bab i · web viewpembatasan-pembatasan pencapaian tujuan adalah akibat 2 ... korespondensi ,...
TRANSCRIPT
0
BAB IPENDAHULUAN
Ilmu Administrasi adalah suatu ilmu pengetahuan yang masih
muda usianya dibanding dengan ilmu lainnya. Nanti pada akhir abad
ke-19, ilmu ini muncul ditengah-tengah ilmu pengetahuan lainnya yang
telah ada. Meskipun pengetahuan ilmu Administrasi ini baru saja
berkembang, namun jauh sebelumnya sudah ada persoalan
Administrasi, yakni semenjak manusia hidup disamping manusia
lainnya.
Seperti diketahui bahwa selama hidup seseorang lebih banyak
berada dalam saling pengaruhnya dengan orang lain daripada hidup
menyendiri. Pada dasarnya orang tidak mampu hidup sendiri. Hampir
sebagian besar kebutuhannya hanya dapat terpenuhi apabila yang
bersangkutan berhubungan dengan orang lain. Hal ini terutama sekali
disebabkan karena orang menghadapi pembatasan-pembatasan
dalam usaha mencapai kebutuhannya(Sutarto, 1979).
Mengenai pembatasan-pembatasan yang dihadapi orang dalam
usaha memenuhi kebutuhannya, Chester L. Barnard mengemukakan
sebagai berikut :
Pembatasan-pembatasan pencapaian Tujuan adalah akibat 2
macam faktor, yaitu :
1
1. Pembawaan biologis atau kemampuan seseorang.
2. faktor-faktor fisik lingkungan.
Sebagai contoh, ambillah kasus sederhana tentang sebuah batu
yang terlalu besar untuk dipindahkan oleh seseorang. Ini dapat
dinyatakan sebagai “batu terlalu besar bagi orang “ atau “ Orang terlalu
kecil dibanding dengan batu “. Dalam pernyataan pertama kami
mengatakan bahwa pembatasan terletak pada fisik lingkungan dari
orang, dalam pernyataan kedua kami menyatakan bahwa pembatasan
terletak pada kekuatan biologis orang, tetapi jelas pembatasan ada
dalam keseluruhan situasi (Sutarto,1979). Menurut Sutarto,
keterbatasan seperti itu dapat dihilangkan apabila yang memindahkan
batu lebih dari seseorang.
Demikian pula halnya kebutuhan seseorang yang besar dan
berat, untuk dapat memenuhinya maka timbul keharusan pada orang
itu bekerjasama dengan orang lain. Dengan demikian terjadilah usaha
kerja sama.
Dari segenap proses penyelenggaraan usaha kerja sama
manusia untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhannya atau tujuannya,
telah umum dikenal dalam dunia ilmu pengetahuan dengan suatu
istilah “ Administrasi “.
Sudah pasti bahwa usaha kerja sama manusia seperti yang telah
dikemukakan diatas telah ada sejak zaman dahulu kala misalnya, kerja
sama manusia membangun Taman tergantung di Babilonia, Piramid di
Mesir, Tembok Raksasa di Cina, Candi Borobudur di Indonesia dan
lain-lain.
Jadi Administrasi itu telah ada sejak adanya sekelompok
manusia di bumi ini yang bekerja bersama-sama karena dorongan oleh 2
faktor keinginan maupun faktor keharusan untuk memenuhi
kebutuhan atau tujuan-tujuannya.
Administrasi sebagai suatu ilmu, meskipun masih muda usianya,
namun karena bersifat “aplied science” atau ilmu yang bersifat terapan
dalam kehidupan sehari-hari, maka memungkinkan ilmu ini
berkembang dengan cepat seirama dengan kemajuan zaman,
kebudayaan dan teknologi. Tetapi, sekalipun ilmu Administrasi bersifat
terapan yang dapat mempermudah kehidupan manusia, belum tentu
dengan sendirinya dapat memenuhi harapan masyarakat bila mana
ilmu ini tidak aktif dikembangkan dan di bina sepanjang masa sesuai
tuntutan masyarakat.
Ilmu Administrasi lahir karena dibutuhkan oleh masyarakat, dan
lahirnya ilmu ini tidak dengan sendirinya tetapi melalui perjuangan
yang cukup lama oleh para pencintanya. Selanjutnya agar ilmu ini
dapat berkembang sepanjang masa dalam memenuhi kebutuhan
masyarakat, maka ilmu ini memerlukan pembinaan dan
pengembangan. Sudah pasti bahwa orang-orang yang menjadi
pembina dan pengembang ilmu administrasi ini adalah orang-orang
yang telah menspesialisasikan dirinya dalam bidang ilmu administrasi,
berikut orang-orang yang membutuhkannya atau masyarakat pada
umumnya.
Memang masih ada berbagai masalah yang dihadapi dalam
mengembangkan dan membina ilmu administrasi ini, terutama di
Indonesia, dimana ilmu administrasi belum lama dikenal baik pada
perguruan tinggi maupun pada lembaga-lembaga pendidikan rendah,
begitu pula dikalangan masyarakat umum.
3
Adapun masalah-masalah yang dihadapi dalam usaha
pembinaan administrasi yang perlu mendapat pemecahan antara lain :
1. Masih dijumpainya beraneka ragam arti administrasi dalam literatur,
begitu pula penggunaannya dalam percakapan sehari-hari.
2. Persamaan istilah dan persesuaian paham tentang isi yang
terkandung dalam suatu istilah masih menjadi persoalan pula.
Misalnya istilah “Administration” dan “Management” masih sering
dikacaukan oleh sebagian penulis Amerika, kedua istilah ini
disamakan artinya.
3. Adanya keanekaragaman istilah terjemahan untuk sesuatu istilah
asing misalnya istilah “Management” di Indonesia menjadi :
Kepemimpinan oleh Lembaga Administrasi Negara.
Ketatalaksanaan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Manejemen oleh Balai Pembinaan Administrasi Universitas
Gajah Mada.
Pembinaan oleh Departemen Hankam
4. Kedudukan Ilmu Administrasi sebagai suatu ilmu yang berdiri
sendiri dan tempatnya dalam ilmu pengetahuan serta cabang-
cabang.
Disamping masalah-masalah tersebut diatas, maka salah satu
faktor yang belum memungkinkan kelancaran perkembangan ilmu
administrasi di tanah air kita ini, ialah masih kurangnya ahli dalam
bidang ilmu ini yang sungguh-sungguh bersedia menjadi pengembang
dan pembina ilmu ini.
Dewasa ini semakin terasa pentingnya peranan administrasi
dalam usaha-usaha kerja sama manusia termasuk dalam usaha
melancarkan pembangunan nasional.4
Berbagai pengalaman dalam usaha-usaha pembangunan yang
telah dilaksanakan dan tidak ditunjang dengan kemampuan
administrasi yang baik, telah mengalami kegagalan-kegagalan dan
kemacetan-kemacetan. Tidak terdapatnya kaitan antara perencanaan
dan pelaksanaan pembangunan, disebabkan oleh lemahnya
kemampuan administrasi yang dimiliki.
