bab 4 perancangan knowledge managementthesis.binus.ac.id/doc/bab4/2008-1-00210-mn bab 4.pdfbab 4...
TRANSCRIPT
126
BAB 4
PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT
4.1 Pemetaan Fitur Knowledge Management
Tabel 4.1. Tabel Pemetaan Fitur Knowledge Management
Structures
- Job description
- Proses bisnis
- Arsip karyawan
- Modul latihan
- Ide karyawan
- Problem and solution
Functional
- Artikel, buku, majalah
dan referensi lainnya
- Surat Keputusan (SK)
- Notulen rapat
- Laporan kerja
- Ide inovasi karyawan
Behavioral
- Sharing
- Rapat
Normative
- Menciptakan budaya self learning
pada setiap karyawan
- Menciptakan budaya knowledge
sharing
- Menjaga dan memelihara agar
knowledge yang penting bagi
perusahaan tidak sampai hilang
Forum diskusi
Dokumentasi
Masalah dan Solusi
Komunitas
Dokumentasi
Surat Keputusan (SK)
Forum
Perpustakaan
Forum
Komunitas
Strategic
- Memanfaatkan setiap knowledge
yang ada
- Membuat suatu sistem
pendokumentasian yang baik
Forum
Dokumentasi
Dokumentasi
Surat Keputusan (SK)
Perpustakaan
Forum
Surat Keputusan (SK)
Operational
- Mengurangi pengulangan kesalahan
yang mungkin terjadi
- Meningkatkan pengetahuan dan
keahlian dari setiap sumber daya
manusia
- Mengolah dan menjaga semua aset
milik perusahaan
Masalah dan Solusi
Forum
Dokumentasi
Surat Keputusan (SK)
Dokumentasi
Forum
Perpustakaan
Forum
Surat Keputusan (SK)
Dokumentasi
KnowledgeIdentification
KnowledgeGoals
127
Tabel 4.1 adalah perancangan aplikasi knowledge management didasarkan pada
pemetaan knowledge goal (dijabarkan pada tabel di bagian kolom) dan knowledge
identification (dijabarkan pada tabel di bagian baris) pada bagian HRD (Human Resources
Development) PT.XYZ. Dari hasil pemetaan tersebut akan didapatkan aplikasi utama yang
akan dibuat pada web knowledge management.
4.2 Taksonomi Knowledge
Taksonomi knowledge adalah pengelompokkan pengetahuan-pengetahuan yang
terdapat di dalam perusahaan. Pengetahuan-pengetahuan yang telah teridentifikasi menjadi
pengetahuan yang bersifat structures, functional, dan behavior yang secara garis besar
dibedakan lagi menurut sifat knowledge yaitu tacit dan explicit, akan dikelompokkan lagi
sesuai dengan pengetahuan yang terdapat dalam perusahaan.
Gambar 4.1. Taksonomi Knowledge untuk Job Description
Gambar 4.1 menjelaskan bahwa job description akan dikelompokkan menurut divisi-
divisi yang ada kemudian dari divisi, akan dibagi menjadi ruang lingkup yang lebih kecil yaitu
per bagiannya baru setelah itu dikelompokkan berdasarkan tiap jabatan dari tiap bagian yang
ada.
128
Gambar 4.2. Taksonomi Knowledge untuk Proses Bisnis
Sama halnya seperti di atas, Gambar 4.2 menjelaskan bahwa proses bisnis juga
dikelompokkan dalam perusahaan dan tiap divisi, kemudian dari tiap divisi dikelompokkan
lagi menjadi bagian-bagian yang ada di dalamnya. Proses bisnis dalam perusahaan akan
menjelaskan bagaimana proses bisnis perusahaan pada umumnya. Nantinya, di dalam
knowledge management yang akan dibangun, proses bisnis di atas dapat ditemukan dalam
menu download. Dimana pada menu tersebut pengguna dapat men-download arsip
perusahaan berupa proses bisnis.
129
Gambar 4.3. Taksonomi Knowledge untuk Arsip Karyawan
Taksonomi untuk arsip karyawan dijelaskan dalam Gambar 4.3 dimana arsip karyawan
yang dalam hal ini dapat berupa nama, jenis kelamin, jabatan, tanggal lahir, alamat,
pengalaman, pendidikan, prestasi, nomor telepon, dan email dibedakan berdasarkan
pengelompokkan karyawan dari tiap divisi dan bagian yang ada di dalam perusahaan. Arsip
karyawan ini akan dinyatakan di dalam knowledge management pada menu direktori
karyawan.
Gambar 4.4.Taksonomi Knowledge untuk Ide Karyawan
Gambar 4.4 menggambarkan pengelompokkan pengetahuan berupa ide karyawan ke
dalam berbagai macam topik-topik pembahasan dan dari topik yang ada, masih
dikelompokkan lagi menjadi sub topik yang berkaitan. Dalam hal ini contohnya, ada ide
130
karyawan bertopik mengenai operasional, dia akan membahas mengenai ide atau usulan
untuk menerapkan teori six sigma dalam proses produksi. Nantinya di dalam knowledge
management akan di rancang, knowledge yang berupa ide karyawan di atas dapat
diungkapkan dalam bentuk forum, dimana pengguna dapat mengungkapkan aspirasi
pribadinya yang berkenaan dengan perusahaan.
Gambar 4.5. Taksonomi Knowledge untuk Modul Latihan dan Seminar
Pengetahuan yang berupa modul latihan dan seminar juga dikelompokkan menjadi
berbagai macam topik terkini dan topik-topik tersebut nantinya akan dibagi lagi menjadi sub
topik-sub topik berdasarkan topik terkait. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat Gambar 4.5.
Gambar 4.6. Taksonomi Knowledge untuk Problem dan Solution
131
Gambar 4.6 memperlihatkan bahwa pengetahuan berupa masalah dan solusinya dapat
dikelompokkan menjadi masalah-masalah yang terjadi karena faktor manusia, mesin atau
prosedur. Dari tiga faktor penyebab kesalahan tersebut, akan dikelompokkan lagi ke dalam
permasalahan di tiap divisi kemudian di tiap bagian masing-masing. Pengelompokkan
terakhir adalah masalah dalam tiap bagian menjadi berbagai macam masalah dan
pemecahan masalah yang telah terjadi.
Gambar 4.7. Taksonomi Knowledge untuk Artikel dan Referensi
Artikel dan Referensi lainnya juga akan dikelompokkan menjadi berbagai macam topik
dan kemudian dibedakan berdasarkan judul-judul yang ada. Lihat Gambar 4.7.
Gambar 4.8. Taksonomi Knowledge untuk Surat Keputusan
132
Gambar 4.8 menjelaskan bahwa surat keputusan dibagi-bagi berdasarkan sumbernya.
Dimana ada surat keputusan yang berasal dari eksternal yang dalam hal ini dari pemerintah
dan dari internal yang dalam hal ini dari perusahaan sendiri. Semua orang yang terdaftar
sebagai member web ini, dapat mengakses surat keputusan.
Gambar 4.9. Taksonomi Knowledge untuk Notulen Rapat
Sama seperti memo, pengelompokkan knowledge untuk notulen rapat juga di bagi ke
dalam tiap divisi, kemudian dari tiap divisi di bedakan sesuai dengan bagian-bagian yang ada
baru setelah itu dilakukan pengelompokkan berdasarkan nomor notulen rapat dan tanggal
rapat tersebut diadakan. Notulen rapat hanya bisa diakses oleh peserta rapat, undangan
rapat dan level pimpinan. Lihat Gambar 4.9.
133
Gambar 4.10: Taksonomi Knowledge untuk Laporan Kerja
Untuk laporan kerja, dikelompokkan menjadi tiap divisi, kemudian dibedakan menjadi
lingkup yang lebih kecil yaitu pada tiap bagian di divisi yang ada. Setalah itu, laporan kerja
masih dikelompokkan berdasarkan macam-macam laporan yang ada. Laporan Kerja dapat
dilihat oleh orang-orang dalam bagian yang sama saja. Lihat Gambar 4.10.
4.3 Keterangan Fitur
Aplikasi Knowledge Management dibangun dari enam fitur utama (Dokumentasi, Surat
Keputusan, Komunitas, Forum, Masalah dan Solusi, dan Perpustakaan ) sesuai dengan hasil
pemetaan fitur ditambah dengan 3 fitur tambahan (Halaman Utama, Download, dan Ubah
Data). Ke sembilan fitur di atas akan dibagi lagi menjadi sub fitur yang memiliki fungsi
masing-masing.
Berikut akan dijelaskan fungsi-fungsi dari setiap fitur yang ada.
1. Dokumentasi
Fitur ini berisikan mengenai dokumen-dokumen yang penting yang ada di dalam
perusahaan yang dijabarkan ke dalam sub fitur berita, direktori karyawan, notulen
rapat, deskripsi pekerjaan (job description) ,modul latihan, dan laporan kerja.
134
Sub fitur Berita berisikan hal-hal terbaru seputar perusahaan maupun berita-berita
dari lingkup eksternal perusahaan mengenai masalah-masalah yang berkaitan
dengan perusahaan.
