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BENEMÉRITA UNIVERSIDAD AUTONÓMA DE PUEBLA

S.I.U (Soluciones de Software)

Clave: Fecha Elaboración: 09/11/2012 Elaboró: JRV 1 de 34 Fecha Impresión:12/08/2013 Supervisó: LFL Sistemas 2012

Sistema Recursos Financieros (Módulo Fondo Fijo) Manual de Usuario




Diagrama del Actividades.

Modulo Contabilidad

Creación de Catálogos.

Filtrado de Cuentas por Recurso.

Filtrado de Cuentas por Giros

Establecer relaciones entre

Cabeza de Sector, Dependencia,

programa , y fondo

Crear tipo de

Periodo

Creación de un

Calendario

Modulo Tesorería

Ampliar Fechas de

Justificación.

Asignación Dependencias a

un Periodo.

Asignación de

Recursos.

Trasferencia

Bancarias.

Modulo Dependencia Modulo Auditor

Proveedores

Justificación de

Recurso.

Control

Avisos.




I. Introducción

El sistema consta de cuatro módulos, cada uno de ellos desempeña un proceso específico. El modulo de

contabilidad inicia el proceso de asignación de fondo creando los centros de asignación de fondo, el siguiente

modulo tesorería se encarga de la transferencias bancara; El tercer modulo es de dependencia este se encarga

de justificar el fondo y el ultimo modulo se encarga de revisar la justificación.

En este manual se tratara la interfaz de cada uno de los módulos así como sus características, se iniciara con las

características del menú.

MENÚ PRINCIPAL

Cada modulo tiene un menú principal, este menú se

encuentra en la parte superior de la página principal, y está

compuesto por una serie de pestañas; Cada pestaña tiene

un conjunto de opciones que describe las funciones que

puede realizar el usuario, estas funciones dependen del

tipo de usuario. Para visualizar el contenido de cada pestaña, es necesario dar clic.

Las pestañas tiene la función de categorizar las tareas del usuario para que este pueda navegar con mayor

facilidad en el sistema. El numero de pestañas a si como su titulo está definido por el tipo de usuario ya que

como ya se ha mencionado este sistema costa de cuatro módulos y los cuales existe cuatro tipos de usuario los

cuales son: Usuario de tipo Contador, Tesorería, Auditor y Dependencia. Este último tiene una subdivisión, pero

su menú es el mismo que el usuario de dependencia.




MÓDULO DE CONTABILIDAD

1. Cuentas Contables

El sistema banner cuneta con un catálogo de cuentas (CDC) el cual define como la distribución contable usada

en todas las transacciones procesadas en el módulo de Finanzas de Banner.

Las cuentas contables se encuentran clasificadas y son identificación a partir de una clave, en el sistema

utilizamos las cuentas contables que en su clave estas conformadas por seis dígitos. Y esta cuenta pertenece a

otra categoría la cual esta descrita por los primeros cuatro dígitos.

Para crear una cuenta contable es necesario ir al sistema banner y darla de alta para esto debe seguir los

siguientes pasos.

1 Acceder a la Forma de Mantenimiento de Catálogo de Cuentas (FTMCOAS).

2 Realizar una función de Ingresar Consulta. Nota: FTMCOAS es una forma de tipo

mantenimiento. Si se trata de recuperar información existente, entonces primero se debe

realizar una función Ingresar Consulta. Si no hay información, ir al paso 7.

3 Ingresar B (o el Catálogo de Cuentas de la institución) en el campo Catálogo de Cuentas.

4 Realizar una función de Ejecutar Consulta.

Nota: Se desplegará la información del Catálogo de Cuentas.

5 Realizar una función de Insertar Registro.

6 Realizar una función Duplicar Registro.




7 Ingresar la fecha actual en el campo Fecha Vigente.

1.1. Relacionar Cuentas Contables con Giros

La interfaz para relacionar una cuenta contable con el giro está compuesta de tres secciones.

Primera sección.- Se compone por una tabla, una sección de área de texto y un botón.

Búsqueda de un giro.- Para efectuar la búsqueda

colocar el giro a buscar, y para efectuar dicha

operación debe dar un clic.

Para aceptar la selección.

Seleccionar.

Segunda sección.- Se compone por una tabla, una

sección de área de texto y un botón.

Campo de búsqueda.

Seleccionar.

Tercera sección.- Se presenta el resultado de la relación del giro con la cuenta.




