bab iii analisis sistem berjalan - repository.bsi.ac.id · 3.1.1. sejarah sekolah smpn 8 karawang...
TRANSCRIPT
17
BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Sekolah
Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di SMPN 8 Karawang Barat terdapat
aturan yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang menggambarkan
garis perintah dan penerimaan serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga
semua menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi
di tempat, penulis mengadakan riset untuk pembuatan Tugas Akhir ini sebagai
berikut :
3.1.1. Sejarah Sekolah
SMPN 8 Karawang Barat di dirikan pada tahun 2013 di atas lahan seluas
10.000 m2 yang berlokasi di Jl. Pasir Malang, Blok Sibak, Karangpawitan, Kec.
Karawang Barat, Kab. Karawang 41315. Selain itu, terdapat juga identitas SMPN
8 Karawang Barat sebagai berikut :
1. Nama dan Alamat
a. Nama Sekolah : SMPN 8 Karawang Barat
b. Alamat : Jl. Pasir Malang Blok Sibak
c. Kelurahan : Karangpawitan
d. Kecamatan : Karawang Barat
e. Kabupaten : Karawang
2. NPSN : 69954373
3. Jenjang Akreditas : B
4. Tahun didirikan : 2013
18
5. Kepem. Tanah/Bangunan : Pemerintah Daerah
6. Jenjang Pendidikan : SMP
7. Status Sekolah : Negeri
8. Waktu Penyelenggara : Sehari penuh/5 hari
9. Guru
a. Guru Tetap : 6 orang
b. Guru Kontrak : 1 orang
c. Guru Honor : 20 orang
d. Staf Tata Usaha Honor : 6 orang
10. Dokumen dan Perijinan
a. Naungan, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
b. No. Sk. Pendirian : 425.11/Kep. 502-HUK/2015
c. Tgl. Sk. Pendirian : 2015-06-18
d. No. Sk. Operasional : 425.11/Kep. 502-HUK/2015
e. Tgl. Sk. Operasional : 2015-06-18
11. Akreditas
a. No. Sk. Akreditas : -
b. Tgl. Sk. Akreditas : -
c. No. Sertifikasi ISO : Belum bersertifikat
12. Sarana dan Prasarana
a. Luas Tanah : 10.000 m2
b. Luas Bangunan : 743 m2
c. Akses Internet : Smartfren
d. Sumber Listrik : PLN
19
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi adalah susunan sub-sub sistem dengan hubungan
wewenang dan tanggung jawab. Dalam organisasi terdapat struktur yang
menerapkan bagaimana tugas akan dibagi. Berikut ini merupakan struktur
organisasi pada SMPN 8 Karawang Barat:
Struktur Organisasi pada SMPN 8 Karawang Barat
Sumber : SMPN 8 Karawang Barat(2019)
Gambar III.1.
Struktur Organisasi SMPN 8 Karawang Barat
Adapun tugas pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja yang
terdapat pada SMPN 8 Karawang Barat adalah sebagai berikut:
20
1. Komite Sekolah
a. Pemberi pertimbangan dalam penentuan dan pelaksanaan kebijakan
pendidikan di satuan pendidikan.
b. Pengontrol dalam penyelenggaraan kegiatan di satuan pendidikan.
c. Mediator antar pemerintah dengan masyarakat di satuan pendidikan.
d. Memberikan masukan, pertimbangan, dan rekomendasi kepada satuan
pendidikan mengenai kriteria kinerja satuan pendidikan.
2. Kepala Sekolah
a. Menyusun perencanaan.
b. Mengorganisasikan kegiatan.
c. Mengarahkan kegiatan.
d. Mengkoordinasikan kegiatan.
e. Melaksanakan pengawasan.
f. Menentukan kebijaksanaan.
g. Mengadakan rapat.
h. Mengambil keputusan.
i. Mengatur proses belajar mengajar.
3. Wakil Kepala Sekolah
a. Menyusun perencanaan, membuat program kegiatan dan pelaksanaan
program.
b. Pengorganisasian.
c. Pengarahan.
d. Ketenagaan.
e. Pengkoordinasian.
