BEM VINDO

Atualizado em abril/2014

Colaborador

POR QUE USAR

Resumo A base da operao de qualquer empresa so as tarefas. O Runrun.it uma ferramenta que ajuda as empresas coordenando o fluxo de tarefas, dando prioridade e organizando-as por clientes e projetos. Cada uma das tarefas possui a sua

comunicao com os outros colegas acontece. No Runrun.it, cada comentrio tem um tempo limite de 15 minutos para

com que seja uma ferramenta ideal para que as pessoas tomem decises de forma responsvel e transparente. Acaba aquela histria que o email no chegou ou est na caixa de spam. Os arquivos, que podem ser anexados s tarefas, tambm podem ser apagados durante os 15 minutos aps o upload. Depois disso, ficam anexados para sempre. As tarefas possuem sempre um Dono, quem abriu a tarefa, um Responsvel, que deve avaliar e transferir a tarefa ou desempenh-la, e os Seguidores, pessoas que acompanham a tarefa. Os administradores do Runrun.it na sua empresa vo definir para quem voc pode abrir tarefas e de quem voc poder receb-las. Essa regra d clareza ao fluxo de trabalho. Ou seja, se algum quiser que voc trabalhe em algo, formalmente, ter que estar apto a abrir uma tarefa para voc. Para indicar que voc est trabalhando em algo, clique no boto Trabalhar. O sistema vai contar o tempo automaticamente apenas durante o seu horrio de trabalho cadastrado. Quando terminar, clique em Entregar, e pronto. Todos sero alertados da entrega.

Para dar previsibilidade aos lderes de equipe e aos gestores da empresa, voc poder Estimar o esforo que acha necessrio para terminar cada uma das tarefas. Essa estimativa deve ser feita em horas teis e pode ser refeita quantas vezes achar necessrio. Com essa estimativa, o sistema vai calcular uma Data estimada de entrega, levando em considerao o seu horrio de trabalho e as outras tarefas que esto na sua pilha de afazeres. Agora fica fcil: se algum quiser

escolher o que vai perder prioridade. E o sistema vai recalcular todas as Estimativas de entrega. Aqui est a mgica do Runrn.it. bom pro chefe saber o que cada um est fazendo e quando ser entregue, mas timo pro funcionrio, que ter clareza do que fazer, em qual ordem. Alm disso, no ser pressionado para fazer

um recurso limitado. O Runrun.it possui muitas outras funcionalidades que voc vai descobrir com o tempo, mas seus fundamentos esto em ajudar as empresas a produzirem mais, com menos estresse.

OS TIPOS DE USURIO

O Runrun.it possui quatro tipos de usurios: Administrador: Quem cria a conta da empresa no Runrun.it automaticamente colocado como Administrador. Ele poder criar mais usurios e tambm coloc-los como administradores. So eles os responsveis por criar Clientes e Projetos, Equipes, Tipos de Tarefa, Status, etc. Tm acesso a todas as funcionalidades do sistema. Gestor: Alguns usurios podem ser colocados

eles tero acesso a todas as equipes, tarefas e relatrios do sistema, mesmo que no faam parte de qualquer equipe. um tipo de usurio ideal para gestores mais sniores na empresa, que precisam acompanhar o desempenho das tarefas e equipes, mas no esto ligados ao dia a dia das tarefas. Lder de equipe: Cada equipe criada no Runrun.it pode ter um lder, configurado por um administrador. O lder de equipe tem alguns privilgios de administrao. Ele poder editar algumas preferncias dos seus liderados, como horrio de trabalho, colocar de frias, etc. Ele tambm ter acesso aos relatrios e criao de Clientes e Projetos, bem como Tipos de Tarefa e priorizao de tarefas.

