BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Sebagai mana diketahui bahwa administrasi persediaan bahan baku mempunyai

arti penting bagi suatu perusahaan dengan didukung kemajuan dibidang komputer,

diharapkan informasi persediaan bahan baku yang ada dan tersedia dapat di ketahui

dengan cepat, tepat, akurat dan efisien, dimana data–data bahan baku tersedia telah di

masukan kedalam suatu system komputer.

PT TUNTEX adalah sebuah perusahan yang bergerak di bidang tekstil untuk

mendukung kegiatan perusahaan maka dibuat sebuah aplikasi persediaan bahan baku

dengan menggunakan metode lifo, karena kegiatan yang ada di dalam perusahaan

masih menggunakan system manual hal ini jelas kurang maksimal untuk mendukung

kegiatan perusahaan yang kian maju dan berkembang.

Untuk diperlukan sebuah system persediaan bahan baku yang baik untuk

membantu pelaksanaan tugas dalam memberikan pelayanan dan kualitas yang baik

kepada konsumen, dengan cara melakukan pengolahan data persediaan bahan baku

dengan menggunakan program Visual Basic. 6.0

1.2 Maksud dan Tujuan Penulisan.

Adapun maksud dan tujuan penulisan adalah untuk memecahkan kekurangan–

kekurangan yang ada pada PT. TUNTEX yang mendukung perusahaan untuk

mendapatkan hasil yang optimal dari persediaan bahan baku pada PT. TUNTEX.

1

1.3. Pembatasan Masalah

Adapun batasan masalah yang akan dibuat adalah berkisar mengenai proses

persediaan bahan baku PT. TUNTEX yaitu dengan cara membuat benang pilamen

menjadi kain jadi, sehingga erat hubungannya dengan bahan bakuyang ada digudang

dan untuk menganalisa sejauh mana system yang berjalan, apakah bekerja eceran

efisien dan optimal.

1.4. Metode Penulisan

Dalam menyusun penelitian ini penulis menggunakan dua metode penelitian

yaitu :

a) Studi Pustaka

Dalam studi pustaka yang dilakukan, penulisan membaca. Buku – buku dan

literature yang berhubungan dengan penulisan ini.

b) Studi Lapangan

Penulisan melakukan interview dan Tanya jawab kepada PT. TUNTEX untuk

mendapatkan data persediaan barang yang diperlukan dalam penulisan

penelitian.

1.5. SISTEMATIKA PENULISAN

Sebagai gambaran tentan penulisan laporan ini, penulis akan menguraikan

secara garis besar tentang bab-bab yang akan dibahas yaitu sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab I penulisan membuat bagaimana latar maasalah,

maksud, dan tujuan penulisan, pembatasan masalah, metode

penelitian dan sistematika penulisan.

2

BAB II LANDASAN TEORI

Dalam bab II penulisan membuat penjelasan mengenai pengertian

system, basis data, perancang system konsep DFD, konsep ERD,

Normalisasi dan tentang dasar persediaan (inventori). Sekilas

tentang Microsoft Visual Basic 6.0.

BAB III ANALISA MASALAH

Dalam bab III menjelaskan sekilas tentang perusahaan, sejarah

perusahaan, struktur organisasi perusahaan, sistem yang berjalan

yang ada pada sistem Persediaan bahan baku PT. TUNTEX. serta

kendala yang di hadapi.

BAB IV PEMBAHASAN MASALAH

Dalam bab IV penulisan membuat penjelasan tentang system

informasi persediaan, data flow Diagram (DFD), Entity

Realtioship Diagram (ERD), Normalisasi, Disain input, Output

program dan struktur program.

BAB V PENUTUP

Merupakan bagian akhir penulisan berisi tentang kesimpulan dan

sarana penulisan.

3

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi

Pengertian Sistem menurut Gordon B. Davis (1974:81) adalah kumpulan

elemen-elemen yang terinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.1.1. Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna

dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Robert N. Anthony).

2.1.2. Pengertian Sistem Informasi

Menurut (Robert A. Leiteh, dan K. Roscoe Davis Jogiyanto 1990)

adalah suatu system didalam suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat

manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak

luar tertentu dengan laporan yang diperlukan.

