barbara banasik
DESCRIPTION
Sprawy finansowe. Barbara Banasik. Plan prezentacji. r ejestracja w systemie Cerber wniosek o dofinansowanie r ozliczenie projektu s prawozdanie z projektu. Część 1 – rejestracja. czyli jak zacząć. Cerber – co to jest?. składanie wniosków zbiór uchwał składanie sprawozdań - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Plan prezentacji
1. rejestracja w systemie Cerber
2. wniosek o dofinansowanie
3. rozliczenie projektu
4. sprawozdanie z projektu
Rejestracja krok po kroku
1. rejestracja.cerber.samorzad.uw.edu.pl
2. Rejestracja jest dwuetapowa:
Rejestracja osoby
Przewodniczący + pełnomocnicy finansowi
Rejestracja jednostkikoła naukowe i inne organizacje studenckie
Kto może korzystać z Cerbera?
Przewodniczący ZSS i RM
• na mocy uchwały o wyborze na Przewodniczącą/ego
pełnomocnicy finansowi ZSS i RM
• na mocy uchwały ZSS jednostki lub RM
Podstawą prawa do składania wniosków jest uchwała złożona w Biurze ZSS.
Rejestracja krok po kroku
1. Wprowadź dane osobowe
2. Zarejestruj
3. Donieś do biura ZSS UW dokumenty potwierdzające przyznanie
pełnomocnictwa (uchwałę)
Uchwały
• wszystkie wzory na stronie samorzad.uw.edu.pl
dotacje > akty prawne > wzory uchwał
• w sprawie udzielenia pełnomocnictwa finansowego
• w sprawie odwołania pełnomocnictwa finansowego
• w sprawie wyboru przewodniczącego ZSS
• w sprawie wyboru przewodniczącego RM DS
Ważne!
Proszę najpierw dokonać rejestracji w systemie,
potem donieść dokumenty do Biura.
Pełnomocnictwa finansowe złożone w Biurze przed
15 października wygasają 30 listopada.
Budżet ZSS UW
I filar
• ZSS-y jednostek
•Rady MieszkańcówII filar
•ZSS-y jednostek
•Rady Mieszkańców
•Koła Naukowe
•Inne organizacje (AIESEC, NZS)
III filar
•ZSS UW
1. złóż wniosek
2. moje wnioski
3. złożone sprawozdania
4. budżety
Cerber - początek
w n i o s k i . c e r b e r. s a m o r za d . u w. e d u . p l
Przygotowanie projektu
1. • P l a n o wa n i e p r ze d s i ęwz i ę c i a
2.• P l a n o wa n i e p r zyc h o d ó w i w yd at kó w
3.• S p o r z ą d ze n i e i d e a l n e go w n i o s ku
Idealny wniosek
1. • Zw i ęz ł y, p re c yzy j ny o p i s
2.• D o b r ze o p i s a n e p ro g n ozo wa n e p r zyc h o d y
3.• P r ze myś l a n e , d o b r ze o p i s a n e ko sz t y
Składanie wniosku - etap I
1. Nazwa projektu
2. Podmiot
3. Podmioty współorganizujące
4. Osoba
5. Inne instytucje zaangażowane
6. Miejsce
7. Charakter przedsięwzięcia
8. Ilość uczestników
9. Zasięg projektu
Osoba odpowiedzialna – kto to jest?
– odpowiada za prawidłową realizację projektu
– składa w Biurze ZSS faktury do rozliczenia
– składa w Biurze ZSS sprawozdanie przedsięwzięcia
wraz z niezbędnymi dokumentami
Składanie wniosku - etap I
1. Nazwa projektu
2. Podmiot
3. Podmioty współorganizujące
4. Osoba
5. Inne instytucje zaangażowane
6. Miejsce
7. Charakter przedsięwzięcia
8. Ilość uczestników
9. Zasięg projektu
Charakter przedsięwzięcia?
1. Kulturalny
2. Naukowy
3. Integracyjny
4. Sportowy
5. Promocyjny
6. MieszaneMieszany, np. kulturalno-integracyjny
Poza projektami…
ZSS jednostki może również złożyć wniosek o:
• materiały biurowe
• wyposażenie do biur organów Samorządu
WAŻNE !