Pada dasarnya manusia dalam berusaha mencapai sesuatu
tujuan selalu menghendaki hasil yang lebih besar, dengan
pengorbanan yang lebih kecil atau murah. Hal yang demikian hanya
bisa dicapai apabila manusai di dalam usahanya itu menerapkan asas
efisiensi. Dengan kata lain ia harus mengadministrasi usahanya
sebaik-baiknya agar usahanya itu memberikan hasil yang maksimal.
Betapa pentingnya administrasi dalam usaha kerja sama
manusia ini, dapat dilihat dari beberapa pendapat dari para ahli di
bawah ini :
1. Charles A. Beard berkatakan bahwa “ tidak ada satu hal untuk
abad modern sekarang ini yang lebih penting dari Administrasi.
Kelangsungan hidup pemerintah yang berdab dan malahan
kelangsungan hidup dari peradaban itu sendiri akan sangat
tergantung atas kemampuan kita untuk membina dan
mengembangkan suatu filsafat Administrasi yang mampu
memecahkan masalah-masalah masyarakat modern
(Siagian,1977).
2. Prof. Dr.Mr. Prajudi Atmosudirdjo, dalam bukunya “Office
Management” mengatakan bahwa, “Tidak ada didunia ini orang
yang mencapai sukses besar jikalau dia hanya pandai bekerja
sendirian, dia harus pandai bekerja sama dengan orang lain. 5
Dengan kata lain dia harus pandai organisasi, management, dan
tata usaha” ( Dinyatakan beliau bahwa organisasi, management,
dan juga tata usaha adalah kandungan daripada Administrasi ).
(Atmosudirdjo,1975).3. Dr.S.P. Siagian MPA. (1977) dalam bukunya “Filsafat Administrasi“
mengatakan pula bahwa “ Memang sesungguhnya abad sekarang
ini adalah abad administrasi. Abad Administrasi karena keputusan
dibidang politik, ekonomi, kebudayaan, militer dan lain-lain hanya
akan ada artinya apabila keputusan tersebut terlaksana dengan
efisien dan ekonomis”.
Apabila dianalisis pendapat ahli-ahli tersebut diatas, maka dapat
ditarik kesimpulan bahwa usaha kerja sama apapun yang dilakukan
oleh manusia mulai dari yang paling sederhana sampai pada usaha-
usaha yang paling besar dan kompleks, baik usaha itu dilakukan oleh
swasta maupun yang dilakukan oleh negara atau pemerintah seperti
usaha-usaha dibidang pembangunan nasional, hanya dapat berhasil
dengan sukses apabila ditunjang oleh kemampuan administrasi yang
baik.
6
BAB II
PENGERTIAN ADMINISTRASI
A. Administrasi Secara EtimologisSecara etimologis perkataan Indonesia “Administrasi” yang
bahasa Inggrisnya “Administration”, berasal dari kata Latin, yaitu :
“Ad + ministrare” dan “Administratio”. Ad + ministrate berarti
melayani, membantu atau memenuhi (The Liang Gie, 1965). Sedangkan Administratio berarti pemberian bantuan, pelaksanaan,
pimpinan, dan pemerintahan. (Atmosudirdjo, 1986) Jadi, Administrasi pada hakekatnya adalah usaha untuk
menolong, usaha untuk membantu, usaha untuk memimpin atau
mengarahkan semua kegiatan dalam pencapaian tujuan yang telah
ditentukan.
B. Administrasi dalam Arti Sempit Perlu dipahami bahwa istilah Administrasi di Indonesia masih
sering dipakai dalam arti “Tata Usaha”. Pengertian yang demikian ini
merupakan warisan dari zaman penjajahan Belanda. Pada zaman
penjajahan Belanda dahulu, istilah Belanda “Administratie” disalin
kedalam Bahasa Indonesia menjadi “Administrasi”.
7
Administratie dalam Bahasa Belanda ini pada umumnya
diartikan sebagai “Elke steiselmatige ordening en schriftelijke
vastlegging van gegevens, samengesteld met het doel een overzicht
van deze gegevens te verkrijgen in hun geheel en hun onderling
verband “. (Setiap penyusunan keterangan-keterangan secara
sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk
memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu
dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain)
(The Liang Gie,1972). Sebenarnya pengertian administratie yang
demikian baru merupakan salah satu aspek cakupan istilah
administratie. Karena masih ada dua aspek lainnya yang
merupakan cakupannya, yakni: “bestuur” atau manajemen dari
kegiatan-kegiatan organisasi, dan “beheer” atau manajemen dari
sumber-sumber daya seperti: finansial, personil, materiil, gudang,
dan sebagainya. Hanya saja yang lebih populer di kalangan bangsa
Indonesia sebagai pihak yang dijajah ialah pengertian administratie
dari aspek tata usaha. (Atmosudirdjo,1986)Jadi, pengertian Administratie yang dikenal luas di Indonesia
ialah tata usaha. Oleh karena itu, sampai sekarang di Indonesia
istilah “Administrasi” masih sering diartikan sebagai tata usaha atau
pekerjaan tulis-menulis, catat-mencatat pelbagai keterangan.
Pengertian Administrasi sebagai kegiatan tulis menulis, catat-
mencatat pelbagai keterangan itu , dijelaskan oleh Harris Muda
Nasution dalam bukunya “ Kursus Pengetahuan Administrasi “,
sebagai berikut :
“ Dalam arti yang sempit bahkan pengertian sehari-hari, maka
Administrasi artinya adalah tata usaha. Tata usaha ialah suatu 8
pekerjaan yang sifatnya mengatur segala sesuatu pekerjaan yang
berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis, surat-menyurat dan
mencatat / membukukan setiap perubahan atau kejadian yang
terjadi di dalam organisasi. (The Liang Gie,1972) Arifin Abdulrachman (1971) mengemukakan pula bahwa,
Administrasi dalam arti tata usaha kegiatannya meliputi penerimaan
surat, penyimpanan surat, korespondensi, penduplikasian,
penctatan-pencatatan pada buku-buku atau kartothik, pokoknya
segala macam pekerjaan yang ada hubungannya dengan apa yang
dinamakan pekerjaan kertas, bahkan yang meliputi juga pekerjaan-
pekerjaan penelponan dan penerimaan tamu.
Berdasarkan pendapat kedua ahli tersebut diatas, maka
dapatlah dimengerti bahwa pengertian administrasi dalam arti
sempit meliputi perbuatan tulis-menulis, catat-mencatat, yang
kesemuanya merupakan kegiatan penyediaan bahan keterangan
yang diperlukan dalam setiap organisasi. Kegiatan-kegiatan yang
demikian itu dalam bahasa Indonesia telah lazim dipergunakan
istilah “ Tata Usaha “.
C. Administrasi dalam Arti LuasDua istilah yang mirip tulisan dan bunyinya, namun berbeda
makna dan isinya, yaitu “Administratie” (Bld) dan “Administration”
(Ing), sama-sama disalin dalam satu istilah bahasa Indonesia yaitu
“Administrasi”, maka istilah yang kemudian ini mempunyai dua
pengertian yaitu :(1) Administrasi dalam pengertian sama dengan
pengertian administratie atau yang lebih dikenal dengan kegiatan
tatausaha, dan (2) Administrasi dalam pengertian sama dengan 9
administration. Untuk pengertian yang pertama kiranya telah jelas
diuraikan di atas, sedangkan pengertian yang kedua inilah yang
akan di bahas pada bagian berikut.