2.2. Basis Data

Pengertian data adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan antara satu

dengan yang lainnya yang tersimpan, disimpan luar komputer dan perangkat lunak

untuk memanipulasi. Tujuan dari basis data adalah mempermudah pemciptaan

struktur data dan membebaskan program dari masalah penyusunan file yang tidak

terstruktur, sehingga memudahklan dalam mendesain dan menyiapkan suatu data

base yang dapat dipergunakan oleh sejumlah program aplikasi yang berlainan.

4

2.3. Perancangan Sistem

Tujuan dari perancangan system adalah memberikan gambaran secara umum

kepada pemakai system yang baru akan dibuat. Rancangan ini secara umum

mengidentifikasikan komponen-komponen system yang dirancang secara rinci dan

detail, salah satu tehnik yang dirancang adalah desain system berbentuk diagram

kontek dan data flow diagram (DFD).

2.4. Data Flow Diagram (DFD)

Adalah alat pembuatan model yang memungkinkan professional system untuk

menggambarkan system sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan

satu sama lain dengan alur data baik secara manual ataupun komputerisasi. Simbol-

simbol yang digunakan data flow diagram (DFD) yaitu :

Entitas (Entity) :

Digunakan untuk symbol keadaan eksternal untuk

menunjukkan tempat asal (sumber) data tempat dan tujuan

data.

Alur Data (Data Flow)

Digunakan untuk menunjukkan aliran data

PROSES

Digunakan untuk menunjukkan proses secara manual atau

otomatis.

5

PENYIMPANAN (Data Store

Digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan

informasi (objek).

2.5. Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD adalah suatu model jaringan yang menggambarkan susunan data yang

disimpan dalam sistem secara abstrak atau alat yang digunakan untuk

menggambarkan keterhubungan antara suatu entitas atau kesatuan dengan entitas

yang lain dimana masing-masing entitas mewakili atributnya sendiri-sendiri. Simbol-

simbol yang digunakan dalam ERD yaitu :

ENTITAS

Orang, tempat, kejadian atau konsep informasi yang

dicapai.

RELATIONSHIP

Relasi adalah hubungan yang terjadi antara entitas.

ATRIBUT

Atribut adalah cirri yang membedakan antara entitas

dengan entitas lain.

2.6. NORMALISASI

Normalisasi adalah sebuah upaya untuk memperoleh basis data dengan struktur

yang baik yang ruang penyimpanannya efisien dengan cara menerapkan sejumlah

6

aturan dalam bentuk normal satu, dua, tiga. Dimana aturan-aturan dari normalisasi

adalah sebagai berikut :

• Normalisasi satu (1NF) terpenuhi jika sebuah table memiliki atribut bernilai banyak

dari satu atribut dengan dominan nilai yang sama.

• Normalisasi dua (2NF) terpenuhi jika pada sebuah table semua atribut yang tidak

termasuk dalam key primer memiliki ketergantungan fungsional.

• Normalisasi tiga (3NF) merupakan criteria alternatif jika criteria BCNF yang ketat

tidak dapat terpenuhi.

2.7. Definisi Persediaan

Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan

dengan maksud untuk dijual dalam satu periode usaha tertentu atau persediaan barang

yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, ataupun persediaan barang baku

yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi.

2.7.1. Jenis-jenis Persediaan Menurut Fungsinya

• Batch Stock / Lot Size Inventory

Persediaan yang diadakan karena membeli atau membuat bahan barang

dalam jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan.

• Fluctuation stock

Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan

konsumen yang tidak dapat diramalkan.

• Anticipation Stock

Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang

dapat diramalkan berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu

7

tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan permintaan

yang meningkat.

2.7.2. Jenis-jenis persediaan menurut posisi barang

• Persediaan bahan baku

• Persediaan bagian produk / komponen yang dibeli

• Persediaan bahan pembantu atau penolong

• Persediaan barang setengah jadi / barang dalam proses

• Persediaan barang jadi

2.7.3. Pengawasan Persediaan

Tujuan dari pengawasan persediaan

1. Menjaga jangan sampai kehabisan persediaan

2. Menjaga persediaan agar stabil

3. Menghindari pembelian kecil-kecilan

4. Pemesanan barang yang ekonomis

2.8. Biaya-biaya Persediaan

Untuk pengambilan keputusan penentuan besarnya jumlah persediaan biaya

variable berikut ini dipertimbangkan :

1. Biaya penyimpanan (Holding Cost / Carrying Cost) yang terdiri atas

biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan.

2. Biaya pemesanan/pembelian (Ordering Cost / procurement Cost) yaitu pada

umumnya biaya pemesanan diluar biaya bahan dan potongan kuantitas tidak

naik bila kuantitas pesanan bertambah besar.

