bab 5 siklus pengeluaran
DESCRIPTION
BAB 5 SIKLUS PENGELUARAN. Poin-poin yang Perlu Difahami. Apa cakupan transaksi siklus pengeluaran? Fungsi-fungsi apa saja yang diperlukan untuk melaksanakan transaksi? Bagaimana prosedur pelaksanaan transaksi? Risiko apa saja yang perlu ditangani? Dokumen transaksi apa saja yang diperlukan? - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
BAB 5SIKLUS PENGELUARAN
Poin-poin yang Perlu Difahami1. Apa cakupan transaksi siklus pengeluaran?
2. Fungsi-fungsi apa saja yang diperlukan untuk melaksanakan transaksi?
3. Bagaimana prosedur pelaksanaan transaksi?
4. Risiko apa saja yang perlu ditangani?
5. Dokumen transaksi apa saja yang diperlukan?
6. Dokumen akuntansi apa saja yang diperlukan?
7. Saldo buku besar apa saja yang dihasilkan oleh SIA siklus pengeluaran?
8. Laporan manajerial apa saja yang kemungkinan diperlukan untuk pengendalian siklus pengeluaran?
9. Bagaimana TI diperankan?
Reminder
1. Dalam mempelajari buku dan power poin ini, arahkah perhatian terhadap poin-poin yang penting untuk difahami pada slide sebelum ini.
2. Buku atau power poin ini tidak dirancang untuk menjelaskan seluruh persoalan desain sistem, oleh sebab itu kembangkan solusi sistem dengan menggunakan prinsip-prinsip pengembangan SIA.
3. Pemahaman dan perancangan SIA sangat membutuhkan daya imajinasi dan kreativitas, maka kembangkan daya imajinasi dan kreativitas seoptimal mungkin.
4. Tujuan perancangan SIA adalah “keunggulan” efektifitas dan efisiensi proses bisnis.
CAKUPAN TRANSAKSI
Siklus pengeluaran adalah siklus transaksi tentang pengadaan barang dan jasa untuk kegiatan operasional perusahaan.
CatatanFokus pembahasan: SIA untuk transaksi pembelian persediaan.
SUB SISTEM SIKLUS PENGELUARAN
SistemPenerimaan
Sistem Voucher
Sistem Pengeluaran
Kas
Sistem Pembelian
PesananPembelian
LaporanPenerimaan
Voucher
Pemasok
Persediaan
UtangDagang
Kas
RekeningAktiva danBiaya
SUB SISTEM SIKLUS PENGELUARAN
Dalam SIA siklus pengeluaran, paling tidak terdapat empat sub sistem yang harus dirancang, yaitu:
•Sistem pembelian
•Sistem penerimaan barang
•Sistem voucher
•Sistem pengeluaran kas.
DFD SIKLUS PENGELUARAN
Tujuan utama SIA:
1. Memastikan aktivitas transaksi berjalan dengan efektif, efisien, dan terkendali.
2. Menyajikan informasi akuntansi yang relevan, lengkap, terpercaya dan tepat waktu.
SiklusPengeluaran
Pemasok
Faktur
Barang dan Jasa
Pesanan Pembelian
Sistem Buku Besardan Pelaporan
Data pembeliandan DataPembayaran
Persediaan
BerbagaiDepartemen
SiklusProduksi
SiklusPendapatan
Back Order
Penyerahan Barang
Usulan Pembelian
Penerimaan Barang
Usulan Pembelian
Penerimaan Barang
Penerimaan Bahan Baku
Kebutuhan Bahan Baku
Pembayaran
DIAGRAM KONTEK SIKLUS PENGELUARAN
DIAGRAM KONTEK SIKLUS PENGELUARAN
• Diagram kontek adalah diagram atau gambar yang digunakan untuk menjelaskan garis besar arus data dalam suatu kegiatan atau proses bisnis.
• Kelancaran transmisi data sangat penting untuk diperhatikan, karena data menjadi dasar utama pelaksanaan transaksi, tanpa data maka transaksi tidak mungkin bisa dilaksanakan.
