Baze podataka

1. Uvod

Moderne kompanije i institucije poseduju različite elektronske (računarske, informacione) sisteme koje koriste kao podršku u procesu prikupljanja, obrade, čuvanja i distribucije podataka (informacija), koje nastaju kako unutar samog sistema tako i onih koji dolaze spolja. Takvi informacioni sistemi obezbeđuju kako osoblju tako i spoljnim korisnicima (kupci, dobavljači, agencije i sl) da pristupe informacijama kompanije sa različitim nivoima prioriteta i prava pristupa.

Informacioni sistemi imaju jedan neizostavan deo - sistem baza podataka, koja čuva sve informacije koje se obrađuju i obezbeđuje pristup tim informacijama. Baze podataka su ključna komponenta kod standardnih informacionih sistema, ali i e-trgovine, e-bankarstva, i drugih Web aplikacija. Koriste ih oragnizacije i preduzeća od onih najmanjih do globalnih korporacija i milioni korisnika.

Microsoft Access je deo integrisanog softverskog paketa Microsoft Office. Osnovna uloga ove aplikacije je upravljanje relacionim bazama podataka, a omogućava izradu običnih i klijent-server aplikacija baza podataka.

2. Pojam podataka i informacija

Entitet – je objekat posmatranja, proces ili događaj značajan sa određenog stanovišta (čovek, auto, kuća, grad, država, molekul, hemiski proces, kretanje automobila…).

Podatak – opis svojstva nekog entiteta, registrovana činjenica ili zapažanje tokom nekog procesa ili događaja (auto: marka, tip, boja, godište….).

Informacija – skup logički povezanih podataka, obrađenih i organizovanih činjenica koje predstavljaju neko obaveštenje. Podaci su izolovane činjenice koje postaju informacije u momentu njihovog korišćenja i samo ako su pravovremeo date.

1

3. Informacioni sistem (IS)

Informacioni sistem   ( IS ) je integrisani skup komponeneti ( sistem ) za sakupljanje , snimanje , č uvanje , obradu i preno š enje   informacija .

Današnje društvo je informaciono društvo. Pošto su informacioni sistemi omogućili različite ljudske aktivnosti, samim tim su izvršili uticaj na društvo. Ubrzali su obavljanje svakodnevnih aktivnosti, uticali na strukturu organizacija, izmjenili načine ponude i potražnje proizvoda na tržištu, kao i načine i shvatanje rada. Informacije i saznanje, danas čine vitalni ekonomski resurs.

Komponente informacionih sistemaOsnovne komponente informacionih sistema su:

hardver  računara softver  računara baze podataka telekomunikacioni sistemi  i tehnologije ljudski resursi i procedure, odnosno metodologije procesovanja i prenošenja

informacija.

HardverDanas, čak i najmanja firma, poseduje ili iznajmljuje računare. Obično se

radi o personalnim računarima (PC). Veće organizacije koriste više računarskih sistema, počev od moćnih radnih stanica, miniračunara pa do efikasno umreženih personalnih računara. Ujedno sa perifernim uređajima, kao što su ulazni i izlazni uređaji (monitori i štampači, na primjer), i telekomunikacije, čine hardver informacionih sistema.

SoftverSoftver se obično dieli na operativni, sistemski softver i aplikacije.

Operativni sistem upravlja hardverom, datotekama i drugim resursima sistema, obezbjeđujući sistematsko, konzistentno obavljanje zadataka i kontrolu računara, najčešće preko grafičkog korisničkog interfejsa. Aplikacije su programi dizajnirani za obavljanje specijalizovanih zadataka od kojih se mnogi nude na tržištu kao paketi pripremljeni za korišćenje odmah posle instaliranja.

Baze podatakaBaza podataka je kolekcija međusobno povezanih podataka, organizovanih

na najpogodniji način za korišćenje, ili vađenje podataka po zadatim kriterijumima.

2

Tipičan primer baza podataka u jednom preduzeću su podaci o radnicima i katalozi proizvoda.

Telekomunikacioni sistemiTelekomunikacioni sistemi se koriste za povezivanje, ili umrežavanje

računarskih sistema, kao i za prenošenje informacija. Lokalne mreže (LAN) povezuju računare određenog mesta, kao što su poslovne zgrade ili akademski kampus. Mreže širokog opsega (WAN) povezuju računare koji se nalaze na različitim mestima i često iz različitih organizacija.

Internet je mreža koja povezuje milione računara. Preko umrežavanja, korisnici personalnih računara dobijaju pristup različitim resursima informacija, velikim bazama podataka i ljudskim resursima, mogućnost obavljanja istih poslova u saradnji sa kolegama.

Ljudski resursi i procedureKvalifikovani stručnjaci su vitalna komponenta svakog informacionog

sistema. Tehničko osoblje se sastoji od razvojnih i menadžera operacija, analista i dizajnera sistema, programera softvera i administratora sistema. Kao dodatak, radnici u jednoj organizaciji moraju biti osposobljeni za korišćenje kapaciteta informacionog sistema.

4. Sistem baza podataka

Sistem baza podataka je neizostavni deo informacionog sistema, čuva sve informacije koje se obrađuju i obezbeđuje pristup tim informacijama.Sistem baza podataka sastoji od 4 osnovne komponente (slika 1):

korisnika, aplikacija nad bazom podataka, sistem za upravljanje bazama podataka (Database Management System -

DBMS), i baza podataka.

Slika 1. Komponente sistema baza podataka

3

5. Šta je baza podataka (BP)?

Baza podataka predstavlja kolekciju (skladiste) međusobno povezanih podataka koji su na određen način (organizovani u tabele ili druge strukture podataka), a koriste za jednu ili više aplikacija. Osnovna namena baze podataka je da bude repozitorijum (skladište) za podatke. Podaci mogu biti različitog tipa, tekstualni, numerički, slike, audio i video zapisi i sl. Podaci u bazi podataka se čuvaju tako da je unos novih podataka, kao i čitanje i pretraživanje postojećih, je jednostavno, efikasno i ako je moguće, bez grešaka. Iz „definicije" baze podataka vidi se da je ona kolekcija međusobno povezanih podataka organizovanih u tabele. U ovoj „definiciji" dve su činjenice od značaja - organizacija podataka u tabele i njihova međusobna povezanost.

Podaci u bazama podataka su organizovani (čuvaju se) u dvodimenzionalne tabele. Tabela može da ima više kolona, gde svaka kolona predstavlja neku osobinu ili atribut. Vrste (redovi) tabele čine konkretni podaci, odnosno konkrente vrednosti osobina/atributa nekog objekta.

Na primer, jedna tabela može da sadrži informacije o učenicima. Kolone tabele mogu da definišu ime, prezime, godinu rođenja učenika, i sl. Vrste (redovi) u takvoj tabeli su učenici, tako da se svaka vrsta odnosi na jednog učenika. Koje će tabele da sadrži baza podataka zavisi od problema za koji treba realizovati bazu podataka. Na primer, baza podataka se može odnosti na školu, pa će u tom slučaju tabele biti o učenicima, nastavnicima, odeljenjima, i sl. Postupak izbora i definisanja tabela za bazu podataka je deo procesa modeliranja odnosno izgradnje modela podataka.

