BAŞARILI SUNUM TEKNİKLERİ- Andrew BradburyDerleyen: Halit Yıldırım 04 Nisan 2008

Nereye ulaşmak istiyorsunuz?Çalışma gününün belirli bir anında yapılmakta olan on binlerce sunumun çoğu, bir

ürünü veya hizmeti satmayı, bilgi aktarmayı, düşünceleri açıklamayı veya yeni becerileri ortaya koymayı ve geliştirmeyi amaçlamaktadır.

Bu kitap, herhangi bir sunumun tüm hazırlık sürecinin yedi temel adımı içerdiği varsayımına dayanır:

1. Neye ulaşmak istediğine karar verme.2. Bu hedefe ulaşmanın en iyi yolunun resmî bir sunum olup olmadığına karar verme.3. Bir sunumla devam etmeye karar verdiyseniz, onun nasıl bir biçim alması

gerektiğine karar verme.4. Bir metin hazırlama (ihtiyaçları en iyi karşılayacak bir biçimde).5. Görsel yardımcıları ve broşürleri tasarlayıp hazırlama.6. Ezberleme ve prova yapma.7. Gerçekleştirme.

Zayıf bir sunum yapmanın garantili tek yolu, yetersiz hazırlıktır. En berbat sunumları yapan tecrübeli insanlar gördüm; çünkü onlar birkaç temel beceri kazanmayı reddediyordu.

İyi bir sunum, iki ya da daha çok kişi arasındaki etkili iletişimden daha öte bir şey değildir. Bu bir beceridir ve diğer beceriler gibi öğrenilebilir. Umut vaat etmeyen insanlar bile, kendi içlerindeki yeteneği açığa çıkarabilirler. Kekeleyip pepeleyen kişiler, yine kekeleyip pepeleyecektir; fakat buna rağmen, etkili biçimde sunum yapabilirler.

Bu kitap, her şeyden önce iletişim kurmayla ilgilidir. Kitap, dinleyicilerinizi nasıl anlayacağınızı ve onlarla en etkili biçimde nasıl ilişki kuracağınızı gösterecektir.

Nasıl iletişim kurarsınız?Bir eylem planını savunan veya buna karşı çıkan, gerçekten çok inandırıcı sunum

yapmışken, yine de kimsenin söylediklerinizden zerre kadar etkilenmemiş göründüğünü hissettiğiniz, hiç oldu mu?

Sözgelimi, siz diğer insanları etkilemeye çalışırken, vücut dilinizin, sesinizi kullanma biçiminizin ve “tavrınızın” (“cazibe” veya “karizma” olarak da bilinen, tam tanımı yapılamayan kişisel özellik) ne kadar farkındasınız?

Britanya’da ve ABD’de yapılan çalışmalar, diğer insanlar hakkındaki yargımızı, üç ana özelliğe dayandırma eğiliminde olduğumuzu gösteriyor:

* Sözel (kelimeler)=%7* Vokal (ses tonu)=%38* Görsel (beden dili)=%55

Önemli olan söyleme şeklinizDinleyenler için sesinizi ilgi çekici kılacak şekilde farklı ses tonlarını ve ses

düzeylerini kullanıyor musunuz, yoksa (dürüst olun) uzun süre konuşmanız gerektiğinde (örneğin, 4 ya da 5 dakikadan fazla sürekli konuşunca) sesiniz monotonlaşma eğilimi mi gösteriyor?

Vereceğiniz yanıt, diğer insanların size verdiği tepki konusunda oldukça açıklayıcı olabilir. Yavaş ve ortalamadan düşük tonda konuşan biri, genellikle güçlü ve saygın bir kişi olarak algılanır. Hızlı ve yüksek sesle konuşan kişi, heyecanlı, fakat ‘önemsiz’ ile ‘kesinlikle güvenilmez’ arasında bir kişilik olarak görünecektir.

1

Peki ya vücut diliniz? Sözgelimi, pek nadir el-kol hareketi yapan bir kişi güçlü, ölçülü ve zeki olarak

görünür. Sık sık ve heyecanlı el-kol hareketleri yapan bir kişi ciddiyetsiz, hâttâ sokak reklamcılığından öte iş yapamayacak biri olarak görünebilir.

Kısacası, en parlak konuşmanın bile başarısı, sonuçta konuşmacının sunum tarzına bağlıdır; konuşmanın içeriğine değil. Hangi durumda olursa olsun, eğer sunum tarzınız dinleyicileri etkileyecek nitelikte değilse, içerik geçersiz hale gelmeye başlar.

1960 yılında ABD başkanlık koltuğu için yarışmakta olan John F. Kennedy ve Richard M. Nixon arasındaki seçim öncesi tartışma, bu olgunun yaşanan çok güçlü bir örneği olarak sayılmalıdır. Bu tartışmayı yalnızca radyodan duyanlar, algılarında sözel içeriğe ve ses işaretlerine dayanmışlardı. Bu gruptaki insanların çoğu Nixon’ı daha iyi bir aday olarak değerlendirdi. Tartışmayı televizyonda gören; sözel içerik ile ses işaretlerini alan ve aynı zamanda iki konuşmacının vücut dilini gören insanların çoğunluğu, John F. Kennedy’yi çok daha güvenilir bir aday olarak algıladılar.

Tarihin basit bir gerçeğidir; politikaları olan Nixon’dı, ama başkanlığı Kennedy kazandı! Dinleyicileriyle sıcak ilişki kurabilen sunumcu, bilinç ve bilinçaltı düzeylerinde etkili oluyor.

Korkuyu hissettiğiniz an...Ancak iyi bir sunumun beş kilit unsurunu göz önünde bulundurmanız, size avantaj

kazandıracaktır. Amacınızı ana hatlarıyla belirleyin Dinleyici kitlenizi analiz edin İhtiyacınızı tanımlayın Bilgilerinizi düzenleyin İletişim yöntemlerinizi hazırlayın

Başarılı bir sunum gerçekleştirmek için sunumun neyle ilgili olduğu konusunda net bir düşünceye sâhip olmalısınız. Konuyu tam ve doğru anlamalısınız. Eğer gerekliyse, amacı her yönüyle anladığınızdan emin olana kadar, bilgi edinmeye devam edin.

Her sunumun bir nedeni ve ihtiyaçları vardır. Bu gereksinimi karşılayabilmek için sizin neye ihtiyacınız var? Bunu “gözü kapalı” yapabilir misiniz? Yoksa biraz araştırmaya ihtiyaç duyar mısınız?

Fakat gerekli sonuca ulaşmak için sunuma hangi bilgiler dâhil edilmeli? Az bilgi verirseniz, sunum herkesin zamanını çalan bir olay haline gelir. Öte yandan çok fazla bilgi verirseniz, bilgilerin çoğu ertesi gün unutulur; yine herkesin zamanını çalan bir etkinlik olur.

Eğer hedefinizi daha doğru biçimde tanımlarsanız, sunuma alınması ve dışarıda bırakılması gerekenleri belirlemek daha kolay olur.

İletişimHangi görsel yardımcıları (eğer varsa) kullanacaksınız? Sunum nerede

gerçekleşecek? Sunumda ne tür bir yol izlenecek?Sunumunuzun çerçevesini planlayacağınız ve en önemli sorun üzerinde düşüneceğiniz

yer burasıdır: Sunumunuz dinleyicileriniz tarafından nasıl algılanacak (Söylediğinizi ve demek istediğinizi anlayacaklar mı? Ne söylediğinizi düşünecekler? Ya da duyduklarını sandıkları şeyle neyi kast ettiğinizi düşünecekler?)

