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Benutzerhilfe Fabasoft Folio
Fabasoft Folio 2
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Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird auf die geschlechtsspezifische
Differenzierung, z. B. Benutzer/-innen, verzichtet. Entsprechende Begriffe
gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für beide Geschlechter.
Fabasoft Folio 3
Inhalt
1 Einleitung ______________________________________________________________________________________ 12
2 Allgemeine Hinweise zur Bedienung _________________________________________________________ 12
2.1 Starten des Fabasoft Folio Webclients _________________________________________________________ 12
2.2 Beenden des Fabasoft Folio Webclients _______________________________________________________ 12
2.3 Aufbau des Fabasoft Folio Webclients__________________________________________________________ 13
2.4 Anpassen des Fabasoft Folio Webclients _______________________________________________________ 16
2.5 Grundlegende Begriffe __________________________________________________________________________ 16
3 Dokumentenmanagement ____________________________________________________________________ 17
3.1 Objekte erzeugen und löschen _________________________________________________________________ 17
3.1.1 Ein Objekt erzeugen ________________________________________________________________________ 17
3.1.2 Ein Objekt löschen __________________________________________________________________________ 18
3.1.3 Einen Papierkorb verwenden ______________________________________________________________ 18
3.2 Objekte kopieren und verschieben _____________________________________________________________ 19
3.2.1 Ein Objekt kopieren ________________________________________________________________________ 20
3.2.2 Ein Duplikat einfügen _______________________________________________________________________ 20
3.2.3 Eine Verknüpfung einfügen ________________________________________________________________ 20
3.2.4 Ein Objekt ausschneiden/verschieben _____________________________________________________ 20
3.2.5 Ein Objekt duplizieren ______________________________________________________________________ 21
3.2.6 Ein Objekt entfernen _______________________________________________________________________ 21
3.2.7 Die Objektlage feststellen __________________________________________________________________ 21
3.3 Objekte anzeigen und bearbeiten ______________________________________________________________ 21
3.3.1 Eigenschaften eines Objekts _______________________________________________________________ 22
3.3.2 Ein Objekt mit Inhalt lesen bzw. bearbeiten _______________________________________________ 24
3.3.3 Als PDF ansehen ____________________________________________________________________________ 25
3.3.4 Ein Objekt umbenennen ___________________________________________________________________ 25
3.3.5 Gemeinsame Eigenschaften bearbeiten ___________________________________________________ 25
3.3.6 Neuigkeiten anzeigen ______________________________________________________________________ 26
3.3.7 In einem Objekt navigieren _________________________________________________________________ 26
3.4 Hochladen, scannen, herunterladen und synchronisieren ____________________________________ 26
3.4.1 Eine Datei hochladen _______________________________________________________________________ 26
3.4.2 Ein Dokument herunterladen ______________________________________________________________ 28
3.4.3 Eine E-Mail aus Microsoft Outlook hochladen _____________________________________________ 28
Fabasoft Folio 4
3.4.4 Einen Kontakt hochladen bzw. herunterladen _____________________________________________ 29
3.4.5 Einen Termin hochladen bzw. herunterladen _____________________________________________ 29
3.4.6 Ein Bild herunterladen _____________________________________________________________________ 29
3.4.7 Ein Papierdokument scannen und bearbeiten ____________________________________________ 30
3.4.8 Synchronisierung ___________________________________________________________________________ 30
3.5 Arbeiten mit Dokumenten ______________________________________________________________________ 36
3.5.1 Ein Dokument bearbeiten __________________________________________________________________ 36
3.5.2 Ein Dokument speichern bzw. zwischenspeichern ________________________________________ 36
3.5.3 Ein Dokument drucken _____________________________________________________________________ 36
3.5.4 PDF-Dokumente annotieren _______________________________________________________________ 36
3.5.5 Ein Dokument verschlüsseln bzw. entschlüsseln __________________________________________ 37
3.5.6 Einem Dokument Adressaten zuordnen ___________________________________________________ 38
3.5.7 DocProperties bzw. Felder einfügen _______________________________________________________ 38
3.6 Mit Objektlisten arbeiten _______________________________________________________________________ 38
3.6.1 Objekte markieren __________________________________________________________________________ 39
3.6.2 Reihenfolge der Objekte in einer Objektliste verändern __________________________________ 39
3.6.3 Objekte innerhalb der Objektliste sortieren _______________________________________________ 39
3.6.4 Objekte innerhalb der Objektliste gruppieren _____________________________________________ 40
3.6.5 Spaltenbearbeitung in der Detailansicht ___________________________________________________ 40
3.6.6 Berechnungen in Objektlisten______________________________________________________________ 41
3.6.7 Datentabelle ________________________________________________________________________________ 41
3.6.8 Aktualisieren ________________________________________________________________________________ 41
3.6.9 Listen im Eigenschaftseditor _______________________________________________________________ 42
3.7 Darstellung von Objektlisten festlegen _________________________________________________________ 42
3.7.1 Ansicht ändern _____________________________________________________________________________ 42
3.7.2 Spalten in der Detailansicht anpassen _____________________________________________________ 43
3.7.3 Spalten fixieren _____________________________________________________________________________ 43
3.7.4 Spalten filtern _______________________________________________________________________________ 44
3.7.5 Spalteneinstellungen speichern und laden ________________________________________________ 44
3.7.6 Spalteneinstellungen kopieren und einfügen______________________________________________ 44
3.7.7 Hervorhebungsfarben verwenden _________________________________________________________ 45
3.7.8 Filter aktivieren und deaktivieren __________________________________________________________ 45
3.8 Eine Suche durchführen ________________________________________________________________________ 45
3.8.1 Nach Objekten suchen _____________________________________________________________________ 46
3.8.2 Suchkriterien über Optionen festlegen ____________________________________________________ 46
Fabasoft Folio 5
3.8.3 Suchkriterien über Wildcards festlegen ____________________________________________________ 48
3.8.4 Die Treffersammlung verwenden __________________________________________________________ 49
3.8.5 Ein Suchmuster erstellen ___________________________________________________________________ 50
3.8.6 Ein Suchmuster verfügbar machen ________________________________________________________ 50
3.8.7 Ein Suchmuster verwenden ________________________________________________________________ 50
3.8.8 Suchoptionen festlegen ____________________________________________________________________ 51
3.8.9 Eine Schnellsuche in Objektlisten durchführen ___________________________________________ 51
3.8.10 Eine Schnellsuche in Objekteigenschaften durchführen _________________________________ 52
3.8.11 Eine Volltextsuche durchführen __________________________________________________________ 52
3.8.12 Eine Recherche durchführen _____________________________________________________________ 53
3.9 Mit Versionen arbeiten _________________________________________________________________________ 54
3.9.1 Eine Version lesen __________________________________________________________________________ 55
3.9.2 Zurück zur aktuellen Version _______________________________________________________________ 55
3.9.3 Eine Version speichern _____________________________________________________________________ 55
3.9.4 Eine Version wiederherstellen _____________________________________________________________ 56
3.9.5 Eine Version löschen _______________________________________________________________________ 56
3.9.6 Eine Version freigeben _____________________________________________________________________ 56
3.9.7 Änderungen des Inhalts anzeigen _________________________________________________________ 57
3.9.8 Zeitreise _____________________________________________________________________________________ 58
3.10 Verschlagwortung anhand von Begriffen (Thesaurus) ________________________________________ 58
3.10.1 Ein Objekt verschlagworten _______________________________________________________________ 58
3.10.2 Einen Thesaurus erzeugen _______________________________________________________________ 58
3.10.3 Einen Thesaurus importieren bzw. exportieren __________________________________________ 59
3.10.4 Einen Begriff erzeugen ____________________________________________________________________ 59
3.10.5 Objekte anhand eines Begriffs suchen ___________________________________________________ 59
3.10.6 Begriffe freigeben _________________________________________________________________________ 59
3.11 Vorlagen und Vorlagensammlungen __________________________________________________________ 59
3.11.1 Vorlagensammlungen verwalten _________________________________________________________ 60
3.11.2 Eine Vorlagensammlung erstellen ________________________________________________________ 60
3.11.3 Eine Vorlagensammlung kategorisieren __________________________________________________ 60
3.11.4 Eine Vorlage erstellen und bearbeiten ___________________________________________________ 60
3.11.5 Ein Objekt auf Basis einer Vorlage erstellen ______________________________________________ 60
3.12 Verwalten eines Ordnungssystems ___________________________________________________________ 61
3.12.1 Eine Kategorie erzeugen __________________________________________________________________ 61
3.12.2 Einem neuen Geschäftsobjekt eine Kategorie zuordnen ________________________________ 61
Fabasoft Folio 6
3.12.3 Eine Ablage erstellen ______________________________________________________________________ 61
3.13 Benutzereinstellungen festlegen ______________________________________________________________ 62
3.14 Stellvertretung _________________________________________________________________________________ 66
3.14.1 Eine Stellvertretung festlegen_____________________________________________________________ 66
3.14.2 Eine Stellvertretung ausüben _____________________________________________________________ 66
3.14.3 Eine Stellvertretung beenden _____________________________________________________________ 67
3.15 Weitere Funktionalität _________________________________________________________________________ 67
3.15.1 Dauerhafte Anmeldung ___________________________________________________________________ 67
3.15.2 Finales Format erzeugen __________________________________________________________________ 67
3.15.3 Als E-Mail versenden ______________________________________________________________________ 68
3.15.4 RSS-Feeds _________________________________________________________________________________ 68
3.15.5 Formulare _________________________________________________________________________________ 70
3.15.6 Hintergrundaufgaben _____________________________________________________________________ 76
4 Kollaboration __________________________________________________________________________________ 76
4.1 Zugriffsrechte ___________________________________________________________________________________ 76
4.2 Einen Teamroom verwenden ___________________________________________________________________ 77
4.2.1 Einen Teamroom erzeugen ________________________________________________________________ 77
4.2.2 Teamrooms strukturieren __________________________________________________________________ 77
4.2.3 Teammitglieder festlegen __________________________________________________________________ 78
4.2.4 Eine E-Mail an Teammitglieder senden ____________________________________________________ 80
4.2.5 Mit Verknüpfungen arbeiten _______________________________________________________________ 80
4.2.6 Die Teamroom-Zuordnung ändern ________________________________________________________ 81
4.2.7 Den Zugriffsschutz festlegen _______________________________________________________________ 81
4.2.8 Die Sicherheitsstufe festlegen ______________________________________________________________ 82
4.2.9 Ein Logo festlegen __________________________________________________________________________ 82
4.2.10 Teamroom-Vorlagen verwalten ___________________________________________________________ 83
4.2.11 Den Eigentümer eines Teamrooms ändern ______________________________________________ 83
4.2.12 Papierkorb und verwaiste Objekte _______________________________________________________ 83
4.2.13 Neuigkeiten anzeigen _____________________________________________________________________ 84
4.2.14 Hierarchische Teamroom-Beziehungen __________________________________________________ 84
4.2.15 Einen Teamroom übertragen _____________________________________________________________ 85
4.2.16 Einen Teamroom zurückholen ____________________________________________________________ 85
4.2.17 Einen Teamroom publizieren _____________________________________________________________ 86
4.2.18 Einen Ordner in einen Teamroom umwandeln __________________________________________ 86
4.2.19 Einen Teamroom auflösen ________________________________________________________________ 87
Fabasoft Folio 7
4.3 Newsfeeds in Teamrooms verwenden _________________________________________________________ 87
4.3.1 Einen Newsfeed erzeugen _________________________________________________________________ 87
4.3.2 Einträge im Newsfeed erzeugen ___________________________________________________________ 87
4.4 Ein Projekt verwenden __________________________________________________________________________ 88
4.5 Einen Benutzer via Workflow beteiligen ________________________________________________________ 88
4.6 Benachrichtigungen verwenden ________________________________________________________________ 88
4.7 Wiedervorlagen verwenden ____________________________________________________________________ 89
5 Kontaktmanagement _________________________________________________________________________ 90
5.1 Eine Organisation erzeugen ____________________________________________________________________ 91
5.2 Eine „Eigene Organisation“ erzeugen___________________________________________________________ 91
5.3 Einen Mitarbeiter erzeugen _____________________________________________________________________ 91
5.4 Eine Kontaktperson erzeugen __________________________________________________________________ 92
5.5 Kommunikation mit einer Person/Organisation anzeigen _____________________________________ 92
5.6 Eine Adressatenliste für Massenaussendungen erstellen _____________________________________ 92
6 Geschäftsprozessmanagement _______________________________________________________________ 93
6.1 Einen Ad-hoc-Prozess ausführen _______________________________________________________________ 93
6.2 Aktivitäten und Teilnehmer _____________________________________________________________________ 94
6.3 Einen vordefinierten Prozess ausführen _______________________________________________________ 96
6.4 Arbeitsvorrat und Ad-hoc-Workflow ____________________________________________________________ 96
6.4.1 Eine Aktivität im Arbeitsvorrat beginnen ___________________________________________________ 97
6.4.2 Einen Arbeitsschritt einer Aktivität ausführen _____________________________________________ 97
6.4.3 Eine Aktivität auf Frist legen ________________________________________________________________ 98
6.4.4 Eine auf Frist liegende Aktivität reaktivieren _______________________________________________ 98
6.4.5 Eine Aktivität als Stellvertreter übernehmen_______________________________________________ 98
6.4.6 Eine Aktivität zuteilen _______________________________________________________________________ 99
6.4.7 Eine Aktivität vorschreiben (mit oder ohne Vorlage) ______________________________________ 99
6.4.8 Prozesse auf einem Objekt einsehen _____________________________________________________ 101
6.4.9 Aktivitäten auf einem Objekt einsehen ___________________________________________________ 102
6.4.10 Prozessstatistiken ________________________________________________________________________ 102
6.5 Einstellungen ___________________________________________________________________________________ 104
6.6 Genehmigungsprozesse _______________________________________________________________________ 105
6.6.1 Ein Geschäftsobjekt genehmigen lassen __________________________________________________ 105
6.6.2 Ein Geschäftsobjekt genehmigen _________________________________________________________ 106
6.6.3 Genehmigung eines Geschäftsobjekts ablehnen _________________________________________ 106
6.7 Geschäftsprozesse mit BPMN 2.0 _____________________________________________________________ 106
Fabasoft Folio 8
6.7.1 Ein BPMN-Prozessdiagramm erstellen ____________________________________________________ 106
6.7.2 Mit dem BPMN-Editor arbeiten ___________________________________________________________ 107
6.7.3 Ein BPMN-Prozessdiagramm hochladen und herunterladen ____________________________ 110
6.7.4 Einen BPMN-Prozess zur Ausführung freigeben _________________________________________ 110
6.7.5 Einen BPMN-Prozess ausführen __________________________________________________________ 111
6.7.6 BPMN-Prozessdiagramme verwalten _____________________________________________________ 111
6.8 Prozessablage __________________________________________________________________________________ 111
6.8.1 Einen Prozess definieren __________________________________________________________________ 112
6.8.2 Dokumente, Teilnehmer und Leistungen definieren _____________________________________ 112
6.8.3 Zugeordnete Prozesse anzeigen __________________________________________________________ 113
7 Compliancemanagement ____________________________________________________________________ 113
7.1 Behandeln von Geschäftsobjekten im Allgemeinen __________________________________________ 113
7.1.1 Allgemeines ________________________________________________________________________________ 113
7.1.2 Ein Geschäftsobjekt löschen ______________________________________________________________ 115
7.1.3 Ein Geschäftsobjekt suspendieren ________________________________________________________ 115
7.1.4 Ein Geschäftsobjekt abschließen __________________________________________________________ 116
7.1.5 Ein Geschäftsobjekt stornieren ___________________________________________________________ 116
7.1.6 Ein Geschäftsobjekt auf den Status „In Bearbeitung“ setzen _____________________________ 116
7.1.7 Aufbewahrungsregeln für ein Geschäftsobjekt festlegen ________________________________ 116
7.1.8 Erfassen und Behandeln von Inhalten ____________________________________________________ 117
7.2 Behandeln von Unterlagen im Allgemeinen ___________________________________________________ 119
7.2.1 Eine neue Unterlage erstellen _____________________________________________________________ 119
7.2.2 Eindeutige Unterlagennummer ___________________________________________________________ 120
7.2.3 Eine Unterlage anzeigen (Übersicht) ______________________________________________________ 120
7.2.4 Hauptinhalt einer Unterlage bearbeiten __________________________________________________ 120
7.2.5 Inhalte einer Unterlage bearbeiten _______________________________________________________ 120
7.2.6 Metadaten einer Unterlage bearbeiten ___________________________________________________ 120
7.2.7 Eine Unterlage suchen ____________________________________________________________________ 121
7.2.8 Eine Unterlage löschen ____________________________________________________________________ 121
7.2.9 Eine Unterlage stornieren _________________________________________________________________ 121
7.2.10 Stornierung einer Unterlage aufheben __________________________________________________ 121
7.2.11 Eine Unterlage umregistrieren ___________________________________________________________ 121
7.2.12 Eine Unterlage verschieben ______________________________________________________________ 122
7.2.13 Eine Unterlage versionieren _____________________________________________________________ 122
7.2.14 Verbindliche Version einer Unterlage erzeugen ________________________________________ 122
Fabasoft Folio 9
7.2.15 Verbindlichen Inhalt einer Unterlage lesen______________________________________________ 123
7.2.16 Einen physischen Inhalt zu einer Unterlage erfassen ___________________________________ 123
7.2.17 Eine Unterlage entlehnen bzw. zurückgeben ___________________________________________ 123
7.3 Behandeln von Eingängen _____________________________________________________________________ 123
7.3.1 Einen Eingang erstellen ___________________________________________________________________ 124
7.3.2 Eine Kategorie auswählen _________________________________________________________________ 125
7.3.3 Metadaten festlegen ______________________________________________________________________ 125
7.3.4 Einem Eingang Adressaten zuordnen _____________________________________________________ 126
7.3.5 Prozess eines Eingangs starten ___________________________________________________________ 126
7.3.6 Eindeutige Eingangsnummer______________________________________________________________ 127
7.3.7 Einen Eingang registrieren ________________________________________________________________ 127
7.4 Behandeln von Ausgängen ____________________________________________________________________ 127
7.4.1 Einen Ausgang erstellen ___________________________________________________________________ 127
7.4.2 Abfertigungsart festlegen _________________________________________________________________ 128
7.4.3 Einen Adressaten für einen Ausgang auswählen _________________________________________ 129
7.4.4 Eine Adressatenliste für einen Ausgang auswählen ______________________________________ 129
7.4.5 Die zu versendenden Inhalte für einen Ausgang festlegen ______________________________ 129
7.4.6 Einen Ausgang im Hintergrund versenden _______________________________________________ 130
7.4.7 Probeversand eines Ausgangs ____________________________________________________________ 130
7.4.8 Personalisierte Reinschriften erstellen ____________________________________________________ 131
7.4.9 Einen Ausgang als Seriendruck versenden _______________________________________________ 131
7.5 Behandeln von Geschäftsfällen ________________________________________________________________ 131
7.5.1 Einen neuen Geschäftsfall erstellen ______________________________________________________ 131
7.5.2 Einen Geschäftsfall bearbeiten ____________________________________________________________ 132
7.5.3 Beziehungen zwischen Geschäftsfällen erstellen _________________________________________ 132
7.5.4 Einen Geschäftsfall umregistrieren _______________________________________________________ 132
7.5.5 Einen Geschäftsfall stornieren ____________________________________________________________ 133
7.5.6 Stornierung eines Geschäftsfalls aufheben _______________________________________________ 133
7.5.7 Einen Geschäftsfall abschließen __________________________________________________________ 133
7.5.8 Einen Geschäftsfall versionieren __________________________________________________________ 133
7.5.9 Einen Geschäftsfall entlehnen bzw. zurückgeben ________________________________________ 133
7.6 Behandeln von Akten __________________________________________________________________________ 134
7.6.1 Eine neue Akte erstellen ___________________________________________________________________ 134
7.6.2 Eine Akte bearbeiten ______________________________________________________________________ 134
7.6.3 Beziehungen zwischen Akten und anderen Geschäftsobjekten festlegen _______________ 135
Fabasoft Folio 10
7.6.4 Eine Akte stornieren _______________________________________________________________________ 135
7.6.5 Die Stornierung einer Akte aufheben _____________________________________________________ 135
7.6.6 Eine Akte abschließen _____________________________________________________________________ 135
7.6.7 Eine Akte versionieren _____________________________________________________________________ 136
7.6.8 Eine Akte entlehnen bzw. zurückgeben ___________________________________________________ 136
7.6.9 Eine Akte oder Geschäftsfall strukturieren _______________________________________________ 136
7.7 Eingangsrechnung _____________________________________________________________________________ 136
7.8 Lieferschein ____________________________________________________________________________________ 137
7.9 Vertrag _________________________________________________________________________________________ 137
7.10 Aufbewahrungspflicht ________________________________________________________________________ 139
7.10.1 Eine Aufbewahrungspflicht erzeugen ___________________________________________________ 139
7.10.2 Aufbewahrungspflicht zuweisen _________________________________________________________ 139
7.10.3 Aufbewahrungspflicht entfernen ________________________________________________________ 140
8 Online-Archivierung __________________________________________________________________________ 140
8.1 Inhalte archivieren _____________________________________________________________________________ 140
8.2 Inhalte und Versionen archivieren ____________________________________________________________ 141
8.3 Ein Objekt vollständig archivieren _____________________________________________________________ 141
8.4 Eine Version archivieren _______________________________________________________________________ 141
8.5 Eine Versionskopie archivieren ________________________________________________________________ 141
8.6 Ein Objekt aus dem Archiv laden ______________________________________________________________ 142
8.7 Ein archiviertes Objekt entladen _______________________________________________________________ 142
8.8 Ein archiviertes Objekt wiederherstellen ______________________________________________________ 142
8.9 Ein Objekt im Archiv suchen ___________________________________________________________________ 142
9 Barrierefreiheit _______________________________________________________________________________ 142
9.1 Hinweise zur Tastaturbedienung ______________________________________________________________ 142
9.2 Verstärkte Hervorhebung des Fokus bei Tastaturbedienung ________________________________ 143
9.3 Vergrößerung __________________________________________________________________________________ 143
9.4 Design im hohen Kontrast _____________________________________________________________________ 143
9.5 Hinweise für den Gebrauch von Bildschirmleseprogrammen ________________________________ 143
9.6 Barrierefreiheit-Ausnahmen ___________________________________________________________________ 145
10 Tastaturbedienung __________________________________________________________________________ 146
10.1 Häufigste Tastenkombinationen _____________________________________________________________ 146
10.2 Globale Navigation ___________________________________________________________________________ 147
10.3 Kopfleiste _____________________________________________________________________________________ 148
10.4 Menüs _________________________________________________________________________________________ 148
Fabasoft Folio 11
10.5 Inhaltsbereich _________________________________________________________________________________ 149
10.5.1 Tastenkombinationen für alle Ansichten ________________________________________________ 150
10.5.2 Tastenkombinationen für die Kartenansicht ____________________________________________ 151
10.5.3 Tastenkombinationen für die Inhaltsansicht ____________________________________________ 152
10.5.4 Tastenkombinationen für die Detailansicht _____________________________________________ 152
10.5.5 Tastenkombinationen für die Dokumentansicht ________________________________________ 153
10.6 Werkzeuge ____________________________________________________________________________________ 153
10.6.1 Navigation (Baumansicht) ________________________________________________________________ 154
10.6.2 Team und Facetten ______________________________________________________________________ 154
10.7 Formulare _____________________________________________________________________________________ 154
10.8 Prozessdarstellung ___________________________________________________________________________ 155
10.9 HTML-Editor __________________________________________________________________________________ 156
11 Open-Source-Lizenzen ______________________________________________________________________ 157
Fabasoft Folio 12
1 Einleitung
Fabasoft Folio sorgt für ein konsistentes, sicheres und zuverlässiges Dokumentenmanagement
innerhalb Ihres Unternehmens als auch für die Umsetzung von digitalen Geschäftsprozessen.
2 Allgemeine Hinweise zur Bedienung
Die in Fabasoft Folio zur Verfügung stehende Funktionalität ist in vielen Fällen konfigurierbar. Daher
können sich Abweichungen zu dem hier beschriebenen Standardverhalten ergeben.
Für den Zugriff auf Fabasoft Folio steht Ihnen ein einfach zu bedienender, vollständig barrierefreier
Webclient zur Verfügung. Nähere Informationen zur Barrierefreiheit finden Sie in den Kapiteln 9
„Barrierefreiheit“ und 10 „Tastaturbedienung“.
2.1 Starten des Fabasoft Folio Webclients
Über den Fabasoft Folio Webclient können Sie auf Ihre Folio-Installation zugreifen. Der Fabasoft
Folio Webclient wird wie eine Website in Ihrem Webbrowser geöffnet.
1. Öffnen Sie Ihren bevorzugen Webbrowser.
2. Geben Sie in der Adresszeile die Adresse Ihrer Folio-Installation an. Falls Sie die Adresse nicht
kennen, kontaktieren Sie bitte Ihren IT-Helpdesk.
Hinweis: Für einen schnellen Aufruf empfiehlt es sich, die Adresse zu Fabasoft Folio entweder
als Startseite im Webbrowser festzulegen oder die Adresse zu den Favoriten hinzuzufügen.
3. Abhängig von der Konfiguration Ihrer Folio-Installation müssen Sie sich zum Beispiel mittels
Zertifikat oder Benutzername und Passwort anmelden.
Falls Ihr Webbrowser nicht optimal für die Verwendung von Fabasoft Folio konfiguriert ist, wird dies
durch ein Warnsymbol (Webbrowserstatus) in der Kopfleiste angezeigt. Klicken Sie gegebenenfalls
auf das Symbol und folgen Sie den Anweisungen, um die optimale Konfiguration herzustellen.
2.2 Beenden des Fabasoft Folio Webclients
Der Fabasoft Folio Webclient wird beendet, indem alle Fabasoft Folio Webclient-Fenster
geschlossen werden. Im Allgemeinen muss keine gesonderte Abmeldung durchgeführt werden. Bei
speziellen Authentifizierungsmethoden (z. B. SAML) kann eine Abmeldung erforderlich sein. In
diesem Fall befindet sich die Schaltfläche „Abmelden“ rechts oben in der Kopfleiste.
Fabasoft Folio 13
2.3 Aufbau des Fabasoft Folio Webclients
Der Fabasoft Folio Webclient bietet Ihnen eine intuitive, einfach zu erlernende und individuell
anpassbare Benutzeroberfläche, die eine effiziente Bearbeitung Ihrer täglichen Aufgaben
ermöglicht.
Der Webclient gliedert sich in folgende Bereiche:
• Home (Startseite)
• Kopfleiste
• Werkzeugbereich
• Titelleiste
• Menüleiste (standardmäßig ausgeblendet)
• Inhaltsbereich
Home
Das Dashboard-Konzept des Home-Bereichs ermöglicht Ihnen Widgets ein- bzw. auszublenden,
deren Größe zu verändern und diese zu verschieben.
• Persönliche Ablage
In Ihrer persönlichen Ablage, können Sie die für Sie wichtigen Dokumente, Ordner und
Teamrooms ablegen.
• Mit mir geteilte Teamrooms
Enthält alle Teamrooms, bei denen Sie als Teammitglied berechtigt sind. Ausgenommen davon
sind Teamrooms, die Sie selbst erzeugt haben. Die Liste wird zur besseren Übersicht nach
Jahren und Monaten strukturiert. Über die Aktion „In meiner Ablage einordnen“ können Sie die
gewünschten Teamrooms zum Beispiel in Ihrer persönlichen Ablage, in den Favoriten oder
direkt auf Home ablegen.
• Favoriten
Die Favoriten ermöglichen den schnellen Zugriff auf immer wieder benötigte Objekte.
Fabasoft Folio 14
• Arbeitsvorrat
Zeigt Ihren Arbeitsvorrat.
• Verlauf
Enthält die zuletzt verwendeten Objekte und zuletzt versendeten E-Mails.
• Wiedervorlagen
Enthält Ihre Wiedervorlagen, die in den von Ihnen definierten Zeitraum fallen.
• Weitere Dashboards
Apps, die eigene Dashboards anbieten, werden ebenfalls direkt auf Home angezeigt.
Home-Bereich individuell anpassen
Für die individuelle Anpassung Ihres Home-Bereichs stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur
Verfügung:
• Widgets ein- bzw. ausblenden
Über das Menü „Ansicht“ können Sie Widgets ein- bzw. ausblenden.
• Widgets verschieben bzw. die Größe ändern
Sie können Widgets per Drag-and-drop oder über das Kontextmenü verschieben. Im
Kontextmenü des Widgets können Sie zusätzlich die Größe festlegen.
• Objekte auf Home ablegen
Zusätzlich zu den Widgets können Sie auch wichtige Objekte zum Beispiel mit Kopieren und
Einfügen direkt auf Home ablegen.
• In den Grundeinstellungen unter Bedienungshilfen können Sie im Feld Hintergrundbilder in
Dashboards und Home anzeigen festlegen, ob Hintergrundbilder angezeigt werden sollen.
• Über den Hintergrund-Kontextmenübefehl „Standard wiederherstellen“ können Sie die
Standard-Einstellungen der Widgets (Position, Größe, Sichtbarkeit) wiederherstellen.
Kopfleiste
In der Kopfleiste finden Sie links Ihr Logo und rechts das Kontomenü (Ihr Benutzername), die
Rollen-Schaltfläche, die Support-Schaltfläche, die Abmelden-Schaltfläche, die Schnellzugriff-
Schaltfläche, die Home-Schaltfläche und das Suchfeld.
Hinweis: Die angezeigten Schaltflächen sind abhängig von der Konfiguration Ihrer Folio-
Installation.
Werkzeugbereich
Der Werkzeugbereich steht in allen Widgets zur Verfügung, jedoch nicht direkt auf „Home“.
Die kontextunabhängigen Werkzeuge „Baumansicht“ und „Favoriten“ sind über eine
Schnellauswahl auf- bzw. zuklappbar. Die „Aktionen“ (z. B. „Hochladen“) stehen Ihnen immer zur
Verfügung. Je nach Kontext werden Ihnen unterschiedliche Aktionen angeboten.
Es können bis zu drei Werkzeugbereiche nebeneinander dargestellt werden (z. B. „Baumansicht“,
„Aktionen“ und „Team“). Die Baumansicht kann vergrößert werden, um auch längere Einträge
bequem lesen zu können.
Baumansicht
In der Baumansicht werden Objekte, die eine Objektlisteneigenschaft besitzen, hierarchisch
angezeigt. Dies sind zum Beispiel Ordner, die weitere Ordner oder Dokumente enthalten können.
Fabasoft Folio 15
Durch einen Klick auf ein Objekt in der Baumansicht wird die Objektliste des entsprechenden
Objekts im Inhaltsbereich angezeigt.
Um in der Baumansicht alle untergeordneten Objekte eines Objekts anzuzeigen bzw.
wegzublenden stehen die Kontextmenübefehle „Alle aufklappen“ bzw. „Alle zuklappen“ zur
Verfügung.
Über den Kontextmenübefehl „Eintrag suchen“ kann nach Namen von Objekten, die sich in der
Baumansicht befinden, gesucht werden. Dabei wird die untergeordnete Hierarchie des Objekts
durchsucht, auf dem der Kontextmenübefehl aufgerufen wurde. Das erste Objekt, das bei der
durchgeführten Tiefensuche mit dem Suchkriterium übereinstimmt, wird im Inhaltsbereich
angezeigt. Falls nötig wird der entsprechende Teilbaum bis zum Suchtreffer in der Baumansicht
aufgeklappt. Im Suchkriterium sind die Platzhalter * (beliebig viele Zeichen) und ? (ein Zeichen)
erlaubt.
Werden im Inhaltsbereich Ordner geöffnet, wird die Hierarchie in der Baumansicht ebenfalls
entsprechend mitgeöffnet.
Favoriten
Sie können häufig verwendete Objekte (z. B. Teamrooms oder Dokumente) zu Ihren Favoriten
hinzufügen. Navigieren Sie dazu in das gewünschte Objekt. Dieses wird im Favoriten-Werkzeug zum
Hinzufügen angeboten.
Aktionen
Im Werkzeugbereich „Aktionen“ finden Sie wichtige Aktionen, die im aktuellen Kontext gültig sind.
Titelleiste
In der Titelleiste finden Sie die Breadcrumbs der aktuell geöffneten Hierarchie. Durch einen Klick
auf einen Breadcrumb gelangen Sie zu dem entsprechenden Objekt. Durch einen Rechtsklick
können Sie das Kontextmenü des Objekts öffnen.
Befinden Sie sich in einem Widget, werden weitere Widgets auf der gleichen Ebene als
Registerkarten angezeigt.
Menüleiste
Über die Menüleiste (standardmäßig ausgeblendet) werden Ihnen Menübefehle angeboten.
Menübefehle können entweder kontextunabhängig sein (z. B. „Benutzereinstellungen“), sich auf
das im Inhaltsbereich angezeigte Objekt beziehen (z. B. „Neu“) oder auf die im Inhaltsbereich
selektierten Objekte (z. B. „Umbenennen“).
Um die Menüleiste einzublenden, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf das Kontomenü (Ihr Benutzername) und dann auf „Grundeinstellungen“.
2. Markieren Sie die Option Menüleiste anzeigen.
3. Klicken Sie auf „Speichern“.
Inhaltsbereich
Im Inhaltsbereich wird der Inhalt des aktuellen Objekts angezeigt. Dies kann zum Beispiel der Inhalt
eines Ordners oder die Vorschau eines Dokuments sein. Die oberste Ebene wird als „Home“
bezeichnet.
Fabasoft Folio 16
2.4 Anpassen des Fabasoft Folio Webclients
Um die Grundeinstellungen (z. B. die Sprache) des Fabasoft Folio Webclients anzupassen, gehen
Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf das Kontomenü (Ihr Benutzername) und dann auf „Grundeinstellungen“.
2. Führen Sie die gewünschten Einstellungen durch und klicken Sie auf „Speichern".
Registerkarte „Allgemein“
• Sprache
Legt die Sprache des Webclients fest.
• Gebietsschema
Das ausgewählte Gebietsschema beeinflusst die Darstellung von Eigenschaftswerten wie zum
Beispiel das Format des Datums oder das Dezimaltrennzeichen.
• Standardwährung
Die Standardwährung kann in Währungseigenschaften berücksichtigt werden.
• Menüleiste anzeigen
Legt fest, ob die Menüleiste angezeigt wird. Die Option bezieht sich auf den Inhaltsbereich. Im
Eigenschaftseditor werden Menüleisten unabhängig von der Einstellung immer angezeigt.
• Hinweise zu Objekten anzeigen
Legt fest, ob Hinweise zu Objekten in einer Infobox angezeigt werden.
• Eigenschaften bevorzugt lesen
Legt fest, ob die Eigenschaften eines Objekts lesend oder bearbeitend angezeigt werden (z. B.
bei Verwendung der Aktion "Eigenschaften").
• Starten mit
Definiert welches Widget beim Einstieg initial angezeigt wird.
• Bestätigung beim Hochladen anzeigen
Legt fest, ob beim Importieren von Dateien ein Bestätigungsdialog angezeigt wird.
• Ausstiegsbestätigung anzeigen
Legt fest, ob eine Sicherheitsabfrage beim Beenden des Clients durch Schließen des
Webbrowsers angezeigt wird.
Registerkarte „Bedienungshilfen“
Auf dieser Registerkarte finden Sie Einstellungen, die bei Tastaturbedienung und bei Verwendung
von Bildschirmleseprogrammen hilfreich sind. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel 9
„Barrierefreiheit“.
2.5 Grundlegende Begriffe
Wenn Sie mit Fabasoft Folio arbeiten, werden Ihnen die folgenden Begriffe immer wieder
begegnen.
• In Fabasoft Folio arbeiten Sie mit Objekten.
• Abhängig von der Objektart (z. B. Ordner oder Microsoft Excel-Arbeitsblatt) kann ein Objekt
unterschiedliche Informationen speichern.
• Objekte, die einen Inhalt (eine Datei) speichern, werden oft als Dokumente bezeichnet.
• Objekte existieren unabhängig von ihrer visuellen Repräsentation im Fabasoft Folio Webclient.
Im Webclient sehen Sie genaugenommen Verknüpfungen bzw. Verweise auf die Objekte. Um
Fabasoft Folio 17
unnötige Komplexität in den Beschreibungen zu vermeiden, wird dennoch von Objekten
gesprochen.
• Die Eigenschaften (Metadaten) eines Objekts (z. B. der Name) werden im Eigenschaftseditor als
Felder dargestellt.
• Der Begriff „Feld“ wird für alle Eigenschaften (auch Listeneigenschaften) verwendet.
• Typische Arten von Eigenschaft sind: Zeichenkette, Zeichenkettenliste, Zahl, Datum und Zeit,
boolesche Eigenschaft, Inhaltseigenschaft, Aufzählungseigenschaft, Objekteigenschaft,
Objektliste, Aggregat (zusammengesetzte Eigenschaft) und Aggregatsliste.
• Das Kontextmenü ist das zentrale Element für das Ausführen von Befehlen.
• Das Kontextmenü eines Objekts wird durch einen Rechtsklick auf das Objekt geöffnet.
• Das Kontextmenü einer Objekteigenschaft wird durch einen Rechtsklick auf die leere
Objekteigenschaft geöffnet (z. B. zum Einfügen eines Objekts aus der Zwischenablage). Ist
bereits ein Objekt enthalten, wird das Kontextmenü des Objekts und der Objekteigenschaft
zusammengeführt dargestellt.
• Das Kontextmenü einer Objektliste (Hintergrund-Kontextmenü) wird durch einen Rechtsklick
auf einen leeren Bereich der Objektliste geöffnet.
• Zwischen den in diesem Dokument oft verwendeten Anweisungen „in ein Objekt navigieren“
und „zu einem Objekt navigieren“ gibt es einen wesentlichen Unterschied. Wenn Sie in einen
Ordner „B“ navigieren, wird dessen Inhalt im Inhaltsbereich dargestellt. Wenn Sie zu diesem
Ordner „B“ navigieren, wird der Inhalt des übergeordneten Ordners „A“ im Inhaltsbereich
dargestellt.
3 Dokumentenmanagement
Das Dokumentenmanagement umfasst die grundlegende Funktionalität der Verwaltung von
Objekten, Dokumenten und Metadaten in Fabasoft Folio.
3.1 Objekte erzeugen und löschen
Durch das Erzeugen von Objekten können Sie Ihre Daten (Metadaten und Inhalte) speichern.
3.1.1 Ein Objekt erzeugen
Um ein neues Objekt zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie in den Ordner, in dem das Objekt abgelegt werden soll.
Die Objektliste des Ordners wird im Inhaltsbereich angezeigt.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
3. Klicken Sie auf die gewünschte Objektart. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung, um
die gewünschte Objektart schneller zu finden:
o Filter: Im linken Bereich steht ein Filterfeld zur Verfügung, das eine Einschränkung der
Auswahl anhand des Namens der Objektart bzw. der Vorlage ermöglicht. Ist der Filterbegriff
im Namen einer Kategorie enthalten, werden alle Objektarten und Vorlagen dieser Kategorie
angezeigt.
o Favoriten: Um nur die Favoriten anzuzeigen, klicken Sie auf die Kategorie „Favoriten“.
o Alle: Um alle Objektarten und Vorlagen anzuzeigen, klicken Sie auf die Kategorie „Alle“.
Fabasoft Folio 18
o Kategorien: Um nur Objektarten und Vorlagen einer bestimmten Kategorie anzuzeigen,
klicken Sie auf die entsprechende Kategorie (z. B. „Microsoft Office“).
4. Abhängig von der ausgewählten Objektart können entweder sofort ausgewählte Metadaten
eingegeben werden oder nach einem Klick auf „Weiter“. Manche Objektarten erlauben beim
Erzeugen keine Metadateneingabe.
5. Klicken Sie auf „Weiter“, um den Vorgang abzuschließen.
Das neu erzeugte Objekt wird in der Objektliste abgelegt, in die zuvor navigiert wurde.
3.1.2 Ein Objekt löschen
Objekte werden mit dem Befehl „Löschen“ gelöscht. Wenn kein Papierkorb eingerichtet ist, wird
das Objekt unwiederbringlich gelöscht. Ist ein Papierkorb vorhanden, wird das Objekt zuerst in den
Papierkorb gelegt, in dem es endgültig gelöscht oder wiederhergestellt werden kann.
Um ein Objekt zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Löschen“.
3. Klicken Sie in der Sicherheitsabfrage auf „Ja“, um zu bestätigen, dass das Objekt gelöscht bzw.
in den Papierkorb gelegt werden soll.
Hinweis:
• Um ein Objekt löschen zu können, benötigen Sie die entsprechenden Rechte.
• Manche Objekte sind aus Gründen der Nachvollziehbarkeit vor dem Löschen geschützt.
• Bedenken Sie vor dem Löschen eines Objekts, dass dieses Objekt eventuell von anderen
Benutzern benötigt wird. Nach dem Löschen ist es auch für andere Benutzer nicht mehr
vorhanden.
• Wenn keine Sicherheitsabfrage angezeigt wird, ist der Papierkorb so konfiguriert, dass
gelöschte Objekte ohne Nachfrage in den Papierkorb gelegt werden.
Exkurs „Verknüpfungen“
Objekte existieren unabhängig von ihrer visuellen Repräsentation im Fabasoft Folio Webclient. Im
Fabasoft Folio Webclient werden Verknüpfungen angezeigt, die auf ein Objekt verweisen.
• Entfernen Sie eine Verknüpfung auf ein Objekt, so wird der Verweis auf dieses Objekt gelöscht.
Das Objekt selbst bleibt weiterhin erhalten.
• Löschen Sie ein Objekt, so wird das Objekt selbst gelöscht, unabhängig davon, wie oft darauf
verwiesen wird. Weitere Verknüpfungen auf dieses Objekt zeigen nach dem Löschen des
Objekts ins Leere.
• Wird eine Verknüpfung auf ein Objekt entfernt, so kann eine neue Verknüpfung auf das Objekt
zum Beispiel mithilfe der Suche wieder eingefügt werden.
3.1.3 Einen Papierkorb verwenden
Wenn Sie ein Objekt löschen (Befehl „Löschen“) wird dieses Objekt endgültig gelöscht, wenn kein
Papierkorb eingerichtet wurde. Andernfalls wird das Objekt im Papierkorb abgelegt und kann
wiederhergestellt werden, solange der Papierkorb nicht entleert wurde.
Papierkorb-Arten
Fabasoft Folio 19
• Ein Papierkorb steht einem Benutzer persönlich zur Verfügung (muss von Ihnen erzeugt
werden).
• Ein Globaler Papierkorb steht für alle Benutzer zur Verfügung (muss von einem Administrator
erzeugt werden). Wenn Sie ein Objekt wiederherstellen möchten, wenden Sie sich an Ihren
Administrator. Wenn ein globaler Papierkorb existiert, werden benutzerspezifische Papierkörbe
ignoriert.
• Teamrooms besitzen ihren eigenen Papierkorb. Objekte, die einem Teamroom zugeordnet
sind, werden beim Löschen im Papierkorb des Teamrooms abgelegt.
Sicherheitsabfragen
• Wenn Sie ein Objekt löschen und kein Papierkorb bzw. globaler Papierkorb zur Verfügung
steht, wird folgende Meldung angezeigt: 'Soll „<Name>“ gelöscht werden?'. Wenn Sie auf die
Schaltfläche „Ja“ klicken, wird das Objekt endgültig gelöscht.
• Wenn ein Papierkorb zur Verfügung steht, wird folgende Meldung angezeigt: 'Soll „<Name>“ in
den Papierkorb gelegt werden?'. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Ja“ klicken, wird das Objekt im
Papierkorb abgelegt. Solange der Papierkorb nicht entleert wurde, kann das Objekt
wiederhergestellt werden.
• Wenn ein globaler Papierkorb zur Verfügung steht, wird folgende Meldung angezeigt: 'Soll
„<Name>“ in den globalen Papierkorb gelegt werden?'. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Ja“
klicken, wird das Objekt im globalen Papierkorb abgelegt. Solange der globale Papierkorb nicht
entleert wurde, kann das Objekt wiederhergestellt werden.
• Beim Papierkorb kann konfiguriert werden, dass gelöschte Objekte ohne Sicherheitsabfrage in
den Papierkorb gelegt werden.
Einen Papierkorb entleeren
Objekte im Papierkorb können endgültig gelöscht werden. Folgende Menübefehle stehen zur
Verfügung:
• Papierkorb entleeren
Alle Objekte, die sich im Papierkorb befinden, werden endgültig gelöscht.
• Löschen abgelaufener Objekte
Beim Papierkorb kann ein Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Objekte festgelegt werden.
Alle Objekte, die die Aufbewahrungsdauer überschritten haben, werden endgültig gelöscht.
• Löschen
Selektieren Sie die Objekte, die Sie endgültig löschen möchten.
Ein Objekt aus dem Papierkorb wiederherstellen
Objekte im Papierkorb können wiederhergestellt werden. Selektieren Sie dazu das gewünschte
Objekt und führen Sie den Menübefehl „Papierkorb“ > „Wiederherstellen“ aus. Das
wiederhergestellte Objekt wird im ursprünglichen Ordner abgelegt. Falls der ursprüngliche Ordner
nicht mehr existiert, wird das Objekt auf „Home“ abgelegt. Die sicherheitsrelevanten Metadaten
ACL-Objekt und Referenziertes Objekt werden ebenfalls wiederhergestellt.
3.2 Objekte kopieren und verschieben
Objekte können kopiert, eingefügt, ausgeschnitten, dupliziert und entfernt werden. Im Allgemeinen
ist es in Objektlisten möglich, die beschriebenen Aktionen auf mehreren Objekten gleichzeitig
auszuführen, indem Sie die gewünschten Objekte markieren.
Fabasoft Folio 20
Die erlaubten Objektarten können in Feldern eingeschränkt sein. Nicht jedes Objekt kann in jedem
Feld abgelegt werden.
3.2.1 Ein Objekt kopieren
Um ein Objekt in die Zwischenablage zu kopieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Kopieren“.
Das markierte Objekt wird in die Zwischenablage kopiert und kann als Duplikat oder Verknüpfung
wieder eingefügt werden (siehe Kapitel 3.2.2 „Ein Duplikat einfügen“ und 3.2.3 „Eine Verknüpfung
einfügen“).
3.2.2 Ein Duplikat einfügen
Der Befehl „Duplikat einfügen“ fügt Duplikate der Objekte aus der Zwischenablage ein. Wenn ein
Objekt dupliziert wird, wird ein neues Objekt mit den Werten des ursprünglichen Objekts erzeugt.
Werte mancher Felder (z. B. Änderungsberechtigt) werden standardmäßig nicht in das Duplikat
übernommen.
Um ein Objekt aus der Zwischenablage als Duplikat einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Kopieren Sie das gewünschte Objekt in die Zwischenablage (z. B. Befehl „Kopieren“).
2. Navigieren Sie zu dem Feld, in dem Sie das Objekt als Duplikat einfügen möchten.
3. Klicken Sie im Kontextmenü des Felds auf „Duplikat einfügen“.
Das Objekt aus der Zwischenablage wird als Kopie eingefügt. Standardmäßig wird der Objektname
um das Suffix „(Kopie)“ erweitert.
3.2.3 Eine Verknüpfung einfügen
Der Befehl „Verknüpfung einfügen“ fügt eine Verknüpfung auf das Objekt ein. Es wird kein neues
Objekt erzeugt.
Um ein Objekt als Verknüpfung einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Kopieren Sie das gewünschte Objekt in die Zwischenablage (z. B. Befehl „Kopieren“).
2. Navigieren Sie zu dem Feld, in dem Sie das Objekt als Verknüpfung einfügen möchten.
3. Klicken Sie im Kontextmenü des Felds auf „Verknüpfung einfügen“ bzw. „Einfügen“.
Das Objekt aus der Zwischenablage wird als Verknüpfung eingefügt.
3.2.4 Ein Objekt ausschneiden/verschieben
Um ein Objekt aus einem Feld zu entfernen und in einem anderen Feld wieder einzufügen, gehen
Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Ausschneiden“.
Das markierte Objekt wird entfernt und in die Zwischenablage kopiert.
3. Navigieren Sie zu dem Feld, in dem Sie das Objekt als Verknüpfung einfügen möchten.
4. Klicken Sie im Kontextmenü des Felds auf „Verknüpfung einfügen“.
Fabasoft Folio 21
3.2.5 Ein Objekt duplizieren
In Objektlisten können Objekte mit einem einzigen Befehl „Duplizieren“ dupliziert werden (anstatt
der sonst nötigen zwei Befehle „Kopieren“ und „Duplikat einfügen“). Wenn ein Objekt dupliziert
wird, wird ein neues Objekt mit den Werten des ursprünglichen Objekts erzeugt. Werte mancher
Felder (z. B. Änderungsberechtigt) werden standardmäßig nicht in das Duplikat übernommen.
Um ein Objekt zu duplizieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt, das sich in einer Objektliste befindet.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Duplizieren“.
Das markierte Objekt wird dupliziert. Standardmäßig wird der Objektname um das Suffix „(Kopie)“
erweitert.
3.2.6 Ein Objekt entfernen
Beim Entfernen von Objekten wird die Verknüpfung auf das Objekt entfernt, Das Objekt wird nicht
gelöscht.
Um ein Objekt zu entfernen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Entfernen“.
Hinweis: Wird ein Objekt entfernt, so kann das Objekt zum Beispiel mithilfe der Suche wieder
eingefügt werden.
3.2.7 Die Objektlage feststellen
Um zu ermitteln, an welchen Stellen ein bestimmtes Objekt abgelegt ist, steht Ihnen im Menü
„Extras“ der Befehl „Objektlage“ zur Verfügung.
Um die Lage eines Objekts festzustellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie das gewünschte Objekt.
2. Klicken Sie im Menü „Extras“ auf „Objektlage“.
Es wird ein eigenes Fenster geöffnet, in dem eine Übersicht über die Ordner angezeigt wird, in
denen sich das betroffene Objekt befindet.
Hinweis: Wenn Sie keine Leserechte auf den übergeordneten Ordner haben, wird ein Eintrag mit
dem Namen „Zugriff verweigert (Eigentümer: <Benutzername>)“ angezeigt.
3.3 Objekte anzeigen und bearbeiten
Fabasoft Folio Objekte stehen im Allgemeinen mehreren Benutzern zur Verfügung. Damit ein
Objekt nicht gleichzeitig von mehreren Benutzern verändert werden kann, wird das Objekt
automatisch während der Bearbeitung gesperrt. Versucht ein weiterer Benutzer dieses Objekt
bearbeitend zu öffnen, weist ein Dialog auf die Objektsperre hin.
Hinweis:
• Wenn ein Objekt, das Sie öffnen möchten, durch einen anderen Benutzer gesperrt ist, können
Sie es dennoch lesend öffnen.
• Objekte, die von Benutzern lesend geöffnet sind, sind nicht für die Bearbeitung gesperrt.
Fabasoft Folio 22
• Falls der Bearbeitungsmodus nicht ordnungsgemäß abgeschlossen wird, wird nach acht
Minuten die Objektsperre automatisch aufgehoben.
3.3.1 Eigenschaften eines Objekts
Der Eigenschaftseditor zeigt die Eigenschaften (Metadaten) von Objekten als Felder an. Die
Eigenschaften eines Objekts können Sie über den Kontextmenübefehl „Eigenschaften“ öffnen.
Hinweis:
• Entsprechend der Option Eigenschaften bevorzugt lesen in den Grundeinstellungen, wird ein
Objekt standardmäßig im Lesemodus oder Bearbeitungsmodus geöffnet. Wird ein Objekt zum
Lesen geöffnet, kann jederzeit durch einen Klick auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ in den
Bearbeitungsmodus gewechselt werden.