Para llevar realizar esta tare se debe seguir los siguientes pasos:

1. Se debe seleccionar uno o varios giros.

2. Se debe seleccionar uno o varias cuentas

3. Ligarlas mediante el clic del botón de aceptar.

1.2 Relacionar Recursos con Cuentas Contables

Se pueden elegir a la vez uno o varios recursos, esto con el fin de que el usuario pueda disminuir el tiempo de

captura cuando los recursos compartan cuentas en común, se compone de tres secciones:

Primera Sección. Se muestra todo los recursos dados de alta en el

sistema.

Para aceptar la selección.

Segunda sección.- Se compone por una tabla y una sección de área de texto.

Campo de búsqueda.

Seleccionar.

Tercera sección.- Se presenta el resultado de la relación del giro con la cuenta.

Para llevar realizar esta tare se debe seguir los siguientes pasos:

1. Se debe seleccionar uno o varios recursos.




2. Se debe seleccionar uno o varias cuentas

3. Ligarlas mediante el clic del botón de aceptar.

2. Recursos Financieros En el sistema banner se encuentran los catálogos de dependencias y programas los campos que ocupa este

sistema son dos clave y dependencia los cuales son tomados a partir del catalogo B.

La clave de la dependencia o programa está formada de seis caracteres, hay que mencionar que la dependencia

tiene un campo adicional para identificar las cabezas de sector. Esta diferenciación es implementada para la

transferencia bancaria de cada dependencia, esto se mencionara de manera más detallada en las siguientes

secciones.

2.1 Asignación de Programas a Dependencias.

Este sub-modulo está dividida en dos secciones, la primera muestra un resumen el de las relaciones que tiene

entre los programas con la dependencia. La segunda realiza una relación entre las dependencia con su

programas.

La primera sección.- Para efectuar el resumen se necesita hacer una selección sobre las dependencias

existentes en banner.

Selección de las dependencias.

Resumen

Dependencia (Clave o Desc.)

Activar Catalogo.

Para seleccionar una dependencia es necesario solo seleccionar

con el mouse.




La segunda sección.- esta sección se divide en dos partes, la primera se muestra el tipo de trasferencia que

tiene la dependencia. La segunda se muestra una tabla con todos los programas que se tiene en banner.

Dependencia

Tipo de transferencia

Buscar programa.

Programa ya ocupado.

Programa principal

En la parte derecha hay una columna en donde se le pide al usuario que coloque el programa principal de la

dependencia para hacer el eje de distribución esto es necesario cuando la distribución es concentrada.

Para crear esta relación es necesario realizar los siguientes pasos:

Primero se elige una dependencia. Para elegir la dependencia se puede realizar mediante dos formas, la

primera es pulsar el campo del la clave de la dependencia y se desplegara de manera automáticamente un

listado con todas las dependencias.

La segunda es utiliza el campo del nombre, el usuario debe teclear el nombre como se encuentra en banner,

para lo cual el sistema le ofrece la ayuda del autocompletado o bien solo se debe escribir la clave y dar enter

para terminar la operación.

Segundo paso se elige la forma de distribución. Se puede escoger la asignación de recurso médiate la cabeza de

sector (concentrada) o directa (individual). Cuando se elige de manera directa en el sistema se toma como una

cabeza de sector nueva pero no quita la relación de esta dependencia con su cabeza de sector que tiene en

banner, siempre que la relación exista (Esta relación se realiza a través de la sección anterior).




Tercer paso elegir programas. Para seleccionar un programa puede palomear, en la parte izquierda se le

presenta un cuadro para esta acción. O puede ser añadida a la relación médiate la captura de la clave del

programa.

2.2 Asignación de Cabezas de Sector a Dependencias.

Este sub-modulo es semejante anterior se divide en dos secciones, la primer se muestra un resumen de aquellas

dependencia con programas.

Dependencia

Catalogo

Seleccionar dependencia y programa

para realizar la búsqueda.

Se presenta un Resumen.

Segunda sección se divide en dos parte, la primera se coloca la descripción de la cabeza de sector la segunda

aparece todas las dependencia que existe en banner.

Dependencia.

Buscar Dependencia.

Dependencia.




Durante la realización de este proceso se debe tomar en cuenta, que dependencia es el eje para la distribución

del fondo cuando es el caso de distribución concentrada. Se debe seleccionar la dependencia la cual se

ocuparemos como eje.

