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Benutzerleitfaden für das LäppleLieferantenportal

Version: 1.00© 2013 LISY: LÄPPLE Management Systems

Benutzerleitfaden für das Läpple Lieferantenportal

2 Inhaltsverzeichnis © 2013 LISY: LÄPPLE Management Systems

Kapitel I Einleitung 5

................................................................................................................................... 51 Motivation und Zweck

................................................................................................................................... 52 Zielgruppe

................................................................................................................................... 53 Verwendung

Kapitel II Häufig gestellte Fragen 7

................................................................................................................................... 71 Welche Möglichkeiten zur Anmeldung gibt es?

................................................................................................................................... 72 Was passiert, wenn man das Passwort vergessen hat?

................................................................................................................................... 73 Gibt es ein Timeout?

................................................................................................................................... 74 Welche Sprachen sind verfügbar?

................................................................................................................................... 75 Wie lautet die E-Mail-Adresse des Portalaccounts?

Kapitel III Schnelleinstieg 9

................................................................................................................................... 91 Quick Reference "Firma"

................................................................................................................................... 102 Quick Reference "Mein Portal"

Kapitel IV Anleitungen und Applikation 12

................................................................................................................................... 121 Anmeldung

......................................................................................................................................................... 12Anmeldung mit Benutzerzugangsdaten

......................................................................................................................................................... 12Anmeldung per Token

......................................................................................................................................................... 14Zurücksetzen des Passworts

................................................................................................................................... 152 Filterfunktion

................................................................................................................................... 163 Benutzermenü

......................................................................................................................................................... 16Ändern des Passworts

......................................................................................................................................................... 17Abmelden

................................................................................................................................... 174 Sprache

................................................................................................................................... 185 Handbuch

................................................................................................................................... 186 Dashboard

................................................................................................................................... 197 Firma

......................................................................................................................................................... 20Firmendaten

......................................................................................................................................................... 20Zugeordnete Warengruppen

......................................................................................................................................................... 22Verfügbare Warengruppen

......................................................................................................................................................... 23Ansprechpartner | Mitarbeiter

......................................................................................................................................................... 25Bankdaten / -verbindungen

......................................................................................................................................................... 27Zertifikate

......................................................................................................................................................... 30Anfragen und Reklamationen

................................................................................................................................... 328 Mein Portal

......................................................................................................................................................... 32Meine Daten

......................................................................................................................................................... 34Meine Anfragen

Kapitel V Glossar 37

................................................................................................................................... 371 Detailansicht

................................................................................................................................... 372 Drop Down Menü


3 Inhaltsverzeichnis

................................................................................................................................... 373 Kontextmenü

................................................................................................................................... 374 Listenansicht

................................................................................................................................... 375 MS Dynamics CRM

................................................................................................................................... 376 PSI Penta Schnittstelle

................................................................................................................................... 377 Token

................................................................................................................................... 388 Zugriffscode

................................................................................................................................... 389 Zusatzregister

Kapitel VI Abkürzungsverzeichnis 40

Kapitel VII Dokumentenhistorie 42

Index 0

Kapitel

I

Einleitung4

© 2013 LISY: LÄPPLE Management Systems



5 Einleitung


1 Einleitung

1.1 Motivation und Zweck

Das vorliegende Benutzerhandbuch stellt eine Dokumentation des Lieferantenportals dar. Sie soll den Benutzern sowohl als Nachschlagewerk für Aufbau und Funktionen dienen, wie auch alsLeitfaden für einzelne Arbeitsabläufe.

1.2 Zielgruppe

Dieses Benutzerhandbuch richtet sich an Innendienstmitarbeiter wie auch an Lieferanten undProjektverantwortliche.

