bab iv rancangan sistem usulan...admin mengembalikan kartu anggota dan memberikan kartu pinjam. 2....
TRANSCRIPT
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
Dengan sistem informasi yang ada pada perpustakaan SMPN 97 Jakarta yang masih
menggunakan sistem manual dalam pengolahan data, maka penulis mengajukan rancangan
sistem usulan yang diharapkan dapat membantu dalam mengolah data baik data anggota, data
buku dan laporan peminjaman-pengembalian buku perpustakaan agar lebih efisien dan efektif.
4.2. Prosedur Sistem Usulan
Setelah mengamati prosedur sistem berjalan yang ada di Perpustakaan SMP Negeri 97
Jakarta, maka dibawah ini adalah prosedur sistem yang saya usulkan:
1. Proses Peminjaman Buku
Setiap anggota yang ingin meminjam buku harus menunjukkan kartu anggota. Untuk
penginputan peminjaman buku diambil dari data buku yang didapat dari bagian pengadaan
dan melakukan pengecekan dari data anggota. Kemudian admin mengupdate data
peminjaman buku. Admin mengembalikan kartu anggota dan memberikan kartu pinjam.
2. Proses Pengembalian Buku
Anggota memperlihatkan kembali kartu anggota. Admin mengecek data buku yang
dipinjam, apabila anggota perpustakaan terlambat mengembalikan buku maka akan
dikenakan denda. Anggota membayar denda dan mengembalikan buku beserta kartu
pinjam. Admin meng-update buku yang dipinjam dan meng-update stok buku.
3. Laporan
Petugas perpustakaan memberikan Laporan data peminjaman dan data pengembalian ke
Kepala Sekolah.
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan
4.3.1. Diagram Konteks Usulan
Gambar IV.5
Diagram Konteks Usulan
Keterangan gambar:
KP : Kartu Pinjam LP : Lap.Peminjaman
KA : Kartu Anggota LPn : Lap.Pengembalian
DS : Data Siswa DP : Data Peminjaman
DB : Data Buku DPn : Data Pengembalian
BD : Bayar Denda
4.3.2. Diagram Nol
Gambar IV.6
Diagram Nol Usulan
4.3.3. Diagram Detail
Gambar IV.7
Diagram Detail Usulan
4.4. Kamus Data Sistem Usulan
Kamus data merupakan sebuah alat yang dapat membantu dalam perancangan sebuah sistem
karena dapat menjelaskan atau mengidentifikasikan setiap field atau file yang dipakai oleh
sistem.
4.4.1. Kamus Data Dokumen Masukan Sistem Usulan
1. Nama Arus Data : File_Anggota
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Alias : File Anggota
Arus Data : Proses 1.0 – File_Anggota
File_Anggota – Proses 2.0
File_Anggota – Proses 4.0
Penjelasan : Data untuk mengetahui anggota yang berkunjung
ke perpustakaan
Periode : 1 bulan sekali
Volume : 1 halaman
Struktur Data : Header + Isi
Header : Judul + Nama_sekolah + Alamat_sekolah
+ Telp + Periode
Isi : Kode_anggota + Nama + Kelas + Alamat
2. Nama Arus Data : File_Buku
Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer
Alias : File Buku
Arus Data : File_Buku – Proses 2.0
Proses 3.0 – File_Buku
File_Buku – Proses 4.0
Penjelasan : Data untuk mengetahui stock buku yang ada di
perpustakaan
Periode : 6 bulan sekali
Volume : 1 halaman
Struktur Data : Header + isi
Header : Judul + Nama_sekolah + Alamat_sekolah
+ Telp + Periode
Isi : 1{*kdbuku + judulbuku + pengarang + tahunterbit
+ penerbit + stok}n
4.4.2. Kamus Data Dokumen Keluaran Sistem Usulan
1. Nama Arus Data : File_Peminjaman
Bentuk Data : Dokumen cetakan komputer
Alias : File Peminjaman