Colaborador: Usurio que faz parte de uma das equipes criadas na empresa. Um Administrador precisa definir de quem ele recebe tarefas e para quem ele pode abrir tarefas. Isso inclui ele mesmo. Ou seja, se o administrador definir que um colaborador no pode abrir tarefas para ele mesmo (quem deve fazer isso o seu lder, por exemplo), pode retirar seu nome da lista. O Colaborador poder, ento, abrir tarefas para quem ele for autorizado e s receber tarefas de quem tem autorizao para tal. Ele dever estimar o tempo que acha necessrio para desempenhar cada tarefa, em horas teis, e clicar em

na tarefa que estiver naquele momento. Durante o processo de realizao de uma tarefa, ele poder adicionar outros usurios como Seguidores da tarefa. Essas pessoas sero alertadas sobre o andamento da mesma. Podero tambm realizar comentrios na tarefa e anexar documentos a ela. Caso o Colaborador v trabalhar em outra tarefa, basta clicar em

automaticamente a anterior e prioriza a atual como a mais importante. Ao terminar uma tarefa, basta clicar em , e a tarefa ser considerada entregue.

AS TAREFAS

O Runrun.it trabalha com a metodologia

uma lista de tarefas, que podem ser de Clientes e Projetos diferentes. A mais prioritria deve ser feita antes, depois a de baixo e assim por diante.

Tarefa 1

Tarefa 2

Tarefa 3

Tarefa 4

Nova tarefa ...

Quando voc estima o esforo que acredita ser adequado para realizar cada uma das tarefas (em horas teis), o Runrun.it vai somando esses tempos e calculando a data estimada de entrega.

Tarefa 1

Tarefa 2

Tarefa 3

Tarefa 4

3 horas / Estimativa de entrega: Hoje 11:00

1 hora / Estimativa de entrega: Hoje 12:00

4 horas / Estimativa de entrega: Hoje 18:00

1 hora / Estimativa de entrega: Amanh 9:00

Quando um lder de equipe, um gestor

tarefas, todas as estimativas de entrega so recalculadas e os responsveis

Tarefa 2

Tarefa 1

1 hora / Estimativa de entrega: Hoje 9:00

3 horas / Estimativa de entrega: Hoje 12:00

Toda tarefa possui: Um Dono, ou seja, quem abriu a tarefa. Um Responsvel, para quem aquela tarefa vai. O Runrun.it s aceita um responsvel por tarefa para evitar trabalhos dobrados. Se duas pessoas esto trabalhando na mesma coisa, devem ter duas tarefas diferentes. Isso tambm ajuda na mensurao da produtividade nos relatrios. O Responsvel pode transferir a tarefa para as pessoas que ele autorizado a abrir tarefas. Um Tipo de Tarefa, que so categorias criadas pelo administrador do Runrun.it. Elas servem para que os relatrios mostrem onde o tempo est sendo gasto por Tipo de Tarefa, por exemplo. Um Cliente > Projeto. Cada cliente pode ter vrios projetos. Eles so criados pelo Administrador ou pelo Lder de equipe. Uma Descrio, que um texto mais detalhado sobre o que aquela tarefa precisa tratar. Arquivos anexos, que podem ter qualquer tamanho, dentro do limite do plano contratado pela empresa (os arquivos s podem ser apagados nos primeiros 15 minutos aps seu upload. Isso, para estimular a responsabilidade no tratamento das informaes, uma vez que geram impactos para outros colegas). Comentrios. Aps criada a tarefa, os usurios envolvidos podem fazer comentrios ou responder aos comentrios feitos por outros. Como os arquivos, s podem ser apagados 15 minutos aps sua criao, pelo mesmo motivo. O prprio Runrun.it tambm faz alguns comentrios automaticamente, para gravar o histrico das mudanas na tarefa.

O RR-RATINGS E SUAS DICAS

Sistema de acompanhamento da produtividade individual Algumas empresas optam por habilitar o RR-Ratings, nosso sistema que mensura quantitativamente as entregas. Apesar de ser um ndice quantitativo, tem algumas particularidades. Ele uma soma de diversos indicadores que compem uma mdia dos ltimos 30 dias das suas entregas. Conhea cada uma delas: Tarefas entregues. Esse ndice mede quantas tarefas voc entregou. Apesar do Runrun.it no ser uma ferramenta adequada para tarefas muito granulares (que levam poucos minutos para serem feitas), tambm no legal para os gestores da empresa voc colocar tarefas muito grandes. Fica difcil acompanhar a evoluo das tarefas. Portanto, uma dica seria voc quebrar tarefas em etapas onde uma entrega palpvel possa ser conferida. Tarefas que levem entre 4 e 16 horas teis so uma boa faixa de referncia para voc ter em mente. Tarefas reabertas. Esse um ndice negativo no RR-Ratings. Significa que voc entregou uma tarefa e seu dono a reabriu por algum motivo. A

discutir todos os pontos antes da entrega formal. Tarefas entregues dentro do prazo estimado. Outro ponto de ateno para quem est desempenhado tarefas estimar corretamente o esforo necessrio para desempenha-la. Isso traz previsibilidade gesto da empresa e valorizado pelo RR-Rating.