Untuk sub fitur direktori karyawan, pengguna bisa melihat data pribadinya maupun
data pribadi orang lain. Tetapi tidak memiliki akses untuk melakukan perubahan.
Yang memiliki akses untuk melakukan perubahan terhadap data pribadi karyawan
adalah admin.
Notulen rapat hanya dapat diakses oleh personel-personel yang diundang di dalam
rapat tersebut entah itu statusnya hadir atau tidak hadir. Selain personel tersebut
dan level atasan, tidak ada akses untuk membaca notulen rapat. Dan notulen
tersebut hanya bisa dirubah oleh admin saja.
Pengguna dapat mengakses deskripsi pekerjaan (job description) milik karyawan
lain untuk melihat apa yang menjadi tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.
Pengguna tidak dapat melakukan perubahan pada tampilan.
Modul latihan berisikan modul-modul latihan dalam bentuk softcopy, modul latihan
dikelompokkan sesuai topik yang ada.
Laporan Kerja berisikan laporan-laporan pekerjaan dalam suatu bagian yang ada.
Laporan kerja ini hampir sama seperti notulen rapat yang memiliki hak akses yang
terbatas. Laporan kerja hanya bisa diakses oleh sesama karyawan dalam satu
bagian yang sama saja.
2. Surat Keputusan
Dalam fitur ini, pengguna dapat membaca atau mengakses surat keputusan yang
ada baik itu yang di buat oleh pihak eksternal dalam hal ini pemerintah atau yang
dibuat oleh pihak internal, dalam hal ini perusahaan. Surat keputusan disajikan
dalam bentuk download file untuk kepentingan pengguna.
135
3. Komunitas
Dalam fitur ini, terdapat sub fitur-sub fitur lainnya seperti artikel, buletin dan
agenda kegiatan. Dimana di dalam sub fitur buletin, pengguna dapat mengakses
edisi-edisi buletin yang diterbitkan perusahaan dan sub fitur agenda kegiatan
perusahaan, pengguna dapat melihat agenda kegiatan perusahaan yang akan
berlangsung serta dapat mendaftarkan diri untuk acara tersebut.
Untuk sub fitur artikel, pengguna dapat mengirimkan artikel maupun membaca
artikel yang ada. Pengguna dapat juga memberikan penilaian terhadap artikel yang
dikirimkan oleh pengguna lainnya. Setiap kali pengguna memposting artikel, akan
ada poin tambahan yang akan diakumulasikan dengan poin-poin yang ada di fitur
lainnya.
4. Forum
Di dalam forum akan dibagi menjadi topik-topik yang akan dibahas dalam forum
ini. Seperti misalnya, topik HRD, Marketing, Pembelian, Penjualan, dan lain
sebagainya. Dalam fitur ini, semua karyawan dapat berpartisipasi dari level atasan
hingga level pelaksana, dan setiap karyawan bisa meramaikan topik-topik yang
ada di atas walaupun berbeda dari bidang, tugas, dan tanggung jawabnya. Setiap
pengguna yang aktif dalam forum ini akan mendapatkan point yang nantinya akan
diakumulasikan tiap bulan untuk kandidat user of the month, pengumuman siapa
yang menjadi kandidat dan pemenangnya dapat dilihat di halaman masuk.
5. Masalah dan Solusi
Masalah dan Solusi di kelompokkan ke dalam sub fitur kesalahan disebabkan
karena mesin, prosedur, dan manusia. Dari faktor penyebab kesalahan tadi, masih
dikelompokkan lagi ke dalam divisi dan bagian. Baru setelah itu dijabarkan kasus-
136
kasus yang ada dalam tiap bagiannya. Tiap karyawan boleh melihat dan mengirim
masalah beserta solusinya.
6. Download
Dalam fitur ini, pengguna dapat men-download berbagai formulir dan arsip yang
berkaitan dengan keperluannya. Seperti misalnya arsip mengenai struktur
organisasi, arsip mengenai proses bisnis perusahaan, prosedur dan formulir seperti
formulir surat keterangan ijin tidak masuk, atau formulir yang lainnya.
7. Perpustakaan
Fitur ini dibuat untuk mendukung unit perpustakaan yang ada di perusahaan
supaya efektif digunakan karyawan untuk mengembangkan diri. Di dalam fitur ini,
pengguna bisa membaca resensi buku-buku yang terbaru yang ada di
perpustakaan, membuat rekomendasi untuk pengadaan buku, mencari koleksi
buku atau pengguna bisa melihat buku baru yang tersedia dalam koleksi
perpustakaan.
8. Ubah Data
Dalam fitur ini, pengguna dapat mengubah data-data yang dia miliki, meng-update
data pribadinya dan merubah password untuk masuk ke website knowledge
management. Tetapi pengguna tidak dapat merubah data milik pengguna lainnya.
9. Halaman Utama
Halaman utama berisikan mengenai cuplikan berita-berita terbaru, dan cuplikan
artikel terbaru yang ada. Halaman utama merupakan halaman yang
menghubungkan ke halaman-halaman berikutnya.
137
4.4 Batasan Mengenai Reward (Penghargaan)
Setiap pengguna yang terdaftar dalam knowledge management PT. XYZ, diwajibkan
untuk berperan serta secara aktif dengan cara melakukan posting pada knowledge
management system. Bentuk postingan bisa dalam berbagai macam bentuk seperti misalnya,
posting forum, mengirimkan artikel, memberikan rekomendasi buku atau hal-hal yang lain,
yang intinya adalah menambahkan content pengetahuan dari knowledge management
system.
Setiap pengguna melakukan posting sebanyak kelipatan tiga, maka pengguna tersebut
akan mendapatkan satu bintang sebagai simbol dari penghargaan. Jumlah pengguna yang
berhasil mengumpulkan bintang terbanyak dalam satu bulan, akan diberikan penghargaan
yang disebut ”user of the month”. Selain persyaratan berdasarkan dari jumlah posting yang
terbanyak dalam satu bulan, ada syarat lain yang harus dipenuhi yaitu memiliki rata-rata
rating paling tinggi dalam hal mengirimkan suatu topik artikel. Maksudnya, setiap pengguna
mengirimkan suatu artikel maka pembaca dapat memberikan penilaian berdasarkan skala
peringkat (rating). Satu untuk kiriman artikel yang buruk, dua adalah cukup buruk, tiga
adalah biasa saja, empat untuk kiriman artikel yang baik, dan lima adalah untuk kiriman
artikel yang sangat baik. Penilaian dari para pembaca tadi akan dirata-ratakan untuk
mengetahui rating rata-rata dari tiap pengguna. Rata-rata rating yang terkumpul ditampilkan
pada setiap posting untuk diketahui bersama. Hal ini dimaksudkan untuk mendorong orang
lain untuk memilih posting yang lebih relevan dan berbobot.
Peraih predikat ”user of the month” bisa saja berjumlah lebih dari satu apabila
terdapat kasus jumlah posting dan rata-rata rating dari artikelnya sama dan pengguna
tersebut berhak mendapatkan hadiah yang telah disediakan oleh pihak perusahaan dalam
hal ini di sediakan oleh bagian HRD (Human Resources Development) sebagai pengelola
system knowledge management. Adanya penghargaan ini, dimaksudkan agar pengguna
138
termotivasi untuk berperan aktif dalam pengembangan knowledge perusahaan atau
knowledge pribadinya.
Pengguna dapat melihat jumlah postingannya pada saat pengguna melakukan posting
di menu forum. Pada menu forum tersebut, jumlah yang tertera adalah akumulasi dari
posting yang telah di lakukan pengguna, baik itu posting berupa artikel baru, resensi, atau
hal-hal lainnya.
139
4.5 Site map
4.5.1 Site map Knowledge Management untuk Pengguna (user site)
Gambar 4.11. Site map untuk Pengguna
4.5.2 Site map Knowledge Management untuk Admin (admin site)
140
Gambar 4.12. Site map untuk Admin
4.6 State Transition Diagram (STD) Pada User Site
141
Gambar 4.13. State Transition Diagram Halaman Masuk Pengguna
Pada Halaman Masuk ini, pengguna diwajibkan untuk mengisi username dan
password. Apabila username dan password benar dan diterima, maka pengguna dapat
melanjutkan ke halaman berikutnya yaitu halaman utama. Apabila username dan
password salah, maka pengguna harus kembali ke halaman masuk untuk mengulangi
memasukkan username dan password yang benar. Apabila lupa username dan
password, pengguna harus mengkonfirmasi alamat e-mail untuk mendapatkan
username dan password yang baru. Apabila alamat e-mail salah maka pengguna akan
kembali ke halaman masuk, apabila benar maka username dan password yang baru
akan dikirimkan langsung ke alamat e-mail pengguna.
