Data Barang

Gambar 3.41 Form Data Karyawan

128

Gambar 3.42 Form Menambah Data Karyawan Baru

Gambar 3.43 Form Mengubah Data Karyawan

129

Gambar 3.44 Form Lihat Karyawan

Gambar 3.45 Form Surat Permohonan Pembelian Barang (SPPB)

130

Gambar 3.46 Form Menambah Surat Permohonan Pembelian Barang (SPPB)

Gambar 3.47 Form Detil Surat Permohonan Pembelian Barang (SPPB)

131

Gambar 3.48 Form Menambah Detil Surat Permohonan Pembelian Barang (SPPB)

Gambar 3.49 Form Approve Surat Permohonan Pembelian Barang(SPPB)

132

Gambar 3.50 Form Approve Detil Surat Permohonan Pembelian Barang (SPPB)

Gambar 3.51 Form Surat Permintaan Barang (SPB)

133

Gambar 3.52 Form Menambah Surat Permintaan Barang (SPB)

Gambar 3.53 Form Detil Surat Permintaan Barang (SPB)

134

Gambar 3.54 Form Menambah Detil Surat Permintaan Barang (SPB)

Gambar 3.55 Form Approve Surat Permintaan Barang (SPB)

135

Gambar 3.56 Form Approve Detil Surat Permintaan Barang (SPB)

Gambar 3.57 Form Bukti Barang Masuk

136

Gambar 3.58 Form Menambah Bukti Barang Masuk

Gambar 3.59 Form Detil Bukti Barang Masuk

137

Gambar 3.60 Form Menambah Detil Bukti Barang Masuk

Gambar 3.61 Form Bukti Barang Keluar

138

Gambar 3.62 Form Detil Bukti Barang Keluar

Gambar 3.63 Form Catatan Barang Rusak/Hilang

139

Gambar 3.64 Form Menambah Catatan Barang Rusak / Hilang

Gambar 3.65 Form Detil Catatan Barang Rusak / Hilang

140

Gambar 3.66 Form Menambah Detil Catatan Barang Rusak/Hilang

Gambar 3.67 Form Mencetak Laporan

141

Gambar 3.68 Form Cetak Laporan Bukti Barang Keluar

Gambar 3.69 Form Cetak Laporan Bukti Barang Masuk

142

Gambar 3.70 Form Cetak Laporan Catatan Barang Rusak / Hilang

143

3.15.5 The Technical Platform

Sistem dikembangkan untuk digunakan pada PC dengan bahasa pemrograman

web berbasiskan ASP dengan menggunakan IDE Macromedia MX 2004. User interface

berbasis web. Struktur tabel dibuat dengan SQL Server 2000. Sistem dioperasikan

dengan menggunakan keyboard dan mouse.

3.16 Recommendation

3.16.1 The System Usefulness and Feasibility

Sistem mempermudah user dalam pengolahan data persediaan barang dan

membuat laporan. Dengan rancangan user interface yang sederhana, user dapat

mempersingkat waktu saat pemrosesan data persediaan. Bagi penulis, sistem yang

diusulkan layak secara teknis untuk diterapkan. Rancangan sistem ini juga secara

ekonomis mendukung efisiensi perusahaan dalam pencarian data dari sistem yang

sedang berjalan saat ini.

3.16.2 Strategy

Sistem yang dirancang terlebih dahulu diujikan kepada user sebelum

diimplementasikan ke Bagian Penjualan. User mencakup anggota staf Bagian gudang,

bagian penjualan, bagian pembelian, bagian general repair, dan manager. Sistem

diterapkan dengan strategi phase in conversion, yaitu penerapan sistem secara bertahap

dengan sistem yang sedang berjalan sehingga user sebagai pengguna sistem dapat

menerima perubahan sedikit demi sedikit dan dapat menyesuaikan dengan sistem yang

baru.

144

3.16.3 Development Economy

Sistem yang dirancang ini akan membutuhkan tenaga 5 orang sebelum siap di-

install dimana 3 orang mempunyai peranan utama dalam perancangan sistem yang

meliputi ide-ide dan garis besar rancangan sistem baru, perancangan komponen-

komponen pendukung yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem serta perancangan

budget sesuai dengan permintaan perusahaan. Sedangkan 2 orang lagi bertindak sebagai

programmer yang bertanggungjawab untuk menerapkan sistem yang telah dirancang ke

dalam bentuk bahasa pemrograman. Proses perancangan dan pemrograman akan

memakan waktu sekitar 3 bulan.

Tabel 3.11 Jadwal kegiatan implementasi Waktu Kegiatan

Maret • Gambaran rancangan sistem baru dalam bentuk laporan tertulis.

• Mendaftar platform yang dibutuhkan dalam implementasi sistem baru.

• Rancangan budget

April Penerapan sistem dalam bentuk pemrograman.

Mei Pengimplementasian sistem secara cut over.

Tabel 3.12 Perkiraan Biaya

Pengeluaran Detail Barang Qty Harga Satuan Jumlah

Hardware PC dengan pentium 4 14 Rp 4.000.000, 00 Rp 56.000.000, 00 Server dengan Intel

Xeon 1 Rp. 10.000.000,00 Rp 10.000.000,00

Keyboard dan mouse 2 Rp 150.000, 00 Rp 300.000, 00 Printer 2 Rp 375.000, 00 Rp 750.000, 00 Analisa SDM Rp 500.000, 00

Total Rp 67.750.000, 00

bab 3 analisis sistem yang sedang berjalan …thesis.binus.ac.id/asli/bab3/2007-2-00422-mnsi_bab...

Documents