bagian pertama - jasaraharja.co.id filept jasa raharja (persero) |standar prosedur operasi pengadaan...
TRANSCRIPT
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 1
BAGIAN PERTAMA
Keputusan Direksi Nomor KEP/84/2014
Tanggal 12Maret 2014
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 2
BAB I
PENGERTIAN DAN ISTILAH
1. Anak Perusahaan BUMN adalah:
a. Perusahaan yang sahamnya minimum 90% dimiliki oleh PT Jasa Raharja;
b. Perusahaan yang sahamnya minimum 90% dimiliki oleh BUMN lain;
c. Perusahaan patungan dengan jumlah gabungan kepemilikan saham
BUMN minimum 90%;
2. Badan Usaha Milik Negara, yang selanjutnya disebut BUMN, adalah badan
usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Negara
melalui penyertaan secara langsung yang merupakan kekayaan Negara yang
dipisahkan.
3. Barang adalah setiap benda baik berwujud maupun tidak berwujud, bergerak
maupun tidak bergerak, yang dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan
atau dimanfaatkan oleh Pengguna Barang.
4. Belanja Modal, adalah pengeluaran yang akan dilakukan dalam satu periode
akuntansi sebagai aset perusahaan. Sifat dari biaya tersebut tidak sering
terjadi dan memiliki manfaat untuk beberapa periode akuntansi mendatang;
misal, pengeluaran untuk pembangunan gedung, pembelian kendaraan
bermotor, pembelian peralatan dan perabot kantor.
5. Belanja Pengadaan, adalah pengeluaran yang dipergunakan untuk
pelaksanaan pengadaan Barang/jasa dibedakan menjadi 2 (dua) kelompok,
yaitu pengeluaran pendapatan (revenue expenditure) atau biasa disebut
sebagai belanja rutin dan pengeluaran modal (capital expenditure) atau biasa
disebut sebagai belanja modal.
6. Belanja Rutin, adalah pengeluaran sebagai biaya untuk operasional
perusahaan. Sifat dari biaya tersebut sering terjadi dan hanya memiliki
manfaat selama periode akuntansi yang bersangkutan. Misal, biaya
pemeliharaan kendaraan, biaya pembelian alat tulis kantor, biaya sewa
gedung, biaya pencetakan materiil tehnik, biaya pencetakan materiil umum.
7. Berita Acara Serah Terima (BAST) adalah berita acara yang berisi
penyerahan Barang/Jasa dari penyedia Barang/Jasa kepada PT Jasa Raharja
(Persero) sesuai dengan tahapan sebagaimana yang diatur dalam Perjanjian
Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan.
8. Daftar hitam (blacklist) adalah daftar nama perusahaan yang oleh PT Jasa
Raharja (Persero) dikategorikan sebagai penyedia Barang/Jasa yang
melakukan tindakan pelanggaran di tahapan tertentu dalam proses
pengadaan.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 3
9. Dokumen pengadaan adalah dokumen yang disusun oleh Tim
Pengadaan/Divisi umum yang memuat informasi dan ketentuan yang akan
digunakan sebagai pedoman oleh para pihak dalam proses Pengadaan
Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi.
10. Dokumen Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan
adalah dokumen yang berkaitan dengan Pengadaan Barang/Jasa/Jasa
Konstruksi berupa perikatan tertulis berikut seluruh lampirannya yang
memuat persyaratan dan ketentuan yang harus dipenuhi oleh pihak-pihak
yang terkait.
11. E-Purchasing adalah tata cara pembelian Barang/Jasa melalui sistem katalog
elektronik.
12. E-Tendering adalah tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang
dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa
yang terdaftar pada sistem pengadaan secara elektronik dengan cara
menyampaikan 1 (satu) kali penawaran dalam waktu yang telah ditentukan.
13. Ganti rugi adalah penggantian terhadap kerugian baik bersifat fisik dan/atau
non fisik sebagai akibat pengadaan tanah kepada pihak yang mempunyai hak
atas tanah, bangunan, tanaman, dan/atau benda-benda lain yang berkaitan
dengan tanah yang dapat memberikan kelangsungan hidup yang lebih baik
dari tingkat kehidupan sosial ekonomi sebelum terkena pengadaan tanah.
14. Hak atas tanah adalah hak atas bidang tanah sebagaimana diatur dalam
Undang-undang Nomor 5 Tahun 1960 tentang Peraturan Dasar Pokok-pokok
Agraria.
15. Harga Perkiraan sendiri (HPS) adalah harga barang/jasa yang dikalkulasikan
secara keahlian dan berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan.
16. Jasa Konsultansi adalah jasa layanan profesional yang membutuhkan
keahlian tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya
olah pikir (brainware) berdasarkan Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang
ditetapkan oleh pengguna.
17. Jasa Lainnya adalah jasa untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau segala
pekerjaan dan/atau penyediaan jasa selain jasa konsultansi, pelaksanaan
Pekerjaan Konstruksi dan Pengadaan Barang.
18. Kontes adalah metode pemilihan Penyedia Barang yang memperlombakan
Barang/ benda tertentu yang tidak mempunyai harga pasar dan yang
harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan Harga Satuan.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 4
19. Klasifikasi adalah penggolongan penyedia barang/jasa menurut tingkat
kemampuan dasar pada masing-masing bidang, subbidang dan lingkup
pekerjaannya.
20. Kualifikasi adalah persyaratan dalam penilaian kinerja penyedia barang/jasa
menurut persyaratan minimal administrasi, kemampuan finansial, personalia,
dan peralatan yang dimiliki.
21. Laporan Uji Teknis adalah laporan yang dibuat dan ditandatangani oleh unit
teknis terkait atau konsultan pengawas yang berisi tentang pengujian teknis
dari Barang dan atau Jasa yang diserahkan oleh penyedia Barang/Jasa kepada
PT Jasa Raharja (Persero).
22. Musyawarah adalah kegiatan yang mengandung proses saling mendengar,
saling memberi dan saling menerima pendapat, serta keinginan untuk
mencapai kesepakatan mengenai bentuk dan besarnya ganti rugi dan masalah
lain yang berkaitan dengan kegiatan pengadaan tanah atas dasar kesukarelaan
dan kesetaraan antara pihak yang mempunyai hak atas tanah, bangunan,
tanaman, dan benda-benda lain yang berkaitan dengan tanah dengan pihak
yang memerlukan tanah.
23. Panitia Pengadaan Tanah adalah sejumlah personil yang diberi tugas,
wewenang dan tanggung jawab untuk melakukan pengadaan tanah, yang
prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya
seluruh kegiatan untuk memperoleh hak atas tanah.
24. Pakta Integritas (letter of undertaking) adalah surat pernyataan yang
ditandatangani oleh Tim Pengadaan / Panitia Pengadaan /Pejabat Perusahaan
dan Penyedia Barang/Jasa yang ditunjuk sebagai Pelaksana Pengadaan, yang
berisi ikrar untuk melaksanakan pengadaan sesuai dengan ketentuan
pengadaan Barang/Jasa yang berlaku.
25. Pengadaan Barang/Jasa adalah suatu usaha atau kegiatan pengadaan
barang/jasa yang diperlukan perusahaan, yang prosesnya dimulai dari
perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk
memperoleh Barang/Jasa.
26. Pengadaan Barang/Jasa yang bersifat khusus adalah kegiatan pengadaan
barang/jasa yang merupakan satu kesatuan sistem yang saling mempengaruhi
satu sama lain dan sifat kebutuhannya hanya dapat dipenuhi oleh satu
penyedia barang/jasa dan barang-barang karya seni.
27. Pengadaan/Pembelian Langsung adalah Pengadaan Barang/Jasa langsung
kepada Penyedia Barang/Jasa, tanpa melalui Pelelangan/Pemilihan/
Penunjukan Langsung.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 5
28. Pengadaan secara elektronik atau E-Procurement adalah Pengadaan
Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi
dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
29. Pengadaan tanah adalah setiap kegiatan untuk memperoleh hak atas tanah
dengan cara memberikan ganti rugi kepada yang melepaskan atau
menyerahkan tanah, bangunan, tanaman, dan benda-benda yang berkaitan
dengan tanah.
30. Pembina adalah Penanggungjawab Pengadaan Barang / Jasa :
a. Direksi, dalam hal pengadaan dimaksud berhubungan dengan hal-hal
strategis yang berpengaruh terhadap kelangsungan kegiatan usaha
Perusahaan;
b. Direktur yang membawahi bidang tugas terkait;
c. Kepala Divisi Umum atau Kepala Cabang yang bertanggung jawab atas
pelaksanaan pengadaan Barang / Jasa sesuai dengan kewenangannya.
31. Perusahaan Terafilisasi BUMN adalah perusahaan yang sahamnya minimum
90% dimiliki oleh Anak Perusahaan BUMN, gabungan Anak Perusahaan
BUMN, atau gabungan Anak Perusahaan BUMN dengan BUMN.
32. Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan, koperasi,
perguruan tinggi, lembaga ilmiah pemerintah dan Lembaga Swadaya
Masyarakat (LSM) yang menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa
Konsultansi/Jasa Lainnya.
33. Penanggungjawab pengadaan adalah Direksi/Kepala Divisi Umum/Kepala
Cabang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan Barang/Jasa
sesuai dengan kewenangannya.
34. Penerima Barang/Jasa adalah pejabat yang bertugas menerima dan
memeriksa kesesuaian Barang/Jasa yang dipesan/diperjanjikan dari Penyedia
Barang/Jasa.
35. Pekerjaan Konstruksi adalah seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan
pelaksanaan konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya yang
spesifikasi teknisnya ditentukan oleh pengguna.
36. Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan adalah
perjanjian tertulis antara perusahaan pemberi pekerjaan (bouwheer) dengan
penyedia Barang/Jasa dalam rangka pelaksanaan pengadaan Barang/Jasa atau
Pelaksana Swakelola.
37. Produksi Dalam Negeri adalah berbagai jenis barang/jasa yang dibuat
dan/atau dihasilkan di dalam negeri.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 6
38. Pemilihan Langsung, atau seleksi langsung untuk pengadaan jasa konsultan,
yaitu pengadaan Barang/Jasa yang ditawarkan kepada beberapa Pihak
terbatas sekurang-kurangnya 2 (dua) penawar yang memenuhi Syarat.
39. Penunjukan Langsung adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa
dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa dengan syarat
tertentu.
40. Pelelangan Umum adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa/Pekerjaan
Konstruksi/Jasa Lainnya untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh
semua Penyedia Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang
memenuhi syarat.
41. Pekerjaan Kompleks adalah pekerjaan yang memerlukan teknologi
tinggi, mempunyai risiko tinggi, menggunakan peralatan yang didesain
khusus dan/atau pekerjaan senilai tertentu yang ditentukan oleh
Direksi/Penanggungjawab Pengadaan.
42. Pelepasan atau penyerahan hak atas tanah adalah kegiatan melepaskan
hubungan hukum antara pemegang hak atas tanah dengan tanah yang
dikuasainya dengan memberikan ganti rugi atas dasar musyawarah.
Pelepasan atau penyerahan hak atas tanah tersebut dilakukan berdasarkan
prinsip penghormatan terhadap hak atas tanah.
43. Pihak yang melepaskan atau menyerahkan tanah, bangunan, tanaman, dan
benda-benda lain yang berkaitan dengan tanah adalah perseorangan, badan
hukum, lembaga, unit usaha yang mempunyai hak penguasaan atas tanah
dan/atau bangunan serta tanaman yang ada di atas tanah.
44. Pemegang hak atas tanah adalah orang atau badan hukum yang mempunyai
hak atas tanah menurut Undang-undang Pokok Agraria, termasuk bangunan,
tanaman dan/ atau benda-benda lainnya yang terkait dengan tanah yang
bersangkutan.
45. Rencana Tata Ruang Wilayah adalah hasil perencanaan mengenai
peruntukan tanah diwilayah tersebut yang dituangkan dalam Rencana Tata
Ruang Wilayah (RTRW).
46. Seleksi adalah metode pemilihan penyedia jasa konsultansi untuk pekerjaan
yang dapat diikuti oleh semua penyedia jasa konsultansi yang memenuhi
syarat.
47. Swakelola adalah Pengadaan Barang/Jasa dimana pekerjaannya
direncanakan, dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh Penanggung Jawab
Pengadaan/Unit Kerja Kantor Pusat/Kepala Cabang.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 7
48. Surat Perintah Kerja atau Surat Pesanan adalah perikatan antara perusahaan
pemberi pekerjaan (bouwheer) dengan penyedia Barang/Jasa dalam rangka
pelaksanaan pengadaan Barang/Jasa atau Pelaksana Swakelola.
49. Sanggahan adalah ketidak setujuan dari Penyedia Barang/Jasa peserta
pelelangan atas penunjukan Penyedia Barang/Jasa lainnya sebagai Pelaksana
pengadaan Barang/Jasa pada saat pengumuman pemenang lelang karena
diduga dalam proses pengadaannya terdapat perlakuan yang menyimpang
dari ketentuan Pengadaan Barang/Jasa.
50. Surat Jaminan adalah jaminan tertulis yang bersifat mudah dicairkan dan
tidak bersyarat (unconditional), yang dikeluarkan oleh Bank
Umum/Perusahaan Asuransi atau Lembaga Keuangan lainnya yang
diserahkan oleh Penyedia Barang/Jasa kepada perusahaan pemberi pekerjaan
(bouwheer) untuk menjamin terpenuhinya kewajiban Penyedia Barang/Jasa.
51. Sayembara adalah metode pemilihan Penyedia Jasa yang memperlombakan
gagasan orisinal, kreatifitas dan inovasi tertentu yang harga/biayanya tidak
dapat ditetapkan berdasarkan Harga Satuan.
52. Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPB/J) adalah Surat yang
diterbitkan oleh PT Jasa Raharja (Persero) yang ditujukan kepada pemenang
pengadaan melalui metode pemilihan langsung atau pelelangan.
53. Tim Pengadaan adalah sejumlah personil yang diberi tugas oleh
Direksi/Penanggungjawab Pengadaan untuk melakukan Pengadaan
Barang/Jasa.
54. Usaha Kecil adalah kegiatan ekonomi rakyat yang berskala kecil dan
memenuhi kriteria yang ditetapkan dalam Undang-undang Nomor 9 Tahun
1995 tentang Usaha Kecil, termasuk koperasi skala usaha kecil.
55. Urusan Pengadaan adalah bagian organisasi PT Jasa Raharja (Persero) yang
berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa di PT Jasa Raharja (Persero)
baik untuk keperluannya maupun atas permintaan unit lain sesuai
kewenangannya yang bersifat permanen atau melekat pada Unit Umum.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 8
BAB II
KEBIJAKAN UMUM PENGADAAN BARANG/JASA
Menimbang besarnya pengeluaran yang dilaksanakan melalui proses pengadaan
Barang/Jasa dan potensi proses pengadaan Barang/Jasa yang dapat mempengaruhi
prilaku berbagai Pihak serta harapan untuk memecahkan permasalahan umum
dilingkungan yang strategis ini, maka beberapa kebijakan umum yang
diberlakukan dalam melakukan pengadaan barang/jasa adalah sebagai berikut :
1. Memperoleh barang/jasa yang dibutuhkan secara efektif dan efisien.
2. Menciptakan iklim persaingan yang sehat, tertib, adil dan terkendali dengan
cara meningkatkan transparansi.
3. Menyederhanakan ketentuan dan tata cara untuk mempercepat proses
pengambilan keputusan dalam pengadaan barang/jasa.
4. Meningkatkan profesionalisme, kemandirian dan tanggung-jawab para
perencana, pelaksana, dan pengawas pengadaan barang/jasa.
5. Pengguna barang/jasa mengutamakan penggunaan produksi dalam negeri,
rancang bangun dan perekayasaan nasional, serta perluasan kesempatan bagi
usaha kecil dan koperasi sepanjang kualitas, harga dan tujuannya dapat
dipertanggungjawabkan.
6. Dalam rangka mendorong pertumbuhan industri dalam negeri, pengguna
barang/jasa dapat memberikan preferensi penggunaan produksi dalam negeri
dengan tetap mengindahkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
7. Pengguna barang/jasa mengutamakan sinergi antar BUMN dan/atau Anak
Perusahaan sepanjang barang/jasa tersebut merupakan hasil produksi BUMN
dan/ atau anak perusahaan yang bersangkutan, dan sepanjang kualitas, harga
dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan.
8. Memberikan kesempatan yang lebih besar kepada Usaha Kecil atau Koperasi
untuk berpartisipasi dalam pengadaan barang/jasa
9. Melaksanakan pengadaan di dalam wilayah Negara Republik Indonesia.
10. Dilarang memecah nilai pengadaan barang/jasa dengan maksud untuk
menghindari batas kewenangan (Paket Pekerjaan dipecah menjadi beberapa
Paket Pengadaan).
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 9
11. Dilarang menentukan kriteria atau persyaratan atau prosedur yang
diskriminatif dan pertimbangan yang tidak obyektif.
12. Dilarang mengadakan barang/jasa apabila belum atau tidak ada anggarannya.
Kecuali jika ada ijin dari Direksi.
13. Pelelangan yang belum ada anggarannya namun telah diketahui besarnya
biaya yang diperlukan dan telah masuk dalam Rencana Kerja Anggaran
Perusahaan (RKAP) dapat dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut:
a. bilamana pengadaan tersebut tidak disetujui dalam anggaran maka
pelelangan dinyatakan gagal;
b. telah dituangkan dalam RKS;
c. surat penunjukan penyedia barang / jasa ditandatangani setelah anggaran
disahkan.
14. Proses Pengadaan Barang / Jasa dapat dilaksanakan secara elektronik atau E-
Procurement dengan cara E-Tendering atau E-Purchasing.
15. Pelaksanaan E-Tendering meliputi proses pengumuman pengadaan
Barang/Jasa sampai dengan Pengumuman pemenang dengan menggunakan
sistem secara elektronik yang melalui website Pengadaan Jasa Raharja.
16. E-Purchasing dapat dilaksanakan dalam pengadaan Barang/Jasa.
17. Divisi Umum/Kantor Cabang membuat daftar dan rekam jejak (track record)
penyedia barang/jasa rekanan melalui kuesioner kepuasan supplier dan
evaluasi kinerja supplier setelah proses pengadaan barang/jasa selesai.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 10
BAB III
TATA NILAI PENGADAAN
Pengadaan Barang/Jasa pada hakikatnya merupakan upaya perusahaan untuk
mendapatkan Barang /Jasa yang diperlukan, dengan menggunakan metode dan
proses tertentu agar dicapai kesepakatan harga, waktu dan kesepakatan lainnya.
Agar esensi pengadaan Barang /Jasa tersebut dapat dilaksanakan sebaik-baiknya,
maka perusahaan dan penyedia haruslah berpatokan pada filosofi pengadaan
barang/jasa, yaitu upaya untuk mendapatkan barang/Jasa yang diinginkan
dilakukan atas dasar pemikiran yang logis dan sistematis, tunduk pada etika dan
norma pengadaan barang /jasa yang berlaku, mengikuti prinsip-prinsip, metode
dan proses pengadaan barang /jasa yang baku, yaitu :
A. Prinsip Dasar Pengadaan Barang/Jasa
Pengadaan Barang/Jasa wajib menerapkan prinsip-prinsip sebagai berikut:
1. Efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan untuk
mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalam waktu yang cepat
dengan menggunakan dana dan kemampuan seminimal mungkin secara
wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah;
2. Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang
telah ditetapkan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai
dengan sasaran yang ditetapkan;
3. Kompetitif, berarti pengadaan barang/jasaharus terbuka bagi penyedia
barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan
yang sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi
syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan
transparan;
4. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan
barang/jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan tata cara
evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa, sifatnya
terbuka bagi peserta penyedia barang dan jasa yang berminat;
5. Adil dan wajar, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua
calon penyedia barang/jasa yang memenuhi syarat;
6. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran dan dapat
dipertanggungjawabkan sehingga menjauhkan dari potensi penyalahgunaan
dan penyimpangan.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 11
B. Etika Pengadaan Barang/Jasa
Penanggung jawab atau personil yang ditugaskan untuk melakukan pengadaan
dan peserta pengadaan dalam pelaksanaan pengadaan harus memiliki etika
atau asas-asas akhlak/moral. Etika dalam pengadaan Barang/Jasa adalah
perilaku yang baik dari berbagai pihak yang terlibat dalam proses pengadaan,
yaitu perilaku untuk saling menghormati terhadap tugas dan fungsi masing-
masing pihak, bertindak secara profesional, dan tidak saling mempengaruhi
untuk maksud tercela atau untuk kepentingan/keuntungan pribadi dan/atau
kelompok dengan merugikan Pihak lain/Perusahaan. Etika dimaksud adalah
sebagai berikut:
1. Melaksanakan tugas secara tertib dan bertanggung jawab untuk mencapai
sasaran atau tujuan pengadaan.
2. Bekerja secara profesional, menjunjung tinggi kejujuran, kemandirian, dan
menjaga informasi yang bersifat rahasia.
3. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung yang
dapat mengakibatkan persaingan tidak sehat di dalam proses pengadaan.
4. Menerima dan bertanggung-jawab atas segala keputusan yang ditetapkan
sesuai dengan kewenangan yang ada.
5. Menghindari dan mencegah pertentangan kepentingan (conflict of interest)
dari pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proses
pengadaan.
6. Menghindari dan mencegah pemborosan dan kebocoran keuangan
perusahaan dalam pengadaan barang/jasa.
7. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan atau
melakukan kegiatan bersama dengan tujuan untuk keuntungan pribadi,
golongan, atau pihak lain yang merugikan perusahaan.
8. Tidak menerima, tidak menawarkan, atau tidak memberi janji akan
memberi hadiah, imbalan, atau berupa apapun kepada siapapun yang
diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan pengadaan.
C. Norma Pengadaan Barang/Jasa
Sistem pengadaan Barang/Jasa yang baik adalah system pengadaan barang/jasa
yang mampu menerapkan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik
(good corporate governance).
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 12
Para Pihak akan memiliki norma-norma yang menyimpang apabila secara
terus menerus tidak mampu menerapkan prinsip-prinsip good corporate
governance yang disebabkan oleh system pengadaan yang tidak mendukung
penerapan dan pelaksanaan prinsip-prinsip tersebut. Oleh karena itu agar
tujuan pengadaan Barang/Jasa dapat tercapai dengan baik, semua Pihak dalam
proses pengadaan harus mengikuti norma yang berlaku, yaitu :
1. Norma tertulis atau norma pengadaan yang bersifat operasional yang pada
umumnya telah dirumuskan dan dituangkan dalam peraturan perundang-
undangan yaitu berupa undang-undang, peraturan, pedoman atau petunjuk
pengadaan barang/jasa.
2. Norma tidak tertulis pada umumnya bersifat ideal, norma ideal pengadaan
tersirat dalam pengertian tentang hakikat, filosofis, etika dan
profesionalisme dalam pengadaan Barang/Jasa.
D. Penggunaan Produk Dalam Negeri
1. Dalam setiap pelaksanaan pengadaan barang/jasa, diharapkan:
a. Memaksimalkan penggunaan barang/jasa hasil produksi dalam negeri,
termasuk rancang-bangun dan perekayasaan nasional dalam pengadaan
barang/jasa.
b. Mengikut sertakan konsultan dan penyedia barang/jasa nasional.
2. Pada saat melakukan persiapan pengadaan barang/jasa, yang dimulai dari
tahap studi, tahap rancang-bangun, penyusunan dokumen pengadaan, dan
perjanjian atau Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat
Pesanan pengadaan barang/jasa, diharapkan sudah mencantumkan
persyaratan :
a. Penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI) atau standar lain yang
berlaku atau Standar Internasional atau setara yang ditetapkan oleh
instansi yang berwenang.
b. Penggunaan produksi dalam negeri sesuai kemampuan industri
nasional.
c. Penggunaan tenaga ahli dan atau Penyedia barang/jasa dalam negeri.
3. Pengadaan barang/jasa impor, dapat dilakukan apabila:
a. Barang/jasa tersebut belum diproduksi atau dihasilkan di dalam negeri,
dan atau
b. Spesifikasi teknis barang/jasa yang diproduksi atau dihasilkan di dalam
negeri tidak memenuhi persyaratan atau waktu penyerahannya tidak
memenuhi ketentuan yang dipersyaratkan, dan atau
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 13
c. Harga penawaran barang produksi dalam negeri lebih tinggi dari
penawaran barang/jasa impor, meskipun telah diperhitungkan tambahan
preferensi harga.
4. Untuk melaksanakan ketentuan di atas (pengadaan barang/jasa impor),
Penyedia barang/jasa yang bersangkutan semaksimal mungkin
menggunakan jasa-jasa pelayanan dari dalam negeri, antara lain : jasa
asuransi, angkutan, ekspedisi, dan perbankan.
5. Penyedia barang/jasa asing wajib bekerjasama dengan penyedia barang/jasa
nasional dalam bentuk kemitraan, sub Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah
Kerja dan Surat Pesanan, atau bentuk kerjasama lainnya.
E. Tata Tertib Pengadaan Barang/Jasa
Tata tertib pengadaan barang atau jasa, adalah sebagai berikut:
1. Pihak-pihak yang terkait dalam proses pengadaan barang / jasa, wajib
melaksanakan ketentuan dan prosedur yang telah ditetapkan dalam
dokumen pengadaan.
2. Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang, dapat melakukan
perubahan terhadap dokumen pengadaan yang mengatur persyaratan,
kriteria, dan tata cara evaluasi penawaran pada saat penjelasan dokumen
pengadaan dan dituangkan dalam Berita Acara.
3. Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang melakukan evaluasi
atas penawaran yang masuk, berdasarkan metode evaluasi yang
dituangkan dalam dokumen pengadaan.
4. Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang menetapkan urutan
calon penyedia barang/jasa dari penawar yang terbaik dan memenuhi
syarat seperti dituangkan dalam dokumen pengadaan serta
mengusulkannya kepada Penanggungjawab Pengadaan.
5. Berdasarkan usulan Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang
menetapkan pemenang peserta pelelangan, pemilihan langsung, dan
penunjukan langsung yang menawarkan harga yang menguntungkan
perusahaan dari penawaran yang responsif. Penawaran responsif adalah
penawaran yang memenuhi ketentuan dan persyaratan pokok administrasi
dan spesifikasi teknis yang ditentukan dalam dokumen pengadaan tanpa
terdapat penyimpangan yang berarti atau penting.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 14
6. Penyimpangan yang berarti atau penting adalah penyimpangan yang tidak
dapat ditoleransi, sehingga penawaran yang bersangkutan gugur, antara
lain meliputi :
a. penyimpangan yang berakibat mengurangi hak PT Jasa Raharja
(Persero) atau kewajiban penyedia barang/jasa;
b. penyimpangan yang menguntungkan penyedia barang/jasa tertentu dan
atau mempengaruhi perhitungan nilai penawarannya.
7. Peserta pengadaan yang ditunjuk sebagai pemenang, wajib menerima
keputusan yang dibuat oleh Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum/Kepala
Cabang. Apabila peserta pertama yang ditetapkan mengundurkan diri,
maka jaminan penawaran peserta yang bersangkutan menjadi milik PT
Jasa Raharja (Persero).
8. Peserta pengadaan yang mengundurkan diri sebelum berakhirnya masa
penawaran, dikenakan sanksi berupa pencairan jaminan penawaran dan
dimasukkan dalam daftar hitam (blacklist) sebagai rekanan PT Jasa
Raharja (Persero) selama 2 (dua) tahun.
9. Penanggungjawab pengadaan atau pejabat yang ditunjuk, bertanggung
jawab atas :
a. penyimpanan dan pemeliharaan semua dokumen pelaksanaan
pengadaan barang atau jasa;
b. pemberian informasi kepada para peserta pengadaan barang/jasa
apabila penawarannya ditolak karena kalah atau gugur.
10. Apabila penanggungjawab pengadaan tidak sependapat dengan usulan
Tim Pengadaan, maka penanggungjawab pengadaan membahas perbedaan
pendapat tersebut dengan Tim Pengadaan untuk mengambil putusan akhir,
dengan bentuk sebagai berikut:
a. menyetujui usulan Tim Pengadaan, atau
b. meminta Tim Pengadaan untuk melakukan evaluasi ulang berdasarkan
ketentuan di dalam dokumen pengadaan, atau
c. menetapkan putusan yang disepakati bersama.
F. Sumber Dana Dan Kewenangan Pengadaan
Sumber dana yang digunakan untuk pelaksanaan pengadaan barang/jasa
dibagi menjadi 2 (dua) sumber, yaitu :
1. Anggaran Belanja Modal.
Penggunaan sumber dana pengadaan barang/jasa yang dibiayai melalui
anggaran belanja modal.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 15
2. Anggaran Belanja dan/atau Beban Rutin.
Penggunaan sumber dana pengadaan barang/jasa yang dibiayai melalui
anggaran belanja dan/atau beban rutin.
Kewenangan untuk melaksanakan pengadaan barang/jasa diatur sebagai
berikut:
1. Pengadaan barang/jasa yang bersumber dari anggaran belanja modal
hanya dapat dilaksanakan oleh Direksi, Direktur SDM dan Umum, Kepala
Divisi Umum, atau Kepala Cabang sesuai dengan batas kewenangan yang
diatur dalam Keputusan Direksi tentang Pendelegasian Wewenang
Pengelolaan Administrasi dan Keuangan;
2. Pengadaan barang/jasa yang bersumber dari anggaran belanja dan/atau
beban rutin dapat dilaksanakan oleh Direksi, Direktur, Kepala
Divisi/SPI/Sekper, Kepala Cabang, atau Kepala Perwakilan sesuai dengan
batas kewenangan yang diatur dalam Keputusan Direksi tentang
Pendelegasian Wewenang Pengelolaan Administrasi dan Keuangan.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 16
BAB IV
PARA PIHAK DALAM PENGADAAN BARANG/JASA
A. Penanggungjawab Pengadaan
Penanggungjawab atas pengadaan barang/jasa secara keseluruhan adalah
Direksi. Sedangkan penanggungjawab pelaksanaan pengadaan barang/jasa
adalah Direktur yang membidangi Unit Kerja yang merencanakan atau
memprakarsai pengadaan barang/jasa.
Penanggungjawab pelaksanaan pengadaan barang/jasa, memiliki tugas pokok
sebagai berikut:
1. Menyusun rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa sesuai dengan
Rencana Kerja Anggaran Perusahaan.
2. Menetapkan dan mengesahkan rencana pengadaan barang/jasa, ketentuan
mengenai kewajiban penggunaan produksi dalam negeri, perluasan
kesempatan usaha bagi usaha kecil atau koperasi kecil, lembaga ilmiah,
Lembaga Swadaya Masyarakat dan unit penelitian.
3. Menetapkan Tim Pengadaan Barang/Jasa/Pelaksanaan Swakelola.
4. Menetapkan/menunjuk Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan.
5. Melaksanakan perikatan (Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan
Surat Pesanan) dengan pihak penyedia barang/jasa.
6. Memantau, mengendalikan, dan mengawasi pelaksanaan Perjanjian
Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan yang bersangkutan.
7. Melimpahkan tanggung jawab Penggunaan Anggaran kepada Unit Kerja
dan Kepala Cabang.
8. Penanggungjawab pengadaan, dilarang:
a. Memecah nilai pengadaan barang/jasa yang merupakan paket
pekerjaan yang telah ditetapkan dalam rencana pengadaan
Barang/Jasa, dengan maksud untuk menghindari batas kewenangan.
b. Menentukan kriteria atau persyaratan atau prosedur yang diskriminatif
dan pertimbangan yang tidak obyektif.
c. Mengadakan barang/jasa apabila belum atau tidak ada anggarannya.
9. Melakukan Pengadaan yang menyimpang dari ketentuan Prosedur
Pengadaan Barang/Jasa.
B. Tim Pengadaan
Tim Pengadaan adalah sekelompok personil yang diberi tugas, wewenang, dan
tanggung-jawab oleh penanggungjawab pengadaan untuk melakukan
pengadaan barang/jasa. Pembentukan Tim Pengadaan Barang/Jasa dilakukan
dengan mempertimbangkan hal hal sebagai berikut :
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 17
1. Tim Pengadaan dibentuk dalam rangka pelaksanaan pengadaan
barang/jasa yang dibiayai melalui anggaran belanja modal atau anggaran
rutin dengan mengacu kepada keputusan Direksi tentang pendelegasian
wewenang pengelolaan administrasi dan keuangan.
2. Untuk pengadaan dengan nominal yang melebihi batas kewenangan
Kepala Divisi atau Kepala Cabang sebagaimana diatur dalam Keputusan
Direksi Tentang Pendelegasian Wewenang Pengelolaan Administrasi dan
Keuangan harus mendapat ijin prinsip dan kewenangan dari
Direksi/Penanggung jawab Pengadaan, termasuk persetujuan spesifikasi
pekerjaan/Barang (seperti : design, logo, warna, lay out, tulisan dan lain-
lain).
3. Pelaksanaan pengadaan yang tidak dilakukan oleh Tim Pengadaan, di
Kantor Pusat melekat pada Divisi Umum melalui Urusan Pengadaan,
sedangkan di Cabang oleh Kepala Cabang masing-masing, melalui
Bagian Administrasi di Cabang tipe A dan B dan Unit SDM &Umum di
Cabang tipe C sebagai pengguna anggaran, sesuai dengan kewenangan
yang dilimpahkan oleh Penanggungjawab Pengadaaan, yang
pelaksanaannya mengikuti pada prinsip-prinsip, etika dan norma
pengadaan barang/Jasa dan best practice yang berlaku.
4. Tim Pengadaan diusulkan oleh unit kerja yang merencanakan atau
memprakarsai pengadaan barang/jasa jumlahnya gasal (ganjil) disesuaikan
dengan nilai dan kompleksnya pekerjaan, secara administratif ditetapkan
dengan Surat Keputusan Direksi yang ditandatangani oleh Direktur Umum
melalui Divisi Umum.
5. Tim Pengadaan bertanggung jawab kepada penanggungjawab pengadaan
dan secara teknis dan administratif dibina oleh Direktur SDM &Umum.
6. Tim Pengadaan harus beranggotakan personil-personil yang berkompeten
terdiri atas unsur atau unit kerja; perencana pengadaan atau kegiatan yang
bersangkutan;pengelola keuangan; pengelola barang/jasa; unit pengadaan;
mengerti hukum Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat
Pesanan atau yang menguasai administrasi Perjanjian Kerjasama, Surat
Perintah Kerja dan Surat Pesanan. Dalam hal pengadaan barang/jasa yang
bersifat teknis, keanggotaan tim pengadaan dapat berasal dari unit teknis
yang bersangkutan sesuai dengan jenis pengadaan barang/jasa yang akan
dilaksanakan.
Sistem pengadaan yang baik adalah system pengadaan barang/jasa yang
mampu menerapkan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik
(good corporate governance), oleh karenanya anggota tim pengadaan tidak
mengganggu tugas pokok unit kerjanya masing-masing atau
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 18
keanggotaannya dalam tim pengadaan akan menyita waktu tugas
pokoknya.
7. Ketua Tim Pengadaan dapat dipilih dari Unit Kerja yang merencanakan
atau memprakarsai pengadaan barang/jasa. Sedangkan sekretaris tim
pengadaan dipilih dengan mempertimbangkan aspek kelancaran kegiatan
pengadaan barang/jasa.
8. Penanggung Jawab Pengadaan menunjuk Unit Kerja Kantor Pusat (Divisi
Umum) sebagai Koordinator administrasi dan laporan seluruh Pengadaan
Barang/Jasa.
9. Personil yang diikut-sertakan dalam tim pengadaan memiliki kualifikasi
sebagai berikut:
a. Memiliki integritas, moral, disiplin, tanggung jawab, kemampuan
teknis danmanajerial dalam rangka pelaksanaan tugas.
b. Memahami seluruh jenis pekerjaan yang menjadi tugas Tim
Pengadaan.
c. Mengetahui dan menguasai metode, prosedur dan materi dokumen
pengadaan.
d. Tidak memiliki jabatan yang lebih tinggi dari Direksi.
10. Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Tim Pengadaan, adalah sebagai
berikut:
a. Menyusun jadwal, tatacara, dan spesifikasi pengadaan barang/jasa
sesuai dengan RKAP atau alokasi anggaran yang telah ditetapkan
yang dituangkan dalam Rencana Kerja dan Syarat (RKS).
b. Menyusun dan menetapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dengan
memperhatikan alokasi anggaran yang tersedia.
c. Menyiapkan dokumen pengadaan yang dapat dijadikan sebagai
panduan bagi penyedia barang/jasa dalam mengajukan penawaran.
d. Menginformasikan atau mengumumkan rencana pengadaan
barang/jasa melalui salah satu media, apabila rencana pengadaan
tersebut akan dilakukan dengan metode pelelangan.
e. Melakukan seleksi terhadap calon peserta pengadaan yang memenuhi
persyaratan untuk diikut sertakan dalam pengadaan barang/jasa.
f. Menyampaikan undangan atau surat permintaan penawaran atau
surat-surat lainnya kepada peserta pengadaan dalam rangka
pelaksanaan pengadaan barang/ jasa.
g. Memberikan penjelasan kepada peserta pengadaan mengenai materi
yang terkandung dalam dokumen pengadaan atau Rencana Kerja dan
Syarat-syarat pengadaan, temasuk metode evaluasi penawaran.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 19
h. Menyampaikan perubahan spesifikasi teknis pekerjaan dalam hal
terjadi perubahan dan dituangkan dalam Berita Acara.
i. Melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap
penawaran dari peserta pengadaan dan menetapkan nominasi calon
pemenang pengadaan, melakukan negosiasi dalam pemilihan
langsung atau penunjukan langsung.
j. Mengusulkan calon pemenang pengadaan barang/jasa kepada
penanggungjawab pengadaan.
k. Menjawab Sanggahan melalui Penanggung Jawab Pengadaan.
l. Menginformasikan kepada peserta pengadaan tentang pemenang
pengadaan yang telah disetujui penanggungjawab pengadaan.
m. Membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan Barang/Jasa
kepada penanggungjawab pengadaan.
n. Menyimpan dokumen asli pemilihan Penyediaan Barang/Jasa.