Administration mempunyai pengertian dan skop yang lebih
luas dari pada administratie dilihat dari aspek tatausaha saja. Jadi,
pengertian administrasi yang dimaksudkan di sini adalah pengertian
yang lebih luas yang sekaligus mencakup tata usaha. Dalam
hubungan ini, akan dikemukakan beberapa definisi dari kalangan
ahli administrasi dan manajemen sebagai berikut :
1. Dwight Waldo (1971) mengemukakan bahwa : Administrasi
adalah suatu bentuk daya upaya manusia yang kooperatif yang
mempunyai tingkat rationaliteit yang tinggi.
2. William H. Newman (1963) berpendapat bahwa : Administrasi
adalah bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan dari pada
usaha dari sekelompok individu menuju pencapaian Tujuan
bersama.
3. Dr. S.P. Siagian MPA (1977) berpendapat bahwa : Administrasi
adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia
atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk
mencapai Tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
4. Drs. The Liang Gie dan Drs. Sutarto (1977) mengemukakan
pula bahwa : Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan
penataan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok
orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.
Bila diteliti secara cermat definisi-definisi tersebut diatas maka
sesungguhnya Administrasi adalah rangkaian kegiatan atau proses
yang :10
a. Dilakukan oleh sekelompok orang (dua orang atau lebih).
b. Berlangsung dalam suatu bentuk kerja sama.
c. Dimaksudkan untuk mencapai Tujuan tertentu yang telah
ditetapkan.
Ketiga faktor tersebut dapat disingkat menjadi sekelompok orang,
kerja sam, tujuan tertentu. Ketiga faktor inilah yang lazim dikenal
sebagai unsur mutlak dari pada Administrasi.
Administrasi merupakan rangkaian kegiatan (proses) yang
wujudnya: merencanakan, memutuskan, menyusun, mengatur,
memimpin, mengurus, mengarahkan, membimbing, menselaraskan,
mengendalikan, mengawasi, meyempurnakan dan kegiatan-
kegiatan semacam itu. Untuk ringkasnya kegiatan-kegiatan
semacam itu tercakup dalam suatu istilah yaitu yang disebut
”menata” atau “penataan”. Oleh karena itu kegiatan-kegiatan yang
termasuk dalam pengertian Administrasi adalah rangkaian kegiatan
penataan. (The Liang Gie & Sutanto,1977)Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa
Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap
usaha kerja sama manusia untuk mencapai tujuan tertentu.
Sebagaimana diketahui bahwa tujuan yang hendak dicapai
dan sifat suatu kerja sama dapat bermacam-macam. Demikian juga
jumlah dan susunan orang-orang yang bekerja sama dapat
berbeda-beda pula. Selanjutnya usaha itu dapat pula berlangsung
pada waktu dan tempat yang berlain-lainan. Tetapi pada setiap kerja
sama yang dilakukan oleh sekelompok orang pasti terdapat
rangkaian kegiatan penataan yang mengarahkan kepada
pencapaian tujuan. Rangkaian kegiatan penataan ini sebagai suatu 11
kebulatan kini biasanya menjadi fungsi seseorang atau beberapa
orang pejabat. Atau dengan perkataan lain Administrasi sebagai
fungsi dijalankan oleh setiap orang yang berkedudukan sebagai
pucuk pimpinan suatu usaha kerja sama manusaia atau “Ketua
Organisasi”. Yang dinamakan “Administrator”. Jadi Administrator
adalah kepala yang tertinggi di dalam organisasi. Tetapi tidaklah
berarti bahwa Administratorlah yang satu-satunya berperan sebagai
pelaksana fungsi Administrasi, melainkan dilaksanakan juga oleh
pejabat-pejabat yang berada dibawahnya berdasarkan pelimpahan
dari Administrator tadi.
Perlu diketahui bahwa Administrasi yang merupakan
rangkaian kegiatan penataan, merupakan pekerjaan penunjang
pelaksanaan pekerjaan substansuif. Kelompok pekerjaan yang
dilakukan dengan rangkaian kegiatan subtantif dinamakan
“pekerjaan pokok” atau “pekerjaan induk” yaitu pekerjaan yang
langsung bertalian dengan tujuan yang hendak dicapai.
Untuk menegaskan perbedaan antara rangkaian kegiatan
penataan dan rangkaian kegiatan substansif, dapat diberikan contoh
sebagai berikut :
Dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi yang dilakukan
oleh suatu universitas yang bertujuan menghasilkan sarjana, maka
yang termasuk rangkaian kegiatan pekerjaan subtantif, antara lain
meliputi kegiatan seperti :
Mengajarkan suatu mata kuliah
Menguji mahasiswa
Melakukan penelitian
Melaukan pengabdian kepada masyarakat12
Membuat skripsi
Mengarang Buku
Sedangkan yang termasuk rangkaian kegiatan penataan
antara lain :
Membuat rencana kerja tahunan.
Membagi tugas antara pengajar.
Menyusun kalender akademis.
Menyusun jadwal perkuliahan.
Mengatur ujian.
Mengatur/megurus tersedianya alat peraga, ruang kuliah dan
lain-lain.
Menghimpun dan menyampaikan informasi dari pimpinan
universitas kepada para pengajar.
Mengurus kenaikan pangkat para pengajar.
Berusaha menemukan cara kerja yang lebih baik.
Contoh lain ialah proses produksi yang ditujukan untuk
mengahasilkan suatu barang pabrik, rangkaian perbuatan pekerjaan
subtantif, misalnya :
Mencampurkan bahan-bahan yang diperlukan.
Menjalankan mesin pengolahnya.
Menambahkan warna yang diperlukan.
Memotong menjadi sesuatu bentuk dan ukuran sampai barang
itu benar-benar selesai.
Sedangkan proses penataan miasalnya :
Perbuatan-perbuatan mengatur pemakain tenaga buruh.
Mengurus keuangan pabrik itu.
13
Mengadakan catatan-catatan mengenai hasil produksi.
Memperhatikan tanggapan-tanggapan masyarakat terhadap
barang yang dihasilkan. (The Liang Gie & Sutanto, 1977)Dalam praktek, tidak ada Administrasi apabila tidak ada
pekerjaan pokok atau pekerjaan induk. Dengan demikian proses
Administrasi selalu berkaitan dengan pekerja pokok.
Selain daripada itu, dalam praktek akan tampak bahwa proses
Administrasi dilakukan lebih awal, bersamaan dan lebih akhir dari
pada pekerjaan pokok. Atau pekerjaan induk. Keadaan ini dapat
digambarkan sebagai berikut :
Penentuan Tujuan ADM Kegiatan Pokok Tujuan ADM ADM Tercapai
Administrasi sebagai rangkaian kegiatan penataan di dalam
pelaksanaanya bila diteliti terlihat adanya unsur-unsur yang menurut
The Liang Gie unsur-unsur tersebut terdiri atas 8 macam , yaitu :
1. Organisasi: adalah unsur pertama dari Administrasi yang
merupakan wadah dimana kegiatan–kegiatan administrasi
dijalankan. Dalam organisasi dikelompokkan ortang-orang, tugas-
tugas, wewenang, dan tanggung jaawab serta hubungan diantara
para pekerja atau unit-unit tugas.