• Wenn ein Objekt im Bearbeitungsmodus geöffnet ist, ist es für andere Benutzer für die
Bearbeitung gesperrt.
Schaltflächen
Kopfleiste
• „Rolle“
Legt den Rechtekontext fest, in dem Sie die Eigenschaften sehen.
• „Objektrolle“
Manche Objekte (z. B. Mitarbeiter, Benutzer, Person) können über Objektrollen verfügen. Legt
das Objekt fest, für das die Eigenschaften angezeigt werden.
• „In neuem Fenster öffnen“
Öffnet den Eigenschaftseditor in einem neuen Fenster. Somit können Sie im ansonsten
verdeckten Hintergrund weiterarbeiten.
Bearbeitungsmodus
Standardmäßig stehen im Bearbeitungsmodus im Eigenschaftseditor folgende Schaltflächen zur
Verfügung:
• „Abbrechen“
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Abbrechen“, um den Bearbeitungsvorgang abzubrechen.
Änderungen, die noch nicht übernommen wurden, werden nicht gespeichert.
• „Übernehmen“
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Übernehmen“, um durchgeführte Änderungen zu speichern.
Der Eigenschaftseditor bleibt weiterhin zur Bearbeitung geöffnet. Diese Funktionalität dient der
Zwischenspeicherung von Änderungen.
• „Weiter“
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um durchgeführte Änderungen zu speichern und den
Eigenschaftseditor zu schließen.
Lesemodus
Im Lesemodus des Eigenschaftseditors stehen folgende Schaltflächen zur Verfügung:
• „Abbrechen“
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Abbrechen“, um den Eigenschaftseditor zu schließen.
• „Bearbeiten“
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“, um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln.
Fabasoft Folio 23
Wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen und das Objekt von keinem anderen
Benutzer bearbeitet wird, wird das Objekt im Bearbeitungsmodus geöffnet.
• „Weiter“
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um den Eigenschaftseditor zu schließen.
Darstellung von Feldern
Im Bearbeitungsmodus des Eigenschaftseditors können Sie die Werte der Eigenschaften eines
Objekts verändern.
• Muss-Felder
Muss-Felder sind mit einem roten Sternchen gekennzeichnet. Sie müssen einen Wert
enthalten.
• Bearbeitbare Felder
Bearbeitbare Felder werden mit weißem Hintergrund dargestellt.
• Nicht bearbeitbare Felder
Felder, die nicht bearbeitet werden können, werden mit der Hintergrundfarbe dargestellt.
Arten von Eigenschaften
Im Folgenden werden die wichtigsten Eigenschaftsarten beschrieben und wie Sie diese im
Eigenschaftseditor bearbeiten können.
• Zeichenketteneigenschaft
Zeichenketteneigenschaften sind Felder, die Zeichenfolgen enthalten können. Abhängig von
der Definition können bis zu 254 Zeichen eingegeben werden.
• Zeichenkettenliste
Zeichenfolgen können in Textfeldern mit mehreren Zeilen erfasst werden.
• Eigenschaften mit Datum und Zeit
Eigenschaften mit Datum und Zeit können Datums- und Zeitangaben speichern. Das Eingabe-
und Anzeigeformat richtet sich nach dem eingestellten Gebietsschema („Grundeinstellungen“ >
„Gebietsschema“). Das aktuelle Datum und die aktuelle Zeit können Sie mit der Funktionstaste
„F6“ einfügen. Das Datum können Sie auch über einen Kalender auswählen.
Hinweis: Zeitangaben werden in der Datenbank standardmäßig in UTC-Zeit (Universal Time
Coordinated) gespeichert. Die UTC-Zeit entspricht der Zeit am Nullmeridian (Greenwich-Zeit).
Die Konvertierung in die lokale Zeit wird vom System automatisch durchgeführt.
• Boolesche Eigenschaft
Eine boolesche Eigenschaft ist eine Eigenschaft, deren Wert „Ja“ oder „Nein“ sein kann. Ist der
Wert „Undefiniert“ wird der Standardwert für diese Eigenschaft angenommen (entweder „Ja“
oder „Nein“).
• Inhaltseigenschaft
Objekte können als Eigenschaftswerte auch Dateien speichern. Die Dateien werden in
Inhaltseigenschaften gespeichert.
So bearbeiten Sie Inhaltseigenschaften im Eigenschaftseditor:
o Wenn Sie die Datei, die in der Inhaltseigenschaft gespeichert ist, in der zugeordneten
Anwendung öffnen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Lesen“. Der Inhalt wird im
Lesemodus angezeigt.
o Wenn Sie die bestehende Datei durch eine andere Datei aus Ihrem Dateisystem
überschreiben möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Datei auswählen“. Wählen Sie die
Datei aus, die als neuer Inhalt gespeichert werden soll. Sobald Sie Ihre Angabe durch Klicken
Fabasoft Folio 24
auf die Schaltfläche „Übernehmen“ oder „Weiter“ bestätigen, wird diese Datei als Inhalt des
Objekts gespeichert.
o Über die Schaltfläche „Herunterladen“ können Sie den Inhalt in das Dateisystem
herunterladen.
• Aufzählungseigenschaft
Eine Aufzählungseigenschaft wird im Eigenschaftseditor als Dropdownliste dargestellt. Hierbei
kann aus einer Menge von vordefinierten Werten ein Wert ausgewählt werden.
Hinweis: Um die Dropdownliste zu öffnen, können Sie auf die Schaltfläche mit dem nach unten
zeigenden Pfeil klicken, oder auch direkt auf das Feld. Anschließend können Sie aus der Liste
den gewünschten Wert auswählen.
Hilfreich kann dabei sein, den oder die ersten Buchstaben des gewünschten Werts auf der
Tastatur zu tippen. Der passende Eintrag wird ausgewählt und kann durch Drücken der Enter-
Taste übernommen werden.
• Objekteigenschaft
Objekteigenschaften sind vom Aussehen und Verhalten vergleichbar mit
Aufzählungseigenschaften. Es existiert jedoch ein wesentlicher Unterschied. Bei einer
Aufzählungseigenschaft kann nur aus einer vordefinierten Menge von Werten ausgewählt
werden. Eine Objekteigenschaft erlaubt es, auf ein Objekt zu verweisen.
Die Werte der Liste werden dynamisch ermittelt. Falls Sie das gewünschte Objekt nicht in der
Liste finden, können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche „Suchen“ eine Suche
durchführen. Über die Schaltfläche „Erzeugen“ können Sie ein neues Objekt erzeugen.
Schnellsuche
Durch Drücken der Einfg-Taste besteht die Möglichkeit, eine Schnellsuche durchzuführen.
Geben Sie die ersten Buchstaben des Namens des gewünschten Objekts ein und drücken Sie
die Enter-Taste. Alle übereinstimmenden Objekte werden in der Dropdownliste angezeigt. Sie
können auch Platzhalter (* oder ?) im Suchbegriff verwenden.
• Objektliste
Eine mehrwertige Objekteigenschaft wird als Objektliste bezeichnet. Eine Objektliste kann
mehrere Objekte enthalten.
• Aggregat (zusammengesetzte Eigenschaft)
Aggregate bestehen aus einzelnen Eigenschaften. Zum Beispiel besteht das Aggregat Datei aus
den Eigenschaften Inhalt, Größe usw. Durch zusammengesetzte Eigenschaften können
komplexe Darstellungen erzeugt werden.
• Aggregatsliste
Ein mehrwertiges Aggregat wird als Aggregatsliste bezeichnet. Zur Handhabung von
Aggregatslisten steht eine Symbolleiste zur Verfügung. Über diese Symbolleiste können Sie
neue Zeileneinträge erzeugen, Einträge kopieren, einfügen und löschen. Durch einen Klick auf
die Schaltfläche „Detail öffnen“ wird die Zeile mit den Werten in einem Overlay angezeigt.
3.3.2 Ein Objekt mit Inhalt lesen bzw. bearbeiten
Abhängig von der Objektart können Objekte auch einen Inhalt (Datei) speichern (z. B. ein Microsoft
Word-Dokument). Über den Kontextmenübefehl „Bearbeiten“ können Sie den Inhalt direkt im
entsprechenden Drittprodukt öffnen, verändern und in Fabasoft Folio speichern.
Wenn Sie den Inhalt nicht ändern möchten, verwenden Sie stattdessen den Kontextmenübefehl
„Lesen“. Das Objekt wird nicht gesperrt und Änderungen können nicht versehentlich in Fabasoft
Folio gespeichert werden.
Fabasoft Folio 25
Hinweis: Bilder können Sie auch direkt in Fabasoft Folio zuschneiden bzw. skalieren. Führen Sie
dazu den Kontextmenübefehl „Eigenschaften“ aus und klicken Sie auf der Registerkarte „Bild“ auf
„Bearbeiten“.
3.3.3 Als PDF ansehen
Objekte können als PDF-Dokument angezeigt werden, wobei der Inhalt des PDF-Dokuments von
der Objektart abhängt.
• Bei Dokumenten wird das Dokument an sich dargestellt,
• bei Geschäftsobjekten die enthaltenen Dokumente,
• bei Teamrooms, Ordnern und ZIP-Dateien ein Inhaltsverzeichnis und
• bei sonstigen Objekten die Metadaten.
Um ein Objekt als PDF-Dokument anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Extras“ > „Als PDF ansehen“.
3.3.4 Ein Objekt umbenennen
Um ein Objekt umzubenennen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Umbenennen“.
3. Geben Sie dem Objekt einen neuen Namen und klicken Sie auf „Weiter“.
Das Objekt wurde umbenannt.
Alternativ können Sie ein in einer Objektliste selektiertes Objekt auch mit der Funktionstaste F2
umbenennen.
3.3.5 Gemeinsame Eigenschaften bearbeiten
Wenn Sie mehrere Objekte markieren und den Kontextmenübefehl „Eigenschaften bearbeiten“
ausführen, können Sie die gemeinsamen Eigenschaften der Objekte gleichzeitig verändern. Dies ist
für skalare Eigenschaften (z. B. eine Zeichenkette), Objektlisten, Aggregatslisten und Aggregate (mit
skalaren Werten) möglich.
Skalare Eigenschaft
• Wenn in allen Objekten der entsprechende Wert gleich ist, wird der Wert beim gemeinsamen
Bearbeiten angezeigt. Ansonsten wird ein leeres Feld angezeigt.
Objektliste
• Wenn in allen Objekten der Inhalt der Objektliste gleich ist, wird der Inhalt beim gemeinsamen
Bearbeiten angezeigt. Ansonsten wird eine leere Objektliste angezeigt.
• Wenn in allen Objekten der Inhalt der Objektliste gleich ist, wird die alte Objektliste durch die
neue Objektliste überschrieben. Ansonsten können Sie entscheiden, ob die neuen Objekte in
der Objektliste hinzugefügt werden oder ob die alte Objektliste durch die neue Objektliste
überschrieben wird.
Aggregatsliste
Fabasoft Folio 26
• Wenn in allen Objekten der Inhalt der Aggregatsliste gleich ist, wird der Inhalt beim
gemeinsamen Bearbeiten angezeigt. Ansonsten wird eine leere Aggregatsliste angezeigt.
• Wenn in allen Objekten der Inhalt der Aggregatsliste gleich ist, wird die alte Aggregatsliste
durch die neue Aggregatsliste überschrieben. Ansonsten können Sie entscheiden, ob neue
Aggregatszeilen in der Aggregatsliste hinzugefügt werden oder ob die alte Aggregatsliste durch
die neue Aggregatsliste überschrieben wird. Wird beim Hinzufügen ein eventuell vorhandener
Schlüssel verletzt, wird die entsprechende Aggregatszeile ignoriert.
Aggregat
• Wenn in allen Objekten der entsprechende Aggregatswert gleich ist, wird der Wert beim
gemeinsamen Bearbeiten angezeigt. Ansonsten wird ein leeres Feld angezeigt.
3.3.6 Neuigkeiten anzeigen
Um Änderungen im zeitlichen Verlauf von Objekten nachvollziehen zu können, steht eine eigene
Übersicht über die Historie zur Verfügung, die aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden
kann.
Um Neuigkeiten anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt und markieren Sie dieses.
2. Klicken Sie im Menü „Extras“ auf „Neuigkeiten anzeigen“.
Eine Übersicht über die vergangenen Ereignisse wird angezeigt. Die Registerkarte „Timeline“
visualisiert den zeitlichen Verlauf, die Registerkarte „Chronik“ bietet einen textuellen Überblick. Die
weiteren Registerkarten stellen verschiedene Gruppierungsarten zur Verfügung.
3.3.7 In einem Objekt navigieren
Objekte mit einer Objektliste (z. B. Ordner) können in einer eigenen Webbrowser-Registerkarte
oder in einem eigenen Webbrowser-Fenster geöffnet werden (abhängig von den Webbrowser-
Einstellungen).
Um ein Objekt in einem neuen Fenster zu öffnen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „In neuem Fenster öffnen“.
3.4 Hochladen, scannen, herunterladen und synchronisieren
Dateien können in Fabasoft Folio hochgeladen bzw. heruntergeladen werden. Dazu stehen
folgende Möglichkeiten zur Verfügung.
3.4.1 Eine Datei hochladen
Um Dateien aus Ihrer Betriebssystem-Umgebung in Ihren Fabasoft Folio Webclient hochzuladen,
stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
• Menübefehl „Extras“ > „Hochladen“ bzw. Kontextmenübefehl „Hochladen“
• Drag-and-drop
• Zwischenablage (Strg + C und Strg + V)
Hinweis:
Fabasoft Folio 27
• Abhängig vom verwendeten Webbrowser stehen nicht immer alle Möglichkeiten zur Verfügung.
• Als Erzeugungsdatum für das neue Objekt wird das Erzeugungsdatum der Datei und nicht das
Importdatum eingetragen. Bei Verwendung von Mozilla Firefox kann das Erzeugungsdatum der
Datei nur eingetragen werden, wenn die Datei mittels Drag-and-drop bzw. über die
Zwischenablage hochgeladen wird, und nicht über den Menübefehl „Hochladen“.
In einer Linux-Systemumgebung wird allgemein das Importdatum als Erzeugungsdatum
eingetragen.
• Abhängig von der Konfiguration wird der Bestätigungsdialog nicht angezeigt: „Kontomenü (Ihr
Benutzername)“ > „Grundeinstellungen“ > Registerkarte „Allgemein“ > „Bestätigung beim
Hochladen anzeigen“.
Hochladen via Drag-and-drop
Mit Drag-and-drop können Dateien, Ordner bzw. Ordnerhierarchien hochgeladen werden. Die
nachfolgende Beschreibung bezieht sich auf eine Datei. Ordner bzw. Ordnerhierarchien können
analog hochgeladen werden.
1. Lokalisieren Sie die hochzuladende Datei in Ihrer Betriebssystem-Umgebung.
2. Ziehen Sie die Datei per Drag-and-drop (also mit gedrückter Maustaste) in den Fabasoft Folio
Webclient, direkt auf das Objekt, in das die Datei hochgeladen werden soll (z. B. einen Ordner).
Wird die Datei auf den Hintergrund im Inhaltsbereich gezogen, wird sie im angezeigten Objekt
abgelegt.
3. Bestätigen Sie das Hochladen durch einen Klick auf die Schaltfläche „Ja“.
Befindet sich bereits ein Objekt mit gleichem Namen in der Objektliste, können Sie entweder das
bestehende Objekt überschreiben oder ein neues Objekt erzeugen. Gleichnamige Ordner können
Sie zusammenführen.
Hochladen über die Zwischenablage
Über die Zwischenablage können Dateien, Ordner bzw. Ordnerhierarchien hochgeladen werden.
Die nachfolgende Beschreibung bezieht sich auf eine Datei. Ordner bzw. Ordnerhierarchien
können analog hochgeladen werden.
1. Lokalisieren Sie die hochzuladende Datei in Ihrer Betriebssystem-Umgebung.
2. Kopieren Sie die Datei in die Zwischenablage (z. B. mit der Tastenkombination Strg + C).
3. Navigieren Sie in den Zielordner und drücken Sie Strg + V (führen Sie alternativ den
Kontextmenübefehl „Verknüpfung einfügen“ aus).
4. Bestätigen Sie das Hochladen durch einen Klick auf die Schaltfläche „Ja“.
Befindet sich bereits ein Objekt mit gleichem Namen in der Zielliste, können Sie entweder das
bestehende Objekt überschreiben oder ein neues Objekt erzeugen. Gleichnamige Ordner können
Sie zusammenführen.
Hinweis: Screenshots können über die Zwischenablage direkt in Fabasoft Folio eingefügt werden,
ohne zuvor eine Datei erzeugen zu müssen. Selektieren Sie das Feld, in dem das Bild eingefügt
werden soll und drücken Sie Strg + V. Dadurch wird der „Hochladen“-Dialog geöffnet und ein PNG-
Bild mit Namen „clipboardimage“ erzeugt.
Hochladen über den Menübefehl „Extras“ > „Hochladen“ bzw. Kontextmenübefehl
„Hochladen“
1. Navigieren Sie in den gewünschten Zielordner.
Fabasoft Folio 28
2. Klicken Sie im Menü „Extras“ auf „Hochladen“. Alternativ führen Sie den Hintergrund-
Kontextmenübefehl „Hochladen“ aus.
3. Wählen Sie die Datei aus. Abhängig vom Webbrowser können Sie auch mehrere Dateien
gleichzeitig auswählen.
4. Bestätigen Sie das Hochladen durch einen Klick auf die Schaltfläche „Ja“.
Das neu erzeugte Objekt wird in der Objektliste abgelegt, aus der Sie den Hochladevorgang
gestartet haben. Befindet sich bereits ein Objekt mit gleichem Namen in der Objektliste, können Sie
entweder das bestehende Objekt überschreiben oder ein neues Objekt erzeugen.
Eine Datei in ein bestehendes Inhaltsobjekt hochladen
Eine Datei kann in den Inhalt eines bestehenden Objekts über den Eigenschaftseditor hochgeladen
werden. Der Eigenschaftseditor kann z. B. über den Kontextmenübefehl „Eigenschaften“ geöffnet
werden. Klicken Sie im Feld Datei auf die Schaltfläche „Datei auswählen“.
Alternativ können Sie auch den Kontextmenübefehl „Hochladen“ des Objekts ausführen.
3.4.2 Ein Dokument herunterladen
Um ein Dokument aus dem Fabasoft Folio Webclient herunterzuladen, gehen Sie folgendermaßen
vor:
1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Dokument.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Herunterladen“.
3. Es wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie den Inhalt öffnen oder
speichern möchten. Speichern Sie den Inhalt.
Hinweis:
• Alternativ können Sie Objekte in die Zwischenablage kopieren (Strg + C) und in der
Betriebssystemumgebung die entsprechenden Dateien einfügen (Strg + V).
• Um Ordnerstrukturen bzw. mehrere Dateien herunterzuladen, markieren sie die
entsprechenden Objekte. Beim Herunterladen wird eine ZIP-Datei mit den ausgewählten
Objekten erstellt.
3.4.3 Eine E-Mail aus Microsoft Outlook hochladen
Um eine E-Mail aus Microsoft Outlook in den Fabasoft Folio Webclient zu übernehmen, gehen Sie
folgendermaßen vor:
1. Öffnen Sie Microsoft Outlook.
2. Ziehen Sie die E-Mail per Drag-and-drop (also mit gedrückter Maustaste) in den Fabasoft Folio
Webclient, direkt auf das Objekt, in das die Datei hochgeladen werden soll (z. B. einen Ordner).
Wird die E-Mail auf den Hintergrund im Inhaltsbereich gezogen, wird sie im angezeigten Objekt
abgelegt.
Hinweis: Wenn Sie keinen Microsoft Internet Explorer verwenden, benutzen Sie Strg + C zum
Kopieren und Strg + V zum Einfügen der E-Mail, da in anderen Webbrowsern Drag-and-drop
von E-Mails nicht möglich ist.
3. Bestätigen Sie das Hochladen durch einen Klick auf die Schaltfläche „Ja“.
4. Enthält die E-Mail einen Anhang, können Sie festlegen, auf welche Art der Text der E-Mail und
die einzelnen Anhänge hochgeladen werden. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
Fabasoft Folio 29
o E-Mail-Text und Anhang
o E-Mail-Text und Anhang getrennt
o Nur E-Mail-Text
o Nur Anhang
Klicken Sie auf den gewünschten Eintrag, um die E-Mail und/oder den Anhang hochzuladen.
Die E-Mail wird in dem ausgewählten Objekt als E-Mail (Microsoft Outlook) abgelegt. Bestimmte
Metadaten der E-Mail werden automatisch übernommen.
3.4.4 Einen Kontakt hochladen bzw. herunterladen
Für den Im- und Export von Kontakten steht folgende Funktionalität zur Verfügung:
• Kontakte können direkt von Microsoft Outlook in Fabasoft Folio hochgeladen werden (z. B. mit
Strg + C und Strg + V). Diese hochgeladenen Kontakte enthalten sowohl die originale
Outlook-MSG-Datei als auch eine konvertierte VCF-Datei.
• VCF-Kontaktdateien können in Fabasoft Folio hochgeladen werden (z. B. mit Drag-and-drop).
• Folio-Kontakte können in Microsoft Outlook z. B. mithilfe der Tastenkombinationen Strg + C
und Strg + V eingefügt werden.
• Im Dateisystem werden heruntergeladene Kontakte als VCF-Dateien abgelegt.
• Beim Zugriff auf Fabasoft Folio über WebDAV werden Kontakte als VCF-Dateien angezeigt.
• Wird ein Kontakt hochgeladen und es existiert bereits ein Kontakt mit der gleichen E-Mail-
Adresse in Fabasoft Folio kann der Kontakt abgeglichen werden. Voraussetzung dafür ist, dass
der Benutzer, der den Kontakt hochlädt, Such- und Bearbeitungsrechte für den bereits
existierenden Kontakt hat.
3.4.5 Einen Termin hochladen bzw. herunterladen
Für den Im- und Export von Terminen steht folgende Funktionalität zur Verfügung:
• Termine können direkt von Microsoft Outlook in Fabasoft Folio hochgeladen werden (z. B. mit
Strg + C und Strg + V). Diese hochgeladenen Termine enthalten sowohl die originale
Outlook-MSG-Datei als auch eine konvertierte ICS-Datei.
• ICS-Termindateien können nach Fabasoft Folio hochgeladen werden (z. B. mit Drag-and-drop).
• Folio-Termine können im Microsoft Outlook Kalender z. B. mithilfe der Tastenkombinationen
Strg + C und Strg + V eingefügt werden.
• Im Dateisystem werden heruntergeladene Termine als ICS-Dateien abgelegt.
• Beim Zugriff auf Fabasoft Folio über WebDAV werden Termine als ICS-Dateien angezeigt.
3.4.6 Ein Bild herunterladen
Bilder in Fabasoft Folio können in verschiedenen Formaten entweder in das Dateisystem oder in
die Zwischenablage exportiert werden.
Um ein Bild herunterzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie das gewünschte Bild in einer Objektliste.
2. Klicken Sie im Menü „Zwischenablage“ auf „Bild herunterladen“.
Fabasoft Folio 30
3. Legen Sie die gewünschte Breite, Höhe und das Zielformat fest. Für den Export stehen
folgende Schaltflächen zur Verfügung: „Inhalt in Zwischenablage kopieren“, „Verweis in
Zwischenablage kopieren“ und „Bild herunterladen“.
Häufig verwendete Exportformate können vom Administrator in der Medieninhalts-Konfiguration
voreingestellt werden und stehen als eigene Menübefehle zur Verfügung. Das Standardprodukt
definiert die Exportformate „Bild kopieren für Präsentation“, „Bild kopieren für E-Mail“ und „Verweis
kopieren für Website“.
3.4.7 Ein Papierdokument scannen und bearbeiten
Für das Scannen von Papierdokumenten und das Bearbeiten gescannter Dokumente bedient sich
Fabasoft Folio der Software von Drittherstellern. Die Funktionalitäten bezüglich Scannen und
Bearbeiten richten sich somit nach den von den jeweiligen Drittherstellern unterstützten
Funktionalitäten.
Für das Scannen am Endgerät stehen Ihnen folgende zwei Möglichkeiten zur Verfügung.
Erste Möglichkeit:
Um ein Dokument in Fabasoft Folio zu scannen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie in das Geschäftsobjekt oder den jeweiligen Ordner, in dem das Dokument
abgelegt werden soll.
2. Klicken Sie im Menü „Extras“ auf „Scannen“. Es wird nun so lange gewartet bis der Scanner den
Dateipfad des gescannten Dokuments in die Zwischenablage schreibt.
3. Führen Sie die notwendigen Schritte in der Scansoftware aus. Die gescannte Datei wird
hochgeladen.
Hinweis: Sie müssen sicherstellen, dass die Scansoftware automatisch den Dateipfad des
gescannten Dokuments in die Zwischenablage schreibt. Entweder wird dies direkt von der
Scansoftware unterstützt oder Sie können in den Nachbearbeitungsschritten der Scansoftware das
Programm copytoclipboard.exe hinterlegen. Das Programm können Sie unter folgender URL
herunterladen: https://<webserver>/<vdir>/fscasp/content/lib/copytoclipboard.zip
Zweite Möglichkeit:
Ein am Endgerät gescanntes Dokument kann über Drag-and-drop oder die Zwischenablage in
Fabasoft Folio hochgeladen werden. Das gescannte Dokument kann auch über Webordner unter
Verwendung von „Speichern unter“ direkt in Fabasoft Folio gespeichert werden.
3.4.8 Synchronisierung
Der Folio Ordner ermöglicht das Synchronisieren von Ordnerstrukturen Ihres Fabasoft Folio
Webclients mit dem Dateisystem. Sie können entweder Ihr gesamtes „Home“ oder einen
dedizierten Ordner synchronisieren.
Hinweis: Systemadministratoren können die Funktionalität in der Arbeitsumgebung oder Gruppe
des Benutzers aktivieren (Registerkarte „Erweitert“, Feld Synchronisierungsart: „Keine
Synchronisierung“, „Synchronisierter Ordner“, „Synchronisierter Schreibtisch oder synchronisierter
Ordner“).
Fabasoft Folio 31
3.4.8.1 Synchronisierung erstmalig verwenden
Abhängig von den Systemeinstellungen können Sie entscheiden, ob Sie Ihr gesamtes „Home“ oder
nur einen dedizierten Ordner mit dem Dateisystem synchronisieren möchten.
Um den dedizierten synchronisierten Ordner zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf das Kontomenü (Ihr Benutzername) und dann auf „Erweiterte Einstellungen“ >
„Synchronisierung“.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Synchronisierten Ordner aktivieren“.
Hinweis: Die Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn die Systemeinstellungen dies für Sie erlauben.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktivieren“. Alle bisher synchronisierten Daten werden von
Ihren Endgeräten entfernt.
4. Klicken Sie auf „Schließen“.
Der dedizierte synchronisierte Ordner wird automatisch auf „Home“ abgelegt.
Hinweis: Die Deaktivierung des dedizierten synchronisierten Ordners funktioniert analog
(Schaltfläche „Synchronisierten Ordner deaktivieren“).
Synchronisierung starten
Führen Sie in der Taskleiste auf dem Benachrichtigungssymbol den Kontextmenübefehl „Folio
Ordner öffnen“ aus.
• Wenn Sie „Home“ synchronisieren, wird die oberste Ebene ins Dateisystem synchronisiert.
Wenn Sie in einen Ordner navigieren, wird der Inhalt dieses Ordners (auf erster Ebene)
synchronisiert. Sie können aber auch gesamte Ordnerhierarchien synchronisieren (siehe
nächstes Kapitel).
• Wenn Sie einen dedizierten synchronisierten Ordner verwenden, wird die gesamte
Ordnerhierarchie standardmäßig ins Dateisystem synchronisiert.
• Die erfolgreiche Synchronisierung wird durch ein grünes Häkchen visualisiert.
Sie können nun die Dateien und Ordner sowohl im Fabasoft Folio Webclient als auch im
Dateisystem bearbeiten.
3.4.8.2 Ordner und Dokumente für die Synchronisierung auswählen
Im Dateisystem können Sie folgendermaßen Ordner und Dokumente für die Synchronisierung
auswählen:
• Wenn Sie „Home“ synchronisieren, wird beim Navigieren durch die Ordnerstruktur automatisch
der Inhalt des aktuellen Ordners synchronisiert und synchron gehalten.
Hinweis: Wenn Sie einen dedizierten synchronisierten Ordner verwenden, wird die gesamte
Ordnerhierarchie standardmäßig ins Dateisystem synchronisiert.
• Um komfortabel eine gesamte Ordnerhierarchie zu synchronisieren und synchron zu halten,
steht Ihnen bei Ordnern der Kontextmenübefehl „Folio Ordner“ > „Ordner aktuell halten“ zur
Verfügung.
• Synchronisierte Ordner können über den Kontextmenübefehl „Folio Ordner“ > „Lokale Dateien
entfernen“ wieder von der Synchronisierung ausgenommen werden. Dabei werden die lokalen
Fabasoft Folio 32
Dateien der gesamten Ordnerhierarchie entfernt. Dies hat keine Auswirkung auf die
entsprechenden Objekte in Fabasoft Folio.
Hinweis:
• Die Synchronisierung erfolgt automatisch im Hintergrund, sie kann aber über den Optionen-
Dialog des Benachrichtigungssymbols deaktiviert werden (Registerkarte „Allgemein“ > „Folio
Ordner“ > Feld Offline).
• Wenn Sie die Synchronisierung nicht mehr benötigen, können Sie im Optionen-Dialog des
Benachrichtigungssymbols über die Schaltfläche „Ordner löschen“, den Folio Ordner vom
Dateisystem entfernen.
3.4.8.3 Symbole für die Visualisierung des Status
Benachrichtigungssymbol
Am Benachrichtigungssymbol werden Statusinformationen über die Synchronisierung angezeigt (z.
B. pausiert). Bei mehreren Folio Ordnern bezieht sich der Status auf den aktuell ausgewählten Folio
Ordner.
Dateisystem
Folgende Symbole zeigen im Dateisystem den Synchronisierungsstatus an:
• Nicht synchronisiert
Nicht synchronisierte Ordner werden ohne spezielle Visualisierung dargestellt.
• Synchronisiert
Synchronisierte Ordner und Dokumente werden durch ein grünes Häkchen gekennzeichnet.
• Ordner aktuell halten
Ordner, bei denen die gesamte Hierarchie synchronisiert werden soll, werden mit einem
blauen Rand dargestellt.
• Modifiziert
Der Ordner oder das Dokument wurde lokal verändert bzw. es wird gerade ein
Synchronisierungsvorgang durchgeführt.
• Fehler
Falls ein Fehler beim Synchronisieren aufgetreten ist, stehen im Kontextmenü unter „Fehler
beheben“ entsprechende Befehle zur Verfügung.
Damit Änderungen bzw. Fehler leicht identifiziert werden können, werden diese über die
gesamte Hierarchie angezeigt.
3.4.8.4 Kontextmenü des Benachrichtigungssymbols
Im Kontextmenü des Fabasoft Folio Benachrichtigungssymbols stehen Ihnen folgende für den Folio
Ordner relevante Befehle zur Verfügung:
Fabasoft Folio 33
• Folio Ordner öffnen
Öffnet den Ordner im lokalen Dateisystem, der für die Synchronisierung der Daten mit
Fabasoft Folio angelegt wurde.
• Synchronisieren
Startet manuell den Synchronisierungsvorgang.
Hinweis: Falls Sie mit mehreren Folio-Installationen arbeiten, können Sie im Kontextmenü das
System auswählen, mit dem Sie arbeiten wollen.
3.4.8.5 Kontextmenü im Folio Ordner
Im Kontextmenü von synchronisierten Objekten, stehen unter „Folio Ordner“ folgende Befehle zur
Verfügung:
• Im Folio Webclient anzeigen
Der Fabasoft Folio Webclient wird geöffnet und das jeweilige Objekt wird markiert.
• Eigenschaften im Folio Webclient anzeigen
Die Eigenschaften des jeweiligen Objekts werden im Fabasoft Folio Webclient angezeigt.
• Link kopieren
Kopiert einen Link zum jeweiligen Objekt in die Zwischenablage.
• Ordner aktuell halten
Die gesamte Ordnerhierarchie wird synchronisiert und synchron gehalten.
• Lokale Dateien entfernen
Die lokalen Dateien werden entfernt. Dies hat keine Auswirkung auf die entsprechenden
Objekte in Fabasoft Folio.
Falls sich in einem Ordner nicht synchronisierte Dokumente befinden, werden Sie darauf
hingewiesen. Bei erneutem Ausführen des Kontextmenübefehls werden die nicht
synchronisierten Dokumente entfernt und zur Sicherung unter \Users\<user>\Documents\My
Recovered Documents abgelegt.
Hinweis: Falls Sie den Download einer zu großen Datei abbrechen möchten, können Sie am
übergeordneten Ordner diesen Kontextmenübefehl ausführen.
3.4.8.6 Konflikt lösen
Falls ein Dokument im Webclient und im Dateisystem gleichzeitig geändert wurde, wird dies beim
Synchronisieren erkannt. Zur Visualisierung wird am Benachrichtigungssymbol und im Webclient
beim Dokument ein gelbes Rufzeichen angezeigt.
Um den Konflikt über das Dateisystem zu lösen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf das Benachrichtigungssymbol.
2. Klicken Sie beim entsprechenden Dokument auf „Konflikt lösen“.
Fabasoft Folio 34
3. Im folgenden Dialog können Sie wählen, ob Sie die aktuelle Version weiterverwenden möchten,
oder die letzte Version vor dem Konflikt. Der Inhalt der verworfenen Version ist weiter über die
Zeitreise zugänglich und kann so gegebenenfalls manuell übernommen werden.
Alternativ können Sie im Webclient den Kontextmenübefehl „Konflikt lösen“ ausführen. Wenn Sie
das Dokument über den Webclient bearbeiten, wird der Konfliktdialog automatisch geöffnet.
3.4.8.7 Fehlerbehebung
Falls ein Fehler beim Synchronisieren aufgetreten ist, stehen im Kontextmenü unter „Fehler
beheben“ entsprechende Befehle zur Verfügung. Damit Sie leicht zum Fehler navigieren können,
wird dieser über die gesamte Hierarchie angezeigt.
3.4.8.8 LAN-Synchronisierung
Standardmäßig erfolgt die Synchronisierung mit Fabasoft Folio. Alternativ können Sie auch die LAN-
Synchronisierung aktivieren.
Wenn sich Daten in Fabasoft Folio ändern, werden zuerst alle Folio Ordner im lokalen Netzwerk
kontaktiert, ob die geänderten Daten bereits lokal vorliegen. Ist dies der Fall, werden die Daten
über das LAN synchronisiert und nicht über die Folio-Installation. Die Sicherheit ist in beiden Fällen
durch Verschlüsselung gewährleistet.
Um die LAN-Synchronisierung nutzen zu können, müssen Sie diese aktivieren:
1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Fabasoft Folio Benachrichtigungssymbols und klicken Sie auf
„Optionen“.
2. Auf der Registerkarte „Bandbreite“ können Sie die LAN-Synchronisierung aktivieren.
o Die LAN-Synchronisierung sollte nur in vertrauenswürdigen Netzwerken verwendet werden.
o Stellen Sie unter Microsoft Windows sicher, dass das Netzwerk vom Typ „Domänennetzwerk“
bzw. „Privates Netzwerk“ (Netzwerk- und Freigabecenter) ist. Andernfalls können Sie die LAN-
Synchronisierung nicht aktivieren.
o Unter Apple macOS können Sie die LAN-Synchronisierung für das aktuelle Netzwerk
aktivieren.
Hinweis:
• Die Clients müssen sowohl mit dem LAN (gleiches Subnetzwerk) als auch mit Fabasoft Folio
verbunden sein.
• Für die Kommunikation wird der TCP-Port 17096 und die IP-Multicast-Adresse 224.0.0.202 bzw.
ff02::1 (lokales Subnetzwerk) verwendet. Gegebenenfalls müssen entsprechende Einstellungen
in der Firewall getroffen werden. Sollten Sie Probleme mit der LAN-Synchronisierung haben,
wenden Sie sich bitte mit diesen Informationen an Ihren Netzwerkadministrator.
Zum Beispiel können in der Windows-Firewall zwei eingehende Regeln definiert werden (eine
für das TCP-Protokoll und eine für das UDP-Protokoll):
o Programm: C:\Program Files (x86)\Fabasoft\Folio
<version>\Client\x64\FabasoftFolioUI<version>.exe
o Lokale Adresse, Remoteadresse, lokaler Port, Remoteport, autorisierte Benutzer, autorisierte
Computer: beliebig
o Protokoll: TCP bzw. UDP
Fabasoft Folio 35
3.4.8.9 Synchronisierungs-Ausnahmen
Pfadlängen beschränken
Wenn Sie diese Option im Optionen-Dialog des Benachrichtigungssymbols auswählen, werden nur
Ordner synchronisiert, deren Pfadlänge 246 Zeichen nicht überschreitet und Dateien, deren
Pfadlänge 259 Zeichen nicht überschreitet. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, wird unter
Microsoft Windows für die Pfadlängenberechnung die interne 8.3-Notation gewählt (bei dieser
Methode werden pro Ordner bzw. Datei max. 12 Zeichen berechnet; der Name wird nicht
verändert). Unter Apple macOS gibt es unabhängig von der Option keine Einschränkung bei den
Pfadlängen.
Bei einer Überschreitung der Pfadlänge wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt. Falls
Sie unter Microsoft Windows Drittprodukte verwenden, die mit langen Pfaden nicht umgehen
können, sollten Sie diese Option aktivieren.
Ausgenommene Dateien
Damit zum Beispiel temporäre Dateien von Drittprodukten nicht hochgeladen werden, gibt es
folgende Synchronisierungs-Ausnahmen:
• Versteckte Dateien.
• Dateien, die mit ~WRD, ~WRL, ps bzw. ppt beginnen, gefolgt von mindestens einer Dezimal- bzw.
Hexadezimalziffer (Großbuchstaben) und gefolgt von .tmp (Klein- und/oder Großbuchstaben).
• Dateien, die mit ~ beginnen, gefolgt von einer beliebigen Zeichenkette, gefolgt von .idlk.
• Dateien, die mit mindestens einer Dezimal- bzw. Hexadezimalziffer (Großbuchstaben)
beginnen, gefolgt von .tmp (Klein- und/oder Großbuchstaben).
• Dateien, die ausschließlich aus Ziffern (Dezimal- bzw. Hexadezimalziffern in Großbuchstaben)
bestehen. Jedoch sind davon Dateien ausgenommen, die mit „00“ beginnen, gefolgt von
beliebig vielen Dezimalziffern.
• Dateien, die mit aa beginnen, gefolgt von einem Kleinbuchstaben, gefolgt von fünf Ziffern und
optional gefolgt von einer Zeichenfolge, die ebenfalls der zuvor angeführten Regel entspricht.
• Dateien, die mit Icon beginnen gefolgt von einem „carriage return“ (nur Apple macOS).
Datei-Zusatzinformationen
Datei-Zusatzinformationen wie zum Beispiel Datei-Tags, wie sie unter Apple macOS zur Verfügung
gestellt werden, werden nicht synchronisiert und gehen verloren.
3.4.8.10 Konfiguration im Webclient
Welche Objekte auf welchen Endgeräten aktuell gehalten werden sollen, kann auch im Fabasoft
Folio Webclient eingesehen werden.
1. Öffnen Sie Ihren Fabasoft Folio Webclient.
2. Klicken Sie auf das Kontomenü (Ihr Benutzername) und dann auf „Erweiterte Einstellungen“ >
„Synchronisierung“.
3. Für jedes Endgerät, auf dem Sie Objekte aktuell halten, wird eine Zeile angezeigt. Klicken Sie auf
das Lupen-Symbol, um die Details einzusehen.
Hinweis: Über die Schaltfläche „Synchronisierungseinstellungen entfernen“ können Sie alle
Einstellungen löschen.
Fabasoft Folio 36
o Endgerät
Zeigt die Kennung des jeweiligen Endgeräts.
o Enthaltene Objekte
Zeigt die Ordner, die aktuell gehalten werden sollen.
Hinweis: Wird ein Ordner aktuell gehalten, werden automatisch alle untergeordneten
Objekte synchronisiert.
o Ausgenommen Objekte
Zeigt Ordner, die nicht synchronisiert werden auch wenn sie sich in einem aktuell
gehaltenen Ordner befinden.
4. Klicken Sie auf „Schließen“.
3.5 Arbeiten mit Dokumenten
Dokumente in Fabasoft Folio sind Objekte die eine Datei speichern.
3.5.1 Ein Dokument bearbeiten
Um ein Fabasoft Folio Dokument (z.B. Microsoft Word-Dokument) zu bearbeiten, stehen Ihnen
verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
• Über die Aktion „Bearbeiten“
Navigieren Sie in ein Dokument und klicken Sie auf die Aktion „Bearbeiten“.
• Über das Kontextmenü
Führen Sie den Kontextmenübefehl „Bearbeiten“ auf dem Dokument aus.
• Über das Menü
Markieren Sie das Dokument. Klicken Sie im Menü „Objekt“ auf „Bearbeiten“.
• Einen Inhalt hochladen
Führen Sie den Kontextmenübefehl „Hochladen“ auf dem Dokument aus.
3.5.2 Ein Dokument speichern bzw. zwischenspeichern
Das Speichern eines Dokuments erfolgt über die Speicherfunktion des Drittprodukts. Über den
Fabasoft Folio Client wird das Dokument automatisch in Fabasoft Folio hochgeladen.
3.5.3 Ein Dokument drucken
Sie können den Inhalt eines Dokuments über die Druckfunktionalität des zugeordneten
Drittprodukts (z.B. bei einem Microsoft Word-Dokument über Microsoft Word) ausdrucken.
3.5.4 PDF-Dokumente annotieren
Annotierungen, die Sie an einem PDF-Dokument mithilfe eines externen PDF-Viewers anbringen,
können aus dem PDF-Dokument herausgelöst und in einer öffentlichen bzw. persönlichen Ebene
gespeichert werden. Somit muss das Dokument nicht dupliziert werden, wenn Sie allgemeine
Kommentare mit anderen Teammitgliedern teilen möchten aber zusätzlich persönliche
Anmerkungen nur für Sie einsehbar sein sollen.
Um Annotierungen zu erstellen, navigieren Sie in das PDF-Dokument. Über die Schaltflächen
„Kommentarleiste einblenden“ und „Privat kommentieren“ bzw. „Öffentlich kommentieren“ der
Fabasoft Folio 37
PDF-Vorschau können Sie das PDF-Dokument zur Bearbeitung öffnen. Die im externen PDF-Viewer
angebrachten Annotierungen werden als persönliche bzw. öffentliche Annotierungen gespeichert.
Beachten Sie:
• Wenn Sie das Dokument über die Aktion „Bearbeiten“ öffnen, werden die angebrachten
Annotierungen als öffentliche Annotierungen gespeichert
• Falls sich der PDF-Inhalt an sich ändert (z. B. durch ein Ersetzen mit einer anderen Datei),
stehen weiterhin die vorhergehenden Dokumente inklusive Annotierungen zur Verfügung. Die
Dokumente können über ein Drop-down-Feld in der PDF-Vorschau ausgewählt werden
• Wenn das PDF-Dokument beim Import bereits Annotierungen aufweist, werden diese, wenn Sie
die Kommentarleiste einblenden, in einer öffentlichen Ebene gespeichert und sind somit für
alle Teammitglieder sichtbar.
• Wenn Sie ein PDF-Dokument herunterladen, wird der PDF-Inhalt mit den für Sie sichtbaren
Annotierungen versehen.
• Wenn eine AutoCAD-Datei nach PDF gedruckt wird, werden implizit Kommentare erstellt. Diese
Kommentare werden nicht herausgelöst.
• Bei Teamrooms kann auf der Registerkarte „Inhaltseinstellungen“ im Feld Kommentare erlauben
festgelegt werden, ob PDF-Annotierungen auf Dokumenten des Teamrooms angebracht
werden können. Bei PDF-Dokumenten, die nicht Teamrooms zugeordnet sind, sind
Annotierungen immer erlaubt.
3.5.5 Ein Dokument verschlüsseln bzw. entschlüsseln
Um Ihre Dokumente vor unerlaubtem Zugriff zu schützen, können Sie zusätzlich zum Vergeben von
Zugriffsberechtigungen Dokumente verschlüsseln.
Ein Dokument verschlüsseln
Um ein Dokument zu verschlüsseln, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Dokument.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Extras“ > „Verschlüsseln“.
3. Geben Sie das gewünschte Passwort ein und klicken Sie auf „Weiter“.
Ein Dokument entschlüsseln
Um ein Dokument zu entschlüsseln, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Dokument.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Extras“ > „Entschlüsseln“.
3. Geben Sie das Passwort ein und klicken Sie auf „Weiter“.
Ein verschlüsseltes Dokument bearbeiten
Für die Bearbeitung muss das Dokument nicht manuell entschlüsselt werden, da beim Öffnen nach
dem Passwort gefragt wird. Das Dokument ist nach der Bearbeitung weiterhin verschlüsselt.
Ein verschlüsseltes Dokument herunterladen bzw. hochladen
Verschlüsselte Dokumente können wie nicht verschlüsselte Dokumente über den
Kontextmenübefehl „Herunterladen“ heruntergeladen werden, werden dabei jedoch nicht
entschlüsselt. Die Entschlüsselung kann danach mithilfe des externen Werkzeugs openssl
Fabasoft Folio 38
erfolgen. Wenn ein verschlüsseltes Dokument hochgeladen wird, muss manuell auf der
Registerkarte „Inhalt“ im Feld Verschlüsselung definiert werden, dass es sich um ein verschlüsseltes
Dokument (AES 256 CBC) handelt.
Nicht verschlüsselte Dokumente können beim Hochladen direkt verschlüsselt werden. Markieren
Sie dazu das Feld Datei(en) vor dem Hochladen mit persönlichem Passwort verschlüsseln.
Verschlüsselung: openssl enc -e -aes-256-cbc -md md5 -nosalt -p -in ./inputFile -out ./outputFile
Entschlüsselung: openssl enc -d -aes-256-cbc -md md5 -nosalt -p -in ./inputFile -out ./outputFile
3.5.6 Einem Dokument Adressaten zuordnen
Einem Dokument kann in den Eigenschaften auf der Registerkarte „Adressaten“ ein oder mehrere
Adressaten zugeordnet werden. Ein Adressat ist entweder ein Objekt (z. B. eine Person) oder ein
Freitext-Adressat, d.h. eine individuell für dieses Dokument definierte und nicht
wiederverwendbare Adresse. Adressaten können z. B. als Serienbrieffelder in Word-Dokumenten
eingefügt werden.
3.5.7 DocProperties bzw. Felder einfügen
Um ein DocProperty bzw. ein Feld in ein Microsoft Word-Dokument einzufügen, gehen Sie
folgendermaßen vor:
1. Wechseln Sie in Microsoft Word auf die Registerkarte „Fabasoft Folio“.
2. Klicken Sie in der Gruppe „Dokument“ auf „DocProperties einfügen“ bzw. „Feld einfügen“.
3. Klicken Sie auf die gewünschte Eigenschaft.
Die Eigenschaft wird im Dokument als DocProperty bzw. Feld eingefügt.
Hinweis:
• DocProperties dienen zur Anzeige von Metadaten. Felder können grundsätzlich auch im Word-
Dokument geändert werden. Die Änderung wird in die Eigenschaften des Objekts automatisch
übernommen.
• Die Funktionalität steht nur zur Verfügung, wenn das Fabasoft Folio COM-Add-in aktiviert ist.
3.6 Mit Objektlisten arbeiten
Ein Ordner ist ein typisches Objekt mit einer Objektliste. Objektlisten werden hauptsächlich im
Inhaltsbereich dargestellt, aber auch im Eigenschaftseditor stoßen Sie immer wieder auf
Objektlisten.
Fabasoft Folio bietet, ähnlich einem Dateimanager, im leeren Bereich einer Objektliste ein
Kontextmenü (Hintergrund-Kontextmenü) an, das häufig verwendete Befehle zur Verfügung stellt.
Sind sehr viele Objekte in einer Objektliste abgelegt, werden aus Performancegründen nicht alle
Objekte auf einmal geladen. Beim Scrollen werden die entsprechenden Bereiche nachgeladen.
Operationen, die alle Objekte der Objektliste betreffen, werden dennoch auf allen Objekten
ausgeführt.
Fabasoft Folio 39
3.6.1 Objekte markieren
Sie können ein oder mehrere Objekte einer Objektliste markieren, um Befehle darauf ausführen zu
können.
• Um ein Objekt zu markieren, klicken Sie in das Auswahlkästchen.
Hinweis: Abhängig von der Ansicht ist das Auswahlkästchen erst sichtbar, wenn Sie den
Mauszeiger über das entsprechende Objekt bewegen.
• Um mehrere Objekte in beliebiger Reihenfolge zu markieren, halten Sie beim Klicken die Strg-
Taste gedrückt.
• Um mehrere Objekte in einem Bereich zu markieren, klicken Sie auf das erste gewünschte
Auswahlkästchen und mit gedrückter Umschalt-Taste das letzte gewünschte Auswahlkästchen.
• In der Detailansicht können Sie alle Objekte markieren, indem Sie auf das Auswahlkästchen im
Spaltenkopf klicken. Mit Strg + A können Sie unabhängig von der Ansicht alle Objekte
markieren.
Wenn Sie z. B. den Kontextmenübefehl „Kopieren“ ausführen, werden alle markierten Objekte
kopiert.
3.6.2 Reihenfolge der Objekte in einer Objektliste verändern
Die Reihenfolge der Objekte in einer Objektliste können Sie über Drag-and-drop frei anpassen. Die
Objektliste darf dazu weder gruppiert noch sortiert sein.
• Durch einen Klick auf die Zelle in der ersten Spalte des zu verschiebenden Objekts und durch
Halten der Maustaste wird das Verschieben initiiert.
• Das Objekt wird erst beim Loslassen der Maustaste verschoben. Das Objekt kann entweder an
eine andere Stelle in der Liste verschoben werden oder in ein anderes Objekt.
• Das Ziel für die Verschiebeoperation wird grafisch durch eine Linie visualisiert.
• Es können mehrere markierte Objekte gleichzeitig verschoben werden, selbst wenn sich die
Objekte in nicht aufeinanderfolgenden Zeilen befinden.
• Können nicht alle Listeneinträge angezeigt werden, wird beim Verschieben die Liste gescrollt,
wenn sich der Mauszeiger am oberen bzw. unteren Ende der Liste befindet. Somit kann auch in
langen Listen mit einer einzigen Verschiebeoperation das gewünschte Ergebnis erzielt werden.
3.6.3 Objekte innerhalb der Objektliste sortieren
Die Objekte einer Objektliste können unsortiert, aufsteigend sortiert oder absteigend sortiert
angezeigt werden. Bei mehreren eingeblendeten Spalten ist auch eine Mehrfachsortierung
möglich. Die Sortierung beeinflusst nur die Anzeige, die gespeicherte Anordnung der Objekte wird
dadurch nicht verändert und entspricht der unsortierten Anzeige.
In der Titelleiste am rechten Rand werden die Anzahl der Objekte und die Sortierung angezeigt.
Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung, um die Sortierung zu ändern:
• Klicken Sie in der Titelleiste auf die Anzahl der Einträge. Im dadurch geöffneten Menü können
Sie die Sortierung festlegen.
Alternativ können Sie die Sortierung auch über das Hintergrund-Kontextmenü festlegen.
• In der Detailansicht können Sie auf eine Spalte im Spaltenkopf klicken, um nach dieser Spalte
zu sortieren. Ein weiterer Klick ändert die Sortierreihenfolge. Ein Klick auf eine andere Spalte
hebt die bisherige Sortierung auf. Die Sortierung wird durch ein Pfeil-Symbol visualisiert. Über
Fabasoft Folio 40
das Kontextmenü der Spalte im Spaltenkopf kann die Sortierung wieder entfernt werden
(„Sortieren“ > „Keine Sortierung“).
