BAB IV

DESKRIPSI KERJA PRAKTIK

4.1 Prosedur Kerja

Berdasarkan hasil survey yang dilakukan pada saat kerja praktek di Bappeda

Kab.Madiun, secara garis besar permasalahan yang ada dalam perusahaan ini adalah proses

kepangkatan dan mengelola administrasi kepegawaian yang masih menggunakan buku jurnal

atau masih manual.

Dalam kerja praktek ini, berusaha menemukan permasalahan yang ada dan

mempelajari serta mengatasi masalah tersebut. Permasalahan pada kenaikan pangkat pegawai

pada Bappeda Kab.Madiun yaitu mengenai proses yang masih manual. Untuk mengatasi

masalah yang ada di atas maka diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menganalisis Sistem

2. Mendesain Sistem

3. Mengimplementasikan Sistem

4. Melakukan Pembahasan terhadap Implementasi Sistem

Pada langkah-langkah tersebut di atas ditunjukkan untuk dapat menemukan solusi dari

permasalahan yang ada pada Bappeda Kab.Madiun untuk lebih jelasnya, dapat dijelaskan

pada sub bab di bawah ini.

11

12

4.2 Analisa Sistem

Menganalisis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem baru. Dalam

langkah ini harus dilakukan analisis terhadap permasalahan yang ada dalam proses

kepangkatan dan mengelola administrasi kepegawain Bappeda Kab.Madiun. Untuk dapat

membuat sistem yang baru, terlebih dahulu harus mengetahui alur transaksi yang masih

digunakan sampai saat ini. Maka dibuatlah Sistem Flow yang berfungsi untuk mengetahui

secara detail alur kegiatan pencatatan tersebut. Untuk melakukan pengelolaan kenaikan

pangkat pegawai pada Bappeda Kab.Madiun.

Dengan melihat dan menganalisa sistem yang sedang berjalan saat ini, maka

dilakukan suatu prosedur pengembangan yaitu dengan membuat Sistem Flow. Sistem Flow

yang ada digambarkan sebagai berikut :

13

4.2.1 System Flow Master Pegawai

Gambar 4.1 System Flow Maintenance Pegawai

Master Pegawai digunakan untuk menginputkan data pegawai, menambah data

pegawai, menyimpan data pegawai serta menampilkan data pegawai yang tersimpan pada

database.

14

4.2.2 System Master Riwayat Pelatihan

Gambar 4.2 System Flow Maintenance Riwayat Pelatihan

Maintenance Riwayat Pelatihan digunakan untuk menginputkan data pelatihan,

menambah data pelatihan, menyimpan data pelatihan serta menampilkan data pelatihan yang

tersimpan pada database.

15

4.2.3 System Flow Transaksi Kenaikan Pangkat

Gambar 4.3 System Flow Transaksi Kenaikan Pangkat

Setelah data pegawai dan data pelatihan sudah masuk pada database, maka dilakukan

proses Transaksi kenaikan pangkat yang dilakukan oleh pihak kep kepegawaian dan umum,

dimulai memilih approved dari mencari data pegawai yang naik pangkat dengan kriteria

tertentu, kemudian pihak kep kepegawaian dan umum melakukan perubahan kenaikan

pangkat yang pada status kenaikan pangkat sebelumnya.

16

4.2.4 System Laporan

Gambar 4.4 System Flow Laporan

Pelaporan dimulai dari kep kepegawaian yang menginputkan parameter laporan pada

aplikasi yang kemudian laporan tersebut direkap tiap bulannya yang dijadikan laporan urut

kepangkatan pegawai, laporan pensiun, laporan kenaikan pangkat yang nantinya laporan

tersebut diberikan kepada Kepala Pimpinan.