Tarefas entregues com no mais que duas estimativas. To importante quanto estimar o esforo necessrio para uma tarefa estim-lo corretamente. No Runrun.it, se achar que vai levar mais ou menos tempo para uma tarefa, voc poder re-estimar o esforo quantas vezes achar necessrio. Porm, quando estima mais de duas vezes, seu RR-Rating vai ser prejudicado. Isso estimula a previsibilidade, ponto importante na gesto de projetos e tarefas. Tarefas entregues dentro do prazo desejado. Nem todas as tarefas abertas no Runrun.it tm uma data desejada de entrega. Mas, as que tm essa data, so boas oportunidades para ampliar o seu ndice. Basta entrega-las at a data desejada. Geralmente so tarefas importantes para certos clientes ou projetos. Fique de olho nelas. Os pesos de cada ndice. Cada empresa pode configurar quais ndices so mais importantes. Desta forma, todas as madrugadas, o Runrun.it calcula o RR-Rating baseado nos pesos que a empresa definiu. Ao longo do tempo, o RR-Rating ser aperfeioado, incluindo novos ndices e revisando os formatos de clculo, afim de tornar-se uma ferramenta cada vez mais til para ajudar gestores de empresas a encontrarem seus colaboradores mais produtivos.

SOBRE A INTERFACE

Aqui voc pode acessar o seu perfil ou de sua empresa. Tambm pode ver seus alertas, atualizar o plano no Runrun.it e checar o seu RR-Rating.

O menu lateral pode ser reordenado para que voc tenha as informaes que usa mais carregadas na frente. Basta clicar na lateral esquerda e arrastar a barra desejada.

Essa a lista de tarefas em ordem de prioridade. A primeira est l em cima, com a bandeira vermelha para ser feita na frente.

Para comear a contar o tempo, basta clicar em

esforo estimado atualizado, assim a data estimada de entrega tambm estar.

Acesse o site de suporte

ou faa perguntas pelo Chat, que funciona em horrio comercial.

Para ver os detalhes da tarefa, seus comentrios e arquivos, clique no ttulo da mesma. A pgina de detalhes da tarefa ser aberta.

Minhas Tarefas

Criar uma nova tarefa. Ateno, s estaro disponveis como responsveis para a nova tarefa, as pessoas para as quais voc est autorizado a abrir tarefas.

SOBRE A INTERFACE

Aqui so listadas todas as equipes das quais voc faz parte.

Equipe

O lder da equipe vem primeiro, em negrito.

Quando a tarefa atual ser entregue.

Quando a ltima tarefa da lista dessa pessoa, provavelmente, vai ser entregue.

Qual o nvel no sistema de mensurao de produtividade RR-Rating a pessoa est no momento.

Quantas tarefas esto na fila dessa pessoa, quantas ela abriu para outras e quantas ela segue.

Todos os detalhes da tarefa. Clique nos pontilhados para editar.

SOBRE A INTERFACE Detalhes de uma tarefa

Comandos teis da tarefa.

Mude o responsvel para transferir a tarefa para outra pessoa.

A descrio da tarefa s pode ser editada at que o Responsvel estime o esforo necessrio.

Anexos s podem ser apagados at 15 minutos aps seu upload.

Da mesma forma, os comentrios. Aps feito um comentrio, voc tem 15 minutos para apag-lo, se desejar.

Lista de Seguidores da tarefa.

