bab 3 inti penelitian 3.1 tentang perusahaan 3.1.1 sejarah...
TRANSCRIPT
BAB 3
INTI PENELITIAN
3.1 Tentang Perusahaan
3.1.1 Sejarah Hotel Ciputra Jakarta
Hotel Ciputra Jakarta (dahulu dikenal sebagai Hotel Citra Land
Jakarta, sesuai dengan peraturan pemerintah Indonesia, sejak tanggal 1 Januari
1996 berubah nama menjadi Hotel Ciputra Jakarta) milik Grup Ciputra adalah
hotel internasional terbesar yang pertama di wilayah Jakarta barat. Hotel
berbintang empat ini memiliki 328 kamar tamu termasuk kamar suite.
Hotel Ciputra Jakarta merupakan salah satu hotel terdekat dengan
Bandara Internasional Soekarno Hatta dan kurang lebih 30 menit dari
pelabuhan laut Tanjung Priok. Hotel berbintang empat ini terletak di lokasi
strategis karena hanya beberapa menit dari pusat perdagangan yaitu Mall
Ciputra, salah satu pusat perbelanjaan terbesar di Jakarta dengan berbagai
macam toko eksklusif, bank, restoran, dan aneka hiburan.
Manfaat sebuah hotel akan merupakan bagian dari kehidupan kota
Jakarta. Hotel Ciputra Jakarta menyediakan restoran, bar, dan lounge, juga
enam ruang pertemuan serba guna, termasuk sebuah ruangan besar yang dapat
menampung sampai 800 orang.
Bangunan Hotel Ciputra Jakarta menampilkan suatu bentuk
kontemporer yang berbeda dari bangunan di sekitar Jakarta Barat, karena Mall
Ciputra dan Hotel Ciputra Jakarta tampil dengan penampilan yang relatif
mencolok dibandingkan dengan bangunan di sekitarnya.
Hotel menyediakan kamar tipe mewah atau Deluxe, Grand Deluxe,
Superior Deluxe, Grand Superior Deluxe, Executive Club, Suite, Cabana
Family Suite, dan Presidential Suite. Seluruh kamar dilengkapi dengan
saluran hubungan internasional, mini bar yang digabung dengan kulkas mini,
sarana pembuat teh dan kopi, kotak penyimpan barang berharga, televisi
berwarna dengan fasilitas satelit, radio, pengering rambut, dan sistem kontrol
pendingin ruangan.
Tamu yang menginap di kamar Executive Club, akan memperoleh
fasilitas untuk menggunakan Executive Lounge. Juga tersedia makan pagi
continental, kopi dan teh serta hidangan sore hari secara cuma-cuma dan
beberapa tambahan khusus.
Hotel Ciputra Jakarta adalah milik Grup Ciputra dan dikelola oleh
Swiss-Belhotel Internasional Ltd yang saat ini didirikan di Hongkong oleh
pakar hotel dengan reputasi internasional yaitu Peter Gautschi. Hotel dan resor
yang dikelola oleh Swiss-Belhotel Internasional Management terdapat di
wilayah Asia Pasific yaitu Indonesia, China, Hongkong, Vietnam, Filipina,
dan Thailand. (sumber : company profile Hotel Ciputra)
3.1.2 Profile Hotel Ciputra Jakarta
Nama : Hotel Ciputra Jakarta
Alamat : Jalan Letnan Jenderal S. Parman
Kota/Negara : Jakarta 11470 / Indonesia
Telepon : (62-21) 566 0640
Fax : (62-21) 566 1172
E-mail : [email protected]
Website : www.swiss-belhotel.com
Kategori : Hotel bintang empat
Jumlah kamar : 328
Soft opening : 1 September 1993
Grand opening : 21 Maret 1994
Arsitektur : Grup Ciputra dan Baltimore Desain Internasional
Desain interior : Hendra Hadiprana
Kepemilikan : Grup Ciputra
3.1.3 Logo Hotel Ciputra Jakarta
3.1.4 Visi dan misi Hotel Ciputra Jakarta
Terdapat beberapa visi dan misi yang ingin dicapai oleh Hotel Ciputra Jakarta.
3.1.4.1 Visi
Hotel Ciputra Jakarta dapat menjadi hotel ternyaman dan menjadi
hotel terkenal di ibukota Jakarta.
3.1.4.2 Misi
Misi Hotel Ciputra Jakarta antara lain :
1. Strive to yield results above the industry average (berusaha
memberikan hasil di atas pendapatan rata-rata industri).
