bahan sop kalteng 2016
TRANSCRIPT
BERDASARKAN PERMENPAN & RB No. 35/ 2012
RUSTAN AMARULLAH, SP, MA, M.S.E
AsesmenOrganisasiSaat
Ini
RedefinisiVisi, Misi,StrategidanSasaranOrganisasi
RestrukturisasiOrganisasi
Analisis BebanKerja
PerbaikanTatalaksana/ ProsesBisnis
AnalisisJabatan
PerbaikanSOP
PerencanaanPegawai
PendidikandanPelatihanBerbasis
Kompetensi
RekrutmendanSeleksi
EvaluasiJabatan
PemeringkatanJabatan
PenetapanTunjangan
Kinerja
PengembanganModel
Kompetensi
PenilaianKinerja
Pegawai
PemberianTunjangan
Kinerja
AsesmenKompetensi
Individu
PengembanganKarir
PenguatanUnit KerjaOrganisasi
StandarKinerjaOrganisasi
Database Kepegawaian
PerbaikanKewenangan/
Fungsi
Pengembangane-Office dane-
Government
PengembanganStandar
KompetensiJabatan
PenguatanUnit KerjaPelayanan
PenyusunanIKU
AkuntabilitasKinerjaInstansi
Pemerintah
PenetapanStandarPelayanan
Target KinerjaLayanan
PengembanganIndikator
KinerjaJabatan
MANAJEMEN PERUBAHAN PENATAAN PERUBAHAN UU PENGUATAN PENGAWASAN INTERNAL
QUICK WINS
Proses Reformasi Birokrasi
PROFIL BIROKRASI Unggul 2025
Tahapan Penataan Ketatalaksanaan
Uraian Tugas
Analisis Jabatan
SKJ
SOP
Analisis Beban Kerja; AKD
• SPO : Standar Prosedur Operasi
• POS : Prosedur Operasional Standar
• SOB : Standar Operasional Baku
• Protap : Prosedur Tetap
• Istilah lain:Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medic Procedures,
• SOP : Standar Operasional Prosedur
Istilah-Istilah Penting
Standar Operasional Prosedur
Administrasi Pemerintahan (SOP AP)
Pengertian
Standar operasional prosedur dari berbagai
proses penyelenggaraan administrasi
pemerintahan yang sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
HakikatSOP
PetunjukTertulis yang dibakukan
MenghindariMiskomunikasidan konflik
“semua orang membacairama musikyang sama”
Terbaik, Tercepat, danMembantu
SOP Berdasar Sifat Kegiatan
SOP Administratif
• Prosedur standar yang bersifat umum dan tidakrinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih darisatu orang aparatur atau pelaksana dengan lebihdari satu peran atau jabatan
SOP Teknis
• Prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatanyang dilakukan oleh satu orang aparatur ataupelaksana dengan satu peran atau jabatan
SOP Makro
Adalah SOP yg mencakup bbrp SOP Mikro. Berisi
gambaran kegiatan scr tidak langsung.
SOP Mikro
Adalah SOP yg mrpk bagian dari sebuah SOP
Makro. Berisi pelaksanaan kegiatan sebenarnya.
SOP MAKRO SOP MIKRO
SOP PenyelenggaraanPenelitian
SOP Penyusunan Proposal Penelitian
SOP Penggalian Data Lapangan
SOP Penyusunan LaporanPenelitian
SOP Pengelolaan Surat SOP Penanganan Surat Masuk
SOP Pemberian Tanggapanterhadap Surat Masuk
SOP Pengiriman Surat
Contoh SOP Makro dan Mikro
• SOP Final
– Adalah SOP yg telah menghasilkan produk
utama yg paling akhir atau final.
• SOP Parsial
– Adalah SOP yg baru menghasilkan produk
antara/sementara.