Međusobna povezanost podataka je ono po čemu se baza podataka razlikuje u odnosu na fajl sisteme (datoteke) i programe za unakrsna izračunavanja kao što je Excel. Povezanost podataka obezbeđuje značajne prednosti kod pretraživanja kada korisnik može da na osnovu veza izvuče mnogo više podataka. Na primer, ako postoji tabela koja čuva podatke o učenicima i tabela sa podacima o odeljenjima, veza između učenika i odeljenja može da obezbedi da odgovarajućim zahtevom (SQL upitom) izvučete sve učenike željenog odeljenja. Baza podataka sadrži i tzv. metapodatke , odnosno podatke o samoj strukturi baze podataka. Metapodaci mogu da se odnose na imena tabela, imena kolona u svakoj tabeli, na podatke o korisnicima podataka, kao i raznim pomoćnim strukturama koje obezbeđuju brz prstup podacima (indeksi).

4

6. Sistem za upravljanje bazama podataka (DBMS)

Softverski sistem koji omogućava definisanje (modeliranje, kreiranje), umetanje, ažuriranje, pretraživanje, brisanje podataka i kontrolu pristupa bazi podataka naziva se sistem za upravljanje bazama podataka (eng. Database Management System - DBMS). DBMS obično nudi:

Jezik za opis podataka (eng. Data Definition Language - DDL), koji omogućava korisnicima definisanje tipa i strukture podataka, kao i ograničenja nad podacima memorisanim u bazi podataka.

Jezik za manipulaciju podacima (eng. Data Manipulation Language - DML), koji omogućava korisnicima umetanje, ažuriranje, brisanje i pretraživanje podataka iz baze podataka.

Jezik za definisanje načina memorisanja podataka (eng. Storage Definition Language - SDL), koji se koristi za specificiranje interne šeme baze podataka.

Kontrolisani pristup bazi podataka, što uključuje različite funkcije i mehanizme za pristup podacima u bazi podataka

7. Vrste baza podatakaPostoje četiri logičke strukture baze podataka: Hijerarhijska Mrežna Relaciona Objektna (novijeg je datuma i nije u široj primeni)

7.1. Hijerarhijske baze podataka

Hijerarhijske baze podataka zasnovaju se na hijerarhijskim strukturama podataka koje imaju oblik stabla (slika2).

Slika 2. Hijerarhijska baza podataka

5

Na prvom nivou je osnovni ili koreni segment. Ostali segmenti nižih nivoa su podređeni segmentima viših nivoa. Od ključa nadređenog segmenta može da zavisi jedan, nijedan ili više podređenih segmenata, a podređeni segment može da ima samo jedan nadređeni segment.

Kada se iz strukture briše nadređeni segment onda se sa njime brišu i svi podređeni segmenti. Ova struktura omogućava da se korisnicima prikaže samo deo hijerarhije.

Hijerarhijskom strukturom dobro se može prikazati odnos tipa (n:1). Međutim prikazivanje odnosa (n:n) hijerarhijskom strukturom ima nedostatke.

Nedostatak unošenja ogleda se u tome što nije moguće uneti neki segment ukoliko nije pozanat njegov nadređeni segment.

Nedostatak brisanja ogleda se u tome što se brisanjem nadređenih segmenata gube podaci o podređenim segmentima.

Nedostatak ažuriranja ogleda se u tome što u nekim slučajevima ažuriranje nekog podatka zavisi od ažuriranja drugih podataka.

Ažuriranje predstavlja izmenu ili brisanje sadržaja zapisa ili polja, ili upisivanje novog zapisa.

7.2. Mrežne baze podataka

Za razliku od hijerarhijske baze podataka i hijerarhijske strukture podataka, mrežna baza podataka zasniva se na mreži podataka povezanih tako da ne postoje ni osnovni ni podrađeni segmenti. Mrežna struktura složenija je od hijerarhijske i u praksi se baze podataka mogu prevesti iz hijerarhijskog oblika u mrežni i obrnuto.

U mrežnoj strukturi ne postoje nedostatci koje ima hijerarhijska struktura i odnos (n:n) može se uspešno predstaviti. Mrežna struktura može se dobiti kombinacijom hijerarhijskih struktura i javlja se kada dva nadređena segmenta različite vrste imaju isti segment kao podređeni.

Slika 3. Mrežna baza podataka

6

7.3. Objektne i relacione baze podataka

Kod objektnih baza podataka podaci su predstavljeni i organizovani kao sistem objekate koji imaju odredjena svojstva i mogu medjusobno da interaguju i deluju jedni na druge.Kod relacionih baza podataka podaci su smešteni u sistem međusobno povezanih tabela.

Slika 4. Relaciona i objektna baza podataka

8. Relacione baze podatakaKod relacionih baza podataka podaci su smešteni u dvodimenzionale tabele

koje su na određeni način povezane. Sve veze koje se prikazuju hijerarhijskom ili mrežnom strukturom mogu se prikazati i tabelama.

Relacione baze podaka sastoje se od relacija. Relacioni pristup zasnovan

je na relacionoj matematici. Većina rezultata relacione matematike može se neposredno primeniti na relacione baze podataka. Ukoliko red sadrži n kolona onda je relacija n-tog stepena.

Relaciona baza podataka se sastoji od više tabela koje su međusobno povezane relacijama. Za povezovanje se koriste odgovarajuća polja u tabelama ( polje primarkog ključa i polje sekundarnog ključa ).

Polje primarnog ključa je polje u tabeli koje ima jedinstvenu vrednost (vrednost ne može da se ponavlja).

7

Polje sekundarnog ključa je polje u tabeli koje može da ima vrednost koja se ponavlja ali je podatak istog tipa kao u polju primarnog ključa.

Podaci mogu biti: Numerički tip - (brojevi, valute, procenti...) Znakovni tip koji obuhvata velika i mala slova azbuke, cifre, specijalne

znake sa tastature. Logički tip obuhvata samo vrednosti tačno i netačno. Datum/vreme tip je podskup znakovnog tipa, a datum i vreme se unose

u uvek precizno definisanom formatu. Memo tip je podskup znakovnog tipa i namenjen je za pisanje komentara

(veće količine teksta). Objekti - (slika, video, zvuk...)

8.1. Organizacija podataka u relacionoj BP

Postoje sledeći nivoi logičkih jedinica podataka:

1. Polje. To je najmanja logička jedinica podataka koja je okarakterisana nazivom i vrednošću (kolona tabele). Vrednost polja je podatak.

2. Slog. To je skup polja koje se odnose na atribute istog entiteta (jedan red u tabeli).

3. Datoteka predstavlja skup slogova i može biti i fizička i logička (tabela). 4. Baza podataka je skup međusobno povezanih logičkih datoteka

(povezanih tabela).

Primer.1 (Tabela.1)

polje

slog

Entitet → Osoba (Jovana Dimić)

Svojstva → Redni broj Ime i prezime Likovno Istorija Socijologija

Podatak → 1. Jovana Dimić 4 5 4

Slog →

1. Jovana Dimić 4 5 4

Redni broj Ime i prezime Likovno Istorija Sociologija1. Jovana Dimić 4 5 42. Suza Jović 5 5 23. Dule Matić 3 4 4

8

Baza podataka → Cela Tabela broj 1.

8.2. Relacije u relacionim BP

Relaciona baza podataka se sastoji od više tabela koje su međusobno povezane relacijama. Za povezovanje tabela koriste se odgovarajuća polja u tabelama ( polje primarkog ključa i polje sekundarnog ključa ).

