bab 3 - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2007-2-00114-if bab 3.pdf · bergerak...
TRANSCRIPT
55
BAB 3
ANALISIS KEBUTUHAN DAN TUJUAN SISTEM
3.1 Sejarah Perusahaan
PT. Imora Motor (Istana Mobil Raya) didirikan pada tanggal 6 September 1964,
dengan akte Notaris Lumban Tobing SH, di Jakarta. PT. Imora Motor pada awalnya
bergerak dibidang perbengkelan otomotif.
Pada tahun 1960 PT. Imora Motor diangkat menjadi Agen Tunggal Mobil Honda
untuk seluruh Indonesia yang bergerak di bidang perbengkelan dan spare part khusus
mobil Honda.
Sejalan dengan perkembangan otomotif di Indonesia, PT. Imora Motor benar-
benar terjun ke dalam dunia otomotif dengan membangun pabrik perakitan (assembling
line) bulan Februari 1975 yang beralokasi di Jl. Laks. Muda Yos Sudarso Sunter II
Jakarta Utara. Pabrik perakitan industri otomotif ini didirikan dengan nama PT.
Prospect Motor.
Sejak bulan April 1975 PT. Prospect Motor resmi menjadi assembler dan Agen
Tunggal khusus untuk mobil-mobil merek Honda. Sedangkan PT. Imora Motor di
tunjuk sebagai Distributor Tunggal (Sole Distributor) atau penyalur tunggal seluruh
Indonesia.
Pada mulanya kantor pusat PT. Imora Motor belokasi di JL. P. Jayakarta nomor :
7, Jakarta Pusat. Kemudian pada tahun 1986, lokasi kantor pusat dipindahkan ke
Gedung Imora, Jl. P. Jayakarta no. 50, Jakarta Pusat yang diperuntukan sebagai show
room dan service station.
56
Sedangkan untuk spare parts-nya PT. Imora Motor bertindak sebagai importir,
yaitu memasukan spare parts mobil Honda dari Jepang melalui Kanematsu Gosho ke
Indonesia. Selain sebagai importir, juga bertindak sebagai penjual, yaitu melakukan
penjualan kepada dealer melalui main dealer berdasarkan permintaan pesanan dan
kemampuan menjual masing-masing dealer, melakukan penjualan melalui jasa
perbaikan mobil (service) juga melakukan penjualan secara langsung ke konsumen.
PT. Propect Motor dan PT. Imora Motor berada di bawah naungan Honda Motor
Co. Japan. Pada tahun 1998, PT. Propect Motor dan PT. Imora Motor bergabung dengan
Honda Motor Co. Japan menjadi PT. Honda Prospect Motor sebagai assembler dan
distributor sedangkan PT. Imora Motor berubah menjadi main dealer.
Adapun tipe-tipe mobil merek HONDA yang pernah maupun yang masih sedang
dipasarkan oleh PT. Imora Motor adalah sbb :
a) Kendaraan niaga (commercial cars), terdiri dari :
Honda TN-360 (tidak dipasarkan lagi).
Honda LN-360 (tidak dipasarkan lagi).
b) Kendaraan penumpang (passenger cars), terdiri dari :
Honda N-360 (tidak diproduksi lagi).
Honda Life (tidak diproduksi lagi).
Honda Civic :
Civic Excellent (tidak diproduksi lagi).
Wonder SB-3, SB-4 (tidak diproduksi lagi).
Grand Civic Saloon (tidak diproduksi lagi).
Grand Civic Nouva (tidak diproduksi lagi).
57
Genio dan Estillo (tidak diproduksi lagi).
Civic Ferio (tidak diproduksi dan dipasarkan).
New Civic (masih diproduksi dan dipasarkan).
Jazz I-DSI dan Vtec (masih diproduksi dan dipasarkan).
Accord I-DSI dan Vtec (masih diproduksi dan dipasarkan).
Stream I-DSI dan Vtec (masih diproduksi dan dipasarkan).
City I-DSI dan Vtec (masih diproduksi dan dipasarkan).
CRV I-DSI dan Vtec (masih diproduksi dan dipasarkan).
Odyssey I-DSI dan Vtec (masih diproduksi dan dipasarkan).
New Honda Jazz I-DSI dan Vtec (masih diproduksi dan dipasarkan).
