20

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum Organisasi

3.1.1.Sejarah dan Perkembangan Organisasi

Pembentukan organisasi ini merupakan Keputusan Direksi PLN nomor

093.K/023/DIR/1995. Tujuannya adalah lebih memfokuskan usaha pengelolaan

operasi sistem, memelihara dan mengembangkan sistem operasi dan sarana

penyaluran, mengelolan transaksi energi dan mengelola pengusahaan jasa

telekomunikasi masing-masing sesuai kebijakan Perseroan secara komersil sesuai

dengan kontrak kinerja yang ditetapkan oleh Direksi Perseroan.

Pada awal pembentukkannya, unit ini mengelola sistem tegangan ekstra tinggi

500 kV, Tegangan Tinggi 150 kV, Tegangan Menengah 70 kV dan tegangan rendah

20 kV dan dalam perjalanannya tegangan rendah, pengelolalaannya dilimpatkan ke

PLN Unit Distribusi. Pengalihan asset tersebut terjadi di awal tahun 2000-an.

Pengalihan termasuk migrasi pegawai PLN P3B Jawa Bali ke PLN Distribusi.

Pada 2 November. Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit Bisnis

Strategis P3B Jawa Bali, maka PT PLN (Persero) P3B yang merupakan unit pusat

laba (profit center) berubah menjadi unit pusat investasi (investment center) dengan

nama Unit Bisnis Strategis P3B Jawa Bali (UBS P3B).

21

Tim Implementasi UBS P3B berdasarkan Keputusan Pemimpin P3B nomor:

001.K/021/PP3B/2001. Tim ini dibagi menjadi beberapa Bidang. Bidang

Perencanaan. Tim II (Bidang Teknik), Tim III Bidang Keuangan dan Niaga, Tim IV

Bidang SDMO, Tim V : Bidang Umum/General Affair, Tim VI Bidang Audit

Internal, Tim VII Unit, Tim VIII Unit Bidang Operasi Sistem. Bidang-bidang

tersebut merupakan cikal bakal bidang-bidang yang ada sekarang ini di Kantor Induk.

Hal yang baru pada organisasi UBS P3B adalah pembentukan Unit Pelayanan

Transmisi (UPT) dan Unit Jasa Teknik (UJT), yang merupakan bagian dari organisasi

Region. Pembentukan UPT dimaksudkan sebagai upaya untuk mengefisienkan

pelaksanaan proses bisnis operasi dan pemeliharaan sistem penyaluran sejalan dengan

rencana pengalihan kepemilikan aset trafo HV/MV dari UBS P3B kepada Distribusi.

Dan, Pembentukan UJT dilakukan sebagai langkah untuk pemisahan usaha di luar

pokok (non-core) dari usaha pokok (core) yang sifatnya monopoli. UJT didirikan

untuk transisi menuju pemisahan usaha core dan usaha non-core, mengoptimalkan

utilisasi sumber daya yang ada.

Pada 2 April 2012, perusahaan tersebut resmi meluncurkan Struktur

Organisasi baru. Struktur Organisasi yang semula terdiri dari 4 Kantor Region dan 31

UPT serta 1 Sub Region kini berubah menjadi struktur yang lebih ramping, yakni

terdiri dari atas 5 APB (Area Pengatur Beban) dan 16 APP (Area Pelaksana

Pemeliharaan). Perubahan ini dirasa perlu untuk memangkas proses birokrasi.

22

A. Visi

Visi dari perusahaan tersebut unit P3B Jawa Bali adalah Diakui sebagai

pengelola transmisi, operasi sistem, dan transaksi tenaga listrik dengan kualitas

pelayanan setara kelas dunia, yang mampu memenuhi harapan stakeholders dan

memberikan kontribusi dalam peningkatan kesejahteraan masyarakat.

B. Misi

1. Mengelola operasi sistem tenaga listrik secara andal.

2. Melakukan dan mengelola penyaluran tenaga listrik tegangan tinggi secara

efisien, handal dan akrab lingkungan.

