BAHAN AJAR

DIKLAT TEKNIS ADMINISTRASI PRAKOM

Mata Diklat:

REKAYASA SISTEM INFORMASI

Disusun Oleh :

Dede Trinovie Rawung SSi, Mstat Utama Andri Arjita., ST., MT

Arbi Setiyawan SST.,MT

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN BADAN PUSAT STATISTIK (PUSDIKLAT BPS RI)

DAFTAR ISI

Daftar Isi ................................................................................................................... 2

BAB I. Rekayasa Sistem Informasi ......................................................................... 3

1.1. Rekayasa Sistem Informasi ............................................................................... 3

1.2. Siklus Hidup Pengembangan Sistem................................................................. 3

BAB II. Perencanaan Sistem Informasi .................................................................. 6

2.1. Perencanaan Sistem Informasi .......................................................................... 6

2.2. Scope Management .......................................................................................... 7

2.3. Schedule Management ..................................................................................... 8

2.4. Cost Management ............................................................................................11

2.5. Quality Management ........................................................................................12

2.6. Resource Management ....................................................................................13

2.7. Risk Management ............................................................................................14

2.8. Project Charter .................................................................................................15

BAB III. Analisis Sistem Informasi .........................................................................19

BAB IV. Perancangan Sistem Informasi ................................................................22

BAB V. Implementasi Sistem Informasi .................................................................24

BAB VI. Pemeliharaan Sistem Informasi ...............................................................26

BAB VII. Dokumentasi ...........................................................................................27

BAB I. REKAYASA SISTEM INFORMASI

1.1. Rekayasa Sistem Informasi

Rekayasa Sistem Informasi (Software engineering) adalah satu bidang profesi yang mendalami cara-cara pengembangan perangkat lunak termasuk pembuatan, pemeliharaan, manajemen organisasi pengembanganan perangkat lunak dan manajemen kualitas.

IEEE Computer Society mendefinisikan rekayasa perangkat lunak sebagai penerapan suatu pendekatan yang sistematis, disiplin dan terkuantifikasi atas pengembangan, penggunaan dan pemeliharaan perangkat lunak, serta studi atas pendekatan-pendekatan ini, yaitu penerapan pendekatan engineering atas perangkat lunak.

1.2. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Siklus Hidup Pengembangan Sistem atau Systems Development Life Cycle (SDLC) adalah proses pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem tersebut. SDLC juga merupakan pola yang diambil untuk mengembangkan sistem informasi, yang secara umum terdiri dari tahap-tahap: perencanaan (planning), analisis (analysis), perancangan (design), implementasi (implementation) dan pemeliharaan (maintenance).

SDLC

Setiap tahapan SDLC memiliki keluaran yang berbeda-beda. Tahap perencanaan mempunyai keluaran berupa proposal atau rencana proyek (Project Plan) atau Project Charter atau Kerangka Acuan Kerja (KAK). Tahap analisis mempunyai keluaran berupa

kebutuhan pengguna (user requirement). Tahap perancangan mempunyai keluaran Spesifikasi Sistem (System Specification). Tapapan implementasi mempunyai keluaran berupa sistem yang baru. Tahapan pemeliharaan mempunyai keluaran berupa rencana pemeliharaan.

Tahapan SDLC dan keluarannya

Tahapan Keluaran

Perencanaan Rencana Kerja / Project Charter / KAK / Proposal

Analisis User Requirement

Perancangan System Specificaion

Implementasi New System

Pemeliharaan Maintenance Plan

Pengembangan Sistem dan Teknologi Informasi

Aspek ini berkaitan dengan kemampuan seorang individu dalam merencanakan, merancang, membangun, mengujicoba, menerapkan, mengembangkan, menilai, dan mengendalikan sistem informasi. Sistem informasi pada dasarnya dibangun oleh sejumlah komponen yang saling terkait satu dan lainnya, dimana elemen pembentuknya terdiri dari tiga bagian utama, yaitu: manusia (organisasi), proses, dan teknologi. Dalam tataran implementasinya, terdapat berbagai jenis variasi sistem dimaksud, misalnya: system informasi keuangan, sistem informasi sumber daya manusia, sistem informasi korporat, sistem informasirumah sakit, sistem informasi pengendalian, dan lain sebagainya.

Sistem Informasi Terintegrasi

Aspek ini berkaitan dengan kemampuan seorang individu dalam merencanakan, merancang, membangun, menerapkan, mengendalikan, dan mengembangkan sistem informasi terintegrasi dan terpadu yang di dalamnya terdiri dari berbagai komponen penting berupa komponen teknologi, proses, dan manusia. Ruang lingkup yang ditangani sangatlah luas, mulai yang bersifat strategis hingga teknis – termasuk di dalamnya isu-isu penting seperti: manajemen perubahan, dinamika sosial, strategi implementasi, dan lain sebagainya.

Latihan

1. User/Product Owner membawa permintaan kebutuhan (perubahan) software (System Request) ke System Analyst merupakan tahapan pada fase ? Jawaban : Planning (Sistem Proposal)

2. Output apa sajakah pada tahap perencanaan fase pengembangan software ? Jawaban : berupa proposal atau rencana proyek (Project Plan) atau Project Charter atau Kerangka Acuan Kerja (KAK).

3. Dokumen yang diserahkan oleh System Anayst ke Programmer untuk dilakukan Konstruksi (Coding) adalah? Jawaban : Spesifikasi Sistem (System Specification)

BAB II. PERENCANAAN SISTEM INFORMASI

2.1. Perencanaan Sistem Informasi

Perencanaan Sistem Informasi merupakan bagian penting dari rekayasa sistem informasi. Tahap perencanaan perlu dikelola karena rekayasa sistem informasi yang baik adalah selalu memperhatikan anggaran organisasi dan jadwal. Seorang manajer pada sebuah proyek sistem informasi bertugas untuk memastikan bahwa proyek sistem informasi memenuhi dan mengatasi kendala serta menghasilkan sistem informasi yang berkualitas tinggi. Manajemen yang baik tidak dapat menjamin kesuksesan sebuah proyek. Namun, manajemen yang buruk biasanya mengakibatkan kegagalan proyek: sistem informasi tidak sesuai jadwal (terlambat), biaya lebih dari perkiraan semula, atau gagal memenuhi harapan pelanggan.