MemintaBarang
BerbagaiDepartemen
PengendalianPersediaan
PemberitahuanKebutuhan Barang Reorder Point
MemesanBarang
PermintaanPembelian
Copy Pesanan PembelianCopy Pesanan Pembelian
SiklusPendapatanBack Orders
Pesanan
Pem
belian
Pemasok
SiklusProduksi
KebutuhanBahan Baku
MenerimaBarang
Copy PesananPembelian
PenerimaanBarang
Penerimaan Barang
Pengiriman Barang
Mengesah-kan FakturPemasok
Faktur
Gudang
MembayarBarang
PaketFaktur
Pembayaran
Laporan PenerimaanBarang & Barang
Laporan PenerimaanBarang
Open PurchaseOrder
PemasokPersediaan
Copy Pesanan Pembelian
Sistem BukuBesar danPelaporan
UtangDagang
Data Pembayaran
DFD SIKLUS PENGE-LUARAN
DFD SIKLUS PENGELUARAN
• DFD adalah penjabaran dari diagram kontek, fungsi DFD adalah untuk mendiskripsikan empat hal, yaitu: asal data dan tujuan data, pengolahan data, transmisi data, dan penyimpanan data.
• Tujuan perancangan SIA adalah untuk membuat proses transformasi data, transmisi data, serta penyimpanan data berjalan secara efektif dan efisien.
AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENGELUARAN
1. Permintaan barang atau jasa memerlukan rancangan sistem permintaan barang dan jasa.
2. Pembelian barang dan jasa memerlukan rancangan sistem pembelian barang dan jasa.
AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENGELUARAN
3. Penerimaan barang atau jasa memerlukan rancangan sistem penerimaan barang dan jasa.
4. Pencatatan utang atas pembelian barang dan jasa memerlukan sistem pencatatan utang/pembelian, disebut dengan sistem voucher. *
AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENGELUARAN
5. Pembayaran atas pembelian barang dan jasa memerlukan sistem pelunasan utang/pembayaran atas pembelian, disebut dengan sistem pengeluaran kas.
AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENGELUARAN
Catatan:* Sistem voucher dan sistem
pengeluaran kas secara bersama-sama disebut dengan sistem utang dagang (account payable system).
TRANSAKSI DAN DOKUMEN
Transaksi Dokumen
Pembelian kredit Permintaan pembelian
Pesanan pembelian
Laporan penerimaan barang
Voucher
TRANSAKSI DAN DOKUMEN
Transaksi Dokumen
Pengeluaran kas CekRetur pembelian Memo debitPembayaran biaya
Dokumen/nota pembayaran biaya
TRANSAKSI DAN DOKUMEN • Fungsi dokumen adalah untuk
memerintahkan pelaksanaan transaksi, merekam data transaksi, dan mengendalikan transaksi.
• Dokumen dapat dirancang dalam bentuk manual dengan menggunakan kertas atau dicancang dalam bentuk elektronik.
Peminta Barang Pemasok Bag. Pembelian Bag. Penerimaan
Mulai
Membuatpurchase
requisition
1
2
3
PurchaseRequisition(PR)
N
N
Ke Bag.Utang Dagang
1
23
4 5Purchase
Order(PO)
3
PO
PR2
Mencocokkandokumen,menerima
barang
2
3
12
PurchaseRequisition
RRRR
PO
N
Invoice
Packing slip
Acknowledgment
Kirim barangdan invoice
Ke bagianutang dagang
Pilihpemasok,
buatPurchase
Order(PO)
PurchaseRequisition
(PR) 1
3
2
1Receivingreport
PRPO
PencocokandokumenN
Ke bagian utangdagang
NPurchase
Order(PO) 4
Periksabarang,
cocokkandokumen
1
23
4
4
ReceivingReport
(RR)
PO
N
SISTEM PEMBELIAN MANUAL
SISTEM PENGELUARAN KAS MANUALPeminta Barang Bag. Pembelian Pemasok Bag. Utang Dagang
N
Mencocokkandokumen,
menyetujuipembayaran
Bag. Keuangan Bag. Akuntansi
3
PurchaseRequisition(PR)
5
PurchaseOrder(PO)
3
PR
5
PurchaseOrder(PO)
Invoice
2
ReceivingReport(RR)
Mencatatdalam
register
DokumenPendukung
Invoice
D
VoucherRegister
Diringkasbulanan
DokumenPendukung
VoucherMencatatno. cek
ke register
DokumenPendukung
VoucherN
Cek &remittanceadvice
DokumenPendukung
Invoice
Periksavoucher &dok. pend-
ukung.cap lunas
Buat cek,catat ke
cek register
Tandatangan cekdan kirim
DokumenPendukung
VoucherCek &remittanceadvice
CekRegister
Diringkasbulanan
Postingke buku
besar
Bukubesar
Jumlahvoucher
Jumlahkas
PurchaseRequisition
Departemen yang meminta ataubagian persediaan
PurchaseRequisition
N
Review &tanda
tangan
Oleh manajerpembelian
PurchaseRequisition
Entry datapembelian
OpenP.O.