3. Mengelola transaksi tenaga listrik secara kompetitif, transparan dan adil.

4. Melaksanakan pembangunan instalasi sistem transmisi tenaga listrik Jawa-Bali.

3.1.2. Struktur Organisasi

Sumber: Bidang SDM dan UMUM (2016)

Gambar III.1

Struktur Bidang SDM dan UMUM 2016

MANAJER SDM DAN UMUM

DM ADMINISTRASI

UMUM DAN

FASILITAS

SUPERVISOR

SEKRETARIAT

SUPERVISOR

PENGELOLAAN

FASILITAS KANTOR

SUPERVISOR

KEAMANAN DAN

KETERTIBAN

23

Adapun tanggung jawab dari tiap tiap bagian dalam struktur organisasi PT

PLN (Persero) P3B Jawa Bali adalah:

1. Manajer SDM dan UMUM

a. Bertanggung jawab atas penyelenggaraan pengelolaan manajemen SDM

berbasis kompetensi.

b. pengembangan organisasi.

c. evaluasi tingkat organisasi unit

d. perencanaan tenaga kerja, dan anggaran kepegawaian.

e. pengelolaan data dan administrasi kepegawaian serta hubungan industrial.

2. Deputi Manajer Administrasi Umum dan Fasilitas

a. Betanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan pengelolaan Administrasi Umum

(Kesekretariatan dan Pelayanan Umum)

b. dan pengelolaan fasilitas kantor.

3. Supervisor Sekretariat

a. Bertanggung jawab atas kegiatan kesekretariatan.

b. Kearsipan kegiatan kedinasan.

c. Mengendalikan biaya pemakaian ATK.

d. dan sarana kontor dan keamanan lingkungan kantor.

4. Supervisor Pengelolaan Fasilitas Kantor

Bertanggung jawab mengelola dan mengecek fasilitas kantor yang masih terpakai

atau tidak terpakai yang di dalam kantor.

24

5. Supervisor Keamanan dan Ketertiban

Bertanggung jawab atas menjaga keamanan dan ketertiban dalam area atau

wilayah lingkungan di PLN.

3.1.3. Kegiatan Organisasi

PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali memiliki peluang untuk mengembangkan

usaha lain dengan mengandalkan potensi intansi dalam membangun kredibilitas unit

dimata stakeholders.

Sehingga Mengoperasikan sistem tenaga listrik Jawa‐Bali, mengoperasikan dan

memelihara instalasi sistem transmisi tenaga listrik Jawa Bali, mengelola pelaksanaan

jual beli tenaga listrik di sisi tegangan tinggi sistem Jawa Bali, merencanakan

pengembangan sistem tenaga listrik Jawa‐Bali, membangun instalasi sistem transmisi

tenaga listrik Jawa‐Bali, Perencanaan sistem tenaga listrik yang terdiri dari indikasi

kebutuhan pembangkitan dan pengembangan sistem penyaluran serta operasi sistem

tenaga listrik yang meliputi manajemen energi dan pengendalian operasi.

3.2. Hasil Penelitian

3.2.1. Prosedur Sistem Pengarsipan Surat Masuk Via Online

a. Berikut adalah alur Prosedur sistem pengarsipan surat Masuk via online:

25

Pihak Pengirim Bagian Kesekretariatan

(Administrator)

Situs Aplikasi

Manajemen Surat

(AMS)

Pihak Penerima

Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali (2016)

Gambar III.2

Alur Prosedur Sistem Pengarsipan Surat Masuk Via Online 2016

Start

Mengirim Surat

Membuka AMS

Membaca Surat

Memberikan

Disposisi

Print / Scan

Upload

Login Username &

Password

Menerima Surat

Masuk

Download Surat

Masuk

Mengirim Surat

Masuk

Seluruh Divisi

Dokumen

Dokumen

Mengarsipkan

End

Menerima E-mail

26

Berdasarkan gambar (III.2:27), Alur Sistem Pengarsipan Surat Masuk Via

Online pada PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali dapat dijelaskan, sebagai berikut:

1. Pihak Pengirim

Pengiriman surat yang dilakukan oleh kantor PLN Pusat PLN atau Cabang PLN

dan Organisasi atau Perusahaan lain yang mengirimkan surat masuk kepada

Bagian Kesekretariatan (Administrator) untuk memberitahukan informasi yang

ada di PLN P3B Jawa Bali Cinere Depok.