11. Masa kerja tim pengadaan berakhir setelah surat perintah kerja atau surat
pesanan atau Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat
Pesanan ditanda tangani oleh pihak Penanggungjawab Pengadaan dan
pihak penyedia Barang/Jasa atau sesuai dengan masa penugasannya,
kecuali ditentukan lain.
12. Honorarium dan biaya yang berkaitan dengan Tim Pengadaan dan
kegiatan pengadaan dibebankan pada mata anggaran yang telah ditetapkan
atau ditentukan tersendiri oleh Penanggungjawab Pengadaan.
13. Tim Pengadaan atau Panitia Pengadaan wajib menandatangani Pakta
Integritas (letter of undertaking).
14. Aparat pengawasan intern ataupun ekstern yang melakukan pengawasan
melalui audit, review, evaluasi, pemantauan dan kegiatan pengawasan lain
terhadap fungsi dan tugas perusahaan dilarang duduk sebagai anggota
Tim/Panitia Pengadaan.
15. Ketentuan mengenai Tim Pengadaan secara mutatis mutandis berlaku bagi
Panitia yang melaksanakan tugas pengadaan.
C. Penerima Barang/Jasa
Penerima Barang/Jasa pada prinsipnya merupakan kewenangan
Penanggungjawab Pengadaan, pelaksanaannya untuk Pengadaan melalui Pusat
kewenangannya dilimpahkan kepada yang memprakarsai dalam hal ini
Divisi/Unit Umum dan di Cabang dilimpahkan kewenangannya melalui
Kepala Cabang, dengan persyaratan dan tugas pokok sebagai berikut :
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 20
1. Penerima Barang/Jasa harus memiliki integritas, disiplin dan tanggung
jawab dalam melaksanakan tugas;
2. Penerima Barang/Jasa mempunyai tugas pokok sebagai berikut :
a. Menerima dan memeriksa kesesuaian barang/jasa yang diterima
dengan yang dipesan/diperjanjikan.
b. Membuat dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Barang/Jasa
atas dasar butir 1.
D. Penyedia Barang/Jasa
Penyedia Barang/Jasa yang diperkenankan ikut dalam pengadaan barang/jasa,
adalah yang memenuhi persyaratan, kualifikasi, atau klasifikasi yang
ditentukan oleh pihak yang berwenang.
Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi dan Jasa Lain, dapat berupa usaha
perorangan atau perusahaan (Badan hukum) yang memiliki Surat Izin Usaha
yang dikeluarkan oleh pemerintah pusat dan/atau daerah, sertifikat yang
dikeluarkan oleh asosiasi atau informasi lain melalui internet yang dikelola
oleh asosiasi yang bersangkutan.
Penyedia Jasa Konsultansi terdiri atas perusahaan (Badan hukum) jasa
konsultansi, lembaga ilmiah, Lembaga Swadaya Masyarakat atau lembaga
nirlaba (non profit) lainnya, perusahaan jasa industri dan perbankan yang
memiliki unit penelitian dan pengembangan dengan keahlian khusus dan
konsultan perorangan, antara lain :
1. Lembaga ilmiah lebih utama melakukan pekerjaan-pekerjaan penelitian
dan pengembangan sesuai dengan bidangnya.
2. LSM biasanya lebih tepat melakukan usaha jasa konsultansi dalam rangka
pengembangan masyarakat (community development), peningkatan
partisipasi masyarakat dalam kegiatan pembangunan di bidang pendidikan
dan penyuluhan untuk masyarakat, serta penerapan dan penyebarluasan
teknologi sederhana dan madya yang tepat guna.
3. Unit penelitian dan pengembangan dalam perusahaan jasa industri dan
perbankan lebih melaksanakan pekerjaan khusus sesuai dengan bidang
spesialisasinya.
4. Konsultan perorangan dalam segala bidang, yang memiliki kriteria sebagai
berikut:
a. pelaksanaan pekerjaan yang ditugaskan padanya tidak memerlukan
kerja kelompok (team work) untuk penyelesaiannya;
b. pekerjaan hanya dapat dilakukan oleh seorang yang ahli di bidangnya.
Keahlian tersebut dibuktikan dengan sertifikat dari asosiasi profesi
terkait yang telah dilakukan akreditasi (sepanjang asosiasi tersebut
telah ada);
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 21
c. jasa konsultansi tersebut harus bersifat tugas khusus dari perusahaan
untuk memberikan masukan atau nasehat dalam pelaksanaan kegiatan
serta kegiatan khusus lain yang ditentukan oleh Penanggungjawab
Pengadaan;
d. konsultan perorangan yang ditunjuk harus mampu menyelesaikan
tugasanya secara mandiri ditinjau dari segi teknis, waktu dan biaya.
5. Penyedia Barang/Jasa yang ingin berpartisipasi dalam pengadaan
barang/jasa harus memenuhi persyaratan profesional sesuai yang
ditentukan dalam dokumen pengadaan, sebagai berikut :
a. Penyedia jasapekerjaan konstruksi atau penyedia barang/jasa atau
penyedia jasa lain, diharuskan :
1) memiliki keahlian, pengalaman, kemampuan teknis dan manajerial
dalam bidang usaha yang bersangkutan, antara lain dapat
dibuktikan dengan sertifikasi kualifikasi atau klasifikasi yang
dikeluarkan oleh asosiasi perusahaan atau profesi bersangkutan;
2) memiliki sumber daya manusia, modal, peralatan dan fasilitas lain
yang diperlukan dalam pengadaan barang/jasa;
3) secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani Perjanjian
Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan pengadaan
barang/jasa;
4) tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut, kegiatan
usahanya tidak sedang dihentikan, dan atau tidak sedang menjalani
sanksi pidana;
5) sebagai wajib pajak sudah memenuhi kewajiban perpajakan tahun
terakhir;
6) tidak membuat pernyataan palsu tentang kualifikasi, klasifikasi,
dan sertifikasi yang dimilikinya.
7) memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau dengan jasa
pengiriman.
8) Penyedia Barang/Jasa yang keikutsertaannya menimbulkan
pertentangan kepentingan, dilarang menjadi Penyedia Barang/Jasa,
kecuali dalam pelaksanaan Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah
Kerja dan Surat Pesanan Terima Jadi (turn key contract)
b. Penyedia jasa konsultansi, diharuskan memiliki data administrasi sesuai
yang ditentukan dalam dokumen pengadaan antara lain :
1) memiliki NPWP dan bukti penyelesaian kewajiban pajak;
2) fotokopi ijazah lulusan perguruan tinggi negeri atau perguruan
tinggi swasta yang telah lulus ujian negara atau yang telah
diakreditasi atau perguruan tinggi luar negeri yang telah
diakreditasi;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 22
3) mempunyai pengalaman di bidangnya sesuai dengan referensi
pengalaman kerja yang dituangkan di dalam daftar riwayat hidup
yang harus ditulis dengan teliti dan benar, ditanda-tangani oleh yang
bersangkutan (konsultan perorangan) dan diketahui oleh pimpinan
perusahaan (konsultan berbadan hukum);
4) tenaga ahli LSM memiliki pengalaman dan keahlian di bidangnya,
yang dituangkan di dalam daftar pekerjaan dan atau riwayat hidup
yang ditandatangani oleh yang bersangkutan dan memenuhi
persyaratan lain yang ditetapkan oleh kepala kantor LSM yang
bersangkutan.
6. Syarat-syarat peserta pengadaan barang/jasa untuk metode selain pembelian
langsung adalah sebagai berikut:
a. Penyedia barang/jasa yang dapat mengikuti pengadaan barang/jasa
adalah penyedia barang/jasa yang telah memenuhi persyaratan profesi,
kualifikasi, klasifikasi, dan memiliki kemampuan sumber daya dan dana
yang memadai.
b. Penyedia barang/jasa, harus menyerahkan salinan :
1) akta pendirian beserta perubahannya (jika ada perubahan)untuk
Badan Usaha;
2) NPWP/Surat Pengukuhan Pengusaha kena pajak (bagi penyedia
barang/jasa PKP)/Surat pernyataan bukan PKP dan bukti
pembayaran kewajiban pajak pada tahun terakhir;
3) dokumen lainnya (misal Ijin Domisili, SIUP, SUJK untuk Jasa
Konstruksi, TDP, dan sertifikat lainnya;) yang ditetapkan dalam
dokumen pengadaan, sesuai dengan bidang perusahaan.
7. Penyedia Barang/Jasa yang ditetapkan sebagai pelaksana pengadaan atau
yang ditunjuk oleh Penanggung jawab Pengadaan wajib menandatangani
Pakta Integritas (letter of undertaking) ditujukan pada pemilihan langsung,
pelelangan dan seleksi.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 23
BAB V
PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA
Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa merupakan kegiatan merealisasikan rencana
pengadaan barang/jasa yang mana anggarannya telah disediakan seperti tercantum
dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan. Proses Pengadaan dimulai dari
Perencanaan, Pemilihan Penyedia Barang/Jasa sampai diterimanya hasil
pekerjaan.
A. Maksud Dan Tujuan
Tujuan pengadaan barang/jasa adalah untuk memperoleh barang/jasa yang
dibutuhkan Perusahaan dalam jumlah yang cukup,dengan kualitas yang dapat
dipertanggung jawabkan, serta harga yang sewajar mungkin dalam waktu
tertentu, secara efisien, menurut ketentuan dan prosedur yang berlaku.
Pengadan barang/jasa dalam hal ini meliputi pengadaan barang termasuk
tanah, pekerjaan konstruksi, jasa konsultansi dan jasa lainnya.
B. Rencana Pengadaan Barang/Jasa
1. Kebijakan Umum Rencana Pengadaan Barang/Jasa antara lain meliputi :
a. Setiap awal tahun, sesuai RKAP yang telah disahkan unit kerja (user)
dan seluruh Kantor Cabang wajib menyampaikan rencana jadwal
pengadaan barang/jasa berikut dengan Kerangka Acuan Kerja (KAK)
kepada Divisi Umum.
b. Hal ini juga berlaku terhadap proses kegiatan pengadaan barang/jasa
yang merupakan kewenangan di Kantor Cabang. Setiap awal tahun,
sesuai RKAP yang telah disahkan sub bagian/unit (user) wajib
menyampaikan rencana jadwal pengadaan barang/jasa berikut dengan
Kerangka Acuan Kerja (KAK) kepada bagian administrasi/unit SDM &
Umum.
c. Divisi Umum/bagian administrasi/unit SDM & Umum kemudian
mengkompilasi semua rencana jadwal pengadaan barang/jasa berikut
dengan Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang diterimanya dari unit kerja
terkait untuk dibuat Rencana Umum Pengadaan (RUP).
d. Rencana Umum Pengadaan (RUP) yang dibuat oleh Divisi
Umum/bagian administrasi/unit SDM & Umum menjadi acuan
perusahaan dalam rangka melaksanakan kegiatan pengadaan
barang/jasa yang sesuai dengan RKAP berjalan.
e. Menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK)
Tim Pengadaan/Unit kerja terkait (user) menyusun Kerangka Acuan
Kerja yang mendukung pelaksanaan kegiatan/pekerjaan yang minimal
memuat informasi tentang:
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 24
1) uraian kegiatan yang akan dilaksanakan meliputi latar belakang,
maksud dan tujuan, lokasi kegiatan serta jumlah tenaga yang
diperlukan;
2) waktu yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan/pekerjaan
tersebut mulai dari pengumuman, rencana pengadaan sampai
dengan penyerahan barang/jasa;
3) spesifikasi teknis barang/Jasa yang dibutuhkan;
4) besarnya perkiraan biaya pekerjaan termasuk pajak kegiatan
tersebut.
2. Dalam melaksanakan pemaketan barang/jasa, Unit Pusat/Tim Pengadaan/
Pejabat Pengadaan tidak dibenarkan :
a. menyatukan atau memusatkan beberapa kegiatan yang tersebar
dibeberapa cabang yang menurut sifat pekerjaan dan tingkat
efisiensinya seharusnya dilakukan di cabang masing-masing;
b. menyatukan beberapa paket pengadaan yang menurut sifat dan jenis
pekerjaannya bisa dipisahkan, atau besaran nilainya seharusnya bisa
dilakukan oleh usaha kecil serta atau koperasi;
c. memecah pengadaan barang/Jasa menjadi beberapa paket dengan
maksud menghindari pelelangan;
d. menentukan kriteria, persyaratan atau prosedur pengadaan yang
diskriminatif dan/atau pertimbangan yang tidak obyektif.
C. Metode Penilaian Kualifikasi
Untuk menilai kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan
persyaratan tertentu lainnya calon Penyedia Barang/Jasa/Pekerjaan
Konstruksi/Jasa Lainnya, Tim Pengadaan Barang/Jasa dapat melakukan
kualifikasi. Kualifikasi dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu :
1. Prakualifikasi
Prakualifikasi merupakan proses penilaian kualifikasi yang dilakukan oleh
Tim Pengadaan sebelum pemasukan penawaran dari Penyedia
Barang/Jasa. Prakualifikasi dilaksanakan untuk pemilihan Penyedia Jasa
Konsultansi dan pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa
Lainnya yang bersifat kompleks melalui pelelangan serta untuk pemilihan
Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang menggunakan
metode Penunjukan Langsung bukan untuk penanganan darurat.
Proses prakualifikasi untuk Penunjukan Langsung dalam penanganan
darurat dilakukan bersamaan dengan pemasukan Dokumen Penawaran.
Dengan proses prakualifikasi akan menghasilkan Daftar Calon Penyedia
Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya atau Daftar Calon Penyedia
Jasa Konsultansi.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 25
2. Pascakualifikasi
Pasckualifikasi merupakan proses penilaian kualifikasi yang dilakukan
oleh Tim Pengadaan setelah pemasukan penawaran dari Penyedia
Barang/Jasa. Pascakualifikasi dilaksanakan untuk pengadaan dengan
metode Pelelangan, kecuali Pelelangan untuk Pekerjaan Kompleks dan
Pemilihan Langsung.
D. Harga Perkiraan Sendiri / Survey Harga Pasar Pengadaan Barang/Jasa
Harga Perkiraan Sendiri (HPS) atau Owner’s Estimate (OE) yaitu Harga yang
dikalkulasikan secara keahlian untuk menetapkan harga yang wajar
berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan.
Nilai total HPS dapat terbuka dan tidak rahasia (dapat diberitahukan atau tidak
diberitahukan kepada peserta pengadaan, sesuai dengan yang telah ditetapkan
dalam dokumen pengadaan). Yang dimaksud dengan nilai total HPS adalah
hasil perhitungan seluruh volume pekerjaan dikalikan dengan Harga Satuan
ditambah dengan seluruh beban pajak dan keuntungan. Namun demikian,
rincian Harga Satuan dalam perhitungan HPS bersifat rahasia. HPS tidak
dapat dijadikan sebagai dasar untuk menggugurkan penawaran (baik yang
lebih rendah maupun yang lebih tinggi dari HPS sepanjang masih dibawah
anggaran/dana yang tersedia).
Kegunaan HPS :
1. digunakan sebagai alat untuk menilai kewajaran harga penawaran
2. menetapkan batas tertinggi penawaran yang sah dalam pengadaan
Barang/ Jasa / Pekerjaan Konstruksi / Jasa Lainnya dan Jasa Konsultansi
yang menggunakan Pagu Anggaran,
3. Dasar untuk menetapkan besaran nilai Jaminan Penawaran ( 1% - 3% nilai
total HPS)
4. Dasar untuk menetapkan besaran nilai Jaminan Pelaksanaan bagi
penawaran terkoreksi antara 80% (delapan puluh perseratus) sampai
dengan 100% (seratus perseratus) dari nilai total HPS, Jaminan
Pelaksanaan adalah sebesar 5% (lima perseratus) dari nilai Perjanjian
Kerjasama/Surat Perintah Kerja; sedangkan untuk nilai penawaran
terkoreksi dibawah 80% (delapan puluh perseratus) dari nilai total HPS,
besarnya Jaminan Pelaksanaan 5% (lima perseratus) dari nilai total HPS.
5. Dasar untuk menetapkan besaran nilai Jaminan Sanggahan Banding
ditetapkan sebesar 2‰ (dua perseribu) dari nilai total HPS
Penyusunan HPS /OE dapat dilakukan oleh pihak ketiga (konsultan) untuk
pengadaan barang/jasa/pekerjaan konstruksi yang memerlukan keahlian
tertentu dan tidak dimiliki oleh unit kerja user/Tim Pengadaan.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 26
Penyusunan HPS untuk pengadaan barang/jasa harus dilakukan secara cermat
dan dapat dipertanggungjawabkan antara lain dengan memperhatikan hal-hal
sebagai berikut:
1. di dalam HPS agar memperhitungkan:
a. preferensi harga bagi penyedia barang/jasa usaha kecil/koperasi;
b. penggunaan produksi dalam negeri;
c. pajak pertambahan nilai dan bea masuk sesuai perundang-undangan
yang berlaku;
d. keuntungan yang wajar bagi penyedia barang/jasa.
2. di dalam HPS tidak boleh dimasukkan:
a. biaya tak terduga; dan
b. Pajak penghasilan (PPh) penyedia barang/jasa.
3. beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan, pengesahan dan
kerahasiaan HPS, adalah sebagai berikut :
a. HPS disusun oleh unit kerja user/unit SDM dan Umum/bagian
administrasi/Divisi Umum/tim pengadaan dan disahkan oleh Kepala
Divisi/Kepala Cabang/Ketua Tim apabila memenuhi kondisi sebagai
berikut ;
1) Pengadaan barang/jasa yang akan dilaksanakan merupakan tindak
lanjut dari program kerja tahun yang bersangkutan yang
dituangkan dalam RKAP;
2) HPS yang disusun oleh unit kerja user/unit SDM dan
Umum/bagian administrasi/Divisi Umum/tim pengadaan secara
teknis baik jenis, sifat, kuantitas, kualitas, kondisi dan lokasi
barang/jasa maupun metode pengadaan yang akan dilaksanakan,
tidak bertentangan dengan yang telah ditetapkan oleh
penanggungjawab pengadaan;
3) Nilai total HPS yang disusun oleh unit kerja user/unit SDM dan
Umum/bagian administrasi/Divisi Umum/tim pengadaan didukung
oleh sumber dana yang tersedia dan tidak lebih besar dari jumlah
rencana biaya yang ditetapkan oleh penanggungjawab pengadaan.
b. Penyusunan HPS didasarkan pada data harga pasar setempat, yang
diperoleh berdasarkan hasil survei, dengan mempertimbangkan :
1) Daftar biaya/tarif barang/jasa yang dikeluarkan/didapat dari
pabrikan/distributor tunggal, iklan, internet, harga toko dan
informasi yang dipublikasikan oleh asosiasi terkait;
2) Hasil perbandingan dengan Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah
Kerja dan Surat Pesanan sejenis yang pernah dilaksanakan;
3) Daftar harga standar/tarif harga yang dikeluarkan instansi
berwenang;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 27
4) Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh
Badan Pusat Statistik (BPS);
5) Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh
asosiasi terkait (contoh: Pedoman standar minimal Inkindo ) dan
sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan;
6) Biaya Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja sebelumnya atau
yang sedang berjalan dengan mempertimbangkan faktor perubahan
biaya;
7) Inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan dan/atau kurs
tengah Bank Indonesia;
8) Hasil perbandingan dengan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah
Kerja sejenis, baik yang dilakukan dengan instansi lain maupun
pihak lain;
9) Perkiraan perhitungan biaya yang dilakukan oleh konsultan
perencana (engineer’s estimate);
10) Norma indeks; dan/atau
11) Price list, brosur, katalog, print out browsing internet, daftar harga
atau buku jurnal yang diterbitkan oleh asosiasi serta sumber
lainnya yang dapat dipertanggungjawabkan;
12) Informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan.
c. Waktu Penetapan HPS :
Waktu penetapan HPS ditentukan oleh Tim Pengadaan/Unit Umum.
4. Penerapan HPS dalam pelaksanaan evaluasi harga, adalah sebagai berikut:
a. harga penawaran terendah dari calon pemenang pemilihan langsung
ataupelelangan masih dianggap wajar dan tidak perlu dilakukan
analisis secara tertulis, apabila:
1) telah lulus evaluasi administrasi dan teknis;
2) tidak lebih rendah sebesar 20% (dua puluh perseratus) dari HPS;
3) tidak lebih tinggi dari HPS.
b. harga penawaran terendah dari calon pemenang pemilihan langsung
atau pelelangan lebih rendah atau lebih tinggi 20% (dua puluh
perseratus) dari HPS, tetapi masih dibawah dana yang tersedia harus
dianalisis secara tertulis atas perbedaan harga tersebut. Analisis
perbedaan harga tersebut harus ditandatangani oleh sekurang-
kurangnya dua pertiga dari jumlah anggota Tim Pengadaan dalam hal
terdapat Tim Pengadaan. Diluar Tim Pengadaan, analisis perbedaan
harus ditandatangani kepala Divisi/Kepala Cabang.
E. Pengadaan Barang/Jasa Jangka Panjang
1. Pekerjaan yang memiliki jangka waktu lebih dari 1 (satu) tahun atau
multi-years,dapat dilakukan pengadaan barang/jasa 1 (satu) kali untuk
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 28
jangka waktu lebih dari 1 (satu) tahun yang disesuaikan dengan kebutuhan
spesifik dari Perusahaan, sepanjang kualitas, harga, dan tujuannya dapat
dipertanggungjawabkan.
2. Pengadaan barang/jasa secara multi-years dilakukan sesuai metode
Pengadaan barang/jasa dalam Keputusan Direksi ini dengan beban
anggaran/pagu anggaran sebagaimana dituangkan dalam RKAP dan telah
mendapat persetujuan RUPS.
3. Penyesuaian Harga (price adjustment) pada pengadaan jangka panjang
atau multi- years dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut :
a. penyesuaian harga diberlakukan terhadap Perjanjian Kerjasama, Surat
Perintah Kerja dan Surat Pesanan Tahun Jamak berbentuk Perjanjian
Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan Harga Satuan,
berdasarkan ketentuan yang diatur dalam Dokumen Pengadaan atau
perubahan Dokumen Pengadaan;
b. tata cara perhitungan penyesuaian harga harus dicantumkan dengan
jelas dalam Dokumen Pengadaan disesuaikan dengan kondisi pasar
dan best practice.
F. Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
Dengan memperhatikan jenis, sifat, dan nilai barang/jasa, serta kondisi,
lokasi, dan jumlah penyedia barang/jasa yang ada, penanggungjawab
pengadaan atau Tim pengadaan, dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa
terlebih dahulu harus menetapkan metode pengadaan yang akan digunakan.
Pengadaan barang/jasa dapat dilakukan melalui:
a. pemilihan penyedia barang/jasa, yang dilakukan dengan metode:
pelelangan, pemilihan langsung, penunjukan langsung, pengadaan
langsung, pembelian langsung, atau kontes/sayembara;
b. swakelola.
Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa,
1. Pembelian Langsung, adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa
dengan cara membeli langsung kepada salah satu penyedia barang/jasa
oleh Pejabat Pengadaan yaitu Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang/Kepala
Perwakilan sesuai dengan kewenangannya tanpa meminta persetujuan
terlebih dahulu kepada Direksi atau Direktur Umum.
2. Pengadaan langsung, adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa
dengan cara mengadakan langsung kepada salah satu penyedia
barang/jasa oleh Pejabat Pengadaan yaitu Kepala Divisi Umum/Kepala
Cabang/Kepala Perwakilan sesuai dengan kewenangannya tanpa meminta
persetujuan terlebih dahulu kepada Direksi atau Direktur Umum.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 29
3. Pemilihan langsung, adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa yang
dilakukan dengan cara mengundang beberapa penyedia barang/jasa yang
memenuhi syarat untuk mengajukan penawaran. Berdasarkan penawaran
tersebut akan dipilih penyedia barang/jasa yang terbaik.
4. Penunjukan langsung, adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa
yang dilakukan dengan menunjuk 1 (satu) atau lebih penyedia barang/jasa
oleh Direksi, Direktur, Kepala Divisi Umum atau pejabat yang berwenang.
5. Pelelangan, adalah metode pemilihan penyediabarang/jasa dengan cara
menciptakan persaingan yang sehat di antara penyedia barang/jasa yang
setara dan memenuhi syarat, berdasarkan metode dan tatacara tertentu
yang telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihak yang terkait secara taat
sehingga terpilih penyedia barang/jasa yang terbaik. Pemilihan Penyedia
Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya pada prinsipnya dilakukan
melalui metode Pelelangan dengan pascakualifikasi.
6. Kontes/Sayembara adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa yang
memperlombakan barang/benda tertentu yang tidak mempunyai harga
pasar, atau memperlombakan gagasan orisinal, kreatifitas dan inovasi
tertentu, yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan harga
satuan.
7. Swakelola adalah Pengadaan Barang/Jasa dimana pekerjaannya
direncanakan, dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh Penanggung Jawab
Pengadaan/Unit Kerja Kantor Pusat/Kepala Cabang selaku pengguna
anggaran
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 30
BAB VI
PEMBELIAN LANGSUNG
A. Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pembelian Langsung
1. Pembelian Langsung adalah serangkaian kegiatan untuk menyediakan
kebutuhan barang/jasa dengan cara membeli langsung kepada salah satu
penyedia barang/jasa oleh Pejabat Perusahaan sesuai dengan
kewenangannya tanpa meminta persetujuan terlebih dahulu kepada Direksi
atau Direktur Umum;
2. Pembelian Langsung dilaksanakan berdasarkan harga yang berlaku di
pasar kepada Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya;
3. Pejabat Perusahaan dilarang menggunakan metode Pembelian
Langsung sebagai alasan untuk memecah paket Pengadaan menjadi
beberapa paket dengan maksud untuk menghindari pelelangan dan
pemilihan langsung;
4. Pembelian langsung kepada penyedia barang/jasa berdasarkan harga pasar
setempat dengan ketentuan bahwa barang/jasa/pekerjaan konstruksi/jasa
lainnya merupakan kebutuhan operasional, teknologi sederhana, risiko
kecil dan/atau dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa usaha
perseorangan/badan usaha kecil serta koperasi kecuali pekerjaan yang
menuntut kompetensi teknis yang tidak dapat dipenuhi oleh Usaha Mikro,
Usaha Kecil dan Koperasi.
5. Besaran nilai nominal pembelian langsung ditetapkan berdasarkan
Keputusan Direksi tentang Pendelegasian Wewenang Pengelolaan
Administrasi dan Keuangan.
6. Bila diperlukan dapat dikeluarkan Surat Pesanan.
B. Tahapan Pembelian Langsung
Tahapan Pembelian Langsung meliputi:
1. Surat permintaan barang/jasa;
2. Laporan survey harga (bila diperlukan);
3. klarifikasi dan negosiasi harga (bila diperlukan);
4. Surat Pesanan (bila diperlukan);
5. bukti pembelian, delivery order atau kuitansi,jika diperlukan dapat
disertakan Berita acara serah terima (BAST) dan Laporan penyelesaian
pekerjaan (checklist uji teknis/pemeriksaan barang jika diperlukan).
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 31
BAB VII
PENGADAAN LANGSUNG
A. Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pengadaan Langsung
1. Pengadaan langsung adalah serangkaian kegiatan untuk menyediakan
kebutuhan barang/jasa dengan cara mengadakan langsung kepada salah
satu penyedia barang/jasa oleh Pejabat Perusahaan sesuai dengan
kewenangannya tanpa meminta persetujuan terlebih dahulu kepada
Direksi atau Direktur Umum;
2. Pengadaan Langsung dilaksanakan berdasarkan harga yang berlaku di
pasar kepada Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya;
3. Pejabat Pengadaan dilarang menggunakan metode Pengadaan
Langsung sebagai alasan untuk memecah paket pengadaan menjadi
beberapa paket dengan maksud untuk menghindari pelelangan dan
pemilihan langsung;
4. Pengadaan Langsung dapat dilakukan terhadap pengadaan
Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan ketentuan bahwa
barang/jasa/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya merupakan kebutuhan
operasional, bersifat rutin, teknologi sederhana, risiko kecil dan/atau
diaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa usaha perseorangan/badan usaha
kecil serta koperasi kecuali pekerjaan yang menuntut kompetensi teknis
yang tidak dapat dipenuhi oleh Usaha Mikro, Usaha Kecil dan Koperasi.
5. Besaran nilai nominal Pengadaan Langsung ditetapkan berdasarkan
Keputusan Direksi tentang Pendelegasian Wewenang Pengelolaan
Administrasi dan Keuangan.
6. Pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan
metode Pengadaan Langsung mengikuti tahapan paling kurang sebagai
berikut :
a. Menerbitkan surat permintaan penawaran harga kepada sekurang
kurangnya 2 (dua) penyedia barang/jasa;
b. survei harga pasar dengan cara membandingkan minimal dari 1
(satu) PenyediaBarang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang
berbeda;
c. membandingkan harga penawaran dengan HPS, dan
d. klarifikasi teknis dan/atau negosiasi harga/biaya.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 32
7. Negosiasi dan/atau Klarifikasi harga dilakukan untuk menilai bahwa
penawaran dari peserta pengadaan dianggap perlu dilakukan negosiasi dan
hanya dilakukan kepada peserta pengadaan yang dicalonkan sebagai
pemenang dalam pengadaan yang bersangkutan. Apabila dipandang perlu
dapat dilakukan:
a. klarifikasi untuk mendapatkan barang/jasa yang sesuai dengan
spesifikasi yang tercantum dalam dokumen pengadaan atau spesifikasi
yang lebih tinggi;
b. negosiasi hanya pada harga total saja;
c. klarifikasi dan/atau negosiasi terutama terhadap harga satuan masing
masing item pekerjaan yang harganya lebih tinggi dari harga satuan
yang tercantum dalam HPS.
8. Hal hal yang terjadi dalam proses klarifikasi dan negosiasi agar
dituangkan dalam berita acara hasil klarifikasi atau negosiasi.
9. Surat Perintah Kerja dikeluarkan dan ditandatangani oleh para pihak.
B. Tahapan Pengadaan Langsung
Tahapan Pengadaan Langsung meliputi:
a. Kerangka Acuan Kerja (KAK);
b. penyusunan dan penetapan HPS;
c. Penerbitan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH);
d. pemasukan Surat Penawaran Harga (SPH;
e. klarifikasi/negosiasi harga;
f. Surat Perintah Kerja (SPK);
g. Berita acara serah terima (BAST) dan Laporan penyelesaian pekerjaan
(checklist uji teknis/pemeriksaan barang jika diperlukan).
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 33
BAB VIII
PEMILIHAN LANGSUNG
A. Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pemilihan Langsung
1. Besaran nilai nominal pengadaan barang/jasa melalui metode pemilihan
langsung ditetapkan berdasarkan Keputusan Direksi tentang
Pendelegasian Wewenang Pengelolaan Administrasi dan Keuangan.
2. Apabila dibutuhkan dapat dibentuk Tim Pengadaan Barang/Jasa
3. Hal hal yang perlu diperhatikan dalam proses pemilihan langsung atas
pengadaan pekerjaan konstruksi, jasa konsultansi atau jasa lainnya,
adalah sebagai berikut :
a. Pelaksanaan pengadaan dengan metode pengadaan langsung, Kepala
Divisi Umum/Bagian Administrasi/Unit SDM & Umum tidak perlu
mengumumkan melalui salah satu media, tetapi cukup melalui surat
permintaan penawaran kepada sekurang kurangnya 2 (dua) penyedia
barang/jasa yang memenuhi syarat yang ditetapkan, melalui
permintaan teknis dan harga yang dituangkan di dalam surat
permintaan penawaran;
b. penawaran yang masuk dan memenuhi persyaratan, sekurang-
kurangnya 2 (dua) penawar;
c. Pemberian penjelasan pengadaan kepada peserta pemilihan langsung
dapat dilakukan secara terpisah atau tidak bersamaan atau dilakukan
penjelasan langsung pada saat menyampaikan surat permintaan
penawaran kepada penyedia barang/jasa.Dalam hal terjadi perubahan
isi dokumen pengadaan pada saat penjelasan, Divisi Umum/Bagian
Administrasi/Unit SDM & Umum harus menerbitkan revisi dokumen
pengadaan yang merupakan lampiran berita acara pemberian
penjelasan dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari dokumen
pengadaan.
d. Atas dasar penawaran yang diajukan oleh peserta pengadaan, Divisi
Umum/Bagian Administrasi/Unit SDM & Umum melakukan evaluasi
administrasi, teknis dan harga terhadap semua penawaran yang masuk
dan memenuhi syarat antara lain sebagai berikut ;
1) Evaluasi administrasi disesuaikan dengan item data administrasi
yang disyaratkan dalam dokumen pengadaan.
2) Terhadap dokumen penawaran yang tidak lulus dalam evaluasi
administrasi akan dinyatakan gugur dan tidak perlu dievaluasi
teknis. Sedangkan terhadap dokumen penawaran yang dinyatakan
lulus dalam evaluasi administrasi akan dievaluasi teknis;
3) Evaluasi teknis dilakukan apabila penawaran dari peserta
pengadaan dinyatakan lulus evaluasi administrasi. Hal hal yang
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 34
perlu diperhatikan adalah sebagai berikut :
a) metode pelaksanaan evaluasi sesuai dengan yang
dipersyaratkan dalam dokumen pengadaan;
b) spesifikasi teknis sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam
dokumen pengadaan;
c) dokumen lain sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam
dokumen pengadaan;
d) hasil evaluasi ditandatangani oleh Kepala Divisi
Umum/Kepala Cabang.
e. Negosiasi dan Klarifikasi harga dilakukan Kepala Divisi Umum/
Kepala Cabang terhadap penawaran dari penyedia barang/jasa yang
dianggap perlu dilakukan negosiasi dan hanya dilakukan kepada
penyedia barang/jasa pengadaan yang dicalonkan sebagai pemenang
dalam pengadaan yang bersangkutan. Apabila dipandang perlu Kepala
Divisi Umum/Kepala Cabang dapat melakukan:
a. klarifikasi untuk mendapatkan barang/jasa yang sesuai dengan
spesifikasi yang tercantum dalam dokumen pengadaan atau
spesifikasi yang lebih tinggi;
b. negosiasi hanya pada harga total saja;
c. klarifikasi dan negosiasi terutama terhadap harga satuan masing
masing item pekerjaan yang harganya lebih tinggi dari harga
satuan yang tercantum dalam HPS.
f. Hal hal yang terjadi dalam proses klarifikasi dan negosiasi agar
dituangkan dalam berita acara hasil klarifikasi atau negosiasi.
g. Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang memberitahukan pemenang
pengadaan kepada peserta pengadaan barang/jasa.
h. Apabila pemenang pengadaan mengundurkan diri, maka dipilih
pemenang kedua dan seterusnya sesuai urutan dalam usulan calon
pemenang pengadaan. Kepada pemenang yang mengundurkan diri
tersebut akan dikenakan sanksi berupa : Dimasukkan dalam daftar
hitam (blacklist) sebagai rekanan PT Jasa Raharja (Persero) selama 2
(dua) tahun.
i. Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang menerbitkan Surat penunjukan
Penyedia Barang/Jasa sebagai dasar penerbitan jaminan pelaksanaan
sebelum Perjanjian Kerjasama ditandatangani oleh para pihak.
j. Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang menerbitkan Perjanjian
Kerjasama dan ditandatangani para pihak.
B. Tahapan Pemilihan Langsung
Tahapan Pemilihan Langsung meliputi:
1. Kerangka Acuan Kerja;
2. penyusunan dan penetapan Harga Perkiraan Sementara (HPS);
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 35
3. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH), pakta integritas rekanan dan
dokumen kualifikasi;
4. pemberian penjelasan (bila diperlukan);
5. pemasukan Surat Penawaran Harga (SPH), penandatangan pakta
integritas rekanan dan pemasukan dokumen kualifikasi;
6. pembukaan Surat Penawaran Harga (SPH);
7. pembuktian dan evaluasi kualifikasi;
8. evaluasi administrasi dan penawaran harga;
9. klarifikasi dan negosiasi teknis serta harga;
10. pengumuman pemenang;
11. penunjukan Penyedia Barang/Jasa;
12. Perjanjian Kerjasama.
13. Berita acara serah terima (BAST) dan Laporan penyelesaian pekerjaan
(checklist uji teknis/pemeriksaan barang jika diperlukan).
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 36
BAB IX
PENUNJUKAN LANGSUNG
A. Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Penunjukan Langsung
1. Pengadaan Barang/Jasa melalui penunjukan langsung dilakukan dengan
menunjuk langsung 1 (satu) atau lebih Penyedia Barang/Jasa oleh Direksi,
Direktur, Kepala Divisi Umum atau pejabat yang berwenang.
2. Pengadaan Barang/Jasa dengan metode Penunjukan Langsung harus
dilakukan berdasarkan harga yang wajar dan dapat
dipertanggungjawabkan untuk melaksanakannya,
3. Apabila diperlukan dapat dibentuk tim pengadaan barang/jasa.
4. Dalam pelaksanaan pengadaan dengan metode penunjukan langsung, tidak
perlu mengumumkan atau menginformasikan rencana pengadaan melalui
salah satu media, tetapi cukup melalui surat permintaan penawaran kepada
salah satu penyedia barang/jasa.
