25

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

3.1.1. Sejarah PT.Santos Jaya Abadi

PT Santos Jaya Abadi yang mewarisi tradisi sekental kopinya. Sebagai usaha

keluarga pemilik merk kopi terbesar di Indonesia, akar perusahaan ini mulai tumbuh

dari sebuah industri rumah tangga sederhana di Surabaya, di mana lebih dari 79

tahun silam pada tahun 1927, Sang Pelopor Go Soe Loet memproduksi kopi

terkenalnya. Dalam rentang waktu tak terlalu lama, perusahaan mulai memproduksi

kopi dengan merk “Kapal Api” yang secara langsung mengaspirasikan simbol

teknologi tertinggi dan kemewahan pada zaman tersebut. Lebih dari itu, inspirasi

untuk senantiasa mengacu pada kualitas, menjadikan perusahaan mengalami

kemajuan yang pesat dan berkelanjutan.

Pada tahun 1970, perusahaan melakukan perkembangan sekaligus perubahan.

Generasi kedua mulai tampil untuk memastikan kelanjutan dan kesuksesan usaha

dengan memperkenalkan mesin dan peralatan mutakhir, mengembangkan

manajemen, meningkatkan keterampilan tenaga kerja serta memperluas penyebaran

produk hingga tersedia di seluruh Jawa Timur. Tahun 1980 kami membangun pabrik

yang sekarang berada di Sepanjang, Sidoarjo, Jawa timur. Pada tahap ini, merk

Kapal Api telah menjadi penyangga utama perusahaan yang tersebar rata di seluruh

Indonesia sekaligus menjadi pemimpin pasar dengan rangkaian produk lengkapnya.

Melanjutkan sukses merk Kapal Api dan demi kepuasan pelanggan, PT Santos Jaya

Abadi memperkenalkan beberapa merk kopi lain yang juga berhasil meraih sukses di

26

pasaran, yaitu Excelso, ABC, Good Day, Ya dan Kapten. Hingga kini, PT Santos

Jaya Abadi dengan rangkaian produknya telah menjadi bagian dari keseharian dan

bahkan berlangsung dari generasi ke generasi.

1. Visi ,Misi Dan Values PT SANTOS JAYA ABADI

A. VISI

Menjadi Pemimpin pasar dalam produk makanan dan minuman berbasis kopi

di Asia

B. MISI

Menyediakan produk unggulan yang berbasis kopi untuk memenuhi kebutuhan

dan kepuasan pelanggan dengan:

1. Peningkatan Mutu Produk Dan Layanan

2. Pengembangan Sumber Daya Manusia

3. Perbaikan Terus Menerus

C. VALUES

1. Customer Focus

2. Work Excellence

3. Teamwork

4. Continuous Learning

27

3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Sumber : PT.SANTOS JAYA ABADI (2005)

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

Fungsi Organisasi :

1. SPV Warehouse

Penanggung jawab tertinggi dalam bagian warehouse, yang mempunyai

tugas mengawasi organisasi, menetapkan kebijakan dan menyetujui

rencana kerja.

2. Assisten Warehouse

Merencanakan tata letak penyimpanan dan pengeluaran barang atau

bahan dan pemenuhan kelengkapan fasilitas yang menunjang.

3. Checker Warehouse Packaging

a. Menjaga keamanan asset gudang dan dokumen penting dalam

pengelolanya

SPV Warehouse

Assisten Warehouse

Packaging

Operator Forklift

Helper Packaging

Cheker Warehouse

Packaging

Admin Warehouse

Packaging

28

b. Melakukan pengiriman barang ke relasi sesuai dengan faktur

pengiriman dengan tepat waktu.

c. Menerima barang pengiriman dari supplier.

4. Operator Forklift

Menata barang sesuai dengan layout yang sudah ditentukan.

5. Admin

Menginput data barang masuk dan barang keluar.

6.Helper

Membantu tugas operasional checker warehouse packaging.

3.2 Prosedur Sistem Berjalan

Dalam sistem berjalan pada PT. Santos Jaya Abadi terdapat beberapa

prosedur dalam hal Inventrory Packaging diantaranya :

1. Prosedur penerimaan barang

Admin gudang packaging menerima surat jalan dari pihak supir, setelah itu pihak

QC mengecek keadaan mobil dan barang muatan jika sesuai dengan standar QC,

maka QC akan menyuruh helper untuk membongkar muatan barang dan

menyimpan kepalet dengan susunan 13 tumpukan jika ke pcs akan menjadi

1600pcs. Jika sudah sesuai maka cheker akan Memberikan lebel barang setelah

diberi lebel barang maka operator forklift akan memasukan barang ke gudang dan

menempatkan barang ke rak sesuai tempat yang sudah di tetapkan di layout

gudang packging.

