33

BAB IV

HASIL ANALISA DAN PEMBAHASAN

BAB IV HASIL ANALISA DAN PEMBAHASAN

Pada bab ini akan disajikan analisis dan pembahasan dari hasil wawancara

dan kunjungan ke Koperasi Kokarlina.dengan penerapan konsep PMBOK Guide

2004 yang telah dirumuskan dalam proses Initiation dan Planning dan selanjutnya

akan dilakukan pembahasan.

Data dalam analisa ini diperoleh dengan melakukan pertemuan dan

wawancara dengan pihak manajemen dan karyawan pada bagian IT dan pengguna

sistem.

4.1. Proses Inisiasi

4.1.1. Latar Belakang/Introduksi

Pengembangan unit usaha Koperasi Kokarlina PLN (Persero) menjadi 4 unit

usaha mendorong pihak manajamen ingin menerapkan sebuah sistem informasi yang

dapat mengkonsolidasi semua bagian sehingga proses bisnis dapat berjalan dengan

baik dan pihak manajemen dapat memanfaatkan informasi yang disediakan dalam

bentuk laporan-laporan.

34

4.1.2. Sasaran Bisnis Yang Ingin Dicapai

Tujuan Koperasi Kokarlina adalah meningkatkan pelayanan terbaik dan

mengembangkan usahanya yang berkelanjutan hingga dapat berkompetisi dengan

koperasi-koperasi yang ada di Indonesia sehingga dapat disejajarkan dengan

perusahaan-perusahaan besar lainnya. Sehingga sistem Informasi yang akan

diterapkan akan mendukung tujuan bisnis tersebut dengan meningkatkan prosedur

kerja yang profesional dalam melayani anggotanya maupun perusahaan rekanan.

Dengan pelayanan yang baik tentunya meningkatkan jumlah anggotanya dan dengan

profesionalisme yang diterapkan akan meningkatkan kerjasamanya dengan PT. PLN

(Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang. Hal ini tentunya akan

meningkatkan keuntungan bagi perusahaan. Karena fokus pada profit tersebut maka

proyek sistem informasi ini harus mampu mendukung kriteria-kriteria tersebut.

4.1.3. Situasi Sekarang dan Masalah Yang Ada

Sistem informasi yang digunakan saat ini pada Koperasi Kokarlina belum

sepenuhnya terkomputerisasi meskipun sebagian tampak sebagai terotomasi, dimana

masih tetap melanjutkan cara-cara operasi yang lama, lambat dan ketinggalan jaman.

Sebagai contoh, masih menggunakan komputer-komputer tunggal secara ekstensif

untuk aplikasi-aplikasi pengolah kata, spreadsheet, dan database, tetapi tetap

melanjutkan mengirim memo yang sama seperti keadaan pada sepuluh tahun yang

lalu.

Dari keadaan tersebut di atas membuat masalah-masalah yang dihadapai:

- Kehilangan kontrol terpusat

35

Sulitnya manajemen tingkat atas dapat dengan lebih mudah mengamati sumber

daya organisasi.

- Susunan sistem dan dokumentasi sistem yang kurang baik

Menyusun sistem-sistem dan aplikasi-aplikasi yang tidak teruji secara

keseluruhan sehingga mengakibatkan susunan sistem dan dokumentasi sistem

yang kurang baik

- Duplikasi sumber daya

Bagian-bagian organisasi menyusun sistem-sistem dan aplikasi-aplikasinya

sendiri tanpa menyadari bahwa beberapa sistem dan aplikasi tersebut dapat

dipakai bersama oleh lebih dari satu bagaian dalam organisasi.

- Ketidakkompatibelan

Bagian-bagian organisasi membeli softwarenya sendiri tanpa menyadari bahwa

software tersebut tidak kompatibel dengan software pada bagian-bagian yang lain

dalam organisasi, sehingga mengakibatkan kesulitan dalam memakai bersama

aplikasi dan data dan menerapkan fungsi komunikasi di antara bagian-bagian

dalam organisasi

- Ancaman keamanan

Ancaman keamanan, misalnya akses yang tidak sah, dalam sistem-sistem yang

terpisah lebih sulit ditangani daripada ancaman kemanan dalam sistem yang

terpusat

Bagaimanapun, pertumbuhan bisnis Koperasi Kokarlina menjadi lebih kompleks saat

ini, bahkan pimpinan Koperasi mengharapkan produktifitas personel tetap terjaga

36

pada semua tingkat untuk menggunakan fungsi terpadu yang sebelumnya tidak

tersedia.

4.1.4. Asumsi dan Batasan

Pengajuan sistem informasi yang diusulkan diharapkan bisa menjadi nilai

tambah bagi Koperasi Kokarlina dalam meningkatkan kinerja organisasi. Oleh

karenanya proyek ini harus mendapat dukungan dari setiap komponen organisasi

dengan keterlibatan langsung maupun tidak langsung.

Konsekuensi dari nilai tambah yang diberikan oleh proyek ini mendorong

pendapatan yang dihasilkan dalam satu tahun dapat membiayai proyek ini. Dan

dampaknya juga dapat mengurangi biaya internal operasi dan menambah pendapatan

organisasi.

Sistem yang baru harus jalan pada sebagian hardware yang ada maupun

hardware baru yang akan disediakan. Pada sisi pemakai juga harus

mempertimbangkan kemudahan akses dan keamanan dari pemakai yang tidak berhak.

4.1.2. Analisa Pilihan dan Rekomendasi

Dari semua yang dipaparkan di atas terdapat 3 tindakan yang harus dipilih:

1. Tidak melakukan apapun karena bisnis yang dilikukan berjalan dengan baik tanpa

perlu sistem yang baru.

2. Membeli software khusus untuk mengakomodasi kemampuan yang baru degan

sedikit pengembangan

37

3. Mendesain dan mengimplementasikan sistem yang baru dengan sember daya

yang ada maupun yang akan dipersiapkan.

Berdasarkan diskusi dengan stakeholder, dipastikan bahwa pilihan ke tiga adalah

yang paling baik dan akan dipilih.

4.1.3. Rencana Kebutuhan Sementara

Berdasarkan kebutuhan yang dinalisa melalui wawancara kepada user

pengguna di setiap unit usaha bahwa proyek restrukturisasi sistem informasi ini

memerlukan :

UNIT TOKO

• Transaksi Jual

a. Tunai

Transaksi tunai dapat terjadi tanpa melihat apakah customer tesebut

anggota koperasi atau bukan. Transaksi ini terjadi untuk umum.

b. Kredit

- Bayar Akhir Bulan

Transaksi terjadi apabila Anggota Koperasi berbelanja dan meminta

kasir untuk memotong Gaji mereka di akhir bulan sesuai dengan total

pembelanjaan mereka di bulan yang bersangkutan (anggota diberi

struk pembelanjaan).