3. Biaya penyiapan (Manufacturing Cost) set up cost yaitu apabila bahan tidak

dibeli tetapi diproduksi sendiri dalam pabrik atau perusahaan.

8

4. Biaya kehabisan / kekurangan bahan (Shortage Cost) adalah biaya yang timbul

apabila persediaan tidak mencukupi adanya permintaan barang.

2.9. Metode Dasar Gudang

Gudang adalah bagian dari proses alur perusahaan bukan hanya tempat

penyimpanan tetapi gudang yang benar-benar bisa dimanfaatkan. Dalam proses

industri gudang dapat dibedakan yaitu :

• Gudang operasional adalah gudang yang digunakan untuk menyimpan segala

perlengkapan bahan baku / barang jadi.

• Gudang perlengkapan adalah gudang yang digunakan untuk menyimpan

perlengkapan yang diperlukan tetapi tidak menjadi produk akhir.

2.10. Pengertian Visual Basic

Microsoft Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk

membuat apikasi windows yang berbasis grafis GUI (graphical user interface).

Visual basic merupakan event driven programming (pemrograman terkendali

kejadian) artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa

event atau kejadian tertentu (tombol diklik, menu dipilih dan lain–lain). Ketika event

terdeteksi, kode yang berhubungan dengan event (procedure event) akan dijalankan.

2.10.1. Sejarah Singkat Visual Basic

• Visual Basic pertama kali diperkenalkan pada tahun 1991 yaitu

program Visual Basic untuk DOS dan untuk Windows.

• Visual Basic 3.0 diperkenalkan pada tahun 1993.

• Visual Basic 4.0 diperkenalkan pada tahun 1995.

• Visual Basic 6.0 diperkenalkan pada tahun 1998.

9

2.10.2. Struktur Aplikasi Visual Basic.

• Form – windows atau jendela untuk membuat user interface atau

tampilan.

• Control – tampilan berbasis grafis yang dimasukkan pada form untuk

membuat interaksi dengan pemakai.

• Properties – Nilai atau karateristik yang dimiliki oleh sebuah objek

visual basic.

• Metode – serangkaian perintah yang sudah tersedia pada suatu objek

yang dapat diminta untuk mengerjakan tugas khusus.

• Prosedur kejadian – kode yang berhubungan dengan suatu objek.

• Prosedur umum – kode yang tak berhubungan dengan suatu objek.

• Modul – kumpulan dari prosedur umum, deklarasi variable dan

definisi konstanta yang digunakan oleh aplikasi

2.10.3. Tampilan layar Visual Basic.

• Main windows (Jendela Utama) terdiri dari title bar (baris judul),

menu bar, dan toolbar. Baris judul berisi nama proyek, mode operasi

visual basic sekarang dan form yang aktif. Menu bar merupakan menu

drop-down yang dapat mengontrol operasi dari lingkungan visual

basic. Toolbar berisi kumpulan gambar yang mewakili perintah yang

ada di menu.

Gambar 2.1 Tampilan Toolbar

• Form

10

Jendela Form adalah daerah kerja utama,dimana akan dibuat program –

program aplikasi Visual Basic.

Gambar. 2.2. Jendela Form

• Project Explorer

Jendela Project Explorer adalah jendela yang mengandung semua file

didalam V isual Basic.

Gambar. 2.3. Project Explorer

• Toolbox

Toolbox adalah kotak peranti yang mengandung semua objek atau

kontrol yang dibutuhkan untuk membentuk suatu program aplikasi.

11

Gambar 2.4. Toolbox

• Jendela Properties

Jendela Properties adalah jendela yang mengandung semua informasi

mengenai objek yang terdapat pada aplikasi Visual Basic.

Gambar 2.5. Jendela properties

• Form Layout Window adalah jendela yang menggambarkan posisi dari

form yang ditampilkan pada layar monitor.

12

Gambar 2.6. Form Layout

• Jendela Code

Jendela Code adalah salah satu jendela yang penting didalam Visual

Basic. Jendela ini berisi kode-kode program yang merupakan instruksi-

instruksi untuk aplikasi Visual Basic.