Polje primarnog ključa je polje u tabeli koje ima jedinstvenu vrednost (vrednost ne može da se ponavlja). Sve tabele koje čine bazu moraju da imaju polje primarnog ključa. Polje primarnog ključa je najčešće jedno polje tabele, a u retkim sličajevima može biti kombinacija dva polja.

Polje sekundarnog ključa može da ima vrednost koja se ponavlja ali je podatak istog tipa kao u polju primarnog ključa.

Podaci u polju primarnog i polju sekundarnog ključa moraju biti istog tipa (najčešće Numeričkog tipa).

Relacije (veze) između tabela (entiteta) kod relacionih baza podataka mogu biti:

1:1 (jedan : jedan) → to je veza kod koje je jedan slog primarne tabele povezan sa samo jednim slogom sekundarne tabele.

1:M (jedan : više)→ jedan slog primarne tabele povezan je sa više slogova sekundarne tabele.

M:M (više : više) → to je veza gde jedan entitet jednog skupa se pridružuje većem broju entiteta drugog skupa i obrnuto.

8.3. Primeri šema realacionih BP

Primer 1- Telefonski imenik: baza treba da sadrži podatke o osobama i njihovim brojevima telefona.

ponavljanje podataka

R. br. osobe Ime i prezime Adresa Telefon …….1 Petar Petrović Toplička 1235 027/456-2…

2 Petar Petrović Toplička 1235 063/123…3 Petar Petrović Toplička 1235 061/523…4 Jovan Jovanovic Kosovska 25a 011/538…5 Jovan Jovanovic Kosovska 25a 064/538…6 Ivana Ivanović Vuka Brankovića 123 021/234....

9

Kod ovako kreirane baze podataka određeni broj podataka se ponavlja više puta. Kod relacionih BP treba smanjiti ponavljanje podataka (redudansu) na minimum, ili izbeći ako je to moguće, pa predhodni primer nije dobar i treba ga popraviti.

Da bi se smanjilo ponavljanje podataka, podatke traba rasporediti u dve povezane tabele. Prva tabela bi sadržala podatke o osobama a druga tabela o brojevima telefona. Veza između ovih tabela je 1:M (jedan prema više), ostvaruje se ponavljanjem polja primarnog ključa (primarne tabele) u sekundarnoj tabeli (polje sekundarnog ključa):

Primarna tabela:

Polje primarnog ključa

R. br. osobe Ime i prezime Adresa

1 Petar Petrović Toplička 1235

2 Jovan Jovanovic Kosovska 25a3 Ivana Ivanović Vuka Brankovića 123..

Sekundarna tabela:

Polje primarnog ključa Polje sekundarnog ključa

R. br. telefona R. br. osobe Telefon …….

10

Relacija 1:više – jedan slog primarne tabele povezan je sa više slogova sekundarne tabele

1 1 027/456-2…2 1 063/123…3 1 061/523…4 2 011/538…5 2 064/538…6 3 021/234... .. .

Veza ove dve tabele može se predstaviti šemom relacije na ovaj način:

primarna tabela sekundarna tabela

Primer 2- Škola1: baza treba da sadrži podatke o učenicima i njihovim uspehu po razredima.

Primer 3- Fabrika: baza treba da sadrži podatke o fabrikci, radnicima i proizvodima te fabrike.

11

primarni ključsekundarni ključ

Primer 4- Biblioteka: baza treba da sadrži podatke o biblioteci, čitaocima, knjigama i pozajmicama te biblioteke.

Primer 5- Bolnica: baza treba da sadrži podatke o bolnici, lekarima, pacijentima i pregledima pacijenata te bolnice.

12

Primer 6- Aerodrom:

8.4. Objekti relacione BP u MS Access-u

13

TABELE (Tables)

Tabela je osnovni tip objekta u bazi i predstavlja direktan (primarni) izvor podataka. U tabelama se, po osmišljenim principima i vezama, čuvaju podaci kojima raspolaže korisnik i one su prvi objekti koje treba kreirati. Podaci u tabeli su smešteni u polja (eng.Fields), a sva definisana polja čine slog (zapis, red, eng.Record). Kvalitet baze podataka leži u kvalitetnoj organizaciji podataka u tabelama baze, kao i njihovim dobrim vezama.

UPITI (Queries)

Upit je tip objekta za postavljanje pitanja o podacima iz tabela (ili drugih upita), a u cilju njihovog ažuriranja kroz obrasce ili pregleda kroz izveštaje (na ekranu ili štampaču), pa se mogu definisati kao posredni izvor podataka. Na primer, upiti mogu da daju informacije (odgovore na pitanja) kao što su “koliko kupaca je iz Novog Sada, koja su njihova imena i brojevi telefona.“ Upiti se mogu koristiti za spajanje kolona iz više (relacijama povezanih) tabela. Jedan upit bi mogao, na primer, da spoji tabele kupaca, porudžbina, stavki porudžbina i proizvoda da bi odgovorio na pitanje “koji su kupci naručili koje proizvode i koja je vrednost njihovih porudžbina.” Upiti su, takođe, korisni prilikom izmene, brisanja, filtriranja, sortiranja ili unošenja velike količine podataka u jednom prolazu. Svaki dalji rad u upravljanju bazom se zasniva na kreiranju objekata forme i izveštaja koji ne mogu bez upita ili tabela, pa se njihovo kreiranje može znatno ubrzati samo pod uslovom da su izvori podataka (tabele i upiti) dobro kreirani.

OBRASCI (Forms)

Obrazac omogućava unos i prikazivanje podataka u prikladnom formatu koji liči na štampane obrasce u kojima treba popuniti prazna mesta. Obrasci mogu biti jednostavni ili prilično složeni – sa grafikom, linijama, mogućnostima automatskog pretraživanja, koje unos podataka čine brzim i lakim. Obrasci mogu da sadrže i druge obrasce (nazvane podobrasci, eng. subforms) što omogućuje istovremeni unos podataka u više tabela.

IZVEŠTAJI (Reports)

Izveštaj daje mogućnosti pregleda i štampanja podataka. Kao i obrasci, izveštaji mogu da budu jednostavni, ali i veoma kompleksni. Primeri izveštaja su: spiskovi, hronološki pregled poslovanja, nalepnice sa adresama, fakture i drugo. Izveštaji se za podatke obraćaju tabelama, ali još češće upitima, a njihov osnovni zadatak je da te podatke predstave u obliku koji je lak za pregled, razumljiv i gde se mogu brzo uočiti greške. Na primer, izveštajem se može dobiti “prodaja po

14

mestima” , “broj porudžbina u nekom periodu” i druge informacijekoje se koriste za donošenje važnih poslovnih odluka.

MAKROI (Macros)

Makro je objekat koji omogućava izvršenje niza komandi, a koristi se u slučajevima kada nekoliko komandi (određenim redosledom) treba pozvati na više mesta u MS Access aplikaciji (uglavnom iz forme). Kada se pokrene makro, Access izvršava sve naredbe makroa u redosledu u kom su akcije navedene. Bez pisanja programskog koda, mogu se definisati makroi koji automatski otvaraju obrasce za bazu podataka, štampaju nalepnice sa adresama, obrađuju porudžbine i drugo.

