bab iii pelaksanaan kerja magang 3.1 kedudukan dan …
TRANSCRIPT
35
BAB III
PELAKSANAAN KERJA MAGANG
3.1 Kedudukan dan Koordinasi
Kedudukan penulis dalam praktek kerja magang di Dinas Pemberdayaan Perempuan
dan Perlindungan Anak berada dibagian Divisi Kepegawaian. Penulis mengerjakan dan
membantu tugas – tugas yang diberikan oleh pembimbing magang lapangan terkait
kebutuhan bagian kepegawaian di Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak.
Berikut adalah posisi dari kedudukan penuis semalam melaksanakan praktek magang di
Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi Bidang Kepegawaian DPPPA
Sumber: Data Penulis, 2020
36
Berdasarkan Gambar 3. 1 menggambarkaran bahwa posisi penulis sebagai karyawan
magang di Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak memiliki 3 atasan yaitu
Ibu Rini Fazriah, Ibu Ide Chandra Herlina dan Bapak Asep Jatnika. Ibu Rini Fazriah sebagai
pembimbing lapangan penulis selama melakukan magang di Dinas Pemberdayaan
Perempuan dan Perlindungan Anak.
3.2 Tugas yang Dilakukan
Selama melakukan kegiatan kerja magang yang dimulai pada tanggal 15 Juli 2020
sampai dengan 27 Oktober 2020, terdapat beberapa tugas yang di berikan pembimbing
magang kepada penulis terlampir pada laporan mingguan kerja magang.
Table 3. 1 Tugas yang dilakukan Penulis
No Jenis Pekerjaan Koordinasi Kategori Keterangan
1.
Melakukan pengarsipan surat
Ibu Rini Rutin
Penulis ditugaskan setiap surat yang masuk di dinas pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak untuk segara di masukkan pengarsipan surat. Terdiri dari penomoran, pencatatan dalam buku agenda, serta menggandakan surat apabila dibutuhkan dapat terlacak.
2.
Rekapitulasi surat masuk dan surat keluar.
Ibu Rini Rutin
Melakukan pendataan rekapitulasi surat masuk dan surat keluar setiap satu bulan dengan menggunakan microsoft excel. Penulis melakukan tugas rekap seminggu 3x di hari senin, selasa dan jumat.
37
3.
Membantu membuat surat cuti Ibu Rini dan
Bapak Budi Tidak Rutin
Penulis membantu membuat surat cuti izin untuk para pegawai karena alasan penting.
4.
Melakukan scan, menginput dan mengupdate berkas dokumen melalui SIMASN.
Ibu Rini dan Ibu Ide
Rutin
Penulis diminta dalam melakukan pemberkasan dokumen yang melalui SIMASN. Penulis melakukan tugas setiap senin sampai kamis jam 08.00 sampai 11.00 wib.
5.
Mengupdate kegiataan dilakukan oleh kasubag kepegawaian melalui web SiPendekar.
Ibu Rini Rutin
Penulis ditugaskan setiap hari untuk melakukan input kegiataan yang dilakukan sehari – hari sebelum pulang kerja dan akan di rekap kegiataan yang dilakukan kasubag dalam satu bulan penuh sebagai kebutuhan.
6.
Melakukan pengecekkan serta validasi penilaian pegawai aparatur sipil negara melalui siPendekar.
Ibu Rini Rutin
Penulis ditugaskan setiap hari dalam melakukan validasi pekerjaan yang dilakukan pegawai sub bagian kepegawaian bersama Ibu Rini.
38
7
Mengingatkan kasubag melakukan review perilaku pegawai serta memonitor perilaku pegawai dinas pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak.
Ibu Rini dan Bapak
Abdulloh Rutin
Melakukan tugas dalam mengingatkan kasubag review perilaku pegawai serta memonitor melalui Sipendekar pegawai yang belum melakukan review. Penulis melakukan tugas setiap tanggal 1-5 tiap awal bulan
8
Membantu membuat surat perintah Bapak Budi
Tidak Rutin
Penulis ditugaskan membantu Bapak Budi membuat surat perintah perihal work form home.
9.