5. Penunjukan Langsung dapat dilakukan apabila memenuhi minimal salah
satu dari persyaratan sebagai berikut:
a. Keadaan tertentu meliputi penanganan darurat yang tidak
bisadirencanakan sebelumnya dan waktu penyelesaian pekerjaannya
harus segera/tidak dapat ditunda (business critical aset), termasuk
akibat bencana alam dan/atau non alam dan/atau bencana sosial, akibat
kerusakan sarana/prasarana yang dapat menghentikan kegiatan
pelayanan;
b. Barang/Jasa yang dibutuhkan bagi kinerja utama Perusahaan dan tidak
dapat ditunda keberadaannya (business critical asset)
c. Barang/Jasa yang spesifik dan hanya dapat dilaksanakan oleh 1 (satu)
Penyedia Barang/Jasa karena 1 (satu) pabrikan, 1 (satu) pemegang hak
patent, atau pihak yang telah mendapat ijin dari pemegang hak patent,
atau pihak yang menjadi pemenang pelelangan untuk mendapatkan ijin
dari pemerintah, seperti pemegang hak atas lokasi strategis papan iklan
dan atau baliho.
d. Barang/Jasa yang dimiliki oleh pemegang Hak Atas Kekayaan
Intelektual (HAKI) atau yang memiliki (warranty) dari Original
Equipment Manufacture;
e. Barang/Jasa yang bersifat knowledge intensive dimana untuk
menggunakan dan memelihara produk tersebut membutuhkan
kelangsungan pengetahuan dari Penyedia Barang/Jasa;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 37
f. Barang/Jasa yang merupakan pembelian berulang (repeat order)
sepanjang harga yang ditawarkan menguntungkan dengan tidak
mengorbankan kualitas barang/jasa.
g. Bila pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang sebelumnya dilakukan
dengan metode pelelangan/seleksi/pemilihan langsung telah dua kali
gagal.
h. Penanganan darurat untuk keamanan, keselamatan masyarakat, dan
aset strategis Perusahaan;
i. Pengadaan Barang/Jasa dengan ketentuan untuk keperluan sendiri, dan
atau menggunakan teknologi sederhana, dan atau memiliki tingkat
risiko kecil, dan atau dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa
perorangan dan atau usaha kecil atau koperasi;
j. Barang/Jasa lanjutan yang secara teknis merupakan satu kesatuan yang
sifatnya tidak dapat dipecah-pecah dari pekerjaan yang sudah
dilaksanakan sebelumnya.
k. Pengadaan kendaraan bermotor dengan harga yang telah
dipublikasikan secara luas.
l. Sewa penginapan/hotel/ruang rapat yang tarifnya terbuka dan dapat
diakses oleh masyarakat;
m. Lanjutan sewa gedung/kantor dan lanjutan sewa ruang terbuka atau
tertutup lainnya, lanjutan sewa papan reklame/baliho dengan ketentuan
dan tata cara pembayaran serta penyesuaian harga yang dapat
dipertanggungjawabkan.
n. Pekerjaan tambahan konstruksi bangunan yang merupakan satu
kesatuan sistem konstruksi dan tanggung jawab atas risiko kegagalan
bangunan yang secara keseluruhan tidak dapat direncanakan/
diperhitungkan sebelumnya (unforeseen condition), yaitu kondisi yang
tidak terduga dan harus segera diatasi dalam konstruksi bangunan.
Misalnya penambahan jumlah atau panjang tiang pancang akibat
kondisi tanah yang tidak terduga sebelumnya.
o. Pekerjaan jasa konsultansi di bidang hukum meliputi konsultan
hukum/advokat atau pengadaan arbiter yang tidak direncanakan
sebelumnya, untuk menghadapi gugatan dan/atau tuntutan hukum dari
pihak tertentu kepada perusahaan, yang sifat pelaksanaan pekerjaan
dan/atau pembelaannya harus segera dan tidak dapat ditunda.
p. Penyedia Barang/Jasa adalah BUMN, Anak Perusahaan BUMN atau
Perusahaan terafiliasi BUMN, sepanjang barang dan/atau jasa yang
dibutuhkan merupakan produk atau layanan dari BUMN, Anak
Perusahaan BUMN, perusahaan terafiliasi BUMN, dan/atau usaha
kecil dan mikro, dan sepanjang kualitas, harga dan tujuannya dapat
dipertanggungjawabkan, serta dimungkinkan dalam peraturan sektoral.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 38
6. Hal hal yang perlu diperhatikan dalam proses penunjukan langsung atas
pengadaan pekerjaan konstruksi, jasa konsultansi atau jasa lainnya, adalah
sebagai berikut :
a. dilakukan dengan cara menawarkan kepada 1 (satu) pihak penyedia
barang/jasa yang memenuhi syarat yang ditetapkan, melalui
permintaan teknis dan harga yang dituangkan di dalam surat
permintaan penawaran;
Pemberian penjelasan dokumen pengadaan kepada peserta penunjukan
langsung dapat dilakukan secara terpisah atau tidak bersamaan atau
dilakukan penjelasan langsung pada saat menyampaikan surat
permintaan penawaran kepada penyedia barang/jasa
b. Sistem Evaluasi Penunjukan Langsung
1) Sistem Evaluasi Penunjukan Langsung adalah evaluasi pengadaan
jasa konsultansi berdasarkan evaluasi penawaran teknis dan biaya
terhadap konsultan yang ditunjuk, dilanjutkan dengan klarifikasi
dan negosiasi teknis dan biaya.
2) Pengadaan jasa konsultansi dengan cara evaluasi penunjukan
langsung digunakan untuk pekerjaan jasa konsultansi yang bersifat
tunggal atau hanya satu-satunya penyedia jasa konsultansi yang
dapat mengerjakan jasa konsultansi spesifik seperti pemegang
hak paten, pemegang lisensi yang bersifat tunggal atau memiliki
kriteria spesifik yang ditentukan oleh Direksi.
3) Urutan proses Sistem Evaluasi Penunjukan Langsung sebagai
berikut :
a) pembukaan penawaran teknis dan harga dilakukan secara
sekaligus;
b) dilakukan penelitian terhadap spesifikasi teknis yang
ditawarkan;
c) dilakukan kesesuaian penawaran teknis dan penawaran harga;
d) apabila dianggap perlu dilakukan klarifikasi dan negosiasi
penawaran harga, meliputi biaya langsung personil, biaya
langsung non personil, dan komposisi biaya langsung personil
dan atau biaya langsung non personil.
c. Negosiasi dan Klarifikasi harga dilakukan Kepala Divisi
Umum/Kepala Cabang menilai bahwa penawaran dari peserta
pengadaan dianggap perlu dilakukan negosiasi dan hanya dilakukan
kepada peserta pengadaan yang dicalonkan sebagai pemenang dalam
pengadaan yang bersangkutan. Apabila dipandang perlu Kepala Divisi
Umum/Kepala Cabang dapat melakukan:
1) klarifikasi untuk mendapatkan barang/jasa yang sesuai dengan
spesifikasi yang tercantum dalam dokumen pengadaan atau
spesifikasi yang lebih tinggi;
2) negosiasi hanya pada harga total saja;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 39
3) klarifikasi dan negosiasi terutama terhadap harga satuan masing
masing item pekerjaan yang harganya lebih tinggi dari harga
satuan yang tercantum dalam HPS.
d. Hal hal yang terjadi dalam proses klarifikasi dan negosiasi agar
dituangkan dalam berita acara hasil klarifikasi atau negosiasi.
B. Tahapan Penunjukan Langsung
1. Tahapan dan jadual Penunjukan Langsung dibedakan untuk :
a. penanganan darurat; dan
b. bukan penanganan darurat.
2. Tahapan Penunjukan Langsung penanganan darurat meliputi:
a. pernyataan keadaan darurat dari pejabat yang berwenang sesuai
peraturan perundang-undangan atau dari Penanggungjawab
Pengadaan/ Direksi;
b. persetujuan penggunaan anggaran dari Penanggung jawab;
c. Penanggung jawab atau yang ditunjuk menerbitkan Surat Perintah
Mulai Kerja (SPMK) kepada Penyedia terdekat yang sedang
melaksanakan pekerjaan sejenis atau Penyedia lain yang dinilai
mampu dan memenuhi kualifikasi untuk melaksanakan pekerjaan
tersebut;
d. Proses dan administrasi Penunjukan Langsung dilakukan secara
simultan, sebagai berikut:
1) Kerangka Acuan Kerja (KAK);
2) opname pekerjaan di lapangan (apabila diperlukan);
3) penyusunan dan penetapan HPS;
4) penyampaian Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) kepada
Penyedia;
5) penyampaian Dokumen Penawaran oleh penyedia;
6) klarifikasi dan negosiasi teknis serta harga;
7) penunjukan Penyedia Barang/Jasa;
8) Surat Pesanan, Surat Perintah Kerja atau Perjanjian Kerjasama;
9) Berita acara serah terima (BAST) dan Laporan penyelesaian
pekerjaan (checklist uji teknis/pemeriksaan barang jika
diperlukan).
3. Tahapan Penunjukan Langsung bukan pekerjaan penanganan darurat
meliputi:
a. Kerangka Acuan Kerja (KAK);
b. penyusunan dan penetapan HPS;
c. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH), pakta integritas rekanan
dan dokumen kualifikasi;
d. pemberian penjelasan (bila diperlukan);
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 40
e. pemasukan Surat Penawaran Harga (SPH), penandatangan pakta
integritas rekanan dan pemasukan dokumen kualifikasi;
f. pembukaan Surat Penawaran Harga (SPH);
g. pembuktian dan evaluasi kualifikasi;
h. evaluasi administrasi dan penawaran harga;
i. klarifikasi dan negosiasi teknis serta harga;
j. penunjukan Penyedia Barang/Jasa;
k. Surat Pesanan, Surat Perintah Kerja atau Perjanjian Kerjasama;
l. Berita acara serah terima (BAST) dan Laporan penyelesaian pekerjaan
(checklist uji teknis/pemeriksaan barang jika diperlukan).
4. Penyusunan jadual pelaksanaan Penunjukan Langsung diserahkan kepada
Tim/Panitia Pengadaan/Divisi Umum/Bagian Administrasi/unit SDM &
Umum.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 41
BAB X
PELELANGAN
A. Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pelelangan
1. Pengadaan barang/jasa metode pelelangan besaran nilai nominal
ditetapkan berdasarkan Keputusan Direksi tentang pendelegasian
Wewenang Pengelolaan Administrasi dan Keuangan;
2. Untuk kelancaran pelaksanaannya, wajib dibentuk Tim Pengadaan
Barang/Jasa;
3. Jangka waktu proses pelelangan mulai dari pengumuman lelang sampai
dengan usulan pemenang lelang kepada penanggung jawab pengadaan,
maksimal 60 hari kerja;
4. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses pelelangan, adalah
sebagai berikut:
a. Pengadaan barang/jasa, dilakukan dengan menginformasikan atau
mengumumkan rencana pengadaan, melalui salah satu media, seperti
media cetak, papan pengumuman, radio, website E-Procurement Jasa
Raharja dengan alamat eprocurement.jasaraharja.co.id atau media
elektronik lainnya yang dapat menjangkau masyarakat umum, dan
memberitahukan calon peserta lelang bahwa waktu pendaftaran paling
kurang 3 (tiga) hari kerja;
b. Dokumen pengadaan barang/jasa atau Rencana Kerja dan Syarat
(RKS) disusun oleh Tim Pengadaan untuk keperluan pengadaan
barang/jasa dengan cara pelelangan atau pemilihan langsung.
Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan oleh Tim Pengadaan pada
saat penyusunan Rencana Kerja dan Syarat (RKS) pengadaan, antara
lain sebagai berikut :
1) Dalam dokumen pengadaan, dicantumkan secara jelas dan terinci
mengenai seluruh persyaratan yang diperlukan, unsur-unsur yang
dinilai, metode evaluasi yang akan digunakan, dan jenis Perjanjian
Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan yang dipilih,
termasuk contoh-contoh formulir yang perlu diisi oleh calon
penyedia barang/jasa yang berminat.
2) Apabila dipandang perlu, dalam dokumen pengadaan dicantumkan
nilai nominal jaminan penawaran dengan rentang sebesar 1% (satu
perseratus) sampai dengan 3% (tiga perseratus) dari nilai
penawaran masing-masing peserta pengadaan barang/jasa.
c. Rencana Kerja dan Syarat (RKS) barang/jasa konstruksi atau jasa yang
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 42
disusun oleh Tim Pengadaan dalam rangka pelaksanaan pengadaan
antara lain :
1) Syarat Umum dalam dokumen pengadaan barang/jasa, sekurang-
kurangnya menjelaskan bahwa dokumen pengadaan dimaksud
adalah sebagai acuan bagi penyedia barang/jasa/pekerjaan
konstruksi untuk mengajukan penawaran.
2) Syarat Administrasi dalam dokumen pengadaan barang/jasa, antara
lain :
a) ringkasan mengenai isi dokumen pengadaan;
b) jadual pelaksanaan pengadaan barang/jasa;
c) tata cara menyampaikan surat penawaran dan dokumen yang
harus dilampirkan;
d) jangka waktu pelaksanaan dan tata cara pembayaran;
e) sanksi dalam hal peserta pengadaan tidak mematuhi syarat
yang telah ditentukan.
d. Syarat Teknis atau spesifikasi teknis, merupakan panduan bagi peserta
pengadaan dalam pengadaan pekerjaan konstruksi atau jasa lainnya
dalam mengajukan penawaran teknis. Sedangkan spesifikasi teknis
dalam pengadaan jasa konsultansi dapat berupa Kerangka Acuan
Tugas Pelaksanaan atau Kerangka Acuan Kerja. Dalam dokumen
pengadaan perlu dicantumkan juga mengenai Sistem Evaluasi
Dokumen Penawaran dan disampaikan kepada Penyedia Barang/Jasa
dalam Penjelasan Dokumen Pengadaan pada saat Penjelasan Pekerjaan
(Aanwijzing).
e. calon peserta pelelangan yang berminat harus mendaftarkan diri
kepada Tim pengadaan.
f. calon peserta pelelangan dari provinsi atau kabupaten atau kota lain
tidak dilarang untuk mengikuti proses pelelangan provinsi atau
kabupaten atau kota tempat dilakukan pelelangan;
g. jumlah penyedia barang/jasa/jasa konstruksi/jasa konsultansi/jasa
lainnya yang mendaftar dan mengambil dokumen pelelangan minimal
3 (tiga);
h. Calon Penyedia barang/jasa yang mengajukan penawaran dan
memenuhi syarat administrasi sekurang-kurangnya 3 (tiga) peserta;
i. Pemberian penjelasan dokumen pengadaan kepada peserta pengadaan
dengan metode pelelangan dilakukan secara bersamaan kepada semua
penyedia barang/jasa yang diundang.Dalam hal terjadi perubahan isi
dokumen pengadaan pada saat penjelasan, Tim Pengadaan harus
menerbitkan revisi dokumen pengadaan yang merupakan lampiran
berita acara pemberian penjelasan dan merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dari dokumen pengadaan.
j. Dalam melakukan pengadaan barang/jasa dengan metode pelelangan,
dapat dipilih salah satu dari tiga sistem penyampaian dokumen
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 43
penawaran yang ditetapkan di dalam dokumen pengadaan, yaitu
Sistem Satu Sampul, Sistem Dua Sampul atau Sistem Dua Tahap.
1) Penyampaian Penawaran Dengan Sistem Satu Sampul
a) Penyampaian dokumen penawaran dengan sistem satu sampul
berarti bahwa seluruh dokumen penawaran yang terdiri atas
persyaratan administrasi, teknis, dan perhitungan harga,
dimasukkan ke dalam satu sampul tertutup dan disampaikan
kepada Tim Pengadaan.
b) Penyampaian dokumen penawaran dengan sistem satu sampul
digunakan untuk pengadaan barang/jasa yang bersifat
sederhana dan memiliki spesifikasi teknis yang sudah jelas
dalam dokumen pengadaan.
c) Selain sebagaimana dimaksud pada poin b, metode satu sampul
digunakan dalam Penunjukan Langsung/Pengadaan Langsung/
Kontes/Sayembara.
d) Cara penyampaian dokumen penawaran dengan sistem satu
sampul, adalah sebagai berikut:
(1) keseluruhan dokumen penawaran dimasukkan kedalam
satu sampul, yang mencakup semua persyaratan dan
dokumen sesuai dengan permintaan yang ditentukan di
dalam dokumen pengadaan;
(2) dokumen penawaran mencakup surat penawaran yang
dilengkapi persyaratan administrasi, teknis, dan
perhitungan harga yang ditanda-tangani oleh penyedia
barang/jasa sebagaimana dipersyaratkan di dalam dokumen
pengadaan;
(3) pada sampul luar ditulis nama paket pekerjaan, nama dan
alamat peserta, serta ditujukan kepada Tim Pengadaan
dengan alamat yang di ditentukan dalam dokumen
pengadaan;
(4) harga penawaran dalam dokumen penawaran dicantumkan
dengan jelas;
(5) dokumen penawaran bersifat rahasia sampai batas waktu
pemasukan penawaran berakhir;
(6) penawaran yang diterima diluar jadwal waktu yang telah
ditetapkan dalam dokumen pengadaan dinyatakan gugur.
2) Penyampaian Penawaran Dengan Sistem Dua Sampul
a) penyampaian dokumen penawaran dengan sistem dua sampul
berarti bahwa dokumen penawaran yang berisi persyaratan
administrasi dan teknis dimasukkan ke dalam sampul tertutup
pertama, sedangkan, dokumen penawaran yang berisi harga
penawaran dimasukkan ke dalam sampul tertutup kedua,
selanjutnya sampul pertama dan sampul kedua dimasukkan ke
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 44
dalam sampul penutup dan disampaikan kepada Tim
Pengadaan atau petugas yang ditunjuk;
b) sistem dua sampul digunakan :
(1) untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan evaluasi
teknis yang spesifik;
(2) dalam hal evaluasi teknis yang lebih mendalam dan untuk
menjaga agar evaluasi teknis jangan sampai terpengaruh
oleh besarnya penawaran harga;
(3) untuk pengadaan barang/jasa lainnya yang menggunakan
evaluasi sistem nilai atau sistem biaya selama ukur
ekonomis.
c) cara penyampaian dokumen penawaran dengan sistem dua
sampul, adalah sebagai berikut:
(1) sampul pertama berisi kelengkapan data administrasi dan
teknis yang dipersyaratkan dan sampul kedua berisi data
perhitungan harga penawaran;
(2) sampul pertama dan sampul kedua dimasukkan ke dalam
satu sampul yaitu sampul penutup yang hanya
mencantumkan alamat yang telah ditentukan dalam
dokumen pengadaan;
d) harga penawaran dalam dokumen penawaran dicantumkan
dengan jelas;
e) dokumen penawaran bersifat rahasia sampai batas waktu
pemasukan penawaran berakhir;
f) penawaran yang diterima pada waktu yang tidak sesuai dengan
jadwal waktu yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan
dinyatakan gugur.
3) Penyampaian Penawaran Sistem Dua Tahap
a) Penyampaian dokumen penawaran dengan sistem dua tahap
berarti bahwa dokumen penawaran yang berisi persyaratan
administrasi dan teknis dimasukkan kedalam sampul tertutup
pertama, sedangkan, dokumen penawaran yang berisi harga
penawaran dimasukkan kedalam sampul tertutup kedua, yang
penyampaiannya dilakukan dalam 2 (dua) tahap secara terpisah
dan pada waktu yang berbeda;
b) Metode dua tahap digunakan untuk pengadaan barang/
pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang memiliki karakteristik
sebagai berikut :
(1) pekerjaan dengan menggunakan teknologi tinggi dan
bersifat kompleks;
(2) memenuhi kriteria kinerja tertentu dari keseluruhan sistem,
termasuk pertimbangan kemudahan atau efisiensi
pengoperasian dan pemeliharaan peralatannya.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 45
c) pemasukan dokumen penawaran pada sistem ini dilakukan
dalam dua tahap sebagai berikut:
(1) Tahap pertama:
(a) pada tahap pertama dimasukkan sampul yang memuat
persyaratan administrasi dan teknis, sebagaimana
disyaratkan dalam dokumen pengadaan, tidak
termasuk usulan harga;
(b) pada sampul tahap pertama hanya mencantumkan
kalimat yang telah ditentukan dalam dokumen
pengadaan, antara lain surat penawaran, jaminan
penawaran asli, dokumen penawaran teknis dan lain-
lain.
(c) apabila penawaran disampaikan melalui pos, sampul
pertama dimasukkan ke dalam satu sampul, disebut
sampul luar dan pada sampul luar mencantumkan
nama paket pekerjaan dan alamat Tim Pengadaan/
Perusahaan Pengguna Barang/Jasa.
(2) Tahap kedua:
(a) calon penyedia barang/jasa, yang telah dinyatakan
lulus oleh Tim Pengadaan pada evaluasi tahap
pertama, diminta memasukkan Dokumen penawaran
Tahap II berupa surat penawaran yang didalamnya
tercantum masa berlaku penawaran dan harga
penawaran;
(b) surat penawaran harga tersebut dilampiri rincian
analisis biaya, dan syarat lainnya sesuai dengan yang
telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan;
(c) dokumen penawaran bersifat rahasia sampai batas
waktu pemasukan penawaran berakhir;
(d) penawaran yang diterima pada waktu yang tidak
sesuai dengan jadual waktu yang telah ditetapkan
dalam dokumen pengadaan dinyatakan gugur.
k. Untuk menjamin adanya transparansi dan perlakuan yang sama (equal
treatment) dalam setiap Pengadaan Barang/Jasa, maka pihak yang
kalah pada saat pengumuman pemenang, berhak mengajukan
sanggahan, dengan ketentuan :
1) Sanggahan karena diduga adanya penyimpangan dalam
pelaksanaan pelelangan.
2) Sanggahan dapat diterima apabila diajukan dalam waktu selambat-
lambatnya 4 (empat) hari kerja sejak diumumkan pemenang.
3) Penanggung jawab pengadaan atau Pejabat yang ditunjuk wajib
menyampaikan keputusan atas sanggahan tersebut selambat-
lambatnya 14 (empat belas) hari kalender dari tanggal diterimanya
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 46
pengajuan sanggahan.
4) Penanggung jawab pekerjaan atau Pejabat yang ditunjuk
menangani dan memeriksa sanggahan dapat melibatkan tenaga
akhli/ pihak yang tidak terkait langsung dengan proses pengadaan
barang/jasa yang bersangkutan.
5) Penanggung jawab pekerjaan mengatur persyaratan untuk dapat
melayani sanggahan antara lain dengan mensyaratkan penyetoran
uang jaminan sanggahan sebesar maksimum nilai jaminan
penawaran (bid bond) termasuk mensyaratkan adanya pembuktian
dari pihak yang menyanggah.
6) Uang jaminan sanggahan tersebut dikembalikan kepada
penyanggah apabila sanggahannya terbukti benar secara hukum
dan menjadi hak pemberi pekerjaan yang bersangkutan apabila
sanggahannya terbukti tidak benar secara hukum.
7) Keputusan Penanggung jawab pekerjaan atau Pejabat yang
ditunjuk sebagaimana dimaksud pada angka 3) bersifat final.
l. Pelelangan atas pengadaan barang/jasa dinyatakan gagal, apabila
terdapat kondisi sebagai berikut :
1) jumlah calon peserta pelelangan yang memenuhi persyaratan untuk
diundang kurang dari 3 (tiga) peserta;
2) jumlah penawaran yang masuk dan memenuhi persyaratan
administrasi kurang dari 3 (tiga) penawar;
3) jika hasil evaluasi Tim Pengadaan menunjukkan bahwa penawaran
yang memenuhi persyaratan teknis sebagaimana yang ditentukan
di dalam dokumen pengadaanberjumlah kurang dari 3 (tiga)
penawar;
4) tidak ada penawaran yang harga penawarannya di bawah atau
sama dengan dana (nilai pagu) yang tersedia;
5) terdapat sanggahan dari peserta pelelangan yang ternyata dapat
dibuktikan kebenarannya.
6) dalam evaluasi penawaran ditemukan indikasi atau bukti terjadinya
persaingan tidak sehat.
7) pemenang pertama, kedua dan ketiga tidak bersedia ditunjuk
sebagai pelaksana pekerjaan;
8) dalam pelaksanaan pelelangan terdapat indikasi atau bukti
terjadinya pelanggaran atas prinsip dasar, etika dan/atau norma
pengadaan barang/jasa.
m. apabila pelelangan gagal, maka Tim Pengadaan Barang/Jasa segera
melakukan pelelangan ulang, dengan ketentuan sebagai berikut:
1) apabila pelelangan gagal karena tersebut pada butir l.1) dan/atau
l.2) maka pelelangan ulang harus dilakukan dengan cara
mengumumkan atau menginformasikan kembali dan mengundang
calon peserta lelang yang baru, selain calon peserta lelang yang
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 47
telah didaftar pada daftar calon peserta lelang;
2) apabila pelelangan gagal karena tersebut pada butir l.3), l.4) atau
l.8), maka pelelangan ulang harus dilakukan dengan cara
mengundang ulang semua peserta pelelangan yang tercantum di
dalam daftar calon peserta pelelangan untuk mengajukan
penawaran ulang. Jika dianggap perlu, Tim Pengadaan melakukan
pelelangan ulang dengan cara mengundang calon peserta
pelelangan yang baru;
3) apabila pelelangan gagal karena tersebut pada butir l.5), maka :
a) apabila Tim Pengadaan tidak terbukti melanggar prosedur
pengadaan, maka Tim Pengadaan mengundang ulang semua
peserta lelang yang tercantum di dalam daftar calon peserta
pelelangan untuk mengajukan penawaran ulang secara lengkap
(administrasi, teknis, dan harga). Jika perlu Tim Pengadaan
melakukan pelelangan ulang dengan cara mengundang calon
peserta pelelangan yang baru. Tim Pengadaan dilarang
mengundang peserta pelelangan yang terbukti melanggar
prosedur;
b) apabila Tim Pengadaan terbukti melanggar prosedur
pengadaan, maka dibentuk Tim Pengadaan yang baru untuk
melakukan pelelangan ulang. Tim Pengadaan dilarang
mengikut-sertakan peserta pelelangan yang terbukti melanggar
prosedur serta diberikan sanksi sebagai berikut :
c) tim pengadaan yang terlibat diberikan sanksi sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
d) peserta yang terlibat praktek persaingan tidak sehat dan ber
KKN diberikan sanksi dimasukan dalam daftar hitam badan
usaha beserta pengurusnya, jaminan penawarannya dicairkan
atau pidana sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
4) apabila pelelangan gagal karena tersebut pada butir l.6), maka
dengan mempertimbangkan jumlah peserta yang memenuhi syarat
administrasi dan teknis, dilakukan langkah-langkah sebagai
berikut:
a) mengundang peserta yang memenuhi syarat untuk
menyampaikan penawaran baru, jika peserta lelang yang
memenuhi syarat sama dengan atau lebih dari 3 (tiga) peserta
(tidak termasuk peserta yang mengundurkan diri) atau;
b) mengumumkan kembali atau mengundang peserta lelang yang
baru atau lama yang memenuhi syarat untuk mengajukan
penawaran, jika peserta yang memenuhi syarat kurang dari 3
(tiga) peserta (tidak termasuk peserta yang mengundurkan
diri).
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 48
5) apabila pelelangan gagal karena tersebut pada butir l.7), maka Tim
Pengadaan melaporkan kepada Penanggungjawab Pengadaan,
Penanggungjawab Pengadaan memerintahkan Tim Pengadaan
untuk memberikan sanksi kepada pemenang yang mengundurkan
diri tersebut dengan mencairkan jaminan penawarannya dan
memasukan dalam daftar hitam badan usaha dan pengurusnya,
selanjutnya melakukan pelelangan ulang.
6) apabila pelelangan ulang gagal, maka penanggungjawab
pengadaan, segera memerintahkan kepada Tim Pengadaan
Barang/Jasa untuk melanjutkan proses pengadaan tersebut dengan
cara permintaan harga ulang (price quotation), atau negosiasi
bersaing (pemilihan langsung), atau penunjukan langsung.
n. Atas dasar penawaran yang diajukan oleh peserta pengadaan, Tim
Pengadaan melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap
semua penawaran yang masuk dan memenuhi syarat antara lain
sebagai berikut ;
1) Evaluasi administrasi disesuaikan dengan item data administrasi
yang disyaratkan dalam dokumen pengadaan.
2) Terhadap dokumen penawaran yang tidak lulus dalam evaluasi
administrasi akan dinyatakan gugur dan tidak perlu dievaluasi
teknis. Sedangkan terhadap dokumen penawaran yang dinyatakan
lulus dalam evaluasi administrasi akan dievaluasi teknis;
3) Evaluasi teknis dilakukan apabila penawaran dari peserta
pengadaan dinyatakan lulus evaluasi administrasi. Hal hal yang
perlu diperhatikan adalah sebagai berikut :
a) metode pelaksanaan evaluasi sesuai dengan yang
dipersyaratkan dalam dokumen pengadaan;
b) spesifikasi teknis sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam
dokumen pengadaan;
c) dokumen lain sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam
dokumen pengadaan;
o. Dalam pengadaan barang/jasa dapat memilih salah satu dari beberapa
sistem evaluasi penawaran yang ditetapkan di dalam dokumen
pengadaan, yaitu Sistem Gugur, Sistem Nilai (merit point system),
Sistem Penilaian Biaya Selama Umur Ekonomis, Sistem Evaluasi
Kualitas, Sistem Evaluasi Kualitas dan Biaya, Sistem Evaluasi Pagu
Anggaran, Sistem Evaluasi Biaya Terendah dan Sistem Evaluasi
Penunjukan Langsung. Kriteria dan tata cara evaluasi harus ditetapkan
dalam dokumen pengadaan dan dijelaskan pada waktu pemberian
penjelasan. Perubahan kriteria dan tata cara evaluasi dapat dilakukan
dan disampaikan secara tertulis kepada seluruh peserta dalam waktu
memadai sebelum pemasukan penawaran.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 49
1) Sistem Gugur
a) Evaluasi penawaran dengan Sistem Gugur dapat dilakukan
untuk hampir seluruh metode pengadaan yaitu dengan cara
memeriksa dan membandingkan dokumen penawaran terhadap
pemenuhan persyaratan yang telah ditetapkan dalam dokumen
pengadaan dan urutan proses penilaian dilakukan dengan
mengevaluasi persyaratan administrasi, persyaratan teknis, dan
evaluasi kewajaran harga;
b) Sistem gugur menggunakan pendekatan atau metode kualitatif,
yaitu melakukan pemeriksaan kelengkapan dan penelitian
kebenaran substansi isi dokumen penawaran serta mengambil
kesimpulan apakah dokumen penawaran yang diajukan
memenuhi persyaratan atau tidak sebagai dokumen pengadaan;
c) Urutan proses penilaian dengan sistem gugur adalah sebagai
berikut :
(1) evaluasi administrasi :
(a) evaluasi administrasi dilakukan terhadap penawaran
yang memenuhi syarat pada pembukaan penawaran;
(b) evaluasi administrasi dilakukan terhadap dokumen
penawaran yang masuk dan dievaluasi kelengkapan
dan keabsahan syarat administrasi. Unsur-unsur yang
dievaluasi pada tahap ini harus berdasarkan ketentuan
yang tercantum di dalam dokumen pengadaan;
(c) evaluasi administrasi menghasilkan dua kesimpulan,
yaitu memenuhi syarat atau tidak memenuhi syarat
administrasi dan jika evaluasi administrasi menyatakan
tidak lulus, maka penawaran dianggap gugur dan jika
evaluasi administrasi menyatakan lulus, maka akan
dilanjutkan dengan evaluasi teknis.
(2) evaluasi teknis:
(a) evaluasi teknis dilakukan terhadap penawaran yang
dinyatakan memenuhi persyaratan atau lulus
administrasi;
(b) faktor-faktor yang dievaluasi pada tahap ini harus
sesuai dengan kriteria yang ditetapkan dalam dokumen
pengadaan;
(c) evaluasi teknis menghasilkan dua kesimpulan, yaitu
memenuhi syarat atau tidak memenuhi syarat teknis
dan jika evaluasi teknis menyatakan tidak lulus, maka
penawaran dianggap gugur dan jika evaluasi teknis
menyatakan lulus, maka akan dilanjutkan dengan
evaluasi harga.
(3) evaluasi harga:
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 50
(a) evaluasi harga hanya dilakukan terhadap penawaran
yang dinyatakan lulus atau memenuhi persyaratan
administrasi dan teknis;
(b) berdasarkan hasil evaluasi harga, Tim Pengadaan
membuat daftar urutan penawaran yang dimulai dari
urutan harga penawaran terendah dan mengusulkan
salah satu calon pemenang berdasarkan penawaran
yang paling menguntungkan perusahaan.
2) Sistem Nilai (Merit Point System)
Sistem Nilai (merit point system) digunakan untuk pengadaan
barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang bersifat kompleks
yang memperhitungkan keunggulan teknis sepadan dengan
harganya mengingat penawaran harga sangat dipengaruhi oleh
kualitas teknis. Sistem nilai merupakan evaluasi penilaian
penawaran dengan cara memberikan nilai angka tertentu pada
setiap unsur yang dinilai, berdasarkan kriteria dan bobot yang telah
ditetapkan dalam dokumen pengadaan, kemudian membandingkan
jumlah nilai dari setiap penawaran peserta dengan penawaran
peserta lainnya;
Urutan proses penilaian dengan sistem ini, adalah sebagai berikut :
a) evaluasi administrasi :
(1) evaluasi administrasi dilakukan terhadap penawaran yang
memenuhi syarat pada pembukaan penawaran (tidak
terlambat);
(2) evaluasi administrasi dilakukan terhadap dokumen
penawaran yang masuk dan dievaluasi kelengkapan dan
keabsahan syarat administrasi berdasarkan ketentuan yang
tercantum dalam dokumen pengadaan;
(3) evaluasi administrasi menghasilkan dua kesimpulan, yaitu
memenuhi syarat atau tidak memenuhi syarat administrasi
sebagai berikut :
(a) jika evaluasi administrasi menyatakan tidak lulus
bukan berarti gugur, dalam hal ini penawaran tidak
dilakukan evaluasi lebih lanjut;
(b) jika evaluasi administrasi menyatakan lulus, maka
akan dilanjutkan dengan evaluasi teknis.
b) evaluasi teknis dan harga :
(1) Sistem nilai menggunakan pendekatan atau metode
kuantitatif, yaitu dengan memberikan nilai (skor) terhadap
unsur-unsur teknis dan harga yang dinilai sesuai dengan
kriteria yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan;
(2) evaluasi teknis dan harga dilakukan terhadap penawaran
yang dinyatakan lulus evaluasi administrasi, dengan
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 51
memberikan penilaian (skor) terhadap unsur-unsur teknis
dan harga penawaran;
(3) berdasarkan hasil evaluasi tersebut, Tim Pengadaan
membuat daftar urutan penawaran, yang dimulai dari
urutan penawaran yang memiliki nilai tertinggi;
(4) jika menggunakan nilai ambang batas lulus, hal ini harus
dicantumkan dalam dokumen pengadaan. Tim Pengadaan
membuat daftar urutan yang dimulai dari penawaran harga
terendah untuk semua penawaran yang memperoleh nilai di
atas atau sama dengan nilai ambang batas lulus;
3) Sistem Penilaian Biaya Selama Umur Ekonomis
Sistem Penilaian Biaya Selama Umur Ekonomis adalah sistem
penilaian penawaran yang digunakan untuk pengadaan pekerjaan
konstruksi atau jasa lainnya dengan cara memberikan nilai pada
unsur-unsur teknis dan harga yang dinilai menurut umur ekonomis
barang yang ditawarkan berdasarkan kriteria yang ditetapkan
dalam dokumen pengadaan, kemudian dikonversikan ke dalam
satuan mata uang tertentu, dan dibandingkan dengan jumlah nilai
dari setiap penawaran peserta dengan penawaran peserta lainnya.
Urutan proses penilaian dengan Sistem Penilaian Biaya Selama
Umur Ekonomis adalah sebagai berikut :
a) evaluasi administrasi:
(1) evaluasi administrasi dilakukan terhadap penawaran yang
memenuhi syarat pada pembukaan penawaran dan
dievaluasi kelengkapan dan keabsahan syarat administrasi
sesuai ketentuan yang tercantum dalam dokumen
pengadaan;
(2) evaluasi administrasi menghasilkan dua kesimpulan, yaitu
memenuhi syarat atau tidak memenuhi syarat administrasi
dan jika evaluasi administrasi menyatakan tidak lulus
bukan berarti gugur, dalam hal ini penawaran tidak
dilakukan evaluasi lebih lanjut dan jika evaluasi
administrasi menyatakan lulus, maka akan dilanjutkan
dengan evaluasi teknis
b) evaluasi teknis dan harga :
(1) sistem penilaian biaya selama umur ekonomis (economic
life cycle cost) digunakan khusus untuk mengevaluasi
pengadaan barang yang kompleks dengan
memperhitungkan perkiraan biaya operasi dan
pemeliharaan serta nilai sisa umur ekonomis barang;
(2) sistem ini diterapkan terhadap penawaran-penawaran yang
dinyatakan telah memenuhi persyaratan administrasi;
(3) unsur-unsur teknis dan harga yang dinilai telah ditetapkan
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 52
dalam dokumen pengadaan;
(4) unsur harga tersebut dikonversikan ke dalam mata uang
tunggal berdasarkan perhitungan secara profesional;
(5) berdasarkan hasil evaluasi tersebut, Tim Pengadaan
membuat daftar urutan yang dimulai dari urutan harga
evaluasi terendah;
(6) biaya-biaya yang dihitung dalam evaluasi, kecuali harga
penawaran yang terkoreksi (total bid evaluated price) tidak
dimasukkan dalam harga Perjanjian Kerjasama, Surat
Perintah Kerja dan Surat Pesanan (hanya berfungsi sebagai
alat pembanding saja).
p. Evaluasi harga dilakukan setelah penawaran dari peserta pengadaan
dinyatakan lulus dalam evaluasi administrasi dan teknis. Beberapa hal
yang akan dievaluasi, antara lain sebagai berikut:
1) bidang pekerjaan konstruksi dan pengadaan barang/jasa dan jasa
lain serta jasa konsultan, adalah sebagai berikut:
a) harga yang terendah dihitung dengan membandingkan harga
penawaran yang bersangkutan dengan harga yang terendah.