142
Gambar 4.14. State Transition Diagram Halaman Utama Pengguna
Pada halaman utama ini, pengguna bisa mengakses menu-menu yang lain
seperti menu dokumentasi, surat keputusan, komunitas, forum, masalah dan solusi,
perpustakaan, download, dan ubah data. Semua menu ini akan ada di tiap halaman dan
dapat diakses oleh pengguna. Apabila pengguna meng-klik menu forum misalnya, layar
akan menampilkan halaman forum, dan apabila pengguna meng-klik kembali maka layar
akan menampilkan halaman utama, begitu dan seterusnya. Menu keluar juga ada pada
tiap halaman yang fungsinya untuk mengakhiri penggunaan sebuah web site.
143
akan menampilkan halaman utama, begitu dan seterusnya. Menu keluar juga ada pada
tiap halaman yang fungsinya untuk mengakhiri penggunaan sebuah web site.
Gambar 4.15. State Transition Diagram Menu Dokumentasi Sub Menu Berita Pengguna
Pada Menu Dokumentasi, pada sub menu berita, pengguna bisa melihat
kumpulan berita-berita terbaru yang ada yang ada. Judul berita akan dikelompokkan
menjadi dua kategori yaitu berita seputar perusahaan dan berita mengenai hal-hal yang
bersifat umum. Pengguna tidak dapat menambahkan berita atau merubah-rubah isi
berita. Berita akan diperbaruhi oleh admin.
Gambar 4.16. State Transition Diagram Menu Dokumentasi Sub Menu Direktori Karyawan
144
Pada Menu Dokumentasi, pada sub menu direktori karyawan, pengguna bisa
melihat data-data karyawan lainnya seperti nama, alamat, nomor telepon, jabatan, dan
sebagainya. Tetapi pengguna tidak bisa melakukan perubahan pada data tersebut.
Gambar 4.17. State Transition Diagram Menu Dokumentasi Sub Menu Notulen Rapat
Gambar 4.17 menjelaskan bagaimana langkah-langkah yang harus dilalui
pengguna untuk dapat mengakses notulen rapat. Notulen rapat hanya dapat diakses
oleh para peserta, undangan rapat, dan pimpinan saja. Notulen rapat berada di menu
dokumentasi. Apabila pengguna meng-klik notulen rapat, maka akan terlihat tampilan
notulen rapat yang berisi pembagian notulen berdasarkan divisi dan bagian. Apabila
pengguna meng-klik bagian dari tiap divisi, maka terdapat penjabaran berbagai macam
rapat beserta notulen yang telah berlangsung di bagian tersebut. Apabila pengguna
adalah anggota dari salah satu rapat, maka dapat mengakses tampilan isi notulen.
145
Apabila pengguna bukan peserta dari rapat tersebut, maka layar akan menampilkan
keterangan tidak terakses.
Gambar 4.18. State Transition Diagram Menu Dokumentasi Sub Menu Deskripsi Pekerjaan
Gambar 4.18 menjelaskan bagaimana seorang pengguna dapat melihat deskripsi
pekerjaan tiap jabatan dalam perusahaan. Deskripsi pekerjaan terdapat dalam menu
dokumentasi. Apabila pengguna meng-klik deskripsi pekerjaan, maka akan muncul
tampilan penggolongan deskripsi pekerjaan berdasarkan divisi dan bagian. Apabila
kemudian, pengguna meng-klik salah satu bagian dari divisi yang ada, maka akan
muncul layar yang menampilkan jabatan-jabatan dalam bagian tersebut. Deskripsi
pekerjaan dapat dilihat pada kotak di kanan apabila pengguna menggerakkan mouse di
jabatan-jabatan yang tersedia. Deskripsi pekerjaan ditampilkan dalam bentuk roll over
image.
146
Gambar 4.19. State Transition Diagram Menu Dokumentasi Sub Menu Modul Latihan
Gambar 4.19 menjelaskan langkah-langkah yang harus dilalui pengguna untuk
dapat mengakses modul latihan. Modul Latihan ada di menu dokumentasi. Apabila
pengguna meng-klik modul latihan, maka layar akan menampilkan penggolongan modul
latihan berdasarkan topik dan sub topik yang ada. Apabila pengguna meng-klik salah
satu sub topik modul latihan, maka secara otomatis modul latihan akan di download.
Detail modul latihan berupa file pdf. Pangguna hanya bisa membaca tanpa melakukan
perubahan.
Gambar 4.20. State Transition Diagram Menu Dokumentasi Sub Menu Laporan Kerja
147
Gambar 4.20 menjelaskan bagaimana pengguna dapat mengakses laporan kerja. Sub
menu laporan kerja dapat ditemukan dalam menu dokumentasi. Apabila pengguna meng-klik
laporan kerja, maka layar akan menampilkan pilihan laporan kerja berdasarkan divisi dan
pengguna harus memilih salah satu dari divisi yang ada tersebut untuk melihat laporan kerja
yang ada dalam tiap bagian. Setelah pengguna memilih salah satu bagian, maka layar akan
menampilkan daftar laporan kerja yang ada dalam bagian tersebut, dan pengguna dapat
mendownloadnya dengan cara meng-klik icon download. Apabila pengguna yang ingin
mendownload tersebut berada dalam satu bagian yang sama dengan laporan kerja yang
dipilih berdasarkan bagian, maka file download akan jalan. Tetapi apabila penguna tidak
berada di dalam satu bagian yang sama dengan laporan yang dipilih maka file download
akan tidak berhasil. Laporan kerja ini tertutup hanya untuk karyawan dalam bagian yang
sama saja.
Gambar 4.21. State Transition Diagram Menu Surat Keputusan
Gambar 4.21 mendeskripsikan bagaimana pengguna dapat mengakses surat
keputusan. Surat keputusan merupakan salah satu menu utama pada knowledge
management PT. XYZ. Dimana apabila pengguna meng-klik menu surat keputusan
tersebut, maka layar akan menampilkan berbagai jenis surat keputusan yang di
golongkan berdasarkan sumbernya yaitu eksternal perusahaan dan internal perusahaan.
Kemudian, apabila salah satu dari surat keputusan tadi di-klik, maka pengguna dapat
melihat detailnya.
148
Gambar 4.22. State Transition Diagram Menu Buletin
Gambar 4.22 menjelaskan bagaimana langkah-langkah yang dilalui pengguna
untuk dapat membaca buletin perusahaan. Buletin ada di dalam menu Komunitas.
Apabila pengguna meng-klik buletin, maka layar akan menampilkan buletin-buletin yang
telah di upload oleh admin. Apabila pengguna meng-klik salah satu buletin, maka
pengguna dapat membaca keseluruhan isi buletin dalam bentuk file pdf.
Gambar 4.23. State Transition Diagram Menu Artikel
Gambar 4.23 menjelaskan bagaimana pengguna dapat mengakses dan mengirim
artikel untuk dimuat dalam web ini. Sub menu artikel ada di dalam menu komunitas.
Apabila pengguna meng-klik menu artikel, maka layar akan menampilkan topik-topik
149
yang tersedia beserta judul artikel yang dimuat. Pengguna bisa meng-klik judul tersebut
untuk membaca artikel yang ada. Dan dapat juga memberikan rating atau penilaian
terhadap artikel yang dibaca. Pada halaman tersebut pula, pengguna bisa mengirimkan
artikelnya sendiri.
Gambar 4.24. State Transition Diagram Menu Agenda Kegiatan
Pengguna juga dapat melihat rangkaian kegiatan yang diadakan perusahaan
pada sub menu agenda kegiatan yang terdapat dalam menu komunitas. Pengguna dapat
meng-klik agenda kegiatan yang ingin diketahuinya untuk memperoleh keterangan yang
150
lebih lanjut. Pengguna juga dapat mendaftar dalam suatu acara kegiatan melalui web.
Apabila kapasitas masih tersedia, maka secara otomatis pengguna telah terdaftar. Jika
kapasitas penuh, pengguna tidak dapat lagi mengikuti agenda kegiatan.
Gambar 4.25. State Transition Diagram Menu Forum
Pada menu forum, pengguna dapat membaca, mengirimkan tanggapan, atau
bisa juga mengirim posting baru untuk diperbincangkan di forum tersebut. Diharapkan
setiap karyawan aktif dalam forum ini, dan berapa banyak jumlah kiriman menjadi salah
satu patokan keaktifan karyawan, dan akan dihargai oleh perusahaan. Berapa banyak
jumlah posting pengguna dapat dilihat tiap kali pengguna melakukan posting. Setiap kali
melakukan posting, pengguna akan mendapatkan satu poin. Dan setiap kelipatan tiga
point pengguna akan mendapatkan satu bintang. Jumlah bintang yang terkumpul akan
menunjukkan keaktifan pengguna di dalam knowledge management ini.
151
Gambar 4.26. State Transition Diagram Menu Masalah dan Solusi
Gambar 4.26 Menjelaskan bagaimana pengguna dapat mengakses menu
masalah dan solusi. Menu di dikelompokkan berdasarkan faktor kesalahan yang terjadi.
