bab iii pembahasan...masing-masing c. memelihara dan merawat peralatan inventaris yang digunakan...
TRANSCRIPT
27
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Tinjauan dari sistem pengiriman barang kargo ini penulis menjelaskan aspek
sejarah perusahaan dari CV. Kurnia Transindo secara umum, struktur organisasi di
CV. Kurnia Transindo Bandung dan penjelasan fungsi-fungsi dari bagian yang terkait
dalam struktur organisasi.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
CV. Kurnia Transindo merupakan Perusahaan Nasional Menengah yang
beroperasi sejak tahun 1970 di Jakarta dengan nama perusahaan CV. Bina Jaya
sebagai perusahaan ekspedisi yang menangani proyek kargo, general cargo, tekstil
kargo. Pada tahun 1984, CV. Kurnia Transindo berkembang dan memiliki bisnis lini
lain sebagai transportasi truk jalur darat, terutama ke trans sumatra.
Dalam sistem perusahaannya CV. Kurnia Transindo terbagi menjadi 3 wilayah
yaitu CV. Kurnia Transindo kantor pusat di Jl. KH. Mas Mansyur No. 40 F / G
Jakarta dan dua kantor cabang di Jl. A. Yani V No. 55 Medan serta di Jl. Komplek
Kopo Mas Blok N No. 7 A Bandung.
Di era kemajuan teknologi informasi ini negara kita akan berlaku sebagai
perdagangan bebas, dan bisnis perdagangan kita secara otomatis menghadapi
persaingan ketat dengan negara-negara lain. Itulah sebabnya CV. Kurnia Transindo
28
memiliki tujuan untuk mengembangkan bisnis perusahaan dalam melayani pelanggan
khususnya pengiriman barang kargo. Pada tahun 2002 CV. Kurnia Transindo
bergerak sebagai perusahaan pengangkutan menangani pengangkutan udara,
pengangkutan laut, pembersihan pabean dan transportasi darat.
CV. Kurnia Transindo mengkhususkan diri dalam pengangkutan barang
internasional, dan manajemen logistik yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Dengan kata lain, perusahaan ini secara aktif terlibat dalam layanan pengangkutan
laut dan udara, pergerakan ekspor impor sebagai berikut:
1. Pengangkut barang internasional melalui laut dan udara
2. Izin pabean dan pialang
3. Pengiriman massal
4. Konsolidasi (FCL / LCL)
5. Pergudangan
6. Spesialis proyek kargo
7. Transportasi darat
8. Kargo domestik melalui laut dan udara
CV. Kurnia Transindo berinvestasi besar-besaran pada teknologi modern tidak
hanya untuk menyediakan sistem komunikasi yang cepat dan efisien untuk
penggunaan internal tetapi juga untuk fungsi interaktif dengan klien sebagai
pengguna jasa pengiriman dari perusahaan ini.
Dengan demikian CV. Kurnia Transindo dapat menjadi perusahaan dalam
bidang pelayanan jasa pengiriman barang kargo yang dapat memenuhi kebutuhan
pelanggan dalam pelaksanaannya.
29
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi digunakan sebagai sarana dalam manajemen untuk
mengelola sumber daya manusia. Struktur organisasi dibuat untuk mengorganisir
tugas dalam pekerjaan di suatu perusahaan. Bentuk struktur organisasi dan fungsi dari
CV. Kurnia Transindo Bandung adalah sebagai berikut:
Sumber : CV. Kurnia Transindo Bandung (2009)
Gambar III.1
Struktur Organisasi CV. Kurnia Transindo Bandung
Dari setiap bagian yang terdapat dalam gambar diatas memiliki fungsi dan
tugas yang berbeda-beda. Adapun fungsi dan tugas-tugas dari bagian tersebut dapat
diuraikan sebagai berikut:
Manajer
Cabang/Marketing
BAMBANG WIJAYA
Kasir dan
Pembukuan
MILANA
Kepala Operasional
IRWANTO
Driver
ROSADI dan RIADI
Staff Operasional
WARSONO
30
1. Manajer Cabang / Marketing
Tugas pokok : memimpin, mengarahkan, mengendalikan semua kegiatan-
kegiatan marketing administrasi dan operasional di dalam perusahaan.