38

- Bayar Cicil

Koperasi menawarkan pembelanjaan cicilan (exp. Audio, Sepeda, dll)

yang setiap bulannya akan dipotong dari gaji mereka, dimana jumlah

bulan cicilan akan disesuaikan dengan persetujuan kedua belah pihak

dan mereka akan dikenakan bunga (± 1% / bulan).

• Transaksi Beli Stok

a. Tunai

Barang2 konsumsi sampai saat ini selalu dibeli tunai dengan catatan setiap

barang yang akan mendekati masa kadaluarsanya akan dapat ditukar

dengan yang baru.

b. Konsinyasi

Transaksi konsinyasi terjadi terhadap barang2 non konsumtif, spt.

Elektronik, Sepeda, keperluan rumah tangga, dll. Pembayaran dari barang

tersebut sesuai dengan persetujuan antara pihak toko dengan pemasok

barang.

• Stok Opname

Setiap bulannya toko akan melakukan proses stok opnam dimana data yang

telah didapat akan diinput kedalam aplikasi.

• Data Pemasok

Toko selalu menyimpan data pemasok mereka (baik lama ataupun baru)

dengan begitu mereka akan mudah menghubungi apabila ada pemesanan

barang.

39

UNIT SIMPAN PINJAM

• Persetujuan Pinjaman terhadap anggota Koperasi

Unit simpan pinjam akan memfasilitasi anggotanya yang ingin mengajukan

pinjaman, pinjaman tersebut akan dikenakan bunga (± 1% per bulan) dan

dibebankan kedalam gaji mereka setiap bulannya. Setiap pinjaman

mempunyai masa cicilan max. 12 bulan dimana max. pinjaman sebesar 5jt.

Apabila dana yang tersedia tidak mencukupi untuk memfasilitasi semua

peminjam maka USP akan menyerahkan data2 pemohon tersebut ke Bank

Bukopin untuk difasilitasi dana tersebut, bank bukopin telah menjadi rekanan

dari KOKARLINA dalam hal memfasilitasi dana pinjaman anggota.

• Klarifikasi Data Anggota

a. Daftar Baru

Unit simpan pinjam akan memfasilitasi siapapun yang akan mendaftar jadi

anggota dengan kriteria2 tertentu dan setiap yang akan menjadi anggota

harus bersedia dipotong iuran anggota setiap bulannya.

b. Keluar Dari Keanggotaaan

Setiap anggota yang telah memasuki masa pensiun akan dianggap keluar

dari keanggotaan, selain dari yang keluar dari keanggotaan sesuai dengan

keinginan masing-masing.

UNIT APOTIK

• Pembelian Inventory

Kokarlina bekerjasama dengan perusahaan – perusahaan farmasi dalam

memenuhi kebutuhan inventory, proses order barang dapat dilakukan dengan

40

cara telpon langsung ataupun memberikan surat pemesanan (SP) kepada sales

yang datang ke apotik.

Setelah menerima SP sales tsb akan memberikannya kepada perusahaan untuk

diproses lebih lanjut, setelah menerima seluruh barang yang dipesan (sesuai

SP) maka apotik akan menerima faktur(rangkap 6) dari perusahaan tsb. Yang

diterima hanyalah lbr ke-5(u/ arsip) dan lbr ke-6(u/ asisten apoteker).

• Penjualan Obat (eceran atau resep)

a. Secara Tunai

Anggota ataupun umum akan datang ke apotik dan memesan obat baik

obat generic ataupun resep dokter, setelah itu mereka akan diberikan bon

penerimaan obat untuk ditandatangani (rangkap 2) dan membayar sesuai

total obat.

b. Secara Kredit

Fasilitas ini hanya dapat dilakukan apabila anggota adalah karyawan PLN

atau KOKARLINA dan juga pensiunan PLN, laporan antara karyawan

dan pensiunan akan dipisah supaya tidak terjadi kesalahpahaman antara

apotik dengan AP yang akan dikirim tagihan nantinya.

UNIT KENDARAAN

• Record Perlengkapan

Sampai saat ini unit kendaraan hanya meminjam perlengkapan dari supervisor

mereka, tetapi bila memutskan membeli perlengkapan mereka lebih memilih

melakukan pembayaran secara tunai.

41

• Record Peralatan

a. Tunai

Setiap kali melakukan proses perbaikan kendaraan Operasional (spt:

Avanza, Innova, Mega Pro, Kijang Pick-Up, Carry, Honda Win) mereka

langsung membeli peralatan2 yang akan digunakan dan tidak melakukan

penyetokan.

b. Inventory

Sampai saat ini KOKARLINA hanya melakukan pembelian oli kendaraan

untuk dijadikan inventory.

Laporan Bulanan

UNIT TOKO

• Data Stok Offname

Data ini menerangkan jumlah barang2 yang masih tersedia ditoko yang

didapat dari print out aplikasi dan ini menjadi landasan dalam membuat RAB.

• Data Transaksi Penjualan (Tunai / Kredit)

a. Tunai

Semua proses transaksi tunai yang terjadi akan direkam kedalam aplikasi

saat ini dan pada akhir bulan mereka akan mencetak laporan transsaksi

tersebut guna ditinjau oleh Manajemen Toplevel.

Sistem penjualan barang tunai : X * 105%

42

b. Kredit / Cicilan

Transaksi kredit yang terjadi dapat dikategorikan menjadi transaksi cicilan

atau transaksi kredit yg dipotong di akhir bulan, semua ini akan direkam

kedalam aplikasi mereka supaya akhir bulan dapat memberikan laporan

jumlah transaksi mereka yang terjadi pada bulan tersebut.

Sistem penjualan barang secara kredit : (X * 105%) + ( 1% * Y )

Ket : X = Nilai barang dari pemasok

Y = Jumlah bulan yang diinginkan pembeli

• Rencana Anggaran Bulanan (RAB) – tgl 15

RAB akan dibuat setiap tanggal 15 dan RAB tersebut harus mencakup

perkiraan pembelanjaan yang akan dilakukan pada bulan selanjutnya.

• Data Pembelian Stok (Tunai / Konsinyasi)

Semua barang yang menjadi inventory mereka akan direkam pada akhir bulan

dan mereka membedakan jenis laporannya antara yang mereka beli tunai dan

yang dilakukan secara konsinyasi.