Setelah menjual mobil-mobil Honda, PT. Imora Motor (dealer) menjual jasa
perbaikan dan perawatan mobil (bengkel dan service station) dan juga menyediakan
suku cadang (spare parts), baik yang asli (import) maupun produksi lokal. Hal-hal
tersebut dilakukan untuk menunjang pelayanan purna jual (after sales service) setelah
terjadinya transaksi penjualan dengan konsumen.
3.2 Struktur Organisasi
58
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Imora Motor
Sumber : PT Imora Motor
Marketing Division
Finance Director
Administration
Finance & Acc
General Manager
IT Division
Service Division
Dewan Komisaris
Vice President
Operational Director
Corporate Secretary
Advisor
HRD
59
3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab
Dewan Komisaris ( Board of Commisioner )
Tugas dan wewenang Dewan Komisaris antara lain :
1. Menetapkan tujuan dan misi perusahaan.
2. Mengawasi dan mengevaluasi kebijakan Vice President dalam menjalankan rencana
kerja.
3. Mengawasi kegiatan operasi perusahaan agar sesuai dengan perencanaan yang telah
ditetapkan.
4. Mengawasi pekerjaan Vice President.
5. Mengawasi dan menjaga agar ketentuan-ketentuan dalam anggaran dasar perusahaan
ditaati dan dijalankan dengan tertib.
6. Me-review laporan yang dibuat oleh Vice President untuk dibahas dalam RUPS
(Rapat Umum Pemegang Saham) dan melakukan evaluasi hasil kerja perusahaan.
Vice President
Tugas dan wewenang dari seorang vice president antara lain :
1. Membuat dan menentukan garis kebijaksanaan perusahaan baik jangka pendek
maupun jangka panjang.
2. Menyusun rencana kerja perusahaan sesuai dengan garis besar kebijakan perusahaan
yang telah ditetapkan oleh Dewan Komisaris.
3. Bertanggung jawab atas kegiatan operasi perusahaan dan kelancaran manajemen
yang harus dilaporkan kepada Dewan Komisaris pada RUPS.
60
4. Menyampaikan laporan mengenai keadaan perusahaan setiap tahunnya kepada
Dewan Komisaris sebagai wakil dari para pemegang saham.
5. Melaksanakan pengawasan dan mengkoordinir tugas-tugas serta kegiatan-kegiatan
dari perusahaan yang akan dilaksanakan oleh karyawan.
6. Memiliki wewenang untuk mengangkat, mengawasi dan memberhentikan General
Manager serta Manager.
7. Mengkoordinir dan mengadakan pengawasan tugas General Manager serta Manager
dalam menjalankan aktivitas perusahaan serta terhadap kegiatan perusahaan.
8. Berwenang untuk menyetujui dan membatalkan segala kegiatan perusahaan.
Advisor
Tugas dan wewenang dari seorang Advisor, antara lain :
1. Memberikan saran untuk pengambilan keputusan dalam kegiatan operasional
perusahaan
2. Menjembatani hubungan-hubungan yang tidak dapat ditangani oleh Operational
Director.
Operational Director.
Tugas dan wewenang dari seorang Operational Director :
1. Merencanakan dan menyusun kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan
operasional perusahaan.
2. Mengawasi dan mengevaluasi seluruh pelaksanaan serta hasil pelaksanaan pekerjaan
yang berada di bawah wewenangnya.
61
Corporate Secretary
Tugas dan wewenang dari seorang Corporate Secretary :
1. Membantu Operational Director dalam mengurus tugas-tugas perusahaan.
2. Menyiapkan kebutuhan-kebutuhan dalam rapat misalnya alat-alat tulis dan
menyusun laporan hasil rapat.
3. Menerima tamu dan telepon untuk Operational Director.
4. Membuat surat-surat berdasarkan instruksi dari Operational Director.
HRD
Tugas dan wewenang dari seorang HRD Manager :
1. Mengkoordinir kegiatan personalia perusahaan.
2. Mengumumkan peraturan-peraturan perusahaan kepada karyawan.
3. Memotorisasi penerimaan karyawan baru.
4. Menyelesaikan masalah-masalah yang berkaitan dengan karyawan.
5. Menjalin hubungan yang baik dengan Departemen Tenaga Kerja dan aparat
pemerintah terkait.
6. Mengangkat, menempatkan dan mengurus pemberhentian karyawan.
7. Membuat laporan yang berhubungan dengan personalia.
Finance Director
Tugas dan wewenang Finance Director:
1. Memonitor dana perusahaan secara keseluruhan dengan merencanakan, menganalisa,
mengawasi arus kas masuk, keluar dan memonitor saldo bank perusahaan serta posisi
pinjaman bank.