• In der Detailansicht können Sie auch nach mehreren Spalten sortieren. Öffnen Sie dazu das
Kontextmenü der ersten gewünschten Spalte im Spaltenkopf und legen Sie die Sortierung fest.
Verfahren Sie gleich für die weiteren gewünschten Spalten.
Es wird nach der ersten Spalte sortiert. Sind in der ersten Spalte gleiche Werte vorhanden, wird
nach der zweiten Spalte sortiert usw.
3.6.4 Objekte innerhalb der Objektliste gruppieren
In der Detailansicht ist es möglich Objekte einer Objektliste nach einer oder mehreren Spalten zu
gruppieren. Dadurch können auch lange Objektlisten übersichtlich angezeigt werden.
Um Objekte einer Objektliste nach den Werten einer Spalte zu gruppieren, führen Sie im
Kontextmenü der gewünschten Spalte im Spaltenkopf den Befehl „Gruppieren nach“ >
„Gruppierungsmethode“ aus.
Die Objekte werden anhand der Gruppierungsmethode zu Gruppen zusammengefasst.
Hinweis:
• Das Symbol neben der Spaltenbezeichnung zeigt an, ob die Gruppierung aufsteigend oder
absteigend erfolgt. Durch einen Klick auf die Spalte im Spaltenkopf kann die zwischen
aufsteigender und absteigender Gruppierung gewechselt werden.
• Eine Gruppierung kann in einer Spalte, die Zeichenketten (z. B. Name) enthält, auch nach dem
Anfangsbuchstaben der Einträge erfolgen.
• Eine Gruppierung kann in einer Spalte, die Datumsangaben enthält, auch nach Jahr, Monat, Tag
oder Stunde erfolgen.
3.6.5 Spaltenbearbeitung in der Detailansicht
Sie können als Spalten eingeblendete Eigenschaftswerte direkt über die Objektliste bearbeiten.
Um einen Eigenschaftswert zu verändern, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf die Zelle, die bearbeitet werden soll.
2. Klicken Sie erneut auf die Zelle oder drücken Sie die F2-Taste. Dadurch wird das Feld
bearbeitbar. Abhängig von der Eigenschaftsart, können Sie Werte auswählen oder eingeben.
3. Um die Bearbeitung zu beenden, drücken Sie die Enter-Taste oder klicken Sie außerhalb des
Bearbeitungsfelds.
Hinweis: Um die erste Zelle zu bearbeiten, markieren Sie die ganze Zeile und drücken Sie die F2-
Taste.
Neben der Möglichkeit Werte in einzelnen Zellen einzugeben, stehen in der Detailansicht auch
Möglichkeiten ähnlich einem Tabellenkalkulationsprogramm zur Verfügung.
Bearbeitungsmöglichkeiten:
• Kopieren (Strg + C)
• Ausschneiden (Strg + X)
• Einfügen (Strg + V)
• Löschen (Entf-Taste)
Fabasoft Folio 41
Es können mehrere auch nicht zusammenhängende Zellen innerhalb einer Spalte gleichzeitig
kopiert und eingefügt werden. Ist die Anzahl der markierten Zellen beim Einfügen größer als die
Anzahl der markierten Zellen beim Kopieren, wird wieder mit dem ersten Wert begonnen. Werden
beim Einfügen weniger Zellen markiert, werden nur Werte in den markierten Zellen geändert.
Hinweis: Unter Linux werden keine leeren Objektzeiger kopiert.
Die Werte können auch von Fabasoft Folio kopiert und zum Beispiel in Microsoft Excel eingefügt
werden. Das Einfügen von Werten aus Drittanwendungen in Fabasoft Folio ist nur bedingt möglich
(abhängig vom Zwischenablagenformat der Drittanwendung).
3.6.6 Berechnungen in Objektlisten
Für Zahlen- und Währungswerte, die in einer Spalte dargestellt werden, kann die Anzahl (der
Einträge mit einem Wert), die Summe und der Durchschnitt berechnet werden. Dafür steht im
Kontextmenü des Spaltenkopfs bei der entsprechenden Spalte der Befehl „Berechnen“ zur
Verfügung. Das Ergebnis wird am Seitenende angezeigt.
Wird die Liste gruppiert, werden die Berechnungen pro Gruppe durchgeführt und am Ende der
Gruppeneinträge angezeigt. Bei gefilterten Objektlisten werden nur die angezeigten Einträge für
die Berechnung herangezogen.
Wird ein Wert zum Beispiel mit der F2-Taste verändert, findet eine Neuberechnung erst nach dem
Aktualisieren der Liste statt. Die Werte der alten Berechnung werden ausgegraut dargestellt.
3.6.7 Datentabelle
Die angezeigten Spalten einer Objektliste können als Tabelle in die Zwischenablage kopiert werden.
Somit kann eine textuelle Repräsentation der Liste zum Beispiel in Microsoft Excel eingefügt
werden.
Um eine Datentabelle in die Zwischenablage zu kopieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Öffnen Sie die gewünschte Objektliste in der Detailansicht.
2. Klicken Sie im Menü „Zwischenablage“ auf „Datentabelle“ > „Kopieren (Standard)“ bzw.
„Kopieren (Erweitert)“ aus. Wenn Sie „Kopieren (Erweitert)“ wählen, werden zusätzlich zu den
sichtbaren Spalten auch Einträge von eingeblendeten Objektlisten und alle Werte von
Aggregaten und Aggregatslisten als verschachtelte Tabelle kopiert.
Hinweis: Wenn Sie Zeilen markieren, werden nur diese in die Zwischenablage kopiert.
3.6.8 Aktualisieren
Die Anzeige der dargestellten Objekte kann jederzeit aktualisiert werden. Durch das Aktualisieren
bringen Sie die am Bildschirm dargestellte Anzeige auf den jeweils aktuellen Stand. Dies ist zum
Beispiel nötig, wenn Sie mit anderen Benutzern gleichzeitig in einer Objektliste (z. B. in einem
Ordner oder einem Suchordner) arbeiten und sich den neuesten Stand ansehen möchten.
Um die angezeigte Objektliste zu aktualisieren, klicken Sie im Hintergrund-Kontextmenü der
Objektliste auf „Aktualisieren“.
Hinweis: Fast jede Objektliste wird automatisch aktualisiert, wenn Sie in diese navigieren.
Fabasoft Folio 42
3.6.9 Listen im Eigenschaftseditor
Um die Komplexität des Eigenschaftseditors zu reduzieren und die Übersicht zu verbessern, steht
für Objekt- und Aggregatslisten eine vereinfachte Darstellung zur Verfügung. Über die Schaltfläche
„Details anzeigen“ gelangen Sie zu einer seitenfüllenden, für die Bearbeitung optimierten
Gesamtansicht der Liste.
Vereinfachte Liste
Die reduzierten Bearbeitungsmöglichkeiten in der vereinfachten Liste ermöglichen einen
verbesserten Überblick.
• Es wird keine Menüleiste angezeigt.
• Die Anzahl der angezeigten Einträge ist abhängig vom Kontext beschränkt. Im Allgemeinen
werden maximal 15 Einträge angezeigt. Über die Schaltfläche „Weitere Einträge“ gelangen Sie
zur Gesamtansicht.
• Sortierungen und Gruppierungen können in der vereinfachten Liste nicht vorgenommen
werden. Diese werden von den Einstellungen in der Gesamtansicht übernommen.
• Es werden nur so viele Spalten angezeigt wie Platz zur Verfügung steht. Somit können
horizontale Scrollbalken vermieden werden.
• Vorschaubilder werden in der Detailansicht nicht angezeigt.
• Aktionen auf den Einträgen können über das Kontextmenü durchgeführt werden.
• Aktionen, die die Liste betreffen, können über Schaltflächen oberhalb der Liste angeboten
werden.
• Direktes Bearbeiten mit F2 ist abhängig von der Liste möglich.
• Sind mehr Einträge vorhanden als auf einer Seite dargestellt werden können, werden die
Spaltenüberschriften fixiert.
Gesamte Liste
Die gesamte Liste dient insbesondere für die Bearbeitung und ist über die Schaltfläche „Details
anzeigen“ der vereinfachen Liste erreichbar. Wenn die Liste das einzige Feld auf einer Registerkarte
ist, kann auch direkt die gesamte Liste angezeigt werden.
• In der Gesamtansicht wird die Fensterbreite optimal ausgenutzt.
• Die gesamte Liste bietet wie gewohnt die vollständige Listenfunktionalität.
• Sind mehr Einträge vorhanden als auf einer Seite dargestellt werden können, werden die
Spaltenüberschriften fixiert.
3.7 Darstellung von Objektlisten festlegen
Für Objektlisten stehen mehrere Ansichten zur Verfügung, um den verschiedenen Anforderungen
gerecht zu werden.
3.7.1 Ansicht ändern
Um die Ansicht einer Objektliste zu ändern, öffnen Sie das Hintergrund-Kontextmenü und führen
Sie den Befehl „Ansicht ändern“ > „Ansichtsart“ aus.
Folgende Ansichten stehen zur Verfügung:
Fabasoft Folio 43
• Details
Die Objekte werden als Listeneinträge mit den definierten Spalteneinstellungen dargestellt.
• Miniaturen
Die Objekte werden durch eine generierte Vorschau (wenn möglich) und dem Objektnamen
dargestellt.
• Karten
Die Objekte werden als Karten visualisiert. Diese Ansicht kann nur auf „Home“ ausgewählt
werden.
• Inhalt
Die Objekte werden als Liste mit den wichtigsten Metadaten dargestellt.
• Vorschau
Die Objekte werden in einer seitenfüllenden generierten Vorschau (wenn möglich) dargestellt.
3.7.2 Spalten in der Detailansicht anpassen
Mithilfe der Spalteneinstellungen können Spalten einer Objektliste Ihren jeweiligen Anforderungen
angepasst werden.
Um eine Spalte hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie jenes Objekt in der Objektliste, dessen Eigenschaften Sie einblenden möchten.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Spaltenkopfs auf „Spalte hinzufügen“ und wählen Sie aus der
entsprechenden Kategorie die Eigenschaft aus, die angezeigt werden soll.
Hinweis:
• Welche Eigenschaften als Spalten zur Auswahl stehen hängt vom Objekt ab, das in der
Objektliste markiert ist.
• Um die Breite einer oder aller Spalten an die angezeigten Werte anzupassen, klicken Sie auf
den Kontextmenübefehl „Breite anpassen“ > „Diese Spalte“ bzw. „Alle Spalten“.
• Mit Drag-and-drop können Sie Spalten verschieben. Alternativ steht der Kontextmenübefehl
„Verschieben nach“ zur Verfügung.
• Um eine Spalte zu entfernen, klicken Sie auf den Kontextmenübefehl „Entfernen“.
• Bei Objekteigenschaften können über den Kontextmenübefehl „Nächste Stufe“ Eigenschaften
des referenzierten Objekts angezeigt werden.
• Bei Aggregaten können über den Kontextmenübefehl „Details“ Eigenschaften des Aggregats
angezeigt werden.
• Für das Festlegen der Spalten steht zusätzlich ein eigener Editor zur Verfügung. Um den Editor
anzuzeigen, Klicken Sie im Menü „Ansicht“ auf „Spalteneinstellungen“ > „Ändern“.
3.7.3 Spalten fixieren
Durch fixierte Spalten kann verhindert werden, dass Spalten durch das horizontale Scrollen nicht
mehr sichtbar sind. So kann zum Beispiel die Spalte mit dem Namen immer sichtbar sein.
Um Spalten zu fixieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Spaltenkopfs bei jener Spalte, die noch fixiert werden soll.
Hinweis: Es müssen sich mindestens zwei Spalten nach der letzten zu fixierenden Spalte
befinden, damit der Kontextmenübefehl „Fixieren“ zur Verfügung steht.
Fabasoft Folio 44
2. Klicken Sie auf den Kontextmenübefehl „Fixieren“.
Hinweis:
• Um die Fixierung von Spalten wieder aufzuheben, führen Sie dieselben Schritte durch.
• Der horizontale Scrollbalken reicht nur noch über diejenigen Spalten, die nicht fixiert sind. Das
horizontale Scrollen ist nur spaltenweise möglich.
3.7.4 Spalten filtern
Der Spaltenfilter ermöglicht die angezeigten Einträge einer Objektliste anhand der Werte in der
jeweiligen Spalte zu filtern. Der Spaltenfilter kann im Kontextmenü des Spaltenkopfs mit dem
Kontextmenübefehl „Filtern“ aktiviert werden.
Der Spaltenfilter bietet folgende Funktionalität:
• Wenn die Zeichenkette in der Spalte die eingegebene Filterzeichenkette enthält, wird das
jeweilige Objekt angezeigt.
• Es kann der Platzhalter * für beliebig viele Zeichen und der Platzhalter ? für ein Zeichen
verwendet werden.
• Bei der Eingabe von Zeichen in das Filterfeld wird nach jeder Pause von 350 Millisekunden die
Liste aktualisiert.
• Es kann in mehreren Spalten gleichzeitig gefiltert werden.
• Der Filter kann durch erneutes Aufrufen des Kontextmenübefehls „Filtern“ entfernt werden.
Alternativ dazu kann die Eingabe im Filterfeld gelöscht und mit der Enter-Taste bestätigt
werden.
3.7.5 Spalteneinstellungen speichern und laden
Spalteneinstellungen einer Objektliste können durch Speichern und Laden für andere Objektlisten
verwendet werden bzw. anderen Benutzern zur Verfügung gestellt werden.
Um die aktuellen Spalteneinstellungen zu speichern, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie im Menü „Ansicht“ auf „Spalteneinstellungen“ > „Speichern“.
2. Klicken Sie auf die gewünschte Art der Speicherung.
Um eine gespeicherte Spalteneinstellung zu laden, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Öffnen Sie das Menü „Ansicht“ und klicken Sie auf die gewünschte Einstellung.
Hinweis: Die Einträge stehen nur zur Verfügung, wenn Einstellungen gespeichert wurden. Die
bereits verwendete Einstellung wird nicht angezeigt.
Mit dem Menübefehl „Ansicht“ > „Spalteneinstellungen“ > „Zurücksetzen“ können Sie die
Standardeinstellungen wiederherstellen.
3.7.6 Spalteneinstellungen kopieren und einfügen
Um Spalteneinstellungen einer Objektliste für andere Objektlisten zu übernehmen, gehen Sie
folgendermaßen vor:
1. Wechseln Sie in die Objektliste, deren Spalteneinstellungen kopiert werden sollen.
2. Klicken Sie im Menü „Ansicht“ auf „Spalteneinstellungen“ > „Kopieren“.
3. Wechseln Sie zu der Objektliste, die die gleichen Spalteneinstellungen erhalten soll.
Fabasoft Folio 45
4. Klicken Sie im Menü „Ansicht“ auf „Spalteneinstellungen“ > „Einfügen“.
Die Objektliste erhält nun die gleichen Spalteneinstellungen wie die ursprüngliche Objektliste.
3.7.7 Hervorhebungsfarben verwenden
Um einen Eintrag in einer Liste farblich zu kennzeichnen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Hervorhebungsfarbe“ > „Farbe“.
Die ausgewählte Hervorhebungsfarbe ist für alle Benutzer sichtbar.
3.7.8 Filter aktivieren und deaktivieren
Über Filter können Objektlisten nach bestimmten Kriterien gefiltert werden: Objekte, die den
Filterkriterien des aktivierten Filters entsprechen, werden in der Objektliste und in der Baumansicht
angezeigt. Objekte, die den Filterkriterien nicht entsprechen, werden nicht angezeigt.
Filter aktivieren
Um einen Filter zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor (damit Sie einen Filter aktivieren
können, müssen vom Administrator Filter-Ausdrücke zur Verfügung gestellt werden):
1. Wechseln Sie in jene Objektliste, deren Einträge Sie filtern möchten.
2. Klicken Sie im Menü „Ansicht“ auf „Filter“ > „Filtername“.
Die Objektliste wird anhand der Kriterien in dem von Ihnen ausgeführten Filter gefiltert. Nur jene
Objekte werden angezeigt, die den Kriterien des Filters entsprechen.
Hinweis: Objekte, die aufgrund der Filterkriterien nicht angezeigt werden, werden nicht permanent
aus der Objektliste entfernt. Diese Objekte werden lediglich nicht angezeigt. Wenn Sie also eine
Liste, für die ein Filter aktiviert ist, über den Befehl „Zwischenablage“ > „Datentabelle“ > „Kopieren
(Standard)“ kopieren und in ein Drittprodukt wie Microsoft Excel einfügen, werden alle Objekte der
Liste eingefügt und nicht nur jene Objekte, die aufgrund der Filterkriterien angezeigt werden.
Filter deaktivieren
Um einen Filter wieder zu deaktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Wechseln Sie in jene Objektliste, deren Filter deaktiviert werden soll.
2. Klicken Sie im Menü „Ansicht“ auf „Filter“ > „Aktivierter Filter“.
Die Objektliste wird ungefiltert angezeigt.
3.8 Eine Suche durchführen
Über eine Suche können Sie Objekte finden und zum Beispiel für die weitere Bearbeitung in einem
Ordner ablegen. Im Suchdialog definieren Sie die Suchkriterien. Die Ergebnisliste zeigt die Objekte
an, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Objekte, die Sie markieren, können Sie durch einen Klick
auf „Weiter“ in die Objektliste übernehmen, aus der Sie die Suche gestartet haben. Darüber hinaus
können Sie die angegebenen Suchkriterien als Suchmuster für die spätere Wiederverwendung
sichern.
Hinweis: Damit Objekte gefunden werden können, müssen Sie das Recht „Objekt suchen“ für diese
Objekte besitzen.
Fabasoft Folio 46
3.8.1 Nach Objekten suchen
Um eine Suche durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf die Aktion „Suchen“.
2. Sie haben nun drei Möglichkeiten, die Suche fortzusetzen:
o Wählen Sie in der Dropdownliste Auswahl die Objektart aus. Klicken Sie auf „Weiter“, um die
Auswahl zu übernehmen.
o Klicken Sie im Feld Vorschlag auf die gewünschte Objektart. Dieses Feld enthält jene
Objektarten, von denen Objekte in der Objektliste, aus der der Suchvorgang gestartet
wurde, enthalten sind.
o Klicken Sie im Feld Suchmuster auf ein Suchmuster, um die Suche mithilfe dieses
Suchmusters durchzuführen. Das Feld Suchmuster wird nur angeboten, wenn im aktuellen
Kontext für Sie Suchmuster zur Verfügung stehen.
3. Legen Sie die Suchkriterien fest.
Für Details über das Festlegen von Suchkriterien siehe Kapitel 3.8.2 „Suchkriterien über
Optionen “ und 3.8.3 „Suchkriterien über Wildcards “.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“.
5. Die Suche wird anhand der definierten Suchkriterien durchgeführt. Die Objekte, auf die die
Suchkriterien zutreffen, werden als Suchergebnis angezeigt.
6. Markieren Sie die Treffer, die in die Objektliste, aus der die Suche gestartet wurde,
übernommen werden sollen.
o Um Treffer mehrerer, unterschiedlicher Suchen in einer gemeinsamen Liste zu sammeln,
steht die Treffersammlung zur Verfügung (Schaltfläche „Sammeln“). Siehe Kapitel 3.8.4 „Die
Treffersammlung verwenden“.
o Um die Suchkriterien zu ändern klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche ändern“.
o Um eine neue Suche durchzuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Suche“.
7. Klicken Sie auf „Weiter“, um die markierten Treffer in die Objektliste, aus der die Suche
gestartet wurde, zu übernehmen.
3.8.2 Suchkriterien über Optionen festlegen
Als Suchkriterien können Sie die gewünschten Werte für Eigenschaften festlegen. Über die
Suchoption bei der jeweiligen Eigenschaft können Sie die Art des Wertevergleichs festlegen (z. B.
„beginnt mit“).
Beispiel: Optionen einer Zeichenketteneigenschaft
Fabasoft Folio 47
Beschreibung aller Optionen
Je nach Eigenschaftsart stehen verschiedene Optionen zur Verfügung.
• „gleich“
Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft gleich dem
definierten Wert ist.
• „ungleich“
Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft ungleich
dem definierten Wert ist.
• „beliebiger Wert“
Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft nicht leer ist.
Wenn diese Option ausgewählt ist, ist keine Eingabe im Eingabefeld notwendig. Dieses wird
daher inaktiv dargestellt.
• „kein Wert“
Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft leer ist.
Wenn diese Option ausgewählt ist, ist keine Eingabe im Eingabefeld notwendig. Dieses wird
daher inaktiv dargestellt.
• „beginnt mit“
Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft mit der
definierten Zeichenfolge beginnt.
• „beginnt nicht mit“
Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft mit der
definierten Zeichenfolge nicht beginnt.
• „endet mit“
Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft mit der
definierten Zeichenfolge endet.
• „endet nicht mit“
Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft mit der
definierten Zeichenfolge nicht endet.
Fabasoft Folio 48
• „enthält“
Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft die definierte
Zeichenfolge enthält.
• „enthält nicht“
Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft die definierte
Zeichenfolge nicht enthält.
• '„Volltext“-Abfrage'
Durch diese Option wird eine Volltextsuche in Zeichenketteneigenschaften durchgeführt
(entsprechende Systemkonfiguration vorausgesetzt). Dazu werden Operatoren wie zum
Beispiel „AND“ und „OR“ unterstützt.
• „klingt wie“
Durch diese Option wird eine phonetische Suche durchgeführt. Es werden Objekte gefunden,
bei denen der Wert dieser Eigenschaft „ähnlich“ klingt wie die definierte Zeichenfolge.
Beispiel: Eine Suche nach „klingt wie Meier“ liefert z. B. als Ergebnis „Meyer“, „Meier“, „Maier“
und „Mayr“.
• „klingt nicht wie“
Durch diese Option wird eine phonetische Suche durchgeführt. Es werden Objekte gefunden,
bei denen der Wert dieser Eigenschaft „nicht ähnlich“ klingt wie die definierte Zeichenfolge.
Beispiel: Eine Suche nach „klingt nicht wie Meier“ liefert als Ergebnis alle außer „Mayer“,
„Meier“, „Maier“ und „Mayr“.
• „ab“
Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft größer gleich
dem definierten Wert ist.
• „bis“
Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft kleiner gleich
dem definierten Wert ist.
• „zwischen“
Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft zwischen
den definierten Werten liegt.
3.8.3 Suchkriterien über Wildcards festlegen
Wildcards dienen in der Suchabfrage als Platzhalter für beliebige Zeichen oder Zeichenfolgen.
Beispiel: Eine Suche nach „_atterbauer“ im Feld Name liefert alle Objekte, deren Name ein
beliebiges, von der Zeichenfolge „atterbauer“ gefolgtes Zeichen enthält.
Wildcards
• „*“ oder „%“
Diese Wildcards stehen für eine beliebige Zeichenfolge.
Beispiele:
Eine Suche nach „*berg“ liefert Ergebnisse, die eine beliebige Zeichenfolge gefolgt von der
Zeichenfolge „berg“ enthalten: „Eisberg“, „Zauberberg“, „Erzberg“.
Eine Suche nach „Berg*“ liefert Ergebnisse, die „Berg“ gefolgt von einer beliebigen Zeichenfolge
enthalten: „Berger“, „Bergsteiger“, „Berghotel“.
Eine Suche nach „Ber*er“ liefert Ergebnisse, die „Ber“ gefolgt von einer beliebigen Zeichenfolge
sowie gefolgt von „er“ enthalten: „Berger“, „Bergsteiger“, „Berliner“.
Fabasoft Folio 49
• „?“ oder „_“
Diese Wildcards stehen für exakt ein Zeichen. Optional zum Zeichen „?“ kann auch das Zeichen
Unterstrich „_“ verwendet werden.
Beispiel: Eine Suche nach „_atterbauer“ liefert Ergebnisse, die exakt ein (beliebiges) Zeichen
gefolgt von der Zeichenkette „atterbauer“ enthalten: „Katterbauer“, „Patterbauer“,
„Natterbauer“.
• „~“
Die Wildcard Tilde „~“ steht für eine phonetische Suche. Es werden alle Objekte gefunden, bei
denen die Aussprache der im Suchkriterium angegebenen Zeichenkette ähnlich ist. Eine Tilde
muss immer am Anfang des Eingabefeldes eingegeben werden.
Beispiel: Eine Suche nach „~Maier“ liefert ähnlich klingende Ergebnisse wie „Maier“ und
„Meier“.
• „%%“ oder „**"
Um eine Volltextsuche in Zeichenketteneigenschaften durchzuführen, können die
Platzhaltersymbole doppeltes Prozentzeichen „%%“ und doppelter Stern „**“ verwendet
werden.
Beispiel: Eine Suche im Feld Name nach „%%Energie“ liefert alle Objekte, deren Name das Wort
Energie enthält.
Die meisten Optionen, die über Wildcards abgedeckt werden, können auch über Optionen aus
dem Menü definiert werden (siehe Kapitel 3.8.2 „Suchkriterien über Optionen “). Für die Wildcards
„?“ bzw. „_“ stehen jedoch keine entsprechenden Optionen in den Dropdownlisten zur Verfügung.
Gegenüberstellung: Optionen vs. Wildcards
• ‚„Beginnt mit“ Vertrag‘ entspricht „Vertrag*“
• ‚„Endet mit“ Vertrag‘ entspricht „*Vertrag“
• ‚„Enthält“ Vertrag‘ entspricht „*Vertrag*“
• ‚„Klingt wie“ Vertrag‘ entspricht „~Vertrag“
• ‚„Volltext“-Abfrage“ Vertrag“‘ entspricht „%%Vertrag“
3.8.4 Die Treffersammlung verwenden
Um Suchergebnisse mehrerer unterschiedlicher Suchen in einer gemeinsamen Treffersammlung
zu sammeln, verwenden Sie die Schaltfläche „Sammeln“. Markierte Suchergebnisse werden
dadurch auf die Registerkarte „Treffersammlung“ übernommen und Sie können eine weitere Suche
durchführen.
Um die Treffer mehrerer Suchen in einer gemeinsamen Treffersammlung zu sammeln, gehen Sie
folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie die Objekte, die in die Treffersammlung übernommen werden sollen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Sammeln“.
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Treffersammlung“, um zu überprüfen, welche Objekte dort
abgelegt wurden.
4. Sie haben nun zwei Möglichkeiten, wie Sie ihre Suche fortsetzen:
o Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche ändern“, um nach Objekten der gleichen Objektart zu
suchen, die jedoch anderen Suchkriterien entsprechen.
o Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Suche“, um eine Suche nach Objekten einer anderen
Objektart durchzuführen.
Fabasoft Folio 50
5. Führen Sie die Suche durch.
6. Markieren Sie die Treffer, die Sie in die Treffersammlung übernehmen möchten.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Sammeln“.
8. Die markierten Treffer werden auf der Registerkarte „Treffersammlung“ hinzugefügt.
9. Sobald Sie alle gewünschten Treffer aus den unterschiedlichen Suchen in Ihrer
Treffersammlung gesammelt haben, können Sie diese über „Weiter“ übernehmen. Die Objekte
werden dadurch in die Objektliste übernommen, aus der Sie die Suche gestartet haben.
3.8.5 Ein Suchmuster erstellen
Um Ihre Suchkriterien zur Wiederverwendung als Suchmuster zu speichern, gehen Sie
folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf die Aktion „Suchen“.
2. Wählen Sie in der Dropdownliste Auswahl die Objektart aus.
3. Definieren Sie die gewünschten Suchkriterien.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Als Suchmuster speichern“.
5. Geben Sie im Feld Name einen sprechenden Namen für das Suchmuster ein.
6. Klicken Sie auf „Weiter“.
3.8.6 Ein Suchmuster verfügbar machen
Um ein Suchmuster zu verwenden, das im Dialog „Suchen“ noch nicht im Feld Suchmuster
angeboten wird, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie im Menü „Einstellungen“ auf „Benutzereinstellungen“.
2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Suche“, wählen Sie das Feld Suchmuster aus und führen Sie
eine Suche oder Schnellsuche durch, um die Suchmuster, die Sie verwenden möchten, in das
Feld einzufügen.
Alle Suchmuster, die in diesem Feld aufgelistet sind, werden beim Durchführen einer Suche
angeboten.
3. Klicken Sie auf „Weiter“.
3.8.7 Ein Suchmuster verwenden
Um Suchkriterien nicht mehrmals eingeben zu müssen (z. B. bei komplexeren Abfragen oder wenn
eine Suche sehr oft durchgeführt wird) können Sie die Suche als Suchmuster speichern. Wenn Sie
eine Suche durchführen und im Dialog „Suche“ ein Suchmuster auswählen, werden die
Suchkriterien dieses Suchmusters vorausgefüllt angeboten. Die Suchkriterien können bei Bedarf
noch bearbeitet werden.
Um eine Suche durchzuführen, die auf einem Suchmuster basiert, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf die Aktion „Suchen“.
2. Klicken Sie im Feld Suchmuster auf das gewünschte Suchmuster.
3. Der Suchdialog wird entsprechend der Angaben im Suchmuster vorausgefüllt bereitgestellt. Bei
Bedarf bearbeiten Sie die Suchkriterien.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“, um die Suche durchzuführen.
Fabasoft Folio 51
3.8.8 Suchoptionen festlegen
Um beispielsweise die Anzahl der Treffer oder die Suchzeit für eine Suche einzuschränken, kann
die Schaltfläche „Suchoptionen" verwendet werden. Damit diese Schaltfläche im Suchdialog zur
Verfügung steht, muss über das Menü „Einstellungen" in den „Benutzereinstellungen" auf der
Registerkarte „Suche" die Option Suchoptionen anzeigen markiert werden.
Um die Suchoptionen einer Suche zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchoptionen“.
2. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor. Folgende Suchoptionen sind verfügbar:
o und abgeleitete Klassen
Definiert, ob auch nach abgeleiteten Objektarten gesucht werden soll. Zum Beispiel werden
bei der Suche nach Personen auch Kontaktpersonen berücksichtigt.
o Objektlimit
Definiert die maximale Anzahl an Objekten, die als Treffer angezeigt werden.
o Zeitlimit (sek)
In diesem Feld können Sie die Suchzeit begrenzen. Wird hier ein Zeitlimit definiert, wird die
Suche nach Ablauf dieses Zeitlimits beendet. Alle bis dahin ermittelten Treffer werden in der
Trefferliste ausgegeben.
o Wählen Sie die Domänen, in denen gesucht werden soll
Hier können Sie die Fabasoft Folio Domänen wählen, in denen gesucht werden soll.
3. Klicken Sie auf „Weiter“, um Ihre Einstellungen für die aktuelle Suche zu übernehmen.
3.8.9 Eine Schnellsuche in Objektlisten durchführen
Um ein Objekt zu einer Objektliste im Eigenschaftseditor hinzuzufügen, kann im Suchfeld eine
Schnellsuche durchgeführt werden. Bei dieser vereinfachten Suche wird nur nach einer
Zeichenkette gesucht ohne eine Objektart oder weitere Suchkriterien festzulegen. Sind
zurückgelieferte Einträge nicht eindeutig, können über das Kontextmenü die Eigenschaften der
gefundenen Objekte eingesehen werden.
Hinweis: Das Suchfeld wird nur in Objektlisten angezeigt, in die Objekte eingefügt werden dürfen.
Um im Suchfeld eine Schnellsuche durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Wählen Sie den gewünschten Suchmodus, durch Klick auf das Suchsymbol.
o Bei der Folio-Suche wird nur nach den Namen von Objekten gesucht.
o Bei der Mindbreeze-Suche wird eine Volltextsuche durchgeführt. Bei einer Volltextsuche
wird die eingegebene Zeichenfolge in allen Inhalten und Eigenschaften des Objekts gesucht,
nicht nur im Objektnamen.
2. Klicken Sie in das Suchfeld.
3. Geben Sie die Zeichenfolge ein, nach der Sie suchen möchten. Bei einer Schnellsuche gilt
standardmäßig, dass die eingegebene Zeichenfolge als Anfang des Namens interpretiert wird.
Sie können auch Wildcards (z. B. *) verwenden.
4. Drücken Sie die Enter-Taste, um die Schnellsuche durchzuführen.
5. Als Ergebnis werden alle Objekte anzeigt, deren Name der definierten Zeichenfolge entspricht.
Wählen Sie aus dieser Ergebnisliste den gewünschten Eintrag per Klick aus.
Fabasoft Folio 52
6. Der Eintrag wird in die Objektliste übernommen, in der Sie die Schnellsuche gestartet haben.
3.8.10 Eine Schnellsuche in Objekteigenschaften durchführen
In Objekteigenschaften kann direkt (also nicht über den Suchdialog) eine Schnellsuche
durchgeführt werden. Die Schaltfläche „Suchen“ neben einer Dropdownliste zeigt an, dass Sie eine
Schnellsuche durchführen können.
Um in Objekteigenschaften eine Schnellsuche durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie in das Feld.
2. Um eine Standard- Schnellsuche durchzuführen, drücken Sie die Einfg-Taste. In diesem Fall
wird nur im Namen der Objekte gesucht.
Um eine Volltextsuche durchzuführen, drücken Sie Strg + Einfg. Bei einer Volltextsuche wird
die eingegebene Zeichenfolge in allen Inhalten und Eigenschaften des Objekts gesucht, nicht
nur im Objektnamen.
Dadurch wird das Feld editierbar.
Hinweis: Um eine Schnellsuche abzubrechen, drücken Sie die Esc-Taste.
3. Geben Sie die Zeichenfolge ein, nach der Sie suchen möchten. Bei einer Schnellsuche gilt
standardmäßig, dass die eingegebene Zeichenfolge als Anfang des Namens interpretiert wird.
Sie können auch Wildcards (z. B. *) verwenden.
4. Drücken Sie die Enter-Taste, um die Schnellsuche durchzuführen.
5. Als Ergebnis werden alle Objekte angezeigt, deren Name der definierten Zeichenfolge
entspricht.
Wählen Sie aus dieser Ergebnisliste den gewünschten Eintrag per Mausklick aus.
6. Der Eintrag wird in die Objekteigenschaft übernommen, in der Sie die Schnellsuche gestartet
haben.
Wenn Sie das gewünschte Objekt über die Schnellsuche nicht ermitteln konnten, können Sie über
die Schaltfläche „Suchen“ den Suchdialog aufrufen, um eine Suche anhand weiterer Suchkriterien
durchzuführen.
3.8.11 Eine Volltextsuche durchführen
Folgende Volltextsuchmöglichkeiten können Sie (bei entsprechender Systemkonfiguration) nutzen:
• Volltextsuche in Inhaltseigenschaften
Die Inhaltseigenschaft von Dokumenten kann nach bestimmten Wörtern durchsucht werden
(so kann z. B. im Inhalt eines Microsoft Word-Dokuments eine Volltextsuche durchgeführt
werden). Alle Objekte, die im Inhalt die gesuchten Wörter enthalten, werden als Treffer
ausgegeben.
• Volltextsuche in Zeichenketteneigenschaften
Zeichenketteneigenschaften können ebenfalls nach bestimmten Wörtern durchsucht werden,
beispielsweise die Namen von Objekten. Alle Objekte, die in der durchsuchten
Zeichenketteneigenschaft die gesuchten Wörter enthalten, werden als Suchergebnis
ausgegeben. Für die Volltextsuche in Zeichenketteneigenschaften steht im Menü des
Suchdialogs die Option ‚„Volltext“-Abfrage‘ zur Verfügung.
• Volltextsuche im Suchfeld (siehe Kapitel 3.8.9 „Eine Schnellsuche in Objektlisten durchführen")
• Volltextsuche in Objekteigenschaften (siehe Kapitel 3.8.10 „Eine Schnellsuche in
Objekteigenschaften durchführen")
Fabasoft Folio 53
Eine Volltextsuche in Inhaltseigenschaften durchführen
Um eine Volltextsuche in Inhaltseigenschaften durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf die Aktion „Suchen“.
2. Wählen Sie in der Dropdownliste Auswahl die Objektart aus.
3. Klicken Sie auf „Weiter“.
4. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Datei“.
5. Geben Sie im Feld Inhalt die Suchkriterien ein.
o Es ist möglich, Suchkriterien mit Operatoren (z. B. „AND“) zu kombinieren.
o Volltextsuchen können viel Zeit beanspruchen. Daher ist sinnvoll, Suchkriterien soweit als
möglich einzuschränken.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“.
Alle Objekte, die Sie suchen dürfen und die in der Inhaltseigenschaft die angegebenen
Suchkriterien enthalten, werden als Ergebnis angezeigt.
Eine Volltextsuche in Zeichenketteneigenschaften durchführen
Um eine Volltextsuche in Zeichenketteneigenschaften durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen
vor:
1. Klicken Sie auf die Aktion „Suchen“.
2. Wählen Sie in der Dropdownliste Auswahl die Objektart aus.
3. Klicken Sie auf „Weiter“.
4. Geben Sie im Feld einer Zeichenketteneigenschaft (z. B. Name) die gewünschten Suchkriterien
ein.
5. Wählen Sie die Option '„Volltext“-Abfrage' aus, um Ihre Suche als Volltextsuche abzusetzen
(siehe Kapitel 3.8.2 „Suchkriterien über Optionen “). Es ist möglich, Suchabfragen mit
Operatoren (z. B. „AND“) zu kombinieren.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“.
Es werden alle Objekte angezeigt, die Ihren Suchkriterien entsprechen.
3.8.12 Eine Recherche durchführen
Die Recherche stellt eine spezielle Form der Suche dar. Nutzen Sie die Möglichkeit einer Recherche,
um über ein einfaches Suchformular (Standardfall: ein Suchfeld) eine vorkonfigurierte Suche nach
Objekten unterschiedlicher Typen in einem Schritt auszuführen.
Hinweis: Eine Recherche wird durch ein Objekt des Typs Recherche-Konfiguration definiert. In den
meisten Fällen wird eine Recherche-Konfiguration vom Systemadministrator erstellt.
Um eine Recherche durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie im Menü „Extras“ auf „Recherche“.
2. Wählen Sie in der Dropdownliste Auswahl die zu verwendende Recherche-Konfiguration aus.
Hinweis: Dieser Zwischenschritt ist nur vorhanden, wenn mehr als eine Recherche-Konfiguration
zur Verfügung steht.
3. Geben Sie im Feld Suche nach die gewünschten Suchkriterien ein.
4. Die Treffer Ihrer Recherche werden angezeigt.
Fabasoft Folio 54
5. Markieren Sie die Objekte, die in die Objektliste übernommen werden sollen, aus der die Suche
gestartet wurde.
6. Klicken Sie auf „Weiter“.
3.9 Mit Versionen arbeiten
Versionen geben den Zustand eines Objekts zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder. Durch das
Erzeugen von Versionen ist es daher möglich, im Nachhinein das Objekt auf einen vergangenen
Zeitpunkt zurückzusetzen und den damaligen Zustand des Objekts anzusehen. Von einem Objekt
können mehrere Versionen vorhanden sein. Auch wenn mehrere Versionen eines Objekts
verfügbar sind, ist das Objekt selbst nur einmal vorhanden (Versionen sind ein Teil des Objekts).
Ein Objekt besitzt mindestens eine Version: die „aktuelle Version“. Versionen können durch
explizite oder automatische Versionierung erzeugt werden. Jedes Objekt besitzt eine Registerkarte
„Versionen“, die Informationen über die Versionen des Objekts beinhaltet. Explizite Versionen
werden durch den Menübefehl „Version speichern“ aus dem Menü „Versionen“ erzeugt.
Automatische Versionen werden beispielsweise bei einem Benutzerwechsel oder beim Anbringen
einer Unterschrift (konfigurierbar) erzeugt. Dies gewährleistet die eindeutige Nachvollziehbarkeit
der Bearbeitung.
Hinweis: Nur die aktuelle Version ist bearbeitbar. Alle anderen Versionen eines Objekts sichern
einen vergangenen Status, der nicht mehr verändert werden darf und kann.
Um die Versionen eines Objekts einzusehen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Eigenschaften“.
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Versionen“.
Die Registerkarte „Versionen“ enthält folgende Felder:
• Versionsnummer
Die Versionsnummer ist eine fortlaufende Nummer, die bei eins beginnt und für jede Version
um eins erhöht wird. Falls die Versionsnummer die Zahl eins anzeigt, gibt es von diesem Objekt
nur die aktuelle Version. Die Liste der Objektversionen ist daher leer.
• Version begonnen am/um
Zeigt zu welchem Zeitpunkt die gerade betrachtete Version begonnen wurde.
• Freigegebene Version vom
Zeigt Datum und Zeit der Freigabeversion.
• Aktuell freigegebene Version vom
Zeigt immer Datum und Zeit der aktuellen Freigabeversion unabhängig davon, welche Version
gerade betrachtet wird.
• Kein automatisches Löschen von Versionen
Angaben in diesem Feld bestimmen, ob Versionen automatisch gelöscht werden.
Automatisches Löschen kann erfolgen, wenn eine konfigurierte Zeitspanne oder die definierte
Maximale Anzahl der aufbewahrten Versionen überschritten wurde.
• Maximale Anzahl der aufbewahrten Versionen
Legt fest, wie viele Versionen des Objekts maximal aufbewahrt werden. Falls diese Anzahl
überschritten wird, wird die jeweils älteste Version gelöscht.
• Tage, nach denen ältere Versionen automatisch gelöscht werden
Legt fest, nach wie vielen Tagen Versionen automatisch gelöscht werden.
Fabasoft Folio 55
• Objektversionen
In dieser Liste werden die Versionen des Objekts übersichtlich dargestellt. Die Eckdaten der
Versionen werden angezeigt. Dies umfasst die Versionsnummer, die Beschreibung sowie die
Angabe, ob die Version explizit oder automatisch gesichert wurde. Die aktuelle Version wird in
dieser Liste nicht dargestellt.
Eine Version umfasst immer alle Eigenschaften des Objekts (sowohl strukturierte Eigenschaften als
auch Inhaltseigenschaften).
Die folgenden Abschnitte bieten Erläuterungen zu einzelnen Menübefehlen des Menüs
„Versionen“.
3.9.1 Eine Version lesen
Um eine Version eines Objekts zum Lesen zur Verfügung zu stellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie das Objekt, von dem Sie Versionen lesen möchten.
2. Klicken Sie im Menü „Versionen“ auf „Version lesen“.
3. Die Versionen des Objekts werden im Feld Objektversionen aufgelistet.
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Version im Lesemodus verfügbar zu machen:
o Klicken Sie im Feld Objektversionen in der Spalte Gespeichert am/um auf das
Erzeugungsdatum einer gesicherten Version. Dadurch schließt sich der aktuelle Dialog und
die gewählte Version des Objekts steht im Lesemodus zur Verfügung.
o Geben Sie im Feld Datum und Zeit einen Zeitpunkt an, von dem Sie die Version lesen
möchten. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Version zu erhalten, die zu dem von Ihnen
angegebenen Zeitpunkt aktuell war.
Ein Uhrensymbol beim Objektsymbol zeigt an, dass eine andere als die aktuelle Version des
Objekts zum Lesen verfügbar ist.
Hinweis:
• Wenn Sie Ihren Mauszeiger über das Uhrensymbol bewegen, wird der Erzeugungszeitpunkt
sowie die Versionsnummer der Version des Objekts angezeigt.
• Die angezeigte Version betrifft nur den jeweiligen Benutzer und hat keine Auswirkung auf
andere Benutzer.
3.9.2 Zurück zur aktuellen Version
Wenn ein Objekt in einer vergangenen, nicht bearbeitbaren Version angezeigt wird, wird dies durch
ein Uhrensymbol beim Objektsymbol angezeigt.
Um zur aktuellen, bearbeitbaren Version zurückzukehren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie das Objekt, das in einer vergangenen Version angezeigt wird.
2. Klicken Sie im Menü „Versionen“ auf „Zurück zur aktuellen Version“.
Das Objekt steht wieder in der aktuellen, bearbeitbaren Version zur Verfügung. Dies erkennen Sie
daran, dass das Uhrensymbol beim Objektsymbol nicht mehr vorhanden ist.
3.9.3 Eine Version speichern
Um den aktuellen Zustand eines Objekts als Version zu sichern, gehen Sie folgendermaßen vor:
Fabasoft Folio 56
1. Markieren Sie das Objekt von dem die aktuelle Version gesichert werden soll.
2. Klicken Sie im Menü „Versionen“ auf „Version speichern“.
3. Geben Sie im Feld Beschreibung der zu sichernden Version eine Bezeichnung für die Version ein.
4. Klicken Sie auf „Weiter“, um diese Version zu sichern und dadurch eine neue Version zu
beginnen.
Hinweis: Eine Version umfasst immer alle Eigenschaften des Objekts (sowohl strukturierte
Eigenschaften als auch Inhaltseigenschaften). Es ist also auch möglich, eine Version von einem
Objekt mit Objektliste (z. B. einem Ordner) zu erzeugen. Ob die Objekte in der Objektliste
mitversioniert werden, hängt von der Art des übergeordneten Objekts ab. Zum Beispiel werden
Objekte in einem Ordner oder Teamroom mitversioniert.
3.9.4 Eine Version wiederherstellen
Um eine Version eines Objekts wiederherzustellen, steht der Menübefehl „Version
wiederherstellen“ zur Verfügung. Durch das Wiederherstellen einer Version wird die aktuelle
Version durch eine zuvor gesicherte Version überschrieben. Die gesicherte Version ist als aktuelle
Version wieder bearbeitbar.
Um eine Version wiederherzustellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie das Objekt, dessen Version auf eine ältere geändert werden soll.
2. Klicken Sie im Menü „Versionen“ auf „Version wiederherstellen“.
3. Klicken Sie im Feld Objektversionen in der Spalte Gespeichert am/um auf das Erzeugungsdatum
einer gesicherten Version, um diese zur aktuellen Version zu machen.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“, um zu bestätigen, dass die gewählte Version als aktuelle
Version übernommen werden soll.
Hinweis: Der zuvor aktuelle Zustand des Objekts geht durch das Wiederherstellen einer
gesicherten Version verloren. Wenn Sie den Zustand vor dem Wiederherstellen einer Version
sichern möchten, müssen Sie vor dem Wiederherstellen explizit eine Version erstellen.
3.9.5 Eine Version löschen
Um eine Version zu löschen, führen Sie folgende Schritte durch:
1. Markieren Sie das Objekt, von dem eine Version gelöscht werden soll.
2. Klicken Sie im Menü „Versionen“ auf „Version löschen“.
3. Klicken Sie im Feld Objektversionen in der Spalte Gespeichert am/um auf das Erzeugungsdatum
einer gesicherten Version, um diese zu löschen.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“, um zu bestätigen, dass die gewählte Version gelöscht
werden soll.
Hinweis: Sie können nur dann Versionen eines Objekts löschen, wenn Ihre Berechtigungen dies
zulassen.
3.9.6 Eine Version freigeben
Wenn eine Version eines Objekts freigegeben wurde, gilt Folgendes:
Fabasoft Folio 57
• Benutzer mit dem Recht „Nicht freigegebene Version lesen“ können auf die aktuelle Version
zugreifen. Allen anderen Benutzern mit mindestens Leserechten wird der Freigabestand
angezeigt.
• Wenn ein Objekt einen Freigabestand besitzt und die aktuelle Version des Objekts angezeigt
wird, wird dies durch ein doppeltes Häkchen visualisiert.
In den Freigabestand kann über den Menübefehl „Versionen“ > „Freigabestand lesen“
gewechselt werden.
• Wenn ein Objekt einen Freigabestand besitzt und der Freigabestand des Objekts angezeigt
wird, wird dies durch ein einfaches Häkchen visualisiert.
In die aktuelle Version kann über den Menübefehl „Versionen“ > „Zurück zur aktuellen Version“
gewechselt werden.
Hinweis: Benutzer, die nur auf den Freigabestand zugreifen dürfen, können nicht zur aktuellen
Version wechseln.
• Unter „Einstellungen“ > „Benutzereinstellungen“ kann auf der Registerkarte „Allgemeine
Einstellungen“ im Feld Freigabestände bevorzugt verwenden festgelegt werden, ob auch für
Benutzer mit Bearbeitungsrechten standardmäßig der Freigabestand angezeigt wird.
• Wird versucht einen Freigabestand zu bearbeiten, kann direkt mit der Schaltfläche „Aktuelle
Version bearbeiten“ die Bearbeitung gestartet werden, ohne vorher explizit in die aktuelle
Version wechseln zu müssen.
Um eine Version freizugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie das Objekt, von dem eine Version freigegeben werden soll.
2. Klicken Sie im Menü „Versionen“ auf „Version freigeben“.
3. Klicken Sie im Feld Objektversionen in der Spalte Gespeichert am/um auf das Erzeugungsdatum
einer gesicherten Version, um diese freizugeben.
Hinweis: Sie können die Festlegung des Freigabestandes widerrufen, wenn sie erneut den
Befehl „Version freigeben“ ausführen und auf die Schaltfläche „Keinen Freigabestand
verwenden“ klicken.
3.9.7 Änderungen des Inhalts anzeigen
Bei einigen Dokumenten, z. B. Microsoft Word-Dokumente, ist es möglich, den Inhalt von Versionen
miteinander zu vergleichen. Dazu wird auf die Funktionalität eines Drittprodukts, z. B. Microsoft
Word, zurückgegriffen.
Um Versionen eines Microsoft Word-Dokuments zu vergleichen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie das Objekt, von dem Versionen verglichen werden sollen.
2. Klicken Sie im Menü „Versionen“ auf „Änderungen des Inhalts anzeigen“.
3. Markieren Sie die Zeilen der beiden Versionen, die Sie vergleichen möchten.
Hinweis: Wenn Sie eine gesicherte mit der aktuellen Version vergleichen wollen, markieren Sie
nur eine Version.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Inhalt vergleichen“.
Die Unterschiede der Versionen werden in Microsoft Word angezeigt.
Hinweis: Um diese Funktionalität mit LibreOffice als Drittprodukt verwenden zu können, müssen
die LibreOffice-Schaltflächen installiert sein.
Fabasoft Folio 58
3.9.8 Zeitreise
Die Zeitreise ist eine weitere Möglichkeit Versionen in der Vergangenheit zu betrachten. Über die
Aktion „Zeitreise“ > „Zeitreise starten“ starten Sie die Zeitreise. Mithilfe der Zeitleiste gelangen Sie
bequem und schnell zum gewünschten Zeitpunkt.
• „Zeitreise starten“, „Zeitreise fortsetzen“, „Zeitreise beenden“
Wählen Sie eine Version aus, die Sie betrachten möchten bzw. beenden Sie die Zeitreise.
Alternativ zur Auswahl einer Version kann ein Zeitpunkt angegeben werden.
• „Aktuelle Version sichern“
Wenn Sie eine Version erstellen, wird der aktuelle Zustand gespeichert. Die Version kann auch
als Freigabestand bereitgestellt werden. Somit können Teammitglieder mit Leseberechtigung
nur mehr diese Version sehen. Durch einen neuen Freigabestand wird ein eventuell
vorhandener Freigabestand ersetzt.
• „Aufräumen“, „Löschen“
Nicht mehr benötigte Versionen können gelöscht werden.
• „Vergleichen“
Vergleichen Sie die ausgewählte Version mit der aktuellen Version. Bei Word-Dokumenten kann
auch der Inhalt verglichen werden.
• „Wiederherstellen“
Die aktuelle Version wird durch die ausgewählte Version ersetzt.
3.10 Verschlagwortung anhand von Begriffen (Thesaurus)
Fabasoft Folio unterstützt eine umfangreiche Verschlagwortung von Objekten in Form von
Begriffen, wodurch eine themenspezifische Suche bzw. Recherche mithilfe von Begriffen
ermöglicht wird.
3.10.1 Ein Objekt verschlagworten
Um ein Objekt zu verschlagworten, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Eigenschaften“.