Biraz kaygı hissettiğinizde, bu duyguyu “yeniden biçimlendirin.” Başınıza geleni, gerçekten başarılı bir performansı hızlandırma süreci olarak yorumlayın. Fazladan bir parça adrenalinin size “performans üstünlüğü” vereceğini kendinize hatırlatın. Sonra da en iyi sunumunuzu yapmak için gerekli olan şeylere yoğunlaşın.

2

Aşağıdaki liste, meslektaşları tarafından seçkin sunumcular olarak kabul edilen kişilerce çok sık kullanılan beş beceriyi sıralıyor:

İnce ayarSonuçlarSıralamaSınırsız bakış açılarıBaşarıya güven

* İnce ayarBecerikli bir sunumcu, belirli bir dinleyici topluluğuna olabildiğince uygun hale

getirmek amacıyla, bilgilerini sürekli olarak netleştirir ve ayrıntılandırır.

* Sonuçlara ulaşmakEn iyi sunumcular, planlama aşamasının başlangıcından itibaren iki temel soruya

doğru yanıtı vermek için çaba gösterir: Sunumun neye ulaşmasını istiyorum?Ben hedeflediğim sonuca ulaştığımda, dinleyiciler nasıl davranacak?

* Etkili sıralamaSıralama, “bilgileri yönetilebilir bölümler halinde sunma işlemi” olarak

tanımlanabilecek temel bir beceridir. Bazıları genel bir bakışla başlamayı, ardından konunun özüne inmeyi sever; diğerleri ise ayrıntılarla başlamayı ve genele ulaşmayı tercih eder.

Usta sunumcular bilgileri aşağı doğru sıralar. Yâni genel bir bakışla başlarlar ve sonra ayrıntılara inerler.

* Sınırsız bakış açısıBirçok üst düzey konuşmacı, sunumlarını üç farklı konumdan yaparlar: 1. konum,

onların bakış açısı; 2. konum dinleyicilerin bakış açısı; ve 3. konum “tarafsız gözlemci” veya “duvardaki sinek” konumudur.

* Olması gereken olacakEn usta sunumcuların çoğunda ortak olan beşinci özellik, her sunumun, ne olursa

olsun başarı kazanmaya yazgılı olduğuna ilişkin sarsılmaz inançtır. Sanki onlar kendi kendilerine, tamamen bilinçdışı biçimde olsa da şöyle derler: “Benim bu sonuca ulaşmam gerekiyor; öyleyse o gerçekleşecek.”

Kendi kendinize, bu sunumda yapabileceğiniz en iyi işi çıkaracağınızı, başarılı olacağınızı ve o başarıyı hak ettiğinizi telkin edin. Bu tekniği düzenli olarak uyguladığınız zaman gelişen kendine inanç gücü sizi hayrete düşürecek.

Bu arada, sunumun gerçekleşeceği salonda biraz zaman geçirirseniz, canlandırmanızın daha da etkili olduğunu fark edeceksiniz. Eğer mümkünse, salonu “hissetme”-onun boyutlarını, gürültü düzeyini, oturma düzeyini vb.-fırsatını kaçırmayın. Sanki o yerin sahibiymiş gibi, salonun etrafında gezinin.

Güven sorunlarıBir sunumda asla yalnız olmazsınız, sâdece siz öyle hissedersinizBir telefon konuşması sırasında fiziksel, sözel olmayan işaretler bütünüyle devre

dışıdır ve ipuçlarımızı diğer kişinin ses tonundan ve seçtiği kelimelerden almamız gerekir. Birçok kişinin hayli farklı bir “telefon tarzı”na sâhip olduğu bilinir; oysa bu sözel işaretler her zaman bütünüyle güvenilir değildir. Bazılarının önemli ve hassas konuları telefonla görüşmemeyi tercih etmesinin temel nedenlerinden biri budur.

Mektup yazmaya gelince, bu iletişim yönteminde kuşkusuz hiçbir geribildirim almayız. Bu nedenle pek çok yetişkin, mektuplarını hemen hemen bir telgraf gibi net ve kısa yazma eğilimindedir.

3

Sunum yapma,-alınan geribildirim anlamında-bir telefon görüşmesi ile mektup yazma arasında bir yerde yer alır.

Önceden yaptığınız bir sunumu yeniden yapıyor olsanız bile, tüm materyalinizi gözden geçirin.

Görsel yardımcılarınız olabildiğince net ve ilgi çekici mi? Sunumdaki “olgu”ların herhangi biri, en son sunum yaptığınızdan beri değişti mi? Yeni dinleyiciler için sunumu daha ilgi çekici, daha yararlı ya da daha uygun hale getirecek herhangi bir şey ekleyebilir, çıkarabilir ya da değiştirebilir misiniz?

Bakmak, hissetmek, işitmekDünyaya ilişkin görüşlerimizi bir dizi filtre-işitsel, görsel ve duyusal-aracılığıyla

geliştiririz. Sözgelimi, bir şeyin açıklamasını yaparken, “Kulağa doğruymuş gibi geliyor” ya da “Şimdi haklı olduğunu görüyorum” veya “Bunun iyi bir fikir olduğunu hissediyorum” diyebiliyoruz. Nasıl düşündüğümüzü ifâde ederken sözcüklerimizi bilinçdışı olarak seçeriz-tercih ettiğimiz düşünme tarzı (TDT)-ve çoğu kez, bizim kullanmayı tercih ettiğimiz filtreyi ya da filtreleri kullanıyor gibi görünen kişilere olumlu yanıtlar veririz; şu ifadeleri sık sık kullanırız: Aynı fikirde olmak, aynı dili konuşmak, ortak duygulara sâhip olmak.

El işaretleri izlenmeliİnsanlar sıklıkla küçük, ama kolayca fark edilebilir hareketler yapar; bu hareketler

onların belirli bir anda düşünme tarzını güçlü biçimde ortaya koyar. Örneğin:* Gözleri ovalamak veya göz bölgesi civarına işaret etmek görsel bir TDT’yi vurgular.

O kişi muhtemelen “demek istediğinizi anlamıyor”dur. Ya da belki, daha ilgi çekici görünen tepegöz asetatlarındaki bir şeye göze takılmıştır.

* Kulak ya da ağız çevresinde yapılan dikkat çekici herhangi bir hareket, işitsel bir TDT’nin iş başında olduğunu gösterir. Sözgelimi, birisi kulak memelerini çekiştirmeye başlarsa, bu onun “işittiklerinden hoşlanmadığını” gösteriyor olabilir; fakat öte yandan o kişi “çok şey söylediğinizi” düşünüyor da olabilir.

* Kollar ve/veya ellerle yapılan hareketler (bir kolu veya bacağı ovalamak ya da giysilerin çeşitli kısımlarını gerekli olmadığı halde düzeltmek gibi) genellikle bir duyusal yanıta eşlik eder. Bu kişi “söylediklerinizin altının doldurulması gerektiğini” hissediyor olabilir ya da sizin görüşlerinizin ona “konunun ayrıntılı bir açıklamasını” sağladığını düşünebilir.

Temel hedefBu gerçekten gerekli mi?Öyleyse, hazırlıklarınıza daima kendi kendinize şu soruyu sorarak başlayın:

“Belirlenen hedefe ulaşmanın en iyi yolu bir sunum mudur?”İnsanları bilgilendirmeye yönelik açık bir ihtiyaç yoksa, bir sunum yapmak ancak

ikinci en iyi çözüm olabilir. Öyleyse, asla diğer tüm seçenekleri değerlendirmeden bilgileri iletmenin tek veya en iyi yolunun sunum olduğunu varsaymayın.