Kriteria sukses sebuah proyek sistem informasi pada umumnya terkait pada tiga hal tersebut yaitu ketepatan waktu/jadwal, kesesuaian dengan anggaran dan memenuhi harapan dan keinginan pelanggan. Kriteria ini bukan hanya berlaku untuk proyek sistem informasi, tapi berlaku juga untuk hampir semua proyek. Kegagalan pada salah satu aspek ini bisa menyebabkan proyek sistem informasi dianggap gagal.

Pada tahap perencanaan ini juga harus dilakukan break-down pekerjaan menjadi bagian-bagian kecil, mengalokasikan sumber daya pada bagian tersebut, melakukan antisipasi jika muncul masalah dan menyiapkan solusi pada masalah muncul. Rencana proyek sistem informasi, yang dibuat pada awal proyek, digunakan untuk mengkomunikasikan bagaimana pekerjaan akan dilakukan kepada tim proyek dan kepada pelanggan, dan untuk membantu menilai kemajuan proyek sistem informasi. Namun, kadangkala rencana proyek sistem informasi yang dibuat didepan akan mengalami perubahan selama proyek berlangsung.

Kegagalan proyek sistem informasi biasanya disebabkan oleh hal-hal berikut ini:

1) Perencanaan yang buruk, 2) Tujuan proyek sistem informasi yang tidak jelas, 3) Perubahan tujuan proyek yang terjadi selama proyek berlangsung, 4) Perkiraan sumber daya dan perkiraan waktu yang tidak sesuai, 5) Tidak adanya dukungan manager dan pelibatan pelanggan, 6) Kegagalan dalam komunikasi dan bekerja secara tim dan 7) Keahlian yang tidak memadai.

Dalam tahapan perencanaan beberapa kegiatan yang dilakukan adalah penentuan ruang lingkup proyek (Scope Management), Penjadwalan (Schedule Management), Pengaturan Biaya (Cost Management), Manajemen Kualitas (Quality Management), Manajemen Sumber Daya (Resource Management), dan Pengelolaan Risiko (Risk Management).

2.2. Scope Management

Terdapat lima proses yang harus dikembangkan dalam Project Scope Management antara lain:

1. Scope Planning

Scope Planning menjelaskan bagaimana suatu scope didefinisikan, diuji, dan diawasi serta bagaimana Work Breakdown Structure (WBS) akan dibuat. Scope Planning merupakan langkah awal dari scope manajement plan. Ukuran proyek,kompleksitas, kepentingan, dan faktor – faktor lain akan mempengaruhi seberapa banyak usaha yang dihabiskan pada scope planning.

Hasil utama dari scope planning adalah suatu scope management plan yang mempersiapkan suatu dokumen yang berisi deskripsi bagaimana tim akan mempersiapkan project scope statement, membuat WBS, memastikan penyelesaian dari proyek yang dikerjakan dan mengontrol perubahan pada scope proyek.

2. Scope Definition

Langkah selanjutnya adalah menentukan lebih lanjut pekerjaan yang dibutuhkan untuk proyek. Scope definition yang bagus sangat penting untuk kesuksesan proyek karena sangat membantu meningkatkan akurasi dari waktu, biaya, dan sumber yang digunakan, serta menegaskan suatu baseline untuk memastikan kemampuan dan mengontrol proyek dan juga membantu dalam memperjelaskan komunikasi dalam tanggung jawab kerja. Hasil utama dari scope definition adalah project scope statement.

3. Create WBS

Setelah menyelesaikan proses scope palnning dan definition, langkah selanjutnya dalam project management adalah membuat suatu work breakdown structure (WBS). WBS adalah pengelompokan pekerjaan sulit dalam suatu proyek yang menentukan total scope dari proyek. Karena banyak proyek melibatkan banyak orang dan banyak perbedaan, ini sangat penting untuk menyusun dan memutuskan pekerjaan kedalam bagian logika dan didasari pada bagaimana pekerjaan akan dapat ditingkatkan. WBS merupakan dokumen pondasi pada project manajement karena menyediakan dasar untuk perencanaan dan pengaturan jadwal proyek, biaya, sumber, dan perubahan.

WBS sering digambarkan sebagai suatu task-oriental family tree dari aktivitas, sama dengan suatu bagan organisasi, suatu tim proyek sering menyusun WBS untuk produk proyek, fase proyek, atau menggunakan project management process group. Banyak orang suka membuat WBS dalam bagan untuk membantu membayangkan proyek dan semua bagian utama dari proyek tersebut.

Work Breakdown Structure

4. Scope Vertifications

Melibatkan persetujuan formal dari project scope yang diselesaikan oleh stakeholders. Persetujaun ini sering dicapai dengan melakukan penyelidikan pada pelangaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk mengevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar dan menimbulkan kepuasan.

5. Scope Control

Tujuan dari scope control adalah mempengaruhi factor yang menyebabkan perubahan scope, menyakinkan perubahan yang diproses berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur perubahan ketika perubahan ini terjadi. Scope control termasuk mengidentifikasikan, mengevaluasi, dan mengimplementasikan perubahan dari project scope sebagai progress dari proyek.

2.3. Schedule Management

Schedule Management merupakan proses penetapan kebijakan, prosedur, serta dokumentasi untuk perencanaan, pengembangan, pengelolaan, pelaksanaan serta pengendalian jadwal proyek yang bertujuan untuk memastikan penyelesaian suatu proyek secara tepat waktu. Schedule Management menjadi pedoman tentang bagaimana jadwal proyek akan dikelola.