Arus Data : proses 2.0 - File_Peminjaman
File_Peminjaman - proses 3.0
file_peminjaman - proses 4.0
Penjelasan : Data untuk mengetahui data peminjaman
Periode : 1 bulan sekali
Volume : 1 halaman
Struktur Data : Header + isi
Header : Judul + Nama_sekolah + Alamat_sekolah
+ Telp + Periode
Isi : 1{*kdpinjam + tglpinjam + **kdanggota
+ nmanggota + **kdbuku + judulbuku + jmlbuku}n
2. Nama Arus Data : File_Pengembalian
Bentuk Dokumen : Dokumen cetakan komputer
Alias : File Pengembalian
Aliran Data : Proses 3.0 - File_Pengembalian
File_Pengembalian - Proses 3.0
Penjelasan : Data untuk mengetahui data pengembalian buku
Periode : 1 bulan sekali
Volume : 1 halaman
Struktur Data : Header + isi
Header : Judul + Nama_sekolah + Alamat_sekolah
+ Periode
Isi : 1{*kdkembali + tglpinjam + tglkembali+
**kdpinjam + **kdbuku + judulbuku + jmlbuku +
lamapinjam, denda}n
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan yang digunakan pada sistem usulan adalah:
1. Data Buku
Nama Dokumen : Data Buku
Fungsi : Untuk mendata buku yang ada di perpustakaan
Sumber : Bagian Pengadaan
Tujuan : Petugas Perpustakaan
Frekuensi : Setiap terjadinya pembelian dan pencatatan buku
baru
Media : Komputer
Bentuk : Lampiran C-1
2. Data Anggota
Nama Dokumen : Data Anggota
Fungsi : Sebagai bukti daftar siswa yang berkunjung ke
perpustakaan
Sumber : Anggota
Tujuan : Petugas Perpustakaan
Frekuensi : Setiap ada anggota perpustakaan yang berkunjung
atau meminjam buku
Media : Komputer
Bentuk : Lampiran C-2
3. Data Peminjaman
Nama Dokumen : Data Peminjaman
Fungsi : Sebagai bukti rincian anggota perpustakaan yang
meminjam buku
Sumber : Anggota
Tujuan : Petugas Perpustakaan
Frekuensi : Setiap hari apabila terjadi peminjaman dan
buku
Media : Komputer
Bentuk : Lampiran C-3
4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran yang digunakan pada sistem usulan adalah:
1. Laporan Peminjaman dan Pengembalian buku
Nama Dokumen : Laporan Peminjaman dan Pengembalian buku
Fungsi : Sebagai bukti laporan siswa yang meminjam dan
mengembalikan buku setiap bulannya
Sumber : Petugas Perpustakaan
Tujuan : Kepala Sekolah
Frekuensi : Setiap sebulan sekali apabila terjadi
peminjaman dan pengembalian buku
Media : Komputer dan Kertas
Bentuk : Lampiran D-1
4.5.3. Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar IV.8
Entity Relationship Diagram
4.5.4. Logical Record Structure (LRS)
Gambar IV.9
Logical Record Structure
4.5.5. Spesifikasi File
Dalam pembuatan program aplikasi ini penulis menggunakan satu buah
file database yaitu Perpus1.mdb. Spesifikasi file yang di maksud yaitu :
1. Tabel Anggota
Nama file : Anggota
Akronim : anggota
Fungsi : Untuk melihat daftar anggota
Type file : File master
Organisasi : Index Sequential
Akses file : Random
Media : Hard Disk
Record size : 45 Record
Record Key : kdanggota
Software : microsoft access 2007
Tabel IV.3
Spesifikasi File Anggota
NO ELEMEN DATA AKRONIM TYPE PANJANG KET
1 Kode Anggota Kdanggota Text 5 Primary key
2 Nama Anggota Nmanggota Text 25
2. T
abe
l Buku
Nama file : Buku
Akronim : buku
Fungsi : Untuk melihat daftar buku
Type file : File master
Organisasi : Index Sequential
Akses file : Random
Media : Hard Disk
Record size : 116 Record
Record Key : kdbuku
Software : microsoft access 2007