Sunumun temel unsuru bir sorunun ele alınması olduğunda, sorun hakkında ne söylememiz gerektiğine ve diğer insanlardan hangi eylemi (eğer varsa) gerçekleştirmelerini isteyeceğimize bağlı olarak, soruna üç yoldan biriyle yaklaşabiliriz:

* Bir bilgilendirme olarak sorunun ana hatlarını çizeriz;* Konuyu ve muhtemel çözümleri tartışmaya açarız; veya* Tartışmayı geliştirmek için soruna bir çözüm sunarız.

Her koşulda temel amacımız, sorunun daha iyi anlaşılmasını sağlamak olmalıdır. Son iki örnekte biz aynı zamanda şunları yapmak isteriz:

* Lehte ve aleyhte muhtemel çözümler üzerine tartışmak;* Sorun/çözüm(ler) için yapılması gerekenler üzerinde anlaşma sağlamak.

4

Dinleyicilerinizi tanıyınİnsanlar söylediğiniz her sözü otomatik olarak anlar mı? Böyle bir şansınız yok!Gerçek yaşamda daima bir “iletişim aralığı” vardır; söylemek istediğim, gerçekte

söylediğim, sizin duyduğunuzu düşündüğünüz ve benim demek istediğimi sandığınız şeyler arasında fark vardır.

Bu algı farkı, siz bir sunum yapıyorken daha da önemlidir. Her şeyden önce “dinleyici topluluğu” kolektif bir isimdir. Tekil gibi görünüyor, ama aslında dinleyici bireylerden oluşan bir çoğulluğu ifâde ediyor.

Onlar sâdece kişiler de değildir, sizin söz etmek istediğiniz herhangi bir konu hakkında çok çeşitli görüşleri olan kişilerdir.

Dört öğrenme biçimiHer sunum bir ölçüde öğrenmeyi içerir. Her ne kadar dinleyicilerinizin her birinin

öğrenme biçimini belirlemek için test yapamazsanız da en azından aşağıdaki dört temel öğrenme biçimi hakkında bilgi sahibi olup bunun ışığında çalışabilirsiniz:

1. Kaplumbağa; güçlü bir teorik temel ister.2. Felsefeci; pratik kanıtlardan öğrenir.3. Tavşan; doğrudan yaşadığı deneyimlerden öğrenmeyi tercih eder.4. Girişimci; gerçeklerden başka hiçbir şeyle ilgilenmez.

Dört öğrenme biçimi, kişiliğin çeşitli yönleriyle anlaşılabilir; bu yönler aşağıda kişisel tarz, yaşam karşısındaki tipik davranış (parola), iletişim kurma şekli ve bir sunumda aradıkları şey olarak açıklanıyor:

Kaplumbağa Felsefeci Tavşan GirişimciKişisel Tarz:Yavaş ama ilgi çekici konuşur*Yavaş hareket eder, ama esprilerde yavaş değildirGöz temasından kaçınır, gönüllü olarak görüşlerini açıkladığı nadiren görülürYeni bilgileri kendi mevcut bilgi birikimine uydurmaya çalışır.

Kişisel Tarz:Yavaş konuşur, ses tonunda veya yüz ifadesinde çok küçük değişmeler olurGöz temasından kaçınırSert bir duruş tarzıGörüşlerini açıklaması, hâttâ konunun açıklığa kavuşması için soru sorması beklenmez

Kişisel Tarz:Konuşma hızlı ve güçlü ama dikkatli biçimde kontrollü (monoton)Gürültücü, kaba, hatta agresif görünebilirUzun süre göz temasını korurResmi, kendine güvenli duruş

Kişisel Tarz:“Geneli görme” konusunda takıntılı hale gelebilirDoğrudan, hatta güçlü, ama agresif değilYaşama ve insanlara karşı heyecanlı ve sıcakkanlı yaklaşım

Parola:Bugün yalnızca dünün bir uzantısıdır

Parola:Dünya, insanlar için olmasaydı, çok daha iyi bir yer olurdu

Parola:Birinin 40 yaşında hala çalışıyor olması bir başarısızlıktır

Parola:Bir şey eğer iş görüyorsa, iyidir; işe yaramıyorsa, at gitsin

İletişim Kurma: İletişim Kurma: İletişim Kurma: İletişim Kurma:

5

Yavaş konuşurGöz teması kurmaya çalışmazÇok gülümser (ama gerçek olup olmadığından emin olun)

Yavaş konuşurGöz temasından, elkol hareketlerinden ve konuşmadan kaçınırYüksek standartlara saygı gösterir

Oldukça hızlı konuşur, karmaşık olmayan ve doğrudan bir dil kullanırGöz temasını korurNe pahasına olursa olsun “çene çalmak” tan kaçınır

Hızlı konuşur, renkli bir dil ve anekdotlar kullanırDeğişik ses tonlarıyla konuşur ve iyimser bir tutum benimserBir girişimciye daima adıyla hitap eder

Sunum Tarzı:Açık, mantıklı yapı“Yukarıya doğru sıralama”-yapıyı ilkelerden başlayarak kurarAçıklamalarını örnekler ve anekdot şeklindeki kanıtlarla destekler.

Sunum Tarzı:“Yukarıya doğru sıralama”-iyi araştırılmış, doğru seçilmiş olgularÇok sayıda örnek şeklinde kanıtlar kullanırMümkün (ve uygun) olan açıklamalar yapar

Sunum Tarzı:Az ve öz bir konuşma “Aşağı doğru sıralama”-genel görünümü ve birkaç iyi seçilmiş olguyu verirAnlatımını veriler ve istatistiklerle destekler

Sunum Tarzı:“Aşağı doğru sıralama”-gereksiz tüm ayrıntılardan kaçınırKonu hakkında sıradan olmayan bir şeyler bulmaya çalışırGörüşlerini örneklerle canlı hale getirir

Konuşmak yetmez, daha fazlası gerekliÇeşitli araştırmalara göre;* İşittiklerimizin yüzde 20’sini;* Gördüklerimizin yüzde 30’unu;* Hem işitip hem gördüklerimizin yüzde 50’sini;* Yaptıklarımızın yüzde 70’ini etkili biçimde hatırlayabiliriz.

Mesaj açıktır: Gerçekten etkili olabilmesi için bir etkinliğin, dinleyicilerin görmesini, işitmesini, sunumcu ve sunum materyali ile etkileşim içinde olmasını sağlamak gerekir. Pratik olarak bir sunumda şunların yapılması gerekir:

* Dinleyicilerin neyi bilmeye ihtiyaçları olduğunu onlara anlatmak;* Sözlü mesajınızı açıklamak, desteklemek ve etkisini artırmak için gereken miktarda

materyali onlara göstermek;* Etkileşim için fırsatlar yaratmak; sorular için ayrılan zamandan daha fazlasını gerektirir.

Bazıları sunumun bu üç unsuru üzerinde aynı anda çalışabileceklerini düşünürken, diğerleri önce metin yazıp sonra görsel bileşenleri tasarlamayı ve etkileşim konularını planlamayı daha kolay bulur. Sizin için hangi yöntemin daha iyi olduğunu deneyerek bulun.

Düşünülmesi gereken bir şeyÇoğu yetişkin, 25 ila 30 dakika arasında bir süre boyunca dikkatini korur ve belirli bir

süre içinde ancak 5 ila 9 bilgi kümesini zihinsel olarak işleyebilir. Çok fazla konuda bilgi içeren bir sunum, 15-20 dakika sürse bile, dinleyicilere çok uzun gelebilir. Eğer 45 dakikadan çok daha fazla konuşursanız, kaç konuyu ele aldığınız önemli değildir. Dinleyicilerinizin çoğu, konuşmanızı bitirdikten sonraki iki saat içinde söylediklerinizin hemen hepsini unutacaktır.