17

4.3 Perancangan Sistem

Setelah melakukan analisis sistem, maka selanjutnya dilakukan desain sistem.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah:

1. Context Diagram

2. Data Flow Diagram (DFD)

3. CDM & PDM

4. Struktur Tabel Database

5. Desain I/O

4.3.1 Data Flow Diagram (DFD)

DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem

yang terstruktur. DFD dapat menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada Sistem

Aplikasi kepangkatan Bappeda Kab.Madiun dengan secara jelas.

a. Context Diagram

Context Diagram adalah gambaran menyeluruh dari DFD. Didalam Context Diagram

terdapat 3(tiga) external entity, yaitu : Bagian Kep Kepegawaian dan Umum,

Administrator, Kepala Bagian. untuk detailnya Pada gambar 4.5 dibawah ini :

18

Parameter Laporan Kenaikan Pangkat

Parameter Laporan Pensiun

Informasi Data Login

Parameter Laporan Daftar Urut Kepangkatan

Data Login

Informasi Data Login

Laporan Kenaikan Pangkat

Laporan Data Urut Kepangkatan Pegawai

Laporan Pensiun

Data Login

Informasi Kenaikan Pangkat

Data Kenaikan Pangkat

Informasi Data Riwayat Pelatihan

Data Riwayat Pelatihan

Informasi Data Login

Data Pegawai

Informasi Data Pegawai

Data Login1

Rancang Bangun Aplikasi Kepegawaian pada Bappeda

Madiun

+

AdminKep Kepegawaian dan Umum

Pimpinan

Gambar 4.5 Context Diagram

b. DFD Level

Pada DFD Level 0 ini yaitu mengelola data master, melakukan transaksi, dan

membuat laporan tabel Seperti terlihat pada gambar 4.6 :

19

menghasilkan

menghasilkan

Parameter Laporan Kenaikan PangkatParameter Laporan Pensiun

Informasi Data Login

Parameter Laporan Daftar Urut Kepangkatan

Laporan Kenaikan Pangkat

Laporan Data Urut Kepangkatan Pegawai

Laporan Pensiun

Data Login

ambil

ambil

ambilambil

Data Login

Informasi Data Login

menghasilkanmenghasilkan

Informasi Kenaikan Pangkat

Data Kenaikan Pangkat

ambilambilambil

menghasilkanmenghasilkanmenghasilkan

Data Riwayat Pelatihan

Informasi Data Riwayat Pelatihan

Data PegawaiInformasi Data Login

Informasi Data Pegawai

Data Login

Admin

Kep Kepegawaian dan Umum

Pimpinan

1

Master

+

2

Transaksi Kenaikan Pangkat

3

Laporan

1 Pegawai 2 Jabatan3 Pelatihan

4Kenaikan Pangkat 5 Golongan

6 Eselon

Gambar 4.6 DFD Level 0

20

c. DFD Level 1

Pada DFD Level 1 ini yaitu mengelola data master, maintenance pegawai, dan

maintenance riwayat pelatihan tabel Seperti terlihat pada gambar 4.7 :

menghasilkan

menghasilkan

Data Riwayat Pelatihan

Informasi Data Riwayat PelatihanData Login

menghasilkanmenghasilkan

Data LoginInformasi Data Pegawai

Data Pegawai

Informasi Data Login

Data Login

Admin

1 Pegawai2 Jabatan

3 Pelatihan

1

Login

2

Maintenance Pegawai

3

Maintenance Riwayat Pelatihan

6 Eselon

Gambar 4.7 DFD Level 1

21

4.3.2 ER- Diagram

Entity Relation Diagram (ERD) menggambarkan hubungan data dari tabel satu ke

tabel yang lain. Berikut ini Entity Relation Diagram dari Sistem Informasi Aplikasi

Kepangkatan Pegawai Bappeda Kab.Madiun.

Gambar 4.8 ER-Diagram

22

a. Conceptual Diagram Model

Pada gambar 4.8 menjelaskan tantang Conceptual Data model(CDM) yang terdiri dari

tujuh tabel yang saling berhubungan dari sistem Informasi Aplikasi kepangkatan pegawai

Bappeda Kab.Madiun.

Gambar 4.9 Conceptual Data Model (CDM)

23

b. Physical Data Model

Pada Gambar 4.9 menjelaskan tentang Physical Data Model yang telah digenerate dari

conceptual data model yang sebelumya dari Sistem Informasi Aplikasi Buku Tamu

BAPPEDA KAB.MADIUN.