Berdasar Kelengkapan
Kegiatan
SOP FINAL SOP PARSIAL
SOP Penyelenggaraan Diklat SOP Pengusulan Kegiatan Diklat
SOP Pembentukan Panitia Diklat
SOP Pendaftaran Peserta Diklat
SOP Pembuatan Sertifikat Diklat
SOP Penyusunan LaporanKegiatan Diklat
Contoh SOP Final dan Parsial
Siklus Penyusunan SOP
Flowchart berisikan gambar alur arahkegiatan dan aktornya
Identitas SOP berisi data-data yang menyangkut identitas SOP
Prosedur SOP berisi kegiatan, pelaksana, mutu baku dan keterangan.
SOP FORMAT SIMPLE STEP
SOP FORMAT HIERARCHICAL STEP
SOP FORMAT GRAPHIC STEP
SOP FORMAT FLOWCHARTS
Tipe-Tipe Format SOP AP
Contoh 1 : Format Simple Step
Nomor PK-C05
Tanggal 4 Maret 2005
Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Dasar hukum:
1. Pegawai yang akan mengajukan cuti tahunan, harus mengisi formulir cuti tahunan,
dan menyerahkan formulir yang telah diisi kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti
mengenai hak cuti yang tersisa;
2. Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan
menyampaikan kepada atasan langsung yang bersangkutan dan pejabat yang
berwenang memberikan cuti untuk ditandatangani;
3. Atasan langsung menyerahkan kepada pegawai yang bersangkutan;
4. Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah
melaksanakan cuti.
Disahkan oleh:
Kepala
Contoh 2 : Format Hierarchical Step
Nomor PK-C05
Tanggal 4 Maret 2005
Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Dasar hukum:
1. Mengisi formulir cuti tahunan:
Formulir tersedia di Bagian Kepegawaian
Isi formulir dan serahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa
Formulir diserahkan kembali kepada pegawai yang mengajukan cuti setelah Bagian kepegawaian memberikan
pengesahan mengenai hak cuti yang akan diambil sesuai dengan sisa cuti yang tersedia
Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang
bersangkutan;
2. Persetujuan atasan langsung dan pejawat yang berwenang memberikan cuti:
Atasan langsung yang bersangkutan memberikan persetujuan dengan memberikan tandatangan pada formulir
pengajuan dan menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti
Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberikan persetujuan dengan menandatangani formulir pengajuan,
menyerahkan formulir kepada atasan yang bersangkutan untuk selanjutnya diserahkan kepada yang bersangkutan;
3. Pelaksanaan cuti:
Pegawai yang mengajukan cuti, menyampaikan satu berkas formulir asli kepada Bagian Kepegawaian,
menyampaikan satu copy untuk Bagian Tata Usaha, menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri untuk dokumentasi
Pegawai yang mengajukan cuti melaksanakan cuti dengan kewajiban sebelum melaksanakan cuti melaporkan
kemajuan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tugasnya kepada atasan langsung;
Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti.
Disahkan oleh:
Kepala
Isi formulir
1. Pegawai yang
mengajukan cuti,
mengisi formulir cuti
tahunan
2. Serahkan formulir ke
Bagian Kepegawaian
3. Bagian Kepegawaian
meneliti ketersediaan
cuti bagi pegawai yang
meng-ajukan dan
menyerahkan kepada
yang bersangkutan
4. Pegawai
menandatangani formulir
dan menyerahkan
kepada atasan langsung
Persetujuan
1. Pegawai mengajukan
kepada atasan langsung
2. Atasan langsung
menandatangani dan
menyampaikan kepada
pejabat yang berwenang
memberikan cuti
3. Pejabat yang berwenang
memberikan cuti
menandatangani
pengajuan dan
menyampaikan kembali
kepada atasan langsung
pegawai yang
bersangkutan
4. Atasan langsung
menyampaikan kepada
yang bersangkutan
1. Pegawai yang
mengajukan cuti
menyampaikan
formulir kepada
Bagian Kepegawaian,
copy untuk unit
kerjanya dan copy
untuk yang
bersangkutan
2. Pegawai yang
mengajukan cuti
wajib melaporkan
kemajuan
pekerjaannya
sebelum cuti.
