bab iii pembahasan 3.1. tinjauan umum perusahaan 3.1.1. … · 3.1. tinjauan umum perusahaan 3.1.1....
TRANSCRIPT
26
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan
Sejarah mencatat keberadaan Pos Indonesia begitu panjang, Kantor pos
pertama didirikan di Batavia (sekarang Jakarta) oleh Gubernur Jenderal G.W
Baron Van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan tujuan untuk lebih
menjamin keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi mereka yang berdagang
dari kantor-kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari dan pergi ke
Negeri Belanda. Peranan Kantor Pos semakin penting dan berkembang setelah
penemuan teknologi Telegrap dan Telepon, sehingga dibentuk Jawatan Pos,
Telegrap, dan Telepon (Jawatan PTT) pada tahun 1907. Badan usaha yang
dipimpin oleh seorang Kepala Jawatan ini operasinya tidak bersifat komersial dan
fungsinya lebih diarahkan untuk mengadakan pelayanan publik.
Jawatan PTT merupakan bagian dari Departemen Perusahaan-perusahaan
Pemerintah (Departement van Gouvernementsbedrijven) dan dikelola berdasarkan
Undang-undang Perusahaan Negara Hindia Belanda (Indische
Bedrijvenwet=IBW). Seiring dengan tibanya Jepang yang mengambil alih
kekuasaan Belanda di Indonesia, Jawatan PTT dibagi menurut struktur organisasi
Pemerintah Militer Jepang sehingga ada Jawatan PTT Sumatera, Jawatan PTT
Jawa, dan Jawatan PTT Sulawesi.
Jawatan PTT Republik Indonesia berdiri secara resmi pada tanggal 27
September 1945 setelah dilakukan pengambil alihan Kantor Pusat PTT di
27
Bandung oleh Angkatan Muda PTT (AMPTT) dari Pemerintah Militer Jepang.
Dalam peristiwa tersebut gugur sekelompok pemuda anggota AMPTT dan tanggal
tersebut menjadi tonggak sejarah berdirinya Jawatan PTT Republik Indonesia dan
diperingati setiap tahun sebagai Hari Bakti PTT dan yang kemudian menjadi Hari
Bakti Parpostel.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang No. 19
Tahun 1960, Jawatan PTT dianggap memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh
Undang-undang tersebut untuk menjadi Perusahaan Negara. Dengan demikian
Jawatan PTT diubah statusnya menjadi Perusahaan Negara Pos dan
Telekomunikasi (PN Postel) berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 240 Tahun
1961. Agar diperoleh kebebasan bergerak yang lebih luas dalam mengembangkan
usaha, PN Postel dipecah menjadi dua badan usaha, masing-masing PN Pos dan
Giro dan PN Telekomunikasi berdasarkan PP No. 29 Tahun 1965 dan PP No. 30
Tahun 1965.
Dengan dikeluarkannya Undang-Undang No. 9 Tahun 1969, status Badan
Usaha Negara dikelompokkan menjadi tiga status yaitu :
1. Perusahaan Jawatan (Perjan)
2. Perusahaan Umum (Perum)
3. Perusahaan Perseroan (Persero)
Status PN Pos dan Giro diubah menjadi Perum Pos dan Giro berdasarkan
PP No. 9 Tahun 1978. sehubungan dengan terjadinya perubahan-perubahan dalam
iklim usaha, status sebagai Perum disempurnakan khususnya yang menyangkut
tata cara pembinaan dan pengawasan berdasarkan PP No. 24 Tahun 1984.
28
Menghadapi pertumbuhan dunia usaha yang semakin marak dan penuh
persaingan, diperlukan penyesuaian status badan usaha yang lebih fleksibel dan
dinamis agar mampu mengembangkan pelayanan yang lebih baik. Perubahan
status Perum Pos dan Giro menjadi PT Pos Indonesia (Persero) dilaksanakan
berdasarkan PP No. 5 Tahun 1995 tanggal 27 Februari 1995, dan perubahan
tersebut secara efektif mulai berlaku pada tanggal 20 Juni 1995.
Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengemban peran dan fungsi
pelayanan kepada publik. Setelah Kantor pos Batavia didirikan, maka empat tahun
kemudian didirikan Kantor pos Semarang untuk mengadakan perhubungan pos
yang teratur antara kedua tempat itu dan untuk mempercepat pengirimannya. Rute
perjalanan pos kala itu ialah melalui Karawang, Cirebon dan Pekalongan.
Dengan berjalannya waktu, Pos Indonesia kini telah mampu menunjukkan
kreatifitasnya dalam pengembangan bidang perposan Indonesia dengan
memanfaatkan insfrastruktur jejaring yang dimilikinya yang mencapai sekitar 24
ribu titik layanan yang menjangkau 100 persen kota atau kabupaten, hampir 100
persen kecamatan dan 42 persen kelurahan atau desa, dan 940 lokasi transmigrasi
terpencil di Indonesia. Seiring dengan perkembangan informasi, komunikasi dan
teknologi, jejaring Pos Indonesia sudah memiliki lebih dari 3.800 Kantor pos
online, serta dilengkapi electronic mobile pos di beberapa kota besar. Semua titik
merupakan rantai yang terhubung satu sama lain secara solid dan terintegrasi.
Sistem Kode Pos diciptakan untuk mempermudah processing kiriman pos dimana
tiap jengkal daerah di Indonesia mampu diidentifikasi dengan akurat.
29
Visi dan Misi PT Pos Indonesia (Persero) Fatmawati Jakarta Selatan:
1. Visi
Menjadi raksasa logistik dari Timur
2. Misi
a. berperan penting sebagai aset yang berguna bagi bangsa dan Negara
b. menciptakan tempat berkarya yang menyenangkan guna berkontribusi
secara maksimal
c. menyediakan layanan prima yang menjadi pilihan pertama bagi para
pelanggan
d. Senantiasa berjuang untuk memberi yang lebih baik bagi stakeholders
utama.