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Allgemein“.
4. Wählen Sie im Feld Begriffe bestehende Begriffe aus oder erzeugen Sie neue Begriffe.
Hinweis:
• Abhängig von der Objektart, kann sich das Feld Begriffe auch auf einer anderen Registerkarte
befinden.
• Nicht für alle Objektarten steht das Feld Begriffe zur Verfügung.
3.10.2 Einen Thesaurus erzeugen
Ein Thesaurus bietet die Möglichkeit eine systematisch geordnete Sammlung von Begriffen eines
bestimmten Fachbereichs zu erstellen und zu warten. Ein Begriff kann in Relation zu anderen
Begriffen gesetzt werden: Oberbegriffe, Unterbegriffe, Zusammenhang zu, Synonyme und Homonyme.
Um einen Thesaurus zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Fabasoft Folio 59
1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Thesaurus“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Geben Sie den Mehrsprachigen Namen des Thesaurus ein und optional eine Bemerkung.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.
3.10.3 Einen Thesaurus importieren bzw. exportieren
Mithilfe der Kontextmenübefehle „Importieren aus Datei“ und „Herunterladen als RDF“ kann ein
Thesaurus im RDF-Format (Resource Description Framework) importiert bzw. exportiert werden.
Bei einem wiederholten Import kann festgelegt werden, ob bestehende und eventuell geänderte
Namen von Begriffen überschrieben werden. Die Identifikation der Begriffe erfolgt über die Import-
URI (Registerkarte „Beziehungen“).
Hinweis: Falls eine RDF-Datei mehrere Thesauri enthält, werden alle enthaltenen Thesauri
importiert bzw. aktualisiert.
3.10.4 Einen Begriff erzeugen
Um einen Begriff zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie in einen Thesaurus oder in einen bestehenden Begriff.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Top-Konzept erzeugen“ bzw. „Unterbegriff erzeugen“.
3. Geben Sie den Mehrsprachigen Namen des Begriffs ein und optional eine Bemerkung.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.
3.10.5 Objekte anhand eines Begriffs suchen
Objekte können anhand von Begriffen gesucht werden. Dazu wird ein Begriff als Suchkriterium
angegeben. Bei der Angabe des Begriffs als Suchkriterium kann festgelegt werden, ob der Begriff
der gewünschten Treffer mit dem Begriff des Suchkriteriums genau übereinstimmen muss oder ob
auch in Beziehung stehende Begriffe miteinbezogen werden sollen.
1. Klicken Sie auf die Aktion „Suchen“.
2. Wählen Sie die Objektart aus, nach der Sie suchen möchten und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Allgemein“.
4. Wählen Sie im Feld Begriffe den gewünschten Begriff aus. Zusätzlich kann im Feld Einschließlich
eine Beziehung zu anderen Begriffen angegeben werden.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“.
3.10.6 Begriffe freigeben
Begriffe können für verschiedene Gruppen zur Verwendung freigegeben werden, indem die
Zugriffsberechtigungen durch ACLs entsprechend festgelegt werden.
3.11 Vorlagen und Vorlagensammlungen
Vorlagen erleichtern die tägliche Arbeit. Sie ermöglichen das Wiederverwenden von Inhalten und
Metadaten von Objekten, die als Vorlagen definiert werden, d.h. in einer Vorlagensammlung
abgelegt werden. Als Vorlagen können beliebige Objekte, insbesondere aber Dokumente
Fabasoft Folio 60
verwendet werden. Wird ein Objekt basierend auf einer Vorlage erzeugt, so wird das
Vorlagenobjekt kopiert, sodass die Inhalte und Metadaten des Vorlagenobjekts in das neu erzeugte
Objekt übernommen werden. Die Kopie kann unabhängig von der Vorlage weiterbearbeitet
werden.
3.11.1 Vorlagensammlungen verwalten
Es können mehrere Vorlagensammlungen erstellt werden. Damit jedoch die Vorlagen einer
Vorlagensammlung im Dialog beim Erzeugen neuer Objekte angezeigt werden, muss die
Vorlagensammlung in der Arbeitsumgebung, im Benutzer-Objekt, in der Gruppe des Benutzers, in
einer Stelle, in einer Struktureinheit oder in der aktuellen Domäne von einem Administrator
eingetragen werden. Diese Vorlagensammlungen können über das Untermenü
„Vorlagensammlungen“ im Menü „Einstellungen“ bequem erreicht werden.
Hinweis: Vorlagensammlungen können weitere Vorlagensammlungen enthalten, wodurch die
strukturierte Verwaltung von großen Mengen an Vorlagen unterstützt wird.
3.11.2 Eine Vorlagensammlung erstellen
Eine Vorlagensammlung kann von berechtigten Benutzern neu erzeugt werden. In einer
Vorlagensammlung werden Objekte hinterlegt, die als Vorlagen verfügbar sein sollen.
Um eine Vorlagensammlung zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Vorlagensammlung“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Vergeben Sie einen Mehrsprachigen Namen für die Vorlagensammlung und klicken Sie auf
„Weiter“.
4. Navigieren Sie in die Vorlagensammlung.
5. Fügen Sie die Objekte hinzu, die als Vorlagen verwendbar sein sollen.
3.11.3 Eine Vorlagensammlung kategorisieren
Die Kategorisierung von Vorlagensammlungen wird im Dialog beim Erzeugen eines neuen Objekts
dazu verwendet, die möglicherweise große Menge an Vorlagen zu gruppieren.
Um eine Vorlagensammlung zu kategorisieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie in die Vorlagensammlung.
2. Klicken Sie auf „Kategorien“.
3. Fügen Sie eine Kategorie hinzu oder erzeugen Sie eine neue Kategorie.
3.11.4 Eine Vorlage erstellen und bearbeiten
Vorlagen sind Objekte, die in Vorlagensammlungen abgelegt sind und dadurch beim Erzeugen
neuer Objekte als Muster herangezogen werden können.
Vorlagen unterscheiden sich - technisch gesehen - nicht von anderen Objekten.
3.11.5 Ein Objekt auf Basis einer Vorlage erstellen
Um ein Objekt auf Basis einer Vorlage zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Fabasoft Folio 61
1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie die Kategorie aus, in der sich die Vorlage befindet.
3. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3.12 Verwalten eines Ordnungssystems
Ein Ordnungssystem ist eine hierarchische Anordnung von Ablagen, die anhand der jeweils
zugeordneten Kategorie Vorgaben für neue Geschäftsobjekte definiert (d.h. Vorgaben bezüglich
Nummerierung, Federführender Organisationseinheit, Standardprozess und
Aufbewahrungsfristen).
3.12.1 Eine Kategorie erzeugen
Eine Kategorie dient zur Typisierung von Geschäftsobjekten.
Um eine Kategorie zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Kategorie“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Bearbeiten Sie die Metadaten der Kategorie (z. B. Mehrsprachiger Name, Kürzel,
Standardprozess/Aktivität und Lebenszyklus-Regeln) und klicken Sie auf „Weiter“.
3.12.2 Einem neuen Geschäftsobjekt eine Kategorie zuordnen
Jedem Geschäftsobjekt (Akten, Geschäftsfälle, Eingänge, Ausgänge) kann im Zuge des Erzeugens im
Feld Kategorie eine Kategorie zugeordnet werden. Wählen Sie in der Dropdownliste Kategorie des
Geschäftsobjekts eine bestehende Kategorie aus oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Erzeugen“
um eine neue Kategorie zu erzeugen.
Hinweis:
• Wird ein Geschäftsobjekt über die Auswahl einer Vorlage erzeugt, so ist das Feld Kategorie des
neuen Geschäftsobjekts mit der Kategorie der jeweiligen Vorlage vorbefüllt.
• Aus der jeweils ausgewählten Kategorie werden die Vorgaben bezüglich Kürzel, Zuständigkeit,
Standardprozess und Aufbewahrungsregeln übernommen.
• Die zugeordnete Kategorie und die jeweiligen Vorgaben können bis zu dem Zeitpunkt, an dem
das Erzeugen des Geschäftsobjekts abgeschlossen wird, individuell angepasst werden.
3.12.3 Eine Ablage erstellen
Eine Ablage ist ein Ordner, bei dem anhand der Eigenschaft Verfügbare Kategorien individuell
festgelegt werden kann, dass beim Erzeugen nur Vorlagen bestimmter Kategorien angezeigt
werden.
Um eine Ablage zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Ordner“ aus, vergeben Sie einen Namen und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Klicken Sie im Kontextmenü des Ordners auf „Eigenschaften“.
4. Wählen Sie im Feld Verfügbare Kategorien die Kategorien aus, die den gewünschten Vorlagen in
der Vorlagensammlung zugeordnet sind.
Fabasoft Folio 62
3.13 Benutzereinstellungen festlegen
Mithilfe der Benutzereinstellungen können Sie Fabasoft Folio an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Um die Benutzereinstellungen zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie im Menü „Einstellungen“ auf „Benutzereinstellungen“.
2. Legen Sie die gewünschten Einstellungen fest.
3. Klicken Sie auf „Weiter“.
Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:
Allgemeine Einstellungen
• Hinweise zu Objekten anzeigen
Legt fest, ob eine Infobox angezeigt wird, wenn Sie den Mauszeiger über ein markiertes Objekt
bewegen.
• Eigenschaften bevorzugt lesen
Legt fest, ob die Eigenschaften eines Objekts standardmäßig lesend oder bearbeitend geöffnet
werden.
• Bestätigung beim Hochladen anzeigen
Legt fest, ob beim Hochladen von Dateien ein Bestätigungsdialog angezeigt wird.
• Ausstiegsbestätigung anzeigen
Legt fest, ob beim Verlassen von Fabasoft Folio ein Bestätigungsdialog angezeigt wird.
• Freigabestände bevorzugt verwenden
Legt fest, ob die freigegebene Version angezeigt wird, auch wenn Sie nicht freigegebene
Versionen lesen dürfen.
• Tage, nach denen automatisch eine neue Version begonnen wird
Legt fest, nach wie vielen Tagen automatisch eine Version eines Objekts begonnen wird, wenn
es geändert wird (standardmäßig wird keine Version angelegt, wenn derselbe Benutzer ein
Objekt mehrmals bearbeitet). Wenn in diesem Feld z. B. „14“ angegeben wird, wird automatisch
eine Version eines Objekts erzeugt, wenn Sie das Objekt nach mehr als 14 Tagen wieder
bearbeiten.
• Auswahl der Domäne beim Erzeugen möglich
Falls Objekte in mehreren Domänen gespeichert werden können, kann die Möglichkeit der
Domänenauswahl aktiviert werden.
• Benutzerprofil
In diesem Feld kann ein Benutzerprofil ausgewählt werden, falls es mehrere verfügbare
Benutzerprofile gibt. Ein Benutzerprofil legt fest, welche Objektarten erzeugt und gesucht
werden dürfen und welche Menüeinträge, Formularseiten, Kategorien, Ereignistypen,
Portalseiten, Prozess- und Aktivitätsdefinitionen zur Verfügung stehen.
• Verfügbare Benutzerprofile
In diesem Feld können berechtigte Benutzer (z. B. Administratoren) die für einen Benutzer
verfügbaren Benutzerprofile hinterlegen.
• Verwendung des PDF-Viewers
Legt fest, ob für die PDF-Vorschau der interne PDF-Viewer verwendet wird.
• Welcome-Screen anzeigen
Legt fest, ob beim Starten des Fabasoft Folio Webclients ein Fenster zum Beispiel mit
Neuigkeiten angezeigt werden soll.
Fabasoft Folio 63
Hinweis: Der Welcome-Screen wird nur angezeigt, wenn vom Systemadministrator in der
vApp-Konfiguration der Welcome-Screen für die Fabasoft Folio Domäne aktiviert wurde.
Bedienungshilfen
Screenreader-Benutzer sollten folgende Einstellungen beachten.
• Akustische Signale abspielen
Legt fest, ob akustische Signale für erfolgreiche Bearbeitungsschritte, Fehler und Fragen
abgespielt werden.
• Alle Felder in die Tabreihenfolge aufnehmen
Legt fest, ob auch Read-only-Felder in die Tabulatorreihenfolge aufgenommen werden.
• Erweiterten Modus für Vorschreibungen standardmäßig verwenden
Legt fest, ob der für die Tastaturbedienung geeignete erweiterte Modus verwendet wird.
• Textalternative für farblich hervorgehobene Felder anzeigen
Legt fest, ob farblich hervorgehobene Felder textuell ausgezeichnet werden.
• Fremdsprachige Ausdrücke für Sprachausgabe aufbereiten
Legt fest, ob wohlbekannte englischsprachige Begriffe speziell ausgezeichnet werden, um eine
korrekte Aussprache zu gewährleisten.
• Vorschau in der Dokumentenansicht
Die Vorschau kann entweder als PDF oder als Bild angezeigt werden.
Lokalisierung
• Sprache
In diesem Feld wird die Sprache der Benutzeroberfläche festgelegt.
• Gebietsschema
Das Gebietsschema beeinflusst die Darstellung von Zahlen, Währungen, Datum und Zeit.
• Mehrsprachige Eingabe
Legt fest, ob für mehrsprachige Namen eine Liste der verfügbaren Sprachen angezeigt wird.
Sonst wird nur eine Zeichenkette in der Sprache der Benutzeroberfläche angezeigt.
• Standardwährung
In diesem Feld kann eine Währung ausgewählt werden, die für alle eingegebenen Geldwerte
standardmäßig verwendet wird.
• Währungssymbol ausschalten
Legt fest, ob das Währungssymbol angezeigt wird oder nicht.
• Referenzwährung
In diesem Feld kann eine Währung ausgewählt werden, die als Bezug dient.
• Referenzwährungssymbol ausschalten
Legt fest, ob das Referenzwährungssymbol angezeigt wird oder nicht.
Suche
• Erweiterte Suche bei Objektzeigereigenschaften
Legt fest, ob bei Objektzeigereigenschaften das Suchen-Symbol (Lupe) angezeigt wird.
• Suchvorgaben
In diesem Feld werden Einstellungen zur Suche definiert.
o Objektlimit
Legt die maximale Anzahl an Objekten bei der Suche fest.
Fabasoft Folio 64
o Zeitlimit (sek)
Legt fest, nach welchem Zeitraum eine Suche abgebrochen wird. Wird eine Suche
abgebrochen, werden die bis dahin gefundenen Objekte in der Ergebnisliste angezeigt.
o Suchbereich
Schränkt die Suche auf bestimmte Bereiche (z. B. Domänen, COO-Stores) ein.
o Suchabfrage anzeigen
Legt fest, ob die Bearbeitung der Suchabfrage möglich ist.
o Suchoptionen anzeigen
Legt fest, ob die erweiterten Suchoptionen zur Verfügung stehen.
• Suchmuster
In diesem Feld werden gespeicherte Suchmuster angezeigt.
• Berechtigung durch Versenden als Standard verwenden
Legt fest, ob beim Versenden von Objektzeigern der Empfänger automatisch Rechte auf das
Objekt erhält. Der Empfänger wird beim Objekt auf der Registerkarte „Sicherheit“ im Feld
Berechtigt durch Versenden eingetragen. Die Art der gewährten Rechte wird durch den ACL-
Eintrag „(Berechtigt durch Versenden) [email protected]:objsecdelegated“ festgelegt.
• E-Mail-Einstellungen
In diesem Feld werden Einstellungen zu E-Mails definiert.
o Formatierten Text verwenden
Legt fest, ob formatierter Text beim Versenden von Objekten in E-Mails eingefügt wird.
o „E-Mail (Microsoft Outlook)“ öffnen
Legt fest, ob Outlook-E-Mails im MSG-Format oder im MIME-Format geöffnet werden.
o „E-Mail (MIME)“ mit Microsoft Outlook öffnen
Legt fest, ob MIME-E-Mails standardmäßig mit Microsoft Outlook geöffnet werden.
Workflow
• Nur Aktivitäten für aktuelle Rolle
Legt fest, ob neben persönlichen Aktivitäten nur Aktivitäten angezeigt werden, die mit der
aktuellen Rolle übereinstimmen.
• Termine als Zeitspanne in Tagen angeben (anstatt eines Datums)
Legt fest, ob Termine als Zeitspanne in Tagen anstatt eines Datums angegeben werden.
• Erweiterten Modus für Teilnehmer standardmäßig verwenden
Legt fest, ob der erweiterte Modus für Vorschreibungen verwendet wird. Der standardmäßig
angezeigte grafische Prozesseditor ist nicht für die Bedienung mit der Tastatur geeignet.
• Neuigkeiten über neue Aktivitäten im Welcome-Screen anzeigen
Legt fest, ob Neuigkeiten über neue Aktivitäten im Arbeitsvorrat im Welcome-Screen anzeigt
werden.
• Nach dem Beenden einer Aktivität automatisch die nächste Aktivität öffnen
Legt fest, ob beim Beenden einer Aktivität direkt die nächste Aktivität geöffnet wird, oder ob
zurück in die Zu-tun-Liste navigiert wird.
• Zeitraum für Statistiken
Legt den Zeitraum fest, für den die Workflow-Statistiken berechnet werden.
• Voreinstellungen im Workflow
Definiert anhand eines Konfigurationsobjekts Voreinstellungen im Workflow.
Fabasoft Folio 65
• Benachrichtigungen im Workflow
Legt fest, wie die Benachrichtigung über Ereignisse im Workflow erfolgt.
Anwendungen
• Lokale RSS-Feeds
In diesem Feld können Sie Ihre abonnierten RSS-Feeds zentral verwalten.
• Favoritenordner (Aufgaben)
Der in diesem Feld hinterlegte Ordner wird auf der Portalseite „Aufgaben“ in der Detailansicht
dargestellt.
• Benutzerkalenderliste
In diesem Feld ist Ihre Kalenderliste hinterlegt, die Ihre Kalender enthält. Auf die Kalenderliste
kann z. B. über Apple iCal zugegriffen werden.
• Adressbuchliste
In diesem Feld ist Ihre CardDAV-Adressbuchliste hinterlegt.
Benutzeroberfläche
• Suchfeld anzeigen
Legt fest, ob bei Objektlisten das Suchfeld angezeigt wird.
• Einfache Darstellung
In diesem Feld kann ausgewählte werden, für welches Endgerät die Menüleiste und die
Baumansicht bzw. die reduzierte Symbolleiste und keine Baumansicht angezeigt wird.
• Dokumente bevorzugt schreibgeschützt öffnen
Legt fest, ob ein Objekt beim Öffnen standardmäßig lesend oder bearbeitend geöffnet wird.
• Obergrenzen für „zuletzt verwendet“
Legt die Obergrenzen für die Anzeige von Objektarten und Objekten fest.
o Objektklassen
Legt fest, wie viele Objektarten maximal angezeigt werden z. B. als Vorschlag beim Erzeugen
eines Objekts.
o Objekte
Legt fest, wie viele Objekte maximal angezeigt werden.
• Spezielle Aufgabenflächen, Symbolleisten und Menüs
In diesem Feld können spezielle Gültigkeitsregeln für die Benutzerschnittstelle hinterlegt
werden, falls diese vom Administrator zur Verfügung gestellt wurden.
• Diashow-Intervall (in Sekunden)
Legt fest, nach wie vielen Sekunden das nächste Bild einer Diashow angezeigt werden soll.
• Registerkartensymbole anzeigen
Legt fest, ob Symbole links neben der Registerkartenbezeichnung angezeigt werden.
• Aktionstexte in Kurzform anzeigen
Legt fest, ob für Aktionen die Kurzbeschreibung angezeigt werden soll.
• Nur Symbole in der Portalseitenauswahl anzeigen
Legt fest, ob die Bezeichnung der Portalseiten zusätzlich zu den Symbolen angezeigt wird oder
nicht.
• Schriftgröße
Legt die Schriftgröße der Anzeige fest: „Klein", „Mittel", „Groß“ oder „Sehr groß".
SAP
Fabasoft Folio 66
• SAP-Verbindungsinformationen
Bei Verwendung eines SAP-Systems, können die Verbindungsinformationen hier festgelegt
werden.
Kontaktsynchronisation
• Kontaktordner
Legt den Kontaktordner für die Kontaktsynchronisation fest.
3.14 Stellvertretung
Ein Benutzer kann in einer bestimmten Rolle und optional auch persönlich durch einen anderen
Benutzer vertreten werden. Der Stellvertreter erhält die Zugriffsrechte der Rolle des Vertretenen.
3.14.1 Eine Stellvertretung festlegen
Eine Stellvertretung ist durch berechtigte Benutzer und/oder durch den zu Vertretenden selbst
definierbar. Eine Stellvertretung kann wahlweise für Zeiträume (von-bis) und/oder unbegrenzt
festgelegt werden.
Um eine Stellvertretung festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Stellvertreter“.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Standardwerte für Stellvertretungen festlegen“.
3. Legen Sie die gewünschten Standardwerte fest.
Die festgelegten Standardwerte werden bei neuen Rollen, neuen Stellvertretungen und beim
Zurücksetzen der Stellvertretungen verwendet. Im nachfolgenden Dialog können diese Werte
auch auf bestehende Stellvertretungen übernommen werden.
4. Klicken Sie auf „Festlegen“.
5. Sie können die gewünschten Standardwerte direkt für die ausgewählten Stellvertretungen
übernehmen. Klicken Sie auf „Festlegen“.
6. Klicken Sie auf „Festlegen“, um die Änderungen zu speichern.
Hinweis:
• Über die Schaltfläche „Zurücksetzen“ werden die definierten Standardwerte auf alle Rollen
angewandt.
• Über das Lupensymbol bei einer Rolle können Sie die Einstellungen für die entsprechende
Rolle individuell festlegen.
3.14.2 Eine Stellvertretung ausüben
Benutzer können eine zugeordnete Stellvertretung ausüben, indem sie die entsprechende Rolle
auswählen und sich so in den Rechtekontext des vertretenden Benutzers versetzen. Damit haben
Vertreter die gleichen Rechte wie der vertretene Benutzer in der entsprechenden Rolle.
Um in die Rolle eines Stellvertreters zu wechseln, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Meine Rollen“.
Hinweis: Alternativ können Sie auf die Rollen-Schaltfläche (Ihre aktuelle Rolle) klicken.
2. Klicken Sie auf die gewünschte Stellvertreter-Rolle.
Hinweis: Wenn Sie auf die Home-Schaltfläche klicken, wechseln Sie in Ihre Standardrolle.
Fabasoft Folio 67
3.14.3 Eine Stellvertretung beenden
Sie können über den Menübefehl „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Stellvertreter“ die
Stellvertretung beenden (z. B. das Ende-Datum der Stellvertretung definieren oder den
Stellvertreter entfernen).
Hinweis: Im Welcome-Screen erhalten Sie einen Hinweis, dass eine Stellvertretung aktiv ist.
Vertreter können die Stellvertretung dadurch beenden, dass sie aus der Stellvertreter-Rolle in eine
eigene Rolle wechseln.
3.15 Weitere Funktionalität
Das Dokumentenmanagement bietet folgende zusätzliche Funktionalität.
3.15.1 Dauerhafte Anmeldung
Mithilfe einer Gerätebindung können Sie in der Fabasoft Folio App dauerhaft angemeldet bleiben.
Dies ist insbesondere nützlich, wenn Sie unterwegs sind und sich die IP-Adresse öfters ändert.
Fabasoft Folio App
Beim Anmelden in der Folio App müssen Sie eine Codesperre einrichten. Auf Wunsch können Sie
für das Entsperren der App abhängig vom verwendeten Endgerät auch Authentifizierungsverfahren
wie Touch-ID oder Face-ID aktivieren.
Nachdem Sie sich in Fabasoft Folio angemeldet haben, bleiben Sie so lange angemeldet, bis Sie
sich wieder explizit abmelden. Eine Abmeldung kann zum Beispiel auch durch Gültigkeits-
Einschränkungen durch die Organisationsrichtlinie erfolgen.
In den Einstellungen können Sie die Codesperre und die alternativen Authentifizierungsverfahren
verwalten.
Endgeräte über den Webclient abmelden
Unter „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Erweiterte Einstelllungen“ > „Endgeräte“ können Sie Ihre
dauerhaft angemeldeten Endgeräte verwalten und sich gegebenenfalls von dem Endgerät
abmelden. Bei der nächsten Verwendung von Fabasoft Folio auf dem entsprechenden Endgerät
werden Sie aufgefordert sich erneut anzumelden.
3.15.2 Finales Format erzeugen
Ein finales Format dient dazu, ein Dokument in einem entsprechend definierten Zielformat (z. B.
PDF) verfügbar zu machen.
Dokument in finales Format konvertieren
Um Dokumente in ein finales Format zu konvertieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie die Dokumente, die in ein finales Format konvertiert werden sollen.
2. Klicken Sie im Menü „Objekt“ auf „Finales Format erzeugen“.
Das Dokument im finalen Format wird beim jeweiligen Objekt im Feld Datei im finalen Format
gespeichert.
Wenn Sie von einem Dokument erneut ein finales Format erzeugen, wird die zuvor gespeicherte
Datei im finalen Format mit dem neuen konvertierten Inhalt überschrieben.
Fabasoft Folio 68
Dokument in finalem Format ansehen oder herunterladen
Um das Dokument im finalen Format anzusehen oder herunterzuladen, gehen Sie folgendermaßen
vor:
1. Navigieren Sie in das gewünschte Dokument.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Eigenschaften“.
3. Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte „Inhalt“.
4. Klicken Sie im Feld Datei im finalen Format auf die Schaltfläche „Lesen“, um den konvertierten
Inhalt zu lesen. Das Dokument im finalen Format wird mit der zugeordneten Anwendung
geöffnet.
5. Klicken Sie im Feld Datei im finalen Format auf die Schaltfläche „Herunterladen“, um den
konvertierten Inhalt herunterzuladen.
Hinweis: Als finales Format kann beispielsweise das Format PDF oder TIFF erzeugt werden
(abhängig von den Konfigurationseinstellungen in Ihrer Folio-Installation).
3.15.3 Als E-Mail versenden
Objekte können bequem über die entsprechenden Kontextmenübefehle per E-Mail versendet
werden:
• Link versenden
Öffnet eine E-Mail mit einem Hyperlink auf das Objekt. Um auf das Objekt zugreifen zu können,
müssen die Empfänger der E-Mail über einen Folio-Account verfügen und mindestens
Leserechte auf dem Objekt besitzen.
• Datei versenden
Öffnet eine E-Mail mit der Datei an sich als Anhang. Dieser Befehl ist nur bei Dokumenten
verfügbar.
• PDF versenden
Öffnet eine E-Mail mit einem PDF-Dokument als Anhang. Bei Dokumenten wird der Inhalt in
eine PDF-Datei konvertiert, bei Teamrooms und Ordnern wird ein Inhaltsverzeichnis generiert.
Hinweis: Nicht alle Objekte lassen sich in ein PDF-Dokument konvertieren.
Um Objekte zu versenden, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Versenden“ > „Versandart versenden“.
Die entsprechende E-Mail wird automatisch geöffnet und kann weiterbearbeitet und versendet
werden.
3.15.4 RSS-Feeds
Objekte und Ereignisse können als RSS-Feeds abonniert werden. Der Benutzer wird somit über
Änderungen an diesen Objekten bzw. über Ereignisse informiert. Diese RSS-Feeds können mit allen
gängigen RSS-Readern gelesen werden (z. B. Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox oder
Microsoft Outlook).
Fabasoft Folio 69
3.15.4.1 Vordefinierte Objekte
Objekte, die als RSS-Feed zur Verfügung stehen, können entweder vom Systemadministrator
vordefiniert werden, oder manuell hinzugefügt werden. Vordefinierte Objekte können über das
„RSS“-Symbol des Webbrowsers aufgerufen werden.
3.15.4.2 Beliebige Objekte abonnieren
Jedes beliebige Objekt kann über den Menübefehl „Als RSS-Feed abonnieren“ als RSS-Feed
abonniert werden. Dieses Objekt wird in die Liste der abonnierten RSS-Feeds aufgenommen und
zum „RSS“-Symbol des Webbrowsers hinzugefügt.
Um ein Objekt zu abonnieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie das Objekt, das Sie abonnieren möchten.
2. Klicken Sie im Menü „Extras“ auf „RSS-Feed abonnieren“.
Hinweis: Objektarten, die für RSS-Feeds nicht konfiguriert sind, stellen diesen Menübefehl
nicht zur Verfügung.
3. Klicken Sie auf „Weiter“.
Das Objekt wird zum „RSS“-Symbol hinzugefügt und kann abonniert werden.
3.15.4.3 RSS-Feed Abonnement aufheben
Das Abonnement der Objekte, die dem „RSS“-Symbol hinzugefügt wurden, kann aufgehoben
werden. Objekte, deren Abonnement aufgehoben wurde, werden zwar von dem „RSS“-Symbol
entfernt, sind aber im RSS-Reader noch abonniert.
Um ein Objekt von dem „RSS“-Symbol zu entfernen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie das Objekt, das von dem „RSS“-Symbol entfernt werden soll.
2. Klicken Sie im Menü „Extras“ auf „RSS-Feed-Abonnement aufheben“.
3. Klicken Sie auf „Weiter“.
Das Objekt wurde von dem „RSS“-Symbol entfernt.
Hinweis: Abonnierte Objekte werden auch in den „Benutzereinstellungen“ im Feld Lokale RSS-Feeds
angezeigt.
Hinzufügen und Entfernen von Objekten in dieser Liste hat die dieselben Auswirkungen wie
abonnieren und Abonnement aufheben über die Menübefehle.
3.15.4.4 Ereignisse abonnieren
Es besteht die Möglichkeit Ereignisse als RSS-Feed zu abonnieren. So werden Sie über Änderungen
an Objekten, auf die Sie Ihr Interesse gesetzt haben, mittels RSS-Feeds informiert.
Um Ereignisse als RSS-Feed abonnieren zu können, muss in den Ereigniseinstellungen das
Kontrollkästchen RSS-Feed aktivieren markiert werden.
Um RSS-Feeds für Ereignisse zu abonnieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie im Menü „Einstellungen“ auf „Ereigniseinstellungen“.
2. Wählen Sie die Option RSS-Feed aktivieren aus.
3. Klicken Sie auf „Weiter“.
Fabasoft Folio 70
3.15.5 Formulare
Im grafischen Formular-Editor können Sie mittels Drag-and-drop neue Formulare entwerfen und
somit auch ohne Programmierkenntnisse Objekte um eigene Eigenschaften.
Sie können entweder ein Formular zu einem bestehenden Objekt hinzufügen (wird in den
Eigenschaften des Objekts angezeigt) oder Sie können Basisobjekte basierend auf einem Formular
erzeugen.
Formularfelder
Folgende Formularfelder können Sie auf Ihrem Formular verwenden:
• Eingabefeld
Ein einwertiges Feld eines bestimmten Typs (z. B. Zeichenkette, Datum oder Objekt).
• Elementliste
Eine Liste von Feldern eines bestimmten Typs (z. B. Zeichenkette, Datum oder Objekt)
• Mehrzeilig
Ein mehrwertiges Feld vom Typ Zeichenkette.
• Checkbox
Ein oder mehrere Kontrollkästchen (Mehrfachselektion ist möglich).
• Optionsfeld
In einem Optionsfeld kann ein Wert aus mehreren ausgewählt werden (Radiobuttons).
• Dropdown-Feld
In einem Dropdown-Feld kann ein Wert aus mehreren ausgewählt werden.
• Standard-Eigenschaft
Bietet die Möglichkeit Standard-Eigenschaften von Objekten auch am benutzerdefinierten
Formular anzuzeigen.
• Trenner
Dient zur Strukturierung von zusammengehörigen Eigenschaften.
• HTML-Text
Ermögliche formatierte Beschreibungen am Formular bereitzustellen.
Typen
Für Eingabefelder bzw. Elementlisten können Sie folgende Typen festlegen:
• Zeichenkette
• Ganze Zahl
• Gleitkommazahl
• Datum
• Datum und Zeit
• Zeitangabe
• Hyperlink
• Währung
• Objekt
Hinweis: Der Typ eines Felds kann nicht mehr geändert werden, wenn das Formular veröffentlicht
wurde.
Fabasoft Folio 71
Zusätzliche Einstellungen
Abhängig vom Typ können Sie weitere Einstellungen für die Formularfelder treffen. Im Allgemeinen
können Sie festlegen:
Registerkarte „Allgemein“
• Führungstext
• Muss-Feld
• Hilfetext
• Initialisierungswert
Registerkarte „Erweitert“
• Programmiername
• Lesbarkeit bzw. Änderbarkeit abhängig von Benutzerrechten
• Maskierung (Zeichenketten und ganze Zahl)
• Expressions zur Berechnung und Validierung
3.15.5.1 Ein Formular erstellen
Um ein Formular zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom.
2. Öffnen Sie das Kontextmenü an einer leeren Stelle des Inhaltsbereichs und klicken Sie auf
„Neu“.
3. Wählen Sie in der Kategorie „Alle“ den Eintrag „Formular“ aus.
4. Legen Sie die initialen Daten des Formulars fest und klicken Sie auf "Weiter".
o Geben Sie einen mehrsprachigen Namen für das Formular ein.
o Geben Sie ein Basisformular an, falls Sie Registerkarten und Felder eines anderen Formulars
übernehmen möchten.
o Legen Sie die Eingangskategorie für die Registrierung fest, wenn Sie Objekte basierend auf
dem Formular auf bestimmte Art registrieren möchten.
Hinweis: Bei Verwendung der „Eingangskategorie für generische Registrierung mit
Formular“ wird bei der Registrierung nur das benutzerdefinierte Formular ohne
Standardregisterkarten angezeigt.
o Legen Sie die Basisklasse fest, um die Basiseigenschaften der Standardvorlage festzulegen.
Wenn Sie zum Beispiel „Dokument mit Benutzerdaten“ auswählen, steht in der
Standardvorlage des Formulars die Eigenschaft Datei zur Verfügung.
Bei einem „Container mit Benutzerdaten“ können Sie zusätzlich festlegen, ob es sich um
eine Akte handelt. Bei den untergeordneten Objekten wird der Bezug zur Akte gespeichert.
Dadurch ist es zum Beispiel möglich, dass die Eigenschaften der Akte auch als Felder in
Microsoft Word zur Verfügung stehen.
o Abstrakte Formulare können nicht direkt verwendet werden, sondern dienen als
Basisformular.
o Wählen Sie Keine Vorlage anlegen aus, wenn Sie verhindern möchten, dass Objekte direkt
basierend auf dem Formular erzeugt werden können. Das Formular kann in diesem Fall nur
bestehenden Objekten zugewiesen werden (über die Formular-Kategorie).
5. Stellen Sie per Drag-and-drop die gewünschten Felder zusammen.
Fabasoft Folio 72
6. Klicken Sie auf „Weiter“.
Das Formular steht nun als Entwurf zur Verfügung. Innerhalb dieses Teamrooms können bereits
Testobjekte basierend auf dem Entwurfsstand erzeugt werden (sofern Sie nicht Keine Vorlage
anlegen ausgewählt haben). Die Entwürfe finden Sie im Erzeugen-Dialog unter „Formulare
(Entwurf)“.
Beispiel
Das folgende Beispiel zeigt insbesondere die Möglichkeit der Verwendung von Expressions in
Formularen. Anhand eines Gesamtbetrags und einer Zahlungsweise soll die Höhe der jeweiligen
Teilzahlung berechnet werden.
Erzeugen Sie ein Formular (Basisklasse „Objekt mit Benutzerdaten“) mit folgenden drei
Eigenschaften:
• Gesamtbetrag (Eingabefeld)
Typ: Währung
Programmiername: totalpayment
• Zahlungsweise (Optionsfeld)
Optionen: Monatlich (ID: 1), Quartalsweise (ID: 2), Halbjährlich (ID: 3), Jährlich (ID: 4); Die ID
ergibt sich aus der Reihenfolge der Optionen.
Programmiername: paymentfrequency
• Teilzahlung (Eingabefeld)
Typ: Währung
Programmiername: installment
Um die Teilzahlung dynamisch zu berechnen, müssen Sie Expressions bei den Feldern hinterlegen:
• Aktivieren Sie bei den Feldern Gesamtbetrag und Zahlungsweise die Option Änderung des Werts
behandeln und hinterlegen Sie true als Expression. Dadurch wird, wenn Sie die Werte ändern,
der Teilzahlungswert direkt aktualisiert.
• Aktivieren Sie beim Feld Teilzahlung die Option Wert des Felds berechnen und hinterlegen Sie
folgende Expression:
Wert berechnen
// allows using the short reference of [email protected]:GetFieldValue
%%USING [email protected];
Currency @installment = cooobj.GetFieldValue("totalpayment");
if (@installment.currvalue) {
// switch based on the ID of paymentfrequency
switch (cooobj.GetFieldValue("paymentfrequency")) {
case 1:
@installment /= 12;
break;
case 2:
@installment /= 4;
break;
case 3:
@installment /= 2;
break;
}
}
@installment;
Fabasoft Folio 73
Die Aktion GetFieldValue ermöglicht sehr einfach anhand des Programmiernamens auf den Wert
von Feldern zuzugreifen. Dabei wird implizit berücksichtigt, dass sich die Softwarekomponente von
Entwurfs-Formularen und veröffentlichten Formularen unterscheidet.
Weiterführende Informationen zu Expressions finden Sie im White Paper „An Introduction to
Fabasoft app.ducx“.
3.15.5.2 Metadaten eines Formulars
In den Eigenschaften eines Formulars können Sie zusätzlich folgende Einstellungen treffen.
Registerkarte „Erweitert“
Sie können Bearbeitungsstatus festlegen, die im Standard-Feld Bearbeitungsstatus ausgewählt
werden können. Zusätzlich können Sie einen Namebuild für die Namen der Objekte basierend auf
dem Formular festlegen.
Registerkarte „Aufbewahrung“
Sie können festlegen, ob Objekte basierend auf dem Formular aufbewahrungswürdig sind. Auf
dieser Registerkarte werden die Eigenschaften bzgl. Aufbewahrung der Kategorie (Entwurf)
angezeigt. Beim veröffentlichen des Formulars werden die Einstellungen auf die Kategorie
(veröffentlicht) übernommen.
Registerkarte „Übersetzungen“
Für die in Fabasoft Folio verfügbaren Sprachen können Sie Übersetzungen für die Namen und
kontextsensitive Hilfe bereitstellen. Für jeden mehrsprachigen Namen des Formulars finden Sie
einen entsprechenden Eintrag.
3.15.5.3 Ein Formular veröffentlichen
Nach Fertigstellung des Entwurfs kann das Formular veröffentlicht werden.
Um ein Formular zu veröffentlichen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie in den Teamroom mit dem gewünschten Formular.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Formulars auf „Formular veröffentlichen“.
Innerhalb dieses Teamrooms können bereits Objekte mit dem veröffentlichten Formular erzeugt
werden (sofern Sie nicht Keine Vorlage anlegen ausgewählt haben). Die veröffentlichten Formulare
finden Sie im Erzeugen-Dialog unter „Formulare“.
Falls notwendig, können Sie das Formular auch nach der Veröffentlichung weiter anpassen. Die
Änderungen werden erst allgemein verfügbar, wenn Sie das Formular erneut veröffentlichen.
3.15.5.4 Ein Formular zur Verwendung freigeben
Um Formulare allgemein verwenden zu können, müssen diese über den Kontextmenübefehl
„Formular zur Verwendung freigeben“ freigegeben werden. Die Freigabe kann entweder nur für
den Benutzer selbst (Testzwecke) oder für Gruppen erfolgen.
Um ein Formular freizugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem Formular und führen Sie den Kontextmenübefehl „Formular zur
Verwendung freigeben“ aus.
Fabasoft Folio 74
2. Wählen Sie die Benutzer und Gruppen aus, für die das Formular freigegeben werden soll und
klicken Sie auf „Weiter“.
Die Freigabe kann durch ein erneutes Ausführen des Kontextmenübefehls und entfernen der
Auswahl wieder aufgehoben werden.
3.15.5.5 Formular-Vorlage
In den Eigenschaften des Formulars auf der Registerkarte „Formular“ finden Sie die zugehörigen
Vorlagen. Über die Vorlagen können Objekte direkt basierend auf dem Formular erzeugt werden.
Wenn Sie dies verhindern möchten, wählen Sie Keine Vorlage anlegen aus und veröffentlichen das
Formular gegebenenfalls erneut.
• Generierte Standardvorlage
Wenn Sie keine eigene Vorlage definieren, wird aus der Standardvorlage eine Vorlage bzw.
Vorlage (veröffentlicht) generiert, die beim Erzeugen von Objekten basierend auf dem Formular
verwendet wird.
• Vorlage
Sie können eine eigene Vorlage definieren (z. B. ein Word-Dokument mit Standard-Inhalt), die
beim Erzeugen von Objekten basierend auf dem Formular verwendet wird.
• Vorlage (veröffentlicht)
Beim Veröffentlichen des Formulars wird die Vorlage (veröffentlicht) aus der Vorlage generiert.
3.15.5.6 Formular-Kategorie
In den Eigenschaften des Formulars auf der Registerkarte „Formular“ finden Sie die zugehörige
Kategorie (veröffentlicht).
Die Kategorie kann für folgende Anwendungsfälle verwendet werden:
• Formular zu einem Objekt hinzufügen
• Verwendbarkeit festlegen
• Aufbewahrungsregeln festlegen
• Hintergrundaufgaben festlegen
Hinweis: Die Einstellungen auf der Kategorie (Entwurf) werden beim Veröffentlichen des Formulars
auf die Kategorie (veröffentlicht) übernommen.
Ein Formular zu einem Objekt hinzufügen
Nicht nur Basisobjekte, die auf einem Formular basieren, können erzeugt werden, sondern es ist
auch möglich bestehende Objekte mit einem Formular zu erweitern. Dies eignet sich insbesondere
für Teamroom-Vorlagen.
Um ein Formular zu einem Objekt hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie in das gewünschte Objekt.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Eigenschaften“.
3. Wählen Sie im Feld Kategorie (standardmäßig auf der Registerkarte „Allgemein“) die gewünschte
Kategorie aus. Der Kategoriename entspricht dem Formularnamen.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.
Fabasoft Folio 75
Das Formular wird in den Eigenschaften des Objekts angezeigt. Wenn Sie nun das Objekt als
Teamroom-Vorlage definieren, wird bei jedem neu erzeugten Objekt, das auf der Teamroom-
Vorlage basiert, das Formular hinterlegt.
Verwendbarkeit
In den Eigenschaften der Kategorie auf der Registerkarte „Vorlagenkategorie (Komponentenobjekt)“
im Feld Verwendbar für können Sie die Objektklassen definieren, für die die Kategorie verwendbar
sein soll.
Beispiel:
Wenn Sie einen BPMN-Prozess auf eine Formular-Kategorie einschränken und Aktivitäten
verwenden möchten, die nur für Dokumente erlaubt sind, können Sie die Kategorie entsprechend
anpassen (nur „Dokument“ darf eingetragen sein).
Aufbewahrungsregeln
Die Formular-Kategorie kann zusätzlich dazu verwendet Aufbewahrungsregeln zu definieren. Die
Kategorie finden Sie in den Eigenschaften des Formulars auf der Registerkarte „Formular“ im Feld
Kategorie (veröffentlicht).
In den Eigenschaften der Kategorie auf der Registerkarte „Aufbewahrung“ können Sie festlegen, ob
Objekte mit dieser Kategorie aufbewahrungswürdig sind. Bei aufbewahrungswürdigen Objekten
kann auf der Registerkarte „Aufbewahrung“ eine Aufbewahrungsfrist manuell festgelegt werden.
Innerhalb dieser Frist kann das Objekt nicht gelöscht werden.
Die Aufbewahrungsfrist kann aber auch über die Kategorie berechnet werden. Geben Sie dazu in
der Kategorie eine Aufbewahrungsdauer und ein Basisdatum für den Beginn der Aufbewahrungsdauer
an. Das Festlegen der konkreten Aufbewahrungsfrist erfolgt über eine Hintergrundaufgabe, die Sie
auf der Registerkarte „Hintergrundaufgaben“ definieren müssen.
Hinweis: Alternativ können Sie auch die Schaltfläche „Hintergrundaufgabe erzeugen/bearbeiten“
auf der Registerkarte „Aufbewahrung“ verwenden.
Wählen Sie in der Hintergrundaufgabe die Aktion „Aufbewahrung auf Basis der Kategorie festlegen“
aus. Legen Sie zusätzlich den Zeitpunkt fest, wann die Hintergrundaufgabe ausgeführt werden soll.
Im Allgemeinen bietet sich an, das Basisdatum für den Beginn der Aufbewahrungsdauer als
Basisdatum für die Zeitspanne zu verwenden und zum Beispiel „Sofort“ als Zeitspanne.
Für eine Aussonderung können Sie in der Kategorie eine weitere Hintergrundaufgabe definieren.
Im Allgemeinen macht es Sinn, die Aufbewahrungsfrist als Basisdatum für die Ausführung der
Hintergrundaufgabe zu definieren. Als Aktion können Sie entweder „Automatisch löschen“ oder
„Prozess starten“ auswählen. Wenn Sie einen Prozess starten möchten, müssen Sie zusätzlich
einen Prozess angeben. Im Prozess sollte eine Aufgabe mit der Aktivität „Aufbewahrungsfrist
abgelaufen“ definiert sein.
Bei Ausführung der Hintergrundaufgabe wird der Prozess gestartet und kann von den definierten
Benutzern im Arbeitsvorrat abgearbeitet werden. Die Aktivität „Aufbewahrungsfrist abgelaufen“
bietet die Arbeitsschritte „Löschen“, „Aufbewahrungsfrist verlängern“ und „Gesehen“ an.
Hintergrundaufgaben
Die Formular-Kategorie kann zusätzlich dazu verwendet Hintergrundaufgaben zu definieren. Die
Kategorie finden Sie in den Eigenschaften des Formulars auf der Registerkarte „Formular“ im Feld
Kategorie (veröffentlicht).
Nähere Informationen finden Sie im Kapitel 3.15.6 „Hintergrundaufgaben“.
Fabasoft Folio 76
3.15.6 Hintergrundaufgaben
Bei Kategorien können Hintergrundaufgaben hinterlegt werden, die eine Aktion zu einem
definierbaren Zeitpunkt ausführen.
Mögliche Aktionen (durch Apps erweiterbar):
• Aufbewahrungsfrist auf Basis der Kategorie festlegen
• Ausdruck ausführen (App: Formulare)
Steht nur zur Verfügung, wenn der Benutzer berechtigt ist, benutzerdefinierte Formulare zu
erzeugen.
• Automatisch löschen
• Prozess starten (App: Workflow)
Die Aktion kann zu einem expliziten Zeitpunkt oder zu einem Zeitpunkt basierend auf einem
Basisdatum ausgeführt werden. Optional kann das Ausführungsdatum bei einer Änderung des
Basisdatums neu festgelegt werden.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit Hintergrundaufgaben wiederholt auszuführen. Dabei können
folgende Fälle unterschieden werden.
Explizites Datum bzw. Datum wird bei Basisdatumsänderung nicht neu berechnet
Es kann eine Wiederholungsregel festgelegt werden, die beginnend mit dem Ausführungszeitpunkt
angewandt wird.
• Intervall
Definiert das Intervall zwischen den Wiederholungen (Zahl).
• Einheit
Definiert die Einheit des Intervalls (z. B. Tag oder Monat).
• Wiederholen bis
Definiert den Endzeitpunkt der Wiederholungen (uneingeschränkt, explizites Datum,
Datumswert einer Eigenschaft).
Datum wird bei Basisdatumsänderung neu berechnet
Die Hintergrundaufgabe wird nach dem Ausführen der gewählten Aktion und dem Ändern des
Basisdatums erneut geplant. Als Wiederholungsregel kann nur Wiederholen bis festgelegt werden.
4 Kollaboration
Unter Kollaboration versteht man das gemeinsame Arbeiten mehrerer Benutzer an Objekten. Die
Zugriffsrechte von Benutzern bzw. von Gruppen werden über ACLs (Access Control Lists) definiert.
Das Rechtekonzept ist im Allgemeinen kundenspezifisch umgesetzt.
Hinweis: Solange ein Benutzer ein Objekt bearbeitet, kann es von anderen Benutzern nur gelesen
werden.
4.1 Zugriffsrechte
Für jedes Objekt ist festgelegt, wer welche Aktion auf dem Objekt ausführen darf. Die
entsprechenden Festlegungen finden Sie beim jeweiligen Objekt auf den Registerkarten
„Sicherheit“ und optional „Sicherheitsdetails“.
Fabasoft Folio 77
Im Allgemeinen werden die Zugriffsrechte bereits über den jeweiligen Kontext festgelegt. Sie
können aber Im Rahmen Ihrer Rechte die Berechtigungen ändern. Bei Fragen wenden Sie sich bitte
an Ihren IT-Helpdesk.
Um einen Benutzer auf einem Objekt zu berechtigen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Eigenschaften“.
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Sicherheit“.
4. Fügen Sie im Feld Alle Rechte, Änderungsberechtigt bzw. Leseberechtigt den entsprechenden
Benutzer hinzu.
5. Klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis:
• Wie und ob die Felder Alle Rechte, Änderungsberechtigt bzw. Leseberechtigt ausgewertet werden
hängt von der ACL ab. Alle Rechte berechtigt im Allgemeinen auch zum Löschen.
• Bei Objekten die Teamrooms zugeordnet sind, werden die Zugriffsrechte primär über das beim
Teamroom definierte Team festgelegt.
4.2 Einen Teamroom verwenden
Der Teamroom ermöglicht eine informelle Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg. Für
die Verwaltung des Teams steht ein eigener Bereich im Teamroom zur Verfügung. Durch die
einfache Zugriffsrechtestruktur können Dokumente innerhalb des Teams problemlos ausgetauscht
werden. Teamkalender, Newsfeeds und weitere nützliche Features runden die Funktionalität des
Teamrooms ab.
Im Teamroom können nicht alle Objektarten abgelegt werden. Dies sind zum Beispiel Akten, die für
die formale Zusammenarbeit mit eigenem Rechtekonzept bestimmt sind.
4.2.1 Einen Teamroom erzeugen
Um einen Teamroom zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie in Ihre „Persönliche Ablage“.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
3. Wählen Sie den Eintrag „Teamroom“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Vergeben Sie einen Namen für den Teamroom und wählen Sie gegebenenfalls eine Gruppe
aus.
Hinweis: Wenn Sie ein Logo für den Teamroom definieren möchten, wird das Logo der
eingetragenen Gruppe zur Auswahl angeboten.
5. Klicken Sie auf „Weiter“.
4.2.2 Teamrooms strukturieren
Um Dokumente strukturiert in einem Teamroom ablegen zu können, stehen Ihnen Ordner zur
Verfügung.
Um einen Ordner zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom.
Fabasoft Folio 78
2. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
3. Wählen Sie den Eintrag „Ordner“ aus.
4. Vergeben Sie einen Namen für den Ordner und klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis:
• Sie können in einem Ordner weitere Ordner erzeugen.
• In Teamrooms können auch weitere Teamrooms erzeugt werden. Die beim Teamroom
festgelegten Zugriffsrechte gelten für die dem Teamroom zugeordneten Objekte, jedoch nicht
für enthaltene Teamrooms. Ein Teamroom definiert immer seinen eigenen Rechtekontext.
4.2.3 Teammitglieder festlegen
Um die Zugriffsrechte eines Teamrooms festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Team“.
3. Über das Plus-Symbol bei den entsprechenden Rechten können Sie Benutzer oder Gruppen
zum Team hinzufügen.
Bei den hinzugefügten Teammitgliedern wird der Teamroom unter „Mit mir geteilte Teamrooms“
abgelegt. Daher ist es sinnvoll, den Teamroom zuerst vorzubereiten, Strukturen zu erstellen und
die Dokumente abzulegen, bevor das Team berechtigt wird.