2. Bagian Kesekretariatan (Administrator)

Setelah Bagian Kesekretariatan (Administrator) bertugas menerima email dari

kantor PLN Pusat atau Cabang sebagai bukti bahwa surat tersebut telah diterima,

bagian kesekretarian (administrator) membuka dan membaca surat masuk melalui

Aplikasi Manajemen Surat (AMS), kemudian surat masuk tersebut secara

otomatis memberikan disposisi dan surat masuk akan di print atau scan.

3. Situs Aplikasi Manajemen Surat (AMS)

Dan Aplikasi ini merupakan suatu aplikasi komputer yang berfungsi sebagai

sarana untuk pengelolaan administrasi kesekretariatan. Aplikasi ini dipakai untuk

menyimpan data surat menyurat dalam bentuk softcopy sekaligus sebagai sarana

bantu untuk menunjukkan lokasi/ tempat hardcopy disimpan dan memberi

kemudahan bagi user dalam melakukan pengarsipan maupun pencarian dokumen.

4. Pihak Penerima

Setelah Aplikasi Manajemen Surat (AMS) telah upload surat masuk, dan dari

bagian kesekretariatan (administrator) mengirimkan surat tersebut ke seluruh

27

divisi melalui Aplikasi Manajemen Surat (AMS) dan otomatis surat masuk

tersebut mengarsipkan.

b. Berikut adalah alur Prosedur sistem pengarsipan surat Keluar via online:

Bagian SDM Pimpinan

Bagian

Kesekretariatan

(Administrator)

Situs Aplikasi

Manajemen Surat

(AMS)

Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali (2016)

Gambar III.3

Alur Prosedur Sistem Pengarsipan Surat Keluar Via Online 2016

Mulai

Mengajukan

Dokumen Dokumen

ttd

d

Mengetik surat

pada blangko

Dokumen Memberikan

stempel

input Scan surat

Mengirim surat

AMS

mengarsipkan

selesai

Ya

Tidak

28

Berdasarkan gambar (III.3:27), Alur Sistem Pengarsipan Surat Keluar Via

Online pada PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali dapat dijelaskan, sebagai berikut:

1. Bagian SDM

Bagian SDM yang telah mengajukan konsep surat keluar kepada pimpinan

sehingga surat tersebut dapat dikoreksi atau perlu adanya tambahan. Maka

pimpinan yang akan memberikan persetujuan dalam surat tersebut. Setelah

pimpinan menandatangani konsep surat keluar,

2. Pimpinan

Setelah itu pimpinan telah mengoreksi konsep surat keluar, sehingga pimpinan

telah memberikan persetujuan serta telah ditanda tangani konsep surat tersebut.

3. Bagian Kesekretariatan

Kemudian setelah pimpinan mentandatangani surat keluar diberikan blangko, dan

diberikan cap stempel oleh bagian kesekretariatan (administrator), kemudian di

scan dan disimpan ke dalam folder penyimpanan. surat keluar diinput ke dalam

Aplikasi Manajemen Surat (AMS).

4. Situs Aplikasi Manajemen Surat (AMS)

Setelah diinput, surat dikirim melalui Aplikasi Manajemen Surat (AMS) oleh

bagian kesekretariatan sesuai kepada tujuan surat. Kemudian dikirim melalui

Aplikasi Manajemen Surat (AMS), surat keluar tersebut telah mengarsipkan

secara otomatis.

29

3.2.2. Penanganan Sistem Surat Masuk dan Surat Keluar Via Online

1. Penanganan Sistem Surat Masuk Via Online

a. Mengirim Surat

Kantor PLN Pusat atau Cabang mengirim surat kepada bagian kesekretariatan

(administrator) kepada PLN P3B Jawa Bali.

b. Menerima E-mail

Bagian kesekretariatan (administrator) telah menerima e-mail yang telah dikirim

dari Kantor PLN Pusat atau Cabang untuk menginformasikan surat tersebut sudah

diterima atau masih mengalami kendala pada gangguan jaringan internet sehingga

surat tersebut pending dalam sementara.

c. Membuka Aplikasi Manajemen Surat

Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016

Gambar III.4

Tampilan Awal Aplikasi Manajemen Surat 2016

Aplikasi Manajemen Surat (AMS) merupakan aplikasi surat menyurat yang

digunakan oleh PT PLN P3B Jawa Bali. Aplikasi ini dapat di akses jika komputer

30

telah terhubung dengan jaringan internet. Pengguna harus memasukkan username dan

password terlebih dahulu untuk online pada Aplikasi Manajemen Surat. Aplikasi

Manajemen Surat akan segera online setelah pengguna memasukkan username dan

password.

d. Log-in Username dan Password

Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016

Gambar III.5

Log-in Username dan Password 2016

Setiap karyawan di perusahaan ini, telah memiliki username dan password

masing-masing yang digunakan untuk online pada Aplikasi Manajemen Surat (AMS).