2. Manajemen: adalah rangkaian perbuatan menggerakkan orang-
orang dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan
kerjasama betul-betul tercapai.
3. Komunikasi: rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari satu
pihak kepeda pihak lain dalam usaha kerjasama yang
bersangkutan.14
4. Kepegawaian: rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus
tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama yang
bersangkutan.
5. Keuangan: rangkaian perbuatan mengelola segi-segi
pembelanjaan dalam usaha kerja sama.
6. Perbekalan: rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur
pemakaian, mendaftar, memelihara, sampai kepada penyingkiran
benda-benda perlengkapan dalam usaha kerjasama.
7. Tatausaha : rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukkan dalam usaha
kerjasama.
8. Hubungan masyarakat: rangkaian kegiatan menciptakan
hubungan baik dan dukungan dari masyarakat sekeliling
terhadap usaha kerja sama yang bersangkutan
Unsur-unsur yang disebutkan di artas terdapat dalam usaha
kerja sama pada umumnya, apapun tujuan dan corak usaha kerja
sama itu. Pemisahan unsur-unsur itu hanyalah untuk kebutuhan
analisis teoritis sebab dikenyataan sehari-hari unsur-unsur itu
hanyalah untuk kebutuhan analisa teoritis sebab di dalam kenyataan
sehari-hari kegiatan dari unsur-unsur ini saling jalin menjalin satu
sama lain, karena memang administrasi adalah merupakan suatu
kebulatan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.
Kiranya jelas bagi kita bahwa pengertian Administrasi yang
dikemukakan kemudian ini, mencakup 8 unsur yang merupakan
satu kesatuan, dimana salah satu unsurnya adalah tata usaha
15
(rangkaian kegiatan catat mencatat, yang menyangkut keterangan),
yang sering juga diistilahkan sebagai Administrasi.
Untuk mencegah kekacauan pengertian, dan dalam rangka
pengembangan dan pembinaan administrasi di Indonesia, kiranya
perlu penertiban pengertian dan penggunaan istilah Administrasi ini.
Untuk maksud tersebut, maka pengertian “administratie” dari
bahasa Belanda yang menyangkut kegiatan catat-mencatat
pelbagai keterangan, kita gunakan istilah “tata usaha”. Dan untuk
pengertian “Administrasi” kita tetap persamakan dengan pengertian
“Administration” (Inggris), yang didalam buku ini didefenisikan
sebagai segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap usaha
kerja sama manusia untuk mencapai tujuan tertentu.
Rangkaian kegiatan penataan yang dilakukan dalam suatu
organisasi tidak berlangsung dalam keadaan lepas dari
lingkungannya, sebaliknya berlangsung dengan dipengaruhi
lingkungan. Faktor-faktor lingkungan ini walaupun tidak termasuk
Administrasi, tetapi berpengaruh ikut menentukan apakah suatu
administarasi akan berhasil mencapai tujuannya atau tidak.
Yang termasuk faktor lingkungan yang mempengaruhi
berlangsungnya Administrasi ini menurut F.E. Kast dan James E. Rosenzwig, antara lain :
1. Kebudayaan 6. Kependudukan
2. teknologi 7. Sumber fisik
3. Pendidikan 8. Sosial
4. Politik 9. Ekonomi
5. Hukum
16
Proses usaha kerja sama manusia menuju pencapaian tujuan
yang mencakup segenap faktor-faktor, pengertian, unsur-unsur
serta pengaruh lingkungan Administrasi menurut The Liang Gie, 1977 dapat digambarkan sebagai berikut :
Keterangan :O : Organisasi K : Keuangan M : Management P : PerbekalanK : Komunikasi T : Tata UsahaK : Kepegawaian H : Hubungan Masyarakat
BAB III
PENGERTIAN MANAJEMEN
17
O M K K K P T HRangkaian Kegiatan Penataan
P E K E R J A A N P O K O KSaat Penentuan
Tujuan
Saat Tujuan
Tercapai
SekelompokOrang
TujuanTertentu
Kerja Sama
BAB III
PENGERTIAN MANAJEMEN
A. Arti Manajemen Secara EtimologisIstilah manajemen yang bahasa Inggrisnya
“management”berasal dari beberapa bahasa seperti: (1) Bahasa
Latin,yakni “managiere” yang artinya melakukan, melaksanakan,
mengurus sesuatu (Tanthowi, 19830); (2) Bahasa Italia,
“maneggiare”artinya melatih kuda atau secara harfiah berarti
mengendalikan = to handle (Silalahi, 1989); (3) Bahasa Prancis,
yaitu “manege” atau “manage” artinya tindakan membimbing,
memimpin, mengemudikan, mengurus, memerintah dan kata
manage juga berarti “tempat latihan kuda”, “penjinakan kuda”
(Tanthowi, 1983, Atmosudirdjo, 1986) ; (4) Bahasa Inggris sendiri
istilah itu dikenal dengan “management” yang bentuk infinitifnya
adalah “to manage” yang berarti menangani, mengendalikan,
menguasai, mengurus, menyelesaikan sesuatu (Atmosudirdjo,
1986).
Apabila diperhatikan secara cermat kegiatan-kegiatan yang
dikandung dari istilah asal usul manajemen tersebut diatas, yakni :
melakukan, melaksanakan, mengurus, mengendalikan, 18
membimbing, memimpin, mengemudikan, memerintah. melatih,
menguasai, dan menyelesaiakan, ternyata mempunyai kesamaan
dengan kegiatan-kegian yang dikandung oleh istilah “menata” atau
“penataan”yang merupakan kegiatan administrrasi. Jadi, memang
wajar kalau ada pandangan dari beberapa ahli yang menyamakan
istilah administrasi dengan manajemen.
B. Definisi ManajemenBerikut ini dikemukakan beberfapa definisi manajemen
menurut para ahli dibidang ini.
Frederick Winslow Taylor, sebagai bapak manajemen ilmiah
memberi rumusan manajemen seperti ini: “Management, the art of
management, is defined as knowing axactly what you whant to do
and the seeing that they do it in the best and cheapest way
( Tanthowi. 1983).Artinya: Manajemen, seni dari manjemen
diartikan sebagai kepandaian yang sungguh-sungguh tentang apa
yang dikehendaki dari menyuruh orang mengerjakan sesuatu dan
mengawasi mereka mengerjarkan sesuatu dengan sebaik-baiknya
dan dengan cara yang paling murah.
Menurut George R. Terry dalam bukunya: The Principle of
management, mengatakan: “Management is a distinct procece
consisting of planning, organizing,actuating, and controlling, utiliting
in each both science and art, and followed in order to accomplish
predetermined objectives”( Manajemen adalah suatu proses yang
membeda-bedakan atas: perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan pelaksanaan, dan pengawasan, dengan
19
memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan
Tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya) (Handaya ningrat, 1982)
Sheldon (dalam Tanthowi, 1983) dalam bukunya “The
Philosophy of Management” memberikan rumusan manajemen
seperti ini: “mangement proper is function in the indudusty
conderned in the execution of policy : within the limits set up by
administration and the employment of the organization for the
particular objecks set before it” (Manajemen adalah fungsi dalam
industri yang berhubungan dengan kebijaksanaan dalam batas-
batas yang telah ditetapkan dalam administrasi dan penggunanaan
organisasi untuk sasaran-sasaran tertentu sebagaimana ditetapkan
sebelumnya).