Składanie wniosku - etap I
1. Nazwa projektu
2. Podmiot
3. Podmioty współorganizujące
4. Osoba
5. Inne instytucje zaangażowane
6. Miejsce
7. Charakter przedsięwzięcia
8. Ilość uczestników
9. Zasięg projektu
Zasięg projektu
Jednostkowy
Międzyjednostkowy
Uczelniany
Ponaduczelniany
Ogólnopolski
Międzynarodowy
Składanie wniosku - Etap II
1. opis projektu
2. przewidywane korzyści
3. data właściwego wydarzenia
4. harmonogram
Składanie wniosku - Etap II
1. Opis projektu
• rozwinięcie szczegółowe wcześniejszych pozycji
• opis i uzasadnienie charakteru• opis merytoryczny• opis planowanego przebiegu
przedsięwzięcia• dlaczego warto dofinansować
przedsięwzięcie
Opis projektu - zawartość
Opis projektu – treść:
●rozwinięcie szczegółowe wcześniejszych pozycji
–Opis miejsca
–Wkład posczególnych podmiotów organizujących
–Krótkie rozwinięcie "charakteru przedsięwzięcia
Opis projektu - zawartość
Opis projektu – treść:
●opis merytoryczny
●opis planowanego przebiegu przedsięwzięcia– precyzyjny ale zwięzły plan logistyczno –
organizacyjny– Powiązanie z kosztami (tak samo nazwane pozycje)
Opis projektu - zawartość
1. dlaczego warto dofinansować przedsięwzięcie?
a) bo jest ważny z punktu widzenia integracji społeczności
b) bo jest cykliczny, łączy się z wieloletnią tradycją
c) ma wartość dodaną dla życia kulturalnego
d) jest innowacyjny, orginalny, unikalny
e) jest dobrze przemyślany organizacyjnie
f) ma dopracowany kosztorys
Idealny opis projektu
Idealny opis charakteryzuje się:
• Zwięzłością (składa się jedynie z potrzebnych informacji – każde zdanie
wnosi coś nowego do opisu)
• Precyzją (opis dobrze oddaje charakter przedsięwzięcia
• Wyważoną treścią (jest jej na tyle dużo, żeby zrozumieć kosztorys i zalety
projektu, a na tyle mało żeby można było się zapoznać z nim w 3 min.)
• Przejrzystością (osoba nie znająca realiów jednostki ani projektu po
pierwszej lekturze znakomicie orientuje się w przedsięwzięciu
WAŻNE !
Składanie wniosku - Etap II
2. Przewidywane korzyści
• Dla uczestnika• Dla społeczności akademickiej• Dla Uniwersytetu, dla ZSS UW
Składanie wniosku - Etap II
3. Harmonogram prac
• przygotowanie przedsięwzięcia
• data lub przedział czasowy właściwego przedsięwzięcia
Składanie wniosku – Etap III
Zasady budowania kosztorysu:
1.Uwzględniamy wszystkie ponoszone koszty.
2.Wpisujemy realne i dokładne koszty:
koniecznie koszt jednostkowy!
3.Uwzględniamy wszystkie przychody.
4.Wszystkie pozycje muszą być dobrze opisane!
Czego nie finansujemy?
Zarządzenie Przewodniczącego ZSS UW
• produkty spożywcze
• paliwo
• kwiaty
• usługi wykonywane zagranicą (z wyłączeniem noclegu
i transportu)
• cateringu na spotkania świąteczne powyżej 1800 zł
WAŻNE !
Wyżywienie/catering - uwagi
• wymagana zgoda rektorska (dołączana do wniosku)• z wyłączeniem
• konferencji naukowych• spotkań świątecznych• obozów zerowych
• catering na spotkania świąteczne do 1800 zł!
Umowy
• Obowiązek podpisywania umów:
– Transport (zawsze)
– Inne powyżej 4000 zł (np. nocleg, koszulki)
• Wszystkie umowy zawieramy na wzorach ZSS UW.
• Podpis składa jedynie usługodawca.
• Obowiązek złożenia w Biurze ZSS na co najmniej 5 dni przed
wykonaniem.
Umowy
samorzad.uw.edu.pl > dotacje > wzory umów• Osoba fizyczna• Osoba prawna• Współorganizacja imprezy• Najem ośrodka• Przewóz• Dostawa• Catering
Katalog firm obligatoryjnych
• materiały biurowe
• papier
uw.edu.pl
• bilety lotnicze, wizy itd.
www.bwz.uw.edu.pl
Planowanie budżetu
Podstawowe źródła przychodów:
1. Cegiełki
2. I filar
3. Dziekan / Dyrektor jednostki
4. II filar
Złożenie wniosku
1. wydrukuj wniosek
2. podpisy wszystkich osób ubiegających się o dofinansowanie 3. złożenie
wydrukowanego wniosku w Biurze ZSS
Zasady składania wniosków
1. jedno przedsięwzięcie – jeden wniosek
2. wniosek łączny na I i II filar
3. wniosek ZAWSZE przed wydarzeniem
4. nie dotujemy przedsięwzięć o charakterze
przede wszystkim turystycznym lub rekreacyjny
politycznym lub religijnym
Wnioski - ważne terminy
I filar● co najmniej na 3 dni przed rozpoczęciem przedsięwzięcia
(złożenie w Biurze)● do 30 listopada● po 31 października maks. 30 % budżetu
II filar● do 15 dnia każdego miesiąca, z wyłączeniem lipca, sierpnia
i grudnia
Droga, którą przebywa wniosek
UWAGA!