Membuat jadwal pembagian wfh (work form home) dan wfo (work form office).
Bapak Budi Tidak Rutin
Membuat jadwal kerja wfh dan wfo seluruh pegawai untuk bulan oktober. Penulis melakukan tugas
10. Membantu membuat surat kenaikan gaji berkala
Ibu Rini dan Bapak Budi
Tidak Rutin
Penulis ditugaskan membantu membuat surat kenaikan gaji berkala bersama Bapak Budi.
11. Menginput kenaikan gaji berkala
Ibu Riris Rutin
Menginput serta mengupdate gaji pegawai yang berubah karena kenaikan gaji berkala melalui sistem aplikasi data dan gaji pegawai negara sipil.
39
12. Melakukan rekap absensi
Bapak Abdulloh
Rutin
Melakukan rekap absensi setiap minggu yang sudah ada di aplikasi SPOT di print tiap pegawai, dan dibagikan untuk melakukan pengecekkan absensi apabila terjadi perbedaan absen dengan kegiataan pegawai tersebut.
13. Melakukan input tunjangan
Ibu Riris Rutin
Mengiput tunjangan kedalam sistem sipendekar tunjangan. Penulis melakukan tugas tiap awal bulan.
14. Melakukan cetak gaji pegawai
Ibu Riris Rutin
Penulis ditugaskan melakukan proses – proses cetak gaji.penulis melakukan tugas tiap awal bulan
15. Membuat tabel rekap pajak dinas pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak.
Ibu Riris Tidak Rutin
Membuat rekap pajak seluruh pegawai melalui excel. Penulis melakukan tugas rekap pajak 1x
16. Membantu menyiapkan materi – materi untuk ujian seleksi jabatan sekretaris dinas.
Ibu Rini Tidak Rutin
Mencari data – data yang dibutuhkan oleh sekretaris dinas untuk laporan seleksi jabatan.
40
17. Membantu membuat job desc dalam melakukan acara gebrakan masker.
Ibu Rini Tidak Rutin
Membuat job desc pegawai yang terlibat dalam acara gebrakan masker.
18. Membantu menyiapkan bahan – bahan yang di perlukan untuk acara hari anak nasional.
Ibu Rini Tidak Rutin
Menyiapkan surat yang dibutuhkan dalam acara han dan berpartisipasi dalam acara.
Rutin : Pekerjaan yang sering dikerjakan oleh penulis saat melakukan kerja
magang di perusahaan di instansi
Tidak Rutin : Pekerjaan yang tidak terlalu sering dikerjakan oleh penulis pada saat
melaksanakan kerja magang di perusahaan.
3.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang
3.3.1 Melakukan Pengarsipan Surat
Penulis di tugaskan setiap hari dalam melakukan pengarsipan surat yang terdiri dari:
surat masuk, surat keluar, surat nota dinas. Penulis menerima surat masuk dari pihak
eksternal atau dinas lain. Saat menerima surat masuk, penulis membaca isi surat masuk
terlebih dahulu. Kemudian penulis mencatat surat masuk ke dalam buku agenda yang telah
diberi label nama surat masuk. Agenda surat masuk ini terdiri dari: nomor, kode surat, nomor
surat, tanggal surat, tanggal diterima, asal surat, perihal, penyelesaian.
Sehingga penulis mengisi ke dalam buku agenda sesuai dengan surat masuk yang
diterima. Setelah di tulis dalam buku agenda, penulis membuat surat disposisi perihal surat
41
masuk. Surat disposisi ini digunakan untuk mendapatkan rekomendasi, instrusksi atau
perintah dari atasan perihal surat masuk untuk ditindaklanjuti. Surat masuk dan surat
disposisi dilampirkan dan diberikan ke ruangan sekretaris dinas untuk mendapatkan paraf.
Ketika sudah diberikan paraf dan instruksi maka sekretaris dinas akan memberikan bagian
kearsipan untuk ditindaklanjuti ke kepala dinas.
Penulis memberikan surat disposisi ke ruangan kepala dinas dan memberikan paraf
yang menandakan surat tersebut sudah disetujui. Penulis memberikan surat disposisi ke
sekretaris dinas untuk mendapatkan rekomendasi serta mendelegasi ke bagian yang sesuai.
