SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

TUGAS AKHIR

PENERAPAN OUTSOURCING DALAM SISTEM INFORMASI PT. BII MAYBANK Tbk.

Oleh

Titah Haritul Ichwani

P056133682.52E

Dosen:Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS)

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2014

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi di era sekarang telah memberikan banyak kontribusi

terhadap dunia bisnis. Perusahaan khususnya dapat melakukan kegiatan perusahaan dengan

jauh lebih baik dan terprogram.Penggunaan teknologi menajdi hal yang biasa dan sangat

lazim ditemukan pada perusahaan sekarang.Komputer menjandi salah satu sarana yang dapat

menunjang lancarnya kegiatan tersebut. Perkembangan teknologi membantu proses

pelaksanaa kinerja perusahaand ari unit paling kecil hingga ke pusat untuk lebih akurat, cepat

dan terprogram.

Berkembangnya teknologi awalnya merupakan bagian dari kegiatan internal yang

dilakukan oleh perusahaan. Namun,s eiring dengan berkembangnya daya saing dan kecepatan

pada pasar, perusahan mulai membagi tugas dengan pihak ekxternal.Perusahaan kemudian

hanya melakukan inti core bisnis saja untuk internal, kemudian sisanya dilakukan oleh pihak

eksternal. Hal ini agar tidak mengganggu beberapa LOB (Line of Business) dan tentunay juga

untuk mempercepat kinerja ke unit lain.

Menurut O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya “Introduction to Information

Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa

yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan

mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Perusahaan yang melakukan outsourcing memiliki

alasan-alasan untuk pembagiaan beban pekerjaan sehingga dapat fokus melakukan  aktivitas

utama dari bisnisnya.

Outsourcing sebaiknya dilihat dengan cara yang lebih luas. Pengambilan keputusan

perusahaan untuk menggunakan sistem outsourcing merupakan suatu keputusan yang harus

dikaji lebih lanjut. Pengambilan keputusan tersebut tentunya didasari oleh beberapa hal,

seperti pengurangan budget perusahaan. Ketika sistem outsourcing diambil, berarti perusaahn

telah mengalihfungsikan sebagian kinerjanya kepada pihak ketiga.

Perbankan sendiri saat ini telah menggunakan sistem informasi dalam

kegiatannya. Namun, tidak semuanya dikembangkan oleh pihak internal.Bank BII

Maybank adalah salah satu perusahaan yang juga menggunakan sistem outsourcing

pada bagian sistem informasi.

1.2 Tujuaan Penelitaan

Penulisan Makalah ini bertujuan untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan yang

dilakukan PT BII Maybank dalam melakaukan kegiatan outsourcing di perusahaan tersebut.

TINJAUAN PUSTAKA2.1 Sistem Informasi

Sistem Informasi (SI)  adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang

yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang

sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara

orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan

untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan

komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini

dalam mendukung proses bisnis.

Ada yang membuat perbedaan yang jelas antara sistem informasi, dan komputer

sistem TIK, dan proses bisnis. Sistem informasi yang berbeda dari teknologi informasi dalam

sistem informasi biasanya terlihat seperti memiliki komponen TIK. Hal ini terutama berkaitan

dengan tujuan pemanfaatan teknologi informasi. Sistem informasi juga berbeda dari proses

bisnis. Sistem informasi membantu untuk mengontrol kinerja proses bisnis.

Alter berpendapat untuk sistem informasi sebagai tipe khusus dari sistem kerja.

Sistem kerja adalah suatu sistem di mana manusia dan/atau mesin melakukan pekerjaan

dengan menggunakan sumber daya untuk memproduksi produk tertentu dan/atau jasa bagi

pelanggan. Sistem informasi adalah suatu sistem kerja yang kegiatannya ditujukan untuk

pengolahan (menangkap, transmisi, menyimpan, mengambil, memanipulasi dan

menampilkan) informasi.