Paso para relacionar cabezas de sector con dependencias:

Primero se debe elegir una cabeza de sector. En la primera parte de este modulo el usuario se le da un reporte

en el cual se muestra todas las cabezas de sector con sus dependencias y programas correspondientes.

Para elegir la cabeza de sector se puede realizar mediante dos formas, la primera es pulsar en el campo del la

clave de la dependencia y se desplegara de manera automáticamente un listado con todas las cabezas de sector.

La segunda es utiliza el campo del nombre, el usuario debe teclear el nombre como se encuentra en banner,

para lo cual el sistema le ofrece la ayuda del autocompletado o bien solo se debe escribir la clave y dar enter

para terminar la operación.

Segundo se seleccionar dependencias. Para seleccionar una dependencia puede palomear, en la parte izquierda

se le presenta un cuadro para esta acción. O puede ser añadida a la relación médiate la captura de la clave de la

dependencia.

2.3 Asignación de Periodo.

Periodo es el intervalo que existe para la asignación del fondo fijo, este periodo se define en el modulo de

tesorería y en el modulo de contabilidad se encarga de categorizar a las dependencias con sus programas en

algún periodo ya definido. La característica que se tiene es que cada dependencia con programa se relaciona a

un solo periodo.

Esta interfaz se divide en dos partes, la primera consiste en seleccionar el periodo y la segunda realiza la

relación. En la primera parte consta de una tabla donde se encuentran todo los periodos definidos en el modulo

de tesorería.

Periodo.- Para elegir un periodo, se debe dar un

click




En la segunda sección se muestra todo relaciones que existen entre cabeza, dependencia y programa, también

se le ofrece una ayuda para localizar la relación.

Búsqueda de la relación

Relación

Para realizar este proceso se debe realizar los siguientes pasos:

Primero se elige el periodo. En la primera sección del modulo se le presenta al usuario todas los periodos que

tiene el sistema dados (para dar de alta un periodo revisar las secciones de tesorería).

Segundo se debe elegir la dependencia. En esta parte se le presenta al usuario las relaciones establecidas en los

anteriores módulos. Cabe destacar que se presenta todas las combinaciones que se pueden realizar de la

manera cabeza- dependencia – programa de acuerdo a las relaciones establecidas.

2.4 Asignación de Número de fondo.

En este modulo está dividido en dos partes, la primera es para dar de alta un nuevo número de fondo y la

segunda para actualizar la relación del numero de fondo con la dependencia-programa.

Esta interfaz está constituida por una tabla y dos pestañas, la primera pestaña se despliega todos los fondos

dados de alta para actualizar o borra basta con el hecho de seleccionar.




Fondo

Dependencia

Dependencia ocupada por otro

fondo.

Para insertar un nuevo fondo solo basta

con insertar un número y seleccionar una

dependencia con su programa.

Campo Numérico

Dependencia

a) Para dar de alta un fondo se debe seguir los siguientes pasos:

Primero se coloca el número de fondo que se desea capturar en el campo.

Segundo se eligen todas las dependencias-programas que se desean que se relacione

b) Para modificar o dar de baja un fondo se debe realizar lo siguiente:

Primero se elige el número de fondo.

Segundo se elige dependencia-programa. Para relacionar la dependencia-programa con el

fondo se debe palomear. Todas las dependencias-programa en color gris son aquellas que ya

están relacionadas por otro número de fondo.




2.5 Modificación de fechas.

El sistema está diseñado para restringir la captura de facturas posteriores a la

fecha que se esté marcada en el calendario de Fondo Fijo.

Pero esta restricción puede ser cambiada cuando se modificada la fecha de

entrega de comprobantes, puede ser aplicado a una o varias dependencias. La

primera parte se le presenta al usuario los periodos existentes y los años que se

dieron de alta.

La segunda parte están compuestos por una tabla las cual

representa el calendario del fondo fijo.

La tercera parte se divide en dos secciones la primera parte se

describe el periodo y la nueva fecha a actualizar.

Periodo.

Fecha (DD-MM-YYYY).

Dependencia

Para modificar una fecha de una o varias dependencias debe realizar los siguientes pasos:

Primero se debe seleccionar el tipo de periodo y el año.

Segundo paso. Se muestra tabla como está constituido el calendario y debe seleccionar alguna opción de

acuerdo a las fechas que se establecieron.