2. Remain Jakarta’s leading four star hotel (tetap menjadi pemimpin
atau pemenang di dalam persaingan hotel berbintang empat).
3. To achieve a higher standard in customer service, guest
satisfaction and be proactive in our approach to our daily duties
(Ingin mencapai standar yang lebih tinggi dalam hal pelayanan
konsumen, kepuasan pelanggan dan proaktif dalam pendekatan
untuk tugas kewajiban).
3.1.5 Kategori kamar Hotel Ciputra Jakarta
Hotel Ciputra Jakarta memiliki berbagai jenis kamar yang ditawarkan
dilihat dari fasilitas yang ditawarkan. Berdasarkan fasilitas kamar yang
ditawarkan di Hotel Ciputra Jakarta, ada beberapa kategori kamar yang
ditawarkan, antara lain tersaji dalam tabel berikut :
3.1.5.1 Tabel Kategori kamar Hotel Ciputra Jakarta
Kamar Total kamar Lantai Ukuran (m)
Deluxe 197 9-15 28
Grand Deluxe* 34 8 28
Superior Deluxe 26 9-15 33
Grand Superior Deluxe 4 8 33
Executive Club* 60 16-17 28
Suite 4 16-17 59
Cabana Family Suite 2 7 65
Presidential Suite* 1 17 82
*layanan internet gratis 24 jam
3.1.6 Departemen Hotel Ciputra Jakarta
Hotel Ciputra Jakarta memiliki beberapa departemen yang di antaranya :
1. Room Division Departement
2. Food and Beverages Department
3. Human Resources Department
4. Sales and Marketing Department
5. Financial Controller Department
6. Purchasing Department
7. Chief Engineering Department
3.1.7 Struktur organisasi Hotel Ciputra Jakarta
Struktur organisasi Hotel Ciputra Jakarta, secara struktural terdiri dari
beberapa departemen yang dibagi sesuai dengan kepentingan hotel, dan setiap
departemen tersebut terdiri dari beberapa bagian atau unit lain yang membantu
memobilitasi departemen tersebut, dengan susunan top management sebagai
berikut :
General Manager : Darren M. Earle
Executive Assistant Manager : Riza Soemadipradja
Human Resources Manager : Yudi S. Triyudiana
Director of Sales and Marketing : Thea S. Gunardhi
Assistant Director of Sales and Marketing: Akhmad Saptono
Director of Culinary : Patrice Bouttier
F&B Manager : Anton I. Katim
F&B Coordinator : Dicky
Assistant Executive Sous Chef : Dodi Lebriansyah
Executive Pastry Chef : Anis Kurniawan
Accounting Manager : Iman Wahyudi
Front Office Manager : Heru Mustapa
Executive Housekeeping Manager : Dewi Nurbania
Training Manager : Rody
Chief of Engineering : Amir Fatah
LPO Manager : Uyu Suyoto
3.1.7.1 Bagan Struktur organisasi Hotel Ciputra Jakarta
3.1.8 Struktur Sales and Marketing Department
Public Relations masih berada di bawah struktur Sales and Marketing
Department, hal tersebut akan ditunjukkan dalam gambar bagan berikut ini :
3.1.8.1 Bagan struktur Sales and Marketing Department
3.1.9 Job Description Public Relations
3.1.9.1 Fungsi dasar :
Menjalankan strategi PR dalam hubungannya dengan pemasaran dan
tujuan komunikasi dan sesuai dengan tujuan pemasaran hotel.
Director of Sales & Marketing
Assistant Director of Sales & Marketing
Sales Manager
Sales Executive
Public Relations
Executive
Reservation
Supervisor
Priority Plus
Coordinator
Executive
Secretary
JR. Secretary
Graphic Design
Reservation
Agent
Mendefinisikan, mempersiapkan program tahunan untuk merinci
tujuan dan anggaran yang dibutuhkan mencapai tindakan.
Bekerja sama dengan departemen penjualan dan promosi;
mengembangkan rencana kerja untuk melaksanakan tujuan;
membandingkan prestasi aktual terhadap tujuan berkala; mengambil
tindakan korektif yang diperlukan.
Mendirikan perpustakaan umum hubungan informasi.
Memulai liputan media kegiatan organisasi, orang, layanan dan
produk melalui semua media.
Bertindak sebagai juru bicara tunggal untuk organisasi (tidak ada
anggota lain dari staf harus menjawab dari media, kecuali direktur
penjualan dan komunikasi atau manajer umum).
