Bedret kundeopplevelsen med digitalisering av logistikken

Virksomhedens navnHeidenreich AS

BransjeGrossist / Logistikk

Grunnlagt1904

StedSkedsmokorset / Trondheim

Websitewww.heidenreich.no

MÅLHeidenreich skal være ‘’enklest å handle med’’. Det betyr at kundene må oppleve at ting går effektivt og er riktig. Heidenreich deler av sin kompetanse for å bidra til og finne gode løsninger som forenkler jobben til kundene. Med mange tusen transaksjoner hver dag var det behov for å automatisere håndtering av fraktdokumentasjon og redusere svartiden på kundehenvendelser.

UTFORDRINGER• Papirbasert arkiv

• Svært høyt volum av pakksedler

• Manuell jobbing

• Vanskelig og meget tidkrevende å gjenfinne

• Treg responstid på kundehenvendelser ga dårlig kundeopplevelse

• Behov for raskere uthenting av dokumentasjon og informasjon rundt leveranser

LØSNINGEnterprise Content Management plattform med:

• Digitalt arkiv

• Automatisert scanning, tolkning og arkivering av fraktdokumentasjon

• Kraftig søkeløsning for rask og enkel gjenfinning

Digital Logistikk - Heidenreich AS

Logistikk handler om effektivitetVia 33 lokasjoner har Heidenreich flere tusen transaksjoner daglig. Når kundene jobber i prosjekter med stramme tids- og kostnadsrammer er det viktig å få levert riktig vare, til rett tid og på rett sted. Heidenreich må derfor sørge for at man er effektiv i alle ledd slik at de er konkurransedyktig og foretrukket av kundene.

- Ofte kommer det

kundehenvendelser rundt leveranser som krever at kjørekontoret må sjekke pakksedler. Før ble disse lagret i et papirarkiv hvor det var ekstremt tid krevende å gjenfinne det bestemte leveransedokumentet henvendelsen krevde. Å gjenfinne den relevante informasjonen tok opptil flere timer, og ofte fikk kunden ikke svar før dagen etter. Dette ga en dårlig kunde-opplevelse, noe vi måtte gjøre noe med, sier Bjørn Moen, Økonomi- og IT ansvarlig i Heidenreich AS.

""Løsningen gjør at vi yter vesentlig bedre kundeservice og svarer raskt på kundehenvendelser – Det gjør oss enklere å handle med.

Bjørn Moen, Økonomi- og IT ansvarlig i Heidenreich AS.

Heidenreich retter seg mot rørleggere og maskinentreprenører og har 33 butikker, fra Kristiansand i sør til Alta i nord. Alle med rikholdig lager og spesialister innen VVS, VA og Varme. Med en historie tilbake til 1904, er Heidenreich Norges mest erfarne rørgrossist, med i dag over 300 ansatte. Stadig fokus på effektiviseringer og kvalitet på driften skal komme kundene til gode.

Tekst: Svein Erik Myhr

""Det kan ikke bli enklere. Alt scannes rett inn, programmet er lett å bruke og søke i, og vi finner det vi søker etter.

Bjørn Moen, Økonomi- og IT ansvarlig i Heidenreich AS

Enklere og mer digital hverdag for Samuel Nordberg.

enkelt å ta i bruk. Den løser et veldig konkret behov for oss, forteller Bjørn Moen.

Bedre kundeopplevelse og redusert ressursbrukDigitaliseringen krevde at Heidenreich måtte endre sine prosesser og rutiner noe. Medarbeidere måtte jobbe litt annerledes og lære et nytt system. Bjørn Moen forteller at medarbeiderne taklet dette meget godt. Brukergrensesnittet er svært intuitivt. Rutinen nå er å legge dagens fraktdokumenter på scanneren og trykke på en

knapp som gjør at dokumentene går rett til det digitale arkivet. Det kan ikke gjøres enklere. Over 99% av alt som scannes inn går korrekt inn. Nå gjøres gjenfinning av dokumentasjonen på sekunder i programvaren som har en god søkefunksjon.

- Med ny løsning og prosess på plass har vi automatisert veldig mye av det vi brukte tid på tidligere. Dette frigjør ca. 2 årsverk som vi kan benytte på mer verdiskapende aktivitet. Samtidig oppnår vi bedre kundeopplevelse som vil gi mer fornøyde kunder. Fornøyde kunder kommer oftere tilbake og handler.

Løser et veldig konkret behovProsessen ble diskutert med Canon som er en nær samarbeids-partner av Heidenreich. Canon kom raskt frem til mulig løsning for å håndtere utfordringene som ble avdekket. Løsningen utnyttet eksisterende infrastruktur og styrket utnyttelsen av tidligere investeringer. Andre løsninger og leverandører ble også vurdert. Valget ble tatt på bakgrunn av løsning, betingelser og eksisterende samarbeid. Løsningen er meget stabil med rett funksjonalitet og godt brukergrensesnitt som gjør det

Canon Norge Hallagerbakken 1101256 OsloTlf.: 22 62 92 00informationmanagement.no

Blir ikke heldigital over nattaAlle snakker om heldigitalisering og automatisering, men for store etablerte konsern er ikke dette gjort over natta. Ofte er man låst av eksisterende systemer, struktur og historikk. Det viktige for Heidenreich er å følge med på utviklingen og hva som finnes av løsninger og ta solide og gjennomtenkte valg.

- Vi vurderer flere ting fremover som elektronisk signering, digitalisering av HR og kontrakts-håndtering. Vi beveger oss mot å arbeide digitalt hele veien fra start til slutt og evaluerer løpende. Det viktige for oss er at vi tar i bruk teknologi og løsninger som gir stor effekt med automatisering der vi har forbedringspotensial i dag. Der er Canon en viktig partner for oss fremover, avslutter Bjørn Moen.

Les merwww.informationmanagement.no/referanser/