30
3.1.2. Struktur dan Tata Kerja Organisasi
4.
5.
6.
7.
WAKIL KEPALA KANTORPOS
BIDANG BISNIS
WAKIL KEPALA KANTORPOS
BIDANG UMUM
MANAJER PELAYANAN
JASKUG,FD,GOL
MANAJER DUKUNGAN UKUM BIDANG SDM & KESEKRETARIATAN
MANAJER AUDIT,
MUTU DAN K3L
MANAJER PELAYANAN SURKET & CS
MANAJER PENJUALAN
MANAJER PEMASARAN DAN PENGEMBANGAN OUTLET
MANAJER PENGAWASAN UNIT
PELAYANAN LUAR
MANAJER PROSTRANS INCOMING
MANAJER PROSTRANS OUTGOING
MANAJER ANTARAN I
MANAJER OPERASI LOGISTIK
MANAJER OPERASI KORPORAT
MANAJER DUKUNGAN UMUM
BIDANG TEKNOLOGI & SARANA
MANAJER AKUNTANSI
MANAJER KEUANGAN DAN BPM
MANAJER SOLUSI TEKNOLOGI
KEPALA KANTORPOS CABANG
Sumber: PT Pos Indonesia (Persero)
Gambar III.1
Struktur Organisasi PT Pos Indonesia (Persero)
KEPALA KANTOR POS
31
Tugas dan tanggung jawab dari tiap-tiap bagian dalam struktur organisasi PT Pos
Indonesia (Persero) sebagai berikut:
1. Kepala Kantor Pos mempunyai tugas dan tanggung jawab:
a. Merumuskan dan mengkoordinir penyusunan rencana kerja kantor pos
untuk diusulkan kepada Regional.
b. Menetapkan target pendapatan dan laba serta alokasi anggaran biaya dan
mengevaluasi pelaksanaannya serta mengevaluasi pencapian target
pendapatan, laba kantor pos dan kantor pos cabang.
c. Mengorganisasikan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan pemasaran,
penjualan, operasi, penagihan, pelayanan pelanggan, keuangan, dan
akuntansi, sumber daya manusia dan sarana, aplikasi teknologi, dan
kegiatan administratif serta mengendalikan dan menjamin pelunasan
piutang pelanggan korporat, meraih dan memlihara pelanggan korporat
untuk mendukung kinerja UPT sesuai dengan ketentuan perusahaan.
d. Mengajukan usulan pengembangan kapasitas outlet yang berada dalam
lingkup tanggung jawabnya untuk disampaikan kepada regional.
e. Mengelola pelaksanaan pelayanan solusi Teknik Informasi untuk kantor
sendiri dan kantor inboudnya sesuai yang ditetapkan perusahaan.
f. Mengajukan usulan pengadaan, pengembangan dan perbaikan saran dan
prasarana kantor pos dan dan kantor pos cabang kepada regional.
2. Wakil kepala kantor pos bagian bisnis mempunyai tugas dan tanggung jawab:
a. Mengarahkan dan mengkoordinir penyusunan target pendapatan di
bidangnya.
b. Merancang sasaran mutu operasi kantor pos.
32
c. Mengkoordinir, mengatur serta mengendalikan pelaksanaan pekerjaan di
bidang operasi dan antaran, serta layanan untuk kelancaran operasional
agar dapat menjamin bahwa pelaksanaan pekerjaan dibidangnya sesuai
dengan Standar Operating Procedure (SOP) dan uraian pekerjaan yang
ditetapkan perusahaan.
d. Melakukan pengawasan melekat dalam pengelolaan operasional,
pelayanan dan penjualan dibidangnya untuk mencegah fraud di seluruh
outlet.
e. Melakukan verifikasi dan validasi terhadap transaksi keuangan, dan
piutang pendapatan perusahaan terkait dengan layanan, serta melakukan
evaluasi terhadap umur piutang pendapatan.
3. Manajer pelayanan Jaskug, FD, GOL
Tugas pokok manajer pelayanan adalah melaksanakan dan menhendalikan
peneglolaan layanan loket surat dan paket, jasa keuangan (pospay, wesel pos
dan jasa keuangan lainnya), postmart dan e’commerce serta penjualan
prangko, benda pos flateli dan materai serta benda pihak ketiga lainnya,
pengelolaan operasional dan layanan giro serta penyaluran dana untuk
mencapai sasaran pendapatan, likuiditas perusahaan dan mutu serta kepuasan
pelanggan dan melaksanakan serta mengendalikan pelaksanaan pekerjaan
pelayanan pelangan yang meliputi penanganan keluhan pelanggan, informasi
pelanggan, dan solusi pelanggan sesuai dengan ketentuan perusahaan.
4. Manajer pelayanan surat keterangan dan customer service
a. Melaksanakan tugas dari atasan
b. Mengawasi jalanya proses layanan di loket
33
c. Mengawasi kelancaran antrian di loket
d. Melakukan Aktivasi User Petugas Loket
e. Melakukan Otorisasi atas transaksi Jasa Keuangan
f. Mengawasi Proses pembatalan transaksi di Loket
5. Manajer Penjualan
Tugas pokok manajer penjualan adalah mengelola dan mengendalikan
kegiatan penjualan surat, paket, dan jasa keuangan di kantor pos kepada
pelanggan kantor pos dan bertanggung jawab atas pencapaian target
pendapatan surat pos dan paket pos yang ditetapkan perusahaan, serta
melakukan pengelolaan pelanggan, akuisisi pelanggan, penganggaaran pasar
untuk meningkatkan penjualan sehingga target dapat di capai secara
maksimal dengan biaya seefisien mungkin dan mengelola, melaksanakan
serta mengendalikan administrasi penjualan, pengelolaan piutang pendapatan
di kantor pos dan account executive.