1.3 Verwendung

Das vorliegende Benutzerhandbuch steht sowohl innerhalb des Lieferantenportals wie auch als PDF-Dokument zur Verfügung.In den "häufig gestellten Fragen" sind Fragen aus Schulungen sowie aus Supportfällen erfasst. In dem Kapitel "Schnelleinstieg" finden Sie mehrere Ansichten einzelner Bereiche der Software.Kurz und knapp werden hier die wichtigsten Funktionen dargestellt, sodass der Benutzer sich einenschnellen Überblick verschaffen kann.Im Kapitel über die "Applikation" finden sich Beschreibungen der Ansichten der einzelnenApplikationsobjekte wie auch Anleitungen zu den einzelnen Arbeitsabläufen.Im Glossar finden Sie ein Verzeichnis der in diesem Dokument verwendeten Fachbezeichnungen vonElementen und Funktionen des Lieferantenportals.Ähnlich wie im Glossar finden sich im Abkürzungsverzeichnis häufig verwendete Abkürzungen.Abschließend sind in der "Dokumentenhistorie" Meta-Informationen zu diesem Dokument selbsterfasst, wie beispielsweise Versionsunterschiede des Benutzerhandbuches.Männliche Bezeichnungen für Personen innerhalb dieses Handbuchs, wie z.B., "Anwender","Benutzer" o.ä. beziehen sich gleichermaßen auf Männer wie auf Frauen.

Kapitel

II

Häufig gestellte Fragen6




7 Häufig gestellte Fragen


2 Häufig gestellte Fragen

In dem nachfolgenden Kapitel über häufig gestellte Fragen sind Fragen aus Schulungen sowie ausSupportfällen erfasst. Kurzanleitungen für häufige Arbeitsabläufe im Lieferantenportal finden Sie im Kapitel Häufig gestellteFragen.Ein Abkürzungsverzeichnis finden Sie hier: Abkürzungsverzeichnis

2.1 Welche Möglichkeiten zur Anmeldung gibt es?

Ein Benutzer kann sich sowohl mit seinem Benutzernamen wie auch mit einem in Dynamics CRMgenerierten Token anmelden.Die URL für die Anmeldung lautet: https://portal.laepple-fibro.de

Mehr Informationen zum Thema "Anmeldung" finden Sie hier: Anmeldung

2.2 Was passiert, wenn man das Passwort vergessen hat?

Wenn Sie das Passwort für den Zugang zum Lieferantenportal vergessen haben, können Sie eseinfach zurücksetzen. Nutzen Sie hierfür einfach die entsprechende Option unterhalb derAnmeldemaske oder rufen Sie direkt folgende URL auf: https://portal.laepple-fibro.de/Views/ResetPassword.aspx

Mehr Informationen zum Zurücksetzen des Passworts erhalten Sie hier: Zurücksetzen desPasswortsNach erfolgtem Zurücksetzen des Passworts können Sie es erneut ändern. Dieser Vorgang wird hiererklärt: Ändern des Passworts

2.3 Gibt es ein Timeout?

Nach 30 Minuten Inaktivität wird der Benutzer automatisch abgemeldet.

2.4 Welche Sprachen sind verfügbar?

Das Lieferantenportal kann auf Deutsch oder auf Englisch angezeigt werden.

2.5 Wie lautet die E-Mail-Adresse des Portalaccounts?

Die E-Mail-Adresse des Portal-Accounts lautet: [email protected], die an diese Adresse gesendet werden, sind in einer Warteschlange in MS Dynamics CRMfür die entsprechenden Bearbeiter sichtbar.Mehr zu diesem Thema erfahren Sie hier: Warteschlange

https://portal.laepple-fibro.de

https://portal.laepple-fibro.de/Views/ResetPassword.aspx

https://portal.laepple-fibro.de/Views/ResetPassword.aspx

mailto:[email protected]

Kapitel

III

Schnelleinstieg8




9 Schnelleinstieg


3 Schnelleinstieg

Hier finden Sie eine Sammlung übersichtlicher Schnellreferenzen zu den Ansichten und Funktionendes Lieferantenportals.

3.1 Quick Reference "Firma"

Nachfolgend sehen Sie eine Kurzreferenz der Listenansicht der zugeordneten Warengruppen imBereich der Firmendaten:

Legende:1. Hauptnavigation2. Bereichsnavigation3. Listenansicht / Detailansicht

10 Schnelleinstieg



3.2 Quick Reference "Mein Portal"

Nachfolgend sehen Sie eine Kurzreferenz des Bereichs "Mein Portal":

Legende:1. Hauptnavigation2. Bereichsnavigation3. Detailansicht

Kapitel

IV

Anleitungen und Applikation11


12 Anleitungen und Applikation




In diesem Kapitel finden Sie Informationen zu Funktion und Aufbau des Lieferantenportals wie auchAnleitungen zu einzelnen Arbeitsabläufen.