Lista de Responsveis do Workflow

PERGUNTAS FREQUENTES

Preciso deixar o site aberto para contar o tempo nas tarefas? No. Voc s precisa clicar no boto

desempenhando. Se for trabalhar em outra antes de fech-la, clique em

automaticamente a atual. Se desejar ajustar manualmente as horas, utilize o

ou retirar horas manualmente. Posso deletar tarefas? No. O sistema mantm todas as tarefas no histrico. Voc pode, no entanto,

foi aberta por engano, apenas entregue a

O Que uma tarefa Ongoing? A opo de Tarefa Ongoing para aquelas tarefas que no tm prazo para fechamento, nem estimativa de esforo, podendo ser iniciadas e pausadas quantas vezes forem necessrias. Pode ser mais interessante criar uma tarefa Ongoing referente a um trabalho rotineiro na empresa, que criar e entregar uma nova tarefa a cada dia. Posso configurar os alertas que recebo por email? Sim. Clique no seu nome, na parte superior direita da tela. Depois em

configurar quais os emails quer receber. Preciso de um novo Projeto para abrir uma tarefa. Com quem falo? Com o lder da sua equipe ou com um administrador do Runrun.it na sua empresa.

Preciso abrir uma tarefa para algum que no est na lista de responsveis. O que fazer? Fale com o lder da sua equipe ou com um administrador do Runrun.it. Ele precisa autorizar para que voc abra tarefa para essa outra pessoa.

PRIVATE CLOUD

O Runrun.it um servio oferecido originalmente na nuvem e em um ambiente compartilhado entre milhares de empresas. Apesar de todas as regras de qualidade de cdigo, encriptao de dados e segurana dos servidores, h empresas que preferem ter um ambiente totalmente isolado e dedicado apenas aos seus usurios. Por isso, tambm oferecemos a verso Private Cloud do Runrun.it. Essa modalidade da nossa aplicao possui todas as funcionalidades da verso pblica e roda nos mesmos fornecedores de infraestrutura, porm, em instncias dedicadas empresa contratante. Ou seja, o banco de dados s dela. Todas as modificaes, correes e evolues da plataforma pblica tambm so implementadas automaticamente na instncia dedicada. A nica diferena para o usurio final que ele dever entrar pelo endereo suaempresa.runrun.it ao invs de runrun.it. Suporte: Todo o suporte fornecido aos planos pagos do Runrun.it pblico tambm ofertado aos usurios de uma Private Cloud, por tickets, chat ou e-mail em horrio comercial. A empresa tambm pode optar por um pacote de Suporte Premium que d acesso prioritrio aos tickets alm de atendimento por telefone em horrio comercial. Manuteno: Todas as instncias Private Cloud so monitoradas 24x7x365, assim como os servidores da verso pblica. Qualquer interveno necessria feita diretamente pela nossa equipe de suporte.

Capacidade: A partir do modelo comercial acertado, o Runrun.it vai especificar o tamanho e a infraestrutura necessria para a Private Cloud. Praticamente no h limites para o nmero de usurios e a capacidade de armazenamento. Voc define a necessidade, e deixa o resto com a gente. (upgrades e downgrades tambm so realizados com facilidade). Segurana e Backups: Usamos as mesmas tcnicas de segurana utilizadas na aplicao pblica como encriptao da comunicao dos dados entre os clients e servidores, encriptao de dados sensveis no banco (nem mesmo as equipes de manuteno possuem acesso aos dados), backups dirios do banco de dados com possibilidade de rollback e disaster recovery rpidos, acompanhamento de uptime e sade da aplicao. H possibilidade de filtrar IP s de acesso aplicao, caso o cliente solicite. Toda a comunicao feita atravs de SSL. SLA: Uma pgina como http://status.runrun.it ser disponibilizada para que os usurios possam acompanhar a sade da aplicao e seu uptime. Garantimos em contrato 99,88% de uptime mas, geralmente, estamos acima desse valor. Confira clicando no link acima. Servios de integrao: Alguns servios externos podero ser integrados Private Cloud contratada. No entanto, tero escopo, prazo e preo discutidos separadamente. Implementao:(Regies AWS EUA/Europa) Aps OK comercial, a Private Cloud disponibilizada em at 5 dias teis. (Regio AWS Brasil) 30 dias teis aps OK comercial.