Sunumlarınızda, doğru miktarda içeriği, makul bir zaman aralığı içinde, kabul edilebilir bir tempoyla vermeniz gerekir.

İşin başı zamanlamadır

6

İnsanlar bir sunuma, onlara bir şekilde yararlı olacak bilgileri edinmek için katılır. Onlar öğrenmeye gelir ve bu yeni bilgileri sindirmek için zamana ihtiyaçları vardır. Bu zaman olmazsa, bilgi ‘kısa süreli hafıza’ya geçirilmeyecek ve hemen kaybedilecektir.

İlerisini düşünün ve planlayınTemel metninizi tamamladığınızı düşündüğünüzde, şu üç değerlendirmeyi hızla

aklınızdan geçirin:* Söylemek istediğiniz/söyleme ihtiyacı duyduğunuz her şeyi söylüyor musunuz?* Çok fazla şey mi söylüyorsunuz?* Belirgin soru işaretleri bırakıyor musunuz?

Şimdi, eğer gerekliyse, açıkça göze çarpan sorunları çözmek, muğlak ifadeleri belirginleştirmek ve “havada kalan” noktaları elemek üzere metninizde değişiklikler yapabilirsiniz.

Ayrıca size sorulabilecek, ama sunumunuza katmak istemeyeceğiniz sorulara ilişkin yazılı yanıtlar hazırlayabilirsiniz.

Sona geldiğinizde durunGiriş ve sonuçSunumunuzun en net biçimde hatırlanacak iki kısmı, giriş ve sonuç bölümleridir;

özellikle de sonuç bölümü. İyi bir son, bazen sıradan bir sunumu başarılı bir işe çevirebilir. Benzer biçimde, kötü bir son da diğer hallerde mükemmel sayılabilecek bir sunumu berbat edebilir; dinleyicilerde, etkilenme ve beğenme yerine, tatminsiz ve eleştirel bir ruh hali yer atabilir.

Daima bir sunumu (konu ne olursa olsun) olumlu bir duyguyla bitirmeyi hedefleyin. Dinleyicilere sizin ve onların değerli bir deneyimi paylaştığınızı hissettirin. Eski bir gösteri dünyası atasözünün dediği gibi; “Daima onları daha fazlasını ister halde bırakın.”

Sonuç bölümü, sunum boyunca tüm olup bitenleri özetlemeli ve sunum sona erdikten sonra gerçekleşecek olanlarla bir köprü kurmalıdır.

Kapanış yorumlarıPek çok sunum, sunumcunun onu uygun bir biçimde “kapatamamış” olmasından

dolayı başarısızlığa uğrar. Bir sunumun sonunda yapılan üç yaygın hata şunlardır:

Aniden sonlandırmaKonuşmacı, hiçbir uyarı işareti vermeden, bir fren çığlığını andırır biçimde, şöyle bir

ifadeyle bitirir: Pekâlâ, sanırım, söyleyeceklerimin hepsi bu; burada kesiyorum.

Konuşmacı, daha fazla söyleyecek bir şeyinin olmadığını mı sanır? Bir metin hazırlamamış mıydı? Söylemesi gereken başka bir şey olmadığını mı bilmez? Belki de söyleyecek başka sözü vardır; ama dinleyiciler bunu nereden bilsin?

Bir sunumun, sonuna yaklaşırken, üç önemli soruyu-Ne? Ne zaman? Nasıl?-yanıtlamış olmanız gerekir ve gerçeği ilan etmeye gerek olmamalıdır.

Sonsuz labirent“Sonsuz labirent” konuşmacı, en az dinleyicileri kadar şaşkın ve kafası karışık olarak

sunumu sona erdirmesiyle tanımlanabilir:Ve böylece sunumumu burada noktalıyorum; ve ... hakkında daha önce yaptığım

yorumu hatırlayın.Ve yeniden başlar. Sanki sözel bir labirentte kaybolmuş gibidir; sık sık çıkış kapısını

görür, ama asla ona ulaşamadan başka yollara sapar.

Basmakalıp zirve

7

Konuşmacının sanki tesadüfen sona ulaştığı “aniden sonlandırma”nın aksine, “basmakalıp zirve”ci ne zaman sonlandıracağını iyi bilir ve gerçeği söylemekte ısrar eder:

Sonuç olarak... Sunumu kapatmadan önce... Ve son olarak... Sizi şu düşünceyle baş başa bırakmak isterim...

Sanki konuşmacı, konuşmayı sonlandıracağı ve tüm neşenin hayatımızdan uçup gideceği korkunç ana bizi hazırlamak ister gibidir.

Ne zaman sonlandıracağınızı bilinAçık konuşmak gerekirse, yeterli hazırlık olmadığı için zamanından önce bitirme

dışında, sunumcular erken bitirdikleri için başarısız olmazlar. Söylemek istediğiniz veya söylemeniz gereken her şeyi, size ayrılandan daha kısa sürede söyleyebiliyorsanız, bu bir hata değil hoş bir sürprizdir. Konuşmanızı “resmî” süreyi doldurmak için şişirerek, yarattığınız etkiyi boşa harcamayın. Gerekirse, fazla süreyi soru-yanıt bölümünü uzatarak veya fazladan bir dinlenme arası vererek kullanın.

Şöylesi klişelerden dikkatle kaçının:Bitirmeden önce, öğleden sonra ele aldığımız konuları özetlemek istiyorum...

“İyi hissetme” faktörü“İyi hissetme” bitirişlerinin en popüler biçimlerinden ikisi, bir alıntıdan veya bir

şiirden yararlanmadır. Her iki durumda da yararlanılan materyal kısa ve amaca uygun olmalıdır; gerçi söz konusu “amaç”ın sunumun konusuyla doğrudan bağlantılı olması gerekmez.

Kırmızı ışığa dikkat edinEğer televizyonda bir politik tartışma programı izlediyseniz, konuşmacılara sürelerinin

dolduğunu işaret etmek için kullanılan renkli ışıkları muhtemelen fark etmişsinizdir. Uyarı ışığı yandığı zaman, çoğu kez konuşmacıların heyecanlanmaya başladığını da fark etmiş olabilirsiniz. Oysa elbette onların, konuşmalarını hazırlarken konuşma sürelerini biliyor olmaları gerekir.

İyi hazırlanmış bir konuşmacının elinde daima iki farklı son söz metninin bulunmasının nedeni budur.

Birinci metin, öngörülmeyen hiçbir şeyin olmayacağı ve konuşmacının sunumu olağan hızla bitirmek için gereken süreye sâhip olacağı varsayımına dayanır.

İkinci metin ise (çoğu konuşmacı bunu küçümser), ters gidebilecek her şeyin gerçekleşeceği ve onun konuşmasını hızla bitirmesi gerekeceği ihtimaline göre oluşturulur.

“Acil” bitirişin uzunluğu, bir bütün olarak sunumun uzunluğuna bağlı olacaktır. Eğer bütün sunumunuz yalnızca beş ya da on dakika sürecekse, uzun bitirişiniz için bir ya da iki dakika, acil bitiriş içinse 30-45 saniye ayırın (bu, ortalama konuşma temposuyla 60-90 sözcük demektir.) eğer sunumunuz 30-40 dakika (veya daha fazla!) olarak planlandıysa, iki bitiriş de daha uzun olur; elbette çok fazla uzun olmamalıdır.