Harga terendah yang memenuhi syarat adalah maksimal 20%
(dua puluh perseratus)lebih rendah dari HPS.
b) kewajaran harga yang ditawarkan oleh peserta pengadaan
dibandingkan dengan harga rata rata dari semua penawaran
yang memenuhi syarat akan tetapi tidak lebih tinggi dari HPS
atau dana yang tersedia dan juga tidak lebih rendah 20% (dua
puluh perseratus) dari HPS.
2) Hal yang perlu diperhatikan dalam evaluasi harga, adalah sebagai
berikut:
a) apabila evaluasi harga menggunakan sistem gugur, maka
penawaran yang melampaui HPS atau dana yang tersedia akan
dinyatakan gugur. Sedangkan terhadap dokumen penawaran
yang dinyatakan lulus dalam evaluasi harga akan dimasukkan
dalam daftar calon pemenang pengadaan;
b) apabila evaluasi harga menggunakan sistem nilai (merit point
sistem), maka masing-masing item yang dievaluasi harganya
akan diberi nilai.
3) Hasil evaluasi penawaran harus dibuat oleh Tim Pengadaan
berdasarkan kesimpulan atas evaluasi administrasi, teknis, dan
harga.
4) Berdasarkan evaluasi penawaran, Tim Pengadaan segera
menetapkan nominasi calon pemenang dari peserta yang
memasukkan penawaran yang paling menguntungkan, dalam arti:
a) penawaran secara teknis yang baik dengan harga yang dapat
dipertanggung jawabkan. Dalam hal terdapat dua atau lebih
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 53
penawaran dengan harga yang sama, maka peserta pengadaan
yang dipilih adalah yang memiliki kecakapan dan
kemampuan yang paling tinggi, atau dalam hal terdapat dua
atau lebih penawaran dengan harga terendah sama dan secara
teknis baik serta memiliki kecakapan dan kemampuan relatif
sama, maka Tim Pengadaan meminta kepada peserta tersebut
untuk mengajukan penawaran harga baru dan dituangkan
dalam Berita Acara.
b) maksimal dalam penggunaan produksi dalam negeri.
5) Berdasarkan usulan calon pemenang pengadaan yang diajukan
oleh Tim Pengadaan, Ketua Tim Pengadaan akan menetapkan
salah satu pemenang pengadaan yang diajukan oleh Tim
Pengadaan.
q. Penetapan pemenang pengadaan disampaikan oleh Ketua Tim
Pengadaan.
r. Tim Pengadaan mengumumkan hasil pelelangan diberitahukan kepada
peserta pelelangan secara tertulis.
s. Apabila pemenang pengadaan mengundurkan diri, maka dipilih
pemenang kedua dan seterusnya sesuai urutan dalam usulan calon
pemenang pengadaan. Kepada pemenang yang mengundurkan diri
tersebut akan dikenakan sanksi berupa :
1) Dimasukkan dalam daftar hitam (blacklist) sebagai rekanan PT
Jasa Raharja (Persero) selama 2 (dua) tahun: dan
2) Jaminan penawaran (jika ada) menjadi milik PT Jasa Raharja
(Persero)
B. Tahapan Pelelangan
1. Tahapan dan jadual pelelangan dibedakan menjadi :
a. tahapan dan jadual Pelelangan pascakualifikasi satu sampul dengan
sistem gugur;
b. tahapan dan jadual Pemilihan Langsung pascakualifikasi satu sampul
dengan sistem gugur;
c. tahapan dan jadual Pelelangan prakualifikasi dua sampul dengan
sistem nilai atau penilaian biaya selama umur ekonomis; dan
d. tahapan dan jadual Pelelangan prakualifikasi dua tahap dengan sistem
nilai atau sistem penilaian biaya selama umur ekonomis.
2. Tahapan Pelelangan pascakualifikasi satu sampul dengan sistem gugur
meliputi:
a. Kerangka Acuan Kerja;
b. SK Tim Pengadaan;
c. penandatanganan Pakta Integritas Tim Pengadaan;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 54
d. Rencana Kerja dan Syarat (RKS);
e. penyusunan dan penetapan Harga Perkiraan Sementara (HPS);
f. pengumuman;
g. pendaftaran;
h. pengambilan dokumen pengadaan, pakta integritas rekanan dan
dokumen kualifikasi;
i. aanwijzing (pemberian penjelasan);
j. pemasukan dokumen kualifikasi dan penandatangan pakta integritas
rekanan;
k. pembukaan dokumen administrasi dan dokumen penawaran harga
disertai berita acara;
l. evaluasi dan pembuktian kualifikasi;
m. pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan (evaluasi Pelelangan);
n. pengumuman pemenang;
o. sanggahan;
p. penunjukan Penyedia Barang/Jasa;
q. Perjanjian Kerjasama;
r. Berita acara serah terima (BAST) dan Laporan penyelesaian pekerjaan.
3. Tahapan Pelelangan prakualifikasi dua sampul dengan sistem-sistem
nilai atau penilaian biaya selama umur ekonomis meliputi:
a. Kerangka Acuan Kerja;
b. SK Tim Pengadaan;
c. penandatanganan Pakta Integritas Tim Pengadaan;
d. Rencana Kerja dan Syarat (RKS);
e. penyusunan dan penetapan Harga Perkiraan Sementara (HPS);
f. pengumuman prakualifikasi;
g. pendaftaran dan pengambilan Dokumen Kualifikasi;
h. pemasukan dan evaluasi Dokumen Kualifikasi;
i. pembuktian kualifikasi dan pembuatan Berita Acara Pembuktian
Kualifikasi;
j. penetapan hasil kualifikasi;
k. pengumuman hasil kualifikasi;
l. sanggahan kualifikasi;
m. undangan;
n. pengambilan Dokumen Pemilihan/Pengadaan;
o. pemberian penjelasan;
p. pemasukan Dokumen Penawaran;
q. pembukaan Dokumen Penawaran sampul I;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 55
r. evaluasi Dokumen Penawaran sampul I;
s. pemberitahuan/pengumuman peserta yang lulus evaluasi sampul I
t. pembukaan Dokumen Penawaran sampul II;
u. evaluasi Dokumen Penawaran sampul II;
v. pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan;
w. pengumuman pemenang;
x. sanggahan;
y. penunjukan Penyedia Barang/Jasa;
z. Perjanjian Kerjasama;
aa. Berita acara serah terima (BAST) dan Laporan penyelesaian
pekerjaan.
4. Tahapan Pelelangan prakualifikasi dua tahap dengan sistem-sistem nilai
atau penilaian biaya selama umur ekonomis meliputi:
a. Kerangka Acuan Kerja;
b. SK Tim Pengadaan;
c. penandatanganan Pakta Integritas Tim Pengadaan;
d. Rencana Kerja dan Syarat (RKS);
e. penyusunan dan penetapan Harga Perkiraan Sementara (HPS);
f. pengumuman prakualifikasi;
g. pendaftaran dan pengambilan Dokumen Kualifikasi;
h. pemasukan dan evaluasi Dokumen Kualifikasi;
i. pembuktian Kualifikasi;
j. penetapan hasil kualifikasi;
k. pengumuman hasil kualifikasi;
l. sanggahan kualifikasi;
m. undangan;
n. pengambilan Dokumen Pemilihan/Pengadaan;
o. pemberian penjelasan;
p. pemasukan Dokumen Penawaran tahap I;
q. pembukaan Dokumen Penawaran tahap I;
r. evaluasi Dokumen Penawaran tahap I;
s. penetapan peserta yang lulus evaluasi tahap I;
t. pemberitahuan/pengumuman peserta yang lulus evaluasi tahap I;
u. pemasukan Dokumen Penawaran tahap II;
v. pembukaan Dokumen Penawaran tahap II;
w. evaluasi Dokumen Penawaran tahap II;
x. pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan;
y. pengumuman Pemenang;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 56
z. sanggahan;
aa. penunjukan Penyedia Barang/Jasa;
bb. Perjanjian Kerjasama.
cc. Berita acara serah terima (BAST) dan Laporan penyelesaian pekerjaan
(checklist uji teknis/pemeriksaan barang jika diperlukan).
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 57
BAB XI
SWAKELOLA
A. Metode Pengadaan Barang/Jasa secara Swakelola
1. Pengadaan bahan/barang, jasa lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga
ahli perseorangan yang diperlukan, dilakukan oleh Pelaksana Swakelola
dengan memperhatikan prinsip prinsip pengadaan dan etika pengadaan
sebagaimana diatur dalam ketentuan Keputusan Direksi mengenai Standar
Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa.
2. Tidak ada batasan nilai nominal dalam pelaksanaan pengadaaan Barang/Jasa
melalui Swakelola.
3. Keseluruhan Biaya Swakelola tidak boleh melebihi Anggaran yang telah
ditetapkan dalam RKAP.
4. Apabila diperlukan dapat dibentuk panitia swakelola.
5. Pekerjaan yang dapat dilakukan melalui swakelola, harus memenuhi salah
satu syarat sebagai berikut:
a. pekerjaan yang bertujuan meningkatkan kemampuan dan atau
memanfaatkan kemampuan teknis sumber daya manusia sesuai dengan
tugas pokok perusahaan.
b. penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan (diklat), kursus, penataran,
seminar, lokakarya, mudik gratis, perayaan HUT, rapat kerja dan
penyuluhan;
c. pekerjaan proyek percontohan (pilot project) dan survei yang bersifat
khusus untuk pengembangan teknologi atau metode kerja yang belum dapat
dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa;
d. pekerjaan survey, pemrosesan data, perumusan kebijakan perusahaan,
pengembangan sistem tertentu;
e. pekerjaan khusus yang bersifat pemrosesan data, perumusan kebijakan,
pengujian di laboratorium, pengembangan sistem tertentu, dan penelitian
oleh perguruan tinggi atau lembaga ilmiah lainnya;
f. pekerjaan yang bersifat rahasia perusahaan bagi perusahaan.
g. Pekerjaan yang operasi dan pemeliharaannya memerlukan partisipasi
masyarakat setempat;
6. Apabila dalam pelaksanaan swakelola diperlukan barang/jasa yang untuk
memenuhinya harus dilakukan melalui penyedia barang/jasa, maka harus
dilakukan pemilihan penyedia barang/jasa tersendiri dengan menggunakan
metode pengadaan yang sesuai dengan SPO ini.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 58
7. Prosedur Swakelola meliputi kegiatan sebagai berikut :
a. Kegiatan perencanaan swakelola meliputi :
1) kegiatan perencanaan swakelola dituangkan dalam Kerangka Acuan
Kerja yang antara lain memuat :
a) uraian kegiatan yang akan dilaksanakan meliputi latar belakang,
maksud tujuan, sumber pendanaan, lokasi kegiatan serta jumlah
tenaga yang diperlukan;
b) jadual waktu pelaksanaan yang diperlukan dalam melaksanakan
kegiatan mulai dari rencana pengadaan sampai dengan laporan
pertanggungjawaban swakelola;
c) merancang spesifikasi teknis kegiatan yang akan dilaksanakan.
d) membuat rincian besarnya total perkiraan biaya kegiatan.
2) menyusun daftar kebutuhan bahan dan kegiatan yang akan dilaksanakan
3) melakukan perencanaan teknis dan menyiapkan metode pelaksanaan
yang tepat
4) menyusun rencana keperluan tenaga, bahan dan peralatan secara rinci
lengkap dengan rencana biaya yang mengikuti referensi/standar harga
pasar yang berlaku
B. Tahapan Swakelola
Tahapan Swakelola meliputi:
a. Kerangka Acuan Kerja (KAK);
b. Bila tidak terdapat pemilihan penyedia barang/jasa (sepenuhnya dapat
dilaksanakan secara swakelola) Penyusunan jadwal rencana pengadaan
dilaksanakan dengan dengan memperhatikan batas akhir tahun
anggaran/batas akhir efektifnya anggaran;
c. Bila terdapat pemilihan penyedia barang/jasa (tidak sepenuhnya dapat
dilaksanakan secara swakelola), maka pemilihan penyedia barang/jasa
tersebut harus dilakukan dengan metode pengadaan barang/jasa selain
metode swakelola, yang dilaksanakan melalui Divisi Umum/Bagian
Administrasi/Unit SDM dan Umum;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 59
BAB XII
PENGADAAN JASA KONSULTANSI
A. Persiapan Pelaksanaan Pemilihan Jasa Konsultansi
1. Pengguna barang/jasa menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK).
2. Unit Umum/Tim pengadaan menyusun harga perkiraan sendiri (HPS)
dan dokumen pemilihan penyedia jasa konsultansi meliputi KAK,
syarat administrasi, syarat teknis, syarat keuangan, metoda pemilihan
penyedia jasa konsultansi, metoda penyampaian dokumen penawaran,
metoda evaluasi penawaran, dan jenis kontrak yang akan digunakan.
B. Metoda Pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi
1. Pengadaan jasa konsultansi dengan menggunakan metode seleksi
dilakukan untuk memperoleh jasa konsultansi dengan besaran nilai
nominal yang sama dengan besaran nilai nominal yang berlaku untuk
metode pelelangan yang ditetapkan berdasarkan Keputusan Direksi
tentang Pendelegasian Wewenang Pengelolaan Administrasi dan
Keuangan.
2. Seleksi adalah metoda pemilihan penyedia jasa konsultansi yang daftar
pendek pesertanya dipilih melalui proses prakualifikasi secara terbuka
yaitu diumumkan secara luas melalui media massa dan papan
pengumuman resmi untuk penerangan umum sehingga masyarakat luas
mengetahui dan penyedia jasa konsultansi yang berminat dan
memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya.
3. Dalam hal metoda seleksi dinilai tidak efisien dari segi biaya seleksi,
maka pemilihan penyedia jasa konsultansi dapat dilakukan dengan
seleksi langsung yaitu metoda pemilihan penyedia jasa konsultansi yang
daftar pendek pesertanya ditentukan melalui proses prakualifikasi
terhadap penyedia jasa konsultansi yang dipilih langsung.
4. Dalam keadaan tertentu dan keadaan khusus, pemilihan penyedia jasa
konsultansi dapat dilakukan dengan menunjuk satu penyedia jasa
konsultansi yang memenuhi kualifikasi dan dilakukan negosiasi baik
dari segi teknis maupun biaya sehingga diperoleh biaya yang wajar dan
secara teknis dapat dipertanggungjawabkan.
C. Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konsultasi
1. Pengumuman Prakualifikasi
a. Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum harus mengumumkan secara
luas tentang adanya prakualifikasi untuk seleksi melalui surat kabar,
atau papan pengumuman resmi untuk penerangan umum, dan
bilamana memungkinkan melalui media eletronik;
b. Isi pengumuman prakualifikasi memuat sekurang-kurangnya :
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 60
1) nama dan alamat pengguna jasa konsultansi yang akan
mengadakan seleksi;
2) uraian singkat mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan;
3) perkiraan nilai pekerjaan;
4) syarat-syarat peserta seleksi;
5) tempat, tanggal, hari, dan waktu untuk mengambil dokumen
prakualifikasi.
2. Pengambilan Dokumen Prakualifikasi
a. Pengambilan dokumen prakualifikasi ditentukan dalam dokumen
kualifikasi.
b. Calon peserta seleksi dari propinsi/kabupaten/kota lain tidak boleh
dihalangi/dilarang untuk mengikuti proses seleksi di propinsi/
kabupaten/kota lokasi seleksi dilakukan.
3. Pemasukan Dokumen Prakualifikasi
a. Batas akhir pemasukan dokumen prakualifikasi sekurang-kurangnya
3 (tiga) hari setelah batas akhir pengambilan dokumen
prakualifikasi.
b. Apabila terbukti terjadi kecurangan dalam pengumuman lelang,
maka kepada :
1) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum dikenakan sanksi
administrasi, ganti rugi dan/atau pidana sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan yang berlaku;
2) penyedia jasa konsultansi yang terlibat dikenakan sanksi tidak
boleh mengikuti pengadaan barang/jasa pemerintah selama 2
(dua) tahun, dan sanksi pidana sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
4. Evaluasi Dokumen Prakualifikasi
Penyedia jasa konsultansi dinyatakan lulus prakualifikasi apabila
memenuhi persyaratan dan kriteria sebagai berikut:
a. Memiliki surat izin usaha sesuai dengan bidang usahanya yang
dikeluarkan oleh instansi pemerintah yang berwenang, seperti SIUP
untuk jasa konsultansi non konstruksi dan IUJK untuk jasa
konsultansi konstruksi;
b. Surat penyampaian dokumen prakualifikasi ditandatangani oleh
orang yang secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani
kontrak;
c. Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut, kegiatan
usahanya tidak sedang dihentikan, dan/atau tidak sedang menjalani
sanksi pidana berupa surat pernyataan dari konsultan yang
bersangkutan;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 61
d. Telah melunasi kewajiban pajak tahun terakhir, kecuali untuk
perusahaan baru yang belum berkewajiban untuk melapor;
e. Selama 4 (empat) tahun terakhir pernah memiliki pengalaman
menyediakan jasa konsultansi termasuk pengalaman subkontrak,
kecuali penyedia jasa konsultansi yang baru berdiri kurang dari 2
(dua) tahun;
f. Memiliki kinerja baik dan tidak masuk dalam daftar sanksi atau
daftar hitam di suatu instansi pemerintah;
g. Memiliki kemampuan pada subbidang pekerjaan yang sesuai;
h. Untuk pekerjaan khusus/spesifik/teknologi tinggi dapat
ditambahkan persyaratan lain seperti peralatan khusus, tenaga ahli
spesialis yang diperlukan, atau pengalaman tertentu;
i. Memiliki kemampuan menyediakan fasilitas dan peralatan serta
personil yang diperlukan;
j. Tidak membuat pernyataan yang tidak benar tentang kompetensi
dan kemampuan usaha yang dimiliki;
5. Penetapan Hasil Prakualifikasi
a. Peserta yang lulus prakualifikasi dimasukkan dalam daftar pendek
konsultan sekurang-kurangnya 3 (tiga) konsultan dan sebanyak-
banyaknya 5 (lima) konsultan;
b. Apabila peserta yang lulus prakualifikasi lebih dari 5 (lima)
konsultan, maka yang dimasukkan dalam daftar pendek adalah 5
(lima) konsultan peringkat terbaik;
c. Apabila peserta yang lulus prakualifikasi kurang dari 3 (tiga)
konsultan, maka dilakukan prakualifikasi ulang dengan
mengumumkan prakualifikasi kembali;
d. Apabila peserta yang lulus prakualifikasi ulang berjumlah 2 (dua)
sampai dengan 4 (empat) konsultan, maka proses seleksi
dilanjutkan;
e. Apabila peserta yang lulus prakualifikasi ulang hanya 1 (satu)
konsultan, maka dilakukan proses penunjukan langsung.
6. Pengumuman Hasil Prakualifikasi
a. Hasil prakualifikasi setelah ditetapkan oleh pengguna jasa
konsultansi disampaikan kepada seluruh peserta prakualifikasi dan
diumumkan melalui papan pengumuman resmi untuk penerangan
umum /atau website Jasa Raharja;
b. Peserta yang berkeberatan terhadap hasil prakualifikasi dapat
mengajukan surat sanggahan kepada pengguna jasa konsultansi;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 62
7. Undangan Kepada Konsultan Yang Masuk Daftar Pendek
a. Peserta yang masuk dalam daftar pendek diundang untuk
mengambil dokumen seleksi apabila tidak ada sanggahan atau
sanggahan sudah dinyatakan tidak benar;
b. Pengambilan dokumen seleksi ditentukan oleh Tim Pengadaan/
Divisi Umum.
8. Penjelasan (aanwijzing)
a. Penjelasan (aanwijzing) dilaksanakan dengan terlebih dahulu jadwal
pelaksanaannya ditentukan oleh Tim Pengadaan/Divisi Umum;
b. Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum menjelaskan isi dokumen
pengadaan, menampung pertanyaan peserta, dan memberikan
jawaban atas hal-hal yang kurang jelas yang terdapat dalam
dokumen seleksi;
c. Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum membuat Berita Acara
Penjelasan (aanwijzing) yang ditandatangani oleh Tim Pengadaan/
Kepala Divisi Umum dan wakil peserta yang hadir;
d. Berita acara memuat segala keterangan dan perubahan yang
dianggap perlu. Berita acara dan adendum ini merupakan bagian
yang tidak terpisahkan dari dokumen seleksi;
e. Berita acara dokumen seleksi wajib disampaikan kepada seluruh
peserta;
f. Ketidakhadiran peserta dalam rapat penjelasan dan kunjungan
lapangan tidak menggugurkan keikutsertaan peserta.
9. Pemasukan Penawaran
a. Jadwal pelaksanaan pemasukan dokumen penawaran ditentukan
oleh Tim Pengadaan/Divisi Umum;
b. Sampul I yang berisi dokumen administrasi dan teknis serta sampul
II yang berisi dokumen penawaran harga dimasukkan dalam satu
sampul luar untuk disampaikan kepada Tim Pengadaan/Kepala
Divisi Umum;
c. Pada sampul I ditulis “Data Administrasi dan Teknis” yang
mencantumkan : jenis pekerjaan dan nama serta alamat konsultan;
d. Pada sampul II ditulis “Data Biaya Penawaran” yang
mencantumkan : jenis pekerjaan dan nama serta alamat konsultan;
e. Pada sampul luar ditulis jenis pekerjaan, nama konsultan, dan
ditujukan kepada Tim Pengadaan;
f. Hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat pemasukan dokumen
penawaran:
a. Jumlah rangkap dokumen penawaran sebanyak 2 (dua)
rangkap untuk Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 63
b. Dokumen penawaran dan surat pengantar penawaran
dimasukkan dalam sampul luar disampaikan kepada Tim
Pengadaan/Kepala Divisi Umum dengan jumlah rangkap
sesuai yang disyaratkan dan alamat yang ditentukan oleh Tim
Pengadaan/Kepala Divisi Umum di dalam surat undangan;
c. Dokumen disampaikan secara langsung, penawaran oleh
peserta yang bersangkutan kepada Tim Pengadaan/Kepala
Divisi Umum pada waktu yang telah ditentukan;
d. Jika dokumen penawaran diterima setelah melampaui batas
akhir pemasukan dokumen penawaran, maka dokumen
penawaran tersebut tidak diikutsertakan.
10. Pembukaan Penawaran Administrasi Dan Teknis (Sampul I)
a. Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum membuka dokumen
penawaran dihadapan peserta pada pemasukan dokumen penawaran
sebagaimana telah ditentukan dalam dokumen seleksi;
b. Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum membuka sampul I di
hadapan peserta. Sampul II tidak boleh dibuka dan sampulnya
diparaf oleh Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum serta wakil
peserta seleksi dari perusahaan yang berbeda, sebelum disimpan
oleh Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum.
c. Berita acara pembukaan sampul I sekurang-kurangnya memuat :
1) Jumlah dokumen penawaran yang masuk;
2) Jumlah dokumen penawaran yang lengkap dan tidak lengkap;
3) Kelainan-kelainan yang dijumpai dalam dokumen penawaran;
4) Keberatan/sanggahan dari konsultan peserta;
5) Keterangan lain yang dianggap perlu;
6) Tanggal pembuatan berita acara;
7) Tanda tangan anggota Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum
dan wakil konsultan peserta yang hadir;
8) Berita acara pembukaan sampul I dilampiri dokumen
penawaran sampul I.
d. Hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat pembukaan dokumen
penawaran :
1) Pembukaan dokumen penawaran dilakukan oleh Tim
Pengadaan/Kepala Divisi Umum/pejabat pengadaan setelah
menyatakan dihadapan para peserta yang hadir bahwa saat
pemasukan dokumen penawaran telah ditutup;
2) Dokumen penawaran tidak dapat lagi diterima setelah batas
waktu pemasukan dokumen penawaran yang telah ditetapkan;
3) Setelah pemasukan dokumen penawaran ditutup, perubahan
atau susulan pemberian bahan dan penjelasan secara lisan atau
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 64
tertulis atas dokumen penawaran yang telah disampaikan tidak
dapat diterima;
4) Sampul penawaran biaya tidak boleh dibuka;
5) Semua dokumen penawaran dan surat keterangan dibacakan
dengan jelas sehingga terdengar oleh semua peserta.
11. Evaluasi
a. Sistem Evaluasi Kualitas
1) Sistem Evaluasi Kualitas adalah evaluasi pengadaan jasa
konsultansi berdasarkan kualitas penawaran teknis terbaik,
dilanjutkan dengan klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya;
2) Pengadaan jasa konsultansi dengan cara evaluasi kualitas,
digunakan untuk pekerjaan Jasa Konsultansi yang memerlukan
inovasi atau pekerjaan konsultansi yang permasalahannya
kompleks;
3) Peserta pengadaan jasa konsultansi denga cara evaluasi
kualitas boleh diikuti antar penyedia jasa konsultansi yang
berbentuk perusahaan, LSM, lembaga perguruan tinggi atau
penelitian atau unit penelitian dan pengembangan lainnya
(yang dinilai hanya penawaran teknis);
4) Urutan proses Sistem Evaluasi Kualitas diawali dengan
penilaian kualitas penawaran teknis, kemudian dipilih
konsultan yang mengajukan penawaran teknis terbaik dan di
atas ambang batas lulus terendah (passing grade) sebagai
berikut :
a) penilaian penawaran teknis dilakukan dengan cara
memberikan nilai (angka) terhadap dokumen penawaran
teknis dengan memperhatikan bobot yang diberikan pada
unsur-unsur yang dinilai;
b) unsur-unsur yang dinilai, adalah pengalaman konsultan,
pendekatan dan metodologi, serta kualifikasi tenaga ahli;
c) penilaian dilakukan dengan pembobotan dari masing-
masing unsur dengan rentang pembobotan yang ditetapkan
oleh Tim Pengadaan;
d) penetapan bobot yang digunakan untuk masing-masing
unsur dalam rentang tersebut di atas, dilakukan
berdasarkan jenis pekerjaan jasa yang akan dilaksanakan.
Untuk jasa studi analisis perlu diberikan penekanan kepada
pengalaman perusahaan konsultan dan pendekatan
metodologi, sedangkan untuk jasa supervisi dan
perencanaan teknis, penekanan lebih diberikan kepada
kualifikasi tenaga ahli;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 65
e) unsur pengalaman konsultan yang dinilai, antara lain
adalah :
(1) pengalaman melaksanakan proyek atau kegiatan
sejenis;
(2) pengalaman manajerial dan fasilitas utama;
(3) kapasitas perusahaan dengan memperhatikan jumlah
tenaga ahli tetap.
f) unsur pendekatan dan metodologi yang dinilai, antara lain
adalah :
(1) pemahaman atas jasa layanan yang tercantum dalam
KAK, penilaian terutama meliputi pengertian terhadap
tujuan proyek atau kegiatan, lingkup serta jasa
konsultansi yang diperlukan, dan pengenalan lapangan;
(2) kualitas metodologi, penilaian terutama meliputi
ketepatan menganalisis masalah dan langkah
pemecahan yang diusulkan dengan tetap mengacu pada
persyaratan KAK, konsistensi antara metodologi
dengan rencana kerja, apresiasi terhadap inovasi,
tanggapan terhadap KAK khususnya mengenai data
yang tersedia, orang-bulan (person-month) tenaga ahli,
uraian tugas, jangka waktu pelaksanaan, laporan-
laporan yang disyaratkan, jenis keahlian, serta jumlah
tenaga ahli yang diperlukan, program kerja, jadual
pekerjaan, jadual penugasan, organisasi, kebutuhan
jumlah orang-bulan, dan kebutuhan fasilitas penunjang;
(3) hasil kerja, meliputi penilaian analisis, gambar-gambar
kerja, spesifikasi teknis, perhitungan teknis, dan
laporan-laporan;
(4) fasilitas pendukung konsultan tersebut dalam
melaksanakan pekerjaan yang diminta dalam KAK;
(5) konsultan yang mengajukan gagasan baru yang
meningkatkan kualitas keluaran yang diinginkan dalam
KAK, meskipun berakibat pada pengurangan jumlah
tenaga kerja atau perubahan KAK diberikan nilai lebih;
g) unsur kualifikasi tenaga ahli yang dinilai, antara lain
adalah:
(1) tingkat pendidikan, yaitu lulusan perguruan tinggi
negeri atau perguruan tinggi swasta yang telah lulus
ujian negara atau yang telah diakreditasi, atau
perguruan tinggi luar negeri yang telah diakreditasi,
dibuktikan dengan copy ijazah, kecuali untuk tenaga
ahli LSM sepanjang memiliki pengalaman dan keahlian
di bidangnya;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 66
(2) jenis keahlian (spesialisasi) harus sesuai dengan yang
disyaratkan dalam KAK, dibuktikan dengan sertifikat
dari asosiasi profesi terkait (sepanjang telah ada);
(3) pengalaman kerja profesional seperti yang disyaratkan
dalam KAK didukung dengan referensi dari pengguna
jasa. Bagi tenaga ahli yang diusulkan sebagai ketua
atau wakil ketua pelaksana pekerjaan, dinilai pula
pengalamannya sebagai pemimpin tim;
(4) lain-lain, penguasaan bahasa inggris, bahasa indonesia
(bagi konsultan asing), bahasa setempat, aspek
pengenalan atas tatacara, aturan, situasi, dan kondisi
setempat. Personil yang menguasai atau memahami
aspek-aspek tersebut di atas diberikan nilai lebih tinggi;
(5) kualifikasi tenaga ahli yang diatas kualifikasi dari
persyaratan KAK tidak memperoleh tambahan nilai,
dan pembobotan serta penilaian untuk tiap unsur
ditetapkan oleh Tim Pengadaan;
b. Sistem Evaluasi Kualitas dan Biaya
1) Sistem Evaluasi Kualitas dan Biaya adalah evaluasi pengadaan
jasa konsultansi berdasarkan nilai kombinasi terbaik dari
penawaran teknis dan biaya terkoreksi, dilanjutkan dengan
klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya;
2) Pengadaan jasa konsultansi dengan cara evaluasi kualitas dan
biaya digunakan bagi pekerjaan konsultansi yang jumlah maupun
kualifikasi tenaga ahli yang diperlukan sudah diketahui secara
pasti;
3) Pengadaan jasa konsultansi berdasarkan evaluasi kualitas dan
biaya tidak boleh mempersaingkan antar penyedia jasa
konsultansi yang berbentuk perusahaan, LSM, lembaga
perguruan tinggi atau penelitian, unit penelitian dan
pengembangan lainnya atau gabungan di antaranya yang
mengakibatkan evaluasi biaya terhadap peserta tidak adil karena
adanya perbedaan perlakuan pajak, biaya pembinaan tenaga ahli,
biaya administrasi, dan keuntungan;
4) Urutan proses Sistem Evaluasi Kualitas dan Biaya adalah
sebagai berikut :
a) dilakukan penilaian kualitas penawaran teknis (caranya sama
dengan sistem evaluasi kualitas), kemudian dipilih penawaran
yang berada di atas ambang batas lulus (passing grade);
b) dilakukan penilaian penawaran biaya terhadap konsultan yang
mempunyai nilai evaluasi penawaran teknis di atas ambang
batas lulus (passing grade);
c) dilakukan penjumlahan atau perhitungan kombinasi nilai
penawaran teknis dan nilai penawaran biaya;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 67
d) dilakukan klarifikasi terhadap konsultan yang mempunyai
nilai kombinasi penawaran teknis dan penawaran biaya
terbaik;
e) klarifikasi tidak boleh mengubah sasaran KAK dan biaya
tidak langsung konsultan. Biaya langsung dapat dinegosiasi
apabila biaya langsung tersebut tidak wajar.
c. Sistem Evaluasi Pagu Anggaran
1) Sistem Evaluasi Pagu Anggaran adalah evaluasi pengadaan jasa
konsultansi berdasarkan kualitas penawaran teknis terbaik dari
peserta yang penawaran biaya terkoreksi lebih kecil atau sama
dengan pagu anggaran;
2) Pengadaan jasa konsultansi dengan cara evaluasi pagu anggaran
digunakan untuk pekerjaan jasa konsultansi yang sederhana dan
dananya terbatas;
3) Peserta pengadaan jasa konsultansi dengan sistem evaluasi pagu
anggaran terdiri atas konsultan yang memenuhi syarat
prakualifikasi;
4) Urutan proses Sistem Evaluasi Pagu Anggaran adalah sebagai
berikut :
a) dilakukan pembukaan penawaran biaya dan dilakukan koreksi
aritmatik;
b) dipilih konsultan yang menawarkan biaya lebih rendah atau
sama dengan pagu anggaran setelah dilakukan koreksi
aritmatik;
c) dilakukan penilaian kualitas penawaran teknis dari konsultan
yang lulus dari persyaratan penawaran biaya;
d) penentuan pemenang pengadaan jasa konsultansi berdasarkan
nilai penawaran teknis terbaik;
e) dilakukan klarifikasi teknis terhadap konsultan pemenang,
klarifikasi tidak boleh merubah sasaran KAK dan merubah
biaya langsung konsultan. Biaya langsung personil dapat
dinegosiasi apabila biaya langsung tersebut tidak wajar.
d. Sistem Evaluasi Biaya Terendah
1) Sistem Evaluasi Biaya Terendah adalah evaluasi pengadaan jasa
konsultansi berdasarkan penawaran biaya terkoreksi terendah dari
konsultan yang nilai penawaran teknisnya di atas ambang batas
persyaratan teknis yang telah ditentukan.
2) Pengadaan jasa konsultansi dengan sistem evaluasi biaya
terendah digunakan untuk pekerjaan jasa konsultansi yang
bersifat standar atau secara teknis dapat dengan metode yang
sederhana.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 68
3) Pengadaan jasa konsultansi berdasarkan sistem evaluasi kualitas
dan biaya tidak boleh mempersaingkan antar penyedia jasa
konsultansi yang berbentuk perusahaan, LSM, lembaga
perguruan tinggi atau penelitian, unit penelitian dan
pengembangan lainnya yang mengakibatkan evaluasi biaya
terhadap peserta tidak adil.
4) Urutan proses Sistem Evaluasi Biaya Terendah adalah sebagai
berikut:
a) dilakukan penilaian kualitas penawaran teknis (caranya sama
dengan sistem evaluasi kualitas), kemudian dipilih penawaran
yang berada di atas ambang batas lulus (passing grade);
b) dilakukan pembukaan penawaran biaya terhadap konsultan
yang mempunyai nilai evaluasi penawaran teknis di atas
ambang batas lulus serta mengembalikan penawaran biaya
dari konsultan yang tidak lulus ke konsultan yang
bersangkutan;
c) dilakukan penilaian penawaran biaya termasuk koreksi
perhitungan pada hari yang sama dengan hari pembukaan
penawaran biaya;
d) penentuan pemenang pengadaan jasa konsultansi berdasarkan
nilai penawaran biaya yang paling rendah;
e) diadakan klarifikasi teknis terhadap konsultan pemenang.
Klarifikasi tidak boleh merubah sasaran KAK dan merubah
biaya langsung konsultan. Biaya langsung dapat dinegosiasi
apabila biaya langsung tersebut tidak wajar.
12. Penetapan Peringkat Teknis
a. Berdasarkan evaluasi penawaran teknis, Tim Pengadaan/Unit
pengadaan menetapkan urutan konsultan yang dituangkan dalam
berita acara evaluasi penawaran teknis;
b. Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum melaporkan hasil penilaian
teknis kepada pengguna barang/jasa untuk dimintakan persetujuan.
13. Pengumuman Peringkat
Hasil evaluasi teknis setelah ditetapkan oleh Tim Pengadaan/Divisi
Umum disampaikan kepada seluruh peserta dan diumumkan melalui
papan pengumuman resmi untuk penerangan umum atau website Jasa
Raharja.
14. Sanggahan
Peserta yang berkeberatan terhadap hasil evaluasi teknis dapat
mengajukan surat sanggahan kepada Tim Pengadaan/Unit pengadaan;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 69
15. Pembukaan Penawaran Harga (Sampul II) Peringkat Teknis
Terbaik
a. Dalam hal menggunakan metoda evaluasi kualitas, maka Tim
Pengadaan/Kepala Divisi Umum hanya membuka sampul II
peringkat teknis terbaik dan melakukan evaluasi harga;
b. Dalam hal menggunakan metoda evaluasi kualitas teknis dan biaya,
maka Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum mengundang peserta
yang lulus evaluasi teknis untuk menghadiri acara pembukaan
penawaran sampul II sebagai berikut:
1) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum menyebutkan peserta
yang lulus evaluasi teknis dan masing-masing nilai evaluasi
penawaran teknis;
2) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum menyebutkan ketentuan
pembobotan nilai evaluasi penawaran teknis dan nilai evaluasi
penawaran biaya sebagaimana tercantum dalam dokumen
pengadaan;
3) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum membuka sampul II dari
seluruh peserta yang lulus evaluasi teknis;
4) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum membacakan dan menulis
biaya penawaran dari tiap peserta yang lulus evaluasi teknis;
5) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum di hadapan peserta
melakukan evaluasi gabungan teknis dan biaya sebagai berikut:
a) Melakukan koreksi aritmatik;
b) Menghitung nilai kombinasi antara nilai penawaran teknis
dan nilai penawaran biaya dengan cara perhitungan sebagai
berikut :
NILAI AKHIR = {Nilai (score) Penawaran Teknis x
Bobot Penawaran Teknis} +{Nilai (score) Penawaran
Biaya x Bobot Penawaran Biaya}
Catatan :
- Pembobotan nilai (score) teknis dan biaya sesuai dengan
bobot yang telah ditentukan dalam dokumen seleksi. Pada
saat menyusun dokumen seleksi, acuan yang digunakan
untuk pembobotan sesuai dengan rentang sebagai berikut :
Bobot penawaran teknis antara 0,60 sampai 0,80
Bobot penawaran biaya antara 0,20 sampai 0,40
- Nilai penawaran biaya terendah diberikan nilai (score)
penawaran biaya tertinggi
6) Hasil dari peringkat gabungan tersebut akan dijadikan dasar
untuk penetapan peringkat konsultan.
7) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum membuat berita acara
pembukaan penawaran biaya, yang mencantumkan penawaran
biaya, penawaran biaya terkoreksi, nilai (score) penawaran
teknis, nilai (score) penawaran biaya, dan nilai gabungan
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 70
penawaran teknis dan penawaran biaya. Berita acara
ditandatangani oleh Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum dan
wakil peserta.
c. Dalam hal menggunakan metoda evaluasi pagu anggaran, maka Tim
Pengadaan/Kepala Divisi Umum mengundang peserta yang lulus
evaluasi teknis untuk menghadiri acara pembukaan penawaran
sampul II sebagai berikut:
1) Tim Pengadaan/Unit Umum menyebutkan peserta yang lulus
evaluasi teknis dan masing-masing nilai evaluasi penawaran
teknis;
2) Tim Pengadaan/Unit Umum membuka sampul II dari seluruh
peserta yang lulus evaluasi teknis;
3) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum membacakan dan menulis
biaya penawaran dari tiap peserta yang lulus evaluasi teknis;
4) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum di hadapan peserta:
a) Melakukan koreksi aritmatik;
b) Menggugurkan penawaran terkoreksi yang melampaui pagu
anggaran;
c) Menetapkan pemenang yang peringkat teknisnya tertinggi;
5) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum/pejabat pengadaan
membuat berita acara pembukaan penawaran biaya, yang
mencantumkan penawaran biaya, penawaran biaya terkoreksi,
dan nilai penawaran teknis. Berita acara ditandatangani oleh
Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum dan wakil peserta.
6) Dalam hal menggunakan metoda evaluasi biaya terendah, maka
Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum mengundang peserta yang
lulus evaluasi teknis untuk menghadiri acara pembukaan
penawaran sampul II sebagai berikut:
a) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum menyebutkan peserta
yang lulus evaluasi teknis dan masing-masing nilai evaluasi
penawaran teknis;
b) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum membuka sampul II
dari seluruh peserta yang lulus evaluasi teknis;
c) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum membacakan dan
menulis biaya penawaran dari tiap peserta yang lulus
evaluasi teknis;
d) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum di hadapan peserta:
(1) Melakukan koreksi aritmatik;
(2) Menetapkan pemenang yang harga penawaran
terkoreksinya terendah dan tidak melampaui pagu
anggaran.
e) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum membuat berita acara
pembukaan penawaran biaya, yang mencantumkan
penawaran biaya, penawaran biaya terkoreksi, dan nilai
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 71
penawaran teknis. Berita acara ditandatangani oleh Tim
Pengadaan/Kepala Divisi Umum dan wakil peserta.
16. Klarifikasi dan Negosiasi
Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum melakukan klarifikasi dan
negosiasi kepada calon pemenang seleksi dengan ketentuan sebagai
berikut:
a. Klarifikasi dan negosiasi dilakukan oleh Tim Pengadaan/Kepala
Divisi Umum dengan pemimpin/direktur utama perusahaan
konsultan atau wakil yang memperoleh kuasa penuh dari
pemimpin/direktur utama perusahaan (dinyatakan dengan surat
kuasa);
b. Dalam hal penilaian menggunakan metoda evaluasi kualitas,
klarifikasi dan/atau negosiasi dilakukan untuk memperoleh
kemantapan dan kejelasan teknis dan biaya dengan memperhatikan
kesesuaian antara bobot pekerjaan dan tenaga ahli yang ditugaskan
dengan mempertimbangkan pula kebutuhan perangkat/fasilitas
pendukung yang proporsional guna pencapaian hasil kerja yang
optimal :
1) Aspek-aspek teknis yang perlu diklarifikasi dan/atau
dinegosiasi terutama:
a) lingkup dan sasaran jasa konsultansi;
b) cara penanganan pekerjaan dan rencana kerja;
c) kualifikasi tenaga ahli;
d) organisasi pelaksanaan;
e) program alih pengetahuan;
f) jadual pelaksanaan pekerjaan;
g) jadual penugasan personil;
h) fasilitas penunjang.
2) Klarifikasi dan/atau negosiasi dilakukan untuk memperoleh
kesepakatan biaya yang efisien dan efektif dengan tetap
mempertahankan hasil yang ingin dicapai sesuai dengan
penawaran teknis yang diajukan konsultan.
3) Aspek-aspek biaya yang perlu diklarifikasi dan/atau
dinegosiasi terutama :
a) kesesuaian rencana kerja dengan jenis pengeluaran biaya;
b) volume kegiatan dan jenis pengeluaran;
c) biaya satuan dibandingkan dengan biaya yang berlaku di
pasaran/kewajaran biaya.
4) Klarifikasi dan/atau negosiasi terhadap unit biaya personil
dilakukan berdasarkan daftar gaji yang telah diaudit dan/atau
bukti setor pajak penghasilan tenaga ahli konsultan yang
bersangkutan. Biaya satuan dari biaya langsung personil
maksimum 3,2 (tiga koma dua) kali gaji dasar yang diterima
tenaga ahli tetap dan maksimum 1,5 (satu koma lima) kali
penghasilan yang diterima tenaga ahli tidak tetap.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 72
5) Unit biaya personil dihitung berdasarkan satuan waktu yang
dihitung berdasarkan tingkat kehadiran dengan ketentuan
sebagai berikut :
a) 1 (satu) bulan dihitung minimal 22 (dua puluh dua) hari
kerja;
b) 1 (satu) hari kerja dihitung minimal 8 (delapan) jam kerja.
6) Apabila klarifikasi dan/atau negosiasi dengan konsultan
peringkat pertama tidak menghasilkan kesepakatan, maka Tim
Pengadaan/Kepala Divisi Umum melanjutkan klarifikasi dan
negosiasi kepada konsultan peringkat kedua, dan demikian
seterusnya dari konsultan yang lulus atau di atas nilai ambang
batas sampai tercapai kesepakatan.
7) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum membuat berita acara
hasil klarifikasi dan negosiasi dilampiri pernyataan konsultan
tentang telah/tidak tercapainya kesepakatan klarifikasi dan/atau
negosiasi.
8) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum menyusun risalah hasil
klarifikasi dan negosiasi serta melaporkan hasilnya kepada
pengguna barang/jasa untuk ditetapkan.
9) Dalam hal penilaian menggunakan metoda evaluasi kualitas
teknis dan biaya atau pagu anggaran atau biaya terendah,
klarifikasi dan/atau negosiasi teknis dan biaya dilakukan sesuai
klarifikasi dan negosiasi pada metoda evaluasi kualitas,
kecuali:
a) harga satuan biaya langsung personil tidak boleh dikurangi,
kecuali jika dinilai terlalu tinggi yaitu melebihi 10%
(sepuluh persen) dari 3,2 (tiga koma dua) kali gaji dasar
yang diterima tenaga ahli tetap dan melebihi 10% (sepuluh
persen) dari 1,5 (satu koma lima) kali penghasilan yang
diterima tenaga ahli tidak tetap, berdasarkan perhitungan
dari daftar gaji yang telah diaudit dan/atau bukti setor pajak
penghasilan tenaga ahli konsultan yang bersangkutan;
b) harga satuan biaya langsung non personil yang bersifat
lump sum tidak boleh dikurangi.
D. Metoda Penyampaian Dokumen Penawaran
Dalam pemilihan metode penyampaian dan penawarandapat dipilih salah 1
(satu) dari 3 (tiga) metoda penyampaian dokumen penawaran berdasarkan
jenis jasa konsultansi yang akan diadakan dan harus dicantumkan dalam
dokumen seleksi.
Metoda penyampaian dokumen penawaran jasa konsultansi meliputi :
1. metoda satu sampul;
2. metoda dua sampul;
3. metoda dua tahap.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 73
E. Tahapan Pengadaan Jasa Konsultansi
Prosedur pemilihan penyedia jasa konsultansi dengan metoda seleksi
meliputi:
1. metoda evaluasi kualitas, metoda dua sampul :
a. pengumuman prakualifikasi;
b. pengambilan dokumen prakualifikasi;
c. pemasukan dokumen prakualifikasi;
d. evaluasi prakualifikasi;
e. penetapan hasil prakualifikasi;
f. pengumuman hasil prakualifikasi;
g. masa sanggah prakualifikasi;
h. undangan kepada konsultan yang masuk daftar pendek;
i. pengambilan dokumen seleksi;
j. penjelasan;
k. penyusunan berita acara penjelasan dokumen seleksi dan
perubahaannya;
l. pemasukan penawaran;
m. pembukaan penawaran administrasi dan teknis (sampul I);
n. evaluasi administrasi dan teknis;
o. penetapan peringkat teknis;
p. pemberitahuan/pengumuman peringkat teknis (pemenang);
q. masa sanggah;
r. pembukaan penawaran harga (sampul II) peringkat teknis terbaik;
s. klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya;
t. penunjukan pemenang;
u. penandatanganan kontrak;
2. metoda evaluasi kualitas, metoda dua tahap :
a. pengumuman prakualifikasi;
b. pengambilan dokumen prakualifikasi;
c. pemasukan dokumen prakualifikasi;
d. evaluasi prakualifikasi;
e. penetapan hasil prakualifikasi;
f. pengumuman hasil prakualifikasi;
g. masa sanggah prakualifikasi;
h. undangan kepada konsultan yang masuk daftar pendek;
i. pengambilan dokumen seleksi;
j. penjelasan;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 74
k. penyusunan berita acara penjelasan dokumen seleksi dan
perubahaannya;
l. tahap I, pemasukan penawaran administrasi dan teknis;
m. pembukaan penawaran administrasi dan teknis;
n. evaluasi administrasi dan teknis;
o. penetapan peringkat teknis;
p. pemberitahuan/pengumuman peringkat teknis (pemenang);
q. masa sanggah;
r. tahap II, mengundang peringkat teknis terbaik (pemenang) untuk
memasukkan penawaran biaya;
s. pemasukan penawaran biaya;
t. pembukaan penawaran biaya;
u. klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya;
v. penunjukan pemenang;
w. penandatanganan kontrak;
3. metoda evaluasi kualitas dan biaya, metoda dua sampul :
a. pengumuman prakualifikasi;
b. pengambilan dokumen prakualifikasi;
c. pemasukan dokumen prakualifikasi;
d. evaluasi prakualifikasi;
e. penetapan hasil prakualifikasi;
f. pengumuman hasil prakualifikasi;
g. masa sanggah prakualifikasi;
h. undangan kepada konsultan yang masuk daftar pendek;
i. pengambilan dokumen seleksi;
j. penjelasan;
k. penyusunan berita acara penjelasan dokumen seleksi dan
perubahaannya;
l. pemasukan penawaran;
m. pembukaan penawaran administrasi dan teknis (sampul I);
n. evaluasi administrasi dan teknis;
o. penetapan peringkat teknis;
p. pemberitahuan/pengumuman peringkat teknis;
q. undangan pembukaan penawaran kepada peserta yang lulus evaluasi
teknis;
r. pembukaan penawaran biaya (sampul II);
s. evaluasi biaya;
t. perhitungan kombinasi teknis dan biaya;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 75
u. penetapan pemenang;
v. pengumuman pemenang;
w. masa sanggah;
x. klarifikasi dan negosiasi teknis serta biaya dengan pemenang;
y. penunjukan pemenang;
z. penandatanganan kontrak;
4. metoda evaluasi pagu anggaran, metoda dua sampul :
a. pengumuman prakualifikasi;
b. pengambilan dokumen prakualifikasi;
c. pemasukan dokumen prakualifikasi;
d. evaluasi prakualifikasi;
e. penetapan hasil prakualifikasi;
f. pengumuman hasil prakualifikasi;
g. masa sanggah prakualifikasi;
h. undangan kepada konsultan yang masuk daftar pendek;
i. penjelasan;
j. penyusunan berita acara penjelasan dokumen seleksi dan
perubahaannya;
k. pemasukan penawaran;
l. pembukaan penawaran administrasi dan teknis (sampul I);
m. evaluasi administrasi dan teknis; terhadap yang penawaran biayanya
sama atau di bawah pagu anggaran;
n. penetapan peringkat teknis;
o. pengumuman/pemberitahuan peringkat teknis;
p. masa sanggah;
q. undangan pembukaan penawaran biaya kepada peserta yang lulus
evaluasi teknis;
r. pembukaan penawaran biaya (sampul II), koreksi aritmatik, dan
penetapan pemenang;
s. klarifikasi dan konfirmasi negosiasi teknis dan biaya dengan
pemenang (peringkat teknis terbaik yang penawaran biayanya sama
atau di bawah pagu anggaran);
t. penunjukan pemenang (award);
u. penandatanganan kontrak;
5. metoda evaluasi biaya terendah, metoda dua sampul :
a. pengumuman prakualifikasi;
b. pengambilan dokumen prakualifikasi;
c. pemasukan dokumen prakualifikasi;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 76
d. evaluasi prakualifikasi;
e. penetapan hasil prakualifikasi;
f. pengumuman hasil prakualifikasi;
g. masa sanggah prakualifikasi;
h. undangan kepada konsultan yang masuk daftar pendek;
i. pengambilan dokumen seleksi;
j. penjelasan;
k. penyusunan berita acara penjelasan dokumen seleksi dan
perubahaannya;
l. pemasukan penawaran;
m. pembukaan penawaran administrasi dan teknis (sampul I);
n. evaluasi administrasi dan teknis;
o. pengumuman/pemberitahuan hasil evaluasi administrasi dan teknis;
p. undangan pembukaan penawaran bagi yang lulus;
q. pembukaan penawaran biaya (sampul II);
r. evaluasi penawaran biaya;
s. penetapan pemenang;
t. pengumuman pemenang;
u. masa sanggah;
v. klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya dengan pemenang;
w. penunjukan pemenang;
x. penandatanganan kontrak.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 77
BAB XIII
KONTES/SAYEMBARA
A. Metode Pengadaan Barang/Jasa secara Kontes/Sayembara
1. Pengumuman Kontes/Sayembara
a. Unit Umum/Tim Pengadaan mengumumkan secara luas adanya
Kontes/Sayembara melalui website PT Jasa Raharja (Persero) dan
papan pengumuman resmi untuk masyarakat, atau media elektronik.
b. Isi pengumuman memuat sekurang-kurangnya :
1) nama dan alamat Perusahaan/ UnitUmum/TimPengadaan yang
akan mengadakan Kontes/Sayembara;
2) uraian mengenai Barang/Jasa yang akan dikonteskan/
disayembarakan;
3) pagu anggaran dan rincian imbalan/hadiah;
4) ketentuan Kontes/Sayembara;
5) pernyataan tidak ada pungutan biaya kepada peserta Kontes/
Sayembara; dan
6) tempat, tanggal, hari, dan waktu untuk menyampaikan barang yang
akan dikonteskan/disayembarakan.
c. Kontes/Sayembara dapat diikuti oleh perorangan, badan usaha,
kelompok, lembaga pendidikan/riset dan lain-lain.
2. Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Kontes/Sayembara
Pendaftaran dan pengambilan Dokumen Kontes sesuai dengan jadual yang
ada dalam pengumuman dengan ketentuan sebagai berikut :
a. mendaftar dan mengambil langsung Dokumen Kontes kepada Unit
Umum/TimPengadaan; atau
b. mendaftar dan mengunduh Dokumen Kontes melalui website PT Jasa
Raharja (Persero).
3. Pemberian Penjelasan
a. Unit Umum/Tim Pengadaan beserta Tim Juri/Tim Ahli menjelaskan
seluruh ketentuan Kontes/Sayembara kepada peserta di tempat dan
waktu yang ditentukan dalam pengumuman.
b. Ketidakhadiran peserta pada saat pemberian penjelasan tidak dapat
dijadikan dasar untuk menolak/menggugurkan peserta.
c. Pemberian penjelasan hanya dapat dihadiri oleh peserta yang terdaftar.
d. Dalam pemberian penjelasan, harus dijelaskan kepada peserta
mengenai:
1) waktu, tempat dan cara penyampaian barang yang akan
dikonteskan/ disayembarakan;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 78
2) dokumen yang harus dilampirkan dalam penyampaian barang
yang akan dikonteskan/disayembarakan (apabila diperlukan) ;
3) persyaratan Kontes/Sayembara;
4) unsur-unsur yang dinilai oleh Tim Juri/Tim Ahli;
5) surat perjanjian yang akan digunakan (apabila diperlukan); dan
6) pagu anggaran dan rincian imbalan/hadiah.
e. Pemberian penjelasan, pertanyaan dari peserta, jawaban dari Unit
Umum/Tim Pengadaan dan/atau Tim Juri/Tim Ahli, serta keterangan
lain, dituangkan dalam Berita Acara Pemberian Penjelasan yang
ditandatangani oleh Unit Umum/Tim/Pejabat Pengadaan dan Tim
Juri/Tim Ahli yang hadir.
f. Pemberian penjelasan dilakukan dengan cara:
1) penjelasan administrasi dilakukan oleh UnitUmum/TimPengadaan;
2) penjelasan teknis dilakukan oleh Tim Juri/Tim Ahli.
4. Penyampaian Barang Yang Akan Dikonteskan/Disayembarakan
a. Metode dan tata cara penyampaian Barang yang akan dikonteskan
harus mengikuti ketentuan yang dipersyaratkan dalam Dokumen
Kontes/Sayembara.
b. Penyampaian barang/jasa yang akan dikonteskan/disayembarakan
disertai dokumen persyaratan administrasi dan teknis (apabila
diperlukan) dilakukan pada hari, tanggal, waktu dan tempat sesuai
yang ditentukan dalam pengumuman.
c. Peserta dapat menyampaikan lebih dari 1 (satu) barang/jasa yang
akan dikonteskan/ disayembarakan.
d. Dokumen persyaratan administrasi dan teknis :
1) persyaratan administrasi meliputi:
a) salinan kartu identitas untuk perorangan/kelompok, akte
pendirian badan usaha, surat keputusan pembentukan lembaga
atau surat identitas lainnya; dan
b) salinan NPWP.
2) persyaratan teknis, meliputi:
a) spesifikasi barang yang akan dikonteskan/disayembarakan; dan
b) keterangan tentang metode pembuatan/ pelaksanaannya.
3) Dokumen administrasi dan teknis disampaikan sebanyak 2 (dua)
rangkap, terdiri dari: dokumen asli 1 (satu) rangkap dan
rekamannya 1 (satu) rangkap ditandai “ASLI” dan “COPY”.
4) Semua dokumen dimasukkan dalam sampul penutup dan ditulis
“Dokumen Kontes/Sayembara”, nama paket pekerjaan, nama dan
alamat peserta, dan disampaikan bersama barang yang akan
dikonteskan/disayembarakan kepada Unit Umum/ Tim Pengadaan.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 79
5) Peserta menyampaikan langsung Barang yang akan dikonteskan/
disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara kepada Unit
Umum/Tim Pengadaan sesuai jadual yang ditetapkan. Batas akhir
penyampaian Barang yang akan dikonteskan/disayembarakan serta
Dokumen Kontes/Sayembara dapat sama dengan waktu
pelaksanaan Kontes/Sayembara.
6) Peserta dapat menyampaikan Barang yang akan dikonteskan serta
Dokumen Kontes/Sayembara melalui pos/jasa pengiriman dengan
ketentuan sudah diterima Unit Umum/Tim Pengadaan sebelum
batas akhir penerimaan Barang yang akan dikonteskan
/disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara dengan segala
risiko keterlambatan dan kerusakan menjadi risiko peserta.
7) Dalam hal Barang yang akan dikonteskan/disayembarakan serta
Dokumen Kontes/Sayembara disampaikan melalui pos/jasa
pengiriman, maka sampul penutup dimasukkan ke dalam sampul
luar yang hanya mencantumkan alamat Unit Umum/Tim
Pengadaan.
8) Unit Umum/Tim Pengadaan membuat tanda terima Barang/Jasa
yang akan dikonteskan/disayembarakan serta Dokumen
Kontes/Sayembara.
9) Unit Umum/Tim Pengadaan menolak semua Barang/Jasa yang
akan dikonteskan serta Dokumen Kontes/Sayembara yang masuk
setelah batas akhir pemasukan Barang/Jasa yang akan dikonteskan
serta Dokumen Kontes/Sayembara.
10) Pada batas akhir pemasukan Barang/Jasa yang akan
dikonteskan/disayembarakan serta Dokumen Kontes, salah satu
anggota Tim Pengadaan/Pejabat Pengadaan menutup penerimaan
Barang/Jasa yang akan dikonteskan serta Dokumen Kontes,
dengan mencoret tepat di bawah daftar peserta terakhir serta
membubuhkan tanda tangan.
11) Segera setelah batas akhir pemasukan Barang/Jasa yang akan
dikonteskan/ disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara,
Unit Umum/Tim Pengadaan menyatakan dihadapan para peserta
bahwa saat pemasukan Barang/Jasa yang akan dikonteskan/
disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara telah ditutup
sesuai waktunya, dan membuka Barang yang akan dikonteskan/
disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara yang masuk.
12) Tidak diperkenankan mengubah tempat dan batas akhir pemasukan
Barang/Jasa yang akan dikonteskan/disayembarakan serta
Dokumen Kontes/Sayembara, kecuali keadaan kahar.
13) Perubahan tempat dan batas akhir pemasukan Barang/Jasa
yang akan dikonteskan/disayembarakan serta Dokumen
Kontes/Sayembara karena terjadi kahar, dituangkan dalam
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 80
Adendum Dokumen Kontes dan disampaikan kepada seluruh
peserta.
5. Pembukaan Barang Yang Akan Dikonteskan Serta Dokumen Kontes/
Sayembara
a. Barang/Jasa yang akan dikonteskan/disayembarakan serta Dokumen
Kontes/ Sayembara dibuka dihadapan peserta pada waktu dan tempat
sesuai ketentuan.
b. Unit Unit Umum/Tim Pengadaan menghitung jumlah Barang/Jasa
yang akan dikonteskan/disayembarakan serta Dokumen Kontes/
Sayembara yang masuk dihadapan peserta.
c. Unit Unit Umum/Tim Pengadaan membuka Barang/Jasa yang akan
dikonteskan /disayembarakan serta Dokumen Kontes /Sayembara di
hadapan peserta kemudian dijadikan lampiran Berita Acara
Pembukaan Barang/Jasa yang akan dikonteskan/disayembarakan serta
Dokumen Kontes/Sayembara.
d. Unit Umum/Tim Pengadaan memeriksa, dan menunjukkan dihadapan
para peserta mengenai kelengkapan Barang/Jasa yang akan
dikonteskan/ disayembarakan serta Dokumen Kontes/ Sayembara
yang terdiri dari:
1) persyaratan administrasi
2) proposal teknis
e. UnitUmum/TimPengadaan tidak boleh menggugurkan peserta pada
waktu pembukaan Barang/Jasa yang akan dikonteskan serta Dokumen
Kontes kecuali untuk yang terlambat.
f. UnitUmum/TimPengadaan/Pejabat Pengadaan segera membuat
Berita Acara Pembukaan Barang/Jasa yang akan dikonteskan/
disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara, yang paling
sedikit memuat :
1) jumlah Barang/Jasa yang akan dikonteskan serta Dokumen
Kontes/ Sayembara yang masuk;
2) jumlah Barang/Jasa yang akan dikonteskan serta Dokumen
Kontes/ Sayembara yang lengkap dan tidak lengkap;
3) kelainan-kelainan yang dijumpai dalam Barang/Jasa yang akan
dikonteskan/ disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara;
4) tanggal pembuatan Berita Acara; dan
5) tanda tangan Unit Umum/Tim.
g. Setelah dibacakan dengan jelas, Berita Acara ditandatangani oleh
Unit Unit Umum/Tim Pengadaan yang hadir.
h. Berita Acara dilampiri Dokumen Kontes/Sayembara.
i. Salinan Berita Acara dibagikan kepada peserta yang hadir tanpa
dilampiri Dokumen Kontes/Sayembara.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 81
6. Pemeriksaan Administrasi dan Teknis
a. Pemeriksaan administrasi dilakukan oleh UnitUmum/TimPengadaan.
b. Peserta yang lulus pemeriksaan administasi akan dilanjutkan dengan
penilaian teknis.
c. Penilaian teknis dilakukan oleh Tim Juri/Tim Ahli.
7. Pembuatan Berita Acara Hasil Kontes/Sayembara (BAHK/S)
a. BAHK/S merupakan kesimpulan dari hasil pemeriksaan Dokumen
Kontes/sayembara yang dibuat oleh Unit UnitUmum/TimPengadaan
dan penilaian Barang yang akan dikonteskan/disayembarakan yang
dibuat oleh Tim Juri/Tim Ahli dan ditandatangani oleh paling kurang 1
(satu) orang UnitUmum/TimPengadaan.
b. BAHK/S bersifat rahasia sampai dengan pengumuman pemenang.
c. BAHK/S harus memuat hal-hal sebagai berikut :
1) nama semua peserta;
2) persyaratan Kontes/Sayembara;
3) unsur-unsur yang dinilai oleh Tim Juri/Tim Ahli;
4) Apabila tidak ada penawaran yang memenuhi syarat, BAHK/S
harus mencantumkan pernyataan bahwa Kontes/Sayembara
dinyatakan gagal, dan harus segera dilakukan Kontes/Sayembara
ulang. Apabila peserta yang memenuhi syarat kurang dari 3 (tiga),
maka peserta tersebut tetap diusulkan sebagai calon pemenang.
8. Penetapan Pemenang Kontes/Sayembara
a. UnitUmum/TimPengadaan/Pejabat Pengadaan menetapkan calon
pemenang yang menguntungkan bagi perusahaan dalam arti:
1) penawaran memenuhi syarat administratif dan teknis yang
ditentukan dalam Dokumen Kontes/Sayembara;
2) telah memperhatikan penggunaan semaksimal mungkin hasil
produksi dalam negeri; dan
3) pengembangan gagasan orisinal, kreativitas dan inovasi.
b. Penetapan pemenang dilakukan oleh Unit Umum/Tim Pengadaan
setelah mendapat masukan dari Tim Juri/Tim Ahli.
c. Calon pemenang harus sudah ditetapkan oleh Unit Umum/Tim
Pengadaan/Pejabat Pengadaan selambat-lambatnya 4 (empat) hari kerja
setelah pembukaan Barang/Jasa yang akan dikonteskan/
disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara.
d. Unit Umum/Tim Pengadaan melaporkan kepada Direksi/Penanggung
jawab yang disertai penjelasan atau keterangan lain yang dianggap
perlu.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 82
e. Penetapan pemenang disusun sesuai dengan urutannya dan harus
memuat
1) nama Kontes/Sayembara;
2) besar hadiah;
3) nama dan alamat pemenang;
4) hasil pemeriksaan administrasi dan teknis; dan
5) NPWP.
f. Penunjukan pemenang dilakukan dengan didukung data sebagai
berikut:
1) Dokumen Kontes/Sayembara;
2) BAPP;
3) BAHK/S;
4) Surat penetapan pemenang oleh UnitUmum/TimPengadaan;
5) Ringkasan proses dan hasil Kontes/Sayembara; dan
6) Proposal dari pemenang 1, 2 dan 3.
9. Pengumuman Pemenang Kontes/Sayembara
a. Berdasarkan Berita Acara Hasil Kontes/Sayembara (BAHK/S) dan
surat penetapan pemenang, UnitUmum/TimPengadaan mengumumkan
pemenang Kontes/Sayembara di website PT Jasa Raharja (Persero)
dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat, yang paling sedikit
memuat:
1) nama Kontes/Sayembara;
2) besar hadiah;
3) nama dan alamat pemenang;
4) hasil pemeriksaan administrasi dan teknis; dan
5) Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
b. Pemenang diumumkan dan diberitahukan oleh Unit Umum/Tim
Pengadaan kepada para peserta paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah
Surat Penetapan Pemenang.
c. Keputusan pemenang bersifat final tidak dapat diganggu gugat.
10. Penunjukan Pemenang Kontes/Sayembara
a. Direksi/Penanggung jawab melalui Unit Umum/TimPengadaan
mengeluarkan Surat Penunjukan Pemenang.
b. Dalam hal peserta yang bersangkutan tidak bersedia ditunjuk
sebagai pemenang, maka Barang/Jasa yang dikonteskan/
disayembarakan menjadi hak PT Jasa Raharja (Persero) dan kepada
peserta yang bersangkutan tidak dapat menuntut kerugian dalam
bentuk apapun.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 83
c. Surat Penunjukan Pemenang harus dibuat paling lambat 2 (dua) hari
kerja setelah pengumuman penetapan pemenang dan segera
disampaikan kepada pemenang.
11. Surat Pesanan, Surat Perintah Kerja dan Perjanjian Kerjasama
Surat Perjanjian ditandatangani paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah
diterbitkannya Surat Penunjukan Pemenang.
B. Tahapan Kontes/Sayembara
1. pengumuman;
2. pendaftaran dan pengambilan Dokumen Kontes/Sayembara;
3. pemberian penjelasan dan penyusunan BAPP;
4. pemasukan Proposal;
5. pembukaan Proposal;
6. pemeriksaan administrasi dan penilaian Proposal teknis;
7. pembuatan BAHK/S;
8. penetapan pemenang; dan
9. pengumuman pemenang;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 84
BAB XIV
E-PROCUREMENT
Dalam menyikapi era globalisasi, pelaksanaan pengadaan barang/jasa dapat
menggunakan sarana elektronik (internet, Electronic Data Interchange dan e-
mail). Pelaksanaan e-procurement disesuaikan dengan kepentingan pengguna
barang/jasa dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
1. Pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan secara elektronik dengan cara e-
tendering atau e-purchasing.
2. E-Tendering merupakan tata cara pemilihan penyedia barang/jasa yang
dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa
yang terdaftar pada sistem pengadaan elektronik dengan cara menyampaikan
satu kali penawaran dalam waktu yang telah ditentukan..
3. E-Purchasing merupakan tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem
katalog elektronik.
4. Layanan sistem pengadaan elektronik PT Jasa Raharja (Persero) dapat diakses
melalui http://eprocurement.jasaraharja.co.id.
5. Teknis/pedoman pelaksanaan E-Procurement akan diatur tersendiri.
Tujuan e-Procurement adalah :
1. Memudahkan sourcing, proses pengadaan, dan pembayaran;
2. Komunikasi On-line antara pemberi pekerjaan dan pelaksana pekerjaan;
3. Mengurangi biaya proses dan administrasi pengadaan;
4. Menghemat biaya dan mempercepat proses.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 85
BAB XV
PERJANJIAN KERJASAMA/SURAT PERINTAH
KERJA/SURAT PESANAN PENGADAAN BARANG/JASA
DAN JAMINAN PENGADAAN BARANG/JASA
A. Aspek Yang Perlu Diperhatikan Dalam Perjanjian Kerjasama, Surat
Perintah Kerja Atau Surat Pesanan
1. Perjanjian Kerjasama antara Perusahaan dengan Penyedia barang/jasa
dilakukan dengan memperhatikan sekurang-kurangnya aspek-aspek
sebagai berikut :
a. identitas yang meliputi nama, jabatan, alamat badan usaha masing-
masing dan ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan;
b. pokok pekerjaan yang diperjanjikan dengan uraian yang jelas mengenai
jenis dan jumlah barang dan jasa yang diperjanjikan;
c. hak dan kewajiban para pihak yang terikat di dalam perjanjian;
d. nilai atau harga pekerjaan, serta syarat-syarat pembayaran;
e. persyaratan dan spesifikasi teknis yang jelas dan terinci;
f. keluaran atau hasil (output) dari pengadaan barang dan jasa;
g. jadwal pelaksanaan dan kondisi serah terima;
h. jaminan teknis/hasil pekerjaan yang dilaksanakan dan/atau ketentuan
mengenai kelayakan;
i. cidera janji dan sanksi dalam hal para pihak tidak memenuhi
kewajibannya;
j. pemutusan Perjanjian Kerjasama secara sepihak;
k. keadaan memaksa (force majeure);
l. penyelesaian sengketa yang mengutamakan penyelesaian melalui
musyawarah;
m. jangka waktu penyelesaian pekerjaan;
n. kepastian adanya jaminan terhadap barang dan/atau jasa yang
diperjanjikan.
2. Surat Perintah Kerja antara Perusahaan dengan Penyedia barang/jasa
dilakukan dengan memperhatikan sekurang-kurangnya aspek-aspek
sebagai berikut :
a. identitas yang meliputi nama, jabatan, alamat badan usaha masing-
masing dan ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 86
b. pokok pekerjaan yang diperjanjikan dengan uraian yang jelas
mengenai jenis dan jumlah barang dan jasa yang diperjanjikan;
c. nilai atau harga pekerjaan, serta syarat-syarat pembayaran;
d. persyaratan dan spesifikasi teknis yang jelas dan terinci;
e. jaminan teknis/hasil pekerjaan yang dilaksanakan dan/atau ketentuan
mengenai kelayakan;
f. jangka waktu penyelesaian pekerjaan.
3. Surat Pesanan dilakukan dengan memperhatikan sekurang-kurangnya
aspek-aspek sebagai berikut :
a. Uraian spesifikasi barang/jasa dengan uraian yang jelas mengenai jenis
dan jumlah barang/jasa;
b. nilai atau harga pekerjaan, serta syarat-syarat pembayaran;;
c. jaminan teknis/hasil pekerjaan yang dilaksanakan dan/atau ketentuan
mengenai kelayakan (jika diperlukan);
d. jangka waktu penyelesaian pekerjaan
4. Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan
sebagaimana dimaksud tetap harus mengindahkan ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku dan tata kelola perusahaan yang baik
(Good Corporate Governance) serta prinsip kehati-hatian dalam
pengambilan keputusan bisnis (business judgment rule).
B. Sistem Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja Dan Surat Pesanan
Sesuai dengan Jenis Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat
Pesanan berdasarkan cara pembayaran, jenis pekerjaan, pembebanan tahun
anggaran dan sumber pendanaan, pengadaan barang/jasa dapat memilih salah
satu sistem Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan
sebagai berikut:
1. SistemPerjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan
secara Lumpsum adalah Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah
Kerja/Surat Pesanan secara Lumpsum atas penyelesaian seluruh
pengadaan barang/jasa dalam batas waktu tertentu dengan jumlah harga
yang pasti dan tetap serta semua risiko yang mungkin terjadi dalam
proses penyelesaian pengadaan barang/jasa tersebut, sepenuhnya
ditanggung oleh penyedia barang/jasa.
2. Sistem Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan
harga satuan adalah Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat
Pesanan atas penyelesaian seluruh pengadaan barang/jasa dalam batas
waktu tertentu berdasarkan harga satuan yang pasti dan tetap untuk
setiap satuan atau unsur pengadaan barang/jasa dengan spesifikasi
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 87
teknis tertentu dengan volume pengadaan barang/jasa masih bersifat
perkiraan sementara, sedangkan pembayarannya akan didasarkan pada
hasil pengukuran bersama atas volume yang benar-benar telah
dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa.
3. Sistem Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan
terima jadi(turnkey) adalah Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah
Kerja/Surat Pesanan pengadaan jasa pemborongan atas penyelesaian
seluruh pengadaan barang/jasa dalam batas waktu tertentu dengan
jumlah harga pasti dan tetap sampai seluruh pengadaan barang/jasa
dapat berfungsi dengan baik sesuai dengan kriteria yang telah
ditentukan.
4. Sistem Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja jangka panjang
(Tahun Jamak) adalah Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja
pelaksanaan pengadaan barang/jasa untuk masa lebih dari 1 (satu) tahun
anggaran atas persetujuan Direksi.
5. Sistem Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja pengadaan
bersama adalah Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja antara
beberapa unit kerja atau beberapa proyek dengan penyedia barang/jasa
tertentu untuk menyelesaikan pengadaan barang/jasa tertentu dalam
waktu tertentu sesuai dengan kegiatan bersama yang jelas dari masing-
masing unit kerja dan pendanaan bersama yang dituangkan di dalam
kesepakatan bersama.
6. Sistem Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerjapersentase adalah Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja pelaksanaan jasa
konsultansi di bidang konstruksi atau pekerjaan konstruksi tertentu,
dimana konsultan yang bersangkutan akan menerima imbalan jasa
berdasarkan perseratustase tertentu dari nilai pekerjaan fisik konstruksi
tersebut.
C. Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja Dan Surat Pesanan
1. Para pihak, segera menandatangani Perjanjian Kerjasama setelah
PenanggungJawab Pengadaan atau Tim Pengadaan Barang/Jasa
menetapkan Pemenang Penyedia Barang/Jasa dengan mengeluarkan
Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ).
2. Untuk pengadaan barang/jasa yang dilakukan dengan pembelian
langsung kepada penyedia barang/jasa berdasarkan harga pasar
setempat, dilakukan dengan pertanggungjawaban langsung, tidak perlu
dengan Perjanjian Kerjsama (PK) atau Surat Perintah Kerja
(SPK).Dalam pelaksanaannya dapat menggunakan Surat Pesanan (SP)
dan atau dokumen lainnya, seperti bukti pembelian, delivery order atau
kuitansi.
3. Untuk kegiatan Swakelola, apabalia diperlukan, Kontrak berupa
Perjanjian Kerjasama (PK) atau Surat Perintah Kerja (SPK) atau Surat
Pesanan (SP).
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 88
4. Untuk Metode Pengadaan barang/jasa dengan Penunjukan langsung
yang nilai nominalnya sama dengan pembelian langsung atau pengadaan
langsung, bentuk Kontrak adalah Surat Perintah Kerja (SPK) atau Surat
Pesanan (SP) .