21
f. Pengawasan.
g. Penilaian.
h. Identifikasi dan pengumpulan data.
i. Penyusunan laporan.
4. Kurikulum
a. Menyusun dan menjabarkan kalender pendidikan.
b. Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran.
c. Mengatur penyusunan program mengajar.
d. Mengatur pelaksanaan kegiatan kurikuler dan ekstrakurikuler.
e. Mengatur pelaksanaan program penilaian kriteria kenaikan kelas, kriteria
kelulusan dan laporan kemajuan belajar siswa serta pembagian raport dan
STTB.
f. Mengatur pelaksanaan program perbaikan dan pengajaran.
g. Mengatur pemanfaatan lingkungan sebagai sumber belajar.
h. Mengatur pengembangan MGMP dan Koordinator mata pelajaran.
i. Mengatur mutasi siswa.
j. Melakukan supervise administrasi dan akademis.
k. Menyusun laporan.
5. Kesiswaan
a. Mengatur program.
b. Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan 6K (Keamanan, Kebersihan,
Ketertiban, Keindahan, Kekeluargaan dan Kerindangan).
22
c. Mengatur dan membina rogram kegiatan OSIS meliputi Kepramukaan,
Palang Merah Remaja (PMR), Kelompok Ilmiah Remaja (KIR), Usaha
Kesehatan Sekolah (UKS), Patrol Keamanan Sekolah (PKS) dan Paskibra.
d. Mengatur program pesantren kilat.
e. Menyusun dan mengatur pelaksanaan pemilihan siswa teladan sekolah.
f. Menyelenggarakan cerdas cermat, olah raga prestasi.
g. Menyeleksi calon untuk diusulkan untuk mendapat beasiswa.
6. Sarana dan Prasarana
a. Merencanakan kebutuhan sarana prasarana untuk menunjang proses belajar
mengajar.
b. Merencanakan program pengadaannya.
c. Mengatur pemanfaatan sarana prasarana.
d. Mengelola perawatan, perbaikan dan pengisian.
e. Mengatur pembakuannya.
f. Menyusun laporan.
7. Hubungan Masyarakat
a. Mengatur dan mengembangkan hubungan dengan BP3 dan peran BP3.
b. Menyelenggarakan bakti sosial dan karyawisata.
c. Menyelenggarakan pameran hasil pendidikan di sekolah.
d. Menyusun laporan.
8. Pengelola Laboratorium
a. Perencanaan pengadaan bahan dan alat laboratorium.
b. Menyusun jadwal kegiatan penggunaan laboratorium.
c. Memelihara dan perbaikan alat-alat laboratorium.
23
d. Inventarisasi dan pengadministrasian bahan dan alat-alat laboratorium.
e. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan laboratorium.
9. Perpustakaan
a. Perencanaan pengadaan buku/bahan pustaka/media elektronik.
b. Pengurusan pelayanan perpustakaan.
c. Perencanaan pengembangan buku perpustakaan.
d. Pemeliharaan dan perbaikan buku-buku.
e. Inventarisasi dan pengadministrasian buku-buku.
10. Tata Usaha
a. Penyusunan program kerja tata usaha sekolah.
b. Pengelolaan keuangan sekolah.
c. Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa.
d. Pembinaan dan pengembangan karir pegawai tata usaha sekolah.
e. Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah.
f. Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah.
g. Mengkoordinasikan dan melaksanakan 6K.
h. Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan
secara berkala.
11. Guru
a. Membuat perangkat program pengajaran.
b. Melaksanakan kegiatan pembelajaran.
c. Melaksanakan kegiatan penilaian proses belajar, ulangan harian, ulangan
umum dan ujian akhir.
d. Melaksanakan analisis hasil ulangan harian.
24
e. Menyusun dan melaksanakan program perbaikan dan pengayaan.
f. Mengisi daftar nilai siswa.
g. Melaksanakan kegiatan membimbing kepada guru lain dalam kegiatan
proses belajar mengajar.
h. Membuat alat pelajaran/peraga.
i. Menumbuh kembangkan sikap menghargai karya seni.
j. Mengikuti kegiatan pengembangan dan permasyarakatan kurikulum.
k. Melaksanakan tugas tertentu di sekolah.
l. Mengadakan pengembangan program pengajaran yang menjadi tanggung
jawab.
m. Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar siswa.
n. Mengisi dan meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai pelajaran.
o. Mengatur kebersihan ruang kelas dan ruang pratikum.
p. Mengumpulkan dan menghitung angka kredit untuk kenaikan pangkatnya.