Dalam Schedule Management Process, kegiatan ditentukan, urutan kegiatan ditentukan, sumber daya yang akan melakukan kegiatan ini direncanakan serta jangka waktu kegiatan diperkirakan. Kemudian, keseluruhan jadwal proyek terbentuk. Terlepas dari akurasi

perencanaan proyek, nilai aktual proyek akan berbeda dari yang telah direncanakan, kemudian apabila terdapat penyimpangan dalam jadwal proyek maka tindakan perbaikan serta pencegahan diperlukan untuk kembali ke jalur semula.

Aktivitas yang dilakukan dalam Schedule Management adalah:

1) Activity Definition

Mendefinisikan aktifitas project kedalam jadwal pengerjaan project. Berdasarkan kebutuhan di setiap fase projectnya .jadi dalam proses ini kita harus lebih mendetailkan lagi aktifitas-aktifitas apa yang di butuhkan dalam perancangan pengerjaan project . terdapat beberapa fase tahapan pembagian tugas, nah di setiap fase itulah yang harus di perjelas tentang apa saja aktifitas yang harus di lakukan, agar dalam aktifitas pengerjaan proyek ini berjalan dengan efisien .

2) Activity Sequencing

Menyusun urutan aktivitas pekerjaan dan mendokumentasikannya.Setiap aktifitas harus di menaj sebaik mungkin, dan jangan lupa mendokumentasikannya karena dokumentasi sangat penting dalam pembuatan sebuah project

3) Activity Resource Estaming

Menghitung setiap tipe sumber daya yang dibutuhkan.Jadi kita harus dapat menganalisis sumber daya apa yang di butuhkan untuk membangaun project agar sesuai dengan yang di inginkan

4) Activity Duration Estaming

Menghitung waktu yang diperlukan untuk mentelesaikan setiap pekerjaan project yang harus di selesaikan setiap waktu. Harus di lakukan agar supaya waktu pengerjaan sesuai dengan perjanjian waktu project

5) Schedule Development

Menganalisis urutan aktuvitas, waktu,kebutuhan sumber saya dengan jadwal pekerjaan project yang dudah di tetapkan.

6) Schedule Control

Mengontrol setiap pengubah jadwal project. Harus bertindak cepat dengan menyesuaikan jadwal-jadwal lainya agar tidak terjadi lost time.

Output utama dari Schedule Management Process adalah Schedule Management. Langkah-langkah yang perlu diambil untuk membuat jadwal proyek yaitu, bagaimana menentukan kegiatan proyek, bagaimana menetapkan sumber daya untuk kegiatan,

bagaimana melakukan estimasi usaha, metode penjadwalan yang harus digunakan. Dan lain sebagainya. Kemudian menentukan alat yang digunakan.

Sequence Activities

Network Diagram / Gantt Chart

2.4. Cost Management

Project Cost Manajement atau biasa disebut dengan manajemen biaya adalah sebuah metode yang menggunakan teknologi untuk mengukur biaya dan produktivitas melalui life-cycle penuh proyek tingkat perusahaan. Cost Manajemen meliputi beberapa fungsi khusus manajemen proyek yang mencakup kontrol pekerjaan seperti memperkirakan, pengumpulan data lapangan, penjadwalan, akuntansi dan desain. Fungsinya untuk menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan budget yang telah disepakati.

Proses yang dilakukan untuk membuat project cost management, yaitu :

1) Plan cost management : Merupakan proses untuk menetapkan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi perencanaan, pengelolaan, pengeluaran, dan pengendalian biaya proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah untuk membuat adanya penjagaan/pemantawan dan pengarahan tentang bagaimana biaya proyek akan dikelola sepanjang proyek dilaksanakan.

2) Estimate cost : merupakan suatu perkiraan pengembangan sumber daya moneter yang diperlukan untuk melengkapi kegiatan proyek.Keakuratan perkiraan proyek akan meningkat selama proyek berlangsung melalui siklus hidup proyek.

3) Determine budget : Merupakan proses menggabungkan estimasi biaya kegiatan individu atau paket pekerjaan untuk menetapkan cost baseline. Manfaat utamanya untuk menentukan cost baseline terhadap kinerja proyek yang dapat dipantau dan dikendalikan.

4) Cost Control : Merupakan suatu Proses pengendalian biaya termasuk dalam monitoring kinerja pembiayaan, meyakinkan bahwa hanya perubahan yang tepat yang termasuk dalam baseline biaya yang direvisi, memberikan informasi pada stakeholders bahwa perubahan dapat mengakibatkan perubahan biaya pula.

Ada beberapa teknik yang digunakan profesional project managers yang dapat digunakan untuk membuat perencanaan biaya dengan akurat, diantaranya:

1) EXPERT JUDGEMENT

Expert judgement menggunakan pengalaman dan pengetahuan seorang ahli untuk memperkirakan biaya proyek. Perkiraan dari seoarang ahli ini bisa tepat, bisa juga bias.

2) ANALOGOUS ESTIMATING

Analogous estimating menggunakan data sebelumnya pada proyek yang sejenis sebagai dasar perkiraan biaya. Perkiraan biaya dapat disesuaikan pada perbedaan aspek yang diketahui antara proyek. Perkiraan ini biasanya digunakan pada awal proyek. Metode ini dianggap kurang akurat dibanding dengan metode lain.

3) PARAMETRIC ESTIMATING

Parametric estimating menggunakan model statistik untuk memperkirakan biaya proyek. Perkiraan ini menggunakan data histori sebagai biaya dasar dalam melakukan penghitungan perkiraan berdasakan perbedaan parameter seperti durasi dan volume.