N
Unitpeminta barang Pemasok
PEMBELIAN PROSES KOMPUTER
Membuat filepurchase
orders
Master filepemasok
Master filepersediaan
Purchaseorders
Purchaseorder (signed)
12
34
5 Purchaseorder
12
34
5
Openpurchaseorders
Mencetakpurchase
orders
Pada akhirhari
Bag. utangdagang
BagianPenerimaan
SISTEM PEMBELIAN BERBANTUAN KOMPUTER
SISTEMPENERIMAANBARANGBERBANTUANKOMPUTER
Dari bagianpembelian
Verifikasipesanan& hitungbarang
Entry datapenerimaan
PENERIMAAN BARANG PROSES KOMPUTER
Update filedan cetak
receiving reportN
Dari pemasok
Purchaseorder 2
Packing slip& barang
2
Master file
pem
asok
Master file
persed
iaan
Op
enp
urch
aseo
rder
ReceivingReport
12
Purchaseorder
2
Packing slip
N
GUDANG
Verifikasi,hitung,tanda
tangan
Dengan barang
ReceivingReport(signed)
1
Ke bag. utang
BAGIAN UTANG DAGANG PROSES KOMPUTER
Dari bag.pembelian
Dari pemasok Dari bag.gudang
Purchaseorder
3
Receivingreport
1
NVerifikasi
Entry datapenerimaan
Op
enp
urch
aseo
rder
Openinvoice
Membuatopen-invoice
file
Update filedan cetak DV
Harian
Disbur-sementvoucher
Master filepemasok
Buku besar
Penco-cokan
D
Receivingreport
1
Purchaseorder 2
Invoice
Invoice
Setiap tanggaljatuh tempodiambil dandikirim kebagianpengeluarankas
Unpaid
Dari kasir
PaketInvoice A
Paid
SISTEMPEMBAYARANUTANGBERBANTUANKOMPUTER
KASIR PROSES KOMPUTER
Dari bag. utangdagang
Openinvoice
Membuatopen-invoice
file
Update file& cetak cek
Master filepemasok
Openinvoices
Review &buatbatchtotal
InvoiceReceivingreport 1
Purchaseorder 3
Disbur-sementvoucher
Banding-kan &
rekonsiliasi
Batchtotal
Batchtotal
A
Entry datapenerimaan
Batchtotal
A
Buku besar
Cek
Remittanceadvices
Cash disbur-sementregister
Paketvoucher
Disbursement voucherInvoicePurchase orderReceiving report
Review &tanda tangan
cek, caplunas voucher
Paketvoucher
Remittance
Cek
Bag. utang dagang Pemasok
Kontroler
SISTEM PENGELUARANKAS BERBANTUANKOMPUTER
Data basesiklua penge-luaran
Permintaanpembelian
Otorisasipembelian
Penerimaanbarang
Purchaseorder
Invoices
PemasokSistem
pembelian
Inquiryprocessingsystem
Statuspersediaan
Statuspesanan
Statusrekening
Prosespengeluaran
kas
PengeluaranEFT Cek
Registerkas keluar
Pemasok KontrolerEFT
interface
Bank
EDIInterface
ALTERNATIFSISTEMSIKLUSPENGE-LUARAN
Pemesanan Barang/Jasa
• Keputusan Penting:– Barang apa yang harus dibeli (what)?