Dalam hal ini, ada tiga faktor kesalahan yang ada yaitu karena faktor manusia, mesin,
atau prosedur. Kemudian akan dikelompokkan lagi menurut divisi-divi yang ada baru ke
bagian-bagiannya. Pengguna dapat melihat masalah dan solusinya dengan memilih salah
satu topik yang ada atau bisa juga mengirimkan topik masalah baru.
152
Gambar 4.27. State Transition Diagram Menu Download
Menu download menyediakan kepada pengguna hal-hal yang biasa dicari oleh
pengguna dengan maksud supaya mudah di dapatkan. Pada menu ini, pengguna dapat
men-download file-file seperti proses bisnis perusahaan, deskripsi pekerjaan, prosedur,
dan segala sesuatu yang umum untuk diketahui di perusahaan. Menu ini juga
menyediakan formulir-formulir kosong untuk di download untuk memudahkan pengguna.
153
Gambar 4.28. State Transition Diagram Menu Perpustakaan
Gambar 4.28 mendiskripsikan bagaimana pengguna dapat mengakses menu
perpustakaan. Di dalam menu ini, pengguna dapat melakukan pencarian buku koleksi
perpustakaan, memberikan resensi buku apa saja yang bagus untuk dibaca dan ada
tersedia di perpustakaan, serta melihat kumpulan koleksi buku baru yang diadakan
perpustakaan. Pengguna juga dapat memberikan rekomendasi pengadaan barang jika
perpustakaan tidak memiliki koleksi buku tersebut. Resensi buku yang di berikan
sebaiknya disesuaikan dengan koleksi yang ada di perpustakaan. Tetapi tidak menutup
kemungkinan untuk memberikan resensi di luar koleksi perpustakaan. Menu
perpustakaan dibuat untuk memaksimalkan fungsi perpustakaan yang perusahaan miliki.
154
Gambar 4.29. State Transition Diagram Menu Ubah Data
Menu ubah data adalah merupakan menu tambahan dan menu yang terakhir
dalam web ini. Di dalam menu ini, pengguna dapat melakukan perubahan pada data
pribadinya untuk pembaharuan dalam dokumen pembaharuan direktori karyawan. Selain
itu, pengguna dapat melakukan perubahan pada passwordnya untuk alasan keamanan.
155
4.7 Rancangan Layar
4.7.1 Rancangan Layar Knowledge Management untuk Pengguna (user site)
Gambar 4.30. Rancangan Layar Halaman Masuk
Ini merupakan tampilan awal ketika masuk ke dalam sistem knowledge
management PT. XYZ. Untuk dapat mengakses sistem ini, pengguna harus mengketik
penggunaname dan password yang telah diberikan oleh perusahaan. Sistem ini ditujukan
untuk sebagian besar karyawan PT. XYZ dari level supervisor hingga level pimpinan.
Apabila penggunaname dan password telah terisi maka klik “masuk” dan nantinya akan
muncul tampilan halaman utama. Apabila pengguna lupa akan passwordnya, maka dapat
156
meng-klik “Lupa Password ?” untuk mendapatkan konfirmasi password yang baru melalui
alamat email pengguna tersebut. Yang akan ditampilkan dalam gambar dibawah ini.
Gambar 4.31. Rancangan Layar Lupa Password
Tampilan di atas merupakan tampilan yang akan muncul apabila pengguna
meng-klik “Lupa Password ?”. Untuk mendapatkan konfirmasi password melalui email
maka, pengguna bersangkutan harus terlebih dahulu mengisi data pribadinya berupa
nama lengkap dan alamat emailnya. Setalah itu meng-klik tombol “kirim Password Baru”
yang setelah itu akan muncul tampilan dibawah ini.
157
Gambar 4.32. Rancangan Layar Password Telah Terkirim
Halaman ini menunjukkan bahwa konfirmasi email telah berhasil dan password
serta penggunaname yang baru telah dikirimkan ke pengguna bersangkutan melalui e-
mail. Apabila pengguna meng-klik “kembali” maka ia akan kembali ke halaman
sebelumnya.
158
Gambar 4.33. Rancangan Layar Halaman Utama
Tampilan di atas adalah tampilan setelah masuk (login) berhasil, yaitu halaman
utama. Pada halaman utama, pengguna dapat melihat penjabaran visi misi perusahaan,
bisa juga pengguna membaca berita terbaru atau artikel yang ada. Pada halaman ini,
juga terdapat menu-menu seperti dokumentasi, surat keputusan, komunitas, forum,
masalah dan solusi, download, perpustakaan. Dan pasa tiap menu tersebut masih ada
sub menu yang lain untuk pengguna. Pada sebelah “greetings” terdapat juga menu
untuk ubah data dimana pada menu tersebut pengguna dapat meng-update data
pribadinya dan mengubah password. Pada pojok kiri dari web bagian atas, merupakan
navigasi web yang berfungsi untuk mengetahui posisi pengguna dimana pada saat
mengakses web tersebut.
Navigasi
ButtonMenu
Menu UbahData
159
Gambar 4.34. Rancangan Layar Berita
Berikut adalah tampilan halaman berita. Layar berita berada di dalam menu
dokumentasi, dimana pengguna dapat membaca berita-berita baik itu seputar
perusahaan maupun berita umum lainnya. Apabila salah satu daftar berita tersebut di
klik maka, akan muncul berita lengkapnya seperti ditunjukkan pada gambar di bawah ini.
Pop Up Menu
160
Gambar 4.35. Rancangan Layar Contoh Berita
Ini adalah tampilan dari berita lengkapnya. Pada halaman ini, pengguna hanya
bisa membaca berita tersebut. Apabila pengguna meng-klik button kembali ke indeks
berita, maka akan ditampilkan layar sebelumnya. Pengguna juga dapat membaca berita
sebelum dan sesudah dengan cara meng-klik button yang ada. Tetapi berita sebelum
dan sesudah yang akan ditampilkan masih dalam kategori yang sama, apakah itu
kategori berita perusahaan atau berita umum.
161
Gambar 4.36. Rancangan Layar Direktori Karyawan
Ini merupakan tampilan dari direktori karyawan. Dimana pada halaman ini,
pengguna dapat melihat data pribadi miliknya secara lengkap dan data pribadi milik
karyawan lain yang hanya sebatas data seperti jabatan, divisi, bagian dan alamat email
seperti tampak pada gambar di atas. Untuk melihat data pribadi karyawan secara
lengkap pengguna dapat mengklik namanya yang tercantum pada layar.
Pengguna juga dapat melakukan sort untuk memudahkan penglihatan, dan sort
tersebut akan tersusun secara urut abjad “ascending”. Pengguna dapat juga melakukan
pencarian baik itu berdasarkan nama, divisi, bagian, jabatan, maupun email.
162
Gambar 4.37. Rancangan Layar Untuk Detail Direktori Karyawan
Ini merupakan tampilan apabila pengguna meng-klik nama di dalam direktori
karyawan. Di sini, pengguna dapat melihat data-data lengkap miliknya mulai dari nama,
alamat, tanggal lahir, email, divisi, bagian, jabatan, pendidikan, pengalaman kerja
maupun prestasi. Apabila ingin memperbaharui atau merubah data, pengguna dapat
melakukannya pada menu edit data pribadi. Apabila meng-klik button kembali, maka
layar akan menampilkan halaman sebelum yaitu direktori karyawan.
163
Gambar 4.38. Rancangan Layar Hasil Pencarian Direktori Karyawan
Ini merupakan tampilan dari hasil pencarian pada direktori karyawan,
diasumsikan pada saat itu pengguna melakukan pencarian berdasarkan nama, maka
secara otomatis hasil pencarian menampilkan hasil yang sesuai dengan kata kunci yang
ada. Apabila ternyata tidak hasil pencarian tidak diketemukan, maka akan muncul
tampilan yang menyatakan bahwa tidak ada hasil pencarian.
164
Gambar 4.39. Rancangan Layar Notulen Rapat
Tampilan di atas adalah tampilan dari halaman notulen rapat. Pada halaman ini,
notulen rapat akan dikelompokkan terlebih dahulu berdasarkan divisi dan bagiannya.
Pada saat pengguna memilih salah satu bagian, maka layar akan menampilkan daftar
notulen yang ada. Selain itu, pengguna juga dapat melakukan pencarian notulen
berdasarkan kata kunci.
165
Gambar 4.40. Rancangan Layar Daftar Notulen Rapat Pada Bagian HRD
Ini merupakan tampilan Notulen Rapat setelah pengguna memilih bagian. Di
layar akan muncul daftar notulen yang ada dalam bagian terebut. Pengguna dapat
mengakses notulen tersebut dengan cara meng-kliknya. Namun notulen tersebut hanya
bisa diakses oleh undangan rapat baik yang hadir maupun tidak hadir dalam rapat
tersebut, dan pihak pimpinan saja. Selain itu, pengguna juga dapat melakukan pencarian
notulen berdasarkan kata kunci.
166
Gambar 4.41. Rancangan Layar Contoh Detail Notulen Rapat
Gambar di atas adalah tampilan setelah pengguna meng-klik salah satu dari
daftar notulen yang ada. Pengguna juga dapat mendownload notulen dengan cara
meng-klik icon download yang disimbolkan dengan gambar disket. Button kembali untuk
kembali ke halaman sebelumnya.