3. Pelaksanaan cuti
oleh yang
bersangkutan
Cuti
Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Nomor : PK-C05
Tanggal : 4 Maret 2005
Contoh 3 : Format Graphic Step
Format Branching Flowchart
BERAPA JUMLAH SOP AP YANG AKAN DIBUTUHKAN ?
Identifikasi Tugas
Identifikasi Fungsi
Identifikasi Sub-Fungsi
Identifikasi Kegiatan
Identifikasi Output
Identifikasi Aspek;
Merumuskan judul SOP-AP.
Identifikasi Judul
Identifikasi Prosedur
Merumuskan Format SOP AP
Menyusun Dokumen SOP AP
Langkah-Langkah Penyusunan SOP AP
Identifikasi Kebutuhan SOP-AP pada hakekatnya adalah
mengidentifikasi output yang dihasilkan dari
pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimiliki, berupa:
Output dari Tugas Pokok;
Output dari Tugas Tambahan;
Output dari Tugas Lain-lain.
Identifikasi Judul
No Tugas FungsiSub-Fungsi(Kegiatan)
Output Aspek Judul SOP
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
A. Melaksanakan urusan bag. Kepe gawaian, & kesejahteraan, pendidikan dan pelatihan.
Melaksanakan urusan kegiatan kepegawaian dan kesejahteraan.
a. Melaksanakan urusan kegiatan kepegawaian
b. Melaksanakan urusan kegiatan kesejahteraan
a) Laporan Kehadiran Pegawai
Pembuatan a) Pembuatan Laporan Kehadiran Pegawai
b) Surat Usulan Kenaikan Pangkat
c) dll.
Pembuatan b) Pembuatan Surat Usulan Kenaikan Pangkat
a) Daftar Gaji
b) PembayaranGaji Pegawai
c) dll,
Pembuatan
Pelaksanaan
a) PembuatanDaftar Gaji
b) PelaksanaanPembayaranGaji Pegawai
Identifikasi Judul POIN 1
Format SOP AP
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan oleh
Nama SOP
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
Kepala Badan Penanaman Modal dan Perizinan
Terpadu
PEMERINTAH KABUPATEN MUARA ENIM
Badan Penanaman Modal dan Perizinan Terpadu SURAT IZIN USAHA PERDAGANGAN (SIUP)
Peraturan Daerah Kabupaten Muara Enim Nomor 11 Tahun 2009 tentang Izin
Usaha Angkutan (Lembaran Daerah Kabupaten Muara Enim Tahun 2009 Nomor 4
seri B)
1. Mengetahui tugas pokok dan fungsi BPMPT
2. Memiliki kemampuan / Memahami administrasi pemerintahan
3. Memahami persyaratan perizinan
4. Dapat berkomunikasi dengan baik, benar dan lancar
5. Dapat mengoperasikan komputer dan jaringan internet
SOP Bidang yang terkait di lingkungan Badan Penanaman Modal dan Pelayanan
Terpadu
1. Formulir permohonan
2. Peralatan komputer yang dilengkapi jaringan internet dan program
office
3. Alat tulis kantor
Jika SOP tidak dilakukan, konsekuensi waktu penyelesaian perizinan tidak terpenuhi Penerbitan perizinan/ non perizinan harus diarsipkan/ didokumentasikan
secara baik dan benar
BRANCHING FLOWCHART
Aktor dipisahkan dari aktivitas
Aktor lebih dari satu
HANYA MENGGUNAKAN 5 (LIMA) SIMBOL
Kapsul : mulai & berakhir
Kotak : proses/eksekusi
Belah ketupat : pengambilan keputusan
Panah : arah proses
Segi lima : penghubung antar
halaman
Aktivitas ditulis dengan kata kerja tanpa subyek
Dilengkapi identitas, mutu baku & keterangan
Format SOP AP
YA
TIDAK
Catatan Penting.. (1)
.• Menulis aktivitas bukan dalam kalimat kerja (awalan