Namun semua karyawan hanya dapat melihat surat yang ditujukan atau disposisi

untuk mereka saja, sedangkan pada bagian kesekretariatan dapat melihat semua surat

masuk pada perusahaan.

31

e. Menerima Surat Masuk Pada Inbox

Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016

Gambar III.6

Pemberitahuan Surat Masuk 2016

Tahap selanjutnya yaitu membuka Surat Masuk pada Inbox Aplikasi Manajemen

Surat (AMS). Pengguna dapat melihat jika ada surat masuk, setelah online dan masuk

pada Aplikasi Manajemen Surat (AMS). Pemberitahuan surat masuk terdapat pada

bagian menu surat masuk, sedangkan jumlah surat masuk terdapat pada inbox. Untuk

membaca surat tersebut, pengguna dapat memilih menu inbox pada Aplikasi

Manajemen Surat (AMS).

Keterangan surat terbagi menjadi empat yaitu data surat, arsip, tidak lanjut atau

disposisi dan histori. Setiap bagian menampilkan keterangan surat. Tampilan

keterangan surat ini membantu dan mempermudah bagian kesekretariatan untuk

mendapatkan informasi tentang surat. Bagian kesekretariatan dapat menentukan

tindakan selanjutnya terhadap surat setelah membaca tampilan tersebut.

Pemberitahuan Surat

Masuk

32

f. Download Surat Masuk

Setelah menerima surat masuk pada Aplikasi Manajemen Surat (AMS) pengguna

bagian kesekretariatan (administrator) surat tersebut telah di download sebagai bukti

bahwa surat masuk telah diterima.

g. Membaca Isi Surat

Tahap selanjutnya membaca isi surat yang telah diketahui dengan bagian

kesekretariatan (administrator) memilih menu pada “baca surat” Surat yang muncul

hasil surat manual yang telah di scan dan tampilan pada bentuk PDF.

h. Pengisian Form Disposisi

Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016

Gambar III.7

Pengisian Form Disposisi 2016

Memberikan Pendisposisian atau penindak lanjutan surat. Surat akan ditindak

lanjuti oleh kepada bagian kesekretariatan (administrartor) yang ditunjuk melakukan

tugas sesuai disposisi surat. Penindak lanjutan surat ditujukan kepada satu orang saja

atau juga bisa lebih dari satu orang. Hal ini disesuaikan dengan tujuan dan isi surat.

33

Contohnya surat edaran dari pemerintah yang isinya harus diketahui oleh karyawan

perusahaan, maka sekretariatan harus menindak lanjuti untuk mengirim kepada

semua karyawan.

i. Print atau Scan Surat Masuk

Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016

Gambar III.8

Proses Scanner Surat 2016

Melakukan print atau scan pada surat masuk. Sebelum surat di scan, ada beberapa

hal yang harus diperhatikan, sebagai berikut:

1) Melakukan scanner khusus untuk support Aplikasi Manajemen Surat yang di

setting secara default.

2) Hasil dari scanner surat harus berformat .pdf dan dpi tidak terlalu besar (<150 dpi)

tetapi hasil scan mudah dibaca.

3) Pemberian nama file hasil scan harus mudah dicari agar pada saat unggah tidak

salah antara data surat dan hasil scan.

34

4) Membuat folder penyimpanan sementara untuk menyimpan hasil scan, sebelum di

unggah ke Aplikasi Manajemen Surat.

5) Hasil scan yang disimpan di folder penyimpanan sementara jika sudah di unggah

ke Aplikasi Manajemen Surat agar dihapus secara permanen.

j. Upload Surat Masuk Pada Aplikasi Manajemen Surat (AMS)

Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016

Gambar III.9

Upload Surat Masuk pada Aplikasi Manajemen Surat 2016

Setelah surat masuk di print atau scan, surat tersebut kemudian di upload pada

bagian kesekretariatan (administrator) melalui Aplikasi Manajemen Surat (AMS).