62
2. Menyediakan dana untuk kepentingan biaya rutin, dan hal-hal lain yang
bersangkutan dengan keuangan.
3. Mengelola dana yang tersedia supaya kebutuhan operasional perusahaan dapat
terpenuhi dan dilaksanakan secara efisien.
4. Berwenang untuk menyetujui dan menolak setiap pengeluaran cek, giro atau uang
tunai yang diajukan oleh bagian Finance & Accounting atau karyawan lainnya.
5. Berwenang untuk menandatangani cek, giro, voucher, bukti penerimaan kas dan
bank serta bukti pengeluaran kas dan bank.
6. Berwenang untuk menyetujui, menolak dan menandatang ani setiap penyusunan
anggaran keuangan yang disampaikan oleh bagian Finance & Accounting.
7. Bertanggung jawab terhadap penyimpanan buku cek, giro dan surat-surat berharga
lainnya.
Finance Director membawahi 2 (dua) bagian, yaitu :
i. Administration
1. Membukukan transaksi-transaksi yang terjadi dalam kegiatan perusahaan.
2. Membuat laporan dari seluruh kegiatan perusahaan secara periodik.
ii. Finance & Accounting
1. Bertanggung jawab atas cash flow perusahaan.
2. Bertanggung jawab atas pengumpulan piutang perusahaan.
3. Bertanggung jawab atas kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan bank
dan hutang perusahaan.
4. Menyimpan invoice sampai jatuh tempo.
63
5. Memeriksa dokumen pembayaran dan menyimpan dokumen serta data-data
yang berhubungan dengan keuangan.
6. Berwenang memberikan perintah untuk pengeluaran uang berdasarkan
persetujuan Finance Director.
7. Bertanggung jawab atas kebenaran dan kelengkapan data akuntansi.
8. Berwenang untuk memeriksa kebenaran pencatatan transaksi akuntansi
berdasarkan bukti-bukti pendukung.
9. Mengusulkan pengembangan dan penyesuaian sistem akuntansi yang
digunakan.
10. Melaporkan setiap pekerjaan kepada Finance Director.
11. Merencanakan, menetapkan dan memelihara sistem akuntansi keuangan dan
prosedur-prosedurnya.
12. Memastikan bahwa seluruh piutang usaha dapat tertagih tepat waktu.
General Manager
Tugas dan wewenang seorang General Manager, antara lain :
1. Ikut menghadiri rapat planning bersama dengan manajer lainnya.
2. Mengawasi seluruh aktivitas perusahaan.
3. Menerima dan menganalisa laporan dari setiap manajer bagian yang dibawahinya.
General manager membawahi 3 (tiga) bagian, yaitu :
i. IT Division
1. Membangun sistem aplikasi yang diperlukan oleh perusahaan
2. Me-maintenance data perusahaan.
3. Menjembatani hubungan antara user dengan aplikasi.
64
ii. Marketing Division
1. Melakukan perencanaan pemasaran.
2. Mengawasi dan menganalisa pelaksanaan kegiatan pemasaran.
3. Menyiapkan rencana dan menyelenggarakan penelitian serta kajian situasi
pasar terhadap unggulan maupun bukan unggulan dengan melakukan
perbandingan terhadap perusahaan yang sejenis.
4. Menyiapkan kebijakan dan pengendalian teknik pemasaran sesuai dengan
prospek perkembangan situasi pasar maupun selera konsumen.
5. Memonitor surat-surat dan laporan-laporan yang berkaitan dengan ruang
lingkup bidangnya.
iii. Service Division
1. Melakukan perbaikan terhadap mobil-mobil yang rusak
2. Melakukan pemeriksaan terhadap mobil-mobil yang baru masuk dari HPM.
3. Mempersiapkan mobil-mobil yang diperlukan untuk suatu event tertentu yang
diadakan oleh perusahaan.
3.4 Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan
Prosedur sistem penjualan, pembelian dan persediaan yang sedang berjalan pada
PT. Imora Motor adalah :
1. Prosedur Penjualan
a. Prosedur penjualan
65
PT Imora Motor menerima pemesanan mobil dari dealer-dealer
melalui email beserta dengan data customer yang memesan yang
kemudian diurus pembuatan STNK dan BPKB. Pemesanan kemudian
ditindaklanjuti oleh bagian gudang dengan melihat apakah mobil yang
diminta tersedia atau tidak. Bila tidak tersedia maka bagian gudang akan
melakukan pembelian ke Honda Prospect Motor (HPM). Bila mobil yang
diminta tersedia kemudian akan diberitahukan ke bagian distribusi yang
kemudian akan mengeluarkan distribution order (DO) sebanyak 2 (dua)
rangkap dengan rincian sebagai berikut:
1. Lembar pertama akan diberikan kepada bagian gudang.
2. Lembar kedua akan diberikan kepada bagian distribusi yang
kemudian akan memberikan ke dealer yang bersangkutan.