Melaksanakan program.
3.1.9.2 Fungsi spesifik :
Menulis dan mengeluarkan press release kepada media lokal yang
relevan (mendapat persetujuan dari atasan sebelum release ada).
Mempertahankan kontak dengan media lokal dan menyadari
kebutuhan dan kepentingan, termasuk wartawan tertarik dengan
cerita baru yang keras yang berisi fakta-fakta saja dan pendek.
Bekerja sama dengan seluruh Kepala Departemen untuk
mengembangkan cerita potensial.
3.1.9.3 Skills
Kemampuan untuk :
Berbicara Inggris dengan baik.
Komunikatif secara efektif.
Mampu menulis (dalam bahasa Inggris dan Indonesia).
Menggunakan alat-alat dan peralatan sekretaris.
Mampu menggunakan komputer.
Memiliki kreativitas.
3.1.10 Standar Operasional Prosedur Public Relations
a. Kegiatan-kegiatan tahunan dan anggaran PR
Mempersiapkan anggaran untuk tahun mendatang, termasuk
kegiatan PR dan mengusulkan untuk DOS (director of sales) dan
komunikasi untuk persetujuan.
Mempersiapkan anggaran dan melaksanakan program khusus
untuk menyorot musim liburan.
Mempersiapkan anggaran untuk souvenir hotel / giveaways.
Mempersiapkan anggaran untuk copy writer.
Mempersiapkan anggaran untuk ulang tahun direksi.
Mempersiapkan anggaran untuk ulang tahun media.
Mempersiapkan anggaran untuk taking foto makanan dan promosi
tentang minuman.
Mempersiapkan anggaran untuk long staying guest party,
diadakan setiap 2 bulan.
b. PR mendirikan perpustakaan informasi
Menyiapkan press kit untuk media.
Menyiapkan airlines kit untuk awak penerbangan.
Menyiapkan informasi hotel.
c. Media coverage
PR memiliki tanggung jawab untuk menciptakan PR coverage yang
ditampilkan di koran, tv, tabloid, radio dan majalah.
PR mengedarkan coverage kepada semua departemen dan
meletaknya di papan karyawan.
d. Media relations
PR harus menjaga kontak dengan media lokal dan menyadari
kepentingan mereka.
e. Pembicara (spokeperson)
Dalam situasi darurat, hanya PR bertindak sebagai orang yang
berbicara bagi organisasi (tidak ada anggota lain dari staf harus
menjawab dari media, kecuali director of sales and communication
atau general manager). Tetapi pada keadaan tertentu, general
manager adalah orang yang berbicara.
Bertindak sebagai penghubung hotel dengan media untuk
meningkatkan publisitas yang baik dan mengatasi publisitas buruk.
f. Event Organizer
Setelah memiliki persetujuan (anggaran dan rundown acara) untuk
DOS dan general manager, PR harus melaksanakan program
(program anak-anak, ulang tahun Jakarta, easter, acara sosial, dan
lain-lain).
PR harus membuat konfirmasi atau kesepakatan dengan penghibur.
PR harus mempersiapkan undangan untuk media.
PR harus mempersiapkan selebaran interaktif untuk mempromosikan
acara tersebut.
PR harus mempersiapkan press release sebelum acara tersebut
diselenggarakan dan membuat foto setelah acara selesai.
PR harus mengumpulkan beberapa sponsor untuk mendukung acara
tersebut.
PR harus membuat foto yang baik untuk mendukung dokumen PR
dan keterangan foto.
PR harus mengatur acara dan memberitahukannya kepada semua
departemen terkait untuk membantu dan membuat acara berjalan
dengan sukses.
PR harus mempersiapkan beberapa souvenir untuk wartawan yang
datang dan menutup acara.
g. Press release dan foto
PR harus mampu menciptakan press release dan foto untuk
mempromosikan atau menginformasikan kepada media tentang
kegiatan organisasi.
Memilih media yang ingin kita kirim.
Kirim press release melalui email, fax atau kurir (jika perlu).
h. Mengatur sesi foto dengan media
PR harus mengatur sesi foto dengan media untuk mempromosikan
F&B yang akan tampil di majalah mereka.
PR menciptakan memo internal untuk menginformasikan semua
departemen yang bersangkutan, sehubungan dengan mengambil foto
(hari/tanggal, tempat, nama media, waktu).
i. Promosi di PR
PR harus mempersiapkan press release untuk mempromosikan
semua kegiatan hotel (kamar, F&B, dan informasi terbaru).