Gambar 4.10 Physical Data Model (PDM)

24

4.4 Struktur Tabel Database

Dalam sub bab ini dijelaskan struktur tabel-tabel yang digunakan dalam pembuatan

Sistem Informasi Aplikasi Kepangkatan Pegawai. Data- data dibawah ini menjelaskan satu –

persatu detail dari struktur tabel di setiap tabelnya.

a. Tabel Master Pegawai

Nama Tabel : Tabel Master Pegawai

Primary Key : nip

Foreign Key : -

Fungsi : Menginput, Mengedit, Menyimpan data pegawai

Tabel 4.1 Struktur Tabel Master Pegawai

Master Karyawan No Nama_Field Tipe_Data Panjang Keterangan 1 Nip Varchar 50 Primary Key 2 Nama_pegawai Varchar 50 3 Id_jabatan Integer 11 4 Pangkat_golongan Integer 11 5 Tempat_lahir Varchar 50 6 Tgl_lahir Date 7 Jenis_kelamin Varchar 50 8 Agama Varchar 50 9 Pendidikan_terakhir Varchar 100 10 Program_keahlian Varchar 100 11 Alamat Varchar 200 12 Telepon Varchar 15 13 Tmt_eselon Date 14 Pengangkatan_pns Date 15 Masa_kerja_tahun Integer 11 16 Masa_kerja_bulan Integer 11 17 Habis_jabatan Date

25

b. Tabel Pelatihan

Nama Tabel : Tabel Pelatihan

Primary Key : id

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan, menginput, mengedit data pelatihan

Tabel 4.2 Struktur Tabel Pelatihan

Buku Tamu No Nama_Field Tipe_Data Panjang Keterangan 1 Id Integer Primary Key 2 Nip Varchar 20

3 Dari Date

4 Sampai Date 5 Lokasi Varchar 100 6 Keterangan Varchar 100

c. Tabel Kenaikan Pangkat

Nama Tabel : Tabel Kenaikan Pangkat

Primary Key : id_kenaikan_pangkat

Foreign Key : -

Fungsi : Menginput dan menyimpan kenaikan pangkat

Tabel 4.3 Struktur Tabel Kenaikan Pangkat

Janji No Nama_Field Tipe_Data Panjang Keterangan 1 Id_kenaikan_pangkat Integer Primary Key 2 Nip Varchar 50

3 Tgl_kenaikan_pangkat Date

4 Kode_golongan Varchar 10

26

d. Tabel Golongan

Nama Tabel : Tabel Golongan

Primary Key : id_golongan

Foreign Key : -

Fungsi : -

Tabel 4.4 Struktur Tabel Golongan

Janji No Nama_Field Tipe_Data Panjang Keterangan 1 Id_golongan Integer Primary Key 2 Nama_golongan Varchar 50

3 Kode_golongan Varchar 50

e. Tabel Jabatan

Nama Tabel : Tabel Jabatan

Primary Key : id_jabatan

Foreign Key : -

Fungsi : -

Tabel 4.5 Struktur Tabel Jabatan

Janji No Nama_Field Tipe_Data Panjang Keterangan 1 Id_jabatan Integer Primary Key 2 Nama_jabatan Varchar 50

3 No_urut Integer 10

4.5 Desain Input dan Output

Desain input/output merupakan rancangan input/output berupa Form untuk

memasukkan data dan laporan sebagai Informasi yang dihasilkan dari pengolahan data.

27

desain input/output juga merupakan acuan pembuatan aplikasi dalam merancang dan

membangun system.

a. Login

Gambar 4.11 Login Aplikasi

Form ini digunakan sebagai login user tertentu yang memiliki hak akses berbeda

sesuai jabatan yaitu Admin atau user jika login gagal maka keluar notifikasi login gagal dan

jika login berhasil maka keluar notifikasi login berhasil.

b. Menu Utama

Gambar 4.12 Menu Utama

28

Menu utama ini berisikan tombol – tombol untuk mengakses Form – Form yang ada

didalam aplikasi, seperti data master pegawai, master riwayat pelatihan, kenaikan pangkat

dan juga laporan yang berisi (laporan daftar urut kepangkatan, laporan kenaikan pangkat,

laporan pensiun) kemudian ada tombol log out yang berfungsi untuk keluar dari Menu utama

dan kembali ke Form login.

c. Master Pegawai

Gambar 4.13 Master Pegawai

Form Master Pegawai ini digunakan untuk menyimpan data Anggota Pegawai

terdapat 3 fungsi yaitu simpan, keluar dan Update data Anggota Keamanan.

