bab ii landasan teori · 8 bab ii landasan teori 2.1 landasan teori 2.1.1 definisi public relations...
TRANSCRIPT
8
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Landasan Teori
2.1.1 Definisi Public Relations
Menurut The Public Relations Society of America dalam Romli (Romli,
n.d.) mengemukakan bahwa, “Public Relations membantu organisasi dan
publiknya untuk saling beradaptasi secara menguntungkan. Usaha organisasi
untuk memperoleh kerjasama dari sekelompok orang membantu organisasi
berinteraksi secara efektif dan berkomunikasi dengan publik utama”.
Sedangkan menurut Maria dalam Suryanto (2015:5) menyebutkan bahwa
public relations dalam pengertian khusus sebagai berikut:
fungsi khusus manajemen yang membantu membangun dan memelihara
komunikasi bersama, pengertian dukungan, dan kerja sama antara organisasi dan
publik, melibatkan masalah manajemen, membantu manajemen untuk mengetahui
dan merespon opini publik, membantu manajemen untuk tetap mengikuti dan
memanfaatkan perubahan secara efektif, berguna sebagai system peringatan awal
untuk membantu mengantisipasi tren, dan menggunakan penelitian dan teknik
suara yang layak dalam komunikasi sebagai alat utama.
Selain itu, terdapat pula definisi Public Relations yang resmi dari IPRA
(International Public Relations Association) dalam Sari (2017:5) yang
menyatakan sebagai berikut:
Public relations is a distinctive management function which helps establish and
maintain mutual lines of communications, understanding, acceptance and
cooperations between an organization and its publics;involves the management of
problems or issues; helps management to keep informed or and responsive to
public opinion; defines and emphasizes the responsibility of management to serve
the public interest; helps management keep abreast of effectively utilize change,
9
serving as an early warning system to help anticipate trends, and uses research
and sound and ethical communication techniques as it s principle tools.
Definisi kerja PR yang resmi dari IPRA (International Public Relations
Association) jika diterjemahkan adalah sebagai berikut: Public Relations
merupakan fungsi manajemen yang khas yang mendukung pembinaan dan
pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya mengenai
komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerja sama, melibatkan manajemen
dalam permasalahan dan persoalan; membantu manajemen memberikan
penerangan dan tanggapan dalam hubungan dengan opini publik; menetapkan dan
menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani kepentingan umum;
menopang manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara
efektif, bertindak sebagai sistem peringatan yang dini dalam membantu
mendahului kecenderungan; dan menggunakan penelitian serta teknik komunikasi
yang sehat dan etis sebagai sarana utama.
Meskipun berbagai macam definisi telah diberikan oleh beberapa pakar,
namun dapat disimpulkan bahwa Public Relations merupakan fungsi manajeman
di bidang komunikasi, dengan cara melaksanakan kegiatan manajemen
komunikasi untuk membangun hubungan antara organisasi dan publiknya.
2.1.2 Ruang Lingkup Public Relations
Ruang lingkup tugas Public Relations (PR) dalam sebuah
perusahaan/organisasi meliputi dua bagian yaitu:
1. Membina hubungan ke dalam (Publik Internal)
Menurut A. Anditha Sari (2017:3) menyatakan bahwa “Publik internal
adalah publik yang menjadi bagian dari unit/badan/perusahaan/organisasi itu
sendiri. PR harus mampu mengidetifikasi atau mengenali hal-hal gambaran
negatif di masyarakat sebelum menjalankan kebijakan organisasi”.
Suryanto (2015:420) menjabarkan bahwa Publik internal terdiri sebagai
berikut:
10
a. Employee Relations/Labour Relations
Yaitu membina hubungan komunikasi yang baik dengan karyawan.