5. Pengadaan barang/jasa dengan metode pemilihan langsung, penunjukan
langsung dan pelelangan, dilakukan dengan Perjanjian Kerjasama, Surat
Perintah Kerja dan Surat Pesanan sesuai format baku yang ditentukan
oleh Divisi Umum dan bila perlu dapat meminta pendapat hukum dari
Urusan Hukum atau meminta bantuan ahli Hukum Perjanjian.
D. Kewenangan Penandatanganan
Kewenangan penandatanganan Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja
dan Surat Pesanan, surat perintah kerja atau surat pesanan untuk pengadaan
barang/jasa yang dibiayai melalui anggaran belanja rutin atau anggaran
belanja modal, dengan metode lelang atau pemilihan langsung atau
penunjukan langsung mengacu kepada Keputusan Direksi Tentang
Pendelegasian wewenang Pengelolaan Administrasi dan Keuangan.
E. Penandatanganan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat
Pesanan.
1. Penandatangan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan
yang menggunakan anggaran belanja dan/atau beban rutin dilakukan oleh
Direktur Utama, Direktur, Kepala Divisi/SPI/Sekper, Kepala Cabang,
atau Kepala Perwakilan sesuai dengan batas kewenangan yang diatur
dalam Keputusan Direksi tentang Pendelegasian Wewenang Pengelolaan
Administrasi dan Keuangan.
2. Penandatangan Perjanjian Kerjasama/ Surat Perintah Kerja/Surat
Pesanan yang menggunakan anggaran belanja modal dilakukan oleh
Direktur Utama, Direktur SDM dan Umum, Kepala Divisi Umum, atau
Kepala Cabang sesuai dengan batas kewenangan yang diatur dalam
Keputusan Direksi tentang Pendelegasian Wewenang Pengelolaan
Administrasi dan Keuangan.
3. Kepada Penyedia Barang/Jasa yang telah ditetapkan sebagai pemenang
dalam pemilihan langsung atau pelelangan, dapat diberikan Surat
Perintah Melaksanakan Pekerjaan yang ditanda tangani oleh Kepala
Divisi Umum atau Kepala Cabang agar yang bersangkutan dapat segera
melaksanakan pekerjaan.
4. Surat Perintah Kerja atau Surat Pesanan sekurang-kurangnya memuat
segala sesuatu yang ditetapkan dalam format Surat Perintah Kerja atau
Surat Pesanan yang ditentukan oleh Divisi Umum.
5. Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan, sekurang-
kurangnya memuat segala sesuatu yang telah ditetapkan dalam format
surat Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan yang
ditentukan oleh Divisi Umum.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 89
F. Pelaksanaan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat
Pesanan.
1. Dalam hal Penyedia barang/jasa mengundurkan diri setelah
penandatanganan perikatan (Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah
Kerja/Surat Pesanan) dilaksanakan, maka jaminan pelaksanaan menjadi
milik PT Jasa Raharja (Persero).
2. Jaminan pelaksanaan harus diserahkan oleh Penyedia barang/jasa yang
besarnya ditetapkan sekurang kurangnya 5% (lima perseratus) dari nilai
pengadaan (Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan).
3. Apabila dalam perikatan telah disepakati bahwa pembayaran
dilaksanakan dengan retensi sekurang kurangnya 10% (sepuluh
perseratus) dari nilai pengadaan atau setelah pelaksanaan pangadaan
barang/jasa selesai seluruhnya (100%) atau pengadaan yang bersifat
berkesinambungan, maka jaminan pelaksanaan tidak diharuskan.
4. Apabila penyedia barang/jasa terlambat menyelesaikan atau
menyerahkan barang/jasa dari jadual yang telah ditetapkan, dikenakan
denda yang besarnya sesuai dengan ketentuan dalam perikatan yang telah
disepakati kedua belah pihak.
5. Jumlah pembayaran kepada penyedia barang/jasa dilakukan sesuai
dengan yang tercantum dalam perikatan yang telah disepakati kedua
belah pihak.
6. Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan atau Berita Acara Penyerahan
Barang disusun oleh penyedia barang/jasa yang bersangkutan dan
disahkan oleh pejabat yang berwenang.
7. Penyedia Barang/Jasa yang telah ditunjuk sebagai pelaksana dalam
pengadaan barang/jasa, dilarang mengalihkan atau mensubkontrakkan
seluruh kegiatan atau pekerjaan utamanya kepada pihak lain.
8. Dalam pelaksanaan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja apabila
diperlukan dapat dibentuk tim untuk memantau pelaksanaan pekerjaan
yang dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa.
G. Perubahan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan.
Dalam hal terjadi perbedaan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan
dengan gambar dan/atau spesifikasi teknis yang ditentukan dalam Dokumen
Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan, Penanggungjawab
bersama Penyedia Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi dapat melakukan
perubahan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/ Surat Pesanan yang
meliputi :
1. menambah atau mengurangi volume pekerjaan yang tecantum dalam
Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan;
2. menambah dan/atau mengurangi jenis pekerjaan;
3. mengubah spesifikasi teknis pekerjaan sesuai dengan kebutuhan; atau
mengubah jadual pelaksanaan.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 90
Pekerjaan tambah kurang tersebut dapat dilaksanakan dengan ketentuan :
1. tidak melebihi 10% (sepuluh perseratus) dari nilai yang tercantum dalam
Perjanjian/Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan
awal; dan
2. tersedianya anggaran.
Dalam hal perubahan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat
Pesanan tersebut disebabkan Konsultan Perencana tidak cermat dan
mengakibatkan kerugian perusahaan, Konsultan Perencana tersebut
dikenakan sanksi berupa keharusan menyusun kembali perencanaan
dengan beban biaya dari konsultan yang bersangkutan, dan/atau tuntutan
ganti rugi sebesar nilai kerugian yang di tanggung perusahaan.
H. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Penyusunan Perjanjian
Kerjasama, Surat Perintah Kerja Dan Surat Pesanan
1. Penyedia barang/jasa dapat menerima uang muka dari penanggung
jawab pengadaan, yang besarannya ditetapkan dalam perikatan
(Perjanjian Kerjasama /Surat Perintah Kerja) dengan terlebih dahulu
menyerahkan Surat Jaminan Uang Muka.
2. Penyedia barang/jasa dilarang mengalihkan tanggung-jawab sebagian
atau seluruh pekerjaan utama dengan cara mensubkontrakkan kepada
pihak lain dengan cara dan alasan apapun, kecuali disubkontrakkan
kepada penyedia barang/jasa spesialis. Terhadap pelanggaran atas
larangan tersebut di atas, dikenakan sanksi berupa denda yang
besarannya sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam perikatan.
3. Pembayaran uang muka kepada penyedia barang/jasa dilaksanakan
sesuai besaran yang ditetapkan dalam perikatan maksimum sebesar 30%
(tiga puluh perseratus). Dalam hal penyedia barang/jasa tidak
mengambil uang muka yang telah ditetapkan dalam perikatan, maka
pembayaran tidak diperhitungkan pengambilan uang muka.
4. Pembayaran dilakukan atas dasar prestasi pengadaan barang/jasa yang
penilaiannya dilakukan dengan sistem termin, dengan memperhitungkan
angsuran uang muka dan kewajiban pajak.
5. Pembayaran dilakukan dalam mata uang rupiah atau mata uang lain,
sesuai dengan nilai atau harga yang dicantumkan dalam Perjanjian
Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan.
6. Perubahan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/ Surat Pesanan
dilakukan apabila terjadi perubahan volume atau lingkup pengadaan
barang/jasa, metode kerja, spesifikasi, waktu pelaksanaan, atau biaya
atas kesepakatan para pihak. Atas perubahan Perjanjian Kerjasama/Surat
Perintah Kerja/Surat Pesanan tersebut dituangkan dalam addendum yang
ditanda tangani kedua belah pihak.
7. Penghentian Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/ Surat Pesanan
atau perikatan, dilakukan jika terjadi hal-hal diluar kekuasaan kedua
belah pihak untuk melaksanakan kewajiban yang ditentukan dalam
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 91
Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan, yang
disebabkan oleh timbulnya perang, pemberontakan, perang saudara,
sejauh kejadian-kejadian tersebut berkaitan dengan Negara Kesatuan
Republik Indonesia, kekacauan dan huru-hara serta bencana alam yang
dinyatakan resmi oleh pemerintah, atau keadaan yang ditetapkan di
dalam dokumen Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat
Pesanan atau surat perintah kerja atau surat pesanan.
8. Pemutusan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan
atau perikatan dapat dilakukan bilamana para pihak cidera janji dan atau
tidak memenuhi kewajiban dan tanggung jawabnya sebagaimana diatur
di dalam dokumen Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat
Pesanan.
9. Pemutusan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan
atau perikatan yang disebabkan oleh kelalaian penyedia barang/jasa
dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam
dokumen Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan
atau perikatan berupa:
a. jaminan pelaksanaan menjadi milik PT Jasa Raharja (Persero);
b. sisa uang muka harus dilunasi oleh penyedia barang/jasa;
c. membayar denda kepada PT Jasa Raharja (Persero);
10. Pemutusan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan
yang disebabkan oleh kelalaian pengguna barang/jasa, dikenakan sanksi
berupa kewajiban mengganti kerugian yang menimpa penyedia
barang/jasa sesuai yang ditetapkan dalam dokumen Perjanjian
Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan dan ketentuan
perundang-undangan yang berlaku dan dituangkan dalam Berita Acara.
11. Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan batal demi
hukum atau dibatalkan apabila para pihak terbukti melakukan kolusi,
kecurangan dan atau tindak pidana korupsi baik dalam proses pengadaan
maupun pelaksanaan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat
Pesanan.
12. Setelah pekerjaan selesai 100% (seratus perseratus) atau pekerjaan yang
selesai sesuai dengan tahapan termin yang tertuang di dalam Perjanjian
Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan, penyedia barang/jasa
mengajukan kepada penerima barang/jasa untuk dilakukan serah terima
dengan membuat berita acara serah terima atau berita acara penerimaan
barang/jasa dan laporan penyelesaian pekerjaan yang di tandatangani
oleh unit teknis terkait.
13. Penanggungjawab pengadaan melakukan penilaian atau penghitungan
terhadap hasil pekerjaan yang telah diselesaikan, baik secara sebagian
atau seluruh pekerjaan, dan menugaskan kepada penyedia barang/jasa
untuk memperbaiki kerusakan, kekurangan, dan atau mengganti
pekerjaan atau pengadaan yang tidak sesuai dengan dokumen Perjanjian
Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 92
14. Penanggungjawab pengadaan atau yang ditunjuk menerima penyerahan
pengadaan barang/jasa setelah seluruh hasil yang dilaksanakan sesuai
dengan ketentuan dalam dokumen Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah
Kerja/Surat Pesanan.
15. Penyedia barang/jasa harus memelihara hasil pengadaan barang/jasa
selama masa pemeliharaan, sehingga kondisinya tetap seperti pada saat
penyerahan pengadaan barang/jasa dan dapat memperoleh pembayaran
uang retensi.
16. Setelah masa pemeliharaan berakhir, dilakukan serah terima kedua,
dengan membuat Berita Acara Penyelesaian.
17. Jika terjadi keterlambatan atas penyelesaian pengadaan barang/jasa
karena kelalaian penyedia barang/jasa, maka penyedia barang/jasa yang
bersangkutan dikenakan denda keterlambatan tersebut sekurang-
kurangnya 1‰ (satu perseribu) per hari dari nilai Perjanjian
Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan tertentu berkenaan
dengan sifat pengadaannya dan maksimum sebesar jaminan
pelaksanaan.
18. Konsultan Perencana yang tidak cermat dan mengakibatkan kerugian
pengguna barang/jasa dikenakan sanksi berupa keharusan menyusun
kembali perencanaan dengan beban biaya dari konsultan yang
bersangkutan atau tuntutan ganti rugi sesuai ketentuan yang berlaku;
19. Jika terjadi perselisihan antara penanggungjawab pengadaan dengan
penyedia barang/jasa, maka kedua belah pihak menyelesaikan
perselisihan di Indonesia dengan cara musyawarah, mediasi, arbitrasi,
atau melalui pengadilan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan
dalam dokumen Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja menurut
hukum yang berlaku di Indonesia.
20. Keputusan dari hasil penyelesaian perselisihan dengan memilih salah
satu cara tersebut diatas, adalah mengikat dan segala biaya yang timbul
untuk menyelesaikan perselisihan tersebut dipikul oleh para pihak
sebagaimana diatur di dalam dokumen Perjanjian Kerjasama/Surat
Perintah Kerja/Surat Pesanan.
I. Penyelesaian Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat
Pesanan
1. Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan dinyatakan
telah selesai 100% (seratus perseratus) apabila seluruh pengadaan
barang/jasa telah selesai dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa yang
bersangkutan sesuai dengan ketentuan yang tertuang dalam Perjanjian
Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan, dan menyampaikannya
secara tertulis kepada Kepala Divisi Umum/ Kepala Cabang.
2. Penerima Hasil Pekerjaan harus melakukan penilaian terhadap hasil
pekerjaan yang telah diselesaikan (khususnya yang berkaitan dengan
barang yang berteknologi tinggi) yang didukung dengan hasil uji teknis
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 93
baik internal maupun eksternal dan dituangkan dalam berita acara dan
bila perlu dilakukan checklist uji teknis/pemeriksaan barang.
3. Apabila terdapat kekurangan dalam hasil pekerjaan sebagaimana
ditentukan dalam Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat
Pesanan, Penerima Hasil Pekerjaan melalui Kepala Divisi/Kepala
Cabang memerintahkan Penyedia Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi
untuk memperbaikinya.
4. Penerima Hasil Pekerjaan menerima penyerahan Barang/Jasa/Pekerjaan
setelah seluruh Barang/Jasa/Pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan dalam Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerjadan
dituangkan dalam Berita Acara Serah Terima Pekerjaan.
5. Khusus Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya, Penyedia Pekerjaan
Konstruksi/Jasa Lainnya melakukan pemeliharaan atas hasil
pekerjaannya selama masa yang ditetapkan dalam Perjanjian
Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan, sehingga kondisinya
tetap seperti pada saat penyerahan pekerjaan. Sedangkan pada
Pengadaan Barang, masa garansi diberlakukan sesuai kesepakatan para
pihak dalam Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat
Pesanan.
6. Setelah masa pemeliharaan berakhir, Pejabat Pengadaan
mengembalikan jaminan Pemeliharaan/uang retensi kepada Penyedia
Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi/ Jasa Lainnya.
J. Jaminan Pengadaan
Kepada Penyedia Barang/Jasa dapat dimintakan persyaratan Jaminan untuk
memenuhi kewajiban sebagaimana dipersyaratkan dalam Dokumen/
Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan Pengadaan
Barang/Jasa, Jaminan tersebut harus dapat dicairkan dalam waktu paling
lama 14 (empat belas) hari tanpa syarat (unconditional) sebesar nilai jaminan
setelah surat pernyataan wanprestasi dari Tim Pengadaan/Perusahaan
diterima oleh Penerbit Jaminan.
Jaminan dapat diterbitkan oleh Bank Umum, Perusahaan Penjaminan atau
Perusahaan Asuransi yang memiliki izin dari Menteri Keuangan. Jaminan
atas Pengadaan Barang/Jasa terdiri dari :
1. Jaminan Penawaran diberikan oleh Peserta Penyedia Barang/Jasa/
Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya pada saat memasukan penawaran,
besarnya antara 1% (satu perseratus) sampai 3% (tiga perseratus) dari
Penawaran Harga atau dari HPS apabila diberitahukan secara terbuka.
Jaminan Penawaran dikembalikan apabila Tim Pengadaan telah
mengumumkan atau menetapkan Pemenang Penyedia Barang/Jasa/
Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya.
2. Jaminan Uang Muka diberikan Penyedia Barang/Jasa/Pekerjaan
Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya pada saat akan mengajukan
permohonan uang muka dan harus senilai Uang Muka yang diterimanya
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 94
dan Pengembaliannya kepada Perusahaan diperhitungkan secara
proporsional pada setiap tahap pembayaran yang telah disepakati dalam
Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan/Perjanjian.
Jaminan uang muka yang diberikan maksimal sebesar 30% (tiga puluh
perseratus) dari nilai pengadaan.
3. Jaminan Pelaksanaan diberikan setelah Penanggung Jawab Pengadaan/
Direksi menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPB/J)
dan sebelum penandatanganan Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah
Kerja Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya, besarnya
5% (lima perseratus) dari nilai Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah
Kerja dan Surat Pesanan.Jaminan Pelaksanaan dikembalikan setelah
Penyerahan Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dan
sertifikat Garansi atau setelah Penyedia Barang/Jasa menyerahkan
Jaminan Pemeliharaan.
4. Jaminan pemeliharaan wajib diberikan oleh penyedia pekerjaan
konstruksi/jasa lainnya setelah pelaksanaan pekerjaan dinyatakan selesai
100% dan diterbitkan oleh Bank Pemerintah atau Asuransi. Bilamana ada
pihak penyedia barang/jasa/konstruksi/jasa lainnya meminta pembayaran
retensi 5% sebelum berakhirnya masa pemeliharaan.
5. Jaminan Pemeliharaan atau retensi sebesar 5% (lima perseratus) dari
nilai Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan
diberikan untuk menjamin pemeliharaan pekerjaan konstruksi/jasa
lainnya yang telah diserahkan dan jaminan pemeliharaan tersebut
dikembalikan 14 hari kerja setelah masa pemeliharaan selesai dan
dilengkapi dengan berita acara serah terima pemeliharaan pekerjaan.
6. Jaminan Sanggahan minimum senilai Jaminan Penawaran wajib
diberikan oleh Peserta Penyedia Barang/Jasa/ Pekerjaan Konstruksi yang
menyanggah atas putusan Tim Pengadaan/Penaggungjawab Pengadaan
Barang/Jasa karena beranggapan telah terjadi penyimpangan dalam
Proses Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi/Jasa
lainnya. Jaminan dikembalikan kepada Penyanggah apabila
sanggahannya terbukti, dan akan dicairkan oleh PT Jasa Raharja
(Persero) jika sanggahan yang diajukan tidak terbukti.
K. Sertifikat Garansi
Dalam Pengadaan Barang Modal, Penyedia Barang wajib menyerahkan
Sertifikat Garansi untuk menjamin kelaikan penggunaan Barang tersebut
hingga jangka waktu tertentu sesuai dengan ketentuan dalam Perjanjian
Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan/Perjanjian. Sertifikat
Garansi diterbitkan oleh Produsen atau Pihak yang ditunjuk secara sah oleh
Produsen.
L. Uang Muka Dan Pembayaran Prestasi Kerja
Uang muka dapat diberikan kepada Penyedia Barang/Jasa/Pekerjaan
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 95
Kontruksi/Jasa Lainnya maksimal sebesar 30% (tiga puluh perseratus) dari
nilai Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan untuk :
1. mobilisasi alat dan tenaga kerja;
2. pembayaran uang tanda jadi kepada pemasok barang/material, dan/atau
3. persiapan teknis lain yang diperlukan bagi pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya.
Pembayaran prestasi pekerjaan dapat diberikan dalam bentuk :
1. pembayaran bulanan;
2. pembayaran berdasarkan tahapan penyelesaian pekerjaan (termin); atau
3. pembayaran secara sekaligus setelah penyelesaian pekerjaan.
Pembayaran bulanan/termin untuk Pekerjaan Konstruksi, dilakukan senilai
pekerjaan yang telah dilaksanakan, dan Pejabat Pengadaan/Unit Umum dapat
menahan sebagian pembayaran prestasi pekerjaan sebagai uang retensi untuk
Jaminan Pemeliharaan Pekerjaan Konstruksi.
M. Keadaan Kahar (Force Majeure)
Keadaan Kahar adalah suatu keadaan yang terjadi diluar kehendak para
pihak dan tidak dapat diperkirakan sebelumnya, sehingga kewajiban yang
ditentukan dalam Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat
Pesanan menjadi tidak dapat dipenuhi. Keadaan Kahar dalam Perjanjian
Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan Pengadaan Barang/
Jasa/Pekerjaan Konstruksi meliputi :
1. bencana alam dan bencana non alam;
2. bencana sosial;
3. pemogokan;
4. kebakaran;
5. gangguan industri lainnya sebagaimana dinyatakan melalui keputusan
Pemerintah; dan/atau
6. keadaan yang terjadi di luar kehendak para pihak dan tidak dapat
diperkirakan sebelumnya.
Dalam hal terjadi Keadaan Kahar, Penyedia Barang/Jasa memberitahukan
tentang terjadinya Keadaan Kahar kepada Penanggungjawab/Pejabat
Pengadaan secara tertulis dalam waktu paling lambat 14 (empat belas) hari
kalender sejak terjadinya Keadaan Kahar, dengan melampirkan copy
pernyataan Keadaan Kahar yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang.
Keterlambatan pelaksanaan pekerjaan yang diakibatkan oleh terjadinya
Keadaan kahar, Penyedia Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi tidak dikenakan
sanksi dan Para Pihak dapat melakukan kesepakatan yang dituangkan dalam
addendum (perubahan) Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat
Pesanan.
Tidak termasuk Keadaan Kahar adalah hal-hal merugikan yang disebabkan
oleh perbuatan atau kelalaian Para Pihak.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 96
BAGIAN KEDUA
Keputusan Direksi Nomor KEP/84/2014
Tanggal 12Maret 2014
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 97
PENGADAAN TANAH
A. Ketentuan Umum Pengadaan Tanah
Sumber dana yang digunakan untuk pengadaan tanah PT Jasa Raharja
(Persero), berasal dari anggaran belanja modal yang telah dicantumkan dalam
Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) yang telah disahkan melalui
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
B. Penanggungjawab Pengadaan Tanah
Penanggungjawab pengadaan atas pengadaan tanah secara keseluruhan adalah
Direksi. Sedangkan penanggungjawab secara administratif adalah Direktur
SDM dan Umum.
Penanggungjawab pengadaan tanah, memiliki tugas pokok sebagai berikut :
1. Mengesahkan usulan penggunaan sumber dana pengadaan tanah yang
diajukan oleh Divisi Umum sesuai dengan Rencana Kerja Anggaran
Perusahaan (RKAP) yang telah disahkan melalui Rapat Umum Pemegang
Saham (RUPS).
2. Membentuk Panitia Pengadaan Tanah yang diusulkan oleh Divisi Umum.
3. Mengkoordinasikan pelaksanaan pengadaan tanah yang dilakukan oleh
Panitia Pengadaan Tanah.
4. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengadaan tanah yang
dilakukan oleh Panitia Pengadaan Tanah.
5. Menetapkan letak lokasi tanah yang diusulkan oleh Panitia Pengadaan
Tanah.
6. Melakukan transaksi jual beli dengan Pemegang Hak Tanah.
Penanggungjawab pengadaan tanah dilarang :
1. Menyetujui usulan pengadaan tanah yang tidak tercantum dalam Rencana
KerjaAnggaran Perusahaan (RKAP) yang telah disahkan melalui Rapat
Umum Pemegang Saham (RUPS).
2. Menentukan kriteria atau persyaratan atau prosedur yang diskriminatif dan
pertimbangan yang tidak obyektif.
3. Melakukan transaksi pengadaan tanah yang tidak didukung sumber dana
atau anggaran yang tersedia.
C. Panitia Pengadaan Tanah
Panitia Pengadaan Tanah adalah sekelompok personil yang diberi tugas,
wewenang, dan tanggung jawab oleh Penanggungjawab Pengadaan untuk
melakukan pengadaan tanah.
Pembentukan Panitia Pengadaan tanah dilakukan dengan mempertimbangkan
hal hal sebagai berikut :
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 98
1. Panitia Pengadaan dibentuk dalam rangka pelaksanaan pengadaan tanah
yang dibiayai melalui anggaran belanja modal.
2. Panitia Pengadaan diusulkan oleh Divisi Umum dan secara administratif
ditetapkan oleh Direktur SDM dan Umum.
3. Panitia Pengadaan bertanggung-jawab kepada penanggungjawab
pengadaan dan secara teknis dan administratif dibina oleh Direktur SDM
dan Umum.
4. Panitia Pengadaan tanah beranggotakan sekurang-kurangnya 7 (tujuh)
orang terdiri atas unsur :
a. unsur dari unit perencana pengadaan yang bersangkutan;
b. unsur yang memahami tata ruang wilayah setempat;
c. unsur yang memahami harga pasaran setempat;
d. unsur pengelola keuangan;
e. unsur ahli pengadaan;
f. unsur ahli hukum atau yang menguasai hukum transaksi jual beli
tanah;
g. ahli yang menguasai administrasi jual beli tanah;
5. Ketua Panitia Pengadaan Tanah dapat dipilih dari unsur tersebut diatas.
Sedangkan sekretaris panitia pengadaan dipilih dengan
mempertimbangkan aspek kelancaran kegiatan pengadaan tanah yang
bersangkutan.
6. Personil yang diikut-sertakan dalam panitia pengadaan harus memiliki
kualifikasi sebagai berikut:
a. Memiliki integritas, moral, disiplin, tanggung jawab, kemampuan
teknis dan manajerial dalam rangka pelaksanaan tugas.
b. Memahami seluruh jenis pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung
jawab Panitia Pengadaan Tanah.
c. Mengetahui dan menguasai metode dan prosedur pengadaan tanah.
d. Tidak memiliki jabatan yang lebih tinggi dari Direksi.
7. Aparat pengawasan intern ataupun ekstern yang melakukan pengawasan
melalui audit, review, evaluasi, pemantauan dan kegiatan pengawasan lain
terhadap fungsi dan tugas perusahaan dilarang duduk sebagai anggota
Panitia Pengadaan.
8. Tugas dan tanggung jawab Panitia Pengadaan Tanah sebagai berikut :
a. Melakukan survey langsung kelokasi tanah yang akan dilakukan
pengadaannya dengan tujuan dan sasaran :
1) untuk mendapatkan informasi lokasi tanah yang strategis sesuai
rencana tata ruang yang telah ditetapkan oleh pemerintah daerah
setempat;
2) untuk memperoleh informasi kemungkinan adanya pemilik atau
pemegang hak yang akan menjual tanah diwilayah yang strategis
dimaksud;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 99
3) untuk mendapat informasi nilai tanah berdasarkan nilai nyata atau
sebenarnya dengan memperhatikan Nilai Jual Obyek Pajak
(NJOP)Bumi dan Bangunan tahun terakhir untuk tanah yang
bersangkutan;
4) untuk mendapatkan informasi mengenai faktor-faktor yang dapat
mempengaruhi harga tanah antara lain :
a) lokasi tanah;
b) jenis hak atas tanah, status penguasaan tanah, dan
peruntukan tanah;
c) kesesuaian penggunaan tanah dengan rencana tata ruang
wilayah;
d) prasarana yang tersedia, fasilitas, utilitas dan lingkungan;
e) lain-lain yang mempengaruhi harga tanah.
b. Melakukan inventarisasi mengenai tanah, bangunan, tanaman dan atau
benda benda lain yang terkait dengan tanah yang bersangkutan. Dalam
melaksanakan kegiatan inventarisasi Panitia bekerjasama dengan
petugas yang diberi tanggung jawab dibidang yang bersangkutan
dengan tujuan dan sasaran kegiatan antara lain :
1) Untuk mengetahui luas, status, pemegang hak dan penggunaan
tanah dilakukan pengukuran dan pemetaan, penyelidikan riwayat,
penguasaan dan penggunaan tanah oleh petugas yang diberi
tanggung jawab untuk menghubungi Kantor Badan Pertanahan
setempat.
2) Untuk mengetahui pemilik, jenis, luas, konstruksi dan kondisi
bangunan, dilakukan pengukuran dan pendataan oleh petugas
yang diberi tanggung jawab dibidang bangunan.
3) Untuk mengetahui pemilik, jenis, umur dan kondisi tanaman
dilakukan pendataan oleh petugas yang diberi tanggung jawab
dibidang pertanian atau perkebunan.
4) Untuk mengetahui pemilik, jenis, ukuran dan kondisi benda-benda
lain yang terkait dengan tanah dilakukan pendataan oleh petugas
yang diberi tanggung jawab mengenai benda-benda yang akan
didata itu.
c. Petugas inventarisasi sebagaimana dimaksud dalam angka 7.b.
merupakan satu tim yang melaksanakan tugasnya secara bersamaan
berdasarkan tugas dari Panitia.
d. Hasil inventarisasi sebagaimana dimaksud dalam angka 7.b.
ditandatangani oleh petugas yang melaksanakan inventarisasi,
selanjutnya disampaikan kepada Panitia.
e. Biaya kegiatan inventarisasi yang dilakukan oleh petugas yang diberi
tanggung-jawab tersebut dibebankan pada anggaran pengadaan tanah
yang bersangkutan atau ditetapkan oleh penanggungjawab pengadaan.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 100
f. Membuat dan menetapkan Taksiran Nilai Tanah berdasarkan nilai
nyata atau sebenarnya dengan memperhatikan Nilai Jual Obyek Pajak
(NJOP) Bumi dan Bangunan tahun terakhir untuk tanah yang
bersangkutan dan surat keterangan harga dari lurah atau camat
setempat.
g. Menyampaikan pertimbangan letak lokasi tanah dan perkiraan global
harga atau nilai tanah menurut jenis hak atas tanah dan status
penguasaan tanah kepada Penanggungjawab pengadaan.
h. Melakukan musyawarah atau negosiasi kepada pemegang hak tanah
yang akan diajukan kepada penanggungjawab pengadaan.
i. Masa kerja Panitia Pengadaan Tanah berakhir setelah transaksi jual
beli antara Pemegang Hak atas Tanah dengan Penanggungjawab
Pengadaan telah dilaksanakan atau ditetapkan lain oleh
Penanggungjawab Pengadaan.
D. Metode Pengadaan Tanah
Metode pengadaan tanah tidak sama dengan metode yang diperkenankan
dalam pengadaan barang/jasa baik untuk pekerjaan konstruksi dan jasa
lainnya maupun jasa konsultansi.
Metode pengadaan yang diperkenankan dalam pengadaan tanah adalah
dengan mengundang atau meminta penawaran dari satu atau lebih pemegang
hak tanah yang lokasi dan atau peruntukannya tercantum dalam Rencana
Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) yang telah disahkan melalui Rapat
Umum Pemegang Saham (RUPS) atau yang telah ditetapkan oleh
penanggungjawab pengadaan. Undangan atau surat permintaan penawaran
kepada Pemegang Hak atas Tanah dapat dilakukan kepada satu atau lebih
Pemegang Hak atas Tanah, yang memenuhi syarat.
E. Taksiran Nilai Tanah
Taksiran nilai tanah ditetapkan berdasarkan nilai nyata atau sebenarnya
dengan memperhatikan Nilai Jual Obyek Pajak (NJOP) Bumi dan Bangunan
tahun terakhir untuk tanah yang bersangkutan dan surat keterangan harga dari
lurah atau camat setempat, berfungsi sebagai patokan dan bahan perimbangan
dalam menentukan nilai ganti rugi yang wajar kepada Pemegang Hak
atasTanah.
Taksiran Nilai Tanah disusun oleh Panitia setelah tugas survey lapangan dan
tugas inventarisasi dilaksanakan dan disahkan oleh Ketua Panitia sebelum
pelaksanaan musyawarah dimulai.
Taksiran Nilai Tanah menurut jenis hak atas tanah dan status penguasaan
tanah dapat dihitung sebagai berikut :
1. Hak Milik :
a. yang sudah bersertipikat dinilai 100% (seratus perseratus);
b. yang belum bersertipikat dinilai 90% (sembilan puluh perseratus);
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 101
2. Hak Guna Usaha :
a. yang masih berlaku dinilai 80% (delapan puluh perseratus) jika
perkebunan itu masih diusahakan dengan baik (kebun kriteria kelas I,
II dan III);
b. yang sudah berakhir dinilai 60% (enam puluh perseratus) jika
perkebunan itu masih diusahakan dengan baik (kebun kriteria kelas I,
II dan III);
c. hak guna usaha yang masih berlaku dan yang sudah berakhir tidak
diberi ganti kerugian jika perkebunan itu tidak diusahakan dengan baik
(kriteria kelas IV & V);
d. ganti kerugian tanaman perkebunan ditaksir oleh instansi Pemerintah
Daerah yang bertanggung jawab dibidang perkebunan dengan
memperhatikan faktor inventarisasi kondisi kebun dan produktivitas
tanaman;
3. Hak Guna Bangunan :
a. yang masih berlaku dinilai 80% (delapan puluh perseratus);
b. yang sudah berakhir dinilai 60% (enam puluh perseratus); jika
tanahnya masih dipakai sendiri atau oleh orang lain atas
persetujuannya, dan bekas pemegang hak telah mengajukan
perpanjangan/ pembaharuan hak selambat-lambatnya 1 (satu) tahun
setelah haknya berakhir atau hak itu berakhir belum lewat 1 (satu)
tahun;
4. Hak Pakai :
a. yang jangka waktunya tidak dibatasi dan berlaku selama tanah masih
digunakan untuk keperluan tertentu dinilai 100% (seratus perseratus);
b. hak pakai dengan jangka waktu paling lama 10 (sepuluh) tahun dinilai
70% (tujuh puluh perseratus);
c. hak pakai yang sudah berakhir dinilai 50% (lima puluh perseratus) jika
tanahnya masih dipakai sendiri atau oleh orang lain atas
persetujuannya, dan bekas pemegang hak telah mengajukan
perpanjangan/pembaharuan hak selambat-lambatnya 1 (satu) tahun
setelah haknya berakhir atau hak itu berakhir belum lewat 1 (satu)
tahun;
5. tanah wakaf dinilai 100% (seratus perseratus) dengan ketentuan ganti
kerugian diberikan dalam bentuk tanah, bangunan dan perlengkapan yang
diperlukan.
F. Pelaksanaan Pengadaan Tanah
Survey lokasi tanah dan inventarisasi mengenai tanah, bangunan, tanaman dan
atau benda benda lain yang terkait dengan tanah yang bersangkutan dilakukan
oleh Panitia pengadaan. Dalam pelaksanaannya Panitia Pengadaan dapat
menunjuk petugas yang diberi tanggung jawab untuk melakukan survey lokasi
dan petugas inventarisasi dengan biaya dibebankan pada anggaran pengadaan
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 102
tanah yang bersangkutan atau ditetapkan oleh PenanggungjawabPengadaan.
Petugas survey lokasi tanah dan petugas yang melakukan inventarisasi
mengenai tanah, bangunan, tanaman dan atau benda benda lain yang terkait
dengan tanah yang bersangkutan diutamakan berasal dari pegawai internal
perusahaan dan dapat ditunjuk perorangan atau lembaga atau instansi lainya
yang berkompeten. Petugas yang dimaksud merupakan bagian yang
menyatudengan Panitia Pengadaan Tanah dan bertanggung jawab kepada
Panitia Pengadaan Tanah. Panitia Pengadaan Tanah mengusulkan letak lokasi
tanah yang dicalonkan, setelah laporan survey lokasi dan inventarisasi
mengenai tanah, bangunan, tanaman dan atau benda benda lain yang terkait
dengan tanah yang bersangkutan selesai dilaksanakan dan hasilnya disetujui
sekurang kurangnya dua pertiga dari jumlah anggota Panitia Pengadaan
Tanah.
Dalam hal usulan letak lokasi tanah tidak mendapat persetujuan
Penanggungjawab Pengadaan, Panitia segera melakukan survey lokasi dan
inventarisasi ulang sampai Penanggungjawab pengadaan menyetujui satu atau
lebih letak lokasi tanah yang dicalonkan. Surat permintaan penawaran atau
undangan kepada Pemegang Hak Tanah yang dicalonkan dapat diterbitkan
setelah Taksiran Nilai Tanah disahkan oleh Ketua Panitia Pengadaan Tanah.
Setelah diterima penawaran dari Pemegang Hak Tanah, Panitia melakukan
penelitian terhadap tanah yang diajukan tersebut sebagai bahan dalam
melakukan musyawarah kepada pemegang hak tanah. Penelitian tersebut
antara lain meliputi :
1. Luas, status, pemegang hak dan penggunaan tanah yang telah dilakukan
pengukuran dan pemetaan, penyelidikan riwayat, penguasaan dan
penggunaan tanah oleh petugas yang diberi tanggung jawab oleh panitia.
2. Pemilik, jenis, luas, konstruksi dan kondisi bangunan yang telah dilakukan
pengukuran dan pendataan oleh petugas yang diberi tanggung-jawab oleh
panitia dibidang bangunan.
3. Pemilik, jenis, umur dan kondisi tanaman dilakukan pendataan oleh
petugas yang diberi tanggung jawab oleh Panitia dibidang pertanian atau
perkebunan.
4. Pemilik, jenis, ukuran dan kondisi benda-benda lain yang terkait dengan
tanah yang telah dilakukan pendataan oleh petugas yang diberi tanggung
jawab oleh Panitia mengenai benda-benda yang akan didata itu.
5. Pelaksanaan selanjutnya, setelah mencermati penelitian tersebut diatas,
Panitia Pengadaan segera melakukan musyawarah kepada Pemegang Hak
Tanah sesuai urutan pilihan yang telah ditetapkan oleh Penanggungjawab
pengadaan dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Apabila Pemegang Hak atas Tanah dan pemilik bangunan, tanaman
dan atau benda-benda lain yang terkait dengan tanah yang
bersangkutan menyetujui nilai taksiran yang dibuat oleh Panitia,
selanjutnya Panitia menetapkan bentuk dan besarnya ganti kerugian
dan tata cara pembayaran sesuai dengan kesepakatan tersebut.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 103
b. Apabila Pemegang Hak atas Tanah dan pemilik bangunan, tanaman
dan atau benda benda lain yang belum menyetujui nilai taksiran yang
dibuat oleh Panitia, diadakan musyawarah kembali hingga tercapai
kesepakatan.
c. Apabila dalam musyawarah sebagaimana dimaksud dalam angka 1
dan 2 diatas tidak tercapai kesepakatan, Panitia segera mengajukan
pilihan lokasi tanah lain kepada Penanggung jawab pengadaan dan
selanjutnya dilakukan proses sama dengan yang telah dilakukan pada
pilihan pertama.
