77

BAB IV

EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL PENGGAJIAN ATAS

SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA

HOTEL XYZ

Hasil dari observasi, tanya jawab dengan pihak terkait di Hotel XYZ dan

membandingkan dengan teori yang ada maka evaluasi pengendalian internal perusahaan

terhadap sistem akuntansi penggajian dapat diuraikan sebagai berikut:

IV.1 Evaluasi atas Struktur Organisasi

Evaluasi yang dilakukan terhadap struktur organisasi Hotel XYZ, berikut

kebaikannya adalah sebagai berikut :

1. Struktur organisasi dalam perusahaan tersebut memiliki wewenang dan

tanggung jawab yang jelas terhadap pencapaian tujuan perusahaan.

Struktur organisasi yang jelas berkontribusi terhadap kemampuan suatu entitas

untuk memenuhi tujuan dengan menggunakan kerangka kerja menyeluruh atas

perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas suatu

perusahaan. Struktur oraganisasi dapat menentukan tanggung jawab dan

wewenang yang ada.

Struktur Organisasi pada Hotel XYZ dapat dilihat pada gambar III.1 halaman

46, terlihat bahwa pengendalian internal tersebut sudah cukup memadai karena

adanya pembagian tugas yang jelas. Dimana struktur organisasi dalam

perusahaan tersebut memiliki wewenang dan tanggung jawab yang jelas

terhadap pencapaian tujuan perusahaan. Manajemen menetapkan struktur

organisasi sebagai acuan untuk karyawan dalam melaksanakan tugas dan

78

wewenangnya. Berikut ini struktur organisasi perusahaan yang berhubungan

dengan Sistem Penggajian:

1. Pada  Hotel  XYZ,  Direktur  Keuangan  secara  langsung  membawahi  Manager 

Akuntansi dan Keuangan. Manager Akuntansi dan Keuangan mengotorisasi rekap 

daftar gaji, bank payment voucher dan cek atau giro untuk melakukan pencairan 

dana  ke  bank.  Bagian  akuntansi  dikepalai  oleh  dua  pimpinan  yaitu  accounting 

operation  head  yang mengepalai  bagian  kasir  yang  bertugas  untuk membuat 

letter bank payroll, membuat bank payment voucher dan membayarkan gaji para 

karyawan  berikut  uang  service  dan  tunjangan‐tunjangan  lainnya  sedangkan 

Manager  Accounting  mengepalai  bagian  account  payable  yang  bertugas 

membuat  invoice  atas  pembayaran  yang  timbul  akibat  pembelian  kebutuhan 

perusahaan,  bagian  Income  audit  bertugas  dalam  menyusun  Laporan  Daily 

Income  yang  disusun  berdasarkan  transaksi  yang  terjadi,  bagian  account 

receivable  yang bertanggung  jawab  terhadap penjualan non  tunai, bagian Cost 

control bertanggung jawab untuk memantau biaya yang timbul akibat pembelian 

barang  secara  langsung maupun melalui  gudang  langsung,  dan  bagian  payroll 

bertugas  mengecek  jumlah  gaji  yang  diterima  dari  bagian  personalia, 

mengadministrasikan dan mencatat transaksi penggajian dalam pembukuan. 

2. Bagian personalia bertugas terhadap fungsi kepegawaian dan fungsi penggajian. 

Dimana  pimpinan  personalia  selalu mengotorisasi  rekap  daftar  gaji  karyawan 

yang diberikan ke bagian akuntansi. Bagian ini dibagi menjadi empat bagian yaitu 

HRD  Counseling  yang  melakukan  pembinaan  kepada  setiap  karyawan,  HRD 

Recruitment yang mengisi kekosongan  tenaga kerja atas kebutuhan operasional 

79

perusahaan,  Payroll  and  Administrasi  yang  melakukan  perhitungan  gaji  dan 

pengecekan kartu hadir. 

2. Adanya pemisahan fungsi antara fungsi akuntansi dengan fungsi

keuangan.

Adanya pemisahan tugas antara fungsi akuntansi dan fungsi keuangan.

Pemisahan fungsi ini membedakan masing-masing fungsi atas pekerjaan

mereka. Dimana fungsi akuntansi bertugas untuk melakukan pengecekan ulang

terhadap kebenaran perhitungan gaji dan fungsi keuangan yang menyiapkan

cek untuk pembayaran gaji karyawan yang telah diperiksa oleh Dewan Direksi.

Pengendalian internal atas pemisahan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan

sudah cukup baik. Dimana hal tersebut dapat mengurangi terjadinya

kecurangan atas pemanipulasian data.

Namun pada struktur organisasi perusahaan masih memiliki kelemahan,

yaitu sebagai berikut :

1. General Cashier dibawah naungan fungsi akuntansi.

Berdasarkan pengendalian internal yang baik fungsi atas pembayaran gaji

seharusnya dilakukan oleh fungsi keuangan. Dalam hal ini General Cashier

dibawah naungan fungsi akuntansi. Dimana general cashier yang menyiapkan

cek atau giro dan bank voucher paymen untuk melakukan pembayaran gaji ke

bak. Seharusnya bagian General Cashier berada pada bagian keuangan.

Dimana fungsi ini yang melakukan pembayaran atas kegiatan penggajian yang

terpisah dengan fungsi akuntansi.

2. Terdapat perangkapan fungsi pencatatan waktu hadir dengan fungsi

perhitungan daftar gaji.

80

Pada sistem yang berjalan di perusahaan fungsi pencatatan waktu hadir

digabung dengan fungsi perhitungan daftar gaji karyawan. Dimana fungsi

pencatatan waktu tidak ada petugas yang mengawasi proses pencatatan waktu

hadir karyawan.

Seharusnya berdasarkan pengendalian internal yang baik, dua fungsi yang

saling berkaitan harus dipisahkan. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi

kecurangan dan manipulasi data atas proses perhitungan daftar gaji maupun

perhitungan waktu karyawan.

Selama ini hal tersebut dibiarkan terjadi karena perusahaan menganggap bahwa

karyawan sudah mematuhi peraturan perusahaan berdasarkan jadwal yang telah

ditetapkan dan hal ini dilakukan untuk menghemat biaya operasional.

Jika hal ini terus terjadi maka akan timbul ketidak efisienan kinerja pada proses

perhitungan daftar gaji dimana perusahaan menggunakan sistem manual yang

menunjang ketelitian yang tinggi dan fungsi perhitungan daftar gaji dapat

dengan mudah memanipulasi jam hadir karyawan.

Untuk mengatasi kondisi ini maka seharusnya perusahaan melibatkan petugas

pengawasan jam hadir karyawan. Dimana kegiatan ini dapat selalu dipantau

secara terus-menerus agar tidak ada karyawan yang melakukan absensi

terhadap karyawan lain dan petugas pengawasan jam hadir karyawan

melakukan pencatatan atas rekap daftar hadir karyawan yang selanjutnya

diteruskan ke fungsi perhitungan daftar gaji.