Penulis melakukan pencatatan surat disposisi yang sudah disetujui oleh sekdis dan kadis ke
buku agenda disposisi masuk. Penulis menggandakan surat yang akan disimpan di dalam
map masing – masing surat yang sesuai dengan bulan surat tersebut.
Selain itu, penulis ditugaskan dalam melakukan surat keluar untuk diberikan kepada
bersangkutan, maka bidang – bidang seperti PP, PPA dan PPH akan melalui kearsipan
dengan meminta nomor surat kepada bagian kearsipan agar surat dapat dikeluarkan untuk
ditujukan yang bersangkutan. Penulis membaca isi surat keluar tentang perihal tersebut untuk
ditulis dalam buku agenda surat keluar. Setelah penulis memberikan nomor untuk surat
keluar yang sesuai dengan urutan di buku agenda surat keluar.
Maka proses terakhir dalam surat keluar dengan mendapatkan tanda tangan atau paraf
melalui sekretaris dinas dan kepala dinas yang menandakan surat dapat diedarkan kepada
yang bersangkutan. Tahap terakhir dengan menggandakan dokumen untuk bagian kearsipan,
apabila surat tersebut dibutuhkan maka dapat ditemukan, lalu surat tersebut dimasukkan
kebagian map sesuai bulan surat dan akan disimpan di dalam rak. Penulis ditugaskan untuk
mencatat surat dinas dengan memberikan nomor untuk surat dinas untuk diberikan kepada
yang bersangkutan, surat nota dinas akan ditulis kedalam buku agenda surat nota dinas.
Penulis membuat surat disposisi untuk diberikan kepada sekretaris dinas untuk
mendapatkan rekomendasi atau intruksi perihal tindaklanjuti surat tersebut. Setelah di paraf
oleh sekretaris dinas penulis memberikan ke ruangan kepala dinas untuk memberikan
42
rekomendasi surat in di bagian surat disposisi. Penulis menulis surat disposisi tersebut ke
buku agenda surat disposisi keluar dan agenda surat nota dinas. Penulis melakukan
penggandaan surat nota dinas, surat disposisi, dan surat kartu penerus disposisi.
Gambar 3. 2 Agenda Surat Masuk, Surat Keluar dan Surat Nota Dinas Sumber : Data Penulis, 2020
43
3.3.2 Rekapitulasi Surat Masuk dan Surat Keluar.
Penulis di tugaskan setiap tiga hari dalam seminggu untuk melakukan rekap surat
masuk dan surat keluar yang sudah di catat dalam buku agenda terkait surat masuk dan surat
keluar. Setelah itu penulis mendata melalui microsoft excel untuk tiap bulan sebagai rekapan.
Rekapan ini digunakan apabila dibutuhkan data – data dapat terlacak.
Gambar 3. 3 Rekap Surat Masuk dan Surat Keluar Sumber : Data Penulis, 2020
44
3.3.3 Membantu Membuat Surat Izin Cuti
Penulis ditugaskan dalam membuat surat cuti karena alasan penting. Penulis
membuat surat lampiran yang dibantu oleh Bapak Budi sebagai mendapatkan izin surat cuti.
Penulis memberikan surat lampiran kepada kepala bidang yang bersangkutan. Surat izin
diberikan kepada atasan atau kasih dibidang yang bersangkutan untuk mendapatkan paraf,
setelah itu diberikan kepada kepala bidang untuk mendapatkan persetujuan bahwa surat cuti
tersebut diizinkan, dan tanda tangan kasubag untuk mengetahui surat tersebut. Penulis
membuat surat kedua yaitu surat izin cuti karena alasan penting untuk mendapatkan paraf
sekretaris dinas dan tanda tangan kepala dinas untuk mengetahui surat tersebut dan telah di
setujukan. Setelah telah membuat surat maka penulis melakukan dalam ke buku agenda surat
cuti dan melakukan penggandaan surat cuti.
Gambar 3. 4 Surat Izin Cuti Sumber : Data Perusahaan, 2020
45
3.3.4 Melakukan Scan, Menginput dan Mengupdate Berkas Dokumen Melalui
SIMASN.