6. Manajer pemasaran dan pengembangan outlet
Tugas pokok manajer pemasaran dan pengembangan outlet adalah
merencanakan, mengelola, dan mengendalikan pembukaan, penutupan outlet
dan mersepon permohonan pembukaan outlet kemitraan (agen pos atau agen
pos desa) baru, melaksanakan pemasaran dan pengelolaan usaha serta
pengembangan outlet untuk mencapai jumlah dan komposisi outlet yang ideal,
efektif, dan produktif sesuai ketentuan yang ditetapkan perusahaan.
7. Manajer pengawasan unit pelayanan luar
Tugas pokok manajer pengawasan unit pelayanan luar adalah melakasanakan
dan mengendalikan pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh kantor pos
34
cabang, Loket Ekstensi, MPS, CPM, unit pelayanan lainnya, pengelolaan dan
pengembangan agen pos dan agen pos desa serta titik layanan lainnya untuk
mencapai tertib administrasi dan pembukuan akuntansi dengan tertib dan
benar sesuai dengan ketentuan perusahaan
8. Manajer prostrans incoming
Tugas pokok manajer prostrans incoming adalah melaksanakan dan
mengawasi pemrosesan kiriman surat standar dan prioritas dalam negeri yang
diterima, untuk mencapai standar mutu yang ditetapkan perusahaan.
9. Manajer prostrans outgoing
Tugas pokok manajer prostrans outgoing adalah melaksanakan dan
mengawasi pemrosesan outgoing kiriman surat standar dan prioritas dalam
negeri untuk mencapai standar mutu yang ditetapkan perusahaan.
10. Manajer antaran
Tugas pokok manajer antaran adalah melaksanakan dan mengawasi
pelaksanaan proses pra-antaran, antaran dan pasca-antaran kiriman pos (surat
dan paket), agar mencapai standar mutu yang ditetapkan perusahaan.
11. Manajer operasi logistik
Tugas pokok manajer operasi logistik adalah mengurus sistem untuk
mengawasi proses arus dari logistik dari mulai penyimpanan, pengantaran
yang strategis untuk material, bahan-bahan atau suku cadang, dan barang jadi
atau produk akhir agar dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh perusahaan.
12. Manajer operasi corporate
Tugas pokok manajer operasi corporate adalah
35
a. Meningkatkan sistem operasional, proses dan kebijakan dalam mendukung
visi dan misi peusahaan.
b. Membuat atau merencanakan pengembangan operasi dalam jangka pendek
maupun panjang.
c. Mengawasi tata letak operasinonal, persediaan dan distribusi barang.
13. Wakil kepala kantor pos bidang umum
Wakil kepala kantor pos memiliki tugas dan tanggung jawab
a. Mengkoordinir dan merumuskan program kerja, dan anggaran perusahaan
di bidangnya.
b. Merumuskan pembuatan uraian tugas staf di kantor pos berdasarkan
ketentuan perusahaaan.
c. Mengarahkan dan mengkoordinir serta menyakini bahwa pelaksanaan
pekerjaan dalam lingkup tanggung jawabnya telah sesuai dengan SOP
yang berlaku di perusahaan.
d. Mereview perform laporan keuangan dan laporan profitabilitas kantor pos.
e. Memonitor pelaksanaan sistem informasi keuangan dan aplikasi terkait di
bidang keuangan.
f. Mengendalikan pelaksanaan administrasi perpajakan dan akuntansi
perpajakan.
14. Manajer dukungan umum bidang sumber daya manusia dan kesekretariatan
Manajer sumber saya manusia mempunyai tugas dan tanggung jawab:
a. Menyusun dan melakukan program kerja dan anggaran di bagiannya.
b. Membuat uraian tugas (job description) di bagiannya sesuai dengan
ketentuan yang berlaku sebagai pedoman kerja.
36
c. Memastikan dan mengendalikan pelaksanaan pekerjaan pengelolaan
sumber daya manusia sesuai dengan ketentuan perusahaan.
d. Mengkoordinir dan mengatur pelaksanaan proses pekerjaan di bagian
sumber daya manusia.
e. Melakukan pengawasan terhadap daftar hadir pegawai.
f. Mengelola penyelesaian piutang pegawai.
g. Menyusun jadwal kerja dinas hari libur pegawai.
h. Mengatur tata kelola dan administrasi surat-menyurat.
i. Melaksanakan kegiatan kesekretariatan dan umum lainnya untuk
mrndukung kegiatan operasional.
15. Manajer dukungan umum bidang teknologi dan sarana
Tugas pokok manajer dukungan umum bidang teknologi dan sarana adalah:
a. Melakukan pengawasan terhadap daftar hadir pegawai dan menyusun
jadwal kerja dinas hari libur pegawai.
b. Mengatur tata kelola dan administrasi surat-menyurat dan melaksanakan
kegiatan kesekretariatan dan umum lainnya untuk mendukung kegiatan
operasional.
c. Melakukan pemeriksaan sisa barang tercetak berharga dan tidak berharga
dengan daftar pertanggungan barang tecetak.
d. Mengatur pengeluaran opersional kendaraan bermotor sesuai dengan
ketentuan perusahaan.
e. Mengendalikan jumlah kebutuhan perangkat teknologi informasi untuk
menunjang kelancaran operasional bisnis perusahaan.