– Kapan harus dibeli (when)?
– Dengan harga berapa (how much)?
– Kepada vendor yang mana (which supplier to purchase)?
Alternatif Kontrol Persediaan
• EOQ ( Economic Order Quantity), yaitu perhitungan untuk menentukan pesanan yang paling optimal untuk menimimumkan jumlah pesanan, carrying costs, dan stockout costs.
• Materials Requirements Planning (MRP), yaitu teknik perencanaan pengadaan barang untuk meminumkan jumlah persediaan.
• Just-in-Time (JIT) Inventory System, yaitu teknik untuk meminimalkan, bahkan meniadakan persediaan, dengan cara hanya membeli barang sejumlah yang dibutuhkan.
Alternatif Kontrol Persediaan
• Perbedaan utama MRP dan JIT, dalam MRP pembelian didasarkan pada perencanaan, sedangkan dalam JIT pembelian didasarkan pada kebutuhan riil.
Permintaan Pembelian• Permintaan pembelian dapat berasal dari
bagian kontrol persediaan atau dari karyawan yang mengetahui kebutuhan pembelian.
• Permintaan pembelian otomatis, yaitu pada saat sistem mengidentifikasi persediaan berada pada titik pemesanan kembali.
Alternatif Kontrol Persediaan
• Blanket Purchase Order, adalah komitmen atau perjanjian dengan vendor untuk membeli persediaan tertentu, dengan harga tertentu, selama kurun waktu tertentu.
– Tujuan Blanket Purchase Order adalah untuk menurunkan ketidakpastian pengadaan barang yang terpercaya serta untuk membatu vendor agar bisa membuat perencanaan secara lebih baik.
Alternatif Kontrol Persediaan
Peningkatan Efektifitas dan Efisiensi Pemesanan
•Penghematan pengadaan barang dapat dilakukan dengan menyederhanakan (streamlining) prosedur.
•Electronic Data Interchange (EDI), adalah salah satu alternatif, yaitu dengan cara meniadakan pekerjaan klerikal untuk pemesanan barang/jasa.
Penerimaan Pembelian
• Dokumen untuk penerimaan barang adalah Laporan Penerimaan Barang (Receiving Report).
• Potensi masalah:– Kuantitas yang diterima berbeda dengan
yang dipesan.– Barang dalam keadaan rusak– Kualitas barang tidak sesuai standard
• Debit Memo, adalah dokumen untuk mengkoreksi pesanan yang telah diterima
Pembayaran Pembelian• Prinsip dasar: pembayaran hanya untuk
Faktur Pembelian atas barang yang dipesan dan telah diterima.
• Dua pendekatan pemrosesan Faktur Pembelian:– Non Voucher System, dalam sistem ini
faktur yang disetujui langsung diposting ke akun vendor dan disimpan pada open invoice file. Ketika faktur dibayar, faktur dikeluarkan dari open invoice file, dicap “lunas” kemudian disimpan pada paid invoice file.
Pembayaran Pembelian– Voucher System, dalam sistem ini faktur
dibuatkan dokumen disbursement voucher yang berisi data vendor, daftar outstanding invoices, dan jumlah tagihan bersih yang harus dibayar.
• Keunggulan Voucher System– Mengurangi jumlah cek yang harus dibuat,
karena beberapa faktur bisa dimasukkan dalam satu voucher.
– Disbursement voucher dapat dibuat bernomor urut tercetak untuk memudahkan tracking pembayaran.
Materi Tambahan
Sasaran Siklus Pengeluaran
• Sasaran SIA siklus pengeleluaran dapat dirinci sebagai berikut (khusnya untuk masalah pengadaan barang dagangan):– Membeli dari pemasok yang terpercaya – Membeli barang dengan kualias tinggi (standar)– Mendapatkan harga terbaik– Hanya membeli barang-barang yang telah diotorisasi– Memastikan barang tersedia pada saat dibutuhkan– Barang yang diterima adalah barang yang dipesan– Barang yang dibeli tidak hilang, dicuri, atau rusak– Membayar pembelian tepat pada waktunya
DFD Sistem Pembelian
Sistem Pembelian Manual
• Berawal pada saat persediaan berada pada titik pemesanan kembali.