Ve sahne!“Sihirli dakika”Konuşmaya başladığınız ilk 5-10 saniye içinde, dinleyicilerin her biri hakkınızda

bilinçaltında bir görüş oluşturmuş olur. Sonraki 50-55 saniye içinde bu görüş onaylanacak veya belki yumuşatılacak, ama asla ortadan kalkmayacaktır!

Dinleyiciler, gördükleri ve işittikleri her şeye tepki verir. Sonumun genel etkisi, ustaca yapılmış bir girişle yüzde 18-20 oranında arttırılabilir.

Mizah

8

İki temel mizah biçimi vardır: içgüdüsel ve bilinçli. İçgüdüsel mizah sunum materyalinden doğar; bu “anlamak için orada olmanız gerekirdi” tarzı mizahtır.

Öte yandan bilinçli mizah, esprileri, gülünç hikayeleri, karikatürleri vb. kapsar. Eğer sunumunuzda “bilinçli” mizah kullanmayı ciddi biçimde düşünüyorsanız, konuyu enine boyuna düşünmenizi ve sonra fikrinizi değiştirmenizi öneririm. İçten gelen komik ve konuyla ilgili bir hikâye, yarım düzine espriden çok daha fazla işe yarar.

Ne tür mizah kullanacağınızı belirlemek için kendinize şu önemli soruları sorun:* İnsanlar onu (sizin niyet ettiğiniz gibi) anlayacak mı?* Onu komik bulacaklar mı?Her ikisinden de emin değilseniz, başka bir şey deneyin.

Sorular İyi bir etki yaratmak için, dinleyicilere yalnızca basit bir evet/hayır (tercihen “evet”)

yanıtına izin veren bir soru sorun; “Arkalardakiler, beni duyabiliyor musunuz?” gibi.Sorunuzun kontrol edilebilir nitelikte bir yanıt alacağından emin olun. “Koltuklarınız

rahat mı?” sorusu kullanışlıdır. Ama ya dinleyicilerin çoğunluğu “Hayır,” diye yanıtlarsa?

Görsel etkiErkekler için klâsik “güç kıyafeti” koyu renk bir takım elbise, beyaz gömlek, bordo

veya kırmızı ağırlıklı (bayrak kırmızısı değil!) özenle bağlanmış bir kravattan oluşur. Çoraplar düz deniz mavisi veya siyah olmalıdır.

Ayakkabılar siyah, iyi durumda ve boyanmış olmalıdır. (İş çevrelerinde bir kişi hakkında ayakkabılarının durumuna göre hüküm verilmesi, sandığınızdan çok daha yaygın bir durumdur.)

Kadınlar için, kıyafet konusundaki tutumlar, yukarıda açıklanan erkek güç kıyafetinin kadın versiyonunun artık gereksiz olduğu yönünde değişiyor.

Etekle birlikte giyilen spor veya yakasız bir ceket gibi “klâsik” kıyafetler, pantolonlu takımlar ve elbiseler; bunların tümü kabul edilebilir giysilerdir. Renk uyumları ağırbaşlı olabilir (ama kasvetli değil) ve kişiye özgü saç, göz ve ten renkleriyle uyum içinde olması tercih edilmelidir. Sürekli düzeltmeyi gerektiren dantelli üst giyimler, sarkık yakalar, dikkat çekici takılar ve fularlardan kaçınılmalıdır.

Kişisel anekdotlarKişisel anekdotlar, ancak çok uygun ve kısa olması halinde kullanılmalıdır. Epey

zaman önce tanık olduğum bir etkinliği hatırlıyorum. Konuşmacı sunumu şöyle bir kişisel anekdotla açmıştı: “Belki de ben bu sunumu yapacak kadar yaşamayacaktım...”

O anda konuşmacı salondaki herkesin dikkatini üzerinde toplamıştı. O üç ya da dört dakika sonra hikayenin sonunu getirmeye çalışırken, dinleyicilerin çoğu “Eee, ne olmuş yâni?” diye düşünüyordu.

Motivasyon yaratmakDinleyicilerinizi motive etmenin en iyi yolu, şu soruyla özetlenebilir: “Bunun bana

faydası ne?”Bu, çok çıkarcı bir yaklaşım gibi görünebilir ama Dale Carnegie’nin How To Win

Friends and Influence People (Dost Kazanma ve İnsanları Etkileme Sanatı) adlı kitabında gösterdiği gibi, kişilerin kendi çıkarları motivasyonun inanılmaz etkili bir kaynağıdır.

İnsanların söylediklerinize dikkat etmelerini, sizi dinlemelerini sağlamak için bir neden vermelisiniz; onların deneyimlerine yönelik bir neden.

Zamanlar ve etkinlikler Bu arada, sunumunuzun 10, 20 veya 30 dakika süreceğini söylediğinizde, onun 15, 25

veya 35 dakika olmayacağından emin olun.Görsel yardımcıların seçimi ve kullanımı

9

Yalnızca etkilemek için mi?Neden görsel yardımcılar kullanırız? Aşağıdaki olguları değerlendirin:

Bildiklerimizin yaklaşık yüzde 90’ını görsel olarak-filmlerden, kitaplardan vb.-öğreniriz. Sâdece yüzde 7-11’ini yalnızca işiterek öğreniriz.

Ortalama bir dinleyici, üç saat sonra yalnızca söze dayalı bir sunumun yaklaşık yüzde 70’ini hatırlar; üç gün sonra ise ancak yüzde 10’unu.

Yalnızca görsel olarak hazırlanmış bir sunumun, üç saat sonra yaklaşık yüzde 75’i, üç gün sonra yüzde 20’si hatırlanır.

Sözel/görsel bir sunumun ise üç saat sonra hemen hemen yüzde 85’i hatırlanır; üç gün sonra yüzde 66’sı, ki bu oldukça yüksek bir oran.

Görsel yardımcılar kullanan sunumcular, genellikle yalnızca konuşmaya dayananlardan daha profesyonel ve ikna edici algılanır.

Özetle, gerçekten güçlü ve akılda kalıcı bir sunum yapmak için bâzı görsel malzemeleri sunumunuza dâhil etmeniz gerekir.

Karatahta“Karatahta, tebeşir ve diyalog” yöntemi artık en etkisiz ve eski moda eğitim biçimi

olarak görülüyor. Bu yöntem kesinlikle ucuz olmakla birlikte, etkinliği son derece sınırlıdır; yalnızca küçük gruplar için (5-6 kişi veya daha azı) elverişli olabilir ve ancak daha modern yardımcıların bulunmadığı durumlarda kullanılabilir.

Beyaz tahta ve kalemBeyaz tahta her ne kadar renkleri bir karatahtadan çok daha etkili biçimde gösterirse

de bu aracı en iyi şekilde kullanmak için düzgün bir el yazınızın olması gerekir. Eğer bundan emin değilseniz, daima büyük harfler kullanın ve harfleri birleşik yazmayın.

Beyaz tahta, tartışma grupları, beyin fırtınası gibi resmî olmayan toplantılar ve resmî toplantılarda özel amaçlı gösterimler için (bir yazı panosunun alternatifi olarak) uygundur. Dinleyici sayısı (en fazla 20-30), el yazınızın kalitesine bağlı olacaktır.

Yazı panosu Yazı panoları (flip-chart), kötü yanları da olan bir nimettir. Görece ucuzdur, ama

kullanımı zor olabilir. Çok-renkli gösterimler için uygundurlar; fakat bâzı mürekkep türleri yazı panosu kağıtları tarafından emilebilir. Yine sunumcunun elle yazma becerisi, bu aracın kullanılmasının uygun olup olmayacağını belirler.