16. Manajer Akuntansi
37
a. Memimpin dan menerapkan pedoman sistem akuntansi yang telah
disetujui Direktur Keuangan dan Akuntansi yaitu mulai dari pemeriksaan
bukti-bukti akuntansi, pencatatannya, pengelompokan sampai dengan
penyusunan laporan keuangan
b. Memimpin penyusunan laporan keuangan (Laporan Posisi Keuangan,
Laporan Laba-Rugi Komprehensif, Laporan Mutasi Ekuitas, Laporan Laba
Ditahan, Laporan Arus Kas, Catatan atas Laporan Keuangan) dan
mengkonsolidasikan semua laporan keuangan tersebut untuk pihak
manajemen serta laporan keuangan untuk pihak luar agar laporan tersebut
benar, teliti dan tepat waktu.
c. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada
bawahannya menurut sistem dan prosedur yang ditentukan.
d. Memeriksa dan menandatangani Laporan Mutasi Piutang dan Laporan
Mutasi Hutang, sebelum disampaikan kepada Direktur Keuangan dan
Akuntansi
e. Secara periodik, besama-sama dengan Bagian Gudang melaksanakan
pemeriksaan fisik persediaan (stock Opname) barang yang ada di gudang.
f. Memeriksa pembuatan berita acara pemeriksaan fisik persediaan yang ada
di gudang sebelum disampaikan kepada Direktur Keuangan dan Akuntansi.
g. Membuat laporan-laporan manajemen dari bagiannya secara periodik.
17. Manajer keuangan dan BPM
Manajer keuangan dan BPM mempunyai tugas dan tanggung jawab:
a. Mengkoordinir dan mengatur pelaksanaan proses pekerjaan di bagian
keuangan dan BPM.
38
b. Memastikan dan mengendalikan pelaksanaan pekerjaan pengelolaan
keuangan dan BPM sesuai dengan ketentuan perusahaan.
c. Melaksanakan fungsi treasury dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan
kasir.
d. Melakukan pencocokan pencatatan transaksi keuangan dengan neraca
atau dokumen sumber terkait serta fisik uangnya.
e. Melakukan pengawasan dan pemeriksaan kebenaran transaksi biaya,
kwitansi, surat perintah bayar beserta kelengkapannya sedemikian rupa
sehingga akurat dan dapat dipertanggungjawabkan serta
mengadministrasikan naskah dan arsipnya dengan baik dan aman.
f. Melakukan pengawasan terhadap uang kas yang ditahan di kantor pos
cabang dan berkoordinasi dengan bagian pengawasan pelayanan luar.
g. Melaksanakan pengelolaan pajak perusahaan
18. Manajer solusi teknologi
Manajer teknologi solusi memiliki tugas dan tanggung jawab:
a. Mengelola tingkat layanan TI (Service Level Management)
b. Mengelola ketersediaan TI (Avaibility Management)
c. Mengelola kesinambungan layanan TI (Service Countinuity Management)
d. Mengelola pencatatan konfigurasi sistem layanan TI serta tata cara
perubahan konfigurasi yang diperlukan (Configuration Management).
e. Mengelolaa proses pengumpulan, menganalisis, menyimpan dan berbagi
ilmu pengetahuan di UPT (Knowledge Management).
39
f. Mengelola permasalahan layanan TI yang berupa identifikasi masalah
dari mulai laporan insiden, penyelesaian masalah, eskalasi permasalahan
dan pelaporan permasalahan layanan TI (Problem Management).
19. Kepala kantor pos cabang
Tugas pokok kepala kantor pos cabang adalah melakukan transaksi pelayanan
jasa, surat, paket, jasa keuangan dan keagenan, giro dan penyaluran dana,
pembayaran pensiun, proses tutupan pos dan antaran pos serta kegiatan
pendukung dan administrasi lainnya sebagai infrastruktur bisnis, dan operasi
dari kantor pos pemeriksa untuk mencapai pendapatan dan mutu operasi
perusahaan.
20. Manajer audit, mutu dan K3L
Tugas pokok manajer audit, mutu dan K3L adalah melakukan pemeriksaan
secara rutin dan berkala terhadap pelaksanaan pekerjaan pada setiap bagian di
MPC dalam lingkup tanggung jawabnya berdasarkan pedoman pemeriksaan
periodik yang berlaku.
3.1.3. Kegiatan Usaha/Organisasi
PT Pos Indonesia (Persero) adalah suatu perusahaan yang bergerak di
bidang jasa atau biasa di sebut dengan Jaskutip (jasa keuangan dan titip). Adapun
jenis layanan yang diselenggarakan oleh PT Pos Indonesia (Persero) dibagi
menjadi beberapa kelompok produk atau bisnis sebagai berikut:
1. Bisnis komunikasi
Jenis layanan dari bisnis komunikasi antara lain:
a. Jenis layanan standar terdiri dari:
40
1) Surat biasa
2) Surat atau tercatat
3) Kartu pos dan surat balasan kartu pos
4) Warkat pos atau Aerogram
5) Barang cetakan braile
6) Perlakuan khusus
b. Jenis layanan prioritas terdiri dari:
1) Surat kilat
2) Surat kilat khusus
3) Express mail service
4) Pos express
5) Perlakuan khusus
2. Bisnis logistik
a. Jenis layanan standar yang terdiri dari:
1) Paketpos biasa (darat atau udara)
2) Paket pos perlakuan khusus yaitu point to point dan curah
b. Jenis layanan prioritas yang terdiri dari
1) Paket pos kilat khusus
2) Paket pos cepat luar negeri
3) Paket pos perlakuan khusus yaitu point to point dan curah
3. Bisnis keuangan
a. Jenis layana standar yang terdiri dari:
1) Wessel pos biasa
2) Wessel pos kemitraan
41
3) Giro pos online
4) Giro pos kemitraan
b. Jenis layanan prioritas yang terdiri dari:
1) Wessel pos prima
2) Wessel pos kemitraan
3) Wessel pos instan
4) Western union
4. Bisnis keagenan
Bisnis keagenan terdiri dari:
a. Penerimaan setoran pajak
b. SOPP (System Online Payment Point) seperti PLN, Telkom, Lazada, Bli-
Bli, dan Pembelian Tiket.
c. Pembayaran pensiunan dari taspen.