Gambar 2.7. Code Windows

13

BAB III

ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH

3.1. Sekilas Gambaran Umum Perusahaan

PT. TUNTEX adalah perusahaan yang bergerak di bidang textil, dalam proses

produksinya PT. TUNTEX mempergunakan tiga jenis bahan baku yaitu Wool, Foy

(FULL ORIENTED YARE) dan Poy (PREE ORIENTEDYARE) ketiga jenis bahan

baku tersebut mempunyai berbagai macam tipe yang nantinya akan digabungkan

dengan tiap tipe jenis bahan baku yang berbeda mejadi sebuah kain dengan sifatnya

yang lentur yang berpariasi.

Adapun jenis benang yang akan di gunakan adalah foy, karena jenis benangnya

tidak dapat ditarik-tarik atau mudah kusut sehingga dapat menghasilkan kain yang

kuat. Sedangkan jenis benang poy dapat diolah menjadi bahan yang lentur dan halus

tidak mudah panas, oleh karena itu kedua jenis bahan baku tersebut dapat disatukan

dalam pengolahan maka akan menghasilkan kain yang berkualitas bagus.

Dalam memenuhi persediaan bahan baku PT TUNTEX melakukan kerjasama

dengan supplier yang ada di dalammaupun di luar negeri, hal itu disebabkan tidak

semuan bahan baku didapatkan di dalam negeri, adapun bentuk kerjasama dengan

dua PT yaitu PT TUMYUNG dan PT HISOTIK Tangerang untuk mendapatkan jenis

benang tertentu dan PT. TUNTEX pun mendatangkan dari luar negeri seperti

Thailand untuk bahan baku TSSNYLON, dan Jepang bahan baku ASAHI dan

WOOL. Agar PT. TUNTEX dapat selalu menjaga kepercayaan konsumen dan

menjaga kualitas mutu, sehingga menjadi benang matang ke proses akhir menjadi

kain jadi, semua dikerjakan dengan teliti aga dapat mempertahankan keindahan

14

kualitas kain yang akan menghasilkan kain yang kuat tidak panas dan warnanya tidak

luntur.

Adapun pemasaran yang akan di produk PT. TUNTEX kepada konsumen yang

ada di dalam neregi karena selain memiliki konsumen PT. TUNTEX memiliki took

khusus yang menjadi produk kain, dan juga melayani pemesanan dari tiap pelanggan

yang ada di luar negeri seperti Singapore, Malaysia, Korea dan setiap pembeli

menggunakan mata uang dolar.

3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan

Berdirinya perusahaan pada tahun 1986 di pimpin oleh Jimmy Lie sejak

awal berdirinya beliau sudah bertekad ingin membantu Pemerintah dalam hal

penanganan pengangguran yang semakin meningkat karena kurangnya

lapangan pekerjaan yang tersedia sehingga beliau membuat inisiatif untuk

mendirikan sebuah usaha di bidang textil yang berlokasi di Jl. Raya Serang

Km.20 Tangerang.

Disinilah usaha mulai dirintis yaitu dengan didatangkannya mesin-

mesin pengolah benang, cucu dan tenun dari luar negeri Korea. Berikut

adalah perkembangan PT. TUNTEX di jalan raya Serang Km.20 Tangerang

memiliki karyawan berjumlah 150 orang dan hanya memproduksi kain tenun,

jumlah mesin yang dibeli hanya 4 buah mesin FT (False Twist) yang

digunakan untuk mematangkan benang dan 15 buah alat pemintal :

1. Tahun 1989 : PT. TUNTEX mempunyai karyawan sebanyak 250

orang.

15

2. Tahun 1990 : PT. TUNTEX memiliki karyawan sebanyak 1400

orang dan menambah jumlah mesin FT yang semula

sejumlah 4 buah dan menjadi 20 buah dan untuk alat

pemintal yang semula berjumlah 15 bertambah menjadi

80 buah.

3. Tahun 1995 : PT. TUNTEX meningkatkan usaha dari produksi kain

tenun perluasan pabrik.

4. Tahun 1998 : PT. TUNTEX membeli mesin tambahan yaitu sebuah

mesin yang digunakan untuk pengolahan benang

dengan cara angin dan air sebanyak 20 buah, mesin

sizing (mesin pendingin benang sebanyak 20 buah,

mesin cucuk (mesin pemilihan benang) sebanyak 10

buah dan mesin deying/finishing (mesin pencelupan

kain ke dalam warna) sebanyak 20 buah.

5. Tahun 2000 : PT. TUNTEX memiliki karyawan sebanyak 1000

orang dan sudah mempunyai 15 toko yang tersebar di

Jakarta dan Tangerang.