167
Gambar 4.42. Rancangan Layar Pengguna Tidak Dapat Mengakses Notulen Rapat
Ini merupakan tampilan apabila pengguna yang tidak memiliki hak akses untuk
membaca laporan mencoba untuk membuka doumen yang dimaksud. Layar akan
menampilkan pesan bahwa pengguna bersangkutan tidak terdaftar sebagai undangan
atau peserta rapat atau pimpinan.
168
Gambar 4.43. Rancangan Layar Hasil Pencarian Notulen Rapat
Gambar di atas merupakan hasil pencarian notulen rapat berdasarkan kata kunci,
Pengguna dapat membaca detail laporan dengan cara meng-klik pokok bahasan yang
diinginkan.
169
Gambar 4.44. Rancangan Layar Deskripsi Pekerjaan
Tampilan di atas merupakan tampilan dari deskripsi pekerjaan, dimana deskripsi
pekerjaan akan di kelompokkan berdasarkan divisi dan bagian yang ada. Pengguna
dapat meng-klik salah satu bagian yang diinginkan, dan kemudian layar akan
menanpilkan tampilan seperti gambar di bawah ini.
170
Gambar 4.45. Rancangan Layar Detail Deskripsi Pekerjaan
Ini merupakan tampilan dari detail deskripsi pekerjaan, pengguna dapat
mendownload deskripsi pekerjaan dengan cara meng-klik icon download yang
disimbolkan dengan gambar disket atau bisa juga membaca saja tampilan sederhana dari
deskripsi pekerjaan dengan cara menggerakkan mouse di jabatan yang diinginkan,
otomatis akan muncul deskripsi pekerjaan dalam bentuk rolll over image.
171
Gambar 4.46. Rancangan Layar Modul Latihan
Gambar di atas merupakan tampilan dari modul latihan. Modul latihan
dikelompokkan berdasarkan topik-topik yang ada. Pengguna dapat mendownload modul
latihan dengan cara meng-klik icon download yang ada. Button “kembali” untuk kembali
ke halaman utama.
172
Gambar 4.47. Rancangan Layar Laporan Kerja
Ini merupakan tampilan dari halaman lapran kerja. Pada tampilan tersebut,
laporan kerja dikelompokkan terlebih dahulu ke dalam divisi dan kemudian ke dalam
bagian, baru setelah itu apabila pengguna meng-klik salah satu bagian maka daftar
laporan kerja dalam bagian tersebut dapat dilihat. Laporan kerja hanya dapat diakses
oleh orang pada bagian itu juga. Jadi maksudnya karyawan dari bagian pemasaran
misalnya tidak dapat mengakses laporan kerja bagian penjualan.
173
Gambar 4.48. Rancangan Layar Laporan Kerja Pada Bagian HRD
Ini merupakan tampilan daftar laporan kerja pada salah satu bagian. Pengguna
yang memiliki hak akses dapat membaca dengan cara mendowloadnya.
174
Gambar 4.49. Rancangan Layar Tidak Memiliki Hak Akses Laporan Kerja
Ini merupakan tampilan layar yang akan muncul apabila pengguna yang tidak
memiliki hak akses mencoba untuk membuka laporan kerja bagian lain. Apabila
pengguna meng-klik button “kembali” maka layar akan menampilkan halaman
sebelumnya.
175
Gambar 4.50. Rancangan Layar Laporan Kerja Telah Berhasil Download
Ini merupakan tampilan layar apabila pengguna telah selesai mendownload
laporan kerja.
176
Gambar 4.51. Rancangan Layar Surat Keputusan
Gambar di atas merupakan tampilan dari menu surat keputusan. Di tampilan
tersebut dapat dilihat bahwa surat keputusan terbagi menjadi dua bagian besar yaitu
surat keputusan internal dan eksternal. Internal di sini adalah dari dalam perusahaan dan
eksternal berasa dari luar perusahaan seperti pemerintah. Pengguna dapat mendowload
surat keputusan tersebut dengan cara meng-klik icon download yang ada. Button
“kembali” untuk kembali ke halaman utama.
177
Gambar 4.52. Rancangan Layar Buletin
Gambar di atas adalah tampilan untuk sub menu buletin yang berada di dalam
menu komunitas. Pada layar akan terdapat buletin-buletin dengan edisi yang berbeda-
beda. Pengguna dapat mendownload buletin tersebut apabila ingin membacanya. Button
“ kembali” untuk kembali ke halaman utama.
178
Gambar 4.53. Rancangan Layar Artikel
Gambar di atas adalah tampilan untuk sub menu artikel yang terdapat dalam
menu komunitas. Artikel tersebut dibagi menjadi berbagai macam topik yang ada.
Pengguna dapat membuka artikel yang ingin dibaca dengan cara meng-klik judul artikel
yang ada. Pengguna juga dapat mengirimkan artikel miliknya dengan cara meng-klik
button “kirim artikel” yang ada di sebelah kanan atas layar artikel.
179
Gambar 4.54. Rancangan Layar Contoh Artikel
Gambar di atas adalah tampilan salah satu contoh artikel. Pengguna dapat
membaca artikel tersebut dan dapat memberikan penilaian kepada pengirim artikel
dengan cara memilih dari skala 1 sampai 5 kemudian menekan button submit. Klik
“kembali” apabila pengguna ingin kembali ke halaman sebelumnya.
180
Gambar 4.55. Rancangan Layar Kirim Artikel
Gambar di atas adalah tampilan layar untuk pengiriman suatu artikel. Pengguna
di dalam mengirimkan suatu artikel dapat dilakukan dengan cara mengketik secara
langsung atau melalui attachment file. Setelah artikel di ketik, kemudian di berikan judul
dan topik dan kemudian di upload.
181
Gambar 4.56. Rancangan Layar Artikel Terkirim
Gambar di atas merupakan tampilan layar apabila pengguna telah berhasil
mengirim artikelnya. Pengguna dapat kembali ke menu artikel dengan cara menekan link
pada tulisan “klik” pada keterangan di layar.
182
Gambar 4.57. Rancangan Layar Agenda Kegiatan
Ini merupakan tampilan layar untuk sub menu agenda kegiatan yang terletak
pada menu komunitas. Pengguna dapat melihat detail agenda kegiatan dengan cara
meng-klik link pada nama agenda kegiatan yang akan diselenggarakan.
183
Gambar 4.58. Rancangan Layar Detail Agenda Kegiatan
Gambar di atas merupakan contoh tampilan salah satu detail agenda kegiatan.
Untuk beberapa kegiatan tertentu, dapat dilakukan pendaftaran kegiatan seperti
contohnya kegiatan seminar di atas. Button “daftar” untuk menampilkan layar
pendaftaran peserta dan link “kembali” untuk kembali ke halaman sebelumnya.
184
Gambar 4.59. Rancangan Layar Daftar Salah Satu Agenda Kegiatan
Ini merupakan contoh formulir pendaftaran untuk suatu agenda kegiatan. Klik “
daftar” untuk melihat konfirmasi pendaftarannya.
185
Gambar 4.60. Rancangan Layar Sukses Daftar Salah Satu Agenda Kegiatan
Ini merupakan hasil konfirmasi pendaftaran agenda kegiatan yang dilakukan
pengguna. Pada tampilan tersebut terlihat bahwa peserta telah terdaftar pada agenda
kegiatan tersebut. Klik “kembali” untuk kembali ke halaman sebelumnya.
186
Gambar 4.61. Rancangan Layar Gagal Daftar Salah Satu Agenda Kegiatan
Ini merupakan tampilan apabila pengguna tidak terdaftar dalam agenda kegiatan
yang dipilihnya. Hal ini dapat terjadi karena salah satunya kapasitas kegiatan sudah
penuh atau bisa juga terjadi karena ada persyaratan khusus, misalnya kegiatan ditujukan
untuk level manajer saja, tetapi pengguna dalam hal ini kedudukannya pada level
supervisor, maka otomatis pengguna tidak terdaftar. Klik “kembali” untuk kembali pada
halaman formulir pengisian pendaftaran kegiatan.
187
Gambar 4.62. Rancangan Layar Halaman Forum
Gambar di atas adalah tampilan untuk menu forum. Tampilan menu forum ini
sengaja dibuat sangat sederhana untuk memudahkan pengguna yang belum akrab
dengan forum. Forum ini ditampilkan berdasarkan pilihan kategori. Setelah itu masih
dikelompokkan ke dalam topik-topik yang ada. Pengguna dapat membuat posting baru
pada tiap-tiap topik yang ada. Pengguna juga dapat membaca atau memberikan balasan
pada tiap postingan yang ada.