Tujuannya untuk memunculkan sikap loyalitas yang tinggi, rasa memiliki (sense
of belongingness) terhadap organisasi, rasa kesetiakawanan, semangat dan etos
kerja, dan disiplin yang kuat pada karyawan. Selain itu, juga harus diupayakan
agar mampu menggalang terciptanya hubungan yang harmonis di antara seluruh
karyawan, baik dalam hubungan vertical, horizontal, maupun diagonal secara
timbal balik.
b. Hubungan pemegang saham (share holder relations)
Memelihara hubungan yang harmonis dan akrab antara pihak perusahaan
dan para pemegang saham, yang bertujuan untuk memupuk kepercayaan di antara
keduanya. Bentuk kegiatannya antara lain penyampaian informasi tentang
laporan perkembangan perusahaan secara rutin, formal, periodik, dan lengkap.
c. Human Relations
Human Relations dalam konteks humas juga termasuk salah satu metode
komunikasi yang bersifat antarpersonal, dialogis, persuasif, sugestif, action
oriented. Tujuannya agar membuat komunikan mengerti dan menaruh simpati.
2. Membina hubungan keluar (Publik Eksternal)
Sedangkan menurut Sari (2017:3) menjelaskan bahwa “Publik eksternal
adalah publik umum (masyarakat). PR mengusahakan tumbuhnya sikap dan
gambaran publik yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya”.
Suryanto (2015:420) menjabarkan bahwa Publik eksternal terdiri sebagai
berikut:
11
a. Customer Relations
Menjalin hubungan komunikasi dengan pelanggan merupakan urusan yang
penting dan mendasar. Sehingga, menjaga dan mempertahankan kepercayaan
pelanggan, serta selalu menganalisis perkembangan perubahan sikap dan
perilakunya adalah tugas krusial yang harus dilakukan oleh humas dalam suatu
organisasi.
b. Community Relations
Hubungan dengan komunitas (lingkungan) masyarakat tempat organisasi,
lembaga, perusahaan berada. Bentuk hubungan ini dapat dibangun, baik
dilakukan melalui proses formal, nonformal maupun personal, melalui hubungan
manusiawi, yang lebih menekankan pada aspek kontak-psikologis dengan
community relations.
c. Governmet Relations
Hubungan komunikasi yang harus dibangun antara organisasi perusahaan
dan pihak pemerintah. Terjalinnya hubungan komunikasi yang baik dengan
berbagai departemen pemerintahan terkait akan mempermudah penyelesaian
berbagai urusan dan kepentingan yang terkait dengan kelangsungan hidup
perusahaan.
d. Press Relations
Hubungan yang harus dibangun antara organisasi, institusi perusahaan dan
pihak pers atau media massa, baik media cetak maupun media elektronik.
Tujuannya adalah untuk memudahkan penyebarluasan informasi terkait kegiatan
organisasi perusahaan kepada masyarakat dan meminimalisasi hal-hal yang
12
terkait dengan informasi yang cenderung negatif agar tidak mudah tersebar ke
masyarakat luas.
2.1.3 Fungsi Public Relations
Menurut Djanalis Djanaid dalam Romli (Romli, n.d.) Bila melihat dari
praktik PR, dapat dilihat fungsi Public Relations adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Konstruktif
Membangun kondisi atau mempersiapkan “mental publik” untuk menerima
kebijakan lembaga, penerangan/penyebaran informasi, evaluasi perilaku publik
untuk direkomendasikan kepada manajemen, menyiapkan prakondisi untuk
mencapai saling pengertian, percaya, dan saling membantu terhadap tujuan-tujuan
publik atau organisasi atau mempertemukan kepentingan Lembaga dengan
kepentingan publik.
2. Fungsi Korektif
Berperan sebagai “pemadam kebakaran”, yakni mengoreksi informasi dan
persepsi publik yang tidak tetap dalam Lembaga, termasuk meluruskan
pemberitaan negatif dan menyampaikan “hak jawab”, termasuk mengevaluasi
program Lembaga, khususnya yang berkaitan dengan publik.
Sementara itu, Edward L. Bernays dalam Gassing & Suryanto (2016:105)
“mengungkapkan ada tiga fungsi penting PR dalam organisasi. Pertama,
memberikan penerangan kepada publik. Kedua, membujuk publik untuk mengubah
sikap dan tindakan. Ketiga, berusaha merepresentasikan sikap organisasi terhadap
publik dan sebaliknya”.
13
Rachmat Kriyantono (2017:24) menjabarkan secara lebih sederhana, dapat
diringkas menjadi:
1. Fungsi Informasi dan relasi publik
2. Manajemen citra, isu, dan krisis
3. Fungsi manajemen dan organisasi
4. Persuasi dan produksi pesan
Jadi, jika melihat penjabaran mengenai fungsi Public Relations maka dapat
diketahui bahwa Public Relations memiliki fungsi yang sangat penting dalam
manajemen perusahaan maupun organisasi yang dapat mempengaruhi perilaku
komunikasi khalayaknya baik internal maupun eksternal.