4) Teknik lainnya adalah Bottom-up estimating, Three-point estimates, Reserve analysis, Cost of Quality (COQ), Project management estimating, Vendor analysis dan Cocomo.

2.5. Quality Management

Quality Management adalah proses yang dilakukan, untuk menjamin proyek dapat memenuhi kebutuhan yang telah disepakati, melalui aturan-aturan mengenai kualitas, prosedur ataupun guidelines. Merupakan semua aktivitas yang dilakukan oleh organisasi proyek untuk memberikan jaminan tentang kabijakan kualitas, tujuan dan tanggung jawab dari pelaksanaan proyek agar proyek dapat memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati.

Kualitas yang dimaksud disini biasanya memiliki hubungan keterkaitan yang sangat erat dengan sejumlah standar internasional, seperti contohnya ISO sebagai panduan sistem manajemen mutu (misalnya dalam pembuatan aplikasi diperhatikan kaidah buku software engineering yang memenuhi software quality assurance).

Kesepakatan ini dapat terukur melalui parameter conformance to requirements (proses dan produk proyek memenuhi spesifikasi) dan fitness for use (produk dapat digunakan sesuai maksud dan tujuannya). Proses ini berinteraksi satu sama lain serta berinteraksi dengan proses di bidang pengetahuan lain. Setiap proses dapat melibatkan usaha dari satu atau lebih orang atau kelompok berdasarkan pada persyaratan proyek.

Project Quality Management terdiri dari 3 tahap, yaitu :

1) Plan Quality

Proses mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek yang sedang dikerjakan dan menentukan bagaimana agar dapat memenuhi standar kualitas tersebut.

2) Quality Assurance

Menjalankan apa yang sudah direncanakan untuk menjamin bahwa tim proyek sudah menjalankan semua proses yang dibutuhkan untuk memenuhi standar kualitas yang relevan.

3) Quality Control

Memonitor hasil-hasil proyek yang spesifik untuk memeriksa apakah sudah memenuhi kualifikasi standar relevan yang sudah disepakati dan mengidentifikasi cara untuk meningkatkan kualitas secara menyeluruh.

2.6. Resource Management

Resource Management (Perencanaan Sumber Daya) merupakan penentuan jenis sumber daya fisik (orang, peralatan, bahan) dan berapa jumlah masing-masing harus digunakan dan kapan mereka akan diperlukan untuk melakukan kegiatan proyek. Hal ini sangat berkaitan dengan pengestimasian biaya.

Sebagai contoh:

- Sebuah konstruksi tim proyek akan perlu paham akan kode bangunan lokal. Pengetahuan ini sering tersedia dari penjual lokal. Namun, jika kelompok tenaga kerja lokal kurang pengalaman dengan teknik konstruksi yang tidak biasa atau khusus, biaya tambahan untuk konsultan mungkin cara yang paling efektif untuk mengamankan pengetahuan tentang kode bangunan lokal.

- Sebuah tim desain otomotif harus akrab dengan teknik perakitan otomatis terbaru. Pengetahuan yang dibutuhkan mungkin diperoleh dengan mempekerjakan konsultan, dengan mengirimkan seorang desainer untuk seminar Robotika, atau dengan memasukkan seseorang dari bagian manufaktur sebagai anggota tim.

Manajemen Sumber Daya Manusia dalam proyek adalah proses mengorganisasikan dan mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien.Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) suatu Proyek termasuk proses yang diperlukan untuk membuat penggunaan secara efektif dari orang yang terlibat dengan proyek. Ini mencakup semua proyek stakeholder - sponsor, pelanggan, mitra, kontributor individu, dan lain-lain.

Tahapan Manajemen SDM meliputi:

1) Perencanaan Sumber Daya Manusia

Mengidentifikasi dan mendokumentasikan peranan seseorang dalam proyek, tanggung jawabnya dan bagaimana relasi pelaporan orang tersebut dengan orang-orang lain dalam proyek.

2) Akuisisi Tim Proyek

Mendapatkan tim projek dengan melibatkan mendapatkan dari beberapa personil yang ada pada tim projek dan ditugaskan untuk dan bekerja pada projek. Akuisisi Tim Proyek melibatkan cara mendapatkan sumber daya manusia yang diperlukan (individu atau kelompok) yang ditugaskan untuk dan bekerja pada proyek. Dalam kebanyakan lingkungan, tim manajemen proyek harus berhati-hati untuk memastikan bahwa sumber daya yang tersedia akan memenuhi persyaratan proyek.

3) Mengembangkan Tim Proyek

Meningkatkan kompetensi dan interaksi anggota tim proyek, baik secara individual maupu secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja proyek. Pengembangan tim mencakup proses untuk meningkatkan kemampuan stakeholder untuk berkontribusi sebagai individu serta meningkatkan kemampuan tim untuk berfungsi sebagai bagian sebuah tim. Pengembangan individu (manajerial dan teknis) adalah dasar yang diperlukan untuk mengembangkan tim. Pembangunan sebuah tim adalah penting untuk kemampuan proyek untuk memenuhi tujuannya. Pengembangan tim pada sebuah proyek seringkali rumit ketika anggota tim bertanggung jawab kepada kedua manajer fungsional dan manajer proyek.

4) Mengelola Tim Proyek

Memantau kinerja tim proyek dengan memberikan masukan atau motivasi, solusi ataupun sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek. Cara Mengelola Tim Proyek antara lain adalah observasi dan komunikasi langsung, pemberian penghargaan, manajemen konflik.