6. Berdasarkan hasil musyawarah dengan Pemegang Hak Tanah, Panitia
mengusulkan kepada Penanggungjawab pengadaan untuk dilakukan
Transaksi Jual Beli atas tanah yang diusulkan tersebut.
G. Transaksi Jual Beli Tanah
Transaksi jual beli tanah dilakukan oleh Penanggungjawab Pengadaan atau
Pejabat yang ditunjuk kepada Pemegang Hak Tanah atau kuasanya, setelah
musyawarah antara Panitia dengan Pemegang Hak Tanah menghasilkan
kesepakatan.
Transaksi jual-beli tanah dan bangunan yang dimaksud adalah suatu transaksi
yang berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang menimbulkan
kewajiban pembayaran lain bagi para pihak yang terlibat. Pembayaran
tersebut pada umumnya antara lain adalah :
1. Pembayaran yang menjadi kewajiban Penjual
a. Biaya Verifikasi Sertifikat Hak atas Tanah dengan Buku Tanah di
Kantor Badan Pertanahan yang dilakukan oleh Notaris/PPAT, yang
besarnya ditentukan oleh Kantor Notaris/PPAT yang bersangkutan;
b. Pajak Penghasilan (PPhTB) atas penghasilan yang diterima atau
diperoleh dari pengalihan hak atas tanah dan bangunan, besarnya
Pajak yang harusdibayarkan ditetapkan oleh kantor pajak setempat
biasanya sebesar 5% (lima perseratus) dari jumlah bruto nilai
pengalihan hak atas tanah dan atau bangunan atau NJOP PBB (mana
yang lebih tinggi) dikurangi jumlah tertentu berdasarkan ketentuan
yang berlaku. Pembayaran PPh ini dilakukan sebelum transaksi jual-
beli dilaksanakan;
c. Biaya pembuatan Akta Jual-Beli dan pengurusan balik nama sertifikat
di PPAT
2. Pembayaran yang menjadi kewajiban Pembeli
a. Bea Perolehan Hak atas Tanah dan Bangunan (BPHTB) biasanya
sebesar 5% (lima perseratus) dari Nilai Perolehan Obyek Pajak atau
NJOP PBB (mana yang lebih tinggi) dikurangi jumlah tertentu
berdasarkan ketentuan Pemda setempat;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 104
b. Biaya-biaya lain yang merupakan kebijaksanaan Kantor Badan
Pertanahan atau instansi berwenang lainnya.
Kewajiban pembayaran yang menurut peraturan perundang-undangan
menjadi kewajiban Para Pihak. Namun dalam pelaksanaannya kepada
pihak mana kewajiban pembayaran ini dibebankan sangat tergantung pada
kesepakatan para pihak.
Kewajiban pembayaran dapat dibebankan kepada Pembeli apabila Penjual
menghendaki jumlah harga penjualan yang diterimanya bebas dari
potongan atau beban pembayaran dibagi menjadi 50% (lima puluh
perseratus) menjadi kewajiban Penjual dan 50% (lima puluh perseratus)
sisanya menjadi kewajiban Pembeli, atau dengan cara lain yang pada
prinsipnya menguntungkan kedua belah pihak dan mempercepat
pelaksanaan transaksi jual beli sesuai kesepakatan para pihak.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 105
BAGIAN KETIGA
Keputusan Direksi Nomor KEP/84/2014
Tanggal 12 Maret 2014
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 106
Contoh Checklist Pembelian Langsung
Cheklist Pengadaan ………
Belanja Modal/Belanja Rutin - Tahun 20…
(Pembelian Langsung)
Catatan:
Kolom (*) agar ditulis dengan tangan
No. Jenis Kegiatan Jadwal
Pelaksanaan
Protap
Ada Tidak
Alokasi Anggaran Rp……………,-
1 Laporan Survey Harga … …… 20… (*) (*)
2 Klarifikasi dan negosiasi harga (jika
diperlukan) … …… 20… (*) (*)
3 Surat Penawaran Harga (SPH) (bila
diperlukan) … …… 20… (*) (*)
4
Surat Pesanan UM/…/…/20… (jika
diperlukan)
NilaiRp…………,-
… …… 20… (*) (*)
5 Penerimaan Barang (kuitansi/bukti
pengiriman) … …… 20… (*) (*)
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 107
Contoh Checklist Pengadaan Langsung
Cheklist Pengadaan …………
Belanja Modal/Belanja Rutin – Tahun 20…
(Pengadaan Langsung)
Catatan:
Kolom (*) agar ditulis dengan tangan
No. Jenis Kegiatan Jadwal
Pelaksanaan
Protap
Ada Tidak
Alokasi Anggaran Rp……………,-
1 Izin Prinsip Pengadaan (optional) ……… (*) (*)
2 Nota Dinas Kepada Divisi Umum
No:………(optional) ……… (*) (*)
3 Harga Perkiraan Sendiri (HPS) ……… (*) (*)
4 Surat permintaan Penawaran Harga
(SPPH) ……… (*) (*)
5 Surat Penawaran Harga (SPH) ……… (*) (*)
6 Klarifikasi Teknis, Jangka Waktu dan
Negosiasi Harga ……… (*) (*)
7 Surat Perintah Kerja Nomor …
Nilai : Rp.…,- ……… (*) (*)
8 Berita Acara Serah Terima/ Laporan
Penyelesaian Pekerjaan ……… (*) (*)
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 108
Contoh Checklist Pemilihan Langsung
Cheklist Pengadaan …………
Belanja Modal/Belanja Rutin – Tahun 20…
(Pemilihan Langsung)
Catatan:
Kolom (*) agar ditulis dengan tangan
No. Jenis Kegiatan Jadwal
Pelaksanaan
Protap
Ada Tidak
Alokasi Anggaran Rp……………,-
1 Izin Prinsip Pengadaan ……… (*) (*)
2 Nota Dinas Kepada Divisi Umum
No:……… ……… (*) (*)
3 HPS ……… (*) (*)
4 Surat permintaan Penawaran Harga
(SPPH) ……… (*) (*)
5 Surat Penawaran Harga (SPH) ……… (*) (*)
6 Evaluasi Pemilihan Langsung ……… (*) (*)
7 Klarifikasi Teknis, Jangka Waktu dan
Negosiasi Harga ……… (*) (*)
8 Pengumuman Pemenang ……… (*) (*)
9 Surat Penunjukan Penyedia Barang /
Jasa ……… (*) (*)
10 Surat Perjanjian Kerjasama
UM/……/SP/20… Rp……………,00 ……… (*) (*)
11 Berita Acara Serah Terima/ Laporan
Penyelesaian Pekerjaan ……… (*) (*)
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 109
Contoh Checklist Penunjukan Langsung
Cheklist Pengadaan …………
Belanja Modal/Belanja Rutin – Tahun 20…
(Penunjukan Langsung)
Catatan:
Kolom (*) agar ditulis dengan tangan
No. Jenis Kegiatan Jadwal
Pelaksanaan
Protap
Ada Tidak
Alokasi Anggaran Rp……………,-
1 Izin Prinsip Pengadaan ……… (*) (*)
2 HPS ……… (*) (*)
3
Surat permintaan Penawaran Harga
(SPPH), pakta integritas rekanan dan
dokumen kualifikasi (jika diperlukan)
……… (*) (*)
4 Surat Penawaran Harga (SPH) ……… (*) (*)
5 Evaluasi Penunjukan Langsung (jika
diperlukan)
6 Klarifikasi Teknis, Jangka Waktu dan
Negosiasi Harga ……… (*) (*)
7 Surat Penunjukan Penyedia Barang /
Jasa ……… (*) (*)
8
Surat Pesanan/Surat Perintah
Kerja/Perjanjian Kerjasama
Rp……………,00
……… (*) (*)
9 Berita Acara Serah Terima/ Laporan
Penyelesaian Pekerjaan ……… (*) (*)
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 110
Contoh Checklist Pelelangan
Checklist Pengadaan …………
Belanja Modal/Belanja Rutin - Tahun 20…
(Pelelangan)
No. Jenis Kegiatan Jadwal
Pelaksanaan
Protap
Ada Tidak No.
Jenis kegiatan
Jadwal
Pelaksanaan
Protap
Ada Tidak
Alokasi Anggaran Rp………,-
1 Ijin Prinsip Direksi pada Nota DinasNo: ……… (*) (*)
2 Nota Dinas … Nomor : …/…/20… ……… (*) (*)
3 SK Tim Pengadaan Nomor KEP/…/20… ……… (*) (*)
4 Rapat Tim Pengadaan ……… (*) (*)
5 Pembuatan HPS dan RKS ……… (*) (*)
6
Pengumuman Lelang koran “…”, koran “…”
dan website eprocurement
“eprocurement.jasaraharja.co.id”
……… (*) (*)
7 Pendaftaran Peserta Lelang pengambilan
dokumen pengadaan ……… (*) (*)
8 Undangan Peserta Lelang No. UM/R/…/20… ……… (*) (*)
9 Pengambilan Dokumen Lelang ……… (*) (*)
10 Penjelasan Pekerjaan (Aanwijzing) ……… (*) (*)
11 Pemasukan dan Pembukaan Penawaran ……… (*) (*)
12 Pembuktian Kualifikasi dan Berita Acara
kualifikasi Evaluasi ……… (*) (*)
13 Berita Acara Evaluasi Pelelangan ……… (*) (*)
14
Nota Usulan Penetapan Pemenang dan
penandatanganan Pakta Integritas Tim
Pengadaan.No. UM/…/20…
……… (*) (*)
15 Pengumuman Pemenang No. UM/R/…/20… ……… (*) (*)
16 Masa Sanggah (4 hari Kerja) ……… (*) (*)
17 Penunjukan Penyedia Barang/Jasa(SPPBJ) ……… (*) (*)
18 Surat Perjanjian Kerjasama Nomor :
Nilai Rp………,00 ……… (*) (*)
19 Berita Acara Serah Terima/ Laporan
Penyelesaian Pekerjaan ……… (*) (*)
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 111
Contoh Kerangka Acuan Kerja (KAK) 1/6
Kerangka Acuan Kerja Pengadaan ……
Divisi Sistem Informasi Perusahaan Divisi Sistem Informasi Perusahaan Divisi Sistem Informasi Perusahaan Divisi Sistem Informasi Perusahaan Divisi Sistem Informasi Perusahaan Divisi Sistem Informasi Perusahaan Divisi Sistem Informasi Perusahaan Divisi Sistem Informasi Perusahaan Divisi Sistem Informasi Perusahaan Divisi Sistem Informasi Perusahaan
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 112
Contoh Kerangka Acuan Kerja (KAK) 2/6
LEMBAR PERSETUJUAN
Disiapkan
oleh:
……
Kepala Seksi …/
Tandatangan & Tanggal
Diperiksa
oleh:
……
Kepala Urusan …/
Tandatangan & Tanggal
Disetujui oleh:
……
Kepala Divisi …/Kepala Cabang
Tandatangan & Tanggal
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 113
Contoh Kerangka Acuan Kerja (KAK) 3/6
RIWAYAT PERUBAHAN
Versi Tanggal Uraian Perubahan
1.0 Terbitan Pertama
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 114
Contoh Kerangka Acuan Kerja (KAK) 4/6
KERANGKA ACUAN KEGIATAN (TERM OF REFERENCE)
PENGADAAN ………
PERUSAHAAN
DIREKTORAT
UNIT KERJA
PROGRAM KERJA
SASARAN PROGRAM Tersedianya dokumen satuan anggaran sebagai dasar penyusunan Keppres Lampiran UU APBN.
KEGIATAN
:
:
:
:
:
:
PT Jasa Raharja (Persero)
…
…
…
1. Latar Belakang
a. Dasar Hukum
1) Rencana Program Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP)
……tahun buku 20….
2) Keputusan Direksi Nomor KEP/…/20… tanggal … … 20… tentang
Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang / Jasa.
3) Keputusan Direksi Nomor KEP/…/20… tanggal … … 20… tentang
Pendelegasian Wewenang Pengelolaan Administrasi dan Keuangan.
b. (Nama Pekerjaan)
PT Jasa Raharja (Persero) …………….
2. Ruang Lingkup Pekerjaan
a. Deskripsi Pekerjaan
Pengadaan ………
Berikut lingkup dan spesifikasi …… yang harus dilaksanakan/
dikerjakan:
……
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 115
Contoh Kerangka Acuan Kerja (KAK) 5/6
b. Durasi Proyek
Pengadaan ……… dilaksanakan sesuai dengan klausul yang tercantum
didalam perjanjian kerjasama.
c. Lokasi Proyek
Lokasi Proyek adalah di Kantor Pusat PT. Jasa Raharja (Persero)/Kantor
Cabang, Jl. ……
3 Cara Pelaksanaan Pengadaan
a. Metode Pelaksanaan Pengadaan
Metode Pelaksanaan Pengadaan … sesuai Keputusan Direksi No :
KEP/…/2014 tanggal … Maret 2014 tentang SPO Pengadaan Barang
dan Jasa.
b. Tahapan Kegiatan
Tahapan pelaksanaan pengadaan sarana pendukung Pengadaan ……,
sebagai berikut :
1) ………
2) ………
4 Jadwal Kegiatan
a. Waktu pelaksanaan kegiatan
Proses pengadaan …… direncanakan … pada bulan … 20… dengan
jangka waktu pekerjaan ditentukan oleh Divisi/Cabang…dan Divisi …
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 116
Contoh Kerangka Acuan Kerja (KAK) 6/6
b. Matrik pelaksanaan kegiatan
No Uraian Kegiatan (bulan) (bulan)
1 2 3 4 5 1 2 3 4
1 …
2 …
3 …
4 …
5 …
6 …
7 …
5 Anggaran Biaya
Perkiraan total biaya adalah sebesar Rp.
…, …… …… 20…
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 117
Contoh Laporan Survey Harga
LaporanSurvey Harga Pengadaan ………
Pada hari ini, … tanggal … bulan … Tahun …, yang bertanda tangan dibawah ini
telah melakukan survey terhadap harga pasaran …… sebagai berikut :
1. PT…/CV…/Sumber data internet (terlampir)
Harga jual … Rp. …,-/Pcs (belum termasuk pajak)
2. Toko …(Lampiran Bukti contoh : brosur)
Harga jual … Rp. …,-/Pcs (belum termasuk pajak)
3. SMS/Telepon (Lampirkan Bukti yang bisa dipertanggungjawabkan
contoh:SMS,No tlpn,alamat)
Harga jual … Rp. …,-/Pcs (belum termasuk pajak)
Kesimpulan :
Perhitungan harga jual rata-rata……………… Rp. ……,-/Pcs
Pajak (10%)……………………………………… Rp. ……,-
Total Rp. ……,-/Pcs
Terbilang : ………… rupiah
Demikian Laporan survey ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya
Petugas Survey Mengetahui
(nama) : ………………
………
(Kepala Divisi/Kepala Cabang)
(nama) : ………………
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 118
Contoh Laporan Survey Lapangan 1/2
LAPORAN SURVEY LAPANGAN
Pada hari ini, … tanggal … bulan … tahun … (… - … - 20…), kami yang
bertanda tangan dibawah ini :
1. Nama : ……
2. Nama : ……
Telah melakukan survey lapangan ke rekanan peserta lelang pengadaan ………
sebagai berikut :
Nama Rekanan : PT. ……
Alamat : ……
Keterangan :
Berdasarkan hasil survei diperoleh hasil sebagai berikut (foto terlampir) :
1. Kondisi Pabrik
……
2. Mesin Produksi
……
3. Tenaga Kerja
……
Demikian laporan survey ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Tim Survey PT. ……
1. ……………………… : ………………………..
2. ……………………… :………………………… …………………………..
Mengetahui
………… : …………………………
Ketua Tim/Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 119
Contoh Laporan Survey Lapangan 2/2
PEDOMAN PENILAIAN UNTUK SURVEY LAPANGAN
Anggota Tim yang akan melakukan survey diminta membawa dokumen
penawaran perusahaan yang akan disurvey
Hasil survey agar dituangkan dalam laporan survey dengan melampirkan
bukti/dokumen pendukung (bila dianggap perlu)
Jika dianggap perlu, boleh difoto sebagai bukti.
Laporan Survey agar ditandatangani oleh wakil perusahaan yang disurvey
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan survey :
Kepemilikan workshop sendiri.
- Cek validitas/kepemilikan workshop yang ada dokumen penawaran dengan
kondisi lapangan
- Cek pegawai/tenaga ahli
- Dapatkan gambaran aktivitas perusahaan pada saat survey
Daftar peralatan dan mesin (dilampirkan foto) serta spesifikasi mengenai mesin
khususnya kecepatan mesin cetak rata-rata (jumlah lembar percetak perjam).
Validitasnya akan dicek melalui survey lapangan
- Cek kesesuaian mesin/peralatan
- Dapatkan data kecepatan rata-rata mesin/kemampuan cetak mesin
LAMPIRAN LAPORAN SURVEY
(sertakan foto survey)
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 120
Contoh Harga Perkiraan Sendiri 1/2
HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS)/OWNER ESTIMATE (OE)
PENGADAAN …………
No Uraian
Satuan
Kuantitas
(unit)
Harga
Dasar (Rp)
Jumlah
Biaya
(Rp)
Keterangan
1
………
Spesifikasi :
………
………
…
Rp…,…
Rp…,…
Sumber Data :
- …
- …
2 ………
Spesifikasi :
………
………
… Rp…,… Rp…,…
Sub Total Rp…,…
Pajak (…%) Rp…,…
Total Rp…,…
Terbilang : …………… rupiah
Catatan Persetujuan Jakarta, …/ / 20…
Ditetapkan Oleh:
Divisi …/Cabang…
……
Kepala Divisi/Kepala
Cabang
*Catatan : Bilamana nilai HPS diperoleh dari hasil perhitungan tertentu yang
memerlukan penjelasan dalam bentuk kertas kerja, maka dilampirkan kertas kerja
penyusunan HPS.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 121
Contoh Harga Perkiraan Sendiri 2/2
HARGA PERKIRAAN SENDIRI
JASA KONSULTAN ……
No Produk / Personil Jml Satuan
Harga
Prakiraan
Waktu Prakiraan
Satuan Waktu Kerja Biaya
(Rp) (Bulan) (Rp)
I
Biaya Langsung
Personil
1 …… …… Orang …… 2 ……
2 …… …… Orang …… 3 ……
3 …… …… Orang …… 3 ……
4 …… …… Orang …… 3 ……
……
II Biaya Langsung -
Non Personil
1 …… - - - - ……
2 …… - - - - ……
1 …… 10 Buku …… - ……
2 …… …… Buku …… - ……
4 …… …… - ……
Jumlah ……
Pajak (……%) ……
…
…
Jumlah setelah Pajak ……
Catatan Persetujuan Ditetapkan oleh
Keterangan : Jakarta, … 20…
Divisi……
Sumber data diperoleh dari PEDOMAN STANDAR
MINIMAL
Tahun 20…, Ikatan konsultan Indonesia
(INKINDO) / (Sumber yang dapat
dipertanggungjawabkan)
- Kegiatan pengumpulan data sudah diperhitungkan
transportasi,
biaya akomodasi
……
Kepala Divisi/Kepala
Cabang
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 122
Contoh Kertas Kerja HPS
KERTAS KERJA HARGA PERKIRAAN SENDIRI
PENGADAAN ……
TAHUN 20…
No Uraian Jumlah Harga 1 Harga 2 Harga
Subtotal
1 ……… … Rp … Rp … Rp …
………
………
2 ……… … Rp … Rp … Rp …
………
Total Harga
Barang
Rp …
Harga Sebelum Pajak Rp …
Pajak …% Rp …
Perkiraan Harga Sendiri setelah pajak Rp …
……, …/……/20……
Catatan:
Bilamana harga dalam mata uang asing agar
dikonversi dalam nilai rupiah kurs tengah yang
berlaku saat itu
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 123
Contoh Notulen Rapat
NOTULEN RAPAT ……
… 20…
I. PENYELENGGARAAN RAPAT
Hari / Tanggal : ……20…
Jam : … s.d … WIB
Tempat : Ruang …
…
Agenda : …
II. PESERTA RAPAT
A. …
… : …
B. …
…
III. JALANNYA RAPAT
1. Rapat dibuka oleh …
……
2. Tanggapan …
……
3. Tanggapan …
……
Kesimpulan
…
Demikian Notulen Rapat dari … tentang … tanggal …20…, ditutup jam … WIB,
untuk ditindak lanjuti sebagaimana mestinya.
…,… 20…
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 124
Contoh Dokumen Pelelangan/RKS 1/5
DOKUMEN PELELANGAN/
RENCANA KERJA DAN SYARAT (RKS)
PENGADAAN
…………………………..
Tim Pengadaan …………..
Tahun ...
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 125
Contoh Dokumen Pelelangan/RKS 2/5
BAB. I
SYARAT UMUM & ADMINISTRASI
……
PASAL 1
KETENTUAN DAN ISTILAH
1. Dokumen pelelangan terdiri dari :
a. …
b. dst
2. Dokumen kontrak penyedia barang atau jasa terdiri dari :
a. …
b. dst
Semua merupakan kesatuan yang tidak dapat dipisah- pisahkan. 3. Tim Pengadaan dan penyedia barang atau jasa;
a. …
b. dst
PASAL 2
PEMBERIAN PENJELASAN
1. Rapat pemberian penjelasan diadakan pada ;
Hari : ………..
Tanggal : ………..
Jam : ……….WIB
Tempat : ………………………
2. dst
PASAL 3
PELELANGAN 1. …
2. dst
PASAL 4
SURAT PENAWARAN DAN LAMPIRAN-LAMPIRAN
1. …
2. dst
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 126
Contoh Dokumen Pelelangan/RKS 3/5
PASAL 5
PEMBUKAAN PENAWARAN
1. …
2. dst
PASAL 6
HAK SANGGAH
Untuk menjamin adanya transparansi dan perlakukan yang sama dalam
pengadaan ………, maka pihak yang kalah berhak mengajukan sanggahan,
dengan ketentuan :
1. …
2. dst
PASAL 7
PENARIKAN DIRI
1. …
2. dst
PASAL 8
PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
1. …
2. dst
PASAL 9
TEMPAT PERADILAN
1. …
2. dst
PASAL 10
RISIKO UPAH DAN HARGA
…
PASAL 11
PERATURAN PEMBAYARAN
…
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 127
Contoh Dokumen Pelelangan/RKS 4/5
PASAL 12
JAMINAN PELAKSANAAN
…
PASAL 13
JANGKA WAKTU PENYELESAIAN PEKERJAAN
…
PASAL 14
RUANG LINGKUP PEKERJAAN
Ruang lingkup pekerjaan yang diberikan kepada penyedia barang / jasa untuk
menyelesaian seluruh pengadaan ......................meliputi:
1.....
2 dst
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 128
Contoh Dokumen Pelelangan/RKS 5/5
BAB. II
SPESIFIKASI TEKNIS
Sesuai spesifikasi teknis yang ditentukan
…
BAB III
METODE EVALUASI PELELANGAN
PENGADAAN ...........................
SISTEM EVALUASI
…
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 129
Contoh Pengumuman di surat kabar
Jakarta,……… 20…
Nomor : UM/R/…/20…
Sifat : Penting
Lampiran : 1 (satu) lembar
Hal : Pengumuman Pelelangan
Yth. (Agen Iklan/Koran)
PT…
Jl …
Dengan ini kami mengajukan permohonan untuk pemuatan iklan
pelelangan Pengadaan …… sebagai berikut:
Hari/Tanggal : …, … …… 20…
Ukuran : 2 kolom x 100 mm B/W
Harian : … dan …
Draft Iklan : Terlampir
Atas perhatian dan kerjasama saudara kami ucapkan terima kasih.
Tim Pengadaan ……
……
Ketua Tim
Kantor Pusat/Kantor Cabang …: Jalan ………, Telepon: ………, Faksimile : ………, Situs (Website) www.jasaraharja.co.id Pos-El (E-mail) ………@jasaraharja.co.id
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 130
Contoh Lampiran Pengumuman
Lampiran Surat No UM/R/…/20…
Tanggal: ……… 20…
PT. Jasa Raharja (Persero)
Jl. HR Rasuna Said Kav C2 Jakarta 12920, tlpn (021) 5203454
PENGUMUMAN PELELANGAN
Nomor UM/R/…/20…
Tim pengadaan Barang dan Jasa PT. Jasa Raharja (Persero) akan melaksanakan
pelelangan pekerjaan pengadaan:
- ………
Persyaratan Peserta Lelang:
1. Menyampaikan data perusahaan, terdiri:
a. Copy akte pendirian perusahaan beserta perubahan-perubahannya,
b. Copy NPWP,TDP, SITU/Keterangan domisili Perusahaan dan SIUP
yang masih berlaku,
c. ………
2. Kepada perusahaan yang berminat dapat mendaftarkan perusahaannya
pada:
Hari : ……, …… dan ……
Tanggal : …, …, … …… 20…
Waktu : … s/d … WIB
Tempat : Gedung Jasa Raharja …
Jalan HR. Rasuna Said Kav C-2 Jakarta Selatan
3. Perusahaan/Peserta lelang diwajibkan menyerahkan Surat Tugas dari
Direktur/Pimpinan jika mewakili Direktur/Pimpinan Perusahaan dilengkapi
fotokopi KTP penerima dan pemberi tugas.
Jakarta,… … 20…
Tim Pengadaan
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 131
Contoh Daftar Pengambilan Dokumen/RKS
DAFTAR PENGAMBILAN DOKUMEN
PELELANGAN PENGADAAN ………
TANGGAL ……… 20…
NO NAMA
PERUSAHAAN
NAMA
PENDAFTAR
/ JABATAN
ALAMAT
PERUSAHAAN
NO
TELPN
/ NO
FAX
TANDA
TANGAN
1
2
3
Dst…
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 132
Contoh Undangan Pelelangan ke rekanan
Jakarta, ……… 20…
Nomor : UM/R/…/20…
Sifat : Penting
Hal : Undangan Pelelangan
Yth. Direktur
PT. ………
Berkenaan dengan pendaftaran saudara sebagai calon peserta Pelelangan
Pengadaan … pada tanggal …20… dengan ini kami mengundang
perusahaan saudara untuk hadir dalam pelelangan Pengadaan …, dengan
jadwal kegiatan sebagai berikut:
Pengambilan dokumen akan dilaksanakan pada :
Hari / Tanggal : …, …20…
Waktu : …. s.d. … WIB
Tempat : … Gedung …
Pemberian penjelasan (Aanwijzing) akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : …, … …… 20…
Waktu : Jam … WIB
Tempat : Ruang rapat …
Pemasukan dan pembukaan penawaran akan ditentukan dalam penjelasan
(Aanwijzing).
Pada saat pemberian penjelasan harus dihadiri oleh Direktur penyedia
barang / jasa, dalam hal tidak hadir dapat diwakilkan kepada pejabat
perusahaan yang tercantum dalam struktur perusahaan dengan membawa
surat tugas mewakili yang ditandatangani diatas kertas berkop perusahaan
dan dicap serta bermeterai secukupnya dan dilampiri foto copy KTP
masing-masing
Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami ucapkan terima kasih
Tim Pengadaan…
……
Ketua Tim
Ah/Aa
Kantor Pusat/Kantor Cabang …: Jalan ………, Telepon: ………, Faksimile : ………, Situs (Website) www.jasaraharja.co.id Pos-El (E-mail) ………@jasaraharja.co.id
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 133
Contoh Undangan Rapat ke Anggota Tim
(Disampaikan melalui SIAP JR)
NOTA DINAS
Nomor : UM//20…
Kepada : Tim Pengadaan ……
Dari : Ketua Tim
Hal : Undangan Rapat
Jakarta,… …… 20…
Berkaitan dengan Pelelangan Pengadaan ……, bersama ini kami harapkan
kehadiran Saudara dalam rapat yang akan dilaksanakan pada:
Hari / tanggal : Jumat, … …… 20…
Waktu : … WIB
Tempat : Ruang Rapat … Lantai …
Acara :Penjelasan pekerjaan (Aanwijzing) Pengadaan ……
Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami ucapkan terimakasih.
Tim Pengadaan …
……
Ketua Tim
Kantor Pusat/Kantor Cabang …: Jalan ………, Telepon: ………, Faksimile : ………, Situs (Website) www.jasaraharja.co.id Pos-El (E-mail) ………@jasaraharja.co.id
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 134
Contoh Pakta Integritas Tim Pengadaan 1/2
PAKTA INTEGRITAS
Kami yang bertanda tangan di bawah ini Tim Pengadaan ………, yang dibentuk
dengan Keputusan Direksi Nomor KEP/……/20… tanggal … bulan …tahun
20… tentang Pembentukan Tim Pengadaan ………dengan ini menyatakan dengan
sebenarnya, bahwa :
1. Kami akan melaksanakan proses pengadaan barang / jasa berupa
Pengadaan”……”, sesuai dengan kewenangan yang diberikan oleh anggaran
dasar dan peraturan perusahaan serta peraturan perundang-undangan,
berdasarkan prinsip-prinsip itikad baik, dengan kecermatan yang tinggi, dan
dalam keadaan bebas, mandiri atau tidak dibawah tekanan, maupun pengaruh
dari pihak lain (independency).
2. Kami akan mengambil keputusan sehubungan dengan hal-hal sebagaimana
yang tersebut diatas dengan penuh kehati-hatian (duty of care and loyalty)
demi untuk kepentingan yang terbaik bagi perusahaan, dengan mengindahkan
berbagai sumber informasi, keterangan dan telah melakukan perbandingan
yang cukup, sebagaimana layaknya kami mempertimbangkan keputusan bagi
kepentingan diri kami sendiri (prudent person rule).
3. Dalam mengambil keputusan kami tidak memiliki kepentingan pribadi atau
tujuan untuk melakukan sesuatu untuk manfaat diri sendiri, maupun
kepentingan pihak yang terkait dengan diri kami, atau pihak yang terafiliasi
dengan kami, dan dengan demikian tidak memiliki posisi yang mengandung
potensi benturan kepentingan (conflict of interest rule) termasuk dengan
seluruh pihak yang terlibat dengan tindakan diatas.
4. Kami akan melaksanakan proses tersebut dengan pemahaman yang cukup
tentang berbagai peraturan dan kewajiban normatif lainnya yang terkait, dan
memenuhi seluruh ketentuan dan peraturan perundang-undangan, termasuk
mempertimbangkan best practice, yang dipandang perlu, penting, dan kritikal
dalam proses tersebut (duty abiding the laws).
Demikian, pernyataan ini kami sampaikan dengan sebenar-benarnya, tanpa
menyembunyikan fakta dan hal meterial apapun, dan dengan demikian kami akan
bertanggung jawab sepenuhnya atas kebenaran dari hal-hal yang kami nyatakan
disini, demikian pula akan bersedia bertanggung jawab baik secara perdata
maupun pidana, apabila laporan dan pernyataan ini tidak sesuai dengan keadaan
sebenarnya.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 135
Contoh Pakta Integritas 2/2
Demikian pernyataan ini kami buat untuk digunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta,… …20…
Tim Pengadaan ……
1. … 2. …
Ketua Tim Wakil Ketua
3. … 4. …
Sekretaris Anggota
Dst…
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 136
Contoh Dokumen Kualifikasi 1/6
DOKUMEN KUALIFIKASI
PENGADAAN……………
…………………………
PT Jasa Raharja (Persero)
Tahun 20…
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 137
Contoh Dokumen Kualifikasi 2/6
PAKTA INTEGRITAS
__________________________________________________________________
Saya yang bertanda tangan dibawah ini :
N a m a :
No. Identitas :
Jabatan :
Sesuai dengan Anggaran Dasar dan peraturan perusahaan, bewenang bertindak
untuk dan atas nama:
Perusahaan :
Alamat Kedudukan :
Daalam rangka pengadaan ………………………. pada PT Jasa Raharja
(Persero), dengan ini menyatakan bahwa :
1. Tidak akan melakukan praktek tidak sehat dan praktek Korupsi, Kolusi dan
Nepotisme (KKN);
2. Akan melaporkan kepada Satuan Pengawas Intern (SPI) PT Jasa Raharja
(Persero) atau instansi yang berwenang apabila mengetahui ada indikasi
penyimpangan prosedur atau ada indikasi KKN di dalam proses pengadaan
ini ;
3. akan mengikuti proses pengadaan secara bersih, kompetitif, transparan dan
profesional untuk memberikan hasil kerja terbaik sesuai ketentuan peraturan
yang berlaku ;
4. apabila melanggar hal-hal yang dinyatakan dalam PAKTA INTEGRITAS
ini, bersedia menerima sanksi administrasi, menerima sanksi pencantuman
dalam Daftar Hitam, dituntut secara perdata dan/atau dilaporkan secara
pidana.
Demikian pernyatan ini kami buat untuk digunakan sebagai mana mestinya.
(tempat dibuatnya pernyataan, tanggal-bulan-tahun)
Jabatan
(materai 6000, Cap, ttd)
Nama Penanggung jawab
Jabatan
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 138
Contoh Dokumen Kualifikasi 3/6
Formulir Isian Kualifikasi
Pekerjaan
……………………………………………………….
Yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : ……………………………………….
Jabatan : ……………………………………….
Bertindak untuk dan : ……………………………………….
atas nama
Alamat : ……………………………………….
Telepon / Fax : ……………………………………….
E-mail : ……………………………………….
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa :
1. Saya secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak
berdasarkan surat…………….………………………(sesuai akte
pendirian/perubahannya/surat kuasa, disebutkan secara jelas no. akta
pendirian/perubahan/surat kuasa dan tanggalnya);
2. Saya/Perusahaan saya tidak sedang dinyatakan pailit atau kegiatan usahanya
tidak sedang dihentikan atau tidak sedang menjalani sanksi pidana atau
sedang dalam pengawasan pengadilan;
3. Saya tidak pernah dihukum berdasarkan putusan pengadilan atas tindakan
yang berkaitan dengan kondite profesional saya;
4. Saya tidak sedang dan tidak akan terlibat pertentangan kepentingan dengan
para pihak yang terkait, langsung maupun tidak langsung dalam proses
pengadaan ini.
5. Data-data saya / perusahaan saya adalah sebagai berikut :
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 139
Contoh Dokumen Kualifikasi 4/6
A. Data Administrasi
B. Ijin Usaha
No.IUJK/SIUP/SIUI/TDP* :
……………………….Tanggal……………………
Masa berlaku ijin usaha :
…………………………………………………….
Instansi pemberi ijin usaha :
……………………………………………………..
Sertifikasi kualifikasi :
…………………………………………………….
*Pilih yang sesuai
C. Landasan Hukum Pendirian Perusahaan
1. Akta Pendirian PT/CV/Firma/Koperasi
a. Nomor Akta :
b. Tanggal :
c. Nama Notaris :
2. Akta Perubahan Terakhir
a. Nomor Akta :
b. Tanggal :
c. Nama Notaris :
1. Nama (PT/CV/Firma/ :
Koperasi/Perorangan/
Kemitraan
2. Status (PT/CV/Firma/ :
Koperasi/Perorangan ٱ Pusat ٱ Cabang
3. Alamat :
No. Telepon :
No. Fax :
E-mail :
4. Alamat kantor Pusat : ( diisi dalam hal yang menawarkan cabang
perusahaan/ bukan perusahaan pusatnya)
No. Telepon :
No. Fax :
E-mail :
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 140
Contoh Dokumen Kualifikasi 5/6
D. Pengurus
1. Komisaris (Untuk PT)
No. Nama No. KTP Jabatan dalam
Perusahaan
2. Direksi / Penanggung Jawab / Pengurus Perusahaan
No. Nama No. KTP Jabatan dalam
Perusahaan
E. Data Keuangan
1. Susunan Kepemilikan Saham (untuk PT)/ Susunan Persero (untuk
CV / Firma)
(jika orang perorangan maka cukup diberi tanda “ – “)
No. Nama No. KTP Alamat Persentase
2. Pajak
1. Nomor Pokok Wajib Pajak :
2. Bukti Pelunasan Pajak Tahun :
terakhir Nomor/Tanggal
3. Lap. bulanan PPH/PPN tiga :
bln terakhir No/tanggal
3. Neraca Perusahaan terakhir
Aktiva
Pasiva
Jumlah Rp…….. Jumlah Rp…..
* Piutang jangka pendek (sampai dengan 6 bulan) : Rp. ………….
Piutang jangka panjang (lebih dari 6 bulan) : Rp. ………….
Jumlah : Rp. …………
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 141
Contoh Dokumen Kualifikasi 6/6
F. Data Pengalaman Perusahaan
No
.
