¿Por qué el cumplimiento normativo es uno de los mayores desafíos de las áreasadministrativas de las PyME?

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Índice

1. Crece la importancia del cumplimiento normativo en las PyME.

2. La complejidad de gestionar el área administrativa en un contexto con múltiples cambios normativos.

3. Un nuevo desafío para los responsables administrativos de una PyME: gestión eficiente con foco en el cumplimiento normativo.

4. Conclusiones: modernizando la forma de lograr el cumplimiento normativo

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1. Crece la importancia del cumplimiento normativo en las PyME

Hablamos de cumplimiento normativo como una manera de actuar conforme a la ley. La función de cumplimiento está orientada, por lo tanto, a verificar que se respeten las normas vigentes que afectan a la empresa y a su actividad, y a su vez, a poder detectar y prevenir situaciones de incumplimiento que surjan por falta de conocimiento de las regulaciones o porque la complejidad operativa impida que la compañía esté debidamente actualizada cuando surgen nuevas normas.

En los dos últimos años, las tendencias de búsqueda de términos vinculados a “cumplimiento normativo” ha crecido, aproximadamente, un 260% en el motor de Google (Gráfico 1), reflejando así la preponderancia que ha tomado el cumplimiento de la ley a nivel empresarial.

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Los gerentes y responsables administrativos saben muy bien que el cumplimiento de la normativa es representativo de una gestión responsable, transparente y comprometida, no solo con la propia actividad comercial de la empresa, sino también con sus empleados y con la sociedad o comunidad en la cual operan.

A medida que crece la importancia y foco que están poniendo muchas PyME en cumplir las regulaciones, también crece la dificultad de gestionar un proceso de aseguramiento normativo ágil y actualizado por la gran cantidad de normas y cambios que suceden en el marco legal de nuestro país. El riesgo es doble, ya que no solo las empresas están expuestas a no cumplir alguna normativa por la complejidad del sistema, sino que también los procesos de negocio pueden verse afectados o paralizados ante un incumplimiento.

Mantener un buen esquema de cumplimiento no es algo sencillo para una PyME en Argentina. Las normas cambian y su volumen se incrementa muy rápido. El departamento de Administración tiene que estar en constante alerta, porque lleva sobre sus espaldas la pesada cargada de asegurar el cumplimiento y estar siempre actualizado con los cambios ¿Cómo se afronta un contexto normativo tan dinámico?

*Gráfico obtenido en Google Trends, muestra el período del 1/1/2019 al 29/2/2020.

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6 ene. 2019

Interés a lo largo del tiempo

19 may. 2019 29 sept. 2019 9 feb. 2020

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2. La complejidad de gestionar el área administrativa en un contexto con múltiples cambios normativos

El departamento de Administración de una PyME ocupa un lugar de importancia dentro de la empresa ya que desde esta área se planifican, dirigen y coordinan una gran mayoría de actividades y procesos que apoyan al resto de los departamentos y a los objetivos del negocio.

Una característica especial de este sector es que varias de sus actividades tienen un sustento normativo por detrás y por lo tanto requieren apuntalar su cumplimiento. Analicemos ciertas tareas del departamento de Administración bajo la óptica de una norma o lineamiento en particular que las afecte. Esto nos permitirá corroborar lo importante que es conocer y estar al día con las regulaciones.

Aquellas PyME que están obligadas por AFIP a expedir facturas electrónicas y no cumplan con dicha obligación podrían ser objeto de sanciones tales como el cierre temporal y/o el pago de multas. Otros posibles causantes del cierre temporal son la falta de descripción del bien o servicio ofrecido, la ausencia de numeración consecutiva de facturas de venta, y el incumplimiento total de la obligación de facturar.