PR harus membuat acara untuk menyoroti setiap musim liburan.
PR harus mempersiapkan dan merancang sebuah selebaran interaktif,
yang akan dikirim secara berkala untuk semua media dan klien.
PR harus mempromosikan program bulanan hotel ke semua media 1
bulan sebelum batas waktu media.
Mengirim gambar hotel (newletter) untuk semua media.
j. Informasi kepada tamu
PR harus mempersiapkan semua informasi (renovasi atau peristiwa)
untuk tamu dengan mempersiapkan surat yang diletakkan di semua
kamar.
k. Distibut souvenir / giveaways.
PR mendistribusikan souvenir untuk pemohon setelah menerima
compliment permintaan dari pemohon. Compliment permintaan harus
ditandatangani oleh kepala departemen yang bersangkutan dan
general manager atau asisten manajer eksekutif.
l. Monthly report
Menyiapkan laporan compliment permintaan.
Menyiapkan laporan giveaways.
Menyiapkan laporan media coverage.
Menyiapkan laporan aktivitas PR.
PR harus mengkompilasikan semua laporan dan mengirimkannya kepada
DOS dan sekretaris komunikasi.
m. Media entertain
PR melakukan entertain untuk menjaga hubungan dengan media.
PR melakukan entertain untuk mempromosikan acara hotel.
3.1.11 Media relasi dengan Hotel Ciputra Jakarta
1. Koran ada 9 yakni Investor Daily, The Jakarta Post, Tempo, Kontan,
Seputar Indonesia, Suara Pembaharuan, Indopos, Bisnis Indonesia, dan
Internasional Media.
2. Majalah ada 19 yakni Travel Club, Travel Launge, Escape Magazine,
Now Jakarta, Sarasa Magazine, Maximillian, Emirates Holiday,
Unearthing Magazine, Event Guide, Venue Guide, Investor Magazine,
Tempo English Magazine, Tabloid Liburan, Konstan Magazine, Eksekutif
Magazine, Pastry & Bakery, Bon Appetite, Food Service, Appetite
Journey.
3.2 Metode Pengumpulan Data
1. Data primer
a) Wawancara mendalam (depth interview)
Di dalam penelitian ini, penulis akan menggunakan jenis wawancara
terstruktur, yang nantinya akan membantu mengarahkan penulis dalam
melakukan wawancara.
Wawancara terstruktur merupakan wawancara yang dilakukan
dengan cara menyediakan pertanyaan terlebih dahulu di mana pertanyaan
disusun secara sistematis. Dengan adanya wawancara terstruktur, dapat
membantu penulis dalam mengarahkan penelitian agar tidak melenceng
sehingga penulis dapat memperoleh data dan informasi dari narasumber
secara lancar.
b) Observasi (observation)
Di dalam mengumpulkan informasi dan data, penulis akan melihat
dan memperhatikan secara langsung pada obyek yang diteliti. Penelitian ini
akan dilakukan di Hotel Ciputra Jakarta selama 3 bulan yakni mulai 2 Maret
sampai 2 Juni 2011.
2. Data sekunder
Adapun data sekunder yang digunakan oleh penulis untuk
mengumpulkan data dengan dua macam cara yaitu :
a) Studi kepustakaan
Penulis membaca buku teks, catatan kuliah, makalah-makalah
untuk memperoleh teori yang dibutuhkan bagi penelitian.
Sehingga diharapkan studi kepustakaan dapat melengkapi isi dari
penulisan ini.
b) Internet
Penulis mendapatkan informasi jurnal melalui media internet dan
pengamatan website.
3.2.1 Narasumber
Dalam penelitian ini, penulis akan melakukan wawancara mendalam
kepada beberapa narasumber. Penentuan narasumber ini dilakukan dengan
teknik sampling purposif. Teknik sampling purposif ini mencakup orang-
orang yang diseleksi atas dasar kriteria-kriteria tertentu yang dibuat peneliti
berdasarkan tujuan penelitian. Narasumber dalam penelitian ini yaitu :
a. Public relations Executive
PR Executive Hotel Ciputra Jakarta bernama Endi Febrina
Herlambang. Penulis memilih Mbak Febrina karena ia adalah orang yang
paling erat kaitannya dengan kegiatan media relations dan yang
melaksanakan kegiatan media relations di Hotel Ciputra Jakarta. Oleh
karena itu penulis memilihnya karena dapat memberikan banyak
informasi dan masukkan yang dibutuhkan oleh penulis.
b. Director of sales and marketing
Director of sales and marketing bernama Thea S. Gunardhi.