35

k. Mengirim Surat Masuk

Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016

Gambar III.10

Mengirim Surat 2016

Surat yang telah disposisi atau ditindak lanjuti memiliki beberapa kotak dan

kolom yang harus di check list dan diisi. Kotak yang harus di check list merupakan

kotak yang berisi tentang hal apa yang harus dilakukan oleh pihak yang telah

menerima disposisi terhadap surat. Sedangkan kolom yang diisi merupakan kolom

tujuan dan kolom keterangan.

l. Seluruh Divisi

Setelah mengirim surat masuk, surat tersebut diisi dengan nama orang yang dituju

pada surat atau orang yang telah menerima disposisi surat. Pada kolom keterangan

dapat diisi tentang keterangan surat. Pada bagian history Tindak lanjut/ Disposisi

digunakan untuk melihat kepada siapa aja surat tersebut telah didisposisikan atau

ditindak lanjuti. Bagian ini akan menampilkan nama-nama siapa saja yang telah

mendapatkan disposisi secara urut. Nama yang mendapatkan disposisi terlebih dahulu

36

akan berada diurutan paling atas lengkap dengan waktu dan hari pendisposisian surat.

Nama yang mendapatkan disposisi paling terakhir mendapatkan nama paling bawah.

m. Arsip telah Tersimpan di Aplikasi Manajemen Surat

Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016

Gambar III.11

Arsip telah Tersimpan di Aplikasi Manajemen Surat 2016

Tahap akhir via Online yaitu pengarsipan surat masuk. Telah diterapkan beberapa

metode pengarsipan elektronik pada semua surat, baik surat masuk maupun surat

keluar. Penerapan sistem pengarsipan elektronik dinilai memiliki banyak keuntungan

bagi perusahaan. Selain menghemat tempat dalam penyimpanannya, arsip akan lebih

terjamin keamanan dan perawatannya. Arsip elektronik surat masuk via online

tersimpan secara otomatis pada Aplikasi Manajemen Surat (AMS). Pada Aplikasi

Manajemen Surat data surat masuk via online tersimpan di “inbox”surat masuk. Data

surat masuk pada Aplikasi Manajemen Surat bersifat permanen atau tidak ada

jangkah waktu penyimpanannya.

37

Data surat masuk dalam Aplikasi Manajemen Surat (AMS) sebanyak 100 surat

dari 100 surat penulis ambil 5 surat. Berikut adalah tabel data surat masuk dalam

Aplikasi Manajemen Surat (AMS):

Tabel III.1

REKAPAN SURAT MASUK BULAN FEBRUARI 2016

No Surat Tanggal Perihal Tujuan

0001/SDM.03.03/APBBLI/2016 4 Februari 2016

Pengembalian

Kontrak

Manajemen

PT PLN (Persero) P2B

0178/REN.01.01/DIV EPP/2016 02 Februari 2016

Usulan/Masukkan

untuk Perbaikan

Dokumen

GM PLN P2B

GM PLN P3B S

GM UT JBB

GM UT JBT

GM UT JBTB

0001/DIS.00.03/APB JTM/2016 12 Februari 2016 Bantuan Personil PT PLN (Persero) P2B

0073/REN.04.03 18 Februari 2016

Review

Pembebanan Unit

Pembangkitan PT

PJB

Manajer Bidang Operasi

Sistem (MBOPS) PT PLN

(Persero) P2B

0191/SDM.04.03/UDA.3/2016 22 Februari 2016 Sertifikat

PT PLN (Persero)

Distribusi Jawa Tengah &

DIY

Pusat Pendidikan Dan

Pelatihan

Pusat Pengatur Beban

Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016

2. Penanganan Sistem Surat Keluar Via Online

a. Mengajukan Konsep Surat Keluar

Konsep surat dapat dibuat oleh bagian SDM yang terkait dengan surat tersebut.