4.1 Anmeldung

4.1.1 Anmeldung mit Benutzerzugangsdaten

Um sich am Lieferantenportal anzumelden, rufen Sie einfach die folgende URL im Internet Explorerauf:https://portal.laepple-fibro.de

Verwenden Sie für die Anmeldung einfach die Ihnen bekannten Zugangsdaten, bestehend ausBenutzername und Passwort.Nachfolgend sehen Sie die Anmeldemaske für die Eingabe einer Kombination aus Benutzernamebzw. Token und Passwort:

4.1.2 Anmeldung per Token

Um sich am Lieferantenportal anzumelden, rufen Sie einfach die folgende URL im Internet Explorerauf:https://portal.laepple-fibro.de

Anschließend geben Sie den Zugriffscode direkt in das obere Textfeld ein, um sich anzumelden.

Alternativ kann die Anmeldung auch über eine eigenständige Loginseite erfolgen. Klicken Sie hierfür





auf den entsprechenden Button oder rufen folgende URL auf:https://portal.laepple-fibro.de/Views/LoginWithToken.aspx

Nachfolgend sehen Sie die Loginmaske. Klicken Sie nun auf "Login mit Token":

Sie werden nun auf eine weitere Loginseite weitergeleitet. Geben Sie hier nun den Token-Code ein,den Sie erhalten haben und melden sich am System an.Anschließend können Sie einen vorhandenen Kontaktdatensatz auswählen oder einen neuenKontakt registrieren. Abschließend erhalten Sie eine E-Mail mit den entsprechenden Daten.

https://portal.laepple-fibro.de/Views/LoginWithToken.aspx




4.1.3 Zurücksetzen des Passworts

Um Ihr Passwort zurückzusetzen, rufen Sie zunächst einfach die entsprechende Option imAnmeldebildschirm auf:

Im nachfolgenden Bildschirm geben Sie nu einfach Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken auf"Passwort zurücksetzen". Anschließend wird Ihnen automatisch ein neues Passwort per E-Mailzugesendet. Mit diesem können Sie sich anschließend erneut anmelden und Ihr Passwort imAnschluss manuell über das Benutzermenü ändern.



Folgen Sie nun einfach den Anweisungen.

4.2 Filterfunktion

In jeder Übersicht finden Sie eine Filterzeile. Indem Sie hier einen gewünschten Wert auswählen,wird die Liste der verfügbaren Datensätze in dem betreffenden Bereich auf die gewählten Kriteriengefiltert. Auf diese Weise haben Sie schnell Zugriff auf die gesuchten Datensätze.

Nachfolgend sehen Sie beispielhaft die Filterfunktion in der Übersicht der Zertifikate:




4.3 Benutzermenü

Auf das Benutzermenü haben Sie von jeder Stelle der Applikation aus Zugriff. Sie öffnen es durcheinfachen Klick auf den Pfeil neben dem Benutzernamen oben rechts. Es enthält Optionen zumÄndern des Passworts und zum Abmelden.

Nachfolgend sehen Sie das geöffnete Benutzermenü:

4.3.1 Ändern des Passworts

Um Ihr Passwort zu ändern, rufen Sie zunächst einfach die entsprechende Option im Benutzermenüauf:

Anschließend geben Sie Ihr bisheriges Passwort ein und vergeben ein neues Passwort in der nunangezeigten Maske:



Abschließend erhalten Sie eine E-Mail. Folgen Sie nun einfach den Anweisungen in der E-Mail.

4.3.2 Abmelden

Die Funktion zum Abmelden vom Lieferantenportal finden Sie im Benutzermenü:

4.4 Sprache

Die Sprache, in der das Lieferantenportal angezeigt wird, ist für das erste Anschreiben derLieferanten abhängig von der Sprache, die der übergeordneten Firma des Kontaktes in DynamicsCRM zugeordnet ist. Künftig wird lediglich die Sprache verwendet, die dem betreffenden Kontaktzugeordnet ist. Die Sprache einer Firma, die neu angelegt wird, wird automatisch von der desprimären Kontaktes eingesetzt.

