Balanced Scorecard®

By :GHANAGANDARA

210110100255Mankom-CTC 2010

“FROM PERFORMANCE MEASUREMENT TO STRATEGIC TOOL”

MIND MAP BSC

BALANCED SCORECARD

INTRO

WHAT IS BSC ? PERSPECTIVES

BUILD AND IMPLEMENTING BSC

CASE STUDIES

BSC CONCEPT

INTRO

• Tahun 1990, Perusahaan membutuhkan pengukuran yang lebih luas, disesuaikan dengan iklim bisnis yang semakin kompleks dan hal inilah yang mendorong Kaplan dan Norton (1991) mengembangkan Balanced Scorecard.

• a statement by : Kaplan and Norton :“The name reflected the balance, provided between Short and Long Term Objectives, between Financial and Non-Financial measures, between Lag and Leading indicators, and between External and Internal Performance Perspectives”

SMART GOALS

GOALS = HOW TO DEVELOP BY 1-3 YEARS*Increasing, *Decreasing, *Reducing

S = SpecificM = MeasurableA = ActionableR = ResponsibleT = Time Bound

GOAL SETTING

|INCREASE CUSTOMER SATISFACTION BY 10% AT (12 DECEMBER 2013)|

Customer Service Department

(Reduce Errors)

Information Technologies Department

(Resolve Network Issues)

BALANCED

BSC BASIC

SCORECARD

FINANCIAL

CUSTOMER

INTERNAL

PEOPLE

GOALS MEASURE TARGET

INCREASE CUSTOMER

SATISFACTION LOYALTY BY

20% AT (12/12/13)

•SATISFY SCORE(LAG INDICATOR)

•DELIVERY TIME(LEAD INDICATOR)

40%

< 4 hari

Balanced melihat Organisasi secara holistik (keseluruhan) dan

berdasarkan pada 4 oerspektif

STRATEGICAL

FRAMEWORK

Scorecard sebagai alat untuk memonitor rencana strategis, dimana didalamnya terdapat komponen KPI

WHAT IS BSC?

• BSC bukanlah tabel pengukuran atau indikator kinerja, tapi suatu proses yang berkaitan diantara 4 perspektif : Financial, Customer, Internal Processes, Learning and Growth.

• Kaplan dan Norton membuat 4 perspektif tersebut sebagai templates

• Kekuatan BSC sebenarnya adalah menghubungkan pengukuran kinerja kepada strategi perusahaan

• Perusahaan yang mengimplementasikan BSC, dipaksa untuk berpikir jernih mengenai tujuan/misi mereka, bagaimana strategi mereka, siapakah stakeholder DAN shareholder dalam organisasinya, dan apakah kebutuhan mereka?

BSC CONCEPT

OVERVIEW

• Balanced Scorecard menyarankan agar kita melihat suatu organisasi berdasarkan 4 perspektif, dan untuk membangun metriks, mengumpulkan data, dan analisis data tersebut kepada masing-masing perspektif.

• Financial, Customer, Internal Processes, Learning and Growth.

PERSPECTIVE

FINANCIAL

Tahap Pertumbuhan (Growth)

Tahap Bertahan (Sustain)

Tahap Menuai (Harvest)

“ROI (Return on Investment, ROCE (Return On Certain Employee)”

PERSPECTIVE

CUSTOMER

Care Measurement Group

a. Market Share

b. Customer Acquisition

c. Customer Retention

d. Customer Satisfaction

e. Customer Profitability

PERSPECTIVE

Customer Value Proposition

a. Product Service Attribute

b. Customer Relationship

c. Image and Reputation

INTERNAL PROCESSES

• Proses Inovasi : Penyesuaian antara kebutuhan pelanggan, pasar, dan Produk yang dihasilkan

• Proses Operasi : Membangun Produk/Jasa, dan meluncurkan nya ke pasaran

• Proses Layanan Purna Jual : Customer Satisfaction (produk, pelayanan, kenyamanan, tepat waktu)

PERSPECTIVE

LEARNING AND GROWTH (PEOPLE)

• Perspektif ini fokus pada aset intangible dalam organisasi, khususnya pada skill dan kapabilitas pegawai yang dibutuhkan untuk meningkatkan nilai (value) dalam proses internal.

• Learning and Growth Perspective focuses on :HUMAN CAPITAL – Jobs and People Issues

INFORMATION CAPITAL – System and Technology Issues

ORGANIZATION CAPITAL – Organizational Climate and Quality of work-life

• Tujuan dari perspektif ini adalah mendeskripsikan bagaimana manusia, teknologi dan iklim organisasi berkolaborasi untuk mendukung strategi perusahaan. Pengukuran dalam perspektif ini adalah lead indicator untuk peningkatan dalam proses internal, pelanggan dan finansial.