5. Bisnis flateli
Bisnis flateli terdiri dari:
a. Penjualan benda-benda pospenjualan benda flateli dan perangko prisma.
3.2. Hasil Penelitian
3.2.1. Pelaksanaan Penilaian Kinerja Pegawai
Pelaksanaan kinerja adalah proses penilaian capaian target-target kerja
yang disepakati oleh atasan dan bawahan untuk jangka waktu tertentu. Suatu
pelaksanaan penilaian kinerja merupakan bagian atau proses dari keseluruhan
siklus manajemen unjuk kerja dan merupakan suatu proses pembelajaran
berkelanjutan. Pelaksanaan terhadap pegawai sangat penting bagi perisahaan.
42
Karena perusahaan harus memilih dan memilih sumber daya manusia yang tepat
bagi kelangsungan perusahaan di masa yang akan datang.
Pada PT Pos Indonesia (Persero) untuk pelaksanaan penilian kinerja
dilakukan melalui SMKI (Sistem Manajemen Kinerja Individu) aplikasi yang
digunakan untuk melakukan pengukuran atau penilaian kinerja pegawai tiap
triwulan dimana setiap 3 (tiga) bulan dan dalam setahun ada 4 (empat) penilaian.
Pegawai yang dinilai yaitu penggambaran mengenai target-target atau rencana
tindakan dari pelaksanaan sasaran kinerja pegawai, yang mempresentasikan
kesesuaian dengan hasil yang berhasil dicapai oleh pegawai tersebut. Selanjutnya
hasil tersebut akan di kompilasikan oleh bagian sumber daya manusia untuk di
input dan setelah semua hasil penilaian kinerja terselesaikan akan di kirim ke
kantor Regional.
Untuk para pegawai yang ingin melihat hasil penilaian kinerjanya dapat
dilakukan dengan cara membuka aplikasi SMKI (Sistem Manajemen Kinerja
Individu), dan masing-masing pegawai memiliki useraname dan password untuk
log in ke aplikasi SMKI (Sistem Manajemen Kinerja Individu). Setelah itu
pegawai akan melihat hasil atau pencapaian kinerja masing-masing sesuai dengan
waktu yang telah di tentukan.
43
Berikut ini adalah alur pelaksanaan penilaian kinerja pegawai PT Pos Indonesia:
Pegawai Kepala Bagian Bagian SDM Regional
TIDAK
Sumber: PT Pos Indonesia (Persero)
Gambar III.2
Alur pelaksanaan penilaian kinerja PT Pos Indonesia (Persero)
Mulai
Setuj
u/tida
k
Target
kinerja
Melakukan
pekerjaan
sesuai
target
Nilai kinerja Nilai Kinerja Input
ke web
Menerima
nilai
kinerja
Selesai
YA
44
Berdasarkan gambar III.2 dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Dimulai dari adanya kesepakan antara pegawai dengan atasan langsung.
2. Target kinerja, masing-masing pegawai menyusun target kinerja yang akan
direalisasikan per bulan.
a. Tingkat kehadiran
Tingkat kehadiran pegawai dalam satu bulan
b. Kuantitas kerja
Jumlah jam kerja perbulan yang diperlukan oleh pegawai untuk
menyelesaikan pekerjannya
c. Kualitas kerja
Bobot dari realisasi kinerja pegawai per bulan
3. Disetujui atau tidak, pegawai menyerahkan target kinerja sesuai dengan job
description masing-masing kepada atasan untuk meminta persetujuan. Jika
disetujui maka pegawai dapat melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan
yang telah disepakati. Jika tidak maka pegawai harus memperbaiki target
kinerjanya sesuai dengan standar yang ditetapkan.
4. Melakukan pekerjaan sesuai target, pegawai akan merealisasikan pekerjaan
yang telah sesuai dengan target yang telah disepakati dengan atasan.
5. Nilai Kinerja, pegawai melakukan penilaian diri sendiri atas hasil yang
dicapai.
6. Nilai kinerja, nilai tersebut kemudian di serahkan kepada atasan langsung
pada masing-masing bagian untuk diserahkan kepada bagian sumber daya
manusia.
45
7. Input ke web, dilakukan penginputan nilai kinerja dengan menggunakan
aplikasi SMKI (Sistem Manajemen Kinerja Individu) oleh bagian SDM.
8. Menerima nilai kinerja, seluruh nilai kinerja pegawai di kirim kepada kantor
Regional.
9. Selesai
3.2.2. Hasil Penilaian Kinerja Pegawai
Untuk mengetahui hasil penilaian kinerja pegawai pada PT Pos Indonesia
(Persero) terdapat 4 (empat) formulir penilaian kinerja yang digunakan untuk
mencatat hasil kerja yang terdiri dari beberapa bagian yaitu:
1. Formulir KPI (Key Performance Indikator) Individu non struktural
a. Identitas pegawai, yang merupakan informasi data pegawai yang meliputi
nama, NIP Pos, Jabatan, dan periode penilaian.
b. Informasi sumber data.
c. Informasi jumlah jam kehadiran dan jumlah jam kerja efektif pegawai.
d. Informasi jumlah waktu menyelesaikan pekerjaan dan jumlah jam kerja
efektif pegawai.
e. Informasi jumlah ditemukannya kesalahan, keterlambatan, keluhan
customer.
f. Informasi pencapaian sasaran atau bobot kinerja, yang merupakan
gambaran dari sasaran kinerja yang dicapai dalam triwulan atau 3 (tiga)
bulan.
g. Informasi jumlah nilai akhir sasaran penilaian kinerja
46
2. Formulir KPI (Key Performance Indikator) Tingkat Kehadiran
a. Identitas pegawai, yang meliputi nama, NIP Pos, jabatan, triwulan, jenis
log book, dan nomor log book.
b. Informasi uraian dari total jumlah ketidakhadiran pegawai (per bulan).