Tabel IV.4
Spesifikasi File Buku
3 Kelas Kelas Text 6
4 Jenis Kelamin Jnskelamin Text 9
NO ELEMEN DATA AKRONIM TYPE PANJANG KET
1 Kode Buku Kdbuku Text 7 Primary key
2 Judul Buku Judulbuku Text 40
3 Pengarang Pengarang Text 30
4 Tahun Terbit Tahunterbit Text 4
5 Penerbit Penerbit Text 35
3. Tabel Peminjaman
Nama file : Peminjaman
Akronim : peminjaman
Fungsi : Untuk melihat daftar transaksi peminjaman
Type file : File master
Organisasi : Index Sequential
Akses file : Random
Media : Hard Disk
Record size : 85 Record
Record Key : kdpinjam
Software : microsoft access 2007
Tabel IV.5
Spesifikasi File Peminjaman
6 Stok Stok Number -
NO ELEMEN DATA AKRONIM TYPE PANJANG KET
1 Kode Pinjam Kdpinjam Text 8 Primary key
2 Tanggal Pinjam Tglpinjam Date/Time -
3 Kode Anggota Kdanggota Text 5
4 Nama Annggota Nmanggota Text 25
4. Tabel Pengembalian
Nama file : Pengembalian
Akronim : pengembalian
Fungsi : Untuk melihat daftar transaksi pengembalian
Type file : File master
Organisasi : Index Sequential
Akses file : Random
Media : Hard Disk
Record size : 63 Record
Record Key : kdkembali
Software : microsoft access 2007
Tabel IV.6
Spesifikasi File Pengembalian
5 Kode Buku Kdbuku Text 7
6 Judul Buku Judulbuku Text 40
7 Jumlah Buku Jmlbuku Number -
NO
ELEMEN
DATA
AKRONIM TYPE PANJANG KET
1 Kode Kembali kdkembali Text 8 Primary key
2 Tanggal Pinjam Tglpinjam Date/Time -
3 Tanggal Kembali tglkembali Date/Time -
4.5.6.
Struktur
Kode
1. Na
ma Kode : kduser
Panjang : 3 Karakter
Tipe : Text
X X X
Format :
Inisial Nama User
Contoh :
Keterangan
ITA = Inisial dari nama admin
2. Nama Kode : kdanggota
Panjang : 5 Karakter
Tipe : Text
4 Kode Pinjam kdpinjam Text 8
5 Kode Buku Kdbuku Text 7
6 Judul Buku judulbuku Text 40
7 Jumlah Buku Jmlbuku Number -
8 Lama Pinjam lamapinjam Number -
9 Denda Denda Currency -
I T A
Format :
Inisial Kelas Nomor Urut
Contoh :
Keterangan
AP = Inisial dari siswa
9 = Kelas siswa adalah 9
01 = Nomor urut siswa adalah 1
3. Nama Kode : kdbuku
Panjang : 7 Karakter
Tipe : Text
Format :
Inisial Klasifikasi Nomor
Buku Buku
Contoh :
Keterangan
X X X 9 9
A P 9 0 1
X X X X 9 9 9
B K P U 0 0 1
BK = Inisial dari buku
PU = Klasifikasi buku adalah Pengetahuan Umum
001 = Nomor buku adalah 1
4. Nama Kode : kdpinjam
Panjang : 8 Karakter
Tipe : Text
Format :
Inisial Bulan Tanggal Nomor
Pinjam Pinjam Pinjam
Contoh :
Keterangan
PJ = Inisial dari pinjam
01 = Tanggal pinjam buku adalah 1
05 = Bulan pinjam buku adalah 5
01 = Nomor pinjam buku adalah 1
5. Nama Kode : kdkembali
X X 9 9 9 9 9 9
P J 0 1 0 5 0 1
Panjang : 4 Karakter
Tipe : Text
Format :
Inisial Nomor
Kembali Urut
Contoh :
Keterangan
KM = Inisial dari pinjam
01 = Nomor urut 1
X X 9 9
K M 0 1
4.5.7. Spesifikasi Program
Gambar IV.10
Diagram HIPO
Spesifikasi program ini di maksudkan untuk mempermudah kita untuk melihat bagaimana
program di jalankan. Adapun penjelasan spesifikasi program tersebut adalah sebagai berikut :
1. Spesifikasi program login
Aplikasi Program : login
Akronim Program : login
Fungsi Program :sebagai kunci atau pengaman program
Index Program : -
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Lampiran : Lampiran E-1
Penjelasan program :
1) Setelah tampil form login isikan nama user dan password.