Penulis ditugaskan setiap senin sampai kamis melakukan scan berkas – berkas yang
dibutuhkan untuk SIMASN. Penulis mengambil data fisik pegawai di lemari khusus folder
pegawai. Penulis mencari berkas yang dibutuhkan dan dipisahkan agar memudahkan dalam
scan berkas. Setelah data terkumpul maka penulis melakukan scanning berkas serta
menyimpan kedalam satu folder bernama data sekdis, agar memudahkan penulis saat
melakukan input ke database SIMASN. Penulis menginput data pegawai melalui web simasn
kabupaten Tangerang dimana setiap pegawai memiliki masing – masing akun untuk login
kedalam web tersebut dengan untuk mengisi informasi - informasi atau data yang ada
didalam situs web simasn tersebut.
Penulis telah diberikan username beserta password untuk akses ke dalam web
tersebut sehingga penulis diberikantugas melakukan input data sekretaris dinas. Penulis akan
melakukan pengecekkan setiap bagian data yang kurang dan belum divalidasi oleh bkpsdm.
Setelah melakukan pengecekkan maka penulis akan mencatat di sticky notes bagian data yang
belum terpenuhipengumpulan bagian Input data pegawai maka dilihat file yang belum dan
didata. Data pegawai yang terdapat aplikasi simasn terdiri yaitu Data Induk, Riwayat
Pendidikan, Riwayat Pendidikan, Data Keluarga. Data – data yang belum terinput maka
penulis akan input dan mengupdate data – data yang perlu diperbaharui.
46
Gambar 3. 5 Berkas Dokumen Data Sekretaris Dinas Sumber : Data Penulis, 2020
Gambar 3. 6 Menginput Data Melalui SIMASN Sumber : Data Perusahaan, 2020
47
3.3.5 Mengupdate Aktivitas Sehari – Hari yang di Lakukan Kasubag Kepegawaian
melalui Sipendekar
Sipendekar adalah suatu wadah yang berbasis online dimana menghasilkan sistem
kinerja pegawai. Setiap hari penulis ditugaskan dalam melakukan input aktivitas pekerjaan
yang dilakukan oleh kepala sub bagian umum dan kepegawaian. Penulis melakukan login
website sipendekar yang telah diberikan akun tersebut, setiap pegawai aparatur sipil negara
memiliki akun tersendiri. Saat login terdapat tampilan menu (Input Sasaran Kerja), menu
tersebut sebagai data aktivitas pegawai tersebut yang dilakukan dalam sehari – hari dimana
akan menghasilkan SKP (Sasaran Kerja Pegawai) untuk pertahunan.
Input sasaran kerja ini terbagi dua yaitu utama dan tambahan. Sasaran kerja utama
ialah tugas utama dari jabatannya yang harus dilakukan pegawai yang terdapat didalam
peraturan ASN. Sedangkan tambahan tersebut ialah tugas yang di luar dari tugas utama
tersebut. Saat melakukan input aktivitas harian maka akan muncul dashboard yang berisi
nama aktivitas dan penjelasannya. Penulis mengisi laporan aktivitas kasubag yang dibantu
oleh Ibu Rini. Setelah penulis mengupdate maka akan masuk secara otomatis kedata laporan
aktivitas utama.
48
Gambar 3. 7 Update Aktivitas di Lakukan Kasubag Kepegawaian Melalui Sipendekar Sumber : Data Perusahaan, 2020
3.3.6 Melakukan Pengecekkan serta Validasi Bawahan Terkait Aktivitas Pekerjaan.
Penulis ditugaskan setiap hari untuk melakukan validasi bawahan pegawai khususnya
bagian umum dan kepegawaian bersama Ibu Rini selaku kepala sub bagian umum dan
kepegawaian. Penulis akan pengecekkan untuk validasi aktivitas yang telah sesuai dengan
pekerjaan yang dilakukannya, penulis akan menekan bagian terima dengan warna hijau untuk
bagian yang telah sesuai yang telah dapat persetujuan oleh Ibu Rini. Validasi ini berfungsi
untuk memenuhi target capaian pekerjaan tiap pegawai yang akan secara otomatis.