1. Visi dan Misi
Visi SMPN 8 Karawang Barat
“Terwujudnya lulusan SMP Negeri 8 Karawang Barat yang Mulia dalam
Akhlak, Terampil da Berprestasi”.
Misi SMPN 8 Karawang Barat
1. Menjadikan sekolah sebagai tempat tumbuhnya kultur edukatif, ilmiah dan
religius.
2. Menanam keimanan dan ketaqwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa.
3. Menanam sifat dan jiwa santun, beretika menjungjung tinggi martabat
bangsa.
25
4. Meningkatkan layanan pendidikan yang baik dan profesional, agar siswa
menjadi cerdas, terampil dan taqwa.
5. Mampu melaksanakan kompetensi di bidang akademik dan non akademik.
2. Strategi
a. Melaksanakan kegiatan pembelajaran yang berkualitas dengan
menggunakan kurikulum KTSP dan Kurtilas.
b. Mendorong membantu siswa untuk mengenali dirinya, sehingga sikap siswa
dapat berkembang secara optimal.
c. Menerapkan azaz partisipasi (keikut sertaan) dengan melibatkan seluruh
warga sekolah, komite sekolah, masyarakat dan pemerintah.
d. Melaksanakan pola pembinaan keterampilan secara efektif sehingga setiap
siswa memiliki keterampilan yang bermanfaat yang menunjang
kehidupannya.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis
akan menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang meliputi:
1. Pengolahan Data Guru
Bagian Tata Usaha memberikan formulir identitas guru. Selanjutnya guru
melakukan pengisian data guru, kemudian mengembalikan formulir identitas
guru tersebut kepada bagian Tata Usaha. Lalu, petugas Tata Usaha memeriksa
kelengkapan identitas guru tersebut. Jika formulir identitas guru tidak lengkap
maka akan dikembalikan kepada guru yang bersangkutan. Jika data guru
tersebut sudah lengkap, maka bagian Tata Usaha melakukan perekapan data
26
guru sebanyak 2 rangkap. Yang pertama diberikan kepada sekolah dan yang
kedua akan dijadikan arsip.
2. Pengolahan Data Siswa
Data siswa diberikan kepada bagian Tata Usaha. Oleh Tata Usaha, data siswa
tersebut dicatat dan dibuat menjadi arsip. Lalu dari arsip dibuat laporan data
siswa untuk Kepala Sekolah. Dari arsip data siswa dibuat data kelas, data kelas
dibuat 2 rangkap. Satu rangkap untuk arsip data siswa dan satu rangkap lainnya
untuk arsip data kelas. Arsip data kelas dibuat untuk pembuatan jadwal mata
pelajaran.
3. Pengolahan Jadwal Mata Pelajaran
Bagian Kurikulum memberikan data mata pelajaran dan data kelas kepada Tata
Usaha. Tata Usaha menginformasikan rapat pembagian jadwal pelajaran
kepada guru. Lalu guru menyampaikan hasil rapat kepada Tata Usaha dan
mulai mendata jadwal pelajaran. Setelah semua di data lalu diberikan kepada
Kepala Sekolah untuk diperiksa dan disetujui. Data yang sudah disetujui
dikembalikan lagi kepada guru, lalu guru menginformasikan kepada siswa.
4. Pengolahan Data Nilai Siswa
Guru menyerahkan nilai siswa kepada Wali Kelas, kemudian membuat rekap
nilai untuk dimasukan kedalam raport. Raport diserahkan kepada Kepala
Sekolah untuk ditanda tangani kemudian oleh Wali Kelas diserahkan kepada
siswa.
27
3.3. Activity Diagram
1. Pengolahan Data Guru
2. Pengolahan Data Siswa
Gambar III.2.