Setelah melakukan beberapa evaluasi atas system akuntansi penggajian

pada Hotel XYZ, maka sebagai rekomendasi untuk melakukan perbaikan atas

sistem yang berjalan adalah sebagai berikut :

81

STRUKTUR ORGANISASI

Gambar IV.1 

 

 

IV.2  Evaluasi atas Dokumen yang Digunakan 

Berikut ini dokumen yang digunakan oleh Hotel XYZ yaitu sebagai

berikut:

a. Kartu Jam Hadir

DEWAN KOMISARIS

DIREKTUR OPERASI

DIREKTUR KEUANGAN

DIREKTUR TEKNIK

MANAGER ACCOUNTING &

FINANCE

ACCOUNTING FINANCE

GENERAL CASHIER

ACCOUNT PAYABLE

INCOME AUDIT

COST CONTROL

PAYROLL

MANAGER PARSONALIA

MANAGER OPERASI

PERSONALIA DEPARTEMEN

HRD RECRUITMEN

HRD CONSELLING

LEGAL MATTER

PAYROLL AND ADMINISTASI

PETUGAS PENGAWAS PENCATAT

ANGGOTA SECURITY

82

Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam

hadir setiap karyawan diperusahaan. Dalam kartu jam tersebut terdapat nomor

induk karyawan, nama karyawan, bagian karyawan dan bulan. Terdapat lima

kolom pertama yaitu kolom sakit, izin, alfa, terlambat dan lain-lain lalu kolom

berikutnya terdapat kolom tanggal dan jam kehadian karyawan untuk shift pagi

dan siang dan waktu lembur karyawan.

Kolom jam kehadiran karyawan untuk shift pagi, siang dan lembur

merupakan catatan penting untuk fungsi pencatatan waktu hadir karyawan.

Karena dalam fungsi ini bagian payroll dapat menghitung jumlah kehadiran

karyawan, mengetahui apakah ada keterlambatan atas jam kerja yang telah

ditetapkan perusahaan dan mengetahui waktu lembur karyawan apakah sesuai

dengan jam yang terdapat dalam formulir overtime yang diotorisasi pimpinan

departemen.

Berdasarkan penjelasan diatas maka keandalan pengendalian internal

atas dokumen kartu jam hadir untuk mencatat waktu hadir, keterlambatan dan

lembur karyawan sudah memadai. Oleh sebab itu, perusahaan dapat

menggunakan dokumen sebagai pencatat waktu hadir karyawan.

b. Catatan Konduite Karyawan

Hotel XYZ menggunakan Catatan Konduite Karyawan untuk

mengevaluasi karyawan untuk kenaikan jabatan dimana dokumen tersebut

berisi nama karyawan, jabatan dan departemen lalu terdapat kolom yang berisi

tanggal, bulan dan tahun, sakit, izin, alpha, terlambat, persekot cuti, cuti,

peringatan, Surat Peringatan I, Surat Peringatan II, lain-lain, prestasi dan

83

promosi jabatan dan keterangan. Dokumen ini di simpan oleh bagian

personalia.

Berdasarkan penjelasan diatas maka pengendalian internal atas

dokumen Catatan Konduite Karyawan sudah baik. Hal itu tergambar dalam

catatan yang jelas atas kondisi kinerja karyawan yang akan dinaikan jabatan

yang berpengaruh kepada kenaikan gaji.

c. Rekapitulasi Daftar Gaji Karyawan

Rekapitulasi daftar gaji karyawan dilakukan oleh bagian payroll di

bawah naungan fungsi personalia. Dokumen ini digunakan untuk menghitung

jumlah gaji yang diterima karyawan, baik karyawan tetap maupun karyawan

harian. Dimana dokumen terdiri dua dokumen rekapitulasi daftar gaji. Untuk

rekapitulasi daftar gaji tetap dan kontrak terdiri dari beberapa kolom yang

berisi nomor, nama karyawan, jabatan, ranking, hari kerja, gaji pokok (Rp),

jam overtime, overtime per jam (Rp), jumlah overtime (Rp), jumlah

penerimaan dan keterangan. Sedangkan untuk rekapitulasi daftar gaji untuk

karyawan harian adalah sebagai berikut no, nama, jabatan, status,hari bekerja,

kontrak harian, hari libur, cuti, sakit, izin, alpa, jumlah hari kerja, upah harian

(Rp), jumlah harian (Rp), jam lembur, overtime per jam, jumlah overtime (Rp),

total penerimaan (Rp) dan keterangan.

Namun dalam dokumen ini masih terdapat kekurangan dimana tidak

terdapat penjelasan atas tunjangan-tunjangan maupun potongan gaji karyawan

yang diberikan karyawan. Hal ini menyebabkan tidak adanya pemberitahuan

secara jelas jumlah potongan maupun tunjangan yang ada dalam perusahaan

tersebut. Perusahaan tidak melampirkan potongan gaji karena mereka

84

menggunakan sistem gaji bersih dimana karyawan baru sudah mendapatkan

penjelasan secara terperinci atas penghasilan yang mereka terima. Gaji yang

mereka sudah sesuai dengan keputusan menejemen yang merupakan gaji bersih

yang sudah dipotong oleh jamsostek maupun dana pensiun.

Rekomendasi atas dokumen rekapitulasi daftar gaji karyawan adalah

seharusnya dalam dokumen tersebut dijelaskan tentang potongan-potongan atas

pengurangan gaji.

d. Surat Perintah Lembur

Dokumen ini digunakan oleh pimpinan departemen untuk memberikan

perintah kepada karyawan untuk melakukan lembur . Kondisi dari surat

perintah lembur terdapat kop surat perusahaan, nomor payroll, nama

karyawan, jabatan, tanggal dan jam overtime serta melampirkan alasan

overtime, kolom pemohon dan diotorisasi oleh pihak yang berwewenang. Jam

lembur diajukan oleh pimpinan departemen, jika tidak ada pengajuan dari

pimpinan departemen maka perhitungan jam lembur dihapuskan.

Bila kita lihat dari surat permintaan lembur yang digunakan Hotel XYZ

masih ada kelemahan yaitu tidak ada kolom jam lembur dari jam berapa

sampai jam berapa. Dalam dokumen tersebut hanya terlampir jam overtime

saja. Sehingga pengendalian internalnya kurang memadai sehingga manipulasi

jam lembur masih bisa terjadi. Dan seharusnya dalam surat permintaan lembur

ditambahkan jam mulai dan jam keluar dan jumlah jam overtime. Apabila

dalam dokumen dicantumkan jam mulai dan jam keluar maka staff payroll

dapat mengecek kebenaran jam lembur tersebut dengan membandingkan

dokumen perintah lembur dengan kartu jam hadir karyawan.