49
.
Gambar 3. 8 Melakukan Pengecekkan serta Validasi Bawahan Terkait Aktivitas Pekerjaan
Sumber : Data Perusahaan, 2020
3.3.7 Mengingatkan Kasubag Melakukan Review Perilaku Pegawai Serta Memonitor
Pengecekkan Perilaku Pegawai DPPPA
Penulis mengerjakan tugas untuk melakukan pengecekkan review perilaku pegawai
melalui aplikasi simasn, penulis bertugas dalam melakukan pengecekkan terkait review
perilaku setiap tanggal 1 – 5 tiap awal bulan untuk mengingatkan Ibu Rini melakukan review
perilaku pns (pegawai negri sipil) melalui web simasn. Serta melakukan pengecekkan seluruh
pegawai dinas pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak yang telah melakukan
review perilaku pegawai melalui SiPendekar dengan akun operator yang dibantu oleh Bapak
Abdulloh. Review perilaku pegawai ini bersifat acak, apabila pegawai tidak melakukan
review akan bermasalah untuk pegawai tidak mereview dan pegawai yang di review.
50
Gambar 3. 9 Review Perilaku Pegawai Sumber : Data Perusahaan, 2020
51
3.3.8 Membantu dalam Membuat Surat Perintah
Penulis melakukan tugas membantu membuat surat perintah untuk semua bidang di
dinas pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak terkait work form home. Penulis
membuat surat dibantu oleh Bapak Budi, setelah itu surat diberikan kepada Ibu Rini selaku
kepala sub bagian umum dan kepegawaian untuk mendapatkan paraf. Surat diberikan ke
ruangan sekretaris dinas dan kepala dinas untuk mendapatkan tanda tangan yang
menandakan bahwa surat dapat diterbitkan dan disetujukan. Surat melakukan penggandaan
surat perintah work form home agar dibagikan ke setiap bagian di dinas pemberdayaan
perempuan dan perlindungan anak.
Gambar 3. 10 Membantu Dalam Membuat Surat Perintah Sumber : Data Perusahaan, 2020
52
3.3.9 Membuat Jadwal Pegawai Untuk Pembagian Tugas Wfh Dan Wfo.
Penulis membuatkan jadwal pegawai wfh (work from home) dan wfo (work from office) yang dibantu oleh Bapak Budi untuk bulan oktober. Jadwal dibuat secara seimbang agar setiap bidang di kantor tetap ada pegawai yang bekerja. Jadwal pegawai ini sebagai acuan Bapak Abdulloh dalam melakukan rekap serta pengecekkan absensi pegawai. Jadwal ini akan diperiksa oleh sekretaris dinas, dan mendapatkan tanda tangan kepala dinas sebagai persetujuan jadwal dapat diterbitkan.
Gambar 3. 11 Jadwal Pegawai WFH dan WFO
Sumber : Data Penulis, 2020
3.3.10 Membantu Membuat Surat Kenaikan Gaji Berkala
Penulis ditugaskan membantu Bapak Budi membuat surat kenaikan gaji berkala. Kenaikan gaji berkala diberikan pada pns yang bersangkutan dengan memenuhi syarat – syarat yang telah memenuhi masa kerja golongan. Syarat kenaikan gaji berkala, yaitu:
53
1. Kenaikan gaji berkala naik setiap 2 tahun sekali, dengan melihat SK terakhir.
Misalnya peg awai tersebut SK terkahir 01 september 2018 dengan masa kerja
golongan pada tahun tersebut 14 tahun 00 bulan. Sehingga saat mengalami kenaikan
gaji berkala berubah 01 september 2020 dengan masa kerja 16 tahun 00 bulan.
2. Setelah itu gaji pokok akan berubah sesuai dengan peraturan gaji dengan melihat
masa kerja sekarang.