Nama
Pekerja
an
Bidan
g /sub
bidan
g
Loka
si
Pemberi
tugas
Nilai
kontrak
Waktu
pelaksanaan
Nam
a
Alam
at
/telp
No./
tangg
al
Nil
ai
Kontra
k
BA
Serah
Terim
a
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Demikian pernyataan ini kami buat dengan sebenarnya dan penuh rasa
tanggung jawab. Jika pada kemudian hari ditemui bahwa
data/dokumen yang kami sampaikan tidak benar dan ada pemalsuan maka
kami besedia dikenakan sanksi administrasi, yaitu dimasukan dalam daftar
hitam untuk jangka waktu selama 2 (dua) tahun, dan sanksi perdata dan
pidana sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
…………….,
………………………..20…
PT/CV/Firma/Koperasi/Kemitraan/Perorangan
(materai 6000, Cap, ttd)
Nama Penanggung jawab
Jabatan
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 142
Contoh Form Pembuktian Kualifikasi 1/3
PEMBUKTIAN KUALIFIKASI PENGADAAN ………
TAHUN ANGGARAN 20…
1. ADMINISTRASI
NO NAMA
REKANAN
PAKTA
INTEGRITAS
FORMULIR
ISIAN
KUALIFIKASI
KET
1 PT. …………. ada/tidak ada/tidak Lulus/Tidak
2 dst
2. IJIN USAHA
No NAMA
REK SIUP
SIUP/
DOMISI
LI
TDP
SERT
(Sesuai
Kebutuhan)
KET
1 PT. … ada/tidak ada/tidak ada/tidak ada/tidak Lulus/Tidak
2 dst
3. LANDASAN HUKUM
NO NAMA
REKANAN
AKTA
PENDIRIAN
AKTA
PERUBAHAN
TERAKHIR
KET
1 PT. …
a. Nomor Akta:…
b. Tanggal:…
c. Nama Notaris:…
a. Nomor Akta:…
b. Tanggal:…
c. Nama Notaris:…
Lulus/Tidak
2 dst
4. PENGURUS
NO NAMA
REKANAN KOMISARIS
DIREKSI /
PENANGGUNG
JAWAB
KET
1 PT. …………. Lulus/Tidak
2 dst
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 143
Contoh Form Pembuktian Kualifikasi 2/3
5. DATA KEUANGAN
NO NAMA
REKANAN
SUSUNAN
KEPEMILIKAN
SAHAM
PAJAK KET
1 PT. …………. 1. Ada Lulus
2 dst
Dst…
6. DATA PENGALAMAN PERUSAHAAN
NO NAMA REKANAN PENGALAMAN
PERUSAHAAN KET
1 PT. …………. ada Lulus
2 dst
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 144
Contoh Form Pembuktian Kualifikasi 3/3
PT JASA RAHARJA (PERSERO) BERITA ACARA
KANTOR PUSAT/CABANG….. EVALUASI KUALIFIKASI
PEKERJAAN : PENGADAAN ………… TANGGAL : …….20….
Pada hari ini, ………..tanggal ……..bulan ……….tahun ………..(..-..-20..),
telah disusun berita acara hasil evaluasi kualifikasi atas dokumen PT. ……..,
PT……….., PT. …………, PT. ………….Untuk Pengadaan ……..sesuai
pembuktian kualifikasi dapat disimpulkan sebagai berikut:
No Isian Kualifikasi Keterangan
1 Pakta Integritas
2 Formulir Isian Kualifikasi
3 Data Administrasi
4 Izin Usaha
5 Landasan Hukum Pendirian Badan
Usaha
6 Pengurus
7 Data Keuangan
8 Data Pengalaman Perusahaan
Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sesungguhnya dan sebenar –
benarnya untuk dipergunakan seperlunya.
Jakarta, … Mei 20…
Tim Pengadaan ………
,………………….
Ketua Tim/Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 145
Contoh Form Daftar Hadir Aanwijzing Rekanan
DAFTAR HADIR PESERTA
PENJELASAN PEKERJAAN (AANWIJZING)
PENGADAAN ……
HARI:……, TANGGAL … …… 20…
NO NAMA
PERUSAHAAN
NAMA
PEDAFTAR
/ JABATAN
ALAMAT
KANTOR
NO
TELEPON/
NO
FAX/EMAIL
TANDA
TANGAN
1
2
Dst…
Contoh Form Daftar Hadir Tim Aanwijzing
DAFTAR HADIR TIM PENGADAAN
PENJELASAN PEKERJAAN (AANWIJZING)
PENGADAAN ……
HARI: ……, TANGGAL … …… 20…
NO. NAMA JABATAN TANDA TANGAN
1 Ketua
2 Wakil Ketua
3 Sekretaris
Dst…
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 146
Contoh Berita Acara Aanwijzing 1/2
PT JASA RAHARJA (PERSERO) BERITA ACARA
KANTOR PUSAT/CABANG….. PENJELASAN PEKERJAAN
(AANWIJZING)
PEKERJAAN : PENGADAAN …… TANGGAL : …….20….
Pada hari ini …………..tanggal ……….bulan ………….tahun …….(..-..-20…),
kami yang bertandatangan dibawah ini Tim Pengadaan ………………dan 2 (dua)
wakil dari rekanan, telah mengadakan rapat penjelasan pekerjaan (Aanwijzing).
Peserta rapat penjelasan (Aanwijzing) terdiri dari Tim Pengadaan dan
…..(……………..) rekanan yang diundang. Rapat penjelasan (Aanwijzing)
tersebut meliputi :
Pembukaan oleh Ketua Tim Pengadaan.
Penjelasan Syarat Administrasi dan Spesifikasi Teknis dan Metode
Evaluasi Pelelangan oleh Tim Pengadaan.
Dalam rapat penjelasan (Aanwijzing), telah dilakukan penegasan pasal demi
pasal terhadap buku dokumen pelelangan dengan perubahan sebagai berikut :
1. 2. Pemasukan penawaran akan diadakan pada :
Hari :
Tanggal : 20…
Dimulai jam : ………WIB
Ditutup jam : ………WIB
Tempat di : ………..
3. HPS/Paguanggaranpengadaan………..ini adalah Rp.……(…….rupiah).
Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sesungguhnya dan sebenar –
benarnya dalam …….(…………..) rangkap untuk dipergunakan seperlunya.
Tim Pengadaan ………
………………..
Ketua Tim
Wakil Rekanan 1 Wakil Rekanan 2
PT. PT.
……… ………
(nama dan jabatan) (nama dan jabatan)
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 147
Contoh Berita Acara Aanwijzing 2/2 Catatan :
1. Hal-hal yang mengalami perubahan baik persyaratan administrasi maupun
spesifikasi teknis, system evaluasi, dll agar dituangkan dalam berita acara
penjelasan pekerjaan (atau dibuatkan lampiran yang merupakan satu kesatuan)
2. Agar dilengkapi daftar hadir rapat yang terdiri dari :
a. Daftar hadir Tim Pengadaan
b. Daftar hadir Tim konsultan perencana (bilamana ada)
c. Daftar hadir rekanan peserta pelelangan
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 148
Contoh Form Daftar Hadir Peserta Pemasukan dan Pembukaan
Penawaran Rekanan
DAFTAR HADIR PESERTA
PEMASUKAN DAN PEMBUKAAN PENAWARAN
PENGADAAN ……
TANGGAL … …… 20…
NO NAMA
PERUSAHAAN
NAMA
PEDAFTAR
/ JABATAN
ALAMAT
KANTOR
NO
TELEPON/
NO
FAX/EMAIL
TANDA
TANGAN
1
2
Dst…
Contoh Form Daftar Hadir Peserta Pemasukan dan Pembukaan
Penawaran Tim
DAFTAR HADIR TIM PEMASUKAN DAN PEMBUKAAN
PENAWARAN
PENGADAAN ……
TANGGAL … …… 20…
NO. NAMA JABATAN TANDA TANGAN
1 Ketua
2 Wakil Ketua
3 Sekretaris
Dst…
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 149
Contoh Berita Acara Pemasukan dan Pembukaan Penawaran
PT JASA RAHARJA (PERSERO) BERITA ACARA
KANTOR PUSAT / CABANG….. PEMASUKAN DAN
PEMBUKAAN
PENAWARAN
PEKERJAAN : PENGADAAN …………….. Tanggal : …….20…
Pada hari ini …………Tanggal ………..bulan …………tahun
………………., kami yang bertandatangan dibawah ini Tim Pengadaan
…………………dan 2 (dua) wakil dari rekanan, telah mengadakan rapat
pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran.
Dalam pelaksanaan pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran ini
telah disepakati bersama untuk ditunjuk 2 (dua) orang wakil dari rekanan.
Hasil dari pemasukan dan pembukaan penawaran tersebut adalah sebagai berikut :
1…..
2……
Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sesungguhnya dan sebenar –
benarnya dalam … (……) rangkap untuk dipergunakan seperlunya.
Tim Pengadaan ……………..
………………………….
Ketua Tim
Wakil Rekanan (1) Wakil Rekanan (2)
PT/CV. …………… PT /CV……….
…………… …………………
(Nama & Jabatan) (Nama & Jabatan)
Catatan :
1. Segala peristiwa yang terjadi pada saat pembukaan penawaran agar
dituangkan dalam berita acara)
2. Dilengkapi dengan daftar hadir :
a. Tim pengadaan
b. Rekanan Peserta pelelangan
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 150
Contoh Surat Permintaan Penawaran
Harga (SPPH)
………,………20…
Nomor : UM/R/ /20…
Sifat : Penting
Hal : Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)
Yth. Direktur
PT. ………
Harap kirimkan kepada kami penawaran Saudara untuk Pengadaan …
dengan rincian dibawah ini :
N Spesifikasi Barang / Jasa Jumlah
………………
………………
………………
Keterangan :
Penawaran harga termasuk Pajak
Menyampaikan jangka waktu pelaksanaan
dst
Penawaran Saudara kami harapkan dapat diterima paling lambat pada
tanggal ………… 20…
Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Divisi /Cabang …….
……………
Kepala Divisi/Cabang
Surat ini bukan
Merupakan pesanan
Kantor Pusat/Kantor Cabang …: Jalan ………, Telepon: ………, Faksimile : ………, Situs (Website) www.jasaraharja.co.id Pos-El (E-mail) ………@jasaraharja.co.id
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 151
Contoh Lampiran KAK Untuk Pekerjaan Konsultansi (dilampirkan di
SPPH) 1/2
KERANGKA ACUAN KERJA ( KAK )
PENGADAAN ……
A. (Nama Pengadaan)
Sesuai dengan Visi Jasa Raharja yaitu menjadi perusahaan terkemuka di
bidang Asuransi dengan mengutamakan penyelenggaraan program
Asuransi Sosial dan Asuransi Wajib sejalan dengan kebutuhan masyarakat.
Setiap orang yang melakukan perjalanan baik di darat, laut dan udara akan
dilindungi oleh PT. Jasa Raharja sebagai perusahaan Negara yang melayani
Asuransi Jiwa sosial.
(Penjelasan Pekerjaan)
B. Umum
1. Pengembangan Aplikasi Mobile Lakalantas dalam rangka melakukan
pelayanan santunan kepada masyarakat dan monitoring tingkat
kecelakaan Lalu-lintas.
2. Pengembangan Aplikasi Mobile LAKA LANTAS ini bertujuan untuk
memudahkan Surveyor yang bertugas di lapangan untuk melakukan
tugasnya.
3. Fitur dari modul aplikasi ini, dibuat juga untuk Eksekutif agar dapat
lebih mudah memantau proses Pelayanan PT. Jasa Raharja terhadap
korban kecelakaan Lalu lintas.
C. Maksud dan Tujuan
1. …….
2. …….
D. Lingkup Pekerjaan.
1. Lingkup Kegiatan/Proyek adalah : ……
2. Lingkup Pekerjaan adalah :
Pengadaan …… ini meliputi :
a. ……
b. ……
c. ……
E. Kegiatan Yang Dilaksanakan
Pekerjaan yang dilakukan pada Pengadaan …… adalah ……
F. Durasi Pekerjaan
Pengembangan Aplikasi Mobile ini dilakukan maksimal …… bulan dengan
…….
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 152
Contoh Lampiran KAK Untuk Pekerjaan Konsultansi (dilampirkan di
SPPH) 2/2
G. Pelaksana Kegiatan
a) ……
b)
H. Tenaga
1. Untuk melaksanakan tujuannya, konsultan harus menyediakan tenaga
yang memenuhi ketentuan proyek, baik ditinjau dari segi lingkup
proyek maupun tingkat kompleksitas pekerjaan.
2. Tenaga-tenaga ahli yang dibutuhkan dalam untuk masing-masing
kegiatan perencanaan sekurang-kurangnya terdiri dari :
1) Project Manager : … orang
2) System Analyst : … orang
3) Database Administrator : … orang
4) Developer : … orang
5) Implementor : … orang
6) Dokumentator : … orang
I. Keluaran
…….
J. Penutup
1. ……
2. ……
Jakarta, ……… 20…
……
Kepala Divisi/Kepala Cabang
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 153
Contoh Berita Acara Evaluasi Pemilihan Langsung/Pelelangan 1/3
PT. JASA RAHARJA (PERSERO)
KANTOR PUSAT
BERITA ACARA
EVALUASI PEMILIHAN
LANGSUNG / PELELANGAN
PEKERJAAN : Pengadaan ……… Tanggal : … ………
20…
Pada hari ini …… tanggal ………… bulan ……… tahun ……… (…-…-20…),
Pengadaan …telah diadakan penelitian terhadap seluruh dokumen penawaran dari
penyedia barang atau jasa yang mengikuti proses (pemilihan langsung/pelelangan)
yaitu sebagai berikut :
a. (Pemilihan langsung/Pelelangan)Pengadaan …………… dilaksanakan
berdasarkan ketentuan yang tercantum dalam Surat Keputusan Direksi nomor
KEP/14/2012 tanggal 18 Januari 2012 tentang SPO Pengadaan Barang / Jasa
yang dilaksanakan dengan sistem ……….
b. … (……) rekanan telah dipilih dalam pengadaan ………
c. Ke … (……) peserta tersebut memenuhi persyaratan pengadaan ……….
Evaluasi terhadap semua penawaran yang masuk dan dinyatakan sah dalam
pengadaan ini, dengan evaluasi sebagai berikut :
A. Evaluasi Administrasi :
No Nama Perusahaan
Ak
ta
NP
WP
TD
P
SIU
P
SIT
U/
Do
mis
i
li Ketera
ngan
1
2
Dst…
B. Evaluasi Teknis
No Nama Penyedia Barang Kesesuaian
Spesifikasi Keterangan
1
2
Dst…
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 154
Contoh Berita Acara Evaluasi Pemilihan Langsung/Pelelangan 2/3
C. Evaluasi Harga Penawaran:
No
Nama Penyedia Barang atau Jasa Penawaran
Pagu Anggaran Rp……………
H P S Rp……………
1 Rp……………
2 Rp……………
Dst…
Kesimpulan :
………
Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dapat dipergunakan seperlunya
Divisi Umum
……………
Kepala Divisi/Kepala Cabang
Contoh Penilaian Evaluasi Sistem Nilai (Merit Point System)
Cara perhitungan sebagai berikut :
Penawar Penawar Penawar
- A - - B - - C -
1 Harga Alat 60% (Setelah Dievaluasi) 60 60 55 55
2 Harga Suku Cadang 10 7 4 5
3 Desain dan Kinerja 5 3 4 5
4 Waktu Penyerahan 5 3 3 5
5 Pelayanan Passcajual 10 6 7 8
6 Standarisasi 10 6 8 8
Total 100 85 81 86
Peringkat II III I
Unsur PenilaianNo
SISTEM NILAI
(Merit Point System)
Pengadaan Barang : 1 (satu) Unit Turbin Air
Nilai Bobot
EVALUASI TEKNIS (40%)
Harga Suku
Cadang
Desain dan
Kinerja
Waktu
Penyerahan
Pelayanan
Pasca JualStandarisasi Nilai Bobot
Nilai Bobot
(score)
25% 12.50% 12.50% 25% 25% 100%
10 5 5 10 10 40 40
17.50% 7.50% 7.50% 15% 15% 62.50%
7 3 3 6 6 25
10% 10% 7.50% 17.50% 20% 65.00%
4 4 3 7 8 26
12.50% 12.50% 12.50% 20% 20% 77.50%
5 5 5 8 8 31
Nama Penyedia
Barang
A
No.
1
2 B
3 C
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 155
Bila menggunakan nilai minimal ambang batas (passing grade), hal ini harus
dicantumkan dalam dokumen lelang. Untuk itu, Tim/Panitia Pengadaan membuat
daftar urutan yang dimulai dari penawaran harga terendah untuk semua
penawaran yang memperoleh nilai minimal (passing grade).
Ketentuan :
Nilai Lulus (Passing Grade) :
a. Nilai Total Angka Keseluruhan (1 + 2 + 3 ) > 60
b. Nilai Total Angka Bagian 1,2 dan 3> 50% x skor bobot Bagian masing-
masing
Penilaian :
Penyedia Barang/Jasa A, B, C, D dan E tidak lulus karena tidak memenuhi
persyaratan nilai minimal
Penyedia Barang/Jasa F lulus karena memenuhi persyaratan nilai minimal
CARA PENILAIAN
A B C D E F
1 Kualifikasi Tenaga Ahli Inti
a. Tingkat Pendidikan 6 2 3 4 6 3 3
b. Pengalaman Kerja Sejenis 18 7 9 10 18 7 9
c. Penguasaan Bahasa 6 3 4 4 6 4 3
Total Angka Bagian - 1 30 12 16 18 30 14 15
2 Pendekatan dan Metodologi
a. Pemahaman atas KAK 10 4 5 6 10 10 5
b. Hasil Kerja 6 3 3 4 6 6 3
c. Peralatan 4 2 2 3 4 4 2
d. Kualitas Metodologi 10 5 5 7 10 10 5
Total Angka Bagian - 2 30 14 15 20 30 30 15
3 Pengalaman Perusahaan
a. Pengalaman Kerja Sejenis 18 8 9 7 9 17 14
b. Pengalaman Kondisi Lapangan 14 7 7 6 6 13 10
c. Referensi Pendukung 8 3 4 7 3 8 6
Total Angka Bagian - 3 40 18 20 20 18 38 30
Total Angka Keseluruhan 100 44 51 58 78 82 60
No kriteriaSkor
Bobot
Penilaian Rekanan
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 156
Contoh Berita Acara Negosiasi dan Klarifikasi Harga
PT JASA RAHARJA (PERSERO) BERITA ACARA
KANTOR PUSAT/CABANG … NEGOSIASI DAN
KLARIFIKASI
HARGA
Pekerjaan : Pengadaan …… Tanggal : … ……
20…
Pada hari ini…tanggal…bulan…tahun…, kami yang bertandatangan dibawah ini :
Nama : ……
Jabatan : Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang
Alamat Kantor : ……
Dalam hal ini bertindak melaksanakan jabatan tersebut untuk dan atas nama PT
Jasa Raharja (Persero)/Cabang……, selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama.
Nama : ……
Jabatan : ……
Alamat Kantor : ……
Dalam hal ini bertindak melaksanakan jabatan tersebut untuk dan atas nama PT.
……, selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua.
Pihak Pertama sesuai dengan kewenangannya mengajukan permintaan penurunan
harga Pengadaan ……. Pihak Kedua setelah mempertimbangkan permintaan
Pihak Pertama menyatakan (tidak bersedia) / (bersedia) menurunkan harga yang
ditawarkan, dengan perincian sebagai berikut:
Rincian Klarifikasi
Teknis,Jangka waktu
dan Harga sebelum
negosiasi
Klarifikasi Teknis,
Jangka waktu dan
Harga setelah
negosiasi
Pengadaan … Rp………,00
Termasuk Pajak
Rp………,00
Termasuk Pajak
Spesifikasi:
……
Jangka Waktu Pelaksanaan … Hari kalender … Hari kalender
Demikian berita acara ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
PIHAK KEDUA, PIHAK PERTAMA
PT. … Divisi Umum/Cabang
…… ……
…… Kepala Divisi/Kepala Cabang
Paraf……
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 157
Contoh Pengumuman Pemenang
Jakarta , …… 20…
Nomor : UM/R/ /20…
Sifat : ………
Hal : Pemenang Pengadaan ……………
Yth. Direktur
PT / CV ……………
……………………
Berdasarkan Hasil Evaluasi Pengadaan ……………, dengan ini
ditetapkan sebagai pemenang adalah:
Nama Perusahaan : PT / CV ……
Alamat : Jl. ……………
Jumlah biaya : Rp…………… termasuk Pajak.
Terbilang : ………………
Jangka Waktu Pelaksanaan : …… hari kalender
Nomor Pokok Wajib Pajak : ………………
Selanjutnya kepada penyedia barang yang ditetapkan sebagai pemenang
Pengadaan ……………… tersebut, segera mempersiapkan segala
sesuatunya untuk pelaksanaannya.
Atas perhatian dan partisipasi Saudara kami ucapkan terima kasih.
Divisi /Cabang ………
……………
Kepala Divisi/Cabang
Catatan :
Pengumuman disampaikan kepada seluruh rekanan / peserta pengadaan
yang mengajukan penawaran.
Kantor Pusat/Kantor Cabang …: Jalan ………, Telepon: ………, Faksimile : ………, Situs (Website) www.jasaraharja.co.id Pos-El (E-mail) ………@jasaraharja.co.id
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 158
Contoh Penunjukan Penyedia Pengadaan
(SPPBJ)
………………, …… 20…
Nomor : UM/R/ /20…
Sifat : Penting
Hal : Penunjukan Penyedia Pengadaan …………… (SPPBJ)
Yth. Direktur
PT. …………
Dengan ini kami menunjuk Saudara selaku pelaksana pengadaan ………
dan meminta untuk segera melaksanakan pekerjaan tersebut dengan rincian
sebagai berikut:
Nama Pekerjaan : Pengadaan ……………
Nilai Pekerjaan :Rp …… (……… rupiah) termasuk pajak.
Jangka waktu pelaksanaan : … (………) hari kalender
Selanjutnya diminta kepada Saudara untuk :
Menyerahkan jaminan pelaksanaan minimal sebesar 5% (lima persen) dari
nilai pekerjaan yang ditujukan kepada PT Jasa Raharja (Persero) dengan
alamat : Jl. ……………….
Menandatangani perjanjian kerjasama paling lambat 14 (empat belas) hari
kalender setelah ditandatangani surat ini.
Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami ucapkan terima kasih
Divisi /Cabang……
……………
Kepala Divisi/Cabang
Kantor Pusat/Kantor Cabang …: Jalan ………, Telepon: ………, Faksimile : ………, Situs (Website) www.jasaraharja.co.id Pos-El (E-mail) ………@jasaraharja.co.id
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 159
Contoh Surat Perintah Mulai Kerja
(SPMK)
Jakarta, …… 20…
Nomor : UM/R/ /2013
Sifat : Penting
Hal : Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)
Yth. Direktur
PT. …
Sehubungan dengan penawaran dari PT. …… pada nomor : …… tanggal
… …… 20… dan Berita Acara Negosiasi Harga tanggal … …… 20…,
sambil menunggu ditandatanganinya Perjanjian Kerjasama Pengadaan
……, dengan ini kami perintahkan kepada Saudara untuk memulai
pelaksanaan pengadaan dimaksud, dengan rincian pekerjaan sebagai
berikut :
Nama Pekerjaan : Pengadaan ……
Nilai Pekerjaan : Rp……,- (…… rupiah) termasuk pajak.
Jangka waktu pelaksanaan : … (……) hari kalender
Selanjutnya diminta kepada Saudara untuk :
Menyerahkan jaminan pelaksanaan sebesar 5% (lima persen) dari nilai
pekerjaan yang ditujukan kepada PT Jasa Raharja (Persero) dengan alamat
: Jl. HR Rasuna Said Kav C2 Kuningan Jakarta Selatan.
Menandatangani perjanjian kerjasama paling lambat 14 (empat belas) hari
kalender dari Surat Perintah Mulai Kerja ini.
Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami ucapkan terima kasih
Tim Pengadaan/Divisi…/Cabang ……
………
Ketua Tim/Kepala Divisi/Kepala Cabang
Kantor Pusat/Kantor Cabang …: Jalan ………, Telepon: ………, Faksimile : ………, Situs (Website) www.jasaraharja.co.id Pos-El (E-mail) ………@jasaraharja.co.id
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 160
Contoh Surat Pesanan
(Isi Disesuaikan dengan Kondisi) 1/2
……, … …… 20…
Nomor : UM / R / /20…
Sifat : Penting
Hal : Pesanan Barang/Jasa
Yth. Direktur
PT / CV ………
Harap kirimkan kepada kami … dengan jumlah dan spesifikasi sebagai
berikut :
No. Uraian / Spesifikasi Barang Jumlah Harga (Rp)
……… (Nama Barang/Jasa)
1 ………… (Spesifikasi) … Rp………
2 ………… …
Harga Rp………
Pajak Rp………
Total Harga Rp………
Terbilang:………rupiah
Tempat Penyerahan : PT Jasa Raharja (Persero)
Jl. ………
Syarat pembayaran :
Pembayaran dilaksanakan setelah pesanan diserahkan seluruhnya dalam
keadaan baru, baik, lengkap serta dapat dipergunakan sebagaimana
mestinya.
Jangka Waktu Pelaksanaan:
Jangka waktu pelaksanaan selama …… hari kalender terhitung sejak
tanggal Surat Pesanan ditandatangani
Syarat…
Kantor Pusat/Kantor Cabang …: Jalan ………, Telepon: ………, Faksimile : ………, Situs (Website) www.jasaraharja.co.id Pos-El (E-mail) ………@jasaraharja.co.id
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 161
Contoh Surat Pesanan
(Isi Disesuaikan dengan Kondisi) 2/2
Syarat-syarat lain :
Apabila terjadi keterlambatan dalam penyerahan pesanan dari jadwal waktu
yang ditetapkan, maka rekanan akan dikenakan sanksi denda 1‰ (satu
perseribu) perhari dari jumlah biaya tersebut diatas maksimum 5% (lima
persen).
Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Divisi Umum
………………
Kepala Divisi/Kepala Cabang
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 162
Contoh Surat Perintah Kerja
(Isi Disesuaikan dengan Kondisi) 1/3
SURAT PERINTAH KERJA Nomor …/ /SPK/20…
Yth.
CV. /PT...............
Jl. .....................
..................................
Berdasarkan …
Pelaksanaan Pekerjaan meliputi :
Pekerjaan pengadaan..........., dengan spesifikasi / volume / jumlah / ukuran
sebagai berikut :
................................ ..................................
Biaya dan cara pembayaran :
1. …
2. dst
Setuju Menerima Perintah, PT Jasa Raharja (Persero)
CV. /PT................................ Divisi Umum/Cabang.........
........................... ...............
Direktur Kepala Divisi /Cabang...........
Kantor Pusat/Kantor Cabang …: Jalan ………, Telepon: ………, Faksimile : ………,
Situs (Website) www.jasaraharja.co.id Pos-El (E-mail) ………@jasaraharja.co.id
halaman 3 dari 3
Paraf PIHAK PERTAMA Paraf PIHAK KEDUA
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 163
Contoh Perjanjian Kerjasama (Isi Disesuaikan dengan Kondisi) 1/3
PERJANJIAN KERJASAMA
ANTARA
PT JASA RAHARJA (PERSERO)
DENGAN
PT. ……………
TENTANG
PENGADAAN ……………
NomorUM/ /SP/20…
Nomor
Pada hari ini, …… tanggal …… bulan …… tahun …… (…-…-20…) di
..............., kami yang bertanda tangan di bawah ini:
1. ………, selaku Kepala Divisi / Cabang ………PT Jasa Raharja (Persero),
dalam hal ini bertndak dalam jabatannya tersebut untuk dan atas nama PT Jasa
Raharja (Persero), beralamat di Jalan ………………, selanjutnya disebut
sebagai PIHAK PERTAMA;
2. ……… selaku Direktur PT.……… beralamat di Jl. ………………, dalam hal
ini bertindak dalam melaksanakan jabatan tersebut untuk dan atas nama PT.
………………selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA.
…
dst
PASAL 1
KETENTUAN UMUM
1. …
2. dst
PASAL 2
PELAKSANAAN PEKERJAAN PIHAK PERTAMA memberikan pekerjaan kepada PIHAK KEDUA
sebagaimana PIHAK KEDUA menerima pekerjaan dari PIHAK PERTAMA,
berupa pengadaan ………………dengan perincian
1. ………………
2. dst
halaman 3 dari …
Paraf PIHAK PERTAMA Paraf PIHAK KEDUA
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 164
Contoh Perjanjian Kerjasama (Isi Disesuaikan dengan Kondisi) 2/3
PASAL 3
BIAYA PENGADAAN 1. …
2. dst
PASAL 4
JAMINAN PELAKSANAAN 1. …
2. dst
PASAL 5
JANGKA WAKTU PELAKSANAAN
1. …
2. dst
PASAL 6
MASA PEMELIHARAAN
1. …
2. dst
PASAL 7
UANG MUKA
1. …
2. dst
PASAL 8
CARA PEMBAYARAN
…
PASAL 9
DENDA DAN SANKSI
1. …
2. dst
PASAL 10
FORCE MAJEURE 1. …
2. dst
halaman 3 dari …
Paraf PIHAK PERTAMA Paraf PIHAK KEDUA
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 165
Contoh Perjanjian Kerjasama (Isi Disesuaikan dengan Kondisi) 3/3
PASAL 11
PENYELESAIAN PERSELISIHAN
1. …
2. dst
PASAL 12
PENUTUP
1. …
2. dst
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA
PT. .............. PT Jasa Raharja
(Persero)
Direksi, Divisi …/Cabang…….
.............. ..............
Direktur Kepala Divisi/Cabang
halaman 3 dari…
Paraf PIHAK PERTAMA Paraf PIHAK KEDUA
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 166
Contoh Berita Acara Serah Terima
PT JASA RAHARJA (PERSERO) BERITA ACARA
SERAH TERIMA
PEKERJAAN
:
Pengadaan ………
Tanggal
:
…… 20…
Pada hari ini …… tanggal ……… bulan …… tahun …, yang bertanda tangan
dibawah ini :
1. N a m a : ……
J a b a t a n : ……
Alamat Kantor : Jl. ……
Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA
2. N a m a : ……
J a b a t a n : ……
Alamat Kantor : ……
Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.
Dengan ini PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA menyatakan sebagai berikut
:
1. PIHAK KEDUA menyerahkan hasil pekerjaan Pengadaan
……………………………, yang dilaksanakan oleh PIHAK KEDUA
sesuai dengan Surat Pesanan/Surat Perintah Kerja/Perjanjian Kerjasama
No. ………/………/2011tanggal …… 20….
2. PIHAK PERTAMA menyatakan menerima dengan baik dan lengkap
hasil pelaksanaan pekerjaan serta dapat dipergunakan sebagaimana
mestinya, terhitung sejak Berita Acara ini ditanda tangani.
Demikian Berita Acara Serah Terima ini dibuat dalam rangkap secukupnya
untuk dapat dipergunakan seperlunya.
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA
PT. ……… PT. Jasa Raharja
(Persero)
………… ……
(jabatan) (jabatan)
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 167
Contoh Laporan Penyelesaian Pekerjaan
Laporan Penyelesaian Pekerjaan Pengadaan ……………… (Unit Teknis)
Pada hari ini ……… tanggal ………… Bulan …… Tahun Dua Ribu Dua Belas,
yang bertanda tangan dibawah ini :
1. N a m a : ……
J a b a t a n : ……
Alamat Kantor : Jl. ……
Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA
2. N a m a : ……
J a b a t a n : ……
Alamat Kantor : ……
Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.
Dengan ini PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA menyatakan sebagai berikut
:
1. PIHAK KEDUA menyerahkan hasil pekerjaan Pengadaan
……………………, yang dilaksanakan oleh PIHAK KEDUA sesuai dengan
Surat Pesanan/Surat Perintah Kerja/Perjanjian Kerjasama No.
………/………/20…tanggal …… 20….
2. PIHAK PERTAMA menyatakan menerima dengan baik dan lengkap hasil
pelaksanaan pekerjaan serta dapat dipergunakan sebagaimana mestinya,
terhitung sejak Laporan Penyelesaian Pekerjaan ini ditanda tangani.
Demikian Laporan Penyelesaian Pekerjaan ini dibuat dalam rangkap secukupnya
untuk dapat dipergunakan seperlunya.
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA
PT. ……… PT. Jasa Raharja (Persero)
…… ……
…… ……
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 168
Contoh Checklist Pemeriksaan Barang
CHECKLIST PEMERIKSAAN BARANG :
PENGADAAN …
No.
Uraian/Spesifikasi
Barang
Checklist
Keterangan
ADA/YA
TIDAK
1.
(Spesifikasi sesuai
kontrak)
2
(lampirkan foto)
……, … ……20… Mengetahui
Pemeriksa Divisi…/ (User)
Unit Umum ……
…… ……
…… ……
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 169
Contoh Daftar Nama Rekanan
No Nama
Perusahaan Alamat
Contact
Person Email Nmr Telepon
1
2
3
…
…
…
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 170
Contoh Kuesioner Kepuasan Supplier 1/3
KUESIONER
SURVEY KEPUASAN SUPPLIER (PEMASOK)
PENGADAAN BARANG/JASA
PT JASA RAHARJA (PERSERO)
INFORMASI ANDA AKAN DIJAMIN KERAHASIAANNYA
1. Jabatan Anda dala perusahaan
Pemilik Direksi Manager Lainnya
2. Sudah berapa lama Anda bekerja sama dengan PT Jasa Raharja (Persero) ?
Kurang dari 1 tahun Lebih dari 1 tahun
3. Metode Pengadaan Barang/Jasa yang pernah Anda ikuti (boleh lebih dari satu):
Pembelian Langsung Pelelangan
Pengadaan Langsung Penunjukan Langsung
Pemilihan Langsung
4. Puaskah Anda terhadap proses pengadaan barang/jasa di PT Jasa Raharja
(Persero)
a. Puas b. Tidak Puas
Jika tidak puas, sebutkan alasannya :
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
5. Apakah Anda masih ingin bekerjasama dengan PT Jasa raharja (Persero) dalam
hal pengadaan barang/jasa
b. Ya b. Tidak
Jika tidak, sebutkan alasannya :
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 171
Contoh Kuesioner Kepuasan Supplier 2/3
Petunjuk : berdasarkan pengalaman anda selama melaksanakan proses pengadaan
barang/jasa di PT Jasa Raharja (Persero), berilah tanda silang () pada kolom
yang telah disediakan, sesuai dengan harapan anda dan kenyataan.
Keterangan:
1. Tidak Memuaskan (TM)
2. Kurang Memuaskan (KM)
3. Cukup Memuaskan (CM)
4. Memuaskan (M)
5. Sangat Memuaskan (SM)
Daftar Pertanyaan :
No Pertanyaan TM KM CM M SM
1 2 3 4 5
1 Informasi mengenai pengadaan barang/jasa dapat
di akses dengan mudah (tidak dihalang-halangi,
jelas dan lengkap
2 Jangka waktu pengumuman cukup memadai
(tidak terlalu singkat)
3 Pendaftaran menjadi rekanan melalui website
cukup mudah
4 Pengadaan barang/jasa terbuka bagi setiap
penyedia barang/jasa yang memenuhi syarat.
5 Integritas penyelenggara pengadaan barang/jasa
cukup tinggi
6 Komunikasi dua arah antara supplier dan
penyelenggara pengadaan barang/jasa terjalin
dengan baik
7 Informasi pada saat penjelasan pekerjaan
(Aanwijzing) disampaikan dengan lengkap dan
jelas
8 Perubahan spesifikasi (bila ada) disampaikan
kepada rekanan
9 Penandatangan kontrak tidak ditunda-tunda
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 172
10 Hak dan Kewajiban para pihak dalam kontrak
ditulis secara jelas , lengkap, adil dan profesional
11 Para pihak dalam kontrak dapat memberikan
solusi atas permasalahan yang muncul (jika ada)
didalam proses pengadaan barang/jasa
12 Seluruh jadwal pelaksanaan pengadaan
barang/jasa dilaksanakan tepat waktu (sesuai
jadwal)
13
Pelaksanaan pekerjaan tidak dipersulit
14 Proses penagihan tidak sukar
15 Proses pembayaran dilakukan tepat waktu/sesuai
dengan isi kontrak (tidak berbelit-belit)
HARAPAN SUPPLIER/PEMASOK:
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Terima kasih atas partisipasi Anda dalam kegiatan pengadaan barang/jasa
di PT Jasa Raharja (Persero). Masukan obyektif Anda akan menjadi
perhatian kami dalam meningkatkan kinerja pengadaan barang/jasa di
PT Jasa Raharja (Persero)
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 173
Contoh Evaluasi Kinerja Suplier 1/2
FORMULIR EVALUASI SUPPLIER
Formulir Evaluasi Supplier ini digunakan untuk evaluasi terhadap seluruh
pemasok yang telah melaksanakan pekerjaan pengadaan barang/jasa di
lingkungan perusahaa natas kinerja dan kosistensi supplier/pemasok dalam
menyediakan barang/jasa kepada Perusahaan.
Tanggal Pengisian : ………………………………………………………
Unit Kerja (User) : ………………………………………………………
Nama Pemasok : ………………………………………………………
Alamat Pemasok : ………………………………………………………
Jenis pengadaan barang/jasa yang dikerjakan :
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
Mohon berikan tanda silang (X) untuk angka penilaian 0 sd 5 pada kolom
dibawah :
No. URAIAN
0
Abstain
1
Buruk
2
Cukup
3
Baik
4
Baik
Sekali
1 Bagaimana kualitas barang/jasa
yang dipasok ?
2 Bagamana proses penagihan
(sesuai kontrak) ?
3 Bagaimana dengan penawaran
harga yang dibuat oleh pemasok ?
4 Bagaimana Pemasok dalam
memenuhi kesepakatan yang telah
dibuat bersama?
5 Bagaimana anda menemukan
keandalan pengiriman pemasok?
6 Apakah Jumlah yang dikirimkan
pemasok sudah sesuai dan benar ?
7 Bagaimana barang/jasa yang
disampaikan pemasok (sudah
benar) ?
8 Bagaimana proses pengiriman
barang/jasa (sesuai dengan
kontrak) ?
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 174
9 Bagaimana pemasok
memberitahukan anda ketika
terjadi delay pengiriman (jika
ada) ?
10 Apakah ada informasi dari
pemasok saat terjadi kesalahan
dalam pengiriman (tepat waktu)
11 Apakah pemasok memberikan
solusi ketika terjadi permasalahan
?
12 Apakah Pemasok cukup fleksibel?
13 Bagaimana pemasok melakukan
kesepakatan ketika terjadi pesanan
penting/pengiriman/maupun
pengembalian barang ?
14 Apakah pemasok
menginfomasikan perkembangan
jenis barang/jasa yang baru
15 Bagaimana komunikasi dengan
wakil pemasok
CATATAN :
Apakah anda mempunyai saran ataupun komentar ?
Jakarta, ……………………………
Mengetahui
Unit Kerja (user) : ………………………………………
Divisi/Cabang
Nama : ………………………………………
Jabatan : ………………………………………
.......................................
Tanda tangan : …………………………… Kepala Divisi/Cabang