MODULI (Moduls)

Omogućavaju programiranu kontrolu operacija koje se ne mogu kontrolisati preko makroa. Tako se može napraviti aplikacija baze podataka sa sopstvenim menijima, linijama alata i ostalim osobinama.

Pitanja za test:

1. Šta je entitet?2. Šta je podatak?3. Šta je informacija?4. Šta je informacioni sistem?5. Komponente informacionog sistem?6. Šta čini sistem baza podataka?7. Šta je baza podataka?8. Šta je sistem za upravljanje bazom podataka?9. Hijerarhijski tip BP?10. Mrežni tip BP?11. Objektni tip BP?12. Šta su relacione BP?13. Polje primarnog i polje sekundarnog ključa?14. Tipovi podataka u relacionim BP?15. Organizacija podataka u relacionoj BP (polje, slog, datoteka, baza)?16. Tipovi relacija u relacionim BP?17. Nabroji objekte relacione BP u MS Access-u?18. Šta su upiti?19. Šta su izveštaji?20. Šta su makroi?

9. MS Access

15

Microsoft Access je deo integrisanog softverskog paketa Microsoft Office. Osnovna uloga ove aplikacije je upravljanje relacionim bazama podataka, a omogućava izradu običnih i klijent-server aplikacija baza podataka.

9.1. Radno okruženje MS Access-a

Linija menija Linija standardnih alata

Objekti baze podataka

9.2. Izrada baze podataka

1. Startujte MS Access (Start ► Programs ► Microsoft Access)2. Pojaviće se početna upozorenja koja se odnose na sigurnost i treba ih potvrditi 3. Kreirati novu bazu podataka - kada se otvori Access, Create New database, kao na slici, a nakon toga izabrati Blank Database i uneti ime baze podataka:

16

Izrada nove baze podataka: Iz menija File izabrati opciju New Database i zatim kliknuti na OK. U prozoru koje se zatim pojavi treba upisati u polje File Name ime baze (kao u Wordu/Excelu kada se kreira novi dokument).

Otvaranje postojeće baze podataka: Iz menija File izabrati komandu Open Database i zatim izabrati postojeću bazu iz liste (kao u Wordu/Excelu kada se otvara postojeći dokument).

Čuvanje izmena objekta baze podataka: Iz menija File izabrati komandu Save da bi sačuvali promene u objektu u kome trenutno radimo u bazi.

Zatvaranje baze podataka: Komanda Close iz menija File zatvara bazu podataka, a komanda Exit zatvara Access.

17

Kada se kreira nova baza podataka na ekranu se pojavljuje novi, prazan prozor baze podataka.

Ako pretpostavimo da smo našu bazu nazvali Komercijalno poslovanje onda će prozor baze izgledati kao na slici 3.

Prozor baze podataka sadrži 7 kartica za 7 objekata Accessa: Tables (tabele), Queries (upiti), Forms (obrasci), Reports (izveštaji), Pages, Macros

(makroi) i Modules (moduli).

Kartica se aktivira klikom miša i pokazuje u prozoru listu postojećih objekata. U gornjem delu prozora nalaze se tri komandna dugmeta:

Open-otvara radi pregleda ili izvršavanja selektovani objekat (npr. ako bi postojala tabela Kupci, kliknuli bi mišem na nju i zatim na dugme Open da bi videli njen sadržaj).

Design-otvara selektovani objekat u prikazu za oblikovanje (Design View) radi modifikacije.

New- Kreiranje novog objekta u zavisnosti koja je kartica aktivna.

18

Slika 3.

9.1. Izrada tabele

Tabele su nosioci podataka. Podaci se mogu nalaziti isključivo u tabelama. Svaka tabela se sastoji od kolona i redova, dok se presek kolone i reda naziva polje. Polje može iti sledećeg tipa: tekst, broj, datum/vreme, logičko polje, memo polje, polje za unos brojeva u novčanom formatu i td.

Aktivirati karticu Table i počnite sa kreiranjem tabela klikom Create Table in Design View:

Tabela u prikazu za oblikovanje izgleda kao na slici 5.

DEFINISANJE POLJA U TABELI

1. U polje tabele FileName unosi se naziv elementarnih podataka, odnosno polja (kolone).

2. Polje Data Type je padajuća lista (videti sliku) iz koje treba izaberati tip podatka za polje (tako je za polje kupci ID izabran tip podatka Number, a za ostala polja Text).

3. Za svaki tip podatka izabran u DataType listi mogu se dodatno podesiti svojstva (atributi, obeležja) polja u donjem delu prozora koji se zove Field Properties (vidi sliku 5.)

4. U polje Description možemo uneti opis za pojedina polja (ako ime polja ne govori za čega služi). Kasnije kod unosa podataka u polja u statusnoj liniji se pojavljuje ovaj opis.

TIPOVI PODATAKA

Podaci se na računaru (pa i u tabelama Accessa) čuvaju u različitim formatuma (oblicima). Najbitniji (najčešće korišćeni) tipovi podataka suText – Bilo kakav tekst dužine do 255 karaktera. Tekst može da sadrži i brojeve, znake interpukcije i sl.Memo – Obimni tekst, može da sadrži preko 60000 karakteraNumber – Broj, u Field Properties delu se određuje o kom tipu broja se radi (ceo broj, realni i sl.)Data/Time – Datumi i vremena, u Field Properties delu se određuje u kom formatu (obliku) će biti čuvani.Currency – Novčani iznos (realan broj uz koga će biti prikazan i simbol valute u zavisnoszi od regionalnog podešavanja Windowsa, npr. za Serbian podešavanje biće prikazan simbol Din.)AutoNumber – Brojač (ceo broj) koji se automatski povećava za jedan kod unosa novog reda u tabelu, ne može se menjati njegova vrednost, osigurava jedinstvene vrednosti u koloni tabele, koristi se za zadavanje primarnog ključa.Yes/No – Tip podatka koji ima samo dve vrednosti: tačno ili netačno; True ili False (Yes ili No) OLE Object – Omogućava čuvanje objekata kao što jsu slika, zvuk, video ili fajlovi kreirani u drugim programima.

19

Slika 5.

DEFINISANJE SVOJSTVA POLJA ( Field Properties)

Svojstva polja se mogu izmeniti u donjem delu prozora (vidi sliku 5). Podešavanje svojstava omogućava održavanje integriteta podataka. Različiti tipovi podataka imaju različita svojstva pa se ovaj donji deo prozora menja u zavisnosti od tipa podatka u koji smo kliknuli-postavili kursor.

Najvažnija svojstva za pojedine tipove podataka:

Field Size (veličlina polja) – Za polje tipa Text može se uneti maksimalna dužina teksta (npr. za oznaku mesta možemo staviti broj 2, tako da se u to polje može uneti maksimalno dva znaka, npr. BG, NS, SM i sl.)– Za polje tipa Number iz padajuće liste možemo izabrati neki od tipova brojeva: Byte (ceo broj od 0 do 255), Integer (ceo broj od -32.768 do + 32.767), Long Integer (veliki ceo broj ±2.147.483.648), Single (realan broj), Double (realan broj sa duplom preciznošću)... U zavisnosti od izabranog tipa broja zauzeće memorije je 1 ili više bajtova.

