bab iv perancangan sistem usulan 4.1. tahapan …
TRANSCRIPT
36
BAB IV
PERANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Tahapan Perancangan Sistem
4.1.1. Analisis Kebutuhan
A. Kebutuhan Pengguna
Dalam sistem usulan berbasis website ini terdapat sekretaris sebagai pengguna
yang dapat berinteraksi langsung dengan sistem untuk mengelola data surat masuk
dan surat keluar dalam sistem dengan kebutuhan informasi sebagai berikut:
1. Mengelola menu surat masuk
2. Mengelola menu surat keluar
3. Mengelola laporan surat masuk
4. Mengelola laporan surat keluar
5. Mengelola menu pengaturan user
B. Kebutuhan Sistem
1. Sistem memiliki satu hak akses yaitu sekretaris sebagai admin
2. Sistem berisi menu surat masuk, surat, keluar, menu lapora surat masuk, laporan
surat keluar, dan pengaturan user
3. Admin dapat mengelola surat masuk, menambahkan, menghapus, mengedit surat
masuk, dan mencetak disposisi.
4. Admin dapat mengelola surat keluar, menambahkan, mengedit, dan menhapus
surat masuk.
5. Admin dapat mengelola menu pengaturan user untuk melihat data diri, mengubah
data diri, menghapus data diri.
37
4.1.2. Rancangan Diagram Use Case
Gambar IV.1. Use Case Diagram
Tabel IV.1. Deksripsi Use Case Diagram
Use Case Name Pengelolaan surat
Requirements Sekretaris harus melakukan log in
Goal Sekretaris mencetak disposisi, laporan surat masuk,
dan laporan surat keluar
Pre-Condition Sekretaris menginput data surat masuk dan surat
keluar
Post-Condition Sekretaris dapat mencetak disposisi, laporan surat
masuk, dan laporan surat keluar
Failed End Condition Sekretaris tidak dapat mencetak disposisi, laporan
surat masuk, dan surat keluar
Actors Sekretaris
sekretaris
login
mengelola surat masuk
mengelola surat keluar
mengelola laporan
surat keluar
mengelola laporan
surat masuk
mengelola pengaturan user
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
mencetak disposisi
mencetak laporan
surat masuk
mencetak laporan
surat keluar
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
38
Main Flow/Basic Path 1. 1. Sekretaris mengelola surat masuk, surat keluar,
laporan surat masuk, laporan surat keluar
2. 2. Sekretaris mencetak disposisi surat masuk, surat
keluar
Alternate Flow/Invariant A A1. Sistem menampilkan data surat masuk dan surat
keluar
A2. Sistem menampilkan disposisi, laporan surat
masuk, dan laporan surat keluar
Invarian B B1. Sekretaris mengelola surat masuk dan surat
keluar
B2. Sekretaris mencetak disposisi
B3. Sekretaris mencetak laporan surat masuk
B4. Sekretaris mencetak laporan surat keluar
39
4.1.3. Rancangan Diagram Aktivitas
Gambar IV.2. Activitty Diagram
4.1.4. Rancangan Dokumen Sistem Usulan
Dibawah ini merupakan rancangan dokumen usulan yang dibutuhkan dalam
sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada bagian tata usaha sekertariat
daerah kota tasikmalaya:
A. Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Surat Masuk
Fungsi : Sebagai bahan data penginputan surat masuk
Sumber : Pengirim Surat
Tujuan : Sekretaris
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap ada surat masuk
Bentuk : Lihat lampiran C.1
40
2. Nama Dokumen : Surat Keluar
Fungsi : Sebagai bahan data penginputan surat keluar
Sumber : sekretaris
Tujuan : Sekretaris
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap ada surat keluar
Bentuk : Lihat lampiran C.2
B. Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Disposisi
Fungsi : Sebagai tanggapan, instruksi, catatan lanjutan dari surat
masuk
Sumber : Sekretaris
Tujuan : Kepala Bagian Tata Usaha
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap ada surat masuk
Bentuk : Lihat lampiran D.1
41
2. Nama Dokumen : Laporan Surat Masuk
Fungsi : Sebagai arsip data surat masuk
Sumber : Sekretaris
Tujuan : Sekretaris
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap ada surat masuk
Bentuk : Lihat lampiran D.2
3. Nama Dokumen : Laporan Surat Keluar
Fungsi : Sebagai arsip data surat keluar
Sumber : Sekertaris
Tujuan : Sekertaris
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap ada surat keluar
Bentuk : Lihat lampiran D.3
42
4.1.5. Rancangan Prototype
1. Halaman Login
Sebelum dapat masuk ke halaman utama untuk mengelola surat masuk dan surat
keluar, admin terlebih dahulu masuk ke halaman login dengan memasukan
nip/email dan password.
Gambar IV.3. Halaman Login
43
2. Halaman Registrasi
Halaman registrasi adalah halaman yang digunakan admin ketika admin belum
memiliki hak akses untu masuk ke dalam sistem.