85

e. Bank Voucher Payment

Merupakan perintah pengeluaran uang untuk pembayaran gaji

karyawan berupa cek atau giro berdasarkan rekapitulasi yang sudah diotorisasi

oleh manajer personalia dan telah diperiksa oleh bagian akuntansi dan

diotorisasi oleh manajer keuangan. Bank Payment Voucher dibuat oleh General

Cashier. Adapun rincian atas keadaan dokumen Bank Voucher Payment terdiri

dari tanggal dibuka, dibayarkan kepada siapa, jumlah yang dibayarkan, nomor

BVP, form tanda tangan, kolom nomor acconting dan nomor cek giro.

Dalam dokumen Bank Voucher Payment sudah memiliki pengendalian

internal yang baik dimana dokumen yang digunakan sudah bernomor urut

sehingga kemungkinan atas dokumen ganda dapat teratasi.

f. Surat Pengunduran Diri

Formulir ini dibuat apabila karyawan mengajukan pengunduran diri

yang dilakukan oleh fungsi personalia. Karyawan yang memiliki otorisasi atas

pengunduran diri di sampaikan ke bagian payroll dan accounting. Agar

karyawan yang sudah mengundurkan diri tidak dilakukan perhitungan gaji.

Surat pengunduran diri diberikan ke bagian personalia dan dilaporkan ke

bagian penggajian.

g. Cek atau Giro

Merupakan dokumen yang dibutuhkan untuk mencairakan uang perusahaan

untuk keperluan pembayaran gaji karyawan.

Terdapat kelemahan atas dokumen yang digunakan oleh Hotel XYZ yaitu :

1. Sebagian dokumen tidak bernomor urut.

86

Sebagian besar dokumen yang digunakan pada perusahaan diarsipkan

berdasarkan tanggal keajadian. Karena perusahaan mengganggap pelaksanaan

metode tersebut sudah cukup memadai.

Berdasarkan pengendalian internal yang baik penggunakan dokumen sebaiknya

benomor urut tercetak. Dimana penggunakan dokumen bernomor urut tercetak

menjamin kelengkapan data pemakaian, untuk memudahkan pengendalian

terhadap dokumen yang hilang, sebagai alat bantu dalam penempatan dokumen

ketika dokumen dibutuhkan dikemudian hari dan untuk menghindari

penggandaan dokumen.

Jika hal ini terus dibiarkan terjadi maka apabila terjadi kehilangan dokumen

akan sulit dan kemungkinan terjadinya penggandaan dokumen akan lebih

besar. Maka penulis menyarankan agar setiap dokumen diberikan nomor urut,

agar jika terjadi hal terjadi maka akan mudah dideteksi.

2. Tidak menggunakan rekapitulasi daftar hadir.

Rekapitulasi daftar hadir karyawan dibutuhkan untuk mencatat total jam kerja

tiap pegawai dalam satu bulan. Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi

pencatat waktu untuk mencatat jam hadir karyawan di perusahaan.

Perusahaan tidak menggunakan rekapitulasi daftar hadir karena fungsi

perhitungan daftar gaji yang melakukan pengecekan atas fungsi perhitungan

daftar gaji.

Jika hal tersebut dibiarkan terjadi maka fungsi perhitungan gaji bisa

memanipulasi jam kerja karyawan. Karena perhitungan jam kerja adalah hal

yang paling mendasar atas perhitungan daftar gaji, khususnya perhitungan

daftar upah untuk karyawan harian.

87

Rekap daftar hadir seharusnya dibuat oleh fungsi pencatat waktu yang

diberikan kepada fungsi penggajian untuk melakukan perhitungan gaji dan

upah karyawan. Hal ini dilakukan untuk mendukung keakuratan perhitungan

jam kerja dan menghindari manipulasi jam kerja oleh fungsi perhitungan daftar

gaji. Dan rekap daftar hadir seharusnya dibuat tiga rangkap dimana dokumen

tersebut diarsipkan oleh fungsi pencatat waktu, diberikan ke staff payroll

personalia yang merupakan dasar perhitungan gaji karyawan dan diberikan ke

bagian accounting yang digunakan fungsi akuntansi sebagai dokumen

pendukung atas pengecekan rekap daftar gaji yang diberikan oleh perusahaan.

IV.3 Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penggajian

Prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian pada Hotel XYZ

antara lain:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir

2. Prosedur pembuatan daftar gaji

3. Prosedur pembayaran gaji

IV.3.1 Pembahasan atas Prosedur Pencatatan Waktu Hadir

Prosedur ini merupakan bagian yang penting untuk menentukan

jumlah gaji pada setiap periode. Pencatatan waktu hadir karyawan

merupakan suatu proses untuk menentukan dan mencatat jumlah jam kerja

setiap pegawai dalam satu bulan dan apakah gaji akan dibayar penuh atau

harus dipotong akibat ketidakhadiran karyawan. Selain itu pencatatan

waktu hadir digunakan untuk daftar penilaian prestasi pegawai, guna

88

menilai disiplin pegawai dan kesempatan untuk mencapai jenjang yang

lebih tinggi.

Sistem pencatatan waktu hadir karyawan pada Hotel XYZ masih

menggunakan kartu absensi yang dimasukan ke mesin absensi sederhana

(mesin amino). Mesin ini akan mencatat waktu kehadiran, waktu istirahat

dan waktu karyawan mengakhiri pekerjaan. Waktu-waktu tersebut akan

tercatat pada kartu absensi yang telah disediakan. Sehingga bagian

personalia dapat melihat setiap karyawan yang melakukan pelanggaran

seperti terlambat masuk kerja dan tidak bekerja pada jam yang di tetapkan.

Dalam perhitungan waktu hadir karyawan yang dilakukan oleh

bagian penggajian dimana setiap tanggal 21 kartu absensi karyawan

diambil untuk melakukan pengecekan kehadiran guna menghitung gaji

karyawan.

Kebaikan atas fungsi pencatat waktu hadir yaitu adanya pengawasan

atas jam lembur karyawan yang diawasi oleh pimpinan departemen.

Setiap karyawan yang melakukan lembur harus melampirkan surat perintah

lembur yang diberikan kepada setiap karyawan. Surat perintah lembur

harus memiliki otorisasi dari bagian personalia. Jam lembur biasanya

banyak diajukan oleh Departement Accounting dimana pada departemen

tersebut memiliki aktivitas pekerjaan yang sangat tinggi sehingga pekerjaan

tidak memungkinkan diselesaikan dalam jam kerja regular. Pimpinan

departemen meminta langsung kepada karyawan untuk melakukan lembur

yang dilampiri Surat Perintah Lembur yang diberikan kepada bagian

personalia untuk diotorisasi. Sehingga dalam perhitungan daftar gaji akan

89

diverifikasi antara kartu jam hadir dengan surat perintah lembur. Apakah

jam lembur yang di ditetapkan pemimpin departemen telah sesuai dengan

pencatatan kartu hadir.