1) Terlambat datang
2) Terlambat
3) Tidak masuk untuk
4) Berobat ke dokter
5) Izin mengurus perpanjangan
6) Izin mengurus perpanjangan
7) Mengurus anak sakit
8) Mengurus anak sekolah
9) Mengurus pajak rumah
10) Ke bank ambil akta kredit
11) Mengurus keperluan anak
c. Informasi akumulasi total jumlah ketidakhadiran pegawai (per bulan).
d. Informasi akumulasi jumlah kehadiran pegawai (per bulan)
e. Informasi pencapaian kinerja terhadap standard.
f. Informasi jumlah jam kerja efektif pegawai.
3. formulir KPI (Key Performance Indikator) kuantitas kerja
a. Identitas pegawai, yang meliputi nama, NIP Pos, jabatan, triwulan, jenis
log book, dan nomor log book.
b. Infromasi uraian sasaran kinerja yang merupakan gambaran dari target
kinerja yang akan dicapai.
47
1) Pengawasan pegawai
2) Persiapan buka loket
3) Penerimaan i-pos
4) Penerimaan wessel pos
5) Penerimaan pos pay
6) Sortir uang tunai
7) Cetak back sheet
8) Penjualan BPM
9) Pengawasan cap tanggal
10) Menyerahkan naskah N2 atau Lampiran
c. Informasi jumlah waktu penyelesaian pekerjaan (per bulan) dalam jam.
d. Informasi akumulasi waktu menyelesaikan pekerjaan (per bulan).
e. Informasi pencapaian kinerja terhadap standard.
f. Informasi jumlah jam kerja efektif pegawai.
4. Formulir KPI (Key Performance Indikator) Kualitas Kerja
1. Identitas pegawai, yang meliputi nama, NIP Pos, jabatan, triwulan, jenis
log book, dan nomor log book.
2. Informasi jumlah hari kejadian ditemukannya kesalahan atau keluhan
pelanggan.
3. Informasi total jumlah hari kejadian ditemukannya kesalahan (per bulan)
4. Informasi akumulasi total jumlah hari kejadian ditemukannya kesalahan.
5. Informasi pencapaian kinerja terhadap standar.
6. Informasi jumlah hari kerja individu terkait.
48
Tabel III.2
KPI (Key Performance Indikators)
Individu Nonstruktural PT Pos Indonesia (Persero)
Nama : xxxx
NIP Pos : xxxx
Jabatan : Staff SDM
Periode penilaian : Triwulan / 2018
KPI Sumber
data
Jumlah
jam
kehadiran
Jumlah
jam kerja
efektif
karyawan
Realisas
i
Bobot nilai
1 2 3 4 5 6 7
1.tingkat
kehadiran LB-3 450 450 100,00 33% 33.33
KPI Sumber
data
Jumlah
waktu
menyelesai
kan
pekerjaan
Jumlah
jam kerja
efektif
karyawan
Realisas
i
Bobot nilai
1 2 3 4 5 6 7
2.kuantita
s kerja LB-1 413 450 91,69 33% 30,56
KPI Sumber
data
Jumlah hari
ditemukannya
kesalahan,
keterlambatan, keluhn
kastemer.
Realisas
i
Bobot Nilai
1 2 3 4 5 6 7
3.kualitas
kerja LB-2A 0 100,00 33% 33,33
Total (I+II+III+IV+V) 97,21
Sumber: PT Pos Indnesia (Persero)
Berdasarkan tabel III.2 dapat disimpulkan bahwa untuk nilai prestasi hasil
kinerja individu yang didapat oleh pegawai atas nama xxxx adalah 97, 23. Untuk
bobot tingkat kehadiran memperoleh nilai 33.33 sesuai dengan realisasi sasaran
49
kinerja yaitu 100,00. Untuk bobot kuantitas kerja memperoleh nilai 30,56 sesuai
dengan realisasi sasaran kinerja yaitu 91,69. Sedangkan untuk bobot kualitas kerja
memperoleh nilai 33.33, sesuai dengan realisasi kinerja yaitu 100,00. Dalam
penilaian kinerja setiap 100% akan dibagi 3 dan kualitas kerja akan berkurang jika
ada pengurangan dari nilai 100%.
Nilai-nilai tersebut diperoleh dengan menggunakan rumus:
Nilai : Realisasi kinerja dibagi bobot kinerja
Tabel III.3
KPI Tingkat Kehadiran Individu
Nama Pengisi : xxxx Jenis Log Book: Individu
Jabatan : Staff Bagian SDM Nomor Log Book : 3
Triwulan : Triwulan / 2018 Nama KPI: Tingkat Kehadiran
No Uraian Jumlah ketidakhadiran karyawan (jam)
Jan – 18 Feb-18 Mar-18
1 TERLAMBAT
DATANG
7 TERLAMBAT
10 TIDAK MASUK
UNTUK
1 BEROBAT KE
DOKTER
5 IZIN MENGURUS
PERPANJANGAN
7 IZIN MENGURUS
PERPANJANGAN
26 MENGURUS ANAK
SAKIT
1 MENGURUS ANAK
SEKOLAH
6 MENGURUS PAJAK
RUMAH
8 KE BANK AMBIL
AKTA KREDIT
24 MENGURUS
50
KEPERLUAN ANAK
Total jumlah ketidakhadiran karyawan
(perbulan)
Akumulasi total jumlah ketidakhadiran
karyawan (perbulan)
Akumulasi jumlah kehadiran karyawan
(perbulan)
167 334 450
Pencapaian kinerja 37,1 74,2 100,00
Terhadap standard
STANDARD 450
(jumlah jam kerja efektif karyawan)
Sumber: PT Pos Indnesia (Persero)
Berdasarkan tabel III.3 Dapat disimpulkan bahwa untuk tingkat kehadiran
individu pegawai atas nama xxxx memperoleh nilai standar (jumlah jam kerja
efektif karyawan) sebesar 450 atau 100,00. Dikarenakan jumlah ketidakhadiran
karyawan (per bulan) sebanyak 0.