Facturación

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Pago a proveedores

Las PyME que retienen ganancias cuando hacen pagos a proveedores que son responsables inscriptos deben respetar la RG 830. Lo más beneficioso para un gerente de Administración es estar al día con los montos no imponibles y los importes a retener, pues estos cambian cada tanto. A su vez, al momento de dar de alta un proveedor se debe realizar una correcta asignación del código que establece AFIP para practicar la retención. Un incumplimiento o error a los términos de la RG 830 podrían acarrear multas o impactar una relación comercial, por ejemplo, reteniendo de más a un proveedor habitual.

Liquidación de impuestos

El responsable de Administración tiene que focalizarse en conocer el cronograma de vencimientos y la información y documentación requerida para la liquidación. Todo esto con el objetivo de evitar incumplimientos (involuntarios) en la presentación y/o pago de tributos que serían pasibles de multas. Por ejemplo, una multa por omisión se traduce en el 100% del gravamen.

Gestión de personal y nómina

Las relaciones laborales en Argentina están regidas, principalmente, por la ley de contrato de trabajo. Los contratos deben ser registrados en AFIP quien luego los deriva para su registración a la ANSES y se hace la afiliación a la obra social. El área de Administración tiene que ser muy cuidadosa con la normativa laboral, porque, por ejemplo, si en el recibo de sueldos consigna una fecha de ingreso posterior a la real, deberá indemnizar al trabajador con la cuarta parte de las remuneraciones devengadas desde la fecha de ingreso verdadera hasta la fecha falsamente consignada.

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De lo anterior se desprende que, para ser exitoso, el área de Administración tiene que ejecutar sus tareas operativas asegurando la eficiencia de su gestión y, a su vez, garantizando el cumplimiento de la normativa que regula dichas tareas.

La cuestión es que el entorno legislativo en el que las empresas desarrollan sus actividades es abundante y complejo. El nivel de generación de normas y leyes por parte de las autoridades y organismos regulatorios es cada día mayor y el impacto de la regulación es alto. En concreto, según un artículo publicado en iProfesional la cantidad de impuestos y regulaciones en nuestro país es récord mundial. Entre nación, provincias y municipios el sistema tributario argentino tiene alrededor de 163 impuestos, que afectan a casi todas las actividades económicas. La composición es: 40 impuestos nacionales, 41 provinciales y 82 municipales. A su vez, las regulaciones totalizan aproximadamente 69.000.

En este escenario se desenvuelve actualmente un responsable o gerente administrativo de una PyME, el cual tiene que estar al día con la normativa, asegurar que los procesos de la empresa cumplan con la ley y, por supuesto, también velar por el éxito en la gestión de su propio departamento ¿De qué manera se puede encarar la continuidad administrativa del negocio y garantizar, en paralelo, el cumplimiento de las regulaciones?

3. Un nuevo desafío para los responsables administrativos de una PyME: gestión eficiente con foco en el cumplimiento normativo.

El rol del responsable administrativo de una PyME es clave en los resultados de este sector. En general, quienes administran este tipo de empresas son perfiles con experiencia en el negocio y cuentan con la confianza del dueño. Por ende, se espera de ellos capacidad de ejecución y una visión actualizada de los procesos administrativos y las normas que los rigen. Como consecuencia, identificamos cinco acciones que un jefe administrativo debería considerar para llevar a su PyME a un alto nivel de cumplimiento:

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Cuidar y capacitar a su equipo de trabajo

Uno de los factores clave para que una empresa pueda alcanzar sus objetivos y logre sobrevivir en los actuales mercados competitivos, es una buena gestión de sus recursos humanos. El responsable administrativo debe transmitir una cultura de cumplimiento en su PyME y motivar a sus empleados a que se capaciten y sigan las reglas del negocio en sus tareas diarias.

Estar actualizado sobre cambios en normas y regulaciones

Como dijimos, el entorno normativo en nuestro país es complejo y muy dinámico. Una encuesta de PwC refleja que en 2018 lo que más le preocupaba al 80% de las PyME era la presión tributaria. La mejor manera de coordinar una función de cumplimiento es que el líder administrativo tenga un amplio conocimiento de las regulaciones que afectan al negocio y se mantenga actualizado, gradualmente, con las modificaciones y nuevas normas que aparezcan en el mercado.