Dengan demikian, sistem informasi antar-berhubungan dengan sistem data di satu sisi

dan sistem aktivitas di sisi lain. Sistem informasi adalah suatu bentuk komunikasi sistem di

mana data yang mewakili dan diproses sebagai bentuk dari memori sosial. Sistem informasi

juga dapat dianggap sebagai bahasa semi formal yang mendukung manusia

dalampengambilan keputusan dan tindakan.

Sistem informasi merupakan fokus utama dari studi untuk disiplin sistem

informasi dan organisasi informatika. Sistem informasi adalah gabungan yang terorganisasi

dari manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data dalam

mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam organisasi.

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan

strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan

yang diperlukan.

Sistem Informasi ini terdiri dari komputer, instruksi, fakta yang tersimpan, manusia dan

prosedur.

SI dapat dikategorikan dalam empat bagian:

1. Sistem Informasi Manajemen

2. Sistem Pendukung Keputusan

3. Sistem Informasi Eksekutif

4. Sistem Pemrosesan Transaksi

2.2 Outsourcing

Outsourcing sendiri merupakan penggunaan pihak ketiga untuk melakukan pekerjaan

perusahaan yang dianggap bukan inti kerja perusahaan tersebut. Sehingga perusahaan cukup

menyewa beberapa alat saja dan aka nada pihak yang menjalankannya. Terkadanga da

beberap alat yang memang ahrus dibeli oleh perusahaan. Namun, untuk pengerjaan dan

maintenance dilakukan oleh pihak outsourcing itu sendiri. Kemudahan pengerjaan ini juga

berdampak pada beberapa hal :

1. Perusahaan dapat menekan budget perusahaan

2. Perusahaan membagi resiko kerja dengan pihak ketiga

3. Perusahaan dapat lebih fokus dalam menjalankan bisinis inti perusahaan tersebut

4. Perusahaan fokus dalam memaksimalakan sumber daya yanga da untu melakuakn

kegiatan yang bersifat lebih kepada pengembangan perusahaans aja.

2.2 Insourcing

Insourcing merupakan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan yang direkrut

secara hati-hati dan biasanya merupakan para profesional atau dinilai kompeten dan

menguntungkan di masa depan. Sumber daya itu sendiri bisa berupa, sumber daya manusia,

sumber daya sitem, sumber daya jaringan dan data, sumber daya ekonomi, keuangan dan

bisnis, dan banyak lagi.

Insourcing dilakukan perusahaan karena menganggap apa yang diperlukan perusahaan

dalah inti perusahaan itu sendiri. Sehingga sangat ebresiko tinggo jika pengerjaan akan

sesuatu hal diberikan kepada pihak luar. Hal ini masih dilakukan oleh beberapa perusahaan

dengan mengembangkan sistem informasinya sendiri, walaupun mungkin tidak secara

menyeluruh atau 100%.

2.3 Kelebihan dan Kekurangan Outsourcing dan Insourcing

Sistem informasi memiliki peran yangs angat besar dalam dunia bisnis. Dilihat dari

seberapa besarnya tentu harus dilakukan pengambilan keputusan yang tepat dalma penerapan

outsourcing dan insourcing itu sendiri. Dilakukannya pengembangan dan pengelolaan sistem

informasi seharusnya diketahui oleh setiap divisi pada suatu perusahaan. Hal ini berguna agar

ketika satu divisi menemui kendala dalam unit bisnisnya, mereka tahu harus menghubungi

siapa. Dalam pengembangan ini perusahaan harus mengetahui kelebihan dan kekurang

oursourcing dan insourcing itu sendiri.

2.4 PT. BII Maybank Tbk. PT Bank Internasional Indonesia Tbk (“BII”) didirikan pada 15 Mei 1959. Setelah

mendapat ijin sebagai bank devisa pada 1988, BII mencatatkan sahamnya pada Bursa Efek

Jakarta dan Bursa Efek surabaya (sekarang Bursa Efek Indonesia) pada 1989. sejak menjadi

perusahaan publik, BII tumbuh menjadi salah satu bank swasta terkemuka di Indonesia. Pada

2008, Malayan Banking Berhad (Maybank), bank terbesar di Malaysia dan salah satu grup

keuangan terkemuka di ASEAN, mengakuisisi BII melalui anak perusahaan yang dimiliki

sepenuhnya, Maybank offshore Corporate Services (labuan) Sdn. Bhd. (MOCS). Sejak saat

itu, Maybank menjadi pemegang saham utama BII melalui dua anak perusahaannya, Sorak

Financial Holdings Pte. Ltd. (Sorak) dan MOCS.