29

d. Form Riwayat Pelatihan

Gambar 4.14 Form Riwayat Pelatihan

Form Riwayat Pelatihan ini digunakan untuk menyimpan data pegawai yang pernah

menjabat apa saja termasuk pendidikan pelatihan, terdapat 2 fungsi yaitu simpan dan batal.

e. Kenaikan Pangkat

Gambar 4.15 Kenaikan Pangkat

Form Kenaikan Pangkat ini digunakan untuk memproses pegawai yang naik pangkat

berdasarkan tanggal masuk PNS (masa kerja) dan Golongan terdapat 2 fungsi yaitu Simpan

dan Batal.

30

f. Desain Laporan

Desain Laporan Berbentuk PDF.

4.6 Teknologi yang Dibutuhkan

Setelah pada bab sebelumnya menjelaskan tentang analisis dan desain sistem yang

baru, maka di bawah ini diuraikan piranti-piranti yang mendukung untuk aplikasi yang

dibuat.

4.6.1 Perangkat Keras

Perangkat keras adalah komponen fisik yang membentuk sistem komputer dan

mendukung komputer dalam menjalankan tugasnya. Perangkat keras yang dibutuhkan sistem

adalah sebagai berikut :

a. Processor Intel Pentium IV atau lebih.

b. Memory 512 Mb atau lebih

c. Harddisk 40 Gb atau lebih

d. Monitor dengan resolusi minimal 1024 x 728

e. VGA Card 8 Mb , Printer, Mouse, dan Keyboard.

4.6.2 Perangkat Lunak

Perangkat lunak adalah suatu progam komputer yang diperlukan untuk

mengoperasikan fungsi dari perangkat keras. Adapun perangkat lunak yang digunakan dalam

pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut :

a. Sistem Operasi menggunakan Microsoft Windows XP Prefesional atau diatasnya.

b. Data Base untuk pengelohan data menggunakan SQL Server 2008

c. Bahasa pemrogaman yang digunakan adalah Xampp control panel v3.2.2

31

d. .NET Framework minimal versi 2.0.

e. Untuk report menggunakan system unduh berbentuk PDF

f. Untuk perancangan sistem menggunakan Power Designer 6

4.7 Cara menggunakan Program

Di bawah ini akan diuraikan cara menggunakan program, dari aplikasi yang telah

dihasilkan pada laporan ini.

1. Install xampp setelah itu aktifkan actions start Apache dan MySQL .

2. Setelah itu ketik localhost/phpmyadmin untuk mengimport database.

3. Pada saat proses berjalan, maka selanjutnya hanya mengikuti perintah yang ada,

karena pada program setup hanya berisi pernyataan–pernyataan, dan tidak begitu

menyulitkan dalam penggunaannya.

4.8 Application Capture

Berdasarkan desain I/O yang telah digambarkan sebelumnya, dan digabungkan

dengan sistem flow yang baru, serta menggunakan database dan developer untuk

membuatnya maka tampilan program sebagai berikut :

a. Login

Gambar 4.16 Halaman Login

32

Form ini digunakan sebagai login user tertentu yang memiliki hak akses berbeda

sesuai jabatan yaitu Admin atau user jika login gagal maka keluar notifikasi login gagal dan

jika login berhasil maka keluar notifikasi login berhasil.

b. Menu Utama

Gambar 4.17 Tampilan Menu Utama

Menu utama ini berisikan tombol – tombol untuk mengakses Form – Form yang ada

didalam aplikasi, seperti data master pegawai , riwayat pelatihan, kenaikan pangkat dan juga

laporan yang berisi (laporan DUK, laporan kenaikan pangkat dan laporan pensiun) kemudian

ada tombol log out yang berfungsi untuk keluar dari Menu utama dan kembali ke Form

login.