Yazı panoları en fazla 30 kişilik gruplar üzerinde etki yaratmak için kullanılabilir; özellikle düşünceleri liste halinde kaydetmek veya “doğaçlama” bilgileri göstermek için gerekli olduğunda.

Tepegöz Tepegöz, iş sunumlarında en yaygın kullanılan görsel yardımcı haline geldi. eğer

uygun bir ekran ve buna göre bir oturma düzeni olursa, her sayıda-birkaç yüz kişiye kadar-dinleyici topluluğu için elverişlidir.

Genel kural olarak, belirli bir toplantı yeri için ekranın boyutu, yaklaşık 1,5 metrekare olmalıdır. Tepegöz kullanmanın başlıca dezavantajı, özellikle insanların ilk birkaç sırada oturduğu bir yerde, herkesin bütün ekranı görebilmesini sağlama güçlüğüdür.

Slaytlar Slayt projeksiyonu hemen hemen her sayıda-1000 kişi veya daha fazlasına kadar-

dinleyici topluluğu için elverişli bir araçtır; ama yine verimliliği ekranın boyutuna ve projektörün gücüne bağlıdır.

Slayt görece pahalı olabilir; ama kaliteli slaytlar iyi kullanıldıklarında, kuşkusuz her sunuma profesyonel bir hava verir. Bilgisayarda yapılan grafikler, slaytlara aktarılabildiğinde

10

yüksek kalitede görsellik yaratabilir. Bu araç kuşkusuz, büyük dinleyici topluluklarına her tür bilgiyi sunmanın en iyi yollarından biridir.

Bilgisayar esaslı görüntülerGerçekte bir sunum bağlamında bilgisayarda üretilen görüntülerden yararlanmanın tek

değil üç yolu vardır:1. Bir bilgisayarı bir veya daha fazla büyük ekranlı TV’ye bağlamak basit, pratik ve

düşük maliyetlidir.2. Bir video projeksiyon seti-sabit veya taşınabilir.3. Bir projektör aygıtı ile birlikte bir LCD projeksiyon paneli, sıradan bir bilgisayar

ekranının büyütülmüş versiyonunu yansıtmanıza olanak tanır.

Günümüzde, bilgisayara, VCD oynatıcıya ve benzerlerine çoklu ve eşzamanlı bağlantıları kabul edebilecek, rahatlıkla taşınabilen projektörlerin sayısı giderek artıyor.

Çoklu ekranların da dâhil olduğu iyi donanımlı bir düzenleme ile bu projektörler yüz veya daha fazla sayıda dinleyicinin ihtiyacına rahatlıkla yanıt verebilir.

Alternatif olarak Microsoft’un Power Point programı gibi bir ürünü kullanarak kendi kendine işleyen ve dinleyicilerin özgün ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilen dinamik bir sunum yaratabilirsiniz.

Video Video teknolojisi, iyi kullanıldığında, ortalama sayılabilecek bir sunuma paha biçilmez

bir profesyonellik havası katabilir. Video, resmî ve gayri resmî toplantılarda, ürün sunumlarında, eğitim çalışmalarında vb. kullanılabilir.

Film Film, hâlâ bir sunum aracı olarak kullanılıyorsa da giderek kural olmaktan çıkıp çok

fazla istisna haline geliyor. Daha önceleri film üzerinden aktarılan bilgilerin çoğu-eğitim materyali, sağlığa ve güvenliğe yönelik sunumlar, şirketin halkla ilişkiler materyali vb., artık videoyla veriliyor. Neden olmasın? Filme göre videonun hem kullanımı daha kolay hem de daha ucuz.

Renk kullanımıSon 10-20 yılda insan beyninin iki tarafının işlevlerine yönelik ilgi giderek arttı. Fazla

ayrıntıya girmeden belirtmek gerekirse, bir sunumun, beynin yalnızca sol yanı (geleneksel, söze dayalı konuşma yapma biçiminde olduğu gibi) yerine, her iki yanını hedeflediği zaman çok daha büyük bir etki yaratacağını söylemek doğru olur.

Sağ-beynin dikkatini çekmenin bir yolu, görsel yardımcıları kullanmaktır; kitabımızda standart iki ya da üç sayfa yerine iki tam bölümü görsel yardımcıların tasarlanmasına, seçilmesine ve kullanılmasına ayırmamızın nedeni budur.

Aşağıdaki listede, dinleyicilerinizin renk kullanmanızı nasıl algılayabileceğine ve bunlara nasıl tepki verebileceğine dair birkaç yararlı öneri bulunuyor:

Metin veya şemalarda renk kullanacağınız zaman, gökkuşağı etkisini değil, vurgu yapmayı amaçlayın. Genellikle bir görüntüde iki veya üç renk iyidir; dört renk aşırı görünebilir; ama beş ya da altı renkli bir görüntü muhtemelen etkili olmaktan çok, kafa karıştırıcı olacaktır.

Kırmızı ve yeşilin , renk körlüğü durumunda en az seçilebilen iki renk olduğunu daima aklınızda bulundurun (erkeklerin yaklaşık yüzde 10’u, kadınların yüzde 0,5’i renk körlüğü yaşar). Bir farklılığı veya karşılaştırmayı vurgulamak istediğiniz zaman, bu iki renkten kaçınmanızda yarar vardır.

Vurgulamak istediğiniz maddeler için kırmızı rengi kullanmalısınız (aşırıya kaçmadan).

11

Parlak, sıcak bir sarı, dikkat çekmek için iyi bir renktir. Koyu mavi , genellikle bir rahatlama isteğini ve bir ölçüde kişisel mahremiyeti

çağrıştırır. Bu yorum, koyu mavinin neden en iyi biçimde görece önemsiz (veya dikkat çekmek istemediğiniz) konular için kullanıldığını da açıklıyor.

Açık mavi-sarı gibi-açık gökyüzü, güneşli günler vb. ile bağlantılı olumlu anlamlara sahiptir.

Grafikler üzerine son bir söz Dikkat edilmesi gereken bâzı kilit noktalar şunlardır:

Küçük boyutta iyi görünen bir renk, ana zemin rengi olarak kullanıldığında da iyi görünmeyebilir. Çoğu kez tersi doğrudur.

Bilgisayar ekranında net olarak okunabilen bir yazı, sunumun arka sıralarında oturan kişilere o kadar net görünmeyebilir. 28 puntodan daha küçük yazılar bir metreden daha uzak mesafeden okunamaz, hâttâ birçok durumda daha da büyük fontlar uygun düşebilir.

Bilgisayar ekranında açık seçik görünen renk kontrastları, sunum odasında bütünüyle farksız görünebilir. Açık zemin rengi üzerinde beyaz harflerin kullanılması, sıklıkla yapılan bir hatadır. Beyaz harfler, özellikle de küçük beyaz harfler, yalnızca lacivert veya siyah gibi koyu bir zemin üzerinde okunaklı olur.

Sahne düzeniOturma düzenine dikkat edinOturma düzenlemeleri konusunu bitirmeden önce, son birkaç uyarı:

Asla otel personelinin otomatik olarak bir salonu sunum için nasıl hazırlayacaklarını bildiklerini varsaymayın.

Daima baştan açık ve net talimatlar verin, tercihen bu talimatlar istenen düzenin bir şemasını içersin.

Daima etkinlik günü salon düzenini kontrol edin, eğer değişiklik yapmak gerekirse, bunu yapmaya yetecek kadar zaman ayırın.