2) Klik tombol close untuk membatalkan dan keluar dari program.
2. Spesifikasi Program Menu Utama
Aplikasi Program : Menu Utama
Akronim Program : menu
Fungsi Program : menampilkan menu pilihan program
Index Program : -
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Lampiran : Lampiran E-2
Penjelasan program :
1) Klik menu data master yang terdiri dari form data buku dan data anggota.
2) Klik menu transaksi untuk membuka form peminjaman dan pengembalian.
3) Klik menu laporan yang terdiri dari laporan
3. Spesifikasi Program Data
a. Spesifikasi program data buku
Aplikasi program : Data Buku
Akronim program : data buku
Fungsi program : Untuk menampilkan daftar buku yang
tersedia di perpustakaan
Index program : kdbuku
Bahasa program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk tampilan : Lampiran E-3
Penjelasan program :
1) Klik menu data master lalu pilih data buku, maka tampilan berupa form data
buku akan tampil.
2) Klik tombol add untuk memasukkan data baru.
3) Klik tombol save untuk menyimpan data.
4) Klik tombol edit untuk mengedit data yang akan di ubah, lalu klik cancel untuk
membatalkan, atau delete untuk menghapus data yang sudah di ubah.
5) Klik tombol exit untuk menutup form buku dan kembali ke menu utama.
b. Spesifikasi program data anggota
Aplikasi program : Data Anggota
Akronim program : data anggota
Fungsi program : untuk menampilkan data anggota
Index program : kdanggota
Bahasa program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk tampilan : Lampiran E-4
Penjelasan program :
1) Klik menu data master lalu pilih data siswa, maka tampilan berupa form data
anggota akan tampil.
2) Klik tombol add untuk memasukkan data baru.
3) Klik tombol save untuk menyimpan data.
4) Klik tombol edit untuk mengedit data yang akan di ubah, lalu klik cancel untuk
membatalkan, atau delete untuk menghapus data yang sudah di ubah.
5) Klik tombol exit untuk menutup form anggota dan kembali ke menu utama.
4. Spesifikasi Program Transaksi
a. Spesifikasi Program Transaksi Peminjaman
Aplikasi program : Transaksi Peminjaman
Akronim program : peminjaman
Fungsi program : untuk transaksi peminjaman buku
Index program : kdpinjam
Bahasa program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk tampilan : Lampiran E-5
Penjelasan program :
1) Klik menu transaksi kemudian pilih tambah peminjaman, maka tampilan berupa
form peminjaman akan tampil.
2) Klik tombol add untuk memasukkan data peminjaman baru.
3) Klik tombol save untuk menyimpan data.
4) Klik tombol edit untuk mengedit data yang akan di ubah, lalu klik cancel untuk
membatalkan, atau delete untuk menghapus datayang sudah di ubah.
5) Klik tombol exit untuk menutup form peminjaman dan kembali ke menu utama.
b. Spesifikasi Program Transaksi Pengembalian
Aplikasi program : transaksi pengembalian
Akronim program : pengembalian
Fungsi program : untuk proses transaksi pengembalian buku
Index program : -
Bahasa program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk tampilan : Lampiran E-6
Penjelasan program :
1) Klik menu transaksi kemudian pilih tambah pengembalian, maka tampilan
berupa form pengembalian akan tampil.
2) Klik tombol add untuk memasukkan data pengembalian baru.
3) Klik tombol save untuk menyimpan data.