Tercer paso. En la parte inferior se le presenta las dependencias que comparte el mismo tipo de periodo y

finalmente modificar las fechas que se le establecieron.




MÓDULO DE TESORERÍA

1. Periodos Un periodo es aquel intervalo establecido en el sistema para la asignación de fondo fijo de una dependencia

dada, para crear esta relación se le recomienda leer la sección anterior.

1.1. Dar de alta Periodo

La interfaz consta de un tabla donde se encuntran os periodos definidos anteriormente, en la parte superio se encuentra tres areas de texto la primera se encargana de capturar el nombre del periodo, la segunda el numero de repeticioes en un cliclo dado y el ultimo la duracion del ciclo.

Duración campo numérico.

Descripción del periodo campo alfanumérico.

Duración del año financiero

Tabla para descripción del periodo

Los pasos para dar de alta son los siguientes:

Primero se debe llenar el campo nombre del periodo.

Segundo se debe colocar el numero de repleciones y finalmente la duración del ciclo.

1.2 Crear un Calendario

Para crear un calendario es necesario primero elegir un periodo y se da un año para el cual se va

a generar dicho calendario. Este año es único por cada periodo, esto es que un periodo no tiene

años repetidos, ejemplo un periodo mensual solo existe un año 2005.

La interfaz consta de dos partes la primera se le presenta los periodos y una área de captura para

el nuevo año que se quiere dar de alta.




La segunda consta de una tabla para la colocación del inicio fin de la asignación del recurso del fondo fijo, el

numero de reglones que aparezcan en la tabla está definida por el periodo ejemplo si es semestral aparecerán

solo dos reglones.

Pasos para dar de alta un calendario:

Primero elegimos el periodo.

Segundo colocamos el año.

Tercero capturamos el conjunto de fechas para la asignación y comprobación del recurso del fondo fijo. Se

mostrará un conjunto de celdas a las cuales deberá de colocar las fechas de transferencia y contabilidad general.

La primera columna describe las fechas de transferencia, la segunda las fechas de contabilidad y la ultima el

concepto es para que el usuario pueda dar cierto formato a la presentación de la información, por ejemplo si se

diera de alta un calendario trimestral su concepto podría ser enero-febrero-marzo, etc.

Nuevo Año (Datos Numéricos)

Periodo a elegir.

Para elegir una opción es necesario dar un clic

encima de algún periodo existente, y la celda que

lo contenga cambiara de color para hacer notar

que selecciono.

Formato de las Fechas:

(Día-Mes-Año) 09-10-2012




1. Descuentos Existen una serie descuentos que se aplican sobre el fondo fijo, los cuales dependen del programa académico.

Los descuentos constan de una característica pueden ser aplicados o no al fondo fijo.

1.1. Dar de Alta Descuento

Para dar de alta un descuento basta con dar el nombre

del descuento y el estado de este.

En esta misma interfaz se le permite también modificar a

partir de seleccionar con un click en el descuento.

Descripción del Descuento Estados del Descuento

Para realizar este proceso es necesario seguir los siguientes pasos:

Primero dar concepto del descuento. Colocamos el concepto del descuento en el campo señalado, este campo

es alfa numérico pude ser colocado letra o numero de acuerdo a las necesidades del usuario.

Segundo seleccionamos estado. El estado puede ser aplicado o informativo la diferencia es que uno será restado

a la cantidad asignada del recurso.

2.2 Asignación de Descuento a una Dependencia

Los descuentos pueden ser aplicados a una o varias dependencias, pero cuando estos pueden aplicar o no en un

periodo dado.

Tipo de descuento.

Dependencia.

Descuentos




Para realizar esta tarea es necesario realizar los siguientes pasos:

Primero se debe seleccionar el descuento.

Segundo se eligen las dependencias que van a tener este descuento, el sistema les ofrece una ayuda para

seleccionar todas las dependencias mediante un botón.

2. Cuentas Bancarias

Una cuenta bancaria es un contrato financiero con una entidad bancaria en virtud del cual se registran el

balance y los subsiguientes movimientos de dinero del cliente.

2.1 Asignación y Alta de Cuentas Bancarias

Para poder habilitar un fondo de una dependencia debe tener una cuenta contable para poder realizar la

transferencia.

Para dar de alta una cuenta es necesario eligir

un banco y numero de cuenta.

Conjunto Dependencia

Filtrar dependencias por cuenta bancaria

Cuntas Bancarias




Para dar de alta un número bancario

Primero se elige el banco

Segundo se coloca el número

Tercero se elige la dependencia.