• Data Retur Stok Barang

Data barang2 retur tentu akan direkam diaplikasi dan laporan tersebut akan

menjelaskan kepada manajemen barang2 yang dikembalikan kepada pemasok.

• Data Tagihan Bulanan

Saat ini reporting tagihannya selalu digabung (KD & AP) dan mereka ingin

supaya laporan tersebut dapat dipisah menurut lokasi dari masing2 anggota

yang mempunyai tagihan di Toko.

43

UNIT SIMPAN PINJAM

• Rencana Anggaran Bulanan (RAB)

Unit simpan pinjam akan membuat RAB setiap tgl 9 setiap bulannya. RAB ini

akan memfasilitasi anggota2 yang akan mengajukan pinjaman dan juga

memfasilitasi unit2 usaha yang lain apabila ingin mengajukan persekot.

• Laporan data Keanggotaan

Proses daftar baru dan keluarnya seseorang dari keanggotaan akan dilaporkan

kepada manajemen atas.

• Laporan data Pinjaman\

Setiap anggota yang telah mengajukan pinjaman akan direkap dan rekapan

tersebut akan dilaporkan kepada Manajemen Toplevel.

• Laporan Tagihan Anggota

Setelah direvisi oleh manjemen toplevel maka divisi Adm akan mencetak

tagihan yang akan diserahkan kepada PLN guna proses pemotongan gaji

pegawai mereka yang mempunyai tanggungan pinjaman.

UNIT APOTIK

• Laporan Tagihan(Invoice)

Apotik akan membuat tagihan yang dipisah masing – masing AP/AJ PLN

sesuai dengan apa yang telah karyawan pesan, didalam tagihan akan terlampir

resep – resep obat dan bon penjualan barang. Serta dilampiri juga kwitansi

penerimaan tagihan yang harus ditandatangani oleh pihak yang dituju ataupun

perwakilan.

44

• Data Stok Opnam

Data ini menerangkan jumlah barang2 yang masih tersedia yang didapat dari

print out aplikasi dan ini menjadi landasan dalam membuat RAB.

• Data Transaksi Penjualan (Tunai / Kredit)

a. Tunai

Semua proses transaksi tunai yang terjadi akan direkam kedalam aplikasi

saat ini dan pada akhir bulan mereka akan mencetak laporan transaksi

tersebut guna ditinjau oleh Manajemen Toplevel.

Sistem penjualan barang tunai : X * 105%

b. Kredit

Setiap transaksi kredit yang terjadi akan di print dari aplikasi supaya di

akhir bulan dapat memberikan laporan jumlah transaksi yang terjadi pada

bulan tersebut. Setelah itu akan membuat tagihan yang kemudian

diserahkan kepada AP/AJ dan KD yang bersangkutan.

• Rencana Anggaran Bulanan (RAB) – tgl 15

RAB akan dibuat setiap tanggal 15 dan RAB tersebut harus mencakup

perkiraan pembelanjaan yang akan dilakukan pada bulan selanjutnya.

• Data Pembelian Stok

Semua barang yang menjadi inventory mereka akan di input setiap bulannya

setelah proses penerimaan barang, pembayaran akan dilakukan 1 minggu

setelah penerimaan faktur pembelian.

45

UNIT KENDARAAN

• Laporan Biaya Perbaikan Kendaraan Operasional

Segala sesuatu yang telah dibeli sesuai dengan kebutuhan perbaikan

kendaraan operasional akan dilaporkan kepada manager.

• Laporan Sewa Kendaraan

Laporan ini menunjukkan mobil2 yang sedang disewa oleh AP/AJ PLN

diseluruh wilayah JABODETABEK dan total pemasukan yang didapat dari

penyewaan tersebut

4.1.5. Estimasi Biaya Dan Analisa Keuangan

Estimasi biaya sementara untuk keseluruhan proyek adalah Rp 274.900.000,-.

Estimasi ini berdasarkan pekerjaan manajer proyek dan staf lain selama 6 bulan.

Untuk manajer proyek akan memperoleh pendapatan Rp 8.000.000,- per bulan. Dan

untuk staf lain total pendapatan sebesar Rp 18.000.000,- per bulan. Perkiraan ini juga

termasuk pembelian infrastruktur dan perangkat lunak pendukung sebesar Rp

121.900.000.-. Setelah proyek selesai akan ada biaya pemeliharaan sebesar

Rp.22.950.000,-

Keuntungan yang diperoleh dari proyek ini merupakan hasil dari efektifitas

kerja. Sehingga analisa keuangan diperhitungkan berdasarkan peningkatan

keuntungan bisnis saja.

Dengan peningkatan keuntungan 12% per tahun dari Rp 1.000.000.000,-

Koperasi Kokarlina setiap tahunnya akan menambah keuntungannya sebesar Rp

120.000.000,-.

46

Pada tabel 4-1 sebuah ringkasan biaya dan keuntungan proyek menunjukkan

perkiraan Net Present Value (NPV) , Return On Investment (ROI), dan perkiraan

periode Payback. NPV adalah sebesar Rp 232.592.509,-. ROI berdasarkan

penggunaan selama 5 tahun 63%. Sedangkan waktu yang diperlukan dalam

pengembalian investasi terjadi pada periode tahun ke 2.

Tabel 4.1 Analisa Keuangan

Discount Rate 8%Asumsi proyek dilaksanakan Tahunselama 6 bulan 0 1 2 3 4 5Costs 274,900,000 22,950,000 22,950,000 22,950,000 22,950,000 22,950,000Discount factor 1.00 0.93 0.86 0.79 0.74 0.68Dicount Cost 274,900,000 21,250,000 19,675,925.93 18,218,449.93 16,868,935.12 15,619,384.37 366,532,695

Benefit 120,000,000 120,000,000 120,000,000 120,000,000 120,000,000 120,000,000Discount Factor 1.00 0.93 0.86 0.79 0.74 0.68Discount Benefit 120,000,000 111,111,111.11 102,880,658.44 95,259,868.92 88,203,582.34 81,669,983.64 599,125,204

Discount benefits - costs (154,900,000) 89,861,111.11 83,204,732.51 77,041,418.99 71,334,647.21 66,050,599.27 232,592,509Cumulative benefits - costs (154,900,000) (65,038,888.89) 18,165,843.62 95,207,262.61 166,541,909.83 232,592,509.10

ROI 63%Payback di tahun 2

AsumsiCostsStaff 153,000,000.00Software & Service 121,900,000.00Total biaya proyek 274,900,000.00

BenefitKeuntungan dari 12% per tahun 120,000,000.00Total keuntungan tahunan 120,000,000.00

Discount FactorYear 0 : 1/(1+0.08)0 1.00Year 1 : 1/(1+0.08)1 0.93Year 2 : 1/(1+0.08)2 0.86Year 3 : 1/(1+0.08)3 0.79Year 4 : 1/(1+0.08)4 0.74Year 5 : 1/(1+0.08)5 0.68

Total

Analisa Keuangan Manajemen Proyek Sistem Restrukturisasi Koperasi Kokarlina

NPV

48

4.1.6. Perkiraan Waktu

Waktu yang diinginkan oleh pimpinan Koperasi Kokarlina untuk

menyelesaikan proyek ini adalah 6 bulan. Dan diharapkan bahwa penggunaan sistem

ini akan difungsikan sampai 5 tahun ke depan.