Caption (alternativno ime) - ime koje će se koristiti kao oznaka kada kasnije budemo radili obrasce (Forms) i izveštaje (Reports), umesto unetog naziva polja u FieldName

Decimal Places (broj decimalnih mesta) – na koliko decimala da bude prikazana vrednost broja. Opcija Auto omogućava da svojstvo Format odredi broj decimala.

Default Value (početna, podrazumevana, vrednost) – omogućava da zadamo vrednost koja se automatski dodeljuje polju, tako da ne moramo da kucamo tu vrednost ako se ćesto ponavlja (npr. ako je većina učenika iz mesta Sremska Mitrovica, za polje mesto, možemo kao podrazumevano uneti naziv mesta)

Primeri nekih uobičajenih polaznih vrednosti: =Date() Unosi tekući datum za polje tipa Date/Time= Now() Unosi tekući datum i vreme za polje tipa Date/Time0 Unosi broj 0 za tip Number ili CurrencyYes Oznaka za tačno za tip podatka Yes/No (True, False, Yes, No)SM Unos u polje tipa Text slova SM, ako se npr. radi o oznaci registracije kola i sl.

Required (obavezan, zahtevan unos) ako se postavi na Yes to polje mora da sadži neku vrednost da bi se zapis (red) tabele sačuvao – ne može polje ostati prazno.

Format – Definiše izgled podatka u polju. Npr. kod polja tipa Number – Single (realan broj) opcija Standard omogućava prikaz broja sa tačkama na hiljadarkama npr. 23.456,23

Validation Rule (provera ispravnosti) omogućava pravljenje izraza koji proverava podatke u toku samog unosa, tako da se ne može sačuvati zapis (red) u tabeli dok ni bude zadovoljeno pravilo ispravnosti. Izraz provere ispravnosti je vrlo sličan matematičkim izrazima.

Primeri izraza provere ispravnosti:>0 Vrednost mora biti veća od nule<>0 Vrednost mora biti različita od nule>=1 AND <6 Vrednost između 1 i 5 (npr. za proveru unosa ocena u školi)Between 1 AND 100 Vrednost između 1 i 100>=Date() Unos samo današnjeg (tekućeg) ili kasnijeg datuma (za tip Date/Time)>=#1/1/95# Ne dopušta unos dauma pre 1. januara 1995, za polje tipa Date/Time

Napomena: u zavisnosti od podešavanja prikaza datuma u regionalnim podešavanjima Windowsa zavisi ispis datuma, npr. >=#1.1.95#

Validation Text (poruka o pogrešno unetom podatke) – Tekst koji će se pojaviti ako se prilikom unosa podataka ne zadovolji Validation Rule.

20

DEFINISANJE PRIMARNOG KLJUČA

Primarni ključ omogućava da Access proveri da ne postoje dva zapisa (reda) sa istom vrenošću u polju koje on definiše; sortiranje tabele po polju primenog ključa, bržu obradu podataka. Primarni ključ može biti obrazovan od jednog ili više polja.Postavimo kursor u polje koje želimo da bude primarni ključ (u našem primeru je to polje kupci ID) i kliknemo na ikonicu sa slikom ključa sa linije sa ikonama - pojaviće se znak ključa levo od imena polja (kao na slici).

Kada smo uredili tabelu potrebno je sačuvati tabelu i dati joj ime (File ►Save). Tada možemo preći u tabelarni prikaz (View ► DatasheetView). Tabelarni prikaz se može videti na slici 1. (strana 1).

Podaci se mogu unositi u tabelu u ovom prikazu. Zadnji zapis u tabeli sa oznakom zvezdice (*)

označava da se radi o novom zapisu.

DEFINISANJE RELACIJA IZMEĐU TABELA

Iz menija Tools izabrati opciju Relationships ( ). Otvara se prozor Relationship i dijalog Show Table (slika 6.) u kome treba izabrati tabele koje želimo da povežemo odgovarajućom relacijom. Kliknemo na ime tabele iz liste postojećih tabela i zatim na dugme Add. Klikom na dugme Close izlazimo iz dijaloga i prozor za definisanje relacije postaje aktivan (slika 7).

U njemu se mogu videti izabrane tabele sa nazivima polja tabele. Naziv polja ispisan “bold” slovima označava polje primarnog ključa.

Postavimo kursor i kliknemo u polje primarnog ključa (u tabeli KUPAC polje IDkupac) i operacijom Drag&Drop (povuci i otpusti) prevučemo kursor miša i otpustimo taster miša na polje tabele koje će biti vezano za primarni ključ (u tabeli NARUDZBENICA polje IDkupac). Kada pustimo taster miša javlja se dijalog sa slike 8. U dnu dijaloga u polju Relation Type navedeno je koja je vrsta relacije uspostavljena (One To Many – “jedan prema više”).

Ako potvrdimo klikom miša, opciju Enforce Referential Integrity, i zatim opcije Cascade Update Related Fields i Cascade Delete Related Fields omogućava se da se izmene, odnosno brisanja, na jednoj strani veze vrše automatski i u tabeli na drugoj strani veze. Tako na primer ako bi iz tabele KUPAC obrisali kupca sa šifrom 111 automatski bi se izbrisali svi zapisi iz tabele NARUDZBENICA koji u polju IDkupac imaju vrednost 111.

Klikom na dugme Create kreira se veza između tabela i one su povezane u prozoru Relationship kao na slici 9., gde broj 1 označava tabelu na strani “jedan” a znak tabelu na strani “više”.

Izmena postojeće veze između dve tabele: Napraviti desni klik mišem tačno na liniju relacije dve tabele (slika 9) i izabrati opciju Edit Relationship.Brisanje veze između dve tabele: Napraviti desni klik mišem tačno na liniju relacije dve tabele i izabrati opciju Delete.

21

Slika 6.

Slika 7.

Slika 8.

Slika 9.

IZMENA STRUKTURE TABELE

Kreirana tabela uvek može naknadno da se izmeni: nazivi polja, svojstva, ubacivanje novih polja, brisanje postojećih. U prozoru baze podataka kliknuti-označiti željenu tabelu I zatim klikunti na dugme Design. Otvara se tabela u prikazu za oblikovanje (slika 5). Novo polje možemo uneti u prvom praznom redu kako je ranije objašnjeno, a možemo i ubaciti novo polje izmeđe dva postojeća ako postavimo kursor na mesto gde želimo da ubacimo novo polje i iz menija Insert izaberemo opciju Row.Polje se briše iz tabele tako što kliknemo u polje koje želimo obrisati i iz menija Edit izaberemo opciju Delete Rows.Nakon svake izmene u strukturi tabele potrebno je sačuvati promene (File ► Save)

RAD SA TABELOM U TABELARNOM PRIKAZU ( Datasheet View )

Tabela se otvara u tabelarnom prikazu za rad sa podacima (unos, izmena, brisanje) duplim klikom na naziv tabele u prozoru baze podataka, ili klikom na naziv tabele pa zatim klikom na dugme Open. Takođe može se naizmenično menjati tabelarni i prikaz za oblikovanje pomožu ikonice View u gornjem levom uglu).

Unos, izmena i brisanje podataka se vrši isto kao u Excelu. Selektovanje jednog ili više redova se takođe radi kao u Excelu. Selektovani redovi se mogu brisati, kopirati.

VAŽNO: Posle izmena, brisanja podataka u jednom redu, promene se odmah čuvaju po napuštanju tog reda. Ovde nije potrebna pocija File ► Save !!! Opcija Undo radi samo jedan korak u nazad !!!