Fungsi dalam jabatan :
a. Sebagai pelaksana harian mulai dari operasional kegiatan perusahaan sampai
dengan pengendalian perusahaan yang berhubungan dengan administrasi bank
b. Membina sumber daya manusia yang dipimpinnya berkaitan dengan
menggerakkan tugas seluruh bawahannya agar dapat bekerja sesuai job desk
masing-masing
c. Memelihara dan merawat peralatan inventaris yang digunakan untuk
menunjang kerja dalam perusahaan dalam tugasnya masing-masing
2. Kasir dan pembukuan
Tugas pokok : menjalankan dan melaksanakan semua kegiatan yang berkaitan
dengan penerimaan dan pengeluaran serta mencatatnya ke dalam buku.
Fungsi dalam jabatan :
a. Sebagai pelaksanaan tugas kasir dan keuangan perusahaan termasuk di
dalamnya transaksi pembayaran pengiriman barang
b. Memelihara dan merawat peralatan inventaris yang digunakan untuk
menunjang kerja dalam perusahaan dalam tugasnya masing-masing
3. Kepala Operasional
Tugas pokok : memimpin serta mengendalikan semua kegiatan-kegiatan
operasional yang berkaitan dengan penerimaan dan pemuatan serta pengiriman
barang sehingga dapat efisien dan efektif untuk mencapai hasil yang optimal.
31
Fungsi dalam jabatan :
a. Sebagai pelaksana operasional harian mulai dari penerimaan barang dari
pelanggan, pembuatan surat-surat berkenaan dengan pengiriman barang,
memastikan barang yang dimuat untuk dikirim dan bertanggung jawab atas
penyimpanan barang yang ada di gudang
b. Pembinaan sumber daya manusia yang dipimpinnya dalam memberikan
pengarahan sistem atau pelaksanaan kerja hingga melaksanakan evaluasi kerja
terhadap bawahannya
c. Memelihara dan merawat peralatan inventaris yang digunakan untuk
menunjang kerja dalam perusahaan dalam tugasnya masing-masing
4. Driver
Tugas pokok : menjalankan dan melaksanakan semua kegiatan yang berkaitan
dengan operasional pengambilan dan pengantaran barang sehingga dapat
memberikan layanan yang memuaskan kepada pelanggan.
Fungsi dalam jabatan :
a. Sebagai pelaksanaan operasional pengemudi mengantar dan mengambil barang
kepada relasi atau perusahaan sejenis
b. Memelihara dan merawat peralatan inventaris yang digunakan untuk
menunjang kerja dalam perusahaan dalam tugasnya masing-masing
5. Staff Operasional
Tugas pokok : membantu menjalankan dan melaksanakan semua kegiatan
harian manajer operasional dalam hal penerimaan dan pengiriman barang secara
efektif dan efisien.
32
Fungsi dalam jabatan :
a. Membantu tugas-tugas manajer dan ka. operasional dalam proses kegiatan
pengiriman barang
b. Memelihara kebersihan dan kerapihan setiap ruangan-ruangan yang ada di
kantor dan sekitarnya serta menjaga keamanan kantor
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
1. Prosedur penerimaan barang dari pelanggan
Pelanggan menghubungi pihak kantor untuk melakukan pendataan pengiriman
barang menggunakan kwitansi yang akan dikirim mulai dari jenis barang, jumlah
muatan dan tujuan pengiriman. Kemudian kepala operasional akan membuatkan surat
pengiriman barang dan menentukan biaya pengiriman barang berdasarkan kategori
barang tersebut dan merekap surat-surat pengiriman barang. Lalu pelanggan
melakukan transaksi pembayaran kepada kasir sesuai dengan tagihan yang diminta
dan kasir akan membuatkan dokumen estimasi / realisasi penagihan.