Çok düğme-az elİşyerinizden uzakta bir sunum yapacağınız zaman, almanız gereken önlemleri size

bizzat öğretecek olan, deneyimdir. Etkili bir sunum düzenlemek için göz önünde bulundurulması gereken en önemli noktalar şunlardır:

Elektrikli donanım kullanacağınız zaman daima ilk yapacağınız iş, prizlerin yerini kontrol etmektir. Uygun yerlerde bulunmayan elektrik prizlerinin yaratacağı zorluklardan kaçınmak için yanınızda kendi çoklu-priziniz ve uzatma kablonuz olsun.

Her şey doğru biçimde kuruldu mu? Elektrikli donanımın her parçasını kontrol ettiniz mi?

Tepegöz kullanırken, kullanılan ve henüz kullanılmayan asetatları kolayca ulaşılabilecek şekilde yerleştirebileceğiniz bir yer bulunduğundan emin olun. Asetatları değiştirirken ekranın net kalması gerektiğini aklınızda tutarak kendinizi rahat hissettirecek bir düzenlemeyi bulmak için alıştırma yapın.

Klimaların çalışıp çalışmadığını kontrol edin. Olması gerektiği gibi çalışıyorlar mı? Ayarları kolayca değiştirilebiliyor mu? (Eski binalarda farklı salonlarda ısıtma/soğutmayı kontrol etmek güç olabilir.)

Salon dolu olduğu zaman bile, dinleyicilerin uyumaya başlayacak kadar gevşemelerini önlemek için salonu hafifçe serin tutun.

12

Salon bir ses sistemini gerektirecek kadar büyükse, mikrofon doğru yüksekliğe ayarlanmış mı (ya da bir kablosuz mikrofon mu kullanacaksınız)? Her iki halde de etkinlikten önce yeterli ses kontrolü yaptığınızdan emin olun.

Eğer sunum sırasında başka biri ışıkları yakıp söndürecekse, birlikte bir son dakika provası yapın. İhtiyaç varsa, neyin yapılması gerektiğini her ikinizin de anladığından emin olana kadar, birkaç prova yapın.

Kendi alanınızı kontrol edin. Önceki konuşmacı-eğer varsa-işini bitirdikten sonra, hangi düzenlemeleri yapmanız gerektiğini biliyor musunuz?

Elinizin altında bir sürahi veya bir su şişesi var mı? Bir kürsü bulunuyorsa, uygun yükseklikte mi? Kürsünün ışığı (eğer varsa)

çalışıyor mu? Birilerinin ayağına takılabilecek elektrik kablolarını işaretlemek üzere,

görülebilir bantlar kullanın.

Soru-yanıt bölümüSunumcu açısından, sunumun her anında soru sorulmasına izin vermenin avantajları

olduğu kadar bâzı dezavantajları da vardır: Konuyla doğrudan ilgili olmayan sorular yüzünden konuşma planınızdan

uzaklaşabilirsiniz. Bâzı dinleyiciler sık sık kendi özel ilgi alanlarına ilişkin sorular sorabilir; oysa

bunlar başkalarının ilgisini çekmeyebilir. Soruları yanıtlarken planladığınız zamandan sapabilirsiniz; dolayısıyla

zamanında bitirebilmek için sunumun son bölümünü aceleye getirmek zorunda kalırsınız.

Beklenmedik veya yanıtlanması zor bir soru, sunumun akışını bozabilir ve sizin bilgisi yetersiz ve profesyonel olmayan biri gibi görünmenize yol açabilir.

“En kötü durum” senaryosunda, bu sorular çok fazla zaman alabilir ve siz sunumu tamamlayamayabilirsiniz.

Dezavantajlar cesaret kırıcı gibi görünüyorsa da bunların her birinden kaçınmanın, en azından olumsuz etkilerini kontrol altında tutmanın görece basit stratejileri vardır.

Dinleyici sorularının kontrolünü elinde tutmakSunumun normal akışını bozmadan soru sorulmasına izin vermenin basit ve çok etkili

bir yolu şudur:Konuşmamın bâzı noktalarının açıklığa kavuşturulmasını isteyen her soruyu sunumun

her anında alırım; ama ek bilgi gerektiren veya sunumun içeriğiyle doğrudan ilgili olmayan soruları ele almayı, oturumun sonuna bırakırım.

Bu yaklaşım, tüm soruların etkinlik sona ermeden ele alınacağı konusunda dinleyicileri rahatlatır; aynı zamanda size bir soruyu o anda yanıtlama veya uygun gördüğünüz bir zamana kadar erteleme seçeneği sunar.

Soruları ele almanın üç basit sırrı

1. Sır Soru soran kişi konuşurken dinleyin. Sonu gelmeyen uzunlukta soruları her türlü

yöntemle kesin; ama yanıt hakkında düşünmeye, ancak soru tamamlanınca başlayın.

2. Sır

13

Soruları alma sırasında yaygın olarak yapılan bir hata, sunumcunun hangi soruyu yanıtladığını yalnızca sunumcunun, soru soranın ve dinleyicilerin ilk birkaç sırasının bilmesidir. Neyse ki bunun oldukça basit bir çözümü vardır. Özel bir durum (sorunun daha sonraki bir bölümde ele alınacak olması) dışında, bir soru aldığınız her zaman:

Soruyu anlaşılır hale getirecek şekilde yeniden ifadelendirin ve yanıtlamadan önce tüm dinleyicilere tekrarlayın;

Yanıtınızı tüm dinleyicilere verin.

3. SırYalnızca bir avuç kişinin sorularıyla sizi esir almasına izin vermeyin.Bir soruyu kabul ve tekrar eder etmez, göz temasınızı, yüzde 20-25’ini sorucuya,

yüzde 75-80’ini dinleyicilerin geri kalanına yöneltecek şekilde ayarlayın.Konuşmanızı bitirirken, yalnızca gerçekten diyaloğu sürdürmek istediğiniz

durumlarda, soru soran kişiye bakın. O zaman şöyle bir soru sorarak mesajınızı da güçlendirebilirsiniz: “Yeterince açıklayıcı oldu mu?”

Yanıtı bilmiyorsanızDürüst olun. “Bilmiyorum,” deyin ya da daha iyisi, “Bilmiyorum, ama araştırıp

öğreneceğim,” deyin.Daha da iyi bir yanıt şöyle olur: “Bilmiyorum, ama öğle yemeği arasında/yarın sabah

vb. öğreneceğim.” Ancak yanıtı bulacağınızı söylediğiniz zaman, bunu yapacağınızdan emin olun.

Kişisel sunumİlk birkaç sunumunuzu yaptıktan sonra bedeninize yönelik farkındalık geliştirmenin ne

kadar kolay olduğunu görmek, gerçekten şaşırtıcıdır. Sözgelimi, nasıl durmalı ya da hareket etmelisiniz?

Ayakta sabit durduğunuz zaman, bacakların arasındaki açıklığı omuz genişliğinde olmasına, gövdenizin dinleyicilere dönük durmasına ve ayak uçlarınızın hafifçe dışa bakmasına dikkat edin. Bu duruş, uzun süre aynı şekilde kalma açısından uygundur, ayrıca dinleyicilere rahat ve kendinden emin olduğunuzu gösterir.

Özellikle önemli şeyler söylerken, dinleyicilerin sizi rahatça görebildiğinden emin olun. Parlak bir ışığın-örneğin bol ışık giren bir pencerenin-önünde duruyorsanız, dinleyiciler siyah bir siluetten başka bir şey görmeyecektir (bu kesinlikle olumsuz bir imaj olarak algılanır).