Adapun kelemahan atas prosedur perhitungan waktu hadir adalah

sebagai berikut :

1. Tidak ada pengawas atas fungsi pencatat waktu.

Mesin pencatat waktu diletakan pada pintu masuk karyawan dimana

tidak ada petugas yang mengawasi proses pencatatan tersebut. Hal ini

dapat menimbulkan beberapa kecurangan seperti setiap karyawan dapat

dengan mudah melakukan absensi untuk karyawan lain. Pengawasan

diperlukan untuk menjamin keandalan data jam hadir yang direkam

oleh kartu jam hadir dan proses pencatatan waktu hadir oleh mesin

pencatat waktu untuk menghindari karyawan yang tidak benar-benar

hadir diperusahaan dan menghindari pengabsenan oleh karyawan lain

karena adanya keterlambatan kerja maupun pulang tidak tepat pada

waktunya.

Saran yang dapat diberikan perusahaan adalah seharusnya ada yang

melakukan pengawasan atas pencatatan waktu hadir sehingga pengawas

dapat memantau proses pencatatan waktu dan terhindar dari manipulasi

jam kerja oleh pihak yang tidak berwenang dan setiap karyawan

diberikan kartu identitas pegawai untuk menghindari dari pencatat

ulang atas jam kerja.

2. Mesin pencatat waktu masih menggunakan mesin manual (mesin

amino)

90

Proses pencatatan waktu pada Hotel XYZ menggunakan mesin amino

yang memiliki beberapa kendala atas proses pencatatan waktu. Kendala

yang terkadang dihadapi perusahaan adalah tinta yang tidak nyata hal

tersebut dikarenakan tinta yang hamper habis. Hal tersebut tidak

terkendalikan karena tidak ada pengawas yang memantau kegiatan

pencatatan waktu. Sehingga saat bagian penggajian akan melakukan

perhitungan daftar gaji mengalami kesulitan karena pencatatan waktu

yang tidak terlihat.

Rekomendasi atas masalah ini adalah disediakannya petugas yang

mengawasi fungsi pencatat waktu sehingga apabila hal tersebut terjadi

dapat dipantau oleh petugas dan dapat sesegera mungkin dilaporkan

kebagian personalia. Berdasarkan perkembangan teknologi yang pesat

semestinya perusahaan dapat menggunakan clockcard atau finger print

yang dapat memudahkan proses pencatatan waktu karyawan. Dimana

perusahaan menggunkan generator untuk mengantisipasi terjadinya

pemadaman listrik sehingga proses pencatatan waktu tidak terganggu.

IV.3.2 Pembahasan atas Prosedur Pembuatan dan Perhitungan Daftar Gaji

Fungsi ini bertanggung jawab membuat daftar gaji yang berisi

penghasilan yang menjadi hak dan potongan beban setiap karyawan selama

jangka pembayaran gaji.

Perhitungan gaji dilakukan oleh bagian payroll yang berpedoman

pada keputusan gaji karyawan yang diperoleh dari bagian personalia

dengan mengguankan surat-surat keputusan mengenai pengangkatan

91

karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan

pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, daftar hadir dan surat permintaan

lembur.

Bagian penggajian melakukan perhitungan atas kartu jam hadir dan

surat permintaan lembur. Jika bagian penggajian sudah mengecek

kebenaran waktu kehadiran maka bagian penggajian membuat rekapitulasi

daftar gaji karyawan tetap maupun harian sesuai dengan format yang sudah

ada. Setelah rekapitulasi daftar gaji selesai maka pimpinan personalia

mengotorisasi rekap daftar gaji tersebut dan diterusakan ke bagian

akuntansi untuk dilakukan pemeriksaan ulang. Rekap daftar gaji dibuat

2(dua) rangkap yang diberikan ke bagian akuntansi dan bagian personalia.

Proses penggajian pada departemen akuntansi dikerjakan oleh staff payroll.

Berdasarkan rekapan yang diberikan oleh personalia, staff payroll

accounting membuat rekapan tersendiri untuk mengetahui kebenaran dari

perhitungan gaji yang dibuat oleh personalia. Jika rekapitulasi daftar gaji

yang telah dilakukan pengecekan sudah benar maka staff payroll

accounting membuat rekap daftar gaji karyawan sebanyak 2 rangkap.

Perhitungan atas gaji karyawan, uang lembur dan insentif serta

bonus yang diberikan karyawan adalah sebagai berikut:

a. Dalam perhitungan jam lembur karyawan dibuat berdasarkan

perhitungan waktu hadir karyawan dan surat permohonan lembur

karyawan yang diberikan oleh Pimpinan Departemen. Surat permintaan

lembur diajukan oleh pimpinan departemen yang harus diotorisasi oleh

92

Manager Personalia lalu diberikan kebagian penggajian untuk

dilakukan perhitungan atas jam lembur karyawan.

b. Dalam perhitungan gaji karyawan dihitung berdasarkan kesepakatan

antara bagian personalia dan calon karyawan. Pada saat perekrutan

karyawan baru ada kesepakatan atas gaji yang diberikan kepada

karyawan. Gaji pokok yang diberikan kepada karyawan sesuai dengan

kebijakan pemerintah yaitu upah minimum pegawai (UMP). Untuk

karyawan bawah sampai level pimpinan departemen disamakan dengan

menggunakan UMP, hanya yang berbeda pemberian poin service dan

tunjangan-tunjangan lainnya.

Perhitungan gaji Hotel XYZ :

Penghasilan

Gaji Pokok Rp. xxx

Uang Lembur Rp. xxx

Uang Service Rp. xxx

Tunjangan-tunjangan Rp. xxx

Jumlah Penghasilan Rp. xxx

Potongan

Asuransi Kesehatan (Askes) Rp. xxx

Dana Pensiun Rp. xxx

Potongan Lain-lain Rp. xxx

Jumlah potongan Rp. xxx

Gaji Bersih Rp. xxx

93

c. Dalam perhitungan bonus, insentif dan service didapatkan berdasarkan

ranking karyawan atas jabatan dan keuntungan perusahaan.

Insentif diberikan untuk jabatan supervisor keatas. Uang service

dan insentif dihitung dari tanggal 20 sampai dengan 21 bulan lalu,

namun dalam perusahaan ini pemberian insentif biasanya dirapel atau

digabung misalnya diberikan 3 bulan sekali. Karena biaya yang

dibebankan untuk insentif biasanya digunakan untuk pembayaran gaji

terlebih dahulu.