2. Prosedur proses pengiriman barang
Setelah proses penerimaan barang selesai, barang akan dikirim ke tempat tujuan
dengan disimpan terlebih dahulu di gudang penyimpanan dengan menunggu barang
dari pelanggan lain untuk dapat dimuat dalam 1 truk tronton maksimal 2 hari dengan
kapasitas 15-20 ton dalam satu kali pengiriman. Setelah memenuhi syarat barang
dapat dimuat ke truk, lalu kepala operasional akan memberikan surat jalan dan daftar
muatan barang kepada supir.
Proses pengiriman barang ini dapat berlangsung hingga 1 minggu tergantung
dengan kondisi perjalanan dari Bandung ke Medan. Setelah sampai di tempat tujuan,
33
supir memberikan surat jalan dan daftar muatan barang kepada kepala operasional
CV. Kurnia Transindo cabang Medan dan melakukan pemeriksaan kondisi barang.
Barang yang sudah diterima dapat diambil langsung di kantor oleh pihak penerima
barang atau diantar ke tempat tujuan pengiriman tanpa biaya tambahan.
3. Prosedur laporan pengiriman barang
Setelah proses pengiriman barang selesai pihak kasir dan pembukuan akan
membuat laporan mengenai detail pengiriman barang dan laporan pembayaran jasa
pengiriman barang berupa laporan kas besar, laporan rekapitulasi pembayaran, dan
daftar pembayaran piutang untuk diserahkan kepada manajer cabang.
34
3.3. Activity Diagram
Gambar III.2
Activity Diagram Prosedur Sistem Berjalan
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan ini menjelaskan spesifikasi dari dokumen masukan
dan spesifikasi dari dokumen keluaran yang terjadi pada sistem pengiriman barang di
CV. Kurnia Transindo.
35
3.4.1. Spesifikasi Dokumen Masukan
Spesifikasi dokumen masukan menjelaskan tentang dokumen yang masuk
secara spesifik.Adapun spesifikasi dari bentuk dokumen masukan yang terjadi pada
sistem pengiriman barang di CV. Kurnia Transindo yaitu:
1. Nama dokumen : Kwitansi
Fungsi : Sebagai bukti transaksi pembayaran pengiriman
barang
Sumber : Pelanggan
Tujuan : Kepala Operasional
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap transaksi pembayaran pengiriman barang
Bentuk : Lampiran A-1
2. Nama dokumen : Surat-surat Pengiriman Barang
Fungsi : Sebagai bukti beberapa surat spesifikasi barang yang
dikirim beserta biaya kirim barang
Sumber : Pelanggan
Tujuan : Kepala Operasional
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada transaksi pengiriman barang
Bentuk : Lampiran A-2
36
3.4.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Spesifikasi dokumen keluaran menjelaskan tentang dokumen yang keluar
secara spesifik.Adapun spesifikasi dari bentuk dokumen keluaran yang terjadi
pada sistem pengiriman barang di CV. Kurnia Transindo yaitu:
1. Nama dokumen : Surat Pengiriman Barang
Fungsi : Sebagai bukti spesifikasi barang yang dikirim beserta
biaya kirim yang harus dibayar pelanggan
Sumber : Kepala Operasional
Tujuan : Pelanggan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap pengiriman barang
Bentuk : Lampiran B-1
2. Nama dokumen : Daftar Muatan Barang
Fungsi : Sebagai daftar barang yang dikirim dalam 1 truk
kontainer beserta spesifikasinya
Sumber : Kepala Operasional
Tujuan : Supir
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap pengiriman barang pada setiap truk kontainer
Bentuk : Lampiran B-2
37
3. Nama dokumen : Estimasi / Realisasi Penagihan
Fungsi : Sebagai daftar tagihan biaya pengiriman barang
pelanggan dalam 1 truk kontainer
Sumber : Kasir dan pembukuan
Tujuan : Pelanggan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap pengiriman barang pada setiap truk kontainer
Bentuk : Lampiran B-3