Mengajukan konsep surat sebaiknya disusun lengkap menyerupai bentuk surat yang

telah ditetapkan oleh perusahaan. Hal tersebut selain akan mempermudah

38

penyesuaian antara konsep surat dan bentuk surat yang sebenarnya juga akan

mempermudah pengetikkan surat.

b. Konsep Disetujui

Meminta persetujuan dilakukan setelah konsep surat keluar selesai dibuat. Apabila

pada konsep surat terdapat koreksi atau perlu adanya tambahan, maka pimpinan akan

memberikan koreksi dan segera memberikan persetujuan.

c. Konsep di Paraf

Konsep akan dikembalikan kepada pembuat konsep setelah konsep surat mendapat

persetujuan atau di paraf. Langkah selanjutnya konsep diketik dan dijadikan surat.

Dalam penyusun surat, setiap perusahaan memiliki aturan terdiri sesuai dengan

ketetapan perusahaan tersebut.

d. Mengetik Surat pada Blangko

Setelah konsep surat di paraf langkah selanjutnya yaitu mengetik surat pada

blangko kemudian dicetak. Pada PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali memiliki enam

blangko khusus yang digunakan untuk mencetak surat keluar. Keenam blangko

tersebut memiliki fungsi masing-masing yaitu:

1) Blangko nomor 1001 digunakan untuk mengetik surat yang akan dikirimkan

kepada pihak yang bersangkutan atau pihak yang dituju.

2) Blangko nomor 1002 digumakan untuk mengetik surat yang akan diarsipkan pada

bagian kesekretariatan.

3) Blangko nomor 1003 digunakan untuk mengetik surat yang akan diarsipkan oleh

pembuat konsep.

39

4) Blangko nomor 1004 digunakan untuk mengetik lanjutan surat dari blangko nomor

1001 jika tidak cukup.

5) Blangko nomor 1005 digunakan untuk mengetik lanjutan surat dari blangko 1002

jika tidak cukup.

6) Blangko nomor 1006 digunakan untuk mengetik lanjutan surat pada blangko 1003

jika tidak cukup.

e. Memberi Stempel Surat

Langkah selanjutnya surat kemudian diberikan stempel perusahaan PLN pada

bagian Kesekretariatan. Karena surat keluar yang tidak diberikan stempel, perusahaan

PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali akan mengalami kesalahan yang sangat fatal.

f. Scan Surat Keluar

Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016

Gambar III.12

Proses Scanner Surat 2016

40

Melakukan scan pada surat dan kemudian di unggah pada Aplikasi Manajemen

Surat. Sebelum surat di scan, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, sebagai

berikut:

1) Melakukan scanner khusus untuk support Aplikasi Manajemen Surat yang di

setting secara default.

2) Hasil dari scanner surat harus berformat .pdf dan dpi tidak terlalu besar (<150 dpi)

tetapi hasil scan mudah dibaca.

3) Pemberian nama file hasil scan harus mudah dicari agar pada saat unggah tidak

salah antara data surat dan hasil scan.

4) Membuat folder penyimpanan sementara untuk menyimpan hasil scan, sebelum di

unggah ke Aplikasi Manajemen Surat.

5) Hasil scan yang disimpan di folder penyimpanan sementara jika sudah di unggah

ke Aplikasi Manajemen Surat agar dihapus secara permanen

g. Menginput Surat ke Aplikasi Manajemen Surat

. Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016

Gambar III.13

Form Surat Keluar Baru 2016

41

Langkah berikutnya setelah surat di scan dan di unggah pada Aplikasi

Manajemen Surat, kemudian surat keluar akan muncul form data surat keluar yang

harus diisi Pada tampilan “data surat keluar”, “tahun”, “kode masalah”, “tanggal

surat” dan “jenis surat” terisi secara otomatis. Pada kolom keterangan yag lain dapat

diisi sesuai dengan yang tercantum pada surat keluar yang di unggah. Jika kolom

telah terisi semua, selanjutnya “Register Nomor Surat Keluar” untuk mendapatkan

nomor surat pada tampilan “Update Surat Keluar”.

Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016

Gambar III.14

Form Update Surat Keluar Baru 2016

h. Mengirim Surat Via Aplikasi Manajemen Surat

Langkah berikutnya unggah file yang telah di scan dalam format .pdf, klik pada

browse, cari dimana file hasil scan disimpan, kemudian klik “open” (besar file

maksimal 2 MB). Pastikan file hasil scan yang di upload benar. Pada kolom “Ruang

42

Penyimpanan”, isikan dimana file hardcopy asli akan disimpan. Pada kolom

“No.Almari & No.Ordner”. isikan file hardcopy disimpan di almari nomor berapa dan

ordner nomor berapa.