4.1.7. Resiko Yang Akan Dihadapi

Beberapa resiko yang dapat terjadi dari manajemen proyek ini adalah:

- Resiko internal dimana end user kurang tertarik dengan sistem yang baru. Hal ini

mengingat karena user sudah terbiasa dengan sistem lama yang sudah berjalan

hampir 10 tahun dan kondisi demografi staf yang ada sebagian besar usianya di

antara 30 sampai 40 tahun bahkan lebih.

- Resiko eksternal adalah kondisi ekonomi yang tidak terduga menyebabkan nilai

mata uang dolar mempengaruhi estimasi biaya pada infrastruktur perangkat keras.

- Resiko utama adalah investasi uang dan waktu yang dilakukan pada proyek ini

dikhawatirkan tidak sesuai dengan keuntungan proyek yang direncanakan

4.2. Proses Perencanaan

4.2.1. Perencanaan Manajemen Ruang Lingkup

Rencana ruang lingkup ini ditungkan dalam dokumen yang digunakan untuk

membangun dan memastikan pemahaman ruang lingkup proyek. Didalamnya

menggambarkan detail pekerjaan untuk memenuhi perangkat yang penting seperti

yang ada dalam lampiran B.

49

4.2.2. Perencanaan Manajemen Aktifitas dan Waktu

Keseluruhan proses perencanaan manajemen aktifitas dan waktu merupakan

tindak lanjut dari work breakdown structure yang sebelumnya telah dikembangkan,

sebuah tabel garis waktu(timeline) sebaiknya dibuat demi kejelasan project

management team dalam mengerjakan proyek dan project sponsor dalam memonitor

proyek nantinya. Lebih jelas lagi mengenai manajemen aktifitas dan waktu dapat

dilihat pada bagian lampiran C.

4.2.3. Perencanaan Manajemen Biaya

4.2.3.1. Perkiraan Biaya

Menentukan perkiraan biaya untuk proyek ini haruslah menggunakan tipe

definitive estimate, hal tersebut dikarenakan jarak pembuatan perencanaan strategis

dengan proses eksekusi kurang dari 1 tahun dengan begitu tingkat inflasi yang

mungkin terjadi tidaklah terlalu signifikan.

Penghitungan perkiraan biaya proyek dibedakan menjadi 6 tingkatan,

diantaranya Project Management, Hardware, Software, Testing, Training, dan

Reserves(cadangan dana). Adapun detil dari estimasi tersebut adalah sebagai berikut :

1. Project Management

Pembagian waktu project manager, Network Administrator, dan System Analyst

akan terbagi sebagai berikut, 75% akan digunakan untuk pengembangan aplikasi

dan sistem perusahaan dan sisanya akan dibagi untuk testing dan training bagi

users. Perhitungan biaya gaji bagi project manager dan lainnya dilakukan per

bulan dengan kriteria sebagai berikut, Project Manager Rp. 8.000.000,-/bulan,

50

Network Administrator Rp. 5.000.000,-/bulan, Technical Support Rp. 1.500.000,-

/bulan, Application Coordinator/System Analyst Rp. 6.000.000,-/bulan, dan

Software Developer/Database Administrator Rp. 5.000.000,-/bulan. Masing –

masing posisi akan menerima gaji sesuai dengan jangka waktu proyek, yaitu 6

bulan.

2. Hardware

2.1 Server

Untuk pembelian server perusahaan yang baru akan dianggarkan sebesar Rp.

15.000.000,- per unit dimana keperluan server hanya berjumlah 1 unit.

2.2 Computers

Penganggaran 3 unit personal computer(PC) rakitan dengan masing – masing

unit sebesar Rp. 5.000.000,- juga termasuk dalam penyediaan perlengkapan

proyek.

2.3 Switch(8 port)

Pembelian 3 unit Switch (8 port) dengan harga Rp. 300.000,-/unit, sesuai

dengan harga dipasaran saat ini.

2.4 Kabel Optic

Guna penghematan dianggarkan pembelian kabel optik secara kardus, dimana

total jarak 1 kardus kabel optik adalah 305m. Dengan harga Rp. 500.000,-

/kardus dengan total pembelian 2 kardus.

51

3. Software

3.1 Windows 2003

Pengstandarisasian sistem operasi yang akan digunakan menuntut pembelian

software Windows 2003, ini dilatari agar setiap komputer yang akan

menggunakan aplikasi nantinya mempunyai sistem operasi yang kompatibel.

Dana yang dianggarkan untuk software tersebut sebesar Rp. 30.000.000,-

($3000), sesuai dengan harga pasar saat ini.

3.2 License Windows 2003

Selain pembelian software dianggarkan juga biaya untuk pembayaran

ijin(license) bagi pemakai sistem operasi. Pengestimasian pemakai sistem

operasi tersebut adalah sebanyak 5 orang, dengan asumsi setiap unit usaha

diwakili 1 komputer yang menangani aplikasi dan 1 untuk sekretariat dengan

total biaya Rp. 5.000.000,- (Rp. 1.000.000,-/user).

3.3 SQL Server 2000 (5 User License)

Untuk database aplikasi akan menggunakan SQL Server 2000, dana yang

disediakan untuk pembeliannya sebesar Rp. 55.000.000,- dan itu sudah

termasuk ijin(license) bagi 5 orang yang akan memakai software

tersebut(maksimal untuk sekali penggunaan)

4. Testing

Estimasi biaya ujicoba aplikasi(testing) dianggarkan sebesar 10% dari total biaya

hardware dan sofware.

52

5. Training

Untuk pelatihan(training) proyek akan mengalokasikan dana sebesar Rp. 50.000,-

/orang dengan total karyawan sebanyak 35 orang maka keseluruhan dana yang

diperlukan adalah Rp. 1.750.000,-.