PERSPECTIVE

1. Assessment2. Strategy3. Objectives4. Strategy Map5. Performance

Measure6. Initiatives7. Automation8. Cascade9. Evaluation

BUILD AND IMPLEMENTING

BSC

1. ASSESSMENT

• Langkah Pertama dalam membangun BSC adalah mengkaji Visi dan Misi organisasi, Tantangan kedepan, kemampuan sumberdaya organisasi dan Nilai-nilai yang dipegang organisasi.

• Langkah ini juga termasuk mempersiapkan rencana apabila ada perubahan management, dan mengadakan workshop (pelatihan) mengenai pesan-pesan utama yang akan disampaikan, saluran media yang akan digunakan, pengaturan waktu dan siapa yang akan menyampaikannya.

BUILD AND IMPLEMENTING

BSC

• Langkah selanjutnya adalah strategi organisasi, termasuk hasil strategi yang sudah dirumuskan, dan perspektif organisasi. Semuanya dibangun oleh para partisipan pelatihan untuk memfokuskan perhatian kepada kebutuhan customer (pelanggan) dan nilai-nilai organisasi.

2. STRATEGYBUILD AND

IMPLEMENTING BSC

• Langkah ketiga, elemen-elemen strategi yang dibangun pada step 1 dan 2 kemudian diuraikan menjadi Tujuan Strategis organisasi.

• Tujuan (objectives) adalah hal pertama yang harus diinisiasi dalam tahapan membangun Strategi dan dikategorisasi berdasarkan pada perspektif, hubungan kausalitas (strategy map) terhadap Strategic Theme yang kemudian digabungkan dalam satu Tujuan Strategis organisasi.

3. OBJECTIVESBUILD AND

IMPLEMENTING BSC

• Strategi map adalah alat yang digunakan untuk menceritakan bagaimana nilai (value) terbentuk untuk organisasi.

• Didalamnya ditunjukkan langkah-langkah logis yang berhubungan dengan tujuan strategis perusahaan dalam bentuk rantai kausalitas (cause-and-effect chain).

• Umumnya berisi mengenai peningkatan kinerja dalam perspektif Learning and Growth (terletak di dasar) memungkinkan organisasi untuk , meningkatkan kinerja dalam Internal Processes (tingkatan selanjutnya), yang menunjukan bahwa darisana dapat mencapai hasil yang diharapkan oleh customer, yang selanjutnya mensukseskan tujuan perusahaan berkaitan dengan perspektif finansial. (terletak di paling atas)

4. STRATEGY MAPBUILD AND

IMPLEMENTING BSC

• Tahap kelima, Pengukuran kinerja dibangun kepada masing-masing Tujuan Strategis. Pengukuran Leading and Lagging (hasil yang diharapkan dan hasil saat ini) teridentifikasi, batasan dan data pembanding (benchmarking) mulai dibangun.

5. PERFORMANCE MEASUREBUILD AND

IMPLEMENTING BSC

• Tahap keenam, Inisiatif Strategis dibangun untuk mendukung Tujuan Strategis. Untuk membangun akuntabilitas organisasi, pengukuran kinerja, dan Inisiatif Strategis ini dirancang untuk pekerja yang tepat dan didokumentasikan dalam tabel.

6. INITIATIVESBUILD AND

IMPLEMENTING BSC

• Step Ketujuh, Proses implementasi dimulai sejak pengaplikasian pengukuran kinerja untuk mendapatkan informasi mengenai kinerja yang tepat, kepada orang yang tepat dan waktu yang tepat.

• Otomatisasi menambahkan struktur dan disiplin untuk mengimplementasikan sistem BSC, membantu merubah data perusahaan menjadi informasi dan pengetahuan.

• Singkatnya, otomatisasi ini membantu orang-orang untuk membuat keputusan, karena otomatisasi memungkinkan untuk melihat langsung data kinerja teraktual.

7. PERFORMANCE ANALYSISBUILD AND

IMPLEMENTING BSC

• In Step Eight, the enterprise-level scorecard is ‘cascaded’ down into business and support unit scorecards, meaning the organizational level scorecard (the first Tier) is translated into business unit or support unit scorecards (the second Tier) and then later to team and individual scorecards (the third Tier). Cascading translates high-level strategy into lower-level objectives, measures, and operational details. Cascading is the key to organization alignment around strategy. Team and individual scorecards link day-to-day work with department goals and corporate vision. Cascading is the key to organization alignment around strategy. Performance measures are developed for all objectives at all organization levels. As the scorecard management system is cascaded down through the organization, objectives become more operational and tactical, as do the performance measures. Accountability follows the objectives and measures, as ownership is defined at each level. An emphasis on results and the strategies needed to produce results is communicated throughout the organization.