Pada kolom “untuk Internal”isikan kemana tujuan surat akan dikirim pada

internal PLN. Pada Kolom “History Surat Keluar”, isikan nama-nama perusahaan dan

nama-nama orang yang akan dituju. Setelah semua kolom pada form telah diisi,

selanjutnya kemudian klik “Update” untuk mengirimkan data-data surat beserta

softcopy-nya ke alamat tujuan kirim.

i. Pengarsipan Surat Keluar

Tahap akhir yaitu pengarsipan surat keluar via online. Pengarsipan surat keluar

mengunakkan elektronik, data surat keluar via online tersimpan secara otomatis pada

Aplikasi Manajemen Surat. Pada Aplikasi Manajemen Surat, data surat keluar via

online tersimpan di menu “Surat Keluar” dan bersifat permanen atau tidak memiliki

jangka waktu penyimpanannya. Data surat keluar via online pada Aplikasi

Manajemen Surat kemudian di backup di hardisk tersebut.

Data surat keluar dalam Aplikasi Manajemen Surat (AMS) sebanyak 70 surat

dari 70 surat penulis ambil 5 surat. Berikut adalah tabel data surat keluar dalam

Aplikasi Manajemen Surat (AMS):

43

Tabel III.2

REKAPAN SURAT KELUAR BULAN FEBRUARI 2016

No Surat Tanggal Perihal Tujuan

0006/STH.03.01/PLN P2B/2016 01 Februari 2016 Undangan

Knowledge Sharing

PT PLN (Persero)

WILAYAH RIAU &

KEP.RIAU

0018/SDM.04.01/P2B/2016 02 Februari 2016 Workshop BI & Data

Solution Terlampir

0004/MUM.00.07/P2B/2016 4 Februari 2016 Scan Tanda Tangan

PT PLN (Persero) P2B:

APB DKI JAKARTA &

BANTEN

APB JAWA BARAT

APB JAWA TENGAH

APB JAWA TIMUR

APB BALI

0006/MNJ.01.03/P2B/2016 05 Februari 2016

Ijin Libur Hari Raya

Suci di Bali Bulan

Februari 2016

PT PLN (Persero) P2B

APB BALI

0001/LOG.00.01/P2B/2016 12 Februari 2016

Informasi Bantuan

ex. GI Spinmill di

Gudang APP

Pulogadung

PT PLN (Persero) Kantor

Pusat

Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016

3.2.3.Kendala serta Solusi dalam Sistem Pengarsipan Surat Menggunakan

Aplikasi Manajemen Surat (AMS) pada PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali:

Kendala dalam Menggunakan Aplikasi Manajemen Surat dalam Sistem

Pengarsipan, adalah:

1. Jaringan Internet yang tidak Stabil

Jaringan internet yang terjadi pada PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali Cinere

Depok di bagian Kesekretariatan memiliki jaringan yang tidak stabil yang terjadi

pada bulan Januari 2016 yang selama 2 hari sehingga dalam Aplikasi Manajemen

Surat tidak bisa terhubung .

44

2. Adanya Sistem Error dalam Proses Scanning

Adanya sistem error yang terjadi selama karyawan di bagian Kesekretariatan

tidak memperhatikan dalam proses scanning, biasanya disebabkan oleh letak kertas

surat yang posisinya tidak benar sehingga hasil dalam scan surat menjadi salah posisi

dan tidak muncul isi suratnya.

Solusi dalam Menggunakan Aplikasi Manajemen Surat dalam Sistem

Pengarsipan, adalah:

1. Jaringan Internet yang tidak Stabil

Solusinya, bagi pihak kesekretariatan pada PT PLN P3B (Persero) P3B Jawa Bali

Cinere Depok yang mengalami kendala tersebut diharapkan mengkonfirmasi kepada

pihak pengelola fasilitas kantor untuk mengkoordinasikan kelancaran dalam jaringan

internet.

2. Adanya Sistem Error dalam Proses Scanning

Solusinya, bagian Kesekretariatan sebelum di scan harus memperhatikan posisi

letak suratnya sehingga proses surat dalam mesin scan akan menghasilkan hasil yang

baik.