Hier sehen Sie das Auswahlmenü, über das die Anzeigesprache im Lieferantenportal geändertwerden kann:




4.5 Handbuch

Auf das vorliegende Handbuch haben Sie auch aus dem Lieferantenportal heraus einen direktenZugriff:

4.6 Dashboard

Das Dashboard ist die erste Ansicht, die Sie nach einer erfolgreichen Anmeldung sehen.Nachfolgend sehen Sie beispielhaft eine Darstellung des Dashboards.Der volle Funktionsumfang des Dashboards ist in der aktuellen Projektphase noch nichtfreigeschaltet.



4.7 Firma




4.7.1 Firmendaten

Nachfolgend sehen Sie die Firmenstammdaten. Klicken SIe nach einer Änderung einfach auf denButton "Speichern":

4.7.2 Zugeordnete Warengruppen

Nachfolgend sehen Sie eine beispielhafte Übersicht der zugeordneten Warengruppen. DieseWarengruppen sind der Firma tatsächlich zugeordnet.Über die Filterzeile oberhalb der Listenansicht können Sie einfach eine Filterung vornehmen. Umeine Warengruppe anzupassen, klicken Sie einfach auf das rechts neben dem jeweiligen Datensatzstehende Bearbeitungssymbol:



Hier sehen Sie die Detailansicht einer zugeordneten Warengruppe:




4.7.3 Verfügbare Warengruppen

Nachfolgend sehen Sie die Listenansicht der verfügbaren Warengruppen, für die Sie sich bewerbenkönnen:

Durch Eingabe eines Such- bzw. Filterbegriffs in das entsprechende Feld der Filterzeile können Sieden Datenbestand in diesem Bereich einfach und schnell durchsuchen:

Durch einfachen Klick auf das Bearbeitungssymbol rechts neben dem betreffenden Eintrag öffnenSie die Detailansicht des Datensatzes:



4.7.4 Ansprechpartner | Mitarbeiter

Nachfolgend sehen Sie eine beispielhafte Übersicht der Ansprechpartner und Mitarbeiter:

Um die Daten zu einem vorhandenen Ansprechpartner zu ändern, klicken Sie auf dasBearbeitungssymbol rechts neben dem betreffenden Datensatz.Über den Button "Neu" können Sie einfach einen neuen Ansprechpartner anlegen.

Nachfolgend sehen Sie die beispielhafte Detailansicht eines Ansprechpartners, in der Sie die Datenpflegen bzw. neu erfassen können:




Nachfolgend sehen Sie den Reiter der Portalberechtigungen und Sprachen des Ansprechpartners:

Hier sehen Sie den Reiter der Rollen des Ansprechpartners. Fügen Sie eine Rolle einfach durchVerwendung der Pfeile hinzu oder entfernen diese wieder.



4.7.5 Bankdaten / -verbindungen

Über die entsprechende Option im Firmenbereich können Sie die Bankdaten pflegen und verwaltenoder auch eine neue Bankverbindung anlegen. Bitte achten Sie bei der Pflege der Bankdaten aufKorrektheit, da keine automatisierte AdHoc-Prüfung der Bankverbindung vorgenommen wird, sonderndiese im Nachgang manuell geprüft wird.

Nachfolgend sehen Sie eine beispielhafte Übersicht der Bankverbindungen:




Eine vorhandene Bankverbindung können Sie über den Bearbeitungsbutton rechts neben demEintrag ändern.Eine neue Bankverbindung können Sie einfach über den entsprechenden Button "Neu" anlegen.Hier sehen Sie beispielhaft die Detailansicht einer Bankverbindung. In der Detailansicht können auchdie betreffenden Änderungen vorgenommen werden:



4.7.6 Zertifikate

In diesem Bereich können Sie Ihre Zertifikate hochladen und mit weiteren Informationen versehen.Bitte beachten Sie, dass an dieser Stelle ein zweistufiger Speicherprozess besteht. Über die Option"Speichern" können Sie das Zertifikat mit den Zusatzinformationen zwischenspeichern. In diesemZustand können Sie den Datensatz weiterhin bearbeiten. Über die Option "Speichern & freigeben"speichern Sie den aktuellen Stand des Datensatzes und übergeben ihn in den Status "Freigegeben".Nach der Freigabe ist das Zertifikat nicht mehr editierbar. Lediglich das Erfassen von Anmerkungensowie das Hochladen von Dateien ist in diesem Status noch möglich! Nachfolgend sehen Sie eine beispielhafte Übersicht der Zertifikate:

U.a. folgende Statusgründe sind in der Filterfunktion verfügbar:Zertifizierung geplantIn ZertifizierungZertifiziert (Ungeprüft)Zertifiziert (Geprüft)UngültigAbgelaufenAbgelehnt

Nachfolgend sehen Sie zudem beispielhaft einige Zertifikatstypen, nach denen Sie die Ansicht ggf.filtern können:




Um ein neues Zertifikat anzulegen, öffnen Sie die Übersicht der Zertifikate über dasFirmenbereichsmenü und klicken unterhalb der Liste auf den Button "Neu":

Geben Sie anschließend die entsprechenden Informationen zu dem neuen Zertifikat in derDetailansicht ein. Über den Button "Speichern" können Sie den Datensatz zwischenspeichern undihn weiter bearbeiten.Über den Button "Speichern & Freigeben" speichern Sie den Datensatz undgeben ihn anschließend frei. Bitte beachten Sie, dass nach einer Freigabe keine weiterenÄnderungen mehr möglich sind. Die einzigen Änderungen, die dann noch vorgenommen werdenkönnen, sind das Erfassen einer Anmerkung sowie das Hochladen von Dateien.



Im nächsten Reiter können Sie eine Notiz zu dem entsprechenden Datensatz erfassen. DasErfassen einer Notiz ist auch dann noch möglich, wenn Sie den Datensatz bereits freigegebenhaben. Erfassen Sie einfach Ihren Text und klicken auf "Hinzufügen":

Unter dem rechten Reiter können Sie eine Datei hochladen. Klicken Sie hierfür einfach auf denButton "Durchsuchen" und wählen Sie in dem sich öffnenden Dateidialog die Datei, die Siehinzufügen möchten. Klicken Sie anschließend auf "Hinzufügen". Das Hochladen einer Datei istauch nach Freigabe des Datensatzes noch möglich.




Schließen Sie den Prozess schließlich ab, indem Sie den Datensatz über den entsprechendenButton speichern und freigeben.

4.7.7 Anfragen und Reklamationen

In diesem Bereich werden die offenen Anfragen und Reklamationen angezeigt. Hierbei handelt essich um eine reine Anzeige vorhandener Daten. Die Funktion zur Neuanlage von Anfragen über dasLieferantenportal ist zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht freigeschaltet.

Nachfolgend sehen Sie die Übersicht der Anfragen und Reklamationen:

Hier sehen Sie die Detailansicht einer Anfrage:



Hier sehen Sie den Reiter der Anhänge in der Detailansicht der Anfragen:




Hier sehen Sie den Reiter des Verlaufs in der Detailansicht:

Folgende Falltypen sind verfügbar:Anfragen nach InformationenAngebotserstellungReklamation | Prüfbericht

Folgende Prioritäten können gesetzt werden:HochNormalNiedrig

Folgende Statusgründe können gesetzt werden:In BearbeitungIn FachabteilungIn KalkulationWarten auf DetailsWarten auf BearbeitungZurückgestelltAngebot erstelltProblem behobenInformationen bereitgestelltStorniertKein Angebot möglich

4.8 Mein Portal

Im Bereich "Mein Portal" finden Sie benutzerbezogene Daten wie etwa Kontaktdaten zu IhrenKontaktdatensatz oder auch Ihnen zugewiesene Anfragen.

4.8.1 Meine Daten

Über die Option "Mein Portal" gelangen Sie in der Seitennavigation in den Bereich "Meine Daten".Hier können Sie Ihre Zugangsdaten verwalten und beispielsweise Änderungen an Ihren Kontaktdatenvornehmen.



Nachfolgend sehen Sie die Detailansicht im Bereich "Meine Daten" mit dem Reiter "Details". Damiteventuelle Änderungen wirksam werden, müssen diese abschließend gespeichert werden.Verwenden Sie hierzu einfach den entsprechenden Button am unteren Rand des Formulars.

Hier sehen Sie das Register der Portalberechtigungen. Die Rolle kann lediglich von einemAdministrator geändert werden.