DO yang diberikan kepada bagian gudang akan digunakan untuk
mencocokkan tipe dan warna mobil serta untuk memberitahukan kemana
mobil tersebut harus dikirim. Kemudian DO tersebut akan diberikan
kepada bagian ekspedisi untuk dilakukan pengiriman.
Bagian gudang kemudian akan mengeluarkan surat jalan (SJ)
sebanyak 3 (tiga) rangkap dengan rincian sebagai berikut:
1. Lembar pertama akan diserahkan ke Divisi Accounting.
2. Lembar kedua akan diserahkan ke dealer.
3. Lembar ketiga akan diserahkan ke HPM.
b. Prosedur pembayaran
Dari bagian accounting kemudian akan dikeluarkan debit nota (DN)
sebanyak 4 (empat) rangkap dengan rincian sebagai berikut:
66
1. Lembar pertama akan diberikan kepada Divisi Finance.
2. Lembar kedua akan diberikan kepada bank yang bekerja sama.
3. Lembar ketiga akan diberikan kepada dealer.
4. Lember keempat akan diberikan ke bagian pajak.
Setelah Debit Nota diterima oleh bagian pajak, selanjutnya pihak
pajak akan mengeluarkan Faktur Pajak (FP) sebanyak 2 (dua) rangkap
dengan rincian :
1. Lembar pertama akan diberikan kepada dealer sebagai pembeli.
2. Lembar kedua akan diberikan ke finance.
Pembayaran dilakukan oleh bank (yang ditunjuk oleh dealer
tersebut), setelah jatuh tempo bank akan mendebet secara otomatis
rekening dealer sesuai dengan jumlah tagihan tertera di Debit Nota dan
setelah itu bank akan mengirimkan surat mutasi, Divisi Finance
kemudian akan mengecek mutasi yang telah terjadi di buku bank dan
mencocokan dengan debit nota dan Faktur Pajak, dan kemudian akan
mengeluarkan kwitansi sebanyak 3 (tiga) rangkap dengan rincian sebagai
berikut:
1. Lembar pertama sebagai tanda bukti pembayaran kepada dealer.
2. Lembar kedua akan dijadikan arsip.
3. Lembar ketiga tetap dipegang oleh Divisi Finance.
2. Prosedur Pembelian
a. Prosedur pembelian
67
Pembelian dapat terjadi dikarenakan ada 2 (dua) peristiwa, pertama
HPM menawarkan sejumlah mobil yang telah diproduksi kepada PT.
Imora Motor melalui email kepada bagian distribusi, PT. Imora Motor
kemudian menyetujui untuk mengambil sesuai dengan jumlah penawaran
yang ada atau hanya sebagian dari jumlah yang ditawarkan sesuai dengan
prediksi penjualan sebelumnya.
Kedua karena adanya permintaan dari dealer dan PT. Imora Motor
tidak memiliki persediaan akan mobil tersebut sehingga pihak distribusi
PT. Imora Motor mengirim email kepada HPM untuk permintaan
pembelian mobil bila HPM memiliki persediaan.
Bila salah satu dari kedua hal tersebut terjadi maka HPM kemudian
akan mengirim mobil sesuai dengan jumlah dan tipe yang diminta ke
gudang PT. Imora Motor. Setelah tiba di gudang dan dicek, bila benar
pihak gudang akan mengirim fax laporan penerimaan ke kantor Imora
untuk pemberitahuan, bila tidak sesuai atau mobil belum tiba maka pihak
gudang akan memberitahu kantor Imora dan kemudian bagian distribusi
akan menanyakan kembali ke pihak HPM melalui email. Setelah mobil
tiba di Gudang PT. Imora Motor, HPM menyerahkan Surat Jalan (SJ)
yang datanya akan digunakan oleh 3 (tiga) bagian yaitu bagian IT (untuk
penambahan data persediaan gudang), bagian distribusi (untuk
pencocokan dengan laporan penerimaan dari gudang) dan Divisi
Accounting.
b. Prosedur pembayaran
68
Accounting kemudian akan membuatkan invoice sesuai dengan surat
jalan yang diterima. Invoice yang dibuat sejumlah 2 (dua) rangkap
dengan rincian sebagai berikut:
1. Lembar pertama ditujukan untuk Divisi Finance.
2. Lembar kedua untuk diberikan kepada dealer bila mobil diambil oleh
dealer.