Activity Diagram Pengolahan Data Guru
Gambar III.3.
Activity Diagram Pengolahan Data Siswa
28
3. Pengolahan Jadwal Mata Pelajaran
4. Pengolahan Data Nilai Siswa
Gambar III.4.
Activity Diagram Pengolahan Jadwal Mata Pelajaran
Gambar III.5.
Activity Diagram Pengolahan Data Nilai Siswa
29
3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah segala bentuk masukan yang berupa dokumen
yang diolah dalam proses yang dapat menghasilkan keluaran atau output yang di
inginkan.
1. Nama Dokumen : Data Guru
Fungsi : Sebagai dokumen pencatatan guru
Sumber : Guru
Tujuan : Tata Usaha
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap adanya guru baru
Bentuk : Lampiran A-1
2. Nama Dokumen : Data Siswa
Fungsi : Sebagai dokumen pencatatan data siswa
Sumber : Siswa
Tujuan : Tata Usaha dan Guru
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap tahun ajaran baru
Bentuk : Lampiran A-2
3. Nama Dokumen : Jadwal Mata Pelajaran
Fungsi : Sebagai dokumen pencatatan data jadwal mata pelajaran
Sumber : Kurikulum
Tujuan : Guru dan Siswa
30
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap tahun ajaran baru
Bentuk : -
4. Nama Dokumen : Nilai Siswa
Fungsi : Sebagai bukti hasil nilai siswa
Sumber : Siswa
Tujuan : Guru
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap pembagian nilai siswa
Bentuk : -
3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan dari proses sistem
output atau disebut juga dengan dokumen keluaran.
1. Nama Dokumen : Laporan Data Guru
Fungsi : Untuk mengetahui data guru
Sumber : Tata Usaha
Tujuan : Kepala Sekolah dan Guru
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap adanya guru baru
31
Bentuk : -
2. Nama Dokumen : Laporan Data Siswa
Fungsi : Untuk mengetahui data siswa
Sumber : Tata Usaha
Tujuan : Kepala Sekolah dan Guru
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap tahun ajaran baru
Bentuk : -
3. Nama Dokumen : Laporan Jadwal Mata Pelajaran
Fungsi : Sebagai media informasi jadwal mata pelajaran
Sumber : Kurikulum
Tujuan : Guru dan Siswa
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap tahun ajaran baru
Bentuk : -
4. Nama Dokumen : Rekap Nilai
Fungsi : Sebagai laporan hasil belajar siswa
Sumber : Guru
Tujuan : Siswa
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap akhir semester
32
Bentuk : -
3.6. Permasalahan Pokok
Sistem akademik yang telah berjalan di SMPN 8 Karawang Barat umumnya
telah berjalan dengan baik. Dalam proses pengolahan data guru, pengolahan data
siswa, pengolahan data jadwal mata pelajaran, dan pengolahan data nilai, penulis
melihat adanya kelemahan dari sistem tersebut.
Adapun kelemahannya adalah sebagai berikut:
1. Memerlukan waktu yang cukup lama dalam pelaksanaan penginputan
pengolahan data dan pembuatan laporan, karena sistem yang ada masih belum
terkomputerisasi dalam segala pengolahan data.
2. Pada pembuatan laporan-laporan masih terdapat beberapa kesalahan data.
Maka diperlukan suatu aplikasi atau sistem yang sudah terkomputerisasi.
3.7. Pemecahan Masalah
Dari permasalahan yang telah diuraikan diatas, maka penulis memberikan
pemecahan masalah dari berbagai permasalahan yang ada, yaitu dengan:
1. Diperlukan aplikasi yang bisa mengelola data dan informasi dengan lebih
baik yaitu dengan menggunakan fasilitas database yang berbasis web
sehingga dapat diakses setiap saat tanpa dibatasi waktu dan tempat, sehingga
dapat lebih interaktif dan mudah diakses, dapat menyimpan hasil pengolahan
data, memudahkan dalam penyajian dan pencarian data.
33
2. Untuk menghindari sistem error diperlukan pelatihan dan pengembangan
terhadap sumber daya manusia dan juga maintenance terhadap sistem yang
digunakan.