Gambar IV.4. Halaman Registrasi
44
3. Halaman Dashboard
Dalam halaman dashboard terdapat menu surat masuk, menu surat keluar, menu
laporan surat keluar, menu laporan surat masuk, menu laporan surat keluar,
pengaturan user.
Gambar IV.5. Halaman Dashboard
45
4. Halaman Menu Surat Masuk
Halaman menu surat masuk berisi data surat masuk yang telah dimasukan oleh
sekertaris, dalam menu surat masuk juga sekertaris dapat menambahkan, melihat,
mencari, mengubah, menghapus surat masuk.
Gambar IV.6. Halaman Menu Surat Masuk
46
5. Halaman Tambah Surat Masuk
Halaman tambah surat masuk merupakan halaman yang digunakan untuk
menambahkan data surat masuk dengan menginputkan beberapa data diantaranya
no agenda, tanggal menerima surat, no surat, tanggal surat, asal surat, perihal,
sifat surat, keterangan.
Gambar IV.7. Halaman Tambah Surat Masuk
47
6. Halaman Lembar Disposisi
Halam lembar disposisi yaitu hasil keluaran data dari surat masuk yang nantinya
akan di cetak oleh sekertaris yang kemudian di serahkan kepada kepala bagian
tata usaha sebagai bahan instruksi, atau tahapan dari surat tersebut yang nantinya
akan diturunkan kepada kepala suku bagian tata usaha.
Gambar IV.8. Gambar Halaman Disposisi
48
7. Halaman Menu Surat Keluar
Halaman menu surat masuk berisi data surat keluar yang telah dimasukan oleh
sekertaris, dalam menu surat keluar sekertaris dapat menambahkan, melihat,
mencari, mengubah, menghapus data surat keluar.
Gambar IV.9. Halaman Menu Surat Keluar
49
8. Halaman Tambah Surat Keluar
Halaman tambah surat keluar merupakan halaman yang digunakan untuk
menambahkan data surat masuk dengan menginputkan beberapa data diantaranya
no urut, tanggal surat, no surat, tanggal mengirim surat, pengolah, instansi yang
dituju dan perihal.
Gambar IV.10. Halaman Tambah Surat Keluar
50
9. Halaman Menu Laporan Surat Masuk
Halaman menu laporan surat masuk digunakan apabila sekretaris/admin ingin
melihat dan akan mencetak laporan surat masuk. Dalam halaman menu laporan
surat masuk sekretaris dapat mencari laporan surat masuk yang akan dicetak
Gambar IV.11. Halaman Menu Laporan Surat Masuk
51
10. Halaman Cetak Laporan Surat Masuk
Halaman cetak laporan surat masuk berisi laporan surat masuk yang sudah siap
untuk dicetak dengan berbentuk pdf.
Gambar IV.12. Halaman Cetak Laporan Surat Masuk
52
11. Halaman Menu Laporan Surat Keluar
Halaman menu laporan surat keluar digunakan apabila sekretaris/admin ingin
melihat dan akan mencetak laporan surat surat keluar. Sama seperti menu laporan
surat masuk, dalam halaman menu laporan surat masuk sekretaris dapat mencari
laporan surat keluar yang akan dicetak.
Gambar IV.13. Halaman Menu Laporan Surat Keluar
53
12. Halaman Cetak Laporan Surat Keluar
Halaman cetak laporan surat masuk berisi laporan surat masuk yang sudah siap
untuk dicetak dengan berbentuk pdf.
Gambar IV.14. Halaman Cetak Laporan Surat Keluar
54
13. Halaman Pengaturan User
Halaman pengaturan user digunakan oleh admin apabila admin ingin mengubah
data pribadi, selain itu juga admin dapat menambahkan data admin baru.
Gambar IV.15. Halaman Menu Pengaturan User
55
14. Halaman Tambah Admin
Dalam halaman tambah data admin, admin dapat menginput data admin
diantaranya: nip, nama, alamat, no hp, jenis kelamin, email, foto, password.