Bagian pajak kemudian membuatkan Faktur Pajak sebanyak 2 (dua)
rangkap, dengan rincian sebagai berikut :
1. Lembar pertama untuk Divisi Finance.
2. Lembar kedua akan diberikan kepada HPM.
Finance kemudian akan membayar ke bank yang bekerja sama dan
bukti penyetoran ke bank akan disimpan sebagai arsip perusahaan.
3. Proses Retur Penjualan
Retur penjualan terjadi ketika ada dealer yang membutuhkan unit mobil dan
persediaan unit tersebut tidak tersedia di Gudang PT. Imora Motor sedangkan
HPM tidak memiliki persediaan dan tidak mampu untuk memenuhi permintaan
produksi. Tetapi permintaan dari customer sangat mendesak dan dealer lain
memiliki unit tersebut yang statusnya masih belum terjual.
Retur dilakukan antara 2 (dua) dealer tersebut (dealer pemohon dengan
dealer pengirim), setelah mobil sampai di dealer pemohon, dealer pengirim
kemudian akan mengeluarkan nota retur yang dikirimkan kepada PT. Imora
Motor. Bagian distribusi kemudian akan melihat apakah mobil yang diretur
tersebut statusnya sudah dibayar, atau belum bayar tetapi sudah disetorkan
69
pajaknya atau belum sama sekali. Jika statusnya belum sama sekali maka bagian
distribusi akan membatalkan surat jalan, Divisi Accounting akan membatalkan
Debit Nota, bagian pajak akan membatalkan Faktur Pajak, dan Divisi IT akan
meng-update database (unit tersebut menjadi stok PT. Imora Motor). Jika
statusnya sudah dibayar maka akan disampaikan ke Divisi Finance untuk
mengembalikan uang yang telah dibayar, bisa dilakukan dengan cara giro, atau
transfer. Bukti tersebut kemudian akan dikirimkan ke dealer pengirim, dan
Divisi IT kemudian akan meng-update Basis Data-nya. Jika statusnya belum
bayar tetapi pajak telah dibayar maka bagian finance akan mengembalikan uang
yang telah dibayarkan dealer pengirim ke kantor pajak, dan Divisi Accounting
akan membatalkan Debit Nota, setelah itu Divisi IT akan meng-update Basis
Data-nya.
Setelah proses retur oleh dealer pengirim selesai, PT. Imora Motor akan
menjalankan prosedur penjualan kepada dealer penerima.
3.5 Diagram Alir Sistem yang Sedang Berjalan
70
Penjualan Gudang Distribusi Dealer Pembelian HPM Ekspedisi Accounting FInance Bank Pajak IT Retur
Dealer Pengirim Dealer Penerima
Mulai
Menerimapesanan
Cekbarang
MembuatDO
12
DO
Cekbarang
ada
tidak sama
sama
1
2
1
2DO
N
2
1DO
Pengirimanmobil
N
MembuatS J
S J1
23
4
31
3
S J
N
2
4
S J
N
3
5
tidak ada
5
Memutuskanmembeli
6
6
Menentukanjumlah pem
belian
Cekbarang
adatidak
MengirimDO
2
Mulai
Menawarkan
mobil
7
3
7
Menerimapenawar-
an
8
8
Mengambilsejumlah
mobil
Pengirimanmobil
71
Penjualan Gudang Distribusi Dealer Pembelian HPM Ekspedisi Accounting FInance Bank Pajak IT Retur
Dealer Pengirim Dealer Penerima1
MembuatDN
DN 12
34
9
10
11
12
10
DN2
DN3
11
N
12
DN4
9
DN 1
MengeluarkanFP
12
FP
13
1
13
N
F P
1 4
Melakukanpendebet-
an
Membuatsurat
mutasi
15
surat mutasi
2
1 4
FP
15
surat mutasi
Mengeluar-kan
kwitansi
kwitansi1
23
N16
16
N
kwitansi
Selesai
S J 1
2
MenerimaDO
Menerimamobil
Cekbarang
Membuatlaporan
laporan
laporan
MenerimaSJ
SJ
17
18Pencocokan
denganlaporan
17
penambahandata stok
N
18
Membuatkaninvoice
Invoice1
2
19
19
Invoice2
diberikan bilamobil dibeli
dealerN
N
18
1
Meminta bag.pajak untukmembuat FP