8. CASCADEBUILD AND

IMPLEMENTING BSC

• Step Sembilan, Evaluasi terhadap BSC sudah selesai. Selama evaluasi ini, organisasi mencoba untuk menjawab pertanyaan seperti, Apakah Strategi kita bekerja? (ada perubahan), Apakah kita mengukur hal yang benar?, Sudahkah lingkungan kita berubah?, Apakah kita menganggarkan uang kita secara strategis?

9. EVALUATIONBUILD AND

IMPLEMENTING BSC

Istilah – Istilah penting

• VISI : Keadaan organisasi yang diharapkan terwujud di masa depan

• MISI : Alasan keberadaan suatu organisasi• STRATEGI : Serangkaian aktivitas yang dilakukan

secara berbeda dibandingkan dengan pesaing untuk memberikan nilai tambah kepada pelanggan

• Objectives : Suatu pernyataan yang ringkas dan padat, yang menjelaskan apa yang harus dengan sebaik-baiknya dilakukan oleh organisasi, dalam rangka eksekusi strategi

NEED TO KNOW

Rumusan Masalah

Membangun dan Mengimplementasikan Balanced Scorecard di PT.Garam (Persero)

CASE STUDIES

PERSERO = BUMN•Penguasaan badan usaha dimiliki oleh pemerintah•Bila memperoleh keuntungan, maka dimanfaatkan untuk kesejahteraan rakyat.•Tujuan utamanya mencari laba (Komersial) •Modal sebagian atau seluruhnya berasal dari kekayaan negara yang dipisahkan yang berupa saham-saham •Dipimpin oleh direksi •Pegawainya berstatus sebagai pegawai swasta •Badan usahanya ditulis PT (nama perusahaan) (Persero) •Tidak memperoleh fasilitas negara

PT . GARAM (persero)

Visi Perusahaan “Menjadi Perusahaan Garam Terkemuka di Kawasan ASEAN dan Mampu Memberikan

Nilai Tambah Kepada Pemangku Kepentingan (Stake Holder).”

Misi Perusahaan

1. Kami mempoduksi “Produk Garam Bahan Baku dan Garam Olahan dengan Kualitas yang sesuai dengan ketentuan standar dan Kebutuhan Konsumen”.

2. Kami melakukan Diversifikasi Produk untuk mengurangi ketergantungan pada iklim3. Kami membawa produk ke setiap konsumen dan membuatnya tersedia dimanapun

dan kapanpun dibutuhkan.4. Kami senantiasa menjadi mitra yang dipercya oleh seluruh Pemangku Kepentingan.5. Kami berusaha untuk selalu bermanfaat bagi Lingkungan / Komunitas dimana kami

hidup dan bekerja.6. Kami adalah Organisasi Kualitas Global yang menjadi panutan bagi Industri Garam

di Indonesia.

CASE STUDIES

1. Assessment2. Strategy3. Objectives4. Strategy Map5. Performance

Measure6. Initiatives7. Automation8. Cascade9. Evaluation

BUILD AND IMPLEMENTING

BSC

MEMBANGUN DAN MENGIMPLEMENTASIKAN BSC DI

PT GARAM

1. ASSESSMENT Pengkajian terhadap (Visi dan Misi Perusahaan, SWOT, Nilai-nilai yang ditanamkan oleh perusahaan) melalui konsensus dengan melibatkan para stakeholder

Pihak yang harus berpartisipasi dalam konsensus adalah :

CASE STUDIES

• Menteri BUMN• Departemen Keuangan RI• Komisaris Utama• Anggota Komisaris• Direktur Utama• Direktur Produksi dan Teknik• Direktur Keuangan, Pemasaran dan Umum• Sekretaris Perusahaan

• Kepala Biro Umum dan SDM• Kepala Divisi Pergudangan dan Terminal• Kepala satuan pengawas internal (SPI)• Kepala Divisi Pemasaran• Kepala Divisi Pengembangan Produk Baru• Kepala Divisi Pengolahan Garam• Kepala Biro Keuangan dan akuntansi• Kepala Divisi Produksi Bahan BakuDATA PT.GARAM

(PERSERO)

ACTION

• Production Strategy (Kualitas dan Diversitas Produk)• Distribution Strategy ( Sistem Distribusi Produk, Logistik)• PR Strategy (PR Campaign : opini publik, iklan produk, media

massa, meningkatkan reputasi perusahaan, Corporate Social Responsibility)

• HRD Strategy ( Workshop, Pelatihan Pengembangan SDM)

2. STRATEGY Menetapkan strategi perusahaan berdasarkan konsensus yang sudah dilaksanakan pada tahap assessment. (berkaitan dengan kebutuhan dan nilai-nilai yang akan ditanamkan perusahaan kepada pelanggan)