Tabel III.4
KPI Kuantitas Kerja Individu
Nama Pengisi : xxxx Jenis Log Book : Individu
Jabatan : Staff bagian SDM Nomor Log Book : 2A
Triwulan : Triwulan / 2018 Nama KPI : Kuantitas Kerja
NO Uraian Stand
ard
waktu
dalam
menit
Jumlah waktu
yang
diperlukan
untuk
menyelesaikan
pekerjaan
Jumlah waktu
yang
diperlukan
untuk
menyelesaikan
pekerjaan
Jumlah waktu
yang
diperlukan
untuk
menyelesaikan
pekerjaan
JAN-18 FEB-18 MAR-18
JML Akum
ulasi
JML Akum
ulasi
JML Akum
ulasi
1 PENGAWAS
AN PEG 18 3
2 PERSIAPAN
BUKA
LOKET
3 90 270 85 255 90 270
3 PENERIMAA
N I-POS 3 900 2.700 885 2.655 900 2.700
51
4 PENERIMAA
N
WESELPOS/
RS-3A
3 275 825 270 810 275 825
5 PENERIMAA
N POS PAY 3 900 2.700 895 2.685 900 2.700
6 SORTIR
UANG
TUNAI
10 65 650 60 600 65 650
7 CETAK
BACK
SHEET
3 65 195 60 180 65 195
8 PENJUALAN
BPM 3 55 165 60 150 55 165
9 PENGAWAS
AN CAP
TANGGAL
3 55 220 50 220 55 220
10 MENYERAH
KAN
NASKAH
N2/LAMP
10 60 600 55 550 60 600
Jumlah waktu
menyelesaikan
pekerjaan (per
bulan) dalam jam
2.465 139 2425 135 2.465 139
Akumulasi waktu
menyelesaikan
pekerjaan (perbulan)
139 274 413
PENCAPAIAN
KINERJA
0,31 0,61 0,92
TERHADAP
STANDARD
STANDARD
450 (Jumlah jam kerja
efektif karyawan
Sumber: PT Pos Indnesia (Persero)
Berdasarkan tabel III.4 dapat disimpulkan bahwa karyawan ataas nama
xxxx dapat menyelesaikan pekerjaan rata-rata 3 menit, maka jumlah kerja efektif
karyawan untuk kuantitas kerja adalah 450
52
Tabel III.5
KPI Kualitas Kerja Individu
Nama Pengisi : xxxx Jenis Log Book : Individu
Jabatan : Staff Bagian SDM Nomor Log Book : 2A
Triwulan : Triwulan / 2018 Nama KPI : Kualitas Kerja
No Uraian pekerjaan Jumlah kejadian ditemukannya
kesalahan/keluhan pelanggan
JAN-18 FEB-18 MAR-18
Terlambat datang
Total jumlah ah harikejadian
ditemukannya kesalahan (per bulan)
0 0 0
A B C
Akumulasi total jumlah hari kejadian
ditemukannya (perbulan)
0 0 0
A A+B A+B+C
PENCAPAIAN KINERJA
TERHADAP STANDARD
0,00 0,00 0,00
STANDARD 66
Sumber: PT Pos Indnesia (Persero)
Berdasarkan tabel III.5 dapat disimpulkan bahwa akumulasi total jumlah
hari kejadian ditemukannya kesalahan (per bulan) adalah 0, maka standar (jumlah
hari kerja individu terkait) untuk kualitas kerja individu adalah 66.
Berikut ini hasil dari penilaian kinerja pegawai PT Pos Indonesia (Persero)
Tabel III.6
Hasil Penelitian kinerja individu
No Nama Tingkat
kehadiran
Kuantitas
kerja
Kualitas
kerja Nilai akhir
1 Rahma Dewi 33,33 30,56 33,33 97,23
2 Suherman 33,33 31.00 32,30 96,63
3 Ratri Widianti 32,56 30.00 32,45 95.01
4 Fatiah 33,33 30,56 32,30 96.19
53
5 Ahmad Zaenudin 32,56 31.33 33,33 97.22
6 Nur Hadi 32,30 30,56 32,56 95.42
7 Hendra Gunawan 32,30 30,30 33,33 95.93
8 Iskandar 32.75 31.00 32,00 96.08
9 Tunggono 32.56 30.00 32.33 94.89
Sumber: PT Pos Indonesia (Persero)
Berdasarkan tabel III.1 diatas dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Pegawai atas nama Rahma Dewi memperoleh nilai tingkat kehadiran sebesar
33.33, nilai kuantitas kerja sebesar 30.56, nilai kualitas kerja sebesar 33.33,
dan hasil nilai akhir sebesar 97.23.
2. Pegawai atas nama Suherman memperoleh nilai tingkat kehadiran sebesar
33.33, nilai kuantitas kerja sebesar 31.00, nilai kualitas kerja sebesar 32.30,
dan hasil nilai akhir sebesar 96.63.
3. Pegawai atas nama Zumalah memperoleh nilai tingkat kehadiran sebesar
32.56, nilai kuantitas kerja sebesar 30.00, nilai kualitas kerja sebesar 32.30,
dan hasil nilai akhir sebesar 95.01.