Para Actualizas se realiza lo siguiente.

Primero se elige la cuenta bancaria

Segundo se elige las dependencias

3. Alias

El alias es ocupado para las transferencias bancarias ya que el sistema banner identifica con un nombre distinto

al que tiene las cuentas bancarias.

3.1. Asignación y Alta de Alias

Un alias nos permite enmascarar la relación entre cabeza de sector, dependencia y programa esto con el fin de

cuando se genere el archivo de dispersión del banco coincida con los conceptos descriptivos que tiene el banco.

Este modulo se divide en dos partes uno se encarga de crear una cuenta bancaria y el segundo actualiza el alias.

Le caracteriza esta división mediante el uso de pestañas en las cuales contiene capos distintos de acuerdo a la

tarea que se desea realizar, al igual que la verificación es distinta de acuerdo a los campos llenados.

Filtrado por alias a las

dependencia

Navegador de sub-opciones

Dependencia

Alias




Para dar de alta un número bancario

Primero se coloca el nombre (alias).

Segundo se elige la dependencia.

Para Actualizar se realiza lo siguiente.

Primero se elige el nombre (alias).

Segundo se elige las dependencias.

Se debe mencionar que un alias pude se asignado solo a una dependencia y por lo cual no debe existir

duplicidad.

3. Recursos financieros.

Es clasificación engloba la distribución del recurso a las dependencias en un periodo determinado y así como los

descuentos que tengan en una fecha dada.

3.1 Asignación de Fondo fijo

La interfaz se encuentra dividida en cuatro partes la primera consiste en una conjunto de tablas donde se le

presenta al usuario el periodo y los años dados de alta. La segunda sección muestra las fechas establecidas en el

calendario de fondo fijo; la tercera sección se presenta una tabla donde podrá captura el ingreso y los

descuentos. La última sección es opcional cuando deseamos asignar descuentos este mostrara una tabla para

captura los descuentos necesarios.

Periodo

Año

Calendario




Para dar un ingreso se debe hacer los siguientes pasos:

Primero se selecciona el periodo.

Segundo se selecciona el año.

Tercero se elige una fecha.

Cuarto se asigna el recurso y el descuento. La tabla consiste de 7 columnas, las primeras 5 columnas describe

para describir el fondo. Pero nos centraremos en las dos últimas columnas.

La columna de cantidad en esta columna se coloca el monto total del

ingreso. En la columna de los descuentos, esta columna representa la

suma total de los descuentos aplicados a una dependencia. Para poder dar

un descuento a un programa es necesario presionar alguna celda, y está en

automático desplegara una interfaz para la captura de descuentos, en ella

se puede agregar otros descuentos que apliquen en ese momento o

eliminar en caso contrario.

Descripción

Identificador

banner

Ingreso

Descuento




Para el usuario se le ofrece la ayuda de una búsqueda donde se

le presenta un resumen para localizar fácilmente a las

dependencias.

4.2 Asignación de Trasferencia Bancaria

Es una operación por la que una persona (el ordenante) da instrucciones a su entidad bancaria para que con

cargo a una cuenta suya envíe una determinada cantidad de dinero a la cuenta de otra persona (el

beneficiario de la transferencia) en la misma o en otra entidad.

Esta sección es semejante a la anterior, la diferencia es que solo consta de tres partes, selección de periodo y

año, selección de una fecha en específico de acuerdo a las opciones anteriores y la asignación de la transferencia

bancaria.

Para la asignación de la transferencia bancaria se debe realizar los siguientes pasos:

Primero se selecciona el periodo.

Periodo

Año

Calendario




Segundo se selecciona el año.

Tercero se elige una fecha.

Cuarto asignación de transferencia. En esta sección se utiliza las cabezas de sector para la asignación de

fondos, esto es las dependencias que son cabeza de sector reciben una transferencia con la suma de los recursos

asignados de las dependencias que contiene dicha cabeza de sector.

Descripción

No. de banner

No. de transferencia

Ingreso

No. de cuenta

bancaria




MÓDULO AUDITORIA

I. Introducción.

La finalidad de este módulo es permitir al usuario ver todas las operaciones realizadas por una o varias

dependencias y la emisión de avisos para corregir alguna operación realizada por la dependencia.

1. Reporte General

Se le permite al usuario ver reportes generales sobre un conjunto de dependencias y tiene la finalidad de

conocer la información global de dicho conjunto.