2.7. Risk Management

Manajemen risiko adalah suatu pendekatan terstruktur/metodologi dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman; suatu rangkaian aktivitas manusia termasuk: Penilaian risiko, pengembangan strategi untuk mengelolanya dan mitigasi risiko dengan menggunakan pemberdayaan/pengelolaan sumberdaya. Strategi yang dapat diambil antara lain adalah memindahkan risiko kepada pihak lain, menghindari risiko, mengurangi efek negatif risiko, dan menampung sebagian atau semua konsekuensi risiko tertentu. Manajemen risiko tradisional terfokus pada risiko-risiko yang timbul oleh penyebab fisik atau legal (seperti bencana alam atau kebakaran, kematian, serta tuntutan hukum. Manajemen risiko keuangan, di sisi lain, terfokus pada risiko yang dapat dikelola dengan menggunakan instrumen-instrumen keuangan.

Sasaran dari pelaksanaan manajemen risiko adalah untuk mengurangi risiko yang berbeda-beda yang berkaitan dengan bidang yang telah dipilih pada tingkat yang dapat diterima oleh masyarakat. Hal ini dapat berupa berbagai jenis ancaman yang disebabkan oleh lingkungan, teknologi, manusia, organisasi dan politik. Di sisi lain pelaksanaan manajemen risiko melibatkan segala cara yang tersedia bagi manusia, khususnya, bagi entitas manajemen risiko (manusia, staff, dan organisasi).

Tujuan dari manajemen risiko proyek adalah untuk meningkatkan kemungkinan dan dampak peristiwa positif dan untuk mengurangi probabilitas dan dampak dari kejadian negatif. Proses manajemen risiko yang enam:

1) Perencanaan Manajemen Risiko

Risiko Manajemen Perencanaan adalah proses di mana keputusan yang dibuat tentang bagaimana pendekatan, merencanakan, dan melaksanakan kegiatan manajemen risiko. Hal ini diselesaikan sebagai bagian dari kelompok proses perencanaan.

2) Identifikasi Risiko

Risiko Identifikasi risiko menentukan yang dapat mempengaruhi tujuan proyek, dan mengidentifikasi karakteristik risiko tersebut. Identifikasi Risiko umum pertama terlibat dalam kelompok proses perencanaan.

3) Analisis Risiko Kualitatif

Analisis Risiko Kualitatif memprioritaskan risiko untuk analisis masa depan dengan menganalisis kemungkinan terjadinya dan dampak. Analisis Risiko Kualitatif umumnya pertama kali terlibat dalam kelompok proses perencanaan.

4) Analisis Risiko Kuantitatif

Analisis Risiko Kuantitatif memberikan nomor ke risiko sebagai bagian dari menentukan dampak pada tujuan proyek secara keseluruhan. Analisis Risiko Kuantitatif umumnya terlibat dalam kelompok proses perencanaan.

5) Respon Risiko Perencanaan

Perencanaan Respon Risiko mengetengahkan opsi dan rencana aksi untuk meningkatkan peluang dan mengurangi ancaman. Respon risiko perencanaan biasanya pertama kali dimulai pada Kelompok Risiko Perencanaan Respon.

6) Monitoring Risiko dan Pengendalian

Pemantauan dan Pengendalian Risiko adalah proses yang berkelanjutan. Ini melibatkan mengawasi efektivitas tanggapan risiko, pemantauan risiko residu, mengidentifikasi dan mendokumentasikan risiko baru, dan meyakinkan bahwa proses manajemen risiko diikuti. Hal ini dilakukan sepanjang Monitoring dan Pengendalian.

2.8. Project Charter

Project Charter merupakan dokumen awal dari suatu Proyek. Project Charter adalah dokumen high level yang menyatakan dan menjelaskan adanya sebuah proyek. Dokumen ini berisi informasi penting yang mencakup penjelasan ringkas dari sebuah proyek yang akan dijalankan.

Project Charter dibuat di dalam proses inisiasi proyek. Dokumen ini berisi mengenai high-level objectives, constraints, requirements, scope, risk, dan assumptions. Detail rencana proyek yang berhubungan dengan Budget/ Money dan Time akan disiapkan setelah Project Charter secara resmi disetujui oleh Project Sponsor.

Input untuk pembuatan Project Charter adalah:

1. Stetement of Work: deskripsi dari suatu produk atau jasa yang akah dihasilkan kepada Customer dari suatu proyek.

2. Business Case: informasi penting dari suatu organisasi/ perusahaan membuat atau menjalankan suatu proyek.

3. Agreements: bisa berupa MoU (Memorandums of Understanding), SLA (Service Level Agreement), verbal agreement, email ataupun kesepakatan lainnya dengan Customer.

4. Enterprise Environmental Factors: bagaimana organisasi/ perusahaan menjalankan suatu bisnis, seperti standard industri, peraturan pemerintah, budaya perusahaan dan kondisi pasar saat ini.

5. Organizational Process Assets: proses di dalam organisasi/ perusahaan, template documents yang dimiliki dalam project management, pengetahuan dan pengalaman yang didokumentasikan di dalam lesson learned.

Empat hal penting yang perlu ada di dalam Project Charter:

1. Business Case adalah penjelasan kenapa proyek diadakan oleh suatu organisasi/ perusahaan, seperti berapa besarnya proyek dan apa keuntungannya bagi organisasi, dan bisnis yang akan didapat di masa depan dari adanya proyek ini.

2. Deliverables adalah produk atau jasa yang dihasilkan dari suatu proyek kepada Customer. Deliverable biasanya memiliki tenggat waktu (due date), jelas/ berwujud (tangible), terukur (measurable) dan spesifik (specific).

3. Constraint adalah hambatan yang muncul yang harus dihadapai oleh Project Manager dan team members. Hambatan yang paling umum dihadapai adalah yang berhubungan dengan Scope, Schedule dan Cost. Hal ini juga dikenal dengan nama “Triple Constraint.

4. Assumption adalah keputusan sementara yang dibuat sebagai kompensasi atas informasi yang belum didapatkan atau hal-hal yang kita yakini benar berdasarkan pengetahuan, pengalaman, dan/ atau informasi yang diberikan oleh anggota tim kami atau stakeholders.

Berikut ini adalah contoh isi dari dokumen Project Charter.