Invoice1
20
20
MengeluarkanFP
12
FP
21
2 1
N
F P2
3
Mengusul-kan retur
memberita-hu dealer lain
4
2 2
2 3
2 22 3
Menerimausul retur
menerimapermintaan
retur
Memintapengiriman
mobilN
Mengirimmobil
Menerimamobil
Menerimamobil
Menguruspembelian
ke PT Imora
N
Mengirimnota retur
5
72
Penjualan Gudang Distribusi Dealer Pembelian HPM Ekspedisi Accounting FInance Bank Pajak IT Retur
Dealer PengirimDealer Penerima
45
1FP
Melakukanpembayar-
an
Mengeluarkanbukti
transfer
bukti
dijadikanarsip
Lihatstatusbayarmobil
belu
mba
yar
Baru hanyamembayar
pajaklunas
2 5
2 6
MembatalkanSJ
2 6
MembatalkanDN
2 7
2 7
MembatalkanF P
updatedatabase2 9
MembatalkanDN
3 2
2 8
Pengembalianuangpajak
Melakukanpembayar-
an
Mengeluarkanbukti
transfer
bukti
3 0
3 0
Mengirim buktike dealerpengirim
2 9
3 1
3 1
Menerimabukti
N
Selesai
Selesai
3 2
updatedatabase
Selesai
6
73
Gambar 3.2 Diagram sistem yang berjalan
Penjualan Gudang Distribusi Dealer Pembelian HPM Ekspedisi Accounting FInance Bank Pajak IT Retur
Dealer PengirimDealer Penerima
Pengembalianuangpajak
Melakukanpembayar-
an
Mengeluarkanbukti
transfer
Mengirim buktike dealerpengirim
3 3
3 4
6
bukti
3 4
Menerimabukti
N
updatedatabase
Selesai
3 3
74
entiti
user
3.6 Analisis Kebutuhan Data
Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Data
Penjualan Persediaan Penerimaan Distribusi Hutang Piutang Pajak
Marketing
Memerlukan
laporan
penjualan per
hari
Memerlukan
laporan
persediaan mobil
(ter- fix)
Memerlukan
laporan
penerimaan mobil
ke gudang (ter-
fix)
Memerlukan
laporan
distribusi
yang telah
dilakukan per
periode
Accounting &
Finance
Memerlukan
laporan
penjualan per
hari
Memerlukan
laporan
persediaan mobil
(ter- fix)
Memerlukan
laporan
penerimaan mobil
ke gudang (ter-
fix)
Memerlukan
laporan
hutang PT
Imora Motor
Memerlukan
laporan
piutang PT
Imora Motor
Pajak Memerlukan
75
laporan
setoran
pajak yang
telah
dilakukan
per bulan
IT
Memerlukan
laporan
penjualan per
hari
Memerlukan
laporan
persediaan mobil
(ter- fix)
Memerlukan
laporan
penerimaan mobil
ke gudang (ter-
fix)
Memerlukan
laporan
distribusi
yang telah
dilakukan per
periode
Memerlukan
laporan
hutang PT
Imora Motor
Memerlukan
laporan
piutang PT
Imora Motor
Memerlukan
laporan
setoran
pajak yang
telah
dilakukan
per bulan
76
Tabel 3.2 Permintaan Mobil dari Dealer ke HJC (Honda Jakarta Center) Main
Dealer Juli - Oktober 2006
No Dealer Jul Aug Sep Okt
1 Honda Jakarta Center 71 73 71 52 2 Honda Autoland 108 111 108 80 3 Honda Bintaro 47 49 47 35 4 Honda Sunter 38 39 38 28 5 Honda Inti Karya Megah 148 152 148 109 6 Honda Fatmawati 73 75 73 54 7 Honda Pondok Indah 84 87 84 62 8 Honda Kebon Jeruk 56 57 56 41 9 Honda Daan Mogot 96 98 96 70
10 Honda Hasyim Ashari 50 52 50 37 11 Honda Jaya Niaga 86 89 86 64 12 Honda Mandiri Bogor 52 54 52 39 13 Honda Mugen 149 153 149 110 14 Honda Cakra Pangukir 43 44 43 32 15 Honda Permata Hijau 141 145 141 104 16 Honda Pluit 82 85 82 61 17 Honda Union Jaya 78 80 78 58 18 Honda Tebet 65 67 65 48 19 Honda Megatama 96 98 96 70 20 Honda Tendean 96 98 96 70 21 Honda Prima 39 40 39 29 22 Honda Union Serpong 81 84 81 60 23 Honda Automall 94 96 94 69 24 Honda Cibubur 32 33 32 23 25 Honda Mangga Dua 80 82 80 59 26 Honda Pondok Cabe 29 29 26 16