“Duruş” tarzına ilişkin bâzı önemli bilgiler:* Bir noktada durup hafifçe bir yana eğilmek.Gizli mesaj: “Sıkıldım, başka bir yerde olmayı tercih ederdim.”Çözüm: Ayakta sabit dururken, ağırlığınızı kalçalarınız hizasında eşit olarak

dengeleyin.* Kürsünün üzerine eğilmek.Gizli mesaj: “Dik duramayacak kadar yorgunum; ya da bunu yapma zahmetine

katlanamam.”Çözüm: Bir kürsü kullanırken, onun tam arkasında durmak yerine, bir yanında durun.* Üzerine notların veya tepegözün vb. konduğu masaya oturmak.Gizli mesaj: “Burada çaba harcamama gerek yok; çünkü ben sizden daha önemli

biriyim.”Çözüm: Kendinizi ne kadar rahat hissediyor olursanız olun, ayakta durun.Kısacası, ideâl bir duruş şekli yoktur. Makul sınırlar içinde size hangisi doğru

geliyorsa, onu yapın.

14

Ellerinizin hakkını verinBir sunum sırasında ellerinizi kullanmanın en iyi yolu, normal bir sohbetteymişsiniz

gibi davranmaktır. Konuşurken, genellikle ellerinizi çok fazla kullanmıyorsanız, bu da iyidir. Kısacası, yaparken kendinizi rahat hissetmediğiniz şeyi yapmayın ve endişelenmeyin.

Kaçınmanız gereken bâzı duruş şekilleri:* “Rahat pozisyonunda duruş.” Ayaklar gergin ve eller arkada birleştirilmiş. Bu duruş

soğuk ve aşırı resmî görünür. Bu “otoriter” bir duruştur ve dinleyicilerinizle herhangi bir ilişki kurmanızı çok güçleştirir.

* Elleriniz ceplerinizdeyken, hayli ilgisiz, hâttâ umursamaz görünürsünüz. Bunu bildikten sonra, kendinizi elleriniz ceplerinizde dolaşırken bulursanız:

- Ve erkekler için; her şeye rağmen, ellerinizi pantolonunuzun cebinde bulursanız, onları hareket ettirmeyin. Cebinizdeki bir şeyle oynarsanız, ne kadar masum olursanız olun, en azından dinleyicilerinizin yarısının, hareketlerinizi olabilecek en kötü biçimde yorumlayacağı garantidir!

* Ellerinizi önünüzde “incir yaprağı” pozisyonunda birleştirmeniz, sert ve rahatsız görünmenize neden olur. Bu, özellikle erkekler için, İngilizce konuşulan ülkelerde, genellikle savunmacı bir duruş olarak kabul edilir.

* Elleriniz kalçalarınızda durmanız, genel fiziksel yapınıza bağlı olarak küstahça, hastalıklı veya açıkça gülünç görünebilir. Bu, Benito Mussolini’nin en sevdiği pozdu ve ona ne olduğunu biliyorsunuz.

* Kollarınızı karnınız veya göğsünüz üzerinde kavuşturmanız, pek çok kişiye hükmedici gibi görünebilir, bazen de tersine savunmacı veya anlaşmazlık yaratıcı bir duruş olarak kabul edilir

* Ellerinizi “yıkama” hareketiyle birbirine sürtmeniz, size ürpertici, aşırı titiz, belki de sahtekar biri görünümü verir.

Tek bir bakışİki insan arasındaki en temel bağlantı, göz temasıdır. O halde, dinleyicilerinizle

neredeyse sürekli olarak göz temasını korumanız önemlidir. Bir dinleyiciyle dinamik göz temasını sağlayan iki kilit unsur, zamanlama ve Aura Etkisidir.

Zamanlamayla ilgili olarak; tek bir kişiye üç ya da dört saniyeden fazla bakmamalısınız. Bakışınızı sık sık ve tercihen rastlantısal biçimde başka kişilere kaydırın.

Göz temasını korumak için tek tek her dinleyiciye bakmak gereksizdir.Özetlemek gerekirse, en iyi etkiyi yaratmak için ihtiyaç duyduğunuz genel imaj,

gevşek kontrol imajıdır. Eğer gerçekten hissettiğiniz şeyi yansıtıyorsa-sunumun yolunda gitmesini sağlamak için yapabileceğiniz her şeyi yaptığınıza inanıyorsanız-bu izlenim çok kolay yaratılabilir.

Başarının dört anahtarıBu kitabın dört temel noktaya indirgenerek özetlenmesi gerekirse, bu noktalar şunlar

olur:* Dinleyicilerinizi tanıyınKimler için konuşmanız gerekiyor? Onların ne işitmesini istiyorsunuz? Onların nasıl

tepki vermesini istiyorsunuz? İstediğiniz karşılığı almaya onları ne motive edecek?* Basit tutunDil, en basit düşüncelerin dışında bir şeyi ifâde etmek için son derece yetersiz bir

araçtır. Bu nedenle cümlelerinizi “kısa ve basit tutun” ve daima dinleyicilerle onları oldukları gibi kabul ederek konuşun.

* Konuya bağlı kalın

15

Dinleyicilerinizi küçümsemeyin; ama onları abartmayın da. Gerçekçi olun. Dinleyicilerinize bildiğiniz her şeyi değil, onların bilmeye ihtiyaç duyduğu şeyleri anlatmak için sınırlı bir süreniz vardır.

* Kendinize ve mesajınıza güveninDinleyiciler, en azından sunumun başında, daima sizin tarafınızda olacaktır. Eğer

kendinize güvenli (ama kibirli değil) görünürseniz, çok büyük olasılıkla onları kendi tarafınızda tutarsınız; tek tük hatalar yapsanız bile. Kendini beğenmiş veya ürkek davranmak; kabloları birbirine dolamak, yanlış asetatları veya slaytları koymak ya da bir bozguncunun işini kolaylaştırmaktan ziyade, baştaki iyi niyeti zayıflatır.

Sorunu kişiselleştirmeyinMükemmel bir sunumun asla olmadığını ve asla olmayacağını bilmelisiniz. Bir sunum

ister iyi geçsin, ister kötü, daima geliştirilmesi gereken bir yanı olacaktır.

Isınma hareketleriKasların gerilmesi, rahat ve anlaşılır konuşma yeteneğinizi etkileyebilir. Bu nedenle,

konuşmaya başlamadan önce, vücudunuzu performansa elverişli hale getirmek için “ısıtmak” iyi bir hazırlık yöntemidir.

Derin derin soluk alıp vermek iyi bir başlangıçtır. Sâdece üç ya da dört derin nefes, normal olarak size canlılık vermeye yeterlidir.

Kuru ağız sendromuNe söyleyeceğinizi unutmak dışında, bir sunum sırasında gerçekten “ağız

kuruması”ndan daha kötü bir şey yoktur. Bunun çaresi, öncelikle “kuru ağız” sendromuna neden olabilecek şeylerden uzak durmaktır. Tuzlu çerezler (cips, fıstık vb.), sigara ve alkollü içkiler, kahve, çay ve gazlı içecekler gibi uyarıcılar bu tanıma girer; bunların tümü boğazı tahriş edebilir ve “kuru ağız” sendromuna neden olabilir.

KAYNAKÇABaşarılı Sunum Teknikleri / Andrew BradburySuccessful Presentation SkillsÇeviri: H. Elçi1. Baskı, Ekim 2006, İstanbulResital Yayıncılık Eğitim Hizmetleri San. Ve Tic. Ltd. Şti.

16