Sedangkan uang service diberikan untuk semua karyawan tetap

dalam perusahaan tersebut sesuai dengan ranking karyawan sesuai

jabatan. Dibawah ini merupakan rincian tingkatan karyawan untuk

pembagian service adalah sebagai berikut :

Ranking I A/B/C Direksi, Direktur, Manager 130 Point

Ranking II+

A/B/C

Assistant Manager, Department Head 120 Point

Ranking II

A/B/C

Assistant Department Head 110 Point

Ranking III

A/B/C

Assistant Department Head ,Supervisor,

Internal Control, Income Audit

90 Point

Ranking IV

A/B/C

Assistant Supervisor, Chief, Bookeeper

Utama, Bartender Utama, Store Keeper

80 Point

Ranking V

A/B/C

Assistant Chief, Bookeeper Pembantu,

Bartender Pembantu

50 Point

94

Ranking VI

A/B/C

Operator Utama, Clerk Utama,

Reseptionist, Roomboy Utama

30 Point

Ranking VII

A/B/C

Operator Pembantu, Clerk Pembantu,

Roomboy Pembantu, Waitress, Room

Service

15 Point

Ranking VIII

A/B/C

Parkir, Laundry, Houseman, Security,

Dishwasher, Linen Collector

10 Point

Tabel 4.1 Ranking Karyawan

Poin tersebut sudah menjadi standar hotel berdasarkan

keputusan manajemen. Berikut ini adalah perhitungan uang service :

Jumlah kamar terjual X harga kamar = Jumlah Occupancy Kamar

Occupancy Perbulan = Jumlah Occupancy Kamar selama sebulan

Hasil Occupancy per bulan X 10% = Uang Service Kotor

Uang Service Kotor – Biaya Operasional Perusahaan = Uang service

bersih

Service per poin = Uang service bersih

Jumlah poin semua karyawan

Jumlah service = Service per poin X poin karyawan

Jumlah poin semua karyawan = ± 6000 poin.

Biaya Operasional Perusahaan = biaya listrik, biaya air, biaya telepon

dll

Uang service merupakan tambahan gaji karyawan berdasarkan

keuntungan penjualan kamar. Adapun keterlambatan kerja, alpa, izin,

dan SP (surat peringatan) dipotong dari uang service yang jumlahnya

sudah ditetapkan manajemen perusahaan.

95

Berdasarkan penjelasan atas prosedur pembuatan rekap daftar gaji

memiliki kebaikan dalam pengendalian internal adalah sebagai berikut:

a. Adanya pemisahan tugas antara bagian penggajian dengan bagian

akuntansi.

Agar perusahaan dapat berjalan dengan lancar maka ada pembagian

tugas yang jelas antara fungsi akuntansi dengan fungsi penggajian.

Dimana bagian Payroll memiliki wewenang dan tanggung jawab atas

pencatatan waktu hadir karyawan, mengelola penggajian dan pelaporan

kegiatan penggajian sedangkan bagian Accounting memiliki wewenang

dan tanggung jawab atas pengecekan rekap daftar gaji yang diberikan

oleh bagian personalia, melakukan pembukuan atas transaksi keuangan

perusahaan dan melakukan pembayaran gaji kepada karyawan.

b. Adanya otorisasi yang jelas dari Manager Personalia atas Rekap

Daftar Gaji

Rekap daftar gaji merupakan dokumen dasar atas pembayaran daftar

gaji karyawan yang berhak. Oleh karena itu perlu adanya otorisasi atas

rekap daftar gaji yang dilakukan oleh Manager Personalia yang

menunjukan bahwa karyawan yang tercantum dalam daftar gaji adalah

karyawan yang diangkat menurut keputusan manajemen dan tarif gaji

yang digunakan merupakan tarif gaji yang sesuai dengan keputusan

yang berwenang.

c. Selalu menilai prestasi kerja karyawan untuk proses pengangkatan

jabatan.

96

Setiap pemimpin departemen selalu menilai kinerja setiap karyawan

karena berpengaruh atas kenaikan gaji karyawan. Setiap karyawan

berhak untuk mendapatkan promosi jabatan dari atasannya. Hal ini

diukur dari prestasi kerja yang dimiliki setiap karyawan.

d. Adanya pengawasan atas jam lembur karyawan yang diawasi oleh

pimpinan departemen.

Setiap karyawan yang melakukan lembur harus melampirkan surat

perintah lembur yang diberikan kepada setiap karyawan. Surat perintah

lembur harus memiliki otorisasi dari bagian personalia. Jam lembur

biasanya banyak diajukan oleh Departement Accounting dimana pada

departemen tersebut memiliki aktivitas pekerjaan yang sangat tinggi

sehingga pekerjaan tidak memungkinkan diselesaikan dalam jam kerja

regular. Pimpinan departemen meminta langsung kepada karyawan

untuk melakukan lembur yang dilampiri Surat Perintah Lembur yang

diberikan kepada bagian personalia untuk diotorisasi

e. Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat,

perubahan tarif gaji, harus didasarkan pada Surat Keputusan.

Surat Keputusan yang diberikan kepada bagian personalia untuk

diproses sebagai catatan perubahan gaji karyawan. Catatan perubahan

gaji diotorisasi oleh Manager Personalia dan diserahkan ke Staff

Payroll Personalia.

97

Kelemahan atas pengendalian internal pada prosedur pembuatan

daftar gaji antara lain:

a. Bagian penggajian hanya diwakilkan oleh satu orang saja

sedangkan jumlah karyawan pada Hotel XYZ sebanyak 500 orang.

Perusahaan hanya menempatkan satu orang dalam satu fungsi karena

perusahaan menganggap bawa satu orang dirasa cukup untuk

menangani proses penggajian perusahaan. Selain itu untuk

meminimalkan biaya atas karyawan baru. Jika hal ini dibiarkan terus

terjadi maka akan menyebabkan terjadinya kesalahan dalam

perhitungan gaji karyawan. Hal ini terjadi karena pekerjaan yang

ditanggung karyawan sangat banyak sehingga karyawan tidak teliti dan

menganggap data-data yang diterima sudah benar. Hal ini terjadi karena

bagian penggajian dituntut untuk tepat waktu dalam melaporkan

perhitungan rekapitulasi daftar gaji. Selain itu bagian penggajian juga

menangani fungsi pencatat waktu sehingga proses perhitungan daftar

gaji dirasa tidak cukup bila hanya dilakukan selama seminggu.

Rekomendasi yang dapat penulis berikan untuk bagian penggajian

seharusnya ada dua karyawan yang bertanggung jawab atas perhitungan

rekap daftar gaji dan dilakukan penarikan masa waktu penggambilan

kartu jam hadir misalkan dari tanggal 18 bulan lalu sampai dengan

tanggal 18 bulan ini dengan melakukan pembayaran setiap tanggal 31.

b. Dalam proses pemeriksaan ulang oleh bagian akuntansi tidak

dilampiri dokumen yang lengkap .

98

Proses pemeriksaan yang dilakukan pada perusahaan hanya melihat dari

Surat Keputusan atas gaji karyawan. Dimana hanya rekap daftar gaji

bersih yang telah dihitung oleh bagian personalian dan melihat dari

laporan perhitungan occupancy hotel untuk menghitung jumlah service

yang diterima perusahaan.

Berdasarkan pengendalian yang baik dalam prosedur pemeriksaan

daftar gaji harus dilampirkan dokumen yang lengkap dimana dokumen

tersebut menunjukan bahwa :

1. Karyawan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah adalah

karyawan yang diangkat menurut surat keputusan pejabat yang

berwenang.