Wersja elektroniczna idzie za wersją papierową.
Osoba wnioskująca Biuro
Komisja Finansowa Zarząd
Kryteria oceny wniosku
1. koszty [15%];
2. szczegółowość opisu merytorycznego [15%];
3. szczegółowość kosztorysu [15%];
4. innowacyjność [10%];
5. stosunek dotacji do pozostałych przychodów [10%]
6. korzyści dla uczestników [9%];
7. zasięg [9%];
8. charakter projektu [7%];
9. perspektywa kontynuacji przedsięwzięcia [5%];
10.kwota dotacji przeznaczana na jednego uczestnika projektu [5%];
Rozliczenie projektu
• oryginały faktur
• Wystawione nie wcześniej niż w dniu imprezy
• faktury przelewowe – termin min. 21 dni
• złożone w Biurze w ciągu 7 dni
• Dobrze opisane
• ZAWSZE należy wykonać kopie WSZYSTKICH faktur
Rozliczenia - terminy
● umowy na co najmniej 5 dni przed
● faktury w ciągu 7 dni od wystawienia
● sprawozdania w ciągu 30 dni od zakończenia projektu
● Sprawozdania do 15 grudnia
Idealny opis faktury
1. za co?
2. kiedy?
3. gdzie?
4. kto brał udział?
5. [dlaczego?]
6. charakter przedsięwzięcia
7. numer uchwały przyznającej dotację
8. oświadczenia
Faktura za plakaty na Połowinki Komisji Finansowej,
organizowane przez KF, rozwieszone w budynku Samorządu
Studentów w dniach 10-11.03.2010r.
Charakter przedsięwzięcia: integracyjny.
Numer uchwały: I/47/821/PM/2011.
Potwierdzam wykonanie usługi [podpis][pieczątka].
Opis faktury – przykłady (1)
Faktura za wynajem sali kinowej w Kinie Muranów na Przegląd
filmów subkontynentu indyjskiego, organizowanego przez Komisję
Finansową i ZSS UW. Przegląd odbył się w dniach 24-28.10.2011r.
Udział wzięli: studenci UW (350 osób) oraz inni (150 osób).
Charakter przedsięwzięcia: kulturalny.
Numer uchwały: II/47/822/PM/2011.
Potwierdzam wykonanie usługi [podpis][pieczątka].
Załączniki: Umowa na wynajem sali.
Opis faktury – przykłady (2)
Oświadczenie - treść
Treść powinna składać się z trzech elementów:
1. Potwierdzam wykonanie usługi [podpis].
2. Gotówką zapłacił/a [imię i nazwisko], proszę o zwrot na
konto [numer konta, adres posiadacza/ki].
3. Pieczątka
Załączniki do faktur
1. umowy
2. lista otrzymujących [nagrody, koszulki, itp.]
3. lista uczestników [transport, nocleg]
4. tabela kursu walutowego z danego dnia
[rachunki zagraniczne]
Droga, którą przebywa faktura
Osoba rozliczająca Biuro ZSS Przewodniczący
ZSS
Kwestura Kwestorka Kanclerz Kasa
Sprawozdanie
1. Numer sprawozdania
2. Nazwa projektu [jak we wniosku]
3. Osiągnięte rezultaty
4. Nieprzewidziane sytuacje
5. Koszty
6. Przychody
7. Opis kosztorysu
Nieprzewidziane sytuacje
1. WSZYSTKIE zmiany w kosztorysie
2. koszty dodatkowe
3. zmiany terminu
4. zmiany ilości uczestników
5. zmiany programu przedsięwzięcia
6. zmiany miejsca
7. inne
Sprawozdanie
1. Numer sprawozdania
2. Nazwa projektu [jak we wniosku]
3. Osiągnięte rezultaty
4. Nieprzewidziane sytuacje
5. Koszty
6. Przychody
7. Opis kosztorysu
Załączniki do sprawozdania
1. WYŁĄCZNIE kopie faktur i rachunków2. kopie umów3. tabele kursów walutowych z danego dnia
Sprawozdania bez załączników będą odrzucane.
Postępowanie Komisji
• Sprawdzanie zgodności z wnioskiem.
• Sprawdzanie zgodności z załącznikami.
• Załączniki ułożone w kolejności jak w kosztorysie.
• Podpisane drukowanymi literami nazwą z kosztorysu.
Niezłożenie sprawozdania
W przypadku niezłożenia lub odrzucenia sprawozdania ZSS UW wykonuje 2 czynności:
1. blokuje budżetu jednostki do czasu wyjaśnienia,
2. powiadamia władze uniwersyteckie.