6. Reserves

Tersedianya cadangan dana(reserves) untuk setiap proyek sangatlah penting,

maka dari itu akan dialokasikan dana sebesar 15% dari total estimasi.

Unit Satuan Harga Satuan Subtotal Subtotal Each Level % of Total Project

1. Project Management Rp. 153.000.000,00 46,06% Project Manager 1 Orang Rp. 8.000.000,00 Rp. 48.000.000,00 Network Administrator 1 Orang 5.000.000,00 30.000.000,00 Technical Support 1 Orang 1.500.000,00 9.000.000,00 Application Coordinator/System Analyst 1 Orang 6.000.000,00 36.000.000,00 Software Developer/Database Administrator 1 Orang 5.000.000,00 30.000.000,00 2. Hardware Rp. 31.900.000,00 9,60% 2.1 Server 1 Unit Rp. 15.000.000,00 Rp. 15.000.000,00 2.2 Computers 3 Unit 5.000.000,00 15.000.000,00 2.3 Switch 8 port 3 Unit 300.000,00 900.000,00 2.4 Kabel Optic 2 Kardus 500.000,00 1.000.000,00 3. Software Rp. 90.000.000,00 27,09% 3.1 Windows 2003 1 Unit Rp. 30.000.000,00 Rp. 30.000.000,00 3.2 Windows 2003 licence 5 Unit 1.000.000,00 5.000.000,00 3.3 SQL Server 5 user licence 1 Unit 55.000.000,00 55.000.000,00

4. Testing (10% from total hardware & software) Rp. 12.190.000,00 Rp. 12.190.000,00 3,67%

5. Training Rp. 1.750.000,00 0,53% 5.1 Trainee Costs Rp. 1.750.000,00 6. Reserves (15% from Total estimate) Rp. 43.326.000,00 Rp. 43.326.000,00 13,04% Total Cost Estimate Rp. 332.166.000,00

Tabel 4.2 Perkiraan Biaya Proyek

54

4.2.3.2. Rencana Alokasi Biaya

Setelah mengestimasi total dana proyek langkah selanjutnya yang dilakukan

adalah membuat biaya pengeluaran yang akan dipisah menjadi per bulan, dengan

begitu pihak perusahaan dapat melihat dengan jelas cash flow yang akan terjadi

selama proyek berjalan.

1. Project Management

Setiap bulannya gaji project management team yang terdiri dari Project Manager,

Network Administrator, Technical Support, Application Coordinator/System

Analyst, dan Software Developer/Database Administrator akan dikeluarkan,

sampai proyek selesai.

2. Hardware

2.1 Server

Pembelian server yang akan menunjang perusahaan akan dikeluarkan di bulan

ke-2 sebesar Rp. 15.000.000,- setelah proses pembangunan infrastruktur

perusahaan selesai.

2.2 Computers

Pembelian komputer dibagi menjadi 2 periode, periode pertama adalah

pembelian 2 unit komputer di bulan ke-1 (Rp. 5.000.000 * 2) guna menunjang

kerja project management team dalam memnbangun sistem komputerisasi

perusahaan. Setelah itu pembelian 1 unit lagi dilakukan di bulan ke-6 (Rp.

5.000.000,-) dengan tujuan tambahan komputer guna proses pelatihan

karyawan.

55

2.3 Switch(8 port)

Sebelum memulai pembangunan infrastruktur sistem diperlukan switch, maka

itu switch akan dibeli pada bulan ke-1 sebanyak 3 unit dengan harga Rp.

300.000,-/unit.

2.4 Kabel Optic

Selain switch, di bulan ke-1 juga dikeluarkan dana untuk pembelian kabel optik

sebanyak 2 kardus dengan harga Rp. 500.000,-/kardus guna mendukung

pembangunan infrastruktur sistem.

3. Software

3.1 Windows 2003

Sistem operasi yang akan digunakan setiap komputer yang menggunakan

aplikasi haruslah dibuat sama, supaya proses pembangunan aplikasinya menjadi

lebih mudah dan kompatibel sesuai sistem operasi yang digunakan.

Berlandaskan hal tersebut maka dana sebesar Rp. 30.000.000,- akan digunakan

untuk pembelian 1 CD software Windows 2003 original.

3.2 License Windows 2003

Setelah membeli software maka pembayaran licensi untuk penggunaannya akan

dikeluarkan pada bulan ke-1 sebesar Rp. 5.000.000,- (Rp. 1.000.000,- * 5),

dengan asumsi hanyalah 1 pengguna di masing – masing unit usaha ditambah 1

pengguna di sekretariat.

3.3 SQL Server 2000 (5 User License)

Pembelian software database SQL Server 2000 dikeluarkan di bulan ke-1

beracuan kepada kerja sofware developer yang akan memulai menganalisa

56

keperluan sistem Aplikasi yang akan dibangun semenjak awal bulan, Rp.

55.000.000,- sudah termasuk biaya licensi untuk 5 pengguna software.

4. Testing

Pembagian dana pengujian aplikasi(testing) dimulai sejak bulan ke-3 sampai ke-5

dengan detil sebagai berikut, bulan ke-3 dialokasikan sebesar 30% dari total

estimasi hardware dan software (30% * Rp. 12.190.000), kemudian di bulan ke-4

dialokasikan dana sebesar 40% (30% * Rp. 12.190.000). terakhir, bulan ke-5,

akan dialokasikan sebesar 30% (30% * Rp. 12.190.000).

5. Training

Di akhir proyek akan diadakan proses pelatihan(training) terhadap aplikasi

pemrograman yang telah selesai dikembangkan terhadap seluruh karyawan

perusahaan. Dana sebesar Rp. 50.000,- akan dialokasikan untuk setiap karyawan

yang di-training, total karyawan yang akan di-training berjumlah 35 orang dengan

begitu diharapkan setiap individu akan dapat mengoperasikan aplikasi bila

diperlukan.

6. Reserves

Cadangan dana akan dialokasikan mulai bulan ke-3 sampai selesainya proyek

dengan pembagian sebagai berikut, bulan ke-3 sebesar 20% (20%*Rp.

43.326.000,-) dari seluruh total estimasi, disusul 30% (30%*Rp. 43.326.000,-) di

bulan berikut. Kami mengalokasikan dana cadangan terbesar di bulan ke-5, yaitu

sebesar 35% (35%*Rp. 43.326.000,-) dan di akhir proyek dialokasikan sebesar

15% (15%*Rp. 43.326.000,-).