2. Tarif gaji dan upah yang dipakai sebagai dasar perhitungan gaji

adalah tarif yang berlaku sesuai dengan surat keputusan pejabat

yang berwenang.

3. Data yang dipakai sebagian besar sudah diotorisasi oleh pihak yang

berwenang, dan

4. Perkalian dan penjumlahan yan g tercantum dalam daftar gaji dan

upah telah dicek ketelitiannya.

Saran yang dapat diberikan dalam proses ini adalah harus disertai

dokumen yang lengkap atas pemeriksaan daftar gaji karyawan dimana

Staff Payroll Accounting melakukan pengecekan atas rekap gaji antara

lain sebagai berikut :

99

1. Status ataupun ranking karyawan apakah sudah benar jika ada

perubahan maka harus ada bukti berupa surat keputusan

pengangkatan karyawan atau kenaikan ranking karyawan.

2. Masa kontrak karyawan khusus untuk karyawan yang masih dalam

status kontrak, apakah kontraknya sudah habis atau belum.

3. Memeriksa apakah gaji yang dibayarkan telah sesuai dengan

ranking karyawan yang bersangkutan

4. Adanya rekap daftar hadir karyawan untuk memastikan bahwa

perhitungan jam kerja karyawan sudah tepat.

c. Perhitungan pajak dikenakan dari biaya service atas penjualan

kamar.

Pajak atas gaji karyawan yang diterapkan perusahaan dipotong

berdasarkan occupancy hotel sebesar 11%.

Berdasarkan pengendalian internal yang baik, pemotongan pajak

dihitung sesuai dengan gaji yang diterima karyawan berdasarkan PPh

21 yang ditetapkan oleh pemerintah.

Rekomendasi atas perhitungan pajak penghasilan karyawan adalah :

Contoh :

Gaji yang diterima Budi seorang karyawan Hotel XYZ yang belum

menikah adalah Rp. 3.000.000,- maka perhitungan pajaknya adalah

sebagai berikut :

Gaji Rp. 3.000.000

Uang Service Rp. 1.000.000

Penghasilan Bruto Rp. 4.000.000

100

Potongan :

Biaya Jabatan Rp. 200.000

Askes Rp. 30.000

Dana Pensiun Rp. 50.000

Penghasilan Netto Sebulan Rp. 3.720.000

Penghasilan Netto Setahun Rp. 44.640.000

PTKP : (TK/0)

Diri WP Sendiri Rp. 15.840.000

Jumlah PTKP Rp. 15.840.000

PKP Setahun Rp. 28.800.000

5% X Rp. 28.800.000 Rp. 1.440.000

PPh pasal 21 setahun Rp. 1.440.000

PPh pasal 21 sebulan Rp. 120.000

IV.3.3 Pembahasan atas Prosedur Pembayaran Gaji

Pembayaran gaji karyawan di Hotel XYZ biasanya dilakukan

tanggal 29 atau 30 (setiap akhir bulan). Dimana pihak yang terlibat dalam

prosedur ini adalah bagian accounting. Setelah bagian personalia

melakukan perhitungan atas rekap daftar gaji karyawan dengan

mencocokan kartu absensi yang telah diotorisasi oleh Manager Personalia.

Dokumen yang digunakan adalah rekap daftar gaji yang dibuat 2 rangkap.

Satu rangkap disimpan oleh bagian personalia dan satu rangkap diberikan

ke bagian accounting. Maka bagian accounting memeriksa kembali rekap

daftar gaji tersebut. Staff Payroll Accounting membuat rekap daftar gaji

101

untuk membuat duplikat data yang asli untuk ditandatangani oleh Direktur

Accounting untuk dibuatkan Bank Voucher Payment. Jika terdapat

pinjaman karyawan yang bersangkutan maka gaji yang bersangkutan akan

dipotong langsung pada gajinya sesuai dengan perjanjian. Setelah

perhitungan gaji karyawan benar maka bagian accounting membuat rekap

daftar gaji karyawan yang dibuat 2 (dua) rangkap. Rekap daftar gaji yang

dibuat oleh bagian accounting dipisahkan berdasarkan sistem pembayaran

yang akan dilakukan yang terdiri dari tiga bagian yaitu :

a. Untuk pembayaran gaji direksi pembayaran dilakukan dengan Cek atau

Giro.

b. Untuk karyawan selain direksi, pembayaran dilakukan dengan sistem

transfer melalui payroll bank.

c. Untuk karyawan yang belum memiliki rekening dari payroll bank maka

menggunakan sistem tunai.

Setelah proses ini selesai maka rekap daftar gaji karyawan

diserahkan kepada General Cashier untuk dibuatkan Bank Payment

Voucher dari gaji yang akan dibayarkan. Bank Payment Voucher diproses

dilengkapi dengan rekap daftar gaji yang dibuat oleh staff payroll

personalia, rekap daftar gaji yang dibuat oleh staff payroll accounting serta

lampiran gaji yang telah dipisahkan antara pembayaran dengan cek,

transfer dan tunai. Gaji yang telah lengkap beserta BPV diperiksa dan

disetujui terlebih dahulu oleh Manager Accounting untuk mengecek

kebenarannya setelah disetujui maka General Cashier membuka cek atau

giro dan membuat surat untuk Bank Payroll untuk serah terima gaji yang

102

akan dijalankan yang berisi jumlah payroll transfer, nomor giro dan jumlah

karyawan. Selanjutnya proses tanda tangan Direktur Accounting untuk

mengecek Cek atau Giro yang dibuka dan menandatangani dokumen

tersebut. Setelah diotorisasi oleh Direktur Accounting maka proses

selanjutnya penandatanganan oleh Direktur Operational untuk pengesahan

gaji yang dibayarkan, pengesahan cek atau giro haru ditandatangani oleh

dua Dewan Direksi (Direktur Accounting dan Direktur Operational) karena

cek atau giro yang dikeluarkan oleh bank memiliki dua specimen

tandatangan.

Setelah selesai otorisasi oleh pihak yang berwewenang maka :

a. Gaji direksi yang berupa cek atau giro diserahkan langsung kepada

yang bersangkutan melalui sekertaris direksi.

b. Gaji tunai berupa cek tunai yang ditunaikan dan dimasukan keamplop

berdasarkan nama dan gaji yang berbeda.

c. Cek atau giro transfer disetorkan ke bank payroll dengan menyerahkan

payroll letter yang sudah ditandatangani oleh Dewan Direksi.

Pengendalian internal atas prosedur pembayaran gaji karyawan

sudah cukup memadai. Hal ini digambarkan bahwa:

a. Bank Payment Voucher diotorisasi secara berlapis oleh manager

keuangan,direktur keuangan dan dewan direksi.