3. Pembuatan surat kenaikan gaji berkala dibuat 2 bulan sebelumnya.
Setelah sesuai dengan syaratnya, maka membuat surat kenaikan gaji berkala, lalu
diberikan kepada Ibu Rini selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian memberikan
paraf, lalu paraf sekretaris dinas dan tanda tangan kepala dinas. Surat diberikan kepada
bagian perencanaan keuangan untuk melakukan input perubahan gaji. Kemudian
menggandakan surat untuk pegawai dan arsip.
Gambar 3. 12 Menyiapkan Berkas yang Diperlukan Untuk Kenaikan Gaji Berkala Serta Membuat Surat Kenaikan Gaji Berkala
Sumber : Data Perusahaan, 2020
54
3.3.11 Menginput Kenaikan Gaji Berkala
Penulis melakukan input perubahan gaji karena kenaikan gaji berkala yang dibantu
oleh Ibu Riris. Pegawai asn yang melakukan kenaikan gaji berkala dengan masuk ke dalam
database yaitu sim gaji pemda. Penulis membantu Ibu Riris dalam melakukan input kenaikan
gaji berkala yang telah dibuat surat kenaikan berkala yang telah ditanda tanganin oleh kepala
dinas. Surat kenaikan gaji berkala yang telah dibuat oleh penulis dan Bapak Budi akan diinput
kedalam sim gaji pemda, dengan masuk kedalam login lalu operator dan pilih kenaikan gaji
berkala setelah itu data pegawai dan input komponen gaji serta masukkan nominal yang
tertera didalam surat kenaikan gaji berkala ke gaji pokok. Apabila telah diinput oleh bkpsdm
maka masa kerja dan gaji pokok akan berubah secara otomatis.
Gambar 3. 13 Menginput Kedalam Gaji Untuk Kenaikan Gaji Berkala
Sumber : Data Perusahaan, 2020
3.3.12 Melakukan Rekap Absensi
Penulis ditugaskan setiap minggu di hari jumat dan akhir bulan untuk melakukan
tugas dalam merekap absensi dengan melalui database yaitu SPOT. Semua absensi setiap
pegawai dp3a akan diprint untuk rekap absensi selama sebulan. Setelah diprint rekap absensi
tiap bulan maka penulis memberikan ke tiap pegawai dinas pemberdayaan perempuan dan
55
perlindungan anak untuk melakukan pencocokan terkait absen yang terdapat direkap spot
tersebut dengan absensi pribadi. Jika terjadi ditemukan absensi yang tidak cocok seperti:
pegawai asn melakukan perjalanan dinas, atau kegiataan yang berurusan dengan pekerjaan
dinas memiliki bukti atau surat kegiataan tersebut jika terjadi masalah absensi maka penulis
akan melakukan cek dan memberikan tanda rekap absensi yang disertai oleh bukti lampiran
tersebut yang diperbaiki oleh operator.
Gambar 3. 14 Melakukan Rekap Absensi Sumber : Data Instansi, 2020
3.3.13 Melakukan Input Tunjangan
Penulis diberikan tugas tiap awal bulan dalam melakukan input tunjangan dengan
melalui database sipendekar tunjangan. Penulis melakukan download export excel, export
excel format baku serta rekap penerimaan tpbk (tunjangan penghasilan beban kerja). Setelah
itu penulis membuat surat permohonan penerbitan SP2D dan meminta kebagian untuk nomor
surat. Surat yang telah dibuat akan diberikan kepada sekretaris dinas dan persetujuan kepala
dinas agar tunjangan dapat terealisasi.
56
Gambar 3. 15 Melakukan Input Tunjangan Sumber : Data Perusahaan, 2020
3.3.14 Melakukan Cetak Gaji Pegawai
Penulis diberikan tugas setiap bulan membantu Ibu Riris dalam melakukan cetak gaji
untuk seluruh pegawai dinas pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak. Penulis
melakukan cetak rekap, kulit serta gaji yang terdapat dalam database simgaji. Penulis
membuat rekap gaji seluruh pegawai asn menggunakan excel, rekap gaji potongan dimana
dilakukan penggandaan sebanyak tiga. Cetak gaji yang dilakukan aplikasi dapat di input pada
awal bulan. Setelah itu membuat permohonan penerbitan SP2D yang telah diberikan nomor
dari spm. Semua berkas tersebut dilampirkan dan ditanda tangani oleh kepala dinas sebagai
persetujuan gaji telah sesuai.