Month 1 2 3 4 5 6 Total 1. Project Management Project Manager 8,000,000.00 8,000,000.00 8,000,000.00 8,000,000.00 8,000,000.00 8,000,000.00 48,000,000.00

Network Administrator 5,000,000.00 5,000,000.00 5,000,000.00 5,000,000.00 5,000,000.00 5,000,000.00 30,000,000.00

Technical Support 1,500,000.00 1,500,000.00 1,500,000.00 1,500,000.00 1,500,000.00 1,500,000.00 9,000,000.00

Application Coordinator/System Analyst 6,000,000.00 6,000,000.00 6,000,000.00 6,000,000.00 6,000,000.00 6,000,000.00 36,000,000.00

Software Developer/Database Administrator

5,000,000.00 5,000,000.00 5,000,000.00 5,000,000.00 5,000,000.00 5,000,000.00 30,000,000.00

2. Hardware

2.1 Server 15,000,000.00 15,000,000.00

2.2 Computers 10,000,000.00 5,000,000.00 15,000,000.00

2.3 Switch(8 port) 900,000.00 900,000.00

2.4 Kabel Optic 1,000,000.00 1,000,000.00

3. Software

3.1 Windows 2003 30,000,000.00 30,000,000.00

3.2 Windows 2003 licence 5,000,000.00 5,000,000.00

3.3 SQL Server 5 user licence 55,000,000.00 55,000,000.00

4. Testing 3,657,000.00 8,533,000.00 12,190,000.00 12,190,000.00

5. Training

5.1 Trainee Costs 1,750,000.00 1,750,000.00

6. Reserves 8,665,200.00 12,997,800.00 15,164,100.00 6,498,900.00 43,326,000.00

Total 72,400,000.00 95,500,000.00 37,822,200.00 47,030,800.00 52,854,100.00 38,748,900.00 332,166,000.00

Tabel 4.3 Rencana Alokasi Biaya

58

4.2.4. Perencanaan Manajemen Kualitas

Perusahaan memutuskan untuk mengembangkan sistem informasi sendiri

karena mereka ingin mempunyai dokumentasi source code dari sistem aplikasi yang

diinginkan, seperti modul toko, modul apotik, modul simpan pinjam, modul

kendaraan, dan modul kesekretariatan. Untuk lebih jelasnya mengenai template

perencanaan manajemen kualitas dapat dilihat pada lampiran D.

4.2.5. Perencanaan Manajemen Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumber daya manusia dalam proyek ini kami bagi menjadi 3

bagian, diantaranya :

1. Membangun Struktur Organisasi Proyek

2. Membuat Matrix Tanggung Jawab Tugas

3. Membuat Rencana Manajemen Staf

a. Struktur Organisasi Proyek

Penampilan struktur organisasi proyek yang akan diterapkan dalam proyek ini

akan ditetapkan sebagai berikut, project manager sebagai top level management

yang bertugas mengawasi keseluruhan perkembangan proyek dan

bertanggungjawab kepada project sponsor dari KOKARLINA. Dibawah project

manager terdapat Network Coordinator dan Application Coordinator yang akan

melaporkan perkembangan proyek, tentunya masung-masing koordinator

mempunyai asisten. Dibawah ini terdapat tanggung jawab dari masing – masing

asisten koordinator.

59

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Proyek

Responsibility :

Project Manager

Bertanggungjawab untuk mengatur kelancaran dan kesempurnaan proses

keseluruhan proyek.

Network Coordinator

Bertanggungjawab mengkoordinasi penggunaan jaringan dan hardware untuk

memastikan kelancaran jaringan perusahaan.

Technical Support

Bertanggungjawab atas infrastruktur sistem dan hardware yang mendukung

aplikasi.

Application Coordinator

Bertanggungjawab atas kesempurnaan dari aplikasi yang diinginkan.

60

System Analyst

Bertanggungjawab atas kelancaran alur sistem yang mendukung aplikasi.

Software Developer

Bertanggungjawab mengembangkan aplikasi menggunakan Visual Basic.

Database Administrator

Mengembangkan struktur database yang mendukung aplikasi dengan

menggunakan SQL Server 2000.

b. Matrix Tanggung Jawab Tugas

Pembagian tugas yang detil membantu project management team dalam bekerja,

yang nantinya akan mempermudah project sponsor dalam menganalisa setiap

laporan perkembangan status proyek setiap bulannya dan mengetahui siapa yang

bertanggung jawab terhadap permasalahan yang timbul perihal kemajuan proyek.

61

Project Manager

Software Coordinator

Software Developer

Network Coordinator

Technical Support

Inisiasi S,A R I R I Perencanaan S,A R I R I Pelaksanaan

Analisa Kebutuhan Software S A,R E,I P P

Analisa Kebutuhan Hardware S P P A,R E,I

Desain

Desain Software & Database S A,R E I P

Desain Hardware & Jaringan S I P A,R E

Pengembangan

Pengembang Software S A,R E I P

Instalasi Hardware & Jaringan S P P A,R E

Testing S A,R E A,R E

Pembuatan software selesai S A,R P A,R P

Keterangan : P : Participants A : Accountable R : Review Required E : Executor I : Input Required S : Sign-Off Required

Tabel 4.4 Matrix Tanggung Jawab Tugas

c. Rencana Manajemen Staf

Perancangan rencana manajemen staf menggunakan tools sebuah resource

diagram, penggambaran jelas setiap bagian dari project management team yang

dibagi per bulannya. Walaupun dalam diagram tidak tercantum bukan berarti staff

62

proyek yang bersangkutan sudah selesai tugasnya, namun mereka tetap membantu

staff proyek yang bertanggung jawab.

6

5

4

3

2

1

Num

ber

Of P

eopl

e

0

Januari Februari Maret April Mei Juni

Project Manager

Application Coordinator/ System Analyst

Network Coordinator

Software Developer/ Database Administrator

Texhnical Support

Gambar 4.2 Rencana Manajemen Staff

4.2.6. Perencanaan Manajemen Komunikasi

Berdasarkan struktur organisasi proyek sebelumnya, rancangan rencana

manajemen komunikasi yang bertujuan menentukan informasi dan jenis komunikasi

yang akan disampaikan kepada project sponsor.

Detil dari rencana manajemen komunikasi yang diperuntukkan bagi proyek

ini adalah seperti di bawah ini.