Selanjutnya Siagian (1977) merumuskan manajemen sebagai
“kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil
dalam rangka pencapaian Tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang
lain.
Akhirnya, Manullang (1996) menegaskan bahwa “Manajemen
adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan,
pengarahan, dan pengawasan sumberdaya untuk mencapai Tujuan
yang sudah ditetapkan.
Apabila dicermati semua pendapat di atas, maka dapat
ditawarkan satu definisi manajemen yang lebih sederhana , yaitu:
“Manajemen adalah suatu seni dan ilmu tentang cara mengatur,
memimpin, dan mengendalikan semua sumber (resources) dalam
rangka mencapai hasil atau Tujuan tertentu.
Dari definisi tersebut dapat dilihat bahwa disamping
manajemen sebagai seni juga sebagai ilmu. Manajemen sebagai 20
seni dapat diartikan sebagai suatu praktek. Memang, manajemen
itu telah dipraktekkan pada pekerjaan-pekerjaan tertentu dalam
berbagai macam organisasi baik di bidang pemerintahan mau pun
dibidang swasta, jauh sebelum manajemen itu sendiri lahir sebagai
suatu ilmu. Dalam hubungan ini, Drucker (1982) mengatakan telaah
manajemen tidak lebih tua daripada manajemen itu sendiri –
artinya, barusaja dimulai. Manajemen sebagai seni ditandai oleh
pengalaman-pengalaman, dugaan ataupun kemampuan alamiah
berupa skill atau keahlian, kemahiran yang timbul dari dalam diri
seseorang untuk mewujudkan hasil kerja tertentu.
Manajemen juda sebagi ilmu, meskipun demikian tidaklah
sepenuhnya sebagai ilmu. Pekerjaan manajer dapat dianalisis dan
diklasifikasi secara sistematis. Jadi, ada aspek ilmiah dalam
manajemen dan ada cirri-ciri professional. Unsur-unsur manajemen
dapat dianalisis, di organisasikan secara sistematis dan dapat
dipelajari oleh siapa pun yang mempunyai kecerdasan normal.
Dari definisi yang ditawarkan terlihat adanya kegiatan seperti
mengatur, memimpin,dan mengendalikan. Hal ini, memberikan
indikasi bahwa kegiatan manajemen itu selalu didasarkan pada
upaya-upaya yang teratur atau sistematis, rasional dan dapat
dipertanggungjawabkan hasilnya. Ketiga kata itu pada hakekatnya
mempunyai makna yang dapat mewakili fungsi-fungsi manajemen,
yakni perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan
pengawasan
Sedang yang dimaksud dengan semua sumber (resources)
dalam definisi itu adalah meliputi: tenaga kerja (man), sumber biaya
(money), material atau bahan-bahan (materials), peralatan dan 21
mesin (machine),cara kerja (method), pemasaran (market) atau
pelayanan (service).
Dengan demikian manajemen itu merupakan rangkaian
kegiatan atau proses kegiatan yang meliputi perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan untuk mencapai
hasil atau tujuan dengan memanfaatkan sumber-sumber yang ada
seperti tenaga kerja, biaya, bahan-bahan, peralatan, cara-cara
kerja, pemasaran atau pelayanan dengan efisien dan efektif.
22
BAB IV
PANDANGAN AHLI TENTANG ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
A. Sejarah Asal Usul Istilah Administrasi dan ManajemenMenurut Atmosudirdjo (1986), aministrasi lebih popular
dibanding dengan manajemen dikalangan bangsa-bangsa Eropa
Barat Kontinental terutama di Nederland, Jerman, Prancis , dan
Italia. Negara-negara ini pernah mendapat pengaruh kuat
kekuasaan kerajaan Romawi selama 1000 tahun lebih. Kerajaan
Romawilah yang memperkenalkan penggunaan istilah administrasi
ini pada bangsa-bangsa yang ada dibawah kekuasaannya dan
sekaligus dengan penerapannya dalam kegiatan pemerintahan dan
dalam kegiatan sosial maupun dalam kegiatan perusahaan-
perusahaan. Di zama Romawi seorang administrator (pengelola,
pengurus, pemimpin) adalah seorang yang telah mendapat
kepercayaan mengurus suatu kesatuan organisasi, harta benda
berikut personilnya. Administrasi di Italia dikenal dengan istilah
“aministrazione”, di Perancis dikenal dengan “administration”,
sedang di Belanda dikenal dengan “administratie”, Istilah-istilah ini
sesungguhnya merupakan hasil perkembangan dari istilah 23
“administratio” (bahasa Latin). Di zaman Romawi istilah adminitratio
mencakup administrare (tatausaha) dan administro (leadership,
manajemen).
Di Zaman keemasan Negara Romawi dengan pusat ibu kota
Roma, system administrasi telah berfungsi dengan baik. Sistem
social, ekonomi, dan kenegaraan diatur berdasarkan pola-pola
tertentu yang dinamakan “system administratio”.Unit-unit organisasi
seperti dinas-dinas pemerintahan, badan-badan social, perusahaan-
perusahaan, dan lain-lain masing-masing merupakan suatu
administration atau unit administrasi yang dipimpin oleh
administrator. Administrator ini bertanggung jawab kepada pemilik
unit organisasi (magister, majikan, atasan) yang memberikan tugas
dan kewajiban kepadanya. Agar administrator dapat menjalankan
tugasnya dengan baik, maka dia harus menjalankan kegiatan-
kegiatan seperti:
1. Administer = melayani, mentaati terhadap majikan dan
melakukan segala sesuatu sesuai dengan kehendak atau
kebijakan atasannya itu.
2. Administrare = menyelenggarakan tatausaha seperti registrasi,
korespondensi, dan kearsipan.
3. Administro = menggerakkan personil dalam rangka menjalankan
kegiatan organisasi yang dipimpin, yang berarti memimpin,
mengemudikan, mengatur (Atmosudirdjo, 1986).
Bangsa Indonesia yang pernah berada di bawah kekuasaan
pemerintah Belanda lebih mengenal istilah “administratie” dari pada
istilah yang lainnya. Hanya saja makna istilah administratie yang
lebih popular di kalangan bangsa Indonesia ialah makna 24
administrasi dari aspek tatausaha. Hal ini, terjadi karena sebagian
besar bangsa Indonesia yang bekerja pada pemerintahan Belanda
menempati posisi Juru tulis, juru arsip atau aktivita-aktivita yang
lebih dikenal dengan “tatausaha”. Pada hal, sesungguhnya istilah
administratie itu jauh lebih luas maknanya dari itu, sama
pengertiannya dengan istilah “administration” seperti telah
dikemukakandi atas. Untuk jelasnya ruang lingkup kegiatan
daministratie menurut Atmosudirdjo (1986) meliputi: (1) Stelsel
matige verkrijging, en verwerking van gegevens atau di dalam
bahasa Indonesian dinamakan “tatausaha”;(2) Bestuur yang berarti
manajemen dari kegiatan-kegiatan organisasi; dan (3) Beheer
adalah manajemen dari sumber-sumber daya (finansial, peronil,
material, gudang,dan sebagainya).