BII merupakan salah satu bank terbesar di Indonesia dengan jaringan internasional

dan cabang yang tersebar di seluruh provinsi di Indonesia serta dua cabang luar negeri di

Mauritius dan Mumbai. BII juga mengembangkan layanan e-banking melalui BII Mobile

Banking, BII Internet Banking, Mobil kas keliling, ATM dan CDM (Cash Deposit Machine)

yang terkoneksi dengan lebih dari 20.000 ATM tergabung dalam jaringan ATM PRIMA,

ATM BERSAMA, ALTO, CIRRUS dan terhubung dengan 3.500 ATM Maybank di

Singapura dan Malaysia melalui jaringan MEPS.

 

BII menyediakan serangkaian produk dan jasa komprehensif bagi nasabah individu

maupun korporasi melalui Retail Banking, Business Banking, dan Global Banking, serta

pembiayaan otomotif melalui entitas anak WOM Finance untuk kendaraan roda dua dan BII

Finance untuk kendaraan roda empat.

PEMBAHASAN

3.1 Penerapan Sistem Informasi Manajemen pada Perbankan

Sistem informasi manajemen menjadi inti kehidupan perusahaan saat ini. Dengan

menggunakan sistem informasi, BII Maybank telah menerapkannya dalam setiap lini.

Kemudahaan ansabah untuk mengakses data terkait produk perbankan, mengakses untuk

transaksi, berhubungan dengan pihak Customer care, dan sebaginya, terkait dengan bagus

atau tidaknya sisteme informasi yang disajikan. Pengembangan sistem informasi denim

menciptakan produk-produk yang dimininati oleh nasabah dan mempengaruhi pengembalin

keputusan manajerial perusahaan.

Aplikasi Teknologi Informasi Dalam Bidang Perbankan antara lain :

1. Penunjang Operasional (Core Banking) Online Real Time.

2. Laporan Keuangan

3. Aplikasi Operasional Perkreditan.

4. Aplikasi Operasional Pembukaan Rekening.

5. Aplikasi pelaporan

6. ATM

7. Phone Banking

8. Internet Banking

9. SMS/m-Banking

Dan masih banyak lagi aplikasi-aplikasi tehnologi informasi yang digunakan pada industri

perbankan yang sangat kompleks sehingga dapat dikatakan industri perbankan adalah

merupakan industri yang disetiap aktivitasnya menggunakan basis sistem informasi

tehnologi.

Dengan Mengakses langsung ke menu utama BII Maybank, para nasabah yang

membutuhkan informasi dapat langsung terhubung dengan segala yang emreka butuhkan.

Dalam menu utama nasabah akan menemukan akses ke bagian informasi kartu kredit, produk

perbankan, laporan keuangan, lowongan pekerjaan dan sebagainya.

3.2 Hal – hal yang Mempengaruhi Keberhasilan Penerapan Sistem Informasi Manajemen

Teknologi informasi berperan sebagai alat bantu untuk memudahkan pengelolaan

suatu sumber daya yang dimiliki oleh suatu organisasi. Faktor manusia akan sangat

menentukan kebaikan dan kegunaan teknologi tersebut. Untuk itu, pengembangan sistem

informasi membutuhkan suatu teknik dan perencanaan yang baik agar sistem yang

dikembangkan tersebut dapat berjalan dan berfungsi secara efektif dan efisien serta tidak

mengalami kegagalan.Terdapat beberapa faktor penentu kegagalan dan keberhasilan dari

implementasi sistem informasi di suatu perusahaan (O’Brien, 2005).

1. Keterlibatan End User

Dengan bantuan end user, tentunya BII Maybank dapat memperbaiki kinerjanya dalam sistem

informasi dan semakin meningkatkan kinerjanya. Pengaruh End User menjadi faktor penting

kesukesan dapat diaksesnya teknologi yang dikembangkan. Sehingga kepuasaan nasabah

untuk selalu memantau apa yang diperlukan terkait kebutuhan professional perbankannya.