Sortiranje podataka: Podaci u tabeli se mogu sortirati po koloni tako što se klikne u kolonu po kojoj sortiramo i zartim izabere opcija Records ► Sort ► Sort Ascending (Descending) ili ikonicama na Toolbaru kao u Excelu.

Pretraga podataka u tabeli: kliknuti i kolonu po kojoj tražimo neki podataka i izabrati pociju Edit ►Find, kao u Wordu.

9.2. Upiti (Queries):

Upiti su objekti koji omogućavaju različita izračunavanja i obradu podataka, sortiranja, filtriranja podataka, kombinovanje podataka iz različitih tabela i td. Upiti su, takođe, korisni prilikom izmene, brisanja ili unošenja velike količine podataka u jednom prolazu. Svaki dalji rad u upravljanju bazom se zasniva na kreiranju objekata forme i izveštaja koji ne mogu bez upita ili tabela, pa se njihovo kreiranje može znatno ubrzati samo pod uslovom da su izvori podataka (tabele i upiti) dobro kreirani.

Kako lako i brzo dizajnirati upit nad nekom tabelom u bazi? Otvorite karticu Queries, izaberite opciju Create query in Design view.

Prilikom otvaranja prozora za dizajn, automatski će se pokrenuti prozor Show Table u kojem ćete u ponuđenom popisu odabrati tabelu na osnovu koje želite dizajnirati upit. Kada prvi put dizajnirate neki upit, Access automatski otvara prozor za dizajn upita za odabir (Select Query).

22

Prozor za dizajn upita (Design View) sastoji se od dva osnovna dela: u gornjem delu prozora su prikazane tabele (sa nazivima kolona ispisane jedna ispod druge) na

osnovu kojih se dizajnira upit u donjem delu prozora nalazi se rešetka za dizajn

Rešetka za dizajn sastoji se od redova:- Field – upotrebljava se za izbоr kolona koje želite da uključite u upit.- Table - ime tabele iz koje se uzimaju podaci.- Sort - omogućuje sortiranje rastuće (Ascending), opadajuće (Descending) ili nesortirano (Not Sorted)- Show - omogućuje određivanje koje kolone će biti prikazane. Access automatski uključuje sve kolone (uključen znak ya štikliranje).- Criteria i Or - služe za unos kriterijuma na osnovu kojih će Access obrađivati podatke u upitu (npr. filtrirati).

Unos kriterijuma za selekciju podataka

U kriterijima možete koristiti sledeće operatore: And – oba kriterijuma moraju biti istinita da bi rezultat operacije And bio istinit, tj. da bi podaci bili odabrani (PR: Ako u red Criteria upišete: <=2011 And >=1995) Or – proverava ima li polje više različitih vrednosti, tj. samo jedan od kriterijima mora biti istinit da bi rezultat operacije Or bio istinit (PR:   lektira Or udzbenik) Between – određivanje raspona vrednosti(PR: Ako kriterijum upišete u ovom obliku: Between 1995 And 2011) In – zadavanje skupa vrednosti(PR: Ako kao kriterijum za neku kolonu upišete In(„A“,“B“,“C“)) Like – koristi se za pronalaženje određenog niza znakova u tekstualnim poljima(PR: Ako kao kriterijum za kolonu ime upišet: Like „Ivo“, biće pikazani podaci samo o autorima čije je ime Ivo) U zadati traženi niz znakova možete uključiti posebne znakove: ? – zamenjuje bilo koji znak na tom položaju * – zamenjuje bilo koji niz znakova

Izračunavanje vrednosti:

Izraz za izračunavnje upisuje se u red Field. Za pisanje izraza za izračunavanje možete koristiti sledeće operatore:

+  – sabiranje -  – oduzimanje *  – množenje /  – deljenje

23

\  – oba numerička izraza zaokružuje na cele brojeve i deli prvi celi broj s drugim ^  – prvi numerički izraz stepenuje s drugim MOD  – zaokruži oba numerička izraza na cele brojeve i deli prvi celi broj s drugim, a zatim

izračunava ostatak deljenja &  – spaja prvi znakovni niz s drugim i tako stvara novi znakovni niz; ako je bilo koji od izraza

numerička vrednost, Access će ga pre spajanja pretvoriti u znakovni niz

Takođe možete koristiti agregatne funkcije: Sum - izračunava sumu svih vrijednosti Avg - izračunava aritmetičku sredinu Min - vraća najmanju vrednost Max - vraća najveću vrednost Count - izračunava ukupan broj reda u kojima zadano polje nema nul-vrednost

9.3. Izrada upita

Postoji više vrsta upita (šest), najčešće korišćeni je upit za izbor (Select Query). Ovaj upit omogućava biranje zapisa po nekom kriterijumu, sumiranje podataka...

U prozoru baze podataka kliknuti na karticu Query a zatim na dugme New. Otvara se prozor za izradu upita Select Query i dijalog Add Table (slika 10.) u kome treba da izaberemo tabele pomoću kojih pravimo upit. Kliknemo na željene tabele i zatim na dugme Add. Nakon toga zatvaramo ovaj prozor klikom na dugme Close. Sada je aktivan prozor Select Query (slika 11.).

U gornjem delu prozora vide se izabrane tabele sa svojim poljima, u donjem delu se vide polja iz tabela koje izaberemo da se prikažu u upitu. Polja se biraju tako što se postavi kursor miša na naziv polja i dva puta klikne na polje. Na slici 11. može se videti da su iz tabele KUPAC izabrana polja IDkupac, Naziv, Adresa i Telefon; a iz tabele NARUDZBENICA polje Datum.

24

Slika 10.

Slika 13.

Slika 11.

U polju Sort iz padajuće liste možemo birati način sortiranja podataka po određenom polju (Ascending- rastući, Descending- opadajući redosled).

U polju Criteria zadajemo kriterijum po kojem će upit izabrati zapise iz tabela. Operator Like se koristi da bi se pronašla sva polja koja su “kao” navedeni kriterijum. U primeru sa slike traže se sve porudžbenice datuma posle 1. februara 2003. godine; čiji naziv kupca počinje slovima T.R. (znak * znači “bilo koji”) i čija je adresa “LACARAK”.

Napomena: U zavisnosti od regionalnog podešavanja prikaza datum Windowsa zavisi kako će izgledati kriterijum za datum (npr. >#01.02.03#, ili >#01.02.2003#, i sl.)

Kada smo kreirali željeni upit treba ga sačuvati i dati mu ime (File ► Save). Rezultat upita možemo videti ako iz menija View izaberemo opciju Datasheet View, ili kada u prozoru baze podataka selektujemo upit i kliknemo na dugme Open.

Rezultat upita možemo videti na slici 12. To su podaci prikazani tabelarno, ali samo oni koji zadovoljavaju postavljene kriterijume.Izdvojeni su svi kupci (šifra, naziv i adresa) iz Lacarka, čiji naziv počinje slovima T.R. i koji su imali porudžbenice posle 1.februara 2003.

Operatori koji se mogu koristiti u određivanju kriterijuma su: < (manje od), > (veće od), = (jednako), >=, <=, <> (različito), Between (između dve vrednosti- Between 12 and 20), Null (prazno polje), Is Not Null (polje nije prazno), Like (slaganje sa uzorkom), Not Like (ne slaganje sa uzorkom), logičko And (oba izraza su istinita- >1 And <10), Or, Not.