Dengan demikian, jika seorang Belanda atau Jerman
berbicara tentang keberesan administrasi, maka yang dimaksud
adalah keberesan tatausaha, organisasi, dan manajemen dari
instansi atau perusahaan yang bersangkutan (Atmosudirdjo,1986).
Berbeda di Inggris, meskipun pernah berada dibawah
kekuasaan Romawi, tetapi suku-suku bangsa Inggris tidak mau
tunduk pada pemerintah Romawi kecuali segelintir saja yang ikut
menyesuaikan diri dengan kebudayaan Romawi, misalnya London
(Londinium). Pada waktu bangsa Romawi mengundurkan diri ke
Roma, tidak ada kebudayaan berupa cara hidup yang ditinggalkan,
yang ada hanya peninggalan berupa benteng-benteng, jalan raya,
dan saluran air saja. Jadi, masyarakat Inggris tidak mengenal
pranata “administrasi” seperti bangsa-bangsa Eropa Barat
Kontinental gaya Romawi.25
Bangsa Inggrislah yang mengembangkan budaya
“manajemen” yang dia terima dari bangsa Norman (1066). Setelah
kekuasaan bangsa Romawi berakhir di Inggris, Inggris kembali
dikuasai oleh bangsa Norman yang bersal dari Normandy di Prancis
Barat laut. Bangsa ini adalah keturunan bangsa Viking yang
menetap di pesisir barat laut Prancis sejak tahun 800. Mereka
terkenal sebagai bangsa Barbar (artinya tidak pernah mendapat
pendidikan Romawi), kasar, tetapi praktis, dan prgmatis sifatnya.
Mereka membentuk kerajaan kecil yang sangat baik organisasinya
menurut ukuran pada waktu itu. Satu-satunya negara yang
mempunyai system poemerintahan yang di desentralisir secara
baik, menganut system feodalisme, menjalankan cara-cara
pengurusan negara yang praktis dan gesit. Tradisi dan jiwanya
hingga sekarang masih menjadi salah satu ciri khas bangsa Inggris.
Pengaruh pendudukan bangsa Normandi terhadap bangsa Inggris
sangat besar, karena dengan pendudukan itu, bangsa Inggris baru
mulai memiliki peradaban yang lebih tinggi.
Bangsa Inggris lebih mengenal pranata manajemen dari pada
pranata administration. Dalam mengatur kehidupan, mereka
mengenal dan mengutamakan manajemen. Manajemen dipandang
sebagai suatu keahlian. Suatu yang dijalankan oleh seseorang yang
banyak akalnya. Istilah “manajer” diberikan kepada seseorang yang
diberi tanggungjawab memimpin atau mengurus sesuatu seperti:
tugas, lembaga, usaha, termasuk tugas parlemen. Istilah ini, ada
hubungannya dengan istilah “manage”(Prancis) yang berarti tempat
pelatihan kuda atau tempat penjinakan kuda. Hal ini, juga
26
mempunyai hubungan dengan bangsa Norman yang terkenal
dengan kaveleri kudanya yang hebat pada waktu menyerbu Inggris.
Bangsa Inggris terkenal sebagai bangsa yang pandai politik
dan ulet mengembangkan koloni-koloni untuk menguasai dunia.
Orang-orang inggris gesit didalan menarik manfaat dari situasi-
situasi. Mereka ulet mengembangkan kekukatan-kekuatan di mana
mungkin dengan cara sederhana. Di bidang urusan pemerintahan,
perniagaan, dan sebagainya mereka mengandalkan orang-orang
yang dapat bertindak sebagai manajer (petugas, penyelenggara)
yang menjalankan manajemen (dengan penuh akal dan siasat) yang
pada umunnya setia dan jujur kepada sesama Inggrisnya. Jiwa
politik dan manajemen inilah yang kemudian mereka bawah keluar
sewaktu mengembangkan koloni-koloni, yakni Amerika, Kanada,
Australila, dan sebagainya. Sehingga semua bekas jajahan
Anglosakson seperti Singapura, Malaysia, Pilipina, Australia, dan
sebagainya lebih mengenal pranata manajemen dari pada pranata
Administrasi.
Bagaimana kita di Indonesia? Indonesia adalah bekas jajahan
negara Eropa Kontinental yang lebih mengenal pranata
administarasi dari pada pranata manajemen. Karena itu, kita juga
terpengaruh oleh hal itu. Namun demikian, kita juga memiliki
beberapa ilmuan yang pernah menimbah ilmu di negara-negara
Anglosakson sepertidi Amerika, Inggris, Australian, dan lain-lain
yang mengembangkan pranata manajemen tadi. Mereka ini
memperkenalkan pranata manajemen di dalam negeri kita sebagai
pembaharuan baik sebagai ilmu maupun sebagai fungsi yang
dipraktekkan di lembaga-lembaga pemerintah maupun swasta. 27
Sehingga di Indonesia kedua pranarta ini sama-sama dipakai
sebagai alat pengelolaan suatu lembaga atau organisasi dan oleh
sebagian ilmuan di bidang ini memandang sebagai dua hal yang
berbeda tetapi yang satu merupakan bagian dari yang lainnya.
Atau dengan perkataan lain administrasi dan manajemen berbeda,
namun, keduanya merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan
karena manajemen merupakan salah satu aspek terpenting dari
administrasi
B. Pandangan Ahli tentang Administrasi dan ManajemenBagaimana pandangan para ahli administrasi tentang
administrasi dan manajemen ? Apakah administrasi sama dengan
manajemen ? Atau manajemen merupakan bagian dari
administrasi atau sebaliknya? Dalam perkembangan administrasi
dan manajemen hingga dewasa ini, memang masih menunjukkan
perbedaan pendapat mengenai pertanyaan tersebut di atas.
Perbedaan pendapat terhadap administrasi dan manajemen yang
demikian didakui oleh beberapa ahli. Dale Yoder, misalnya
mengatakan “perdebatan telah lama dipusatkan pada masalah-
masalah apakah “administrasi atau manajemen” yang merupakan
istilah yang lebih luas, yang mana mencakup yang lain?
Pandangan yang melihat administrasi sama dengan
manajemen didukung oleh ahli misalnya William H. Newman dan
M.E.Dimock. Newman (1963) sama sekali tidak membedakan
antara administrasi dan manajemen. Bahkan mempersamakan
keduanya. Hal ini, terlihat pada buku yang ditulisnya yang berjudul
“Administrative Action”. Namun isi buku tersebut ialah “The
Techniques of organization and Management”. Demikian pula 28
Dimock dan Koenig (1960) tidak membedakan antara administrasi
dan manajemen. Hal ini ditunjukkan dengan definisi administrasi
yang dikemukakannya, yakni: “administration (or management) is a
planned approach to the solving of all kind of problems in almost
every individual or group activity both public or private”
(administrasi (atau manajemen) adalah suatu pendekatan yang
terencana terhadap pemecahan semua macam masalah yang
kebanyakan terdapat pada setiap individu atau kelompok baik
negara maupun swasta).