• Permintaan Pembelian (purchase requisition/PR) dibuat dan tindasannya didistribusikan ke bagian pembelian dan bagian utang dagang (A/P)
• Bagian pembelian membuat purchase order (PO) atau pesanan pembelian untuk masing-2 vendor dan mengirimkan copy PO ke Inventory Control, A/P, dan Receiving (bagian penerimaan)
• Bagian penerimaan menghitung dan menginspeksi barang yang diterima. – A blind copy of the PO (PO tanpa info jumlah)
digunakan untuk mendorong petugas penghitungan menghitung dengan sungguh-sungguh barang yang diterima.
• A receiving report is prepared and copies sent to the raw materials storeroom, Purchasing, Inventory Control, and A/P.
Sistem Pembelian Manual
• A/P eventually receives copies of the PR, PO, receiving report, and the supplier’s invoice.
• A/P reconciles these documents, posts to the purchases journal, and records the liability in the accounts payable subsidiary ledger.
A Manual Purchases System
• A/P periodically summarizes the entries in the purchases journal as a journal voucher which is sent to the General Ledger (G/L) department.
Inv-Control or Purchases DR Accts Payable-Control CR
• A/P also prepares a cash disbursements voucher and posts it in the voucher register.
A Manual Purchases System
• G/L department:
– posts from the accounts payable journal voucher to the general ledger
– reconciles the inventory amount with the account summary received from inventory control
A Manual Purchases System
Manual Purchases Flowchart
DFD of Cash Disbursements System
Manual Cash Disbursements System
• Periodically, A/P searches the open vouchers payable file for items with payments due:
– A/P sends the voucher and supporting documents to Cash Disbursements
– A/P updates the accounts payable subsidiary ledger
Manual Cash Disbursements System
• Cash Disbursements:– prepares the check– records the information in a check register
(cash disbursements journal)– returns paid vouchers to accounts payable,
mails the check to the supplier– sends a journal voucher to G/L:
Accounts Payable DR
Cash CR
• G/L department receives: – the journal voucher from cash disbursements– a summary of the accounts payable
subsidiary ledger from A/P • The journal voucher is used to update the
general ledger. • The accounts payable control account is
reconciled with the subsidiary summary.
Manual Cash Disbursements System
Cash Disbursements System
Computer-Based Accounting Systems
• CBAS technology can be viewed as a continuum with two extremes:
– automation - use technology to improve efficiency and effectiveness
– reengineering – use technology to restructure business processes and firm organization
Levels of Automating and Reengineering Ordering
• Computer generates PR– Purchases manually generates PO
• Computer generates PO (no PR needed)– PO not sent until manually reviewed
• Computer-generated PO is automatically sent without manual review
• Electronic Data Interchange (EDI) – Computer-to-computer communication without
PO
Expenditure Cycle Database• Master Files
– supplier (vendor) master file– accounts payable master file– merchandise inventory master
file
• Transaction and Open Document Files– purchase order file
• open purchase order file– supplier’s invoice file– open vouchers file– cash disbursements file
• Other Files– supplier reference and
history file– buyer file– accounts payable detail file
• A Data Processing dept. performs routine accounting tasks.