1.3 Reportes Sobre Cuentas Contables

Se genera un reporte sobre las cuentas contables que son afectadas por sus dependencias que tengan

asignadas. Para que se pueda realizar se le pide al usuario el tipo de periodo, el año y las cuentas afectadas o la

subcuenta afectada. La última parte se puede omitir, ya que si se omite trae todas las cuentas afectadas.

La forma de visualizar el reporte es de dos formas concentrada y distribuida.

Cuenta Contable

Periodo

Año

Forma de visualización




1.2 Reportes sobre Proveedor

Genera un reporte sobre un proveedor y las cuentas que han sido afectadas por el, en un rango de fecha

establecido. Estas cuentas contables no necesariamente son las que están ligada a el por el giro sino también

aquellas que fueron relacionadas a través de una factura.

Para poder hacer uso de esta interfaz es necesario

dar un proveedor el cual es identificable por el RFC,

aunque al usuario se le permite hacer una

búsqueda de proveedores. Cuando selecciona el

proveedor se realiza automáticamente el filtrado

de las cuentas contables que son afectadas. Y al

igual que el anterior reporte se puede visualizar de

manera distribuida o central.

1.3 Reporte de Fondo Fijo.

Esta es una opción donde se le permite al usuario poder

visualizar de manera concentrada las operaciones que han sido

afectadas en un periodo por una dependencia para justificar

los recursos. Para poder ver este reporte debe elegir primero a

que periodo pertenece, el año, las cuentas contables y el

programa.

Las cuentas contables que se le presenta al usuario son las

cuentas padre, es decir que agrupan a otras cuentas.

Se puede elegir una o varias cuentas contables, pero cuando se

omite este por default el sistema selecciona todas las cuentas

contables.




Se puede también escoger dos formas de ver el reporte distribuido y concentrado.

El distribuido es aquel donde se le presentan al usuario todas las subcuentas que componen la cuenta principal

sin importar que tengan cantidad cero, es decir que no han sido afectadas en un periodo.

El concentrado es aquel que presenta solo las subcuentas que sean distintas de cero.

Además de poder ver a detalle las cuentas contables, esto es poder revisar las facturas que afectan dicha

cuenta.

1.4 Revisar Facturas de Fondo fijo

El usuario puede hacer una revisión sobre las facturas que realizaron por una dependencia, para poder ver esto

es necesaria la dependencia y el año cuando se realizo, finalmente se despliega un listado de esta.

1.5 Generar Aviso

El usuario puede generar avisos, cuando quiere

hacer una notificación a una dependencia en

específico. Para hacer este aviso se debe

seleccionar la dependencia a la que se desea enviar

y el mensaje.




MÓDULO DEPENDENCIA

I. Introducción

Una dependencia tiene asignado uno o varios recursos a través de sus programas académicos, los

cuales deben ser justificados por medio de la captura de facturas.

1. Proveedor

1.2. Alta de Proveedor

Los proveedores son tomados de banner pero también pueden ser dados de alta por el sistema, los

cuales no se verán reflejados en BANNER, pero si al contrario. Cuando existe el mismo proveedor tanto

en BANNER como en sistema se anula el del sistema y se toma los datos del BANNER.

Cuando se da de alta un proveedor este es validado automáticamente que no existe en el sistema.

Un proveedor puede tener uno a varios giros, es importante seleccionar algún giro para que pueda ser

ligado a una cuenta contable.




A continuación se realizara una descripción sobre cada uno de los campos que está conformado el formulario.

RFC.- El Registro Federal de Contribuyentes o RFC se genera con 10 caracteres alfanuméricos obtenidos a partir del nombre completo en mayúsculas sin acentos ni diéresis y la fecha de nacimiento de cada persona y de acuerdo con las siguientes instrucciones y excepciones:

Posición Instrucción Ejemplo

1-4 La letra inicial y la primera vocal interna del primer apellido, la letra inicial del segundo apellido y la primera letra del nombre. En el caso de las mujeres casadas, se deberán usar los apellidos de soltera.

LUIS ROMERO PLAZUELOS Quedaría: ROPL

5-10 La fecha de nacimiento en el orden de año mes y día. Para el año se tomarán los dos últimos dígitos, cuando el mes o el día sea menor a diez, se antepondrá un cero.