By category
188
Gambar 4.63. Rancangan Layar Detail Forum
Gambar di atas merupakan contoh tampilan apabila pengguna meng-klik salah
satu posting dari topik yang tersedia. Dibawah identitas pengirim terdapat keterangan
berapa kali dia telah melakukan posting dan dibawahnya lagi terdapat gambar bintang
(*) sebagai simbol penghargaan, dimana tiap 3 kali posting mendapat 1 bintang. Hal itu
dijelaskan pada batasan mengenai reward dan punishment di atas. Pengguna dapat
mengirimkan balasan dengan cara meng-klik “kirim balasan” dan dapat juga kembali ke
halaman sebelumnya dengan cara meng-klik “kembali”.
Next Page
189
Gambar 4.64. Rancangan Layar Balasan
Ini merupakan tampilan layar untuk mengirim balasan. Pada kotak pertama
berisi pembahasan dari orang pertama yang posting karena yang menjadi fokus atau
bahan diskusi adalah posting pertama yang dikirim. Kotak kedua adalah tempat untuk
mengisi balasan. Setelah selesai menuliskan balasan maka klik “kirim” untuk
mengirimkan balasan tersebut.
190
Gambar 4.65. Rancangan Layar Kirim Posting Baru
Ini adalah tampilan apabila pengguna ingin mengirimkan posting baru. Itu itu,
pengguna harus mengisi judul dan pembahasan yang sesuai dengan topik yang dipilih.
Setelah itu klik “kirim” untuk mengirimkan postingan yang baru.
191
Gambar 4.66. Rancangan Layar Menu Masalah dan Solusi
Gambar di atas adalah tampilan untuk masalah dan solusi. Masalah dan Solusi
dibagi menjadi tiga kategori yaitu berdasarkan kesalahan manusia, berdasarkan
kesalahan mesin, dan berdasarkan kesalahan prosedur. Setelah memilih berdasarkan
kategori kesalahan, pengguna harus memilih masalah dan solusi berdasarkan
pengelompokkan divisi dan bagian yang ada.
192
Gambar 4.67. Rancangan Layar Topik Masalah dan Solusi di Bagian HRD
Ini merupakan tampilan setelah pengguna memilih salah satu bagian untuk
masalah dan solusi. Pada halaman ini, pengguna dapat memilih salah satu topik masalah
yang ada untuk dibaca. Selain itu pengguna juga dapat mengirimkan masalah dan solusi
dengan cara meng-klik “kirim masalah dan solusi”.
193
Gambar 4.68. Rancangan Layar Detail Masalah dan Solusi
Ini merupakan tampilan layar untuk detail masalah dan solusi dari salah satu
bagian. Pengguna hanya dapat membaca saja tanpa melakukan perubahan. Pengguna
dapat kembali ke halaman sebelumnya dengan meng-klik “kembali”.
194
Gambar 4.69. Rancangan Layar Download Formulir
Gambar diatas adalah tampilan layar untu menu download formulir. Pada
tampilan tersebut terdapat banyak sekali daftar formulir kosong yang dapat di download
dengan bebas oleh pengguna dalam hal ini karyawan.
195
Gambar 4.70. Rancangan Layar Download Arsip
Ini merupakan tampilan untuk download arsip. Sama seperti di atas (download
formuir), pengguna dapat mendownload arsip-arsip umum perusahaan yang dapat
digunakan untuk membantu pekerjaan mereka. Arsip ini bersifat umum bagi karyawan
perusahaan sehingga semua karyawan dapat mendownloadnya.
196
Gambar 4.71. Rancangan Layar Progress Download Gambar ini adalah tampilan pada saat pengguna men-download file yang
diinginkan baik itu arsip atau formulir. Apabila download tidak jalan, pengguna dapat
mengulangi dengan cara meng-klik petunjuk yang ada.
197
Gambar 4.72. Rancangan Tampilan Layar Sukses Download File
Gambar di atas adalah tampilan layar apabila pengguna telah selesai men-
download file baik itu arsip ataupun formulir. Pengguna dapat kembali kehalaman
sebelumnya dengan meng-klik petunjuk yang ada.
198
Gambar 4.73. Rancangan Layar Pencarian di Perpustakaan
Gambar di atas adalah tampilan untuk menu perpustakaan pada sub menu
pencarian buku. Pengguna dapat melihat buku-buku baru yang ada dalam koleksi
perpustakaan. Selain itu, sesuai tujuannya, pengguna dapat melakukan pencarian buku
yang terdapat dalam koleksi perpustakaan berdasarkan kata kunci.
InfoBukuBaru
199
Gambar 4.74. Rancangan Layar Hasil Pencarian di Perpustakaan
Gambar diatas adalah tampilan untuk hasil pencarian buku. Pengguna dapat
melihat hasil pencarian sesuai dengan kata kunci lainnya dengan meng-klik halaman
selanjutnya. Pengguna juga dapat kembali ke halaman sebelumnya dengan cara meng-
klik “kembali ke halaman pencarian”.
200
Gambar 4.75. Rancangan Layar Pencarian Tidak Ditemukan di Koleksi Perpustakaan
Gambar diatas adalah tampilan untuk hasil pencarian yang tidak ditemukan atau
tidak terdapat dalam koleksi perpustakaan. Pengguna dapat kembali ke halaman
sebelumnya, atau pengguna dapat merekomendasikan untuk pengadaan buku yang
dimaksud dengan cara mengklik button “rekomendasi buku ini”.
201
Gambar 4.76. Rancangan Layar Resensi Buku Untuk Perpustakaan
Gambar di atas adalah tampilan layar untuk resensi buku. Pengguna dapat
membaca resensi buku yang ada dengan cara meng-klik salah satu judul bulu yang
tersedia. Selain itu, pengguna dapat mengirimkan resensi buku yang bagus untuk dibaca
dengan cara meng-klik “kirim resensi buku”.
202
Gambar 4.77. Rancangan Layar Detail Resensi Buku
Ini adalah tampilan layar untuk contoh detail resensi buku. Pengguna hanya
dapat membaca resensi buku. Selain itu pengguna dapat kembali ke halaman
sebelumnya dengan cara mengklik link “kembali”.
203
Gambar 4.78. Rancangan Layar Kirim Resensi
Gambar di atas adalah tampilan layar untuk kirim resensi buku. Pada halaman
ini, pengguna diwajibkan untuk mengisi formulir secara lengkap dan jelas sebelum
dikirim. Setelah resensi ditulis, pengguna dapat mengirimnya dengan cara meng-klik
button ”kirim” dibawah.
204
Gambar 4.79. Rancangan Layar Resensi Sukses Terkirim
Gambar di atas adalah tampilan layar setelah pengguna mengirimkan resensi
buku. Pengguna dapat kembali ke halaman resensi dengan cara meng-klik petunjuk yang
ada.
205
Gambar 4.80. Rancangan Layar Ubah Data
Gambar di atas adalah tampilan layar untuk menu ubah data. Menu ubah data
ini bisa ditemukan pada link ”edit” di kanan atas sebelah greetings. Pada tampilan ini,
pengguna dapat merubah data pribadinya melalui link edit data pribadi atau dapat juga
merubah passwordnya melalui link ubah password.
206
Gambar 4.81. Rancangan Layar Edit Data Pribadi
Gambar di atas ini adalah tampilan untuk edit data pribadi. Di halaman ini,
pengguna diwajibkan untuk mengisi formulir mengenai data diri yang terbaru untuk
kemudian di simpan ke dalam arsip perusahaan.
207
Gambar 4.82. Rancangan Layar Edit Data Tersimpan
Gambar di atas adalah tampilan apabila pengguna selesai dan telah berhasil
melakukan perubahan pada data pribadinya. Pengguna dapat kembali ke halaman utama
dengan cara meng-klik link yang telah disediakan.
208
Gambar 4.83. Rancangan Layar Ubah Password
Ini merupakan tampilan layar untuk melakukan perubahan password. Pengguna
dapat melakukan perubahan password dengan cara mengisi formulir yang telah
disediakan. Setelah formulir di isi semuanya, pengguna dapat meng-klik konfirmasi
password yang nantinya akan menampilkan layar seperti dibawah ini.
209
Gambar 4.84. Rancangan Layar Password Baru Telah Terdaftar
Gambar di atas menampilkan bahwa password yang baru telah terdaftar.
Pengguna dapat kembali ke halaman utama dengan cara meng-klik link yang disediakan.
210
4.7.2 Rancangan Layar Knowledge Management untuk Admin (admin site)
Gambar 4.85. Rancangan Layar Halaman Masuk
211
Gambar 4.86. Rancangan Layar Lupa Password
Gambar 4.87. Rancangan Layar Password Telah Terkirim
Gambar 4.84., Gambar 4.85., dan Gambar 4.86. Merupakan tampilan pada
halaman masuk untuk admin. Tidak ada perbedaan tampilan layar pada halaman masuk
212
untuk pengguna dan admin. Perbedaan hanya pada susunan password yang dibedakan
saja.
Gambar 4.88. Rancangan Layar Halaman Utama
Gambar di atas adalah tampilan untuk halaman utama pada admin site. Tampak
sekilas tidak ada perbedaaan pada halaman utama pengguna dan admin. Perbedaan
hanya pada penamaan menu saja dan tidak ada menu “edit” untuk mengubah data
pribadi pada kanan atas sebelah “greetings”.