Über die Aktion „E-Mail-Einladungen versenden“ im Team-Bereich können Sie die Teammitglieder
auch per E-Mail informieren. In den Eigenschaften des Teamrooms können Sie auf der
Registerkarte „E-Mail-Einladungen“ den Standardtext für die Einladungs-E-Mail festlegen.
Zugriffsrechte
• Leseberechtigt
Diese Teammitglieder besitzen Leserechte und können somit
o bestehende Dokumente lesen,
o bei Vorhandensein von Freigabeversionen nur diese einsehen und
o weitere leseberechtigte Teammitglieder hinzufügen (wenn entsprechend beim Teamroom
konfiguriert).
• Änderungsberechtigt
Diese Teammitglieder besitzen Änderungsrechte und können somit
o bestehende Dokumente ändern, neue Dokumente bzw. Ordner erstellen und löschen
(Papierkorb),
o Teamroom-Vorlagen festlegen und
o weitere änderungsberechtigte bzw. leseberechtigte Teammitglieder hinzufügen (wenn
entsprechend beim Teamroom konfiguriert).
• Alle Rechte
Diese Teammitglieder besitzen alle Rechte und können somit
o bestehende Dokumente im Teamroom ändern, neue Dokumente erstellen und löschen
(Papierkorb),
o Teamroom-Vorlagen festlegen,
o den Papierkorb leeren,
Fabasoft Folio 79
o den gesamten Teamroom auflösen,
o Einstellungen bzgl. Zugriffsschutz, Verknüpfungen, Teamsichtbarkeit,
Einladungsmöglichkeiten und Organisationseinschränkungen treffen,
o Logos festlegen,
o den Verlauf löschen,
o Auditlog-Einträge lesen,
o das Branding ändern,
o die Organisation ändern und
o alle Zugriffsrechte vergeben.
Hinweis:
• Bei neuen Benutzern wird die Einladungs-E-Mail in der Sprache gesendet, in der Sie gerade
arbeiten. Bei bestehenden Benutzern, wird die eingestellte Sprache der jeweiligen Benutzer
verwendet.
• Über das Kontextmenü eines Teammitglieds können Sie dessen Zugriffsrechte ändern, bzw.
das Teammitglied auch wieder entfernen.
• In den Eigenschaften des Teamrooms können Sie auf der Registerkarte „Teamroom“ folgende
Einschränkungen festlegen:
o Zugriffsschutz
Legt fest, ob nur das festgelegte Team auf den Teamroom zugreifen darf oder jeder den
Teamroom lesen aber nicht danach suchen darf.
o Sicherheitsstufe
Legt fest (wenn Sie selbst über eine Sicherheitsstufe verfügen), ob nur Benutzer mit der
angegebenen oder höheren Sicherheitsstufe Zugriff haben.
o Verknüpfungen im Teamroom einschränken
Definiert welche Art von Verknüpfungen im Teamroom abgelegt werden dürfen. Sie können
die erlaubten Verknüpfungen auf Objekte, die der Organisation zugeordnet sind bzw. auf
Objekte, die dem Teamroom zugeordnet sind, einschränken. Somit kann zum Beispiel
verhindert werden, dass Verknüpfungen abgelegt werden, auf die die Mitglieder des
Teamrooms keinen Zugriff haben.
o Herunterladen bzw. Öffnen von Inhalten am Endgerät einschränken
Ermöglicht die Teammitglieder einzuschränken, die Inhalte am Endgerät öffnen bzw.
herunterladen dürfen.
o Leseberechtigte Teammitglieder für alle Mitglieder sichtbar
Legt fest, ob alle Teammitglieder die leseberechtigten Mitglieder des Teams sehen dürfen.
Wird die Einstellung deaktiviert, sind die leseberechtigten Teammitglieder nur für Mitglieder
mit „Allen Rechten“ sichtbar. Beachten Sie, dass durch das Deaktivieren dieser Einstellung
auch weitere Anwendungsfälle eingeschränkt werden:
▪ Nur Teammitglieder mit „Allen Rechten“ steht die Aktion „Team“ zur Verfügung und
können Prozesse starten.
▪ Neuigkeiten können für Teammitglieder, die nicht das Team sehen dürfen, generell
deaktiviert werden. Ansonsten werden nur Neuigkeiten angezeigt, die keine Rückschlüsse
auf Teammitglieder mit Leserechten zulassen.
▪ Teammitglieder mit Leserechten können keine Anmerkungen, Unterschriften, Prozesse
verwenden und keine Newsfeeds kommentieren.
Fabasoft Folio 80
▪ Teammitglieder mit Leserechten können nicht als Teilnehmer in Prozessen ausgewählt
werden.
▪ Teammitglieder mit Leserechten können keine öffentlichen Links erstellen.
o Neuigkeiten für Benutzer ohne Rechte das Team einzusehen anzeigen
Legt fest, ob Neuigkeiten für Teammitglieder, die nicht das Team sehen dürfen, generell
deaktiviert sind. Ansonsten werden nur Neuigkeiten angezeigt, die keine Rückschlüsse auf
Teammitglieder mit Leserechten zulassen.
o Alle Teammitglieder dürfen Mitglieder hinzufügen
Legt fest, ob alle Teammitglieder Benutzer zum Team hinzufügen dürfen oder nur
Teammitglieder mit „Allen Rechten“. Mitglieder mit Änderungsrechten dürfen anderen
Mitgliedern Änderungsrechte bzw. Leserechte gewähren oder entziehen. Mitglieder mit
Leserechten dürfen anderen Mitgliedern Leserechte gewähren oder entziehen.
o Teammitglieder einschränken
Legt die Organisationen, Organisationseinheiten, Teams und externe Organisationen fest,
deren Mitglieder zum Teamroom hinzugefügt werden dürfen. Falls die Liste keine Einträge
enthält, können Mitglieder uneingeschränkt hinzugefügt werden.
• Beim gemeinsamen Bearbeiten der Eigenschaften von mehreren Teamrooms können Sie auf
der Registerkarte „Sicherheit“ die Berechtigungen anpassen. Somit können Sie die
Zugriffsrechte auch von vielen Teamrooms effizient anpassen.
4.2.4 Eine E-Mail an Teammitglieder senden
Um die Zusammenarbeit weiter zu vereinfachen, können E-Mails direkt über Teamrooms an das
Team versendet werden. Der Kontextmenübefehl „Versenden“ > „E-Mail an Teammitglieder
senden“ steht bei Teamrooms und bei Objekten, die einem Teamroom zugeordnet sind, zur
Verfügung. Bei Aufruf des Kontextmenübefehls auf Objekte, werden diese als Links zur E-Mail
hinzugefügt.
4.2.5 Mit Verknüpfungen arbeiten
Dieselben Objekte können als Verknüpfungen (Kontextmenübefehl „Verknüpfung einfügen“) in
verschiedenen Teamrooms bzw. Unterordnern abgelegt werden.
• Wenn Sie Verknüpfungen löschen wird nur die Verknüpfung entfernt. Das Objekt an sich und
weitere Verknüpfungen sind davon nicht betroffen. Befindet sich das Objekt im Papierkorb,
werden die Verknüpfungen mit dem Zusatztext „(gelöscht)“ versehen. Wird das Objekt
endgültig gelöscht, werden damit auch alle Verknüpfungen entfernt.
• Wenn Sie innerhalb eines Teamrooms Verknüpfungen in verschiedenen Ordnern einfügen,
werden die Verknüpfungen durch einen Pfeil visualisiert. Wird das Objekt an sich
ausgeschnitten, wird die nächstfolgende Verknüpfung zum „Objekt“.
• Jedes Objekt kann genau einem Teamroom zugeordnet sein, über den die Zugriffsrechte
festgelegt werden. Wenn Sie ein Objekt in mehreren Teamrooms ablegen, werden die
Verknüpfungen durch einen Pfeil in einem Quadrat visualisiert. Beachten Sie, dass die
Teammitglieder keinen Zugriff auf die Verknüpfung haben, wenn sie nicht im zugeordneten
Teamroom des Objekts berechtigt sind.
• Wenn Sie ein Objekt ausschneiden, das keine Verknüpfung in einem anderen Teamroom hat
und das Objekt in einem Teamroom einfügen, wird das Objekt diesem neuen Teamroom
zugeordnet.
Fabasoft Folio 81
• Wenn Sie ein Objekt ausschneiden, das als Verknüpfung in genau einem weiteren Teamroom
abgelegt ist, wird das Objekt automatisch diesem Teamroom zugeordnet. Wenn es
Verknüpfungen in mehreren Teamrooms gibt, wird das Objekt nicht automatisch einem
anderen Teamroom zugeordnet. In diesem Fall können Sie, den zugeordneten Teamroom
mithilfe des Kontextmenübefehls „Extras“ > „Teamroom ändern“ manuell anpassen.
Die Änderung der Zuordnung kann nur erfolgen, wenn Sie über alle Rechte im ursprünglichen
Teamroom und mindestens über Änderungsrechte im Ziel-Teamroom verfügen.
• In den Eigenschaften des Objekts, auf der Registerkarte „Allgemein“ finden sie im Feld
Teamroom den dem Objekt zugeordneten Teamroom, der die Zugriffsrechte festlegt. Das Feld
Enthalten in zeigt die Teamrooms und Ordner, in denen das Objekt abgelegt ist.
• In den Eigenschaften des Teamrooms, auf der Registerkarte „Teamroom“ können Sie im Feld
Verknüpfungen im Teamroom einschränken festlegen, welche Art von Verknüpfungen Sie in
diesem Teamroom erlauben möchten. Somit kann zum Beispiel verhindert werden, dass
Verknüpfungen abgelegt werden, auf denen die Mitglieder des Teamrooms keinen Zugriff
haben.
4.2.6 Die Teamroom-Zuordnung ändern
Ein Objekt ist immer ausschließlich einem Teamroom zugeordnet. Falls Verknüpfungen des Objekts
in anderen Teamrooms abgelegt sind, besteht die Möglichkeit, diese Zuordnung zu ändern.
Um die Zuordnung zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem Objekt, dessen Zuordnung geändert werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Extras“ > „Teamroom ändern“.
3. Wählen Sie den Teamroom aus, dem das Objekt zugeordnet werden soll.
Hinweis: Falls sich das Objekt in genau zwei Teamrooms befindet, muss kein Teamroom
ausgewählt werden.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Teamroom ändern“.
Hinweis: Um die Zuordnung ändern zu können, benötigen Sie alle Rechte im ursprünglichen
Teamroom und mindestens Änderungsrechte im Ziel-Teamroom.
4.2.7 Den Zugriffsschutz festlegen
Der Zugriffsschutz bestimmt, ob Nicht-Teammitglieder den Teamroom lesen dürfen.
Um bei einem Teamroom den Zugriffsschutz zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Teamroom.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Eigenschaften“.
3. Wählen Sie auf der Registerkarte „Teamroom“ den Zugriffsschutz aus.
o „Standard“
Der Teamroom und die darin enthaltenen Objekte dürfen nur von Teammitgliedern
eingesehen werden.
o „Erweitert über Kategorie“
Das festgelegte Team darf auf den Teamroom und seine Inhalte zugreifen. Der Zugriff auf
einzelne Objekte kann über die Kategorie zusätzlich gewährt werden.
Hinweis: Auf der Registerkarte „Berechtigungen“ der Kategorie können Sie die
Fabasoft Folio 82
Zugriffsrechte vergeben. Wenn die Kategorie einem Objekt zugewiesen wird, werden die
definierten Berechtigungen berücksichtigt.
o Allgemein such- und lesbar
Der Teamroom und die darin enthaltenen Objekte dürfen von allen Benutzern gesucht und
gelesen werden.
o „Allgemein lesbar“
Der Teamroom und die darin enthaltenen Objekte dürfen von allen Benutzern gelesen
werden.
4. Klicken Sie auf „Weiter“. Sie erhalten einen Hinweis, dass dieser Teamroom öffentlich wird.
Klicken Sie erneut auf „Weiter“.
Hinweis: Der Zugriffsschutz eines Teamrooms kann nur dann ausgewählt werden, wenn keine
Sicherheitsstufe beim Teamroom eingetragen ist.
4.2.8 Die Sicherheitsstufe festlegen
Besitzt ein Benutzer eine Sicherheitsfreigabe (Benutzerobjekt > Registerkarte „Benutzer“ >
Sicherheitsfreigabe) kann der Benutzer beim Teamroom eine Sicherheitsstufe festlegen.
Um bei einem Teamroom die Sicherheitsstufe zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Eigenschaften“.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte „Teamroom“ die Sicherheitsstufe aus.
Hinweis: Zur Auswahl werden die beim Benutzer eingetragenen Sicherheitsstufen inklusive
untergeordneter Sicherheitsstufen angeboten.
3. Klicken Sie auf „Weiter“.
Auf den Teamroom haben nur noch Benutzer mit der angegebenen oder höheren Sicherheitsstufe
Zugriff.
Hinweis:
• Sie erkennen die Sicherheitsstufe am veränderten Symbol des Teamrooms.
• Bei einem öffentlichen Teamroom kann keine Sicherheitsstufe festgelegt werden.
4.2.9 Ein Logo festlegen
Einem Teamroom kann ein eigenes Logo zugeordnet werden. Dieses Logo wird in der
Kartenansicht, Miniaturansicht und Vorschau angezeigt.
Um ein Logo für einen Teamroom zu vergeben, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Eigenschaften“.
2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Logos“.
3. Klicken Sie auf „Auswählen“, um ein Bild aus Ihrem Dateisystem oder aus Folio zu verwenden.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis: Sie können ein zweites Logo auswählen, das in der Miniaturansicht dargestellt wird.
Dieses Logo wird zum Beispiel im Welcome-Screen angezeigt.
Fabasoft Folio 83
4.2.10 Teamroom-Vorlagen verwalten
Sie können Objekte in Teamrooms als Teamroom-Vorlagen definieren, die im Erzeugen-Dialog
angeboten werden. Beim Erzeugen wird eine Kopie dieser Teamroom-Vorlage erstellt.
Um eine Teamroom-Vorlage zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom zu dem Objekt, das als Vorlage dienen soll.
2. Klicken sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Extras“ > „Zu Teamroom-Vorlagen
hinzufügen“.
Die Teamroom-Vorlage wird im Erzeugen-Dialog in der Kategorie „Teamroom-Vorlagen“ angezeigt.
Hinweis:
• Für Dokumente, die bereits als Teamroom-Vorlagen dienen, steht der Kontextmenübefehl
„Extras“ > „Von Teamroom-Vorlagen entfernen“ zur Verfügung.
• Eine Liste aller Teamroom-Vorlagen finden Sie auf der Registerkarte „Vorlagen“ eines
Teamrooms. Hier können Sie ebenfalls Teamroom-Vorlagen hinzufügen und entfernen.
• Objekte, die anderen Teamrooms zugeordnet sind, können auch als Teamroom-Vorlagen
verwendet werden. Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder in den anderen Teamrooms
berechtigt sind, um die Vorlagen verwenden zu können.
4.2.11 Den Eigentümer eines Teamrooms ändern
Wenn Sie über das Recht „Alle Rechte“ verfügen, können Sie zum Eigentümer des Teamrooms
werden. Der Eigentümer hat dieselben Rechte wie ein Teammitglied mit allen Rechten, jedoch wird
das Objektquota bzw. Speicherplatzquota (falls konfiguriert) dem Eigentümer zugeordnet.
Um Eigentümer eines Teamrooms zu werden, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Selektieren Sie den Teamroom.
2. Führen Sie im Menü „Extras“ den Befehl „Besitz übernehmen“ aus.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“.
Sie sind nun Eigentümer des Teamrooms und somit auch Eigentümer der darin enthaltenen
Objekte. Der ehemalige Eigentümer wird als Teammitglied mit allen Rechten eingetragen.
Hinweis: Als Eigentümer eines Teamrooms können Sie sich nur selbst eintragen.
4.2.12 Papierkorb und verwaiste Objekte
Beim Löschen von Objekten eines Teamrooms werden diese nicht sofort gelöscht, sondern in den
Teamroom-Papierkorb gelegt. Die Aktion „Papierkorb öffnen“ ist nur sichtbar, wenn sich
mindestens ein Objekt im Papierkorb befindet. Die Objekte im Papierkorb können entweder
endgültig gelöscht („Papierkorb entleeren“ oder „Löschen“) oder wiederhergestellt werden.
Auf der Registerkarte „Verwaiste Objekte“ („Teamroom“ > „Eigenschaften“) finden sie Objekte, die
dem Teamroom zugeordnet sind, aber nicht mehr im Teamroom abgelegt sind. Aus Performance-
Gründen wird die Liste der verwaisten Objekte eines Teamrooms nicht angezeigt, wenn der
Teamroom zu viele Objekte enthält.
Fabasoft Folio 84
4.2.13 Neuigkeiten anzeigen
In der Kartenansicht wird bei Teamrooms die Anzahl der Änderungen angezeigt, seitdem Sie das
letzte Mal die Neuigkeiten angesehen haben.
1. Navigieren Sie in einen Teamroom mit Neuigkeiten.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Neuigkeiten anzeigen“.
3. Auf der Registerkarte „Neuigkeiten“ finden Sie alle aktuellen Neuigkeiten.
Hinweis:
• Über die Schaltfläche „Benachrichtigung deaktivieren“ bzw. „Benachrichtigung aktivieren“
können Sie festlegen, ob Sie grundsätzlich Neuigkeiten zu diesem Teamroom sehen möchten.
• Welche Änderungen als Neuigkeiten aufscheinen, können Sie unter „Kontomenü (Ihr
Benutzername)“ > „Erweiterte Einstellungen“ > „Benachrichtigungen“ > „Einstellungen“
konfigurieren.
• Mit der Aktion „Neuigkeiten anzeigen“ gelangen Sie auch zu der Timeline und Chronik, die auch
ältere Neuigkeiten anzeigen. Über die Schaltfläche „Verlauf löschen“ können Sie, falls Sie über
alle Rechte im Teamroom verfügen, die Historie und alle vorhandenen Versionen der dem
Teamroom zugeordneten Objekte löschen.
4.2.14 Hierarchische Teamroom-Beziehungen
Um Hierarchien von Teamrooms einfach und übersichtlich verwalten zu können, stehen die
Beziehungen zwischen Teamrooms als Metadaten zur Verfügung. Die Beziehungen werden auf den
Registerkarten „Beziehungen“ und „Beziehungen (inkl. Hierarchie)“ angezeigt.
Hinweis:
• Die Registerkarten werden nur angezeigt, wenn der Teamroom zu mindestens einem anderen
Teamroom in Beziehung steht.
• Die beim Teamroom festgelegten Zugriffsrechte gelten für die dem Teamroom zugeordneten
Objekte, jedoch nicht für enthaltene Teamrooms. Ein Teamroom definiert immer seinen
eigenen Rechtekontext.
Beziehungen:
• Übergeordneter Teamroom
Ein Teamroom kann genau einem übergeordneten Teamroom zugeordnet sein.
• Referenzierende Teamrooms
Eine Liste von allen Teamrooms, in denen der aktuelle Teamroom abgelegt ist.
• Untergeordnete Teamrooms
Eine Liste von allen Teamrooms, die dem aktuellen Teamroom zugeordnet sind.
• Referenzierte Teamrooms
Eine Liste von allen Teamrooms, die im aktuellen Teamroom abgelegt sind.
• Verwaiste Teamrooms
Eine Liste von allen Teamrooms, die dem aktuellen Teamroom zugeordnet sind, sich aber nicht
mehr in diesem Teamroom befinden.
• Untergeordnete Teamrooms (inkl. Hierarchie)
Eine Liste von allen Teamrooms, die dem aktuellen Teamroom bzw. einem Teamroom in der
Teamroom-Zuordnungs-Hierarchie zugeordnet sind.
Fabasoft Folio 85
• Referenzierte Teamrooms (inkl. Hierarchie)
Eine Liste von allen Teamrooms, die im aktuellen Teamroom bzw. in einem Teamroom in der
Teamroom-Hierarchie abgelegt sind.
• Verwaiste Teamrooms (inkl. Hierarchie)
Eine Liste von allen Teamrooms, die dem aktuellen Teamroom bzw. einem Teamroom in der
Teamroom-Zuordnungs-Hierarchie zugeordnet sind, sich aber nicht mehr in diesem
Teamroom befinden.
4.2.15 Einen Teamroom übertragen
Übertragen Sie Teamrooms in die Fabasoft Cloud, um die Möglichkeiten der
organisationsübergreifenden Zusammenarbeit zu nutzen. Mit dem Teamroom werden sämtliche
Ordnerstrukturen und Dokumente, sowie alle Objektarten, die programmatisch nicht von der
Übertragung ausgeschlossen wurden, mitübertragen. Später können Sie den Teamroom auch
wieder in die Folio-Installation zurückholen.
Um einen Teamroom zu übertragen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Teamroom übertragen“ > „Name der Cloud-
Domäne“.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Übertragen“, um die Übertragung zu bestätigen.
3. Falls Sie in der Zieldomäne noch nicht angemeldet sind, wird ein Anmeldedialog geöffnet.
Melden Sie sich an.
4. Klicken Sie gegebenenfalls auf die Schaltfläche „Erlauben“, um dem „OAuth Client“ die
„Teamroom übertragen“-Rechte zu erteilen (nur einmalig nötig).
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, nachdem die Übertragung abgeschlossen wurde.
Hinweis:
• Der Teamroom und die zugeordneten Objekte werden in der Quelldomäne als übertragen
markiert.
• Der Teamroom und die zugeordneten Objekte sind in der Quelldomäne nicht mehr
bearbeitbar.
• In der Zieldomäne wird der Teamroom unter „Persönliche Ablage“ abgelegt.
• Die Benutzerrechte werden übernommen. Benutzer werden anhand der E-Mail-Adresse
identifiziert. Falls Benutzer in der Zieldomäne noch nicht existieren, werden neue Benutzer
erzeugt.
• Kategorien von Objekten werden berücksichtigt, wenn diese im Quell- und Zielsystem
existieren und über eine eindeutige Importkennung identifizierbar sind.
• Mit dem Kontextmenübefehl „Teamroom übertragen“ > „Version vor der Übertragung
wiederherstellen“ können Sie die Version des Teamrooms wiederherstellen, die standardmäßig
vor der Übertragung gespeichert wurde. Bei unvollständig übertragenen Teamrooms wird der
Teamroom in der Zieldomäne gelöscht. Bei erfolgreich übertragenen Teamrooms geht die
Verbindung zum übertragenen Teamroom in der Zieldomäne verloren.
4.2.16 Einen Teamroom zurückholen
Nach Abschluss der Zusammenarbeit kann der übertragene Teamroom wieder an den
ursprünglichen Ort zurückgeholt werden.
Fabasoft Folio 86
Um einen Teamroom zurückzuholen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Teamroom übertragen“ > „Zurückholen von
<Name>“.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zurückholen“, um das Zurückholen zu bestätigen.
3. Falls Sie in der Zieldomäne noch nicht angemeldet sind, wird ein Anmeldedialog geöffnet.
Melden Sie sich an.
4. Klicken Sie gegebenenfalls auf die Schaltfläche „Erlauben“, um dem „OAuth Client“ die
„Teamroom zurückholen“-Rechte zu erteilen (nur einmalig nötig).
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, nachdem das Zurückholen abgeschlossen wurde.
Hinweis:
• Der Teamroom und die zugeordneten Objekte werden in der Zieldomäne als zurückgeholt
markiert.
• Der Teamroom und die zugeordneten Objekte sind in der Zieldomäne nicht mehr bearbeitbar.
• Falls Benutzer in Quelldomäne noch nicht existieren, werden Benutzer erzeugt.
• Falls der Teamroom nicht erfolgreich zurückgeholt werden konnte, können Sie mit dem
Kontextmenübefehl „Teamroom übertragen“ > „Version vor der Übertragung wiederherstellen“
die Version des Teamrooms in der Quelldomäne und in der Zieldomäne wiederherstellen, die
standardmäßig vor dem Zurückholen gespeichert wurde.
4.2.17 Einen Teamroom publizieren
Um einen Teamroom in der Fabasoft Cloud zu veröffentlichen (nur lesend), können Sie Teamrooms
publizieren.
Um einen Teamroom zu publizieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Teamroom publizieren“ > „Name der Cloud-
Domäne“.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Publizieren“, um die Übertragung zu bestätigen.
3. Falls Sie in der Zieldomäne noch nicht angemeldet sind, wird ein Anmeldedialog geöffnet.
Melden Sie sich an.
4. Klicken Sie gegebenenfalls auf die Schaltfläche „Erlauben“, um dem „OAuth Client“ die
„Teamroom übertragen“-Rechte zu erteilen (nur einmalig nötig).
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, nachdem die Übertragung abgeschlossen wurde.
Hinweis: Teamrooms können erneut publiziert werden (entweder alle Objekte oder nur die
Änderungen seit dem letzten Publizieren).
4.2.18 Einen Ordner in einen Teamroom umwandeln
Die Zugriffsrechte auf Teamrooms und auf die darin enthaltenen Objekte werden über das beim
Teamroom definierte Team festgelegt. Ordner dienen der Strukturierung, haben jedoch keinen
eigenen Rechtekontext.
Wenn Sie einem Ordner in einem Teamroom einen anderen Rechtekontext geben möchten,
können Sie mithilfe des Kontextmenübefehls „Extras“ > „In Teamroom umwandeln“ einen Ordner in
einen Teamroom umwandeln. Umgekehrt können Sie auch einen Teamroom, der sich in einem
anderen Teamroom befindet, in einen Ordner umwandeln.
Fabasoft Folio 87
Hinweis:
• Um einen Ordner in einen Teamroom umzuwandeln, benötigen Sie alle Rechte in dem
Teamroom, dem der Ordner zugeordnet ist.
• Um einen Teamroom in einen Ordner umzuwandeln, benötigen Sie alle Rechte in diesem
Teamroom und Änderungsrechte in dem Ziel-Teamroom für den Ordner.
Wenn sich der umzuwandelnde Teamroom in mehreren Teamrooms befindet, können Sie den
Ziel-Teamroom für den Ordner auswählen.
4.2.19 Einen Teamroom auflösen
Als Teammitglied mit allen Rechten auf einen Teamroom können Sie diesen Teamroom und die
ihm zugeordneten Objekte löschen.
Um einen Teamroom und dessen Objekte zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Teamroom.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Auflösen“.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“, um zu bestätigen, dass der Teamroom und alle
zugehörigen Objekte unwiderruflich gelöscht werden sollen. Es werden auch die
Verknüpfungen dieser Objekte aus anderen Teamrooms entfernt.
Hinweis: Wenn der Teamroom untergeordnete Teamrooms enthält, können Sie entweder alle
Teamrooms auflösen oder nur den übergeordneten Teamroom.
4.3 Newsfeeds in Teamrooms verwenden
Der Newsfeed ermöglicht den informellen Austausch von Informationen unter den
Teammitgliedern.
4.3.1 Einen Newsfeed erzeugen
Um einen Newsfeed zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
3. Wählen Sie in der Kategorie „Zusammenarbeit“ den Eintrag „Newsfeed“ aus.
4. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf „Weiter“.
4.3.2 Einträge im Newsfeed erzeugen
Jeder Benutzer der auf dem Teamroom Änderungsrechte besitzt, kann im Newsfeed Beiträge
erzeugen. Diese Beiträge sind für alle Teammitglieder lesbar. Beim Newsfeed kann konfiguriert
werden, dass auch Teammitglieder mit Leserechten Beiträge erstellen dürfen.
Um Beiträge im Newsfeed zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie in den Newsfeed.
2. Schreiben Sie die Nachricht in das Textfeld und fügen Sie gegebenenfalls einen Anhang hinzu.
3. Klicken Sie auf „Senden“.
Jeder Benutzer darf seine eigenen Meldungen wieder entfernen. Teammitglieder mit allen Rechten
dürfen alle Meldungen wieder entfernen.
Fabasoft Folio 88
Hinweis:
• Es können maximal 2000 Zeichen eingegeben werden.
• Die Meldungen können kommentiert werden.
• Veröffentlichen Sie einen Link, der mit http://, https:// oder ftp:// beginnt, so wird dieser in der
Nachricht als Hyperlink dargestellt. Wenn Sie diesem Hyperlink folgen, wird er in einem neuen
Fenster geöffnet.
• Mithilfe von <code></code> kann Source-Code formatiert ausgegeben werden.
4.4 Ein Projekt verwenden
Mithilfe von Projekten kann die Dokumentation von Projekten verwaltet werden. Im Projekt stehen
Eigenschaften zur Verfügung, um die Projektorganisation abzubilden (Projektauftraggeber,
Projektleiter, Projektleiterstellvertreter, PM-Office und Projektmitglieder).
Geschäftsobjekte, die in den Unterlagen des Projekts abgelegt werden, werden exklusiv diesem
Projekt zugeordnet. Ein Geschäftsobjekt kann nur einem Projekt zugeordnet sein.
Um ein Projekt zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Projekt“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Bearbeiten Sie die Metadaten des Projekts (z. B. Projektname und Start am/um) und klicken Sie
auf „Weiter“.
4.5 Einen Benutzer via Workflow beteiligen
Benutzer können via Workflow in die Bearbeitung von Geschäftsobjekten eingebunden werden,
indem einem Benutzer eine Aktivität (z. B. „Genehmigen“ oder „Zur Kenntnis“) vorgeschrieben wird,
die sich dann in seinem Arbeitsvorrat befindet. Der Benutzer erhält in diesem Fall die benötigten
Rechte auf die vorgeschriebenen Geschäftsobjekte. Mit der Aktivität „Zur Kenntnis“ werden nur
Leseberechtigungen erteilt. Beendet ein Benutzer die ihm zugeteilte Aktivität, so behält er
Leserechte.
Um einen Benutzer via Workflow zu beteiligen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Extras“ > „Neuen Prozess starten“.
3. Definieren Sie die Vorschreibung und klicken Sie auf „Weiter“.
Der Benutzer erhält bis zur Erledigung der ihm zugeteilten Aktivitäten automatisch die zur
Durchführung der Aktivitäten benötigten Rechte. Nach Erledigung der ihm zugeteilten Aktivitäten
bleiben dem Benutzer Leserechte erhalten.
4.6 Benachrichtigungen verwenden
Mithilfe von Benachrichtigungen können Benutzer automatisch über bestimme Änderungen an
Objekten informiert werden.
Um Einstellungen für Benachrichtigungen vorzunehmen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Erweiterte Einstellungen“ >
„Benachrichtigungen“.
Fabasoft Folio 89
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen“.
3. Legen Sie auf der Registerkarte „Benachrichtigungen“ bzw. „Deaktivierte Benachrichtigungen“
fest, zu welchen Teamrooms bzw. Dashboards Sie Benachrichtigungen erhalten möchten.
Hinweis: Bei den eingetragenen Objekten gilt die Einstellung für die gesamte Hierarchie, falls
nicht für ein untergeordnetes Objekt eine andere Einstellung getroffen wurde.
4. Legen Sie auf der Registerkarte „Einstellungen“ fest, über welche Ereignisse Sie informiert
werden möchten.
5. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen.
Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
Registerkarte „Einstellungen“
• Intervall für E-Mail-Benachrichtigung
Legt fest, wie oft eine E-Mail-Benachrichtigung über Neuigkeiten versendet wird.
• Nächste geplante E-Mail-Benachrichtigung
In diesem Feld können das Datum und die Uhrzeit für die nächste E-Mail manuell geändert
werden.
Hinweis: Diese Änderung betrifft auch alle kommenden E-Mail-Benachrichtigungen
entsprechend dem Eintrag im Feld Intervall für E-Mail-Benachrichtigung.
• Über folgende Ereignisse benachrichtigen
Legt fest, für welche Ereignisse wie benachrichtigt wird.
o Symbol
Die Anzahl der Ereignisse wird bei Teamrooms in der Kartenansicht dargestellt.
o E-Mail
Das entsprechende Ereignis wird bei der E-Mail-Benachrichtigung bzw. im RSS-Feed
angezeigt. Nähere Information zu RSS-Feeds finden Sie im Kapitel 3.15.4 „RSS-Feeds“.
4.7 Wiedervorlagen verwenden
Mithilfe der Wiedervorlagen-Funktionalität kann zu einem bestimmten Zeitpunkt eine E-Mail an
einen Benutzer versendet werden oder ein Prozess gestartet werden.
Um eine Wiedervorlage festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Extras“ > „Wiedervorlage erzeugen“ bzw.
„Wiedervorlagen verwalten“ (mind. eine Wiedervorlage ist bereits definiert).
3. Wenn Sie die Wiedervorlage als persönlich kennzeichnen (nur gültig für die Aktion „E-Mail
senden“), ist sie für andere Benutzer nicht sichtbar.
4. Wählen Sie die Aktion aus, die durchgeführt werden soll.
o E-Mail senden
Legen Sie die Empfänger für die E-Mail fest. Im Feld Nachricht können Sie einen Text für die E-
Mail eingeben.
o Prozess starten
Legen Sie den auszuführenden Prozess fest.
Hinweis: Der Prozess muss für die Organisation freigegeben sein.
5. Geben Sie gegebenenfalls eine Begründung ein. Diese wird als Suffix beim
Wiedervorlagennamen bzw. Kalendertermin angezeigt.
Fabasoft Folio 90
6. Legen Sie das Datum der Wiedervorlage fest. Sie können entweder ein explizites Datum
angeben oder das Datum basierend auf einem Basisdatumfelds des Objekts berechnen lassen.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit zu definieren, ob das Datum neu berechnet werden soll,
wenn sich der Wert des Basisdatums ändert.
7. Klicken Sie auf „Weiter“.
Bei Erreichen des definierten Datums und nach Abarbeitung der automatischen Aufgabe wird eine
E-Mail mit einem Link auf das Objekt verschickt bzw. der Prozess gestartet.
Hinweis:
• Wenn eine Wiedervorlage als persönlich gekennzeichnet wird, ist sie für andere Benutzer nicht
sichtbar.
• Wenn eine Stellvertretung aktiv ist, werden die Wiedervorlagen (mit Ausnahme von
persönlichen Wiedervorlagen) auch an die Stellvertreter gesendet. Beim Setzen des Status
einer Wiedervorlage auf „Erledigt“ wird nachvollziehbar dokumentiert, wer die Änderung
durchgeführt hat.
Wiedervorlagen-Dashboard
Im Wiedervorlagen-Dashboard können Sie die Wiedervorlagen verwalten. Das Dashboard gliedert
sich in folgende Bereiche:
• Kalender
Zeigt alle Wiedervorlagen der Liste „Meine Wiedervorlagen“.
• Meine Wiedervorlagen
Zeigt die Wiedervorlagen, die von Ihnen erzeugt wurden bzw. in denen Sie als Empfänger
eingetragen sind. Zusätzlich können Sie weitere Wiedervorlagen selbst ablegen. Über die
Aktion „Einstellungen“ können Sie die Filterkriterien anpassen und Sie finden die CalDAV-URL,
über die Sie Ihre Wiedervorlagen als Kalender zum Beispiel in Microsoft Outlook einbinden
können.
• Weitere Wiedervorlagen
Zeigt von Ihnen ermittelte Wiedervorlagen. Die Suchkriterien können Sie über die Aktion
„Wiedervorlagen ermitteln“ festlegen.
5 Kontaktmanagement
Fabasoft Folio unterstützt das Verwalten von Kontakten. Folgende Objektarten, die alle Kontakte
darstellen, stehen zur Verfügung:
Für Personen
• Kontaktperson
Dient zum Speichern der Kontaktdaten einer externen Kontaktperson.
• Mitarbeiter
Dient zum Speichern der Daten eines eigenen Mitarbeiters.
Zu Personen können Namens- und Adressinformationen inklusive E-Mail-Adressen sowie
Telefonnummern erfasst werden. Jede Person verfügt über eine Liste von direkt zugeordneten
Geschäftsobjekten und eine Liste der Korrespondenz (Kommunikation). In der Regel ist die
Hauptadresse der Person die erste der angegebenen Adressen. Wurde jedoch die Option gewählt,
die Adresse der Organisation als Hauptadresse zu übernehmen, ist diese die Hauptadresse.
Fabasoft Folio 91
Für Organisationen
• Organisation
Dient zum Speichern der Kontaktdaten einer externen Organisation. Organisationen können
Kontaktpersonen zugeordnet werden.
• Eigene Organisation
Dient zum Speichern der Daten einer eigenen Organisation. Eigenen Organisationen können
Mitarbeiter zugeordnet werden.
Hinweis: Um sowohl nach Personen als auch Organisationen zu suchen, suchen Sie nach
„Kontakt“.
5.1 Eine Organisation erzeugen
Eine Organisation bildet eine juristische Person ab. Dieser können Kontaktpersonen zugeordnet
werden, die in dieser Organisation tätig sind. Zusätzlich werden bei einer Organisation die
zugehörigen Geschäftsobjekte abgelegt, sowie die direkte Korrespondenz mit der juristischen
Person aufgelistet. Die gesamte Korrespondenz mit einer Organisation - d.h. sowohl die direkt mit
der Organisation geführte als auch die indirekt über Kontaktpersonen geführte - scheint in der
Kommunikation auf.
Um eine Organisation zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Organisation“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Erfassen Sie die Metadaten der Organisation und klicken Sie auf „Weiter“.
5.2 Eine „Eigene Organisation“ erzeugen
Eine eigene Organisation wird (im Gegensatz zu Organisationen, die externe Partner
repräsentieren) durch die eine Eigene Organisation abgebildet. Einer Eigenen Organisation können
Mitarbeiter zugeordnet werden.
Um eine Eigene Organisation zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Eigene Organisation“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Erfassen Sie die Metadaten der eigenen Organisation und klicken Sie auf „Weiter“.
5.3 Einen Mitarbeiter erzeugen
Ein Mitarbeiter kann in einer Eigenen Organisation im Feld Mitarbeiter oder auf „Home“ erzeugt
werden.
Um einen Mitarbeiter zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Mitarbeiter“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Erfassen Sie die Metadaten des Mitarbeiters und klicken Sie auf „Weiter“.
Fabasoft Folio 92
5.4 Eine Kontaktperson erzeugen
Eine Kontaktperson kann entweder in einer Organisation im Feld Kontaktpersonen oder auf „Home“
erzeugt werden.
Um eine Kontaktperson zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Kontaktperson“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Erfassen Sie die Metadaten der Kontaktperson und klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis: Im Feld Mitarbeiter einer eigenen Organisation sind keine Kontaktpersonen erlaubt.
5.5 Kommunikation mit einer Person/Organisation anzeigen
Personen und Organisationen verfügen über ein Feld Kommunikation, in der die eingehende und
ausgehende Kommunikation dieser Person/Organisation protokolliert wird.
• Eingänge
Alle Eingänge, bei denen die Person oder Organisation als Adressat angegeben ist, werden im
Feld Kommunikation angezeigt.
• Ausgänge
Bei Ausgängen der Abfertigungsart „E-Mail-Versand (interaktiv)“ wird nach dem Generieren der
Reinschriften der personalisierte Ausgang eingetragen (bei Unzustellbarkeit ändert sich das
Symbol der Reinschrift).
Bei Ausgängen der Abfertigungsart „E-Mail-Versand (Hintergrund)“ wird beim Bestätigen des
Versands bzw. Drucks der Ausgang eingetragen (bei Unzustellbarkeit scheint der Ausgang nicht
mehr auf).
Um die Kommunikation mit einer Person/Organisation anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie im Kontextmenü der Person/Organisation auf „Eigenschaften“.
2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Kommunikation“.
Im Feld Kommunikation werden alle Geschäftsobjekte angezeigt, die von dieser
Person/Organisation eingegangen sind bzw. an diese versendet worden sind.
5.6 Eine Adressatenliste für Massenaussendungen erstellen
Für Massenaussendungen können Adressatenlisten erstellt werden. Zum Erzeugen einer
Adressatenliste werden Mengen von Kontakten herangezogen, die nach einzelnen Ländern gefiltert
werden können.
Die so ermittelten Kontakte können mehrere Adressen besitzen, deshalb kann in einer
Adressatenliste ein Thema (d.h. ein Begriff) angegeben werden, das ihren Zweck angibt (z. B.
TechEd-Einladung). In diesem Fall wird jene Adresse eines Kontakts verwendet, die diesen oder
einen übergeordneten Begriff eingetragen hat. Wird zu dem Begriff keine Adresse gefunden, so wird
die Hauptadresse des Kontakts herangezogen.
Um eine Adressatenliste für Massenaussendungen zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Adressatenliste“ aus, geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf
„Weiter“.
Fabasoft Folio 93
3. Klicken Sie im Kontextmenü der Adressatenliste auf „Eigenschaften“.
4. Bearbeiten Sie die Metadaten (z. B. Thema, Land, Adressaten) der Adressatenliste.
o Geben Sie im Feld Adressaten einzelne Adressaten, Suchordner, Selektionsergebnisse oder
wiederum Adressatenlisten an.
o Geben Sie im Feld Land ein Land an, um die Adressatenliste auf Adressaten eines
bestimmten Landes (verglichen mit dem Land der Adresse des Adressaten) einzuschränken.
o Wählen Sie im Feld Thema einen Begriff aus, um bei Adressaten, für die mehrere Adressen
erfasst wurden, die entsprechende Adresse zu verwenden.
o Geben Sie im Feld Ausnahmen einzelne Adressaten, Suchordner, Selektionsergebnisse oder
wiederum Adressatenlisten an, die in Adressaten enthalten sind und vom Versand
ausgenommen werden sollen.
5. Klicken Sie auf „Weiter“.
Auflösen einer Adressatenliste
Damit die Adressatenliste für Aussendungen verwendet werden kann, muss sie zuerst aufgelöst
werden. Dazu steht der Kontextmenübefehl „Auflösen“ zur Verfügung.
Beim Auflösen werden die einzelnen Adressen ermittelt und in Form einer CSV-Datei bei der
Adressatenliste gespeichert. Diese CSV-Datei wird auf der Registerkarte „Ergebnis“ abgelegt und
kann über die Schaltfläche „Herunterladen“ heruntergeladen werden. Zusätzlich wird im Feld
Anzahl die Anzahl der ermittelten Adressen und im Feld Adressaten (Vorschau, max. 100 Zeilen) eine
Vorschau zur Verfügung gestellt.
6 Geschäftsprozessmanagement
Das integrierte Workflow-System ist eine Kernkomponente von Fabasoft Folio.
6.1 Einen Ad-hoc-Prozess ausführen
Bei einem Ad-hoc-Prozess können Sie den Ablauf selbst festlegen. Somit können Sie flexibel auf
Situationen reagieren, für die kein vordefinierter Prozess zur Verfügung steht.
Um einen Ad-hoc-Prozess auf einem Objekt auszuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Extras“ > „Neuen Prozess starten“.
3. Wählen Sie eine Vorlage für einen Ad-hoc-Prozess aus bzw. starten Sie mit einer leeren
Vorlage. Dieser Schritt entfällt, wenn es keine vordefinierten Prozesse bzw. Vorlagen für Ad-
hoc-Prozesse gibt.
4. Falls Sie mit einer leeren Vorlage starten, geben Sie die Aktivität und den Teilnehmer für die
erste Aufgabe im Prozess ein. Nähere Informationen zu den Auswahlmöglichkeiten finden Sie
im nächsten Kapitel.
5. Klicken Sie auf „Weiter“, wenn Sie keine weitere Aktivität hinzufügen möchten. Andernfalls
klicken Sie auf „Übernehmen“. Sie können weitere Aktivitäten hinzufügen und danach den
Prozess starten.
Hinweis: Falls Sie den Ad-hoc-Prozess öfter benötigen, können Sie ihn als Vorlage speichern.
Die erste Aktivität wird im Arbeitsvorrat des definierten Teilnehmers abgelegt.
Fabasoft Folio 94
Hinweis: In einem Ad-hoc-Prozess können (gegebenenfalls auch parallele) Abläufe von Aktivitäten
mit verschieden Teilnehmern definiert werden. Weiterführende Ablaufsteuerungen stehen jedoch
nur in vordefinierten Prozessen zur Verfügung.
6.2 Aktivitäten und Teilnehmer
Aktivitäten
Standardmäßig stehen Ihnen folgende Aktivitäten zur Verfügung:
• Bearbeiten
Leitet ein Dokument mit der Bitte um Bearbeitung weiter.
• Abschließen
Leitet ein Dokument mit der Bitte um Abschluss weiter, sodass keine Änderungen mehr
möglich sind.
Hinweis: Um wieder eine Bearbeitung des Objekts zu ermöglichen, können Sie den
Kontextmenübefehl „Extras“ > „Status ‚Abgeschlossen‘ aufheben“ ausführen.
• Dokumente abschließen
Leitet einen Ordner mit Dokumenten mit der Bitte um Abschluss weiter, sodass keine
Änderungen mehr möglich sind.
• Freigeben
Leitet ein Dokument mit der Bitte um Freigabe weiter. Das Dokument wird mit einer
entsprechenden Unterschrift versehen. Wird die Freigabe erteilt, wird zusätzlich eine
Freigabeversion auf dem Dokument erstellt.
• Freigeben und abschließen
Leitet ein Dokument mit der Bitte um Freigabe weiter. Das Dokument wird mit einer
entsprechenden Unterschrift versehen und abgeschlossen, sodass keine Änderungen mehr
möglich sind.
• Dokumente freigeben
Leitet einen Ordner mit Dokumenten mit der Bitte um Freigabe weiter. Die Dokumente werden
mit einer entsprechenden Unterschrift versehen. Wird die Freigabe erteilt, wird zusätzlich eine
Freigabeversion auf den Dokumenten erstellt.
• Genehmigen
Leitet ein Dokument mit der Bitte um Genehmigung weiter. Das Dokument wird mit einer
entsprechenden Unterschrift versehen.
• Genehmigen und abschließen
Leitet ein Dokument mit der Bitte um Genehmigung weiter. Das Dokument wird mit einer
entsprechenden Unterschrift versehen und abgeschlossen, sodass keine Änderungen mehr
möglich sind.
• Dokumente genehmigen und abschließen
Leitet einen Ordner mit Dokumenten mit der Bitte um Genehmigung weiter. Die Dokumente
werden mit einer entsprechenden Unterschrift versehen und abgeschlossen.
• Zur Genehmigung weiterleiten
Leitet ein Dokument mit der Bitte zur Genehmigung weiterleiten weiter (nur in BPMN-
Prozessen verfügbar).
• Prüfen
Leitet ein Dokument mit der Bitte um Prüfung weiter.
Fabasoft Folio 95
• Zur Kenntnis nehmen
Leitet ein Dokument zur Kenntnis weiter. Das Dokument wird mit einer entsprechenden
Unterschrift versehen.
• Anmerkung hinzufügen
Leitet ein Dokument mit der Bitte um eine Anmerkung weiter.
• Link versenden
Ermöglicht ein Objekt als Link zu versenden.
Hinweis:
• Mehrfach-Instanz-Aktivitäten ermöglichen eine Aktivität von mehreren Teilnehmern sequentiell
oder parallel abarbeiten zu lassen.
• Wenn in Ad-hoc-Prozessen die Aktivitäten „Prüfen“, „Genehmigen“ bzw. „Freigeben“ verwendet
werden, gilt Folgendes:
o Negative Resultate (z. B. „Genehmigung verweigert“) werden über eine automatisch
eingefügte Aktivität an denjenigen gemeldet, der den Ad-hoc-Prozess gestartet hat. Die
restlichen gemeinsam vorgeschriebenen Aktivitäten, die noch nicht erledigt wurden, werden
auf „Nicht ausgeführt“ gesetzt.
o Aktivitäten für positive Resultate (z. B. „Freigegeben“) werden nur automatisch eingefügt,
wenn es sich um die letzte Aktivität im Prozess handelt.
• Werden bei laufenden Prozessen die Aktivitäten „Prüfen“, „Genehmigen“ bzw. „Freigeben“
eingefügt, werden negative Resultate an denjenigen gemeldet, der die Aktivitäten eingefügt hat.
Die restlichen gemeinsam eingefügten Aktivitäten, die noch nicht erledigt wurden, werden auf
„Nicht ausgeführt“ gesetzt.
• Bei Objekten, die sich im Arbeitsvorrat befinden, sind bei den Aktionen des Objekts auch die
Arbeitsschritte verfügbar. Umgekehrt sind in den Aktionen der Aktivität auch die
Standardaktionen des betroffenen Objekts verfügbar.
Teilnehmer
Standardmäßig können folgendermaßen Teilnehmer definiert werden:
• Abstrakter Teilnehmer
Mit abstrakten Teilnehmern können generische Abläufe realisiert werden.
o Prozessinitiator
Der Teilnehmer, der den Prozess startet.
o Prozessverantwortlicher
Standardmäßig der Teilnehmer, der den Prozess startet.
o Prozesseigentümer
Standardmäßig der Teilnehmer, der den Prozess startet.
o Aktueller Benutzer
Der Teilnehmer, der die vorherige Aktivität ausgeführt hat bzw. bei der ersten Aktivität der
Teilnehmer, der den Prozess gestartet hat.
o Eigenschaft des Objekts
Der Teilnehmer wird über eine Eigenschaft des Objekts (z. B. Letzte Unterschrift von) ermittelt.
o Eigenschaft der Akte des Objekts
Der Teilnehmer wird über eine Eigenschaft der Akte des Objekts (z. B. Letzte Unterschrift von)
ermittelt.
Fabasoft Folio 96
• Benutzer
Ein konkreter Teilnehmer.
• Gruppe
Eine Gruppe von Teilnehmern.
• Stelle
Eine Stelle der Teilnehmer.
• Verteilerliste
Eine Liste von Teilnehmern (nur für Mehrfach-Instanz-Aktivitäten verwendbar).
Hinweis:
• Verteilerlisten können nur zusammen mit Mehrfach-Instanzen verwendet werden.
• Eine Gruppe bzw. eine Eigenschaft des Objekts kann sowohl bei Mehrfach-Instanzen als auch
bei Nicht-Mehrfach-Instanzen verwendet werden.
• Bei Mehrfach-Instanzen wird für jeden aufgelösten Teilnehmer eine eigene Aktivitätsinstanz
erzeugt, bei Nicht-Mehrfach-Instanzen nur eine Aktivitätsinstanz für die gesamte Gruppe bzw.
Eigenschaft des Objekts (einwertig).
• Mehrwertige Eigenschaften des Objekts sind nur bei Mehrfach-Instanzen erlaubt.
• Verteilerlisten werden sofort beim Starten des Prozesses aufgelöst und somit werden die
Teilnehmer festgelegt. Bei Verwendung einer Eigenschaft des Objekts bzw. Gruppe, werden die
Teilnehmer erst während der Laufzeit des Workflows aufgelöst (wenn die entsprechende
Aktivität den Status „Kann beginnen“ erhält).
• Wenn die Eigenschaft des Objekts einwertig ist und eine Gruppe enthält, erhalten alle der
Gruppe direkt zugeordneten Benutzer jeweils eine Aktivität. Untergeordnete Gruppen werden
nicht berücksichtigt.
• Wenn die Eigenschaft des Objekts mehrwertig ist, erhalten alle direkt definierten Benutzer jeweils
eine Aktivität. Zusätzlich erhalten alle direkt definierten Gruppen jeweils eine gemeinsame
Aktivität.
6.3 Einen vordefinierten Prozess ausführen
Immer wiederkehrende Abläufe können mit vordefinierten Prozessen effizient abgebildet werden.
Um einen vordefinierten Prozess auf einem Objekt auszuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Extras“ > „Neuen Prozess starten“.
3. Klicken Sie auf „Prozess starten“, um den gewünschten Prozess direkt zu starten oder auf
„Prozess öffnen“, um zuvor den Prozess zu sichten.
Die erste Aktivität wird im Arbeitsvorrat des definierten Teilnehmers abgelegt.