Pandangan yang mempersamakan antara administrasi dan
manajemen ini, juga didukung oleh realita penggunaan kedua istilah
itu secara silih berganti. Misalnya, antara “personal administration”
dengan “personnel management”, antara “office administration”
dengan “office management”, antara “finansial administration”
dengan “finansial management” dan antara “marketing
administration” dengan “marketing management”.
Pandangan yang melihat manajemen sebagai bagian dari
administrasi dapat dikemukakan sebagai berikut .
1. Dalton E Mc. Farland dalam bukunya “Management, Principles
and Practices” membedakan arti administrasi dan manajemen,
namun yang satu merupakan bagian dari yang lainnya dengan
menegaskan sebagai berikut “administration refers to the
determination of mayor aims and policies, were as management
refers to the carrying out of operations designed to accomplish
the aim and effectuate policies” yang artinya administrasi
ditujukan terhadap penetuan tujuan pokok dan kebijaksanaannya,
sedangkan manajemen ditujukan terhadap pelaksanaan kegiatan 29
dengan maksud menyelesaikan/mencapai tujuan dan
pelaksanaan kebijaksanaan (Handayaningrat, 1982).
2. Ordway Tead melihat administrasi sebagai sesuatu yang terdiri
atas organisasi dan manajemen. Ia menegaskan bahwa
“administration is the process and agency which responsible for
the determination of the aims for which an organization and its
management are to strive …etc” (Administrasi adalah suatu
proses dan badan yang bertanggungjawab terhadap penentuan
tujuan, dimana organisasi dan manajemen digariskan dan
sebagainya)(Handayaningrat, 1982).
3. Albert Lepawsky (1960) mempunyai pandangan yang sama di
atas dengan mengatakan “administrasi use in the broad sense to
include organization and management. Management is the force
which leads, and dirtects an organization in the accomplishment
of a predetermined object (administrasi digunakan dalam arti luas
meliputi organisasi dan manajemen. Manajemen adalah
kemampuan memimpin memberi petunjuk dan membimbing
suatu organisasi dalam mencapai suatu tujuan yang ditentukan
terlebih dahulu).
4. S.P. Siagian (1977) dalam bukunya yang berjudul “Filsafat
Administrasi” mengemukakan bahwa “manajemen merupakan inti
dari administrasi karena manajemen merupakan alat pelaksana
utama dari administrasi” Selanjutnya beliau menegaskan bahwa
antara administrasi dan manajemen tidak dapat dipisah-pisahkan,
hanya kegiatan-kegiatannya yang dapat dibedakan. Dilihat dari
segi fungsional administrasi mempunyai dua fungsi utama, yakni:
(1) menentukan tujuan menyeluruh yang hendak dicapai 30
(organization goal), (2) menentukan kebijaksanaan umum yang
mengikat seluruh organisasi (general and overall policies).
Sedang manajemen pada hakekatnya berfungsi untuk melakukan
semua kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka
pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan umum yang
telah ditentukan pada tingkat administrasi. Dalam hubungan ini,
manajemen boleh saja menentukan tujuan tetapi sifatnya
departemental atau sektoral. Demikian pula kebiksanaan yang
ditentukan pada tingkat manajemen bersifat khusus atau
pelaksanaan. Dari pandangan ini, beliau menegaskan bahwa
administrasi lebih luas dari manajemen, bahkan manajemen itu
merupakan aspek dari administrasi.
5. Arifin Abdulrachman (1969) mengatakan dalam bukunya yang
berjudul “Leadership”, setiap administrasi atau penyelenggaraan
kegiatan-kegiatan itu mempunyai tiga aspek yang dapat
dibedakan satu-sama lain, yakni : (1) aspek formulasi
kebijaksanaan, (2) aspek manajemen, dan (3) aspek
pelaksanaan (operation). Selanjutnya dijelaskan beliau ketiga
aspek tersebut seperti ini . “formulasi kebijaksanaan administrasi
(administrative policy) dibuat oleh pimpinan dari badan
administrasi (negara,swasta) dan membuat ketentuan-ketentuan
mengenai sasaran-sasaran dan tujuan-tujuan pokok yang hendak
dicapai serta cara-cara penyelenggaraan kegiatan untuk
mencapai sasaran dan tujuan-tujuan pokok yang telah ditentukan
itu. Manajemen adalah kegiatan-kegiatan untuk mencapai
sasaran-sasaran dan tujuan pokok yang telah ditentukan itu
dengan menggunakan orang-orang pelaksana. Kegiatan-kegiatan 31
manajemen dan sistematika penggolongannya banyak macam
ragamnya. Misalnya menurut beliau sendiri ada lima, yaitu: (1)
perencanaan, (2) pengorganisasian, (3) Penempatan , (4)
penggerakan, dan (5) pengawasan.. Sedang kegiatan operation
adalah kegiatan yang benar-benar melaksanakan apa yang telah
direncanakan oleh manajemen. Kegiatan-kegiatan ini
memadukan tenaga kerja (skill), bahan-bahan informasi, alat
kerja, uang, tempat kerja, dan waktu sehingga akhirnya
mempunyai produk yang dinamakan hasil kerja (barang dan
jasa). Kaarena fungsinya memadukan unsur-unsur kerja, maka
operation mempersoalkan proses kerja, metode kerja, teknik
kerja atau carakerja. Dari pandangan ini , Arifin Abdulrachman
berpendapat bahwa dalam setiap administrasi selalu ada
manajemennya. Bahkan manajemen adalah inti dari administrasi.
Seperti pandangan Siagian, Arifin Abdulrachman juga
berpendapat bahwa administrasi itu lebih luas volume
kegiatannya dari manajemen, Karena tidak hanya mencakup
kegiatan manajemen, akan tetapi mencakup juga kegiatan-
kegiatan pembuatan kebijaksanaan administrasi dan kegiatan
operation.
C. Kesamaan Konsep antara Administrasi dan ManajemenDitinjaudari berbagai sudut pandang, maka terdapat beberapa
kesamaan konsep antara administrasi dan manajemen. Hal-hal
inilah yang memungkinkan beberapa ahli memandang sama antara
administrasi dan manajemen. Hal-hal yang dimaksud menurut
Silalahi (1989) adalah sebagai berikut:
32
1. Kesamaan sifat.Baik administrasi maupun manajemen memiliki sifat-sifat yang
sama antara lain: (1) bersifat seni dan ilmu; (2) dinamik, artinya
keduanya berkembang sejalan dengan perkembangan
kehidupan manusia, kebudayaan, teknologi; (3) integratif, artinya
keduanya memiliki kemampuan mengintegrasikan diri dari
kecenderungan munculnya disintegrasi dan spesialisasi dari
berbagai disiplin keilmuan; (4) bersifat normatif, artinya kegiatan-
kegiatannya didasarkan pada nilai-nilai, etika, prosedur, tata
urutan; (5) bersifat teleologi, artinya keduanya memberi
kemampuan memprediksi kemumgkinan yang akan timbul dari
kegiatan kerjasama sehingga apa yang direncanakan cenderung
akan tercapai.