Total Honda Jakarta Center 2.014 2.070 2.011 1.480
77
Tabel 3.3 Permintaan Mobil dari HJC (Honda Jakarta Center) Main Dealer ke
HPM (Honda Prospect Motor) Periode Juli – Oktober 2006
Mobil Juli Agustus
September
Oktober
Jazz 809
723
697
697
CR-V 70
93
57
45
Stream 88
142
65
45
Civic 96
124
213
41
Accord 120
15
50
79
City 404
315
107
410
Odyssey
0
0
0
0
Total 1587
1412
1189
1317
3.7 Permasalahan yang Dihadapi
Dari hasil analisa terhadap sistem yang berjalan saat ini pada PT. Imora Motor,
permasalahan yang dihadapi antara lain :
1. Sistem yang masih belum execute, hal ini sangat mempersulit user yang kurang atau
tidak mengerti akan komputer karena untuk pengoperasian aplikasi terlebih dahulu
dibutuhkan penulisan sintaks tertentu.
2. Penataaan informasi yang salah, sebagai salah satu contohnya adalah nomor rangka
yang tidak terstruktur.
3. Dalam beberapa tabel, field primary key berupa nomor urut (contoh PK : 0001, 0002,
0003) yang terisi dengan menggunakan sistem auto increment sedangkan pada tabel
yang sama terdapat field yang lebih cocok digunakan sebagai primary key.
Misalkan sebagai contoh tabel user terdapat 2 (dua) field yaitu user_id dan user_no.
User_id, menjadi primary key, menggunakan sistem auto increment dan user_no
merupakan nomor induk karyawan. Hal ini akan memungkinkan terdapat 2 (dua)
buah atau lebih record user_no yang sama dengan data yang berbeda (dalam satu
tabel). Akibatnya, dapat menghambat kinerja dari sistem, yang dikarenakan bila
78
melakukan search maka program akan mencari user_no yang diinginkan dengan
user_id yang memiliki nilai terbesar sehingga program bekerja 2 (dua) kali.
Berikut merupakan tabel-tabel master yang sedang berjalan :
Tabel 3.4 Tabel Ms_Price Car yang sedang berjalan
Ms_Price_Car
Status Atribut Type Panjang
PK price_id Numeric 10
qty_unit Integer 4
harga_dasar_beli Numeric 10
ppnbm_beli Numeric 10
ppn22_beli Numeric 10
harga_dasar_jual Numeric 10
ppn_jual Numeric 10
bbn Numeric 10
status_price Integer 4
FK1 type_id numeric 10
Tabel 3.5 Tabel Ms_Dealer yang sedang berjalan
Ms_Dealer
Status Atribut Type Panjang
PK dealer_id Numeric 10
dealer_kode Varchar 10
FK1 company_id Numeric 10
dealer_name Varchar 50
dealer_add1 Varchar 60
dealer_add2 Varchar 60
dealer_city Varchar 25
dealer_phone Varchar 15
dealer_fax Varchar 15
shork Varchar 10
dealer_zip_code Varchar 5
FK2 bank_id Numeric 10
dealer_email Varchar 30
dealer_pt_name Varchar 50
dealer_npwp Varchar 50
status_dealer Integer 4
79
Tabel 3.6 Tabel Ms_Company yang sedang berjalan Ms_Company
Status Atribut Type Panjang
PK company_id Numeric 10
company_kode Varchar 10
company_name Varchar 50
company_add1 Varchar 60
company_add2 Varchar 60
company_city Varchar 25
company_phone Varchar 5
company_fax Varchar 15
company_email Varchar 30
company_npwp Varchar 30
company_pt_name
Varchar 50
status_company Integer 4
sub_tax1 Varchar 6
sub_tax2 Varchar 4
tax_hari Integer 4
Tabel 3.7 Tabel Ms_ Lokasi yang sedang berjalan Ms_Lokasi
Status Atribut Type Panjang
PK lokasi_id Numeric 10
lokasi_kode Varchar 10
lokasi_name Varchar 30
lokasi_add1 Varchar 60
lokasi_add2 Varchar 60
lokasi_city Varchar 25
lokasi_phone Varchar 15
lokasi_fax Varchar 15