3.1.2. Tujuan Dan Misi Perusahaan

1. Memenuhi kebutuhan kain industri textil

2. Meningkatkan reputasi perusahaan memberikan pelayanan kepada

pelanggan dengan kualitas produk yang baik.

3. Membantu Pemerintah dalam mengurangi masalah pengangguran

karena industri ini menyerap tenaga kerja.

16

4. Turut serta dalam memainkan peranan penting perdagangan di

Indonesia.

5. Selalu dinamis dalam mengikuti perkembangana bisnis yang potensial.

3.2. STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi merupakan susunan yang terdiri dari fungsi-fungsi dan

hubungan-hubungan yang menyatakan seluruh kegiatan untuk mencapai suatu

sasaran, secara fisik struktur organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk bagan yang

memperlihatkan hubungan unit-unit organisasi dan garis wewenang yang ada.

Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT. TUNTEX

3.3. Analisa Dan Perencanaan Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku

17

DIVISI III DIVISI IIDIVISI I

DIREKSI

ACCOUNTING GENERAL MANAGER

MANAGER PRODUKSI MANAGER PERSONALIA

Umum

Diesel

Water Treatment

Softcleaner

DeyingFinishing

Packing

Gudang Kain

Cucuk

Tenun

Gray

Gudang Benang

Falsetwist

Murata

Sizing

3.3.1 Perencanaan

Perencanaan merupakan proses awal dalam pengembangan sebuah

sistem. Oleh sebab itu dilakukan proses pengembangan sistem informasi.

Sistem informasi yang direncanakan akan dikembangkan adalah sistem

informasi persediaan bahan baku, tahap perencanaan bertujuan untuk

memberikan arah dari proses pengembangan sistem. Pada tahap ini akan

diketahui pengembangan yang hendak dilakukan dan bagaimana tampilannya

yang akan dihasilkan serta yang diinginkan dari sistem yang akan dibuat.

Alasan ditetapkannya suatu rencana pengembangan sistem informasi

pada PT. TUNTEX adalah dengan melihat kondisi yang ada dimana PT.

TUNTEX masih dirasakan adanya suatu kendala dalam pengolahan data,

sehingga perlu dilakukan pengembangan sistem informasi. Dengan

direncanakan pengembangan sistem informasi ini, diharapkan dapat

membantu proses kinerja PT. TUNTEX.

3.3.2. Analisa Sistem

Setelah tahap perencanaan dilakukan maka dilanjutkan dengan analisa

sistem. Analisa sistem dapat dilakukan untuk memberikan gambaran

mengenai prosedure sistem yang sedang berjalan, dan pada saat ini sistem

informasi persediaan bahan baku yang ada pada PT. TUNTEX meliputi

proses penerimaan, proses Stok Opname.

A. Prosedure atau system yang sedang berjalan pada PT. TUNTEX.

18

Sistem persediaan bahan baku yang ada di PT. TUNTEX saat ini

yang meliputi adalah :

1. Proses penerimaan dan penyimpanan barang (bahan baku)

2. Proses pengeluaran.

3. Proses Stok Opname

Proses penerimaan dan penyimpanan barang (bahan baku)

1. Bahan baku yang diterima terlebih dahulu diperiksa dan didata,

kemudian dimasukkan kedalam gudang penyimpanan.

2. Setelah bahan baku masuk kedalam gudang penyimpanan maka

akan di lakukan pengaturan.

3. Setelah bahan baku diatur maka akan dilakukan pemberian label.

4. Setelah semua proses dilakukan maka akan di laporkan ke

manager.

Proses pengeluaran

1. Dalam proses pengeluaran, bagian produksi melakukan perdataan

dan permintaan bahan baku.

2. Setelah itu akan dilakukan proses perhitungan.

3. Setelah semua proses dilakukan maka akan di laporkan ke

manager.

Proses Stok Opname

1. Dalam proses stok opname di lakukan pendataan di gudang

terlebih dahulu

2. Setelah itu akan dilakukan proses perhitungan.

3. Setelah semua proses dilakukan maka akan dilaporkan ke

manager.