2. Kesamaan prinsipPrinsip yang dimaksud di sini ialah efisiensi dan efektivitas usaha
kegiatan kerjasama dalam pencapaian tujuan.
3. Kesamaan Ciri atau karakteristik Dalam hal, ini antara lain adanya:
a. Sekelompok orang
b. Kerja sama atas dasa pembagian kerja
c. Berlangsung dalam organisasi
d. Adanya tujuan
4. Kesamaan Sarana (tools) Baik administrasi maupun manajemen keduanya
menggunakan sarana seperti orang, metode, uang, peralatan,
mesin, serta organisasi sebagai wadah berlangsungnya
kegiatan.33
5. Kesamaan fungsiAdministrasi dan manajemen dalam mencapai tujuan
berlangsung dalam proses kegiatan melalui pelaksanaan fungsi-
fungsi seperti: perencanaan, pengorganisasian, penggerakan
dan pengawasan.
Meskipun terdapat kesamaan konsep diantara keduanya,
akan tetapi keduanya mempunyai perbedaan tugas dan fungsi di
dalam organisai. Administrasi mempunyai tugas dan fungsi yang
lebih luas dari pada manajemen, yakni menentukan tujuan
menyeluruh yang hendak dicapai organisasi, dan menentukan
kebijaksanaan umum yang mengikat seluruh organisasi. Sedang
manajemen melakukan semua kegiatan yang diperlukan dalam
rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapka pada tingkat
administrasi. Pandangan yang demikian ini di anut oleh orang-
orang akademis. Bagi orang-orang praktisi, banyak yang melihat
keduanya sama–sama diguanakan dalam organisasi, dimana
istilah administrasi lebih luas dipakai dalam aktivitas-aktivitas
oraganisasi non provit seperti organisasi pemerintahan,
organisasi sosial. Sedang istilah manajemen banyak dipakai oleh
organisasi profit atau pada organisasi-organisasi perusahaan.
D. Kreteria Pokok Ilmu Administrasi dan ManajemenEfisiensi dan efektivitas merupakan konsep administrasi dan
manajemen yang perlu mendapat perhatian dalam setiap usaha
kerjasama manusia. Kedua konsep ini merupakan indikator penting
yang digunakan untuk menilai keberhasilan administrasi dan
manajemen. Di samping itu, rasionalitas juga merupakan indikator
34
penting lainnya, karena rasionalitas menentukan apakah
keberadaan sesuatu itu dapat diterima oleh akal sehat atau tidak,
atau apaka logis atau tidak.
Seperti diketahui bahwa setiap organisasi mempunyai tujuan
tertentu yang inging dicapai. Pencapaian tujuan itu, tentu tidak asal
tercapai melainkan harus ada ukuran-ukuran yang dijadikan
patokan untuk dapat dinilai berhasil atau tidak. Di dalam
administrasi dan manajemen ukuran-ukuran yang dijadikan sebagai
patokan keberhasilan pencapaian tujuan adalah rasionalitas,
efisiensi, dan efektivitas.
Ketiga kreteria tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:
1. Rasionalitas. Istilah rasionalitas dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia
diartikan sebagai pendapat yang berdasarkan pemikiran yang
bersistem dan logis atau bedasarkan pemikiran-pemikiran dan
pertimbangan yang cocok dengan akal. Kalau pengertian yang
demikian itu dibawah kepada kegiatan-kegiatan administrasi,
maka kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen yang
rasional itu ialah yang dapat diterima oleh akal sehat, atrau yang
logis. Misalnya,adanya kegiatan-kegiatan administrasi atau
manajemen yang dilandasi pembagian kerja yang sistematis atau
teratur, tidak tumpang tindih.
2. Efisiensi. Efisiensi menurut H. Emerson dalam Handayaningrat (1982)
adalah perbandingan yang terbaik antara input dan output,
antara keuntungan dan biaya (antara hasil pelaksanaan dengan
sumber-sumber yanfg dipergunakan), seperti halnya juga hasil 35
maksimum yang dicapai dengan penggunaan sumber-sumber
yang terbatas.
Untuk dapat mengadakan pengukuran efisiensi, terlebih dahulu
perlu diketahui ruang lingkup istilah input dan output itu. Input
sebagaimana dikemukakan oleh Handayaningrat (1982), ialah
semua sumber (resources), berupa sarana dan prasarana yang
digunakan dalam proses produksi barang dan jasa. Sarana atau
sumber-sumber meliputi : tenaga kerja (nan), biaya (money),
bahan-bahan pokok (materials), peralatan atau mesin)
(machine, cara kerja (methods), pemasaran atau pelayanan
(market atau service), termasuk di dalamnya waktu (time). Dan
input lainnya ialah prasarana, misalnya: gedung, pabrik, gudang,
alat transport dan sebagainya.
Sedang, output di dalam proses produksi adalah hasil
prodeksi berupa barang dan jasa.
Dari penjelasan seperti di atas Handayaningrat membuat
suatu rumusan tentang efisiensi seperti di bawah ini untuk
mempermudah mengingatnya.
Input > Output = Tidak efisien
Output > Input = Efisien
Pendapat lain tentang efisiensi ialah yang dikemukakan
oleh Arifin Abdulrachman. Beliau melihat efisiensi sebagai
ukuran antara rencana dengan hasil. Apabila hasilnya lebih dari
rencana dengan daya dan dana sama dengan rencana, maka itu
adalah efisien. Juga efisien apabila hasilnya sama dengan
rencana, sedangkan daya dan dana yang digunakan adalah 36
kurang dari rencana. Sebaliknya, adalah in-efisiensi apabila
hasilnya kurang dari rencana sedang daya dan dana yang
dikeluarkan sesuai dengan rencana. Atau hasilnya sama dengan
rencna, dengan penggunaan daya dan dana lebih dari rencana.
Untuk mempermudah mengingatnya rumusan di atas dapat
ditulis dalam bentuk symbol sebagai berikut :
Efisien jika, H > R dengan Dy & Dn = R
Efisien jika, H = R dengan Dy & Dn < R
InEfisien jika, H < R dengan Dy & Dn = R
In Efisien jika, H = R dengan Dy &Dn > R
Keterangan: H = Hasil
R = Rencana
Dy = Daya
Dn = Dana
Abdulrachman mengingatkan bahwa efisiensi perlu
dikaitkan dengan rasa kepuasan baik dari manajemen maupun
para pelaksana karena justru dengan adanya kepuasan ini
kegiatan manajemen dapat diteruskan. Efisiensi yang tidak
memperhatikan faktor kepuasan dinamakan efisiensi ekonomis,
sedangkan efisiensi yang disertai dengan rasa kepuasan dari
manusia yang terkait dalam manajemen dinamakan efisiensi
manajemen atau efisiensi manajerial.
37
3. Efektivitas.
Menurut H. Emerson ,” efektivitas ialah pengukuran dalam arti
tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya (Handyaningrat, 1982). Sedang, menurut Arifin
Abdulrachman, efektif adalah mendapat hasil kerja sesuai yang
telah direncanakan.
38