me-)
.• Mencantumkan aktor dalam kolom aktivitas
.• Tidak menuliskan opsi (ya/tidak) dalam flowcharts
Decision
• Kolom peringatan tidak diisi dengan kalimat peringatan
• Judul SOP belum menambahkan Aspek Manajemen (Pelaksanaan, Penyusunan, Penerbitan, dll)
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan oleh
Nama SOP
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
Kepala Badan Penanaman Modal dan Perizinan
Terpadu
PEMERINTAH KABUPATEN MUARA ENIM
Badan Penanaman Modal dan Perizinan Terpadu SURAT IZIN USAHA PERDAGANGAN (SIUP)
Peraturan Daerah Kabupaten Muara Enim Nomor 11 Tahun 2009 tentang Izin
Usaha Angkutan (Lembaran Daerah Kabupaten Muara Enim Tahun 2009 Nomor 4
seri B)
1. Mengetahui tugas pokok dan fungsi BPMPT
2. Memiliki kemampuan / Memahami administrasi pemerintahan
3. Memahami persyaratan perizinan
4. Dapat berkomunikasi dengan baik, benar dan lancar
5. Dapat mengoperasikan komputer dan jaringan internet
SOP Bidang yang terkait di lingkungan Badan Penanaman Modal dan Pelayanan
Terpadu
1. Formulir permohonan
2. Peralatan komputer yang dilengkapi jaringan internet dan program
office
3. Alat tulis kantor
Jika SOP tidak dilakukan, konsekuensi waktu penyelesaian perizinan tidak terpenuhi Penerbitan perizinan/ non perizinan harus diarsipkan/ didokumentasikan
secara baik dan benar
Catatan Penting.. (2)
.•First Act, First Write
.•Pengisian kelengkapan dengan bahan yang
diperlukan untuk pelaksanaan aktivitas
.•Pengisian waktu dengan menggunakan satuan
waktu dengan asumsi normal dan rasional
•Pengisian output dengan produk atau nilai tambah dari kegiatan
•Kesesuaian Judul dengan aktivitas/ output
Contoh Pembuatan SOP Lembaga Layanan Perempuan dan Anak..(1)
Identifikasi JudulPelayanan Penanganan
Pengaduan Secara
Langsung
Judul SOP 1
Pelayanan Penanganan
Pengaduan Secara
Tidak Langsung.
Judul SOP 2
Pelayanan Penanganan
Pengaduan Dengan
Jangkauan
Judul SOP 3
Pelayanan Penanganan
Pengaduan Secara Langsung
Dengan Intervensi Krisis
Judul SOP 4
Contoh Pembuatan SOP Lembaga Layanan Perempuan dan Anak..(2)
Identifikasi Prosedur
Pelayanan
Penanganan
Pengaduan Secara
Langsung
Judul SOP 1• Petugas Administrasi menerima pendaftaran korban tindak kekerasan dan mencatat dalam agenda
• Petugas administrasi menyerahkan formulir pendaftaran yang harus diisi oleh pelapor mengenai identitas diri korban/pelapor
• Korban/Pelapor mengisi dan menyerahkan Formulir yang sudah diisi kepada Petugas Identifikasi
• Petugas Identifikasi menerima formulir pendaftaran dan mengidentifikasi kasus yang disampaikan oleh korban/pelapor
• Dst...
• Sekretaris mendokumentasikan laporan penanganan kasus
No. PenilaianSOP AP (Nomor):
1 2 3 4 5 …
1 Mampu mendorongpeningkatan kinerja
2 Mudah dipahami
3 Mudah dilaksanakan
4 Semua orang dapatmenjalankan perannyamasing-masing
5 Mampu mengatasipermasalahan yang berkaitan dengan proses
6 Mampu menjawabkebutuhan peningkatankinerja organisasi
7 Sinergi satu denganlainnya
…
Evaluasi Penerapan SOP AP
SEMOGA BERMANFAAT