Definir y poner en marcha nuevos procesos de negocio con “mentalidad de cumplimiento”

Documentar los procesos actuales y generar nuevos procesos de negocio es sumamente importante para optimizar la operatoria de una PyME y en particular del departamento de Administración. Un buen “mapa de procesos” permite clarificar los flujos de información de entrada y salida, los responsables de ejecutar las distintas tareas y, justamente, las normas que atañen a cada actividad.

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Mantener un plan de auditoría de cumplimiento sobre los procesos de la compañía.

Garantizar el cumplimiento demanda un gran esfuerzo de control. Aún con una cultura de apego a las normas que surja de la gerencia y con equipos capacitados y procesos optimizados, la normativa suele ser tan compleja que es recomendable poner en práctica un plan regular de auditoría. El objetivo es chequear que la operatoria de la empresa está en línea con las normas vigentes y detectar si algún proceso no cumplió las reglas y es necesario corregirlo.

Dar lugar a la innovación tecnológica

Hoy en día, en medio de la transformación digital, una empresa que no innova queda obsoleta. Es una gran responsabilidad para el gerente administrativo la de transmitir a toda la organización y, en especial a los dueños de la PyME, la necesidad de buscar nuevas formas y tecnologías para operar el negocio y así, simplificar, o inclusive automatizar, las tareas de cumplimiento.De hecho, en Argentina hay organismos de gobierno, como la AFIP, que impulsan el concepto de Tributación 4.0, es decir, el uso de la digitalización para la gestión impositiva. Sería ventajoso que, apalancándose en la tecnología disponible, los responsables administrativos se sumaran a estos avances, adoptando paquetes de software o “conectando” sus aplicaciones de gestión con los servicios que ofrece AFIP para propiciar mejores controles y mayores niveles de cumplimiento.

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Ante la necesidad que muestran las PyME de impulsar su productividad es necesario lograr la máxima eficiencia posible en todos sus procesos, incluidas las tareas de cumplimiento normativo que tiene a cargo el sector de Administración.

La utilización de nuevas tecnologías, tales como plataformas de gestión integral o sistemas ERP, que digitalizan y automatizan gran parte de los procesos de negocio, son una opción muy atractiva para el administrador de un PyME. Dichos sistemas, simplifican y agilizan las tareas operativas y facilitan muchísimo el cumplimiento normativo, porque estas herramientas se configuran para estar constantemente actualizadas con las nuevas leyes y normas que generan los organismos de control y el gobierno.

Automatizar es, por supuesto, el mecanismo para hacer de forma automática o sistémica una tarea repetitiva. Sin embargo, en términos de cumplimiento, automatizar es sinónimo de modernización e innovación. Si bien es posible que una persona conozca mucho del negocio y sus normas, se torna cada vez menos viable que el cumplimiento normativo y sus actualizaciones se sigan gestionando de forma “manual” sin el soporte de una solución digital.

Tal como mencionamos anteriormente, los responsables administrativos deben estar abiertos a la innovación tecnológica, de forma que puedan concentrarse en actividades de valor para el negocio, mientras que garantizan el cumplimiento de las regulaciones con sistemas de gestión integral que están configurados y actualizados para estos propósitos. Así, lograrán poner el foco en la eficiencia operativa de su sector y le darán mayor tranquilidad y confianza al dueño de la PyME sobre el cumplimiento de la ley en su empresa.

4. Conclusiones: modernizando la forma de lograr el cumplimiento normativo

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Referencias

Puyol J. (2017) La fábula de la PyME y el compliance. Confilegal.com.

Innovación en Formación Profesional - IFP (2019) ¿Cómo se organiza un departamento administrativo-financiero?

Jeanette Lorena Moscoso Córdova (2018) El costo de la transacción tributaria y el cumplimiento de las obligaciones fiscales en las PyME, sector comercial. Revista Observatorio de la Economía Latinoamericana.

World Compliance Association (2019) Guía de implementación de compliance para PyME.

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