PARAMETARSKI UPITI

Ako često menjamo kriterijum pretrage podataka treba koristiti parametarske upite. Kod njih se u kriterijumu ne unosi konkretna vrednost nego u uglastim zagradama uputstvo korisniku šta da unese kao kriterijum. Prilikom pokretanja upita korisnik dobija prozor za unos (zadavanje) vrednosti parametra. Tekst iz uglastih zagrada se pojavljuje na prozoru. Npr. umesto kriterijuma >1988 kojim pronalazimo sve učenike rođene posle 1988. godine, možemo kreirati kriterijum:

>[Unesi godinu rodjenja posle koje je rodjen ucenik]Sada možemo uneti (zadati) bilo koju godinu, a ne da ulazimo u DesignView upita i tamo menjamo kriterijum pretrage svaki put kada se on promeni.

Primeri kriterijuma:

>=1 AND <=[Unesi gornju granicnu vrednost] - Izdvajanje zapisa gde je vrednost u polju između 1 i broja koji ćemo zadati prilikom pokretanja upita

=”kafa” OR =”mleko” - Izdvaja zapise koji su kafa ili mleko, sve ostale ne prikazuje<>”kafa” - Izdvaja zapise koji nisu kafa (ali bi npr. izdvojio nes kafa*)LIKE “*kafa” - Izdvaja zapise koji počinju sa bilo kojim tekstom a na kraju imaju reč

kafa (npr. neskafa, don kafa, bela kafa ...)LIKE “kafa*” - Izdvaja zapise koji počinju sa reči kafa a na kraju imaju bilo koji tekst

(npr. kafa bela, kafa, kafa nes ...)LIKE “*kafa*” - Izdvaja zapise koji sadrže reč kafa na bilo kom mestu (npr. kafa bela,

kafa, neskafa, ledena kafa u kesici ...)NOT LIKE “*kafa*” - Izdvaja zapise koji ne sadrže reč kafa (sada ne bi izdvojio ni nes kafa*)

LIKE “*” & [Unesi deo reci] - Izdvaja zapise koji počinju sa bilo kojim tekstom a na kraju imaju zadatu reč. Sada možemo uneti bilo koju reč za izdvajanje, a ne samo kafa...

LIKE “*” & [Unesi deo reci] & “*” - Izdvaja zapise koji sadrže zadatu reč na bilo kom mestu25

Slika 12.

Upit se u svakom trenutku, kao i tabela, može modifikovati selekcijom željenog upita i klikom na dugme Design u prozoru baze podataka.

9.3. Forme (Form)

Forme su objekti koji omogućavaju prikaz podataka i unos podataka na vizuelno pogodniji način. Access-ove forme (forms) prave korisnički interfejs prema tabelama. Mada koristite izglede Table i Query da izvršite iste funkcije kao i sa formama, oni nude niz prednosti predstavljanja podataka na organizovan i atraktivan način.

Raspored polja na formi uradite tako da se unos podataka ili operacija izmene vrši sa leva na desno i odozgo na dole. Pravilno projektovana forma ubrzava unos podataka i smanjuje greške pri kucanju.

Forme su napravljene od skupa pojedinačnih elemenata strukture koji se zovu kontrole. Kontrole su komponente koje se vide u prozorima i okvirima za dijalog Access i ostalih Windows aplikacija.

 

Kreiranje formi korišćenjem Form Wizard-a

Najlakši način da izradite formu je korišćenje Form Wizard-a. Korišcenje Form Wizard značajno štedi vreme kreiranja strukturu osnovne forme. Form Wizard omogućava izradu forme koja sadrži polja iz jedne ili više tabela ili upita. Form Wizard gradi osnovnu strukturu forme i dodaje okvire za kontrole za prikazivanje i izmenu vrednosti stavki podataka. Odabirom opcije Forms iz glavnog Database prozora i odabirom opcije New moguće je pokrenuti Form Wizard. Izgled wizard-a prikazan je na slici.

26

Form wizard omogućava odabir kolona iz tabela koje je potrebno prikazati na formi.

Moguće je odabrati kolone iz više tabela pri čemu će se zadržati veza između podataka iz različitih tabela. Pored odabira kolona koje će bit prikazane na formi, moguće je odabrati stil prikaza podataka na formi i tip tabelarnog prikaza podataka.

Za svaku od formi neophodno je definisati naziv. Form Wizard pravi forme a onda ih automatski snima. Kada Form Wizard završi izradu formi, on prikazuje glavnu formu.  

27

Na glavnoj formi Form Wizard stvara jedno tekstualno polje, svako sa odgovarajućom oznakom, za ulaz ili izmenu vrednosti podataka svake od odabranih kolona tabele. Osnovna forma koju je napravio Form Wizard je odmah upotrebljiva, ali se može poboljšati delimičnim podešavanjem rasporeda.

Modifikovanje strukture forme

Modifikovanje strukture forme ostvaruje se odabirom Form Design moda rada. Pokretanjem ovog moda pojavljuje se prozor Form Design, gde je maksimalno povećan prozor za strukturu.

Plivajući prozor, koji se pojavljuje u režimu Form Design, sadrži neučvršćenu liniju alata, nazvanu kutija sa alatima, koja omogućava dodavanje nove kontrole na formu.

Forme se mogu podeliti u tri sekcije: Form Header (zaglavlje forme), Detail (sekcija Detalja) i Form Footer (podnožje forme) prikazane na slici 6. Zaglavlja i podnožja su opciona. Prozor Form Design ima sledeće osnovne elemente:

28

1. Linija alata Form Design, sadrži dugmad koja su prečice za biranje menija u režimu Form Design. Funkcije dugmadi i njihovih ekvivalentnih izbora sa menija su prikazani u tabelama u sledećoj sekciji; 2. Linija alata Formating, sadrži dugmad koja su prečice za boju, tekst, ivice i različite druge opcije formatiranja; 3. Skup vertikalnih i horizontalnih lenjira, za verziju Access za SAD u inčima, i u centimetrima za verzije Accessa za zemlje gde se koristi metrički sistem; 4. Vertikalna linija postavlja desnu marginu forme. Liniju za marginu pomerate tako što je kliknete i odvučete na željenu lokaciju; 5. Horizontalna linija koja predstavlja donju marginu forme. Možete kliknuti i odvući ovu liniju na novu lokaciju; 6. Vertikalne i horizontalne trake za pomeranje, koje omogućavaju da vidite delove forme van granica prozora forme;

Traka Form Header definiše visinu sekcije zaglavlja forme. Ovo se primenjuje samo ako izaberete da formi dodate zaglavlje i podnožje. Sekcija Form Header sadrži statički tekst, grafičke likove i ostale kontrole koji se pojavljuju na vrhu forme. Zaglavlje se pojavljuje samo na prvoj strani forme sa više strana;

Traka Form Detail odvaja Form Header od ostatka forme. Na traci Form Detail su kontrole koji prikazuju podatke iz tabela i upita i statički elementi podataka, kao što su oznake i zaštitni znaci.

Traka Form Footer definiše visinu sekcije podnožja forme. Sekcija Form Footer je slična sekciji Form Header. Ako štampate formu sa više strana, Form Footer se pojavljuje samo jednom. Formi možete dodati sekcije Form Header i Form Footer, ili ih izbrisati, biranjem View, Form Header/Footer.