Hier sehen Sie das Register der Rollen. Um eine Rolle zuzuweisen, markieren Sie den gewünschtenEintrag auf der linken Seite und bewegen diesen über den entsprechenden, einfachen Pfeil nachrechts in die Liste der zugewiesenen Rollen. Um eine Rolle zu entfernen, markieren Sieentsprechend analog die zugewiesene Rolle und bewegen diese über den entgegengesetzten Pfeilnach links in die Liste der verfügbaren Rollen.

4.8.2 Meine Anfragen

Nachfolgend sehen Sie die Übersicht des Bereichs "Meine Anfragen", in dem Ihre persönlichenAnfragen angezeigt werden.Für weitere Informationen zu den Anfragen rufen Sie bitte folgendes Kapitel auf: Anfragen undReklamationen

Kapitel

V

Glossar36




37 Glossar


5 Glossar

5.1 Detailansicht

Eine Detailansicht ist eine Maske eines Datensatzes, auf der die einzelnen Felder undgegebenenfalls weitere verknüpfte Datensätze in Zusatzregistern angezeigt werden.

5.2 Drop Down Menü

Ein Dropdownmenü enthält eine Auswahlliste mit Menüoptionen.

5.3 Kontextmenü

Menü, das sich beim Klick mit der Rechten Maustaste, beziehungsweise dem Klick auf den Trayöffnet. Es enthält kontextbezogene Funktionen zu dem geklickten Objekt.

5.4 Listenansicht

Eine Listenansicht ist eine Liste von Datensätzen eines über einen Navigationsbereich gewähltenGeschäftsobjekts.

5.5 MS Dynamics CRM

Microsoft Dynamics CRM ist ein Customer Relationship Management System u.a. zur Verwaltungvon Stammdaten und weiteren Geschäftsobjekten. Es dient sowohl der Kontaktpflege wie auch derOrganisierung von Arbeitsprozessen. MS Dynamics CRM ist über eine Schnittstelle mit demLieferantenportal verbunden.

5.6 PSI Penta Schnittstelle

Die Aktivierung der PSI Penta Schnittstelle ist eine Voraussetzung für die Berechtigung zurÄnderung der Firmenstammdaten.

5.7 Token

Ein Token (oder auch: "Zugriffscode") ist eine spezielle Zeichenkette, über die sich ein Benutzerohne die Eingabe von Zugangsdaten (bestehend aus Benutzername und Passwort) imLieferantenportal anmelden kann. Das Token wird initial vergeben.

Für ein Token gelten folgende Kriterien:Es besteht aus acht ZeichenFolgende Zeichen sind erlaubt / erforderlich: Zahlen, Buchstaben, Klein- und Großschreibung,Sonderzeichen (!@&%)Es besitzt eine Gültigkeit von 45 Tagen ab dem Tag der Erstellung und läuft danach automatischab.

38 Glossar



5.8 Zugriffscode

Siehe Token: Token

5.9 Zusatzregister

In den Zusatzregistern einer Detailansicht finden Sie weiterführende oder zusätzliche Informationenzu dem entsprechenden Objekt wie z.B. Details, Adresse, etc.

Kapitel

VI

Abkürzungsverzeichnis39


40 Abkürzungsverzeichnis



6 Abkürzungsverzeichnis

Nachfolgend finden Sie ein Verzeichnis verwendeter Abkürzungen in diesem Dokument.

Abkürzung Bedeutung

AP Ansprechpartner

CR Change Request (engl. "Änderungsauftrag")

FAQ Frequently Asked Questions (engl. "Häufig gestellte Fragen")

GF Geschäftsführer(in)

How To Kurzanleitungen für bestimmte Arbeitsabläufe

KB Wissensdatenbank (engl. "Knowledge Base")

Kapitel

VII

Dokumentenhistorie41


42 Dokumentenhistorie



7 Dokumentenhistorie

Änderungsverzeichnis:

Nr. Datum Version Geänderte Kapitel Beschreibung der Änderung

1 25.11.2013 1.00 Global Initiale Erstellung

Vertraulichkeitsstatus:Informationen in diesem Dokument sind ausschließlich zur internen Verwendung vorgesehen undvertraulich zu behandeln. Dieses Dokument oder Auszüge daraus dürfen nicht ohne schriftlicheGenehmigung der Geschäftsführung veröffentlicht, kopiert oder weitergeben werden.

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