19

3.3.3. Permasalahan pada Sistem yang sedang berjalan

Setelah melakukan analisa terhadap system yang sedang berjalan pada

PT. TUNTEX, maka dapat diketahui permasalahan yang terdapat didalam

system persediaan bahan baku yaitu :

1. Sistem informasi persediaan bahan baku yang ada di PT. TUNTEX saat

ini menggunakan aplikasi Microsoft Excel sebagai pengolahan dan

penyimpanan datanya, sehingga menyulitkan proses pengolahan dan

penyediaan, disamping itu apabila dalam aplikasinya sudah terdapat

banyak data yang disimpan, maka akan menyulitkan pemakaian dalam

melakukan pencarian data yang dibutuhkan saat itu, dan tentu saja akan

memerlukan waktu yang lama sehingga kurang efektif.

2. Sistem Administrasi yang ada di gudang pada saat ini masih

menggunakan kartu persediaan. Kartu persediaaan ini digunakan untuk

mencatat barang yang tersedia digudang dan akan dikurangi jumlahnya

apabila terjadi mutasi keluar bahan baku. Didalam kartu persediaan juga

dicantum sisa bahan baku yang masih tersedia digudang hal ini. Kurang

efisien karena akan memerlukan banyak kartu persediaan sesuai jumlah

nama bahan baku yang ada di gudang. Disamping itu dalam menyiapkan

informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akan membutuhkan waktu

yang lama, hal ini mempengaruhi efektifitas proses produksi.

3.3.4. Pemecahan masalah

20

Dengan melihat permasalahan yang terdapat didalam system informasi

persediaan bahan baku pada PT. TUNTEX maka akan diberikan pemecahan

masalah sebagai berikut :

1. Aplikasi dibuat menggunakan bahasa Visual Basic 6.0 sebagai system

manajemen data basenya, yang diharapkan dapat melakukan pengolahan

dan penyimpanan data dengan lebih cepat dan efektif.

2. Untuk mengantisipasi tingginya kebutuhan pengolahan data transaksi

keluar masuk barang, sehingga mampu mendukung penyediaan

informasi akurat maka system persediaan bahan baku mesti didukung

oleh suatu system aplikasi komputer.

Diagram Aliran Data

Daftar_ord_brg F.Order_Barang

Jml_psn_brg Kirim_Barang+ Faktur_Tagih

Srt. PersetujuanPemesanan laporanBarang

Gambar 3.2. Diagram Konteks Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku

a. Diagram Level 1.

21

Departemen Produksi

ManagerProduksi

Suplier

SistemInformasiPersediaan

Bahan BakuTextile

Daft_Order_BrgData_brg

Barang

kd_brgLaporan

Jumlh_brg_ygdipesan

Faktur_order_brg dt_SupplierSupplier

Kd_SupplierF_kirim_brg

Dt_brg_yg_dipesan

Kd_kirimJmlh_brg + Faktur_Tagihanyg_dipesan

Lap_dat_brg_yg_diterimaSrt_persetujuan_pemesanan_brg

laporan

Gambar 3.3. DFD Level 1 Proses Persediaan Bahan Baku

1. Proses Cek Order Barang

Departemen Produksi melakukan pemesanan barang dengan terlebih

dahulu memeriksa status barang-barang yang akan dipesan, kemudian

membuat daftar pemesanan barang berdasarkan data barang yang ada

yang mengacu pada kode barang.

22

Departemen Produksi

Supplier

1Cek

OrderBrg

2Pemesanan

Barang

3Pengiriman

barang

4Pembuatan

Laporan Manajer_Produksi

2. Pemesanan Barang

Setelah daftar pemesanan barang telah di buat oleh Departemen

Produksi kemudian melakukan pemesanan pada Supplier, setelah

Supplier menerima faktur pemesanan barang selanjutnya Supplier

mengirimkan barang yang dipesan beserta faktur pengiriman barang.

3. Pengiriman Barang

Barang-barang yang dikirim oleh Supplier di masukkan dalam data

pengiriman barang oleh bagian Produksi.

4. Pembuatan Laporan

Pembuatan laporan bagi manager produksi berdasarkan data barang

yang diterima.

3.4. Racangan Basis Data

Untuk merancang basis data yang baik, dalam arti bisa menyusun data

sesuai dengan pemakai, dapat dipakai analisa entity dan relationship diagram.

Metode ini merupakan cara yang mudah untuk membuat model dari persepsi

kita tentang keadaaan data yang sebenarnya, hasil dari permodelan dengan

menggunakan analisa entity dan relationship diagram tersebut dengan

Diagram-ER, yang dapat dengan mudah ditranformasikan ke bentuk struktur

file yaitu sebuah basis data, yang kaitannya dengan basis data relation

struktur file diatas dinamakan relasi/table.