1 de diciembre de 1995 Quedaría: 951201

1-10 Junte los caracteres en su respectiva posición ROPL951201

Criterios de excepción (posiciones 1-4)

Excepción Ejemplo

Si la letra inicial de alguno de los apellidos es Ñ, el sistema le asignará una "X" en su lugar. ALBERTO ÑANDO

RODRIGUEZ Quedaría:

XARA

Cuando el nombre sea compuesto (formado por dos o más palabras), la clave se constituye con la letra inicial de la primera palabra, siempre que no sea MARIA, MA., MA, o JOSE, J, J. en

cuyo caso se utilizará la segunda palabra.

MARIA LUISA PEREZ

HERNANDEZ Quedaría: PEHL

Si en los apellidos o en el nombre aparecieran caracteres especiales como diagonal (/), guión (-), o punto (.), se captura tal cual viene en el documento probatorio y se asignará una "X" en

caso de que esa posición intervenga para la conformación del RFC.

JUAN JOSE D/AMICO ALVAREZ

Quedaría: DXAJ

Apellidos compuestos, formados por más de una palabra, el RFC se conformará con la primera palabra del apellido.

ROCIO RIVA PALACIO CRUZ Quedaría: RICR

Cuando alguno de los apellidos o nombre es compuesto y la primera palabra de esta composición es una preposición, conjunción, o contracción (DA, DAS, DE, DEL, DER, DI, DIE,

DD, EL, LA, LOS, LAS, LE, LES, MAC, MC, VAN, VON, Y) se elimina la primera palabra y se utiliza la siguiente del apellido o nombre.

CARLOS MC GREGOR LOPEZ Quedaría: GELC

Si de las cuatro letras resulta una palabra altisonante, la segunda letra será sustituida por una "X". Para ver una lista de palabras altisonantes, consulte:

http://www.renapo.gob.mx/RENAPOPortal/docs/InstructivoParaLaCurp.pdf

OFELIA PEDRERO

DOMINGUEZ

http://www.renapo.gob.mx/RENAPOPortal/docs/InstructivoParaLaCurp.pdf




Quedaría: PXDO

Con dos apellidos, si el primer apellido no tiene vocal interna, se le asignará una "X" en la segunda posición.

ANDRES ICH RODRIGUEZ

Quedaría: IXRA

Con un apellido, si no existe el segundo apellido, se asignará una "X" en la tercera posición. LUIS PEREZ Quedaría: PEXL

Nombre.- Es un campo conformado alfa-numérico.

Teléfono y extensión.- Campo Numérico.

Descripción.- Campo alfa-numérico.

Municipio.- Campo alfa-numérico.

1.3 Consulta de un Proveedor

Se puede realizar la consulta a los datos de un proveedor, estos datos pueden ser tomados de la base

del sistema o del BANNER.

Para consultar un proveedor se puede realizar mediante la búsqueda en el catalogo, tecleando su

nombre con su identificador o solo el teclear su identificador, y para finalizar la operación dando enter.

Buscar Por RFC

Buscar en un catalogo




1.4 Modificar de un Proveedor

Los proveedores pueden ser modificados por aquellos usuarios que los dieron de alta. Un proveedor

no puede ser eliminado ya que los proveedores que se dan de alta por un usuario pueden ser utilizados

por otros usuarios. Pero se le permite al usuario quien dio de alta un proveedor ponerlo como no

visible durante la comprobación del recurso, es decir que el proveedor estará visible para consultarlo,

editarlo, pero no se podrá utilizar en la alta de facturas (La alta de facturas se hablara en las siguientes

secciones).

Para editar un proveedor se debe realizar los siguientes pasos:

1.- Seleccionar el proveedor.- En la interfaz se puede seleccionar a un proveedor a través de tres

formas escribiendo el proveedor con su RFC, solo el RFC o mediante el desplegado de un catalogo.

2.- Modificar los campos.- Posteriormente de la selección, los campos son auto-llena con la

información del proveedor. El usuario podrá modificar toda la información necesaria.

1.5 Fondo Fijo

El usuario debe capturar las facturas para justificar del recuso en un periodo dado. Pero la captura

debe ser acorde a una periodo de tiempo establecido por el calendario definido en el modulo de

tesorería; Después de la caducidad de la fecha no podrá hacer cambios en la justificación del recurso

sobre dicho periodo, a menos que se le extienda la fecha de término (Modulo de contabilidad). Otras

de las restricciones es que tenga un monto asignado y un número de transferencia bancaria.