1. Project Title and Description 2. Project Manager Assigned and Authority Level 3. Business Case 4. Resources Preassigned 5. Stakeholder 6. Stakeholder Requirements as Known 7. Product Description/ Deliverables 8. Assumptions 9. Constraints 10. Measurable Project Objectives

11. Project Approval Requirements 12. High-Level Project Risk 13. Project Sponsor Authorizing

Banyak kejadian di dalam sebuah perusahaan dimana seorang Project Manager menjalankan suatu proyek dimulai pada fase Planning. Project Manager ditunjuk dan diminta untuk membuat sebuah planning tanpa dokumen Project Charter. Sangat disayangkan jika Project Manager tidak terlibat di dalam proses Initiating karena tidak mendapatkan pemahaman dasar bagaimana suatu proyek dibuat.

Perbedaan Customer dan Sponsor

Sponsor adalah orang yang membiayai suatu proyek. Customer adalah orang yang menggunakan produk dari suatu proyek. Terkadang, Customer bisa saja menjadi Sponsor. Project Sponsor bertanggung jawab terhadap pembuatan Project Charter. Project Manager bertanggung jawab dalam mengelola proyek.

Jika anda bekerja dengan struktur organisasi matrix, kemudian team anda tidak melaporkan hasil kerjanya ke anda. Mereka melaporkan hasil kerjanya ke Functional Manager, dan mungkin melakukan pekerjaan lainnya yang tidak berhubungan dengan proyek. Tetapi ketika anda menjadi Project Manager, secara efektif anda adalah atasan mereka. Jadi, bagaimana supaya team yang berada di bawah Functional Manager melaporkan hasil kerjanya kepada anda? Anda butuh yang namanya Authorization, dan itulah fungsinya Project Charter. Jika anda memiliki autorisasi, maka semua tim proyek di bawah anda wajib melaporkan hasil kerja proyek kepada anda. Selain itu juga anda memiliki wewenang terhadap penggunaan budget dan sumber daya yang ada. Hal ini tidak hanya di struktur organisasi matrix. Ini penting untuk mengetahui siapa yang akan menjadi Person in Charge di dalam proyek dan resources apa saja yang tersedia ketika anda mengelola suatu proyek.

Keuntungan yang dapat diambil dengan adanya Project Charter adalah

1. Mempercepat proses approval dengan menjawab beberapa pertanyaan penting yang berhubungan dengan proyek di dalam meeting dengan internal ataupun dengan Customer.

2. Mendefinisikan secara jelas apa-apa saja Deliverable kepada Customer, baik yang in scope ataupun yang out of scope.

3. Memberikan autorisasi kepada Project Manager dan membangun kepercayaan kepada Customer sebagai pemimpin proyek.

Latihan

1. User/Product Owner membawa permintaan kebutuhan (perubahan) software (System Request) ke System Analyst merupakan tahapan pada fase ? Jawaban : Planning (Sistem Proposal).

2. Apakah perbedaan dari Customer dan Sponsor ? Jawaban : Sponsor adalah orang yang membiayai suatu proyek. Customer adalah orang yang menggunakan produk dari suatu proyek. Terkadang, Customer bisa saja menjadi Sponsor. Project Sponsor bertanggung jawab terhadap pembuatan Project Charter. Project Manager bertanggung jawab dalam mengelola proyek

3. Apakah empat hal penting yang perlu ada di dalam Project Charter ? Jawaban : Business Case, Deliverables, Constraint, Assumption

4. Proses di mana keputusan yang dibuat tentang bagaimana pendekatan, merencanakan, dan melaksanakan kegiatan manajemen risiko. Hal ini diselesaikan sebagai bagian dari kelompok proses perencanaan. Hal ini merupakan proses yang pertama pada tahap ? Jawaban : Proses manajemen risiko yang enam

5. Bagaimanakah cara mengelola Tim Proyek ? Jawaban : antara lain adalah observasi dan komunikasi langsung, pemberian penghargaan, manajemen konflik

BAB III. ANALISIS SISTEM INFORMASI

Menurut Yogiyanto, analisis sistem itu adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Menurut Kristanto, analisis sistem adalah suatu proses mengumpulkan dan menginterpretasikan kenyataan-kenyataan yang ada, mendiagnosa persoalan dan menggunakan keduanya untuk memperbaiki sistem.

Sedangkan analis sistem adalah orang yang menganalis sistem (mempelajari permasalahan yang timbul dan menentukan kebutuhan pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan permasalahan tersebut. Menurut Kristanto, analis sistem adalah orang yang mempunyai kemampuan untuk menganalisis sebuah sistem, memilih alternatif pemecahan masalah dan menyelesaikan masalah tersebut dengan menggunakan komputer.

Peran Analis Sistem

Analis sistem secara sistematis menilai bagaimana fungsi bisnis dengan cara mengamati proses input dan pengolahan data serta proses output informasi untuk membantu peningkatan proses organisasional. Dengan demikian, analis sistem mempunyai 3 peran penting, yaitu :

1. Sebagai konsultan, 2. Sebagai ahli pendukung, 3. Sebagai agen perubahan

Tugas Analis Sistem

Adapun tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang analis sistem adalah:

1. mengumpulkan dan menganalisis semua dokumen, file, formulir yang digunakan pada sistem yang sudah berjalan.

2. menyusun laporan dari sistem yang telah berjalan dan mengevaluasi kekurangan-kekurangan pada sistem tersebut dan melaporankan semua kekurangan tersebut kepada si pemakai sistem.

3. merancang perbaikan pada sistem tersebut dan menyusun pada sistem baru. 4. menganalisis dan menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk sistem yang

baru dan memberikan argumen tentang keuntungan yang dapat diperoleh dari pemakian sistem yang baru tersebut.

5. mengawasi semua kegiatan terutama yang berkaitan dengan sistem yang baru tersebut.