Seperti ketika nasabahmemerlukan informasi terkait ATM dan jenis-jenisnya, nasabah

dapat emngakses langsung ke bagian yang diinginkannya. Nasabah tidak akan kesulitan lagi

untuk mengetahui semua akses perbankannya.

2. Dukungan Manajemen Eksekutif

Diharapkan dengan penerapan sistem informasi di perusahaan, pihak manajemen juga

ikut terlibat dalam proses pengembangannya. Dana yang sangat besar telahd ikeluarkan oleh

perusahaan untuk bagian ini, namun tak jarang perusahaan sering tidak maksimal dalam

menjalankannya. Sehingga jika dilihat dari tingkat kerugian,tentunya perusahaan mengalami

kerugian dari mulai, pembelian, penyewaan dan baiya maintenance.

3.Kejelasan Pernyataan Kebutuhan

Sering terjadinya misconception antara pihak user dengan pihak vendor. Tidak

tercapainya titik temu antara kebutuhan yang diperlukan oleh pihak user, membuat vendor

kesulitan untuk mengartikan program seperti apa yang harus dibuatnya.

4. Perencanaan Yang Matang dan Tepat

Strategi perusahaan yang tepat dalam proses perencanaan dapat mengahntar perusahaan

kepada keputusan yang tepat. Diperlukannnya informasi yang akurat dan lengkap, akan

membantu pihak perusahaan dalam memetakan apa yang harus dilakukan pada periode

mendatang. Analisa pasar, menjadi salah satubagian dari penciptaan perencanaan itu sendiri.

5. Harapan yang Realistik

Perusahaan harus mampu melihat kebutuhan perusahaanya sendiri. Seharusnya perusahaan

menganalisa kebutuhannya dan hanya melakukan pembelian atau penciptaan sistem

informasi yang diperlukan oleh perusahaan saja.Harus realistis dalam menghitung kebutuhan,

harga dan target profit kedepannya.

3.3 Hal – hal yang Mempengaruhi Kegagalan Penerapan Sistem Informasi Manajemen

1. Tidak ada atau kurangnya masukan dari pihak End User

2. Tidak tersampaikan dengan baik kebutuhan perusahaan kepada vendor

3. Kurang support dari pihak manajemen

4. Kurang memanfaatkan teknologi yang tersedia

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Outsourcing dilakakuan oleh pihak BII Maybank demi menekan budget perusahaan. Di

satu sisi, outsourcing mampu membantu kinerja perusaahn jadi lebih baik, menghemat waktu

dan membagi reseiko kegagalan kedepannya. Perusahaan juga harus bijak dalam menentukan

pemakaian vendor, metode yang diterapkan dan memberikan penjelasan yang detail atas

kebutuhannya.

4.2 Saran

Pihak perusahaan harus memastikan bahwa sistem informasi yang digunakan telah

tepat dan menjaga keakuratan informasi dan data yang disajikan. Tentunya ini bisa

dicapai ketika hubungan baik terjaga anatar pihak perusahaan dan vendor.

DAFTAR PUSTAKA

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi

http://id.wikipedia.org/wiki/Alih_daya

http://repository.widyatama.ac.id/xmlui/bitstream/handle/123456789/1244/content.pdf?

sequence=1

http://maryono46e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2014/01/21/faktor-faktor-yang-mempengaruhi-

keberhasilan-dan-kegagalan-dalam-penerapan-sistem-informasi-manajemen-pada-perbankan/

http://www.bii.co.id/Pages/home.aspx

O’Brien JA and George Marakas. 2009. Management Information System. Ninth

Edition.McGraw-Hill.Inc. Boston.

Syam Fazli BZ.1999. “ Dampak KompleksitasTeknologi informasi bagi strategi dan

kelangsungan usaha”, Jurnal Akuntansi dan Auditing(JAAI) Vol.3 no.1, FE. UII Yogyakarta