4. Nama dokumen : Laporan kas besar
Fungsi : Mengetahui barang yang dikirim oleh CV. Kurnia
Transindo dan telah dibayar
Sumber : Kasir dan pembukuan
Tujuan : Manajer Cabang
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada pengiriman dan transaksi pembayaran
Bentuk : Lampiran B-4
5. Nama dokumen : Laporan rekapitulasi pembayaran
Fungsi : Mengetahui rincian biaya pembayaran pengiriman
barang cash, giro atau transfer
Sumber : Kasir dan pembukuan
Tujuan : Manajer Cabang
38
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap satu bulan sekali
Bentuk : Lampiran B-5
6. Nama dokumen : Laporan daftar pembayaran piutang
Fungsi : Mengetahui rincian biaya pembayaran piutang
pengiriman barang
Sumber : Kasir dan pembukuan
Tujuan : Manajer Cabang
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap satu bulan sekali
Bentuk : Lampiran B-6
3.5. Permasalahan Pokok
Setelah penulis melakukan pengamatan dan analisa untuk prosedur sistem
berjalan dari sistem pengiriman barang pada CV. Kurnia Transindo terdapat beberapa
permasalahan yaitu sebagai berikut:
1. Pemesanan pengiriman barang oleh pelanggan yang melakukan kesepakatan
transaksi pembayaran sebelum barang dikirim sampai diterima yang bersifat
sederhana menggunakan pendataan tertulis baik melalui telepon maupun
datang langsung ke tempat
39
2. Pendataan kegiatan perusahaan yang masih menggunakan pencatatan di buku
lalu di pindahkan ke aplikasi komputer Microsoft Excel. Dari rekap data
berupa dokumen kertas yang menumpuk menimbulkan pencarian data yang
diperlukan sewaktu-waktu menjadi terhambat
3. Laporan mengenai detail pengiriman barang pembayaran jasa yang diterima
pimpinan CV. Kurnia Transindo masih berupa daftar pembayaran jasa berupa
kas besar, daftar pembayaran piutang dan rekapitulasi pembayaran yang saling
terpisah serta tidak dapat diakses secara cepat dan mudah karena dibuat
berdasarkan kumpulan-kumpulan data dari kertas yang harus di input ke
Microsoft Excel yang bersifat sementara dan belum terorganisir
Dari permasalahan yang telah diuraikan diatas, dapat diambil kesimpulan
bahwa sistem pengiriman barang yang dilakukan oleh CV. Kurnia Transindo saat ini
masih terbilang sederhana dan kurang efektif serta efisien dalam penggunaan dan
pengolahan datanya.
3.6. Pemecahan Masalah
Setelah penjelasan permasalahan yang dihadapi, bahwa dalam penelitian ini
akan memberikan alternatif sebuah pemecahan masalah yang mendukung dan bisa
menjadi referensi bagi CV. Kurnia Transindo, diantaranya:
1. Pemesanan pengiriman barang yang melakukan kesepakatan transaksi
pembayaran sebelum barang dikirim sampai diterima dilakukan menggunakan
aplikasi khusus sistem pengiriman barang agar dapat diakses secara mudah
dan cepat.
40
2. Pendataan seluruh kegiatan perusahaan menjadi menggunakan sistem
komputerisasi khusus dimana setiap pengolahan data dapat tersusun dengan
baik sehingga memudahkan pencarian data yang dapat dilakukan kapan saja
3. Memberikan informasi melalui perancangan sistem pengiriman barang apakah
barang yang dikirim sudah atau belum diterima oleh pelanggan yang dituju
4. Laporan mengenai detail pengiriman barang dan pembayaran jasa yang
diterima pimpinan CV. Kurnia Transindo dibuat dengan menggunakan
program sistem pengiriman barang yang yang lebih terorganisir dalam format
isi laporannya berupa gabungan dari kas besar, daftar pembayaran piutang dan
rekapitulasi pembayaran yang dapat diakses oleh manajer perusahaan
sehingga dapat meningkatkan keakuratan data, keefektifan dan efisiensi
kegiatan perusahaan