63

STAKEHOLDERS DOCUMENTS NAME

DOCUMENTS FORMAT

CONTACT PERSON DUE

Monthly status report Hardcopy First of month Project Manager User Acceptance Test Hardcopy Agung Wijanarko 30/6/2007

Monthly status report Softcopy First of month Training Plan Hardcopy 20/6/2007 Application

Coordinator/System Analyst Software

Implementation Plan Hardcopy

Niko Ardiansyah 5/5/2007

Monthly status report Softcopy First of month Software

Developer/Database Admiistrator

Application Testing Plan Hardcopy

Handi Biantoro 5/3/2007

Network Coordinator Monthly status report Softcopy Sutranta First of month

Technical Support Monthly status report Softcopy Nursanto Limantono First of month

Tabel 4.5 Rencana Manajemen Komunikasi

a. Project Manager

Berikut ini beberapa laporan yang akan diserahkan/dibuat oleh project

manager kepada project sponsor, diantaranya :

1. Monthly status report

Setiap bulannya project manager akan menggabungkan seluruh laporan

perkembangan dari masing – masing koordinator kedalam sebuah

laporan perkembangan proyek yang berupa hardcopy dan diserahkan

kepada project sponsor.

2. User Acceptance Test

Setelah selesai ujicoba aplikasi selama kurang lebih 2 bulan, project

manager akan membuat sebuah user acceptance test yang ditujukan

kepada seluruh karyawan akan kekompatibelan aplikasi tersebut

64

terhadap operasional mereka sehari – hari. Laporan ini akan diserahkan

kepada project sponsor sebelum project closure, yaitu sekitar tanggal

30/6/2007.

b. Application Coordinator/System Analyst

Berikut ini beberapa laporan yang akan diserahkan/dibuat oleh Application

Coordinator/System Analyst kepada project manager, diantaranya :

1. Monthly status report

Setiap bulannya Application Coordinator/System Analyst akan

menyerahkan laporan perkembangan aplikasi berupa softcopy kepada

project manager.

2. Training Plan

Sesuai dengan rancangan cost budgeting sebelumnya, maka tugas

Application Coordinator/System Analyst selanjutnya adalah membuat

sebuah training plan berupa hardcopy pada tanggal 20/6/2007. Sebelum

diterapkan training plan tersebut harus mendapat persetujuan dari

project manager.

3. Software Implementation Plan

Sebelum dimulainya proses training Application Coordinator/System

Analyst harus membuat sebuah Software Implementation Plan yang

direncanakan pada tanggal 5/5/2007, Software Implementation Plan ini

harus mendapat persetujuan dari project manager sebelum diterapkan.

65

c. Software Developer/Database Administrator

Berikut ini beberapa laporan yang akan diserahkan/dibuat oleh Software

Developer/Database Administrator kepada Application Coordinator/System

Analyst, diantaranya :

1. Monthly status report

Setiap bulannya Software Developer/Database Administrator akan

menyerahkan laporan perkembangan aplikasi berupa softcopy kepada

Application Coordinator/System Analyst.

2. Application Testing Plan

Dimulainya ujicoba aplikasi dari bulan ke-3 maka Software

Developer/Database Administrator harus membuat sebuah Application

Testing Plan pada tanggal 5/3/2007, rencana tersebut harus diketahui

dan disetujui oleh project manager.

d. Network Coordinator

Pada awal setiap bulannya Network Coordinator akan dituntut untuk dapat

menyerahkan sebuah monthly status report kepada project manager, ini

dilakukan supaya mengetahui perkembangan yang telah dicapai pada bagian

networking(jaringan).

e. Technical Suppport

Apabila Network Coordinator dituntut membuat sebuah monthly status

report setiap bulannya, maka technical support juga dituntut demikian.

Namun technical support menyerahkannya kepada network coordinator

selaku atasan langsung.

66

4.2.7. Perencanaan Manajemen Resiko

Setelah melakukan interview terhadap seluruh stakeholders dan project

sponsor, pembagian perencanaan manajemen resiko menjadi beberapa adalah sebagai

berikut :

1. Identifikasi Resiko

Dari hasil interview project management team mendapat banyak input untuk

mengidentifikasi risiko – risiko yang mungkin terjadi, proses yang dilakukan

adalah melalui brainstorming/berdiskusi. Jenis – jenis risiko yang mungkin terjadi

di dalam proyek ini :

a. Proyek tidak selesai tepat waktu

Project sponsor menegaskan bahwa proyek tersebut haruslah selesai tepat

waktu karena beliau berharap agar sistem informasi yang baru dapat

digunakan guna perkembangan perusahaan.

b. Dana proyek yang membengkak

Setelah proses interview dengan project sponsor, ditarik kesimpulan bahwa

apabila terjadi pembengkakan dana dari perencanaan mereka belum tentu

akan memberikan kekurangan tersebut.

c. Penerimaan karyawan perusahaan terhadap aplikasi baru

Dengan banyaknya karyawan yang masih dalam usia produktif ( 23-40 tahun)

memberi nilai positif untuk kelangsungan aplikasi baru, namun dari usia

tersebut banyak dengan latar belakang pendidikan sederajat SMA dan hanya

beberapa yang mencapai pendidikan sederajat Akademi atau diatasnya.

67

Dibawah ini terdapat grafik yang menyatakan situasi diatas, angka yang

terdapat di dalam diagram merepresentasikan jumlah karyawan..

20

11

6

4

010

2

SMP

SMA

/ SM

K /

SMEA

/ SM

F

D1

/ D2

/ D3

S1

Kurang Produktif ( > 40 tahun)

Produktif (23-40 tahun)

Gambar 4.3 Diagram Analisis Karyawan

d. Pengembalian investasi yang terlalu lama

Pengembalian terhadap investasi ini tidak sesuai dengan apa yang diharapkan

oleh project sponsor, dimana keuntungan yang didapat setelah

pengeimplementasian sistem dan aplikasi baru tidak sebanding dengan biaya

dan waktu yang telah dikeluarkan.

e. Fluktuasi nilai rupiah terhadap mata uang asing

Kondisi nilai tukar rupiah sangat mempengaruhi kelangsungan proyek,

apabila terjadi inflasi besar dalam kurun waktu setahun maka proyek ini dapat

68

terancam berhenti karena pembelian peralatan dan perlengkapan yang akan

digunakan rata - rata menggunakan nilai mata uang amerika($).

f. Pengundurdirian salah satu anggota project management team

Apabila salah satu anggota dari project management team karena suatu hal

akan mempengaruhi dalam kinerja team menjalankan proyek, dimana

pekerjaaan yang menjadi tanggung jawabnya harus dapat dilimpahkan kepada

anggota yang lain.