ON-PREMISES (Virtual Box)

O Runrun.it um servio oferecido originalmente na nuvem e em um ambiente compartilhado entre milhares de empresas. Apesar de todas as regras de qualidade de cdigo, encriptao de dados e segurana dos servidores, h empresas que preferem ter um ambiente totalmente isolado e dedicado apenas aos seus usurios. Por isso, tambm oferecemos a verso On-Premises do Runrun.it. Essa modalidade da nossa aplicao possui as mesmas funcionalidades da verso pblica, porm, entregue dentro de uma mquina virtual para rodar na infraestrutura do cliente. Todas as modificaes, correes e evolues da plataforma pblica tambm estaro disponveis para as instalaes On-Premises e podero ser instaladas remotamente pela equipe do Runrun.it ou pela equipe de TI do cliente. A nica diferena para o usurio final que ele dever entrar pelo endereo especificado pela empresa, ao invs de runrun.it. Suporte: Na modalidade On-Premises, h apenas a opo de suporte premium. Todos os tickets so tratados com prioridade e, durante o horrio comercial, h um analista de suporte sempre disponvel por telefone para sanar dvidas dos usurios. Manuteno: As instncias On-Premises podem ser monitoradas remotamente pela equipe Runrun.it, caso a empresa contratante libere acesso mquina virtual. Caso contrrio, o suporte feito sob demanda.

Capacidade: A partir do modelo comercial acertado, o Runrun.it vai especificar o tamanho e a infraestrutura necessria para a Virtual Machine. Praticamente no h limites para o nmero de usurios e a capacidade de armazenamento. Voc define a necessidade, e a mquina ser dimensionada adequadamente. Segurana e Backups: Toda a segurana da infraestrutura de responsabilidade da empresa contratante. As polticas de backup de banco e arquivos tambm devero ser definidas pela equipe de implementao do projeto, sempre usando infraestrutura do cliente. SLA: Diferente do Private Cloud , onde ns gerenciamos a aplicao e a infraestrutura, na verso On Premises temos o SLA de atendimento aos trouble-tickets. Porm, no fornecido SLA de uptime, uma vez que no somos responsveis pela infraestrutura. Servios de integrao: Alguns servios externos podero ser integrados Virtual Box contratada. No entanto, tero escopo, prazo e preo discutidos separadamente. Implementao:Sem integraes externas, em mdia, 45 dias teis, aps OK comercial.

ALGO A MAIS

Colaborao social: A interao entre as equipes no Runrun.it acontece nas tarefas. No entanto, h um espao para que outros assuntos sejam tratados: O Mural. Na pgina principal do Runrun.it, os colaboradores podem postar mensagens, vdeos e fotos e discutirem sobre temas importantes para todos da empresa, ou apenas entre os membros das suas equipes. um timo lugar para comunicados da empresa, postar novos vdeos de treinamento, mensagens motivacionais, links para aes especficas, dentre outros. Aplicativos: Apesar do foco do Runrun.it ser a gesto de tarefas, tempo e talento, h uma srie de funcionalidades extras que podem ajudar na gesto do dia a dia. Ao longo do tempo, desenvolvemos aplicativos que podem ser liberados para todos, ou apenas um grupo de usurios, pelo administrador. Hoje, temos disponveis: SharePage: Ao invs de usar pendrives, HD-externos ou tentar (sem sucesso) enviar arquivos muito grandes por email para clientes, fornecedores ou outros colegas, voc pode criar uma SharePage. Assim, voc pode carregar quantos arquivos desejar (dentro da cota de storage do seu plano), criar uma senha para que eles sejam baixados e compartilhar apenas o link para essa pgina. O destinatrio no precisa ser um usurio do Runrun.it. A pgina ser customizada com a logomarca da sua empresa.

Docs: O Repositrio de arquivos da sua empresa pode ser mais inteligente. Com esse aplicativo do Runrun.it, voc e sua equipe podem criar documentaes sobre projetos e clientes, subir arquivos, e fazer comentrios. Todos eles ficam disponveis na web, com toda a segurana e backups realizados pelo Runrun.it e podem ser acessados por qualquer usurio autorizado para aquele projeto ou cliente. Mais ajuda, fruns e vdeos: Acesse https://support.runrun.it/hc/pt-br ou baixo de cada pgina do Runrun.it.