4. Pegawai atas nama Rahma memperoleh nilai tingkat kehadiran sebesar 33.33 ,
nilai kuantitas kerja sebesar 30.56, nilai kualitas kerja sebesar 32.30, dan hasil
nilai akhir sebesar 96.19.
5. Pegawai atas nama Ahmad Zaenudin memperoleh nilai tingkat kehadiran
sebesar 32.56, nilai kuantitas kerja sebesar 31.33, nilai kualitas kerja sebesar
33.33 , dan hasil nilai akhir sebesar 97.22.
54
6. Pegawai atas nama Nyimas Laila H memperoleh nilai tingkat kehadiran
sebesar 32.30, nilai kuantitas kerja sebesar 30.56, nilai kualitas kerja sebesar
32.56, dan hasil nilai akhir sebesar 95.42.
7. Pegawai atas nama Liana Putri memperoleh nilai tingkat kehadiran sebesar
32.30, nilai kuantitas kerja sebesar 30.30, nilai kualitas kerja sebesar 32.56,
dan hasil nilai akhir sebesar 95.93.
8. Pegawai atas nama Edi Mulyono memperoleh nilai tingkat kehadiran sebesar
32.75, nilai kuantitas kerja sebesar 31.00, nilai kualitas kerja sebesar 32.00,
dan hasil nilai akhir sebesar 96.08.
9. Pegawai atas nama Tunggono memperoleh nilai tingkat kehadiran sebesar
32.56, nilai kuantitas kerja sebesar 30.00, nilai kualitas kerja sebesar 32.33,
dan hasil nilai akhir sebesar 94.89.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa diantara 9 (sembilan)
jumlah pegawai nilai tertinggi dimiliki oleh pegawai atas nama Rahma Dewi
dengan nilai tingkat kehadiran sebesar 33.33, nilai kuantitas kerja sebesar, nilai
kuantitas kerja sebesar 30.56, nilai kualitas kerja sebesar 33.33, dan nilai akhir
sebesar 97.23. sedangkan nilai terendah dimiliki oleh pegawai atas nama
Tunggono dengan perolehan nilai tingkat kehadiran sebesar 32.56, nilai kuantitas
kerja sebesar 30.00, nilai kualitas kerja sebesar 32.33 dan nilai akhir sebesar 94.89.
Setelah diketahui data dan perolehan nilai individu mengenai kemampuan
masing-masing individu maka selanjutnya adalah tahap untuk mengevaluasi dan
mengukurnya dengan melakukan perbandingan nilai antar individu apakah
pegawai tersebut sudah mencapai nilai standar perusahaan atau belum yang
meliputi tingkat kehadiran, kualitas kerja, dan kuantitas kerja.
55
3.2.3. Kendala Penilaian Kinerja Pegawai
Dalam pelaksanaan penilaian kinerja tidak selamanya berjalan sesuai
dengan harapan, ada beberapa faktor yang menjadi hambatan dalam proses
penilaian. Berikut kendala yang dihadapi PT Pos Indonesia (Persero) dalam
penilaian kinerja:
1. Keterlambatan penyerahan data
Pada saat melakukan penilaian tidak semua pegawai melaporkan hasil
penilaiannya tepat waktu, hal ini dikarenakan kesibukan mereka untuk
menyelesaikan pekerjaan lain diluar penilaian tersebut. Tentu hal ini akan
menghambat dalam proses penginputan data untuk kemudian di kirim ke
kator Regional.
2. Ketika terjadi mutasi, penilaian tidak dapat dilakukan menyeluruh
Jika terjadi mutasi tidak dapat dilakukan penilaian secara menyeluruh, hal
tersebut dikarenakan ketika pegawai tersebut belum selesai mencapai target
kinerja yang sudah disepakati di awal maka penilaian menjadi kurang,
sedangkan pegawai yang menggantikan tidak dapat melakukan penilaian
karena bukan menjadi target pencapaiannya dalam waktu yang telah di
tentukan.
3. Pegawai diluar fungsi kontrol yang kosong
Adanya Pada PT Pos Indoesia (Persero) sering terjadi hal tersebut yang
berakibat penilaian kinerja tidak dapat dilakukan secara maksimal
dikarenakan pembagian tugas yang kurang spesifik.
56
3.2.4. Cara mengatasi kendala penilaian kinerja pegawai
Berikut cara mengatasi kendala yang dihadapi PT Pos Indonesia (Persero)
dalam penilaian kinerja pegawai:
1. Setiap minggu dilakukan pembinaan kinerja atau VNC (Virtual Network
Computing).
Dalam mencapai tujuan dan kelangsungan perusahaan maka PT Pos
Indonesia melakukan pengontrolan jarak jauh yang terhubung langsung
dengan masing-masing kantor cabang. Meskipun tidak pada tempat yang
sama, dari kantor Regional dapat melakukan pengecekan semua data yang
masuk melalui VNC (Virtual Network Computing).
2. Dilakukan evaluasi melalui gathering yang dilakukan per triwulan
Pada PT Pos Indonesia (Persero) akan melakukan evaluasi dengan cara
mengadakan gathering, hal tersebut bertujuan untuk melihat sejauh mana
progress yang telah dicapai oleh masing-masing pegawai sehingga dapat
menjadi tolak ukur dimasa yang akan datang.
3. Melakukan sertifikasi
Setiap pegawai diwajibkan untuk mengikuti ujian yang dilaksanakan setiap
tahun, yang bertujuan untuk mengukur kemampuan masing-masing pegawai
agar dapat bekerja secara profesional. Jika dalam ujian tidak lolos maka
pegawai diharuskan mengikuti ujian pada periode selanjutnya sampai
dinyatakan lulus dan setiap pegawai mampu menjalankan tugas dan tanggung
jawabnya dengan baik.