6.4 Arbeitsvorrat und Ad-hoc-Workflow
Ein zentrales Element des Workflows ist der „Arbeitsvorrat“, der in Form einer „Zu tun“-Liste
einzelnen Benutzern die zu erledigenden Tätigkeiten (=Aktivitäten und die darin durchzuführenden
Arbeitsschritte) übersichtlich auflistet. Anhand von Prozessen wird definiert, wer wann welche
Tätigkeiten in seinen Arbeitsvorrat bekommt. Die jeweiligen Benutzer können dann die Aktivitäten
bearbeiten oder im Rahmen ihrer Berechtigungen via Zuteilen oder Vorschreiben den Prozess ad
hoc beeinflussen.
Fabasoft Folio 97
Der Arbeitsvorrat besteht aus folgenden Listen (nur sichtbar, wenn mindestens ein Eintrag
enthalten ist):
• Zu tun
Enthält die aktuellen Aktivitäten zur Abarbeitung.
• Frist
Enthält Aktivitäten, die für einen bestimmten Zeitraum auf Frist gelegt wurden.
• Zuletzt beendet
Enthält erledigte Aktivitäten.
• Betroffene Objekte
Enthält Objekte von aktuellen Aktivitäten.
• Nachverfolgung
Enthält Objekte von bereits erledigten Aktivitäten.
6.4.1 Eine Aktivität im Arbeitsvorrat beginnen
Alle Aktivitäten eines Benutzers werden in dessen Arbeitsvorrat angezeigt. Eine Aktivität ist eine
auszuführende Tätigkeit, die sich in mehrere Arbeitsschritte unterteilt. Wenn Sie einen
Arbeitsschritt ausführen, wird die Aktivität implizit begonnen. Sie können aber auch eine Aktivität
explizit beginnen.
Um eine Aktivität zu beginnen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Lokalisieren Sie die Aktivität, die Sie beginnen möchten im Arbeitsvorrat.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Aktivität auf „Eigenschaften“.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“, um die Abfrage, ob Sie diese Aktivität beginnen wollen, zu
bestätigen.
6.4.2 Einen Arbeitsschritt einer Aktivität ausführen
Benutzer können die für eine Aktivität definierten Arbeitsschritte ausführen, wenn sich die Aktivität
im Arbeitsvorrat befindet.
Um einen Arbeitsschritt einer Aktivität auszuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Lokalisieren Sie den auszuführenden Arbeitsschritt in der Spalte Arbeitsschritte.
2. Klicken Sie auf den Arbeitsschritt, um ihn auszuführen.
Neben der Bezeichnung des Arbeitsschrittes wird gegebenenfalls der Status in Klammern
angegeben:
• Arbeitsschritt wurde noch nicht ausgeführt: keine Statusangabe
• Arbeitsschritt wurde bereits ausgeführt: (wiederholen)
• Arbeitsschritt konnte nur einmal ausgeführt werden: (ausgeführt)
• Muss-Arbeitsschritt wurde noch nicht ausgeführt: (zu tun)
• Arbeitsschritt ist noch nicht ausführbar: (nicht ausführbar)
• Muss-Arbeitsschritt, der noch nicht ausführbar ist: (zu tun, nicht ausführbar)
Fabasoft Folio 98
6.4.3 Eine Aktivität auf Frist legen
Eine Aktivität kann auf Frist gelegt werden, um die Bearbeitung auf einen späteren Zeitpunkt zu
verschieben. Dadurch wird die Aktivität von der Registerkarte „Zu tun“ des Arbeitsvorrats entfernt
und auf die Registerkarte „Suspendiert/auf Frist“ bzw. „Langfristig suspendiert“ verschoben. Nach
Ablauf der Frist wird die jeweilige Aktivität wieder auf der Registerkarte „Zu tun“ des Arbeitsvorrats
angezeigt.
Hinweis: Die Registerkarte „Langfristig suspendiert“ steht nur bei entsprechender Konfiguration
zur Verfügung. Dazu muss in der Workflow-Konfiguration eine Zeitspanne festgelegt werden, ab
wann eine Suspendierung als langfristig gilt. Sobald die Aktivität nicht mehr als langfristig
suspendiert gilt, wird sie von der Registerkarte „Langfristig suspendiert“ auf die Registerkarte
"Suspendiert/Auf Frist" verschoben.
Um eine Aktivität auf Frist zu legen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Lokalisieren Sie die Aktivität, die auf Frist gelegt werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Aktivität auf „Auf Frist legen“.
3. Legen Sie die Frist fest und geben Sie gegebenenfalls eine Bemerkung ein. Die Wiedervorlage
kann entweder zu einem bestimmten Datum erfolgen (Art: Termin) oder nach einer bestimmten
Zeitspanne (Art: Zeitspanne).
4. Klicken Sie auf „Weiter“.
6.4.4 Eine auf Frist liegende Aktivität reaktivieren
Aktivitäten, die auf Frist liegen, können manuell vor Ablauf der Frist wieder in Bearbeitung
genommen werden.
Um eine auf Frist liegende Aktivität wieder zu reaktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Wechseln Sie in Ihrem Arbeitsvorrat auf die Registerkarte „Suspendiert/auf Frist“ bzw.
„Langfristig suspendiert“.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der zu reaktivierenden Aktivität auf „Aktivieren“.
Die Aktivität wird dadurch von der Registerkarte „Suspendiert/auf Frist“ bzw. „Langfristig
suspendiert“ entfernt und auf die Registerkarte „Zu tun“ des Arbeitsvorrats verschoben.
6.4.5 Eine Aktivität als Stellvertreter übernehmen
Ein Benutzer kann in einer bestimmten Rolle und optional auch persönlich durch einen anderen
Benutzer vertreten werden. Benutzer können eine zugeordnete Stellvertretung ausüben, indem sie
die entsprechende Rolle auswählen und sich so in den Rechtekontext des vertretenen Benutzers
versetzen.
Um eine Aktivität als Stellvertreter zu übernehmen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf das Kontomenü (Ihr Benutzername) und dann auf „Meine Rollen“.
2. Klicken Sie auf die entsprechende Stellvertreterrolle.
3. Lokalisieren Sie die Aktivität auf der Registerkarte „Vertretungen/Zu tun“ oder
„Vertretungen/Andere“.
4. Klicken Sie im Kontextmenü der Aktivität auf „Übernehmen“.
Fabasoft Folio 99
Die Aktivität wird auf die Registerkarte „Zu tun“ verschoben und die einzelnen Arbeitsschritte
können ausgeführt werden.
6.4.6 Eine Aktivität zuteilen
Ein Benutzer kann eine Aktivität, die er in seinem Arbeitsvorrat erhalten hat, einem anderen
Benutzer zuteilen und dadurch die Prozessverantwortung delegieren. Der andere Benutzer erhält
die aktuelle Aktivität in seinem Arbeitsvorrat.
Um einem Benutzer eine Aktivität zuzuteilen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Lokalisieren Sie die Aktivität, die einem anderen Benutzer zugeteilt werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Aktivität auf „Zuteilen“.
3. Wählen Sie einen Prozessverantwortlichen aus und klicken Sie auf „Weiter“.
6.4.7 Eine Aktivität vorschreiben (mit oder ohne Vorlage)
Ein Benutzer kann einem anderen Benutzer eine bestimmte Aktivität vorschreiben. Es ist auch
möglich, mehreren Benutzern (gleichzeitig oder nacheinander) Aktivitäten vorzuschreiben. Für
Vorschreibungen, die regelmäßig durchgeführt werden, können Vorlagen erstellt und wiederholt
angewandt werden.
1. Lokalisieren Sie die Aktivität, die vorgeschrieben werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Aktivität auf „Neue Aktivitäten einfügen“.
3. Falls Vorlagen zur Verfügung stehen, werden diese zur Auswahl angeboten. Wählen Sie
gegebenenfalls eine Vorlage aus.
4. Wählen Sie im Feld Vorgeschriebene Aktivität die vorzuschreibende Aktivität aus.
5. Geben Sie im Feld Teilnehmer einen abstrakten Teilnehmer, einen Benutzer, eine Gruppe oder
eine Stelle an.
6. Bearbeiten Sie bei Bedarf weitere Felder der Vorschreibung und klicken Sie auf „Weiter“.
Details zur Durchführung einer Vorschreibung
Folgende Felder stehen in der einfachen Darstellung zur Festlegung einer Vorschreibung zur
Verfügung:
• Aktivität
Legt die vorzuschreibende Aktivität fest.
• Name
Legt den angezeigten Namen für die Aktivität fest.
• Bemerkung
In diesem Feld kann eine Bemerkung erfasst werden.
• Teilnehmer
Zum Festlegen der Teilnehmer können mehrere Felder befüllt werden.
o Abstrakter Teilnehmer
In dieser Dropdownliste kann ein abstrakter Teilnehmer (z. B. „Prozessverantwortlicher“,
„Genehmiger“, „Zuständig“) ausgewählt werden. Die Aktivität wird dann dem zugeordneten
Benutzer automatisch vorgeschrieben.
o Benutzer
Durch Angabe eines Benutzers wird die Aktivität genau diesem Benutzer zugewiesen.
Fabasoft Folio 100
Benutzer können aus der Dropdownliste ausgewählt werden. Zusätzlich kann über die
Schaltfläche „Aus Hierarchie auswählen“ ein Benutzer aus der Organisationshierarchie
ausgewählt werden oder mithilfe der Schaltfläche „Suchen“ eine Suche durchgeführt
werden.
o Gruppe
In diesem Feld kann eine Gruppe angegeben werden, der die Aktivität vorgeschrieben wird.
Gruppen können aus der Dropdownliste ausgewählt werden. Zusätzlich kann über die
Schaltfläche „Aus Hierarchie auswählen“ eine Gruppe aus der Organisationshierarchie
ausgewählt werden oder mithilfe der Schaltfläche „Suchen“ eine Suche durchgeführt
werden.
Hinweis: Bei einer Gruppe kann definiert werden, welche Stelle innerhalb der Gruppe für
den Arbeitsvorrat der Gruppe verantwortlich ist. Benutzer die diese Stelle einnehmen,
erhalten die Aktivität in ihrem Arbeitsvorrat.
o Stelle
In diesem Feld kann eine Stelle angegeben werden. Die Aktivität wird allen Benutzern, die
diese Stelle einnehmen, vorgeschrieben. Wird die Aktivität von einem bestimmten Benutzer
begonnen, wird die Aktivität wieder aus den Arbeitsvorräten der anderen Benutzer entfernt.
• Verteilerliste
Bei Verwendung einer Mehrfach-Instanz kann eine Verteilerliste angegeben werden, in der
mehrere Benutzer enthalten sind, denen die Aktivität vorgeschrieben werden soll.
Hinweis: Eine Verteilerliste kann von einem Administrator in einem Verwaltungswerkzeug erzeugt
werden.
• Aktivität mehrfach einfügen
Mehrfach-Instanz-Aktivitäten ermöglichen eine Aktivität von mehreren Teilnehmern sequentiell
oder parallel abarbeiten zu lassen.
Termine festlegen
Für jede zu verfügende Aktivität können auch Termine festgelegt werden. Klicken Sie auf die
Schaltfläche „Termine anzeigen“, um die Felder für die Angabe von Terminen einzublenden.
Folgende Felder stehen zur Verfügung:
• Termin für Vorlage
In diesem Feld kann festgelegt werden, wann die Aktivität vorgelegt werden soll.
Hinweis: Die Aktivität befindet sich bis zum Eintreten dieses Termins im Arbeitsvorrat des
betroffenen Benutzers auf der Registerkarte „Suspendiert/auf Frist“.
• Termin für Beginn
In diesem Feld kann festgelegt werden, wann die Aktivität begonnen werden soll.
• Termin für Erledigung
In diesem Feld kann festgelegt werden, wann die Aktivität erledigt werden soll.
Mehrere Aktivitäten vorschreiben
Um die Einstellungen für eine zu verfügende Aktivität zu übernehmen, klicken Sie auf die
Schaltfläche „Übernehmen“. Sie erhalten eine grafische Vorschau über die zu verfügenden
Aktivitäten und haben nun die Möglichkeit, weitere Aktivitäten einzufügen, die ebenfalls
vorgeschrieben werden. Klicken Sie auf die entsprechende „+“-Schaltfläche der grafischen
Darstellung um eine Aktivität vor, nach oder parallel zu einer bereits definierten Aktivität einzufügen
und geben Sie die Vorschreibungsdaten ein.
Fabasoft Folio 101
In der grafischen Darstellung können Sie zwischen den einzelnen Aktivitäten der Vorschreibung
wechseln und diese erneut bearbeiten. Klicken Sie dazu auf die Aktivität, die Sie bearbeiten
möchten. Die Vorschreibungsdaten werden wieder angezeigt und können bearbeitet werden. Um
die Änderungen zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Übernehmen“.
Umreihung der vorzuschreibenden Aktivitäten
In der grafischen Darstellung haben Sie auch die Möglichkeit die vorzuschreibenden Aktivitäten
mithilfe von Drag-and-drop umzureihen. Führen Sie dazu folgende Schritte aus:
1. Klicken Sie auf den gepunkteten Bereich der Aktivität, die umgereiht werden soll und halten Sie
die Maustaste.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger (bei gedrückter Maustaste) an die Stelle, an der Sie die Aktivität
einfügen möchten. Ein grauer Balken kennzeichnet, dass die Aktivität an dieser Stelle eingefügt
werden kann.
3. Lassen Sie die Maustaste los. Die Aktivität wird an der gewünschten Stelle eingefügt.
Eine Aktivität wieder löschen
Um eine zu verfügende Aktivität wieder zu entfernen, wählen Sie die gewünschte Aktivität aus und
klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“.
Vorschreibung als Vorlage speichern
Um die fertige Vorschreibung zur Wiederverwendung zur Verfügung zu stellen, klicken Sie auf die
Schaltfläche „Als Vorlage speichern“, geben Sie einen Namen für die Vorlage ein und klicken Sie auf
„Weiter“.
Erweiterte Darstellung
Um in die erweiterte Darstellung zu wechseln, klicken Sie auf die Schaltfläche „Erweiterte
Darstellung“. Dort können noch zusätzliche Angaben (z. B. bezüglich Stellvertretung) gemacht
werden.
6.4.8 Prozesse auf einem Objekt einsehen
Um die Prozesse eines Objekts einzusehen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie in das gewünschte Objekt.
2. Führen Sie die Aktion „Eigenschaften“ aus.
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Prozesse“.
Pro Prozess wird eine Übersicht über die bereits ausgeführten Aktivitäten und die aktuelle
Aktivität angezeigt.
4. Klicken Sie auf den Prozessnamen, um den vollständigen Prozess mit eventuell vorhandenen
Schleifen und Bedingungen anzuzeigen. Über fett dargestellte Linien wird der bereits
durchgeführte Prozesslauf gekennzeichnet. Dabei nicht durchlaufene Pfade werden mit
gestrichelten Linien visualisiert.
5. Über das Kontextmenü der Prozesselemente, können Sie die jeweils erlaubten Befehle
ausführen. Zum Beispiel können Sie, wenn Sie über entsprechende Rechte verfügen, den
betroffenen Teilnehmer einer noch nicht ausgeführten Aktivität über den Kontextmenübefehl
„Bearbeiten“ ändern.
6. Um nicht mehr relevante Prozesse leichter beenden zu können, steht die Schaltfläche „Status
ändern“ zur Verfügung. Somit können Sie den Status auf „In Ablauf“, „Suspendiert“, „Erledigt“
bzw. „Abgebrochen“ ändern.
Fabasoft Folio 102
Hinweis: Die Registerkarte „Prozesse“ ist nur sichtbar, wenn mindestens ein Prozess vorhanden ist.
6.4.9 Aktivitäten auf einem Objekt einsehen
Um die Aktivitäten eines Objekts einzusehen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie in das gewünschte Objekt.
2. Führen Sie die Aktion „Eigenschaften“ aus.
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Aktivitäten“.
Es werden alle aktuellen, geplanten und erledigten Aktivitäten angezeigt.
Hinweis: Die Registerkarte „Aktivitäten“ bzw. die Felder für die aktuellen, geplanten und erledigten
Aktivitäten sind nur sichtbar, wenn mindestens eine Aktivität vorhanden ist.
6.4.10 Prozessstatistiken
Um einen Überblick über die laufenden Prozesse zu erhalten, steht Ihnen eine Vielzahl an
Prozessstatistiken zur Verfügung, die die einzelnen Teilaspekte der Prozessausführung beleuchten.
Hinweis: Die Einstellungen können bei den Gruppen auf der Registerkarte „Workflow“ getroffen
werden.
Die Statistiken können angezeigt werden für:
• Prozessadministratoren
Erhält einen Überblick über alle vordefinierten Prozesse und Ad-hoc-Prozesse der
Organisation.
• Prozesseigentümer
Erhält einen Überblick über alle vordefinierten Prozesse, bei denen der Benutzer als
Prozesseigentümer hinterlegt ist.
Hinweis: Der Prozesseigentümer kann auf der Registerkarte „BPMN-Prozessdiagramm“ eines
BPMN-Prozessdiagramms definiert werden.
Zu den Prozessstatistiken gelangen Sie über Ihren Arbeitsvorrat. Die Statistiken stehen für folgende
drei Ebenen zur Verfügung: allgemeine Übersicht, Prozessdefinition, spezifischer Prozess.
Allgemeine Übersicht
• Prozessstatistiken
Bietet eine Übersicht über die Anzahl der laufenden Prozesse und der Prozesse in Verzug.
• Prozessdurchsatz
Zeigt die Anzahl der gestarteten und abgeschlossenen Prozesse und deren Differenz im
ausgewählten Zeitraum.
• Laufende Prozesse
Zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse und deren Veränderung im ausgewählten Zeitraum.
• Laufende Prozesse je Prozessdefinition
Zeigt die prozentuale Aufteilung der Prozessdefinitionen der laufenden Prozesse.
• Aktivitäten der laufenden Prozesse
Zeigt die prozentuale Aufteilung des Status der Aktivitäten der laufenden Prozesse.
• Aktivitäten in Verzug
Zeigt die prozentuale Aufteilung der Aktivitäten der laufenden Prozesse, die sich in Verzug
befinden.
Fabasoft Folio 103
• Aktivitäten mit Teilnehmer ohne Zugriffsrechte
Zeigt die Aktivitäten, bei denen der Teilnehmer keinen Zugriff auf das betroffene Objekt hat.
• Beginndatum der laufenden Prozesse
Zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse gruppiert nach dem Beginndatum im ausgewählten
Zeitraum.
• Fälligkeit der Aktivitäten
Zeigt die Aktivitäten der laufenden Prozesse, die in den nächsten zwei Wochen bearbeitet
werden müssen.
Bezogen auf eine Prozessdefinition
• Prozessdurchsatz
Zeigt die Anzahl der gestarteten und abgeschlossenen Prozesse und deren Differenz im
ausgewählten Zeitraum.
• Laufende Prozesse
Zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse und deren Veränderung im ausgewählten Zeitraum.
• Aktivitäten der laufenden Prozesse
Zeigt die prozentuale Aufteilung des Status der Aktivitäten der laufenden Prozesse.
• Aktivitäten in Verzug
Zeigt die prozentuale Aufteilung der Aktivitäten der laufenden Prozesse, die sich in Verzug
befinden.
• Aktivitäten mit Teilnehmer ohne Zugriffsrechte
Zeigt die Aktivitäten, bei denen der Teilnehmer keinen Zugriff auf das betroffene Objekt hat.
• Beginndatum der laufenden Prozesse
Zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse gruppiert nach dem Beginndatum im ausgewählten
Zeitraum.
Fabasoft Folio 104
• Fälligkeit der Aktivitäten
Zeigt die Anzahl der Aktivitäten der laufenden Prozesse, die in den nächsten zwei Wochen
bearbeitet werden müssen.
• Prozesse
Zeigt alle Prozesse (auch z. B. abgeschlossene Prozesse) der Prozessdefinition.
Bezogen auf einen Prozess
• Laufzeit
Zeigt die Laufzeit des Prozesses in Tagen im Vergleich zur durchschnittlichen Laufzeit der
zugrundeliegenden Prozessdefinition.
• Aktivitäten
Zeigt die prozentuale Aufteilung des Status der Aktivitäten des Prozesses.
• Übersicht
Zeigt die wichtigsten Metadaten des Prozesses.
Hinweis: Über die Aktion „Einstellungen“ kann der Zeitraum (von letzter Woche bis letztes Jahr) der
zeitabhängigen Statistiken festgelegt werden.
6.5 Einstellungen
Im Kontomenü (Ihr Benutzername) finden Sie unter „Erweiterte Einstellungen“ > „Workflow“ die
folgenden Einstellungsmöglichkeiten:
Registerkarte „Persönliche Einstellungen“
• E-Mail-Benachrichtigung für
Sie können die Workflow-Ereignisse festlegen, bei denen Sie per E-Mail informiert werden
möchten.
Fabasoft Folio 105
• Erweiterten Modus für Vorschreibungen standardmäßig verwenden
Legt fest, ob bei Vorschreibungen der grafische oder tabellarische Prozesseditor angezeigt
wird. Der tabellarische Prozesseditor ist insbesondere für Benutzer gedacht, die auf
Tastaturbedienung angewiesen sind.
• Termine als Zeitspanne in Tagen angeben (anstatt eines Datums)
Legt fest, ob Termine als Zeitspanne in Tagen anstatt eines Datums angegeben werden.
• Neuigkeiten über neue Aktivitäten im Welcome-Screen anzeigen
Legt fest, ob Neuigkeiten über neue Aktivitäten im Arbeitsvorrat im Welcome-Screen anzeigt
werden.
• Nach dem Beenden einer Aktivität automatisch die nächste Aktivität öffnen
Legt fest, ob beim Beenden einer Aktivität direkt die nächste Aktivität geöffnet wird, oder ob
zurück in die Zu-tun-Liste navigiert wird.
• Vorlagen für Ad-hoc-Prozesse
Enthält Ihre persönlichen Vorlagen für Ad-hoc-Prozesse. Falls Sie eine Vorlage nicht mehr
benötigen können Sie diese entfernen.
• Vordefinierte BPMN-Prozesse
Enthält Ihre persönlichen, zur Ausführung freigegebenen BPMN-Prozesse.
Registerkarte „Vordefinierte Einstellungen“
• Vorlagen für Ad-hoc-Prozesse
Enthält vordefinierte Vorlagen für Ad-hoc-Prozesse.
• Vordefinierte BPMN-Prozesse
Enthält vordefinierte, zur Ausführung freigegebene BPMN-Prozesse.
6.6 Genehmigungsprozesse
Genehmigungsprozesse umfassen jene Prozessdefinitionen und Aktivitätsdefinitionen, die von
Fabasoft Folio standardmäßig mitgeliefert werden.
6.6.1 Ein Geschäftsobjekt genehmigen lassen
Für jedes Geschäftsobjekt kann für die verschiedenen Aufgaben ein zuständiger Benutzer
angegeben werden. Diese Zuständigkeiten werden auf der Registerkarte „Dokument“ im Feld
Zuständigkeit des Geschäftsobjekts eingetragen. Sind in einer Kategorie Zuständigkeiten definiert, so
werden diese automatisch von den zugeordneten Geschäftsobjekten übernommen. Die
Zuständigkeiten können in einzelnen Geschäftsobjekten angepasst werden.
Hinweis: Wurde für die Rolle „Genehmigen“ kein zuständiger Benutzer angegeben, so wird beim
Ausführen des Genehmigungsprozesses die Fehlermeldung „Kein Teilnehmer definiert“ angezeigt.
Um ein Geschäftsobjekt genehmigen zu lassen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie das Geschäftsobjekt, das genehmigt werden soll.
2. Führen Sie den Befehl „Extras“ > „Prozess initialisieren“ > „Genehmigungsprozess“ aus.
Dadurch wird für das Geschäftsobjekt der Genehmigungsprozess initiiert und der verantwortliche
Benutzer erhält die Aktivität Genehmigen in seinem Arbeitsvorrat.
Nach erfolgter Genehmigung erhalten Sie die Aktivität Genehmigt, wird das Geschäftsobjekt nicht
genehmigt erhalten Sie die Aktivität Genehmigung abgelehnt. Beide Aktivitäten können durch
Ausführen des Arbeitsschritts Gesehen erledigt werden.
Fabasoft Folio 106
6.6.2 Ein Geschäftsobjekt genehmigen
Um ein Geschäftsobjekt zu genehmigen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Lokalisieren Sie die Aktivität Genehmigen, bei der in der Spalte Betrifft das Geschäftsobjekt
angezeigt wird, das genehmigt werden soll.
2. Führen Sie den Arbeitsschritt Öffnen aus, um die zu genehmigenden Dokumente vor der
Genehmigung einzusehen.
3. Führen Sie den Arbeitsschritt Genehmigen aus.
4. Geben Sie Ihr Passwort ein.
5. Geben Sie eine Bemerkung ein und klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis: Die Genehmigung wird samt Bemerkung beim Geschäftsobjekt auf der Registerkarte
„Unterschriften“ hinzugefügt. Zusätzlich wird der genehmigte Stand des Objekts in Form einer
verbindlichen oder freigegebenen Version gesichert.
6.6.3 Genehmigung eines Geschäftsobjekts ablehnen
Um eine Genehmigung eines Geschäftsobjekts abzulehnen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Lokalisieren Sie die Aktivität Genehmigen, bei der in der Spalte Betrifft das Geschäftsobjekt
angezeigt wird, das genehmigt werden soll.
2. Führen Sie den Arbeitsschritt Öffnen aus, um die zu genehmigenden Dokumente vor der
Genehmigung einzusehen.
3. Führen Sie den Arbeitsschritt Genehmigung ablehnen aus.
4. Geben Sie Ihr Passwort ein.
5. Geben Sie eine Bemerkung ein und klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis: Die Nicht-Genehmigung samt einer etwaigen Bemerkung wird beim Geschäftsobjekt auf
der Registerkarte „Anmerkungen“ hinzugefügt.
6.7 Geschäftsprozesse mit BPMN 2.0
Durch die Unterstützung von BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) können Sie
Geschäftsprozesse modellieren und von den Vorteilen einer plattformunabhängigen Notation
profitieren. Die erstellten Prozessdiagramme können mithilfe der Fabasoft Folio Workflow-Engine
direkt ausgeführt werden.
Für BPMN-Prozessdiagramme wird abhängig vom Kontext eine sinnvolle Darstellungsform gewählt.
In PDF-Ansichten, beim Zugriff über das Folio Netzlaufwerk bzw. über die Folio App wird eine
Abbildung des Prozesses angezeigt. In exportierten Prozessdiagrammen (ZIP-Datei) werden als
grafische Ansichten eine PNG-Datei und eine SVG-Datei (Vektorgrafik) zur Verfügung gestellt.
Neben den Prozessdiagrammen können auch Choreographie- und Konversationsdiagramme
erstellt werden.
6.7.1 Ein BPMN-Prozessdiagramm erstellen
BPMN-Prozessdiagramme dienen zur Modellierung von Geschäftsprozessen, die direkt in Fabasoft
Folio ausgeführt werden können.
Um ein Prozessdiagramm zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Fabasoft Folio 107
1. Erzeugen Sie ein neues „BPMN-Prozessdiagramm“ (Aktion „Neu“).
2. Klicken Sie im Kontextmenü des BPMN-Prozessdiagramm auf „Öffnen“.
3. Erstellen Sie das Diagramm (siehe Kapitel 6.7.2 „Mit dem BPMN-Editor arbeiten“) und schließen
Sie die Bearbeitung durch einen Klick auf „Weiter“ ab. Weiterführende Informationen zu den
Diagrammelementen können Sie der BPMN-Literatur entnehmen.
6.7.2 Mit dem BPMN-Editor arbeiten
Im grafischen BPMN-Editor können Sie neben der Modellierung des Prozesses auch Zuordnungen
zum Beispiel zu Folio-Benutzern und -Aktivitätsdefinitionen treffen, um den Prozess mit der
Fabasoft Folio Workflow-Engine direkt ausführen zu können.
Der BPMN-Editor gliedert sich in drei Bereiche. Im linken Bereich befinden sich die BPMN-
Elemente, die per Drag-and-drop in den mittleren Zeichenbereich gezogen werden können. Der
rechte, standardmäßig zugeklappte Bereich zeigt Eigenschaften zu dem im Zeichenbereich aktuell
markierten Element. Hier kann auch die Zuordnung zu Folio-Objekten für die Ausführung getroffen
werden.
Mit den Tastenkombinationen Strg + Z und Strg + Y können Aktionen rückgängig gemacht bzw.
wiederholt werden. Strg + S kann zum Zwischenspeichern verwendet werden. Für das Kopieren,
Ausschneiden, Einfügen und Entfernen von Elementen stehen die Tastenkombinationen Strg + C,
Strg + X, Strg + V und Entf zur Verfügung. Die Ausführbarkeit des Prozesses kann mithilfe der
Schaltfläche „Ausführbarkeit überprüfen“ überprüft werden.
Ausführbare Prozesse müssen bzw. können folgende Elemente enthalten:
• Pool
Der Pool repräsentiert die Fabasoft Folio Workflow-Engine. Genau für einen Pool im
Prozessdiagramm muss die Eigenschaft Ist ausführbar auf „Ja“ gesetzt sein.
o Über die Eigenschaft Verwendbar für können Prozesse auf Objektklassen und Kategorien
eingeschränkt werden. Somit werden Prozesse nur angeboten, wenn sie für das Objekt, auf
dem sie ausgeführt werden sollen, Sinn ergeben. Bei der Auswahl von Aktivitäten für
Aufgaben im BPMN-Editor werden ebenfalls nur Aktivitäten angeboten, die der
Verwendbarkeit des BPMN-Prozessdiagramms entsprechen. Wenn der Prozess auf eine
Kategorie eines benutzerdefinierten Formulars eingeschränkt ist, können die definierten
Felder im Bedingungseditor verwendet werden. Wenn der Prozess auf die Kategorie eines
benutzerdefinierten Basisformulars eingeschränkt ist, kann der Prozess auch für die vom
Basisformular abgeleiteten Formulare verwendet werden.
o Über die Eigenschaft Objektklasse/Kategorie der Akte können die Objektklasse bzw. Kategorie
der Akte des Objekts definiert werden. Dadurch kann beim Festlegen des abstrakten
Teilnehmers „Eigenschaft der Akte des Objekts“ auf die Eigenschaften der Akte zugegriffen
werden.
o Die Eigenschaft Ausdruck zur Berechnung der Sichtbarkeit definiert eine app.ducx-Expression,
die festlegt, ob beim Starten eines Prozesses der Prozess zur Auswahl angeboten wird.
o Die Eigenschaft Ausdruck zur Berechnung der Verwendbarkeit definiert eine app.ducx-
Expression, die festlegt, ob der Prozess gestartet werden kann. Somit können zum Beispiel
Vorbedingungen überprüft werden, die für das Starten des Prozesses erfüllt sein müssen.
o Die Eigenschaft Ausdruck für Initialisierungen definiert eine app.ducx-Expression, die
ermöglicht, allgemeine Initialisierungen und globale Prozessparameter zu definieren.
Fabasoft Folio 108
• Lane
Lanes repräsentieren Zuständigkeiten. Einer Lane kann ein Fabasoft Folio Prozessteilnehmer
zugeordnet werden. Beim Erstellen von Aufgaben werden die bei der Lane hinterlegten Werte
als Standardwerte für die Aufgaben eingetragen und ermöglichen somit ein effizientes
Arbeiten.
Hinweis: Beim Erstellen eines Pools wird eine Lane implizit miterzeugt.
• Startereignis
Mit einem Startereignis beginnt der Prozessfluss. Zu Dokumentationszwecken können alle
Arten von Startereignissen in ausführbaren Prozessen verwendet werden. Die Art des
Startereignisses hat jedoch keine Auswirkung auf die Ausführung des Prozesses.
• Bedingungs-Startereignis (optional)
Über ein Bedingungs-Startereignis kann eine Warteaktion realisiert werden. Der Prozess wird
erst gestartet, wenn die Bedingung (app.ducx-Expression) erfüllt wurde. Über das
Prüfungsintervall wird festgelegt, wie oft die Bedingung geprüft wird.
• Bedingungs-Zwischenereignis (optional)
Über ein Bedingungs-Zwischenereignis kann eine Warteaktion realisiert werden. Der Prozess
wird erst fortgesetzt, wenn die Bedingung (app.ducx-Expression) erfüllt wurde. Über das
Prüfungsintervall wird festgelegt, wie oft die Bedingung geprüft wird.
• Endereignis
Mit einem Endereignis endet der Prozessfluss.
• Terminierungs-Endereignis (optional)
Bricht den gesamten Prozess (inkl. Teilprozesse) ab und der Prozess wird als erledigt
gekennzeichnet. Bei Verwendung in Teilprozessen wird nur der Teilprozess abgebrochen (ohne
spezielle Kennzeichnung).
• Fehler-Endereignis (optional)
Bricht den gesamten Prozess (inkl. Teilprozesse) ab und der Prozess wird als abgebrochen
gekennzeichnet. Bei Verwendung in Teilprozessen wird nur der Teilprozess abgebrochen (ohne
spezielle Kennzeichnung).
• Aufgabe
Eine Aufgabe repräsentiert eine im Prozess zu erledigende atomare Arbeitseinheit. Aktuell
werden Aufgaben mit Aufgabentyp „Benutzer“ unterstützt. Der Aufgabe müssen eine Fabasoft
Folio Aktivität und ein oder mehrere Teilnehmer zugewiesen werden. Bei der Durchführung
eines Prozesses werden die Aufgaben mit dem im BPMN-Editor definierten Namen im
Arbeitsvorrat der definierten Teilnehmer angezeigt.
o Wird die Aktivität „Ausdruck im Hintergrund ausführen“ verwendet, kann eine app.ducx-
Expression im Hintergrund ausgeführt werden. Der Prozess wird erst fortgesetzt, wenn die
Hintergrundaufgabe durchgeführt wurde.
o Im Feld Begonnene Aktivität bleibt in allen Arbeitsvorräten kann festgelegt werden, ob beim
Beginnen der Aktivität die entsprechende Aktivität aus den Arbeitsvorräten der zusätzlich
betroffenen Teilnehmer entfernt wird.
o Im Feld Ungültigen Teilnehmer überspringen kann festgelegt werden, ob die Aktivität bei einem
ungültigen Teilnehmer (z. B. inaktiver Benutzer, fehlende Lizenz) übersprungen wird.
o Im Feld Aktivität nur anzeigen, wenn der Teilnehmer Zugriff auf das betroffene Objekt hat kann
festgelegt werden, ob die Aktivität im Arbeitsvorrat nur angezeigt wird, wenn der Teilnehmer
mindestens Leserechte auf das betroffene Objekt des Prozesses hat.
Hinweis: Falls die Aktivität für keinen Teilnehmer sichtbar ist, bleibt der Prozess stehen.
Fabasoft Folio 109
o Im Feld Ausdruck beim Erledigen der Aktivität kann eine app.ducx-Expression hinterlegt
werden, die beim Erledigen der Aktivität ausgeführt wird.
In den app.ducx-Expressions können Sie über object auf das Objekt des Prozesses
zugreifen.
• Für Aufgaben kann ein Schleifentyp festgelegt werden.
o Keine Schleife
Von der definierten Aktivität wird eine Instanz erzeugt, die den definierten Teilnehmern im
Arbeitsvorrat angeboten wird. Der erste Teilnehmer, der die Bearbeitung beginnt,
übernimmt die Aktivität. Die Aktivität wird aus allen anderen Arbeitsvorräten entfernt.
o Standard
Aufgaben werden in einer Schleife durchlaufen. Die Schleifenbedingung kann entweder vor
dem Durchlauf oder nach dem Durchlauf überprüft werden. Die maximale Anzahl an
Durchläufen kann ebenfalls bestimmt werden.
o MI parallel
Von der definierten Aktivität werden für alle definierten Teilnehmer eigene Instanzen erzeugt
und parallel in den jeweiligen Arbeitsvorräten abgelegt. Alle Teilnehmer müssen die Aktivität
bearbeiten.
o MI sequenziell
Von der definierten Aktivität werden für alle definierten Teilnehmer eigene Instanzen erzeugt
und sequenziell in den jeweiligen Arbeitsvorräten abgelegt. Alle Teilnehmer müssen
nacheinander die Aktivität bearbeiten.
• Sequenzfluss
Ein Sequenzfluss beschreibt die Reihenfolge der Ereignisse, Aufgaben und Gateways. Bei einem
Sequenzfluss (ausgehend von einem Gateway) kann ein Bedingungsausdruck als Fabasoft
app.ducx Expression hinterlegt werden. Dieser kann entweder direkt in das Textfeld
eingegeben werden oder mithilfe des Bedingungseditors definiert werden.
• Gateway (optional)
Ein Gateway ermöglicht eine Fallunterscheidung oder Parallelisierung im Prozess. Aktuell
werden datenbasierte exklusive Gateways und parallele Gateways unterstützt.
• Teilprozess (optional)
Ein Teilprozess dient zur Kapselung von Komplexität. Teilprozesse können verschachtelt und in
einer Schleife (Typ „Standard“) durchlaufen werden. Die Schleifenbedingung kann entweder vor
dem Durchlauf oder nach dem Durchlauf überprüft werden. Die maximale Anzahl an
Durchläufen kann ebenfalls bestimmt werden.
o Aufgeklappter Teilprozess
Ein aufgeklappter Teilprozess ist im Prozess eingebettet und gliedert diesen.
o Zugeklappter Teilprozess
Ein zugeklappter Teilprozess verweist auf eigenständige BPMN-Prozessdiagramme, das
somit wiederverwendbar ist.
• Artefakte und Datenobjekte (optional)
Zu Dokumentationszwecken können alle Artefakte und Datenobjekte in ausführbaren
Prozessen verwendet werden. Diese haben jedoch keine Auswirkung auf die Ausführung des
Prozesses.
Hinweis:
• Go-to-Sequenzflüsse können aktuell nicht ausgeführt werden.
Fabasoft Folio 110
• In den app.ducx-Expressions können globale Prozessparameter definiert werden, um den
Prozesslauf zu beeinflussen. process.ClearProcessParameters();
process.SetProcessParameter("key", "value");
process.GetProcessParameter("key");
process.GetProcessParameters();
• Mit GetNextActivityInstances kann in app.ducx-Expressions die folgende Aktivität ermittelt
werden. Mit HasValidParticipant kann die Gültigkeit des Teilnehmers überprüft werden.
• Bedingungs-Expressions werden mit NOCHECK ausgewertet. Dadurch werden
Auswertungsfehler vermieden, dass Eigenschaften nicht der Objektklasse zugeordnet sind.
Mehrsprachige Namen
Wenn Sie im BPMN-Editor eigene Namen für Prozesselemente vergeben bzw. ändern, werden
diese in der aktuellen Benutzersprache gespeichert. Für Benutzer mit anderen
Spracheinstellungen können Sie auf der Registerkarte „Übersetzungen“ die übersetzten Namen
hinterlegen. Somit wird im BPMN-Editor und auch im Arbeitsvorrat der Name entsprechend der
Spracheinstellung des jeweiligen Benutzers angezeigt.
6.7.3 Ein BPMN-Prozessdiagramm hochladen und herunterladen
Sie können BPMN-Prozessdiagramme importieren und exportieren. Wenn es sich um ausführbare
Prozessdiagramme handelt, müssen ev. die Zuweisungen zu Folio-Objekten angepasst werden,
wenn im Zielsystem die Folio-Objekte nicht vorhanden sind. Komponentenobjekte werden über die
Referenz identifiziert. Nicht-Komponentenobjekte werden über den Externen Schlüssel (falls vom
Administrator definiert) bzw. über die Objektadresse identifiziert.
Um ein Prozessdiagramm hochzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie im Kontextmenü des Prozessdiagramms auf „Eigenschaften“.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte „BPMN-Prozessdiagramm“ auf die Schaltfläche „Auswählen“.
3. Geben Sie den Pfad zur Prozessdiagramm-XML-Datei ein, und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.
Um ein Prozessdiagramm herunterzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie im Kontextmenü des Prozessdiagramms auf „Prozessdiagramm herunterladen“.
2. Es wird eine ZIP-Datei heruntergeladen, die das Prozessdiagramm als XML-Datei enthält.
6.7.4 Einen BPMN-Prozess zur Ausführung freigeben
Um BPMN-Prozesse ausführen zu können, müssen diese über den Kontextmenübefehl „Prozess
zur Ausführung freigeben“ freigegeben werden. Die Freigabe kann entweder nur für den Benutzer
selbst erfolgen (Testzwecke) oder für Gruppen, auf denen der Benutzer Änderungsrechte hat.
Um einen Prozess freizugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie im Kontextmenü des Prozessdiagramms auf „Prozess zur Ausführung freigeben“.
2. Falls syntaktische Fehler, die eine Ausführung verhindern würden, im Prozessdiagramm
gefunden wurden, können Sie sich die Fehler anzeigen lassen und beheben.
3. Falls keine syntaktischen Fehler gefunden wurden, markieren Sie die Gruppen, für die der
Prozess freigegeben werden soll und klicken Sie auf „Weiter“.
Fabasoft Folio 111
Freigegebene Prozesse können anhand des Symbols einfach identifiziert werden. Auf der
Registerkarte „Prozessausführung“ werden im Feld Zur Ausführung freigegeben alle freigegebenen
Instanzen angezeigt.
Die Freigabe kann durch ein erneutes Ausführen des Kontextmenübefehls und entfernen der
entsprechenden Gruppen wieder aufgehoben werden.
Bei einer erneuten Freigabe laufen bereits gestartete Prozesse entsprechend des alten
Prozessstands weiter. Neue Prozesse werden auf Basis des aktuell freigegebenen Stands initiiert.
6.7.5 Einen BPMN-Prozess ausführen
Um einen BPMN-Prozess auf einem Objekt auszuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie im Kontextmenü des gewünschten Objekts auf „Neuen Prozess starten“.
2. Wählen Sie einen vordefinierten BPMN-Prozess aus.
Der Prozess wird auf dem Objekt gestartet.
6.7.6 BPMN-Prozessdiagramme verwalten
Für die Verwaltung der Geschäftsprozesse stehen unter „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ >
„Erweiterte Einstellungen“ > „Workflow“ die Registerkarten „Persönliche Einstellungen“ und
„Vordefinierte Einstellungen“ zur Verfügung. Die Felder Vorlagen für Ad-hoc-Prozesse und
Vordefinierte BPMN-Prozesse zeigen jeweils eine Übersicht über die vom Benutzer verwendbaren
Vorlagen bzw. BPMN-Prozesse. Die persönlichen Einstellungen können Sie selbst bearbeiten.
6.8 Prozessablage
Die Prozessablage bietet Ihnen die Möglichkeit Prozesse strukturiert abzulegen und mit
Dokumenten, Teilnehmern und Leistungen zu verknüpfen. Die Prozesse können aus
unterschiedlichen Gesichtspunkten betrachtet und analysiert werden.
Die Prozessablage gliedert sich in vier Bereiche:
• Prozesse
Ein modellierter Geschäftsprozess kann auf Teilprozesse, Dokumente, Teilnehmer und
Leistungen verweisen.
• Dokumente
Die im Rahmen eines Prozesses benötigten Dokumente.
• Teilnehmer
Ein Teilnehmer repräsentiert einen Zuständigkeitsbereich innerhalb eines Prozesses.
• Leistungen
Eine Leistung definiert ein Ergebnis eines Prozesses. Leistungen können mithilfe von
Leistungsgruppen strukturiert werden.
In jedem Bereich steht standardmäßig ein Ordner zur Verfügung, der alle entsprechenden Objekte
der Prozessablage flach, ohne hierarchische Strukturierung darstellt.
Prozesse, Teilnehmer und Leistungen, die der Prozessablage zugeordnet sind, jedoch aktuell nicht
in der Struktur verwendet werden, werden auf der Registerkarte „Papierkorb“ der Prozessablage
angezeigt.
Fabasoft Folio 112
Für die einzelnen Dokumente, Teilnehmer und Leistungen können Sie sich jederzeit die
zugeordneten Prozesse anzeigen lassen.
6.8.1 Einen Prozess definieren
Um einen Prozess zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie in der Prozessablage zur Liste „Prozesse“.
2. Erzeugen Sie ein neues BPMN-Prozessdiagramm, oder fügen Sie ein bestehendes BPMN-
Prozessdiagramm ein.
3. Im Kontextmenü des Prozessdiagramms klicken Sie auf „Öffnen“.
4. Definieren Sie den Prozess. Im rechten, standardmäßig zugeklappten Bereich können Sie den
BPMN-Elementen Dokumente, Aktivitäten und Teilnehmer zuordnen.
o Pools, zugeklappten Pools, Lanes, Aufgaben und zusätzlichen Begleitern kann ein Fabasoft
Folio Prozessteilnehmer zugeordnet werden. Sie können entweder einen Prozessteilnehmer
oder einen Prozessteilnehmer (Ausführung) definieren. Falls Sie den Prozess nicht nur
dokumentieren, sondern auch im Fabasoft Folio Workflow ausführen möchten, verwenden
Sie den Prozessteilnehmer (Ausführung).
o Einer Aufgabe kann eine Fabasoft Folio Aktivität zugewiesen werden.
o Jedem BPMN-Element können Fabasoft Folio Dokumente zugeordnet werden.
o Einem zugeklappten Teilprozess kann ein BPMN-Prozessdiagramm zugeordnet werden.
5. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Bearbeitung abzuschließen.
Um Leistungen einem BPMN-Prozessdiagramm zuzuordnen, bearbeiten Sie die Eigenschaften des
BPMN-Prozessdiagramms. Legen Sie auf der Registerkarte „Prozessablage“ im Feld Leistungen die
Leistungen fest.
Hinweis: Auf der Registerkarte „Prozessablage“ eines BPMN-Prozessdiagramms werden die im
Prozessdiagramm definierten Teilprozesse, Dokumente und Teilnehmer in Listenform angeführt. In
der Detailansicht am Schreibtisch können die Informationen auch auf einzelnen Registerkarten
eingesehen werden.
6.8.2 Dokumente, Teilnehmer und Leistungen definieren
Sie können Dokumente, Teilnehmer und Leistungen, wie in Kapitel 6.8.1 „Einen Prozess definieren“
beschrieben, implizit über BPMN-Prozessdiagramme definieren. Alternativ können Sie in den
entsprechenden Listen der Prozessablage Dokumente, Teilnehmer und Leistungen festlegen und
in den BPMN-Prozessdiagrammen verwenden.
Um ein Dokument, einen Teilnehmer oder eine Leistung zu definieren, gehen Sie folgendermaßen
vor:
1. Navigieren Sie in der Prozessablage zu der entsprechenden Liste.
2. Suchen Sie nach bestehenden Objekten oder erzeugen Sie neue Dokumente, Teilnehmer oder
Leistungen.
Hinweis: Leistungen können Sie mithilfe von Leistungsgruppen strukturieren.
Fabasoft Folio 113
6.8.3 Zugeordnete Prozesse anzeigen
Um die einem Dokument, Teilnehmer oder Leistung zugeordneten Prozesse anzuzeigen, gehen Sie
folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie in der Prozessablage zum gewünschten Dokument, Teilnehmer oder zur
gewünschten Leitung.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Zugeordnete Prozesse anzeigen“.
7 Compliancemanagement
Fabasoft Folio erlaubt das Verwalten von Akten, Geschäftsfällen und deren Unterlagen, Eingänge
und Ausgänge (in weiterer Folge als Geschäftsobjekte bezeichnet), um Compliance in Ihrer
Organisation umsetzen zu können.
7.1 Behandeln von Geschäftsobjekten im Allgemeinen
Dieses Kapitel bezieht sich auf Anwendungsfälle die alle Geschäftsobjektarten betreffen.
7.1.1 Allgemeines
Im Folgenden finden Sie allgemeine Informationen zu Geschäftsobjekten.
Geschäftsobjekte in Fabasoft Folio
Zu Geschäftsobjekten zählen Akten, Geschäftsfälle, Unterlagen (Eingänge/Ausgänge) und Inhalte.
Verbindliche versus unverbindliche Geschäftsobjekte
Fabasoft Folio unterscheidet zwischen verbindlichen und unverbindlichen Geschäftsobjekten.
Verbindlich sind Geschäftsobjekte mit Außenwirkung und Geschäftsobjekte deren Inhalt von einem
Mitarbeiter abgezeichnet wurde (z. B. zur Genehmigung).
Wird ein Geschäftsobjekt verbindlich, so wird automatisch eine (verbindliche) Version von dem
Geschäftsobjekt erzeugt. Alle enthaltenen Geschäftsobjekte werden ebenfalls verbindlich. Bis zum
Ende der Aufbewahrungsfrist können verbindliche Geschäftsobjekte nicht mehr gelöscht, sondern
nur noch storniert werden.
Akten sind im Gegensatz zu den anderen Geschäftsobjekten immer verbindlich, die enthaltenen
Geschäftsfälle und Unterlagen werden aber erst verbindlich, wenn die Akte zum Beispiel genehmigt
wird.
Bearbeitungsstatus von Geschäftsobjekten
Geschäftsobjekte können verschiedene Status („In Bearbeitung“, „Storniert“, „Suspendiert“ und
„Abgeschlossen“) einnehmen. Jeder Status ist mit bestimmten Berechtigungen (ACL) verbunden.
Der Status eines Geschäftsobjekts ist am Symbol erkennbar. Um den Status eines Geschäftsobjekts
ändern zu können, ist das Zugriffsrecht „Dokumentstatus ändern“ nötig.
• In Bearbeitung
„In Bearbeitung“ ist der Standardstatus für Geschäftsobjekte und kennzeichnet
Geschäftsobjekte, die noch in Bearbeitung stehen. Unverbindliche Geschäftsobjekte können in
diesem Status bearbeitet und gelöscht werden. Verbindliche Geschäftsobjekte können
bearbeitet, jedoch nicht gelöscht werden.
Fabasoft Folio 114
• Suspendiert
Der Status „Suspendiert“ kennzeichnet Geschäftsobjekte, die in der derzeitigen Form
vorhanden bleiben müssen (zum Beispiel weil das Geschäftsobjekt in einem laufenden
Gerichtsverfahren benötigt wird). Das Geschäftsobjekt kann weder bearbeitet noch gelöscht
werden und systemgesteuerte Aktionen zur Aussonderung des Geschäftsobjekts
(entsprechend den Aufbewahrungsregeln) werden unterdrückt. Die Suspendierung kann an
eine Frist gebunden sein.
• Abgeschlossen
Der Status „Abgeschlossen“ kennzeichnet Geschäftsobjekte, deren Bearbeitung abgeschlossen
ist. Das Geschäftsobjekt kann nicht mehr bearbeitet und gelöscht werden. Zur festgelegten Zeit
wird das Geschäftsobjekt ausgesondert.
• Storniert
Der Status „Storniert“ ist nur für verbindliche Geschäftsobjekte verfügbar und kennzeichnet
Geschäftsobjekte, die nicht mehr in den Geschäftsablauf integriert sein sollen. Stornierte
Dokumente sind nicht mehr bearbeitbar.
Statusübergänge
Prinzipiell kann jeder Status in einen anderen übergehen.
Propagierung des Status an untergeordnete Objekte
Wird der Status einer Akte verändert, so wirkt diese Änderung prinzipiell auch auf die darin
enthaltenen Geschäftsfälle. Eine Akte kann also gesamt (inklusive der darin enthaltenen
Geschäftsfälle) abgeschlossen oder wieder in Bearbeitung gesetzt werden. Wird hingegen der Status
eines Geschäftsfalls individuell geändert so wird diese Änderung nicht an die darüber liegende Akte
weitergereicht. Dadurch können einzelne Geschäftsfälle schon vor dem Abschließen der Akte für
abgeschlossen erklärt werden. Gleiches gilt im Verhältnis von Geschäftsfällen zu Unterlagen und
von Unterlagen zu Inhalten.
Für die Vererbung gelten zusätzlich folgende Regeln:
• Eine Akte kann nur abgeschlossen werden, wenn kein suspendierter Geschäftsfall enthalten ist.