lokasi_email Varchar 30
lokasi_zip_code Varchar 5
status_lokasi Integer 4
Tabel 3.8 Tabel Ms_ Color yang sedang berjalan
Ms_Color
Status Atribut Type Panjang
PK color_id Numeric 10
color_kode Varchar 10
color_name Varchar 30
status_color Integer 4
80
Tabel 3.9 Tabel Ms_ Stock yang sedang berjalan Ms_Stock
Status Atribut Type Panjang
PK stock_id Numeric 10
FK1 type_id Numeric 10
FK2 color_id Numeric 10
qty_sales Integer 4
status_stock Integer 4
Tabel 3.10 Tabel Ms_Transmisi yang sedang berjalan Ms_Transmisi
Status Atribut Type Panjang
PK transmisi_id Numeric 10
transmisi_code Varchar 10
transmisi_name Varchar 20
status_transmisi Integer 4
Tabel 3.11 Tabel Ms_ User yang sedang berjalan Ms_User
Status Atribut Type Panjang
PK user_id Numeric 10
user_no Varchar 15
user_name Varchar 20
login_name Varchar 20
user_password Varchar 15
user_level Integer 4
user_sub_level Integer 4
FK1 dept_id Numeric 10
user_status Integer 4
Tabel 3.12 Tabel Ms_ Type yang sedang berjalan Ms_Type
Status Atribut Type Panjang
PK type_id Numeric 10
FK1 jenis_id Numeric 10
FK2 transmisi_id Numeric 10
type_kode Varchar 4
type_hpm_kode Varchar 10
type_name Varchar 25
sub_rangka1 Varchar 8
sub_rangka2 Varchar 7
jml_top Integer 4
status_type Integer 4
81
Tabel 3.13 Tabel Ms_ Supplier yang sedang berjalan
Ms_Supplier
Status Atribut Type Panjang
PK supplier_id Numeric 10
supplier_code Varchar 10
supplier_name Varchar 50
supplier_pt_name Varchar 50
supplier_npwp Varchar 30
supplier_add1 Varchar 60
supplier_add2 Varchar 60
supplier_city Varchar 25
supplier_zipcode Varchar 5
phone_code Varchar 5
supplier_phone Varchar 15
supplier_fax Varchar 15
supplier_email Varchar 30
status_supplier Integer 4
Tabel 3.14 Tabel Ms_ Rangka yang sedang berjalan
Ms_Rangka
Status Atribut Type Panjang
PK rangka_id Numeric 10
FK1 color_id Numeric 10
FK2 lokasi_id Numeric 10
rangka_no Varchar 10
FK3 stock_id Varchar 17
mesin_no Varchar 13
key_no Varchar 10
FK4 dealer_id Numeric 10
status_rangka Integer 4
Tabel 3.15 Tabel Ms_Jenis yang sedang berjalan
Ms_Jenis
Status Atribut Type Panjang
PK jenis_id Numeric 10
jenis_code Varchar 10
jenis_name Varchar 20
jenis_varian Varchar 20
status_jenis Integer 4
82
Tabel 3.16 Tabel Ms_ Departement yang sedang berjalan
Ms_Departement
Status Atribut Type Panjang
PK dept_id Numeric 10
dept_code Varchar 10
dept_name Varchar 30
status_dept Integer 4
Tabel 3.17 Tabel Ms_ Bank yang sedang berjalan
Ms_Bank
Status Atribut Type Panjang
PK bank_id Numeric 10
bank_short_name Varchar 20
bank_name Varchar 50
status_bank Integer 4
3.8 Solusi Permasalahan
Dari permasalahan yang dihadapi oleh PT. Imora Motor, maka solusi
permasalahan yang diusulkan adalah sebagai berikut :
1. Membangun sistem aplikasi baru yang berbasis windows application (execute
program), sehingga mempermudah user dalam pengoperasian, tidak perlu
menuliskan sintaks untuk menjalankan aplikasi.
2. Membangun sistem yang dapat mempermudah user dalam pengoperasian dengan
cara menambahkan fungsi drop-down menus.
3. Memperbaiki Sistem Basis Data yang sedang berjalan dengan mencari field yang
lebih sesuai sebagai primary key.
4. Membangun Basis Data baru yang telah disesuaikan dengan kebutuhan user.