4) Klik tombol edit untuk mengedit data yang akan di ubah, lalu klik cancel untuk
membatalkan, atau delete untuk menghapus data yang sudah di ubah.
5) Klik tombol exit untuk menutup form pengembalian dan kembali ke menu
utama.
5. Spesifikasi Program Laporan.
a. Spesifikasi Program data buku
Aplikasi program : laporan data buku
Akronim program : lapdatabuku
Fungsi program : untuk mencetak laporan data buku
Index program : -
Bahasa program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk tampilan : Lampiran E-7
Penjelasan program :
1) Klik menu laporan kemudian tampil form laporan data buku
2) Klik tombol cetak data buku untuk mencetak laporan data buku
3) Klik tombol exit untuk keluar dari form laporan data buku dan kembali ke menu
utama
b. Spesifikasi program laporan data anggota
Aplikasi program : laporan data data anggota
Akronim program : lapdataanggota
Fungsi program : untuk mencetak laporan data anggota
Index program : -
Bahasa program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk tampilan : Lampiran E-8
Penjelasan program :
1) Klik menu laporan kemudian tampil form laporan data anggota
2) Klik tombol cetak data buku untuk mencetak laporan data anggota
3) Klik tombol exit untuk keluar dari form laporan data anggota dan kembali ke
menu utama
c. Spesifikasi program laporan peminjaman
Aplikasi program : laporan data peminjaman
Akronim program : lapdatapinjam
Fungsi program : untuk mencetak laporan peminjaman
Index program : -
Bahasa program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk tampilan : Lampiran E-9
Penjelasan program :
1) Klik menu laporan kemudian tampil form laporan data peminjaman
2) Klik tombol cetak data buku untuk mencetak laporan data peminjaman
3) Klik tombol exit untuk keluar dari form laporan data peminjaman dan kembali
ke menu utama
d. Spesifikasi program laporan pengembalian
Aplikasi program : laporan data pengembalian
Akronim program : lapdatakembali
Fungsi program : untuk mencetak laporan pengembalian
Index program : -
Bahasa program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk tampilan : Lampiran E-10
Penjelasan program :
1) Klik menu laporan kemudian tampil form laporan data pengembalian
2) Klik tombol cetak data buku untuk mencetak laporan data pengembalian
3) Klik tombol exit untuk keluar dari form laporan data pengembalian dan kembali
ke menu utama
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer
4.6.1 Umum
Secara garis besar untuk mendukung berjalannya sistem usulan pada Perum Pegadaian
Pasar Senen maka dibutuhkan tambahan tambahan perangkat pendukung yang dapat membantu
data dapat terintegrasi dan berjalan dengan baik.
4.6.2. Spesifikasi Perangkat Keras
Perangkat keras komputer atau hardware adalah perangkat pada komputer yang berbentuk
fisik (dapat disentuh).
1) CPU
(a) Processor Intel® Pentium® Core 2 Duo
(b) RAM DDR2 4 GB
(c) Hard Disk 500 GB
2) Mouse
3) Keyboard
4) Monitor dengan resolusi layar minimum 1024x768
5) Inkjet Printer
4.6.3. Spesifikasi Perangkat Lunak
Software komputer adalah sekumpulan data elektronik yang disimpan dan diatur oleh
komputer, data elektronik yang disimpan oleh komputer itu dapat berupa program atau instruksi
yang akan menjalankan suatu perintah. Melalui sofware atau perangkat lunak inilah suatu
komputer dapat menjalankan suatu perintah.
Sistem Operasi : Windows XP Service pack 3
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Database : Microsoft Access 2007
4.7. Jadwal Implementasi
Tabel IV.7
Jadwal Implementasi
No KEGIATAN
WAKTU
BULAN I BULAN II BULAN III
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Persiapan data awal
2 Analisa
3 Desain Sistem
4 Desain Perangkat Lunak
5
Pembuatan & Tes
Program
6 Tes Sistem
7 Pelatihan
8
Pembuatan Buku
Petunjuk
9 Evaluasi & Operasional