57
Gambar 3. 16 Melakukan Cetak Gaji Pegawai ASN Sumber : Data Perusahaan, 2020
3.3.15 Membuat Tabel Rekap Pajak Dinas Pemberdayaan Perempuan Dan
Perlindungan Anak
Penulis ditugaskan untuk melakukan rekap pajak untuk kebutuhan keuangan bagian
dinas pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak. Dalam melakukan rekap dengan
mendata nama pegawai dan npwp yang ada di surat pajak setiap pegawai.
58
Gambar 3. 17 Membuat Rekap Pajak Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak
Sumber : Data Perusahaan, 2020
3.3.16 Membantu Menyiapkan Materi – Materi Untuk Ujian Seleksi Jabatan
Sekretaris Dinas
Penulis ditugaskan untuk menyiapkan berkas – berkas yang dibutuhkan oleh
sekretaris dinas, selain itu penulis juga mencari informasi – informasi yang di butuhkan
dalam pembuatan proposal seleksi jabatan yang dilakukan oleh sekretaris dinas.
59
Gambar 3. 18 Membantu Menyiapkan Materi – Materi Untuk Ujian Seleksi Jabatan Sekretaris Dinas
Sumber : Data Penulis, 2020
3.3.17 Membantu Buat Job Desc Dalam Melakukan Acara Gebrakan Masker.
Penulis membantu Ibu Rini dalam mempersiapkan bahan – bahan untuk acara
gebrakan masker. Penulis membantu Ibu Rini dalam membagikan tugas untuk dua hari yang
dilakukan oleh masing masing pegawai asn yang mengikuti partisipasi dalam acara gebrakan
masker.
60
Gambar 3. 19 Melakukan Pembagian Tugas Dalam Melakukan Acara Gebrakan Masker.
Sumber : Data Perusahaan, 2020
61
3.3.18 Membantu Menyiapkan Bahan – Bahan Yang Di Perlukan Untuk Acara Han
Penulis membantu Ibu Rini dan Ibu Indah dalam mempersiapkan bahan–bahan untuk
acara han. Acara han sebagai salah satu program yang tiap tahun berlangsung di dinas
pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak. Kemudian penulis mempersiapkan berkas
– berkas dan surat perihal undangan dalam rangka memperingati hari anak nasional 2020
kepada perusahaan yang berada di kabupaten Tangerang.
Gambar 3. 20 Berpartisipasi Acara HAN Sumber : Data Perusahaan, 2020
62
3.4 Kendala Pelaksanaan Kerja Magang
Selama pelaksanaan kerja magang yang dilakukan penulis sekitar 3 (tiga) bulan di
Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak. Penulis menemukan beberapa
kendala, yaitu:
1. Terlalu banyak surat yang masuk sehingga membuat kendala penulis dalam
melakukan pendataan surat masuk, surat keluar dan surat nota dinas.
2. Banyaknya pekerjaan yang diberikan kepada penulis membuat penulis tidak dapat
mengatur pekerjaan yang diberikan dengan baik.
3. Penulis sulit beradaptasi dengan aplikasi administrasi pemerintah yang ada di dinas
pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak.
4. Kendala yang dialami penulis ialah kurangnya alat pendukung unt uk proses kerja
bagian kepegawaian, seperti computer dan printer.
3.5 Solusi Pelaksanaan Kerja Magang
1. Penulis berkoordinasi dengan pembimbing lapangan untuk melakukan penjelasan
terkait surat masuk dan surat keluar serta dibantu dengan bagian meja tamu.
2. Solusinya adalah penulis dapat membagi waktu dengan pekerjaan utama dan
pekerjaan tambahan tersebut sesuai dengan ilmu Human Resource Management dan
sesuai dengan pekerjaan utama penulis.
3. Dapat membuat buku petunjuk mengenai penggunaan aplikasi administrasi
pemerintahan.
4. Penulis membawa laptop sendiri untuk melakukan pekerjaan yang diberikan oleh
pembimbing lapangan.