Sebelum membuat Bank Voucher Payment biasanya General cashier

memverifikasi kebenaran dan ketelitian atas perhitungan gaji dan upah

yang ada pada rekap daftar gaji yang dibuat oleh staff payroll

personalia dan akuntansi. Hal tersebut dilakukan untuk menghindari

103

terjadinya kecurangan atas transaksi penggajian oleh pihak-pihak yang

tidak bertanggung jawab dan menjamin bahwa bank voucher payment

dibuat atas dasar dokumen pendukung yang dapat diandalkan.

b. Dokumen atas pembayaran gaji diotorisasi oleh Manager

Accounting, Direktur Accounting dan Direktur Operational.

Untuk memastikan dokumen atas pembayaran gaji telah dioperasikan

dengan benar maka pembayaran gaji karyawan harus mendapatkan

otorisasi oleh pihak-pihak yang berwewenang seperti Manager

Accounting, Direktur Accounting dan Direktur Operational. Dokumen

tersebut antara lain : cek dan giro, bank voucher payment dan rekap

daftar gaji.

Adapun kendala yang sering dihadapi oleh bagian akuntansi dalam

proses penggajian antara lain :

a. Periode proses penggajian bertepatan dengan tanggal merah atau

hari raya.

Jika hal ini terjadi maka dapat menyebabkan keterlambatan atas

proses pembayaran gaji karyawan. Periode penggajian jatuh pada

tanggal 20 sampai tanggal 21. Dimana penarikan atas kartu jam hadir

dilakukan pada tanggal 22. Pada Hotel XYZ perhitungan daftar gaji

tidak dimajukan apabila terdapat tanggal merah hal ini menyebabkan

keterlambatan sering terjadi.

Oleh sebab itu saran yang diberikan penulis atas keadaan

tersebut maka sebaiknya kalender perhitungan daftar gaji dimajukan 2

sampai 3 hari misalnya tanggal 18. Hal tersebut dilakukan agar proses

104

perhitungan gaji sampai dengan proses pembayaran gaji tidak

terlambat.

b. Terjadi perubahan rekening karyawan yang tidak diinformasikan

terlebih dahulu sehingga pada saat transfer tidak masuk.

Seharusnya perusahaan memkomunikasikan kepada karyawan

bahwa jika terdapat karyawan yang akan melakukan pergantian

rekening karyawan harus dikonfirmasi terlebih dahulu, hal ini

dilakukan agar tidak memperhambat proses pembayaran gaji karyawan.

c. Adanya pembagian tiga jenis pembayaran gaji oleh fungsi

pembayaran gaji karyawan.

Seperti yang telah dijelaskan oleh penulis bahwa anda 3 jenis

pembayaran yang dilakukan oleh Hotel XYZ antara lain

a. Untuk pembayaran gaji direksi pembayaran dilakukan dengan Cek

atau Giro.

b. Untuk karyawan selain direksi, pembayaran dilakukan dengan

sistem transfer melalui payroll bank.

c. Untuk karyawan yang belum memiliki rekening dari payroll bank

maka menggunakan sistem tunai

Adapun saran yang dapat diberikan atas pembayaran gaji karyawan

pada Hotel XYZ adalah dalam sistem pembayaran seharusnya tidak

dibagi menjadi tiga sistem pembayaran seperti yang diatas. Untuk

mempermudah pembayaran agar lebih efisien maka pembayaran gaji

lebih baik jika menggunakan satu sistem saja yaitu sistem transfer dari

bank payroll sehingga prosedur atas pembayaran gaji lebih efektif.

105

IV.4 Evaluasi atas Catatan Akuntansi

Adapun catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan penggajian

pada Hotel XYZ adalah berdasarkan actual basis dimana gaji dicatat pada saat

tanggal giro atau cek dibuka. Maka bagian accounting mencatat jurnal penggajian,

yaitu :

Biaya gaji Departemen Accounting xxx

Biaya gaji Departemen ….. xxx

Bank payroll xxx

Sesuai dengan pengendalian internal yang baik seharusnya dalam catatan

akuntansi, bagian akuntansi menyediakan kartu penghasilan karyawan dimana

kartu ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang

diterima oleh setiap karyawan dan kartu biaya yang digunakan untuk mencatat

biaya tenaga kerja tiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk

pencatatan dalam kartu biaya ini adalah jurnal umum.

 

 

 

 

 

 

 

 

106

IV.5 Flowchart yang Diusulkan atas Pencatatan Waktu Hadir

Karyawan Bagian Personalia

Mulai

Mengambil kartu jam

hadir

Kartu Jam Hadir

Memasukan kartu jam hadir ke mesin

Kartu Jam Hadir

1

Kartu Jam Hadir

1

Mengecek kartu jam hadir

secara keseluruhan

2

Pencatatan waktu

2

Selesai

Diproses Lebih lanjut

Membuat rekap daftar

hadir

Rekap daftar hadir

Rekap daftar hadir

 

Gambar IV.2

Usulan Diagram Alir Fungsi Pencatatan Waktu Hadir

Karyawan

1. Prosedur ini dimulai dengan karyawan mengambil kartu jam hadir dan memasukan

kartu jam hadir ke mesin.

Pencatatan Waktu

107

2. Bagian pencatat waktu menerima catatan absensi karyawan.

3. Mengecek kartu jam hadir secara keseluruhan.

4. Membuat rekap daftar hadir karyawan.

5. Menyerahkan rekap daftar hadir ke bagian personalia.

Personalia

6. Bagian personalia menerima rekap daftar hadir yang telah dicek dari bagian

pencatatan waktu untuk diproses lebih lanjut, selesai.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

108

IV.6 Flowchart yang Diusulkan atas Prosedur Perhitungan Daftar Gaji

STAFF PAYROL

Membuat daftar gaji

2RDG

2Daftar Hadir Karyawan

T

2RDG

T

2DGK

Daftar Hadir Karyawan

Membuatrekap daftar

gaji

Input data ke

komputer

Cetak RDG

Mulai

Mengecek RDG &

DG

Otorisasi

2RDG

2DGK

Daftar Hadir Karyawan

2RDG

2DGK

Daftar Hadir Karyawan

1

1

MANAGER PERSONALIA

2

2

DGK : Daftar gaji karyawanRDG : Rekap daftar gajiDG : Daftar gaji

3

Mengecek DHK

Gambar VI.3 Usulan diagram alir atas Prosedur Perhitungan Daftar Gaji

oleh Staff Payroll dan Manager Personalia 

109

21

DGK

RDG

GENERAL CASHIERACCOUNTING

RDG

Mengecek Dokumen

RDG

2DGK

Daftar Hadir Karyawan

2DGK

T

3

4

4

selesai

Diproses Lebih lanjut

 Gambar IV.4 Usulan diagram alir atas Prosedur Perhitungan Daftar Gaji

Oleh Accounting dan General Cashier  

Staff Payroll

1. Menerima rekap daftar hadir karyawan dari fungsi pencatat waktu.

2. Melakukan pengecekan atas daftar hadir karyawan dan daftar hadir karyawan

rangkap ke-2 diarsipkan oleh staff payroll personalia.