Gambar IV.16. Halaman Tambah Admin
56
4.2. Perancangan Peragkat Lunak
4.2.1. Entity Relationship Diagram
Gambar IV.17. Entity Relationship Diagram
4.2.2. Logical Record Structure
Gambar IV.18. Logical Record Structure
57
4.2.3. Spesifikasi File
1. Spesifikasi File Admin
Nama file : admin.sql
Akronim : Admin
Fungsi : Untuk menyimpan data admin
Tipe file : File Master
Organisasi file : Index sequential
Akses file : Random
Media : Hardisk
Panjang Record : 120
Kunci field : nip_admin
Software : MySql
Tabel IV.2. Spesifikasi File Admin
No Elemen data Nama Field Tipe Size Keterangan
1 Nip nip_admin Int 15 Primary Key
2 Nama nama_admin Char 20
3 Alamat Alamat Varchar 30
4 No Hp no_tlp Int 15
5 Jenis Kelamin jenis_kelamin Enum Laki-Laki
Perempuan
6 Email Email Varchar 20
7 Password Password Varchar 20
8 Foto Foto Text
58
2. Spesifikasi File Surat Masuk
Nama file : tbl_suratmasuk.sql
Akronim : Surat Masuk
Fungsi : Untuk menyimpan data surat masuk
Tipe file : File Master
Organisasi file : Index sequential
Akses file : Random
Media : Hardisk
Panjang Record : 135
Kunci field : noagnd
Software : MySql
Tabel IV.3. Spesifikasi File Surat Masuk
No Elemen data Nama Field Tipe Size Keterangan
1 No Agenda Noagnd Int 20 Primary Key
2 Nip Admin nip_admin Int 15 Foreign Key
3 Tanggal Menerima
Surat
tgl_mmnrm
_srt
Date
4 Asal Surat Pengirim Varchar 20
5 No Surat no_surat Int 20
6 Tanggal Surat tgl_surat Date
7 Perihal Perihal Varchar 50
8 Sifat Surat sifat_surat Char 10
9 Keterangan Keterangan Text
3. Spesifikasi File Surat Keluar
59
Nama file : tbl_suratkeluar.sql
Akronim : Surat Keluar
Fungsi : Untuk menyimpan data surat keluar
Tipe file : File Master
Organisasi file : Index sequential
Akses file : Random
Media : Hardisk
Panjang Record : 120
Kunci field : no_urut
Software : MySql
Tabel IV.4. Spesifikasi File Surat Keluar
No Elemen data Nama Field Tipe size Keterangan
1 No Urut no_urut Int 10 Primary Key
2 Nip Admin nip_admin Int 15 Foreign Key
3 Tanggal Surat tgl_srt Date
4 No Surat no_surat Int 15
5 Perihal Perihal Varchar 50
6 Intansi Yang
Dituju
intansi_yang_dituju Char 20
7 Pengolah Pengolah Char 10
8 Tanggal
Mengirim Surat
tgl_pngrm_srt Date
60
4.2.4. Class Model/Class Diagram
Gambar IV.19. Class Diagram
61
4.2.5. Sequence Diagram
Gambar IV.20. Sequence Diagram
sekretarissekretaris loginlogin dashboarddashboard surat masuksurat masuk surat keluarsurat keluar prosesproses hasilhasil
1: masukan email, password
2: tampil halaman dashboard
3: memil ih menu surat masuk
4: menambah data surat masuk
7: menampilkan data surat masuk
8: mencetak disposisi
9: get disposisi
10: mencetak laporan surat masuk
11: get laporan surat masuk
12: memilih menu surat keluar
13: menambah data surat keluar
5: menginput data surat keluar
6: menyimpanan data surat masuk
14: menginput data surat keluar
15: menyimpan data surat keluar
16: menampilkan data surat keluar
17: mencetak laporan surat keluar
18: get laporan surat keluar
62
4.2.6. Spesifikasi Hardware dan Software
1. Spesifikasi Hardware
A. Server
1) CPU
(a) Processor Intel® Pentium® P6200
(b) RAM DDR3 1 GB
(c) Hard Disk 500 GB
2) Mouse
3) Keyboard
4) Monitor dengan resolusi layar minimum 1366x768
5) Koneksi internet dengan kecepatan 102 Kb/s
B. Client
1) CPU
(a) Processor Intel® Pentium® P6200
(b) RAM DDR3 1 GB
(c) Hard Disk 500 GB
2) Mouse
3) Keyboard
4) Monitor dengan resolusi layar minimum 1366x768
5) Koneksi internet dengan kecepatan 102 Kb/s
2. Spesifikasi Software
A. Sistem operasi yang umum digunakan seperti: Microsoft Windows atau
Linux (Ubuntu, Fedora, debian 6 dan lain-lain), dianjurkan menggunakan
sistem operasi Microsoft Windows.
63
B. Aplikasi bundle web server seperti: Xampp, WampServer, php2triad yang
terdiri dari beberapa komponen, diantaranya:
1) Aplikasi Apache Server v2
2) Aplikasi PHP Server v5
3) Aplikasi MySQL Server v5
4) Aplikasi phpMyAdmin v3
C. Aplikasi Web browser seperti Mozilla Firefox, Opera, Safari, Internet
Explorer, Google Chrome.
4.3. Jadwal Implementasi
Tabel iV.5. Jadwal Implementasi
No KEGIATAN WAKTU
BULAN I BULAN II BULAN III
1. Persiapan data awal
2. Analisa
3. Desain Sistem
4. Desain Perangkat Lunak
5.
Pembuatan & Tes
Program
6. Tes Sistem
7. Pelatihan
8.
Pembuatan Buku
Petunjuk
9. Evaluasi & Operasional