2.1.4 Peran Public Relations
Menurut Doozier dan Broom dalam Gassing & Suryanto (2016:107)
menyebutkan peranan praktisi PR (Public Relations Officer) dibedakan menjadi
dua, yakni peranan manajerial (communication management role) dapat diuraikan
menjadi tiga bagian yaitu:
a. Expert Preciber Fasilitator
Praktisi PR diposisikan sebagai ahli dan menjadi penasihat bagi pimpinan
organisasi. Peran sebagai penasihat meliputi memberikan masukan dan
pertimbangan terkait proses pembuatan keputusan. Untuk menjalankan peran ini
secara maksimal, praktisi PR harus “dekat” dengan top manajemen. Tujuannya,
supaya segala masukan dapat disampaikan secara langsung.
14
b. Problem Solving Process Facilitator
Praktisi PR menjadi fasilitator ketika menyelasaikan suatu masalah. Apabila
memungkinkan, praktisi PR dapat menjadi leader dalam penanganan krisis. Untuk
menjalakan peran ini, maka praktisi PR dituntut memiliki kualitas professional,
baik secara teoretis maupun teknis lapangan.
c. Communication Facilitator
Praktisi PR berperan sebagai fasilitator atau jembatan komunikasi antara
organisasi dengan publik, baik internal maupun eksternal. Termasuk didalamnya,
praktisi PR harus mampu menjadi penengah bila terjadi kesalahan persepsi. Praktisi
PR harus netral sehingga semua pihak sama-sama merasa diuntungkan.
Dan selanjutnya adalah peranan teknis (communication technician role). PR
dianggap sebagai pelaksana teknis komunikasi yang menyediakan layanan di
bidang teknis. Praktisi PR dituntut memahami dan menguasai berbagai alat
komunikasi. Praktisi PR juga harus mengikuti perkembangan zaman terkait alat
komunikasi. Apabila tidak mengikuti perkembangan zaman, komunikasi antara
organisasi dengan publik akan terhambat.
2.2 Studi Literatur
2.2.1 Media Komunikasi Public Relations
Arus informasi yang begitu kuat serta perkembangan teknologi yang tak
terbendung lagi membuat para professional Public Relations harus tanggap dan
cepat dalam menyesuaikan diri. Public Relations merupakan fungsi manajemen
15
yang tujuan utamanya adalah untuk membentuk reputasi perusahaan di mata publik
agar memiliki citra yang baik. Hubungan yang dibangun untuk dapat membentuk
reputasi perusahaan yang positif bersifat long term. Tidak hanya mengenal saja,
tetapi juga mengelola hubungan agar tetap berjalan baik dan berkesinambungan.
Untuk itu guna menunjang komunikasi Public Relations membutuhkan
media yang khusus dibuat oleh Public Relations. Ardianto (2016:141)
menyebutkan Media yang dibuat oleh PR seringkali disebut dengan istilah private
publication (publikasi dibuat sendiri), seperti house journal (majalah atau surat
kabar perusahaan), annual report (laporan tahunan), company profile (profile
perusahaan), proposal, selebaran,/brosur, billboard cetak dan elektronik.
Pada Tugas Akhir ini akan dibahas salah satu dari private publication
(publikasi dibuat sendiri) yang dibuat oleh Public Relations yaitu mengenai tekhnik
pembuatan company profile dimulai dari pembuatan konsep perancangan company
profile hingga pelaksanaan pembuatan company profile, kemudian dari
pembahasan tersebut dapat ditarik kesimpulan serta kelebihan dan kekurangan
dalam pembuatan company profile.
2.2.2 Company Profile
a. Pengertian Company Profile
Menurut Ardianto (2016:157) Company profile adalah gambaran tertulis
tentang sebagian fakta perusahaan yang disajikan secara resmi. Dapat disebut
sebagia fakta karena perusahaan dapat memilih dan membatasi pada hal-hal yang
ingin disajikan keluar. Company profile dapat digunakan untuk menanamkan citra
16
lewat bahasa tulisan dan gambar. Filosofi, moto atau system nilai perusahaan
disampaikan secara tertulis karena orang memerlukan perenungan untuk
menafsirkannya.