Visinu sekcije možete izmeniti povlačenjem mišem vertikalnih traka Form Header, Detail, ili Form Footer. Kada postavite pokazivač miša na gornju ivicu trake za podelu sekcije, pretvara se u liniju sa dve vertikalne strelice. Povlačenjem pokazivača podešava se veličinu sekcije iznad pokazivača miša.

Svaka kontrola koja se nalazi na formi dozvoljava promenu svoje veličine. Podrazumevani prikaz dizajna forme prikazuje kontrole u rešetki (grid-u) pa je pomeranje kontrole i promenu njene veličine moguće vršiti na osnovu tačaka rešetke.

Moguće je vršiti promenu pozicija grupe kontrola. Prethodno je neophodno selektovati kontrole koje je potrebno pomeriti. Poravnanje selektovanih kontrola vrši se izborom jedne od Align opcija podmenija Format glavnog menija Access-a.

Osim manuelnih promena stila prikaza kontrola, moguće je koristi neki od ugrađenih stilova korišćenjem AutoFormat opcije iz linije alata. U formatiranom prikazu moguće je naknadno promeniti redosled prikaza odabranih kolona tabele korišćenjem Tab Order opcije.  

29

9.4. Izveštaji

Izveštaj je krajnji proizvod većine aplikacija baza podataka. Kod Accessa, izveštaj je specijalna vrsta neprekidne forme, projektovanog za štampanje. Access kombinuje podatke u tabelama i upitima tako da možete štampati i distribuirati onima kojima je potreban, ili koji ga zahtevaju.  

  6.1. Sličnosti i razlike formi i izveštaja

Većina metoda za izradu formi za transakcione obrade, primenjuje se i kod izveštaja. Bitne su dve osnovne razlike između formi i izveštaja:

Izveštaji su namenjeni samo za štampanje i za razliku od formi, nisu namenjeni za pregled podataka u prozoru.

Vrednost osnovnih podataka za izveštaj ne možete izmeniti. Izveštaji Access imaju mnoge zajedničke karakteristike sa  formama, uključujući sledeće:

Report Wizards, prave tri osnovne vrste izveštaja: sa jednom kolonom, izveštaje po grupama i zbirovima i poštanske nalepnice;

Sections (sekcije), sadrže zaglavlja i podnožja izveštaja koja se pojavljuju jednom na početku i na kraju izveštaja, i zaglavlja i podnožja stranice koja se štampaju na vrhu i dnu svake stranice. Podnožje izveštaja se često koristi za štampanje ukupnog zbira. Sekcije izveštaja odgovaraju sekcijama forme sličnih  imena;

30

Group sections (sekcije grupe) izveštaja, kao celina, obuhvataju ekvivalenat sekcije Detail forme. Grupe se često nazivaju pojasi (bands), a proces grupisanja zapisa formiranje pojasa (banding). Dodajete Group Headers koji uključuju naziv za svaku grupu, i Group Footers za štampanje grupnih podzbirova. U sekcije zaglavlja i podnožja možete staviti statičku (nezavisnu) grafiku, a unutar sekcija grupe zavisnu grafiku;

Controls (kontrole) su dodati izveštajima iz okvira sa alatima Accessa i onda pomereni; njihova veličina se menja pomoću ručica; i

Subreports (podizveštaji) se ugraduju u izveštaje na isti način na koji se kontrole podforme dodaju u glavne forme.

6.2. Osnovni tipovi izveštaja u Access-u

Postoji šest osnovnih tipova izveštaja napravljenih u Accessu,  koji se zovu izgledi (layout):

Izveštaji sa jednom kolonom (single-column reports), navode u jednoj dugoj koloni okvira za tekst vrednosti svakog polja u svakom zapisu tabele ili upita. Oznaka pokazuje ime polja, a okvir za tekst, desno od oznake,  obezbeđuje vrednosti.

Tabelarni izveštaji (tabular reports), obezbeđuju kolonu za svako polje tabele ili upita i štampanje vrednosti svakog polja zapisa u redovima ispod zaglavlja kolone.

Višekolonski izveštaji (multicolumn reports) se prave iz izveštaja  sa jednom kolonom, koristeći novinsku kolonu aplikacije stonog izdavaštva i obrade  teksta. Informacije koje ne stanu u prvu kolonu prelaze na drugu kolonu, i tako redom. Format više kolonskih tabela troši manje papira, ali ima ograničenu  upotrebu, jer poravnavanje kolona nije onakvo kakvo se želi.

Izveštaji po grupama i zbirovima (groupsltotals reports) su najčešća vrsta izveštaja. Oni sabiraju podatke za grupe zapisa i onda dodaju ukupni zbir na kraju izveštaja.

Poštanske nalepnice (mailing labels) su posebna vrsta višekolonskih izveštaja, projektovane za štampanje imena i adresa ili drugih podataka iz više polja, u grupama. Svaka grupa polja čini ćeliju u rešetki. Izgled samolepljive nalepnice robe na kojoj štampate, određuje koliko redova i kolona ima na stranici.

Nezavisni izveštaji (unbound reports), sadrže podizveštaje zasnovane na nepovezanim izvorima podataka, kao što su tabele ili upiti.

Prva četiri tipa izveštaja koriste tabelu ili upit kao izvor podatak, kao što to rade forme. Za ovu vrstu izveštaja se kaže da su zavisni u odnosu na izvor podataka. Glavni izveštaj nekog nezavisnog izveštaja nije vezan na tabelu ili upit kao izvor podataka. Podizveštaji koji su u nezavisnom izveštaju, međutim, moraju biti zavisni u  odnosu na izvor podataka.

31

6.3. Kreiranje izveštaja korišćenjem Report Wizard-a

Najlakši način kreiranja izveštaja je korišćenje Report Wizard-a. Slično Form Wizard, Report Wizard omogućava da pravite izveštaje koji sadrže podatke iz više tabela, bez da prethodno napravite upit. Prednost korišćenja Report Wizard je što uvodi teme strukture izveštaja Access i što su koraci u ovom procesu paralelni sa koracima koji se čine pri počinjanju sa inicijalno praznim izveštajem. Nakon odabira opcije za kreiranje izveštaja potrebno je odabrati Report Wizard način kreiranja izveštaja.

Slično formama, izveštaji zahtevaju izvor podataka, koji može biti tabela ili upit. Iz tabele ili upita biraju se kolone koje će biti prikazane u izveštaju.

Nakon prolaska kroz sve korake Report Wizard-a, Report Wizard pravi izveštaj i prikazuje ga u režimu pogleda za štampanje.

32

Prilikom formatiranja izveštaja moguće je koristiti ugrađene stilove na isti način kao kod formatiranja izgleda formi. Access posebno smešta stilove definisane za forme i za izveštaje pa je za izveštaje moguće kreirati posebne stilove.

Formatiranje prikaza izveštaja posebno je bitno jer je svrha izveštaja njihovo pregledavanje i štampanje pa će u ovim situacijama svaki pogrešno postavljeni objekat bilo vrlo uočljiv.

Zbog toga je prilikom pripreme izveštaja za pregledavanje i štampu u Access-u moguće poravnati i formatirati kontrole, podesiti razmak između redova, poravnati kontrole horizontalno i vertikalno, podesiti margine izveštaja i slično.

33