• Purchasing - a computer program identifies inventory requirements
• The following methods are used for authorizing and ordering inventories:– the system prepares POs and sends them to
Purchases for review, signing, and distributing– the system distributes POs directly to the vendors
and internal users, bypassing Purchases– the system uses electronic data interchange (EDI)
and electronically places the order without POs
Computer-Based Purchases
Computer-Based Purchases• Other tasks performed automatically by the
computer:– updates the inventory subsidiary file from
the receiving report– calculates batch totals for general ledger
update – closes the corresponding records in the
open PO file to the closed PO file– validates the voucher records against valid
vendor files
Computer-Based Cash Disbursements
• Tasks performed automatically by the computer:– the system scans for vouchers currently
due – prints checks for these vouchers – records these checks in the check
register– batch totals are prepared for the general
ledger update procedure
Automated Batch Purchases
Automated Batch Purchases
Advantages of Real-Time Data Input & Processing Over Batch Processing
• Shortens the time-lag in record-keeping; hence, records are more current
• Eliminates much of the routine manual procedures, such as transcribing information onto paper documents
• Eliminates much of the storage and shuffling of paper documents
• Reduces data entry correction procedures
Reengineered Purchases/Cash Disbursements
Summary of Internal Controls
General Internal Controls
• Organization controls– segregation of duties
• Documentation
• Asset Accountability Controls
• Management Practices
• Data Center Operations Controls
• Authorization Controls
• Access Controls
Manual Authorization Controls
• Purchases of inventory should be authorized by the Inventory Control department, not by purchasing agents
• Accounts Payable authorizes the payments of bills, not the cash disbursements clerk, who writes the checks
How do these controls change in a CBAS?
Computer-Based Authorization Controls
• Authorizations are automated.– programmed decision rules must be debugged
• Automating inventory in EDI and JIT – faulty inventory model can lead to over-
purchasing or under-purchasing
• Cash disbursements may automate check printing and signing.– programming logic must be flawless – automated signing only below a dollar threshold
Traditional Segregation of Duties• Warehouse (stores)• Inventory control• Accounts payable• General ledger• Requisitioning• Purchases• Purchases returns and allowances• Cash disbursements
Manual Segregation of Functions
• Custody of the asset, inventory, by the Warehouse must be separate from recordkeeping for the assets by the Inventory Control.
• Custody of the asset, cash, by Cash Disbursements must be kept separate from recordkeeping for the asset by A/P.
How do these controls change in a CBAS?
Computer-Based Segregation of Functions
• Extensive consolidation by the computer of tasks traditionally segregated– computer programs authorize and
process purchase orders
– computer programs authorize and issue checks to vendors
Manual Supervision
• Within the expenditure cycle, supervision is of highest importance in the Receiving department, where the inventory arrives and is logged in by a receiving clerk. Need to minimize:– failures to properly inspect the assets– theft of the assets
How do these controls change in a CBAS?
Computer-Based Supervision• Automation often leads to a collapsing of
the traditional segregation of duties.– requires greater supervision
• Supervision takes on new aspects as technology advances.– electronic monitoring
• Supervision because more difficult as the workplace becomes more sophisticated.– employees may have advanced IT training
ManualAccounting Records
• Must maintain adequate records for: – accounts payable – vouchers payable– checks– general ledger– subsidiary ledgers
How do these controls change in a CBAS?
Computer-BasedAccounting Records
• Accounting records rest on the reliability and security of stored digitalized data.– Accountants should be skeptical about the accuracy
of hard-copy printouts.– Backups - the system needs to ensure that backups
of all files are continuously kept• Most automated systems still have a lot of paper
documents. – This is good for audit trail purposes but is often
inefficient. – As the system becomes increasing paperless,
maintaining an audit trail becomes more difficult.
Manual Access Controls
• Access to: – inventories (direct)– cash (direct)– accounting records
(indirect)
How do these controls change in a CBAS?
Computer-Based Access Controls
• Magnetic records are vulnerable to both authorized and unauthorized exposure and should be protected– must have limited file accessibility– programs must be safeguarded and
monitored
ManualIndependent Verification
• A/Payable dept. verifies much of the work done within the expenditure cycle. – PR, PO, receiving reports, and suppliers’ invoices must
be checked and verified by A/P.
• G/Ledger dept. verifies:– the total obligations recorded equal the total inventories
received – the total reductions in accounts payable equal the total
disbursements of cash
How do these controls change in a CBAS?
Computer-BasedIndependent Verification
• Automating the accounting function reduces the need for verification by reducing the chances of fraud and error in the expenditure cycle.
• However, the need for verification shifts to the computer program and the programmers where fraud and error may still be present.