MEMBANGUN DAN MENGIMPLEMENTASIKAN BSC DI

PT GARAM

CASE STUDIES

ACTION

3. ObjectivesMenetapkan tujuan strategis organisasi

MEMBANGUN DAN MENGIMPLEMENTASIKAN BSC DI

PT GARAM

CASE STUDIES

“Ikut melaksanakan program kerja perusahaan dalam mewujudkan program pemerintah

khususnya di BUMN”

ACTION

MEMBANGUN DAN MENGIMPLEMENTASIKAN BSC DI

PT GARAM

CASE STUDIES

4. Strategy MapMembuat strategy map, berdasarkan hubungan kausalitas antara tujuan strategis perusahaan dengan perspektif BSC

Strategic objectives reflect management’s choice as to how the entity will seek to create value for its stakeholders.

Tujuan Strategis“Ikut melaksanakan

program kerja perusahaan dalam

mewujudkan program pemerintah khususnya

di BUMN”

STRATEGY MAPBalanced Scorecard®

Production Strategy (Kualitas dan Diversitas Produk)Distribution Strategy ( Sistem Distribusi Produk, Logistik)PR Strategy (PR Campaign, Corporate Social Responsibility)HRD Strategy ( Workshop, Pelatihan Pengembangan SDM)Financial Strategy ( ROI, ROCE, Cash Flow)

ACTION

How an Organization Created Value for their

Customer and Stakeholders

BENCHMARKINGLEADING INDICATOR VS LAGGING INDICATOR

(Keadaan yang diharapkan) (keadaan saat ini)

MEMBANGUN DAN MENGIMPLEMENTASIKAN BSC DI

PT GARAM

CASE STUDIES

5. Performance MeasurePengukuran Kinerja (leading indicator, dan lagging indicator)

Membuat data pembanding. ( Benchmarking menggunakan KPI yang disesuaikan dengan Objectives)

ACTION

6. InitiativesInisiatif Strategis, dilakukan untuk mendukung tujuan organisasi (organizational objectives), dan membangun akuntabilitas organisasi dalam pengukuran kinerja.

MEMBANGUN DAN MENGIMPLEMENTASIKAN BSC DI

PT GARAM

CASE STUDIES

Melakukan Penghitungan Financial Perspectives , memangkas pengeluaran yang tidak mengindikasikan perubahan perusahaan ke arah yang lebih baik.

ACTION

7. Performance AnalysisMelihat kinerja organisasi, dan mengambil keputusan langsung, untuk menempatkan pekerja yang tepat di waktu yang tepat.

MEMBANGUN DAN MENGIMPLEMENTASIKAN BSC DI

PT GARAM

CASE STUDIES

Manajemen turun ke lapangan, melihat kondisi perusahaan.Monitoring sekaligus melakukan tindakan preventif, yaitu menempatkan pekerja yang tepat pada posisi yang tepat. (right man on the right place)

ACTION

• 8. CascadeStrategy Maps Perusahaan dideskripsikan kepada seluruh departemen-departemen dalam perusahaan.

MEMBANGUN DAN MENGIMPLEMENTASIKAN BSC DI

PT GARAM

CASE STUDIES

Strategy Map Perusahaan di instruksikan kepada seluruh departemen PT. GARAM, management melihat kontribusi dari setiap departemen-departemen kepada Strategy Map yang sudah dibangun.

Departemen tersebut diantaranya : (Maintenance Dept, Operations Dept, Sales Dept, Services Dept)

ACTION

BACK TO DATA PT. GARAM

9. EvaluationEvaluasi terhadap semua proses BSC.

MEMBANGUN DAN MENGIMPLEMENTASIKAN BSC DI

PT GARAM

CASE STUDIES

1. Apakah kita mengukur hal yang benar? (berkaitan dengan GOAL SETTING dan scorecard)

2. Sudahkah lingkungan kita berubah? (kesesuaian scorecard dengan keadaan perusahaan)

3. Apakah kita menganggarkan uang kita secara strategis?(berkaitan dengan Return On Certain Employees)

ACTION

Books

• Kaplan, Robert S. dan Norton, David P., Menerapkan Strategi Menjadi Aksi : Balanced Scorecard. Jakarta: Erlangga. 2000.

• Luis, Suwardi dan Biromo, Prima A., Step by step in Cascading Balanced Scorecard to Functional Scorecard. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. 2010.

REFERENCE

Journal

• A Practitioner’s Guide to the Balanced Scorecard. Allan Mackay. Chartered Institute of Management Accountant (CIMA)

• Building And Implementing A Balanced Scorecard Strategic Management System, BaIanced Scorecard Institute, 2006

REFERENCE

WEBSITE

• http://www.balancedscorecard.org/

REFERENCE

That’s All From MeGRACIAS