• Ein stornierter Geschäftsfall bleibt storniert, selbst wenn die zugehörige Akte abgeschlossen
wird.
• Eine Akte kann nur storniert werden, wenn alle enthaltenen Geschäftsfälle „In Bearbeitung“ sind.
Sie werden dann ebenfalls storniert.
• Das Suspendieren einer Akte überschreibt „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“ des
Geschäftsfalls.
Geerbter Status versus individueller Status
Beim Status eines Geschäftsfalls wird unterschieden, ob dieser Status von der zugehörigen Akte
geerbt ist oder ob der Status für den Geschäftsfall individuell festgelegt wurde. Wird beispielsweise
ein Geschäftsfall schon vor dem Abschließen der gesamten Akte abgeschlossen und die Akte später
wieder in Bearbeitung genommen, bleibt dieser Geschäftsfall abgeschlossen. Gleiches gilt im
Verhältnis von Geschäftsfällen zu Unterlagen (Eingängen und Ausgängen) und von Unterlagen zu
Inhalten.
Aufbewahrungsregeln für Geschäftsobjekte
Die Aufbewahrung wird durch gewisse Ereignisse definiert, die abhängig von Bedingungen gewisse
Aktionen auslösen (Event-Condition-Action, kurz „ECA-Regeln“).
Fabasoft Folio 115
Ereignisse
• Nach Erzeugung
• Nach Verbindlichkeit
• Nach Abschluss
Bedingungen
• Beliebiger Ausdruck (meist Status)
Aktionen
• Inhalte in Archiv auslagern
• Inhalte und Metadaten in Archiv auslagern
• Vernichten
Der Eintritt eines Ereignisses wird vom Fabasoft Folio AT-Service täglich überprüft. Tritt ein Ereignis
ein, so wird im Kontext des AT-Service-Benutzers die jeweilige Aktion ausgeführt. Ist zum Zeitpunkt,
zu dem das Ereignis eintritt, die Bedingung nicht erfüllt, so wird die Aktion nicht ausgeführt und die
Bedingung beim nächsten Durchlauf des Fabasoft Folio AT-Service erneut überprüft.
7.1.2 Ein Geschäftsobjekt löschen
Geschäftsobjekte können nur gelöscht werden, wenn sie nicht verbindlich sind. Verbindliche
Geschäftsobjekte können nur mehr storniert werden. Geschäftsobjekte, die selbst nicht verbindlich
sind, jedoch verbindliche Geschäftsobjekte enthalten, können auch nicht gelöscht werden, da
damit auch die untergeordneten Geschäftsobjekte gelöscht werden würden.
Wenn das Löschen erlaubt ist, wird das Geschäftsobjekt entweder sofort gelöscht, oder – falls
vorhanden – in einen Papierkorb gelegt. Papierkörbe können vom Systemadministrator systemweit
und/oder für einzelne Benutzer eingerichtet werden.
Um ein Geschäftsobjekt zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie im Kontextmenü des Geschäftsobjekts auf „Löschen“.
2. Klicken Sie auf „Ja“, um das Löschen zu bestätigen.
7.1.3 Ein Geschäftsobjekt suspendieren
Durch das Suspendieren wird der Lebenszyklus des Geschäftsobjekts eingefroren, wodurch alle
systemgesteuerten Aktionen entsprechend den Aufbewahrungsregeln unterdrückt werden. Auch
das Verändern und Löschen von Objekten im Status „Suspendiert“ ist nicht möglich. Die
Suspendierung kann an eine Frist gebunden sein. Nach Ablauf dieser Frist wird das
Geschäftsobjekt auf den ursprünglichen Ausgangsstatus zurückgesetzt.
Um ein Geschäftsobjekt zu suspendieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem Geschäftsobjekt, das suspendiert werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Geschäftsobjekts auf „Status setzen auf“ > „Suspendiert“.
3. Geben Sie gegebenenfalls Ihr Passwort ein (abhängig von der Konfiguration des Systems).
Hinweis: Das Suspendieren einer Akte überschreibt „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“ der
enthaltenen Geschäftsfälle.
Fabasoft Folio 116
7.1.4 Ein Geschäftsobjekt abschließen
Abgeschlossene Geschäftsobjekte können nicht mehr gelöscht oder bearbeitet werden,
unterliegen jedoch dem Dokumentenlebenszyklus.
Um ein Geschäftsobjekt abzuschließen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem Geschäftsobjekt, das abgeschlossen werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Geschäftsobjekts auf „Status setzen auf“ > „Abgeschlossen“.
3. Geben Sie gegebenenfalls Ihr Passwort ein (abhängig von der Konfiguration des Systems).
Hinweis:
• Eine Akte kann nur abgeschlossen werden, wenn kein suspendierter Geschäftsfall enthalten ist.
• Ein stornierter Geschäftsfall bleibt storniert, selbst wenn die zugehörige Akte abgeschlossen
wird.
7.1.5 Ein Geschäftsobjekt stornieren
Sollen verbindliche Geschäftsobjekte nicht mehr in den Geschäftsablauf integriert sein, können
diese storniert werden. Wird ein Geschäftsobjekt storniert, so kann es nicht mehr bearbeitet
werden.
Um ein Geschäftsobjekt zu stornieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem Geschäftsobjekt, das storniert werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Geschäftsobjekts auf „Status setzen auf“ > „Storniert“.
3. Geben Sie gegebenenfalls Ihr Passwort ein (abhängig von der Konfiguration des Systems).
Hinweis: Eine Akte kann nur storniert werden, wenn alle enthaltenen Geschäftsfälle „In Bearbeitung“
sind. Diese werden ebenfalls storniert.
7.1.6 Ein Geschäftsobjekt auf den Status „In Bearbeitung“ setzen
Verbindliche und unverbindliche Geschäftsobjekte, die wieder bearbeitet werden sollen, können
auf den Status „In Bearbeitung“ gesetzt werden.
Um ein Geschäftsobjekt auf den Status „In Bearbeitung“ zu setzen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem Geschäftsobjekt, dessen Bearbeitung wiederaufgenommen werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Geschäftsobjekts auf „Status setzen auf“ > „In Bearbeitung“.
3. Geben Sie gegebenenfalls Ihr Passwort ein (abhängig von der Konfiguration des Systems).
7.1.7 Aufbewahrungsregeln für ein Geschäftsobjekt festlegen
Die Aufbewahrung ist prinzipiell bei der Kategorie definiert, kann aber individuell beim
Geschäftsobjekt übersteuert werden (d.h. ist beim Geschäftsobjekt selbst eine Aufbewahrung
eingetragen, so gilt dieser Eintrag, ansonsten der der zugehörigen Kategorie).
Um Aufbewahrungsregeln zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu der Kategorie, die bearbeitet werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Kategorie auf „Eigenschaften“.
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Ablaufsteuerung“.
Fabasoft Folio 117
4. Klicken Sie im Feld Lebenszyklus-Regeln auf die Schaltfläche „Zeile hinzufügen“.
5. Geben Sie im Feld Zeitspanne die gewünschte Zeitspanne (t, h, min und sek) ein, nach der eine
Aktion ausgeführt werden soll.
6. Wählen Sie in der Dropdownliste Ereignis den Auslöser für das Ausführen der Aktion aus (zu
diesem Zeitpunkt beginnt die oben definierte Zeitspanne).
7. Geben Sie bei Bedarf im Feld Bedingung eine Fabasoft app.ducx Expression ein, deren
Auswertung positiv sein muss, damit die Aktion tatsächlich ausgeführt wird.
8. Wählen Sie in der Dropdownliste Aktion eine Aktion aus, die nach Eintreten des angegebenen
Ereignisses und Ablauf der angegebenen Zeitspanne auf Geschäftsobjekte ausgeführt werden
soll, die dieser Kategorie zugeordnet sind.
9. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Bearbeitung des Eintrags zu schließen.
10. Klicken Sie auf „Weiter“.
7.1.8 Erfassen und Behandeln von Inhalten
Ein Inhalt ist ein Geschäftsobjekt, das eine Datei (z. B. ein Microsoft Word-Dokument) enthält.
7.1.8.1 Eine Datei durch Hochladen in einen Eingangsordner erfassen
Eingangsordner dienen zum automatischen Erfassen von Inhalten. Ein Eingangsordner definiert die
Objektart des zu erzeugenden Eingangs und eine Kategorie. Die Kategorie bestimmt u.a. die
Zugriffsrechte und den Prozess des erzeugten Eingangs.
Inhalte können in einen Eingangsordner auch über WebDAV hochgeladen werden.
7.1.8.2 Eine Datei bzw. E-Mail über Drag-and-drop direkt als Eingang erfassen und
registrieren
Um eine Datei per Drag-and-drop direkt als Eingang zu erfassen und zu registrieren, gehen Sie
folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie in den gewünschten Geschäftsfall, die Akte, Person oder Organisation. Wechseln
Sie bei Personen bzw. Organisationen in die Liste „Akten/Geschäftsfälle“.
2. Lokalisieren Sie die zu registrierende Datei in Ihrer Betriebssystem-Umgebung.
3. Ziehen Sie die Datei per Drag-and-drop in den Fabasoft Folio Webclient. Alternativ können Sie
auch Kopieren und Einfügen verwenden. Ob Drag-and-drop bzw. Kopieren und Einfügen
verwendbar ist, ist vom Webbrowser abhängig.
4. Um für den Eingang eine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf eine Kategorie und
anschließend auf eine der Vorlagen, die der Kategorie zugeordnet sind.
Um für den Eingang keine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Klassen“ und
anschließend auf den Eintrag „Eingang“.
5. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Metadaten des Eingangs und klicken Sie auf „Weiter“.
7.1.8.3 Einen Inhalt bearbeiten
Inhalte (z. B. von Microsoft Word-Dokumenten) können im zugeordneten Drittprodukt bearbeitet
werden.
Um einen Inhalt zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Fabasoft Folio 118
1. Navigieren Sie zu dem Inhalt, das bearbeitet werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Inhalts auf „Bearbeiten“.
Der Inhalt wird im zugeordneten Drittprodukt geöffnet und kann dort bearbeitet werden.
Um die ursprüngliche Datei eines Inhalts durch Hochladen einer anderen Datei zu überschreiben,
gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem Inhalt, das bearbeitet werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Inhalts auf „Hochladen“.
3. Wählen Sie die gewünschte Datei aus.
4. Klicken Sie auf „Ja“.
Die Datei wird anstelle der ursprünglichen Datei in dem Inhalt gespeichert.
7.1.8.4 Einen Inhalt löschen
Ein Inhalt kann nur gelöscht werden, sofern der Inhalt selbst noch nicht verbindlich und auch nicht
Teil einer verbindlichen Unterlage ist. Das Löschen eines Inhalts funktioniert wie das Löschen
anderer Geschäftsobjekte (Kontextmenübefehl „Löschen“).
7.1.8.5 Einen Inhalt zu einer bestehenden Unterlage erfassen
Inhalte können zu bestehenden Unterlagen (Eingängen/Ausgängen) erfasst werden, d.h. diesen
exklusiv zugeordnet werden.
Um einen Inhalt zu einer Unterlage zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem Inhalt, der erfasst werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Inhalts auf „Kopieren“.
3. Navigieren Sie in die gewünschte Unterlage.
4. Klicken Sie im Hintergrund-Kontextmenü auf „Verknüpfung einfügen“.
Hinweis:
• Das Erfassen ist auch per Drag-and-drop möglich.
• Ein Inhalt kann auch in einer Unterlage erzeugt werden. Der Inhalt ist in diesem Fall
automatisch zu dieser Unterlage registriert.
7.1.8.6 Einen Inhalt zu einer neuen Unterlage erfassen
Um einen Inhalt zu einer neuen Unterlage zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem Inhalt, der zu einer neuen Unterlage registriert werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Inhalts auf „Kopieren“.
3. Navigieren Sie in den gewünschten Geschäftsfall bzw. in die Akte.
4. Klicken Sie im Hintergrund-Kontextmenü auf „Verknüpfung einfügen“.
5. Um für die Unterlage eine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf eine Kategorie und
anschließend auf eine der Vorlagen, die der Kategorie zugeordnet sind.
Um für die Unterlage keine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Klassen“ und
anschließend auf die Unterlagenart (z. B. „Eingang“).
Fabasoft Folio 119
6. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Metadaten der Unterlage und klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis: Die Registrierung kann auch per Drag-and-drop des Inhalts auf den Geschäftsfall bzw. die
Akte durchgeführt werden.
7.1.8.7 Als verbindlichen Inhalt einer Unterlage festlegen
Um einen oder mehrere Inhalte als verbindlichen Inhalt einer Unterlage festzulegen, gehen Sie
folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem Inhalt, der als verbindlicher Inhalt festgelegt werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Inhalts auf „Extras“ > „Als verbindlichen Inhalt festlegen“.
3. Klicken Sie neben einer Unterlage auf die Schaltfläche „Übernehmen“, um diese auszuwählen.
Hinweis: Um weitere Unterlagen zu suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Recherche“.
Dieser Vorgang hat folgende Auswirkungen:
• Die aktuelle (bisherige) Version der ausgewählten Unterlage wird automatisch als Version
gesichert.
• Der Inhalt, auf dem die Aktion aufgerufen wurde, wird in die Unterlage eingefügt.
Als verbindlichen Inhalt eines Versandnachweises festlegen
Anstelle einer Unterlage kann auch ein Versandnachweis ausgewählt werden, um dafür einen
verbindlichen Inhalt festzulegen. In diesem Fall kann angegeben werden, ob die Zustellung
erfolgreich war.
Beispiel: Enthält eine E-Mail die Nachricht, dass eine versendete E-Mail nicht zugestellt werden
konnte, so kann diese Antwort-E-Mail für den jeweiligen Versandnachweis als verbindlicher Inhalt
festgelegt und die Eigenschaft Zustellung erfolgreich des Versandnachweises auf „Nein“ gesetzt
werden, da die Nachricht offenbar nicht angekommen ist.
7.2 Behandeln von Unterlagen im Allgemeinen
Fabasoft Folio unterscheidet zwischen Eingängen und Ausgängen. Wenngleich jede dieser zwei
Arten von Unterlagen eigene Zwecke erfüllt, gibt es Nutzungsszenarien, die sich bei beiden gleich
gestalten.
7.2.1 Eine neue Unterlage erstellen
Um eine neue Unterlage zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Unterlagentyp („Eingang“ oder „Ausgang“) aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Bearbeiten Sie die Metadaten der Unterlage und klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis:
• Wird die Unterlage in einem Geschäftsfall erzeugt, so erhält die Unterlage die ACL des
Geschäftsfalls.
• Zusätzlich zum expliziten Erzeugen einer Unterlage, kann eine Unterlage implizit durch das
Registrieren von Inhalten zu Geschäftsfällen oder Akten erzeugt werden.
Fabasoft Folio 120
7.2.2 Eindeutige Unterlagennummer
Fabasoft Folio vergibt für Unterlagen eine eindeutige Nummer, die typischerweise in die
Bezeichnung der Unterlage einfließt. Diese Unterlagennummer setzt sich für Eingänge und
Ausgänge unterschiedlich zusammen.
Die Bezeichnung der Unterlage setzt sich wie folgt zusammen: <Unterlagennummer> - <Betreff> - <Datum>
Hinweis: <Betreff> bezieht sich auf den Betreff der Unterlage und <Datum> bezieht sich auf das
Erzeugungsdatum der Unterlage.
7.2.3 Eine Unterlage anzeigen (Übersicht)
Für Unterlagen kann eine Übersicht generiert werden, die die Inhalte im PDF-Format angezeigt.
Um die Übersicht einer Unterlage anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu der Unterlage, deren Übersicht angezeigt werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Unterlage auf „Übersicht anzeigen“.
7.2.4 Hauptinhalt einer Unterlage bearbeiten
Um den Hauptinhalt einer Unterlage zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu der gewünschten Unterlage.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Unterlage auf „Öffnen“.
Der Inhalt wird im zugeordneten Drittprodukt geöffnet und kann dort bearbeitet werden.
7.2.5 Inhalte einer Unterlage bearbeiten
Um die Inhalte einer Unterlage zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu der gewünschten Unterlage.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Unterlage, deren Inhalte bearbeitet werden sollen, auf
„Eigenschaften“.
3. Lokalisieren Sie im Feld Inhalte den zu bearbeitenden Inhalt.
4. Klicken Sie im Kontextmenü des Inhalts auf „Bearbeiten“.
Der Inhalt wird im zugeordneten Drittprodukt geöffnet und kann dort bearbeitet werden.
5. Bearbeiten Sie den Inhalt, speichern Sie die Änderungen und schließen Sie das Drittprodukt.
6. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4 für alle Inhalte, die bearbeitet werden sollen.
7. Klicken Sie auf „Weiter“.
7.2.6 Metadaten einer Unterlage bearbeiten
Um die Metadaten einer Unterlage zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu der gewünschten Unterlage.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Unterlage auf „Eigenschaften“.
3. Bearbeiten Sie die Metadaten der Unterlage. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*)
gekennzeichnet.
Fabasoft Folio 121
4. Klicken Sie auf „Weiter“.
7.2.7 Eine Unterlage suchen
Beim Suchen nach einer Unterlage können die Metadaten und die Inhalte (Volltextsuche) der
Unterlage durchsucht werden.
Um eine Unterlage zu suchen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf die Aktion „Suchen“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Eingang“, „Ausgang“ oder „Unterlage“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Geben Sie die gewünschten Suchkriterien (Geschäftsfall, Jahr, Hauptinhalt, Adressat usw.) ein.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“.
5. Markieren Sie die Unterlage, die in die Objektliste übernommen werden soll, in der Sie die
Suche gestartet haben.
6. Klicken Sie auf „Weiter“.
Die ausgewählte Unterlage wird in der Objektliste abgelegt, in der Sie die Suche begonnen haben.
7.2.8 Eine Unterlage löschen
Eine Unterlage kann nur gelöscht werden, wenn sie noch nicht verbindlich ist. Das Löschen einer
Unterlage funktioniert wie das Löschen anderer Geschäftsobjekte (Kontextmenübefehl „Löschen“).
7.2.9 Eine Unterlage stornieren
Eine stornierte Unterlage ist nicht mehr bearbeitbar. Auch die in der Unterlage enthaltenen Inhalte
können nicht mehr bearbeitet werden. Das Stornieren einer Unterlage funktioniert wie das
Stornieren anderer Geschäftsobjekte (Kontextmenübefehl „Status setzen auf“ > „Storniert“).
7.2.10 Stornierung einer Unterlage aufheben
Wird die Stornierung einer Unterlage aufgehoben, werden auch die enthaltenen Inhalte wieder auf
den früheren Bearbeitungsstatus zurückgesetzt.
Um die Stornierung einer Unterlage aufzuheben, muss der Status wieder auf „In Bearbeitung“
gesetzt werden.
7.2.11 Eine Unterlage umregistrieren
Umregistrieren erfolgt durch Verschieben einer Unterlage (samt Inhalten) in einen anderen
Geschäftsfall. Die Umregistrierung wird in den Metadaten der umregistrierten Unterlage
protokolliert. Durch die Umregistrierung ändert sich die Nummer der Unterlage. Die bisherige
Nummer wird in der Unterlage in der Nummernhistorie angezeigt.
Um eine Unterlage umzuregistrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu der Unterlage, die umregistriert werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Unterlage auf „Ausschneiden“.
3. Navigieren Sie in den Geschäftsfall, zu dem die Unterlage umregistriert werden soll.
4. Klicken Sie im Hintergrund-Kontextmenü auf die Schaltfläche „Verknüpfung einfügen“.
Fabasoft Folio 122
Hinweis: Die Unterlage kann auch per Drag-and-drop umregistriert werden.
7.2.12 Eine Unterlage verschieben
Unterlagen können innerhalb eines Geschäftsfalls (d.h. innerhalb der Ordnerstruktur des
Geschäftsfalls) beliebig verschoben werden. Das bloße Verschieben einer Unterlage innerhalb der
Ordnerstruktur eines Geschäftsfalls bewirkt kein Umregistrieren, sondern dient nur einer (frei
wählbaren) Gliederung.
Um eine Unterlage innerhalb eines Geschäftsfalls zu verschieben (z. B. in einen bestimmten
Ordner), gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu der Unterlage, die verschoben werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Unterlage auf „Ausschneiden“.
3. Navigieren Sie in den gewünschten Ordner.
4. Klicken Sie im Hintergrund-Kontextmenü auf die Schaltfläche „Verknüpfung einfügen“.
Hinweis: Das Verschieben kann auch per Drag-and-drop erfolgen.
7.2.13 Eine Unterlage versionieren
Um eine Unterlage zu versionieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie die Unterlage.
2. Klicken Sie im Menü „Versionen“ auf „Version speichern“.
3. Geben Sie eine Beschreibung der zu sichernden Version ein und klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis:
• Wird von einer Unterlage eine neue Version erstellt, werden auch alle Inhalte der Unterlage
versioniert.
• Werden die Metadaten einer Unterlage nacheinander von unterschiedlichen Benutzern
bearbeitet, so wird standardmäßig bei jedem Wechsel des Bearbeiters automatisch eine
Version der Unterlage gespeichert.
7.2.14 Verbindliche Version einer Unterlage erzeugen
Explizites Erzeugen einer verbindlichen Version
Um vom aktuellen Inhalt einer Unterlage eine verbindliche Version zu erzeugen, gehen Sie
folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie die Unterlage, von der eine verbindliche Version erzeugt werden soll.
2. Klicken Sie im Menü „Versionen“ auf „Verbindliche Version erzeugen“.
Falls der aktuelle Inhalt noch nicht verbindlich war, wird er zusätzlich verbindlich gesetzt.
Implizites Erzeugen einer verbindlichen Version
Durch folgende Anwendungsfälle wird automatisch eine verbindliche Version gespeichert:
• Genehmigen der Unterlage
• Abschließen der Unterlage
• Bestätigung des Versands/Drucks (bei Ausgängen)
Fabasoft Folio 123
• Erfassen eines Eingangs (bei Eingängen)
Existieren mehrere verbindliche Versionen zu einer Unterlage, so stellt die aktuellste verbindliche
Version den verbindlichen Inhalt der Unterlage dar.
7.2.15 Verbindlichen Inhalt einer Unterlage lesen
Um die zum aktuellen Zeitpunkt gültigen verbindlichen Inhalte einer Unterlage anzuzeigen, gehen
Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie die Unterlage, von der der aktuell verbindliche Inhalt geladen werden soll.
2. Klicken Sie im Menü „Versionen“ auf „Verbindliche Version lesen“.
Die aktuellste verbindliche Version der Unterlage steht nun zur Verfügung (erkennbar an der Uhr
im Symbol). Sowohl der Inhalt („Lesen“) als auch die Metadaten („Eigenschaften“) der verbindlichen
Version können eingesehen werden.
7.2.16 Einen physischen Inhalt zu einer Unterlage erfassen
Um einen physischen Inhalt zu einer Unterlage zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu der gewünschten Unterlage.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Unterlage auf „Eigenschaften“.
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Dokument“.
4. Geben Sie im Feld Physischer Standort ein, wo der physische Inhalt aufbewahrt wird.
5. Klicken Sie auf „Weiter“.
7.2.17 Eine Unterlage entlehnen bzw. zurückgeben
Um eine Unterlage zu entlehnen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu der Unterlage, die entlehnt werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Unterlage auf „Extras“ > „Unterschriften“ > „Entlehnen“.
3. Geben Sie Ihr Passwort ein.
4. Geben Sie im Feld Bemerkung Entlehnungsdaten (z. B. wer entlehnt, wie lange und warum) ein
und klicken Sie auf „Weiter“.
Um eine Unterlage zurückzugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu der Unterlage, die zurückgegeben werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Unterlage auf „Extras“ > „Unterschriften“ > „Rückgabe“.
3. Geben Sie Ihr Passwort ein und klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis: Die Entlehnung und Rückgabe von Unterlagen wird auf der Registerkarte „Verlauf“ der
Unterlage festgehalten.
7.3 Behandeln von Eingängen
Beim Erfassen eines Inhalts zu einem Eingang können Metadaten definiert und Adressaten
zugeordnet werden, die für etwaige Ausgangsschreiben herangezogen werden. Bei Eingängen, die
nicht oder nur teilweise eingescannt werden, müssen nur die Metadaten des Eingangs und der
Standort des physischen Inhalts erfasst werden.
Fabasoft Folio 124
Beim Registrieren wird ein Eingang einem Geschäftsfall oder einer Akte zugeordnet und
gegebenenfalls via Workflow einer zuständigen Stelle zugeteilt.
7.3.1 Einen Eingang erstellen
Um einen Inhalt zu einem Eingang zu erfassen, stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung.
Über die Aktion „Neu“
Um einen Eingang explizit zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Eingang“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Bearbeiten Sie die Metadaten des Eingangs und klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis:
• Inhalte, die dem Eingang zugeordnet werden sollen, können Sie im Feld Inhalte einfügen bzw.
hochladen.
• Wird ein Eingang in einem Geschäftsfall erzeugt, wird der Eingang automatisch zu diesem
Geschäftsfall registriert.
• Zum Erzeugen von Eingängen können auch Vorlagen verwendet werden.
Über Drag-and-drop bzw. Kopieren und Einfügen
Wenn Sie einen Inhalt bzw. eine Datei in einer Person, Organisation, Geschäftsfall oder Akte
ablegen, kann implizit ein Eingang erzeugt werden, der zusätzlich zum Geschäftsfall oder zur Akte
registriert wird.
Um einen Inhalt zu einem Eingang zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem zu erfassenden Inhalt.
2. Ziehen Sie den Inhalt per Drag-and-drop auf die gewünschte Person, Organisation,
Geschäftsfall oder Akte. Alternativ können Sie den Inhalt auch kopieren und in der
entsprechenden Liste des Zielobjekts einfügen.
3. Bei Personen bzw. Organisationen kann der Inhalt einer bestehenden oder neuen Akte bzw.
einem Geschäftsfall zugeordnet werden:
o Um den Inhalt einer Akte bzw. einem Geschäftsfall zuzuordnen, klicken Sie neben dem
entsprechenden Eintrag auf die Schaltfläche „Übernehmen“.
o Um den Inhalt einer neuen Akte bzw. einem Geschäftsfall zuzuordnen, klicken Sie auf die
Schaltfläche „Erzeugen“, wählen Sie den zu erzeugenden Objekttyp aus und klicken Sie auf
„Weiter“. Erfassen Sie die Metadaten des erzeugten Objekts und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Um für den Eingang eine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf eine Kategorie und
anschließend auf eine der Vorlagen, die der Kategorie zugeordnet sind.
Um für den Eingang keine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Klassen“ und
anschließend auf den Eintrag „Eingang“.
5. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Metadaten des Eingangs und klicken Sie auf „Weiter“.
Datei erfassen
Fabasoft Folio 125
Anstelle eines bereits im System befindlichen Inhalts kann für denselben Anwendungsfall auch
direkt eine Datei oder E-Mail aus der Betriebssystem-Umgebung verwendet werden. Ob Drag-and-
drop bzw. Kopieren und Einfügen zur Verfügung steht, ist vom Webbrowser abhängig.
7.3.2 Eine Kategorie auswählen
Im Zuge der Eingangserfassung können Sie dem Eingang im Feld Kategorie eine Kategorie (z. B.
Bewerbung, Bestellung, Anfrage) zuweisen. Bei der Kategorie kann ein Standardprozess hinterlegt
sein, der abhängig von der Definition automatisch gestartet wird.
7.3.3 Metadaten festlegen
Im Zuge der Eingangserfassung können für Eingänge folgende Metadaten definiert werden.
Abhängig vom Kontext stehen nicht alle Felder zur Verfügung.
• Akte
Der Eingang wird der angegebenen Akte zugeordnet.
• Betreff
Legt den Betreff des Eingangs fest.
• Kategorie
Legt die Kategorie des Eingangs fest.
o Kürzel
Zeigt das aufgrund der Kategorie vergebene Kürzel.
o Standardprozess
Zeigt den aufgrund der Kategorie definierten Standardprozess.
• Starte Standardprozess
Legt fest, ob der Standardprozess gestartet werden soll.
• Datum für Journal
Legt das Datum für das Journal fest.
• Adressaten
Legt die Adressaten des Eingangs fest.
• Inhalte
Legt die dem Eingang zugeordnete Inhalte fest.
• Jahr
Legt das Jahr fest, dem der Eingang zugeordnet wird. Standardmäßig wird das aktuelle Jahr
eingetragen.
• Begriffe
Legt die Schlagworte des Eingangs fest, über die der Eingang zum Beispiel leichter gefunden
werden kann.
• Zuständigkeit
Legt fest, wie der zuständige Benutzer ermittelt wird.
Folgende Metadaten können nach der Erfassung nicht mehr geändert werden:
• Jahr
Ist Teil der eindeutigen Nummer.
Fabasoft Folio 126
• Kategorie
Bestimmt das Kürzel und den Standardprozess.
Hinweis: Die Kategorie kann durch eine Umregistrierung geändert werden.
7.3.4 Einem Eingang Adressaten zuordnen
Im Zuge der Eingangserfassung können Adressaten zugeordnet werden. Dabei werden Adressaten
des zugrundeliegenden Geschäftsfalls bzw. der Akte vorbefüllt. Diese können im Bedarfsfall noch
geändert werden.
Vorgeschlagene Adressaten übernehmen
In folgenden Fällen werden im Zuge der Eingangserfassung Adressaten vorbefüllt:
• Wird eine E-Mail erfasst, wird aufgrund der E-Mail-Adresse des Absenders eine Person oder
Organisation ermittelt.
• Wird ein Inhalt in einen Geschäftsfall erfasst, so werden die Adressaten des Geschäftsfalls als
Adressaten des Eingangs übernommen.
• Wird ein Inhalt in einer Akte erfasst, so werden die Adressaten der Akte als Adressaten des
Eingangs übernommen.
Einen Adressaten suchen
Um einem Eingang einen bestehenden Adressaten zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie im Feld Adressaten auf die Schaltfläche „Zeile hinzufügen“ (Plus-Symbol).
2. Klicken Sie in der neuen Zeile im Feld Kontakt auf die Schaltfläche „Suchen“.
3. Wählen Sie den Objekttyp aus, nach der gesucht werden soll und klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis: Um nach allen Arten von Adressaten zu suchen, wählen Sie den Eintrag „Kontakt“ aus.
4. Geben Sie die Suchkriterien ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“.
5. Markieren Sie die Adressaten, die Sie übernehmen möchten und klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis: Sie können im Feld Kontakt auch eine Schnellsuche durchführen.
Einen Adressaten erzeugen
Um einem Eingang einen neuen Adressaten zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie im Feld Adressaten auf die Schaltfläche „Zeile hinzufügen“ (Plus-Symbol).
2. Klicken Sie in der neuen Zeile im Feld Kontakt auf die Schaltfläche „Erzeugen“ (Plus-Symbol).
3. Wählen Sie den Objekttyp (z. B. Kontaktperson oder Organisation) aus, die erzeugt werden soll
und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Bearbeiten Sie die Metadaten des Adressaten und klicken Sie auf „Weiter“.
7.3.5 Prozess eines Eingangs starten
Im Zuge der Eingangserfassung wird dem Eingang eine Kategorie zugewiesen. Bei der Kategorie
kann ein Standardprozess hinterlegt sein, der abhängig von der Definition automatisch gestartet
wird.
Fabasoft Folio 127
7.3.6 Eindeutige Eingangsnummer
Das System vergibt für Eingänge automatisch eine eindeutige Nummer, die typischerweise in den
Namen des Eingangs einfließt.
Der Name eines Eingangs setzt sich standardmäßig wie folgt zusammen: <Unterlagennummer> - <Betreff> - <Datum>
Hinweis: <Betreff> bezieht sich auf den Betreff des Eingangs und <Datum> bezieht sich auf das
Erzeugungsdatum des Eingangs.
7.3.7 Einen Eingang registrieren
Eingänge können zu Geschäftsfällen oder Akten registriert werden, d.h. diesen zugeordnet werden.
Um einen Eingang zu registrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem zu registrierenden Eingang.
2. Ziehen Sie den Eingang per Drag-and-drop auf die gewünschte Person, Organisation,
Geschäftsfall oder Akte. Alternativ können Sie den Eingang auch kopieren und in der
entsprechenden Liste des Zielobjekts einfügen.
3. Bei Personen bzw. Organisationen kann der Eingang einer bestehenden oder neuen Akte bzw.
einem Geschäftsfall zugeordnet werden:
o Um den Eingang einer Akte bzw. einem Geschäftsfall zuzuordnen, klicken Sie neben dem
entsprechenden Eintrag auf die Schaltfläche „Übernehmen“.
o Um den Eingang einer neuen Akte bzw. einem Geschäftsfall zuzuordnen, klicken Sie auf die
Schaltfläche „Erzeugen“, wählen Sie den zu erzeugenden Objekttyp aus und klicken Sie auf
„Weiter“. Erfassen Sie die Metadaten des erzeugten Objekts und klicken Sie auf „Weiter“.
7.4 Behandeln von Ausgängen
Der Inhalt eines Ausgangs kann an die im Ausgang definierten Adressaten versendet werden.
Hinweis: Für das Generieren von personalisierten Ausgangsdokumenten, wird Microsoft Office auf
den Fabasoft Folio Konvertierungsservices benötigt.
7.4.1 Einen Ausgang erstellen
Um einen Ausgang zu erstellen, stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung.
Über die Aktion „Neu“
Um einen Ausgang explizit zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Ausgang“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Bearbeiten Sie die Metadaten des Ausgangs und klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis: Das Feld Absender (Registerkarte „Adressaten“) muss im Format „Beliebiger Name
<[email protected]>" befüllt sein.
Über Drag-and-drop bzw. Kopieren und Einfügen
Fabasoft Folio 128
Wenn Sie einen Inhalt bzw. eine Datei in einer Person, Organisation, Geschäftsfall oder Akte
ablegen, kann implizit ein Ausgang erzeugt werden, der zusätzlich zum Geschäftsfall oder zur Akte
registriert wird.
Um einen Ausgang implizit zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem zu versendenden Inhalt.
2. Ziehen Sie den Inhalt per Drag-and-drop auf die gewünschte Person, Organisation,
Geschäftsfall oder Akte. Alternativ können Sie den Inhalt auch kopieren und in der
entsprechenden Liste des Zielobjekts einfügen.
3. Bei Personen bzw. Organisationen kann der Inhalt einer bestehenden oder neuen Akte bzw.
einem Geschäftsfall zugeordnet werden:
o Um den Inhalt einer Akte bzw. einem Geschäftsfall zuzuordnen, klicken Sie neben dem
entsprechenden Eintrag auf die Schaltfläche „Übernehmen“.
o Um den Inhalt einer neuen Akte bzw. einem Geschäftsfall zuzuordnen, klicken Sie auf die
Schaltfläche „Erzeugen“, wählen Sie den zu erzeugenden Objekttyp aus und klicken Sie auf
„Weiter“. Erfassen Sie die Metadaten des erzeugten Objekts und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Um für den Ausgang eine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf eine Kategorie und
anschließend auf eine der Vorlagen, die der Kategorie zugeordnet sind.
Um für den Ausgang keine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Klassen“ und
anschließend auf den Eintrag „Ausgang“.
5. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Metadaten des Ausgangs und klicken Sie auf „Weiter“.
Verwendung von Vorlagen
Sowohl für implizit als auch für explizit erzeugte Ausgänge können Vorlagen verwendet werden. Ist
bei einer Vorlagenkategorie des betreffenden Ausgangs ein „Finales Format“ (z. B. PDF) angegeben,
so werden die Inhalte des Ausgangs im Zuge des Versands in dieses Format konvertiert. Dazu
müssen die für die Durchführung der Konvertierung notwendigen Softwareprodukte von
Drittherstellern am Konvertierungsserver installiert und betriebsbereit sein.
Eindeutige Ausgangsnummer
Die eindeutige Nummer eines Ausgangs hat standardmäßig folgendes Format: <Geschäftsfallnummer>/<Laufende Nummer>
7.4.2 Abfertigungsart festlegen
Grundsätzlich werden die Abfertigungsarten „Massenversand“ und „Serienversand“ unterschieden.
• Massenversand – personalisierte Inhalte werden nicht aufbewahrt
Beim Versand/Druck wird bei jedem Adressaten unter „Kommunikation“ ein Verweis auf das
Ausgangsobjekt hinterlegt. Es werden jedoch keine Versandnachweise mit personalisierten
Inhalten generiert.
Es sind die Versandarten „E-Mail-Versand (Hintergrund)“ und „Seriendruck“ möglich.
• Serienversand – personalisierte Inhalte werden aufbewahrt
Beim Versand/Druck wird je Adressat ein Versandnachweis generiert und bei jedem
Adressaten unter Kommunikation ein Verweis auf den jeweiligen Versandnachweis hinterlegt.
Es ist die Versandart „E-Mail-Versand (interaktiv)“ möglich.
Um die Abfertigungsart eines Ausgangs festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Fabasoft Folio 129
1. Navigieren Sie zu dem Ausgang.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Ausgangs auf „Eigenschaften“.
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Adressaten“.
4. Wählen Sie im Feld Versandart die gewünschte Abfertigungsart aus.
5. Klicken Sie auf „Weiter“.
7.4.3 Einen Adressaten für einen Ausgang auswählen
Um einem Ausgang im Zuge des Erzeugens einen bestehenden Adressaten zuzuweisen, gehen Sie
folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie im Feld Adressaten auf die Schaltfläche „Eintrag hinzufügen“.
2. Klicken Sie in der neuen Zeile im Feld Kontakt auf die Schaltfläche „Suchen“.
3. Wählen Sie den Objekttyp aus, nach der gesucht werden soll und klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis: Um nach allen Arten von Adressaten zu suchen, wählen Sie den Eintrag „Kontakt“ aus.
4. Geben Sie die Suchkriterien ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“.
5. Markieren Sie die Adressaten, die Sie übernehmen möchten und klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis: Sie können im Feld Kontakt auch eine Schnellsuche durchführen.
Um einem bestehenden Ausgang einen bestehenden Adressaten zuzuweisen, öffnen Sie die
Eigenschaften und führen Sie die angegebenen Schritte auf der Registerkarte „Adressaten“ aus.
7.4.4 Eine Adressatenliste für einen Ausgang auswählen
Zusätzlich zu (oder anstelle von) einzeln angeführten Adressaten kann einem Ausgang in der
Eigenschaft Adressatenliste auch eine Adressatenliste zugeordnet werden.
Um eine Adressatenliste für einen Ausgang auszuwählen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie im Kontextmenü des Ausgangs auf „Eigenschaften“.
2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Adressaten“.
3. Wählen Sie im Feld Adressatenliste eine Adressatenliste aus.
o Um eine Suche durchzuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchen“.
o Um eine Adressatenliste zu erzeugen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Erzeugen“ (Plus-
Symbol). Bearbeiten Sie die Metadaten der Adressatenliste und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis: Die Adressatenlisten werden im Zuge des Versands nicht neu berechnet.
7.4.5 Die zu versendenden Inhalte für einen Ausgang festlegen
Inhalte, die dem Ausgang zugeordnet werden sollen, können im Feld Inhalte hinzugefügt werden.
Grundsätzlich kann jeder Inhalt eingefügt werden. Personalisierte Versendungen (in die Metadaten
eingefügt werden) können jedoch nur auf Basis folgender Dokumenttypen durchgeführt werden:
• Microsoft Word (Felder)
Um die zu versendenden Inhalte für einen Ausgang festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie im Kontextmenü des Ausgangs auf „Eigenschaften“.
Fabasoft Folio 130
2. Fügen Sie im Feld Inhalte die gewünschten Dokumente hinzu.
3. Klicken Sie auf „Weiter“.
7.4.6 Einen Ausgang im Hintergrund versenden
Ein Ausgang kann im Hintergrund serverseitig versendet werden. Dabei werden für alle Adressaten
serverseitig personalisierte E-Mails generiert und ohne weitere Benutzerinteraktion versandt. Der
Hauptinhalt sowie die weiteren Inhalte werden - sofern der jeweilige Inhalt statischer Text, HTML,
oder ein Microsoft Word-Dokument ist - je Adressat personalisiert. Sofern der Inhalt in HTML oder
Plain Text umgewandelt werden kann, wird der Hauptinhalt als E-Mail-Body verwendet. Zum
Beispiel werden PDF-Dokumente oder Bilder nie personalisiert und immer als Anhang
übernommen. Der Betreff des Ausgangs wird als Betreff der E-Mails verwendet.
Hinweis: Diese Versandart ist für Ausgänge mit der Versandart „E-Mail-Versand (Hintergrund)“
verfügbar.
Um einen Ausgang im Hintergrund zu versenden, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem Ausgang, der versendet werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Ausgangs auf „E-Mail-Versand (Hintergrund)“.
Die E-Mails werden automatisch generiert und versendet.
7.4.7 Probeversand eines Ausgangs
Ein Ausgang, der für den serverseitigen Massenversand vorgesehen ist, kann anhand des
Kontextmenübefehls „E-Mail-Probeversand“ getestet werden. Im Zuge dieses Probeversands
werden für eine definierte Anzahl von Empfängern des Ausgangs E-Mails erzeugt und
personalisiert, diese E-Mails jedoch an eigens definierte Testempfänger versandt. Dies dient dazu,
das Ergebnis des Versands anhand einiger weniger Testempfänger überprüfen zu können.
Hinweis: „E-Mail-Probeversand“ ist für Ausgänge mit der Versandart „E-Mail-Versand (Hintergrund)“
verfügbar.
Um einen Probeversand eines Ausgangs durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie im Kontextmenü des Ausgangs auf „E-Mail-Probeversand“.
2. Definieren Sie die Einstellungen für den Probeversand:
Geben Sie im Feld Empfänger E-Mail-Adressen ein, an die die Test-E-Mails versendet werden
sollen.
Geben Sie im Feld Limit (E-Mails) ein, wie viele E-Mails für Testzwecke tatsächlich erzeugt und
personalisiert werden sollen. Die Daten für die Personalisierung der E-Mails werden von den
tatsächlichen Empfängern herangezogen, die E-Mails werden jedoch nur an die angegebenen
Test-Empfänger versendet, nicht an die im Ausgang definierten Empfänger.
3. Klicken Sie auf „Weiter“.
4. Der Versandfortschritt und eine Versandstatistik werden in einem Dialogfenster angezeigt.
Wurde der Versand beendet, klicken Sie auf „Weiter“.
5. Überprüfen Sie die E-Mails.
Fabasoft Folio 131
7.4.8 Personalisierte Reinschriften erstellen
Jede personalisierte Reinschrift wird sowohl beim Ausgang auf der Registerkarte „Versandprotokoll“
im Feld Versandnachweise als auch beim jeweiligen Kontakt auf der Registerkarte „Journal“ im Feld
Kommunikation abgelegt. Die Reinschriften erhalten den Status „noch nicht versandt“.
Um personalisierte Reinschriften zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem Ausgang, für den personalisierte Reinschriften erstellt werden sollen.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Ausgangs auf „Reinschriften erstellen“.
Um Reinschriften über Microsoft Outlook zu versenden (interaktiv), gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem Ausgang, der versendet werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Ausgangs auf „E-Mail-Versand (interaktiv)“.
Die E-Mail ist mit dem Inhalt des Felds Nachricht des Ausgangs vorbefüllt und die Inhalte des
Ausgangs werden als Anlagen beigefügt.
7.4.9 Einen Ausgang als Seriendruck versenden
Ein Ausgang kann auch als Seriendruck an mehrere Adressaten versendet werden. Dabei werden,
analog zum „E-Mail-Versand (Hintergrund)“, der Hauptinhalt sowie die weiteren konvertierbaren
Inhalte für alle Adressaten personalisiert und ins PDF-Format konvertiert. Die erzeugten PDF-
Dateien werden anschließend zusammengehängt und im Feld Inhalt des Seriendrucks beim Ausgang
hinterlegt.
7.5 Behandeln von Geschäftsfällen
Ein Geschäftsfall beinhaltet Unterlagen (Eingänge und Ausgänge) mit einem begrenzten Zeithorizont
(z. B. ein Projekt oder eine Kampagne). Ein Geschäftsfall ist somit eine Mappe von Unterlagen mit
gleichem Kontext.
7.5.1 Einen neuen Geschäftsfall erstellen
Um einen neuen Geschäftsfall zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Geschäftsfall“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Bearbeiten Sie die Metadaten des Geschäftsfalls und klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis:
• Das Kürzel wird aus der Kategorie übernommen.
• Die eindeutige Nummer eines (noch) nicht registrierten Geschäftsfalls setzt sich standardmäßig
wie folgt zusammen: <Kürzel>/<Jahr>/<Laufende Nummer>
Die eindeutige Nummer eines Geschäftsfalls, der zu einer Akte registriert ist, setzt sich anders
zusammen (die bisherige eindeutige Nummer wird in die Nummernhistorie hinzugefügt): <Eindeutige Nummer der Akte>/<Laufende Nummer>
• Die Bezeichnung des Geschäftsfalls ergibt sich wie folgt: <Eindeutige Nummer des Geschäftsfalls> - <Betreff>
Fabasoft Folio 132
7.5.2 Einen Geschäftsfall bearbeiten
Um einen Geschäftsfall zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie im Kontextmenü des Geschäftsfalls auf „Eigenschaften“.
2. Bearbeiten Sie die Metadaten des Geschäftsfalls und klicken Sie auf „Weiter“.
Folgende Metadaten stehen zur Verfügung:
• Name
Zeigt den Namen des Geschäftsfalls.
• Betreff
Legt den Betreff des Geschäftsfalls fest.
• Nummer/Kategorie/Jahr
Zeigt die eindeutige Nummer, die Kategorie und das Jahr des Geschäftsfalls.
• Begriffe
Legt die Schlagworte des Geschäftsfalls fest, über die der Geschäftsfall zum Beispiel leichter
gefunden werden kann.
• Adressaten
Legt die Adressaten des Geschäftsfalls fest.
• Akte
Legt die Akte fest, die der Geschäftsfall zugeordnet ist.
Hinweis: Wird ein Geschäftsfall zu einer Akte registriert, so wird die Bezeichnung des
Geschäftsfalls geändert.
• Person
Der Geschäftsfall kann einer Person zugeordnet werden.
• Organisation
Der Geschäftsfall kann einer Organisation zugeordnet werden.
7.5.3 Beziehungen zwischen Geschäftsfällen erstellen
Zwischen Geschäftsfällen untereinander und zwischen Geschäftsfällen und Akten können
Beziehungen hergestellt werden.
Um Beziehungen zwischen Geschäftsfällen zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Kopieren Sie den Geschäftsfall, der als Verweis in einem anderen Geschäftsfall eingefügt
werden soll
2. Navigieren Sie zu dem Geschäftsfall, in dem Sie den Verweis hinterlegen möchten.
3. Klicken Sie im Kontextmenü des Geschäftsfalls auf „Eigenschaften“.
4. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Anmerkungen“.
5. Klicken Sie im Feld Anhänge hinzufügen im Kontextmenü auf „Verknüpfung einfügen“.
6. Klicken Sie auf „Weiter“.
7.5.4 Einen Geschäftsfall umregistrieren
Ein bereits zu einer Akte registrierter Geschäftsfall kann umregistriert werden, d.h. man ordnet
diesen einer anderen Akte zu. Gleichzeitig wird dabei die Bezeichnung des Geschäftsfalls
Fabasoft Folio 133
entsprechend der neuen Zuordnung geändert, wobei die bisherige Bezeichnung in einer
Nummernhistorie des Geschäftsfalls vermerkt wird.
Um einen Geschäftsfall umzuregistrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem Geschäftsfall, der umregistriert werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Geschäftsfalls auf „Ausschneiden“.
3. Navigieren Sie in die Akte, die der Geschäftsfall zugeordnet werden soll.
4. Klicken Sie im Hintergrund-Kontextmenu auf „Verknüpfung einfügen“.
Hinweis: Der Geschäftsfall kann auch per Drag-and-drop umregistriert werden.
7.5.5 Einen Geschäftsfall stornieren
Wird ein Geschäftsfall storniert, hat dies folgende Auswirkungen:
• Der Aktenlauf des Geschäftsfalls wird unterbrochen, es werden keine Aktivitäten mehr zu
diesem Geschäftsfall in den Arbeitsvorräten der betroffenen Benutzer angezeigt.
• Die Stornierung wird an die Unterlagen des Geschäftsfalls propagiert.
• Die Geschäftszahl bleibt vergeben.
Um einen Geschäftsfall zu stornieren, gehen Sie wie bei jedem anderen Geschäftsobjekt vor
(Kontextmenübefehl „Status setzen auf“ > „Storniert“).
7.5.6 Stornierung eines Geschäftsfalls aufheben
Wird die Stornierung eines Geschäftsfalls aufgehoben, wird der Aktenlauf des Geschäftsfalls wieder
aufgenommen, d.h. die Workflow-Aktivitäten werden wieder aktiviert. Das Aufheben der
Stornierung wird an die Unterlagen des Geschäftsfalls propagiert.
Um die Stornierung eines Geschäftsfalls aufzuheben, muss der Status gesetzt werden
(Kontextmenübefehl „Status setzen auf“ > „In Bearbeitung“).
7.5.7 Einen Geschäftsfall abschließen
Um einen Geschäftsfall abzuschließen, gehen Sie wie bei jedem anderen Geschäftsobjekt vor
(Kontextmenübefehl „Status setzen auf“ > „Abgeschlossen“).
7.5.8 Einen Geschäftsfall versionieren
Um einen Geschäftsfall zu versionieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie den Geschäftsfall, von der die aktuelle Version gespeichert werden soll.
2. Klicken Sie im Menü „Versionen“ auf „Version speichern“.
3. Geben Sie eine Beschreibung der zu sichernden Version ein und klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis: Die dem Geschäftsfall zugeordneten Unterlagen werden nicht mitversioniert.
7.5.9 Einen Geschäftsfall entlehnen bzw. zurückgeben
Um einen Geschäftsfall zu entlehnen bzw. zurückzugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem Geschäftsfall, der entlehnt werden soll.
Fabasoft Folio 134
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Geschäftsfalls auf „Extras“ > „Unterschriften“ > „Entlehnen“.
3. Geben Sie Ihr Passwort ein.
4. Geben Sie im Feld Bemerkung Entlehnungsdaten (z. B. wer entlehnt, wie lange und warum) ein
und klicken Sie auf „Weiter“.
Um einen Geschäftsfall zurückzugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu dem Geschäftsfall, der zurückgegeben werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Geschäftsfalls auf „Extras“ > „Unterschriften“ > „Rückgabe“.
3. Geben Sie Ihr Passwort ein und klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis: Die Entlehnung und Rückgabe von Geschäftsfällen wird auf der Registerkarte „Verlauf“
der Geschäftsfälle festgehalten.
7.6 Behandeln von Akten
Eine Akte enthält Geschäftsfälle und Unterlagen (Eingänge und Ausgänge) mit langem Zeithorizont.
Eine Akte ist somit eine Mappe von Unterlagen und Geschäftsfällen mit gleichem Kontext.
7.6.1 Eine neue Akte erstellen
Um eine neue Akte zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Akte“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Bearbeiten Sie die Metadaten der Akte und klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis:
• Das Kürzel wird aus der Kategorie übernommen.
• Die eindeutige Nummer der Akte setzt sich standardmäßig wie folgt zusammen: <Kürzel>/<Jahr>/<Laufende Nummer>
• Die Bezeichnung der Akte ergibt sich wie folgt: <Eindeutige Nummer der Akte> - <Betreff>
7.6.2 Eine Akte bearbeiten
Um eine Akte zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie im Kontextmenü der Akte auf „Eigenschaften“.
2. Bearbeiten Sie die Metadaten der Akte und klicken Sie auf „Weiter“.
Folgende Metadaten stehen zur Verfügung:
• Name
Zeigt den Namen der Akte.