Dengan demikian untuk merancang basis data yang baik, pertama-tama

dibutuhkan kemampuan untuk dapat memanfaatkan analisa dan relationship

diagram dengan baik kemudian dapat mentransformasikan kedalam struktur

file (table/relasi), dan akhirnya melakukan normalisasi terhadap relasi yang

23

ada untuk menghilangkan kemungkinan terjadinya onomaly pada saat basis

data rancangan tersebut dimanfaatkan.

3.4.3. Diagram E-R

I N

Gambar 3.4. Diagram E-R Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku

3.4.4. Normalisasi

24

BarangKirimBaran

g

Supplier

Kode_Supplier

Nama_Supplier

Alamat

Tgl_kirim

No_Telp

Kd_Kirim

Quantity

Quantity

Nama_Barang

Kode_Barang

Harga_Barang

1 NF

2 NF = 3 NF

25

Kode_Supplier

Nama_Supplier

Alamat

Telepon

Tgl_Kirim

Kd_Kirim

Kode_Supplier

Kode_Barang

Jumlah

Harga

Kode_Barang

Nama_Barang

Quantity

Harga

Supplier KirimBarang Barang

Gambar 3.5. Skema Relasional Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku

Nama Tabel : Data Supplier

Primary Key : Kode_Supplier

No Nama Field Tipe Data Size Keterangan1 KodeSupplier *) Text 8 Field kunci2 NamaSupplier Text 203 Alamat Text 504 Telepon Text 12

Nama Tabel : Barang

Primary Key : Kode_Barang

No Nama Field Tipe Data Size Keterangan1 Kode_Barang *) Text 8 Field kunci2 Nama_Barang Text 203 Quantity Number Long integer4 Harga currency 8

Nama Tabel : Kirim Barang

Primary Key : KodeKirim

26

*Kode_Barang

Nama_Barang

Quantity

Harga

*Kode_Supplier

Nama_Supplier

Alamat

Telepon

Tgl_Kirim

*Kd_Kirim

Kode_Supplier

Kode_Barang

Jumlah

Harga

Foreign Key : Kode_Supplier, Kode_Barang

No Nama Field Tipe Data Size Keterangan1 Tgl_Kirim Date/Time Medium Date2 KodeKirim *) Text 8 Field kunci3 KodeSupplier Text 5 Kunci acuan4 KodeBB Text 5 Kunci acuan5 Jumlah Number Long integer

3.4.5. Normalisasi

Suatu file yang terdiri dari beberapa grup elemen yang berulang-

ulang perlu diorganisasikan kembali, proses untuk mengorganisasikan

file untuk menghilangkan grup elemen-elemen yang berulang-ulang ini

disebut normalisasi.

a. Unnormalisasi

BahanBaku = {Kode_Barang, Nama_Barang, Quantity, Harga}

Kirim_Barang = {Tgl_Kirim, Kd_Kirim, Kode_Supplier,

Kode_Barang, Jumlah, Harga}

Supplier = {Kode_Supplier, Nama_Supplier, Alamat, Telepon}

b. Normalisasi Bentuk Pertama (1NF)

Tahap pertama melakukan normalisasi bentuk pertama yaitu

menghilangkan beberapa grup elemen berulang-ulang menjadi

satu tunggal yang berinteraksi pada suatu table.

Barang = {Kode_Barang, Nama_Barang, Quantity, Harga}

Kirim_Barang = {Tgl_Kirim, Kd_Kirim, Kode_Supplier,

Kode_Barang, Jumlah, Harga}

Supplier = {Kode_Supplier, Nama_Supplier, Alamat, Telepon}

c. Normalisasi Bentuk Kedua (2NF)

27

Normalisasi bentuk kedua yaitu menghilangkan beberapa

bagian ketergantungan fungsional atau dengan kata lain apabila

sudah berada pada 1NF setiap atribut yang bukan kunci tergantung

pada kunci utama.

Barang = {*Kode_Barang, Nama_Barang, Quantity, Harga}

Kirim_Barang = {Tgl_Kirim, *Kd_Kirim, Kode_Supplier,

Kode_Barang, Jumlah, Harga}

Supplier = {*Kode_Supplier, Nama_Supplier, Alamat, Telepon}

d. Normalisasi Bentuk Ketiga (3NF)

Normalisasi bentuk ketiga yaitu menghilangkan beberapa

bagian ketergantungan transitif/dengan kata lain apabila sudah

berada pada 2NF setiap atribut yang bukan kunci tergantung pada

kunci utama.