Para realizar el proceso de justificación de un recurso, se deben seguir los siguientes pasos:

1.- Se debe elegir el programa tomando en cuenta que

existen dependencias que justifican más de un recurso

asignado,

2.- En la parte inferior se muestra el periodo que

puede justificar, se selecciona, por medio de un click




en el rectángulo del periodo

3.- Posteriormente en la parte superior podrá ver las operaciones que puede realizar sobre las

facturas. Como son:

Alta de facturas.

Baja de facturas

Modificar folio

Generar folio

Alta facturas.- Esta opción es donde el usuario debe capturar sus facturas.

Las facturas se pueden clasificar en dos:

Empaquetadas

Individuales

Las facturas empaquetadas son aquellas

donde están compuestas de varias

facturas que tienen en común un

proveedor y la misma cuenta contable.

Un ejemplo son las facturas de gasolina.

Cuando el usuario realiza esta tarea se

debe realizar los siguientes pasos:

Primero se elige un proveedor el cual ya

contempla algunas cuentas contables

por default. La selección de un proveedor se puede realizar por tres formas escribiendo el proveedor

con el RFC, solo el RFC o usando el catalogo de proveedores.

Segundo se elige las cuentas contables que afecta dicha factura, para añadir cuentas puse ser de tres

formas escribiendo la cuenta con la clave, solo la clave o usando el catalogo de cuentas.

Cabe mencionar que en el sistema cuando se escribe el nombre de un proveedores, cuentas

contables, programa, dependencia o cabeza de sector, el sistema le da un conjunto de opciones que




contenga el conjunto de letras escritas; Entre más grande sea el conjunto de letras el conjunto de

resultado será más pequeño y el usuario podrá elegir la opción requerida más rápidamente.

Si una factura es agrupada se le pedirá al usuario el número de documentos que desea agrupar en

dicha factura, para llevar un control sobre los folios asignados y si no se le pedirá el numero de

factura.

En esta parte de selección de proveedor y cuentas contables no se le ha asignado un número de folio,

este número de folio es generado automáticamente en el sistema y este debe ser único para cada

factura en un periodo y un tipo de recurso. Pero pueden existir folios duplicados, cuando están dos o

más usuarios en el sistema dando de alta facturas, para solucionar esto se creó una opción que se verá

más adelante.

Durante este proceso el usuario puede cambiar de proveedor en la factura y cuando esto ocurre las

cuentas contables se pueden transferir al nuevo proveedor si es que el usuario lo desea.

Durante o después del proceso de selección de cuentas, se puede llenar con las cantidades deseadas,

tomando en cuenta cuando asigna una cantidad y el usuario quiera seguir añadiendo cuentas, el

sistema le pedirá que guarde para iniciar con el siguiente paso.

Tercero asignación de montos, este paso ocurre cuando el usuario está seguro que las cuentas, el

proveedor y la forma de agrupar son las correctas y desea asignar montos a las cuentas. En la parte

inferior de los datos del proveedor aparecerá un conjunto de celdas en donde el usuario podrá colocar

el monto.




Cuarto paso guardar factura, este paso es ocurre cuando el usuario desea terminar con la factura y

considera que la información dada es correcta.

Modificación de la factura.- Esta opción le permite al usuario añadir o eliminar cuentas contables o

modificar cantidades sobre las mismas, para hacer ajustes de acuerdo a las observaciones de un

auditor o cuando cometa un error.

Para efectuar las modificaciones debe realizar los siguientes pasos:

Primero se debe elegir una factura. En la parte inferior a las operaciones sobre facturas se despliega

todas facturas realizadas, para seleccionar basta dando un click encima de la factura a modificar.

Cantidad




Segundo paso añadir, sustituir o eliminar cuentas. Al usuario puede añadir más cuentas o eliminar

cuentas contables a través de escribir el nombre con su clave, clave o por el catalogo. Existe una

facilidad consiste cuando el usuario se equivoca este puede sustituir la clave de una cuenta por otra sin

la necesidad de eliminar cuenta anterior.

Eliminación de facturas.- Esta operación recorre el número de folio automáticamente y elimina la

factura.

Clave de Cuenta

Contable

Clave de Cuenta

Contable




Generar folio.- Esta opción se ocupa cuando existen folios repetidos y el sistema vuelve a generar los folios, de

tal manera los ajusta para que no exista repetido.

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