• Betreff
Legt den Betreff der Akte fest.
• Nummer/Kategorie/Jahr
Zeigt die eindeutige Nummer, die Kategorie und das Jahr der Akte.
• Adressaten
Legt die Adressaten der Akte fest.
Fabasoft Folio 135
• Person
Die Akte kann einer Person zugeordnet werden.
• Organisation
Die Akte kann einer Organisation zugeordnet werden.
7.6.3 Beziehungen zwischen Akten und anderen Geschäftsobjekten festlegen
Akten verfügen über das Feld Verweise, in dem andere Geschäftsobjekte abgelegt werden können.
Wenn unter Verweise eine andere Akte bzw. ein anderer Geschäftsfall eingetragen wird, so entsteht
dort ein Rückbezug. Analog dazu wird diese Rückwärtsbeziehung wieder aufgehoben, wenn man
eine Akte oder einen Geschäftsfall aus Verweise entfernt.
Um Beziehungen zwischen Akten und anderen Geschäftsobjekten festzulegen, gehen Sie
folgendermaßen vor:
1. Kopieren Sie das Geschäftsobjekt, das als Verweis in einer Akte eingefügt werden soll.
2. Navigieren Sie zu der Akte, in der Sie den Verweis hinterlegen möchten.
3. Klicken Sie im Kontextmenü der Akte auf „Eigenschaften“.
4. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Anmerkungen“.
5. Klicken Sie im Feld Anhänge hinzufügen im Kontextmenü auf „Verknüpfung einfügen“.
6. Klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis: Das Feld Verweise dient dazu, informelle Geschäftsobjekte abzulegen. Diese werden der
Akte nicht exklusiv zugeordnet, ändern nicht den Dokumentstatus, befinden sich nicht im
Rechtekontext und werden nicht mit der Akte mitversioniert.
7.6.4 Eine Akte stornieren
Wird eine Akte storniert, hat dies folgende Auswirkungen:
• Der Aktenlauf der Akte wird unterbrochen, es werden keine Aktivitäten mehr zu dieser Akte in
den Arbeitsvorräten der betroffenen Benutzer angezeigt.
• Die Stornierung wird an die Unterlagen bzw. Geschäftsfälle der Akte propagiert.
• Die Geschäftszahl bleibt vergeben.
Um eine Akte zu stornieren, gehen Sie wie bei jedem anderen Geschäftsobjekt vor
(Kontextmenübefehl „Status setzen auf“ > „Storniert“).
7.6.5 Die Stornierung einer Akte aufheben
Wird die Stornierung einer Akte aufgehoben, wird der Aktenlauf der Akte wieder aufgenommen,
d.h. die Workflow-Aktivitäten werden wieder aktiviert. Das Aufheben der Stornierung wird an die
Unterlagen bzw. Geschäftsfälle der Akte propagiert.
Um die Stornierung einer Akte aufzuheben, muss der Status gesetzt werden (Kontextmenübefehl
„Status setzen auf“ > „In Bearbeitung“).
7.6.6 Eine Akte abschließen
Wird eine Akte abgeschlossen, der noch nicht abgeschlossene Geschäftsfälle enthält, so erscheint
ein entsprechender Hinweis. Wird das Abschließen der Akte fortgesetzt, so wird automatisch
Fabasoft Folio 136
versucht, alle Geschäftsfälle der Akte abzuschließen. Scheitert das Abschließen eines der
Geschäftsfälle oder bricht der Benutzer den Vorgang ab, so wird die gesamte Transaktion
abgebrochen.
Um eine Akte abzuschließen, gehen Sie wie bei jedem anderen Geschäftsobjekt vor
(Kontextmenübefehl „Status setzen auf“ > „Abgeschlossen“).
7.6.7 Eine Akte versionieren
Um eine Akte zu versionieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie die Akte, von der die aktuelle Version gespeichert werden soll.
2. Klicken Sie im Menü „Versionen“ auf „Version speichern“.
3. Geben Sie eine Beschreibung der zu sichernden Version ein und klicken Sie auf „Weiter“.
7.6.8 Eine Akte entlehnen bzw. zurückgeben
Um eine Akte zu entlehnen bzw. zurückzugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu der Akte, die entlehnt werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Akte auf „Extras“ > „Unterschriften“ > „Entlehnen“.
3. Geben Sie Ihr Passwort ein.
4. Geben Sie im Feld Bemerkung Entlehnungsdaten (z. B. wer entlehnt, wie lange und warum) ein
und klicken Sie auf „Weiter“.
Um eine Akte zurückzugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu der Akte, die zurückgegeben werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Akte auf „Extras“ > „Unterschriften“ > „Rückgabe“.
3. Geben Sie Ihr Passwort ein und klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis: Die Entlehnung und Rückgabe einer Akte wird auf der Registerkarte „Verlauf“ der Akte
festgehalten.
7.6.9 Eine Akte oder Geschäftsfall strukturieren
Akten und Geschäftsfälle können anhand von Ordnern substrukturiert werden. In diesen Ordnern
können Geschäftsobjekte oder wiederum Ordner abgelegt werden.
7.7 Eingangsrechnung
Eingangsrechnungen können in Geschäftsobjekten abgelegt werden.
Um eine neue Eingangsrechnung zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie in das Geschäftsobjekt.
2. Klicken Sie im Hintergrund-Kontextmenü auf „Neu“.
3. Wählen Sie den Eintrag „Eingangsrechnung“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Bearbeiten Sie die Metadaten der Eingangsrechnung (z. B. Rechnungsnummer und Kreditor) und
klicken Sie auf „Weiter“.
Freigabeprozess für Eingangsrechnungen
Fabasoft Folio 137
Für den Freigabeprozess liefert Fabasoft Folio folgende Aktivitäten mit. Diese stehen nur bei
entsprechender projektspezifischer Konfiguration zur Verfügung.
• ER formal prüfen
• ER zurücksenden
• ER buchen
• ER freigeben
• ER abschließen
7.8 Lieferschein
Lieferscheine können in Geschäftsobjekten abgelegt werden.
Um einen Lieferschein zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie in das Geschäftsobjekt.
2. Klicken Sie im Hintergrund-Kontextmenü auf „Neu“.
3. Wählen Sie den Eintrag „Lieferschein“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Bearbeiten Sie die Metadaten des Lieferscheins (z. B. Lieferschein-ID und Eingangsdatum) und
klicken Sie auf „Weiter“.
7.9 Vertrag
Um einen Vertrag zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Vertrag“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Bearbeiten Sie die Metadaten des Vertrags und klicken Sie auf „Weiter“.
Metadaten
Folgende Metadaten stehen bei einem Vertrag zur Verfügung.
Registerkarte „Vertrag“
• Name
In diesem Feld wird der Name bzw. die Bezeichnung für das Objekt angezeigt. Der Wert setzt
sich wie folgt zusammen: <Nummer> - <Kurzbeschreibung>
• Akte
In diesem Feld wird die Akte angegeben, die dem Vertrag zugeordnet ist.
• Kurzbeschreibung
In diesem Feld wird eine Kurzbeschreibung des Vertrages eingegeben.
Hinweis: Die Kurzbeschreibung wird zum Namen des Objekts hinzugefügt.
• Nummer/Vertragstyp/Jahr
In diesem Feld wird die Nummer, der Vertragstyp und das Jahr angezeigt.
• Eigene Organisation
In diesem Feld wird die eigene Organisation ausgewählt.
Fabasoft Folio 138
• Vertragspartner
In diesem Feld wird der Vertragspartner ausgewählt. Es können Organisationen, Personen oder
Mitarbeiter ausgewählt werden.
• Vertragsgegenstand
In diesem Feld kann der Vertragsgegenstand (Produkt und/oder Version) angegeben werden.
Die wählbaren Versionen sind dabei durch das ausgewählte Produkt begrenzt.
• Vertragswert (eigene Währung)
In diesem Feld kann der Vertragswert in eigner Währung angegeben werden.
• Vertragswert
In diesem Feld kann der Vertragswert in einer Fremdwährung angegeben werden.
• Vertragsdatum
In diesem Feld kann angegeben werden, an welchem Datum der Vertrag unterzeichnet wurde.
• Kündigungsdatum
In diesem Feld kann angegeben werden, mit welchem Datum der Vertrag gekündigt wurde
bzw. mit welchem Datum der Vertrag abläuft.
• Gültig ab
In diesem Feld wird der Zeitpunkt angegeben, ab dem das Objekt gültig ist.
• Gültig bis
In diesem Feld wird das Datum angegeben, bis zu dem ein Objekt gültig ist.
• Vertragskennung
In diesem Feld wird die eindeutige Vertragskennung angezeigt. Die Vertragskennung wird
automatisch generiert und kann nicht geändert werden.
• ERP-Identifikation
In diesem Feld kann die ERP-Identifikation des Vertrages angegeben werden.
• Anmerkung
In diesem Feld kann eine beliebige Anmerkung zum Vertrag eingegeben werden.
• Ansprechpartner
In diesem Feld kann der Ansprechpartner des Vertragspartners angegeben werden. Dieser ist
gefiltert auf die Kontaktpersonen und Angestellten des Vertragspartners.
• Begriffe
In diesem Feld können dem Vertrag Begriffe als Schlagworte zugeordnet werden.
• Adressaten
In diesem Feld können zum Vertrag gehörige Kontakte (Personen und Organisationen) und
deren Kontaktdaten angegeben werden.
Registerkarte „Fristen“
• Mindestlaufzeit bis
Dieses Datum bestimmt, bis wann ein Vertrag mindestens laufen muss. Dieser Wert wird
automatisch befüllt. Vor diesem Zeitpunkt kann nicht gekündigt werden.
• Fristgerechte Kündigung bis
In diesem Feld wird der Termin angegeben, zu dem die Kündigung erfolgen muss, damit der
nächste Kündigungsstichtag eingehalten werden kann.
Beispiel: Soll ein Vertrag zum 30.9. beendet werden, und es muss eine Kündigungsfrist von
drei Monaten eingehalten werden, muss am 30.6. gekündigt werden. Dieser Wert wird bei
jeder Änderung des Kündigungsstichtages oder der Kündigungsfrist neu berechnet.
Fabasoft Folio 139
• Kündigungsstichtag
In diesem Feld kann der Tag angegeben werden, zu dem das nächste Mal gekündigt werden
kann.
Beispiel: Ein Dienstverhältnis kann immer nur am letzten Tag des Monats beendet werden.
Wenn man Mitte des Monats kündigen will, muss man trotzdem bis zum letzten Tag des
Monats (dem Kündigungsstichtag) warten.
• Automatische Verlängerung
Um diese Zeit wird der Kündigungsstichtag verschoben, wenn der Termin zur fristgerechten
Kündigung oder der Kündigungsstichtag überschritten ist.
Beispiel: Die automatische Verlängerung beträgt zwei Jahre. Ein Vertrag endet mit 31.12.2009.
Mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten muss die fristgerechte Kündigung bis 30.9.2009
erfolgen. Wird dieser Tag überschritten, wird der Vertrag automatisch bis 31.12.2011
verlängert und das Datum für die fristgerechte Kündigung wird automatisch auf 30.9.2011
gesetzt.
• Kündigungsfrist
In diesem Feld kann der Zeitraum zwischen dem Kündigungsdatum und der Beendigung des
Vertrags festgelegt werden.
7.10 Aufbewahrungspflicht
Eine Aufbewahrungspflicht kann für alle Objekte eines Benutzers, die beispielsweise im Zuge eines
Gerichtsverfahrens aufbewahrt werden müssen, definiert werden.
Objekte, die als aufbewahrungspflichtig definiert sind, können erst gelöscht werden, wenn die
Aufbewahrungspflicht entfernt wurde.
7.10.1 Eine Aufbewahrungspflicht erzeugen
Aufbewahrungspflichten können nur von speziell berechtigten Benutzern erzeugt werden.
Um eine Aufbewahrungspflicht zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Aufbewahrungspflicht“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Geben Sie einen Namen für die Aufbewahrungspflicht ein.
4. Fügen Sie die Objekte, die als aufbewahrungspflichtig definiert werden sollen, im Feld Objekte
hinzu.
Hinweis: Erst durch Ausführen des Kontextmenübefehls „Extras“ > „Aufbewahrungspflicht
zuweisen“, wird die Aufbewahrungspflicht aktiv.
5. Mithilfe der Felder Objekte geändert ab und Objekte geändert bis können Sie festlegen, dass nur
Objekte, die sich im angegebenen Zeitraum geändert haben, als aufbewahrungspflichtig
definiert werden.
6. Klicken Sie auf „Weiter“.
7.10.2 Aufbewahrungspflicht zuweisen
Um eine Aufbewahrungspflicht zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu der Aufbewahrungspflicht, die zugewiesen werden soll.
Fabasoft Folio 140
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Aufbewahrungspflicht auf „Extras“ > „Aufbewahrungspflicht
zuweisen“.
Die Aufbewahrungspflicht wird an die enthaltenen Objekte, entsprechend den Einstellungen in der
Konfiguration für Aufbewahrungspflichten, propagiert.
Objekte, die aufgrund eines Fehlers nicht aufbewahrungspflichtig gesetzt werden können, werden
auf der Registerkarte „Ausstehende Objekte“ der Aufbewahrungspflicht angezeigt. Das Festlegen
der Aufbewahrungspflicht für ausstehende Objekte, kann über den Kontextmenübefehl „Extras“ >
„Erneut versuchen“ gestartet werden.
Solange für ein Objekt eine Aufbewahrungspflicht definiert ist, kann es nicht gelöscht werden.
Aktive Aufbewahrungspflichten eines Objekts werden auf der Registerkarte „Aufbewahrung“ im Feld
Aufbewahrungspflichten angezeigt.
7.10.3 Aufbewahrungspflicht entfernen
Nur ein „Compliance Manager“ kann eine Aufbewahrungspflicht entfernen.
Um eine Aufbewahrungspflicht zu entfernen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu der Aufbewahrungspflicht, die entfernt werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Aufbewahrungspflicht auf „Extras“ > „Aufbewahrungspflicht
entfernen“.
Die Aufbewahrungspflicht wird bei allen Objekte entfernt, bei denen die Aufbewahrungspflicht
zugewiesen wurde.
Objekte, von denen die Aufbewahrungspflicht aufgrund eines Fehlers nicht entfernt werden
konnte, werden auf der Registerkarte „Ausstehende Objekte“ der Aufbewahrungspflicht angezeigt.
Das Entfernen der Aufbewahrungspflicht für ausstehende Objekte, kann über den
Kontextmenübefehl „Extras“ > „Erneut versuchen“ gestartet werden.
8 Online-Archivierung
Fabasoft Folio bietet die Möglichkeit der Online-Archivierung von Objekten, Inhalten und Versionen.
Dies dient einerseits zur Auslagerung von nicht mehr häufig benötigten Daten aus dem
Produktivsystem und andererseits kann eine revisionssichere Langzeitarchivierung umgesetzt
werden.
8.1 Inhalte archivieren
Um die Inhalte eines Objekts zu archivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie das gewünschte Objekt.
2. Klicken Sie im Menü „Archiv“ auf „Inhalte archivieren“.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“.
Hinweis:
• Alle Inhalte des Objekts werden archiviert.
• Auf die Inhalte kann nur mehr lesend zugegriffen werden. Metadaten können weiterhin im
Rahmen der Zugriffsrechte bearbeitet werden.
Fabasoft Folio 141
• Möglichkeiten der Volltextsuche in Inhalten sind abhängig von der Konfiguration.
8.2 Inhalte und Versionen archivieren
Um die Inhalte und Versionen eines Objekts zu archivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie das gewünschte Objekt.
2. Klicken Sie im Menü „Archiv“ auf „Inhalte und Versionen archivieren“.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“.
Hinweis:
• Alle Inhalte und Versionen des Objekts werden archiviert.
• Auf die Inhalte kann nur mehr lesend zugegriffen werden. Metadaten können weiterhin im
Rahmen der Zugriffsrechte bearbeitet werden.
• Auf archivierte Versionen kann nicht mehr zugegriffen werden, außer die Version wird wieder
explizit geladen.
• Möglichkeiten der Volltextsuche in Inhalten sind abhängig von der Konfiguration.
8.3 Ein Objekt vollständig archivieren
Um ein Objekt vollständig zu archivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie das gewünschte Objekt.
2. Klicken Sie im Menü „Archiv“ auf „Objekt archivieren“.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“.
Hinweis:
• Beim vollständigen Archivieren werden Metadaten, Inhalte und Versionen archiviert.
• In Fabasoft Folio sind nur mehr allgemeine Metadaten (z. B. Objektname, Erzeugungsdatum)
sichtbar.
• Auf das Objekt kann nur mehr lesend zugegriffen werden.
• Möglichkeiten der Suche und Volltextsuche sind abhängig von der Konfiguration.
8.4 Eine Version archivieren
Um eine Version eines Objekts zu archivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie das gewünschte Objekt.
2. Klicken Sie im Menü „Archiv“ auf „Version archivieren“.
3. Klicken Sie auf die gewünschte Version.
8.5 Eine Versionskopie archivieren
Um eine Versionskopie eines Objekts zu archivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie das gewünschte Objekt.
2. Klicken Sie im Menü „Archiv“ auf „Versionskopie archivieren“.
3. Klicken Sie auf die gewünschte Version.
Fabasoft Folio 142
8.6 Ein Objekt aus dem Archiv laden
Um ein Objekt aus dem Archiv zu laden, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie das gewünschte Objekt.
2. Klicken Sie im Menü „Archiv“ auf „Objekt laden“.
Hinweis: Das Verhalten bezüglich Zugriffs- und Suchmöglichkeiten für archivierte Objekte ändert
sich dadurch nicht.
8.7 Ein archiviertes Objekt entladen
Um ein aus dem Archiv geladenes Objekt wieder zu entladen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie das gewünschte Objekt.
2. Klicken Sie im Menü „Archiv“ auf „Entladen“.
8.8 Ein archiviertes Objekt wiederherstellen
Um ein aus dem Archiv geladenes Objekt wiederherzustellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie das gewünschte Objekt.
2. Klicken Sie im Menü „Archiv“ auf „Wiederherstellen“.
Hinweis:
• Es wird eine neue Version begonnen.
• Die Archivkennung wird aufgehoben, das Objekt kann wieder bearbeitet und über die Suche
gesucht werden.
8.9 Ein Objekt im Archiv suchen
Um nach Objekten im Archiv zu suchen, können Sie die Standardsuche verwenden (Aktion
„Suchen“).
Hinweis: Welche Metadaten und Inhalte für die Suche miteinbezogen werden ist abhängig von der
Konfiguration.
9 Barrierefreiheit
Die Barrierefreiheit ist ein Grundkonzept von Fabasoft Folio. Anwender mit Sehbehinderung
werden sowohl bei der Eingabe als auch bei der Darstellung bestmöglich unterstützt.
9.1 Hinweise zur Tastaturbedienung
Fabasoft Folio bietet den vollen Zugang für Anwender, die statt mit der Maus mit der Tastatur
arbeiten. Standard-Tastenkombinationen wie zum Beispiel Strg + C, die Sie vom Betriebssystem
her gewohnt sind, können Sie auch in Fabasoft Folio verwenden. Die unterstützten
Tastenkombinationen finden Sie im Kapitel 10 „Tastaturbedienung“.
Benutzer, die ausschließlich die Tastatur benutzen, sollten folgende Einstellungen treffen:
1. Öffnen Sie das Kontomenü (Ihr Benutzername) und wählen Sie „Grundeinstellungen“ aus.
Fabasoft Folio 143
2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Bedienungshilfen“.
3. Aktivieren Sie die Option Erweiterten Modus für Vorschreibungen standardmäßig verwenden, da
der im Workflow standardmäßig angezeigte grafische Prozesseditor nicht für die Bedienung mit
der Tastatur geeignet ist.
4. Falls Sie Farben nicht oder schlecht erkennen, aktivieren Sie die Option Textalternative für
farblich hervorgehobene Felder anzeigen.
5. Falls Sie Hintergrundbilder als störend empfinden, deaktivieren Sie die Option Hintergrundbilder
in Dashboards und Home anzeigen.
6. Speichern Sie die Änderungen über die Schaltfläche „Speichern“.
9.2 Verstärkte Hervorhebung des Fokus bei Tastaturbedienung
Beim Arbeiten mit der Tastatur wird der Fokus verstärkt hervorgehoben (z. B. gelber Rand). Die
verstärkte Hervorhebung wird automatisch bei Betätigung der Tabulatortaste oder
Umschalttaste + Tabulatortaste aktiviert. Bei der ersten Mausverwendung wird die verstärkte
Hervorhebung wieder deaktiviert.
9.3 Vergrößerung
Sie können Texte und Grafiken mit der Webbrowserfunktionalität beliebig vergrößern. Dabei passt
sich das Layout des Webclients optimal an die eingestellte Größe an.
Tastenkombination Aktion
Strg + Plus (Internet Explorer/Firefox/Chrome)
Apfel-Taste + Plus (Safari)
Vergrößern
Strg + Minus (Internet Explorer/Firefox/Chrome)
Apfel-Taste + Minus (Safari)
Verkleinern
Strg + 0 (Internet Explorer/Firefox/Chrome)
Apfel-Taste + 0 (Safari)
Auf normale Größe zurücksetzen
9.4 Design im hohen Kontrast
Fabasoft Folio unterstützt auch das Design im hohen Kontrast. Diese Bedienungshilfe funktioniert
am besten mit Microsoft Internet Explorer.
Hinweis: Falls sie den hohen Kontrast aktiviert haben, nachdem Sie Fabasoft Folio bereits geöffnet
haben, müssen Sie die Seite erneut laden, um die Änderungen im Produkt zu aktivieren.
9.5 Hinweise für den Gebrauch von Bildschirmleseprogrammen
Fabasoft Folio unterstützt den WAI-ARIA-Standard (Accessible Rich Internet Applications). WAI-ARIA
wird aber nicht von allen Bildschirmleseprogrammen vollständig unterstützt.
Folgende Bildschirmleseprogramme sind für die Nutzung mit Fabasoft Folio empfohlen:
• NVDA (NonVisual Desktop Access) mit Mozilla Firefox oder Google Chrome
Fabasoft Folio 144
• JAWS mit Microsoft Internet Explorer, Google Chrome oder Mozilla Firefox
Benutzer, die Bildschirmleseprogramme nutzen, sollten folgende Einstellungen treffen:
1. Öffnen Sie das Kontomenü (Ihr Benutzername) und wählen Sie „Grundeinstellungen“ aus.
2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Bedienungshilfen“.
3. Aktivieren Sie die Option Alle Felder in die Tabreihenfolge aufnehmen. Dadurch werden auch
Read-only-Felder in die Tabulatorreihenfolge aufgenommen.
Hinweis: Bei Verwendung von Apple Safari müssen Sie im Webbrowser zusätzlich folgende
Option aktivieren: „Safari“ > „Einstellungen“ > „Erweitert“ > Über Tabulator jedes Objekt auf einer
Webseite hervorheben.
4. Aktivieren Sie die Option Erweiterten Modus für Vorschreibungen standardmäßig verwenden, da
der im Workflow standardmäßig angezeigte grafische Prozesseditor nicht für die Bedienung mit
der Tastatur geeignet ist.
5. Aktivieren Sie die Option Textalternative für farblich hervorgehobene Felder anzeigen.
6. Aktivieren Sie die Option Fremdsprachige Ausdrücke für Sprachausgabe aufbereiten. Damit können
festlegen, dass wohlbekannte englischsprachige Begriffe speziell ausgezeichnet werden, um
eine korrekte Aussprache zu gewährleisten.
7. Speichern Sie die Änderungen über die Schaltfläche „Speichern“.
Hinweis:
• Der Webclient passt sich automatisch der Größe des Webbrowserfensters an. Das heißt, dass
einige Bereiche temporär ausgeblendet werden, falls der Platz nicht ausreicht. Bei Verwendung
von Bildschirmleseprogrammen sollte das Webbrowserfenster maximiert sein (Windows-Taste
+ Aufwärts), damit sich immer alle Elemente in der Tabulatorreihenfolge befinden.
• Sollte Ihr Bildschirmleseprogramm einen Lesemodus im Webbrowser anbieten, in dem Sie z. B.
Tasten zur Schnellnavigation auf den Webseiten verwenden können, kann es notwendig sein,
diesen Modus aus- und wieder einzuschalten. Ob das Bildschirmleseprogramm Ihren
manuellen Eingriff benötigt, merken Sie daran, ob die Tastenkombinationen von Fabasoft Folio
funktionieren.
• Wenn die Braille-Ausgabe Ihres Bildschirmleseprogramms zwischen einer flachen und einer
strukturierten Darstellung unterscheidet, müssen Sie die strukturierte Darstellung einstellen.
Nützliche JAWS-Einstellungen
Die folgenden JAWS-Einstellungen erlauben ein optimales Arbeiten mit Fabasoft Folio. Falls diese
Einstellungen nicht Ihren Gewohnheiten beim Arbeiten mit dem Microsoft Internet Explorer
entsprechen, verwenden Sie personalisierte Web-Einstellungen für Fabasoft Folio.
Führen Sie in JAWS folgende Schritte durch:
1. Öffnen Sie Fabasoft Folio im Webbrowser Ihrer Wahl.
2. Öffnen Sie die JAWS-Schnelleinstellungen mit JAWS-Taste + V. Alle notwendigen Einstellungen
befinden sich in der letzten Kategorie „Personalisierte Web-Einstellungen“. Diese Einstellungen
gelten somit nur für Fabasoft Folio.
3. Deaktivieren Sie die Einstellung „Dokument automatisch lesen“.
4. Wählen Sie für die Einstellung „Dokumentpräsentation“ den Wert „Einfaches Layout“ aus.
5. Sollten Sie andere Web-Einstellungen von JAWS allgemein geändert haben, könnte es
notwendig sein, diese hier wieder auf die Voreinstellungen zurückzusetzen.
Fabasoft Folio 145
9.6 Barrierefreiheit-Ausnahmen
Folgende Funktionalität ist nur eingeschränkt bzw. nicht barrierefrei nutzbar:
• BPMN-Editor
• Dokumentenansicht
• Inhalt von Widgets
• Teamroom-Neuigkeiten
• Anpassen von Bildern
• Anpassen von Screenshots (Support-Schaltfläche)
• Menüs in Listenzellen
• Manuelles Sortieren von Listen
BPMN-Editor
Der BPMN-Editor dient zur grafischen Modellierung von Geschäftsprozessen, die direkt ausgeführt
werden können. Der BPMN-Editor wird angezeigt, wenn Sie ein BPMN-Prozessdiagramm, BPMN-
Choreographiediagramm bzw. BPMN-Konversationsdiagramm öffnen.
Tastaturbedienung und Bildschirmleseprogramme werden nicht unterstützt (die grafische
Modellierung ist nur mittels Maus möglich).
Dokumentenansicht
Die Dokumentenansicht dient zur integrierten PDF-Vorschau von Dokumenten. Die
Dokumentenansicht wird im Inhaltsbereich angezeigt, wenn Sie in ein Dokument navigieren.
Bildschirmleseprogramme werden nicht unterstützt (Dokumentstruktur und Navigation sind nicht
barrierefrei).
Alternativ können Dokumente im entsprechenden Drittprodukt geöffnet werden (wenn zulässig).
Inhalt von Widgets
Widgets zeigen Vorschaulisten bzw. Grafiken und dienen in Dashboards als Zugangspunkt zu den
entsprechenden Bereichen. Widgets werden in der Inhaltsansicht zum Beispiel direkt auf „Home“
angezeigt.
Tastaturbedienung und Bildschirmleseprogramme werden nicht unterstützt (der Zugriff auf
Vorschaulisten ist nicht möglich bzw. gibt es keine Textalternativen für Grafiken).
Alternativ kann in das Widget navigiert werden, um zur vollständigen, barrierefreien Information zu
gelangen.
Teamroom-Neuigkeiten
Die Teamroom-Neuigkeiten dienen zur Anzeige von Änderungen im Teamroom. Die Neuigkeiten
werden auf Registerkarten mit unterschiedlichen Filterkriterien dargestellt. Die Neuigkeiten werden
angezeigt, wenn Sie den Befehl „Neuigkeiten anzeigen“ ausführen.
Bildschirmleseprogramme werden auf den Registerkarten „Neuigkeiten“ und „Timeline“ nicht
unterstützt.
Alternativ können die Registerkarten „Chronik“, „Nach Objekten“, „Nach Kategorie“ und „Nach
Benutzer“ verwendet werden.
Fabasoft Folio 146
Anpassen von Bildern
Bilder können skaliert und zugeschnitten werden. Die integrierte Bildbearbeitung ist zum Beispiel
beim Festlegen von Logos oder Benutzerbildern möglich.
Bildschirmleseprogramme werden nicht unterstützt (beim Skalieren über den Slider ist die
Bildgröße nicht ermittelbar).
Anpassen von Screenshots (Support-Schaltfläche)
Bei Support-Anfragen kann ein Screenshot bearbeitet und übermittelt werden. Die Support-
Anfrage wird geöffnet, wenn Sie die Support-Schaltfläche verwenden.
Tastaturbedienung und Bildschirmleseprogramme werden nicht unterstützt (das Zuschneiden,
Markieren und Schwärzen ist nur mittels Maus möglich).
Menüs in Listenzellen
Menüs in Listenzellen dienen zum direkten ausführen von Befehlen bezogen auf die Zeile. Menüs
in Listen werden im Arbeitsvorrat zum Ausführen von Arbeitsschritten von Aktivitäten verwendet.
Tastaturbedienung und Bildschirmleseprogramme werden nicht unterstützt (das Menü ist nicht
erreichbar).
Alternativ können Sie in eine Aktivität navigieren und die entsprechende Arbeitsschritt-Aktion
ausführen oder das Kontextmenü verwenden.
Manuelles Sortieren von Listen
Einträge in Listen können manuell angeordnet werden. Die Positionierung ist mittels Drag-and-
drop möglich.
Tastaturbedienung und Bildschirmleseprogramme werden nicht unterstützt (die manuelle
Sortierung ist nur mittels Maus möglich).
10 Tastaturbedienung
Neben der Bedienung der Benutzeroberfläche mit der Maus wird auch die Bedienung mit der
Tastatur unterstützt. In den folgenden Kapiteln sind die verfügbaren Tastenkombinationen
gruppiert nach Anwendungsbereichen angeführt.
10.1 Häufigste Tastenkombinationen
Tastenkombination Aktion
Tabulatortaste Fokussiert das nächste Steuerelement.
Umschalttaste +
Tabulatortaste Fokussiert das vorherige Steuerelement.
Eingabetaste Aktiviert Schaltflächen bzw. Menüeinträge und öffnet Objekte.
Leertaste Aktiviert die ausgewählte Schaltfläche.
Fabasoft Folio 147
Menütaste bzw.
Umschalttaste + F10 Öffnet das Kontextmenü für das ausgewählte Objekt (wenn
vorhanden).
Pfeiltasten,
Pos1, Ende
Navigiert in Symbolleisten, Objektlisten und Strukturansichten.
10.2 Globale Navigation
Alle Steuerelemente befinden sich in der Tabulator-Reihenfolge. Das bedeutet, dass Sie sich von
einem Steuerelement zum anderen vorwärts und rückwärts bewegen können.
Tastenkombination Aktion
Tabulatortaste Navigiert zum nächsten Steuerelement.
Umschalttaste +
Tabulatortaste Navigiert zum vorherigen Steuerelement.
Strg + F6, Strg +
Umschalttaste + F6 Navigiert zyklisch zwischen den Bereichen:
• Home (Logo)
• Suchfeld
• Werkzeugmenü
• Aktionen
• Rechter Werkzeugbereich (falls geöffnet)
• Inhaltsbereich
Alt + 0 Aktiviert die Schaltfläche „Support“.
Alt + 1 Wechselt zu Home.
Alt + 2 Navigiert zur Objektliste im Inhaltsbereich.
Alt + 3 Navigiert zu den Aktionen.
Alt + 4 Navigiert ins Suchfeld.
Alt + 5 Navigiert in das geöffnete kontextunabhängige Werkzeug bzw.
in die Werkzeugauswahl, wenn kein kontextunabhängiges
Werkzeug geöffnet ist.
Alt + 6 Navigiert in die Werkzeugleiste „Optionen“.
Alt + 9 Aktiviert die Schaltfläche „Schnellzugriff“.
Innerhalb einzelner komplexer Steuerelemente (z. B. Menüs oder Baumansicht) können die
Pfeiltasten eingesetzt werden, um in Untermenüs oder Baumverzweigungen zu navigieren.
Fabasoft Folio 148
10.3 Kopfleiste
In der Kopfleiste stehen Ihnen die folgenden Tastenkombinationen zur Verfügung.
Tastenkombination Aktion
Rechts bzw.
Abwärts
Navigiert zur nächsten Schaltfläche (nach der letzten Schaltfläche
wird wieder auf die erste Schaltfläche gesprungen).
Links bzw.
Aufwärts
Navigiert zur vorherigen Schaltfläche (nach der ersten Schaltfläche
wird wieder auf die letzte Schaltfläche gesprungen)
Ende Navigiert zur letzten Schaltfläche.
Pos1 Navigiert zur ersten Schaltfläche.
Eingabetaste bzw. Leertaste
Führt die Aktion der ausgewählten Schaltfläche aus.
10.4 Menüs
Folgende Menüs stehen Ihnen zur Verfügung:
• Menüleiste der Objektliste
Die Menüleiste kann über die Grundeinstellungen aktiviert werden und befindet sich über dem
Inhaltsbereich.
• Werkzeuge
Kann zum Anzeigen und Ausblenden von Werkzeugen verwendet werden.
• Aktionen
Bietet die wichtigsten Aktionen zur angezeigten Liste bzw. zum angezeigten Objekt.
• Kontomenü
Das Kontomenü mit Ihrem Namen befindet sich in der Kopfleiste und ermöglicht
grundsätzliche Einstellungen zu treffen.
• Sortieren
Das Sortieren-Menü kann über die Anzeige der Anzahl und Sortierung der Einträge im
Inhaltsbereich geöffnet werden. Die Anzeige zur Sortierung erreichen Sie durch Drücken von
Alt + F9, wenn sich der Fokus in der Objektliste befindet.
• Spaltenmenü
Kann über die Spalten im Inhaltsbereich geöffnet werden.
• Kontextmenü
Bietet Befehle für ausgewählte Objekte. Wird mit der Menü-Taste oder mit Umschalttaste +
F10 geöffnet.
Tastenkombination Aktion
Abwärts • Auf der Menüleiste
Öffnet das ausgewählte Menü und wählt den ersten Eintrag aus.
Fabasoft Folio 149
• In einem offenen Menü
Wählt den nächsten Eintrag aus (nach dem letzten Eintrag wird
wieder der erste Eintrag ausgewählt).
Aufwärts • Auf der Menüleiste
Öffnet das ausgewählte Menü und wählt den ersten Eintrag aus;
• In einem offenen Menü
Wählt den vorherigen Eintrag aus (nach dem ersten Eintrag wird
wieder der letzte Eintrag ausgewählt).
Rechts • Auf der Menüleiste
Wählt den nächsten Eintrag aus (nach dem letzten Eintrag wird
wieder der erste Eintrag ausgewählt).
• In einem offenen Menü
Öffnet ein Untermenü (wenn ausgewählt), sonst wird der erste
Eintrag im nächsten Menü ausgewählt.
Links • Auf der Menüleiste
Wählt den vorherigen Eintrag aus (nach dem ersten Eintrag wird
wieder der letzte Eintrag ausgewählt).
• In einem offenen Menü
Öffnet das vorherige Menü und wählt den ersten Eintrag aus.
• In einem Untermenü
Schließt das Untermenü.
Eingabetaste bzw.
Leertaste
Öffnet das ausgewählte Menü oder Untermenü oder führt die
ausgewählte Aktion aus.
Esc Schließt offene Untermenüs und/oder Menüs hierarchisch. Auf
oberster Ebene wird entweder nichts ausgeführt (Aktionen,
Werkzeuge) oder es wird in den Inhaltsbereich navigiert (Menü der
Objektliste).
10.5 Inhaltsbereich
Das wichtigste Steuerelement im Inhaltsbereich ist die Objektliste. Zu ihr gehören die Titelleiste
und die Menüleiste, die direkt darüber positioniert sind.
Objektlisten bieten im Allgemeinen folgende unterschiedliche Ansichten:
• Details
• Miniaturen
• Karten
• Inhalt
• Vorschau
Einzelne Objekte werden in der sogenannten Dokumentenansicht angezeigt.
Fabasoft Folio 150
10.5.1 Tastenkombinationen für alle Ansichten
Im Allgemeinen können Sie die Darstellung von Objektlisten individuell anpassen. Die Ansicht kann
entweder über den Menübefehl oder Kontextmenübefehl „Ansicht ändern“ geändert werden.
Auswählen, Kopieren und Einfügen
Tastenkombination Aktion
Pfeiltasten, Pos1 oder Ende Fokussiert und wählt nur einen Eintrag aus.
Strg + Pfeiltasten, Strg
+ Pos1 oder Strg + Ende
Navigiert zu einem Eintrag ohne diesen auszuwählen. Alle bereits
ausgewählten Einträge bleiben weiterhin selektiert.
Bild auf, Bild ab Scrollt nach oben bzw. unten (Webbrowser-Funktionalität) und
der Fokus wird auf den jeweilig ersten bzw. letzten Eintrag auf der
Bildschirmseite gesetzt.
Zeichenfolge Die Eingabe vom ersten oder von einigen Anfangsbuchstaben des
Objektnamens wählt das entsprechende Objekt (falls vorhanden).
Leertaste Wählt den Eintrag im Fokus aus. Dies ist insbesondere nützlich
direkt nachdem in eine Liste navigiert wurde. Der Fokus befindet
sich initial auf dem ersten Eintrag, der aber noch nicht
ausgewählt ist.
Strg + Leertaste Setzt oder entfernt die Auswahl vom Eintrag im Fokus, wenn sich
der Fokus in der ersten Zelle befindet.
Umschalttaste +
Pfeiltasten Erweitert die Auswahl.
Die Erweiterung passiert unterschiedlich in den verschiedenen
Ansichten (siehe unten).
Umschalttaste + Pos1 Erweitert die Auswahl bis zum Anfang der Liste.
Umschalttaste + Ende Erweitert die Auswahl bis zum Ende der Liste.
Strg + A Wählt alle Einträge einer Objektliste aus.
Strg + C Kopiert ausgewählte Objekte in die Zwischenablage.
Strg + X Schneidet ausgewählte Objekte aus der Objektliste aus und
kopiert sie in die Zwischenablage.
Strg + V Fügt den Inhalt aus der Zwischenablage in die Objektliste ein.
Aktionen
Tastenkombination Aktion
Eingabetaste Öffnet das ausgewählte Objekt.
Fabasoft Folio 151
Entf Verschiebt ausgewählte Objekte in den Papierkorb oder entfernt
sie aus der Objektliste, falls sich nur um Verweise auf Objekte
handelt.
Rücktaste Navigiert eine Seite zurück im Webbrowser-Verlauf.
Strg + Eingabetaste Öffnet den Eigenschaften-Dialog.
F2 Schaltet die ausgewählte Zelle zwischen dem Editier- und
Navigationsmodus um.
Alt + F9 Navigiert zum Spaltenkopf, falls die Details angezeigt werden,
ansonsten zur Schaltfläche „Sortieren“.
Alt + F10 Navigiert zum Menü der Objektliste.
10.5.2 Tastenkombinationen für die Kartenansicht
Die Kartenansicht wird zum Beispiel standardmäßig in der persönlichen Ablage verwendet.
Tastenkombination Aktion
Abwärts Navigiert zur Karte direkt unterhalb der momentan
ausgewählten Karte. Falls in der untersten Reihe keine Karte
vorhanden ist, wird zur letzten Karte in der Reihe navigiert.
Aufwärts Navigiert zur Karte direkt oberhalb der momentan
ausgewählten Karte.
Rechts Navigiert zur nächsten Karte in Lesereihenfolge.
Links Navigiert zur vorherigen Karte in Lesereihenfolge.
Ende Navigiert zur letzten Karte der Objektliste.
Pos1 Navigiert zur ersten Karte der Objektliste.
Umschalttaste + Abwärts Wählt alle Karten von der aktuell ausgewählten bis zur Karte
direkt darunter in der Lesereihenfolge aus.
Umschalttaste + Aufwärts Wählt alle Karten von der aktuell ausgewählten bis zur Karte
direkt oberhalb in der Lesereihenfolge aus.
Umschalttaste + Rechts Erweitert die Auswahl auf die nächste Karte.
Umschalttaste + Links Erweitert die Auswahl auf die vorherige Karte.
Umschalttaste + Pos1 Erweitert die Auswahl bis zur ersten Karte.
Umschalttaste + Ende Erweitert die Auswahl bis zur letzten Karte.
Fabasoft Folio 152
10.5.3 Tastenkombinationen für die Inhaltsansicht
Tastenkombination Aktion
Abwärts Navigiert zum nächsten Objekt.
Aufwärts Navigiert zum vorherigen Objekt.
Ende Navigiert zum letzten Objekt.
Pos1 Navigiert zum ersten Objekt.
Umschalttaste + Abwärts Erweitert die Auswahl auf das nächste Objekt.
Umschalttaste + Aufwärts Erweitert die Auswahl auf das vorherige Objekt.
Umschalttaste + Ende Erweitert die Auswahl bis zum letzten Objekt.
Umschalttaste + Pos1 Erweitert die Auswahl bis zum ersten Objekt.
Alt + F9 Navigiert zur Schaltfläche „Sortieren“.
Alt + F10 Navigiert in die Menüleiste der Objektliste, falls diese
eingeblendet ist.
10.5.4 Tastenkombinationen für die Detailansicht
Tastenkombination Aktion
Abwärts Navigiert eine Zelle in der aktuellen Spalte nach unten.
Aufwärts Navigiert eine Zelle in der aktuellen Spalte nach oben.
Links Navigiert eine Zelle in der aktuellen Zeile nach links.
Rechts Navigiert eine Zelle in der aktuellen Zeile nach rechts.
Pos 1 Navigiert zur ersten Zelle in der aktuellen Spalte.
Ende Navigiert zur letzten Zelle in der aktuellen Spalte.
Strg + Abwärts Navigiert in die nächste Zelle in der aktuellen Spalte ohne sie
auszuwählen.
Strg + Aufwärts Navigiert in die vorherige Zelle in der aktuellen Spalte ohne sie
auszuwählen.
Strg + Links Selektiert die aktuelle Zeile und fokussiert zusätzlich die erste
Zelle.
Fabasoft Folio 153
Strg + Rechts Fokussiert die letzte Zelle der aktuellen Zeile.
Umschalttaste + Abwärts Selektiert zusätzlich eine Zelle unterhalb der aktuellen Zelle.
Wenn sich der Fokus in der ersten Zelle befindet, werden die
gesamten Zeilen selektiert.
Umschalttaste + Aufwärts Selektiert zusätzlich eine Zelle oberhalb der aktuellen Zelle. Wenn
sich der Fokus in der ersten Zelle befindet, werden die gesamten
Zeilen selektiert.
Umschalttaste + Links
bzw.
Umschalttaste + Rechts
Selektiert die gesamte Zeile ohne den aktuellen Fokus in der Zeile
zu verändern.
Umschalttaste + Ende Selektiert die Zellen einer Spalte von der aktuellen Zeile bis zur
letzten Zeile. Wenn sich der Fokus in der ersten Zelle befindet,
werden die gesamten Zeilen selektiert.
Umschalttaste + Pos1 Selektiert die Zellen einer Spalte von der aktuellen Zeile bis zur
ersten Zeile. Wenn sich der Fokus in der ersten Zelle befindet,
werden die gesamten Zeilen selektiert.
Alt + F9 Navigiert zum Spaltenkopf.
Alt + F10 Navigiert in die Menüleiste der Objektliste, falls diese
eingeblendet ist.
10.5.5 Tastenkombinationen für die Dokumentansicht
Wenn Sie in ein Dokument navigieren, wird im Inhaltsbereich eine Vorschau des Dokuments
angezeigt.
Tastenkombination Aktion
Rechts Öffnet die Vorschau für das nächste Objekt in
der Liste.
Links Öffnet die Vorschau für das vorherige Objekt in
der Liste.
Menü-Taste, Umschalttaste + F10 Öffnet das Kontextmenü für das in der
Vorschau angezeigte Objekt.
10.6 Werkzeuge
Werkzeuge werden im linken Bereich dargestellt und können direkt mit Tastenkombinationen
geöffnet werden (siehe Kapitel 10.2 „Globale Navigation“). Dabei wird auch der Fokus in das
Werkzeug gesetzt.
Fabasoft Folio 154
10.6.1 Navigation (Baumansicht)
Die Baumansicht ermöglicht das Navigieren in Ordnerhierarchien.
Tastenkombination Aktion
Abwärts Navigiert zum nächsten sichtbaren Eintrag.
Aufwärts Navigiert zum vorherigen sichtbaren Eintrag.
Rechts Klappt einen zugeklappten ausgewählten Knoten auf bzw.
navigiert zum ersten Eintrag eines aufgeklappten
ausgewählten Knotens.
Links Navigiert zum übergeordneten Knoten, wenn ein Eintrag
in einem aufgeklappten Zweig ausgewählt ist.
Falls ein aufgeklappter Knoten ausgewählt ist, wird dieser
zugeklappt.
Ende Navigiert zum letzten Eintrag.
Pos1 Navigiert zum ersten Eintrag.
Anfangsbuchstaben Navigiert zum Eintrag, der mit den eingegebenen
Buchstaben beginnt (falls vorhanden).
Menütaste, Umschalttaste + F10 Öffnet das Kontextmenü des ausgewählten Objekts.
Eingabetaste, Leertaste Öffnet das ausgewählte Objekt und fokussiert den ersten
Eintrag.
10.6.2 Team und Facetten
Das Werkzeug „Team“ zum Verwalten von Teammitgliedern und die Facetten zur Einschränkung
der Suchergebnisse sind im Sinne der Tastaturbedienung der Baumnavigation sehr ähnlich. Der
einzige Unterschied dabei ist, dass hier die Hauptknoten immer offen bleiben. Um die Navigation
zu beschleunigen, navigieren Sie mit den Pfeiltasten Aufwärts und Abwärts auf der obersten
Ebene nicht zum nächsten oder vorherigen sichtbaren Eintrag, sondern direkt zwischen den
Knoten auf oberster Ebene. Die tieferen Ebenen verhalten sich identisch mit der Navigation im
Baum.
10.7 Formulare
Fabasoft Folio verwendet Formulare zur Darstellung von Eigenschaften und Einstellungen.
Hinweis: Screenreader-Benutzer sollten in den Grundeinstellungen die Option Alle Felder in die
Tabreihenfolge aufnehmen aktivieren. Dadurch werden auch Read-only-Felder in die
Tabulatorreihenfolge aufgenommen.
Tastenkombination Aktion
Fabasoft Folio 155
Tabulatortaste Navigiert zum nächsten Feld.
Umschalttaste +
Tabulatortaste Navigiert zum vorherigen Feld.
Eingabetaste Eingaben speichern und Formular schließen.
Esc Formular schließen ohne die Eingaben zu speichern.
Strg + F1 Navigiert in die kontextsensitive Hilfe des Feldes, sofern eine
hinterlegt ist. Mit Esc wird der Fokus wieder auf das
Ausgangsfeld zurückgesetzt.
Hinweis für Screenreader-Benutzer:
Der Hilfe-Bereich ist als „Dokument“ markiert. Wenn der Fokus
in die Hilfe bewegt wird, sollte Ihr Screenreader den Hilfetext
vorlesen. Es könnte notwendig sein, dass Sie ihren
Screenreader in den Lesemodus versetzen müssen. Für JAWS
drücken Sie dazu Strg + Y gefolgt von der Plus-Taste auf
dem Ziffernblock.
Strg + F6 Navigiert zum nächsten Formularbereich.
Strg + Umschalttaste + F6 Navigiert zum vorherigen Formularbereich.
Alt + 0 Aktiviert die Schaltfläche „Support“.
Alt + 2 Navigiert zum ersten oder vorher fokussierten Feld, falls sich
der Fokus auf einer Formularschaltfläche oder auf einer
Registerkarte befindet.
Alt + 8 Navigiert zu den Formular-Schaltflächen.
Hinweis: In Aggregatslisten gelten im Allgemeinen die gleichen Tastenkombinationen wie für die
Detailansicht von Listen. Unterschiedlich ist jedoch, dass mit F2 in Aggregatslisten die gesamte Liste
zwischen Editier- und Navigationsmodus umgeschaltet wird und nicht nur die jeweilige Zelle.
10.8 Prozessdarstellung
Die Prozessdarstellung, wie sie zum Beispiel auf der Registerkarte „Prozesse“ zu finden ist, wurde
als eine offene, waagrechte Baumansicht implementiert. Der Unterschied zu einer Standard-
Baumansicht ist jedoch, dass sich die Knoten nicht zuklappen lassen und die Hauptreihenfolge der
Einträge nicht von oben nach unten, sondern von links nach rechts erfolgt.
Tastenkombination Aktion
Rechts Navigiert zum nächsten Element.
Links Navigiert zum vorherigen Element.
Abwärts Navigiert zum darunterliegenden Element.
Fabasoft Folio 156
Aufwärts Navigiert zum darüberliegenden Element.
Pos1 Navigiert zum ersten Element.
Ende Navigiert zum letzten Element.
Strg + Rechts Navigiert zum nächsten Element auf der gleichen Ebene.
Strg + Links Navigiert zum vorherigen Element auf der gleichen Ebene.
Strg + Umschalttaste +
Links Navigiert zum übergeordneten Element.
Anwendungstaste,
Umschalttaste + F10 Öffnet das Kontextmenü für die Auswahl.
Alt + M Markiert das aktuell fokussierte Element.
Alt + P Navigiert zum markierten Element.
Alt + G Navigiert zum ersten Element mit dem Status „Kann beginnen“.
Alt + B Navigiert zum unmittelbar zuvor fokussierten Element (wenn
vorhanden).
10.9 HTML-Editor
Der HTML-Editor unterstützt zum Formatieren von Texten ähnliche Tastenkombinationen im
Textbereich wie Microsoft Word.
Die wichtigsten Tastenkombinationen finden Sie in der folgenden Liste:
Tastenkombination Aktion
Alt + F10 Wechselt in die Werkzeugleiste des HTML-Editors.
Tabulatortaste Wechselt in die nächste Schaltflächengruppe der Werkzeugleiste.
Umschalttaste +
Tabulatortaste Wechselt in die vorherige Schaltflächengruppe der Werkzeugleiste.
Rechts Wechselt zur nächsten Schalfläche innerhalb der
Schaltflächengruppe.
Links Wechselt zur vorherigen Schalfläche innerhalb der
Schaltflächengruppe.
Eingabetaste oder Leertaste
Führt den Befehl der selektierten Schaltfläche aus und wechselt den
Fokus von der Werkzeugleiste in den Textbereich.
Esc Wechselt den Fokus von der Werkzeugleiste zurück in den
Textbereich ohne einen Befehl auszuführen.
Fabasoft Folio 157
Strg + B Formatiert einen Text fett.
Strg + I Formatiert einen Text kursiv.
Strg + U Unterstreicht einen Text.
Strg + L Öffnet das Fenster zum Einfügen eines Hyperlinks.
11 Open-Source-Lizenzen
Die in Fabasoft Folio enthaltene Open-Source-Software ist unter Bedingungen lizenziert, die es
erfordern, die folgenden Hinweise anzuzeigen.
Eine Auflistung der enthaltenen Open-Source-Software finden Sie hier:
Open-Source-Lizenzen - Fabasoft Softwareprodukte
Die entsprechenden Copyright-Vermerke und Lizenzbedingungen finden Sie hier:
Open Source Licenses