Penguraian dari suatu Sistem Informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Tujuan Analisis Sistem

1. Memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi manajerial di dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan

2. Membantu para pemngambil keputusan 3. Mengevaluasi sistem yang telah ada 4. Merumuskan tujuan yang ingin dicapai berupa pengolahan data maupun

pembuatan laporan baru 5. Menyusun suatu tahap rencana pengembangan sistem

Yang perlu diperhatikan oleh Analisis Sistem

1. Mempelajari permasalahan yang ada secara terinci 2. Menentukan pendekatan yang akan digunakan dalam memecahkan masalah 3. Membuat suatu pertimbangan apakah perlu atau tidak menggunakan cara

komputerisasi.

Langkah langkah dalam Pengerjaan Analisis sistem

1. Mengidentifikasi masalah 2. Mengidentifikasi penyebab masalah 3. Analisis sistem 4. Mengidentifikasi solusi dari masalah 5. Analisis Kebutuhan 6. Mengidentifikasi data apa dan proses apa yang dibutuhkan pada sistem baru. 7. Menentukan kebutuhan fungsional dan non-fungsional dari sistem baru

Latihan

1. Peran dari seorang Analis Sistem? Jawaban : Analis sistem secara sistematis menilai bagaimana fungsi bisnis dengan cara mengamati proses input dan pengolahan data serta proses output informasi untuk membantu peningkatan proses organisasional

2. Apakah Tujuan Analisis Sistem ? Jawaban : Memberikan pelayanan kebutuhan informasi, Membantu para pemngambil keputusan

3. Sebutkan Langkah langkah dalam Pengerjaan Analisis sistem ? Jawaban : Mengidentifikasi masalah, Mengidentifikasi penyebab masalah, Analisis sistem, Mengidentifikasi solusi dari masalah, Analisis Kebutuhan, Mengidentifikasi data apa dan proses apa yang dibutuhkan pada sistem baru, Menentukan kebutuhan fungsional dan non-fungsional dari sistem baru

BAB IV. PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

Perancangan sistem merupakan merancang atau men-desain sebuah sistem yang baik, dimana isinya adalah langkah-langkah operasi dalam proses pengolahan data dan prosedur untuk mendukung operasi sistem.

Yang dilakukan dalam perancangan sistem informasi adalah

1. Perancangan Database

Merupakan sejumlah kumpulan-kumpulan sebuah data yang sudah tersimpan didalam media penyimpanan sekunder yang dipakai untuk menyimpan data-data panjang yang di gunakan sebagai input-an sistem. Kemudian data akan diolah menjadi data output atau keluaran sistem.

2. Perancangan Proses

Merupakan penjelasan suatu proses bekerjanya sistem untuk melakukan suatu pengolahan data input menjadi data outpu menggunakan fungsi yang sudah direncanakan.

3. Perancangan Interface

Merupakan bagian dari software yang bisa digunakan oleh end user yang bisa di lihat pada layar monitor apabila sebuah program dijalankan.

Tujuan Perancangan Sistem adalah untuk memenuhi semua kebutuhan para pemakai sistem tersebut dan untuk memberi sebuah gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada si programmer. Kedua tujuan tersebut berfokus pada sebuah perancangan atau desain sistem yang terperinci yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap yang nantinya akan digunakan sebagai pembuatan program komputer.

Untuk mencapai tujuan tersebut, seorang analisis sistem harus mampu mencapai sasaran–sasaran sebagai berikut :

1. Desain sistem harus bermamfaat, mudah untuk dipahami dan nantinya mudah untuk digunakan. Ini berarti bahwa data harus mudah diperolah, metode-metode harus mudah diterapkan serta informasi harus mudah dihasilkan dan mudah untuk dipahami.

2. Desain sistem harus mendukung tujuan utama perusahaan/instansi. 3. Perencanaan sistem harus efektif serta efesien untuk mendukung keputusan yang

akan diambil oleh pimpinan, termasuk tugas-tugas lain-nya yang tidak dilakukan dengan menggunakan komputer.

4. Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancangan bangun yang terinci untuk masing komponen-komponen dari sebuah sistem informasi yang berupa data dan informasi, simpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian sistem.

Langkah-langkah dalam Perancangan Sistem informasi

1. Physical System

Physical system merupakan bagan alir sistem (System Flowchart) ataupun bagan alir dokumen (Document Flowchart).

2. Logical Model

Logical Model dapat digambarkan dengan menggunakan diagram arus data (DFD). DFD digunakan untuk menggunakan sistem yang sudah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika

Latihan

1. Apa sajakah yang dilakukan dalam perancangan sistem informasi ? Jawaban : Perancangan Database, Perancangan Proses, Perancangan Interface

2. Apa sajakah Langkah-langkah dalam Perancangan Sistem informasi? Jawaban : Physical System, Logical Model

3. Tujuan Perancangan Sistem adalah ? Jawaban : untuk memenuhi semua kebutuhan para pemakai sistem tersebut dan untuk memberi sebuah gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada si programmer

BAB V. IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

Implementasi sistem informasi merupakan tahapan setelah analisis dan perancangan sistem. Sistem yang ditelah dirancang kemudian perlu dikembangakan, dilakukan pemasangan, ujicoba dan pelatihan.

1. Deployment / Pengembangan

Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Pengembangan sistem informasi dapat merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu berhari-hari, berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun untuk menyelesaikannya.

Pengembangan sistem dapat diartikan juga Penulisan kode program (Coding / Programming). Coding / Programming (desktop application) atau Scripting (web-based application) hanyalah salah satu tahapan dari siklus hidup pengembangan sistem. Tahapan ini dilakukan oleh satu atau lebih programmer. Jika tahapan analisa dan perancangan sistem telah dilakukan dengan baik, maka porsi tahapan coding tidaklah besar.