110

3. Setelah dokumen sudah diperiksa, staff payroll membuat daftar gaji karyawan

sebanyak 2(dua) rangkap.

4. Setelah membuat daftar gaji karyawan maka staff payroll membuat rekap

daftar gaji yang dibuat dua (2) rangkap.

5. Menginput data ke komputer.

6. Mencetak daftar gaji dan rekap daftar gaji sebanyak dua (2) rangkap.

7. Memberikan daftar hadir rangkap 1, daftar gaji dan rekap daftar gaji ke

Manager Personalia untuk diotorisasi.

Manager Personalia

8. Menerima dokumen dari staff payroll.

9. Melakukan pengecekan atas perhitungan dokumen yang diberikan dari staff

payroll atas kebenaran data yang ada pada dokumen tersebut.

10. Melakukan otorisasi atas dokumen.

11. Memberikan rekap daftar gaji kepada staff payroll untuk diarsipkan.

12. Dokumen yang telah diotorisasi diberikan ke bagian accounting.

Accounting

13. Menerima rekap daftar gaji, daftar gaji dan daftar hadir karyawan.

14. Melakukan pengecekan atas kebenaran dokumen. Dokumen yang digunakan

adalah surat keputusan pengangkatan karyawan. dokumen tersebut digunakan

untuk mengetahui kebenaran atas status karyawan, masa kontrak karyawan,

keputusan kebijakan gaji yang diberikan perusahaan.

15. Mengarsipkan daftar hadir karyawan.

111

General Cashier

16. Menerima dokumen dari staff accounting untuk dibuatkan bank voucher

payment sebagai bukti kas keluar.

112

IV.7 Flowchart yang Diusulkan atas Prosedur Pembayaran Gaji

Gambar IV.5 Usulan diagram alir atas Prosedur Pembayaran Gaji

oleh General Cashier dan Manager Accounting

113

Membuat Cek dan Bank

Payroll Letter

Cek Atau Giro

Bank Payroll Letter

2

BPV1

DGK 2RDG

BPV2

DGK 1

RDG

GENERAL CASHIER

3 4

Direktur Accounting

Bank PayrollCek atau Giro

Memeriksa Dokumen

Cek atau GiroBPL

BPV

DGK

BPV

DGK

Menandatangani Dokumen

BPL : Bank Payroll Letter

3

ACCOUNTING

4

DGK 2RDG

T

5

Gambar IV.6 Usulan diagram alir atas Prosedur Pembayaran Gaji oleh

General Cashier, Direktur Accounting dan Accounting

114

DIREKTUR OPERATIONAL

Cek atau GiroBPL

BPV

DGK

Tanda tangan

Cek atau Giro

Cek atau Giro

BPLBPV

DGK

5

Cek Atau Giro

Bank Payroll Letter

BPV

DGK

Mencairkan Cek ke Bank

Mentransfer ke rekening karyawan

Bukti Transfer Bank

7

GENERAL CASHIER

Menyerahkan Bukti Transfer Bank dan

Tanda Terima Bukti Transfer Bank

Bukti Transfer Bank

8

Membuat Tanda Terima Bukti Transfer

Bank

2Tanda Terima Bukti Transfer

Bank

2Tanda Terima Bukti Transfer

Bank

7

Bukti Transfer Bank

6

6

Gambar IV.7 Usulan diagram alir atas Prosedur Pembayaran Gaji

Oleh Direktur Operational dan General Cashier

115

Gambar IV.8 Usulan diagram alir atas Prosedur Pembayaran Gaji

oleh Accounting dan Manager Accounting

116

10

Tanda Terima Bukti Transfer

Bank

T

GENERAL CASHIER Karyawan

12

2

Slip Gaji Karyawan

Menandatangani Slip Gaji

Karyawan

2

Slip Gaji Karyawan

Selesai

2

Slip Gaji Karyawan

T

ACCOUNTING

13

13

Gambar IV.9 Usulan diagram alir atas Prosedur Pembayaran Gaji

Oleh General Cashier, Karyawan dan Accounting

General Cashier

1. Menerima rekap daftar gaji dan daftar gaji yang telah diperiksa oleh staff payroll

accounting.

2. Membuat bank voucher payment sebagai formulir pengeluaran kas

3. Dokumen tersebut diberikan ke Manager Accounting.

117

Manager Accounting

4. Memeriksa dokumen penggajian yang diberikan dari general cashier, apakah jumlah

pada daftar gaji sesuai dengan jumlah yang tertera pada bank voucher payment.

5. Mengotorisasi dokumen untuk diproses ke tahap selanjutnya.

General Cashier

6. Setelah bank voucher payment disetujui oleh Manager Accounting maka General

Cashier membuat cek atau giro dan bank payroll letter, dimana bank payroll letter

digunakan sebagai lampiran atas pembayaran gaji ke Bank BNI.

7. Memisahkan dokumen yang harus diarsipkan. Rekap daftar gaji dan daftar gaji

rangkap ke dua diberikan ke bagian accounting untuk diarsipkan.

Direktur Accounting

8. Sedangkan Bank Payment Letter, Bank Payroll Letter, Daftar gaji dan Cek atau Giro

diberikan ke Direktur Accounting untuk di otorisasi. Cek atau giro hanya

ditandatangani oleh pihak yang berwewenang yaitu Direktur Accounting.

Direktur Operational

9. Setelah dokumen tersebut sudah diotorisasi oleh Direktur Accounting maka Cek atau

Giro tersebut diserahkan kepada Direktur Operational untuk ditandatangani. Cek

atau giro harus diotorisasi oleh dua dewan direksi yaitu Direktur Accounting dan

Direktur Operational.

10. Setelah dokumen tersebut sudah diotorisasi dengan lengkapoleh pihak yang

berwenang maka dokumen tersebut diserahkan kembali kebagian General Cashier.

General Cashier

11. Setelah dokumen lengkap maka general cashier mencairkan cek untuk pembayaran

atas gaji karyawan dan untuk ditransfer ke rekening masing-masing karyawan.

118

12. Setelah transaksi dilakukan maka general cashier akan menerima bukti tanda transfer

yang diberikan dari bank

13. Setelah itu bukti transfer diberikan ke bagian accounting untuk diproses lebih lanjut.

Accounting

14. Melakukan pemeriksaan atas bukti tanda transfer yang digunakan sebagai dasar

untuk melakukan pencatatan atas kas keluar atas gaji ke buku besar.

15. Setelah bukti tersebut disetujui maka slip gaji dikeluarkan yang sebelumnya di

otorisasi terlebih dahulu oleh Manager Accounting.

16. Setelah di otorisasi maka slip gaji diberikan ke masing-masing karyawan sebagai

tanda bukti gaji sudah diterima dan mereka dapat melihat rincian gaji mereka pada

dokumen slip gaji.