1.2 Perancangan Sistem Secara Rinci

28

1.2.1 Perancangan Layar Dialog

1. Layar Password

Perancangan tampilan password sangat penting dalam suatu sistem,

password digunakan untuk membuka sistem.

Gambar 3.7. Tampilan layar Password

2. Layar Pembuka

Layar Pembuka yang dibuat sangat sederhana.

Gambar 3.9 Tampilan Selamat Datang

3. Layar Menu Utama

Layar Menu Utama yang dibuat juga sangat sederhana.

29

Gambar 3.9. Tampilan Menu Utama

1.2.2 Perancangan Masukan (input)

Rancangan masukan (input) dalam pemrogramman ini terdiri dari form data

barang, dll.

a. Tampilan input Data Barang

Gambar 3.10. Tampilan Input Data Barang

b. Tampilan input Data Supplier

30

Gambar 3.11. Data Supplier

c. Tampilan input data Faktur Pembelian

Gambar 3.12. Pembelian Barang

1.2.3 Rancangan Keluaran (output)

31

Rancangan keluaran (output) yang dibuat berupa laporan yang akan diberikan

kepada manajer.

a. Laporan Data Barang

Gambar 3.13. Laporan Data Barang

1.3 Konfigurasi Perangkat Lunak dan Perangkat Keras

1.3.1 Perangkat Lunak

Keperluan minimal perangkat lunak untuk menjalankan program Sistem

Informasi Pembelian adalah Sistem Operasi Windows 9x, NT Workstation, Me,

2000 Profesional, Xp.

1.3.2 Perangkat Keras

Keperluan minimal perangkat keras untuk menjalankan Sistem Informasi

Pembelian adalah :

1. Prosessor 166

2. Memory Ram 32 Mb

3. Memoty VGA 2 Mb

4. Hard Disk tersisa 500 Mb

1.3.3. Menu Utama

32

Program yang akan dikembangkan untuk proses pelayanan administrasi

persediaan barang adalah dari menu-menu yang dimuat, yakni :

Gambar 3.6. Struktur Program Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku

BAB IV

P E N U T U P

33

Layar Password

Layar Pembuka

Layar Utama

BarangSupplierKeluar

Laporan Barang Laporan SupplierLaporan

Retur

Hak Cipta

Tentang Pembuat

Laporan File Transaksi

PembelianBarangRetur Pembelian Barang

4.1. Kesimpulan

Setelah melakukan pengamatan langsung pada system informasi persediaan

bahan baku yang terdapat di PT. TUNTEX. Maka penulis mencoba melakukan

analaisa system dan dapat di simpulkan sebagai berikut :

1. Sistem pengolahan data persediaan bahan baku yang telah ada perlu di

tingkatkan karena masih terdapat banyak kekurangan-kekurangan diantaranya

adalah waktu yang dibutuhkan untuk mengirim atau mendapatkan informasi

relatif lama sehingga kurang efektif dalam kelancaran kerja.

2. Proses pembuatan kartu gudang dan proses pembuatan surat jalan yang

dilakukan masih manual.

3. Sistem informasi persediaan bahan baku pada PT. TUNTEX terdiri dari 3

prosedure yaitu proses penerimaan dan penyimpanan proses pemakaian dan

proses stok opname.

4.2. Saran

Adapun saran yang penulis ajukan setelah melakukan analisis system informasi

persediaan bahan baku yang terdapat pada PT. TUNTEX adalah :

1. Meningkatkan SDM yang ada dengan cara mengadakan pelatihan sehingga

tersedia tenaga yang trampil.

2. Mengikuti perkembangan teknologi dengan cara menyediakan berbagai produk

barang yang menggunakan kualitas yang baik untuk setiap konsumen.

34

DAFTAR PUSTAKA

Fransesco Balena, Programming Microsoft Visual Basic 6.0, Microsoft Press, Washington DC,

1999

Fredy Rangkuti, Manajemen Persediaan, Raja Grafindo Persada, Jakarta, Tahun 1995

Gordon B. Davis , Sistem Informasi Manajemen, Tahun 1985

Harianto Kristianto, Konsep dan Perancangan DataBase, Yogyakarta

Tauri D. Manyuzir, Analisis dan Perancangan Sistem Pengolahan Data, PT Elex Media

Komputindo, Jakarta, Tahun 1994

35