2. Testing

Biasanya tahapan testing dilakukan oleh Quality Assurance dari pihak pengembang untuk memastikan bahwa software yang dibangun telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Salah satu metodenya bisa dengan menginput sejumlah data pada sistem baru dan membandingkan hasilnya dengan sistem lama. Apabila diperlukan maka tahapan ini bisa dibagi menjadi dua yaitu testing oleh pihak pengembang (alpha testing) dan testing oleh pihak pengguna (beta testing).

3. Integration

Integrasi sistem didefinisikan dalam rekayasa sebagai proses menyatukan sub- sistem komponen ke dalam satu sistem (agregasi dari subsistem yang bekerja sama sehingga sistem mampu memberikan fungsi menyeluruh) dan memastikan bahwa subsistem berfungsi bersama sebagai suatu sistem, dan dalam teknologi informasi sebagai proses menghubungkan bersama berbagai sistem komputasi dan aplikasi perangkat lunak secara fisik atau fungsional, untuk bertindak sebagai keseluruhan yang terkoordinasi.

4. Operation dan Training

Setelah ujicoba dan integrasi sistem dan setelah sistem dinilai mampu memenuhi kebutuhan, maka sistem informasi dapat diterapkan. Namun, sebelum penerapan sistem yang baru tersebut perlu dilakukan pelatihan. Pemberian pelatihan (training) harus diberikan kepada semua pihak yang terlibat sebelum tahap implementasi dimulai. Selain untuk mengurangi risiko kegagalan, pemberian pelatihan juga berguna untuk menanamkan rasa

memiliki terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Dengan cara ini, seluruh jajaran pengguna akan dengan mudah menerima sistem tersebut dan memeliharanya dengan baik di masa-masa mendatang

Latihan

1. Implementasi sistem informasi merupakan tahapan setelah analisis dan perancangan sistem. Apa sajakah tahapan dalam implementasi system ? Jawaban : Sistem yang ditelah dirancang kemudian perlu dikembangkan, dilakukan pemasangan, ujicoba dan pelatihan

2. tahapan yang dilakukan oleh Quality Assurance dari pihak pengembang untuk memastikan bahwa software yang dibangun telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Salah satu metodenya bisa dengan menginput sejumlah data pada sistem baru dan membandingkan hasilnya dengan sistem lama. Tahapan ini dinamakan tahapan? Jawaban : tahapan testing

BAB VI. PEMELIHARAAN SISTEM INFORMASI

Pemeliharaan sistem informasi adalah suatu upaya untuk memperbaiki, menjaga, menanggulangi, mengembangkan sistem yang ada. Pemeliharaan ini di perlukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja sistem yang kita ada agar dalam penggunaannya dapat optimal.

Pemeliharaan sistem merupakan cara terbaik untuk menjaga efiensi sistem yang sudah ada. Seperti kata pepatah, lebih baik memelihara dari pada mengganti. Berikut merupakan beberapa alasan mengapa kita perlu memelihara sistem yang ada agar dapat meningkatkan sistem / kinerja sistem, dan menyesuaikan dengan perkembangan, agar sistem yang ada tidak tertinggal.

Jenis pemeliharaan sistem meliputi:

1. Pemeliharaan korektif, pemeliharaan korektif adalah pemeliharaan yang mengkoreksi kesalahan – kesalahan yang ditemukan pada sistem, pada saat sistem di jalankan / berjalan.

2. Pemeliharaan adaptif, pemeliharaan adaptif adalah pemelihaaan yang bertujuan untuk menyesuaikan perubahan yang terjadi

3. Pemeliharaan perfektif, pemeliharaan ini bertujuan untuk meningkatkan cara kerja suatu sistem

4. Pemeliharaan preventif, pemeliharaan ini bertujuan untuk menangani masalah – masalah yang ada

Latihan

1. Apakah pentingnya tahapan Pemeliharaan sistem informasi? Jawaban : Pemeliharaan ini di perlukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja sistem yang kita ada agar dalam penggunaannya dapat optimal

2. Apa sajakah jenis pemeliharaan sistem? Jawaban : Pemeliharaan korektif, Pemeliharaan adaptif, Pemeliharaan perfektif, Pemeliharaan preventif

3. Apakah yang dimaksud dengan Pemeliharaan adaptif? Jawaban : pemeliharaan adaptif adalah pemelihaaan yang bertujuan untuk menyesuaikan perubahan yang terjadi

BAB VII. DOKUMENTASI

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subyek. Dokumentasi dapat berisi tentang deskripsi-deskripsi, penjelasan-penjelasan, bagan alir, daftar-daftar, cetakan hasil komputer, contoh-contoh obyek dari sistem informasi.

Dokumentasi ini diperlukan untuk:

1. Mempelajari cara mengoperasikan sistem, 2. Sebagai bahan pelatihan, 3. Dasar pengembangan sistem lebih lanjut, 4. Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem dikemudian hari, 5. Materi acuan bagi auditor, 6. Back-up, 7. Mempermudah komunikasi diantara sesama pegawai, 8. Menghilangkan ketergantungan yang kritis.

Beberapa macam dokumentasi antara lain:

1. Requirements documentation 2. Analysis and design documentation 3. Technical documentation 4. User documentation 5. Marketing documentation

Latihan

1. Apakah isi dari Dokumentasi? Jawaban : berisi tentang deskripsi-deskripsi, penjelasan-penjelasan, bagan alir, daftar-daftar, cetakan hasil komputer, contoh-contoh obyek dari sistem informasi

2. Apa keperluan untuk dokumentasi sistem? Jawaban : Mempelajari cara mengoperasikan sistem,Sebagai bahan pelatihan,Dasar pengembangan sistem lebih lanjut,Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem dikemudian hari,Materi acuan bagi auditor,Back-up,Mempermudah komunikasi diantara sesama pegawai,Menghilangkan ketergantungan yang kritis