2. Analisa Kualitas Risiko

Masing – masing risiko yang telah diidentifikasi akan dikategorikan menurut

kemungkinan terjadinya dan dampaknya terhadap kelangsungan proyek ataupun

setelah implementasi sistem dan aplikasi baru.

Impact Probability No Risk Names High Medium Low High Medium Low

R1 Proyek tidak selesai tepat waktu

R2 Dana proyek yang membengkak

R3 Penerimaan karyawan perusahaan terhadap aplikasi baru

R4 Pengembalian investasi yang terlalu lama

R5 Fluktuasi nilai rupiah terhadap mata uang asing

R6 Pengundurdirian salah satu anggota project management team

Tabel 4.6 Analisa Kualitas Resiko

69

3. Rencana Antisipasi Risiko

Langkah antisipasi terhadap risiko – risiko diatas telah didiskusikan dan hasilnya

seperti dibawah ini.

a. Proyek tidak selesai tepat waktu

Mengkalkulasikan waktu yang akan terpakai proyek dengan tepat, hasil yang

didapat lebih baik dilebihkan beberapa waktu sebagai langkah antisipasi

terhadap pekerjaan – pekerjaan yang tertunda.

b. Dana proyek yang membesar diluar perencanaan

Dengan mempersiapkan dana cadangan di perencanaan biaya akan dapat

membantu mengantisipasi tambahnya biaya – biaya yang perlu dikeluarkan,

namun bila terjadi suatu kondisi diluar kemampuan tim proyek maka langkah

paling tepat adalah berdiskusi dengan project sponsor demi kelangsungan

proyek tersebut.

c. Penerimaan karyawan perusahaan terhadap aplikasi baru

Dengan demografi usia dan latar belakang pendidikan karyawan perusahaan

maka langkah yang dapat dilakukan untuk mempermudah proses penerimaan

aplikasi adalah melalui pelatihan dan motivasi karyawan untuk meningkatkan

kesadaran mereka, bahwa yang akan mereka gunakan adalah demi kemajuan

perusahaan sendiri. Selain itu penunjukan orang yang tepat yang akan

menggunakan aplikasi tersebut akan dilakukan.

d. Pengembalian investasi yang terlalu lama

Merancang sebuah analisa keuangan terhadap kondisi keuangan yang akan

dihadapi setelah selesainya proyek akan memberikan gambaran jelas

70

mengenai lama waktu yang diperlukan guna pengembalian investasi ini,

itupun dilakukan setelah menganalisa laporan keuangan, perkembangan

keuntungan perusahaan tiap tahun.

e. Fluktuasi nilai rupiah terhadap mata uang asing

Nilai tukar mata uang asing, khususnya dolar amerika, haruslah dapat

diminimalisasi. Perencanaan biaya menggunakan mata uang rupiah akan

dapat mengatasinya, survey harga yang didapat memang dalam dolar namun

kami melebihkan sedikit dari nilai tukar rupiah terhadap dolar($) pada saat

kami membuat rencana biaya.

f. Pengundurdirian salah satu anggota project management team

Dengan melakukan koordinasi yang tepat antar project management team

akan meminimalisasi terjadinya konflik atau kesalahpahaman internal, apabila

memang akhirnya terjadi project manager dapat mencari kandidat yang cocok

untuk mengisi posisi tersebut dan akan lebih baik berasal dari lingkungan

perusahaan.

4.2.8. Perencanaan Manajemen Pengadaan

a. Perencanaan Pembelian atau akuisisi

Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk merancang

perencanaan pemebelian, namun pemilihan metode Make-or-Buy analyis

adalah jalan terbaik, hal tersebut dikarenakan keputusan perusahaan untuk

mengembangkan sistem informasi sendiri dan bukan membeli sistem

aplikasi yang ditawarkan perusahaan lain. Situasi ini didorong karena

71

perusahaan ingin mempunyai sistem aplikasi sendiri yang telah

disesuaikan dengan kebutuhan, kondisi ini juga dilatari keinginan

perusahaan untuk memiliki source code dari sistem aplikasi tersebut

sehingga memudahkan mereka dalam memodifikasinya saat diperlukan.

Sudah banyak perusahaan yang menawarkan sistem aplikasi koperasi

sebelumnya, namun semuanya sangatlah umum dan tidak bisa dilakukan

modifikasi terhadap kebutuhan yang diinginkan. Apabila bisa dilakukan

modifikasi perusahaan harus menambah biaya, sesuai dengan apa yang

ingin mereka tambahkan atau modifikasi ke dalam aplikasi yang

ditawarkan. Ditambah dengan pertimbangan, menjalankan proyek

restrukturisasi sistem informasi tersebut perusahaan akan dapat

meremajakan inventaris kantor, seperti server dan personal

computer(PC).

Dengan menggunakan metode Make-or-Buy Analysis maka akan

dihasilkan dokumentasi proyek, salah satunya adalah sebuah contract

statement of work. Beberapa bagian yang akan didefinisikan

didalamnya, diantaranya :

1. Informasi Umum Proyek

Definisi umum proyek dicantumkan pada bagian ini seperti nama

proyek, tanggal proyek, nama supplier pengawas, tanggal

modifikasi, nama yang mempersiapkan kontrak, dan nama yang

menyetujui kontrak tersebut.

72

2. Klasifikasi Pengadaan

Mendefinikan perlengkapan dan peralatan yang diperlukan selama

proyek serta kapan perlengkapan dan peralatan tersebut akan

dibutuhkan.

3. Penanggungjawab Kontrak

Keterangan detil mengenai pribadi dari pihak supplier yang ber-

tanggungjawab menjadi penanggungjawab kontrak.

4. Deskripsi Keputusan

Mendefinikan tipe kontrak apa yang akan digunakan dan tindakan

apa yang diperlukan untuk memulai pengadaan tersebut.

5. Tipe Kontrak

Mendokumentasikan tipe kontrak yang digunakan dan tindakan –

tindakan yang diperlukan untuk memulai pengadaan tersebut.

6. Dasar – dasar Kontrak

Mempersiapkan dokumen – dokumen standar yang diperlukan untuk

menginisiasi dan mempertahankan untuk setiap kontrak.

Dokumen tersebut nantinya akan digunakan untuk menentukan supplier

yang tepat untuk mendukung seluruh kebutuhan yang akan digunakan

selama proses eksekusi proyek.

b. Perencanaan Kontrak

Perancangan dokumentasi dari perencanaan kontrak tim proyek akan lebih

memberikan gambaran jelas mengenai tata aturan yang harus ditaati tim,

73

partisipasi masing – masing posisi, alur komunikasi antar posisi, serta

petunjuk saat akan mengadakan rapat.