213
Gambar 4.89. Rancangan Layar Aktivitas Pengguna
Gambar di atas adalah tampilan untuk aktivitas pengguna. Di mana pada
halaman ini, admin dapat memantau aktivitas pengguna dalam penerapan knowledge
management berbasis web ini. Di halaman ini, admin dapat mengetahui siapa kira-kira
peraih ”user of the month”. Daftar pengguna yang ditampilkan diurutkan berdasarkan
jumlah posting terbanyak dan kemudian jumlah rating yang tertinggi.
214
Gambar 4.90. Rancangan Layar Berita
Ini merupakan tampilan layar untuk berita. Tampilan ini hampir sama dengan
tampilan layar pada pengguna. Pada admin site, admin dapat melakukan perubahan isi
dari web seperti edit, hapus dan kirim berita.
215
Gambar 4.91. Rancangan Layar Kirim Berita
Gambar di atas adalah tampilan admin untuk kirim berita. Untuk pengiriman
berita, admin harus mengklasifikasikan terlebih dahulu berita yang hendak dikirim
apakah itu bersifat umum atau berita seputar internal perusahaan dengan cara memilih
salah satu dari radio button yang ada.
216
Gambar 4.92. Rancangan Layar Edit Berita
Gambar di atas adalah tampilan admin untuk edit berita. Pada tampilan tersebut
admin dapat langsung melakukan perubahan berita yang diinginkan. Setelah selesai,
admin harus meng-klik button “simpan” agar berita tersebut berubah.
217
Gambar 4.93. Rancangan Layar Direktori Karyawan
Ini adalah tampilan layar untuk Direktori Karyawan, di sini admin dapat
melakukan perubahan terhadap isi direktori karyawan baik itu hapus, edit atau
menambahkan direktori. Untuk menghapus, mengedit maupun menambahkan direktori,
admin harus mencetang kotak check list yang ada di samping nama karyawan yang
hendak diperbaharui. Setelah itu admin baru memilih aktivitas apa yang hendak
dilakukan apa itu hapus atau edit. Kalau untuk tambahkan direktori, admin tidak perlu
mencentang salah satu nama karyawan.
218
Gambar 4.94. Rancangan Layar Edit Direktori Karyawan
Ini adalah tampilan untuk edit direktori karyawan. Admin dapat langsung
melakukan perubahan data karyawan pada text box yang ada. Setelah selesai melakukan
perubahan, klik simpan untuk menyimpan data terbaru.
219
Gambar 4.95. Rancangan Layar Tambahkan Direktori Karyawan
Ini adalah rancangan layar admin untuk tambahkan direktori karyawan. Pada
halaman ini, Layar akan menampilkan formulir yang berkaitan dengan data-data
karyawan untuk diisi oleh admin. Admin harus mengisi formulir tersebut secara lengkap.
Setelah semuanya terisi, klik “tambahkan” untuk menambahkan list karyawan.
220
Gambar 4.96. Rancangan Layar Upload Notulen
Ini adalah layar untuk upload notulen. Pada menu notulen rapat ini, admin dapat
melakukan perubahan notulen rapat seperti upload notulen baru, edit notulen dan hapus
notulen. Untuk upload notulen, admin harus mengisi form seperti terlihat pada tampilan
tersebut. File notulen berupa file attachment.
221
Gambar 4.97. Rancangan Layar Berhasil Upload Notulen
Ini adalah rancangan layar apabila admin telah berhasil meng-upload notulen
rapat. Admin dapat kembali ke halaman sebelumnya dengan cara mengklik link yang
disediakan.
222
Gambar 4.98. Rancangan Layar Edit Notulen
Ini adalah rancangan layar untuk edit notulen, tampilannya sama persis seperti
upload maupun hapus notulen hanya dibedakan di button terakhirnya saja yang
disesuaikan dengan fungsi. Untuk mengedit notulen, admin harus mengisi form tersebut
lalu klik selanjutnya, maka akan muncul tampilan detail laporan yang dipilih, pada saat
detail laporan muncul, admin dapat melakukan perubahan-perubahan tulisan yang
diperlukan.
223
Gambar 4.99. Rancangan Layar Hapus Notulen
Tampilan untuk hapus notulen juga tidak berbeda jauh seperti edit, perbedaan
hanya pada button yang terletak dibawah yang disesuaikan dengan fungsinya saja.
Admin dapat mengisi formulir yang disediakan, setelah itu klik ”hapus”. Maka layar akan
menampilkan halaman yang berisikan konfirmasi apakah file notulen tersebut benar akan
di hapus. Apabila tidak jadi, maka layar akan menampilkan halaman hapus notulen
seperti di atas, jika iya akan dihapus, maka layar akan menampilkan konfirmasi bahwa
notulen telah berhasil dihapus. Seperti terlihat pada gambar di bawah ini.
224
Gambar 4.100. Rancangan Layar Notulen Berhasil Dihapus
Ini adalah tampilan layar apabila notulen telah berhasil dihapus. Admin dapat
kembali ke halaman sebelumnya dengan cara meng-klik link yang di sediakan.
225
Gambar 4.101. Rancangan Layar Update Deskripsi Pekerjaan
Gambar di atas adalah rancangan tampilan layar untuk update deskripsi
pekerjaan. Pada update deskripsi pekerjaan, admin dapat melakukan perubahan berupa
hapus dan upload deskripsi pekerjaan. Admin harus mengisi formulir yang ditampilkan
setelah itu, memilih apakah formulir itu akan di upload atau akan di hapus dengan cara
meng-klik button yang ada.
226
Gambar 4.102. Rancangan Layar Berhasil Upload Deskripsi Pekerjaan
Ini adalah tampilan apabila deskripsi pekerjaan berhasil di upload. Admin dapat
kembali ke halaman sebelumnya dengan cara meng-klik link yang disediakan.
227
Gambar 4.103. Rancangan Layar Berhasil Hapus Deskripsi Pekerjaan
Ini adalah tampilan apabila deskripsi pekerjaan berhasil di hapus. Admin dapat
kembali ke halaman sebelumnya dengan cara meng-klik link yang disediakan.
228
Gambar 4.104. Rancangan Layar Modul Latihan
Tampilan di atas adalah rancangan layar untuk modul latihan. Hampir sama
dengan tampilan modul latihan pada pengguna, tampilan pada admin memiliki kelebihan
yaitu terdapat button edit dan hapus yang dapat digunakan untuk memperbaharui isi
dari modul latihan. Admin dapat melakukan perubahan tersebut dengan cara meng-klik
button yang diinginkan di sebelah judul modul yang diinginkan. Admin juga dapat
mengupload modul yang terbaru dengan cara mengklik button ”upload modul” yang
terletak di pokok kanan atas tampilan.
229
Gambar 4.105. Rancangan Layar Laporan Kerja
Gambar di atas adalah rancangan layar untuk laporan kerja. Pada halaman ini,
admin dapat melakukan perubahan seperti edit, hapus dan upload laporan kerja. Untuk
melakukan perubahan tersebut, admin harus mengisi form yang disediakan yang berisi
mengenai laporan tersebut termasuk dalam divisi dan bagian apa, lalu judul laporan, file
attachment diisi hanya untuk upload laporan kerja.
230
Gambar 4.106. Rancangan Layar Surat Keputusan
Gambar di atas adalah tampilan admin untuk menu surat keputusan. Pada
halaman ini, admin dapat mengupload surat keputusan yang baru yang dibedakan
berdasarkan kategorinya, apakah itu bersifat eksternal atau internal. Admin juga dapat
melakukan edit surat keputusan dan hapus surat keputusan. Semua fungsi yang dapat
dilakukan oleh admin ada dalam button yang tersedia di sebelah surat keputusan yang
hendak diperbaharui. Button ”upload surat keputusan” ada di pojok kanan atas dr
halaman surat keputusan.
231
Gambar 4.107. Rancangan Layar Upload Buletin
Gambar di atas adalah rancangan tampilan layar admin untuk upload buletin.
Sub menu upload buletin terdapat dalam menu komunitas. Admin dapat mengupload
buletin edisi terbaru dengan cara meng-klik button ”upload buletin” atau dapat juga
menghapus buletin edisi yang lama. Link ”kembali” di pojok bawah kanan
menghubungkan admin ke halaman utama.
232
Gambar 4.108. Rancangan Layar Artikel Masuk
Tampilan layar di atas adalah rancangan layar admin untuk artikel masuk. Di
mana pada halaman ini, admin dapat menyortir artikel apa yang dikirim oleh pengguna
apakah itu layak untuk di tampilkan atau tidak. Admin dapat menyetujui artikel dengan
cara meng-klik approve dan otomatis setelah di approve, artikel tersebut akan
ditampilkan di site pengguna. Dan dapat juga menolak dengan cara meng-klik reject
yang artinya artikel tersebut di hapus dan tidak akan ditampilkan di site pengguna.
Admin juga dapat mengupload artikel dengan cara meng-klik button upload artikel di
pojok kanan atas.