Perancangan company profile berfungsi untuk menciptakan kepuasan
publik. Harapan publik merasa puas jika kepentingannya terpenuhi. Salah satunya
adalah kepentingan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan tentang aktifitas
perusahaan. Jika sasarannya adalah pemegang saham, maka bagian penting yang
ditonjolkan dalam company profile adalah prestasi keuangan. Jika company profile
ditujukan untuk klien atau calon klien maka gambaran detail yang ditampilkan
adalah mengenai kualitas produk serta pelayanan.
b. Isi Company Profile
Dalam menyusun company profile selalu mempertimbangkan beberapa
poin penting seperti identitas perusahaan, budaya perusahaan, yang diterjemahkan
secara konsisten, sasaran atau tujuan company profile yang jelas. Maka dari itu,
Ardianto (2016:157) menyebutkan ruang lingkup isi company profile terdiri dari:
1. Kata pengantar direktur utama dan atau komisaris utama. Segala hal yang
sangat berpengaruh pada aktifitas perusahaan baik dalam jangka pendek
hingga jangka Panjang.
2. Deskripsi latar belakang perusahaan, mencakup antara lain pendiri
perusahaan, jajaran direksi, asal muasal, proses perkembangan, dan lain-
lain.
17
3. Deskripsi produk dan jasa utama yang ditawarkan oleh perusahaan beserta
jangkauan perusahaan.
4. Filosofi, moto, dan nilai yang dianut perusahaan, bisa disebut dengan
penjabaran ideologi dasar pada perusahaan.
5. Filosofi dalam bentuk mission statement, termasuk dalam komitmen
perusahaan untuk meraih kemajuan. Hal ini menunjukan bahwa
operasional perusahaan dilakukan tidak sembarangan., tetapi melalui
perencanaan yang matang dan berkesinambungan. Sebagai jaminan masa
depan bisnis yang berkelanjutan.
6. Tanggung jawab sosial perusahaan terhadap lingkungan, termasuk segala
hal yang telah dilakukan perusahaan untuk kepentingan masyarakat.
7. Gambaran kesehatan perusahaan, penjabaran mengenai SDM dibalik
operasional perusahaan, kelebihan perusahaan dari sisi pelayanan yang
membedakan dengan kompetitor.
c. Fungsi Company Profile
Ardianto (2016:158) menjabarkan Company profile berfungsi sebagai
salah satu alat membangun citra dan reputasi perusahaan. Company profle tertulis
memiliki kelebihan antara lain: pihak yang berkepentingan dapat merefleksikan
perasaannya ketika membaca company profile, sebagai bahan referensi, dapat
mempersingkat waktu transaksi, menunjukkan karakter atau kepribadian
perusahaan, memberikan pemahaman yang benar bagi pihak yang berkepentingan.
18
Selain itu, menurut Kriyantono (2008:226) fungsi company profile adalah:
1. Representasi perusahaan. Company profile adalah gambaran tentang
perusahaan bisa juga dianggap mewakili perusahaan sehingga publik tidak
perlu bersusah payah mencari informasi tentang perusahaan.
2. Bisa digunakan untuk melengkapi komunikasi lisan demi terciptanya mutual
understanding.
3. Menghemat waktu transaksi. Pihak-pihak lain yang berkaitan dengan bisnis
perusahaan tidak perlu menanyakan secara detail tentang perusahaan, produk,
pasar, visi, misi, posisi keuangan, dan lainnya.
4. Membangun identitas dan citra korporat. Company profile yang dikemas
menarik, detail jelas dan mewah mencerminkan wajah perusahaan di mata
publik sebagai perusahaan yang besar dan professional.
d. Media Company Profile
Menurut Kriyantono (2008:232) keunggulan media cetak company profile
antara lain:
1. Terdokumentasikan dan terekam. Publik bisa dengan mudah menyimpan dan
membawanya.
2. Company profile dapat dibaca berulang kali.
3. Lebih luas jangkauannya. Company profile dalam bentuk cetak dapat
menjangkau khalayak lebih luas.