33

c. M

aster

Pega

wai

G

ambar

4.18

Maste

r Pegawai

Form Master Pegawai ini digunakan untuk menyimpan data Anggota pegawai,

terdapat 3 fungsi yaitu simpan dan batal. Berikut penjelasan tiap fungsi

1. Nama Pegawai berisi nama (varchar)

2. NIP (no induk pegawai bersifat angka)

3. Jabatan Fungsional terdiri dari;

• Kepala bappeda

• Kabid permukiman & prasarana wilayah

• Kabid pendataan

• Sekretaris

• Kasubid kependudukan & aparatur

• Kasubid pertanian

• Kabid pem. Umum & aparatur

• Kabid sosial budaya

34

• Kabid ekonomi

• Kasubid pendataan

• Kasubid pemerintahan umum

• Kasubid sumber daya air & keciptakaryaan

• Kasubid pertanian

• Kepala UPT PDE

• Kasubid perhubungan & penataan ruang

• Kasubag umum & kepegawaian

• Kasubid sosnaker

• Kasubag prolap

• Kasubag keuangan

• Kasubid pendidikan & kebudayaan

• Staff

4. Ruang TMT berdasarkan pilih golongan yaitu;

• Juru muda – Ia

• Juru muda tingkat l – lb

• Juru – lc

• Juru tingkat l – ld

• Pengatur muda – lla

• Pengatur muda tingkat l – llb

• Pengatur – llc

• Pengatur tingkat l – lllb

• Penata – lllc

• Penata tingkat l – llld

35

• Pembina – lVa

• Pembina tingkat l – lVb

• Pembina utama muda – lVc

• Pembina utama madya – lVd

• Pembina utama – lVe

5. TMT Eselon atau Eselon berdasarkan menentukan urut kepangkatan yaitu;

• Staff

• II – pimpinan

• III/A – sekretaris

• III/B – kabid

• IV/A – kasubag/kasubid

6. Tgl Eselon yaitu tgl penempatan masuk di bappeda

7. Jenis kelamin (sesuai Laki-Laki / Perempuan)

8. Agama (islam, kristen, katolik, hindu, budha)

9. Pendidikan terakhir (varchar)

10. Progam keahlian sesuai pelatihan

11. Pengangkatan PNS sesuai tgl masuk CPNS

Dan akan sesuai dengan masa kerja.

12. Habis jabatan sesuai tgl lahir dan masa jabatan selama 50 thn

36

Berikut tampilan inputan data pegawai yang terdapat search dan records untuk

melihat banyak nya daftar pegawai serta tanda (+) untuk menambah pegawai.

d. Form Riwayat Pelatihan

Gambar 4.19 Buku Riwayat Pelatihan

Form Riwayat Pelatihan ini digunakan untuk menyimpan data pegawai yang pernah

mengikuti pelatihan apa saja termasuk pendidikan pelatihan yang di tempuh pada saat

menjabat, terdapat 2 fungsi yaitu Simpan dan Batal.

37

B

erikut

tampil

an

data

riway

at pelatihan yang terdapat search dan records untuk melihat daftar pelatihan pegawai serta

detailnya untuh menambah daftar pelatihan baru.

e. F

orm

Kenai

kan

Pang

kat

Gambar 4.20 Form Kenaikan Pangkat

38

Form Kenaikan Pangkat ini digunakan untuk memproses pegawai yang naik pangkat

berdasarkan tanggal masuk PNS (Masa Kerja) dan Golongan terdapat 2 fungsi yaitu Simpan

dan Batal.

Berikut tampilan data kenaikan pangkat yang terdapat search dan records untuk

melihat daftar pegawai yang naik pangkat serta aksi (aprroved) untuk menentukan kenaikan

pengkat yang di ajukan.

f. Laporan Daftar Urut Kepangkatan

39

Gambar 4.21 Laporan Daftar Urut Kepangkatan

Form Laporan ini berfungsi untuk mencetak laporan daftar urut kepangkatan sesuai

tanggal yang diinginkan terdapat combobox untuk memilih jarak periode tanggal/bulan/tahun

kemudian cetak dan unduh file pdf.

g. Laporan Kenaikan Pangkat

40

Gambar 4.22 Laporan Kenaikan Pangkat

Form Laporan ini berfungsi untuk mencetak laporan kenaikan pangkat sesuai tahun

terdapat combobox untuk memilih jarak periode tanggal/bulan/tahun kemudian cetak dan

unduh file pdf.

41

h. Laporan Kenaikan Pangkat

Gambar 4.23 Laporan Pensiun

Form Laporan ini berfungsi untuk mencetak laporan pensiun sesuai tanggal terdapat

combobox untuk memilih jarak periode tanggal/bulan/tahun kemudian cetak dan unduh file

pdf.