233
Gambar 4.109. Rancangan Layar Forum
Gambar di atas adalah rangcangang layar admin untuk menu forum. Ada sedikit
perbedaan antara tampilan untuk pengguna dan admin. Admin dapat menghapus posting
yang tidak relevan dan dapat menutup posting agar pengguna tidak lagi bisa membalas
pembahasan yang ada. Untuk menghapus posting disimbolkan dengan icon silang di
sebelah kiri judul posting. Dan untuk menutup posting disimbolkan dengan icon ”lock” di
sebelah icon silang/ cross. Admin juga dapat mengirim posting baru.
234
Gambar 4.110. Rancangan Layar Detail Forum
Gambar di atas adalah rancangan tampilan layar admin untuk detail forum.
Hampir sama seperti tampilan di site pengguna, pada admin site terdapat icon
silang/cross di tiap nama-nama pengirim posting untuk menghapus kiriman pengguna
yang di rasa tidak layak dan relevan oleh admin. Bisa saja dihapus karena kiriman tidak
sesuai dengan topik atau bisa juga dihapus karena menyinggung pengguna yang lain
dan sebagainya. Admin dapat memberikan balasan pada forum tersebut. Dan link
”kembali” akan membawa admin pada halaman forum.
235
Gambar 4.111. Rancangan Layar Masalah dan Solusi
Gambar di atas adalah tampilan layar untuk menu masalah dan solusi sub menu
kesalahan manusia. Pada halaman itu terlihat bahwa masalah dan solusi dikelompokkan
ke dalam tiap-tiap bagian yang ada dalam divisi perusahaan. Admin dapat meng-klik
bagian yang diinginkan untuk melihat topik-topik masalah dan solusi atau melakukan
perubahan.
236
Gambar 4.112. Rancangan Layar Topik Masalah dan Solusi
Ini merupakan tampilan setelah admin memilih salah satu bagian pada tampilan
sebelumnya. Pada halaman ini, admin bisa melakukan perubahan pada topik masalah
dan solusi seperti mengedit, dan menghapus. Admin juga dapat mengirimkan masalah
dan solusi baru atau bisa juga menyortir masalah dan solusi yang masuk, apakah itu
layak untuk ditampilkan atau tidak.
237
Gambar 4.113. Rancangan Layar File Download
Ini adalah tampilan layar untuk file download. Pada halaman ini admin dapat
melakukan perubahan file-file download yang disediakan bagi pengguna seperti
menghapus atau mengedit. Admin bisa juga melakukan upload file download yang baru.
File download ini dibedakan menjadi dua kelompok yaitu file yang berupa formulir
kosong bersifat umum bagi internal perusahaan dan arsip umum bersifat umum bagi
perusahaan.
238
Gambar 4.114. Rancangan Layar Upload File Download
Gambar di atas adalah rancangan layar admin untuk mengupload file download.
Pada halaman ini, admin dapat mengupload file untuk dapat di download oleh pengguna
dengan cara mengisi formulir yang ada pada tampilan. Setelah formulir diisi lengkap,
admin dapat menekan button ”upload”. Secara otomatis file tersebut akan masuk ke
dalam daftar file yang dapat didownload oleh pengguna.
239
Gambar 4.115. Rancangan Layar Tambah Koleksi Perpustakaan
Gambar di atas adalah tampilan layar admin untuk menu perpustakaan sub
menu tambah koleksi. Di sini admin dapat menambahkan koleksi-koleksi buku terbaru
yang dibeli perpustakaan. Untuk menambahkan ke dalam daftar koleksi maka, admin
harus mengisi formulir di atas baru setelah itu klik ”tambahkan koleksi”. Secara otomatis,
buku yang baru saja di tambahkan pada daftar koleksi oleh admin akan muncul pada
layar pengguna pada info buku baru.
240
Gambar 4.116. Rancangan Layar Status Resensi
Gambar di atas adalah tampilan admin untuk sub menu status resensi. Pada
halaman ini, admin dapat menyortir resensi-resensi buku yang dikirim oleh pengguna,
apakah itu layak untuk ditampilkan maupun tidak. Apabila layak ditampilkan, maka
admin harus meng-approve resensi yang masuk tersebut, apabila tidak layak maka
resensi tersebut harus di reject atau di hapus. Admin juga dapat mengirim resensi buku.
241
4.8 Kebutuhan Minimum Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
Kebutuhan minimal perangkat keras
Server:
Spesifikasi Harga (IDR) Jumlah (IDR)
Processor Intel Xeon 3.4 GHz (Support Dual
Processor) 2MB, EM 64T, 8000 Mhz FSB 3.500.000 3.500.000
Memory RAM, 2 GB (2x1024MB) DDR2 400MHz Up to
12 GB 560.000 1.120.000
MotherBoard 1xPCIex8, 1xPCIex4, 2xPCI, VGA 16MB,
1x Gbe NIC, 4xSATA-II, DIMM up to GB DDR 2 ECC 2.150.000 2.150.000
Power Supply 450 W 770.000 770.000
DVD CDRW Combo 250.000 250.000
Keyboard+ Optical Mouse 141.000 141.000
Harddisk 80GB (Up to 300 10k SCSI, Up to 250GB)
(7200rpm) SATA 450.000 450.000
Monitor LCD 1024x768 1.699.000 1.699.000
TOTAL 10.080.000
Kebutuhan minimal piranti lunak
- Sistem Operasi XP Pro XP 2
- Microsoft Office 2003
- Acrobat Reader
- Software Xamps / Appserv
242
Untuk client, perusahaan tidak perlu membeli karena sudah memiliki fasilitas
komputer client yang kompatible untuk sistem knowledge management. Banyaknya
komputer client yang ada di dalam perusahaan tersebut kurang lebih sekitar 210 buah.
Komputer tersebut akan terbagi dalam tiap bagian dengan menyesuaikan jumlah anggota
bagian dan keperluan dari tiap-tiap bagian yang ada. Jadi, mungkin saja di bagian satu
dengan bagian yang lain tidak memiliki jumlah inventaris komputer yang sama. Komputer
yang ada dalam perusahaan tersebut dapat diakses oleh seluruh karyawan pada level
supervisor hingga pimpinan. Sistem ini hanya bisa diakses oleh karyawan di level supervisor
hingga level pimpinan. Spesifikasi perangkat keras yang ada untuk komputer client tersebut
adalah:
- Procesor AMD Athlon 64-3000 Socket 939 Single core
- Mother board MSI ,type K8NGM2(MS-7207 v-2.0)
- Chipset nVidia nForce 410
- Ram 2x256 DDR Mb up to 4Gb (dual channel)
- Hard disk 80 Gb, 7200rpm SATA
- Floppy Disc drive 1.44 Mb/3,5"
- Monitor SVGA 15" Flat square
- Integrated 8 channel audio codec
- Intergrated LAN 100 MB
- 1xPCI expressx16 slot
- 1xPCI expressx1 slot
- 2xPCI Master 32 bit PCI bus slot
- 1xUltra ATA-133 port
- 2x SATA 2-300 mbps
- Multimedia keyboard + optical scroll mouse
243
- Casing ATX 5510 ,300 Watt through put
Sedangkan perangkat keras yang ada dalam komputer client juga sudah mendukung
karena sistem yang dibangun hanya memerlukan software standar sehingga tidak perlu
melakukan penambahan software. Software standar yang sudah ada pada komputer client
antara lain Microsoft Office 2003 termasuk di dalamnya Internet Browser seperti Internet
Explorer 5.0, Acrobat Reader.
4.9 Topologi jaringan
Topologi adalah suatu cara menghubungkan komputer yang satu dengan komputer
lainnya sehingga membentuk jaringan. Untuk sistem knowledge management berbasis web
yang terintegrasi dengan internet ini, diusulkan untuk menggunakan topologi jaringan bus/
garis lurus karena pertimbangan layout yang sederhana dan mudah untuk dikembangkan.
Topologi jaringan bus dimana semua sentral dihubungkan secara langsung pada medium
transmisi dengan konfigurasi yang disebut Bus. Transmisi sinyal dari suatu sentral tidak
dialirkan secara bersamaan dalam dua arah. Topologi jaringan ini menggunakan protokol
ethernet dimana untuk aksesnya menggunakan metode CSMA/CD (Carrier Sense Multiple
Access/ Collision Detection). Sistem ini menjelaskan bahwa setiap komputer memperhatikan
ke dalam kabel dari network sebelum mengirimkan sesuatu ke dalamnya. Jika dalam jaringan
tidak ada aktivitas atau bersih, maka komputer akan mentransmisikan data. Jika ada
transmisi lain di dalam kabel, komputer akan menunggu dan mencoba kembali transmisi jika
jaringan telah bersih. Kadangkala dua buah komputer melakukan transmisi pada waktu
bersamaan, jika hal ini terjadi maka masing-masing komputer akan mundur dan menunggu
kesempatan secara acak untuk menstransmisikan data kembali.
244
Gambar 4.117. Rancangan Topologi Jaringan
Segmen Makerting
Segmen Keuangan