Nantinya Mbak Thea juga akan menjadi salah satu narasumber bagi
penulis. Hal ini karena PR Executive berada di bawah sales and
marketing di mana director of sales and marketing pastinya mengetahui
apa saja yang dilakukan oleh PR Hotel Ciputra Jakarta. Oleh karena itu
penulis memilihnya agar dapat memberikan informasi dan masukkan
yang dibutuhkan oleh penulis.
c. Wawancara wartawan media massa
Di sini penulis akan mewawancarai tiga orang wartawan media
massa yang telah lama menjalin hubungan baik dengan PR Hotel Ciputra
Jakarta. Wartawan yang nantinya akan diwawancarai oleh penulis adalah:
Bapak AR, dari media Investor Daily.
Bapak D, dari media Konstan Magazine.
Bapak MD, dari media NOW Jakarta.
Di sini penulis mengunakan inisial terhadap nama wartawan karena
narasumber tidak ingin disebutkan namanya. Harian ini sering
memasukkan liputan tentang Hotel Ciputra Jakarta di dalam rubriknya.
Oleh karena itu penulis memilihnya agar dapat memberikan informasi
dan masukkan yang dibutuhkan oleh penulis.
3.2.2 Uji keabsahan data
Untuk menguji keabsahan data, maka penulis memilih teknik analisis
triangulasi. Dalam penulisan ini, penulis menggunakan triangulasi sumber,
yakni dengan mencari data dari sumber yang beragam yang masih terkait
satu sama lain. Sumber yang menjadi sasaran dari penulis tidak hanya public
relations executive saja di mana yang berhubungan langsung dengan media
relations. Tetapi penulis juga akan mencari data melalui Director of sales
and marketing serta dua orang wartawan media massa guna mencari data
yang beragam.
3.2.3 Metode analisis data
Penulis menggunakan metode analisis data kualitatif menurut Miles
dan Hubermas dalam Emzir yakni ada tiga jenis kegiatan analisis data antara
lain reduksi, model data dan penarikan kesimpulan. Di mana dalam
penulisan ini, maka penulis menyimpulkan kegiatan analisis data dalam
metode penelitian kualitatif meliputi pengumpulan data, menyusun, memilih,
dan menyimpulkan data, sehingga didapatkan kesimpulan akhir dan
pengambilan tindakan terhadap permasalahan yang teridentifikasi.
3.3 Permasalahan yang ada
Hotel Ciputra Jakarta sebagai hotel yang berlokasi strategis dan berada dekat
dengan pusat perdagangan serta merupakan salah satu hotel terdekat dari Bandara
Internasional Soekarno Hatta untuk dapat terus eksis maka PR Hotel Ciputra Jakarta
harus dapat melaksanakan kegiatan media relations. Untuk melaksanakan dan
menjalin media relations di tengah persaingan yang cukup ketat pastinya bukan
suatu hal yang mudah. Diperlukan suatu strategi dan keahlian seorang PR Hotel
Ciputra Jakarta untuk dapat menjalin dan membangun hubungan yang baik dengan
media, sehingga media mau memuat berita mengenai Hotel Ciputra Jakarta. Dari
pengamatan penulis, PR Hotel Ciputra Jakarta kurang maksimal menjalankan
kegiatan media relations untuk promosi dan publikasi yang disebabkan terbatasnya
dana yang menjadi kendala bagi PR.
3.4 Alternatif pemecahan masalah
Menurut penulis, agar PR Hotel Ciputra Jakarta dapat menjalankan kegiatan
media relations guna memperoleh publisitas dari media untuk dapat menjangkau
publik, maka PR Hotel Ciputra Jakarta harus dapat menjalin komunikasi dan
bersahabat dengan baik terhadap media. Hal ini dapat dilaksanakan salah satunya
dengan tidak mengurangi intensitas pertemuan dengan media demi menghemat
budget yang ada.
Selain itu juga, PR Hotel Ciputra Jakarta dapat menggunakan keahlian dan
strateginya dengan baik untuk dapat menarik media agar tertarik meliput kegiatan
Hotel Ciputra Jakarta dengan mengajak media sebagai sponsor utama bagi kegiatan
yang diadakan. Sehingga dengan demikian, PR Hotel Ciputra Jakarta mampu
menarik minat media massa untuk mendapatkan prioritas dari setiap kegiatan yang
diadakan agar diberitakan kepada publik.