2. Prosedur pengecekan barang

Setelah barang masuk ke gudang, kemudian bagian team inventory yang diketuai

oleh cheker inventory akan mengecek barang yang datang apakah sesuai dengan

29

laporan atau tidak. Jika sesuai, maka barang akan disimpan, dan jika tidak sesuai

maka akan ada B.A (Berita Acara) oleh pihak admin dan barang akan di

kembalikan lagi ke pihak supplier dan menggati dengan barang yang sesuai.

3. Prosedur update stock barang

Bagian admin akan meng-update data stock barang sesuai dengan laporan dari

team inventory kemudian akan menyerahkan laporan stock barang kepada

warehouse assisten.

4. Prosedur pengiriman barang ke produksi

Bagian admin akan menerima email permintaan barang dari pihak produksi,

admin akan mencetak surat permintaan barang yang akan diberikan kepada cheker

out, kemudian cheker out akan memerintah helper out untuk menyiapkan barang

yang sesuai di surat permintaan barang jika barang sudah di ambil dari rak

penyimpanan akan di bawa ke area out gudang.Setelah barang siap di kirim ke

produksi dari pihak cheker out akan membuat surat jalan yang akan diberikan

kepada driver warehouse, kemudian driver warehouse memberikan surat jalan ke

cheker transit produksi.

5. Laporan

Bagian Cheker out akan menyerahkan faktur bukti serah terima barang kepada

admin warehouse dan mencetak data barang keluar, kemudian admin menyimpan

faktur bukti serah terima barang yang diserahkan oleh bagian cheker out.

30

3.3. Activity Diagram

1. Prosedur penerimaan barang.

Gambar 3.2 Activity Diagram Prosedur Penerimaan Barang

31

2. Prosedur pengecekan barang.

Gambar 3.3 Activity Diagram Prosedur Penerimaan Barang

32

3. Prosedur update stock barang

Gambar 3.4 Activity Diagram Prosedur Update Stock barang

33

4. Prosedur pengiriman barang ke produksi

Gambar 3.5 Activity Diagram Prosedur Pengiriman barang ke produksi

34

5. Laporan

Gambar 3.6 Activity Diagram Laporan

3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan

Dokumen masukan merupakan dokumen masukan yang mengalami proses

awal dari sistem Inventrory Packaging pada PT. Santos Jaya Abadi bentuk dokumen

masukan tersebut adalah sebagai berikut :

A. Dokumen Masukan

1. Nama : Surat jalan

Fungsi : Memberi kejelasan terhadap barang yang masuk

Sumber : Supplier

Tujuan : Warehouse Packaging

35

Media : Kertas

Jumlah : 3 (Tiga) Rangkap

a. Rangkap pertama untuk supplier

b. Rangkap kedua untuk security

c. Rangkap ketiga untuk warehouse packaging

Frekuensi : Setiap Pengiriman

Bentuk : Lampiran.A1

3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran

A. Dokumen Keluaran

1. Nama : Bukti Serah Terima Barang

Fungsi : Memberi kejelasan terhadap barang yang akan dikirim

Sumber : Warehouse Packaging

Tujuan : Checker transit produksi

Media : Kertas

Jumlah : 3 (Tiga) Rangkap

a. Rangkap pertama untuk warehouse packaging

b. Rangkap kedua untuk PPIC

c. Rangkap ketiga untuk Checker transit

Frekuensi : Setiap Pengiriman

Bentuk : Lampiran B1

36

3.6. Permasalahan Pokok

Setiap penulis mempelajari dan menganalisa sistem berjalan pada warehouse

packaging khususnya sistem stock barang. Ada beberapa hal yang menjadi

permasalahan dalam sistem tersebut, antara lain :

1. Sistem stock barang pada warehouse packaging belum menggunakan system

terkomputerisasi seperti :

a. Cara stock opname masih menggunakan buku catatan stok barang

b. Pencatatan data barang masuk dan keluar masih menggunakan buku

catatan stok barang

sehingga sulit sekali dalam pencarian dan persediaan barang sehingga

terjadinya minus barang.

2. Penyimpanan dokumen dalam bentuk kertas lebih banyak resiko karena

media tersebut menimbulkan banyak kemungkinan misalnya kehilangan data,

rusak ataupun sobek. Dan waktu yang dibutuhkan lama untuk proses

pembuatan laporan persediaan barang, pencarian data dan informasi yang

dihasilkan beserta laporan-laporan tidak cepat

3.7. Pemecahan Masalah

Dari analisa diatas, maka penulis mencoba memberikan usulan alternatif

permasalahan umum pada sistem yang ada. Yaitu sebagai berikut:

1. Dengan dibuatkan perancangan sistem berbasis dekstop dapat mempermudah

proses stok opname dan pencarian data.

2. Pencarian data pada sistem terkomputerisasi lebih cepat dan efisien, tidak

harus melihat dokumen satu-persatu, tidak membutuhkan waktu yang lama

untuk mencari data, karena didalam sistem terkomputerisasi sudah dirancang

37

dengan perintah-perintah (query), kata kunci atau kunci utama (primary key)

dari masing-masing data untuk mempermudah dan mempercepat pencarian

data.